档案室管理制度

第一篇：档案室管理制度

档案管理制度

一、档案的建立

（一）建立健全校各类档案，目的主要在于为学校领导、上级有关部门领导全面分析、总结、部署及调度学校工作作出决策提供科学可靠的依据。

（二）全面系统地建立健全学校档案、教师档案和学生档案。学校档案按类以时间为续建立，教师的一般人事档案、一般职务档案和业务档案按人头建立，学生学籍档案按届、按班分类建立。

二、档案立卷归档

（一）凡是本单位在党、政、工、团、基建、教学、财务活动中形成的具有查考价值的文件材料均属归档范围。

（二）档案人员应按档案资料收集范围及时收集各种档案资料，并将筛选后的资料分类、装订、编制目录，进袋入档。档案袋、档案卷的规格要符合上级有关部门统一要求。

（三）归档材料应统一使用A4纸装订。文字必须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写。

（四）卷宗必须注明保存期限，凡注明“短期”的一般以五年为限；注明“长期”的由学校根据实际需要决定保存期限。

（五）凡档案资料收集范围细目中未编入，但确有使用、保存价值的其他资料，学校可根据需要自行决定是否保存。

三、档案补充

（一）教职工任免、考核、晋升专业技术职务，获得学位、学衔，调资，入党入团，奖惩等材料要及时收入个人档案。

（二）外来文件、函件由档案人员统一分类编号登记，交校有关领导阅后即立卷归档。

（三）校内印发的文件是档案补充的重点，平时校长室、教务处、德育处、总务处、工会、团队等部门应将有关材料分类保存，每学期结束时，集中交档案人员立卷归档。

四、档案传递

（一）教职工因工作调动，需要转递档案，必须按上级有关部门通知的转递项目逐项登记，严密包封，并加盖密封章，通过机要转递，不得公开邮寄或交本人自带。

五、档案查阅

（一）校外人员来校查阅档案，必须持有单位介绍信，经学校主要领导批准后方可到档案资料室查阅档案；查阅者不得查阅本人或亲属的人事档案、职务档案；未经同意不得摘抄档案材料，经同意摘抄的材料须经档案管理人员仔细核对签署意见；查阅者不得将档案材料拿出档案资料室。

（二）校内人员借阅业务性档案，学生学籍档案须经有关领导同意后方可查阅，并要办理登记手续，在规定期限内完好无损地归还。

（三）凡未经整理、登记完毕的档案，一律不得外借或查阅。

六、档案安全保密

（一）严守有关保密守则，加强档案管理人员的组织纪律。

（二）档案资料室门窗要加固，要备有消防器材，保持整洁干燥，自然通风，严禁吸烟和放置易燃、易爆、易引鼠入室的物品。

（三）档案管理人员不得将无关人员带进档案资料室，不得外泄档案中的机密，档案室人员在工作中所用的各种草稿、废纸等不得乱扔乱抛，应按保密纸处理或销毁。

第二篇：档案室管理制度

档案室管理制度

为加强本公司档案管理工作,充分发挥档案作用,有效保护公司权益，特制定以下档案室管理制度：

1、档案管理员对本公司档案的收集、建档、保管、借阅和使用负全责。

2、各部门技术项目报告和本公司相关文件材料(如公文、会议记录、报告、照片、电子信息等材料)按规定的范围、时间和要求及时整理归档。

3、档案资料借阅需履行登记，签字手续，重要资料借阅、复制时需先填写审请表，经部门负责人签字确认，申报公司领导批准。

4、严禁将机密文件、档案资料带回家、游览、参观、探亲、访友，出入公共场所。发现有关泄密事件，应立即报告。

5、公司技术材料和文件按保存年限须销毁时，填写销毁审请表，由公司统一组织销毁，其他任何个人一律无权处理或自行销毁。

6、不得在档案室接待亲朋好友及于工作无关人员聊天、打闹。

7、加强档案保管工作，做好防盗、防火、防虫、防风、防潮、防高温工作。

第三篇：档案室管理制度

档案工作管理制度

第一章 主管领导对档案工作的职责

一、熟悉档案工作的法令、方针、政策；根据上级精神，结合系统的实际情况，研究部署档案工作，主持制定实施档案工作计划、规划,使档案工作规范化、系统化、科学化；

二、将档案工作列入工作议事日程，定期听取档案工作汇报，参加系统档案工作会议，使档案工作实现统一管理、现代化、规范化管理。

三、关心档案干部的思想和工作情况，解决档案工作中的实际问题

四、负责待销档案的审批。

第二章 办公室主任对档案工作职责

一、认真贯彻落实档案工作的方针、政策。

二、定期召开系统及本级档案工作会议，制定档案工作计划，对档案的管理与利用提出要求，定期向主管领导汇报，搞好协调工作。

三、定期组织档案工作检查，及时了解档案工作情况，解决工作中的具体问题。

四、关心档案管理人员的思想、学习、工作和生活。

第三章 档案工作机构职责

一、认真贯彻执行《档案法》及国家、公司关于档案工作的法规和规章，落实本公司工作计划。

二、指导和督促各门类文件资料的收集、整理、归档工作。

三、集中统一管理本级各门类载体的档案资料。

四、积极开展档案利用工作，为各项业务管理工作提供服务。

五、根据《档案保管期限》的规定，组织安排对超过保存期限的档案进行价值鉴定。

六、完成领导交办的其它档案工作。

第四章 档案工作人员岗位责任制

一、档案工作任务：依照《中华人民共和国档案法》的要求，综合管理公司全部档案，保证公司各种档案的完整与安全，并能及时准确地提供利用。

二、工作范围

（一）认真贯彻、实施《档案法》和上级有关档案工作的方针、政策、规定；

（二）拟定执行公司档案工作计划、管理制度、费用预算；

（三）统一管理公司各门类和各种载体的档案，并负责收集整理、鉴定、保管、统计、利用和编研以及档案的移交、销毁工作；

三、工作要求：

（一）各类档案及文件资料收集齐全：公司在经营管理活动中直接形成的各种文件材料（包括文字、图表、照片、声像制品等），必须收集齐全及时立卷归档，同时要收集和积累与保险业务有关的资料；

（二）工作质量要求：归档的文件材料必须收集齐全、完整,应按照各种档案管理规定及立卷装订、整理的标准对档案进行整理，做到分类准确、装订整齐、牢固；

（三）主动、准确、及时、热情、耐心、细致地做好档案利用工作，认真做好各种资料的编研工作；

（四）提高档案工作现代化水平，利用办公系统管理档案，全面实现计算机检索、统计、分析、编研和保存档案材料；

（五）严格遵守执行档案工作的法规、制度，做好档案的安全保护和保密工作；

（六）各种档案借阅，交接手续清楚，对档案要定期检查，发现问题及时报告，采取必要的措施做好档案材料的防火、防潮、防盗、防虫、防光、防尘，确保档案的安全。

第五章 保密制度

一、凡借阅档案室秘密级档案的人员，必须严格执行《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国档案法》，严守国家机密。

二、档案的密级分为绝密、机密、秘密、商业机密、商业秘密和普通七种，由本公司保密委员会、档案鉴定小组与综合档案室做好档案密级划分与解密工作，划入密级的档案，要在档案封面上盖密级章。

三、划入密级档案只能在档案室查阅，不得外借，未经许可不得私自抄录和复印，违者视情节轻重，按《保密法》的有关规定追究责任。

四、对外提供资料，发表文章等，不得系统引用提供本公司秘密级的档案材料。

五、对秘密级档案要控制开放，查阅秘密级档案须经办公室主任批准。

六，未经领导批准，档案管理人员不得私自复印或摘抄档案内容，不得以任何形式对外泄露档案内容。

第六章 档案鉴定、销毁制度

一、本公司统一保管的、超过保管期限的档案材料，由本公司档案鉴定小组负责鉴定其保存价值，并决定存毁。

二、档案鉴定，主要根据档案的内容和保管期限，以全面的、历史的观点去分析判定。

三、档案鉴定工作，对保管期限届满的档案，根据实际情况需要予以安排。由档案室提出销毁意见，会同有关业务部门鉴定小组成员共同鉴定。

四、凡经鉴定小组确认已失去保存价值的档案，要登记造册，并在案卷目录上注明“销毁”，按规定报经公司主管领导或办公室领导批准后销毁。

五、档案销毁时，必须有两人负责监销，并在销毁清册上签字。“销毁清册”由档案室长期保存。

六、需永久保存的文书档案在本公司保管，不向当地档案馆移交。

第七章 档案库房管理制度

一、档案库房由专人管理，库房和箱柜锁匙专人专柜保管，除保管人员外，无关人员不得随意进入库房。

二、档案材料进库或调出，必须进行登记、统计。

三、根据国家有关规定，档案库房要有防盗、防火、防潮、防水、防光、防尘、防污染、防鼠、防虫、防霉等十防设施。库房门窗的防盗设施必须牢固可靠，并应设置消防设备和防光的窗布。

四、档案库房环境必须清洁卫生，布局合理、档案装具排列整齐、美观、便于利用。

五、注意气候的变化，及时调节库房通风和温湿度。保持库房内适宜的温湿度，做好温湿度记录，采用技术方法，保持温度为14-24℃,湿度为45-60%的标准。有条件的可配置干湿两用机，更好地控制温、湿度。

六、库房内严禁吸烟和存放易燃品、潮湿物品及其它杂物。

七、每年对库存档案的数量，质量和保管情况进行一次检查，发现问题及时采取措施并报告分管领导。

八、定期检查档案保管状况，及时对损毁、褪变的档案进行修补或复制，延长档案的寿命。

九、定期清点档案，确保安全准确，档案资料调出或入库必须及时登记和统计。

十、档案管理人员调动工作时，对保管的档案材料要详细清点履行交接手续。

十一、库房内严禁烟火，易燃、导燃、爆炸品一律不准带入库房，亦不准在库房附近堆放。

十二、库房内的电灯、空调、吸湿等设备应及时关闭，每天下班应切断电源，并认真检查，发现问题须及时处理。

十三、要注意检查库房门窗的开关和上锁，库房钥匙应严加管理。

十四、消防设备要完备，定期进行检查，发现问题及时报告。

第八章 档案借阅制度

一、借阅档案资料，须填写“借阅档案登记簿”并填写利用目的。

二、借阅党内文件，必须是中共党员。

三、借阅人事档案，依照《中国人寿保险股份有限公司东莞分公司人事档案管理规定》执行。

四、外单位人员借阅档案资料，须持单位证明，经公司办公室领导批准后，方能借阅。

五、查阅档案人员，须出示工作证。

六、查阅公司司务会议记录，需办公室主任批准，查阅公司党组、党委会议记录，要经党组、党委主要领导批准。

七、档案资料原则上不借出，确需借出的要履行借出手续，借出期限为半个月，归还时，要进行清点和检查，如发现遗失或损坏要及时报告领导处理。

八、借阅档案资料，不得在档案资料上圈点、划线、折叠、拆卸和损污，否则要追究责任。

九、对摘录的档案材料，经过校对无误后才予以盖章，并注明材料出处（目录号和案卷号、页号）需要复制、拍摄的应该经公司办公室领导批准。

十、借阅人员应严格遵守保密规定，按照批准范围查阅，未经同意不得翻阅其它档案材料。

十一、涉密档案的借阅，需经本部门和办公室领导审批后，到档案室借阅。

第四篇：档案室管理制度

档案室管理制度

主题词： 档案管理制度试行

起草：校对：签发：

类别：制度编号：2010005

一、目的： 为加强公司档案的管理，确保档案信息完整、准确、系统、安全，有效地利用档案信息资源，维护公司合法权益，特制订本制度。

二、范围：从公司成立和现在的公司、各级部门及员工在从事生产、经营、管理、公关宣传等活动中所形成的有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

第三条档案资源是公司发展的重要战略资源之一，其所有权归属本公司，由公司统一管理、调度和使用。

第四条公司、各部门、员工都有提供和保护档案的义务。公司和部门负责人有责任加强对本单位档案工作的领导，保障档案工作正常开展；并按规定定期向公司档案管理部门移交档案。

第五条档案资源实行统一管理、信息共享、方便使用的基本管理原则。

第二章档案机构及管理模式

第六条机构设置

公司行政部设立档案室；在各部门设置档案管理岗位。

第七条工作职责

公司档案室：

1、负责制定和完善相关管理制度、工作规范和标准，规划档案系统，确保档案安全和方便利用。

2、负责公司的档案、收集、整理、管理工作，提供档案。

3、对部门的档案业务工作进行指导、监督。

4、向各级领导报送档案及服务相关数据。

5、推行档案信息化管理，逐步提高档案工作效率。

6、收集保管体现公司发展历程、标志公司重大事件的相关资料。

7、各部门档案管理岗：

1、负责本部门档案材料的收集、整理及服务工作。

2、负责向公司档案室定期提供档案收集、整理及利用相关数据。

3、接受公司档案室管理

第三章接口关系及职责

第八条公司分管领导、公司行政部经理为该部门档案工作主要责任人。负责督促该单位档案的收集、归档工作。

第九条各部门

按月收集、整理本单位在本月中形成的、有保存价值的各种文件材料。

按规定的范围、日期、要求将形成的档案材料移交到档案管理部门。负有保护公司档案资源和未归档的文件材料的义务。

对已移交的档案材料的真实性负责。

第十条各资源部门

财务部门：基本建设工程项目、大型设备仪器档案材料未移交到档案管理部门即档案管理部门未出具该项目档案材料交接清单不得结算。

项目验收鉴定组织机构：在对项目责任单位的项目作结项验收、鉴定时，其项目验收资料应由档案管理部门提供（项目责任单位应提前将项目档案材料移交到档案管理部门），不得索取、接受非档案管理部门提供的项目文档。

第十一条公司、部门、员工

自觉维护公司利益，保护公司档案资源。

及时将工作中形成的档案资源送交相应人员进行汇集、整理。

保护好所借档案材料，不得损坏、遗失、私自向第三方泄漏相关信息，自觉维护档案的信息安全，并按时归还。

第四章档案的管理

第十二条管辖权

凡是公司所属档案和有保存价值的材料都必须交由档案管理部门管理，其他任何部门和个人不得私存、转让、销毁。

公司档案室：

公司所属部门档案的管理和服务工作。

公司对外签署的投资、金融方面的合同、协议。

体现公司发展历程的重大事件的相关资料。

非本制度规定，由公司领导指定由档案室保管之档案的管理与服务工作。

各部门或档案管理岗：

本部门形成的档案材料（公司档案室管辖的除外）的管理与服务工作。

第十三条档案的分类

公司档案根据其形成内容分为如下九类：

运作档案（三会、投资、设立及变更材料等）

行政管理档案（行政事务、公关宣传、资源配置等）

经营管理档案（计划统计、财务金融管理、对外经济活动形成的合同、协议）

学术研究档案（公司学术活动、科研项目、培训资料等）

基本建设档案（合同、协议、验收报告等）

财务会计档案（报表、帐簿、凭证及其它会计资料）

人力资源档案（人力资源登记册、个人档案、培训记录等）

教学档案（各类培训、教材、记录、成绩等）

党群工作档案（党务工作、共青团工作、协会工作等）

第十四条档案归档流程：由归档人员填写移交清单，经档案管理人员确认并在移交单上双方签字后接收。

第十五条公司档案材料归档要求：

归档文件质量要求：

1、应当归档的文件材料由相关责任人收集齐全，按归档要求初步整理后，填写移交清单一式二份后向公司档案管理部门移交归档。

2、归档的文件材料必须保持其成套性和完整性。

3、归档的文件材料必须文实相符，准确地反映公司各项活动的真实面貌和历史过程。

4、归档的文件材料必须层次分明，保持其有机联系，符合其形成规律。

5、对完整系统的归档文件材料，必须按序整理。

6、归档的文件材料必须签署完备、印鉴齐全。

7、归档的文件材料要求载体优良、格式统一、书写清晰、字迹整洁、图线清晰、装订整齐美观。不得使用圆珠笔、铅笔书写档案材料。

8、基建档案、以光盘、软件等为载体的电子信息档案，归档部门应编写归档材料简要说明。归档时间和数量要求：

1、经营合同签署完毕后即归档一份。

2、工程项目必须先归档，后验收。验收后一周内补归验收过程中形成的文件材料。

3、重要设备仪器开箱验收后，其所属资料立即全部归档。安装验收后，应立即将竣工报告、验收报告等归档。

4、文件材料每月头五天内归档一份。

5、会计档案每年第二季度移交前一年档案材料。

6、人力资源档案每季度第一个月15日前整理归档上季度档案。

7、教学档案形成后立即归档。

8、部门撤销：原部门负责人应做好文件材料的整理工作,移交档案管理部门,任何个人不得带入其他部门。

第十六条 监督：公司行政部定期或不定期地对各部门档案工作进行检查以监督其执行情况。

第十七条 销毁：须报经公司总经理/董事长、档案室负责人几方批准，销毁时应有两人以上负责监销，并在清单上签字。

第十八条档案利用：提供利用是档案工作的核心内容，档案管理人员必须主动、积极了解公司、各项工作的需要，广泛开展档案利用工作，在提供服务中要严格把握档案利用审批，以维护公司利益。

档案利用流程：申请人提出申请——审批人审批——档案管理部门提供利用——按时归还。审批权限：一般档案及秘密档案——部门负责人或其授权人审批；

机密档案——公司负责人或其授权人审批；

绝密及重要档案——公司总经理/董事长或其授权人审批。

非公司人员原则上不允许直接借用或查看公司的任何档案材料。如确需借用或查阅的，须取得公司档案室负责人同意后报经公司总经理或其授权人批准。

第十九条档案库房应该设在安全、防盗、防潮、防火、防光、防尘、防虫的建筑内。第二十条档案室应在内部办公信息系统中公布并定期更新各类收藏档案目录和借阅管理办法，方便档案的有效利用。

第二十一条档案安全：所有档案必须确保其信息安全并做好备份工作。

第五章责任及其它

第二十二条本规范适用于公司、部门和全体员工。

第二十三条有下列行为之一，一经查实，视其情节轻重，给予记过失、停职反省，直至除名处理；造成经济损失的，据实赔偿或并处罚款；触犯法律的移交司法机关处理： 毁损、丢失或擅自销毁档案。

擅自向外界提供、抄摘档案。

涂改、伪造档案。

未及时上报归档或管理不善的部门或档案管理者。

未按手续就借阅、外带者或越级查阅者（档案管理者同处）。

第二十四条本制度自发布之日起实行

第五篇：档案室管理制度

档案库房安全管理制度

一、档案库房是档案资料保护和贮存的重要基地，是提供利用档案资料的重要场所，除经单位领导批准外，非档案管理部门的工作人员不得入内。

二、档案库房设专人负责管理。库房内应采取有效的防护措施，保证档案安全。

三、档案库房应设有防盗、防火、防潮、防晒、防尘、防鼠、防虫、防磁等“八防”的设备和措施；室内消防器材常年完好，性能良好有效；磁介质档案应用防磁档案柜存放。

四、档案库房内应当安置温湿度计，环境的温湿度应相对稳定，库房的温度应控制在14-24℃之间，相对湿度应控制在40-60%之间。

五、档案库房内应保持整洁、卫生，不得堆放易燃易爆物品和与档案无关的物品。

六、严禁在档案库房区范围内吸烟。

七、门窗坚固防盗，工作人员随手关窗锁门，假期、节日要特别加强看护，确保安全。每天下班前，应关闭库房门窗，切断电源，确保档案安全。

八、定期打扫库房卫生，保持库房与档案的清洁。

九、机密以上文件不准随便摘抄、复印，防止泄密。各类资料进入档案室，必须严格登记制度、借还制度，机密资料、各类档案严防丢失、严防泄密事件的发生。

档案资料保密制度

一、严格执行《档案法》和《保密法》，遵守党和国家的保密制度。

二、对保管的档案资料内容、数量、存放位置等保密事项，不得外传和泄密。

三、禁止私自出卖属于国家所有的档案、资料。

四、非本档案室工作人员未经允许，禁止进入档案库房。

五、销毁档案资料时需进行登记，按照保密规定派专人负责监销，严防泄密。

六、定期对保密工作进行检查，堵塞漏洞，确保档案安全。

档案资料提供利用制度

一、凡本档案室保管的档案资料，一般只限于本单位各部门借阅使用，外单位借阅利用的，必须持有单位介绍信，经本单位主管领导批准方可借阅。

二、借阅档案资料时间最长期限为5天，用完后立即归还，如需继续使用，应办理续借手续。

三、借阅者必须爱护档案资料，不得私自拆散案卷和撕去其中文件内容，不得随意圈画、涂改、抽取、撤换档案材料，未经领导批准和档案管理人员的同意，不得翻印复制。

四、本单位职工个人因工作需要查阅有关档案资料的，须经主管领导批准。

档案人员岗位责任制

1.认真贯彻执行国家《档案法》和上级有关档案工作的规章制度。

2.热爱本职工作，有较强的责任心和事业心，努力学习档案管理的知识，不断提高档案管理水平。

3.负责本单位文件材料的收集、整理、保管、借阅工作。

4.熟悉和掌握本单位的档案情况，对库存档案定期检查、清理、调整和统计，做到帐物相符。

5.根据需要编制各种检索工具，积极提供利用，及时填写利用效果登记簿。

6.协助兼职档案人员和专业技术人员做好应归档文件材料的积累、立卷、归档、修改和补充。

7.对已到保管期限的档案，会同有关领导和技术人员进行鉴定、销毁。

8.严格执行保密制度，非经领导批准不得扩大档案的利用范围，不得擅自销毁档案材料，认真做好档案室的安全保卫工作。