档案管理外包

第一篇：档案管理外包

国内金融服务外包浪潮兴起 档案管理外包服务

应运而生

去证券公司开户后会留下开户资料、去银行办理业务就有业务凭证、和保险公司签订合同会留下相关资料„„随着各种纸质文档不断累积和新业务的推出，如何安全、高效管理公司档案已成为金融企业最关心的问题之一。

据了解，目前一些银行、证券等金融机构为了保存档案，不得不在寸土寸金的公司总部腾出相当空间存放档案，甚至自己不得不另外在外租赁场地办公，无论从管理效率、成本核算等方面来看都不经济。不过，在国内金融服务外包浪潮兴起的大背景下，金融企业档案管理外包服务也应运而生，金融企业短期内有望一解燃眉之急。

金融服务外包浪潮兴起

近年来，以服务外包为主要特征的新一轮世界产业调整正在兴起，而中国也成为服务外包发展最快的国家之一，其中上海已经逐步形成国际金融中心和航运中心，成为引领国内发展潮流的风向标。

目前，世界500强的跨国企业陆续将其总部或亚洲总部落户上海，上海地区的工商企业越来越多，包括越来越多的银行、保险、证券、会计所、律师行等。随着上海向“四个中心”发展，第三产业在上海GDP中的比重越来越大，与之配套的服务外包行业也日渐风起云涌。

实际上，金融业的服务外包可以追溯到20世纪70年代。当时，一些金融公司为节省成本，将打印及记录等一些业务外包。上世纪八九十年代，随着计算机和信息技术的飞跃发展，源于专业化分工深化的企业管理革命，以及第三产业内市场竞争日益残酷的压力，发达国家出现了一轮金融服务外包浪潮，外包规模已经超过2000亿美元，覆盖了银行、保险、证券、投资等各类金融机构。

从需求看，随着专业化分工的深化，银行、保险、证券业的企业迫切需要把原本属于公司内部管理的部分职能，尤其是劳动密集的、影响核心竞争力提升的那些业务，如文档存管、纸币处理资格、人事、销售管理等外包和外移，从而扩大本企业人均推动的金融资产规模，有效提高企业核心竞争能力。

业内专家指出，对客户而言，从外包中得到的利益主要有成本的节约、质量的提高、服务速度的加快，以及使企业更多关注于核心业务，更有效地分配和使用资源。外包服务商专业化的分工与运作使得企业产生规模效益，同时通过累积的经验与学习，不断提高劳动生产率，使得整体商业体系的运作效率与结果明显优于传统的“大而全”“小而全”的传统企业运作模式。

以管理水平著称的美国GE公司总部人数只有170多人，全球性大型优秀企业的总部管理人员数量都在百人左右。大量的非核心业务全部外包，是无数公司经过不断实践探索得出的最佳选择，也是市场竞争的必然结果。

金融企业档案管理成本居高不下

从国内档案管理服务外包的市场来看，随着第三产业在国民经济中比例的不断提高，各类法人单位的数量以及每年生产的纸质文档也越来越多。以金融行业为例，随着市场的开拓和服务类别的增加，档案数量呈几何倍数的增加，同时随着市场的规范和国际化，对档案存放管理的要求却越来越高，作为非核心业务的档案管理人员的增加将直接影响公司的竞争能力和市场形象，档案存储管理的服务外包就成为这一困境下的唯一出路。

对于证券公司来说，投资者开户有一份资料，随着创业板、融资融券、股指期货等新业务的推出，证券公司的档案也越来越多。一个保险公司，从其一项业务如寿险来说，每年有多少人投保就有多少份合同；每个投保者还能存活多少年就得保存多少年，有些甚至超过投保人的寿限。一个银行，不说其每年的巨量财务凭证，也不说其结算、储蓄、信贷等业务，仅就似乎产生纸质文档最少的信用卡业务来说，有多少张该行的信用卡就有多少份信用卡申请书（代合同）保存。

显而易见，随着时间的推移，一个公司存续时间越长，需要保存的纸质文档越多，而随着纸质文档越来越多，法人单位为此付出的代价也越来越大。为了保存纸质文档，公司每年需花费人力去装订、整理、维护，占用办公室的面积，为此付出昂贵的租金或同值的机会成本（如果是自有的办公用房）。此外，纸质文档都有保管的时间要求（例如有的需保存15年，有的需永久保存等）；有质量要求（若干年取出以后还能用等）；有保管要求（如防霉、防蛀、防火、防潮等）。文档管理成为企业管理的一个重要方面，也是企业质量管理标准的一个重要内容。

据了解，一家股份制银行上海分行租赁了一个旧厂房改建成档案库房，租金180万元一年，改造费用高达2000多万元，而且每年还有水电人工等管理成本，但改造的库房3年就放满了各类档案。一家证券公司在总部用一层楼面存放档案，而部分公司员工不得不在花费几百万租金租赁的办公楼工作；另一家证券公司利用自有房屋改建库房，投资数百万元仅够存放三年的档案，前两年库房空置率很高，一旦快满又要投资新建，另外所有券商营业部也都需要一到两间房间用来存放客户资料。

业内人士表示，目前大部分企业，尤其是第三产业中大部分企业，对纸质文档的管理大都满足不了纸质文档的储存保管要求，达不到标准。而公司每年为它们达标整改而采取临时补救措施的费用，除了部分进入直接费用，其余就是纸质文档保管的间接费用。

档案管理服务外包应运而生

而相对于商业文档存储巨大的外包需求，尤其是高端产业的迫切需求，目前国内市场上的服务提供商得状况不容乐观，可以说是缺失严重。

国内部分先进的金融企业，迫于内部管理需求和行业规范要求的压力，面对文档存储保管高端服务提供商的缺失，无奈之下尝试自建档案馆来保管重要的商务文档。虽然这可以说是一种进步，暂解了燃眉之急，但实际上也是不经济的权宜之计，难免陷入人均创利水平下降、成本增加，重返“大而全”、“小而全”模式的不归路。从国际上的行业状况看，上世纪八九十年代以来，国际上的金融企业没有一家银行、保险、证券公司自建档案仓库，自管档案资料。

在此背景下，专业档案管理外包服务应运而生。去年年底，由中信集团和上海张江（集团）有限公司合资成立的上海信源张江有限公司与若干有深厚金融、证券背景的投资者在浦东张江共同投资创办了上海仁通档案管理咨询服务有限公司。这是上海第一家专业从事高端纸质商业文档存储保管服务外包的公司，服务的主要客户包括银行、保险、证券以及会计所、律师行等上海构建国际金融中心的产业主体中的高端客户。

据了解，上海仁通正在投资建造约两万平方米的现代化纸质文档存储仓库，其建筑结构和内部设施设备严格按照国家关于档案馆的建筑和管理标准建造，这在商务档案的存储保管中是遥遥领先的，符合所有档案管理的要求。现已投入使用的库房为独立建筑体，高六层，共有23个库房，总面积约6200平方米，目前新华保险、鹏程会计师事务所等单位的档案已经正式入库，多家证券公司也将进行托管。公司库房位于临近安亭的花桥国际商务城，此处交通便利，京沪高速、上海交环线（A30）、312国道和地铁11号线均汇聚于此，无论是文档的运输还是前往调阅都很方便。

上海仁通总经理郭景新表示，公司只负责文档的存储和管理，故公司在文档的包装、运输、交接、入库、存储管理、出库的过程中皆不接触文档内容，仁通公司与客户文档内容完全隔绝，把自身定位为客户文档的延伸仓库。

显然，如果说上海现代服务业产业链条中，能够承接第三产业中高端客户纸质文档存管的服务外包环节尚是空白，上海仁通则填补了之一空白。银行、证券、保险等金融企业要做大做强，提高人均推动金融资产规模和人均创利水平，上海仁通为此创造了条件

第二篇：档案管理

北杈城小学素质教育督导评估“316”工程评估材料准备目录

一、办学方向

1．学校中长期发展规划、实施计划及办学目标和任务。

2．教师考核评价制度(方案)。

3．适龄人口入学情况统计表，残儿少入学情况统计表。

4．留守学生花名册，关爱留守儿童的有关制度、措施等材料。

5．学校确保适龄儿童按时入学、学籍管理、控辍保学相关规定、措施的资料。

二、领导班子

1．校长听、评课记录，校本教研情况，作报告讲座等资料。

2．领导班子建设情况，成员个人校长听、评课记录，校本教研情况，作报告讲座等资料。

3．备课组工作资料。

三、教师队伍

1．师资水平统计表，教职工、专任教师花名册，教师分工情况登记表。

2．电教设备施用情况登记表。

3．校本资源库建设情况。

4．师德建设有关记载、制度。

5．班主任工作评价制度和奖惩制度。

6．教师按时参加各类培训情况，教师培训经费落实情况资料。

7．教师业务档、继续教育档。

8．青年教师、骨干教师培训制度、培训计划及实施情况的档案。

四、规范办学

1．学校各类组织机构及分工情况表，各类会议记录、校务日志、班务日志。

2．学校教代会、工会活动情况的有关材料、档案。

3．校长听课及论文发表资料。

4．制订有学校章程，有学校规章制度汇编（行政管理、教学管理、教职工队伍管理、学生管理、资产管理、后勤管理、安全管理、档案管理等学校内部管理制度）。

5．各类安全制度、各类安全预案及定期演练等资料。

6．设施、设备管理制度。

7．学生学籍管理制度及学生信息表。

8．教学安排、教学检查等资料。

9．地方课程、学校课程落实等资料。

10．学校常规教学管理相关文件、通报、资料。

11．科学实验课、综合实践课所开成的实验报告等资料。

12．减轻学生课业负担等资料。

13．家长会、家长学校、家长委员会活动情况的相关资料、档案。

14．德育工作领导小组及分工，德育工作计划，德育活动有关资料。

15．学生成长记录袋，学生德行，学生素质教育报告册资料及档案。

16．德育宣教阵地（广播室、阅览室、板报）等资料。

17．班队活动、学生干部培养、学生评优、学生进步表彰奖励、国旗下讲话稿等记载、文件、档案。

18．法制教育开展情况的档案资料。

19．举办“两节两会”（艺术节、科技节）资料。

20．实施阳光体育运动有关资料，“两课两操”活动落实等有关资料。

21．体质检测和健康教育、心理健康教育、卫生讲座、传染病防治等有关表册、资料。

22．各种兴趣小组活动情况的资料档案。

23．劳动教育工作计划、实施方案及实施情况的资料档案。

五、教育科研

1．学校教研机构、规划及制度建设等资料。

2．教研活动开展情况，课题研究、实施、进展、成果推广，及活动记载档案。

六、高效课堂

1．高效课堂实施方案

2．课堂氛围

3．课堂评价标准及听课记录

4．学生作业完成情况资料

5．班级课堂管理模式和班级特长学生数量

七、教育经费

1．学校公用经费、建设经费及寄宿生生活补助拨款及发放情况的资料。

2．教职工养老、医疗等社会保险的住房公积金办理的相关资料。

3．学校校务公开情况的资料。

4．经费管理制度。

5．教师培训经费。

6．教育财务档。

八、办学条件

1．校园总体规划并附规划图。

2．办学条件情况统计表。

3．校舍改造、设备添置的相关资料。

九、校园安全

1．管理机构。

2．管理制度和应急预案。

3．安保措施、消防设施、安全视频网络、交通安全、用水用电安全、安全通道、楼梯护栏等。

4．安全教育工作开展情况。

5．周边环境。

十、教育质量

1．学困生转化情况的资料档案。

2．科普知识宣传材料，学生“三小”（小发明、小制作、小创造）活动开展及获奖情况的资料档案。

3．学生体质健康测试记录表。

4．音乐、美术成绩考核统计表，学生作品获县级以上奖励资料。

第三篇：档案管理

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建设工程档案管理制度

一、管理责任部门及相关人员职责............................2

二、档案分类及归档范围、要求..............................3

三、档案移交、整理、编号..................................8

四、档案的利用............................................9

五、档案的保管...........................................11

六、档案的销毁...........................................12

七、档案保密制度.........................................13

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一、管理责任部门及相关人员职责

（一）、人事行政部人事行政专员统一集中管理档案并直接向人事行政部经理负责。

（二）、总经理负责审批《档案销毁登记表》、《文件丢失损毁报告表》。

（三）、人事行政部经理负责审核《档案销毁登记表》、《文件丢失损毁报告表》、《档案借阅审批表》、《档案查阅审批单》、《档案复制审批单》，以及对档案意外损毁事件进行调查并提出报告。

（五）、其他部门经理负责审核本部门《档案借阅审批表》、《档案复制审批单》、《档案查阅审批单》和明确相关人员负责收集保管本部门的档案资料，对部门资料的完整性负责。

（六）、人事行政专员负责：

1、制度的推进与执行；各部门档案管理体系的建立、优化与督察；

2、督促档案资料的移交；

3、档案的收集、接收、鉴定、分类、装订、编号、编目、保管、销毁、编研等；

4、档案的提供利用、登记；

5、档案室设备、设施的保管维护；

6、负责档案管理软件系统的使用推广、原始数据录入、维护。

（七）、各部门资料员/兼职资料员

1、制度在部门的执行；

2、按公司要求建立本部门的资料管理系统并运作；

3、负责收集整理本部门形成的本制度归档范围内的文件，正规保管及利用，按期移交档案室；

4、推进本部门对档案管理软件系统的利用；

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（八）、档案管理工作作为人事行政专员、部门资料员、部门兼职资料员每月工作计划评价的考核内容之一。

二、档案分类及归档范围、要求

1、文书档案 1.1归档范围： 1.1.1、集团资料

（1）各类营业证照（营业执照、组织机构代码证、开发资质证书、税务登记证、投资协议、国土成交确认函、国土合同等（2）公司章程

（3）集团公司或股东方发来的与公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等各类正式行文 1.1.2、红头文件

公司下发和上报的各类正式行文 1.1.3、外来文件

各政府机关部门、协会、学会下发给公司的与工程项目无关的其他行政性质的通知、邀请等文件 1.1.4、会议资料

（1）会议纪要利用明源流程存档（2）专题会会议讲义 1.1.5、法律文件

（1）合同、协议审核；（2）诉讼材料

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1.1.6、物资采购合同 1.1.7、车辆资料

公司拥有所有权或使用权的机动车辆的基本信息资料、证件、保险单、维修记录、事故资料 1.2归档要求：

1.2.1、集团证照资料：由人事行政专员关注各类营业证照更新时间，在证照更新后1周内提出档案复制申请，取得复印件存入档案室，并统一加盖“仅限 用”字样。

1.2.2、行政文件：红头文件、法律文件于每月第一周移交；外来文件、车辆资料由行政专员处理完成后3日内直接移交。

1.2.3、客服中心资料：法律文件、与客户签订的协议原件于签订后3日内移交档案室。

1.2.4、销售支持部门资料：销售过程中产生盖有销售公司公章的承诺函或证明、销售政策文件由销控专员于产生后3日内移交档案室；客户资料、销售合同由销支助理在分户产权证办理完成后1个月内以楼栋为单位移交档案室。

2、人事档案

2.1、归档范围

2.1.1劳动合同、聘用协议；

2.1.2一般员工调动、任免、离职、降职文件；

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2.1.3职称评定材料； 2.1.4面试表；

2.1.5劳务合同纠纷及处理材料； 2.1.6员工培训计划、总结、方案 2.2、归档要求

2.2.1员工个人档案由人事专员保存于部门档案柜； 2.2.2绩效管理资料由人事专员于每年2月份移交档案室； 2.2.3薪酬资料由人事行政部负责人保管。

3、科技档案

3.1、归档范围（附件：详细列表），集中于工程管理部、成本管理部： 3.1.1勘察设计、施工、工程监理的招投标文件、合同（协议）。3.1.2预算、结算文件： 3.1.3项目核准（立项）阶段 3.1.4方案审查阶段 3.1.5初设审查阶段 3.1.6施工许可证阶段 3.1.7预售阶段

3.1.8竣工验收备案登记阶段 3.1.9产权证办理阶段

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3.2、归档要求

3.2.1政府有关部门或行业管理部门的批复、批示性文件，由报建人员取得后3日内移交档案室；销支取得派出所出具的门牌号文件后3日内移交人事行政专员。

3.2.2工程部档案按项目的可行性研究、勘察、设计、施工、竣工验收阶段，在阶段工作完成之日起七日内移交人事行政专员。

3.2.3施工图纸由工程部资料员按组团保存完整，并相应在二次深化图及其他工程部相关图纸上加盖“图纸确认”章、在技术洽谈单、变更备忘录后附图（变更图纸）上加盖“变更确认”章。

3.2.4招投标文件、合同类档案传签完成后，由经办人移交人事行政专员，人事行政专员存入档案室一份，在另一份资料上加盖“财务部存档”字样后移交财务部。

4、会计档案

4.1、归档范围

4.1.1、会计凭证类:原始凭证、记账凭证、汇总凭证； 4.1.2、会计账簿类：

（1）总账；（2）现金日记账，（3）银行存款账、银行明细账；（4）辅助账簿； 4.1.3财务报告类：

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（1）决算报表（经会计师事务所审计后）；（2）月度、季度财务报表；（3）不定期重要一次性报表；（4）审计报告；（5）验资报告；（6）资产评估报告。4.1.4其他类：

（1）会计档案移交清册，会计档案保管清册、会计档案销毁清册；（2）银行存款余额调节表、银行对账单； 4.2、归档要求

4.2.1会计凭证、账簿由财务部负责人指定人员保存于部门档案柜，财务部相关人员应于次月前5个工作日内完成当月会计凭证、会计报表、会计帐簿的整理和装订工作。；

4.2.2财务报告类、其他类会计档案由财务部负责人指定人员于资料产生后3日内移交档案室。

5、实物档案

5.1、归档范围： 5.1.1、照片、音像类

（1）反映公司工程建设、经营管理等主要职能活动以及重要的工作成果。

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（2）党和国家领导人及著名人物参加与集团公司有关的重大公务活动。

（3）公司组织或参与的重大外事活动。（4）记录公司重大事件。

（5）与其他档案有密切联系(如表彰、总结大会)。（6）其他具有保存价值。

5.1.2、公司获得的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书、光荣册等

5.1.3、上级领导、知名人士、有关单位赠送给本单位的题词、锦旗、牌匾、字画、工艺品等

5.1.4、公司社会交往中获赠的重要纪念品、公司组织的各种重大活动中形成的纪念品、其它有保存价值的实物

5.2、归档要求：

5.2.1、底片、冲洗的照片、说明一同整理和存放；数码影像统一存入人事行政专员电脑专用文件夹。

5.2.2、其他实物档案由各部门资料员或兼职资料员负责移交人事行政专员。

三、档案移交、整理、编号

1、移交

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1.1、人事行政专员留存盖章档案后，在明源上归档，并在相应类别的《档案归档登记表》中登记，由移交人确认签字。

1.2、各责任人按期移交档案时在人事专员处相应类别的《档案归档登记表》中登记，并确认签字。

1.3、各部门培训、学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动在相关费用报销时，必须将有归档价值的文件资料向人事行政专员办理交接手续，双方签字认可后财务部才给予核报。

2、整理

人事行政专员：鉴定分类→扫描成电子文件→录入卷内目录→录入软件系统→印临时档号→装订→对号装盒→入档案柜

3、编号

全宗号——保管期限—件号

四、档案的利用

1、查阅

1.1、查阅的授权范围

（1）总经理、人事行政部负责人有权查阅全部范围档案。（2）部门经理有权查阅本部门产生的所有档案。（3）普通员工有权查阅本部门职责范围内的档案。（4）跨部门档案查阅需由主管领导批准。

（5）由总经理亲自密封的绝密档案只有其本人可以取用，其他任何人未得到授权，均无权查阅该档案。

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1.2、档案查阅程序要求

（1）权限内的档案查阅，由查阅人直接在档案室进行纸质查阅。（2）权限外的档案查阅，由人事行政专员收到查阅者完成审批的“档案查阅审批”流程后，引领查阅者在档案室查阅相关资料，阅后即时归还。

2、借阅

2.1、借阅程序要求

（1）员工凭经审批的《档案借阅审批表》外借档案原件资料；（2）人事行政专员收到借阅者完成审批的“档案借阅审批”流程后，找出档案原件资料，要求借阅者在《档案借阅登记表》上签字，备查。2.2、档案的归还

（1）借出的档案原件，人事行政专员应定期进行整理和跟踪，督促各使用人及时归还，归还时在《档案借阅登记表》上签字确认。

（2）档案使用人归还档案时要保证档案的完整性和本来面目且不应无故扣押档案。2.3、其他规定

会计档案原则上不借出。

3、档案复制

申请复制档案者完成审批流程后，由人事行政专员调取档案原件进行复制提供给查阅者，且在档案复印件上加盖“本复印件仅限于 用”字样的印章。

所有属归档范围的资料移交档案室或移交部门资料员后均不得由当事人自行复印，必须按程序办理。

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五、档案的保管

1、档案的保管期限

人事行政专员根据文件材料的价值，确定其保管期限，分别划分为永久保存、长期保存两类。

保管期限明细参见附件。

2、专项档案的保管规定

2.1、公司各部门档案（含会计档案）：应指定专人保管，整理立卷，装订成册，存放在专门的档案柜内。人事行政部每月对各部门自行保管的档案资料进行检查。

2.3、电子版档案的传递和保存

（1）原则上除电子设备档案和财务凭证、报表、帐簿档案外其他档案必须同时保存电子版档案。

（2）人事行政专员制作电子版档案的目录，使其与纸质档案的顺序一一对应，并整和在档案管理软件系统上便于调用。

（3）每年7月份将上年电子版档案刻制成光盘，一式两份。定期检查、杀菌杀毒。

3、档案的正式装盒、造册、录入软件系统

3.1、装订要求：参照陕西省西安市档案管理装订的统一标准进行。3.2、装盒、调整软件系统时间：人事行政专员于每年三月进行上年档案的正式装盒造册及系统调整工作。

4、档案的存放

档案建目后应存放在专用档案盒内，盒脊和面上应清晰、牢固标明类别、档号、日期。每一档案盒内应有卷内目录（分目录）及备考表。

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装盒档案应存放在专用的档案柜内，按照、类别的次序自左向右，自上而下地排列。

5、档案室环境

档案室内应放置灭火器（干粉或1211），人事行政专员要了解其性能并能熟练使用。档案柜架应经常放置防虫药（卫生球、樟脑精、香叶醇），以防档案损坏。

人事行政专员负责对档案室的环境卫生和防火、防潮、防虫等情况进行检查，使环境符合档案保管的要求。

6、档案意外损毁的处理

档案丢失或发生意外损毁时，人事行政专员应立即将事件情况填写《文件丢失损毁报告表》，报人事行政部经理审核，总经理审批。

档案丢失、或损毁无法进行修补、复原，人事行政专员或借用人应请有关部门协助设法重新补制。在进行补救工作的同时，人事行政部经理应组织对事件发生的原因进行调查，追究有关人员的责任。

六、档案的销毁

1、目的：判定档案价值、定期对失去保存价值的档案销毁。

2、程序及要求

2.1、人事行政专员要定期鉴别档案价值，识别出失去保存价值及保管期届满的档案，并填写《档案销毁登记表》，交人事行政部经理及行政财务总监审核，经总经理审批同意后予以销毁。

2.2、正式销毁前人事行政专员应再次进行核对；销毁时应有人事行政专员和监销人同时在场；销毁后人事行政专员在销毁登记表上签字确认。2.3、档案销毁情况应录入档案管理软件系统。

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3、会计档案的销毁

3.1、会计档案的销毁应由档案室会同财务部提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。3.2、总经理在会计档案销毁清册上签署意见。

3.3、销毁会计档案时，应当由档案室和财务部共同派人员监销。3.4、监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告财务负责人。

3.5、保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

七、档案保密制度

1、严禁将密级文件、资料带回家或带到公共场所，严禁在公共场所谈论秘密事项，严禁在私人通信、通话中泄露秘密内容；

2、打印密级文件的草稿、校对稿在文件制成后均应销毁，各部门掌握的文件、资料由人事行政部定期回收和销毁；

3、严禁打听和记录与自己工作无关的秘密，严禁向他人传播自己知晓的秘密内容；

4、严禁任何人利用工作之便或职务之便，将公司的客户和业务自行经办或处理；

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5、严禁任何人利用工作之便或职务之便将所掌握的业务秘密转交给其它单位从事与本司业务相关的工作；

6、严禁与工作无关的人进入总经理办公室、档案室、财务部资料室、工程部资料室等办公重地；

7、公司领导或与公司利益密切相关的人员出差的任务、去向，知情者不得向他人泄露；

8、对模范执行本规定者，公司给予表彰奖励；对失密、泄露者，视其情节、后果轻重公司将给予行政、经济处罚；对因失密、泄密触犯国家法律者，将报送司法机关对其依法处理。本办法自颁布之日起执行。

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盛 世 佳 园

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制

度

2013年6月

第四篇：档案管理

1、中华人民共和国档案法的作用

为了加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为社会主义现代化建设服务，制定本法。

2、外国档案编目的含义、任务和原则

含义：就是指把档案管理的成果固定化，编制各种各样的档案检索工具，使利用者能够查到所需要的档案文件。

任务：就是在档案整理成果固定化的基础上，为利用者查找档案文件铺平道路。原则：

3、档案工作的管理体制

4、档案中介机构的含义与任务

含义：档案中介机构是一种社会服务性机构，是由档案行政部门和工商主管部门审批，自收自支，独立核算，是独立的法人组织，直接为机关、企业和个人代办档案事务的社会服务机构。

任务：（1）、服务功能。以完成用户委托的具体业务为主，主要包括：(1)传授档案专业知识和技能的业务培训；(2)承接委托档案的整理服务；(3)在档案或技术转让过程中的技术中介服务，受委托代查代保管代寄存档案服务；(4)现代化技术的设计推广就用服务(如计算机辅助档案管理系统)。

（2）、咨询功能。咨询服务有口头咨询和书面咨询为主。咨询服务主要由五方面组成：(1)技术咨询，以档案业务部门在档案管理活动中的技术问题为咨询的主要内容；(2)管理咨询，以档案管理业务为咨询的主要内容；(3)专业咨询，以提供种类专业知识为主要咨询内容；(4)研究咨询，以提供政策性研究报告为主；(5)设计咨询，以提供国内外档案理论研究成果与档案工作的动态以及各项档案科研成果为主要内容。在以上各种咨询活动中要告知解决问题的具体途径和方法，提出指导性意见和具体方案。

（3）、法定功能。档案中介机构的法定功能，就是开展档案鉴定、评估业务。国有企业，档案作为一种财产，列入国有资产管理之中，档案的评估业务也随之产生。

5、信息资源代发和共享时代的档案利用

6、档案用户需求的构成

7、会计档案的归档

一、归档时间（1）、每年形成的会计档案，有会计部门按照财务例行归档要求负责整理立卷和装订成册，当年的会计档案会在会计终了后，可暂由财务部门保存一年，期满之后，由财务部门编订清册，在隔的一季度一交给档案中心。

二、（1）、凡是归档的会计专业资料，都应将凭证、账簿和各种报表按项目分类，按凭证号、按时间顺序先后排列。（A）、各种原始凭证要装订成册，封面目录填写完整、清楚；（B）、各种账簿、单行本，按统一编排页次，封面内容要填写完整、准确；（C）、各种报表按年、季、月分别装订成册（2）、需要归档的案卷，装订时一律将金属物（大头针、曲别针、图钉等）除掉，用线绳装订；（3）、会计档案的用纸、封皮、装订规格应尽量统一，如需变化时，财务部门应当先与档案

部门协商统一后变动，以便于保管（4）、会计档案的书写字迹材料要符合清晰、耐久等档案保管的要求，特别是长期和永久保管的档案，计算机打印要用激光打印机，手写材料要用碳素墨水笔和蓝黑墨水笔；

一、科技档案管理的研究对象、任务和方法

科技档案管理学的基本研究对象是科技档案和科技档案工作。

科技档案管理学的研究任务是研究科技档案的本质、形成过程及其规律、种类、构成、特点、功能和作用以及科技档案的实体管理和开发利用等；研究科技档案工作的基本原则和性质；研究档案事业组织和管理。

科技档案的研究方法：以生产活动和生产力发展状况为出发点，以现代科技知识为基础。

二、科技文件材料和科技档案的概述、功能、特点(一)科技文件材料概述和类型

科技文件材料：记录和反映生产、科研、纪检、设备及其管理活动的文字、图表、声像等不同形式技术文件的总称。

类型：(1)图样科技文件材料

(2)文字科技文件材料

(3)其他形式的科技文件材料

（二）科技档案的概述

企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件。

（三）、科技档案的功能

1、科技档案的知识储备和依据凭证功能。

2、科技档案情报功能。

3、科技档案的促进生产力发展和提高经济效益的功能。

（四）、科技档案的特点

专业性、种类和类型的多样性、成套性、现实性等特点。

三、科技文件材料的形成、积累

（一）、科技文件材料的形成。

科技文件形成工作，就是伴随着企事业单位管理活动的进行，按照一定的原则、要求与方法，有秩序地、有规律地编制和逐步形成文件的工作。

(二)、科技文件材料的积累

指按照一定的要求和方式，将文件材料及时集中的妥善保管起来。

积累工作的基本要求：一是明确职责。二是明确范围，三是确保积累质量，四是完善积累条件。

科技文件形成积累的方法和措施

1、以科技、生产程序和有关标准、规范为依据；

2、根据产品开发的类型和建筑工程的性质；

3、抓住薄弱环节和难于形成的科技文件材料；

4、做好三纳入、四参加、四同步，使科技文件材料形成积累制度化。

四、科技文件材料鉴别、整理、归档

(一)科技文件的鉴别.文件材料鉴别工作的主要内容包括：归档文件完整性的鉴别、归档文件准确性的鉴别、文件属性的鉴别、文件保存价值和保管期限的鉴别以及归档文件密级的鉴别。(二)、科技文件材料的整理 1、组卷原则

遵循科技文件材料的形成规律，保持科技文件材料的有机联系，便于档案的保管和利用（成套性）。

2、组卷的要求

（1）案卷内科技文件材料内容必须准确反映生产、科研、基建、设备及其管理活动的真实情况。

（2）文件材料要真实、齐全完整、益于长期保存。

（3）案卷内科技文件材料的载体和书写材料应符合耐久要求.不能有热敏纸，不能用铅笔、圆珠笔等。3、组卷方法

(1)直接针对具体项目的管理性科技文件材料放入所在针对的项目里组卷。

(2)产品、科研课题、基建项目、设备仪器方面的科技文件材料按其部件、结构、阶段等分别组卷。

（3）引进项目中的成套科技文件材料可不拆散组卷。

（4）一个单位保存一套相关的通用图、标准图，并单独组卷；采用了这些通用图、标准图的项目，其科技文件材料组卷时可在卷内备考表中说明并标注标准图、通用图的图号。组卷方法

（5）底图以张为单位单独保存和管理。

（6）产品更新换代或更换零部件时，保留新形成的科技文件材料并单独组卷排列在原产品案卷之后。

(7)设备维修中形成的科技文件材料单独组卷。外购设备中的随机文件材料可以单独组卷。

4、卷内科技文件材料的排列

案卷内管理性文件按问题、时间和重要程度排列。

案卷内图样材料按图样目录排列没有图样目录的按其所反映的隶属关系和有机联系排列。

案卷内科技文件材料排列应文字材料在前、图样在后.有译文的译文在前,原文在后.5、案卷编目

a、卷内科技文件材料页号编写 b、案卷封面的编制 c、案卷脊背的编制

d、卷内目录的编制 E、卷内备考表的编制

6、案卷装订

1）案卷可采用装订与不装订两种形式。

2）案卷内不同尺寸的科技文件材料要折叠成统一幅面的，破损的要修复,图纸折叠时标题栏露在右下角。

3）长期保存的案卷装订时必须去掉金属物。

4）案卷采用散装形式时，卷内文件材料要按照要求有序排列。并且每份文件的右上角要加盖“档号章”.(三)、科技文件的归档

科技文件归档制度是用来指导归档工作的依据。归档制度的内容包括归档范围、时间、要求、份数、归档手续。

五、科技档案的管理

科技档案的管理包括：收集、整理、鉴定、保管、统计、开发利用。

（一）科技档案的收集 科技档案收集工作，是指基层科技档案部门和科技专业档案馆，根据国家和专业主管机关工作的规定，通过接收等方式，把具有保存价值的科技文件或科技档案，集中到科技档案部门统一管理的一项业务管理活动。(二)科技档案的整理

科技档案的整理，是科技档案进入档案部门后经历的第一次技术处理过程，即通过对科技档案的分类或归类，确定其在科技档案库藏体系中的位置，并以编号的形式将其固定下来。分类原则、构成

是以全部档案为对象，依据企业管理职能，结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理与开发利用。

科技档案分类方案的构成：说明、类目表和类号。

分类的基本方法：对象分类法、特征分类法。科技档案具体分类

产品档案二级类目按种类、型号设置。

科研档案二级类目按课题设置。

基建档案二级类目按工程性质或用途设置。

设备仪器类档案二级类目按设备仪器种类设置。

科技档案的排架、编号

产品、科研、基建、设备仪器类档案分别按大类、项目（一个产品、一个课题、一项工程、一台设备仪器）排架。

科技档案号主要指科技档案全宗号、分类号和案卷号。产品、科研、基建、设备仪器类档案分别以最低分类类目编写案卷顺序号。

(三)科技档案的鉴定

科技档案的鉴定就是根据一定的原则和标准，科学地判断科技档案历史与现实的价值，确定其保管期限。

科技档案鉴定工作包括对科技档案的价值鉴定和质量鉴别两方面内容。

（四）科技档案的保管

科技档案保管工作，是在科技档案日常管理中，创造适合科技档案保管条件与环境，妥善保管科技档案，建立和维护良好的科技档案库藏秩序和科技档案业务工作。

（五）科技档案的统计

科技档案的统计工作是通过数字和报表，掌握和解释科技档案宏观管理和微观管理基本情况的一项科技档案业务工作。

科技档案的开发利用，就是将科技档案中的各种实用价值予以揭示，并通过各种科学有效的方法，直接服务于国家的各项工作，满足人们的各种利用需求的一项工作。开发利用工作内容：

建立和完善科技档案的检索系统

开展科技档案编研工作

采取多种方式，直接提供利用

收集反馈信息，不断完善科技档案的管理、服务系统

第五篇：档案管理

存档：

单位存档流程：

第一步：由委托存档单位人事负责人持《委托存档凭证》及拟调人员名单（包括姓名、出生日期、原档案存放单位名称），或由本人持单位介绍信、身份证到档案管理中心开具调函，领取相关表格、合同；

第二步：持《人才流动商调函》、《流动人员近期表现及生育状况调查表》回原档案存放单位调出档案及行政、工资介绍信。“近期表现及生育调查表”需原档案所在单位填写盖章并放入档案；存档人员填写《北京市人才流动登记表》封面及第一页内容；《委托管理人事档案合同》一式三份由委托存档单位在乙方盖章，存档人员本人在丙方签字；

第三步：将档案及行政工资介绍信、《流动人员近期表现及生育状况调查表》、《北京市人才流动登记表》、一式三份《委托管理人事档案合同》一并交回档案管理中心，领取存档卡及存档合同，按规定交纳存档费(20元/人•月)。

个人存档流程：

第一步：本人持身份证到档案管理中心开具调函，领取相关表格，委托他人代办的须同时出示本人书面委托书；

第二步：持《人才流动商调函》、《流动人员近期表现及生育状况调查表》回原档案存放单位调出档案及行政、工资介绍信，“近期表现及生育调查表”需原档案所在单位填写盖章并放入档案；存档人员填写《北京市人才流动登记表》封面及第一页内容；

第三步：将档案及行政工资介绍信、《流动人员近期表现及生育状况调查表》、《北京市人才流动登记表》一并交回档案管理中心，领取存档卡及存档合同，按规定交纳存档费(20元/人•月)。

档案转存：

单位委托存档转个人存档：

委托存档人员与单位解除聘用关系后，应自解除关系起20日内，办理档案转存或转出手续。程序如下：

1、委托存档单位出具统一格式的《单位委托存档人员解除存档合同证明信》和《单位委托存档人员聘用期内鉴定表》，并结清存档费。

2、本人持第1项中所列的两份材料、本人的存档凭证、身份证、原存档合同，到档案管理部门签订个人委托存档合同，交纳存档费。

3、转个人存档应本人亲自办理，委托他人代办的需出具本人亲笔签字的书面委托书，并提交双方的身份证原件和复印件。

4、非北京户籍存档人员与单位解除聘用关系后，不能转个人存档，须将档案转往原籍组织人事部门所属人才服务机构。

5、凡国家统一派遣就业的大中专毕业生未转正定级的；新参加工作的合同制工人未定级工资的；军队转业（复员）人员未确定工资的，不能转个人存档。

个人存档转单位存档：

1、委托存档单位领取一式三份《委托保存人事档案关系合同》，单位在合同乙方盖章，存档人员本人在合同丙方签字。

2、单位人事负责人或存档人员持《委托保存人事档案关系合同》、原个人存档凭证、存档人员身份证复印件、个人存档期间应缴纳的存档费，到档案管理部门办理转存手续。

3、应结清个人存档期间发生的费用后再办理转存手续。

单位转单位委托存档：

1、原委托存档单位出具统一格式的《单位委托存档人员解除存档合同证明信》和《单位委托存档人员聘用期内鉴定表》，并结清存档费。

2、新单位人事负责人领取一式三份《委托保存人事档案关系合同》，单位在合同乙方盖章，存档人员本人在合同丙方签字。

3、新单位人事负责人或存档人员持《单位委托存档人员解除存档合同证明信》和《单位委托存档人员聘用期内鉴定表》、《委托保存人事档案关系合同》、原存档凭证、存档人员身份证复印件，到档案管理部门办理转存手续。

4、凡国家统一派遣就业的大中专毕业生未转正定级的；新参加工作的合同制工人未定级工资的；军队转业（复员）人员未确定工资的，档案不能转存。

接受应届毕业生：

一、接收手续

1、接收本市生源应届毕业生：

委托存档单位如选定北京生源的大中专毕业生，由学校、接收单位和市人才档案管理中心签订毕业生就业协议：

（1）毕业生在学校领取《高等院校毕业生就业协议书》一式三份；

（2）单位在用人单位栏填写意见并盖章；

（3）市人才档案管理中心在“单位上级主管部门”签署意见并盖章后，毕业生将协议交回学校等待派遣。

2、接收非北京生源应届毕业生：

委托存档单位如有接收非北京生源应届毕业生意向，须注意登陆北京人才网

（）查询有关通知，按市人力资源和社会保障局有关规定及程序向市人才档案管理中心申报第二年接收需求计划，待市人力资源和社会保障局下达接收控制数后，具备接收条件的单位于第二年3~6月按要求申报毕业生材料。经批准同意接收的，参照本市生源应届毕业生接收程序办理。

二、报到及存档手续:

已通过市人才档案管理中心签订“毕业生就业协议”的应届毕业生，如果通过机要局邮递档案，可上网（网址：）或电话查询档案是否已寄到，确认到档后，办理存档须带齐以下材料：

（1）毕业生就业报到证；

（2）毕业生就业协议书1份（用人单位留存联）；

（3）高校学生管理部门出具的《高校毕业生生育情况证明》（须证明办理《生育服务证》及生育子女的情况）；

（4）补充的档案材料；

（5）填写完整的《北京市人才流动登记表》及《委托保存人事档案关系合同》。注意：档案寄到后须尽快到市人才档案管理中心办理存档手续。

三、申请落户的非北京生源毕业生需提供：

（1）存档凭证；

（2）京外院校的毕业生提供《户口迁移证》，迁往地址按存档地选择填写：

安定门办公区地址：北京市东城区安定门外大街187号北京市人才服务中心（集体）； 文化宫办公区地址： 北京市东城区中华路4号北京市人才服务中心（集体）；

（3）本市院校的毕业生提供《常住人口登记卡》；

（4）身份证原件及复印件2份（A4纸）；

如原件丢失，由户口所在派出所出具贴有本人照片的证明，照片上加盖派出所户口专用章。

（5）就业报到证复印件1份（A4纸）；

（6）1寸近期同底版彩色证件照片3张；

（7）已婚人员提供结婚证、配偶户口原件及复印件（A4纸）；

（8）与用人单位签订的劳动合同原件及复印件2份（A4纸）。

以上材料如户籍管理部门出台新规定，将按规定进行相应调整。

毕业生在办理存档后应及时办理落户手续，签订集体户口管理协议并交纳管理费。落户时必须本人亲自前来办理手续，不受理他人代办。

办理查阅借阅：

一、查阅档案须知

1、查阅档案，需出具单位组织部门或人事部门的介绍信，查阅人身份证件，提供被查阅人的姓名、存档号或身份证号码；

2、查阅人事档案的单位需派中共党员进行查阅；

3、任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案；

4、查阅档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容；

5、借用、查阅档案的单位不得擅自拍摄复制档案内容；

6、公安局、安全局、检察院、法院等因工作需要，需从档案中取证的单位，需提供取证介绍信，经档案主管部门负责人审查批准后才能复制。

二、借阅档案须知

人事档案一般不外借，如必须借出使用时，需出具单位组织部门或人事部门的介绍信，说明借档理由，经过主管部门负责人批准，并严格履行登记手续，借出时间本市不超过两周；，外地不超过一个月。借阅人应对档案要妥善保管，不得转借他人或向他人透露档案内容。目前可以办理档案外借的有以下几种情况：

1、办理退休手续及工龄审定借档需提供：

（1）社保部门出具的介绍信；

（2）委托存档单位介绍信；

（3）存档凭证；

（4）本人身份证；

（5）委托他人代办需提供存档本人签字的委托书和经办人身份证原件，以及委托人和经办人身份证复印件。

2、办理有害工种提前退休手续借档需提供：

（1）原从事有害工种的工作单位出具的介绍信；

（2）委托存档单位介绍信（个人存档不用提供）；

（3）存档凭证；

（4）本人身份证；

（5）委托他人代办需提供存档本人签字的委托书和经办人身份证原件，以及委托人和经办人身份证复印件。

3、办理工作调动手续借档需提供：

（1）国家机关、正规院校出具的商调函；

（2）存档凭证；

（3）本人身份证；

（4）委托他人代办需提供存档本人签字的委托书，委托人和经办人身份证原件及复印件。

档案调出：

北京户籍：

一、将档案调往本市有人事档案管理权限的工作单位或有存档权限的中介机构需提交的材料：

1、本人身份证；

2、存档凭证；

3、档案接收单位出具的有效调函；

4、如系单位委托存档，除需提交上述材料外，还需提交委托存档单位出具的《单位委托存档人员聘用期内鉴定表》和《单位委托存档人员解除存档合同证明信》。

二、申请办理失业，档案转往户籍地街道社保所需提交的材料：

1、本人身份证；

2、存档凭证；

3、社会保险机构出具的《社会保险转移明细单》；

4、如系单位委托存档，除需提交上述材料外，还需提交委托存档单位出具的《单位委托存档人员聘用期内鉴定表》、《单位委托存档人员解除存档合同证明信》、《档案转移人员情况表》（一式三份）及《终止、解除劳动（聘用）合同或工作关系的证明书》。

提示：请在办理档案转出前，先到户籍所在区、县失业经办部门（职介中心失业经办窗口）咨询、确认档案能够接收，并在档案调出时提供户籍所在街道办事处名称。

三、办理退休手续后，档案转往户籍地街道社保所需提交的材料：

1、本人身份证；

2、存档凭证；

3、如系单位委托存档，除需提交上述材料外，还需提交委托存档单位出具的《单位委托存档人员聘用期内鉴定表》、《单位委托存档人员解除存档合同证明信》及《北京市社区管理退休人员人事档案移交区县名册表》。

四、考取研究生，申请将档案调往学校，需提交的材料：

1、本人身份证；

2、存档凭证；

3、学校出具的调档函；

4、如系单位委托存档，除需提交上述材料外，还需提交委托存档单位出具的《单位委托存档人员聘用期内鉴定表》和《单位委托存档人员解除存档合同证明信》。

五、档案调到外省市（异地调动）

（一）只调档案不迁户口需提交的材料：

1、本人身份证；

2、存档凭证；

3、外省市县级以上政府人力社保行政部门所属人力资源服务机构出具的有效调函；

4、如系单位委托存档，除需提交上述材料外，还需提交委托存档单位出具的《单位委托存档人员聘用期内鉴定表》和《单位委托存档人员解除存档合同证明信》。

（二）档案、户口一同迁出需提交的材料：

1、本人身份证；

2、存档凭证；

3、接收方地、市级以上人力社保局开具的有效调函；

4、如系单位委托存档，除需提交上述材料外，还需提交委托存档单位出具的《单位委托存

档人员聘用期内鉴定表》和《单位委托存档人员解除存档合同证明信》。

提示：如以后想再调回北京，需重新办理进京审批手续。

特别提示：

1、档案调出要求本人办理，如本人不能亲自办理，委托他人代办的，经办人需持有存档人签字的授权委托书和身份证原件，以及委托人和经办人身份证复印件。

2、“社会保险关系”在我中心的，调出前请在规定时限期间到社会保险窗口办理转出手续；“集体户口”、“党组织关系”在我中心管理的，调出前请分别在我中心人事服务科、流动党员管理办公室将其转出后再办理档案调出手续。

3、档案调出前，请先到收费处结清存档费，若存在多交费情况请持交费票据（如系单位委托存档请携带资金往来发票）在收费处办理退费手续。

4、国家统分的毕业生请在见习期满办理完转正定级手续后再办理档案调出手续。

5、单位集体档案调出被受理后，请单位等待取档通知。

6、档案转递要求必须密封完好，请在接到档案时检查密封状况。

7、《单位委托存档人员聘用期内鉴定表》和《单位委托存档人员解除存档合同证明信》，可在“北京人才网（）”中“档案管理/下载专栏”里下载或到我中心领取。非京户籍：

非北京户籍存档人员档案调出需提交的材料：

1、本人身份证；

2、存档凭证；

3、户籍所在地县级以上政府人力社保行政部门所属人力资源服务机构出具的有效调函；

4、如系单位委托存档，除需提交上述材料外，还需提交委托存档单位出具的《单位委托存档人员聘用期内鉴定表》和《单位委托存档人员解除存档合同证明信》。

特别提示：

1、档案调出要求本人办理，如本人不能亲自办理，委托他人代办的，经办人需持有存档人签字的授权委托书和身份证原件，以及委托人和经办人身份证复印件。

2、“党组织关系”在我中心管理的，调出前请在我中心流动党员管理办公室将其转出后再办理档案调出手续。

3、档案调出前，请先到收费处结清存档费，若存在多交费情况请持交费票据（如系单位委托存档请携带资金往来发票）在收费处办理退费手续。

4、《单位委托存档人员聘用期内鉴定表》和《单位委托存档人员解除存档合同证明信》，可在“北京人才网（）”中“档案管理/下载专栏”里下载或到我中心领取。