文秘笔记（5篇材料）

第一篇：文秘笔记

拟订会议议程、日程

(一)会议议程和会议日程的含义及作用

1.会议议程的内容

会议议程是为完成议题而作出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排。大中型会议的议程一般安排如下：开幕式;领导和来宾致辞;领导做报告;分组讨论：大会发言;参观或其他活动;会议总结，宣读决议;闭幕式。

2.会议日程的内容

会议日程就是根据议程作出逐日的具体安排，是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的依据。

3.会议议程和日程的作用

通过了解会议议程和日程，与会者可以更好地了解会议所要讨论的问题、会议顺序计划，获得有效信息。

(二)会议议程的制定程序

会议议程的制定程序是：明确目标和参加者一安排各议程事项的时间一确定每一项议程一决定会议讨论形式一决定会议决策的方式。

(三)会议日程的编制方法

(1)制定议程表时，应注意议题所涉及各种事物的习惯性顺序和本公司章程有无对会议议程顺序的明确规定。

(2)制定议程表之前还须明确会议活动的人员、日期和时间、地点、餐饮安排。

(3)宣布议程，然后说明一些有关此次会议事务性的内容，之后再安排讨论的问题。(4)尽量将同类性质的问题集中排列在一起，这样既便于讨论，也便于有关列席人员到会和退席。

(5)保密性较强的议题一般放在后面。

(四)注意事项

1.会议议程和会议日程的区别

会议议程和会议日程的功能不同，议程的编制应在前，且一旦确定，就不应再变。会议日程在时间、地点、人员等问题上，如遇到一些变化，可相应调整。

2.会议临时动议

如果有特殊原因需要研究临时动议，要和与会代表、相关人士解释清楚，尽量节省时间，控制好节奏，提高效率。

提供会议地点的备选方案

(一)会议地点选择的要求

会议地点的选择，要综合考虑多种因素，主要应考虑下列因素：

(1)交通便利;

(2)会场的大小应与会议规模相符;

(3)场地要有良好的设备配置;

(4)场地应不受外界干扰;

(5)选择会议地点应考虑有无停车场所;

(6)场地租借的成本必须合理。

(二)会议场地选择的工作程序

会议场地选择的工作程序是：确定会议目的与形态→了解会议的实质需求和与会者的期望→确定会议场地→对会议地点进行确认→签订书面合同。

(三)注意事项

1.广泛收集会议地点的信息

2.实地考察会议地点的注意事项

实地考察会议地点的注意事项有：

(1)会见能作决策的人，有利于解决以后可能出现的问题;

(2)只要可能，一定要在酒店建议的日期去参观;

(3)不要出于个人原因再次参观酒店;

(4)不要带家属同行参观;

(5)要考虑是否以一个普通客人的身份不宣而至，以检查酒店对客人的接待情况;

(6)要考虑是否以另外一两家酒店作为“备选”，以免因谈判失败而出现被动局面。

布置会场和安排座次

(一)会场整体布局安排

1.会场整体布局的要求会议整体布局的要求是：

(1)庄重、美观、舒适;

(2)会场的整体格局要根据会议的 性质和形式，营造出和谐的氛围;

(3)中大型会议要保证一个绝对的中心;

(4)小型会场要注意集中和方便。

2.会场整体布局安排

会场整体布局的方法：

(1)确定会场形式;

(2)合理摆放桌椅;

(3)布置附属性设备。

(二)主席台的座次和场内座次安排

1.主席台座次和场内座次的要求

主席台是与会人员瞩目的地方，也是会场布置工作的重点。各种大中型会议均应设主席台。座谈会和日常工作会议一般不设主席台或主席桌。无论是否设置主席台，都要注意使会议主持人面向与会人员，避免主持人同与会人员背向的现象。另外，一般会议不必把众多的领导人都请上主席台，只请讲话人和主持人即可。

2.主席台的座次和场内座次安排

(1)安排主席台的座次

会议主席台就坐者都是主办方的负责人、贵宾或主席团成员，安排座位时应注意以下惯例：

1)依职务的高低和选举的结果安排座次。职务最高者居中，然后按先左后右、由前至后的顺序依次排列。正式代表在前居中，列席代表在后居侧。

2)为工作便利起见，会议主持人有时需在前排的边座就座，有时可按职务顺序就座。3)主席台座次的编排应编制成表，先报主管上司审核，然后贴于贵宾室、休息室或主席台入口处的墙上，也可在出席证、签到证等证件上表明。

4)在主席台的桌上，于每个座位的左侧放置姓名台签。

(2)安排场内其他人员的座次

1)小型会场内座位的安排。分清上下座，一般离会场的入口处远、离会议主席位置近的座位为上座;反之为下座。会议的主持人或会议主席的位置应置于远离入口处、正对门的位置。

2)中大型会场内座次的安排。常见的安排方法有三种：

①横排法。是以参会人员的名单以及姓氏笔画或单位名称笔画为序，从左至右横向依次排列座次的方法。

②竖排法。是以各代表团或各单位成员的既定次序或姓氏笔画从前至后纵向排列座次的方法。将正式代表或成员排在前，职务高者排在前，列席成员、职务低者排在后。

③左右排列法。是以参会人员的姓氏笔画或单位名称笔画为序、以会场主席台中心为基点，向左右两边交错扩展排列座位的方法。

发布会议信息

(一)会议信息的内容和分类

1.会议信息的内容

会议信息的内容包括：会议的报名时间、地点、费用及方法;会务联系电话与联系人;会议报到及会议议程、日程;与会者的信息;会议报送的交流信息;会议记录和纪要的内容;会议宣传报道的内容;会议决议的内容。

2.会议信息的分类

会议信息分类是根据信息所反映的内容性质和特征的异同，将信息分成各个类别，使信息条理化，便于存放和查找，提高信息利用的效率。

(二)发布会议信息的工作程序

发布会议信息的工作程序是：传递会议通知信息→分发传递会议文件→沟通传递会议有关情况。

安排会议食宿

1.会议餐饮的常识

(1)餐饮安排的原则是让出席者吃好而又不浪费。

(2)就餐大体上是一个标准，确定好伙食标准和进餐方式，但必须照顾少数民族代表和年老体弱者，还要照顾南北不同出席者的口味。

(3)秘书人员应提前到现场布置并检查组织工作的落实情况，并事先将座位卡及菜单摆上。

(4)座位的通知除在请柬上注明外，还可在宴会上陈列宴会简图，标出全场座位以及全体出席者位置，还可用卡片写好姓名席位，发给本人。

2.安排会议餐饮

(1)根据会议的经费和人员情况决定会议餐饮的标准。

(2)就餐方式可根据会议的规模和性质来确定，提倡实行自助餐制和分餐制。

(3)事先与提供餐饮的单位确定餐饮时间和地点。

(4)事先设计和确定就餐的凭证。

(5)要与饭店一起确定菜单，饮食要卫生、可口，品种多。

(6)事先要准备好干净的饮食用具。

(7)给因开会或搞服务工作误了用餐的人员预留饭菜。

(8)做好饮水、饮料供应的工作。

3.会议餐饮的类型和标准

(1)早餐。早餐食物的选择可以是正规的复杂早餐，也可以是自助早餐。

(2)会场休息期间的茶歇。一般供应咖啡、茶或其他饮料。

(3)午餐。午餐不宜大吃大喝，以免影响下午的会议安排。

(4)正式晚餐。晚餐食物选择既要考虑营养和健康，又要考虑出席者的口味特点。

(5)招待会。招待会应选择健康的、美味的、人们爱吃的配餐。

(二)会议住宿的常识和工作程序

1.会议住宿的常识

(1)要提前编制住房方案;

(2)长者、尊者、领导要适当照顾;

(3)具体安排住宿时，要根据与会人员的职务、年龄、健康状况、性别和房间条件综合考虑，统筹安排;

(4)有时还要按地区集中分配，便于讨论;

(5)不同标准的房间要作合理分配，一般是根据房间的不同规格并结合与会人员具体情况列出住宿表;

(6)报经有关领导审定后，按表分配住宿，做到有条不紊。

2.安排会议住宿

要点：

(1)安排方式的选择;

(2)预定会议住宿的程序;

(3)确定会议住宿的程序。

3.会议房间的分配

(1)如果由主办方支付费用，则需按与会者的职务标准安排住房。一般情况下，除了部分嘉宾和主办方的领导，其他与会者的住宿标准应相近。

(2)年龄较大的与会者和女性应尽量安排到向阳、通风、卫生条件较好的房间。

(3)注意尽量不要把汉族与会者和有禁忌的少数民族与会者安排在同一个房间。

(4)可预先在会议回执上将不同规格的住宿条件标明，请与会者自己选择预订。

(5)预订住宿地点的工作一定要打出提前量，预订数量上应略有富余 邀请会议嘉宾

(一)会议嘉宾的类型和要求

1.会议嘉宾的类型

会议嘉宾的类型包括：

(1)组织方的上级领导和政府官员;

(2)企业的重要客户和各种利益相关方;

(3)社会名流和影视明星;

(4)对实现会议目标有潜在贡献的人。

2.嘉宾邀请的要求

会议嘉宾邀请的要求有：

(1)要事先确定嘉宾名单，并事先与嘉宾沟通确认能否出场;

(2)要发出正式邀请函;

(3)要做到有礼貌;

(4)要了解嘉宾各自的背景，处理好嘉宾之间的关系;

(5)对于难以分辨是否应该邀请的人士，最好能遵守“宁可邀请，而不排斥”的原则;

(6)嘉宾人数不宜过多。

(二)邀请会议嘉宾的工作程序

(1)在邀请参会嘉宾方面，要开会研究，确定嘉宾名单，而接下来邀请嘉宾的工作就由工作组负责组织实施。

(2)拟写并发送嘉宾请柬，要使每一份请柬都制作得精美。

(3)要逐一与嘉宾联络，确认其参会情况。

(4)在会议正式召开之际，要再次与嘉宾联系，并确认如何接送。准备会议资料、会议用品

(一)会议资料的类型和准备

1.会议资料的类型

(1)来宾资料：会议手册、宣传材料、会议管理性材料。

(2)会议资料：开会的请示、提交会议审批的文件、会上用的文件、会议宣传性文件。

(3)沟通资料：来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、会务组成员通讯录。

2.会议资料的准备

(1)来宾资料袋内容：会议手册、会议文件资料、分组名单、笔记本、文具、代表证、房号、餐券等。

(2)会务资料内容：接站一览表、来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、订票登记表、会议讨论分组表、会务组成员通讯录。

(3)沟通资料内容：会议参考文件、会议宣传文件资料、各种记录、各种会议协议和合同以及相关资料。

(二)会议用品的类型和准备

1.会议用品的类型

(1)必备用品和设备是指各类会议都需要的用品和设备。

1)会场内设备主要包括灯光设备、音响设备、空调设备、通风设备、录音、摄像等设

备，以及必要的安全设施等。

2)常用物资有电脑、打印机、复印机、传真机、照相机、摄像机或小型DVD、胶卷、饮用水、一次性水杯、电池、裁纸刀、剪刀、胶带纸、双面胶、回形针、大头针、胶水、白板笔、白粉笔等。

(2)特殊用品是指一些特殊类型的会议所需的用品和设备。例如，选举会议、谈判会议、庆典会议、展览会议经常需要的特殊用品和设备有张贴画、花卉、充气模型、巨型屏幕、展台展板、签字用具等。

2.会议用品的准备

(1)检查空调设备，必要时做好开机准备，一般要在会议前两小时预热或预冷。

(2)检查好灯光、扩音设备。

(3)检查黑板、白板，确保已擦干净，要准备好粉笔、指示棒、板擦等用具。

(4)如有陌生人或外来人参加会议，要摆放好姓名牌，注意文字大小适当，清楚易认。

(5)在每人座位前摆放纸笔。

(6)多媒体电视需要安放投影机、屏幕、录音设备等。

(7)如果有选举、表决的议程，需要准备好投票箱、计数设备;如果有表彰的议程，还需准备好奖励用品。

(8)会期较长的会议，要安排好茶水饮料，并指定专人服务。

(9)如果是电话、广播会议，须提前检查线路，保证音响效果良好。安排会议礼仪服务

(一)会议礼仪的种类

会议礼仪包括：通用礼仪、主持人礼仪、会议发言者礼仪、会议参加者礼仪。其中会议的通用礼仪又包括：会议文书礼仪、迎送礼仪、参会礼仪、服务礼仪。

(二)安排会议礼仪服务的工作程序

1.选择会议礼仪服务人员

2.分解工作程序

3.培训会议礼仪服务人员

培训的内容包括：

(1)对会议工作的宗旨和合作精神的培训;

(2)对会议礼仪知识和工作技能的培训;

(3)对会议的设备和用品的使用常识培训。

4.准备服装用具

5.礼仪执行

检查会议常用的视听设备

(一)会议常用的视听设备

会议常用的视听设备有多媒体投影仪、幻灯机、投影仪、录像机、电视机、摄像机、灯光设备等。

(二)检查会议常用视听设备的工作程序

1.确定工作人员的职责

2.预演和检查会场视听设备

即在需要使用视听设备的会议之前，对灯光调整和幻灯片放映等进行预演，以确保相关人员都清楚地知道操作的过程。通过预演，可能会发现有些幻灯片需要重新制作或修理，或者讲台、灯光、投影机等需要重新布置等问题。

(三)注意事项

(1)会议承办者应在会前向设备供应商明确询问具体的解决程序。

(2)在会议召开前由专门人员负责检查所有设备。

(3)会议检查人员应该有一个可以请求紧急帮助的电话号码，以便与相关部门进行联络。

(4)应该在会场准备一些备用的设备(如灯泡)。

(5)发现设备出现故障要及时请有关的公司和专业服务机构派人修理。

(6)有些设备在出现故障时修理起来比较费时，这时最好更换新设备，等到会议结束后再对其进行修理。

第二篇：管理文秘复习整理笔记

管理文秘复习资料（1）

第一章

文秘管理概述

管理的四要素：（1）组织（2）目标（3）资源（4）效率 1.文秘的涵义

何谓文秘？要弄清文秘的含义，需要将“文秘”、“秘书”、“文书”三个词比较分析一下。

国外的秘书设置是源于18世纪资产阶级革命时期。

三种含义：一是职位与职业（JOB），二是具有这种职位，从事这一职业的人员（PERSON），三是指一种官员，也可以翻译为书记、大臣、部长等。

秘书（secretary)作为一种职业，最早产生于法国资产阶级大革命中，著名的领袖罗伯斯庇尔。第二节

文秘管理的特性和作用

一、特性1.政治性2.辅助性3.被动性4.隐匿性5.事务性

一、文秘管理的一般规律

1.文秘管理活动的发展是随着社会经济和组织规模的发展而发展的 2.文秘管理活动的运行核心是领导者的活动需求

3.文秘管理活动的基本矛盾是辅助管理的“需求”与“供给”之间的对立统一

4.文秘管理活动的绩效最终体现在领导工作的绩效上 5.文秘管理活动是文秘人员与组织环境相互影响的过程

二、管理文秘发展的四个趋势

社会化

专业化（深刻理解）

现代化（深刻理解）

女性化 第二章

文秘管理的职能 第二节

参谋职能

二、文秘人员参谋职能的内容和要求

1.领导决策中的参谋作用2.领导活动中的参谋作用3.领导日常工作中的参谋作用

2.领导活动中的参谋作用

（1）调查研究和信息工作中的参谋作用（2）会务工作中的参谋作用（3）协调工作中的参谋作用（4）公务活动中的参谋作用（5）信访活动中的参谋作用

三、善于领会领导意图

1.了解领导性格特征及其需求2.掌握领会意图的原则和方法3.根据领导意图做好参谋工作 第三章

管理文秘主体

一、文秘人员的基本素养

1.思想政治素质（1）政治素质（2）思想观念（3）职业道德 2.智能结构

（1）知识结构（基础知识，相关知识，专业知识）（2）智力结构观察力（注意力，记忆力，思维力，想象力）（3）能力结构

a表达能力（文字表达能力、口头表达能力、身势表达能力）b调研

1能力

c交往能力 d管理能力e办事能力f操作能力 3.心理素质

影响因素为：（1）负担过重；（2）舆论压力；（3）关系复杂 文秘人员从以下几个方面提高自己的心理素养：（1）乐观、幽默，克服紧张心理（2）自信、坚韧，加强心理挫折防治（3）向上、竞争，防止嫉妒心理

二、个人途径

外因是变化的条件，内因是变化的依据。

1.要勤于学习，完善知识结构；2.巧于思维，强化认识能力； 3.要善于修养，优化心理素质；4.要勇于实践，不断总结提高。第四章

文秘管理机构

第二节

文秘管理机构的设置原则

一、按需设置原则

二、精干优化原则

三、层次幅度原则

四、首长负责制原则

五、职、权、责统一原则

六、管理回路原则

一、文秘管理机构的结构模式

1.单一制结构模式2.分设制结构模式3.综合制结构模式 第五章

协调工作 协调的组成要素：

a协调者：协调主体，这是参加并控制协调过程的人员。

b协调对象：这是协调过程中受控制的当事人或组织，即协调客体。c协调背景：即构成协调活动的原因、条件和时机，包括领导者对协调活动的指示、意见、要求和用意。

d协调目标：协调活动的出发点，也是协调活动的归宿，更是协调活动的导向和动力。

二、协调的方法 基本的协调方法：

（1）行政方法：就是秘书人员依靠行政组织，通过行政渠道，动用行政手段进行协调的一类方法。

（2）经济方法：就是秘书人员依靠经济规律，动用经济手段和经济形式进行协调的一类方法。

（3）法律方法：就是秘书人员依靠现行的法律、法令和法规，动用经济法和行政法等手段进行协调的一类方法。

（4）疏导方法：就是秘书人员依靠思想教育，运用各种疏导性措施进行协调的一类方法。

具体的协调方法：联席会议法、联合行文法、现场办公法、非正式沟通法、感情投资法等等。第六章 秘书的调查研究

三、秘书调查研究的特点

（一）很强的针对性

（二）内容和方法的多样性

（三）一定的突击性

（四）严格的科学性

四、秘书调查研究的内容

（一）政策性调研：了解调查对象对有关法律、法规、制度等的制定

管理文秘复习资料（1）

贯彻情况，了解法律、法规贯彻落实情况,为领导和有关部门政策的贯彻、实施和落实提供重要的依据和反馈信息

（二）基本情况调研：通过对各机关、单位的基本情况的调查, 了解情况，以减少工作的被动性，增强工作的主动性。

第七章

信息工作

一、文秘管理部门信息工作的特点和意义 1.准确性2.及时性3.全面性4.适用性 第八章 信访工作

5.1.3 信访工作的作用

1、联系群众的桥梁。

2、信息反馈的窗口。

3、集纳智慧的渠道。

4、民主监督的有效途径。5、调节矛盾的缓冲器。

六、处理信访问题的程序和要求

处理人民群众来信来访的基本方法是：综合反映，分别处理。综合反映，就是对群众来信来访中所反映的各种问题，进行具体分析，综合研究，从现象到本质，从个别到一般，由此及彼，举一反三，从中发现带有苗头性、倾向性、普遍性的问题，经过加工整理，供领导在决策和指导工作时作参考依据。分别处理，就是根据党和国家的政策、法令、规定、制度，对群众反映的应当解决、也能够解决的问题，区别不同情况进行恰当的处理。这两种方法互相交替、配合使用，不可偏废。

下面分别就处理来信、接待来访、办理案件、三个部分介绍处理信访问题的具体方法和要求：

（一）、处理来信

处理来信的基本要求是：及时拆封准确交办，妥善处理，做到件件有着落，事事有结果。

处理来信来访的程序

信访工作的程序，根据信访的具体形式，可分为处理来信程序和接待走访程序。

1.处理来信的程序

处理来信的程序可分为:拆信—— 阅读—— 登记—— 办理（包括报告、转办、承办、催 办、查办）—— 答复（存查）。

2.接待走访的程序

接待走访程序可分为:登记—— 归口—— 接谈—— 办理（归口办理、当面办理、介绍去有关单位办理）。

（1）认真登记归口

任何走访群众都须履行登记手续，信访部门通常在来访者登记后还需由接待人员作初步交谈，根据走访者反映问题的内容和性质，介绍走访者去具体部门归口详谈。

2）善于接待谈话

3分门别类办理

通过谈话后，信访工作人员要根据走访者陈述的情况和要求,按照“分级负责，归口处理”原则，用口头介绍或开介绍信的形式,介绍走访人到各有关单位、部门联系处理;或以发函形式，将走访者反映的问题函

2告有关地方和部门处理;一些可以当面答复的问题，应按照政策和法律的规定当即明确答复，解释走访人提出的问题或疑问。

（二）、接待来访

接待来访的基本要求是：热情接待，认真听记，恰当处理，耐心教育，维护秩序。

1、热情接待。凡是人民群众来访，都要先迎接，后问好，再让坐，然后请问姓名和单位。这是来访接待的5个具体程序。接待要讲文明，懂礼貌。

2、来访登记。应依次问准姓名、年龄、单位反映的主要问题等。对于有一定文化程度的来访人员登记表发给本人填写，然后由接待人员复核。住址以及反映主要的问题等。

3、认真接谈。接谈有8个具体程序：一要集中精力倾听来访人的申诉；二要眼疾手快地做好记录；三要耐心地进行必要的询问；四要明确告诉来访人员要对反映情况的真实性负责；五要复述记录的主要内容；六要征求来访人对记录的意见；七要向来访人索要书面材料；八要共同确认来访人反映的内容摘要。总之，接谈的任务是听明情况，查明事实真相，问清要求解决的问题和提出的具体要求。

4、恰当处理。就是对来访群众反映的问题作出符合党和国家政策法规的处理，满足群众的正当要求。具体要求是：

1）能当即答复解决的应予以答复解决。

2）应由所在地领导机关和单位处理的，可通过电话向有关 单位进行初步核对，弄清有关情况，酌情处理。

3）比较重要的、典型的问题，可及时整理材料或编写“来访简报”，送领导批办。

4）来访群众要求合理，政策允许，应该解决而长期得不到解决的问题，可交办或直接调查，查明情况后，督促有关单位处理。需要与有关部门共同研究处理的，应联系安排，组织落实，并动员来访群众回原单位，等待处理结果，以免盲目乱跑，劳民伤财。

5）来访群众留下的申诉材料，需要转办的，应及时转办。有关身份证明或其他证件，看后退还来访人，必要时可请来访人将有关证件复制一份留下，以便在送阅材料时附上，供领导判断处理。

5、立案。对于来访群众反映的重要问题，应根据立案标准立案查处。

6、回访。回访的过程，就是调查研究，解决问题，了结案件的过程。回访的重点，一般应放在问题已恰当处理而本人思想不通的人身上，以便有针对性地做好疏通引导工作。

（三）、办理信访案件的基本程序

1、立案交办。就是受理信访的部门立案，将信访问题函交有关部门或单位办理，并要求汇报处理结果。属于下列情形之一者应立案交办：

1）重要的或长期顶着拖着不办的申诉，待解决的问题；

2）需要了解的重要情况和问题；

3）对严重违法乱纪或党内不正之风问题的检举揭发；

4）对严重压制民主和打击报复事件的投诉；

5）对党的各项方针政策阳奉阴违、不贯彻执行的人和事的检举揭

管理文秘复习资料（1）

发；

6）领导批示或上级交办的问题。

凡立案交办并要求报告处理结果的信访问题都应填写信访登记表，发文通知承办单位，限期查处，报告结果。

2、直接查处。凡是属于本级职责范围内的信访案件和其他不宜转交下级机关或单位办理的案件，立案机关应直接派人调查处理。有时，为加快办案进度，提高办案质量，领导同志应包干负责承办信访案件。具体方法是“三定三包”(定办案单位、定办案人员、定结案时间；包调查、包处理、包做思想工作)，做到包一案、查一案、结一案、了一案。

3、结案和上报。结案是从受理到查处全部过程的终结。结案的标准是：事实清楚，结论正确，符合政策，手续完备，并有申诉者的意见。对于负责同志批办和上级领导机关交办并要求报告处理结果的信访问题，都要及时上报。

4、督促和检查。这是使信访案件件件有着落、事事有结果的重要措施。特别对交办的信访案件，更应加强督促检查。应重点抓好以下几个方面的问题：一是抓逾期不报的信访积案；二是抓报而不结的信访要案；三是抓结而不报的信访老案；四是抓久办不决的信访难案。催办也是信访部门督促、检查处理信访问题的主要方法。

第九章

会务工作

三、会议的作用

（1）会议是实施领导的重要工具。（2）会议是实行决策的必要手段。

（3）会议是贯彻政策、布置任务、沟通信息、协调行动的有效方法。第二节

会务工作的内容

一、会前准备工作

1.安排议题，确定步骤2.拟定与会人员范围或名单3.办理会议报批手续

4.发会议通知5.准备会议文件6.选择和布置会场7.办妥后勤服务事宜

二、会间服务工作

1.做好会议签到工作2.掌握会议进展情况，做好上下联络工作3.做好会议中的文字工作

4.做好安全保卫工作5.其他服务性工作 三、会后处理工作

会后处理工作主要有两种情况：一是会场以外的事务性工作，二是政务性工作。事务性工作主要包括与会人员的派送、财务决算、会场清理、物品清点等。其中尤其重要的是与会人员的返程工作。文秘人员要预先登记好送客的车辆，提前将与会人员送到车站、码头或机场，做到笑脸相迎，热情道别，使与会人员心情舒畅，愉快地踏上归程。

政务性工作主要包括：（1）编写会议纪要（2）整理会议文档（3）搞好新闻报道 第十章

商务礼仪概述

3第四节

商务礼仪的基本特征 规范性

继承性

差异性

发展性 第五节

商务礼仪的基本原则

相互尊重原则

诚实守信原则

对等原则

适度原则

宽容原则

自律原则

第三篇：文秘工作

秘 书 工 作

秘书作为直接服务于领导的事务与信息助手，工作具有事务性、综合性、从属性和服务性等特点。秘书的含义和特点，决定了秘书工作不管有多少项职责，都离不开两个字“服务”。秘书工作要想让领导指得上、群众看得上，需要认清领导工作的要求和秘书工作实际水平的差距这一主要矛盾，并系统思考、抓住重点、冷静分析后加以解决，以适应变化。

具体来说就是在秘书工作中，要把握好业务与事务、主线与一般的关系。

浅谈如何做好秘书工作

（一）一、“秘书”概说

什么叫秘书？按照词典的解释，曰：“掌管文档、安排事务并协助机构或部门负责人处理日常工作的人员”。但这只能算作一种传统的解释。

在现代社会，你会发现，“秘书”一词,其应用的范围十分广泛，在各种媒体上，这个词的出现率极高，可以说每日每时，随处可见。一些国际组织如联合国、亚太经合组织、国际货币基金组织、北约、欧盟，东盟等设秘书处;

一些民间组织、行业协会消费者协会、律师协会、即将成立的中国仲裁协会等设秘书处;

许多政党也设有秘书处（有的称书记处）；国家的驻外使领馆的外交官也称“秘书”分为一秘、二秘、三秘；各级政府领导有秘书，公司企业的领导有秘书，甚至许多私人也有“秘书”．．．。可以说，只要是个机构、组织，就会有秘书部门，尽管不一定都叫秘书处。而秘书工作的范围，也十分地广泛，许多性质并不相同的工作，却都以“秘书”称之。因此，对这个太常见、太熟悉的词下一个准确统一的定义，反而变得困难了。

然而，有关秘书的话题还是要讨论，这是因为在我们的贸仲、海仲、调解中心等部门都设有秘书处，秘书处是这些仲裁、调解机构的常设机构，它负责处理日常工作。而我们当中的许多人就是“秘书”，每天都在从事着秘书工作。将我们所从事的秘书工作从前述其他的“秘书”们区分开来，找出自身特点并加以归纳，进而讨论一下如何做好我们的秘书工作，应该是有必要的。

秘书一词的来源

1、一种职务的名称，即我们通常所讲的秘书工作。

2、一种官名，中国自秦汉以来，历代封建王朝均设有尚书、秘书监、秘书令、秘书丞、秘书郎等官职，掌握大小官员转呈向皇帝递交的奏折。宣布皇帝的诏书等。

3、外交官员的一种，指驻外使馆中介于参赞和随员之间的外交官，分为一秘、二秘、三秘。

4、宫廷里的藏书，尤指禁书。

5、宗教迷信里，指巫师、方士对命运吉凶的隐语、预言。

秘书的类别

1、从服务的对象上分：

2、从所属部门来分

3、从具体的工作性质分

（1）

文字秘书

（2）

机要秘书

（3）

通讯秘书

（4）

信访秘书（5）

事务秘书

（6）

生活秘书

关于秘书机构

（一）各级秘书机构

1、中央机关的秘书机构

2、省、市、县机关的秘书机构

3、基层单位的秘书机构

（二）各类秘书机构

1、人民解放军系统的秘书机构

2、企事业单位秘书机构

3、民主党派

4、人民团体

此外，临时性的秘书机构，重大会议，如党代会、人代会、政协会等，我们也经常办会，设会务组，也属于临时性的秘书机构。此外，在重大活动中，也要设临时性秘书机构，如

筹备一场体育运动会，一场文艺演出，也会有秘书处，有的叫会务组。

二、秘书处的工作性质

我们的秘书处，我们的秘书工作，包括贸仲秘书处、海仲秘书处、调解中心秘书处、海协秘书处等，从性质上讲，都属于民间机构的秘书部门。大体来说有以下几个方面的特点：

1、法律性：此点是不言而喻的。我们每天都在从事着与法律有关的工作，经手着与法律有关的事物。

2、涉外性：我们所从事的工作是处理大量的涉外仲裁、调解案件，要经常与外国机构、外国当事人打交道，是对外开放的窗口。

3、管理性： 秘书人员要协调各种关系，要管理案件程序，管理各种文档，管理财务等。从某种意义上讲，秘书人员也是管理人员。

4、服务性：我们与行政机关、纯审判机关是不同的，属于社会中介组织。但它和律师事务所也有区别，但总体来说，属服务行业。我们通过接待当事人，提供咨询，解答问题，办理仲裁、调解案件等，都体现了工作的服务性质。

只有明确了我们的工作性质，明确了我们这种工作在当今社会环境中所处的位置，才能正确掌握好工作方向，才能找到做好工作的途径和规律。

谈到我们的工作性质，我想起了，北京青年报3月9日第15版，有一篇文章题目叫“社会中介组织功能和体制的探索”作者是北京市贸促会会长姚望，内容

在这篇文章的右边，有一个“编辑点评”，题目为“从准衙门到社会中介 关于我们法律部”

三、秘书人员应具备的素质

（一）、基本素质

1、身体素质：健康的身体应该是做好任何工作的一个重要前提。要有一个健康的体魄。身体状况不佳的人是不能胜任秘书工作的。

2、心理素质：要时刻保持良好的心态，心理状态要正常，不要被情绪所左右。每一天都应以平和的心态从事自己的工作。一个有着心理障碍的人，一个对社会充满仇恨的人，一个喜怒无常的人是不可能做好秘书工作的。

3、思想素质：这是更高的一项要求，作为现代社会的高级管理人员，在一个国际知名的机构里工作，应当具有爱岗敬业精神、实事求是精神和开拓创新精神，此外，还应具备博大的胸怀、宽广的视野和高度的社会责任感。

在现代社会里，人们的工作生活的节奏加快，社会的变化日新月异，外边的世界很精彩，几乎每天都有令你感慨的事情发生，且不说每天的国内外形势，就在我们身边，就会经常有一些新奇事、突发事，今天你的一个亲戚玩股票挣了大钱；明天你的一个朋友倒房地产亏大发了；昨天，你的哥们当了大官，前天，你的一个熟人因腐败问题露馅，进去了。。。这些都会令你感慨，但不要受各种情况的影响，不能看人家发财了，就想到，做人就得胆大；而一看到出问题的，马上又一转念，做人还是谨慎为好！

（二）、业务素质

1、理论知识：必须认识到理论学习的重要性，一方面要掌握扎实的基础知识，包括法律、外语、经贸以及对业务工作有帮助的其它知识。另一方面也注意收集新的信息，关注的法学领域的新的发展动态。

2、实践经验：要注意总结工作中好的经验，尽量避免走弯路，要经常进行经验交流，要多向有经验的人学习。

3、办事能力：秘书工作繁杂、琐碎，这就要求我们必须具备较高的办事能力，无论是办案，办会，还是处理日常事务，都要注意锻炼自己的办事能力，提高办事效率并应掌握一定的办事方法与技巧。（详见“四”）

（三）、文化素质

1、社会科学

学好专业知识应是起码的要求，而懂得一点文史哲，具备一定的文化素养，也很有必要，可陶冶人生情趣，亦可对工作有所裨益。相传，在清朝某年间，皇帝派朝廷官员到南方招考官吏，但先后派了几人均未能完成此任。何故？只为南方的秀才们嫌这些官员文化素养低，写诗做对皆不行。后皇帝派了一个叫王尔烈的人又去江南办理此事。那些江南才子们以出对联来试王的文化，上联曰：

江南千山千水千秀才，王尔烈即刻以此下联对之： 塞北一天一地一圣人。语出惊人，顿受青睐。江南秀才们进而问到，先生的学问究竟有多大？王随口吟到：天下文章属三江

三江文章属吾乡 吾乡文章属吾弟 吾为吾弟改文章。由此，一句对联，一首诗完成了招考工作。

2、自然科学：仲裁、调解案件五花八门，常常要涉及自然科学的有关知识，如机械设备，建筑工程，医药化学等。一方面，我们平时要注意积累；另一方面，在办理这方面的案子过程中，也要从中学一学这方面的知识。

3、外语：我们办理的案件中，涉外案件占有很大的比例，经常涉及外国当事人，对外交往中，无论是书面的，还是口头的，都要经常运用外语。我们要使自己成为既懂业务又懂外语的，“两条腿走路”的人才。

（四）此外，学会一些有益的技能，如电脑、开车，琴棋书画等，也是很有好处的。

俗话说，“艺不压身”如果你具备了一定的素养，掌握了某种技能，总会有你显山露水那一天，同样，假如你在那一方面尚存缺陷，则一定会有你无地自容的那一刻。

但有一点要明确，我们必须始终围绕本职工作这个“重心”，在做好本职工作的前提下，才能再去充实自己的其它知识与技能，而绝不能冲淡“主题”，更不能“不务正业”。

如何做好秘书工作心得

怎样做好秘书工作，仁者见仁，智者见智，众说纷纭，本人对此实在也没有什么高见，只是不惴浅陋，在闲暇之余就如何做好秘书工作谈几点心得。

一、新形势下，要有所作为，就必须找准位置，拓宽思路，充分发挥职能作用。

（一）超前规划，被动中求主动。

秘书工作的从属性决定了它的被动性，但被动性不等于被动应付，作为乡镇秘书，一方面要努力树立参谋助手意识，想领导这之所想，谋领导之所谋，切实增强服务的主动性，另外，要自觉围绕领导意图，站在全局的高度思考问题，找准上级精神与本镇工作的结合点和切入点，换位超前思考，不断提高自己的认识水平，政策水平和工作能力，使参谋服务更加准确。

（二）正确定位，工作到位不越位

秘书工作是联系上下，沟通各方的桥梁，也是各方面矛盾的汇集点，如果找不准自己的角色定位，就会导致失职或越位，首先要正确认识自己的工作意义和价值，找准自己的角色，每项工作每件事情都要高标准，高质量，高效率完成。同时，秘书工作的性质是服务，不是决策，要力求找准服务领导的对接点，找准参谋与尽职尽责的融合点，把握适度原则，力争使工作到位不越位。

（三）协调关系，实现同心成合力

综合协调职能是秘书工作的重要内容，要注重协调的方式与方法。根据对上，对下，对内，对外的不同对象，把握好协调艺术，以提高协调的实效。要及时化解，疏导工作中的矛盾，形成工作合力。要讲政治，顾大局，多沟通，常联系，勤思考，把坚持原则的坚定性与策略方法的灵活性统一起来，把握全局的能力，在协调中实现服务质量的进一步提高。

（四）勤奋敬业，做到无私奉献

让而不争，勤而不怨，尽心政务是秘书的本份，秘书熬夜守更，伤神累心是家常便饭，平时应高标准，严要求，早来一点，晚走一步，多干一点，干好一点，工作不推三挡四，拈轻怕重，但凡定下来的事就要立说立行，说到做到，不能虎头蛇尾，半途而废，特别是接人待物，办文办会，处理公务。要精益求精，慎重周详，抓纲举目，不出纰漏，要牢固树立爱岗敬业，无私奉献精神，恪尽职守，兢兢业业，全身心投入到工作中去。

二、新形势下，要不断提高自身素质

（一）认真学习政治理论，讲究政治。

要认真学习邓小平理论，“三个代表”重要思想，以及党和国家的路线，方针，政策理论，深刻理解精神实质，不断提高政策水平，增强政治敏锐性和政治鉴别力，把握正确的政治方向，始终与党中央保持高度一致，秘书不讲政治是不合格的，判断一个秘书是否合格，主要看其政治表现，一个秘书要有清醒的政治头脑，在重大原则和大是大非面前不能糊涂，不能人云亦云，更不能见风使舵，左右摇摆，随随便便发表议论，做秘书要打牢基础，端正根本，“本立而道生。”要通过党性锻炼，来加强自身修养，坚定政治信念，牢固树立起正确的世界观，人生观，价值观，在关键时刻能审时度势，看清方向，把握住自己，这是做秘书必备的首要素质。

（二）刻苦学习，努力提高文字水平。

秘书一般不要求有倚马万言的才气，但应该有相当扎实和文字功底。秘书最忌讳不学无术，有才能才有可能。在学习上不能有丝毫懈怠，必须抓紧时间，刻苦钻研，蓄势待发。学习要珍分惜秒，知难而进，广泛涉猎，博览群书。最好多联系思想和工作实际，学以致用。

（三）具有开拓创新精神，能创造性的开展工作

办公室工作并不是一成不变的，随着依法治国方略的逐步实施，办公室工作将面临许多新情况，新问题，秘书必须适应时代发展的要求，牢固树立强烈的事业心和责任感，与时俱进，开拓进取，创造性地开展工作。

（四）学会调研，为领导正确决策提供有益的思路和借鉴

为政之道务于多闻，做秘书应具备较强的调研能力，这是做好秘书室的基本功，群众是真正的英雄，是历史的创造者。只有深入基层，向群众学习，才能察实情，求真知，出良策，把握全局。调研结束后对所掌握的材料应进行一番去粗取精，去伪存真，由此及彼，由表及里的深加工。调研报告的起草要挈领振裘，言之有物，文当其时，要及时准备理出新鲜经验或解决问题的建议，为领导正确决策提供，有益的思路和借鉴。

三、新形势下，要抓好服务工作，树立小事不小，大事更大的观点

我们要树立办公室的工作无小事，小事不小，大事更大的观点，真心做到为群众服务，为机关服务，为基层服务，而要树立起这个观点，做好党政办公室的工作，就要从五句三字经着手。

（一）要“想得到”

党政办公室工作无小事，是对办公室性质特别、职能重要而言，当我们面对大量繁杂的事务，立足于抓大事，是明智的，但是对于一些小事也不能不顾及，要想得到，抓了西爪也要想到抓芝麻，什么都不能遗漏，对办公室工作讲，小事办好了就是小事，小事办不好就会影响全局，贻误工作，就是大事。

(二)要“做得细”

机关工作无小事，办公室工作更是无小事，因此我们在工作中要细心，细致，要从细小的事抓起。对任何一件经办的工作，都要严谨细致，来不得半点敷衍和虚假，在每个时期，面对每一件大小事情，都要时时刻刻，事事处处坚持认真再认真，细致再细致的原则。

(三)要“抓得实”

每一句话，每一个电话，每一件小事都要据实情，讲实话，创实效，不能够图虚名，舍小而求大，要树立实事求是干工作的念头，实事求是反映大小情况，包括听取基层意见，听取群众看法，向领导反映情况等，都要全面真实，无论工作的大还是小，要一步一个脚印，不能做表面文章。

（四）要“抓得准”

办公室工作千头万绪，要避免东一榔头，西一棒子，头脑里必须有一张清晰规则的运行图，即便是小事情，对哪个该为，哪个不该为，哪个是重点，哪个是次要，都应一清二楚，不能乱为，就要知重知轻，避免力量均衡使用。不乱为，就是要知上知下，吃透了上情，办事才有方向，才有主心骨；摸透了下情，办事才有的放矢，才会迎刃而解，不乱为，就要知规知矩，不管事情再多才多再杂再细，采用什么方法解决，都不能忘了规矩，该请示的要请示，该拍板的要拍板，该反馈的不截留。

（五）要“巧用功”

举轻若重，对有些看似小事的经常性工作要用笨功夫去抓苗头，建章立制，写在本子上，贴在墙上，记要心上，抓在手上，形成规矩；用巧功夫去抓，举一反三，抓一项，带动几项，用韧功夫去抓苗头，确定专人，盯死不放，直到办完办妥为止，用细功夫去抓，按部就班，严细缜密不出纰漏。

第四篇：文秘职业规划

前言：

常言道，机会总是垂青于有准备的人。秘书应该为自己的人生做一个良好的规划，包括职业规划、家庭规划、兴趣培养规划、未来生活的规划化等。如若不为自己的明天着想，就没有人可以保证给你一个美好而快乐的未来和永远的生活保障。

（一）自我分析

1、优势

（1）有较强的形象思维能力，善于用文字表达个人的思想和感情，对于文学写作比较精通。在学习上，刻苦认真，有钻劲，学习习惯良好。

（2）性格较温和，比较容易与人相处，心胸开阔，大度，对待生活学习积极乐观。向往自己美好的理想，有坚定的信念，并为之付出不懈的努力。

（3）气质类型属于粘液质，安静、稳重，善于克制自己，能较有条理性地处理各种事情，具有从容不迫而又严肃认真的品格。

2、劣势

（1）长期生活在较封闭的学校，缺乏相应的社会经验和工作经验，实践能力较弱，不了解当今社会的经济形势。（2）在学习上，对知识的追求较被动，缺乏表现自我的勇气和信心，只注重写的能力而忽视了说讲的能力，口才不好，演讲能力不高。

（3）不是很积极参加可以锻炼自己能力的各种活动，对于上台展现自我风采有一种惧怕感。在这方面走不出自我，不能超越自我。

（二）专业认识

专业方向：商务行政助理

文秘是随着科学经济高速发展，信息传播急剧膨胀，社会竞争日趋激烈而产生的一门新兴现代科学管理专业。作为一种全球性的职业，文秘工作越来越趋于现代化、科学化和专业化。它在辅助各级领导进行综合管理、树立企业形象、沟通内外关系、处理信息交流等方面发挥着越来越重要的作用。文秘专业已经成为二十一世纪中国经济发展十大需求专业之一。

对于文秘专业，有的人或许对“秘书”这个词有些偏见，但在我心中，秘书是一个成长得最快的职业，并且他可以在领导身边学到很多为人处事的经验，避免自己在生活中多走一些弯路！在提升自己的内涵方面也起到一定的作用！它可以作为终生职业，可以成为晋级的阶梯，可以成为创业的起点！不论哪个职业只要自己抱着积极的态度去做，让它成为自己成功的基石，我相信我就可以在那一行干出成绩！就业方向：主要到各大工商企业、行政事业单位和经济管理部门、从事文秘写作、办公室管理和公关策划、设计、组织等实务管理工作。

（三）职业生涯目标

（1）短期目标（一年左右）

在文员、行政助理等初级秘书岗位上，熟悉本组织系统基本情况，包括办事程序、业务标准等。建立基本的人际关系，了解并掌握某些潜规则。

（2）中期目标（一至三年）

晋升为办公部门业务主管或成为办公部门公认的业务骨干。在工作思路、工作方法方面能与领导保持高度一致，具有解决实际问题的能力与技巧，且口碑良好。

（3）长期目标（五至十年）

晋升为办公部门主要负责人，如办公室主任、行政经理等，或其他部门的管理负责人员。做到解决实际问题、处理突发性事件能力强，能做到处变不惊、权衡各方利益从而稳妥地推进各项工作。

（四）职业生涯计划

1、专业技能培养计划 秘书职业资格证，普通话二级甲等，英语四级，计算机二级，熟练地掌握WORD、EXCEL、PPT等办公室事务处理软件。

2、素质拓展计划

多参加与自己专业方向相关的社团与课外活动，合理的协调、支配、管理自己的时间。

3、读书计划

多看秘书文学作品，如《沧浪之水》、《省长秘书》、《国画》、《驻京班主任》、《一个外企女秘书的日记》等。

（五）自我监控

在生活中，学习中，有些时候我们总是不能够坚定信念，受其他一些因素的影响，可在那人的一生中，只有自己才是管理好自己的最佳者，对于做的好的地方，我们要继续保持，也要鼓励自己做得更好。对于做的不好的地方，要敢于承认，改正，要朋友、家人监督自己，与同学之间相互监督。

计划固然好，但更重要的，在于其具体实践并取得成效。任何目标，只说不做到头来都会是一场空。然而，现实是未知多变的，定出的目标计划随时都可能遭遇问题，要求有清醒的头脑。其实，每个人心中都有一座山峰，雕刻着理想、信念、追求、抱负；每个人心中都有一片森林，承载着收获、芬芳、失意、磨砺。一个人，若要获得成功，必须拿出勇气，付出努力、拼搏、奋斗。成功，不相信眼泪；成功，不相信颓废；成功不相信幻影，未来，要靠自己去打拼。根据自己的能力给自己定位，不强迫自己，要快乐地学习，也要快乐的生活，保持平稳和正常的心态，按照目标和理想有条不紊，循序渐进地努力。

这是一份初步的规划书。当企业的目标，或者我个人的能力与经验等因素发生变化时，我需要调整个人的目标和实施措施，及时修正以上的设计方案。我坚信，将自己的理想与社会需要结合起来，脚踏实地、奋斗不息，我就一定会到达胜利彼岸。

职 业 生 涯 规 划

机会总是垂青有准备的人

第五篇：文秘鉴定

1、有良好的思想素质，积极向上的人生态度，敬业爱岗，认真工作，奉献自己的力量。

2、有诚信的人品素质。领导的安排，尊重领导的意见，维护领导的权威，树立领导的形象；与同事之间团结一致，互帮互助，和睦友善，凝造良好的工作环境；对待自身严格要求，说话、办事讲信用，3、有健康的心理素质。相信自己有能力、有把握完成领导派达的各项工作、任务。不自卑、不自负、不过高估计自己，有能力就干，没能力就学。能做到心理平衡，对上忍，对下容，经得起敲打，听得起批评，受得起委屈，耐得住刺激。

4、要有丰富的文化素质。基础知识扎实、丰富，工作潜能大。对于专业知识熟知。

5、有扎实的业务素质。起草文件内容行文流畅、语体得当、内容明晓、格式规范。口语表达能力。

6、独立办事能力强，起草本单位工作计划、报告、总结、规划、决议和规章制度，对需上报、下发的文稿进行文字上的把关。主动做好领导之间、部门之间的协调工作，对单位进行的会议、学习、座谈及调研情况等做详细的记录，并归类保存。是德才兼备，既合格又称职的工作人员。