客服内跟单工作流程[小编推荐]

第一篇：客服内跟单工作流程[小编推荐]

客服内跟单工作流程

一、接单：

1、老客户接单流程：

接到客户传真或邮件过来的采购订单，首先给外跟单核对单价及出货时间；确定后将订单信息发送给相关人员（唐副总，外跟单→客服主管→仓库主管及王东(单价不能发），再将订单内容保存在《出货计划表》里，最后将采购订单盖章回传给客户。

2、新客户接单流程：

接到客户传真或邮件过来的采购订单，首先给外跟单核对订单（品名，规格，单价，出货时间等），订单确定后将订单信息发送给相关人员，并将新客户资料：名称，地址，联系人及电话、传真、是否含税、付款方式、业务负责人等相关信息等发送给相关人员（外跟单→客服主管→唐副总→刘总及相关业务人员）。然后将客户资料存入客户资料表，并录入系统（用友），并告知会计，最后将客户采购订单盖章回传给客户。

3、打印送货单及相关所需资料（检验报告等）。

1.依据《出货计划表》里出货安排，打印送货单（留意一下特别客户的送货单要求、即送货单上是否要注明采购订单号、物料编号，是否需显示单价与金额，是否需贴标签。是否提供检验报告、SGS与MSDS报告等相关资料，（在客服部《客户资料表》与《打印送货单注意事项》文件里查找。检验报告上的检验日期要比送货日期提前3~5天，若检验报告上若有生产日期的，则生产日期要比检验日期提前3~5天；检验日期不要为星期天的日期；需打印标签的，注意标签上生产日期的更改（更新）。若没有资料请杨工帮忙提供）。

4.打印出仓单(打出仓单时有型号之分的要注意型号是否正确，）及出桶单.二：用友系统的入单

1：接到客户订单，经外跟单审核无误后，录入用友系统：销售订单 2：每日客户出货输入用友：出库单。出货单从用友里面打

3：客户资料的系统录入及更新：基础设置-往来单位--客户分类及客户档案，根据客户付款方式及地址分别录入

三、对账单

1：每月25号与月底月初作月结客户的对账单。作完对账单提供给客服助理，客服主管、会计审核，然后待会计审核完盖《业务专用章》（鼎富和立春需要盖《公司公章》）传真或邮件给客户方对账人，并跟催客户回传。对账单为25号的其对账期限为上个月26号—本月25日，对账单于26号完成，月底或月初对账的，对账期限为自然月即（本月1号—30号或31号），对账单于月初8号完成。如遇特殊情况，需向相关人员说明情况。

2：依客户要求，对账单会有异常现象，（如本月份已出货客户要求对账入下月）本月出现对账单异常的客户，需做一份明细报表给客服主管，会计以及出纳。

四、做月结报表

1、拼音明细表（汇总各客户当月的销售明细与金额），电子档至客服助理，客服主管审核，无误后电子档给唐副总。

2、产品销售数量统计表（分区域、分公司统计所有客户产品的总销售数量）。打印出来交至外跟单，客服主管审核，无误后上交给唐副总。

3.、送货单金额明细表（复制“拼音明细表”各客户的当月总额，然后再标示清楚各客户的付款方式，最后统计好当月收现金总额、转帐、支票总额、押桶金、运费总额），打印出来交至外跟单，客服主管审核，若不知付款方式则不用填写，交至出纳，出纳审核无误后交至会计

4、业务部销售金额明细表（即对业务部业务员所跟进客户当月对帐金额为准，提供如“产品名称、数量、总额”的报表，给外跟单，客服主管审核，无误后交至刘总。

5、各客户欠桶数量累计表（依据各桶单记录表做，做好后打印出来交至外跟单，客服主管审核，无误后交至会计）

五、做日报表

1.审核仓库每天上交的单据（出仓单，出入桶单，销售退货入桶单，需过磅产品的磅单），审核时注意：单据是否齐全、完整（需相关经手人员签字的，相关经手人员（制单人、仓管员、司机）均需签字方可；出货是立方桶的，仓库人员需在出仓单上注明实出数量方可。

2、送货单回单回签之后，依据送货单与出仓单（送货单与出仓单上数量与实物名称保持一致）整理好；（送货单、磅单、客户给的入库单或采购收料单都需给一份给会计，若是物流或快递发货的，当时没有客户回签的送货单，做报表时先复印或打印一份没有客户方签字的送货单给会计，待回单回签之后，再将有客户方签字的送货单给一份给会计），日报表从用友系统导出，签字后交至外跟单.注：日报表每天上午10点前交至会计，特殊情况的需要群里说明迟交单原因。

3、做日报表的注意事项：

因有的客户要求过磅，故我们送过去的货，会出现送货单的实收数量与出仓单的数量不一致的情况，此时若送货单上的实收数量少于出仓单上的数量时，作报表将差量作扣重处理（即做一笔只有数量、单价与金额都为零的明细）若出现有过磅后送货单上数量多于出仓单的上的数量，就按送货单上数量做报表；玖龙（重庆）、玖龙（太仓）需物流的客户，由于在做报表时，回单没有那么快回签，所以做报表时就先按我们内部出货的数量作报表（帐），待回单回签回来之后，再修改。具体修改如下：

若客户方实收数量多于我们内部实出数量，则将超量（差量）单独做一笔，数量为正的帐，录入用友系统废品仓

若客户方实收数量少于我们内部实出数量，则做一笔仓库实出数量和一笔扣重的账，扣重即单价为0 六：桶单

结合桶单出入单和桶单记录表进行核对，做回桶率日报表，回桶率=本期回桶/（上期出桶+本期出桶）%，若回桶率≥50%则为正常，若<50%则说明原因，做好电子档发至客服主管和唐副总，若无桶回收记录，则QQ发至客服主管和唐副总说明一今日无回桶记录。

七、自提货流程

客户来司——将提货信息通知给外跟单确认单价（遇异常可于当事业务确认价格）——跟单将客户提货信息通知到相关人员[外跟单——客服主管——仓库主管——唐副总——出纳或会计（最主要通知出货开收据收钱或会计开具发票）]——手写或打印送货单（急，手写；不急，可打印），注：自提货时间控制在3分钟

自提货注意事项：

1、客户自提货的是桶装产品，要先问清楚是否有带桶，若没有带桶，要通知出纳，开具押桶金收据，15KG至30KG的桶 20元/个，50KG的桶30元/个。

2、桶装产品磷酸、消泡剂、重捕剂，氯化锌是连桶一起卖的，其他的桶装产品均需收桶押金。

第二篇：跟单客服工作职责

销售跟单客服工作职责

一、销售方面

1、客户下单核对确认；

2、客户定单输入；

3、发货单输入；

到货；

5、及时和客户客户确认货品是否收到，同时确认货品核对；

6、掌握货品生产进度情况，及时回复客户下单的货什么时候能出货，那些款什么时候能出；

7、了解货品存货情况和各款销售情况，及时向公司汇报，以方便公司做备货计划和生产计划；

8、跟进客户销售情况，及时向客户推出公司新款；

9、掌握客户欠款存款情况，发货前及时向客户催款；

10、掌握客户未发货情况，及时提醒公司补货；

11、每个星期做出销售分析表，供公司做生产计划参考；

12、做好每月对帐单，每月和客户对帐确认交易数据；

二、广告方面

1、设置广告资料登记表，分类记录每个地区客户客做的广告品；

2、户传真喷绘要确认尺寸，确认做广告品的地址和联系方法，并录入记录；

3、按广告品申请表传真于制造公司并根据制作要求确认制造方案；

4、跟踪广告品制造公司制作进度；

5、及时回复客户广告品发放情况；

6、广告品收到确认和资料整理核对；

7、整理好广告单据资料，每月核对交易数据；

三、信息收集

1、登记整理客户对公司提出的意见和建议；

2、收集整理客户汇报市场上各品牌的信息；

3、整理资料并及时反馈公司；

四、服务、礼仪和基本要求

1、了解公司结构，了解公司产品，了解品牌定位和加盟模式，了解公司对加盟的相关要求；

2、接打电话首先要说：“你好，我是***公司”，并能够礼貌、不卑不抗、有效和客户交通，给客户留下

五、良好的个人和公司形象；

3、化解客户对公司的偏激意见，尽量化解客户与公司的矛盾；

4、收集和整理市场咨询客户，明快回答客户咨询问题；

5、登记市场咨询客户资料，如果是终端要加盟的，应把资料转告区域代理商，并告知加盟商当地代理商的 联系方法，以便终端咨询加盟事宜。

4、发货单传真给客户，让客户知道货品已经发出，让客户核对货品，客户好通知其终端什么时候什么款能

第三篇：跟单流程

从接单到出货 整个服装外贸的工作流程：

一、工艺单

1先对工艺单进行文字处理，翻译成中文。

2参照和对照往年的工艺单进行核对（主要指老客户），研究是否有新的变化或者是有不对的地方，着重看一下有无特殊要求，工艺单指示不明的地方要及时和客户沟通，如客户有不明白的地方可按照订单常规操作要求处理。

3对着工艺单进行逐项检查：（1）首先是主料，如面料的品种、纱支、结构、克重、颜色（特别注意特殊色，如麻灰）；（2）辅料，包括拉链（是否特指，如YKK）、绳、扣、风眼、花边、松紧带、梭织布（应注意是否需要染色）、横机罗纹、主标、水洗标、吊牌、装饰牌等。

4对照工艺单认真研究英绣花及其它处理方式，如面料丝光、水洗、扎染等（有关HTP订单中对英绣花方面没有详细的资料，甚至在最初打样时连印花颜色、印花尺寸也没有明确指示，客户只有一个要求：效果好就行。虽然客户把这个权利给了工厂，但也给工厂带来一定难度，要揣测客户的心态，自己要主动去创新设计一些东西。在这点上，应尽快适应客户的这种要求）。

二、核价

认真研究完工艺单后，安排进行核价，即填写核价单，在填写核价单时一定要清晰、认真，经过谁手该把关的没把好关的要负首要责任；建议跟单员最好整理一份工厂面料、纱支、克重、幅宽一览表，以便以后核价遇到相同的面料时，可按固定的工艺去填制核价单，英绣花价格最好也有价格一览表。

1核实工艺单上客户要求的纱支、克重、幅宽或有关面料生产的生产难易度，主要是与染整厂沟通，落实确定后，明确面料有关资料，以便工艺人员核算用料时与染整厂核对面料幅宽、克重资料，注意面料的纱支与克重的对比，方便用料的核算。

2工艺室人员进行有关工艺用量的计算，此时要对辅料情况（特别是百家好事客户对辅料一般都是指定厂家，要对辅料的价格进一步落实好，以免大货投产后出现价格上的差异）进行详细解说，问明客户哪些辅料属于客供及印花的种类及绣花线的种类，避免遗漏，客户有特殊要求的，更是需要特别说明。

3生产车间对照工艺单，进行生产量及加工费的计算，由于车间是参照工艺单进行计算，好多内容仅是“纸上谈兵”，因此有条件的尽可能提供样衣，对于工艺单上或是客户特别指示的，要一并详细告知(最好是书面)生产部门，以便尽可能核算准确。

4汇总资料，核算价格。由于核价员习惯于按照自己知道的资料进行核价，因此在客户有特殊要求的时候，一定要有明确指示并做相关提醒，如面料有特殊要求（有无水洗等），辅料比较奇特，英绣花价格等。所有这一切,都必须详细准确的写到核价资料或者是工艺单里,以便以后备查.5报价时如对某些辅料及英绣花价格不明确的，报价时要注明所列辅料及英绣花的价格，如百家好事订单经常会指定辅料厂，而唯嘉、欧美订单牵扯到面料检测及成衣检测（客户指定辅料，跟单员一定要注意，如果跟单员没明确标注，跟单员要负主要责任；所有担当学会看核价单上的资料，一定要看清楚，把经手的资料要做到心中有数；有特殊要求的，一定要告诉核价员）。

三、备样

一般来说，报完价后，如客户觉得价格接近或者是可以接受，会要求安排备样（原则上先谈价格，后打样；对新客户原则上不备样，备样要收样品费）。备样时主要注意（备样时关键在于保证交期及质量，因此我们经手的资料务必要准确，与客户要求一致，才能保证样品及时得到确认，避免重复返工）：

（一）样品

1款式样,一般来说款试样主要是看做工的,可以用代替面料,但当有配色时,一定要搭配合适才行，尺寸做工完全按照客供指示及要求。

2确认样 ,作为确认样,客户看重的是,颜色要对,辅料要齐,印绣花也要按照要求的去做,特别是代表大货面料,一定要好.因为一般来说,确认样是给设计师看的,所以一定是好的和准确的,符合设计师口味的,此项工作非常重要.如果做得不好,可以说前功尽弃,一切都是白费.3产前样,一般来说是在大货面料出来以后,为了保证大货的准确性,在裁剪前,做给客户看得样品,代表大货水平,也是客户对大伙的检验.为了生产的方便,要求产前样必须符合客户对大货的一切要求，避免出现生产损失,安排起来一定要快。对于HTP订单，大货下来后，再安排做大货产前样，待产前样确认后，进行大货生产。HTP订单不要求打英绣花样。

4广告样,广告样一般来说是在订单确定后,大货出货前,客户用来扩大宣传,增加销售量的样品,齐色齐码,外观效果要好,一定要起到门面作用（广告样必须提前安排，不能临近再下备样）。

5齐色样,此项要求的客户比较少,可以灵活掌握。对于HTP的订单，客户要求在工艺单下达后，安排做销售样，而且对于不好找的辅料可用类似或接近的代替，样衣发走后，安排核价、报价，然后等客户确认意见。

6水洗样，要保证成衣水洗尺寸，必须做好前提工作面料缩水率。

7船样，大多数客户船样要并到大货里，如该并入大货收费的船样未并入大货，跟单员应负主要责任。

色样

1色样

制作要好看、及时，保存要完整，一式三份：自已必须留存一份，以免以后的生产过程中，对大货的颜色进行核对，问明客户是在自然光还是在灯光下对色，以便及时确认。

2纱样

3布样

如麻灰：如客户指定麻灰色号时，可与客户沟通直接进行大货生产，如有客户布样，可找一些颜色比较相近的布样待客户确认。色样在涉及到麻灰或烟灰色时，最好是让客户指定华孚或金兰纱卡上的色号，便于采供部门购纱。

英绣花样

首先是要求尽可能用正确颜色的布、线打样，特别是绣花，绣花线一定要用正确颜色，如确有难度，可以与客户沟通，变通安排。英绣花资料必须保证准确，如颜色搭配、花型等，要及时同客户沟通不明确的地方，争取缩短确认周期(英绣花打确认样时间：原则上从业务员将英绣花资料转交外协员后三日内应将确认样转业务员，外协员要注意打确认样布料的颜色一定要正确，确认样原则上要检验合格后才能出厂，对确认样跟单员也要进行检查，由跟单员将确认样寄给客户确认，客户确认后的确认样要及时转生产厂，并做好交接记录)。外协员要对以前及以后外加工的英绣花价格等资料进行汇总，便于以后出现同类加工业务时方便查询。

辅料

由于我们的辅料开发有一定局限性，因此安排辅料时一定要尽可能广。如同行、客户及其它部门，在此特别指出的是网络查询，重点是快！光客户要求的辅料确有一定难度时，及时与客户协商处理意见。辅料管理员要对以前及以后采购的辅料价格等资料进行汇总，便于以后出现同类辅料时方便查询。对于HTP的订单，辅料多而且杂，要特别注意染色问题，如梭织布，人字带等；还有一些辅料虽然好找，但达不到辅料厂的起订量，工厂不愿意做，本着客户一般确认销售样上的辅料的作风，因此，应在打样时，就考虑找一些好做.好找的辅料，减少大货生产不必要的麻烦。辅料总体要求为价格低及质量好，因此广泛汇总各辅料厂资料是非常必需的，以后再遇到此类辅料时能有据可查。辅料打确认样时间：原则上从业务员将打辅料确认样的资料转交辅料管理员后三日内应将确认样寄给客户确认。

四、合同的执行

在征得客户同意或签定合同并确认客户已执行合同后（如开L/C、电汇、预付款等），以L/C结算的，要尽快催信用证，以预付款结算的，款要及时催，以电汇结算的，风险较大，通常适用于老客户。下达生产通知单，生产通知必须尽可能资料齐全、完备、正确，并在指令下达后落实相关部门在合理的时间内接收到了正确的指令，并已开始执行。向生产厂要生产计划，监督生产指令在各环节中的进行，保证其顺畅。如有客户资料未到时，要及时与相关部门和客户进行沟通和调解，做出最合理的生产计划。

五、确认

在合同签定后，对于担当来说，确认工作是最重要的。在安排确认时，要掌握以下几条原则：a)首先排列生产计划，盘查确认点，首先要清点好辅料，核对好来料颜色是否一致，特别是对主、辅料的盘查，保证生产安期顺利开始。

b)监督和督促生产计划，确认所有保证生产顺利进行的有关指示，书面或实物已交待到有关部门的责任人心中，并已得到认真执行。如正确的工艺单、样品、印绣花样、客户的最终确认意见或修改意见要及时传达，对生产中出现的各种问题进行监督、反馈，对于生产中出现的问题要及时和客户进行沟通和处理。

c)核对所有来物，与客户确认意见相符一致。

d)要注意客户的变更，如面料颜色、合同数量，如出现变更，要在第一时间内通知生产部门，减少不必要的损失。

六、合同的跟踪

在合同的执行过程中，要准时填报跟单表，及时给客户报告生产进度，并要及时汇总资料，整理订单，避免出现疏漏的地方，并及时与客户和生产部门沟通，对出现的意外情况要及时处理，如上报、与客户协商拖期、协调有关部门采取补救措施等。

在临近交期时，如生产过程中如有防碍大货交期无法按合同顺利执行时，必须事先通知客户；当大货生产过程中，缝制、印花、绣花等出现防碍生产顺利进行时，一定要及时通知客户（同时发样给客户）采取有关补救措施。

为了大货生产能够顺利进行，首先要及时去生产厂看每天的生产情况。对于客户确认迟缓或者提供一些资料不及时，除了沟通之外，还应有书面形式传真于客户或者把生产进度情况告诉客户，并提醒有可能影响交期，同时，要排查生产环节中还可能存在的问题，要及时汇总情况，尤其是辅料。

品管主管要会同品管员一起在大货交货前对产品进行检验，并出具验货报告单（对于发现的问题要提出整改建议和防范措施）；客户来我司验货时，品管主管或品管员要陪同客户一起验货，并做好记录。

七、出货

根据合同的规定及与客户协商的最后结果，及时安排出货（HTP的客户可能不止一个，他对于箱唛、条形码、包装袋会有不同要求，应当引起注意，并以书面形式下达给车间）1出货时间、数量、入货时间，及时通知相关部门（根据入货通知时间及时安排发货，如不能保证交货，衣时同船运公司或客户协商处理）2订舱、报关3办理内部发货手续4船样及相关事宜，船样一般在大货出货前一周给客户寄出。

八、发票的开具及货款回收

国际业务部单证员负责外销产品发票的开具，并负责填写开具外销发票的相关表格；国际业务部核算员负责内销产品发票的开具，由跟单员负责填写开具内销发票的相关表格。

跟单员负责内销货款的回收，及时督促客户办理，加快我司的资金周转。对于外销产品货款的结算方面，信用证结算的，由跟单员督促客户及时为我司开具信用证，单证员负责对信用证的内容进行审核；电汇方式结算的，要在发货后，及时督促客户付款，避免坏帐损失的发生。

九、报帐

对于我部门负责的采购及加工业务，要及时与生产厂进行对帐，在业务结束确认无误后，让对方开具符合我司要求的增值税专用发票，并按我司相关文件规定进行及时报帐。

对于费用方面的报帐：差旅费，出差归来后，要及时报帐，具体按公司文件执行；其他费用的报帐，力求在费用发生的当月进行报帐，避免费用跨月报帐，影响公司及部门的利润核算。

十、资料的整理与归档

本部门所有人员对于自己负责的所有资料要及时进行整理并归档，保持桌面清洁、资料摆放有序，分配到个人的档案橱要及时进行整理，保持资料的整体外观和实用性，不准乱放；对于公用部分的办公用品等，要及时进行整理，个人的资料、样品、样布等不准随意乱放，如发现随意乱放者，将对责任人进行处罚。

第四篇：毛织跟单工作流程

工作流程

（一）初办制单、配齐资料/物料---------移交办房制办

流程：收到客人提供的样衣或是设计图（或是尺寸表）------分析及沟通{了解清楚款式/规格/针种/主料(毛料支数/条数/颜色组合/成份)/组织/织法及相关辅料及做工要求等等，遇到不明白之处必须-积极与客人沟通清楚，切记不可自以为是，乱做主张}-----记录相关内容（版单号/来料期等）及制单（初办生产单）--------找主料/辅料及相关资料（如：样衣/设计图等）------配齐后移交办房生产

1)客提供样办或是设计图（留意是否有修改意见；提供的规格尺寸是否合理等）

2)初办制单（包含款式描述；针种;毛料成份/用毛条数/有必要做色卡区分；组织/织法；配料/数量/位置；做工要求等）

3)办毛/用量（客供/自找；成份/支数/用毛条数；颜色组合；缝毛是否配毛等及到料时间/是否够毛料）

4)配料（客供/自找；数量；位置/要求及到料时间/是否够辅料)

5)工艺方面（工序顺序如：印花拆夹 绣花/车花 用线/花样/位置等）

6)估计样办完成各工序 需要时间。

（二）与办房沟通及办房制办过程跟进

1)送办单前跟单本人必须清楚版单的一切 容,并且传达清楚客人对样办的要求及洽办期（复期）；多一点沟通，有问题及时解决！

2)了解板房制版的运作；板房师傅收毛后，先安办单要求试片，试片后写吓数，接着织片----缝挑------洗烫------工艺等其他工序；

3)跟进办版过程及进度，如有问题或是延误预先告知客人原因，切忌先斩后奏！

（三）收办检验/成本资料汇总及寄办

1)核对款式/组织/织法/毛料/颜色组合/辅料/手感/度尺/磅重等并做相关记录保留（发织时，考虑多织一件留底）；如发现问题与办房沟通，可否改善？或与客人作解释说明！待定

2)索取各工序的工时表及用料情况等资料，汇总用作成本报价；（核价）及吓数存档

3)经检验确认OK，挂牌包装；通知快递收件及电邮知会客人留意查收！并作记录单号，以便查询！（挂牌内容：初办，毛料/支数/成份，重量，日期等相关信息。）

（四）跟踪样板-------客户接受后复办/齐码办/批办

1)样办寄出后，适当时候查询客人是否已收到？了解客人对样办的意见或是建议；或是通知做修正办：此处用词不是很恰当；

2)客人收到办后，客人会进行评估，如果觉得满意的话；即时给出样办意见及通知做齐色办<齐码办/大办/销售办>或是直接做批办；

3)跟进齐色办<齐码办/大办/销售办>或是批办制作过程 如同：初办制作，需要增加以下各项更详细/更准确的资料：

① 样办意见/修正办/规格尺寸表/制作办单（注明：毛料/颜色/缸号/毛价；辅料/成本；及供应商等信息）② 主料/辅料寄客人批复/核对;:

③ 详细各工序的工时表；用料明细表；做成本核价。及吓数存档

④ 生产单位有可能是车间或是办房。

⑤ 收集各项更详细/更准确的资料，做好下单前的准备工作！预定

（五）客批办后，正式下单提供规格尺寸/生产数及细数-------制作生产通知单及计毛/订货毛/订配料-----及跟进/跟踪

1)制作生产通知单；核对各项相关资料与数据

2)收集各项生产资料；如：批办，吓数，《批办意见》等移交生产部

3)计算毛料/辅料；汇总移交采购部门，下达《物料采购通知单》及预计毛料与辅料到厂截止日期；

4)寄客批缸片，制作布片/色卡

5)毛料客批确认OK即时通知生产部开机生产

6)寄客批辅料，及制作辅料卡

7)根据生产预排期表跟进主料/辅料等到位情况。

（六）根据生产状况预约客QC验货（中期/尾期，个别要初期）

1)织缝挑衫（齐色齐码）可安排初期查货； 主要核对款式/字码/毛料颜色/重量及基本做工等

2)大货进入后整并且已经开始洗水，开烫；（齐色齐码）可安排中期验货； 主要核对手感/颜色/衫形

尺寸检查/基本手工等及提出对大货的品质要求（视单量大小及各公司要求不一样！）

3)大货进入后整已经生产完成10%—20%左右，进行中期验货；主要核对手感/颜色/衫形尺寸检查/手

工及唛头/脚唛/箱唛等全面检查；

4)大货进入后整已经生产完成80%以上，可以进行未期验货（严格的要求100%装箱及要求公证行验

货）；做大货的最终验货。

（七）验货通过/做资料给船务做单/报关出货

（八）出货后对单/总结凭单收款



第五篇：跟单业务员工作流程

跟单业务员工作流程

转载自 Grade'亮转载于2009年05月16日 11:45 阅读(20)评论(0)分类： 个人日记举报

一、跟单员的定义：（什么是跟单员？）Documentary Handler 跟单员是指在企业运作过程中，以客户订单为依据，跟踪产品，跟踪服务运作流向的专职人员。（不能兼职，替代）所有围绕着订单去工作，对出货交期负责的人，都是跟单员。

二。跟单员的工作界定： 跟单员广泛存在于订单型生产企业和进出口外贸企业中，跟单员的工作性质与特点随企业的规模与性质而有所区别，但跟单员总的来说是作为业务跟单与生产跟单而存在的。

1． 业务跟单：对客户进行跟进。尤其是已对本公司的产品已有了兴趣，有购买意向的人进行跟进。以缔结业务，签定合同为目标的一系列活动。对外叫业务员or 业务助理。

2． 生产跟单：对已接来的订单进行生产按排。对生产进度进行跟踪，按期将货物送到客户手中。对内叫：业务经理or生产主管or总经理助理。不管是外贸公司的跟单员，还是工厂企业里的跟单员，他们基本职责都是由“业务跟单”和“生产跟单”两部分构成。

跟单员是协调员：跟单员对客户所订产品的交货进行跟踪，即进行生产跟踪。跟踪的要点是生产进度，货物报关，装运等。

因此，在小企业中，跟单员身兼数职，既是内勤员，又是生产计划员，物控员，还可能是采购员。在大企业，则代表企业的业务部门向生产制造部门催单要货，跟踪出货。

五。跟单员的主导意识： 什么是主导意识？就是全局观念 你要对所处的环境，担负的任务及产生的结果有深刻的了解，这样你去做你的工作的主导意识就会很强。举例：足球队，每个队员有自已的位置，但如只顾自已的位置，这一定是个很差的球队。这就要有全局观念：要不失球，要进攻，要战胜对方，要进球。作为跟单员的跟单工作也同样如此，不是我将订单下了就没事了，你们如何生产？何时完成？出来的产品怎样？与我无关，那就不能做好跟单员工作。你就没有主导意识。有责：全局意识，责任感，对一切负起责任。有方：有办法，有主意，遇到问题有解决的能力 有效：有效率，有结果。目标要达到：所有工作以最终结果，最终目标作为我们的指导思想。最终失败了，就没什么好说的。总之，主导意识的你心中要装着大目标，要有全局观念，每个人的工作只是整个工作链中的一个部分。而不是以某一个人，一个部门来评定。因此，在你的工作中，你心中要把别人（工作环节涉及到的人）看成是自已的部下。（不是说你就是领导，而是要给他们布置任务，明确目标，提供条件。你的目标很明确：就是对最终结果负责。

六。跟单员的素质要求：（跟单员的训练）跟单员的工作性质与特点决定了其从业的素质要求：

（1）分析能力。分析出客户的特点及产品的价格构成，以利于报价。

（2）预测能力。能预测出客户的需求，企业的生产能力及物料的供应情况，便于接单，生产及交货的安排。

（3）表达能力。善于用文字和语言与客户沟通。

（4）专业知识。对所跟单的产品要熟悉。了解产品的原材料特点，来源及成分。知道产品的特点，款式，质量。便于和客户及生产人员的沟通。

（5）与人共事的能力。与各部门的人员打成一片，使其自觉完成客户订单。

（6）人际关系处理的能力。处理好与客户，与上级，与同事，与外单位人员的关系。通过他们来完成自己想要做的事。

（7）法律知识。了解合同法，票据法，经济法等与跟单工作有关的法律知识。做到知法，守法，懂法，用法。

（8）谈判能力。有口才，有技巧。

（9）管理与推销能力。对外推销高手。对内管理行家。

（10）物流知识。了解运输，装卸搬运，保管，配送，报关等知识。

七．跟单员的工作内容及知识，技能要求： 跟单员的工作内容主要有：外贸业务跟单，物料采购跟单，生产过程跟单，货物运输跟单及客户联络跟踪（客户接待）。

1.出口货物跟单；（外贸业务跟进）了解基本外贸知识：（谈判，报价，接单，签合同 等等）。基础外语及函电往来。.物料采购跟单。（业务跟进）懂营销，懂产品。（物料，性能，使用，保养）.生产过程跟单（生产进度跟进）懂生产，懂管理，懂沟通。.货物运输跟单（出货跟进）货物运输知识，（运输工具，方法，配柜）及了解报关知识。

5.客户联络跟踪（客户接待）：了解对客户的管理，懂国际礼仪知识：

八．跟单员工作的重要性： 企业之生存与发展都是以订单为主线的。跟单工作是一个企业的主生命线和管理制高点。而作为订单的跟进者——跟单员的工作跨越了企业运作的每个环节，它是企业内各部门之间及企业与客户之间相互联系的中心区纽和桥梁，是一个企业的窗口和门户。从图表我们可以更清楚地得到论证： 跟单员工作部门关联图：（P。4）跟单员：对外：业务部门（国内，国外贸易部，）客户（国内，国外客户，外贸公司，中间商）运输（海运，空运，汽运，铁路运输，集装箱，快递公司）政府/金融（海关，银巷，税务，商检，保险）对内：计划/物料（生产计划，物料进度，报价）制造部门（生产进度，样品制造）技术/品管（产品规格，新品开发，估价，产品标准）财务/资财（出货管制，成品仓，准确报价，包装防护，汇率结算）行政部门（派车，放行，报关，船务）跟单员工作流程关联图：（P。5）客户——订单处理中心——订单——订单处理中心——生产部门——生产计划——采购部（库存查询）（出货传票）——供应商——进料——仓库——生产转换——仓库——出库

跟单业务员工作流程

（二）第二讲 外贸业务跟单

本章要点：接单与审单 进出口货物的基本程序 外贸业务主要就是进行货物的进出口交易。我们分别来了解一下出口货物跟单和进口货物跟单的基本程序及跟单员所要做的工作。

货物的出口交易有二种形式，一种通过外贸公司出口，另一种是自营出口。跟单员对出口货物的跟单工作主要有：接单，跟进生产，出货跟踪，制单结汇等。

一．接单：接单也即合同的签定，订单的取得。合同的书面形式并不限于某种特定的格式。任何载明双方当事人名称，标的物的质量，数量，价格，交货和支付等交易条件的书面文件，包括买卖双方为达成交易而交换的信件，电报或电传，都足以构成书面合同。

1．下单方式：客户下单的方式有：通过电话，Fax, Email或书面合同等方式。

2．接单的途径：交易会，出访，出国参展，邀请客户来访，利用我们的网站，等等。

3．接单的形式：在出口贸易中，跟单员接的单没有特定的限制，最常见的是：

（1）合同：（CONTRACT）合同有销货合同（SALES CONTRACT）和购货合同（PURCHASE CONTRACT）。前者由卖方草拟，后者由买方草拟。

（2）确认书；（CONFIRMATION）它比合同要简化些。对异议，仲裁，不可抗力等条款都不列入。它也有销货确认书（SALES CONFIRMATION）和购货确认书（PURCHASE CONFIRMATION）。这种格式的合同一般适用于成交金额不大，批次较多的轻工商品，日用品，土特产等。而合同用的比较正规。机器设备，大棕贸易的进出口。还有协议书，意向书，订单和委托订单等。要提的是，客户从国外直接发来的订单或委托订单，我们收到后要回复，不能置之不理，否则算默认。

4．接单的程序： 接单的程序可分为询盘，发盘，还盘和接受四个环节。

（1）询盘：（INQUIRY）又叫询价。

（2）发盘：（OFFER）又叫发价。是买方或卖方向对方提出各项交易条件，并愿意按照这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。在实际业务中，发盘通常是一方在收到对方的询盘后作出的。

（3）还盘：（COUNTER-OFFER）又叫还价。

（4）接受（ACCEPTANCE）买方或卖方同意对方在发盘中提出的各项交易条件，并愿意按这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。

二．审单：即审核合同

1．审单内容： 确认产品名称，规格，质量，数量，单价，价格条款，总额，付款方式，包装要求，交货期，交货方式。

2．审单方法：

（1）产品名称，规格： 审查时产品代码是不是自身的产品？与我们的产品资料能否对上号？ 有很多公司和企业产品名称的代码同时也代表了规格。

（2）质量： 也称品质。是货物的外观形态和内在质量的综合。在国际货物买卖中，货物的品质不仅是主要交易条件，也是我们跟单员进行审单的首要条件。

（3）数量： 应审查货物的数量是否可以及时备妥，其计量单位，重量以及约数有何规定。约数：如合同数量前加―约‖，可使交货数量有适当的机动。国际上对约字的含义解释不一。有的认为是2。5%，有的认为是5%。按《跟单信用证统一惯例》，信用证上如规定约字，应允许有不超过10%的增减幅度。

（4）单价，总额的审查：

1． 客户下单有的会将单价标出，我们要对照我们的报价表审查是否对？总额有没有加错？ 新客户下单，要查看我们给他的报价。

2． 通常我们以美元为结算货币，但也有以其它币种的。要注意的是要用在国际上流通的硬货币。（英镑，港币，欧元）

（5）价格条款的审查： 出口货物的单价条款，也称价格术语，常用的有：

FOB 船上交货价（指装运港的价格条件）

C&F（Freight or Carriage Paid to…..）运费付至指定目地的交货

CIF 成本+保险费+运费（指目的港）价格

常用的FOB CFR CIF几种价格的换算及公式介绍如下：

（1）FOB价格换算为其它价： CFR价 = FOB价 + 运费 FOB价 + 运费 CIF价 =-----------------------1运费 CFR价 = CIF价 X（1 – 投保加成 X 保险费率）

（6）付款方式审查：

1.付款方式是否能接受？LC，付定金，等等。

2.支付的货币能否接受？

（7）包装要求的审查：

1． 工厂的产品本身有自已的包装，展示给客户能否接受？

2． 客户提供的包装（彩印，尺寸）我们能否做？

3． 客户提供的包装资料是否齐全？（内包装，外包装，标签，说明书）内包装：普合，白合，彩合，吸塑 外包装：纸箱，木箱，桶装，编织袋。最主要是唛头印刷。

（8）交货期的审查（1）跟单员应审查交货期是否合理，公司是否能及时筹备到货物，并装船送达。交货期一般应规定一个期限，而不是某个具体日期。期限有长有短。可以是2周，3周，或一个月，二个月，一个季度或更长。

（9）交货方式的审查： 运输主要有海运，陆运，空运，邮寄等等。注：如运费由客户支付，客户决定交货方式。如我们付费，尽量用海运。如报的价是连同海运价，而客户要求空运（赶销售），我们可要求客户承担多出部分的费用。

关于样品： 要获取订单，备好样品是很重要的一步。

1． 寄目录，样本：

2． 准备样品。（1）工厂现有的款式（2）新款（3）客户来样。

要领：无论老品，新品，还是客户来样，样品都要寄给客人进行确认。特别是新品可能要反复修改几次。跟单员一定要保存好最终的确认样品，以免客人在下单时找不到确认样。在国际贸易中，凭样品成交的比重很大。

作为跟单员，我们要做到：

（1）有完整的产品资料，主动进行宣传。

（2）新品的成本，价格要进行核算。

（3）新品的制作要留有实样。

（4）客户的来样要保存好原样。

三．形式发票：PROFORMA INVOICE 买方为了向其本国当局申请进口许可证或核批外汇，在未成交前要求出口方将拟出售成交的商品名称，规格，价格等条件开立的一份参考性发票。这种发票在成交后不能代替正式发票使用，对双方都无最终约束力。为了区别于正式发票，它必须明显表明―形式发票‖字样。形式发票上一般要显示订单的相关信息。（收货人，合同号，形式发票号，开出日期）。产品信息（品名，数量，价格，交货期）。合同条款（价格条款，付款方法）。此外，提供我们的银行资料以便客户开证或汇款。注意几点：.单价条款要明确（FOB, CFR, CIF）.交期要明确.付款条件要明确（L/C, T/T）

四．出口货物跟单的基本程序： 出口货物跟单是跟单员对履行合同的跟进。它以货，证，船，款为中心，包括备货，催证，改证，租船订仓，(报关，报验，装船)，制单，结汇等环节。我们将这些程序概括为：

(1).筹备货物：按订单及信用证的要求，按时，按质，按量地备好货物。

(2).催审单证：大多数的支付方式是L/C。对安全收汇有保障，因它是银行信用。只要所装运货物与信用证条款一致，银行保证付款。跟单员应对以L/C为支付方式的合同进行催证，审核和修改的跟踪工作。催证：货物快完成时，要催证。审证：审证是银行和公司的共同职责，但在范围和内容上有所不同。银行从政策面上，开证的国家有无贸易往来？开证行的资信？公司审开证人和受益人对否？L/C的货物和金额与合同是否相同？装期？特别条款？ 改证：审证后发现问题是常事。包装上，总金额，效期，包括拼写错误。要求对方修改，一份L/C，可能有几处问题，我们要一一指出，一次性修改。

(3).订仓装船：货物备妥，L/C没问题后，我们就要进入到出货装柜，租船订仓和装船的阶段。按CFR 和CIF成交的，我们负责租船订仓和装船的手续。首先： 出货装柜：（P。28）跟单员在出货前三四天就要联系出货装柜事。这当中要做的工作有货柜选择，制作装箱单，跟踪装柜等。

A． 货柜选择：（P。29）根据货物的不同而选择不同的货柜。常用的有：20’ 29 – 30立方/17.5吨 40’ 58 – 61 立方/22.5吨 40’H 68 –71立方/27.5吨

B． 制作装箱单：（P。30）装箱单着重表现货物的包装情况。应包括出货的品名规格，数量，箱数，毛净重，包装尺码，总体积，箱号，唛头等。

C． 跟踪装柜：（P。31）出货前一天通知有关人员并确定出货数量的准确性。协助生产部门安排好人员装柜。货柜到厂后，跟单员要监装，指导货物的摆放。如一个柜内有几种货，每一规格的产品要留一二箱放于货柜尾部用于海关查货用。

(4)制单结汇：是出口货物跟单的最后一个环节。

A.制单：货物装船后，跟单员要及时按L/C，合同或其它单据的内容制作各种单据。要在L/C的有效期内

将单据送交银行。出口单据主要有：汇票，发票，海关发票，提单，装箱单，产地证，商检证，保险单等。

B.结汇:如按L/C的规定制作了单据，并及时送交了银行，我们就可及时收到货款了。单据要求：正确，完整，及时，简明，整洁

五．进口货物跟单的基本程序：

就是跟进进口合同的履行。其程序为：租船订仓，申请开证，催交装运，办理保险，商检报关及接货验收等。