行政人员从业要求（精选五篇）

第一篇：行政人员从业要求

目录

前 言..........................................第一章行政助理的能力和职业要求.....................1 第一节 行政助理的职责..........................................................1 第二节 行政助理的能力要求..................................................1 第三节 行政助理的教育..........................................................2 第四节 行政助理的前景..........................................................2 第五节 具体工作......................................................................2 第二章 行政专员的主要工作职责......................3 第一节

行政管理工作............................................................3 第二节

日常行政事务处理....................................................4 第三节 外部沟通......................................................................4 第三章 行政专员的素质素养..........................5 第一节

行政人员的素质........................................................5 第二节 行政人员的素养..........................................................6 第三节 一名优秀的秘书人员应该具备的素质......................8

前 言

行政助理就像是兢兢业业的管家，可以将企业这个大家庭中杂乱无章的事务管理得井然有序，在各种行政事务方面帮助和服务于公司员工，通过安排主管日程、填写计划列表、处理信息需求、制作数据报告、安排会谈会议、接待客户来访、维护记录管理，完成文件归档等各项工作，从多方面综合性地完成高质量的行政管理工作。尽管工作相对繁琐，但其较低的门槛无疑是想从事行政管理工作的求职者的普遍选择，他们通过在此岗位上的锻炼培养，有望在了解企业运营流程、积累丰富工作经验、建立相应人脉网络的基础上，获得更为广阔的发展空间。行政助理的职责和能力要求。

行政人员从业要求

第一章行政助理的能力和职业要求

第一节 行政助理的职责

不同行业的行政助理有不同的职责，工业企业的行政助理的主要职责是：

1、负责员工的考勤，于次月第一个工作日提供考勤报表并存档；

2、负责员工档案管理，包括原始档案的收集、整理、归档、电子档案的建立；

3、对一般文件的起草和行政人事文的管理；

4、依据人力资源要求计划，组织各种形式的招聘工作、收集招聘信息，协助招聘工作；

5、处理人事日常管理工作，负责请假、招聘、录用、保险、合同等人事手续的办理；

6、及时办理相关证件的注册、登记、变更、年检等手续；协助做好公司人力工作的管理、培训与指导；

7、组织公司各种活动的策划；

8、负责办公用品采购计划制定及物品领取管理。

第二节 行政助理的能力要求

行政助理应该具备以下能力：

1、行政助理必须能够熟练地准备统计报表、书面报告以及做管理方面的演说。要求熟练掌握个人电脑技术、MS Word、Excel和PowerPoint，以及创建多种专业文件的经验。

2、分析性思维很重要，因为他们经常需要对自己的工作进行轻重缓急的判断，并且要对公司的发展和表现进行逐步地监控。

3、行政助理们需要有非常好的组织能力，传播公司的正面形象并很好地反映在组织工作中，熟悉如何进行控制。

第三节 行政助理的教育

1、行政助理因该经常参加一些技能教育，初级职位的最低要求一般是高中文凭和熟悉基本办公技能。

2、很多职业技术机构和社区学院都提供一到二年的能对申请人有利的办公管理课程。

3、公司可能提供现场培训，尤其针对那些医学或法学领域的专业职位。

第四节 行政助理的前景

该职业的就业前景预计会以中等增长速度持续增长过2010年。

1、协助行政经理完成公司行政事务管理；

2、参与公司绩效管理、考勤等工作；

3、参与公司行政、采购事务管理．

第五节 具体工作

在各种行政事务方面帮助和服务于公司员工，例如负责订机(车)票，联系各种培训事宜，联系和管理公司交通班车服务，食堂餐饮服务馆管理，与外部物业管理联络督促其更好的服务于公司，联系和协调各种集体活动例如集体外出旅游，受训，公司运动会，年会，晚会等。还包括管理和组织办公室文具供应，办公设施的管理等。具体工作如下：

1、记载员工出勤情况；

2、记载工作时间和加班时间；

3、考核计算扣假工资和加班工资等；

4、处理和维护主管日程，准备和完成各类文件报表；

5、阅读和分析各类信息，制定工作计划，做好时间分配；

6、协助审核、修订行政管理规章制度，执行日常行政工作；

7、传达通知、分发文件；

8、安排公司各种会务和组织员工各种活动；

9、接待访客并决定是否让主管或其他工作人员与之会谈；

10、对公司各种文件和档案进行整理、归档；

11、履行办公日常职责，如办公用品采买、管理和分发，维护记录管理系统和执行基本的簿记工作等；

12、办理各种行政事务和手续，比如填报报表、公司年检、复印打印等。

第二章 行政专员的主要工作职责

第一节 行政管理工作

1、制度建立与完善：根据公司发展的实际情况，制定出合乎企业现状的规章制度，知会各部门及人员，收集合理化建议，并在企业发展中及时调整和完善，使制度更加规范和合理，提高制度的可执行性和有效性，切实可行地提高员工工作主动性和规范性。

2、部门沟通与人员协调：了解近期的工作重点、业务要点及管理方面的思想。准确理解公司领导意图、做好上情下达的工作。以主动谦虚的态度与其他部门人员充分沟通，尽可能及时了解各项业务的进展情况，并将信息及时整理反馈给公司领导，有效地协助上级推进工作。在日常的工作中，注意与其它部门和同事的协作，协调与各部门之间的关系，建立服务意识。

3、绩效考核：全面了解，评估员工工作绩效，发现优秀人才，提高公司工作效率，考核范围为公司全体员工。考核原则是通过考核全面评价员工的各项工作表现，使员工了解自己的工作表现与取得报酬、待遇的关系，获得努力向上、改善工作的动力。使员工有机会参与公司管理程序，发表自己的意见。考核目的、考核对象、考核时间、考核指标体系、考核形式应相匹配。以岗位职责为主要依据，坚持上下结合，左右结合，定性与定量考核相结合。考核可 3

采取上级评议、同级同事评议、自我鉴定、下级评议、外部客户评议等。

第二节 日常行政事务处理

1、接听电话接待来访：接听电话要使用文明用语，语言应亲切简练、礼貌、和气，公话严禁私用，一律不得拨打信息台；对来访者要使用文明用语，热情接待，要认真倾听来访者的叙述。如未能及时有效地解决，应做好相应的记录并跟进落实。

2、文件制发及档案管理：文件制发后应将文件内容传达到应周知的相关部门和人员，并督导落实。文件制发后，应先分类整理再按要求进行归档，公司内部综合类档案原则上以半年为周期进行建档。公司档案管理的基本原则是：统一领导，分级管理；维护档案的完整与安全；便于公司和社会对档案的有效利用。

3、例会组织与纪要：按要求安排好人员的座次及发言顺序，发言要短小精悍，有效地利用时间，讨论实质性的问题。与会人员均应将手机设置为会议状态。

4、车辆使用及管理：提高汽车使用率，合理使用，降低能耗。公务用车，公司领导人员在市内参加各种业务活动，派车接送；到外地出差，送到火车站或机场。公司其他员工遇有紧急、重要公务或因路远等必需用车的情况时可酌情批准派车。公司组织集体活动，酌情安排用车。

5、日常制度监管：在现有的管理模式中，加大行政督导的执行力度，有效地实施行政制度及监管，及时调整管理方式、方法，建立和谐的工作氛围与高效运作的工作效率。

第三节 外部沟通

1、政府职能部门沟通：作为公司与政府部门沟通的窗口，我们应以热忱态度与政府部门建立起真诚信任的关系，端正自己的位置，灵活处理。

2、合作伙伴沟通：要注意多方了解与业务相关的事务，以做到准确理解对方的意图、帮助进行有效的沟通与传达，但在处理事务时注意以公司利益为

重。

3、注重礼尚往来：节日礼品、贺卡等，在重要的节日（如圣诞节、新年、春节、或重要合作伙伴[客户]的公司纪念日等），应在征求总经理意见之后，以礼品或贺信及时致意，维护与合作伙伴的友好关系。在业务合作中，适时提醒经理并根据经理要求为其安排与合作伙伴的定期沟通活动或轻松的就餐，与合作伙伴建立经常性的沟通。以促进彼此的了解与进一步的合作。

第三章 行政专员的素质素养

第一节 行政人员的素质

行政管理工作可以说是千头万绪、纷繁复杂。企业行政人员每天都面临着大量的、琐碎的、不起眼的事务，但是行政工作在企业中的作用是不可小视的，所以也要求从事这个岗位工作的人员要具备一定的职业素养。

1、工作态度：必须对企业的背景、企业所在行业及市场的定位、企业行政管理系统及企业文化有所了解。

2、工作技能：有电脑、外语、文笔、沟通技能、时间管理、压力管理、情绪管理等方面的能力。

3、业绩方面：领悟上级主管的意图，工作高效率，有服务意识，工作环节“零缺陷”。

行政人员需需具备的基本素质

一、基本素质

1、身体素质：健康的身体应该是做好任何工作的一个重要前提。要有一个健康的体魄。身体状况不佳的人是不能胜任秘书工作的。

2、心理素质：要时刻保持良好的心态，心理状态要正常，不要被情绪所左右。每一天都应以平和的心态从事自己的工作。一个有着心理障碍的人，一个对社会充满仇恨的人，一个喜怒无常的人是不可能做好秘书工作的。

3、思想素质：这是更高的一项要求，作为现代社会的高级管理人员，在一个国际知名的机构里工作，应当具有爱岗敬业精神、实事求是精神和开拓创

新精神，此外，还应具备博大的胸怀、宽广的视野和高度的社会责任感。在现代社会里，人们的工作生活的节奏加快，社会的变化日新月异，外边的世界很精彩，几乎每天都有令你感慨的事情发生，且不说每天的国内外形势，就在我们身边，就会经常发生一些新鲜事、突发事，这些都会令你感慨，但不要受各种情况的影响。

二、业务素质

1、理论知识：必须认识到理论学习的重要性，一方面要掌握扎实的基础知识，包括法律、外语、经贸以及对业务工作有帮助的其它知识。另一方面也注意收集新的信息，关注的法学领域的新的发展动态。

2、实践经验：要注意总结工作中好的经验，尽量避免走弯路，要经常进行经验交流，要多向有经验的人学习。

3、办事能力：秘书工作繁杂、琐碎，这就要求我们必须具备较高的办事能力，无论是办案，办会，还是处理日常事务，都要注意锻炼自己的办事能力，提高办事效率并应掌握一定的办事方法与技巧。（详见“四”）

三、文化素质

1、社会科学：学好专业知识应是起码的要求，而懂得一点文史哲，具备一定的文化素养，也很有必要，可陶冶人生情趣，亦可对工作有所裨益。

2、自然科学：仲裁、调解案件五花八门，常常要涉及自然科学的有关知识，如机械设备，建筑工程，医药化学等。一方面，我们平时要注意积累；另一方面，在办理这方面的案子过程中，也要从中学一学这方面的知识。

3、外语：我们办理的案件中，涉外案件占有很大的比例，经常涉及外国当事人，对外交往中，无论是书面的，还是口头的，都要经常运用外语。我们要使自己成为既懂业务又懂外语的，“两条腿走路”的人才。

4、此外，学会一些有益的技能，如电脑、开车，琴棋书画等，也是很有好处的。

第二节 行政人员的素养

行政工作是“好人不愿干，赖人干不了”的活。这话是玩笑，也是实况。

为什么“好人不愿干”呢？行政有项职能是服务，服务又叫伺候人，伺候人的勾当不好做，但凡真有本事的家伙，就不伺候人；怎么又说“赖人干不了”？行政工作很琐屑、很繁杂，要想做好不容易，别说赖人干不好，稍弱点儿的“好人”恐怕也吃不消。

这就决定了行政管理人员的素质，在一般的管理人员的素质之外，还要有点特别的素养才行。

一般地： ● 正派正直 ●

重民亲民 ●

虚怀若谷 ●

勇于牺牲

――这几点是合格的管理者必须的，行政管理也不例外； ● 胡乔木的文才 ●

乔冠华的口才 ●

周恩来的相才 ●

韩信的将才

――这几点嘛，别说兼具了，略具其一者寥寥如晨星，就只能算是一种想往了，虽不能至，心向往之；

●胡效寅的霸气 ●钟睒睒的儒气 ●王健林的大气 ●徐之伟的客气

――这几位倒是可以作为现实的榜样学学的，不过更多的还是总裁们来学，行政管理者学好“客气”就够了。“霸气”了服务不好，“儒气”干不了粗活，“大气”了给人大手大脚、“宰卖爷田不心疼”的感觉。呵呵，伺候人的事情，还真的不好做！

行政管理人员还要有啥特别的素养？有个顺口溜： ●王八脑袋

●兔子腿 ●蛤蟆肚子 ●鹦鹉嘴

――王八脑袋最大的特点是冷静，伸缩自如。该出头时就出头，得让人时且让人，能隐忍，有耐心，“骤然临之而不惊，无故加之而不怒”；

兔子腿跑得快，这是讲干事麻利，不拖泥带水；

蛤蟆肚子就是能装，上级的批评同级的指责下级的抱怨，都得能装得下，即使气成个蛤蟆肚子也不能乱叫；

鹦鹉嘴巴能说，要象那鹦鹉嘴一样能说，说得清脆，说得悦耳，说得大家心悦诚服。

这几个比喻虽然不雅，但要求极高。就鄙人目前现状，样样有差距。耐心、迅捷、隐忍似乎还有点心得，鹦鹉的嘴巴怕是练不出来啦。

怎么办？

那就慢慢的学习、练习吧，没有别的窍门。

第三节 一名优秀的秘书人员应该具备的素质

秘书人员要掌握一定的工作原则、方法和艺术 工作原则：在工作中应遵循的规律并使之作为我们行为的准则。工作方法：为了达到工作目标而采取的手段和途径。比如过河: 你可以选择游泳，划船，架桥等，关键是要选择切实可行的方法。工作艺术：通过运用高超的、巧妙的、具有创造性的工作方法, 顺利地完成工作任务，同时给人以美的感觉和享受。

作为现代社会的秘书人员或管理人员，我们应该学会：坚持工作原则，运用工作方法，讲究工作艺术。为此，我们要做到以下几点：

1、要协调好各种关系：包括与本部门的领导之间，同事之间；与仲裁员/调解员之间的关系；与当事人的关系，与律师的关系；与有关部门的关系等。要成为一位“全能型”的高级秘书，你需要具备以下的素质：

1、高效的工作能力：能将琐碎繁忙的工作变得井然有序，能适应各种环 8

境的变化和工作节奏的突变。做到临危受命、忙而不乱。

2、善于人际沟通：秘书最重要的职能是上传下达。当老板和员工之间的沟通有了障碍，甚至影响到了团队关系和公司的动作，秘书应该用沟能的艺术，化解上下级之间的尴尬和猜疑。

3、有外交家的平衡术：跻身于公司各种势力格局中，善于灵巧应对，能把握各种利害关系，找到一个最佳平衡点。

4、能担当重要责任：高级秘书负责各领导层的沟通和联络，甚至草拟文件、替上级制订计划。大胆谨慎地扮演好一个管理者的角色。此外，作为领导最亲近的人，非常容易暴露缺点和犯错。因此，谨言慎行、张弛有度，深入了解领导的喜好是有用的护身符。

5、有良好的社交能力：熟悉地方政府官员、公司客户、上级的亲朋好友等与上级相关的“人脉圈”，并与他们建立良好的公共关系。这时公关技巧的运用是必不可少的。

此外，服务于不同的行业，对高级秘书的要求也会有所差异，如律师事务所需要懂得相关法律知识的秘书，而商务公司中又需要有良好的商务谈判能力和协调能力，最好还能具备企业管理知识、财务知识等。

爱实习网建议：

行政专员是每个公司所必须具备的岗位，以上所介绍的只是通常的工作内容，当然具体事务要根据各个公司的具体情况而定，但不会差的很多。在这里我们爱实习网也给广大的大学生朋友们提供一些工作心得：

1.跟上公司的主旋律，注意公司的发展趋势；

2.寻求晋升空间，行政工作不是你最终想要的，积累了一定的经验，可以设法让自己能够胜任更重要的职位，让老板赏识你；

3.及时充电，你喜欢什么想学什么，那就马上行动，买些书或者去图书馆看些书，这对自己是有百益而无一害；

4.学历并不代表能力，要适当地改造自己。一开始的形象有好有坏，你可以多问下别人的看法，试着改变自己；

5.有责任心，了解公司的企业文化，有创新意识。责任心固然重要，但

工作的效率也很重要，所以时刻准备挑战工作出现的难题，想问题要全面；

6.制定工作和学习计划，规划自己的人生；

7.了解各部门的特点和习惯，针对性地做好材料的准备和沟通工作，可以加速公司决策的进度。行政专员对员工要尽量关心和帮助，同样老板其实也是普通人，人总会有不适，人总会有脾气，我们应该给予谅解。

第二篇：行政人员要求

行政人员要求

一 上班时间：正式开学前

上午：9:00——11:30

下午：2:30——4:30

开学后以学生的作息时间为准。

暂定为

上午：7:30——11:30

下午：2:30——8:30

每日上午第一节课前，最后一节课后点名确保学生的出勤率，周六日轮班点名确保学生到时就寝，临时事情电话通知。

每日到勤打卡，迟到一次罚款50元

二 请假准则，每月可请一次长假（5——7天）请假期间没有基准工资，临时有事可凭自愿与其余行政老师调班。

三 工作准则

对于学生要本着认真负责的态度，及时了解学生动态，多关心学学习进度以及身体状态。多与学生交流，学生的请假，缺勤及时的核实汇报，尽量与学生成为朋友。如有无法解决的事情发生马上汇报。

对于校方（时代中学）给予必要的尊重尽量不要与其发生矛盾冲突，如有通告和疑问，详细记录马上汇报。

对于学生家长要保持耐心和详尽的解答其问题，多与其交流学生状态与情况如有疑问及时汇报

日常用品短缺及时通知。

四 住宿

应校方要求，行政老师应与学生共同居住一月以上，管理与交流。

五 着装

年龄感与学生区分开（不能衣衫不整，杜绝拖鞋背心等不雅着装）

第三篇：从业人员培训要求

从业人员培训要求

（一）从业人员（包括新参加和临时参加工作的人员）应参加食品安全培训，合格后方能上岗。

（二）从业人员应按照培训计划和要求参加培训。

（三）食品安全管理人员原则上每年应接受不少于小时的餐饮服务食品安全集中培训。

第四篇：行政人员值班考核办法及职责要求

邱县一中

行政人员值班考核办法及职责要求

为了更好将行政值班落到实处，加强对在校学生的德育管理力度，提高值班效率，特制定如下值班考核办法：

一、考核办法

1、按规定参与行政值班并完成值班要求的，每人每天值班津贴20元（按时到岗出勤10元，按要求交值班记录表10元）。

2、值班期间发现重大违纪（吸烟、带手机、男女生非正常交往、喝酒、打架、夜不归宿、跳墙外出、过生日）的，每发现一人次嘉奖10元。

3、值班当天要安排2人在校值班室住宿值班，每住宿一晚补助20元，无故未在学校住宿的，每缺一次罚20元，造成严重后果的另议。

4、值班当天在个人的值班记录表的三餐、午休、晚休、晚自习（共三节）、上课或自习共9项内容处,每处至少要查到两起违纪,每有一项积10分，计1元,9项内容达标,嘉奖10分,1元，共计100分，值班表每晚离校时交给带班主任,一周一公布，一月一汇总（求4周平均分）；凡发现重大违纪的，在月考核平均分的基础上，每发现一起积10分，上不封顶；月考核积分是行政人员晋级评模的重要依据。

二、行政值班人员的值班职责及要求

1、值班校长对当天值班负总则，负责巡视和检查当天值班人员到岗及值班情况；

2、值班主任负责值班当天值班人员和四个级部值班班主任的考勤、记录表的收发（值班前到政教处领取，值班后将有记录

3、值班人员要按值班安排上岗值班，值班期间必须保证电话畅通，晚自习检查完后在值班室值班，不得远离，值班时要及时填写个人值班记录表，当天值班完毕后将记录表交给值班主任。

4、值班期间点名不在一次扣10元，一天不到扣除当天所有补贴加罚30元，一月内有两次不到，否决当月所有值班津贴，学校主要领导或联查查到的惩处加倍，值班主任、带班校长负连带责任，扣款是值班人的一半。行管人员不值班，不服从值班安排的否决行管考核，取消评优评模资格。

5、值班期间确有事请自行调换。原则上是带班主任找带班主任，一般人员找一般人员，男教师找男教师，女教师找女教师，6、周六日行政值班实行七组轮流值班，每四周轮流一次，自觉按值班表执行，值班期间要保证电话值班到位。

2017年3月1日 的记录表交回政教处）等工作。

因公请假7天以内请自行调换。

邱县第一中学

第五篇：办公行政人员要求的写作

办公室工作头绪繁多，涉及面广，要求工作人员有尽可能广博的知识，做一个“通才”和“杂家”。但是现代社会科学技术突飞猛进，知识更新速度加快，一个终其毕生，所学也极为有限，因此，怎样的知识结构，或者说怎样的知识层次和内容的构成，才能适应实际工作的需要，就成为重要的问题。

知识要求

这是办公室人员知识结构中最基本的，内容也最广泛。具体可以分为三大部分。

⑴科学文化基础知识

包括语文、数学、物理、化学、历史、地理、生物及外语等各方面的常识，有了这样的文化基础，才能谈得上学习和掌握其他的知识。

⑵基本政治理论知识

主要有马克思主义哲学和政治学、政治经济学、中共党史、党的建设理论、毛泽东思想、邓小平理论以及有关的国际国内时事政治。这部分知识，要求办公室人员不仅是通常的学习和了解，而且必须系统地把握和理解，力求精通，从而树立正确的世界观和方法论，才能在工作中出坚定正确的政治方向和较高的理论水平。

⑶政策法规基础知识

主要指中国共产党十一届三中全会以来现行的路线、方针、政策，国家的宪法和法律，各种行政法规和部门的规章制度等等。只有熟练掌握这些知识，办公室人员才能在工作中有章可循，而不至于在庞杂的事务堆中迷失方向。

专业知识

这是办公室人员知识结构的核心内容，它是有别于其他人才知识结构的主要方面。其中又具体分为两个部分。

⑴秘书专业知识

秘书学、文书学、逻辑学、应用写作、档案管理、行政管理学、领导学、信息学、信访学、调研学、速记学等，只有掌握了这些知识，才能胜任办公室为领导服务、承办行政事务的工作。

⑵办公专门知识

主要是指除秘书工作外的针对行业和部门不同的其他机关事务管理知识和技能，以政府工作部门为例，有计划学、运筹学、统计学、财务管理、物业管理、办公物品管理等，新的形势还要求掌握计算机知识、演讲与口才，以适应无纸化办公 1

和推广普通话的要求。此外，针对不同的行业和部门，又有一些具体的知识要求，例如在企业中，办公室人员应当掌握军事科学方面的知识；在学校和文化团体工作，则要注重教育学、文化学等方面的学习。

相关知识

这是指与专业知识密切相关而又有区别的知识，学习这些知识对于提高办公室人员的工作效率和水平，具有重要的意义。主要有：

⑴方法论知识

包括系统论、信息论、控制论、科学哲学等。

⑵心理学知识

包括普通心理学、领导心理学、管理心理学、社会心理学、秘书心理学等。

⑶社交知识

如人际关系学、公共关系学、礼仪学等。

⑷其他科学知识

有行为学、预测学、咨询学、伦理学、新闻学、编辑学、传播学、人才学、文学艺术及书法等。只有具备了丰富的知识，才能使办公室人员头脑充实，视野开阔，工作有效。而且我们可以发现，随着知识结构的不断完善，反映出办公室人员学识层次的不断提高，这就表明对办公室人员的学历要求也在逐步提高，更要求办公室人员自觉地在实际工作中努力学习，更新知识。

能力要求

能力，对于办公室人员而言，是指完成其承担工作的本领。基本上可分为基础能力、一般技巧和特殊技能三个层次。这是办公室人员知识结构和良好素质在工作中的综合体现。

基础能力

办公室人员作为领导的助手和为领导提供服务，应当具有基本的写作和办事能力。对日常会议和领导指示的记录，要能领会精神，把握实质；起草文件应突出重点，观点鲜明，逻辑、层次清晰；公文处理要言简意赅，快速及时。如果会议记录挂一漏万，甚至错误百出，起草文件事无巨细，轻重不分，词不达意，这样的办公室人员则缺乏基本的工作能力，应当考虑提高其能力或调离。同时，办公室人员还要办事干练，具备基本的办事能力，包括办文要及时、简洁，办会要有

序、有效，对于领导交办的其他事务要准确、踏实地去完成。反应迟钝，办事拖拉，遇到困难一筹莫展的人，即便是忠诚老实，也因缺乏基本能力，而决不会成为一个称职的办公室人员。

一般技巧

办公室人员除了必须具备基础能力，要提高工作水平和自身素质，还要掌握许多工作的技巧。包括发挥参谋作用，学会调查研究，掌握协调技巧等等。

(1)发挥参谋作用

就是为领导出谋献策。在领导决策民主化、科学化的今天，尤其要求办公室人员改变以往办事即是称职的旧观念，而要提高参谋意识和能力，明确不能出谋献策者就不是好的办公人员的新观念。发挥参谋作用，首先要讲求胆略，敢于直陈己见，据理力谏。其次要讲求技巧，看问题，想办法，要多方面，多角度，收集信息，深思熟虑。再次，要讲求艺术，选择最佳的时机场合、方式，向领导提出建议，便于其采纳，提高参谋效率。

(2)学会调查研究

当好参谋助手，办好行政事务，离不开对情况的熟悉掌握，而认识事物最有效的办法就是调查研究。做好这项工作的诀窍在于，一要做有心人，以敏锐的观察力去发现他人不易发现和忽视的小问题；二要深入实际，同群众交朋友，谈真心话；三要方法得当，民意测验、抽样调查、个别谈心、开会讨论等，根据具体情况选择一种，或者综合运用；四要综合分析，对调查获取的大量信息和材料，能够去粗存精，去伪存真，由此及彼，由表及里，从中概括总结出事物的内在联系和规律。

(3)掌握协调技巧

办公室处于各个职能部门的中枢，要发挥其上下内外左右联系沟通的作用，办公室人员要学会良好的组织协调技巧。明白对什么事情应当运用有关政策、法令和规章制度强制执行；对什么事情必须使矛盾各方彼此了解情况，从而消除误解，团结协作；对有的事情则要着眼全局，又为各方面着想，使全局和局部有机统一；对另一些事情要求说服教育矛盾各方顾全大局，发扬风格，互谅互让，达到步调一致的目的。这些都对办公室人员提出了较高的要求。

特殊技能

办公室人员除了日常的工作之外，还要根据自身分工的不同和形势发展的需要，掌握一些特殊的技能。如电脑应用、复印缩微技术、录音录像和摄影技术、速记和书法艺术、打字和编辑技能、驾驶技术、维修和保养设备的简单技能等等。这部分技能主要是根据办公室人员分工的不同而提出的要求，并且主要是随着形势发展和工作需要，在实践中学习、提高。

道德素质

这是指办公室人员与自身工作和职业活动密切相关的行为规范。主要是服从从领导、埋头苦干、公道正派、严守机密等等。

服从领导

这是由办公室人员职业性质所决定的，作为领导工作的助手和参谋，要求所作所为，举手投足，应当严格按照领导的指示和意图办事，离开领导自行其是，别出心裁胡乱发挥，都是职业道德所不允许的。个人的积极性、创造性也只能在服从领导的前提下发挥，而且更多地限于建议献策等方面。其中要注意，不能将个人成熟的想法甚至情绪化的意见，去影响和干扰领导的工作及决策。

埋头苦干

办公室工作性质，决定其人员的工作主要是实干，而不是夸夸其谈。要围绕领导的工作来展开活动，要求招之即来，来之能干。不听召唤，或阳奉阴违，也是职业的大忌。期望通过跟随领导而沽名钓誉、仗势欺人和出人头地，都是办公室人员的工作纪律所不允许的。相反，只有抱定在具体而又繁忙的工作中，任劳任怨，脚踏实地，密切联系实际和群众的态度，有着吃苦耐劳甚至委曲求全的精神，才能成为合格和优秀的办公人员。

公道正派

办公室人员在工作中经常接触领导，与领导同志相对熟悉，关系密切。这就尤其要注意自重自强，不能将为领导服务理解为主仆关系而献媚领导，阿谀奉承，溜须拍马，这种做法是把工作中的服务关系庸俗化。同时，也不应利用接近领导的机会，进谗言，泄私愤。上下左右内外各方面的沟通工作中，要注意化解矛盾，消除分歧，促进团结，而不应制造矛盾，扩大分歧，以图从中渔利。对待上级领导，不论资历职务，接待来宾及基层群众，都要一视同仁，平等相待。切忌因人而异，亲疏有别，更不能看来头办事情，政治上随风乱转。只有公道正派的办公室人员，才能做到胸襟宽阔，在工作中充满朝气和活力。

严守机密

办公室工作人员还有一个显著的特点，是掌握和知识机密较多，并容易成为打探消息的渠道和获取情况的对象。因此，要求办公室人员必须具备严守机密的职业道德，自觉加强保密观念。以往泄密、窃密现象的发生，许多是由于办公室人员的过失造成的。有意泄密、窃密是个品格问题，姑且不论。即便是无意的泄密，也大都因为吹嘘、炫耀，嘴巴不牢，这是职业道德问题。要求办公室人员具备这一道德素质，首先要克服爱慕虚荣的心态，才能真正做到不把机密作为“吹牛”的材料和资本。

心理条件

了解和掌握必要的心理知识，培养良好的心理品质，对于做好办公室工作，也具有重要意义。我们这里主要介绍记忆、思维、兴趣、性格等方面的心理知识，以便于办公室人员的了解和学习。

记忆，是人头脑对以往事物的反映。

办公室人员工作头绪繁多，需要各方面的知识，又要了解各种具体情况，应当具备良好的记忆能力。其中又要求记得快，对领导的指示、交代的任务、听取汇报的数字、接听电话的内容等等，没有较长的时间可供反复消化，必须迅速记住。记得准，仅有快而不准的记忆是没有意义的，对人、事、物及相关数据、材料、观点要力求记得准确无误，不能出错。记得多，办公室工作内容较多，记东忘西不行，丢三拉四也不称职，要求头脑的储量大，多记各种知识、资料、情况等，如果临时四处查找，就影响工作效率。培养记忆力的方法有多种，但根本一条是工作中的认真、细心、踏实，记忆才能准确而量大。相反，见到领导想着拍马，接待来宾心中发虚，听取汇报心猿意马，其记忆能力就会出问题。

思维，是人脑对所经历的事物和知识信息进行分析、概括的过程。

办公室工作人员承办政务和处理问题，首先要经过自己的头脑思考，有了指向，然后动手实干。问题解决的过程，也就是思维完成的过程，这是思维的问题性。思维的理解性，是指通过事物之间的联系而认识新事物的过程，面对各处材料和文件，进行阅读并力求理解，这是思维的又一特性。思维又有概括性，能将各种不同事物的共性归并起来，或者找出内在的联系。思维还有间接性，就是对不能把握和不是亲历的事物，借助已有的知识经验和某种经验和某种中介来认识事物。提高思维能力的途径也有很多种，但主要是努力学习新知识，积极地独立思考，而不能唯领导之言是从，更不可人云亦云。迷信盲从及随声附和，不仅是心理素质有缺陷的表现，也是提高思维能力的大敌。

兴趣，是指在认识活动中积极探索某种特定事物的主观倾向，也可称之为爱好。

兴趣对人的活动具有指向性。兴趣具有中心性，一个人的爱好可能非常广泛，但真正热衷爱好的只应是其中一个或几个方面。兴趣的效能性，指的是对人的活动能够产生不同的效果，短暂的兴奋，在这里我们排除在兴趣之外，有效的兴趣和爱好，应当是持续较长时间。办公室人员要自觉对与工作有关的知识和技能加强学习，努力培养许多的爱好，以适应自身工作点多面广的实际需要。

品格，是指人对现实的稳固态度及其习惯的行为方式。

主要表现为：

⑴对现实的态度。如爱集体、爱劳动、敬业爱岗，或者自私、孤僻、好逸恶劳、妄自尊大等等，这是一个人的基本道德品质，是个人品格中的核心内容。

⑵情绪特征，主要指情感方面的强弱、持续时间长短等，人与人之间存在差异。

⑶意志特征，如行为目标是否明确坚定，行为的自控水平，遇事镇定果断与否等，这在个体之间也是不同的。

⑷理智特征，如在想象事物的过程中，表现为理想主义还是现实主义，在感知事物的过程中是主动观察还是被动感知，个体之间也是存在差异的。由于一个人的品格对工作和生活影响很大，要求办公室人员具备良好的品格，主要是严格要求自己，克服不良习惯。