机要文秘岗位职责

第一篇：机要文秘岗位职责

机要秘书是一个特殊的工作岗位，机要文件管理得好不好，不仅直接影响到本单位的利益，而且还影响到整个党和国家的利益，要做好这项工作，最重要的是要提高机要文件管理人员的思想、业务素质。下面是小编整理的机要文秘岗位职责，欢迎阅读。

机要文秘岗位职责

（一）1、负责上级领导机关和处内各科队来文的办理工作。

2、负责处领导的日常事务安排及信函的处理。

3、负责行政发文的管理和发文执行情况的督查工作。

4、负责涉密文件、资料的管理及归档，做好保密宣传教育工作。

5、负责办公室资料、报刊的管理。

6、负责机要室的日常管理工作。参与秘书科各项调研工作。

7、完成科长交办的其它工作。

机要文秘岗位职责

（二）一、负责机要文件和党委系统公文的收发、登记、传阅、保管、销毁、归档工作。严格遵守有关规定，做好机要安全保密工作。

二、负责以学院名义印发的有关公文、信息（简报）的编号登记工作。

三、负责学校党委印、信的管理、使用工作，严格执行有关规定。

四、负责接发与校党委工作有关的国内外公文传真，并做好重要电话的记录工作。

五、负责完成相关文件、材料的立卷、归档工作。

六、协助部门领导做好《电院信息》的编辑上报工作。

七、在保密委的指导下，协助保密办做好学校的保密工作，负责我校市委“公务网”具体操作、密码设备的使用管理及外联工作。

八、协助领导做好党委系统来信来访的接待工作。

九、办公室内勤工作。

十、完成领导交办的其他工作。

机要文秘岗位职责

（三）1.负责上级党政机关及其他单位外来公文、电报、信函、传真等文件资料的签收、登记，根据办公室负责人签批意见，呈送学校领导阅批；根据学校领导批示，及时传办、催办，并登记办理结果，视需向办公室负责人和相关领导反馈文件办理情况。

2.负责机要文件和普通外来公文的收回、保管、归档，严格按照保密规定对机要文件和电报进行清缴、退回、或销毁工作。

3.负责征订、签收、分发、传阅学校党委及办公室机要刊物，年底及时收回、保存、按规定清理。

4.做好机要电话记录，及时向办公室负责人汇报、请示，按要求办理。

5.负责机要专网的开通、使用、缴费，做好机要室网络安全保密及涉密电子设备的使用、管理工作，严格执行相关保密规定。

6.根据办公室负责人安排，做好学校领导外出会务、及其他公务的回执，并将行程安排报送学校领导，及时提醒。

7.协助办公室负责人，做好机要安全保密工作，接受上级保密部门的工作检查、业务指导，按时反馈信息，主动加强保密法规学习，自觉遵守保密纪律。

8.协助办公室负责人做好保密制度建设，涉密人员管理、培训、及保密宣传工作。

9.根据办公室负责人安排，开展学校层面的信息公开与保密审查工作。

10.负责办公室工作人员的考勤及津贴月报表工作。

11.完成领导交办的其他事项。

第二篇：文秘机要方面工作总结

2011年文秘机要方面工作总结

大家好！一年来在领导、同事们的悉心指导和支持帮助下，文秘机要方面认真完成了本职工作及领导交办的各项任务，对一年来文秘机要方面的主要工作及今后的工作设想，向大家做以汇报，有不妥之处，请领导、同事们批评指正。

一、主要工作完成情况

1.承担综合性总结、会议纪要、上报材料、发言稿、通知等有关公文的起草，参与了《社“十二五”规划》、《社今后几年发展思路》等重要文稿的起草工作。

2.协助室领导做好制度建设工作。协助完成了《员工社外获奖奖励办法》、《文件传阅办法》等制度的制定。

3.规范、严谨、按时做好文件的收发、登记、传阅和归档工作。认真履行保密职责，保管好秘密文件。及时送达需要报送上级主管部门和与及其他兄弟单位交换的材料，保证上传下达的顺畅。

4.协助室领导做好公章使用与管理。严格执行加盖公章的审批程序，确保公章使用不出问题。

5.组织筹备全社中层以上干部参加的“出版社发展战略研讨会”，做好相关会务工作及其他一些会议的接待、服务工作。

6.制定并落实出版社宣传方案计划。与《新闻出版报》、《中国图书商报》、《出版参考》等新闻媒体加强沟通联系，配合图书首发式、重要会议、订货会、图博会等重大活动，组织相关报道，积极做好对外宣传工作，并对宣传报道情况进行统计整理。今年3月，第二届“政府奖颁奖，进行认真策划，编写宣传材料，在主要行业媒体上都进行了重点宣传。

7.承担一楼大屏幕的信息发布工作，做到了及时、准确，保证各类信息及时告知每一位同事。

8.编制《出版及建设行业近期动态》，对大量的相关信息进行筛选，选择与工作紧密相关的最新、最急需的信息，每周编制一期，为领导工作决策提供参考。与部下属协会、学会建立联系，交换内部刊物，努力得到最新的建设部门信息动态。担任科技出版委网站信息联络员，每月负责报送社内重要信息。

9.资料室的维护、管理工作。对我社订阅的几十种报纸、期刊和当年的出版图书进行登记，分类管理，定期对多媒体读报器进行维护。并且跟龙源期刊合作，试用电子版杂志，近期可以在社内网开通，到时大家可以直接在社内网上阅读上百种电子版杂志。

10.负责社礼品的筹备和《月历》的制作。

11.负责国际图书博览会的筹备和参展工作，包括展位选定、展台设计、海报宣传、前期安排、现场协调等有关方面的工作，保证了每年参展工作的顺利进行。

12.负责社内刊的组稿、编辑工作。

除此之外还有复印机、纸张管理等日常工作和领导交办的其他工作。

二、学习及思想情况

我们始终坚持边工作边学习，努力提高政治理论水平和业务能力。认真参加社里、部门和支部组织的各种培训、学习活动。特别是深入学习了对出版行业发展有重大指导意义党的十七届六中全会《中共中央关于深化文化体制改革、推动社会主义文化大发展大繁荣若干重大问题的决定》的文件精神。并积极参加社党委组织的庆祝建党90周年的系列活动。

三、存在的问题和对今后工作的设想

我们深深认识到，文秘机要工作还存在着不足，距离领导的要求还有一定差距，比如工作主动性不强，创新意识不够、政治理论水平、服务水平有待提高，有时遇事考虑问题不够周全、不够细致等。这些问题，我们在将今后的工作中努力加以改进和解决。

1.继续加强学习。当前出版业的形势、环境都发生了很大变化，随着文化体制改革的深入和出版转型的加快，出版社面临新的机遇与挑战，我们必须加强政策理论学习、业务知识学习，才能适应新形势的文秘工作要求。

2.提升服务水平，提高工作主动性。我社已经转为企业，所以我们要明确定位，对上级主管部门、作者、读者等，都做好服务工作。同时作为社总办的工作人员，我们更要积极地的配合室领导做好各项工作，更好的服务社领导、服务全社各部门。

3.进一步做好宣传、对外联络工作。提高对宣传工作的认识，根据出版社的发展需要、发展定位，加强宣传工作的主动性、计划性、时效性。比如及时跟进出版社的大型活动，进行多渠道宣传报道，努力取得实效，进一步扩大出版社的影响。

我们要牢固树立了“社总办无小事”的思想，不怕多做事，不怕做小事，脚踏实地，在点滴实践中完善提高自己。努力做到不让领导布置的工作在我们手中延误，不让正在处理的公文在我们手中积压，不让各种差错在我们身上发生，不让办公室的形象在我们这里受到损害。总之，明年我们将继续努力，尽职尽责，做好本职工作。

谢谢大家！

第三篇：机要档案员岗位职责

1.负责值班室行政事务工作。

2.负责办公用品的管理工作。

3.负责文书档案管理和机要收发工作。

4.负责保密工作。

5.负责报刊管理及信件收发工作。

6.负责单位公章的管理工作。

7.完成领导交办的其他事项。

第四篇：文秘岗位职责

文秘岗位职责

直接上司：行政部经理

直接下属：勤杂、保洁员、司机

支持部门：各部门、施工班组、专业分包单位

一、负责项目部行政文件、资料管理，做好收文、发文登记，办理文件传阅、处理、归档等工作；

二、负责会议管理，做好会议通知，会前（会议室、茶水等）准备，会议记录，会议纪要，会后洁整等工作；

三、负责办公设备管理，做好办公设备、用具、用品的申购、采买、发放、调配、维护、维修、回收、废旧处置等工作，建立和完善办公设备、用品登记台账；

四、负责办公环境管理，做好办公区V1布置规范工作，检查保洁员每天卫生清整情况，保证办公区无积尘，无污迹，无损坏，无蛛网，卫生间无异味，垃圾桶清洁卫生，定期灭鼠、灭蚊蝇，节约用水用电；

五、负责接待管理，做好政府机关，业主，监理，重要客户等的接待工作，依据领导要求做好接待服务；

六、按时完成领导交接的其他工作任务。

第五篇：文秘岗位职责

文秘岗位职责

作为一名文秘就应该懂得相关的基础知识和掌握一定的商务礼仪知识和专业业务能力,必须掌握基本的文书写作与处理实务，会务组织与管理，文件资料管理与运用，信息档案管理，人际沟通与工作协调，访客接待，协助上司。

要做好文秘工作，不仅要有过硬的政治思想素质，较高的职业道德，扎实的知识能力素质和健康的心理素质，还要有宽广的视野，创新的思维，这样才能在工作中占据主动地位。要树立正确的世界观、人生观、价值观；要有远大的抱负；培养良好的心理素质、善于调节心理压力；严守工作准则，坚持秘书原则。这样才能成为一名合格的秘书人员，才能使工作顺利的开展起来，不断的引进先进的思想，使整体素质不断提高，从而推动企业更好的向前发展。用微笑来面对工作，把工作当成是创业之路。作为文秘工作者有以下几方面的要求：

一、掌握常用事务文书写作：

（一）行政事务文书写作

掌握公告、通知、通报、请示、批复、命令、指示、计划、决议、总结类文书、记录、简报类文书和规章制度类文书等，行政事务文书的书写格式与写作要求。

（二）公关礼仪文书写作

掌握各类演讲稿、致辞、请柬、聘书、感谢信、贺信和信息传播类文书等公关礼仪文书的书写格式与写作要求。

（三）涉外经济类文书写作

掌握经济于此报告、市场调查报告、业务合作意向书、产品说明书、广告、可行性研究报告、经济合同和招投标书的书写格式与写作要求。

二、懂得商务活动管理：

（一）商务活动

1.安排会见、会谈；

2.组织和协调大型商务活动以及安排与会人员参加文娱活动；

3.掌握组织信息发布会的程序，成功举办信息发布会；

4.安排剪彩仪式、签字仪式和庆典仪式。

（二）商务旅行

1.协助领导制订周密的出行计划，为其准备旅行时携带的物品；

2.做好票务预定、旅行住宿的安排和办理出国商务旅行手续等事务；

3.为大型团队商务旅行拟定旅行计划。

三、电话处理

1、电话接听

根据不同的场合应采取合适的方式来接听电话，良好的电话礼仪会给沟通工作带来事半功倍的效果。

2、电话打出

做好相应的打电话之前的准备工作，应做好相应的记录，通话完毕后应礼貌告别，等待对方挂断电话。

3、电话信息系统

电话信息的收集、建立电话信息系统、及时更新电话系统、做好系统的维护工作、很好地利用电话信息系统。

四、接待工作

1、接待工作的基本任务

（1）安排好来宾的有关工作；

（2）安排好生活接待工作；

（3）安排业余活动并做好服务；

2、接待工作的一般程序

（1）了解清楚来宾的基本情况，包括所在单位、姓名、性别、职务、级别、人数、有关工作的内容，以及到达的日期和地点；

（2）填报请示报告卡片，将来宾情况和意图向上司报告，并根据对方意图和实际情况，拟出接待方案和日程安排的初步意见，一并报请上司批示；

（3）根据来宾的身份和其他实际情况，安排好其住宿；

（4）根据实际工作需要，安排好来宾用车和接待用车；

（5）周到地安排好来宾的宴请工作。

3、接待的具体工作

根据来宾的身份和来到的日期、地点，安排有关人员到车站、机场、码头迎接；来宾抵达并住下后，双方商定具体的活动日程，尽快将日程安排通知有关上司和部门。

五、信息与档案管理

（一）信息管理

1.运用各种信息搜集的渠道和方法，及时充分的收集领导所需要的各种信息。

2.掌握各种信息整理和加工的方法，对所搜集到的原始信息进行处理。

3.运用各种方式，把经过整理加工过的信息提供给领导和其他人使用，做好信息的传递和利用工作。

4.熟悉信息储存程序，做好已用信息的保存工作。

5.熟悉执行反馈信息的5个步骤，组成反馈与再反馈链条，实现反馈信息的良性循环。

6.掌握信息开发的途径与方法，对信息进行全面挖掘、综合分析和概括提炼。

（二）档案管理

1.掌握档案收集的途径和方法，接收与征集应立卷归档的文件材料。

2.熟悉档案整理的程序，对需要进一步条理化的档案进行分类、组合和编目，使之系统化。

3.了解影响档案价值的因素，掌握各种档案保持价值的鉴定方法，对档案进行科学的鉴定。

4.掌握各种档案的保管措施，维护档案的完整与安全。

5.掌握常用档案检索工具的编制方法，编制多种类型的档案检索工具。

6.运用各种档案的利用方式和途径，向档案使用者提供各种服务。

六、健康安全

懂得相关职业健康安全和掌握相应的消防知识和初级救护知识。