第一篇：外贸部门年度工作总结
在外贸公司，很多时候不能接触到真实产品，往往多是文件和产品数据，所以我想应该真正重要的是产品的真实情况，产品质量才是一切的起点。以下是小编整理的外贸部门年度工作总结，希望能够让你有所收获。
今年以来，XX县对外贸易公司认真贯彻落实党的十八大精神和实践科学发展观，继续艰苦奋斗精神，强化队伍建设、抓好市场营销、确保安全质量，细分职责，强化管理，解放思想，狠抓落实，开源节流、增收节支、大胆开拓，勇于创新。全公司上下一心，共谋发展，取得了较好的成绩，为企业在转型发展的道路上开创了一片新的天地。现将20xx年工作作如下总结：
一、年度目标完成情况和其它成绩
20xx年在公司领导班子的带领下，外贸公司全体员工齐心协力，对内加强管理，为发展打好基础，对外大力加强市场营销，以发展促巩固，调整营销策略，多元发展，为公司今年工作目标和经营指标的完成奠定了基础。
1、完成全县外贸进出口总额1180万美元。
2、外贸建材市场完成销售额5000万元，入驻经济实体42户，形成了以家居生活建材、节能环保、矿用机械、电子科技、名优土特产品、出口产品展示为主的商业流通基地，为大中专毕业生、下岗职工、农民工和社会人员提供就业岗位近300个。
3、成立XX县家政服务行业协会。
4、加油站前期工作基本完成，各种资料已递省相关部门。
5、无烟煤滤料出口基地工作前期筹备，多次进行市场调研和实地考察，就商家所需资料、样品已全部报送。
6、全年完成房屋出租收入65万元。补缴上欠职工养老金38万元；雨季之时，维修房顶、内外墙计2500多平方，维修费用计5。5万元。
7、职工收入有所提高，比上年提升50%。
8、增收节支情况：各项费用比去年减少10%。
9、完成了向市级、县级的XX市外向型经济发展外贸公共发展服务平台、20xx年度城乡一体化配送中心、商贸流通服务平台的申请和资料报送以及创孵基地建设，得到上级扶持资金85万元。
二、采取的主要措施
1、以人为本，构建和谐，企业面貌焕然一新
坚持正确的政治方向，全面贯彻落实党的十八大精神，加强党组织建设，发挥党员干部的模范带头作用。按照公司支部今年的工作计划，公司成立了中心学习组，每月组织党员干部进行党课学习，大力提倡廉洁奉公、恪尽职守，坚决执行党中央“八项规定”，狠刹“四风”。通过政治理论学习，党员干部的思想认识和管理水平有了明显的提高，在实际工作中他们以身作则，从现在做起、从部门做起、从点滴做起，处处起到表率作用。“以人为本”是企业永恒的经营之道。员工是企业的财富，只有真正的关心员工，充分保障员工的利益，才能让员工努力工作，积极发挥主观能力性，为企业创造财富。今年，公司坚持“以人为本”的经营理念，按照年初提出的“以人为本、构建和谐环境，促进公司可持续发展”的工作指导思想，以改善和提高员工的待遇，将员工打造成为对公司对社会有用的人作为自己的使命。一方面大力发展经济，提高物质基础，今年员工的工资待遇有了明显增长，大大增添了干部职工的工作干劲；补缴了多年欠交的职工养老金，解决了所有职工退休的后顾之忧；维修房顶、院外墙两千多平米，为公司和市场创优了工作环境。一方面加强思想教育，增加精神食粮，充分利用公司的各种平台，努力营造和谐的企业环境。
2、领导重视，形成合力，促使外贸各项工作上新台阶
从一把手开始，一是关注公司建材市场的招租，二是关注政府扶持项目。由上到下形成领导高度重视、关注和支持发展，下级积极配合和完成的系统模式。领导及时果断地进行协调并做出正确决策，特别是领导能够集中精力抓招商引资和项目收集工作，为企业排忧解难，抢抓机遇，多方寻找出路。一年来，在公司领导及全体职工的努力下，开源创收，增收节支，全年共报送项目七个，实现收益85万元。
全面推进无烟煤滤料出口基地的前期筹备工作。行程上千公里，对全县所有滤料厂家进行排查走访，调查分析，编制可研方案，积极参加全国省市各大出口信息分布会，递交资料上百份，通过电子商务和物流渠道发送规格样品20多家，参加各种交易活动十余次，初步达成合作意向。
为促进外向型经济发展，保持对外贸易的稳定增长，使用好我市外向型经济发展资金，尽早发挥扶持政策的作用，遵照国务院第135号和省政府第101号文件要求，重点支持中小企业开拓国际市场、境外参展，鼓励企业通过国内外认证，培育自主品牌，走出国门办企业，发展境外营销网络，促进产品质量提高和出口结构调整，支持科技兴贸、机电铸造出口基地建设以及农轻纺劳动密集型产品出口等。我公司积极参与，组织职工学习和领会精神，指定专人向XX市递送了此项申报资料，与此同时报送了XX县商贸流通服务平台和20xx年城乡一体化配送中心等建设项目的申请，得到了上级相关部门的大力支持和帮助。
由于领导重视，措施得力，工作到位，推进了XX县家政服务行业协会的成立，带动105人社会劳动力就业。并完成了加油站前期建设的基本工作，各种资料已递省相关部门。
3、转变职能，强化服务，创建了阳城外贸建材城创业孵化基地。
20xx年7月，根据XX县人民政府20xx[78]号文件精神，我公司申请了XX县创业孵化基地，成立了阳城外贸建材城创业孵化基地，按规定和规格制作了基地各种宣传版面和牌匾，成立了专门的服务机构，配设了创业培训部、融资服务部、事务代理部、创业指导部、后勤服务部五个部门，以政务代理、创业培训、信息咨询、开业指导、技术支持、融资服务、人才引进、事务代理、法律援助为服务内容，转变工作职能，全心全意为外贸建材市场提供服务。20xx年9月7日，召开了全体商户会义，正式启动创业孵化基地。五个部门密切配合，各司其职，收集市场所有商户的资料，分析他们的经营状况，引导和帮助商户办理工商、税务等相关证件70余人次，组织带领商户参加县人社局的创业就业培训，帮助入孵对象办理失业证37个，创业培训合格证32个。目前，基地已落实完成32家商户入孵。
4、立足市场，加强扶持，大大激励了广大商户的创业热情和信心。
积极为入驻商户提供优良发展环境，实行24小时安保值班，做到白天有人维持秩序，晚上有人巡逻值班，监控24小时无死角不间断。加大消防器材和工程建筑设施的检测。严格管理，杜绝市场发生寻衅滋事、打架斗殴、盗窃等事故。一年来，市场没有发生一起不安全事件。公司积极XX县广电局进行沟通协商，外贸建材市场所有入驻商户，每做一日电视飘字广告，享受100元补贴。多次邀请银行来公司对商户考察调研，并培育市场信用商户18家，获得短期流动资金贷款160万元。加大政策扶持力度，根据入孵基地政策，积极和人社局取得联系，为入孵商户争取贴息贷款和租凭场地补贴。目前一切手续正在办理过程中，力争在今年年底将给商户一一兑现。
一年来，XX县对外贸易公司紧紧围绕着县委县政府的安排部署，取得了方方面面的成绩。但资金不足仍制约着公司的发展。由于公司改造外欠过多，包袱过重，年收入与支出落差较大，使得部分项目难以开展。2014年的工作还是会更加的困难，越来越大的竞争压力会给我们带来极大的压力，然而这些都是暂时的，在新的一年里，我们将以十八届三中全会精神为指导，攻坚克难，锐意进取，为外贸的不断繁荣发展做出更大的贡献！
第二篇：外贸部门管理制度
外贸部门管理制度
-------------深圳市垚垚科技有限公司
一． 主要职能：
1.制定销售计划，并报批给总经理审核，审核通过后进行目标分解，并执行实施；
2.按照总经理的部署，做好产品的宣传推广，管理公司网站，及时调整及更新推广内容；
3.合理进行外贸部的预算控制；
4.制定业务人员的行动计划，并予以检查控制；
5.留意市场动态收集市场信息；
6.根据客户询盘及时与客户沟通，建立各级顾客资料档案并备份；
7.与客户协商，谈判，确立销售合同项目。包括所购产品的价格，数量，规格，材料及其要求，贸易国别，交货方式，付款方式，交货期，配件额度及其他条款；
8.向生产部门下达生产订单，备货期间，对生产情况进行跟踪，并告知客户
9.联系货代安排发货，发货后通知客户发货详情
10.做好合同尾款的回收
11.做好销售服务工作，促进，维护与客户的关系；
12.组织完成各类产品的销售
二．职能说明：
A．外贸部经理：
1.分析市场供应需求成交量等竞争状况，正确做出市场销售预测并报批；
2.拟定年，季度，月销售计划，分析目标，报批，并督导实施；
3.根据发展规划合理进行人员预备，配备；
4.汇总市场信息，提报调整，修改建议；
5.关注所辖人员心态变化，及时沟通处理；
6.组织建立客户的完整档案，确保业务人员离职后客户不会丢失；
7.评估控制交易风险，避免公司损失；
8.指导巡视监督检查下属；
9.定期向上级述职报告；
10.制定部门工作程序，和规章制度，报批通过后实行；
11.统计记录月销售报表，季度销售报表，销售报表
B.外贸业务人员：
1.严格执行销售程序，规范销售；
2.严格执行行为规范，热情服务客户；
3.对个人洽谈的客户，负责售后跟踪及售后反馈，及时汇报；
4.对个人发生的订单，负责催收尾款；
5.接受客户异议与意见，并及时上报；
6.建立客户的完整档案并每月向上级提交
7.完成公司下达的销售任务
8.听从领导指挥，完成上级发布的其他任务
三.薪资待遇：
A．工资：
1.岗位工资:业务员1500/月；外贸经理4000/月（试用期80%）
2.绩效工资:业务员700/月；外贸经理无
①.业绩部分：300元，按完成当月销售任务百分比计算
②.考勤部分：100元，全勤且无迟到早退（病假丧假婚嫁除外）按100%发放；迟到早退在三次以内（含）或事假一天以内按50%发放；迟到早退超过三次或事假超过一天以上，无考勤奖励
③.团队部分：200元，服从领导管理，无违反部门及公司管理制度，与同事关系融洽，按100%发放，轻微违反部门及公司管理制度，或与同事之间发生轻微情绪争执按50%发放；严重违反部门及公司管理制度，或与同事之间发生严重争执按，无团队奖励；
④.执行力部分：100元，严格执行上级领导的命令，及公司下达的各项任务按100%发放；未严格执行上级领导的命令，及公司下达的各项任务，视情节严重发放50%或无奖励
B．销售提成：
1.个人销售提成：
a.销售提成=当月销售返款*提成比率
b.提成比率：
完成个人当月销售目标的0%-100%，1%；
完成个人当月销售目标的101%-150%，100%以内按1%，101%-150%按1.25%； 完成个人当月销售目标的151%以上，100%以内按1%，101%-150%按1.25%，151%以上按1.5%
2.团队销售提成：
a.销售提成=当月销售返款总额*提成比率
b.提成比率：
完成团队当月销售目标的0%-100%，5‰；
完成团队当月销售目标的101%-150%，100%以内按5‰，101%-150%按7‰； 完成团队当月销售目标的151%以上，100%以内按5‰，101%-150%按7‰，151%以上按9‰
c.团队销售提成的分配：
销售经理10%；当月销售冠军10%；当月销售亚军8%；当月销售季军7%；当月协作之星5%（如当月销售均为个人独立完成则当月此项奖励累入年终奖）；10%纳入团队福利基金；20%纳入季度奖；30%纳入年终奖
C．奖励：
a.季度奖：由团队销售提成中提出20%，每季度发放一次，根据季度销售报表发
放奖金，销售经理20%；当季销售冠军20%；当季销售亚军15%；当季销售季军10%；其他业务员按业绩分配
b.年终奖：由团队销售提成中提出30%，每一年发放一次，根据销售报表发放奖金，销售经理20%；当年销售冠军20%；当年销售亚军15%；当年销售季军10%
c.为公司提出合理化建议，致使成本下降，售价上升，品牌提升，由部门向公司申报奖励，金额100-3000元
D．福利：
a.员工试用期满，经公司及部门领导审核转正后，在公司任职期间均可享受公司规定的有关福利待遇
b.外贸团队福利基金，由每月的团队销售提成中提出10%，可用于团队协作训练，业务技能升级，工作之余放松等
四．惩罚措施：
以下行为构成过失，将处以相应的罚款，严重的将会导致解雇；惩罚金只在绩效奖金内扣除
1.在工作时间长时间接打私人电话，或者接待私人探访超过30分钟
2.在工作时间睡觉
3.在工作时间看与工作无关的报纸杂志或网站
4.将个人情绪带入工作，对客人或同事无理
5.事先未通知且无充足理由的迟到超过10分钟
第三篇：外贸部门计划书
新外贸部门的计划书：第1部分
外贸业务部门
工作定性
流程
人员安排
工作要求
客户分析
1．外贸业务部的定性及定位
1）工作前沿性
2）桥梁作用
3）形象作用
4）工作要求
2．外贸业务部门的工作流程
1）外部
2）内部
3）所需资料表格
4）工作的特点及要求
3．外贸部的内部工作人员配备，权限及责任
1）人员要求
2）主管
3）会计
4）助理员
5）采购
4．贸易条件要求：
1）样办
2）合同
3）付款方式的选择
5．工作的开展及要求
1）展会
2）杂志及其它煤介
3）网上平台
4）其它
6．客户分布群的简要概述及特点。
1）欧洲区
2）美洲区
3）中东区
4）亚洲区
5）非洲区
6）大洋洲区
7）其它地区
外贸业务部的定性及定位
1)工作前沿性
2)桥梁作用
3)形象作用
4)工作要求
一个公司或工厂的外贸部门在工作性质上有别于公司的其它部门。首先，直接同客人的接触使它一直处于工作的前沿，部门对于市场的变化及客户的要求有很深入的了解，工作繁琐而又要求细心。其次，从形象上讲，外贸部门在很大程式度上代表了公司的形象，是公司文化的体现，由于他们主要是同外界打交道，其一言一行及工作的效率，工作作风，都在体现着整个公司的文化。再次，外销部门是公司与客户之间的一座桥梁，客户通过同外贸部门的沟通交流间接地理解了公司的运作，文化。公司的产品及服务是通过外贸部门的工作推出去的，同时客户的各种信息也是通过外贸部门的分析研究后转达给公司内部其它部门的，故在这点上可以说外销部门是公司与客户之间的纽带。
基于这些特点，就要求公司的工作人员：在做事的时应有原则，但又能灵活处理事情，做事认真负责，始终抱以微笑，性格不急不燥，能听取客户的不同意见（有好有坏），对于突发事件的发生，要能镇静处理，有沟通能力，工作协调能力，工作组织能力及能承受工作压力。
在本部门内各位员工之间要充分合作，互相协调，工作任务分配明确，工作要有序，坚持按照规范的业务流程式操作，工作交叉检查，这样可避免引起问题的发生，争取创造一种活泼，轻松的工作环境氛围，但在工作上又不失其严谨的一面。
外贸部门有其特性，但它不是孤立存在的。它是以生产部及其它部门为基础的。在工作中要能同本公司其它部门进行有效的沟通。处理事情方面应就事论事，以第一时间处理事情为原则。
外贸业务部门的工作流程
1）外部
2）内部
3）所需资料表格
4）工作要求
大概讲，工作主要包括同外部的联系及内部的系统工作。同外部的联系主要包括，同客户的有效沟通，这是部门工作的中心及重心，同报关公司的联系，同运输公司的联系，同仓库的联系，同银行的联系，同船公司的联系，同各级配件供应商的联系。同外部的沟通面较广，且工作都是通过一步一步的合理安排来完成的。各个环节之间要安排仔细。工作不能断层，同内部的交流主要是与其它部门的配合，包括，采购部，生产部，等其它部门，从主要工作的特点来讲，工作主要是在通过沟通交流的方式来完成工作任务的转达，协助生产部，采购部等其它部门完成订单。细致表述客人的要求，来把文字或比较抽象的订单转化成实际的货物。故外贸部门最主要的工作方式是：如何能进行有效的沟通。协调各方面的联系。及进行有序，有效的工作安排。它以其它部门为基础，又起到组织其它部门的作用
业务部的工作主要是文字型的，且工作繁琐，联系广，要求用一定的资料表格来规范部门的工作。做到各种信息都有记录。
1）样办单：（SAMPLE FORM）业务中有些客人要求看样办，及打样办。样办确认后做货。另订单确认后，外贸业务部也应要求各配
件 供应商打样确认，以确保质量交货期。
样办在业务中有着不可忽视的重要性，如客有要求打样办时，要
填样办单，样办单经外贸主管或经理确认后，送生产部一份，样办单业务部存一份，交会计一份，样办单填写一定要标明所有的客人要求细节。
样办要比客人要求多做一个，留存业务部，以便客人确认后照办做货。
另外：订单落实后，如有条件（公司主张），每张订单都要打板确
认。跟单员要让供应商在生产大货之前，根据订单要求打样确认。
确认样办无误后在通知供应商生产。
2． 报价单：（QUOTATION FORM），同客人面谈时，价格可以马上
确定，但在业务联系中很多时候要用到报价单，报价单填写要标
标明产品所有细节，交货条件，付款方式。交货时间等。报价单
由主管或业务员留存。
3． 形式发票：（P/I），这是在客人确认订单后开给客人的订单书面确认形式。发票中要求标明所有合同要件，包括：价格，数
量，订单要求，单价，交货条件，付款方式，交货时间，客人唛
头等。经部门主管或经理确认后要让客人签字确认回传，业务部
存一份，送会计一份，以便查账。
4． 成本分析单，（COST ANALYSE FORM）。在报价时，业务员要
做本询价的成本分析。（大概），在订单确认后要重新做成本分析，其中如利润低于部门规订的百分比后要请部门主管或经理确认是否可以操作，如在规定的利润范围内，则业务员可马上操作。这里要求公司部门要对利润百分比做一规定，如在多少以上可以马上操作，如低于多少则要求征的部门主管或经理的同意。现公司规定：部门操作时。利润如低于5% 刚要求征求经理的同意。因客人要求不同，数量不同，交货条件，交货方式，付款方式，熟悉程度等不同故有此要求。
5．生产加工单：（ASSEMBLLING FORM）。在订单确认后，要根据
同客所签合同，把客人的要求转成易于生产加工的形式。上面要
列明客人对订单的具体要求。每个细节都要有注明。
特别是交货期及对质量的控制。生产加工单打印后要给主管或经理
确认。签字后下发到生产部。如有可能。公司要求每次下发生产加
工单时。要召集相关部门主管开小会，由负责些订单的业务员再次
向其它部门讲解订单详细要求。做到每张订单，相关的部门都能充
分了解。这样在以后的工作中如一方面有所失误，其它人也可给以
指正。开会时要求主管参加，做到再次对订单的核对。如跟单（采
购对订单理解有所偏差时可及时指出）。
6． 采购单：（PURCHASE ORDER 或P/O）。这里主要指根据订单
要求采购一些所需配件。主要是发到配件供应商处。
要求采购单简单明了，对配件要求要详细讲明。质量要求及交货
期。特别注明质量要求及交货期。
采购单要经主管审核发再传真给供应商。每次传真的采购单要求
供应商签回作实。
7． 验货报表（INSPECTION FORM）。公司要求每个跟单或主
管要对每次订单进行抽检。包括：对配件的检查。中期验货及最
终验货。验货时要求照单验货。如有任何凝问请及时通知主管或
经理。以便及时解决问题。跟单员要通知主管每次验货的情况。
主管也有责任询问每张订单的情况。
8． 财务跟踪单：（ACCOUNT FOLLOW-UP FORM）。公司要求会
计处要有明确的订单财务记录。
包括：1）订单订金/尾数款详细的记录。
2）各订单配件的款项明细资料。
9． 装箱单：（PACKING LIST）。每张订单要根据客户的包装要求
做一份包装明细单。此单在货做完验货无误后要发给客人。以
证明货已做完。也是作为催款的一种暗示形式。
10其它资料： 外贸部可能要接解到的资料还有，C/O 单。报关单，订舱单，商检单，提单，等等。
11．公司要求每张订单的资料要全部夹入一资料FILE。包括此张单涉
及到的所有资料。
工作要求:
外贸部门不是一个独立的部门它是基于生产部之上的一个协助沟通的部门，要其它各部门的有力支持，工作才能做的有效有序。
同采购部，外销部门经常会碰到客户问价格的情况，有的是比较熟悉的，有的则不能一时通知价格，这时要同采购部多沟通，以了解成本等价格因素。另有时客人会因在价格上不作让步，或让工厂多让步，这时要同主管或经理讲明后同采购部联系看能否有所降件（指成本方面）。故外贸部门的人员要能与各部门相处融洽。
同生产部，要及时了解生产安排情况。如有新订单要及时同生产部沟通。以便安排订单生产，在特殊情况下，（指客货较急的情况下，同生产部协同操作订单安排。但平常不允许外贸部门过多过问干涉生产部的安排。
1）周期长，工作隐性。
2）工作方式上：要与工厂工作同步。公司给一定的自由度。因可能外出会客，接客，找样办，看办，看厂（主要指配件）
3）部门上班时间为：8：00-12：001：30—6：00
部门不加班（特殊情况例外）
4）公司给外贸部门主管一定的处理事情的特权。指：价格方面在利润允许范围内可以当机立断。交货期方面可以根据当时情况通知客人等.这样才能更有效地去解决问题。
6）公司给外贸部门车辆方面的主便。可以及时调用公司交通工具。
7）外贸部门在传达有关订单信息时，要求指令明确不能含糊不清。
8）每期新产品一定要拍照外理存档。图象大小统一，格式统一，能直接上传网上使用。
9）公司网站设计要具有时代特性，英中文，简单明了，主要要突出产品。网上产品要及时更新。
10）外贸部门要整理一份报价单，应明确单价的上下浮动范围。以便能随情况掌握，不至被动。
11）公司有专有电话线及传真线给外贸部门。传真线分线安装。
12）部门资料要整理清晰明了。分类归档。如给客人报价资料，要按类归档，以便到时查验。
13）信息要及时处理，当天的信息争取当天处理完毕。当天询价要当天回给客人。
14）确保按照合同上要求，按质，按量交货。此处外贸部门有独立性。不得迁就其它部门的意见。
15）在同客户沟通每一环节中，要把服务做到前面
16）主管的指令要明确。
17）办公室区不准打私人电话。
18）办公室区不准吸烟。
第四篇：外贸部门实际方案
目录
第1部分：外贸平台的建设
一：外贸业务部门建设涉及的基本领域
二：外贸业务部门的工作流程
三：外贸业务部门的工作要求
四：外贸业务部门的贸易条件
五：外贸部站的内部工作人员配备
第2部分：国际市场的开拓
一：外贸主营产品、发展方向的确定
二：国外客户资源分布群的简要概述及特点
三：国际市场开拓的主要途径
第3部分：总结
第1部分外贸平台的建设
一：外贸业务部门建设涉及的基本领域
1．行政机关的注册、登记。包括工商、税务、海关、外汇局、商检局完成相关手续的办理；整个流程办理结束大概1个月时间,最快1周内可以完成。
2．外贸部门的组建。外贸部门作为一个团队，由于分工不同，一般由业务员，财会（负责核销、退税）、单证员，质检员组成。人员的数量依据业务量而定；在公司创业初期，由于业务量不大，可以一人多职，如业务员可以负责单证的处理。
3．货运代理，快递公司的选择、确定。
从实际操作看，目前大多数外贸公司的相关业务都是委托中介公司来完成的，如货物的进出口报关，商品法定检验及办理货物运输保险，可以省时省事。但选择合适的中介公司对外贸公司非常重要；好的中介公司可以促进外贸业务的发展。选择中介公司基本要求应该是业务熟练，专业知识强，服务效率高，收费合理。
由于外贸公司的日常邮件多，费用较大，选择合适的国际快递公司可以有效节约费用。通过对全球主要快递公司的考察，ups收费相对便宜（可以打折到73%），时间上也比较快，一般在2-3个工作日可以到达全球各地。唯一的缺点是货物的重量由ups在事后帐单中告之。
4．公司形象的建立，如网站，产品规格、样品陈列。
公司形象是开拓外贸业务时公司的“名片”，外商往往是通过企业形象来逐渐了解其未来合作伙伴的。一个有实力，让外商感觉可信赖的公司，不仅可以加快合作的进程，而且也有利于将来业务量的不断拓展。
如何建设公司外贸形象，可以由委托专业的网络公司、广告公司按照客户的旨意进行设计、策划，当然公司外贸形象的建设，也是逐步发展，不断完善的，不可能一步到位。
5．参加外贸行业协会，成为会员。
上海市外贸行业协会现有会员在5000家企业左右（包括浦东新区外贸协会），外贸协会的主要功能是为企业提供市场最新动态，邀请相关主管部门，如海关、税务、商检、外汇局主管领导为企业进行培训、讲座，内容涉及国家最新外贸政策变化以及进出口操作实际注意事项等。由于外贸协会和政府的关系密切，在企业遭受困难，由协会出面，有利于困难顺利解决；另外，随着国际贸易争端纷起，反倾销案件的增多，在外贸协会的组织下的积极应诉，据统计获胜的案件很多。
二：外贸业务部门的工作流程
1．客户询盘：一般在客户下订单之前，都会有相关的orderinquiry给业务部，做一些细节上的了解。
2．报价：业务部及时回复客人查询，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付款方式，包装规格及柜型等，performainvoice给客户做正式报价。
3．得到订单：经过洽谈，收到客户正式的订单purchaseorder。
4．下生产订单：得到客人的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划。
5．业务审批：业务部收到订单后，首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批才行。合同审批之后，制成销售订单，交给部门进程员跟进。
6．下达生产通知：业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知,通知工厂按时生产：6.1：如果是l/c付款的客户，通常是在交货期前1个月确认l/c已经收到，收到l/c后应业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人改证。6.2：如果是t/t付款的客户，要确认定金已经到账。6.3：如果是放帐客户，或通过银行d/a等方式收汇等，需经理确认。
7．验货7.1：在交货期前一周，要通知公司验货员验货。7.2：如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知计划部。7.3：如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。
8．制备基本文件。工厂提供的装箱资料，制作出口合同，出口商业发票，装箱单等文件（应由业务跟单员制作，交给单证员）。
9．商检：如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同，发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸，便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。
10．报关
11．出口收汇
12．公司要求每张订单的资料要全部夹入一资料file。包括此张单涉及到的所有资料。
三：外贸业务部门的工作要求
外贸部门不是一个独立的部门它是基于生产部之上的一个协助沟通的部门，要其它各部门的有力支持，工作才能做的有效有序。
在客户问价格时，有的是比较熟悉的，有的则不能一时通知价格，这时要同采购部多沟通，以了解成本等价格因素。另有时客人会因在价格上不作让步，或让工厂多让步，这时要同主管或经理讲明后同采购部联系看能否有所降件（指成本方面）。故外贸部门的人员要能与各部门相处融洽。
同生产部，要及时了解生产安排情况。如有新订单要及时同生产部沟通。以便安排订单生产，在特殊情况下，（指客货较急的情况下，同生产部协同操作订单安排。但平常不允许外贸部门过多过问干涉生产部的安排。
1．周期长，工作隐性。
2．工作方式上：要与工厂工作同步。公司给一定的自由度。因可能外出会客，接客，找样办，看办，看厂（主要指配件）
3．部门上班时间为：8：00-12：001：30—6：00
部门不加班（特殊情况例外）
4．公司给外贸部门主管一定的处理事情的特权。指：价格方面在利润允许范围内可以当机立断。交货期方面可以根据当时情况通知客人等.这样才能更有效地去解决问题。
5．外贸主管可以有相应的活动经费。
（但只适合在一定的范围之内）。
6．公司给外贸部门车辆方面的主便。可以及时调用公司交通工具。
7．外贸部门在传达有关订单信息时，要求指令明确不能含糊不清。
8．每期新产品一定要拍照外理存档。图象大小统一，格式统一，能直接上传网上
使用。
9．公司网站设计要具有时代特性，英中文，简单明了，主要突出产品。网上产
品要及时更新。
10．外贸部门要整理一份报价单，应明确单价的上下浮动范围。以便能随情况掌
握，不至被动。
11．公司有专有电话线及传真线给外贸部门。传真线分线安装。
12．部门资料要整理清晰明了。分类归档。如给客人报价资料，要按类归档，以
便到时查验。
13．信息要及时处理，当天的信息争取当天处理完毕。当天询价要当天回给客人。
14．确保按照合同上要求，按质，按量交货。此处外贸部门有独立性。不得迁就
其它部门的意见。
15．在同客户沟通每一环节中，要把服务做到前面
16．主管的指令要明确。
17．办公室区不准打私人电话。
18．办公室区不准吸烟。（如有客例外）
19．办公时间不准上网聊天。
四：外贸业务部门的贸易条件
1．打样：
样办在订单处理中占到十分重要的位置，故要求对样办的要求要小心认真。如客有要求寄办。在可能的情况下，要尽量寄办给客人；但要参考下列要求。
公司根据客人要求提供样办。但要收取相应的样办费用。具体情况以实际操作为准。（具体情况视客而定）
在收到样办费用后给客提供样办。如国外客户，样办费用要计算运费在内。（特殊情况视具体情况而订，由部门主管快定）
打样寄办后要留存资料，以备查。
所填样办单送交会计一份。
2．合同：
大部分的商业行为都以合同为规范标准。以确定双方的权利和义务。故如有同客人签订合同，则一定要根据合同要求处理。在签订合同之前要充分考虑到公司及部门的实际处理情况。如在没有保证的前提下，不要随便签订。
如客人在合同中列出一些特别要求，要视情况及时与经理取的沟通。确认可以达到客要求后再签订。
合同中的四要素一定要仔细核对清楚：（价格，数量，质量要求，交货日期）在有疑问时要同客人沟通。
3．付款方式的选择：
公司外贸部门的收款方式暂时为：
现金付款
t/t
l/c
大笔的货款：公司暂不接受：
d/patsight/
moneygram
paypal
creditcard
check
等付款方式。
只有公司在收到尾数款后才安排出货。如在未收到尾数款的情况下出货时，会计有权利过问，除非主管能给出一个合理的解释。（视具体情况而订），但会计一定要通知经理。
五：外贸部站的内部工作人员配备
外贸部门的人员要求少而精。如部门人员暂时不够。宁愿多花时间找合适人员，也不能胡乱找人顶替所缺职位。由于工作的关系。部门要求人员：要诚实，勤奋，有合作精神及团队精神。
第五篇：外贸部门计划
外贸部门2012-2013工作计划
外贸部门工作计划，主要分为4个季度，每个季度的内容和目标如下：
第一季度
一、平台的完善和团队的锻炼
1.1根据网站的定位，准备应用效果图，生动，清晰，有联想余地的，传递给客户，在细节部分充分体现产品的特点。一共20类，每类9张图片，在3月1日之前完成，负责人jack，新来A,员工协助。
1.2每个应用图下面的文字信息，要诠释应用图，充分体现我们提供的价值，能给客户带来什么样的效果，在3月1日前完成，负责人cherry，由新来的B员工协助。
1.3每个应用图和文字中间的表格，就是基本参数，这个由keven负责，在3月1日之前完成。
1.4网站的推广方案的制定和执行监督，由东方来负责，3月1日前完成。
以上图文并茂的资料，需要于设计部门积极配合，也需要外贸部门和老总多 沟通，网站的浏览过程，就是我们引导客户下单的过程，所以，我们前期的所有的投入都是必要的。
1.5客户资料的整理和等级分类，以及分配上，进行细节划分，在3月31日前，清晰分配下去，责任到人，逐步实现流程化，由jack负责，其他人协助。
1.6网站的作用，如何更好的利用网站的功能，开发以往的客户，要制定确实可行的方案由jack负责，A，B协助。
2.1环球资源的上线，图片和文字的上传，主要由shirley负责，在3月1日前完成。
2.2环球资源的推广，主要是关键词的优化，在3月31日前，了解排名规则，并进行测试，由jack负责，其他等协助。
2.3平台和网站的整合，如何互相促进，要制定规划，有助于客户数量的增加和质量的提高，这个工作由jack负责，其他人协助。在3月1前完成。
3.1新员工的培训，对公司文化的理解和外贸规划的理解等，这个工作由jack来完成，在入职后的3周内达到预期效果。
3.2定期参加相关主题的会议，提升业务能力和对公司规划的理解等，一个季度3-5次，这个工作，由jack负责。
3.3对于工作中所遇到的问题，清晰解决问题的思路，首先清楚问题是什么，其次，怎么解决问题，最后为什么要这样解决，这样的思维模式需要半年的时间甚至更多，先从培养
这个意识开始，由jack负责。
3.4通过团队之间的配合，不断优化内部协作上的流程，提升效率，真正做到团结一致，直
奔目标，先从培养意识开始，3月1日前见成效。
二、针对网络推广运行中的问题的流程化规范和外贸跟单过程中问题的解决模式
在网站推广过程中所遇到的问题和感悟，跟大家分享，更多了解网络，熟悉网络，运用网络，每周专题探讨，由东方组织，3月31日前，大家对网络营销有个更高层次的认知，并且提高对公司网络方面战略的认同和信心。
网络推广方面的规划，制定操作流程，监督流程，作业自动化，需要东方制定相关的规则和模版，大家在初步的操作过程中不断提出修改方案，慢慢完善，形成我们独有的网络推广流程，在3月31前完成公司客户的细分，最有意向的客户由郭健来负责，其次是shirley负责，对于客户进展情况的不断优化，每个人都要提出自己的意见和建议，在原有的流程上进一步提高效率，缩短跟单过程，执行人，jack，其他人协助。
对于任何突发的问题，及时解决，但是事后一定要记录在案，定期总结，不断反思，尽量避免流程内的问题出现，执行人jack。
三、推广和业务，所有的流程进行数字化量化监督，提升效率。
推广每个月有计划，考核就是数据表，要看到实际的效果，这事由欧阳海生负责，jack监督。3月31日前
工作进展，透明化，清晰化，用数字说话，用进度证明自己，执行人jack。3月31日前。
四、第一季度整体业绩目标260万
第二个季度
一、营销推广的规划和展会的策划
网站，平台，展会资源整合，4，月份为5月初的展会，做准备工作，所有的策划活动和推广方案，都是以提高展会的效果为前提，具体规划，由jack制定，其他人协助，在4月的第一个星期制定。
2、展会的策划和准备
展会的策划，和网站的整合，具体活动的制定，分配到人，由jack负责，在4月的第二周完成。
二、客户的细分和推广的优化
通过上一季度的细分和跟踪，再次提高客户分级标准，重新分配，有针对性的分析跟踪，制定相关策略，形成习惯，此事由西门负责。四月的第三个星期。
2、推广方式的升级和优化，为业务带来更多的询盘和订单。
通过网站，平台，和展会的整合，评估效果，调整方案，增加推广方式，提高推广力度，带来更多的询盘的同时，提高转化率，订单量的增加，具体方案的制定，由东方负责，5月31日前完成三、团队凝聚力的提升和营销的更深入了解
通过网站，平台，展会，和半年的沟通，了解，在团队协作上，团队文化上，大家是不是保持积极的状态，良好的心态，进行总结和规划，为达成目标，奠定思想基础，执行人，jack，6月31日前完成。
团队各成员对于管理，团队，网络营销，公司的战略目标，是否理解的更加深刻，对于公司的发展是否信心十足，进行交流，执行人jack。
四、第二季度整体业绩目标580万
第三个季度
一、总结前两季度所遇到的问题并解决，更加完善外贸体系和流程
1、对于前两个季度营销和业务方面的问题进行总结分析并解决
对于营销和业务方面的问题和一些影响订单达成的因素，要落实到人，通过大家的交流和讨论，清晰各自的责任，并且针对问题等进行各自负责内容的总结和提出解决方案，业务方面执行人西门，网络方面执行人东方，整体协调上的负责人jack。
2、对于外贸各个环节，人员的配合度的提升，进行强化
各个环节通过半年的运作，人员的流动，职责的清晰，责任的承担，等等，需要在工作过
程中，不断总结，交流和沟通，执行人jack。
3、真正做到体系完善，执行力强大和迅速。
随着团队的稳定，工作的模板化，逐渐实现流程化，自动化，体系健全，运转正常，执行迅速，执行人jack。
二、业绩的稳定提升和市场的初步规划
1、通过网站的推广，B2B平台的运作，和展会的配合，逐步提升外贸业绩。
2、对于各个区域市场的规划概念形成3、逐渐向专业化，有针对性的做市场
三、团队内部形成拼搏向上的风气，相互竞争，相互支持
1、强化团队文化，打造拼搏向上的团队，凝聚力，执行力再上新台阶
2、以订单为目标，以团结和谐为前提，积极拼搏，每人都做冠军。
四、第三季度整体业绩目标900万
第四个季度
一、各个平台效果的总结分析，有针对性的解决问题，提高业绩。
1、网站，环球，展会，出货客户，意向客户等进行详细的分析与探讨和交流，在营销平台的利用率上，争取再上一个台阶。
2、针对各个平台不同来源的客户，和成交的比例，反思跟单过程中的问题，并进行研究和解决人员分配的调整，还是客户结构的调整，都根据实际情况进行
二、狠抓客户跟踪过程，关注细节，激励制度的完善
1、跟踪客户，对于周期长，没有下单的，进行分析和总结，提高效率
2、细节决定成败，不断反思，在跟进客户过程中细节的问题，并分享
3、好的员工是奖励出来的，鼓励和支持，是必要的。
三、回顾历史，展望未来，总结经验，开拓市场
1、业绩的拼搏，团段文化的建设，是否收获良多，探讨我们走过的路
2、对于明年的规划，各个成员有何看法和计划，交流分享。
3、市场的开发，我们是否占有了一定的比例，或者形成口碑了
四、第四季度整体业绩目标1200万
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