浅议实验室物资采购的重要性

第一篇：浅议实验室物资采购的重要性

浅论实验室供应品质量对检测工作的影响

（726000 商洛市产品质量监督检验所

李鹏）

摘要：实验室供应品采购主要是指用于实验室开展检测工作的仪器及试剂耗材等材料，它们的优劣关系到检测工作的质量，因此做好实验室供应品采购验收工作是保障实验室检测工作质量的一项重要的工作。

关键词：供应品

采购

验收

前言：实验室供应品采购在《实验室评审准则》中全称为“服务和供应品的采购”，“服务”是指采购仪器设备的校准、计量检定，环境设施的设计、生产、安装、维护、保养等服务；“供应品”是指实验室所需仪器设备和消耗性材料。《实验室资质认定评审准则》中第4.5条“服务和供应品的采购”规定“实验室应建立并保持对检测和/或校准质量有影响的服务和供应品的选择、购买、验收和贮存等的程序，以确保服务和供应品的质量”。而一些实验室在这方面做的并不到位，从而使检测工作质量不能保证。

一、供应品采购验收工作中容易出现的误区

实验室应当制定采购计划并按计划进行采购，而一些实验室，没有采购计划，对供应品采购比较随意，一方面增加了验收的工作量，另一方面为检测工作质量造成了不稳定的因素。有的实验室供应品验收流于形式，而有的实验室对某一个品牌一次验收合格了就认为今后采购就不用再验收了，质量是没问题的。我们实验室就曾经出现过类似情况，如：经常使用的某一品牌的碘化钾在一次购置验收中就发现不能在溶液中完全溶解的现象；为原子吸收配备的标液制作曲线不成线性，事后经查明，由于采购制度不完善，由检测室临时采购的刻度吸管质量差，未经验收直接投入使用，由于刻度吸管刻度不准确造成溶液配备上的不准确；光谱仪器检测时背景过大，开始认为是仪器故障，经进行认真排查，发现是盐酸质量有问题，这些事例出现的问题比较直观而容易发现，如有的出现的问题就比较隐蔽，使我们很难发现检测的数据出了问题，如我们使用的玻璃凯氏定氮仪，很难从外观上发现它是否有沙眼还是磨口接口密封不严，这必须经过加标回收实验的方式进行检查验证，否则，检测数据是否准确无法确认。

有的实验室认为，是大厂生产的知名试剂就没问题，就适用于所有的检测工作，其实这些认识都存在一个误区。这就像我们质检机构为客户出具的检测报告，高质量、高水平的出具好每一份检测报告，把每一份检测报告打造成精品，追求工作上的完美是我们所期望的，但由于我们在对标准的认识上、理解上和人力资源等因素而往往事与愿违。同样，再好的产品都有一个合格率和质量指标的波动范围，而我们过分相信企业的产品质量为100%而疏于验收，这是对检测工作极不负责任的行为，会为我们的检测工作带来一定的风险。

二、如何有效验收供应品

做好供应品验收工作，我认为应做好以下几点：首先应提高检测人员的思想意识，切实的认识到供应品对检测工作质量产生的重大影响，建立健全验收制度，落实责任；二是要建立健全供应商档案，对同一类供应品的供应商至少应保持3名以上，对供应商的资质、信誉度以及经营的品种进行调查评价，在供应品的采购上做到既要经济，更要保证质量，一定要把供应品的质量放在第一位；根据采购情况，定期对供应商进行评价并记录，通过长期的合作筛选出合格的供应商；三是对供应品要通过长期的使用进行筛选确定供应品的品牌、适用范围，如我单位一直采购的某品牌色谱甲醇用于液相色谱流动相，在对其它食品添加剂检测中使用效果很好，但在一次用于开发液相方法检测小麦粉中的过氧化苯甲酰试验中发生不出样品峰的现象，经过对方法标准反复研究，在确认操作方法正确的情况下，经更换色谱甲醇后，检测恢复正常；因此对消耗性供应品要通过长期的使用确定生产厂家和品牌，而不应随意变动，如需更换，应用原来所用的试剂通过对比使用确认效果后再决定是否更换。四是要做好供应品采购计划，采购的数量要满足一段时期的使用，并对采购计划进行审查，对同一种供应品的采购不宜过于频繁，避免增加验收的工作量和检测工作的不稳定因素。五是建立有效的验收方法，供应品分为仪器和耗材，耗材又分为仪器消耗品、试剂和玻璃仪器等；仪器的验收我们可以通过对仪器的功能介绍和必要的证明材料及仪器试运行等方式验收，必要时可通过计量检定的方式验收（适用于计量器具）；对于耗材，我们尽量采购信誉好，有保障、知名度高的企业的产品，更要预防采购到假冒品牌供应品，如假冒的天玻玻璃仪器等，在采购玻璃仪器时，玻璃材质应干净透明、颜色白亮，无加沙、污渍、颜色发青等现象；薄厚均匀，刻度吸管尾部切口平齐、完整，标志、刻度清晰、标识干净清楚，同规格的刻度对比刻线基本一致。玻璃仪器根据情况还应采取相应的方法验收，如刻度吸管、量筒、容量瓶、温度计等计量类玻璃器具在实验室消耗较大，我们实际工作中不可能对每一只玻璃器具都进行检定，但应至少保留一套检定的器具用于对采购的计量类玻璃仪器进行比对验收，以确定采购的玻璃仪器准确度在可控范围之内；又如凯氏定氮仪玻璃仪器验收除感官验收外，还应用硫酸铵等加标回收的方法对其进行检查验收。对于供应品验收不是对供应品产品质量的从新检验，而是应根据实际使用范围有针对性的验收，以符合使用为要求；如硝酸、盐酸、石油醚、甲醇等试剂，即用于仪器分析也用于样品处理以及其它常规检测项目的分析，在验收方法中，我们要通过仪器检查其是否有背景干扰和被测目标峰处是否有干扰，以及在其他检测项目中采用空白测试和其适用性进行验证，不能认为在A项目验收合格了就认为也适合用于B项目的检测，但也没必要对检测项目无响的技术参数进行验证。在此还应该提醒的是检验室用的水也是供应品，应定期按照实验室用水的相关标准进行检验，由于篇幅有限，事例在此不一一枚举。

总之，在供应品验收上即要有针对性，也要做到全面，切合实际的对检测有影响的因素去检查验收，切实的要排除影响检测工作的因素。供应品验收后应有验收记录或报告，信息应包括验收的供应品名称、规格、等级、生产厂家、数量、验收人，验收内容应包括接收货物时的状态、数量、验收的方法、可使用范围等并对记录归档保存，在仪器或试剂上标明状态及适用范围、验收编号等。

总的来说，实验室管理工作中影响检测工作质量的因素不少，但加强供应品验收是做好管理工作、保证检测工作质量的一项重要举措，只有我们把每一项管理工作做细做规范，才能降低自身风险更好的为客户提供准确、客观、高质量的检测数据。以上观点是根据我个人对《实验室评审准则》的学习理解和多年的管理及应用经验归纳的，不到之处希望同行们批评指正。

参考文献：

1、《食品检验机构资质认定工作指南》，国家认证认可监督管理委员会、中华人民共和国卫生部主编，中国计量出版社2011年3月，第1版;

2、《实验室资质认定工作指南》，国家认证认可监督管理委员会编，中国计量出版社2007年1月，第2版。

第二篇：物资采购文件

关于红运金属科技物资采购文件

为了公司长远发展，养成低耗高效节约的良好习惯。降低成本，禁止浪费,增强企业竞争力。特制定本办法：

1.公司自2012年3月1日起执行统一采购单。各部门负责人在办公室领取采购单.2.采购的物资由部门负责人按照采购单内容逐一填写。特别注意所需的物资名称，规格，数量，有特殊要求的填写在备注栏内。本采购单一式三联：第一联白色由部门保存，第二联粉色给采购作为采购与入库的凭据。第三联蓝色作为库房存根。

3.各部门车间根据需求由本部门主管签字确认交上级部门主管审批后由采购部门负责采购。

4.一般物资采购时间为2——5天。有及时需要的在备注栏注明。采购人员根据实际情况及时安排，以免耽误部门工作或生产任务。

5.采购人员购回的物资应在第一时间内办理入库手续和财务报账。同时库房应尽快通知申请部门主管领取。

6.有数额巨大的物资需公司研究决定的由部门主管交总经理审批。

7.采购办完入库后随即带原采购单及入库单去公司财务报销。财务人员不见入库单不予办理报销。其损失由采购自己负责。

8.如有因个人责任心不强，工作不认真造成的浪费损失由当事人自行承担。

本文件发阅各部门，即日起正式执行。

西安红运金属科技有限公司

2012年2月18日

第三篇：物资采购管理制度

第一章物资采购管理制度

第一条目的；为了加强公司各部门、公司及其所属各单位的生产经营、财务管理，规范采购工作流程，进一步提升公司采购工作效率，使之更好的为公司各部门提供物资供应保障，根据公司产业发展的实际需要，特制定本制度。

第二条定义：物资采购管理就是对全公司的生产、销售、使用的各种物资的申请、计划、审批、采购、验收、入库登记等全过程的控制。

第三条适用范围：天润建司各部门均依照本制度执行。

第四条公司采购中心、公司办公室是公司采购工作的执行机构；公司审计部、财务总监是公司采购管理的主要机构。

第五条公司采购中心设立专职采购人员和管理人员，应当具备与其从事的采购工作相适应的政治素质、专业知识和业务能力，采购中心及中心各级人员应严格遵守公司的各种管理制度、采购管理流程，本着服务公司生产和销售的宗旨，忠于职守，廉洁自律。

第六条公司办公室负责公司办公资产（办公设备、办公用品）的采购和管理，办公资产的采购和管理要专人负责，专人审核。

第七条公司审计部负责对公司的所有采购合同进行审核、监督，保证公司所有经济行为的合理性和经济性。

第八条公司财务总监负责对采购计划的审批，确保采购行为的合理和采购资金的落实。

第九条公司采购中心、公司办公室的主要职责是：、收集全公司各部门、公司的物资、设备（公司集中控制的）采购需求，编制各期采购计划，上报公司财务总监审批并执行；、广泛收集各物资的供应商信息，建立供应商名录并及时更新；对各供应商的资质、供应能力、信誉等级、供应物资的价格、质量、交货期、后期服务等因素进行综合分析，给予资信等级鉴定，明确合格供应商（各种大宗、长线物资确定二到三家），作为公司物资采购的主要、优先采购对象（若非特殊原因，不得在合格供应商外采购）。3、按时完成各期采购计划和零星采购计划，保质保量、及时准确地 为各用户提供采购服务，并就供应的物资的质量、数量、品种规格、价格、交货期等要素及时征求用户意见，改进不足。、组织大宗、长线物资的采购招标工作，签订采购合同、协议并负责执行。

第十条财务总监的主要职责是：

审核、批准采购计划，安排采购资金，对采购计划的充分性、必要性以及采购资金的落实负责；参与物资采购招标工作，监督采购招标工作的合理性和经济性。

第十一条公司审计部的主要职责是：

对公司各采购合同、协议进行事前审计；检查、监督采购部门的供应商管理；参与合格供应商鉴定；参与、监督采购招标工作，保障公平公正。对各采购合同、招标工作的合法性和经济性负责，维护集团利益。

第十二条采购部门（公司采购中心、公司办公室）的权限是：审核

公司各部门、公司的物资、设备需求，有权要求各物资、设备需求单位按时提供需求计划；有权否决、修正不合理或不必要的物资、设备需求申请；有权对公司的物资使用情况进行检查；有权对供应商进行考核。

第十三条财务总监的权限是：

审核、批准公司采购中心、公司办公室的采购计划，结合公司财务状况，有权对采购计划进行调整；有权监督采购计划的落实情况；有权监督采购招标工作；审批单项支出不超过人民币一万元的固定资产、设备的采购项目和单笔不超过人民币五万元的日常财务开支。第＋四条公司审计部的权限是：

有权对各采购合同的经济性和合理性进行审核，提出修正意见；有权参与、监督各采购招标工作；有权参与供应商鉴定并提出评审意见；有权监督、检查有关单位的供应商的管理情况；有权对采购过程中的异常行为提出纠正、处置意见和建议。

第十五条公司规定，凡交易金额达到或超过人民币五千元的，必须签订采购合同、协议：交易金额达到或超过人民币五万元的，必须实行招标采购。

第十六条物资、设备需求的申请：

公司各部门、公司需要购买物资、设备，凡属于公司集中采购的，应按时提供物资、设备的、季度、月度需求计划；对零星采购需求，应按规定提前提出书面申请，明确需求物资、设备的种类、品种、规格、到货时间，不能明确的事项，要加以说明，报公司采购中心、公

司办公室登记审核。

第十七条采购计划的编制和审核：

公司采购中心、公司办公室收集采购需求后，按、季度、月度编制公司物资、设备采购计划，报公司财务总监、公司总经理审核批准；对于应急的零星采购需求，应填写临时采购申请单，报公司财务总监审批。

第＋八条采购计划的批准

公司财务总监在收到各期采购计划后，应复核物资、设备的需求情况，结合公司财务状况，对各期采购计划进行审核、调整，固定资产、设备等单项投资超过人民币一万元的，报公司总经理批准；及时组织资金，确保批准后的计划落实。

第十九条确定采购方式的原则

本着成本优先的原则，采购执行部门在开展供应商选择、价格调查、合同会签、交易等进程时，应优先采用电话、传真、互联网等方式交流，最大限度地降低采购成本；特殊情况需要实地考察、谈判的，应获得公司总经理批准，并在《 出差申请单》 上签字确认后方能成行。第二＋条供应商的选择

公司采购中心、办公室的采购计划获得审批后，应及时落实供应商的选择工作：

有确定的合格供应商的，优先在合格供应商中选择采购对象；没有确定合格供应商的，应积极落实寻价工作，经名方评审，确定合理的供应商，并收集相关供应商信息，进行资信等级鉴定、备用。

第二十一条选择供应商的原则是：

拥有合法经营资质，供应能力强（供应商品数量持续，品种齐全）, 产品质量好（满足要求），价格公道合理，售后服务周到、及时。第二＋二条采购合同的签订、初步确定供应商和待采购物资、设备的市场价格后，公司采购中心、办公室应及时组织和相关供应商开展关于采购物资、设备的价格谈判，签订采购意向合同、协议。、公司采购中心、办公室将采购合同、协议以及采购计划报集团审计部审核，经事前审计、确认其合法、经济后，报公司财务总监审批、签字许可后，和相关供应商签订正式采购合同、协议。

第二＋三条签订采购合同、协议的原则和注意事项自主、自愿，平等协商是签订采购合同协议的基本原则。签订采购合同、协议的注意事项为：、合同、协议的条款、内容以及履行方式等必须符合法律规范。2、合同、协议的规定必须符合公司的利益，或与公司的利益没有抵触。、合同、协议的履行条件及履行方式必须具有完整性和可操作性，避免不确定的法律和经济责任的纠纷。

第二十四条采购合同、协议的履行

公司采购中心、办公室是公司集中控制物资、设备的主要采购执行机构，负责采购合同、协议的履行。在采购合同、协议的履行过程中，要督促供应商按照合同、协议规定提供商品或服务，及时掌握履行进

程；充分听取质量检验单位或个人以及用户意见，对供应商提供的商品或服务进行初步的鉴定并登记、分析，充实供应商信息。对不能履行或不能完全履行采购合同、协议的供应商，应按合同规定或国家相关法、法规追究责任；对能够降格使用的，经协商可以让步接收。第二十五条采购物品的管理、任何采购方式采购回的物资、设备，都必须由专人验收，对所到货物、设备按合同、协议要约的规定逐项核实，填写检验报告并签字确认。对不符合合同、协议要约规定的，拒绝接受，并将实际情况及时反馈至采购部门。、验收合格的采购物品要及时办理入库手续，按规定存放；直接送达用户的，必须办理出库、领用手续并签字确认。

第二十六条采购的授权

公司采购中心和公司办公室是公司集中控制物资的采购执行机构，未经许可，公司任何部门或个人无权擅自采购；若因特殊原因必须自行采购的，须经公司采购中心或公司办公室授权，否则公司不予认可，并追究违规责任。

第四篇：物资采购管理制度

物资采购管理制度

为了加强公司基本建设的经营、财务管理，规范采购工作流程，进一步提升公司采购工作效率，使之更好的为公司基建施工提

供物资供应保障，根据公司建设发展的实际需要，特制定本制度。

1、煤矿自购物资由集团公司设立专职采购人员和管理人员，应当具备与其从事的采购工作相适应的政治素质、专业知识和业

务能力，综合科严格遵守公司的各种管理制度、采购管理流程，本着服务煤矿基建的宗旨，忠于职守，廉洁自律。

2、公司财务部门负责对煤矿的所有采购合同进行审核、监督，保证公司所有经济行为的合理性和经济性。计划科负责对采购

计划的审批，确保采购行为的合理和采购资金的落实。

3、收集公司基建所需的物资、设备（公司集中控制的）采购需求，编制各期采购计划，上报公司财务科审批并执行。、按时完成各期采购计划和零星采购计划，保质保量、及时准确地为基建施工提供采购服务，并就供应的物资的质量、数量、品种规格、价格、交货期等要素及时征求施工单位的意见，改进不足。、积极参与集团公司，煤矿组织的大宗物资采购及招标工作，并提交合理化建议。

6、采购合同的签订：

初步确定供应商和待采购物资、设备的市场价格后，集团公司供应科、办公室应及时组织和相关供应商开展关于采购物资、设

备的价格谈判，签订采购意向合同、协议。

公司供应科、办公室将采购合同、协议以及采购计划报公司计划科审核，经事前审计、确认其合法、经济后，报公司财务负责

人审批、签字许可后，和相关供应商签订正式采购合同、协议。

7、签订采购合同、协议的原则和注意事项自主、自愿，平等协商是签订采购合同协议的基本原则。签订采购合同、协议的注意事项为：

合同、协议的条款、内容以及履行方式等必须符合法律规范。

合同、协议的规定必须符合公司的利益，或与公司的利益没有抵触。

合同、协议的履行条件及履行方式必须具有完整性和可操作性，避免不确定的法律和经济责任的纠纷。

第五篇：物资采购计划

物资采购计划书

（2012年3月）

物资采购计划方案

为节约采购成本，公司实行按月上报采购计划。各部门要按程序报物资采购计划，在每月的月末向采购部报下月的采购计划，然后由采购部汇总后统一上交公司经理审批。采购部编制采购计划时，要从实际工作出发，避免盲目提报物资采购计划，避免物资积压损失。

各部门提供的需采购物资的规格型号必须完整，如不完整所造成的损失由原提报人负责；同时，采购部有权拒绝采购型号不完整的物资。

物资采购时必须严格按照采购原则、采购计划进行采购，做到不错订、不漏订，及时准确地做好物资货源的落实工作。签订物资采购合同时，要严格执行合同法和公司合同管理制度，合同中要明确数量、规格型号、价格、质量标准、交货期、交货地点、结算方式、运费承担、包装、运输、验收方式以及其它需要明确的事项。

一、物资采购的审批程序

采购部门根据各部门上报的所需物资情况，确定应采购物资的品名、数量和所应用项目，填写《采购合同审批表》，经部门经理审查，采购部经理审核，由公司总经理审批。

二、物资采购的实施程序

1.物资采购部门采购人员根据经批准的《采购合同审批表》，先核对采购内容，根据采购物资的缓急程度，参考

市场行情及过去采购记录，确定供应商并进行询价，并提供产品报价单。

2.对于厂商提供的材料采购员应进行深入分析，根据经批准的采购方式向厂商议价。

3.采购人员经过询价、议价及对有关物资的质量、付款方式等内容达成一致后签订采购合同。

三、采购物资到厂验收工作程序

采购物资到厂后，由该项目相关负责人对采购物资进行验收。

四、采购物资的付款程序

由采购人员根据《采购合同》及购货发票根据公司财务报销的有关规定报销付款手续。

由于刚来这个公司，工作经验不足，有很多需要学习的东西，在公司领导与同事的关心下，我会认真完成各项工作，努力学习业务知识，提高业务工作的能力，以保证及时、保质、保量地做好物资供应工作。

2012年3月24