接待活动方案

第一篇：接待活动方案

校友接待方案

一、活动主题

高朋满座襄盛举，鄂东精英一家亲

二、活动背景

新元伊始，万象更新，值此骏马辞旧，三羊开泰之际，为纪念校友会成立两周年，鄂东职业技术学院原黄冈工校广东校友会年会准时在深圳拉开帷幕。两周年纪念会着力营造校友在粤人士，积极向上；温暖阳光；团结友善的良好精神风貌。展现大爱，增友情；叙乡情；博感情；动真情！鄂东校友约定2015年1月17日，在晶台不见不散！为做好迎接接待工作，晶台特拟定本次校友接待方案，具体内容如下：

三、活动前期准备

1）准备迎接欢迎词、迎接/陪同人员的安排 2）接待点的安排（会议室、茶点的申请）3）校友见面会、现场交流互动（开场语、交流活动、签到表）4）参观活动（每个部门的介绍词、解说人员）5）邀请鄂东校友共享晶台年会盛典。

四、活动时间、地点、人员

1）2015年1月17日下午； 2）晶台总部5F大会议室； 3）鄂东职业技术学院原黄冈工校广东校友会年会成员；晶台在职鄂东职业技术学院毕业人员

五、活动流程及分工

1）前期准备周琳负责

2）迎接/陪同人员：周琳、杨晓玲、李成艳、胡翠

3）会议组织人员（一部：马伙、何俊；二部：闫栋、张帅；三部：张海、胡淼；四部：刘萌、张磊；五楼及研发：胡翠、何双文）

4）校友见面会开场欢迎词：周琳/李成艳 5）交流会---每位校友准备1-2分钟的发言 6）结束感谢词，刘萌/张磊负责发言

7）参观活动及邀请参加晶台年会盛典（指定陪同人员：周琳、李成艳、杨晓玲、马伙、何俊、闫栋、刘萌、张磊、胡淼，其他人员自愿；各部解说词，由各部挑选代表为前来参观的校友解说）

2015年1月16日 晶台-鄂东校友会宣

第二篇：观摩活动接待方案

亳州市北部新城城镇化建设项目工程

第四季度经济观摩会活动接待方案

中铁上海工程局有限公司

亳州市北部新城城镇化建设项目工程项目经理部

2014年12月1日

四季度经济观摩会活动接待方案

一、调研观摩时间：

待定

二、调研内容：

亳州市重点工程施工情况（亳州北部新城城镇化建设项目工程）

三、陪同人员：

建设单位：*** ***

施工单位： 王亚东

杨胜利

四、路线安排：

北一环与魏武大道路交叉口向南1Km-------涡北加气站东大门进------观摩台-------样板展示区-----沿场区环形道路由东向西参观现场施工情况------------涡北加气站东大门出

五、行程安排：

（一）观摩

8:30--9:00

从某地统一出发，到北一环与魏武大道交叉口，迎接（杨胜利等候迎接）。

9:00-9：30

领导一行到观摩台调研（9：00前，业主及监理

主

要人员、施工单位全体人员在观摩台等候迎检），业主、监理、施工单位主要人员全程陪同调研，项目负责人作项目情况汇报。

9:30----9：50

领导一行到样板工程展区参观调研。业主及施工单位主要人员陪同，项目负责人针对样板工程进行讲解汇报。

9:50----10:20

领导一行在业主及施工单位主要人员的陪同下沿场区环形道路东侧向西查看施工现场情况，项目负责人陪同讲解汇报。

10:20

从场区环形道路由西向东从涡北加气站东大门离开。

六、车辆停放处：

领导一行车辆停放在涡北加气站北侧指定位置。

（二）经济调度会议座谈

1、时间：

上午11:10---12:00

2、地点：

***会议室

3、参加人员：（1）市陪同观摩人员；（2）谯城区领导；

（3）业主及施工单位主要领导；（4）一行观摩全体领导； 议程：

座谈会由***主持。1.****汇报工作； 2.最高部门发言； 3.最高领导讲话。

（午餐）

12:00——14:30 ****宾馆就餐，休息。

第三篇：某活动接待方案

接待方案

本方案包括以下几个组成部分：

1、活动概述；

2、接待内容；

3、接待领导小组的组织结构及成员的工作职责；

4、进度计划

一、活动概述

二、接待内容

三、接待领导小组的组织结构及成员的工作职责

A、接待领导小组构成：

组长XXX，副组长XXX，成员包括XX。。。。

B、小组成员分工及工作内容：

1、组长（总经理）负责活动整体的规划与决策。

2、副组长（营业副总）协助组长工作，负责活动的总执行，保证接待的顺利完成。

a.汇总各方面及各部门传递过来的信息，及时整理、处理并汇报到总经理处。

b.及时传达并执行总经理作出的有关决策。

c.检查、督促各部门的执行，对发现的问题予以及时有效地处理。d.接待相关重要嘉宾。

3.公关部经理负责活动中的相关接待工作：

a.协助公共关系部做好部分VIP及外宾的接待工作。

b.开幕式所需的董事会代表演讲稿、总经理演讲稿、欢迎晚宴总经理欢迎辞的撰写。

c.组长交代的其他工作。

4、财务总监负责活动中的相关财务事宜：

a.活动过程中备用金的准备。

b.活动中人员的合理安排，以保证抽调部分人员协助有关部门。c.检查、核实活动中费用的收取与支出情况。

5、礼宾部经理负责活动中的接待工作：

a.根据会场布置要求，与企划部、安保部共同协商，确定签到处的位置。

b.签到簿的准备及负责签到的人员安排。

签到薄的准备以嘉宾200人作安排。

负责签到的人员应安排礼仪小姐。

c.准备相应的礼仪小姐引领嘉宾入场。

d.引导重要宾客到贵宾室休息。

e.贵宾室的布置与服务工作。

f.准备相应的文房四宝供重要领导题词。

g.为领导及嘉宾佩带的鲜花胸牌的准备。

h.旅游小姐的服务与跟踪工作。

i.重要宾客的跟踪服务工作。

j.检查各营业区域重要宾客接待的准备工作。

6、总办主任负责活动的人力资源与后勤工作：

a.各部门人员支持的调度工作。

b.与有关单位的协调工作。（如卫生防疫）

c.接送嘉宾车辆的准备工作。

d.演员更衣室的准备与布置工作。

e.活动所需临时工的招募与安排工作。

f.开幕式座椅的搬运与摆放（以临时工为主）。

g.可能有礼品赠送的接收及登记工作。准备相应的登记本。h.做好后勤保障工作，为一线员工服务。

i.礼品的发放工作。

7、策划部经理负责活动的宣传工作：

a.活动前的广告投放工作。

b.活动所需宣传资料的制作。

c.联系相关媒体的采访工作。

d.安排专门人员负责活动中的摄影、摄像工作。

e.欢迎水牌、刀旗、气球、彩虹门、条幅、花篮、广告板的联系及实施区划工作：

水牌：在各区域楼宇前放置欢迎或庆祝水牌；

刀旗：营业区域道路两旁；

气球：悬挂在大门口、广场旗杆至大门口处；

彩虹门：大门、舞台入口处；

条幅：悬挂在外墙体

花篮：

广告板：广场旗杆至大门口处道路两旁。

f.舞台的设计与布置工作。

g.礼品及宣传品的制作与装袋工作。

宣传品：DVD、销售手册、宣传折页。

h.场地布置与规划1（包括颁奖晚会与生日晚会）。i.对外宣传材料如新闻稿、DVD的制作

此类材料为赠送给来访的记者及寄送给相关的新闻机构。k.各营业区域为本节日临时增加的宣传品或美工作品的制作。

8、营销总监负责活动的销售工作：

a.组织活动所需的游客参与此次活动。

b.合理安排活动过程中的预订工作。

c.此次活动的销售与推广工作。

d.活动中需市场做的其他工作。

9.保安部经理负责活动中的安全保卫工作：

a.根据活动安排提供相应的安保计划。

b.活动期间焰火燃放区域的规划与人员安排。

c.活动期间车辆停放区域的规划。

d.VIP的安保及停车等区域的规划。

e.活动现场的疏通工作。

f.活动现场次序的安排与维护。

活动中需注意的安全检查及追踪落实工作。

10.客房部经理负责活动中的房务事宜：

a.客房物品的完善与补充工作。

b.客房的检查与服务工作。

11、前厅部经理负责前厅接待事宜：

a.客房的分配与协调工作。

b.配合公关部开展对客服务工作。

12、餐饮部经理负责餐饮接待事宜：

a.菜谱的确认，酒水的准备及酒会现场的布置等工作。b.颁奖仪式的准备与布置工作。

c.生日晚会的布置。

13.康乐部经理负责本区的接待工作：

a.本区的卫生清理工作

b.客人参观路线的设计。

c.活动现场的规划与布置，现场客人的组织。

14.工程部经理负责活动中的设备准备，调试、维护工作：a.活动相应设备的准备、调试工作。

b.线路所需的布置、检查。

c.专人负责电源的维护，备用电源的准备工作。

d.鲜花的摆放及养护。

e.整体绿化的管理。

f.条幅的安放

15、采购部经理负责活动所需的采购事宜：

a.及时满足各部门在此次活动的采购。

b.焰火的采购。

c.安排人员与专用车辆以备应急采购。

16、质管部经理负责活动的监督：

a.跟进各部门的计划进度。

b.检查各部门的服务质量。

四、进度计划

1、X月X日前各部门上交此次活动的安排计划

2、X月X日讨论各部门计划

3、X月X日确定各部门工作具体方案

4、X月X日形成此次活动完整方案

第四篇：考察活动接待方案

XXX考察团莅临XXX 考察活动接待方案

为充分利用XXX资源，加深我市与XXX合作，促进双方共同发展，XXX将组织部分会员企业来

XXX

考察。为使考察活动顺利进行并取得实效，特制订本方案。

一、考察时间

2012年4月18日-21日

二、考察团人员名单

XXX XXX XXX

三、主要活动安排  4月18日

1、考察团人员全天报到

入住XXX 2、18:00 4月19日 1、8:30—9:00 2、9:00—11:30

XXX政府欢迎晚宴 地点XXX

XXX自助早餐

XXX项目对接会

第五篇：大型会议活动接待方案

▲第1天机场专车抵达您所指定的地点，恭候会议成员上车。前往酒店，会议举办者可以在车上讲解会议日程安排及有关事项。在酒店大堂办理入住登记手续后，会议成员入住酒店。晚上安排成员水疗馆水SPA。住：五星酒店（国际会展）第2天08:00酒店统一安排MORNINGCALL。▲08:30早餐。▲10:00开始举行会议。▲12:00上午会议结束，会议成员共进午餐。▲13:00-17:00下午根据您的时间安排，继续举行会议。▲18:00晚餐，可以安排丰盛的晚宴，并安排演出、抽奖等活动，将气氛推向高潮。▲19:30-21:00组织联欢晚会，增进会议成员之间的沟通、交流和合作。▲21:00会议成员自行安排娱乐活动(保龄球、台球、乒乓球、沙狐球、KTV、棋牌等)，休息。住：五星酒店（国际会展）

第3天▲08:00酒店统一安排MORNINGCALL。▲08:30早餐。▲脱去西服的沉重，身穿休闲装，带着轻松快乐的心情，09:00游览。▲11:30会议活动结束，与会成员统一退房，酒店大堂集中。▲13:00前往历史名镇参观。会议行程结束。报价： 元 服务标准及费有分列报价：

车：空调旅游车（含接送、第3天旅游用车）、票：景点第一大门票、会：含会议费用、住：五星级酒店，如出现单男单女，须补房差、餐：围餐（八菜一汤，十人一桌）、赠：旅游责任保险、旅游意外险10万元/人！横幅一条、摄像制作

一 制订预算：制定可行预算或按既定预算安排有关工作；通常而言，商会预算包括以下几个方面：

1、交通费用:交通费用可以细分为：(1)、出发地至会务地的交通费用——包括航班、铁路、公路、客轮，以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通(2)、会议期间交通费用——主要是会务地交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。(3)、欢送交通及返程交通——包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、2、会议室/厅费用/具体可细分为：(1)、会议场地租金——通常而言，场地的租赁已经包含某些常用设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、临时性的装饰物、展架等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。

(2)、会议设施租赁费用——此部分费用主要是租赁一些特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常需要支付一定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是，在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求（通常可向专业的会议服务公司咨询，以便获得最适宜的性价比），否则可能影响会议的进行。另外，这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差很大。(3)、会场布置费用——如果不是特殊要求，通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求，可以与专业的会议服务商协商。(4)、其他支持费用——这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质，如果会议主办方分别寻

找这些行业支持的话，其成本费用可能比市场行价要高，如果让专业会议服务商代理，将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。对于这些单项服务支持，主办方应尽可能细化各项要求，并单独签订服务协议。

3、住宿费用住宿的费用应该非常好理解——值得注意的只是住宿费里面有些价格是完全价格，而有点是需要另外加收政府税金的。对于会议而言，住宿费可能是主要的开支之一。找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣。正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外，还与客房内开放的服务项目有关——譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。

4、餐饮费用会议的餐饮费用可以很简单，也可以很复杂，这取决于会议议程需要及会议目的。(1)、早餐:早餐通常是自助餐，当然也可以采取围桌式就餐，费用按人数计算即可（但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备，所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15％，否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算——而改为按预定人数收取费用）(2)、中餐及午餐:中餐及午餐基本属于正餐，可以采取人数预算——自助餐形式，按桌预算——围桌式形式。如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供，餐馆可能会收取一定数量的服务费用。(3)、酒水及服务费:通常，如果在高星级酒店餐厅就餐，餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的，如果可以外带酒水消费，餐厅通常需要加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会，通常在基本消费水准的基础上加收15％左右的服务费。(4)、会场茶歇:此项费用基本上是按人数预算的，预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用，如果主办方需要非程序服务，可能需要而外的预算。通常情况下，茶歇的种类可分为西式与中式两种——西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主，中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。(5)、联谊酒会/舞会:事实上，联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂，宴会只要设定好餐标与规模，预算很容易计算。但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持，其预算可能需要比较长的时间确认。(6)、其他——点心、水果及调制色酒

5、视听设备除非在室外进行，否则视听设备的费用通常可以忽略。如果为了公共关系效果而不得不在室外进行，视听设备的预算就比较复杂，包括：●设备本身的租赁费用，通常按天计算 ●设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用，可让会展服务商代理●音源——主要是背景音乐及娱乐音乐选择，主办者可自带，也可委托代理

6、演员及节目:通常可以选定节目后按场次计算——预算金额通常与节目表演难度及参与人数正相关。在适宜地点如果有固定的演出，那预算就很简单，与观看表演的人数正相关——专场或包场除外。

7、杂费杂费是指会展过程中一些临时性安排产生的费用，包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。杂费的预算很难计划，通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。做好商旅会预算并联系好

几家会议场地后，进行实地考察是十分重要的，考察后再最终选定一家场地并提前预定。

二 会议场所实地考察：视察选定的场所和设施，检查并比较各项设施；协调会务工作人员的活动；根据会议的具体情况，设计并安排会场的布局，细致周到地设计好所有的细节。会议场所的确立预定：根据会议的级别，选择会议举办地；根据会议的具体情况，确定是否将会议划分为几个分会场，选择分会场的地点，并提前预约。根据需要，准备会议所需要的所有设备，并提前安放在指定位置；提前调试好设备，并进行演练，确保会议的顺利进行。在会议开始前需要根据会议的具体情况确定会议设施，此项十分繁琐，所以可以列一个表，一条一条核对准备情况。

常见的会议设施：

1、屏幕

2、投影仪（胶片投影仪及多媒体投影仪）

3、录像机

4、VCD5、音响

6、话筒（有线、无线、立式、座式及纽扣麦克风）

7、镭射笔

8、幻灯机

9、讲台

10、舞台

11、夹纸板

12、大白板

13、签到台

14、名片簿

15、马克笔

16、铅笔

17、信签

18、会议桌椅

19、插线板20、彩电

21、横幅

22、指示牌

23、告示牌

24、桌卡

25、主席台

26、盆景

27、鲜花

28、背景板30、隔板

31、灯光照明

32、同声翻译系统

33、产品租赁

按照预期计划履行方案，在执行过程中，要做到耐心、细致与周到……在商会执行过程根据不同年会形式，需要注意餐饮安排、交通安排、旅游安排、司仪安排、秩序维护、茶歇安排和摄影摄像等事项。

餐饮安排 根据参会人员的喜好，预定各种形式的餐会包括西餐、中餐、自助餐、宴会等等；餐饮安排通常有两种形式——自助餐或者围桌餐。类别有中式、西式及清真系列。统一安排餐饮的会议，对于成本的控制非常重要，自助餐一般可以发餐券控制，很多酒店对于自助餐的开设有就餐人数的要求，可以事先制订餐标及餐谱，严格区分正式代表与随行人员、家属，特殊要求者可以和餐厅协商。围桌式餐饮安排比较复杂——特别是大型会议的时候。围桌式餐饮安排需要考虑的问题有：开餐时间、每桌人数、入餐凭证、同桌者安排、特殊饮食习惯者、酒水种类及付款等。需要提醒的是，会议前期考察时注意餐厅及用具的卫生情况，不能让就餐者出现健康问题。如果就餐者无法按时集合就餐，可采取那桌够人数那桌开席的做法，以保证就餐者的权益。