办公用品管理规定(2016)

第一篇：办公用品管理规定(2016)

办公用品管理规定

第一章 总则

第一条 各单位行政后勤部门负责本单位办公用品的管理工作，负责提交采购计划、验收入库、发放统计、监督检查。

办公用品的范围包括办公需使用的固定资产、低值易耗以外的办公文具、清洁用品、办公设备。

第二章 办公用品申购

第二条 申购办公用品应本着统筹计划、最低存量的原则，根据使用频率、季节、工作和送货频率，合理制定采购计划，保证库存的同时避免积压；

第三条 办公用品原则上每月采购一次，行政后勤部门提出采购计划，报主管领导审批后提交集采部门实施采购。

第四条 定期对库存办公用品进行盘点和清查，达到或者接近最低保有量的应当在下季度采购计划中及时补货；采购期以外因特殊情况需要增加库存时，可制定临时采购计划，报主管领导审批后提交集采部门实施临时采购。

第三章 办公用品入库、申领和发放

第五条

集采指定物流将办公用品送达后，负责登记入库的人员应当实时点验，在OA系统内登记入库，并签收送货凭证。

第六条

申请人通过OA系统流程实现申领审批后，负责办公用品日常管理和发放的人员按照批准的单据发放，并负责监控库存量，提出采购计划。

第七条

新入职员工可直接领取新人办公用品包，获得OA账号后进行补申。

第八条 行政后勤部门以各部门年初预算设定领用基准，根据各部门人数及使用情况发放办公用品，对于可共用的物品实行限额发放。

第九条

登记入库和管理发放应当指定不同的人员负责。

第四章 办公用品使用及管理

第十条 办公用品的使用应本着妥善保管、勤俭节约的原则，部门经理负责对本部门所申领物品的使用及保管进行监督，使用人承担妥善保管和合理使用的直接责任。

第十一条 申领的办公用品仅限在办公室使用，严禁携带外出或私人使用；

一旦发现有浪费、超领、私用或故意损坏现象，行政后勤部门有权通知人力部门视情节轻重按照相关规定对其进行处罚。

第十二条 办公用品丢失或非正常原因损坏，由使用人担责，公司不予补发。第十三条 人员调动时，将其本人使用的办公用品交给本部门或退还行政后勤部门，到新的部门后视需要重新申领。

第十四条 人员离职时，将其本人使用的办公用品退还。

第五章 办公用品的使用期限

第十五条 办公用品的使用期限视耐用程度的不同分类如下：

（一）耐用办公用品

根据各部门工作需要及人数统一配置，原则上使用期限为二年，确实损坏的，可以旧换新。例如：计算器、笔筒、名片盒、打孔器、剪刀、裁纸刀、订书器、文件盒、起钉器、尺子、胶带座、纸篓、台灯、公文包、文件夹、钢笔等。

（二）日常消耗性办公用品

使用完毕后即时申领，部分实行以旧换新。例如：签字笔、圆珠笔、铅笔、电池、订书钉、曲别针、修正液、橡皮、胶水、胶棒、胶条、笔记本、复写纸、记事贴、稿纸、铁夹子等。

（三）办公耗材

根据使用情况进行申领，例如：硒鼓、墨盒、色带、彩打纸等。

第六章 附则

第十七条 本规定由集团行政中心负责修订及解释。第十八条 本规定自2016年元月1日起施行。

第二篇：办公用品管理规定

文件号：

办 公 用 品 管 理 规 定

综合管理部1

文件号：

目录

第一章 第二章 第三章 第四章 第五章 第六章 第七章

总则.................................................................................................................................................3 职责职能.........................................................................................................................................3 分类.................................................................................................................................................3 管理规定.........................................................................................................................................4 罚则.................................................................................................................................................4 使用守则.........................................................................................................................................4 附则.................................................................................................................................................6

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第一章 总则

第一条 目的

为进一步规范机构后勤事务管理，做好后勤服务保障，结合机构实际情况，特制定本管理规定。第二条 综合管理部负责机构后勤管理。负责机构办公用品综合管理工作。第三条 本管理规定适用于全体员工、实习生和志愿者。

第二章 职责职能

第四条 责任部门

1.综合管理部是机构办公用品的管理责任部门，负责消耗性的办公文具、办公耗材、劳保用品，及非消耗性办公文具的需求汇总、集中申请采购、统一验收入库、及按需求发放，因机构办公用品用量较少，现规定机构不设办公用品库存，购买后即可发放至使用人。2.各使用部门负责本部门办公用品的日常使用管理。第五条 责任人

1.综合管理部主管为办公用品采购责任人，具体负责办公用品需求汇总、申请购买、验收、入库、发放等工作。

2.各部门员工为办公用品的使用及保管责任人。

3.各部门经理负责对本部门办公用品的需求进行审核。综合管理部经理负责对各部门提交的办公用品需求进行审核。

第三章 分类

第六条 消耗性办公用品

消耗性办公用品指使用年限在一年以内，容易损耗、不能重复回收再利用的物品。包括：中性笔（芯）、圆珠笔（芯）、铅笔、笔记本、双面胶、透明胶、胶水、订书钉、回形针、橡皮、便签纸、大头针、长尾夹、荧光笔、白板笔、打印纸、墨盒、碳粉、硒鼓等。第七条 非消耗性办公用品

文件号：

非消耗性办公用品指还用年限至少在1年以上，使用后可移交、可重复回收再利用的物品。如：插排、电话、计算器、订书器、书立、文件栏、笔筒、打孔器、剪刀、壁纸刀、直尺、起钉器、桌椅、档案柜等。

第四章 管理规定

第八条 标准制定

1.制定时间：每年年初。

2.制定原则：根据部门职能、部门人员实际在岗情况及同期办公用品实际使用情况合理制定标准。第九条 申请

1.申请原则：月度申请，各部门须严格根据本部门季度办公用品的使用现状、人员实际在岗状况及实际需求做出月度申请。

2.申请时间：各部门自每月第一周内向综合管理部提交本部门本月欲支领办公用品的申请。3.申请责任：使用部门必须参照本部门办公用品上一月实际使用及支领情况，认真填报本月申请。第十条 审核

各部门将申请表递交综合管理部，综合管理部主管在五个工作日内汇总后，将采购申请报综合管理部经理审核，资材管理部经理审核，秘书长审批。第十一条 采购

因机构办公用品需求量较小，为节约时间、成本及方便办公，无特殊情况下，不需与供货商签订合同，可进行直接采购，保证价位最低，质量最好。

第五章 罚则

办公用品领用后，领用人为其责任人，有义务保管办公用品不丢失，不损坏，如有损坏、丢失情况，按原值赔偿。

第六章 使用守则

第十二条 水电使用规定

文件号：

1.员工均有义务留意办公设备的用电状况，避免长时间待机造成的电力损耗。

2.员工应关注办公电脑的用电状况：待机时应关闭显示器，长时间不使用时(如因故外出)应关闭电脑。下班时要将电脑立即关闭，禁止开机过夜。

3.员工离开或下班时要做到随手关灯，人走灯灭。特别是最后离开单位的员工应仔细巡查，关闭办公场所和卫生间电灯。白天室内光线够用时，尽可能不开电灯，使用天然采光。4.节约用水，反对浪费。用水后要及时将水龙头关闭。第十三条

打印机使用规定

打印时须本着节约原则，非重要文件应考虑使用二手纸打印。

空调使用规定 第十四条

1.空调作为办公设施，仅于办公期间使用，不允许在非办公时间使用空调，办公人员离开或房间无人的情况下要将空调关闭，严禁室内无人空调照常开机。

2.使用空调，应注意节约。使用空调期间，要将办公室的门窗关闭，以确保空调的使用效果。3.要注意对空调的合理使用和维护，有异常应速报知办公室，以便联系专业人员进行修理。第十五条 会议室使用规定

1.会议应提前准备好投影、电脑、相关白板、纸质等所需用品。2.会议结束后要及时整理会议用品并归还原位。3.会议使用后的白板、大白纸要进行清理、归类。4.会议后杯子等由会议组织者及时清洗归位。第十六条 卫生清洁管理规定

1.员工都有维护卫生环境的权利和义务。2.卫生管理实行日常清洁与定期保洁。

3.每名员工须保持茶水区、会议室、办公桌等办公地区干净整洁。4.办公室用餐后，每名员工须将餐盒等直接送到办公室外的垃圾桶。第十七条 办公用品使用管理

1.培训用具包括：纸张教具，采购入库，定期整理确定数量，及时补充。2.办公设备：电脑用后，首先整理电脑资料，按照流程归还。3.相机使用后要及时充电，照片需及时整理和导出。

文件号：

4.外出培训物资及时归还，整理、分类，记录，确保下次方便使用。第十八条 办公桌区域与非办公区域

1.办公室公共设施损坏或损毁，如需维修员工可直接联系物业或咨询综合管理部支持，物业提供有偿修理，如遇无法修缮，或自行采购或到综合管理部赔偿； 2.保持办公桌干净整洁，下班后自觉整理办公桌。

第七章 附则

第十九条 本规定由综合管理部制定、修订权或解释权归综合管理部所有。第二十条 本规定经秘书处签批后实施。

第三篇：办公用品管理规定

办公用品管理规定

一、为加强办公用品发放使用的管理，最大限度地节约费用，特制定本规定。本规定由行政人事部负责监督执行。

二、公司根据实际需要对办公用品制定统一配发目录，对目录范围内的用品实行每月定额发放制度，超出部分由各使用人自费购买。

三、发放方式：每月第一个工作日各部门指定负责人到行政人事部后勤管理人员处领取各类用品，再下发各使用人，具体规定由各部门自定。

四、公司发放定额标准（详见附表3）。

五、办公用品的管理

1、公司办公用品分消耗品和管制品。消耗品：铅笔、圆珠笔、笔心、胶水、固体糨糊、胶带、橡皮、曲别针、大头针、墨水、订书钉、复写纸、笔记本、账本、铁夹、色带、剪刀、直尺、裁纸刀、文件夹等。管制品：计算器、签字笔、钢笔、订书机、打孔机、文具盒、电池等。

2、由行政人事部负责办公用品限额标准的制定及各部门办公用品及费用指标管理，按月编制办公用品费用计划，并按规定指标采购、保管、发放。管制品领用时以旧换新。

3、各部门领用办公用品要填写办公用品限额发放表，对超额部分拒绝发放，如特殊需要，应经主管领导审批后方可发给。

4、专项活动或大型会务所需办公用品，不在上述办公用品开支标准以内，由主办部门提前一周编报计划，经行政人事部核准报主管领导审批后，负责采购发放。

5、任何部门和个人未经批准，不得擅自购置办公用品，否则不予报销。

6、公司要求各部门严格按照规定限额进行管理，同时也鼓励员工自觉节约使用。

7、办公设备的管理(1)公司办公设备由行政人事部统一计划采购，统一发放设备，统一设卡存册管理，使用人员负责保管维护。各部门未经主管领导同意，不得擅自购置办公设备，否则不予报销。(2)在职人员离职或因机构调整，其所领取的非消耗性办公用具，由行政人事部负责收回，以调配使用，使用保管部门不得拒绝，未经许可也不能随意与他人替换或拆迁。

第四篇：办公用品管理规定

xx办公用品管理规定

第一章 总 则

第一条 为规范xx（以下简称“xx”）办公用品管理，使之即满足工作需要又杜绝铺张浪费，提高利用效率，降低办公经费，结合内控及工作实际情况，特制定本规定。

第二条 本规定明确了办公用品的管理职责、分类、配置标准、计划、采购入库、领用、移交、登记与盘点、报废、考核等事项。

第三条 本规定的办公用品范围为xx在经营活动中集体使用和个人使用的物品。

第二章

管理职责

第四条

办公用品的归口管理部门为综合部，其职责如下： 一． 负责按科学管理及方便办公需求等，及时修订完善办公用品管理制度；

二． 负责制订及完善集体和个人办公用品的配置标准、使用年限或更新周期等；

三． 负责编制、月度办公用品的费用预算、采购计划报批； 四． 负责组织入库验收、领用发放；

五． 负责建立办公用品管理台帐、对集体和个人办公用品的登记建卡、落实保管人、组织交接、组织盘点等日常管理； 六． 负责建立办公用品的外委维修的管理工作；

七． 负责组织办公用品的报废鉴定及废品处理、残值回收等； 八． 按办公用品的具体管理保管要求明确岗位职责和工作标准。

第五条 各部门负责人的职责如下：

一． 负责将部门集体使用的办公用品确定专人保管，督促保管人做好所管理的办公用品的保管、养护等工作；

二． 负责部门集体和个人办公用品需求计划的审核，组织配发用品的质量验收工作；

三． 负责组织部门人员配合归口部门组织的办公用品登记建卡、盘点、报废鉴定等工作。

第六条 办公用品保管人的职责如下：

一． 验收配发的办公用品质量及维修后的办公用品质量，确保办公用品满足有关规定；

二． 保管、使用好配发的办公用品，及时提出维修计划及按期进行维护保养，延长耐用物品的使用寿命；

三． 保管、使用好指定管理的集体办公用品，或指导相关人员按操作规定进行使用，及时提出维修计划按期进行维护保养，延长耐用物品的使用寿命及为办公提供方便；

四． 负责提出办公用品需求计划、领用申请、报废申请。五． 配合办公用品建立台帐、建卡、盘点、报废鉴定等工作。

第三章

分类及配置标准

第七条

办公用品分类：

一． 按资产属性分：固定资产和低值易耗品。固定资产是指单件用品使用年限、价值达到资产管理限额应纳入固定资产管理的；低值易耗品是指达不到固定资产管理的其他用品；

二． 按耗用特性分：耐用消耗品和常用消耗品。耐用消耗品包括：电脑、打印机、复印机、传真机、电话、投影仪、饮水机、照相机、计算器、文件柜、抽屉柜、椅子、办公桌、保险柜、沙发、茶几、笔筒、文件盒、文件架、订书机、起钉器、直尺、剪刀、美工刀、插线板、印台、图板、黑板、U盘等；常用消耗品包括：水笔、笔芯、铅笔、笔记本、胶水、便签纸、文件袋、橡皮、订书针、大头针、回形针、长尾夹、记号笔、电池、白板笔等。

第八条 办公用品配置标准：

一． 办公用品配置原则是严格执行上级有关规定，结合生产和经营实际合理配置公用和个人办公用品，避免闲置和浪费。

二． 办公用品配置标准是满足生产和经营及个人办公的基本需要，根据部门、岗位的需要配置相应的办公用品，具体配置标准见附件。

第四章

计划、采购、入库、领用

第九条

办公用品计划：

一． 办公用品的计划分需求计划，月度需求计划。二． 各部门结合实际情况在分解综合预算前提出需求计划，报归口部门汇总审核，经批准后的计划费用纳入办公费预算。

三． 各部门根据批准的计划，结合实际需要编制月度需求计划，需求计划应按照计划的规定审批。

四． 月需求计划应于每月25日前经部门负责人审核后，报归口部门审核汇总后，报主管领导批准。

第十条 办公用品采购：

一． 归口管理部门计划员根据需求计划，经过平衡利库后形成采购计划，采购计划经部门负责人批准后，按照采购的有关规定采购。

二． 采购过程各控制点应严格履行有关手续，形成的资料按照有关规定保存。

三． 特殊条件下，职能部门临时急需的办公用品可经归口管理部同意后由使用部门自行采购，但应及时补办有关手续。

第十一条 办公用品入库：

一． 办公用品入库前应由采购员牵头组织进行验收及履行交接手续，对于符合规定要求的，由仓库管理人员逐项登记入库；对不符合要求的，由采购人员负责办理调换或退货手续。

二． 入库后的办公用品应按属性分类保管，避免毁损及遗失。三． 库存办公用品应定期盘点，保证采购、入库、领用、库存的账、物相符。

第十二条 办公用品领用与发放： 一． 领用办公用品原则上按照批准的需求计划领用，并应填写《办公用品领用单》，领用人与库管人双方签字确认，领用单保存在库管人处。

二． 领用耐用办公用品单价在人民币100元及以上的，应先办理资产管理登记手续后才能发放。

三． 领用办公用品单价达到形成固定价值的，应按照固定资产管理规定办理固定资产管理登记手续后才能发放。

第五章

保管、使用、报废、处置

第十三条 办公用品保管：

一． 备用的办公用品由归口部门统一保管。

二． 归口部门对配置的公用和个人办公用品应建立管理台帐，落实保管责任人，妥善保管。

三． 保管责任人应按照第六条规定保管名下的办公用品，确保办公用品满足日常办公管理需要。

四． 因意外等原因造成办公用品损坏、遗失的，保管人应及时向有关管理人报告，书面提供损坏或遗失的情况。

五． 调离、退休等离职人员应办理保管或使用的办公用品移交手续，移交应由归口部门办公用品管理负责人组织，组织、移交、接收各方签字，并完善管理台帐。

六． 归口部门应每季度将纳入资产管理的公用及个人办公用品进行一次盘点，做到帐、卡、物一致。第十四条 办公用品使用：

一． 每个人应使用自己的办公用品，使用公用办公用品应征的保管人同意，并了解使用（或操作）方法，避免误操作损坏。

二． 办公用品不得擅自私用，不得利用办公用品对外进行经营性活动，不得私自转借他单位或个人。

三． 充分发挥办公设备作用，各种闲置、更新换代的设备应交管理部门调剂使用，并办理办公设备登记转移手续，不得擅自移作他用或处理。

四． 使用的办公用品发生故障的，在保修期内的应通过归口部门进行保修；保修期外的可维修品应提交《办公用品维修申请单》交归口部门处理。

第十五条 办公用品报废：

一． 办公用品达到使用年限不满足办公需要或损坏没有修复使用价值的，保管人应申请报废处理，经部门负责人审核后，报归口管理部门组织鉴定及审批。

二． 纳入固定资产管理的办公用品应按照固定资产管理程序办理报废手续。

三． 未纳入固定资产管理，但纳入资产管理的耐用办公用品报废，应参照固定资产管理程序简化办理报废手续。

四． 批准报废的办公用品交归口部门统一管理。第十六条 办公用品处置： 一． 报废或其他需要处置的办公用品，应由归口管理部门制定处置方案，经批准后批量进行处置。

二． 处置所得应按照财务管理规定进入指定帐户。

第六章

监督检查与考核

第十七条 归口部门应监督检查办公用品的保管、使用情况，对不符合规定的事项及时提出整改意见，并督促改进及考核。

第十八条 达到下列条件的应对责任人进行考核： 一． 因计划、采购、维修管理不到位影响工作的； 二． 因管理不到位造成办公用品损坏和浪费的； 三． 将办公用品带出挪作私用；

四． 因管理不善造成办公用品遗失而影响工作的。

第十九条 考核及赔偿标准：

一． 定性达到第十八条的考核月度绩效的5%-15%； 二． 因管理责任造成遗失的照价赔偿；

三． 蓄意损坏的，除照价赔偿外，并处以2倍的罚款。

第七章

附则

第二十条 本规定由归口部门负责解释。第二十一条 本规定自发布之日起施行。

附件

一． 办公设备配置标准 二． 办公用品申购计划单

三． 办公用品入库验收单

四． 办公用品领用签收单

五． 办公用品移交登记单

六． 办公用品登记卡 七． 办公用品管理台帐 八． 办公用品报废鉴定单

附件1（格式自定）

第五篇：办公用品管理规定

办公用品管理规定

为加强我公司办公用品管理，控制费用开支，规范我公司办公用品的采购与使用，本着勤俭节约和有利于工作的原则，根据我公司实际情况，特制定本规定。

一、办公用品的购买：

1、为了统一限量，控制用品规格以及节约经费开支，所有办公用品的购买，都应由综合部统一负责。

（1）办公物品的申购：根据办公用品库存量情况以及消耗水平，向行政经理通报，确定申购数量。如果办公印刷制品需要调整格式，或者未来某种办公用品的需要量将发生变化，也一并向行政经理提出。

（2）采购规定：在办公用品库存不多或者有关部门提出特殊需求的情况下，按照成本最小原则，选择直接去商店采购或者订购的方式。办公用品的采购要本着节约、合理、适用的原则。采购复印

纸、大中型设备器具、批量办公用品等，必须有两至三人参加洽谈，货比三家，务求价廉质优。经办人在业务交往中严禁收受回扣、红包及高额贵重馈赠；不得受贿，不得索取钱物。

（3）订购单：在各部门申请的办公用品中如果包含有需要订购的办公用品，则申请部门还必须另填一份订购单，经行政部门确认后，直接向有关商店订购。行政部门必须依据订购单，填写“订购进度控制卡”，卡中应写明订购日期、订购数量、单价以及向哪个商店订购等等。（4）验货：所购买办公用品送到后，按购货清单进行验收，核对品种、规格、数量与质量，确保没有问题。

（5）各部门申请办公用品：办公用品原则上由公司综合部统一采购、分发给各个部门。如有特殊情况，允许各部门在提出“购买办公用品申请表”的前提下进行采购。在这种情况下，行政部门有权进行审核，并且把审核结果连同申请书一起保存，以作为日后使用情况报告书的审核与检查依据。

二、办公用品的分类、领用及报废处理：

1、办公用品分为消耗品、管理消耗品及管理品三种。（1）消耗品：铅笔、刀、胶水、胶带、大头针、图钉、复写纸、标签、便签、橡皮、夹子等。

（2）管理消耗品：签字笔、圆珠笔、修正液、笔记本、信封、白板笔、固体胶等。

（3）管理品：剪刀、钉书器、直尺、笔筒、计算机、文件夹、档案盒、档案袋、票夹、印台等。

2、管理和发放：

（1）办公用品由综合部部门统一保管，并指定保管人，按公司核定的费用标准向使用人发放。

（2）采购人员应将所采购的物品交保管人办理登记入库手续，保管人根据采购价格核定物品单价，计入领用部门(人)费用，并在每月终填报《办公用品使用情况汇总表》。（3）各部门办公用品费用核定及有关规定：

①办公用品领用必须认真履行手续，应填写《办公用品领用单》后领用和发放，严禁先借后领的行为。

②公司各部门应按公司核定的办公用品费用定额标准严格把好申购和领用关。保管人不得超标发放办公用品，确因工作需要超标领用的，应经综合部经理同意。

③核定的费用实行增人增费、减人减费，各部门增人或减人，其费用由综合部部门根据人员变动情况进行调整。

④各部门因特殊情况需增加费用的，应以书面形式报批，经分管领导审核后，由总经理特批增加该项费用。

⑤办公用品使用实行月统计年结算，截止时间为每月终和年终12月31日。由综合部部门出具报表，财务部审核。费用超支在超支人年终奖金中扣除，节约费用计入下使用。

⑥各部门及各使用人的办公用品使用标准：每人每月最多领用1支签字笔，如果保管不好丢失自行负责购买。每周三统一领用办公用品,其他时间严禁领用办公用品。

⑦各部门要控制和合理使用办公用品，杜绝浪费现象。笔记本、签字笔芯、圆珠笔芯、胶水、涂改液、计算器等办公用品重新领用时应以旧换新。

⑧凡调出或离职人员在办理离职或交接手续时，应将所领用的办公用品(一次性消耗品除外)如数归还。有缺失的应照价赔偿，否则不予办理有关手续。

3、报废处理

对决定报废的办公用品，要作好登记，在报废处理册上写清用品名称、价格、数量及报废处理的其他有关事项。

三、办公物品的保管：

1、填写清单：所有入库办公用品，都必须一一填写入库清单。

2、保管 ：必须清楚地掌握办公用品库存情况，经常整理与清扫，必要时要实行防虫等保全措施。

3、盘存：办公用品仓库应定期清点。清点工作由行政人员负责。清点要求做到账物一致，如果不一致必须查找原因，然后调整清单，使两者一致。

4、印刷品与纸张管理 ：印刷品与各种用纸的管理按照盘存的清单为准，对领用的数量随时进行记录并进行加减，计算出余量。如果消耗品用完，立即写报告递交行政主管。

5、持有量调查：必须对公司各部门所拥有的办公用低值易耗品，主要指各种用纸与印刷制品作出调查。调查方式是，定期对每月领用量、使用量以及余量(未用量)作出统计，向上报告。行政部对报告进行核对，检查各部门所报统计数据是否与仓库的各部门领用台账中的记录相一致。最后把报告分部门进行编辑保存。

四、对办公物品使用的监督与调查

1、核对用品领用单据与用品清单。

2、核对用品申请书与实际使用情况。

3、核对用品领用清单与实际用品清单。

五、本规定自下发之日起执行。

综合部

2010年8月7日