学校秘书学年度工作总结_单位总结[精选五篇]

第一篇：学校秘书学年度工作总结_单位总结

学校秘书学年度工作总结 本学年，是我到校工作的第二个年头，我对学校的各方面情况有了一定的了解，对秘书工作的要求也更加熟悉，在部门领导的悉心指导和同事们的密切配合下，最终较为圆满地履行了自己的岗位职责，并顺利完成了领导交办的其他任务。

一、加强学习，熟悉业务，完成秘书日常案头工作 本学年做了大量的案头文字工作，在认真领会领导意图和相关文件精神的同时，加强对自身业务的学习，经常上互联网游览相关政策、法规和艺术教育的最新动态，定期翻阅《办公室业务》，并认真学习了《现代公文实用写作方法》，熟练掌握各种公文的基本格式和规范写法。总计完成各种文稿134篇，包括简报19篇、学习记录和最好的原创免费公文站汇报5篇、会议记录34篇，文件12篇、文稿和综合总结等45篇、部门月报和岗位月报20篇。另外制作并发送通知4xxxx份，审核和修改其他部门文件2xxxx篇。其中非常重要也较为繁琐的是各种报告和综合类文稿的撰写，这些文稿通常都关系到学校的重大工作和事件，在语言的严谨性、文字措辞、结构安排等方面都有较高的要求，内容上十分讲究，写作起来比较费时。由于时间紧，任务重，有时节假日也在加班赶写。本学期完成的比较重要的文稿有：《关于学校为利益离谱，强行摊派门票》一稿的说明、《我和我的学生》舞蹈专场演出纪实、反赌情况汇报、学校18年改革概况、里飚音乐会报道、全露舞蹈专场演出纪实等，这些文稿的按时完成有效地促进了学校相关工作的开展，通过这些案头工作，对学校的概况和自身的业务更为熟悉，并尽量做到及时、准确、有效，没有因为案头文字的拖延影响到学校的工作。

二、完成《我和我的学生》舞蹈专场脚本创作工作 本学期，为展示我校舞蹈教学的成果，扩大学校的社会影响，让更多的人了解和关注重庆艺术学校，了解我们的师资水平和教学实力，探索学校在和市场接轨过程中的发展方向，学校舞蹈教研室决定将学生毕业晚会做成一台精品节目，在南坪艺术中心剧院进行公演，并聘请北京舞蹈学院民间舞系副教授高度担任总导演，于11月初确定了演出的基本思路和框架，安排我尽快拿出舞蹈专场演出的脚本。这次演出是学校的一件大事，接受任务后，根据总导演高度的思路，我加班加点，在当周内创作出脚本初稿。由于我是第一次写舞台脚本，没有这方面的创作经验，加之晚会以舞蹈节目为主，没有具体的情节和对话，难以展示人物个性，仅靠画外音来表现节目内容，初稿出来后，自己仍觉得不满意，在几次电话征求高老师的意见后，我又绞尽脑汁，数易其稿，最终完成了脚本创作工作。随后，我又相继完成晚会介绍、学校及舞蹈教研室介绍、高度先生简介等节目单文字内容和晚会外墙喷绘文字、写真宣传展板内容的收集和制作。经过舞蹈教研室师生的精心排练和大家的共同努力，两场演出场场爆满，获得极大成功。我自己也获得了舞蹈台创作的一些宝贵经验。

三、加强沟通、联络，较好地完成全露舞蹈晚会媒体宣传工作 2005年6月，为庆祝直辖八周年，展示舞蹈教学成果，推出优秀教师，学校决定在文化宫举办一场全露老师的个人舞蹈专场晚会。为了把本场晚会的宣传工作做好，在媒体发布会召开之后，我主动与报社、电视台、电台记者联系，确定相关报道的刊载、播出时间，连续数天收集报社相关报道资料，并xxxx与重庆电台交通频道记者联系，在21日晚6：40分作了一个关于全露与本场晚会的电话连线采访，在听众中引起较大反响。重庆报业集团《重庆晚报》、《时代信报》记者主动与我联系，有意做全露的人物专访。本场晚会《重庆日报》、《重庆晚报》等报社共计发文字报道11篇、剧照5幅，重庆电视台、×××电视台共计图像报道xxxx，滚动播出1xxxx，重庆电台报道xxxx，起到很好的宣传效果。事后，我将本场演出相关媒体记者的联系姓名与电话整理出来，制成联络表格，便于今后宣传工作联系。

四、注重效率，讲求时效，宣传取得一定成绩本学年较为重要的宣传活动都注重了时效，共制作宣传栏九期，宣传工作取得了一定成绩。

1、“教师节”宣传专栏最好的原创免费公文站2004年是第二十个教师节，学校领导极为重视，召开了庆祝暨表彰大会，我抓紧撰写和收集专栏相关文字图片资料，在教师节前后相继出了两期宣传专栏，保质保量完成了宣传任务。

2、国庆55周年宣传专栏2004年9月，为庆祝建国55周年，我制作了图片宣传专栏一期。

3、十六届四中全会宣传专栏今年中央反复强调，要认真学习贯彻十六届四中全会精神，加强党的执政能力建设。我校把“加强党的执政能力”的宣传学习作为宣传工作的一项重要内容，主动提议购买了一套宣传图片，做了一期宣传专栏。

4、舞蹈、音乐、影视毕业晚会图片宣传专栏>学年上期，我校为展示教学成果，提供学生舞台实践的机会，相继举办了舞蹈、音乐、影视毕业晚会，音乐教研室还举办了声乐和器乐的专场音乐会，为了体现时效性，在演出结束后，我主动向相关老师和教研室收集资料图片最好的原创免费公文站，及时发布网上消息，并制作宣传写真专栏两张。尤其是舞蹈专场晚会，因是对外公演，利用这个机会，为了更好地宣传学校、宣传这台演出，我搜集整理相关文字图片资料，在南坪艺术中心剧院门前，制作了写真展板四张和外墙大型喷绘，收到较好的宣传效果。

5、庆祝两会召开宣传专栏2005年4月，为庆祝“两会”胜利召开，我及时制作“构建社会主义和谐社会”宣传专栏一期。

6、世界著名全职打击乐演奏家李飚来校交流及演出专栏2005年5月，世界著名全职打击乐演奏家李飚应邀来校进行讲学和示范演出，我在演出结束后搜集整理相关图片文字，制作了一期宣传专栏。

7、全露个人舞蹈晚会宣传专栏2005年6月21日，为庆祝直辖，展示舞蹈教学成果和优秀教师风采，我校在文化宫隆重推出全露舞蹈专场晚会，晚会取得极大成功。演出结束后，我及时写好简报，发送全国中等艺术教育学会、《文化报》、文化局、教委等相关单位，发布网上消息和图片，并收集晚会剧照等资料，制作宣传专栏一期。

8、教师音乐会宣传专栏2005年6月28日，为了检验我校音乐教学的实力和水平，展示音乐教师的风采，将课堂教学与舞台实践紧密地结合起来，有效地促进教学质量的提高，我校音乐教研室举办了一场教师音乐会，我及时制作了一期图文并茂的宣传专栏。

9、有效管理网站留言板，及时发布网上信息本学年学校的重大活动，我都及时在网上发布了相关图片和文字消息，其中包括：音乐教研室三场音乐会、乌克兰留学生在国际比赛获奖、《我和我的学生》舞蹈专场情况、影视毕业汇报演出、我校第一批通过市教委办学水平达标评估、英国利物浦演艺学院来校交流。李飚音乐会、全露舞蹈专场等32篇，图片数十张，体现了网络的时效性。及时审核和清理留言板，并将留言板中反映的教学及管理工作中存在的问题及时反馈相关教研室，本学年记录反馈信息2xxxx条，为教学和管理提供相关信息。

五、认真组织和参加教职工的学习，对管理人员进行公文写作辅导为提高教师思想素质和综合素质，加强师风师德教育，办公室本学年组织全体教职工参加了多次学习和培训，我按照学校部署，下发通知，拟定学习计划和讨论提纲，并认真参加学习培训，把每次学习都当作一次自我提高的机会，做好笔记，并于会后提交学习讨论记录和学习收获体会。其中包括全体教职工参加的中西方文化及时代审美专题讲座、教育法规学习及考试、消防知识讲座、政治学习和支部组织生活学习，通过学习，教职工提高了认识，我个人也受益匪浅。最好的原创免费公文站学年上期，为了促进管理人员公文写作水平的提高，办公室举办了公文写作短期培训，并决定让我辅导大家学习。接受任务后，我认真备课，收集相关素材，利用中午休息时间，先后进行了四次辅导学习，总计8学时，最后组织了结训考试。通过辅导授课、作业评讲和写作练习，大家初步了解了一些公文基础知识，对公文写作要求有了更为明确的认识，达到了学习的目的。

六、完成办公室日常事务和领导交办的其他任务除了秘书工作文稿的撰写，办公室还有一些日常事务，比如部门月报表和各种事务性通知的发放、各种信息资料的收集和整理、月考勤表的及时填报、各种临行性接待，以及其它与工作有关联的事务，加：学校较重大活动日程安排、学校对内对外演出节目文字稿件、各种材料的整理和报送、各局属及友邻单位新年贺卡的采购、填写和寄送、学校事务性邮件、包裹的寄送等，这些工作都能独立、主动地完成，另外还较好地完成了领导交办的其他临时性任务。

七、工作中有待改进的不足 经过两年来对秘书工作的实践和探索，我对学校由一无所知到较为了解，对工作由不熟到基本熟悉，办事能力得到了极大的锻炼，业务水平也有了一定程度的提高，尤其是服务意识大大增强，管理工作的时效性得到较好体现，但是在工作中还缺乏创造性，不敢大胆发表自己的见解，有时考虑问题不够周全、细致。在今后的工作中，还要进一步熟悉和掌握办公室业务，努力发挥主动性和创造性，当好领导的参谋和助手，把秘书工作做得更好。

第二篇：秘书学笔记总结

第一章 秘书学与秘书

第一节 秘书学的兴起和发展

秘书学被视为管理科学的一个分支，其研究对象是秘书工作、秘书人员、秘书机构，总结其规律并加以应用。

秘书学作为一门独立的学科，在中国兴起于1980年代。

1．管理科学的发展促进了秘书学的产生

管理学是专门研究管理活动及其基本规律和一般方法的科学。

1900年，法约尔在国际采矿和冶金代表大会上提出其行政管理理论的思想。

1908年，法约尔撰写《论一般管理上的原则》等。法约尔把工商业企业组织中的基本活动分为六大类：技术活动、商业、财政、安全、会计、行政管理活动。他认为管理是企业确保六项基本职能顺利进行的保障。

相继有很多学者进行相关研究，提出管理的目标，存在的问题，解决的办法。

英国学者帕金森1957年针对组织机构的病态现象提出“帕金森定律”（Parkinson’s Law），其中包括：中间派决定，鸡毛蒜皮定律，人事遴选庸才……

美国管理学家彼德1960年发表“彼德原理”（The Peter Principle），其中包括：马克·吐温禁果定律、胡尔定理（贵人提携）、庞德定律（善始恶终）、理发定律……

2．为了改变秘书工作的落后状况，秘书学研究被提上日程

师傅带徒弟缺乏开阔的视野和强烈的当代意识

专业化高等教育可以高速、开放性地培养秘书人员

3．新技术革命浪潮的冲击，对秘书学研究提出更高的要求

职业资格考试、职称评聘 秘书学研究对象的几种说法：

1．“秘书工作”说（王千弓等：《秘书学与秘书工作》，光明日报出版社1984年10月版，第12页。朱佳林：《管理秘书学》，经济科学出版杜1986年10月版，第1页。屈干臣：《秘书学论丛》，广东高等教育出版社1986年3月版，第41页。）

2．“对象多元”说（陈贤华；《秘书工作论》，四川大学出版杜1987年8月版，第8页。）

3．“辅助管理”说

（二）秘书学的研究方法 秘书学学科性质

1．综合说2．边缘说3．分支说 秘书学研究方法

1．理论联系实际

2．运用比较的方法

3．注重对其他学科的研究

4．高校师生与秘书工作者合作

第二节 秘书的涵义、职能和分类

（一）秘书的定义

一指职务，是领导的助手；二指官名，尚书、秘书监、秘书令、秘书丞、秘书郎等官职，掌握奏章、宣示、宫禁图书等工作；三指使馆中介于参赞和随员之间的外交人员，受使馆馆长之命，进行工作；四指宫禁里的藏书。《晋书 · 荀勖传》：“及得汲郡冢中古文竹书，诏（荀）勖撰次之，以为中经，列在秘书。”五指谶纬图策等书。

秘书定义：

《辞海》：秘书即领导的助手。

《英汉词典》：秘书缘于拉丁文secretarius，意即“可靠的职员”。

英语中的秘书(secretary)与秘密(secret)有联系，还可译为书记、干事、文书、大臣、部长。总书记和秘书长的区别在于，前者为GeneralSecretary，后者为Secretary—General，都有一个Secretary。总干事则称Chief Secretary。俄语中的秘书(cekpemapb)，其词根cekpem含有秘密、机密之意，还可译为（会议）记录（员）、书记。

秘书“是社会主义国家工作人员职务名称之一。其职责是协助领导综合情况，研究政策，密切各方面工作的联系，办理文书、档案，人民来信来访、会务工作以及其他日常行政事务和交办事项。在党政机关、企业事业单位从事这一类工作的干部，统称为秘书工作人员，或简称为秘书”。（王千弓等：《秘书学与秘书工作》，第2页。）

“秘书，在我国现代主要是指党和政府机关、企事业单位、社会团体、军队、院校内的一种行政职位。其主要职责是辅助管理，综合服务；主要工作是撰拟文稿、管理文书、接待来访、组织会议、调查研究、处理信息、备供咨询、办理事务、联络协调、催办查办等等。”（袁维国：《秘书学》，第1—2页。）

“秘书是领导、专家、管理人员在履行其职务时的辅助人员。”（杨永清：《领导秘书智囊》，载《华中师范大学学报（哲学社会科学版）》1986年第2期。）

“秘书是在管理系统决策者近身，以沟通信息，参谋决策、处理事务的综合职能，辅助决策者有效控制全局的工作人员。”（张清明等：《关于秘书定义的思考》，载《武汉大学学报（社会科学版）》，1986年第6期。）

《现代汉语词典》：秘书是掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员。1998年5月，国家劳动部（现劳动和社会保障部）在其新颁布的《秘书职业技能标准》一书上将“秘书”概念定义为：专门从事办公室程序工作，协助领导处理财务及日常事务，并为领导决策及实施服务的人员。

“国际秘书联合会”认为，“秘书应是主管人员的一位特殊的助手：她／他掌握有办公室工作的技巧，能在没有上级过问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性和正确判断的能力，并且在所给予的权力范围内作出决定。”

二、秘书职能及职业化要求

1951年建国初期，在《政务院关于各级政府机关秘书长和不设秘书长的办公厅主任的工作任务和秘书工作机构的决定》中，规定了秘书长或办公厅主任的七项工作任务。

新时期秘书工作的任务，有以下四大类：

（一）日常程序化工作

1．文书处理和撰制

2．调查研究

3．信息工作

4．文书立卷和档案管理工作

5．会务工作

6．信访工作

7．查办工作

8．印信工作

9．行政事务管理

10．机要保密工作

（二）协调工作

协调的核心是使有关部门和人员同心协力地工作，在各自的岗位上，朝着一个共同的目标使

劲、出力。

（三）领导人临时交办的工作

经常性的；

突发性事件（自然方面的；社会方面的）

（四）辅助决策工作

三、秘书分类和层次

国外的秘书人员，根据其服务对象，大致分为政府机关秘书、企业秘书、私人秘书三大类，后两类秘书占绝大多数。

根据其和承担责任的不同，在纵向上则分为不同的等级。如日本的秘书等级是：

（1）见习秘书（2）初级秘书

（3）中级秘书（4）高级秘书

一、从服务对象和经济来源分，可分为公务秘书和私人秘书两类。

二、从所属部门分，可分为党务、行政、军事、司法、经济和文化等秘书。其中又可细分为若干小类，如在经济部门，可分为工业、农业、商业等秘书；在文化部门，可分为教育、卫生、体育、宣传、文艺、科研等秘书。

三、从具体的工作分，可分为文字秘书、机要秘书、通讯秘书、信访秘书、事务秘书、外文秘书等。

秘书的层次，指两方面内容：

一方面，秘书人员所在的机关、单位，其级别有高有低，可分为中央、省市和基层三个层次（也有人分为中央、省市、县、基层四个层次），因而相应地有三个层次的秘书。

另一方面，即使在同一机关、单位，秘书人员的职位也有高低之分，显现出不同的层次。目前我国秘书从业人员约达2300万人。

秘书分三个层次：

初级秘书——以接电话、发传真、收发信件等服务型为主；

中等秘书（一般性秘书）——用英文写一般信函、起草报告和准备会议等。多为大专或本科毕业。

高级秘书（经理助理）——能起草重要的合同文本、懂法律、税务知识，有应急处理能力。

对秘书层次的划分，还有其他观点，如“主要应以秘书所承担的工作对领导工作影响的深浅、作用的大小为依据，并结合机关的地位，秘书个人的条件来确定” ；“按秘书人员担任的职务来划分，可分为秘书长、办公厅（室）主任、秘书处长、科长、股长、科员、办事员等七个层次”。

全能秘书的全部内涵首席秘书 Monica

传统观念上觉得秘书是吃“青春饭”的，而我想澄清的是这是一种认识上的误区。目前上海经济发展势头很好，外资企业越来越多，秘书是一个企业运作管理中不容忽视的环节。所谓“行行出状元”，秘书也是一门职业，不谦虚地讲，我认为自己也可以算是这一行里的“状元”之一。我是首席秘书，也叫一秘，那势必就有二秘、三秘，这是从职务大小、责任范围和公司地位来划分的。我认为做一个真正意义上的好秘书要具备很多潜力和素质。现在不是流行复合型人才吗？我想我们秘书这一职业有时候也需要类似的人才，甚至可以说是“全能型”秘书。

首先，硬件设备是必不可少的。掌握一门外语——

通常指英语，是最基本的条件；做文秘的人工作在办公室，文字处理的工作特别多，所以对一些现代化机器的熟练掌握也是不用多说地最基本的能力，尤其是电脑。

其次，秘书的职业道德备受重视，每一行有每一行的规矩，秘书也不例外。平时工

作中不可避免地会接触到公司的一些内部的文件，保守秘密就显得分外关键。这也可以说是秘书最重要的守则，因为它不仅是个人的事情，更关系到整个公司的利益。

另外，秘书是工作在老板身边最亲近的人，老板出差不便看邮件时，我们要处理一些文件，有时需要立即替他批复。所以一个好秘书，除了讲一口流利的英语、熟练使用计算机和拟写各种文件外，还有很重要的是应具备良好的沟通能力、组织能力、协调能力、判断能力、预见能力、一定的决策能力以及随机应变的能力。这些有时候需要多年的锻炼和培养。所以很多大公司在挑选秘书时会视其工作经历。

还有一点，我时刻提醒自己要保持一颗平常心。作为一秘，责任越大权力也就越大，我的确处于“一人之下”的地位，但实际上和公司其他员工是平等的。要在老板和同事两头之间做到平衡，人际关系才不会有很大问题。不能给人一种盛气凌人的感觉，要具有亲和力。虽然“不想当将军的兵不是好兵”，但不能忘记秘书的天职，越权的事情是绝对不能做的，否则结果就是被扫地出门。

最后，要讲究公私分明。千万别搞老板秘书恋，真正的好秘书是不会依仗这种手段在职场上攀升的。

沟通最重要传媒公司行政助理Jessy

时常听到一些对秘书的普遍性描述：聪明、细心、谨慎、考虑周到。除此之外，秘书还应该有灵气、有悟性、有团结能力；能提出有创造性的建议，并且凡事懂得分出轻重。而在我看来，最为重要的是交际和沟通能力。

我和领导在一间办公室，但是客户们一进门先瞅见我，形象当然很重要。

其实不用穿得很时尚、另类，只要大方得体就行，仪表看上去舒服即可。

我的工作要求我有很好的沟通能力，不仅要和客户打交道，还要和公司内部的人员保持良好的人际关系。领导常说我可以算作是领导和下属之间的桥梁，夹在上下两级之间，一定要寻求到好的一个平衡点，正确传达领导的意思表示，不能让双方产生不必要的误会和矛盾。

做助理、秘书这一行不仅仅等同于打杂、操办琐碎的事务，其实还要求人

员有较广的知识面。我首先和客户交际，代表的是公司形象，出了洋相就是抹公司的黑。工作中碰到棘手的问题，要采取主动性，积极面对，体现出能力才能被领导器重。

在我的工作中，难以避免要打电话去催客户支付费用，说得难听点有点“讨债”的味道，但这是我工作的一部分，不得不直面。现在我也习惯了这些事务，总结了一套经验技巧，这也是一种沟通的经验技巧。

第二章 秘书工作

1秘书工作电话

一、电话基本技巧

（一）要有愉快的工作心情

（二）态度认真，声音清晰明朗

（三）重要的第一声

（四）注意自己的语言

（五）认真清楚地记录

二、接电话礼仪

（一）迅速准确的接听最好在三声之内接听。“您好！××公司”。

（二）对方拨错号码，礼貌告知对方。

（三）对方认错了人，应马上告之。

（四）倘若被找的人外出——

（五）了解来电话的目的，如自己无法处理，认真记录，不致误事。

（六）代接电话时，当场记录并复述。然后贴到相关人员的桌子或者电脑旁。

（七）自己不能处理的电话，坦白告诉对方，马上将话筒交给能够处理的人，并先把对方所谈内容简要转告接收人。

（八）一般应由打电话的一方提出结束电话，彼此礼貌道别，恭候对方放下电话后再挂电话。如果对方占用时间过长，不得不让其“适可而止”时，要提醒得委婉、含蓄。

三、打电话时应注意的方面

充分利用电话，采取主动：

1.会面前积极电话联系；2.迟到、请假由自己打电话；3.外出办事，随时与单位联系；

4.外出办事应告知去处及电话；5.延误拜访时间应事先与对方联络；6.用传真机传送文件后，以电话联络确认。

（一）斟酌方式要考虑电话能否解决问题，是否有必要以电话讨论这些问题。

（二）理清思路，妥善组织通话内容

可以在脑海中设想一下，有时候应该开列电话提纲。

特别重要的事项，最好事先把有关资料（如报告文本）传过去。

（三）斟酌通话时机，做好记录准备

（四）立即表明自己的身份。比如说：“你好！我是某某公司的某某某。请问某先生在吗？”

（五）要确认对方正是要通话的对象。然后称呼对方的名字或职位，以便让对方了解到你知道其名字，缩小你们的距离感。

（六）拨错了号要道歉。

（七）确定对方是否具有合适的通话时间。

可以在开始讲话时向对方问一下：

“您现在接电话方便吗？”

“您现在忙吗？”

“您现在有时间同我谈话吗？”

“这个时候给您打电话合适吗？”

“您能抽出点儿时间听听我的话吗？”

如果对方说“现在不行”，则不宜坚持。“请问我什么时候再和你通电话比较合适呢？”等等。如果不得不在对方不方便的时候去打搅，应当先致歉并说明原因。

（八）要让对方知道通话时是否另有别人在听。

（九）表明自己打电话的目的。

一般应在开始时扼要说明通话目的和存在的问题，提出可供选择的方案，指出双方的分歧所在，最后稍加归纳，解决问题。

（十）给对方足够的时间作出反应。

通话时，每部分之间稍作停顿，使对方能及时作出反应。

（十一）对提纲上所列要点应讲完一条勾掉一条，以避免分心或遗漏。随时设想对方下一步要问的问题，作出合适反应。

（十二）适时结束通话，不要占用对方过多时间。

（十三）结束通话时，要把刚才谈过的问题适当总结一下。

（十四）如果想留言请对方回电，切记要留下自己的电话号码。

（十五）最后环节

应说几句客气话：“很高兴和你交谈”，“谢谢您打来电话”。以便显得热情些。放话筒的动作要轻，否则对方会以为你在摔电话。

话筒没放稳前，千万不可对刚才的交谈妄加评论。

第三篇：秘书学知识点总结

秘书学知识点总结

第一章

秘书学的政治性与实践性很强，是一门综合性应用学科。秘书学的研究对象是研究秘书工作和秘书人员的一门学科。

秘书学是研究秘书工作的产生、发展及其工作规律和 1.秘书：从事办公室程序性工作，协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。2.秘书的类别：（美国）行政秘书、公司秘书、通讯秘书、技术秘书、医学秘书、法律秘书；（我国）商业秘书、私人秘书、机关秘书、涉外秘书、企业秘书。3.秘书的职业特征：①服务的直接性②服务的稳定性③知识化④年轻化⑤女性化⑥资格认定制度化。

4.秘书工作：是一个涵义很广的概念，其工作范围包括文书处理、立卷归档、机要保密、综合承办、安排会晤、调查研究、公文写作、会务工作、信访接待以及领导交代的各项工作。

5.秘书工作的内容（简答）

答：1）文书撰写（上司口述或会议记录、整理，文件起草、修改、润色等）

2）文书制作（打字、复印、编排、装订等）

3）文书处理（收发、传递、办理、保管、立卷等）4）档案管理（归档、鉴定、管理、提供等）5）会议组织（准备、记录、文件、善后等）6）调查研究（计划、实施、分析、研究等）

7）信息资料工作（收集、整理、提供、储存等）8）信访工作（群众来信来访或顾客投诉处理）

9）接待工作（日常来访与计划来访接待、安排、服务等）10）协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等）11）督查工作（政策推行或决议实施的督促、检查等）

12）日程安排（为上司安排工作日程、会晤及差旅事宜等）13）日常事务（通讯、联络、值班、生活、管理等）14）办公室管理（环境、设备、经费等）15）其他临时交办事项。

6.秘书工作的职业特点：①辅助性②综合性③机密性（机要性）④服务性（事务性）⑤政治性⑥被动性

7.泄密渠道：人员泄密、办公设备泄密、传媒泄密、科技泄密 8.如何理解秘书工作的辅助性？

答：辅助性是现代秘书工作最根本的属性和特点。秘书机构的从属地位，决定了秘书工作的辅助性。

一、从属性：1）不能脱离领导，工作围绕领导2）不能超越职权3）只有发言权、无表决权。

二、能动性：1）秘书工作是为满足领导工作活动的需要而产生和发展的，是受领导活动的制约和支配的。2）秘书部门需要处理的许多日常事务工作，往往预先估计不到，大都是被动的，却又是秘书人员非干不可的。

9.秘书工作的作用：①助手作用②参谋作用③协调作用④信息枢纽作用（承上启下、联系左右、沟通各方）⑤公共关系作用⑥门面作用⑦耳目作用 10.秘书的原则：①保密原则②准确性原则③迅速性原则④实事求是原则 11.秘书工作的基本方法：①调查方法②研究方法③参谋方法

调查方法分：典型调查法、个案调查法、重点调查法、抽样调查法 研究方法分：比较方法、类比方法、分析方法、综合方法 12.秘书工作的常规方法

答：1）领会领导意图的方法（①把握领导近期工作的重点②从不同角度捕捉和领会领导意图③从把握领导个性中领会领导意图④从把握领导意图的实质上领会。如明示、暗示）

2）请示的方法（对象准确、内容单

一、时机适当、形式灵活）

3）报告的方法（客观事实、简明扼要、区分不同对象、选择时机、方式灵活）

4）挡驾的方法（来访、电话、事物活动）5）协调方法

6）督促检查的方法 7）信息沟通的方法 8）工作进程调查方法 9）工作时间管理方法

10）特殊情况下变通的方法

13.秘书常用的沟通方法：①口头沟通②书面沟通③手势沟通

14.秘书学：就是研究秘书工作的产生、发展及其工作规律和发展趋势的科学，其目的在于使秘书工作科学化、理论化，以充分发挥其自身效能，具有极强的应用特性。

15.秘书学的研究对象：①秘书工作及其规律②秘书活动③秘书学教学理论和相关学科。

秘书学的研究对象是专门研究秘书工作和秘书人员的工作。16.提高时间效率：①制定时间计划②合理使用空余时间 第三章

1.设置秘书工作机构的原则：①适应性原则②精简原则③稳定性原则④高效原则 2.日本秘书机构：①日本内阁官方②日本总理府③日本行政管理厅

美国：①总统办公厅②内阁部③政府服务总局

英国：①英国内阁办公厅②英国枢密院③英联邦秘书机构 3.秘书工作机构的性质：①机密性②辅助性③综合性④服务性 4.秘书工作机构的职能：①助手职能②参谋职能③枢纽职能④协调职能⑤保密职能⑥公关职能

5.秘书人员的自我管理：①工作管理②行为管理③时间管理④办公室环境管理.6．秘书环境安全需要：①房屋、设备的安全②信息的安全③处理突发事件 7.个人形象在其构成上主要包括六个：仪容、表情、举止、服饰、谈吐、待人接物。第四章

1.秘书职业道德修养：是秘书在遵循一定的职业道德原则和职业行为规范下所进行的自我教育、自我修炼活动，以及通过自我反省、自我改造、自我锻炼所形成的职业道德情操和所达到的职业道德境界。

2.秘书必备的职业品质：①爱岗敬业、任劳任怨②尊重领导、主动服务③遵纪守法、严守机密④团结合作、廉洁奉公⑤谨行尚实、善于学习

3.高素质秘书：懂得两三门外语、会计算机操作、能熟练运用互联网、具有组织活动能力、语言组织能力、与人沟通能力、获得新知识的能力、与团队合作能力。4.介绍顺序：①将男士介绍给女士②将将年轻着介绍给年长者③将职位低的介绍给职位高的④将晚到者介绍给早到者 5.秘书的心理素质：是指秘书工作的特殊性要求其具备的对秘书职业活动有所帮助的心理品质特征的总和。

6.如何克服焦虑的心理障碍：①树立自信②不患得患失③制定新计划 7.如何在工作中保持心理健康：①树立正确的人生观②创造良好的人际关系③及时调整不良心理④参加各种有益活动

8.气质的种类：胆汁质、多血质、粘液质、抑郁质 9.秘书的知识结构

答：

一、秘书工作必备的基础知识：①科学文化知识②政治哲学知识③法律政策知识④外语知识

二、秘书工作必备的专业知识：①理论知识②业务知识③行业知识

三、秘书应具备的相关知识：①新的学科知识②管理学知识③社会交往知识④心理学知识⑤社会学知识

10.秘书的能力结构：表达能力、办事能力、组织管理能力、社交能力、实际操作能力、危机处理能力 第五章

会议就是把人们组织起来讨论和研究问题的一种形式。

1.会议的含义：一）是指有组织有领导地商议事情而集会的一种工作形式。二）是指一种经常商议事情并处理重大事务的常设机构或组织。如全国人民代表大会、中国人民政治协商会议等。

2.“会务”是“会议事务”的简称，它包括会议的会前筹备、会中服务和会后落实等工作。

3.会议的构成要素：①会议名称②会议时间③会议地点④会议参加者⑤会议议题和议程⑥会议的形式⑦会议的文书⑧会议的结果 4.会议名称一般由四部分组成：①会议主办单位或会议范围②会议的时间或届别③会议的主题或内容④会议的类型

实际工作中，往往有的部分会被省略。要求突出主题，简单明了。如：经理办公会议、人力资源专业分析会

5.会议时间：要根据会议目的、客观条件等因素选择适当的时间和会期。包括：①通知开会的时间②会议开始时间③结束时间④每项议程时间

6.会议地点：根据会议的性质、参会人数、会议成本选择会议的具体地点。

如：琼州学院学术报告厅（至少容纳400人，6种语言同声传译）或者：人文社科学院会议室9603（最多容纳40人）7.会议参加者：①会议的主持人②会务组织人员③出席者④列席者⑤因讨论具体事项而特别要参会的而人员

要规定参与人员资格，适当控制会议人数。

8.会议议题和议程：包括会议的主要议题和其他要上会讨论的问题。会议的议程是会议讨论解决议题的程序

9.会议的形式：指会议进行的具体方式方法，由会议内容确定。如会场会议、电视会议、现场会议、网络会议。

10.会议的作用：①实施领导的重要工具。②领导贯彻民主集中制，实现决策民主化，科学化的必要手段，要集思广益，充分发挥干部和群众的智慧这就需要召开会议来交换意见，研讨问题。③各级领导贯彻政策、布置任务、沟通信息、协调行动的有效方法，此外，会议还有宣传教育作用，研讨作用，表达思想感情作用等。

11.会前筹备工作：①明确会议内容②制定会前文件③准备会议用品④布置会议场地⑤沟通会议信息⑥开展会前检查

12.制定会前文件：①制定会议议程②制定会议日程③制定会议程序④编制会议方案⑤完成会议通知⑥制发会议请柬（邀请函）

13.会议通知：是传达要求相关单位或个人周知召开有关会议的文本。

会议通知：有书面、口头、电话、传真、电子邮件、广播、报纸、电视媒体等多种方式。

会议通知多采用书面和电话两种形式，以书面形式为主。

通知的内容包括：①会议的名称、目的、议题、②会期、与会人员、③报到日期和地点、交通路线、④携带的材料和个人支付的费用、⑤主办单位、联系人姓名和电话等。

14.准备会议用品：①制作会议证件②准备会议用品③制作证件

如：代表证、选举证、电子签到证、工作证、记者证、就餐证等。

设计上常选择红、黄、蓝、白等不同颜色区分正式、列席、特邀嘉宾等与会者的不同身份。

15.准备会议用品：常用的：纸、笔、本、签到册、横幅、标语、花卉、会标、台布、照明设备、影音设备、复印机等。

现代电子会议所需的大屏幕、投影仪、传输设备、音译设备、电脑数据库等。

秘书人员要及时落实大会发言稿、讨论文件材料的打印、校对、装订工作。可以列出会议用品明细表，做好登记以免遗漏。

16.会场的布置应该考虑一下几个方面：①会场的选择②布局的选择③会场的气氛④会场用品，包括文具、饮料等⑤会场的音视频设备、灯光、空调等⑥签到、标识座次

会场气氛主要通过会标、会徽、画像、旗帜、标语、花卉、灯光、窗帘、台布等物品的装饰烘托出来

第六章

1.办公环境的概述：办公环境即办公室环境，它是组织或组织的职能部门所处的文化氛围、公众关系、所在地、建筑设计等、装饰装修、室内温度等一系列因素的综合构成。

2.办公模式：开放式、封闭式 3.办公环境选址：①根据组织的业务性质的需要选址②通讯和交通灯服务设施的配套水平③周围绿化水平、空气质量等因素④对所处地区的长远发展做合理的预期，以免给组织未来的发展造成不必要的困扰。

4.保持办公环境的整洁有序：1）办公环境的清洁：①保证上司办公室的整洁②保持自己办公位置的清洁有序2）办公设备的合理摆放：①办公台要放在光线良好的地点②书柜、文件柜靠墙③小型的办公设备可直接摆放桌面，当然这要给秘书提供空间足够大的组合式办公台④一些常用文件的存放工具要以台上文件存放架等办公用品来进行分类，清晰地摆放并置于可以随手取到的地方以便查阅⑤电话机（左边）、垃圾箱、笔尺和起钉器放在小盒子里 5.信件分类：急件、要件、普通件

6.邮件的收取：①分拣（按收件人分拣、按照收件部门分拣、按收件的重要性分拣）②拆信（确定拆信的种类、邮件拆封的方法）③阅函④登记⑤呈送 7.邮件的寄发：①检查邮件②签发邮件③复印存档④打印信封⑤核对地址⑥装封登记

8.接待工作：是指组织在对内、对外联络交往中所进行的接洽接待工作。接待工作是组织整个联络工作的一个重要组成部分，也是秘书工作的一个重要内容。9.接待的分类：①上级检查、业务往来、参观访问等一般事务接待②内容接待和外宾接待③个别接待和团体接待④有约接待和无约接待⑤日常一般性接待和高规格接待

10.接待的方式：迎送式、引见式、参与式、陪同式、完全式

接待规格往往通过迎送、宴请、陪同、食宿等方面来体现。对等接待是最常用的接待方式 11.接待工作程序（重要）

答：1）制定接待计划：①接待规格②接待规格的确定③日程安排④经费预算⑤工作人员⑥其他事宜

2）开展接待工作：①内宾接待（接受任务、了解来宾、制定计划、预定食宿、迎接来宾、商议日程、安排会谈、陪同参观、送别客人、接待小结）②外宾接待（接受任务、了解来宾、制定计划、预定食宿、欢迎来宾、商议日程、礼节性拜访、宴请、正式会谈、签订协议书、陪同参观游览、互赠礼品、欢送来宾、接待小结）

3）善后总结工作：①通知接站②总结提高③文件归档

12.接待经费涉及方向：①工作经费（租借会议室、打印资料等费用）②住宿费③餐饮费④劳务费（讲课、演讲、加班等费用）⑤交通费⑥参观、游览、娱乐费用⑦纪念品费⑧宣传公关费用⑨其他费用 第七章

1.分析开放式办公室

答：优势：①灵活应变，工作位置能随需要而移动改变②节省面积和门，节省费用，能容纳更多员工③易于沟通，便于交流④易受监督，员工的行为易受监督⑤容易集中化服务和共享办公设备

劣势：①难保机密②难集中注意力，员工容易受电话、人们走动等干扰③房间易于有噪音，影响他人④员工难于找到属于自己的私人空间 2.分析封闭式办公室

答：优势：①比较安全，可以锁门②易于保证工作的机密性③易于员工集中注意力，从事细致或专业工作④易于保证隐私，明确办公空间由自己使用

劣势：①费用高，墙、门等占用空间多，装修费用高②不利于监督③难于交流、员工被分隔开，易感觉孤独。

3.公章的使用程序和方法：①用印申请②用印签批③用印规范（确定用印方向、蘸均印泥、端正盖印、用印监督）

4.值班工作的分类：常设值班、轮流值班、临时性值班 5.值班工作的主要任务：传递信息、办理领导临时交办的事项、负责接待工作、处理来函来电、掌握领导外出情况、确保安全、处理突出事件、承办临时事项。6.值班记录包括：接待记录、、值班日志、值班报告、会晤接洽记录、来访登记表、外来人员登记表、值班电话记录表

7.交接班的注意事项：①当面交接②交齐各项值班记录表，说明在班内出现的情况和处理方法③接班人清点物品，并与记录表进行核对，比如值班钥匙数目、仓库设备数量等④交接双方签字 8.电话接待的程序与方法

答：1）接听电话：①及时接听②自我介绍③确认对方④转接和电话记录⑤及时提问⑥复核内容⑦结束通话⑧整理来电记录

2）拨打电话：①通话准备②准备拨号③自我介绍④陈述清楚⑤解答疑问⑥礼貌告别⑦整理记录 第八章

1.信息的定义：信息是事物存在方式或运动状态的直接式、间接的反映。

2.信息的基本特征：①客观性②传输性③时效性④共享性⑤开发性，受历史与认识能力局限

3.信息的分类：

①按人对信息的感知方式分：直接信息与间接信息； ②按运动状态分：动态信息和静态信息； ③按信息内容分：社会信息与非社会信息； ④按信息形式分：内储信息和物化信息； ⑤按信息载体分：语言信息与非语言信息； ⑥按信息的范围分：微观信息与宏观信息。4.秘书应做到以下工作：①制定合理科学的突发事件处理程序②对全体工作人员和相关负责人做安全常识、急救、自救逃生的培训③在办公室的显著位置④定期举行紧急情况模拟演习⑤明确工作人员在突发事件处理中的职责⑥定期检查维护安全设备，保证安全通道畅通。

5.秘书信息工作的含义：秘书工作一般由收集、整理、传递、储存、反馈和利用六大程序组成。6.信息的渠道：①信息收集的范围②网络渠道③会议渠道④文件渠道⑤业务渠道 7.安排旅行计划：①出差时间，返程时间②出差的路线③会唔人员④ ⑤携带文件⑥陪同人员⑦差旅日程表 8.鉴证：一个主权国家在本国或外国公民所持的护照或其他旅行证件上的鉴证盖章。

9.黄皮书：国际已生组织为了保障出入国境人员的人身健康，防止某些疾病传染流行所要求的证明。

10.调查研究：是人们运用专业的调查研究方法，对具有重大意义的事件或需要解决的问题，通过正确的方法搜集、整理、分析、研究资料，得出结论，从而认识客观现象的本质及其发展规律的一种主动的实践活动。11.秘书调查研究工作的特点：一致性、经常性、广泛性

12.调查研究的作用：①为领导决策和管理提供支撑②调查研究是完成工作的基础③提高综合素质的重要途径。

13.调查研究的方法：①实地观察法②个别洽谈法③座谈调查法④问卷调查法⑤通信调查法⑥网络调查法 14.调查研究的阶段：

答：1）准备阶段：①明确目的、确定课题②确定调查对象③制定调查方案

2）实施阶段：①调查材料的收集②认真综合分析研究材料3）表述阶段：①研究调查材料②撰写调查报告

15.调查方案内容：①调查的目的和课题②调查对象和范围③调查的时间和步骤④调查的类型和方法⑤调查的组织和分工⑥调查的准备和经费 16.秘书督促检查工作的具体范围包括： 答：1）上级组织交办的要求汇报的事项

2）本组织的领导批示及会议决定的事项

3）本组织执法的文件贯彻落实情况，下级请示的办理情况以及下级要求帮助解决的有关事项

4）新闻单位披露的或人民群众反映的有关本组织工作上存在的问题或要求核查的问题，各信息渠道反映的有关本组织中出现的重要问题等等。

17.秘书工作进程调度常用的方法：①ABC分类处理方法②集中办理与分段办理进行相结合的方法③统筹计划法 第十章

1.文书工作：是指机关、单位在使用文书，处理日常公务的活动中，围绕着文书的拟制、办理、管理以及立卷归档所进行的一系列衔接有序的工作。

文书处理工作的内容包括：发文、收文、管理、立卷归档。公文办理分为收文和发文。

2.收文的处理程序：①签收、拆封和登记②分办和传阅③拟办与批办④承办、催办和注办

3.发文的处理程序：①拟稿、审核与签发②缮印与校对③用印、登记与封发 4.文书整理归档的基本原则：文书归档的基本原则，即根据文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。5.机关文件材料的归档范围（重点）

答：一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。

二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料。

三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；

四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。6.文书整理归档的基本程序和方法：①编制分类方案类目②初步整理③系统整理④归档

7.机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。8.档案工作的基本内容

答：档案工作，是指档案室和档案馆所从事的档案业务工作，即用科学的原则和方法管理档案，为党和国家各项事业服务的工作。

基本内容包括：档案的接收和征集、整理、价值鉴定、保管、编目与检索、编辑与研究、利用服务、档案统计。也简称收集、整理、鉴定、保管、检索、编研、利用和统计工作。9.档案工作的性质：①信息性②管理性③科学性④服务性⑤政治性⑥机要性

秘书文档管理

文书工作和档案工作是秘书工作的重要组成部分，包括以下三个方面：

一、文书处理的程序 •

（一）发文处理。

•1.草拟：指秘书根据领导指示或意图起草稿件。•2.修改：草拟完稿件要认真进行修改。

•3.审核：审核又叫核稿，秘书部门负责人或机关领导人，对文件做从内容到形式的全面的检查和修正。把握好“三关”，行文关，政策关和文字关。•4签发：领导人在签发时要做到严谨、谨慎。

•5.复核：是发文办理中的第二次审核，是在正式的公文印制之前，秘书部门对签发的文稿进行复查审核。

•6.用印：经过复核的公文要加盖公章以示有效性。

•7.发文登记：有专门的发文登记本，一般包括顺序号、发文日期、发文字号、密级和份数等。以便日后核查。

• 8.分发：即分封和收发，由秘书部门通过邮寄、传真、直接递送等方式送达收文单位或个人。

（二）收文处理程序 •1.签收：

• 首先要清点，其次要检查，最后签字 •2.分类：

•将信件按急件、要件、密件、例行公事件、私人件等各类区分 •3.呈送：

• 记得文件中的要件、保密函件，重要人物或部门来的信件，及时呈送给领导和各个部门。•4.拆封：

•要保持信件的完整，特别是里面的文件不得损坏，拆开后对信件的内容进行检查，核对订购物品的品种、数量、规格。传真信件进行复印后在进行处理。不慎拆了别人的信件，要及时向收件人道歉

•5.阅信：注意不要误看私人信件，不要遗漏信件中的附件等等。•6.登记:按收文薄所列内容逐一登记

•7.处理:秘书在需要办理的每份文件上的首页贴上“文件处理单”。

•8.拟办:是由领导人批办之前，由秘书部门负责人、经授权或水平较高的秘书人员在仔细研究文件的基础上，提出如何办理文件的初步意见。•9.批办:是指领导人对来文由谁处理，如何办理做出决断的行为

•10.传阅:。需要传阅的文件，要按批示意见传阅。传阅中，应先送主要领导和分管领导阅：各部门间安排主管部门先看。领导同志阅文后要签字、注时。如有阅批意见，要按领导同志的意见，做好补办工作。文件传阅前，要认真登记，阅完后进行检查，随时掌握文件的去向。

•11.承办:是指承办部门或承办人员根据领导人拟办的意见和文件的内容要求，对文件进行具体办理、落实的过程。•12.催办:指对每份文件处理环节的催促。

•13.办结:由具体的承办人在文件处理单上留注或电话回复承办结果和日期。表明文件办理结束的行为。

二.文书的整理归档

（一）文书的整理归档的基本原则与要求。

•文书处理必须准确、及时、安全、保密、加强集中统一管理，坚持实事求是，按要求和规定进行的原则。

•文书处理工作的具体要求是： •1.必须准确、周密、确保质量。•2.必须及时、迅速、注重时效。

•3.必须做到安全、可靠﹐确保国家机密。•4.必须加强集中统一管理。

•5.必须坚持实事求是，按要求和规定进行。

•6.精简文件，深入实际，反对官僚主义和文牍主义。

（二）机关文件材料定义及分类

•机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。

• 从门类上可分为：文书、人事、基建、会计等。• 从载体上可分为：纸质、磁性、电子等。

（三）机关文件材料的归档范围。

1.反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料； 2.机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；

3.本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料，下级机关报送的重要文件材料；

4.其他对机关工作具有查考价值的文件材料。

（四）机关文件材料不归档范围

1.上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；

2.本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料； 3.同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料； 4.下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

三.档案工作的内容。

（一）档案工作的基本内容。

•档案工作就是用科学的原则和方法管理档案，为党和国家各项工作服务的工作。它的工作内容从广义上说，是指档案事业所包括的档案馆工作、档案室工作、档案事业管理工作、档案教育、档案科学研究、档案的宣传及出版等工作。从狭义上说，是指档案业务工作所包括的档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和提供利用等工作，通常称为八个环节。前六个环节为基础工作，后两个环节为编研利用工作。

（二）档案工作的基本性质。

•1.服务性：档案管理系统不是孤立的，而是各项社会管理系统中不可缺少的组成部分。通过提供档案信息为社会实践服务，所以是服务性的工作。

•2.管理性：档案管理工作不生产物质财富，档案主要也不由档案管理机构和档案工作人员产生和利用，它是专门负责管理各部门形成的历史文件的一种专业，所以是管理性的工作。

•3.政治性：档案管理工作体现一定的阶级关系和阶级利益，为一定的统治阶级所掌握，为一定阶级的经济、政治和文化服务，这个服务方向是档案管理工作政治性的集中表现。

•4.科学性：档案工作实践中包含着特殊的规律和丰富的科学内容，它为科研和科学管理工作提供必要条件，所以是科学性的工作。

•5.文化性：档案工作，特别是档案馆工作在人类社会文化中的作用决定了其具有很强的社会文化性。

（三）档案工作的基本任务。

•1.坚持集中统一管理档案的原则。•2.建立国家档案工作制度。

•3.科学地管理档案，大力开展档案信息资源4.逐步实现档案管理的现代化。•5.使档案工作更好地为党的总任务、总目标服务，为建设社会主义物质文明和精神文明服务。

（四）档案工作的基本原则。

•《档案法》第五条明确规定了我国档案工作的基本原则，即档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。其内涵包括3方面：

1.统一领导、分级管理。这是我国档案工作的组织原则和管理体制。•2.维护档案的完整与安全。这是档案工作的基本要求。•3.便于社会各方面的利用。这是档案工作的根本目的。

第四篇：秘书学专业综合实践总结

秘书学专业综合实践总结

本学期的专业综合实践，令我们获益匪浅，我个人认为是对我们这三年大学学习的温故和知新，更为我们的将来走上工作岗位奠定了框架基础。

专业综合实践课顾名思义侧重于实践环节，所以在课程教授的时候，老师加大了实践和操作的课程比重，也得到了同学们的赞许。这门课分为两部分，简单点就是理论与实践。课程前期是理论的教授，主要是训练我们在大一学过的公文写作，这是公认的在我们专业重要的但是学的不扎实的专业内容，在上课的时候，老师调动了同学们的积极性，给我们了极大的自由发挥的空间，同学们在课上大胆发言，毫无拘束，赢得了老师的赞许，也让我们得到了很好的思考和锻炼，我们都挺感激老师的，因为老师对我们的表现给予了极大的耐心，没有因为我们专业知识的缺乏感到失落。最令我们关心的还是我们毕业的就业情况。在课程中我们把就业分为三块主要是考研，公务员，就业。在经过几个月的琢磨下，我们确定了我们未来的奋斗目标，然后，老师就指导我们怎么去实现他，在确定目标的过程中，老师给予我们了相当大的勇气，鼓励我们考研，给我们那些即将放弃考研的同学加了一把劲，在考研的路途中，老师组织了考研，公务员的专题经验讲座，面对面的和我们的学长学姐交流，传授给我们学习经验，给我们极大的鼓舞。在就业方面，老师给我们充分的展示自我的机会，上台 展示我们的计划安排，描绘我们未来的就业蓝图。

这门课程在同学们的要求下，对实践环节寄予了更多的课程安排，老师拿出了大部分时间用在了实践环节上，这是同学们所希望看到的。我们的实践地点主要在文法学院的实验楼上，在实践中我们主要涉及了秘书工作的程序，秘书人员的素质训练，秘书技能的培训，各种仪器的使用也是我们实践的内容，在实践中，我们都很开心放松，完全是自由的，一扫上课时的枯燥，给我们耳目一新的感觉。在实践中，同学们积极加入各种角色设定的活动中，例如有扮演文秘的，领导的，打字员的，等等，在这中活动中不仅能为我们学习带来乐趣，而且能为我们在以后职场中的人与人的交流带来经验。在即将结课的时候，我们班进行了非你莫属的模拟演练，同学们都展示了自己的个性和风采，赢得了老师和同学们的好评，我觉得对我们以后的就业面试还是有帮助的。

通过我们的专业综合实践的学习，我觉得作为一个合格的文秘工作者要对公文的写作要熟练掌握，如果学好了，这就是我们专业的法宝，如果学不好，我们这个专业就没有优势了。其次专业综合实践是锻炼的我们的实践能力，我们一定要懂得去动手去实践，决不能一味的去熟悉书本知识而不去应用。通过我们实践我发现我们的公文水平还是有待提高的，如果我们真的要从事这们职业，那我们得下把功夫了。咱们专业综合实践对我们考研的同学提供了一个互相交流学习的机会，在课堂上，老师对我们关于考研信息的告知也是比较多的，希望我们能够很好的提取我们所需要的考研信息，为我所用。最后还是感谢老师给我们的指导和鼓励，每次上课都是老师在等我们，希望在下一届学生中改掉我们的不良习惯，而我们也要在即将毕业来临时不管是考研考公务员还是就业都能令我们满意，充分肯定我们的学习。

整个学习过程还算比较理想，既有收获的喜悦，也有一些遗憾。以前对文秘的认识仅仅停留在表面，只是看人做，听人讲怎么做，未能亲身感受，具体处理一些工作时还不能领会其精髓。但是通过这次实践，我加深了对文秘教育专业的了解，丰富了我的实践经验，让我体会到了“纸上得来终觉浅，绝知此事要躬行”的真正含义。对我们而言，社会和单位才是最好的大学，理论联系实际，理论与实践相结合，才能真正有所收获。

第五篇：自考秘书学概论问答题总结

自考秘书学概论问答题总结

1.秘书长座谈会的意义：提出三服务指导思想和四个转变要求，突出了秘书部门参谋作用问题，强化了信息、督促检查、综合协调、后勤工作

2.80年代我国秘书学还没有诞生：没有秘书专著、秘书学校、秘书刊物与秘书学术活动，相关的行政管理学也未诞生

3.秘书学科诞生的主要标志：学科专业论著的问世与学术带头人的出现

4.我国何时出现院校，有多少所：1980年左右，最多时约120 所

5.秘书学研究对象定位于秘书工作及其规律的意义：有助于更明确、规范地为秘书工作者服务，并为之接受

6.举例广义秘书学包括内容：文书、档案、信访、机关行政事务等

7.交叉学科：凡超越一个已知学科的边界而进行的涉及两个以上学科的学科

8.简述民间秘书工作的政治性：它与党政机关秘书虽有不同，但必须坚持四项基本原则，坚持改革开放，遵循政策法规

9.秘书学的内容组成应包括：秘书历史、秘书职业、秘书部门、秘书环境及其他

10.学好秘书学的主要方法：实习、参观、请教、借鉴

11.我国秘书学诞生的意义⑴推动了我国上层建筑的建设⑵推动了新时期秘书工作的飞跃⑶推动了秘书人才的培养

12.我国秘书学诞生的标志⑴秘书论著及其作者的出现⑵秘书院校、学会、秘书学学术活动、秘书杂志等的出现

13.把秘书学研究的对象定位于秘书工作及规律⑴理论界虽有多种说法，但并无很大的实质区别，离开了实际的具体的秘书工作，抽象的秘书活动或秘书现象是难理解的⑵党和国家正式文件中，都使用秘书工作的规范概念⑶秘书学是实践性很强的应用学科

14.同秘书学交叉综合的学科的主要方面⑴文史哲经济心理等传统学科⑵政治管理领导决策等政治系列学科⑶文书档案机要会议等秘书专业的分支学科⑷数学等自然科学⑸信息论系统论等方法论学科与应用技术

15.我国秘书学的政治性很强原因⑴秘书和秘书工作都是直接为领导决策服务的，我国秘书的主体是党和国家的公务人员，秘书工作的许多方面诸如文书、信访、信息、督查、保密等无不政策性很强

16.三服务的内容：即秘书部门工作知心朋友为本级领导服务，为各部门服务，为人民群众服务

17.秘书学科性质的特点⑴新兴学科⑵综合学科⑶政治性很强的学科⑷应用性很强的学科

18.秘书工作的内容⑴方针政策⑵任务内容⑶工作方法技能⑷工作规律或带规律性的总是

19.秘书环境的内容⑴秘书的职能环境，包括内部外部环境等⑵秘书办公环境、手段、设备特别是自动化与信息网络化的问题⑶秘书的人际有关系，最主要的是秘书与本级领导的有关系

20.狭义的秘书定义：专门从事办公室程序性工作，协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员

21.秘书定义研究中的重要特点：近身、直接、综合、服务，反映了秘书定义的实质

22.按行业（口）对秘书分类的优缺点：优点是行业清楚，对秘书的要求与培训方向也比较明确；缺点是现代社会行业越来越多，分类过多过细很难分清，就等于没有分

23.按型分类可把秘书分：参谋型、文字型、办事型、技术型、公共关系型、财经型、综合型、法律型、涉外型等9 型

24.非公务（民间）秘书概念的意义是：从理论上，概括了公务秘书以外的众多其他秘书，比私人秘书的提法更符合我国的实际

25.私人秘书的要点是⑴处于私有制单位或私人所聘请、领导⑵工资由么认支付⑶与其领导的有关系性质是社会主义初级阶段的雇佣关系

26.80 年代中央对机要秘书的资格要求：必须努力学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和文化科学业务知识，坚决拥护党的路线、方针、政策，对党无限忠诚，严守党和国家机密，服从组织，遵纪守法，谦虚谨慎，艰苦朴素，作风正派，熟悉业务，有强烈的革命事业心和政治责任性，努力完成党交给自己的任务

27.概括秘书长的基本任务：参与政务，掌管事务，搞好服务

28.对秘书的两大部类分类法是指：公务秘书和非公务秘书两大部类，非公务秘书也称为民间秘书，其中包括私人秘书

29.我国秘书定义曾存在的问题⑴定义的外延过宽⑵定义的内涵过窄⑶对秘书的要求与估价过高⑷对秘书的要求与估价过低

30.秘书定义不清在现实和理论上会带来的问题⑴在现实中说不清楚谁是秘书，谁不算秘书，一个单位有多少秘书，如何培训秘书，培训什么样的秘书⑵在理论上对于秘书资格、秘书修养、秘书历史，以及秘书理论中的许多总是都将认识不一，秘书学建设的障碍就会很大

31.广义秘书定义的科学性⑴这个定义中的领导一词对于公务秘书、非公务秘书，对于领导个人或领导集体都适用，适合复杂多样的领导的现实情况⑵这个定义表达了秘书所居的近身位置，对领导的直接服务关系，以及从事事务与信息助手等工作，这些均系秘书职业带本质的特征

32.为什么不把秘书定义为秀才、笔杆子⑴文字和文书工作是重要的、传统的秘书工作，然而它只是秘书工作中的一个方面，现代秘书工作的范围远不只此⑵超越秀才笔杆子论，有助于社会对秘书认识的提高，为秘书学建设的必要性提供了理论依据，如果秘书只是秀才，那就只需要文章学、文书学就行了

33.对秘书两在部类分类的必要性⑴理论上是正确的，因为公务秘书与非公务秘书的单位性质、职业定位、工薪来源都不相同⑵从实际情况看，非公务秘书的工作任务、素质要求、工作方法等与公务秘书有相当差别⑶我国的许多有关秘书的法规、条例，都是针对党政机关的公务秘书的，而非公务秘书的数量却在不断发展，有着自身的规律需要研究

34.非公务秘书概念的范围与意义⑴范围指公务秘书以外的广阔领域，包括三资企业、乡镇企业、非国有或国有控股很少的股份制企业、私人企业、民间其他法人组织如民间学会或民办学校等、其他⑵我国目前现实，在公务秘书之外，有着广阔的模糊空间，非公务秘书的概念，解决了这个模糊领域的秘书问题

35.秘书资格全面探讨的四点要求⑴坚持四项基本原则，坚持改革开放，是强调秘书要在政治上同党保持一致⑵努力钻研业务，实现又红又专，是指秘书必须提高业务、技能，以适应工作需要⑶精通本行业的知识是为本行服务的必要的前提⑷秘书的具体工种岗位很多，还必需精通该工种的业务

36.秘书内部人员层级分⑴秘书长⑵办公室主任⑶其他一般秘书人员

37.狭义的秘书部门及其名称设置：也是典型的秘书部门，是指各级党政领导机关与企业事单位的领导机关如厂矿的厂部，学校的校部等机构中的办公厅（室）、秘书处、科股等。主要有⑴高级领导机关的秘书部门⑵中级领导机关的秘书部门⑶县级领导机关的⑷基层的秘书部门

38.广义的秘书部门及其名称设置：主要是指那些名称并不叫办公厅（室）或秘书处科，在组织系统上也不一定归办公厅（室）管辖，然而做的是秘书性质的工作部门。主要有⑴从事调查研究，为领导决策服务的政策研究室或其他名称的研究室⑵从事机关行政与后勤事务管理的如机关事务局、交际处等，有的设在办公厅（室）之外⑶从事某种专门工种的工作⑷其他，如统计部门

39.临时性秘书部门的类型：通常有非常设性的临时机构、中心工作、大型会议等三种类型

40.秘书部门设置的原则⑴凡是独立的单位，指有领导有佃事人员，有经常业务，在一定范围内独立行使职权的实体单位，必须设立秘书部门⑵大单位内的分支机构，如果存在一定的秘书工作任务，也就可以设立办公室或秘书科⑶秘书机构与所属机关在工作性质上必须相适应，人员条件也应相适应

41.秘书部门的基本功能的含义⑴要了解决定秘书部门基本功能的侧部素质，特别是一般党政机关秘书人员的特点⑵秘书部门的人员是按照三服务的宗旨，并为本级领导服务为核心目标而建立的直接辅助领导机关与领导活动的机构的工作人员⑶秘书部门秘书人员的结构组成，大体上是围绕本单位的工作目标需要，按照一定原则，分别不同层次、工种与不同水平而组成的有机组合，分工合作运转互补的⑷秘书部门还有其自身的特殊性，这就是秘书部门的地位通常居于领导机关的中枢，是领导与外界接触的中介桥梁

41.秘书部门功能的三个层次两大系列：服务功能、辅助功能、直接辅助功能；两大系列是指发挥事务助手作用，其二是发挥智谋助手作用

42.三办是指办事、办文、办会

43.参谋（智谋）助手作用的内容方面与必要条件：体现在多个方面，如协助领导同志安排好一个时期的工作布局，为领导出主意，想办法，做好信息工作；积极主动地办文、办事；同各地各部门保持联系，协调力量，共同为领导机关、领导同志服务；条件⑴要同中央在思想上和政治上保持一致，坚决地、主动地、创造性地贯彻中央现行路线、方针、政策⑵要有灵敏的信息渠道和深入实际的调研部门，能够为领导决策提供全面、及时、准确的信息⑶要有精干高效的办事机构，规范化、制度化、科学化的工作程序，以及良好的工作作风⑷要有得力的领导理论联系实际和能够不断开创新局面的干部队伍

44.秘书部门的基本职能⑴后勤保障的职能⑵办理文的职能⑶信息管理的职能⑷督促检查的职能⑸综合协调的职能⑹不管部的职能

45.后勤保障职能的特点与指导思想：特点，是花费人员、精力、钱财最大的工作；指导思想⑴一是要从革命分工的角度深刻认识后勤工作的重要意义，教育职能牢固树立三服务的服务思想，发挥后勤支援前线的作用⑵要加强后勤改革，理顺关系，转换机制，提高管理水平，实行部分后勤工作社会化，保证后勤工作的效率与效益⑶要努力造就一支又红又专，精通科学管理，掌握现代化先进技能的后勤队伍⑷要改善后勤服务手段，充实必要的设备和设施，逐步实现后勤工作的自动化

46.办理文书职能的内容⑴起草撰写公文和其他公务应用文⑵文书处理工作，包括收文和发文两大系列⑶档案工作⑷信息工作

47.信息工作的概念和特征：是人们在适应外部世纪并使这种适应反作用于外部世界过程中，同外部世界进行交换的名称；无限性、客观性、主观性、时效性和共享性

48.秘书信息的概念与特征：秘书在为领导服务中所应当掌握的信息；⑴它一般不包括自然信息与具体的技术信息⑵在社会信息中，一般秘书部门也只收集、研究其中的一部分，主要还是对领导工作特别是对领导决策及其贯彻有关的部分

49.秘书信息工作的内容与环节：环节包括收集、加工、传输、贮藏、反馈、开发增值（再利用）等环节；主要是信息加工工作，包括信息的筛选淘汰、统一口径、分类、综合分析，然后才能编写成文，提供给读者

50.秘书督促检查与其他部门办案的异同：应着重于围绕政令及中心工作的全局，抓大事，抓重点难点热点，举一反三扩大效果，而不要代替上述部门与基层组织的份内工作