公司印章证照管理规定

第一篇：公司印章证照管理规定

公司印章、证照管理规定

1.目的

为规范公司证照、各类印章管理工作，保证公司印章、证照使用的权威性、合法性和安全性，特制定本管理制度。2.定义

2.1印章包括公章、合同专用章、业务专用章、财务专用章、法人章等具有法律效力的印章；

2.2 证照包括公司营业执照、资质证书、组织机构代码证、税务登记证、社会保

险登记证等合法证照。3.管理职责

3.1公司的公章、合同章由人力行政部门专人管理；财务专用章、公司法人章由财务部门分别两人管理（以下简称为印章专管员）。

3.2公司的营业执照正、副本、组织机构代码（正、副本）、税务登记证及其它证照由人力行政部门专人管理（以下简称为证照专管员）。

3.3印章专管员因事、病、休假等原因不在岗位时，总经理应指定他人代管印章，印章专管员要向代管人员交接工作，交代用印的注意事项。专管人员正常上班后，代管人员应向专管人员交接工作，登记用印的起止日期，实行管印人员登记备案制，以明确责任，落实到人。

3.4交接工作时，应严格办理交接手续，填写《印章管理交接单》，登记交接日期、管理印章类别。交接人员签字，批准人(监交人)签字认可后备存。4.印章、证照借用

4.1印章、证照原则上不得带出去使用，因公特殊情况须带出使用时，用印部门须填报《公司证件借用单》，经本部门负责人或主管领导审核，分公司总经理审批，印章证照管理部门负责人确认后方可带出（因工程项目借用需立项管理部门负责人审核），必要时印章监管员同行监章；借用人员应对印章、证照进行妥善的保管，如损坏或丢失，应承担补办费用及相关责任。

4.2印章、证照使用完后，需到印章、证照专管员处归还并进行核销，填写归还日期；印章、证照专管员应对归还的印章、证照进行检查，确认无损后再行签字。

5.印章使用

5.1公司各部门因公务需加盖公司印章的，或公司员工因私事需出具证明而加盖公司公章的，使用人应需填写《请印登记表》（合同请印需有《合同审核记录单》），经部门负责人审核，主管领导审批，印章管理部门负责人确认后，印章专管员登记加盖印章。

5.2 不得在空白纸张或未填写完整的合同、协议、声明、承诺、证明等文件上盖

章。

5.3 印章专管员对所使用公司印章的公文、公函、协议书、合同书以及各种报

表、公文材料等须统一编号，分类登记。

5.4 各部门严格按照本规定使用印章，违者公司将追究当事人及有关人员的责

任，并给予相应处分，造成严重后果的公司将追究法律责任。6.印章刻制

6.1 公司项目或其他专用印章的刻制，须填报《印章刻制审批表》，经本部门负责人同意，印章管理部门负责人同意，总经理审批后，由印章专管员负责联系印章刻制工作。涉及经济往来的其它专用印章刻制须总公司领导审批。6.2 任何部门、部门和个人不得擅自刻制印章，如擅自私刻、启用造成严重后果，相关责任人予以解除劳动合同，直至追究法律责任。

6.3 对字迹已经模糊或缺损的印章要及时向印章管理部门申请更换，更换的印章

不再发启用通知。7.印章废止

7.1 公司机构更名、撤销的；变更印章图样的；印章遗失或被盗的；上述情况须声明印章作废。

7.2 声明作废的印章，除遗失被盗情况外，须及时交回印章管理部门封存。7.3 印章管理部门应建立废止印章登记册，注明废止印章名称等具体内容，并妥善保管已废止印章，直至按印章保存年限最终销毁。8.程序文件记录表

8.1印章管理交接单 8.2请印登记表 8.3公司证件借用单 8.4印章刻制审批表

第二篇：公司证照、印章及法人证件管理的规定

关于公司证照、印章及法人证件管理的规定

为强化公司证照、印章及法人证件的管理，现将办理使用程序规定如下：

1、公司办公室保管企业证照、印章及法人证件，严格按照办理程序执行；

2、公司办事人员需使用（借用）企业证照、印章及法人证件（复印件）者，应首先由部门提出申请报告，报经部门或单位主要负责人签批同意后，公司报总经理批准签字后方可使用；

3、公司办公室保管企业证照、印章及法人证件的人员，在办理证照、印章、及法人证件的使用(借用)时，应将报批文件存档，同时由使用经办人签字，注明借用时间、借用事由、签批人等相关信息；

4、使用（借用）企业证照、印章及法人证件者在办理完相关事宜后，应及时归还。同时，管理部门也应及时追踪；

5、对未按此规定程序执行者，管理部门可拒绝提供;如管理部门未按规定而提供者，将严肃追究相关责任人、主管领导的责任。如给公司带来重大损失者，公司将按相关法律追究其法律责任；

6、此规定自下发之日起执行。

河南安棚铁路货运有限公司 二〇一〇年四月二十日

第三篇：公司证照管理规定

文章标题：公司证照管理规定

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为了规范公司各类证照的管理，进一步盘活公司无形资产，确保公司

各项工作高效运转，特制定本规定。

一、本规定适用于公司所有证照的管理。包括总公司和下属公司的法人营业执照、行业经营许可证、企业代码证、税务登记证、房产证、土地证及经营运转中所需的各类证件及公司统一为员工办理的健康证、工作证等。

二、办公室是公司证照管理的职能部门。负责各种证照的申报、登记、变更、年检、注销；证照的保管、登记、备案。在办理证照过程中有关部室根据职责承办部分事项和全部事项。

三、各类证照由办公室（财务）登记造册，委派专人统一管理。证件保管人必须妥善保管各类证照，如出现损坏或丢失，要立即向主管领导报告外，并与发证机关联系，及时办理证照的挂失和补办手续，同时由质检部追究其相关责任。

四、各部门如需使用证照必须经主管领导或办公室主任同意批准，说明使用范围和使用时间，办理使用登记手续后，方可携带外出，使用完毕后，用件人和证件管理人应在登记表上注明领取（交回）时间并签字。

五、各类证照未经主管领导批准，任何人不得随意翻动、复印、外借，更不许擅自使用公司的证照进行各种担保。

六、证件保管人需对到期的证件，提醒主管领导安排相关人员及时验证。不及时验证者，造成的各类损失由相关责任人担负，并追究其责任。

七、证件主管人因工作需要而调动岗位时，应填制“证件移交清册”，移交人和接交人在与证件清单核对数目后，二人均在“证件移交清册”上签字。

八、公司为服务员办理的健康证由服务部委派专人妥善保管，不得遗失；公司为职工办理的工作证由个人保管，职工在调离、退休时必须交回工作证。

八、本规定自发布之日起执行。

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第四篇：公司印章、证照管理制度

印信、证照管理制度（暂行）

一、目的：印章与证照是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，为进一步规范公司所有印章、证照的安全使用及管理，维护印章与证照的严肃性，加强印章制发、使用、废止及证照管理，提高各相关使用环节的工作效率，保障公司的合法权益与经营活动的正常运行，特制定本制度。

二、适用范围：本制度适用于公司各部门所有的印章和证照

三、管理部门：综合管理部

四、职责范围：

（一）综合管理部负责建立健全公司印章、证照管理制度，负责本制度的制定与修改。

（二）负责本制度的实施与监督。

五、内容：

（一）印章、证照分类：公司印章包括行政专用公章、法人代表私章、财务专用章、合同专用章、发票专用章、业务专用章、部门章等。证照包括企业法人营业执照（正本、副本）、组织机构代码证（正本、副本、IC卡）、银行开户许可证、税务登记证（国税、地税）、法人代表身份证（复印件）等。

（二）印章的刻制与注销：凡因工作需要并符合规定配置或更换印章的部门，由申请部门填写《刻制印章申请表》向综合管理部提出申请，综合管理部经理确认同意并批准后方可刻制或更换。印章刻制或新证照办理或更换由综合管理部统一负责，刻制标准或证照办理应符合国家相关规定。

（三）申请新办的印章或证照须在综合管理部进行登记，并做好印模采样或证照扫描、复印工作，由综合管理部进行存档后，原件由使用部门签收方可进行办理。印章刻好后由综合管理部办理印章登记手续，填写《印章管理登记表》，备案并留好印章样图。

（四）印章、证照的管理：

1、公司的所有印章、证照，均由综合管理部负责登记、留样与存档，印章应注明启用时间、废止时间、废止原因等，证照应注明年检年审时间，均应明确相关保管人、经办人。

2、由于印章磨损而需要更换印章或证照年检到期，统一由综合管理部登记、留样或办理年检年审手续。综合管理部应对公司各类印章和证照保管明细进行汇总并定期更新，明细表包括印章证照名称、主管部门、专管人、办理日期、年检年审日期等。

3、所有印章或证照均由专人管理，不得转借他人，如有遗失、损坏和作废，必须及时向综合管理部报告。

4、公司营业执照（正副本）、公司公章、税务登记证（正副本）、组织机构代码证（正副本、IC卡）由综合管理部负责管理及使用。

5、银行开户许可证、银行支付U盘、法人印章、支票购买凭证由财务室出纳员负责管理及使用。

6、财务专用章、发票专用章由财务室会计负责管理及使用。

7、综合管理部专人保管《印章规范使用表》，财务专用章、法人代表私章统一收归公司财务专管。

8、印章或证照丢失、损毁、被盗，要及时向综合管理部书面报告，并与综合管理部商量补救措施。

9、各部门不得擅自刻制印章或办理证照，由此引起的一切法律责任均由相关责任人承担，并一并追究所在部门主要负责人的管理责任。

10、印章因不慎遗失或损坏，可以按下述程序补刻：公司印章遗失应于发现当日登报挂失并报综合管理部备案，然后凭挂失公告及工商部门开具的证明到公安局指定点刻制；若各部门使用的印章遗失或要求更换新的应向综合管理部出具书面申请。

（五）印章、证照的使用：所有涉及公司公章、法人代表私章、合同专用章、财务专用章的手续均要填写《用印申请表》。按《用印申请表》内容填写完整，且由申请部门负责人签字确认，否则将不予审批。

（六）介绍信管理：

1、介绍信种类：存根介绍（法人授权书、法人证明书等）、信笺介绍、证明信。

2、介绍信一般由综合管理部负责归档保存。

3、开具介绍信要按照印章使用程序严格履行审批手续。一般事宜由部门经理签字后综合管理部审核；重要事宜需由各级主管签署意见后，由综合管理部报总经理审批；使用存根介绍必须经总经理审批，如使用已由法人代表签字的空白授权书，须报总经理或法人代表本人同意。

4、因情况变化，介绍信领用人没有使用介绍信，应及时退还。

5、如若发现介绍信丢失，领用人应及时向综合管理部反映，及时采取相应措施。公司不允许开具盖有公司公章的空白介绍信、证明，如因工作需要或其它特殊情况确需开具的，由申请人写明原因（用途），并在审批表上注明为何需盖空白资料，必须经总经理书面批准，公司综合管理部做特别登记、追踪管理。持空白介绍信外出工作归来，向公司原开具处汇报登记其介绍信的用途，未使用的必须交回。

六、本制度自总经理批准之日起执行。

七、本制度由综合管理部负责解释。

第五篇：印章与证照管理

印章与证照管理

1.目的

1.1

规范印章与证照的管理工作，统一印章管理使用标准，提高行政办公效率。

1.确保印章与证照的管理、使用安全，降低经营管理风险。1.逐步实现企业管理的规范化、标准化和程序化，提高企业管理水平与管理效率。2.印章管理工作标准

2.1

汇总印章刻制/停用需求，审查需求申请是否符合规定，编制印章刻制/停用需求表，并将申请报告送交领导审批。

2.2

根据当地公安机关印章管理规定填制印章刻制/停用申请表。2.对刻制或停用印章的编号、名称、启用（停用）时间等进行登记，将登记备案后的印章放入指定保险柜中妥善保管。

2.4

行政管理部定期检查印章的使用情况，确保印章使用正常，检查印章是否损坏，是否符合用印规定，并作出处理。3.印章使用管理流程与工作标准

3.1

相关部门负责人在权限范围内对用印文件进行审核，若用印文件需盖部门负责人审批权限外的重要印章，应提请领导审批，将审批未通过的申请表返还给用印申请人，令其重新填写。3.2

用印员工按照公司印章管理制度，领取印章使用申请表，填写印章使用申请表，据实写明用印事由、用印时间、用印地点等。3.用印保管员审查各类印章使用申请表是否经相关审批人审批签字，对部门负责人或领导签字同意的印章使用申请表及用印文件进行审阅，了解用印内容，核准用印事由、用印时间、用印地点等。3.印章保管员对用印申请人的印章使用资格进行审核，确保印章的规范使用，对于无用印资格的申请人，应向权限审批人沟通确认，以确定是否给予用印。

3.确认用印文件的内容与申请表中所指一致，确认用印文件为非空白文件或已签字文件，严禁在空白纸张或空白文件上盖章。3.6

印章保管员将用印时间、编号、用印单位、用印次数、经办人姓名、批准用印人姓名、盖章人姓名、用印文件及用印目的等登记于印章使用登记表，并及时对印章使用登记表进行编号。

3.7

确认归还的印章完好，将印章的使用情况（如使用次数、使用文件等）登记于印章使用登记表，并对归还日期进行登记，与印章使用登记表一起编号存档，归还人与签收人共同确认签字，及时将归还印章存放回指定保险柜，妥善保管。4.证照管理工作标准

4.1

行政管理部汇总企业证照办理/变更的需求，经领导审核证照的办理/变更需求是否合理，行政管理部汇总编制证照办理/变更需求登记表。4.2

根据政府相关部门证照办理规定准备相关材料，变更证照须提供原证照原件及复印件。

4.3

在规定期限内到政府证照办理部门领取新证照，对新证照进行核对，及时发现错误内容。

4.行政管理部将取回的合格证照原件及复印件进行存档备用，登记证照的有效期限、使用日期等信息，并进行归档管理。5.证照使用管理工作标准

5.1

证照使用申请人明确证照使用事由及时间，根据证照使用需求，明确需使用的是复印件还是原件。

5.证照使用申请表经部门负责人在权限范围内审批，确认经审批的申请表已明确申请事由，手续是否齐全，若超出权限、须报领导审批。

5.复印所需的证照原件或副本复印，将证照原件或副本及时存放回指定保险柜，登记证照复印件名称、编号等，并登记使用申请人姓名、使用事由、使用时间、份数、审批人姓名、经办人姓名等。5.核对证照复印件是否正确，根据证照使用申请表中所述使用事由，在证照复印件上加盖使用范围、有效期限专用章及复印无效专用章。

5.证照原件归还需检查、确认归还的证照原件完好，并根据证照的实际使用情况进行登记，登记内容包括使用时间、使用内容、审批人姓名、经办人姓名、使用人姓名等，登记、检查完成后，使用人与经办人共同签字确认，再将证照使用申请表、证照原件使用情况登记表与证照归还登记表及时归档存放。