OA行政办公系统用户操作手册全解

第一篇：OA行政办公系统用户操作手册全解

OA办公系统用户操作手册

一、前言

为充分发挥信息化平台作用，提高工作效率，学校启用了新行政办公系统（OA），将公文处理、表单审批、学校通知公告等业务模块部署到电子系统上，方便各部门对工作进行信息化、规范化管理。本手册是学校行政办公系统软件（OA系统）的用户使用手册，主要是为指导用户使用本产品而编写的。希望本手册能够帮助您在短时间内对 OA系统有一个概括的了解，让您亲身体验到它所带来的方便与快捷。

二、登录系统

OA行政办公系统为网络版，登录形式简单方便，只需在浏览器中输入服务器地址，即可访问系统。目前学校OA行政办公系统服务器支持内网、外网访问，无论在学校还是在校外，只要可以上网，即可通过浏览器登录办公系统进行工作处理。同时OA行政办公系统配备有手机客户端，通过下载安装手机客户端，亦可登录学校行政办公系统处理工作。登录系统入口如下：

学校官网行政办公系统入口；

服务器内网地址：http:// 192.168.168.104:5007； 服务器外网地址：http://58.47.177.160:5006； 手机客户端服务器地址：58.47.177.160:5005。登录页面如下：

各用户的登录帐号详见通知，初始密码为123456，首次登录系统，请修改个人密码，防止他人盗用。

三、系统首页

1.个人空间

个人空间用于展现与个人工作紧密相关的信息，如待办工作、表单审批、跟踪事项、我的模板、日程事件、我的计划、常用文档等。用户个人可自行配置，预置的个人空间如图所示：

个人空间的管理：若单位管理员设定用户可以自定义个人空间，则用户自身可对个人空间的管理，进入【个人事务】--【空间栏目】，同样可以设置布局，并进行栏目设置。如图，用户设置个人空间：

四、功能模块介绍

1.公文管理

本节详细介绍公文应用部分的具体操作：【发文管理】、【收文管理】、【公文查询】功能操作。

 公文处理：第一步：点开待办列表，选择要处理的公文，进入处理界面：

 发文管理：用于完成发文件笺的拟文、审核、审批（或会签）、签发、复核、封发和归档的处理过程，形成公文单与正式公文。所有这些处理节点的名称和权限，用户均可自行定义，由此保证了系统的灵活性。同时提供公文的催办、督办等操作，保证公文流转的严肃性。发文管理首页如下图：

功能键：

【拟文】具有发文拟文权的用户才显示【拟文】按钮，进行公文文稿的起草。【已发】列表显示已经发送出去的公文。

【待办】列表显示未处理的公文，可以进行公文办理、手写批注、文字批注、文件的批阅、修改、批示等操作。

【在办】列表显示【暂存待办】过的公文。【已办】列表显示当前节点已经办理完毕的公文。拟文操作步骤：

 第一步:点击【调用模板】，选好模版之后点击确定，直接调用公文发文流程模板。如下图：

 第二步：填写发文单。根据设置的文单信息进行填写，如文件标题等信息。送往单位可以自行选择。

 第三步：书写公文内容。点击【正文】，系统支持word、excel、wps等格式，也可以点击左上角【文件F】，直接选择打开本地文件，或者可以直接在编辑页面编辑内容，编辑完成，点击菜单栏“绿色箭头”，保存退出。如下图编辑正文：

 第四步：按实际需要增加附言和附件。点击【发送】，即可发送到下一个节点的人员。

 收文管理：用于完成外来电子公文的自动登记、纸制公文的手工登记，以及拟办、批示、承办、办理、阅读、归档的处理过程。所有这些处理节点的名称和操作权限，用户均可自定义。收文管理首页如下图：

【收文管理】页面下各功能键说明如下：

【待登记】对公文进行登记，可以通过【登记纸质公文】来进行公文登记。【待发】暂时不想发送的公文被保存在这个列表中。【已发】已经发送出去的公文保存在这个列表中。

【待办】列表显示未处理的公文，可以进行公文办理、手写批注、文字批注、文件的批阅、修改、批示等操作。

【在办】列表显示【暂存待办】后的公文。

【已办】已经办理了公文操作的文件保留在这个列表中。

操作步骤：点击一级菜单【公文管理】，选择【收文管理】，进入收文管理界面， 第一步：登记。点击一级菜单【公文管理】，选择【收文管理】，通过待登记公文列表，选择公文，点击【登记】，按以下步骤进行公文登记。

 第二步：收文处理：文件登记发送后，下一个进行公文办理的人员会收到公文的提示信息，在系统的首页的【待办事项】中显示该公文。办理人员可以直接点击打开进行办理，同时在公文管理中【收文管理】的待办事项中也列出了所有要办理的公文。办理者可以对文件内容以手写批注，手写批注等方式进行文件的批阅，批示等操作。

2.会议管理

会议是针对某些议题进行讨论、研究和解决的过程，起到沟通信息、协调关系、集思广益、制定计划、科学决策的目的。会议管理将会议通知，召开过程以及会议纪要集合在一起，规范了工作，协同提升了工作效率。会议管理涵盖了视频会议，会议纪要，登记会议室，会议室使用统计等功能，达到灵动管理，高效工作之目的。

功能菜单：包括【会议安排】、【待开会议】、【已开会议】、【会议资源】四个子菜单。会议室申请操作步骤：点击菜单【会议管理】，出现功能列表，根据操作需要，选择相应的子菜单。

 第一步:申请会议室,点击【会议资源】-【申请会议室】页签，打开会议室申请页面；

 第二步：点击“会议室”输入框，弹出会议室选择窗口，鼠标拖动选择空闲区域，如图：

 第三步：会议室选择窗口点击【确定】按钮，选择的会议室和对应的时间会自动录入会议室申请信息，如图：

 第四步：点击确定完成会议室申请操作。待会议室审核员审核通过后，即可使用。

新建会议操作步骤：点击菜单【会议管理】-【会议安排】，点击新建会议，进入新建会议页面，填写相关会议信息，点发送即可。如下图：

3.文化建设

文化建设模块是单位内文化建设的发布平台，也是学校内部员工交流沟通的平台。如学校发布公告、通知，值班安排，校历、作息时间表等。

操作说明：点击页签【单位空间】进入通知公告页面，或者点击菜单【文化建设】，出现功能列表，根据操作需要，选择相应的子菜单。公告类型、公告管理员和公告审核员由管理员设定，管理员可对该类型的公告进行归档、删除、置顶、设置精华贴等操作，并可将该类型的发布权授予其他普通用户。普通用户可以查看单位空间各模块内容，被授权的用户具有发布信息的权限。

发布通知公告操作步骤：

 第一步：点击横向菜单【文化建设】，选择【公告】下的【单位公告】或【部门公告】。

 第二步：选择一个公告板块，点该板块下面的【发布公告】按钮。 第三步：点击【新建】按钮，编辑通知标题、发布范围、公告格式等内容。

 第四步：点击发布，发布通知。

4.文档中心

文档中心应用于单位、个人管理文档、公文及其他模块的归档信息和历史公文的查询，支持自定义文档库，提供文档推送到单位、个人的学习区及文档中心等功能。文档中心包括【我的文档】、【单位文档】。

我的文档：存储个人的文档，提供文档的新建、修改、移动、查询等操作；支持文档发送到个人空间，支持转发协同和邮件。

新建文档夹的操作步骤：

 第一步：单击【新建—文档夹】，弹出新建文档夹的窗口，输入文档夹名称。 第二步：单击【确定】，在我的文档中显示新建的文档夹。新建文档的操作步骤：

 第一步：单击【新建】，出现下拉菜单，选择要新增的文档类型。 第二步：进入文档编辑界面，填写名称、高级属性、编辑正文，上传本地文件及关联文档，保存退出。

 第三步：编辑要修改的文档，进行修改，保存。上传文件的操作步骤 ：

 第一步：点击【上传文件】，弹出上传本地文件对话框。 第二步：点击【浏览】，选择本地要上传的文件，确定。

单位文档：单位文档主要用于学校各部门存储各自的文档，由学校的单位文档库管理员管理及向下授权；单位文档也可以在文档库管理中共享给其他单位。新建文档、上传文件等操作与我的文档中相应操作类似。

查看历史公文步骤：点击菜单【文档中心】-【单位文档】，进入文档中心，选择单位文档，查看相应的历史公文。如下图：

5.协同工作

协同工作是个人、团队、组织之间传递信息和执行组织管理规则的事务处理工具，用它来完成事务的发起、处理和管理，并记录事务的发展过程和结果，由人通过流程规则来完成事项的办理，并支持规则的成型和管理,协同工作一般用来进行非公文类业务的处理，如：表单审批、需其他部门配合处理的工作、部门工作计划、工作总结汇报等。

功能菜单：包括【新建事项】、【待发事项】、【已发事项】、【待办事项】、【已办事项】、【督办事项】子菜单。

操作步骤：点击菜单【协同工作】，出现功能列表，根据操作需要，选择相应的子菜单。

【新建事项】 ：以调用模板方式或自建流程方式来发起一项跨组织的协同工作。选择【协同工作】【新建事项】，进入新建事项界面；或者通过左侧快捷键【新建】【新建协同】进入新建事项页面，如图所示：

 新建事项中的具体操作：（以自建流程方式新建协同的具体操作）

 第一步：依数据项的说明，在新建事项界面，填写协同标题、正文信息等。 第二步：建立流程，点击流程输入框中的<点击新建流程>，在弹出的选人界面，选择接收人员。

在下拉框中显示系统设置的所有组织结构，有部门、组、岗位、外部人员、关联人员五个选项卡显示对应的信息；左边区域罗列该组织的所有人员；右边区域是选定需要在协同流程中执行的人。鼠标点击左边区域，选择部门，根据选定的组织人员，选择人员，按【→】，选定到执行人区域。如果直接选择右边的【→】，表示整个部门被选定；按【↑】【↓】进行已选项顺序的调整。根据工作的具体情况选择【并发】、【串发】。

1、并发：发起人发起流程后，各节点同时收到信息。

2、串发：发起人发起流程，流程中每个节点依次处理（上一节点处理完毕后，下一节点才能收到）。

流程中如有需要调整的地方，可选中某个流程节点进行修改，如【增加节点】：可以在当前节点后面增加一个或多个节点，也可以在会聚节点后面再增加新节点，可增加空节点。【删除节点】：可以删除选中的节点。【替换节点】：可以重新选择该节点人员或部门。【节点属性】：可以对选中的节点权限进行修改。修改完成后，按【确定】按钮，确认流程后，自动退出该页面，回到【新建协同】操作页面，同时流程节点的信息显示在数据项【流程】中。

 第三步：根据工作情况，可以将该事项选择预归档，选定预归档的目录，协同发送后，该协同会自动归档到预归档目录里。

 第四步：根据工作需要，设定其他数据信息，设置流程期限、提前提醒、关联项目、高级数据项设置等。

 第五步：点击【发送】，所建立好的协同事项进行处理发送，页面自动跳转到已发事项下，发送后的协同显示在已发事项列表页面中。 以调用模板方式新建协同的具体操作：

用户新建协同时，可以直接调用已经建立好的系统预置的模板和个人建立的模板。其中，系统模板是公用的模板，由单位管理员或者表单管理员创建，用于解释组织的管理规则，实现规范化管理；个人模板是个人对常用的流程和格式的存储使用，可减少工作量和增加易用性。

第一步：在【新建事项】页面，点击【调用模板】，弹出调用模板网页对话框。

第二步：在左边列表中选择模板，如选择表单模板中类别下的行政审批【公务接待清单】，点击【确定】按钮。

 第三步：选择的模板将显示在新建事项中，包括标题信息、流程信息。 第四步：用户可以根据需要依次修改重要程度、流程期限、提前提醒等数据项。

 第五步：点击【发送】，所建立好的协同事项进行处理发送。发送之后该协同显示在已发事项列表中。

已发事项：系统列出当前用户所有已经发出的协同事项，可以实时查看协同处理情况及处理人员意见，可以给未处理人员发送催办消息；还可以对已发协同进行转发、归档、撤销流程、重复发起、删除等操作。

待发事项：存放新建协同事项过程中【保存待发】、或被处理人【回退】、【撤销】、【指定回退】的协同事项。用户可以对已创建但尚未发出的协同事项进行查看、编辑、发送、删除等操作；也可将该事项以协同或邮件的形式转发给相关的人员。待办事项：主要是查看、处理待办协同事项，以及通过关键字对待办事项进行查询。用户可以对接收到的协同进行流程查看，可以进行转发、加签、知会等处理操作，并可以对其他处理人的意见进行回复。

已办事项：支持用户对已经处理的协同事项处理情况进行查看，也可对该事项进行转发、归档、取回、跟踪、删除等操作。

督办事项：督办是保证政府、机关、事业单位政令畅通，各项决策贯彻落实，完善工作秩序，改进工作作风的一项重要工作。通过督办，可以使各项工作责任到人，做到事事有人承办、有人负责，避免推诿扯皮，提高工作效率。协同督办由协同发起人设置督办人员，可以在新建协同事项页面、已发事项页面设置督办信息。督办人员可以跟踪催办协同处理人员，可以更换处理人员或处理流程，并查看处理情况。

6.计划日程

计划日程：计划日程用于制定工作计划、工作任务、安排工作事件。计划管理的目的在于和领导与同事之间，明确目标达成共识，有步骤可检查地去完成各阶段的任务。日程事件不仅对个人时间做有效管理，也是为了和其它同事达成协调的需要。功能菜单：包括【时间视图】、【工作计划】、【日程事件】子菜单。 【时间视图】：时间视图可以直观地看出时间的具体安排情况，可以从日视图、周视图、月视图分别看出某一天、某一周以及某一月的时间安排情况。 【工作计划】：用于建立个人目标计划、查看他人报送给“我”的计划以及进行表单计划的查询和统计，包括【我的计划】、【他人计划】两个页签。 【日程事件】：用于安排日常的工作事项。可以建立个人的、安排他人的，或委派事件给他人。系统是从起止时间、重要程度、优先级、工作类型等几个纬度帮助用户提升时间管理能力。

同时，通过事件的公开属性，使相关成员知晓该事件，达到信息沟通与协作的效果，避免时间安排上的撞车。包括【个人事件】、【共享事件】、【事件视图】、【统计】四个页签。

操作步骤：点击菜单【计划日程】，出现功能列表，根据操作需要，选择相应的子菜单。

五、系统设置

菜单设置：设置系统菜单栏菜单显示、菜单顺序等。如图：

个人事务：用于对个人信息、日常事务进行管理，包括对个人登录密码修改、消息提醒设置、系统菜单导航设置等功能。功能菜单：包括【应用设置】、【关联应用设置】、【栏目设置】、【首页设置】、【个人设置】等五个子功能模块。如下图：

六、支持与服务

各用户如在系统使用操作过程中遇到问题，可以同事之间相互请教指导或联系系统管理员协助解决。

第二篇：OA办公系统之全观察

OA办公系统之全观察

OA顾名思义即Office Automation。所谓的办公自动化在大多数中国企业中似乎并不陌生。但真正可以高效利用OA办公系统的企业寥寥无几。究其原因，主要还是由于对OA的理性认知上出现偏差。

OA顾名思义即Office Automation。所谓的办公自动化在大多数中国企业中似乎并不陌生。但真正可以高效利用OA办公系统的企业寥寥无几。究其原因，主要还是由于对OA的理性认知上出现偏差。对于什么是OA办公系统，业界众说纷纭，始终没有形成一个公认的标准化完整概念。主要因为中国企业信息化发展进程突飞猛进。对于OA的描述及其具体功能都在不断更新扩充。因此说OA的概念是不断延伸的，是随着信息化和互联网技术的发展不断升级的。

0A办公的发展阶段

办公自动化的发展经历了四个阶段：从PC机加上个人办公软件实现的文字处理是第一个阶段，这个阶段大概在80年代到90年代初，大家主要是实现文字处理，就是单机的办公自动化；第二个阶段是局域网的出现，局域网和关系数据库实现了文件共享、信息共享，这个应该在90年代的初期；第三个阶段，这个阶段的特点是以群件技术为基础、以协同工作和知识管理为目标的办公自动化。第四个阶段，即协同办公门户，这个阶段的特点是OA系统作为整个组织内部信息化的入口，相对于外部门户（互联网网站）。与组织内各个业务系统进行集成，数据集中展现。

OA办公系统的简明阐释

现阶段的OA系统是指处理公司内部的事务性工作，辅助管理，提高办公效率和管理手段的系统。它可以使企事业单位内部人员方便快捷地实现信息共享，高效协同工作；改变以往复杂、低效的手工办公模式，实现迅速、全方位的信息采集处理，为企业的管理和决策提供科学的依据。OA办公系统并不是孤立存在的，而是与企事业单位其它各类管理系统（如电子政务系统、电子商务系统、CRM系统、进销存系统、财务系统）密切相关、有机整合。一个独立存在的OA办公自动化系统生命力及作用是薄弱的，只有协同OA才能具备卓越的管理能力，从整体提升企业的工作效率。

文章转自：http://

第三篇：OA办公系统

OA办公系统

任务一

登录、个人设置、日志、备忘、沟通

一、登录

今目标的三种登录方式，分别是PC客户端、浏览器端及手机客户端。三种方式可以单独使用，也可以配合使用。管理员与普通用户的登录方式相同，每个人使用各自的帐号及密码登录。

（一）浏览器登录

在浏览器中输入网址：http://www.xiexiebang.com，单击网页右上角的登录，输入给定的用户名和密码，点击登录，即可进入“管理信息系统”课程首页。

（二）客户端登录

在今目标首页，点击“下载客户端”，可下载桌面客户端和手机客户端，安装之后，输入用户名和密码，即可登录。

二、个人设置

进入到企业工作平台后，为保证您的帐户安全，应首先进行密码的更改。为了方便后续登录和使用，还可以进行手机及邮箱的绑定设置。

1、手机绑定 通过个人设置的个人信息栏目，将手机号码输入到移动电话一栏中就视为绑定成功。手机绑定的好处是可以使用手机号作为登录帐号来进行登录，同时也可以方便后续使用短信功能。

2、邮箱绑定

邮箱绑定后可以作为登录帐号使用，同时还可以用于找回密码及接受系统提醒。在个人设置-个人信息栏目中，将自己的邮箱地址输 入在电子邮箱一栏中，并点击“申请绑定”，系统会给您的邮箱发送一封确认邮件，当您通过了确认邮件的认证后视为绑定成功。可参照上图。

三、通讯录

通讯录是每家企业必不可少的联系工具，大部分企业还在使用着纸质通讯录或者如 Excel 制成的通讯录，遇到人员增减或者信息更新，都给企业通讯录的管理和维护带来一定的困难。

今目标平台中的通讯录模块是针对企业内部联系人的网络通讯录，能够清晰的根据企业组织结构展示成员的联系信息。

1、通讯录的生成

今目标中的通讯录是随着组织结构的建立和人员的添加自动生成的，无需专门创建。新员工入职、岗位发生变化时只需要由管理员来统一修改，就可以同步更新到企业通讯录中。个人修改了自己的手机号和Email 后，通讯录中也会即时更新。并且桌面客户端、手机客户端和邮件通讯录等相关联系人信息都会即时同步更新，无需重复修改。

目前通讯录只限于企业内部联系人，还无法添加外部联系人信息。

2、查找通讯录

除了在企业通讯录模块下查看联系人信息，在可以通过桌面客户端的联系人头像、手机端组织结构列表和项目事件等具体工作页面快速查看企业成员电话、邮箱等信息。

3、快速通讯

在企业通讯录模块下，点击企业成员姓名后会出现员工资料弹出框，此时再点击姓名并在下拉菜单中选择“发消息”或“发邮件”，可实现与联系人的快速通讯。

四、日志

日志不仅可以帮助员工养成良好的工作习惯，同时也是替代口头汇报工作方式的一种实用工具。完整的一篇日志包括：今日计划，工作记录和工作小结。

工作开始之前先明确一天的工作内容，这样可以避免被无关工作分散精力，影响目标的达成。

开始工作后可以分时段的记录下工作内容，工作中遇到的问题以及想法，这样有助于帮助我们回顾工作是如何被完成的，同时也方便管理者了解情况。

一天工作结束之前，利用小结整理一下工作中的经验和教训，日积月累形成自己的资源库，在年终进行工作总结时也可以作为参照。

秉承日事日毕的原则，当天的工作日志隔天后将不允许进行编辑。如果有需要，可以通过“补充日志”进行追加。

五、备忘

工作中您可能需要随时记录下自己的一些想法，同时也想将这些想法共享给其他人了解，也许还会 希望在某一个时间可以提醒到自己或者他人。可使 用“备忘”功能。

如何使用备忘

您可以给自己建立备忘，同时也可以将备忘共享给平台中的其他人。设置共享后，系统会给共享人自动推送一条系统消息，提醒对方及时进行查看。

对备忘还可以设置时间提醒，到设定的时间后可以通过即时消息或email的方式提醒您以及共享人。

六、沟通

今目标中的沟通功能主要应用于企业内部的沟通，具有即时、多使用方式、沟通记录永久保留等特点。

您不用再担心换了电脑和工作地点后找不到沟通记录的情况发生。沟通中汇集了短信，广播，多人会话，语音视频等常用沟通工具，充分满足了企业日常工作中的沟通需求。

桌面客户端，手机客户端和浏览器端均实现了沟通功能，以下主要以浏览器端进行介绍。

1、如何进行沟通

通过今目标平台沟通模块下的沟通打开会话页面，并设置为登录状态。只有在登录后才可以看到组织结构成员并进行在线会话。

在线会话的使用方式与常用的其他即时通讯软件相同，不同的是您的沟通对象只限于企业内部同事以及指定的友好企业联系人。目前实现了一对一会话和多人会话，其中多人会话需要参与人是在线状态才可进行。

2、发送广播消息

广播消息是一种消息的发送形式。与在线会话相比，广播消息不需要接收人是在线状态，可以任意选择企业内部的联系人或部门作为广播接收人。对于重要的广播消息可以设置为要求对方回复确认，对方收到后需要给发送人一个回执，否则会一直提醒接收人有一条未读消息。

3、发送文件

在浏览器端发送文件是服务器转发的形式，也就是说所传送的文件会在服务器保留备份，您可以在系统文档中看到自己传送过的文件，并且不允许删除。

如果您不希望在服务器上保留备份，可以选择使用桌面客户端的文件直传。

4、查看沟通记录

使用今目标所产生的沟通记录将永久保留，并不允许删除，您随时可以通过“我的沟通”来查看历史沟通记录。

默认情况下自己只能查看与自己相关的沟通记录，在具有“部门沟通记录查看权”的情况下，还可以查询职权范围内其他人的沟通内容。

问题：

1、可以将备忘共享给别人吗？如何共享？如果能共享，可通过哪几种方式通知共享人？

2、在备忘提醒中，可以每天提醒吗？提醒频率有几种？

3、通过web网页，沟通的形式有几种？其中广播消息所有人都能收到吗？

4、在客户端，可进行离线传送文件吗？传送文件时，有几种传送方式？

5、你的沟通记录，哪些人可以查看？ 任务二 文档、审批、主线

一、文档

企业中的工作文档往往分散在不同的地点，不同的人员手中，由于缺少系统化的管理，这些资源往往得不到有效的利用。使用今目标中的文档可以对工作中产生的电子文档进行管理，所有上传到今目标平台中的文档都会汇集在文档模块下，平台中提供了多项查询条件供企业对这些文档查找和利用。

文档模块下共包括三部分功能：系统文档、最近的文档和企业文件柜。

（一）企业文件柜

如果您希望对电脑中的电子文档进行分类管理，并且希望在任何地点都可以使用这些文档；如果您有一些文档需要与其他成员分享；如果您有一些文档需要版本化管理，都可以使用企业文件柜功能。

企业文件柜需要您将本地的文档主动上传到文件柜中。需要注意的是，业文件柜中上传的文档不会出现在系统文档中，并且允许删除。

企业最多可以建立 100 个文件柜，您可以按人员、按部门或者按项目建立文件柜，并可以对每个文件柜单独添加不同的成员以及赋予不同的操作权限。

1、建立文件柜

具有文件柜管理权的情况下可以建立文件柜，通过我的文件柜旁边的“管理”进入，选择“新建文件柜”。

建立文件柜时需要选择这个文件柜中的参与人，也就是可以看到这个文件柜的人员，同时对他们的权限进行设置，通过权限来控制在文件柜中的操作。

2、企业文件柜的权限说明

只读：对文件柜中的文件只能下载查看，不能往文件柜中上传文件和删除文件。

读写：除可阅读文件外，还可以向文件中上传文件和删除文件。

负责：可以对所负责的文件柜进行管理，包括删除文件柜以及对文件柜中的成员进行删减和调整权限。

通知：通知不是权限，勾选后会向当事人发送一条通知消息。

文件柜管理权：该权限需要在职务权限中赋予，拥有此权限后可以创建文件柜，并且对所有已建立的文件柜都可以进行删除和编辑的操作。

3、上传文件

进入到已建立的文件柜，在该文件柜中具有读写权的情况下可以通过“上传文件”按钮来上传文件。也可以建立文件夹，在文件夹中上传文件。

二、审批

企业中传统的审批是采用手工签核的方式，申请人需要拿着各种文件、单据往返于多个部门等候签字盖章。遇到签核人外出，一份申请可能要搁置十天半月才能结案，管理者出差归来，往往有一堆的单据需要签核处理，效率十分低下。

今目标中的审批是网络化的审批工具，可以满足企业多项审批需求，并且过程简单，不过度依赖流程，能够有效的提升工作效率。

1、审批申请

企业中的任何人都可以建立申请。您可以直接选择申请类型建立自由审批，也可以选择已经设置好的审批流程，在申请类型中目前只能使用系统中给出的类型。

申请内容需要由申请人手工输入，与传统的表单式审批相比更具有灵活性。如果企业中有规范的电子表单，也可以通过附件上传到申请中。

在不使用审批流程的情况下，需要由申请人来指定审批人，并且只能指定第一级的审批人，下一级的审批人需要由第一个审批人在给出“同意”意见后再进行选择。

使用了审批流程的情况下，系统会将该流程涉及到审批人自动显示出来，当第一级签核结束后会自动转到下一级审批人签核。但需要注意的是，当审批流程中的级别设置为某一职务时，系统会将隶属于该职务下所有人员显示出来，需要申请人或者审批人从中选择需要进行审批的人员。

申请提交后，系统会给审批人推送一条消息，告知对方目前有待审批的申请。申请人可以随时打开申请查看审批进度。

2、修改申请

审批申请提交后将不能撤回和删除，如需要修改则需要审批人选择“不同意”后返回到申请人处进行修改和再次提交。

3、批复

审批人收到系统提醒后，进入到“我的审批”中对待处理的申请进行审批。在给出“同意”意见后，可以继续选择审批人，如不继续选择审批人，则此申请完成，返回到申请人处。如选择不同意，该申请也会退回到申请人处。

4、归档

已经建立的申请不允许删除，可以通过“归档”将已建立的申请保存在“已归档”栏目下。并且，只有申请人才可以进行归档的操作，在归档时可以作一个简短的归档说明。

5、抄送

对于既不是申请人，也不是审批人，但需要了解到这个审批过程的人，可以通过“抄送”的方式来达到目的，申请人和审批人都可以进行抄送，被抄送人可以通过“抄送给我的”栏目下进行查看。

三、主线

主线是今目标中的独有功能，通过主线可以将今目 标平台上分散在不同参与人，不同功能模块下的信息统一汇集在一条主线下，在团队成员之间进行信息共享，让参与人了解到事情发展的来龙去脉。情景一：有些工作内容只发生在某个人或某些人之间，作为非直接参与人无法很直观的了解到事情的进展情况。

情景二：处理同一件工作使用到了多个功能模块，例如：邮件，沟通，审批……，这些信息分散保存，无法将同属于一件事情的信息汇总到一起。

（一）新建主线。

方法与建项目类似。首先通过“添加主线”建立一个主题，并选择加入到此主线中的参与人，主线中后续引用的内容对参与人都是可见的。

如需要提醒到参与人，则提交主线前应勾选“通知参与人”。主线创建后，接下来建立工作框。工作框可以建立多个。

工作框建立后，通过点击工作框的 展开可引用的模块图标，将自己平台上的内容以及自己职权范围内可见的内容引用到当前的主线中，主线所有的参与人都可以引用内容。

需要注意的是，引用时要 先选中一个工作框，这样被引 用的内容才会出现在该工作框下。目前可引用的模块中备忘和文档是允许新建的，也就是您可以在主线下直接新建备忘

或从本地上传一个文档到主线中。（如下图）

对于被引用的内容可以进行编辑和删除，参与人可以进行回复并提醒到相关人，以此实现了信息共享和交流的目的。

问题：

1、企业文件柜中的所有文件，管理员都可以删除，对还是错？

2、文件柜中可以建几级文件夹？

3、某公司员工，申请审批时，选择自由流程，他可以选择几个审批人？

4、总经理在审批员工发来的申请时，可以添加附件吗？

5、哪些人有审批设置的权限？

6、公司小王发出审批申请之后，发现写错了，可不可以再重新修改申请或撤销申请？

7、什么人可以建主线？主线的作用是什么？主线可以分级吗？

8、在主线的工作框中，哪些内容可以本地引用？

任务三 项目、任务、知识

一、项目

建立项目需要具有“新建项目权”，所以只要用户的职务中具有此权限都可以建立项目。管理员可以根据企业实际需要将此权限赋予给对应的职务即可。

（一）新建项目

各项目负责人都具有创建项目的权限。创建过程：

1、选择“项目”

2、点击“新建项目”

3、进入如下界面填写项目名称、项目编号（MIS00X）、项目描述、开始时间、完成时间、进度、负责人（默认为创建人）、参与人。如下图：管理信息系统项目。

注：参与人，可选一个或多个本班同学。

4、提交后，系统将会给所有的参与人发送一条系统提醒。

5、建好项目后，如果项目中有人员变动。可以点击打开本项目，选择“人员”选项卡，可删除或添加参与人。

（二）分配项目

如果您只是项目的创建人而不是负责人，可以通过“分配项目”来重新指定负责人。

此操作需要具有项目管理权，在拥有此权限的情况下，即使不是您创建的项目也可以进行“分配项目”的操作。

（三）建立子项目

当需要完成的工作周期较长，或者有多项工作任务及多个负责人时，可以在项目中建立子项目。将工作拆分成若干个阶段性的工作，有助于目标的达成。

只有负责人才可以建立子项目，每个子项目都可以设置不同的负责人，根项目的负责人有权利变更子项目负责人。

（四）项目协商

对项目执行过程的掌控决定了项目的成败，从很多案例中可以看出沟通不畅是造成项目失败的关键因素。例如，项目进行中已经出现了问题，但执行者没有主动上报，或上报流程太繁琐，往往收到处理反馈时事情已经到了无法解决的地步。

项目中的协商就是针对这一问题提供的解决方案。通俗来讲，协商就是“挂问题”，项目所有参与人都可以发表协商，将执行中的各项问题或者进度等进行汇报，提交后协商内容会通过系统提醒自动推送到负责人及所有参与人眼前，在第一时间获知最新进展及给出相关反馈。

（五）项目文档

项目在执行过程中会产生大量文档，通过项目文档，可以将属于同一项目的文档汇集在一起，方便参与人调取查询。

项目参与人员，选择“文档”选项卡，点击“添加文档”，可上传跟本项目有关的文件。

（六）项目活动记录

活动记录是指这个项目从开始到结束所有的操作动作，记录了项目所有参与人在项目中所进行的操作。通过活动记录，可以看到谁在什么时间进行了哪些操作。

（七）撤销项目

项目建立后就不允许删除，只能进行编辑或撤销。撤销后的项目或子项目将不显示在项目列表中，可以通过“状态过滤”出已撤销的项目，并进行恢复。

二、任务

除了那些需要多个部门协同、执行周期长、内容复杂的大项目工作，在企业中，还有大量常规工作以及临时的小任务等需要管理和分派。对于这种较轻量级的工作，就可以使用任务工具来完成。特别是很多的管理者总喜欢口头式的派发工作，由于没有记录，双方沟通不畅导致任务完成却不是管理者期望的那样，使用任务管理就可以很好的解决这些问题。

（一）派任务

通过任务管理，可将常规工作以及临时的小任务派发给某参与人。当有一件工作需要来完成时，就可以通过“派任务” 创建一张任务表单。要求创建人将需要完成的工作内容及需要 达成的结果进行描述，并为该项任务选择完成的时间点及负责人等。

操作步骤：

1、选择“任务”选项卡

2、点击“派任务”

3、提交后，该项任务为待接收状态。任务中的负责 人将会接收到来自系统的一条提醒消息，告知当前 有项任务由自己负责来完成。

4、负责人进入到该项任务页面后，可以选择“接收任务”或者“拒绝任务”。接收任务后，该项任务显示为进行中状态，表示该项任务正式开始执行，系统将自动提醒任务创建人和参与人。选择拒绝任务后，该项任务直接退回到创建人处。

（二）执行任务

任务的执行过程可以通过“添加任务事件”来进行记录。

对于执行过程中有争议的问题或者是需要大家来商榷的问题，可以通过任务中的“讨论区”快速发起参与人之 间的主题讨论，提交的内容会自动保存在讨论区中，方便日后对该项任务的查询和回溯。

任务过程中会产生各类文档，为了便于管理和查 找，通过“文档区”来保存与此项任务相关的所有文档。

在“任务看板”下会按时间先后顺序显示关于此项任务的所有活动项，汇集了来自任务事件、讨论区和文档区的所有内容。

（三）完成任务

任务完成后，需要由负责人来进行任务总结并且完 成“提交完成”的动作。提交后，该任务为待审核状态，需要由任务的创建人“处理审核”。任务创建人可以给出“同意”或“不同意”的意见，如同意则任务完成，不同意则重新退回到负责人处继续进行。

（四）撤销任务

任务创建后不允许删除，只能由任务创建人进行撤销的操作，任务撤销后将不允许其他人再向任务中添加内容，已撤销的任务允许“恢复任务”。

三、知识

企业在长期的经营过程中积累了不少的智慧和经验，但由于缺少规范的收集整理，这些宝贵的知识财富都没有得到很好的利用，以至于造成了企业中人员离职经验流失，相同的错误重复出现等问题。知识模块就是帮助企业来构建企业的知识库，实现知识的沉淀、共享和学习。

1、知识库管理

在使用知识前，应先设计好知识库的架构，根据企业需要的知识和已有的知识建立知识库中的分类和标签。方便后续新建知识时可以准确的提交在对应的分类下，便于查找和管理。

知识的分类最多可建立五级，在一级分类下可以创建知识标签，用于区分知识类别。当知识分类中已经存在知识点时分类是不允许删除的，有下级子分类时上级分类也是不允许删除的。

2、提交知识

默认企业中的所有成员都可以通过“我的知识”来新建知识，提交后则需要企业中具有知识审核权的人审核后才能发布，如果企业将知识设置为不需要审核，则直接提交到知识库中。

您可以在“我的知识”页签下查看处于各种状态的知识。需要注意的是，只有已拒绝和草稿箱中的知识可以删除，否则只要发布成功的知识都不允许删除，只能编辑和撤销。

除新建知识外，在今目标平台的评阅日志、计划，项目协商，论坛等模块下的内容也可以通过“加入知识”按钮快速的添加到知识库中来，不漏掉任何的知识资源。

3、审核知识

当企业的知识发布设置为需要审核时，则具有知识管理权的成员将负责审核知识的发布。在“审核知识”页签下显示待发布的知识，管理员可以对知识进行发布或拒绝的操作。

问题：

1、哪些人有创建项目的权限？

2、建好的项目能不能删除？

3、公司总经理让手下小王建了一个项目，但总经理想看到整个项目的进展情况，小王该怎么做？

4、如果项目中的某个参与人，在工作推进过程中遇到了问题，他该使用项目中的哪个功能？

5、项目中的资料或文档应放在哪里？

6、如果要修改项目中的参与人员，在哪修改？

7、公司总经理让手下小王派任务给小李，但总经理想看到整个任务的进展情况，小王该怎么做？

8、任务可删除吗？

9、任务执行过程中有争议的问题或者是需要大家来商榷的问题，通过什么进行？

10、任务事件的作用是什么？

11、修改任务中的参与人应怎么做？

12、哪些人可以派任务给别人？

13、今目标的哪些模块内容可以加入知识库中？

14、知识库中的内容是不是所有人都可以看到？

第四篇：A8系统用户操作手册

A8系统用户操作手册

目录

前言..................................................................................................................................................3 第一章

系统登录...........................................................................................................................4

1.1 登录方式.........................................................................................................................4 1.2 系统登录.........................................................................................................................8 第二章

日常工作...........................................................................................................................9

2.1 系统框架.........................................................................................................................9 2.2 空间门户.......................................................................................................................12 2.3 个人门户.......................................................................................................................13 2.3.1 常用栏目............................................................................................................13 2.3.2 栏目配置............................................................................................................14 2.4 日常工作.......................................................................................................................15 2.4.1 如何进行工作汇报、请示................................................................................15 2.4.2 如何处理事项....................................................................................................23 2.4.3 如何填写表格....................................................................................................28 2.4.4 如何处理表单模板............................................................................................33 2.4.5 如何查看、处理公文........................................................................................35 2.4.6 如何查询文件....................................................................................................39 2.4.7 如何保存文件....................................................................................................40

前言

本操作手册服务于普通终端用户，内容涉及系统登录、日常工作、常用功能等。用户可按操作手册截图一步步操作，实现系统登录、日常工作办理、常用功能测试。产品功能模块较多，本操作手册只针对普通用户日常工作中常用的工作模块及操作进行说明，很多功能点及功能菜单都不做详细介绍，我们期望通过本手册能保障普通用户日常工作的顺利开展。

第一章

系统登录

1.1 登录方式

系统通过浏览器来登录，登录地址如下： 内网登录网址：http://10.10.4.48 外网登录网址：http://oa.dtcec.com 打开浏览器，将登录地址输入浏览器即可进行登录首页，如下图：

注：系统首次登陆时，请提前完成IE浏览器安全设置，将http://10.10.4.48 添加至浏览器安全站点，安全站点自定义级别将ActiveX相关选项全部启用，禁用弹出窗口阻止程序即可。

相关顺序及图片: 1.打开浏览器，点击右上方工具，点击Internnet选项；

2.Internet选项窗口弹出后，点击上方安全选项卡，到达下方页面；

3.单击站点按钮，弹出可信任站点对话框，向内输出http://10.10.4.48 进行安全站点添加；

4.单击自定义级别按钮，弹出自定义安全设置窗口，下拉滚动条，将ActiveX控件和插件相关选项，设置为启用状态；

5.下拉滚动条，将“使用弹出窗口阻止程序”，设置为禁用状态，点击确定保存即可。

如系统内存在A6精灵时，请至C:WINDOWSsystem32A6Wizard目录下，双击执行UNINSTALLA6WIZARD.BAT批处理程序，完成A6精灵卸载。

1.2 系统登录

内网登录：在IE中直接输入网址：http://10.10.4.48；

在登录前，请点击登录页上方辅助程序安装，安装系统运行所需的插件，如下图标红处：

点击“辅助程序安装”，出现如下界面：

全选安装。

安装时系统提示“请关闭IE”，按要求关闭浏览器（除上图窗口外，关闭所有打开的IE窗口），然后进行安装。

安装完毕后，输入用户名密码登录。

注意：如果是非Administrator用户，请切换到系统管理员执行。

第二章

日常工作

该部分主要介绍在登录系统后，我们通过这套系统如何开展工作、如何处理工作。本章将围绕这一部分介绍系统常用功能及操作方法。

2.1 系统框架

在登录后，我们将看到这样的界面（如果您是首次登录，系统会提示您修改密码，点确定进入修改界面，进行密码修改）：

在这个页面上，我们通过不同颜色来区分整个页面的框架。

 红色：logo显示区，在这里呈现了单位的名称，单位的图标，在该部分右侧的“个人空间”、“单位空间”代表不同的门户，每一个门户里面放置的内容不同，门户我们在2.2节具体介绍。

 黄色：主菜单，这里呈现了系统的菜单，由于长度有限，显示不出来的菜单我们可以通过点击后面的“》”来查看。后面的输入框是全文检索框，如果需要查找系统内的信息，如检索“合同”，在这里输入“合同”，点搜索，系统就会查找符合这一关键词的信息，同时界面会跳转到全文检索页面。

 蓝色：系统工作区，在这里系统的主要工作区，常用的工作信息都在这里进行显示。每一个四方形的格子称之为栏目，在登录后，如果您看到的栏目信息和截图有差异，无须质疑，这个工作区显示的栏目是可以自由配置的，在2.2.1我们将带你一起打造属于自我的个性空间。 紫色：这里是快捷菜单，当我们打开相应的主菜单时，该主菜单就会的子菜单就会在这里显示，同时下面有个面板，这个面板也是一种快捷方式，可以快速打开一些常用功能，该面板是可以自由搭配的，详细配置请查看2.2.1。

 数字：在logo正文的蓝色数字是我们的即时交流工具，类似于一个网页版的内部QQ。点击蓝色的数字（这个数字是当前在线的人数），会出现以下页面：

左侧展示了我们整个单位的组织架构，右侧为当前部门的在线人员，双击姓名，即可进入即时聊天界面，如下图红色部分：

点击上方的显示离线人员，会显示出整个部门的人员，同时会以灰色表示。除了支持单人聊天，也支持多人聊天，类似于QQ群，通过点击左上角部门旁边的讨论组，可以创建群组。

2.2 空间门户

在2.1节时我们介绍了门户的概念，在这节我们详细的解释这个名词。在系统中不同的门户代表了不同的信息分类，换言之，我们通过门户将信息归类，从而方便我们去查找、处理。

系统默认包括三个门户，即个人空间、部门空间（需要部门管理员启用，如无，则未启用）、单位门户。不同的门户放置的信息不一样。如个人空间，放置的主要为跟每一位员工每天上班息息相关的内容，如待办工作、我的模板、跟踪事项、日程安排等，而单位门户则主要放置单位新闻、单位公告、单位通知、单位讨论等内容。如此，当我们每天上班时，通过个人空间就知道自己今天有哪些事情要办理，开展一项工作从哪里进入，在哪里查看自己的工作日程等，通过单位空间就可以看到单位发布的最新新闻、公告、通知、调查、讨论等。通过这样一种方式我们将信息分类，提高每一位员工的工作效率与工作质量。

当前，无论个人空间还是单位空间，都是可以自由配置的，单位空间由单位空间管理来配置，普通用户只需要浏览即可，而个人空间，则是每一位员工可以 12

亲自操刀，根据需要随意配置的。

2.3 个人门户

前面我们已经介绍了门户的概念，这一节我们重点来介绍一下个人门户，对常用的几个栏目功能进行介绍，同时教会大家如何配置自己的门户空间。

2.3.1 常用栏目

 待办工作

工作区显示的第一个栏目一般为待办工作。顾名思义，在这里将呈现当前登录人员需要办理的所有事项，如常用的流程、协同（可理解为内部邮件）等。上班的第一件事就是对待办工作进行处理，通过点击每一条待办工作，我们就能进入相应的处理界面，在后面的章节我们详细介绍如何来处理这些待办事项。

 我的模板

日常工作中我们会用到大量的纸质表格，如费用报销，我们要填写费用报销单据，出差我们要填写出差申请单，这样的纸质单据，我们将其做成下图的电子档：

这些电子档就是我们所谓的模板，我的模板栏目里面放置的就是当前登录人员权限范围内可以使用的电子单据。公司所有发文模板、收文模板、表单模板等

都根据相应的权限已授权给每个账户。

 跟踪事项

在流程处理过程中我们设定为跟踪的事项都会在这里进行显示，凡是被跟踪的事项，流程处理过程中任何人所做的处理，系统都会给出消息提示，以方便人员实时了解事件的处理情况。

2.3.2 栏目配置

通过菜单“个人事务”---“空间栏目配置”，我们可以对个人空间的栏目内容、栏目排版、栏目顺序进行调整。

点击空间栏目设置，会进入到如下界面：

通过点击添加栏目，可以根据需要添加相应的栏目，不需要的栏目，将鼠标移至栏目名称后面，点叉号可将其移除。按住鼠标左键不放进行拖动，可排列栏目的显示顺序。操作完毕后点确定保存。

2.4 日常工作

日常工作部门我们着重讲每天的工作如何开展，如何通过系统进行工作的汇报、请示、跟踪，如果通过系统检索文档、查找信息。

2.4.1 如何进行工作汇报、请示

日常工作中，很大一部分工作量是写报告、文件做请示，这样频繁的内部信息交互没有一个便捷通畅的平台做支持是比较麻烦的，因为面临一个很重要的问题，被请示对象时间的不确定性，往往我们拿着一份文件辛辛苦苦的跑到相关部门，却发现领导人或相关人员在不，如果需要请示的领导不止一个，就需要挨个部门跑，那么这份请示批办下来将会耗费大量的时间、经历，同时，各种纸质文件的打印无疑也是一种资源浪费。

那么通过这套系统我们如何来进行工作的请示、汇报呢？

点击上图标红处“协同工作”点击第一个菜单“新建事项”，或者在左边“我的快捷“新建事项”，出现如下界面：

通过协同工作---新建事项，我们就可以进行工作汇报了。

协同，即单位内部人、事件、资源三者之间的协调，一个人处理某件事情，需要调配相应的资源，我们将这一过程称之为协同。我们可以简单的理解协同为单位内部的电子邮件系统，只是它比邮件系统要强大许多，那么我们现在开始体验协同吧。

点击新建事项，打开上图界面后，我们来举例讲解如何发起协同、处理协同。举例：关于某某工作的请示，处理人合规部周总。

我们先来看一下这个页面的构成。

红色为常用的功能按钮，黑色部分主要是附加属性，如事件的重要性等，墨绿色部分为正文输入区域。

【发送】将建立好的协同事项，按照流程发送，事项进入协同工作的【已发事项】列表中；当前页面跳转到【已发事项】页面。

【保存待发】将协同事项进行保存，不进行发送，事项进入【待发事项】列表中，当前页面跳转到【待发事项】页面；用户可在待发事项中对协同进行修改并发送。

【存为草稿】将协同事项进行保存，不进行发送，事项进入【待发事项】列表中，当前页面不跳转，还是【新建事项】页面；用户可在待发事项中对协同进行修改并发送。

【存为模版】将协同保存为【协同模板】、【格式模板】、【流程模板】三种方式，【协同模板】用于规范固化的管理或业务行为，包含了正文模板和协同模板。【格式模板】用于规范行文格式，有HTML、Word、Excel、WPS文字、WPS表格和表单六种模式。【流程模板】用于规范与格式无关的审批或业务流程。

【调用模板】直接调用已经建立好的系统预置的模板和个人建立的模板。其中，系统模板是公用的模板，由单位管理员或者表单管理员创建，用于解释组织的管理规则，实现规范化管理；个人模板是个人对常用的流程和格式的存储使用，可减少工作量和增加易用性。

【插入】插入本地文件：添加本地计算机或网络计算机保存的文档；插入关联文档：添加A8系统内保存的文档。

【正文类型】提供5种正文类型：标准正文、Word正文、Excel正文、WPS文字、WPS表格。

【打印】协同事项在新建完成后未发送前可以进行打印操作，以纸质文件保存查看。

【编辑流程】通过选人界面方式建立流程，或对已建立的流程进行编辑，可以批量修改自由协同的节点属性、处理期限。

我们将举例内容进行输入，形成下图：

在这里我们输入了标题、内容，如果该事件比较紧急，我们可以选择标题后面的紧急程度，不同紧急程度的事件在发送出去后在被请示人的待办事项中显示方式不同，“普通”只是单纯的标题，“重要”会在标题前加一个红色的感叹号，“非常重要”将会有两个感叹号，其他属性不做介绍，我们将其功能罗列如下：

【标题】协同事项的题目。不能为空。

【流程】协同的流程，可以新建流程，也可以用已经设置好的个人流程。（备注：可以在模板管理中建立流程模版，可以通过【编辑流程】功能对流程进行调整）

【重要程度】标识协同事项的紧急程度，分为【普通】，【重要】，【非常重要】。选择【重要】或【非常重要】时，在已发事项列表中该协同标题前显示红色【！】或【！】符号。

【关联项目】选择与发起者相关联的项目，必须已经建立了关联的项目。（备 18

注：只有协同发起人是该项目的成员或者项目负责人，在下拉框才出现可以选择的项目）

【预归档到】在建立协同事项，预先将协同归档到文档系统中。可预归档到【我的文档】、【单位文档】或【项目文档】中，预归档的流程对有文档查询权的操作者是可见的。（备注：单位文档只有文档管理员可以对其进行操作，项目文档只有项目负责人可对其进行操作，普通人员只能操作我的文档）

【流程期限】设定协同事项的处理期限。

【提醒】设置提前提醒时间，系统会自动给予提示，进行催办。

【更多】设置协同流转过程中的操作权限和跟踪状态以及督办设置，如下：

1)跟踪：默认跟踪，个人首页的跟踪事项中显示该协同；勾选去掉，在后序的节点中,处理的操作中不能进行跟踪操作，且个人首页的跟踪事项中不显示该协同。

2)设置协同督办人员、督办期限和督办主题

3)允许转发：默认允许转发，该协同可以转发；勾选去掉，发起人及后序的处理节点,均不可以转发该协同。

4)允许改变流程：默认允许改变流程，该协同可以改变流程；勾选去掉，在后序的节点中，处理的操作中不显示【加签】、【减签】、【会签】、【知会】。

5)允许修改正文：默认允许修改正文，可以修改该协同正文；勾选去掉，在后序的节点中，处理的操作中不显示修改协同正文。

6)允许修改附件：默认允许修改附件，可以修改该协同附件内容；勾选去掉，在后序的节点中，处理的操作中不显示修改协同附件（备注：只支持对office附件内容进行修改）。

7)允许归档：默认允许归档，该协同可以归档；勾选去掉，在后序的节点中，处理的操作中该协同不可以进行归档。

8)流程期限到时自动终止：此项默认不选择且置灰，只有当自由流程设置了流程期限，才可选择。如果选择此项，当流程期限到时还未处理则流程自动终止。

【正文】可以在正文中输入信息。

【附言】在附言文本区可以输入信息，最大只能输入500个汉字；在已发事项中，打开此协同，能够看到附言信息。

标题、正文输入好以后，需要我们选择被请示人员，通过点击流程可进行选择人员界面：

协同区别于邮件的地方在于，如果发邮件，我们只能将邮件发送给某个人或者某一群人，不能实现某个处理人处理完毕再发送给下一处理人这样的按照预先设定的时间节点顺序的流转的处理方式。

在这里我们选择“周守卫”。

当然，现实情况中我们可能会存在下面的情况：

 周总处理完以后，还要找冯行长请示。那么这里就有一个先后顺序，周总先处理、然后冯行长再审批。我们可以在上面的选择界面里面，将两个人都选择（选人时可以双击人员姓名，也可以单击然后点击中间的向右键头），然后选择选人界面下方的串发（串发即一个挨着一个处理）；  周总和孟主任都要看，没有先后顺序。这种情况就是要同时发给两个人，同样的，我们将两个人都选择，然后选择“并发”，这里如果我们选择了多层，页面会直接跳转到流程图，可对流程图进一步编辑。

人员选择后，点击“编辑流程”，我们可以看到如下的流程图：

如果我们需要在周守卫后面添加人员，可以鼠标左键点击代表周守卫的小人图标，弹出如下菜单：

【增加节点】在当前人员后面增加其他人员，可以一人、多人、串发、并发； 【删除节点】删除当前节点；

【替换节点】选择其他人员代替当前人员； 【节点属性】配置当前节点人员的权限； 我们点击节点属性会弹出以下界面：

如果您对此感兴趣，可以查阅详细操作说明。

这些工作做完以后，我们就可以点“发送”，将该请求发送出去。那么如何查找已经发送出去的事项呢？在菜单“协同工作”里，我们可以点击已发事项来查找,也可以通过个人空间的栏目“已发事项”来查找。

2.4.2 如何处理事项

对于发送过来的协同，我们如何来处理呢？

所有发送过来的协同都会在个人空间中的栏目“待办事项”中罗列出来，根据显示的形式（是否有红色感叹号及感叹号数量）来区分事件的紧急性。我们进入周总的账号，打开刚才发送过来的事件。

注意：当有协同事件发送过来的时候，在系统右下角会有消息弹出框提示，同时，浏览器标题会不断的闪动。

消息提示框内带链接，可直接点击进入处理界面，也可以通过点击“待办工作”，该事件的标题进入。

左边红色为我们刚才录入的请示内容、右边蓝色为处理人操作区域。通过点击正文旁边的“流程”页签我们可以看到该请示的流转顺序，同时根据每个小人图标的标识可以看到当前的处理状态。

【眼睛】代表当前处理人已经查看，但是没有处理； 【红叉号】代表未处理，也未看； 【绿对勾】看了且已处理；

右边是处理区域，我们来着重看一下如何来处理。

假设现在周总打开了该请示，最简单的操作，周总可以看一下请示的内容，表达自己的态度（可以通过处理区域点选“已阅”、“同意”、“不同意”），如果有意见内容，在右边的空白区域输入自己的意见，然后点提交即可。

这样，最简单的事件处理就结束了。在这里我们再列举一种经常会遇到的情况。

举例：周总在处理该事件时，认为事件内容达涉到办公室，需要办公室孟主任办理，这时候周总要怎么操作？

周总可以通过“加签”来将孟主任加到流程中来。加签可以将原流程以外的人员加入到流程中，可以加签给多人，也可以加签给单个人，加签给多人时可以选择多人处理的方式，如串发还是并发。这里，我们把孟主任加签进来。加签后并不会立即提交，会刷新流程视图。

通过流程图，我们可以看到，孟主任已经在流程中。在这里，我们介绍以下其他的操作选项。【已阅】对待办事项已进行浏览。【同意】同意待办事项内的内容。【不同意】不同意待办事项内的内容。

【消息推送】支持协同处理时，能够强推自己的处理意见给指定已处理人或发起人，即便他们没有设置跟踪。

【意见隐藏】勾选时其他处理人不能查看该处理人意见，只有发起者和此用户可以看到。

【插入附件】可以插入本地计算机保存的文件。【关联文档】可以插入与该用户相关的关联文档。

【跟踪】处理者设置跟踪选中的协同，设定完成后该协同显示在个人空间的跟踪事项中。

【处理后归档】处理完该协同后将该协同保存到文档中。

【处理后删除】处理完该协同后该协同将被删除，不在已办事项列表页面显示。

【提交】确定处理结果。

【暂存待办】将待办事项推迟处理。

【存为草稿】将待办事项推迟处理，状态为[草稿]，停留在当前处理页面，保留处理意见。

【加签】用户可以在流程中，在自己和下一个节点之间加入一个或多个节点人员。进行加签操作后并不立即提交后台，只是刷新当前的流程图。

【转发】用户可以将当前正在处理的协同事项转发给其他人员。转发时，系统将生成一个新的协同事项，内容与原协同事项相同，只是流程变为当前用户发向被转发用户。

【知会】用户可以将当前正在处理的协同事项知会给其他人员。

【减签】用户可以在流程中删掉当前节点的下一个节点人员。进行减签操作后并不立即提交后台，只是刷新当前的流程图。

【回退】用户可以将流程回退至前一节点，回退前可以加注意见、态度等。【当前会签】在当前节点添加人员形成临时会签组，该协同只有当会签组的人员全部都处理完了，才会流转到下一节点。

【撤销】处理人员可以撤销协同流程，协同流程撤销后该协同回到发起者的【待发事项】中。

【修改正文】 事项接收者可以修改事项正文，系统将记录每个修改者的姓名和修改时间，并在流程日志页面显示。

【修改附件】 事项接收者可以修改附件内容，系统将记录每个修改者的姓 26

名和修改时间，并在流程日志页面显示。

【转事件】 事项接收者可以将事项转换为一个事件。

【终止】如果用户点击【终止】，流程将在该用户处停止流转，流程图上该节点显示终止状态，该用户的后续节点将不会接收到该事项。

接下来，我们切换到孟主任的账号，点开待办事项。

孟主任如何来处理工作我们可以参照周总的处理方式，在此我们注意一个细节。

观察上图红色部分，所有流程中的处理人在右边输入框中填写的意见，都会在这里展示，如果处理人填写意见后，选择了正文的意见隐藏，没有查看权限的人在这个区域看到的将是红色的星号。

蓝色区域可以针对当前处理人的意见进行回复。如周总给了一个意见，表达了对该请示的一个疑问，发起人就可以在这里对他进行回复。这种震荡回复的方式可以保证在事件的处理人进行充分的沟通，同时对于下面的流程处理来人说，可以很好的了解事件之前的处理过程是什么样子的。

由于过程痕迹保留，可以有效的规避内部的扯皮现象。其他：

已办理的工作我们可以在“协同工作”—“已办事件”中找到，也可以在个人空间的已办事件栏目中找到。

总结：

协同工作除了发请示、汇报外，实际上可以应用到单位内部任何一处的沟通，如重要的事件通知（往往发公告到单位空间里面人员不一定看）、内部人员之间工作的协作等，只要涉及到人与人之间的沟通，我们都可以通过这样一种方式来进行操作。

2.4.3 如何填写表格

上面介绍了如何发起请示、汇报以及如何处理工作，下面我们来介绍如何填写表格。

如果您要出差，或者您要报销，利用这套系统，您将不必再填写纸质单据，我们已经将您平常用的单据做成了电子表格，在系统上可以直接调取填写。

举例：合规部员工seeyon要请三天假去参加朋友的婚礼。那么他该如何操作。

第一步：在个人空间“我的模板”栏目中找到请假单。

注意：如何在栏目里没有显示请假单，可以点击栏目下方的“更多”

点击更多后，就可以看到系统内所以可供seeyon使用的单据。我们将单据按部门进行了整理，这里seeyon要请假，单据归类在人力资源部下面，那么seeyon就可以找到人力资源部然后去找“请假单”。

点击“请假单”，出现请假单界面。

我们来观察一下，会发现这个界面比较熟悉，如果您还记得前面协同工作---新建事项，那么您一定很熟悉这个界面，区别在于这里的正文区域变成了固定的样式，流程变成了灰色，原来的“编辑流程”变成了“查看流程”，点击“查看流程”可以看到流程图已经有了，不需要我们再建立流程图了。

这样的，有样式（这种固定格式的单据样式我们叫表单）、有流程的协同我们称作表单模板，这种模板用户只需要填写表单上可以输入内容的区域直接提交就可以了，这种样式是由管理员已经定义好的。

既然它和协同工作---新建事项的界面相似，那么我们可以探索性的打开新

建事项，可以看到上方有“调用模板”，如下图：

点击调用模板，会弹出：

所以通过协同工作----新建事项也是可以直接发起表单模板的。第二步：填写表单

Seeyon打开“请假单”，开始填写单据内容。Seeyon发现单据上已经有一些

信息，如日期、请假人（自己的姓名）、部门已经填好了，不用自己填。如下图：

说明：在打开单据后，系统会自动加载跟当前登录人员有关的信息以及当前系统信息，如这里的日期，会自动填写当前服务器的时间（管理员可定义填写人员是否可修改该初始值），用户只需要填写表单上其他的信息即可。

Seeyon去填写编号，发现输入框内指针在跳动，鼠标却没有变成输入状态，而且无法输入。

说明：编号一般为系统自动生成，在提交单据后系统会自动生成流水号，如QJ-2013001（编号规则由管理员定义），这里虽然是编辑状态，但不允许用户输入，由给系统自动输入的，用户以后使用单据需要注意，如果出现这种情况，说明系统会自动生成该处的信息。

Seeyon接着去输入自己的请假开始时间、结束时间，发现也没法输入，但是他发现输入框后面有一个按钮，于是点击，出现以下界面：

说明：凡是后面带按钮的输入框，都是通过点击后面的按钮来选择输入内容。Seeyon输入开始、结束时间，系统自动会算出他请假的天数。Seeyon填完请假事由，发现是否销假不能填。

说明：灰色区域不可编辑，说明该区域不需要当前人员填写，是由流程中的其他人填写，如这里的是否销假，是由seeyon提交请假单后，人力资源部及相关领导批完了再回到seeyon处时才可以根据实际情况（请假是否已返回）来填写的。

Seeyon填写完单据后，就直接点提交了。点提交的时候，出现了下面的对话框

请假单的流程设定，是根据发起人的所在部门、自身的岗位、以及请假的天数，系统自动判断流程的接收人的，这里请假2天，要到本部门主管，由于seeyon这个账号设定有兼职（同时兼稽核部员工），所以他在提交时，就需要选择是提交给合规部的领导还是稽核部的领导。如果您在使用时发现自己并没有兼职，流

程图上也显示会提交给本部门的主管，还是弹出了这个界面，说明管理员没有设定部门主管，请联系管理员进行修改。

假设流程这里设定的是合规部任何人员都可以处理，那么这里的下接框就会列出合规部所有员工，您可以从中选取一个人来处理。

2.4.4 如何处理表单模板

Seeyon发起后，系统将其提交给周总，周总通过待办事项打开了这个单据，如下：

如果周总查看后，觉得理由不充分，或者单据内容有要修改的，即他不同意这件事，就可以选择回退（在右边的处理区域上方，点击向右的键头>>会弹出高级选项）

回退后发起人可以在自己的待发事项里找到重新编辑再次提交。

假设周总不同意该事件，根本没有必要让发起人重新修改再审批，可以直接终止。

我们可以发现这个审批界面和审批协同是一样的，只是左边的正文变成了固定的样式。在此我们不再赘述如何审批，我们重点看一下左边的单据：

注意：表单模板的审批和自由协同（即前面所做的请示汇报，由于流程是发起人自己编辑设定的，我们称之为自由流程）的审批区别在于，审批人可以根据

自身的权限（由管理员定义好）对单据内容做修改或编辑，我们以另一张单据为例

如这张跨部门转岗申请，在部门主管审批时，他是可以填写“现岗位工作表现综合评价”以及“是否同意转岗”的。同样的，如有些单据，我们后期可能要打印留档，我们做把审批意见直接做到单据上，那么领导可以直接在表单上填写意见，也可以在右边的意见输入区域填写，区别在于在右边处理区域填写的意见会全部显示在处理人意见区域，而在表单上填写的意见，就直接留在了表单上，打印出来就是看到的样子（当然，我们在打印时也可以有选择的对处理意见区域进行打印，只是与表单正文不在一起）。

周总可能做的其他操作，如加签、转发等与处理自由协同无异，不再做赘述。

2.4.5 如何查看、处理公文

泗阳农商行有大量的红头文件，我们可以借助于这套系统来实现单位的公文管理，在此我们以普通用户的角度来了解如何处理我们收到的公文。

关于如何拟文、收文请查看部门关键人员使用手册。第一步：打开待处理的公文；

说明：待办公文同样也在待办事项中，不同的是，在标题后面会有一个word图标，因为公文一般由公文文单和公文正文两部分构成。

第二步：查看公文内容

左边区域为公文内容，公文内容分两部分，一方面是公文文单，另一方面是公文正文。通过公文文单可以看到公文的基本信息，通过点击正文可以查看公文的正文内容。点击正文，系统会在线打开本机的word,显示公文正文。

第三步：处理公文

同样的，处理公文是在右边的处理区域。可以表达自己的意见，也可以进行相应的加签、减签、回退、终止操作。公文的处理和普通的协同有较大的区别，36

区别点在于对于公文文单的操作和公文正文的操作，当然根据不同人员的岗位职务以及流程所处的节点，对应不同的权限，不同的权限会有不同的操作按钮，我们将所有的操作选项其罗列如下：

【加签】在当前节点后面增加后续节点，可以加签给外单位人员。【当前会签】在流程中增加一个与当前节点并列的节点，节点权限为会签。【回退】将公文回退给前一节点。当公文已被处理归档时，不允许回退。【减签】有选择性的减掉当前节点后面的节点。

【修改正文】对公文正文进行编辑（我们通过正文页签打开的正文是不可直接编辑的，需要点击打开页面的菜单“文件”—修改正文才可以编辑，当然你要有修改正文的权限，或者我们也可以通过这个“修改正文”的操作按钮直接进入编辑界面）。

【知会】在当前节点后面加知会节点。

【多级会签】将公文会签给他人，流程中增加处理节点，待所有会签者处理完毕后，流程又流转到进行多级会签操作的处理者中，待其处理完后流程才往下流转。被增加节点可以选择人员和部门，选择部门则匹配部门的部门管理员、部门主管、部门收发员。支持跨单位会签。

【终止】终止流程，当前节点后面的节点将收不到这个流程。

【撤销】将流程直接回退到发起人的待发事项中。当公文已被处理归档时，不允许撤销。

【转发】将公文正文（正文作为附件）及附件转入新建发文界面。【文号修改】可以选择断号，或手工输入文号。

【修改附件】处理节点可以修改公文的附件信息，包括插入附件和删除附件。【修改文单】修改当前节点权限有编辑权限的文单元素内容，如修改文号。【签章】点击打开正文，对正文进行签章（需要插入电子签章狗）。【部门归档】将公文归档一份到单位文档，当前用户必须有对单位文档的写入权限。

【正文套红】将正文内容按正文套红模板的格式套入指定位置。

【文单套红】将文单内容按文单套红模板的格式套入指定位置，用于打印（我们可以将左边的文单按普通的表格样式排版以方便输入，在要打印的时候去套用 37

我们实际的文单样式，如我们自己实际用的发文单、收文单）。

【传阅】将公文传阅相关人员，被传阅人节点权限为阅读（只能看，不能做其他操作）。

【文单签批】对文单进行手写签批及盖章，提交后会显示在文单的该节点意见框中。

【公文督办】设置或修改公文的督办人及期限。

【转 公 告】将公文正文及附件发送到有发布权限的单位、部门公告板块中。【跟踪】设为跟踪后，公文在首页我的跟踪事项中显示，并且他人对公文所做的操作都会发送当前节点提示信息。

【暂存待办】保存用户本次输入的意见和态度，暂不发出，流程将在当前用户处暂停，用户可以随时在自己的【待办事项】中继续处理该事项。

【提交】提交流程到下一节点。

【态度】可以选择已阅、同意、不同意三种态度。

【意见】填写公文的处理意见，当文单中有当前节点的意见框时，提交后意见会显示在文单中。

【常 用 语】可选择系统自带的常用语，也可以自建常用语。【上传附件】上传本地文件到公文中。

【打印】打印文单的权限，当节点无该操作时，不允许打印文单。【关联文档】插入关联文档到公文中。

【交换类型】选择交换类型后，公文进入相应收发员的交换中心中。【正文打印】打印正文的权限，当节点无该操作时，不允许打印正文。【正文保存】保存正文的权限，当节点无该操作时，不允许保存正文。【处理后归档】归档后，公文进入公文档案的预归档目录，同时公文在已处理的节点列表中消失。发文中，封发节点通过后才允许处理后归档，收文和签报无该限制。

【流程日志】流程中节点点击流程日志的图标可以通过流程日志回溯工作流程的流程过程。日志中记录的操作有：拟文、登记、撤销流程、处理提交、暂存待办、加签、减签、当前会签、知会、传阅、增加节点、删除节点、替换节点、回退、取回、终止流程、转发、修改文单、封发、归档、多级会签。

区别于协同，公文在处理时，在右边处理区域填写的意见，会自动的加载到文单对应的意见区域，如办公室主任审批的意见，会自动加载到文单上办公室主任填写意见的地方。

另外，这里我们着重介绍一下文件修改。

打开正文后，如果有修改权限，可以对正文进行编辑。正文编辑后，我们可以查看修改痕迹，这样避免了我们拿着纸质文件反复修改，反复打印，可以一次性让各位领导提出修改意见，根据修改意见形成清稿，流程节点处理人可以查看最终形成的稿件。

通过红色标注的区域处理人可以查看之前办理人的修改痕迹，在相关的节点，可以形成文档清稿（页面会分成两部分，上面为带修改痕迹的稿件，下面为原稿，可比对形成不带修改痕迹的最终稿件），拥有盖章权限的人员进行盖章。

总结：这里只是介绍如何简单的查看公文、审批公文，能够满足我们日常办公的需要。如果您需要对公文发起、公文收文、公文查询有详细的了解，可以参考关键人员用户手册或用户手册完整版。

2.4.6 如何查询文件

如果要查找某一文件或者某一事项、甚至某一条信息，要如何来操作呢？ 我们可以通过两种方式来查找所需要的内容。

第一种：综合查询

点击左边的快捷面板，找到综合查询

在这里可以输入我们的查询条件进行查找相关内容。第二种：全文检索

通过点击综合查询旁边的全文检索，也可以对信息进行查找，不同的是通过全文检索查找的范围会更大。如果您还记得，在主菜单的最后面是有一个输入框的，那是全文检索的快速入口。

2.4.7 如何保存文件

平常工作中会有大量的文件需要保存，保存在个人工作电脑中会有一个很大的问题，如果想要在其他地方使用是很不方便的，因为你不可能把一台台式机天天带在身边，即使你使用的是笔记本，很多时候也是不会带在身边的。

在系统内，我们提供了云存储这样的功能，可以通过“知识管理”—“文档中心”进入。

点击旁边的“我的文档”，就可以进行相关的操作，如新建文件夹、新建文件、上传文件等，这里的“我的文档”就像我们每个人电脑上的“我的文档”一样，或者可以理解为一块磁盘，在这里我们可以将常用的文档保存起来，如此，你可以在任意一台能上网的电脑上打开你的文件，如果您有手机登录使用的权限，在手机上也是可以的。

单位文档是由专门的管理员来管理的，单位常用的规章、制度、文件，随着系统使用的不断成熟，我们都会加入进去，以后就可以直接在单位文件里面查找您所需要的各种文件了。

第五篇：不同用户的OA办公系统培训策略

和您一样，内行青睐万户OA

不同用户的OA办公系统培训策略

正确理解OA(万户OA官网：)办公系统的实施对用户十分重要，这将直接影响到系统是否成功应用。事实上，OA办公系统实施就是知识转移、管理理念更新和办公习惯改变的过程。期间，最重要的工作和最有效的方法就是培训。关于培训，每家OA办公系统厂商都会有自己的心得体会，而备受用户推崇的莫过于国内成立最早的厂商--万户根据多年成功实践做出的总结。

北京万户网络技术有限公司于1998年依托中国科技大学的研发力量成立，总部位于北京，在上海，广州，南京，合肥，天津等多个城市设有分公司和办事处。目前，全国有500多名员工，80%是研发和支持人员。自成立以来，万户始终致力于OA办公系统领域，截止目前已经积累3000多家案例客户，6000多个项目经验，在实施培训上更是有着话语权。在万户看来，国内用户的OA办公系统培训可分两种情况进行：

1、企业版OA办公系统

万户建议采取师傅带徒弟方式传授知识，培训分二个层级开展：企业管理层和企业普通用户。其中，企业管理层培训由实施顾问来主讲，企业OA办公系统管理员协助，建议采取集中培训和答疑。在培训内容上更多地是安排一下OA产品理念和OA办公系统操作的内容，目的是让企业管理者树立OA办公系统办公的信心，同时号召他们做好OA应用的榜样。

普通用户培训建议以企业OA办公系统管理员主讲，实施顾问指导。或者实施顾问和OA办公系统管理员交叉进行。这样不仅降低OA实施费用，而且为企业培训了内部OA讲师，并为今后OA运维提供了保障。另外，除了培训外，OA产品安装、服务器部署和OA办公系统初始化(企业组织机构创建、岗位职务设置和OA用户创建等)建议在实施顾问的指导下，由企业信息化中心配合完成。

2、集团版OA办公系统

针对此种情况，万户建议采取“自上而下、统一规划、分步实施、集中培训”的策略。自上而下是指实施的指导思想，是指项目团队要营造和宣传这样一种氛围，并坚定这样的信心：OA项目是公司“一把手”工程，得到公司领导大力支持，集团总部亲历推行的系统。

“统一规划”是指系统初始化中的数据和OA实施主计划。初始化过程中的基础数据主要包括：企业组织机构名称和层级、职务和岗位的名称和管理层级等。

“分步实施”是指实施单位和实施模块的顺序要分步进行，对应集团型企业，由于下属产业或者企业比较多，企业之间的管理者态度、管理水平、员工素质和IT应用水平都存在差异，这些就决定着OA功能模块实施的顺序，一般来讲，协同管理比较简单，表单应用和公文管理都涉及到管理层参与和领导审批习惯改变，相对较难。另外，企业之间的距离和经营季节也要考虑，即不能让实施团队的时间浪费在路途上，也不能员工在企业生产经营旺季离岗脱产培训。

“集中培训”是指以企业为单位进行集中培训，缺席领导可以单独补课。这样做有2-1-

和您一样，内行青睐万户OA

个好处：领导带头参训，营造氛围，鼓舞士气，保证了培训质量;提高培训效率，降低实施费用。

综上所述，不同的培训方法适合不同的企业规模。此外，万户还提醒道，尽管用户不同，采取的培训方法也要有所区别，但两者还是有一个共同点。那就是：找合适的人和做正确的事。首先要找到合适的人，即从企业内部选拔好合格的OA办公系统管理员，不仅为OA项目实施组建团队，而且为今后OA办公系统的运维筹集支持体系。然后要做正确的事，主要是结合企业的现状，领会管理层的思想，利用好现有的资源，采取合理有效的培训方法，通过有力组织来快速推进。正是因为懂得在实施过程中抓好重点，万户OA才有了行业内成功应用率第一的称号，成为国内用户在引进协同管理平台的首选。