文控转正自我鉴定

第一篇：文控转正自我鉴定

文控工作总结

前期文控工作由于管理的不规范，存档资料分类混乱，部门划分不明确，导致归档资料利用效率极低，下面，就我接手文控后的工作情况做一下简单汇报： 1.工作亮点：

（1）按照公司要求将文控资料分部门、分类别存档，归档的文件材料种类、份数以及每份文件页数，均标注齐全完整。为了方便资料的利用，做好了资料收发的对应台账，统一编制了归档号、归档目录，归档目录与每卷档案相对应，提高了资料利用的效率。

（2）按照规定做好各类文件的下发、传阅、已存档资料的借阅、复制等工作。对涉及保密的资料严格按照公司规定经领导批准后方可借阅、复制。

（3）核对清楚各部门存档资料的完整性，对文控褶皱、破损、参差不齐的文件进行整补、裁切、折叠，保持存档资料外观的清洁与整齐。2.工作中的问题：

由于公司存档资料众多且分类很细，在开始归档的时候，由于自己没有把握好资料分类的准确性，导致有些资料归类不清楚，存档部门不明确，不利于资料的高效利用。3.改进措施：

（1）进一步熟悉公司的业务知识，优化知识结构，对归档

资料做到准确分类存档，提高档案利用效率。

（2）加强管理意识，保持对工作一如既往的高度责任感，对归档资料的编制整理做到及时、完整、准确。

（3）结合自身的岗位工作，边学习边工作，在提高业务素质的同时，注重计算机知识和信息文化的学习掌握，实行纸质文档和电子文档相结合的方式，实现双重管理与备份，保障档案的安全、完整与高效利用。篇二：文控-个人工作总结

个人工作总结

俗话说：“活到老，学到老”。在工作不断地学习新知识，不断提升自己，不断开阔视野。

不知不觉在这呆了三个多月，对于不通当地语言的我在这里工作无疑是件困难的事，但却没有为此而退缩，而努力地去克服。现将三个多月来的工作进行总结：

一、认真完成本职工作及领导交办的各项工作任务

2、促进档案管理与达标。所有档案从收集、整理、分类、编号、装订、打印目录都得到了进一步的加强和完善，使档案管理工作基本实现了制度化和规范化，为提高档案管理的自身价值和促进全行系统的档案管理达标升级工作起到了积极的促进作用。

3、做到不推卸责任，尽心尽责。遇到问题时，不去追究是谁的错，而是要及时解决问题，让事情能顺利进行。对于自己本职的工作尽心尽责，非自己工作范围，若是自己力所能的事及无妨帮忙处理。这并非加重自己的工作量，而是能从不同的工作，不同的角度去看待问题，会让自己的处事能力提升，何乐而不为。

4、灵活地处理“急与缓”的关系。对于时间上要求比较紧的文件，要第一时间处理，但要急中求稳，避免粗枝大叶、急中出乱。绝不能因为别人的催促，而放松对文件的要求。对于时间上要求并不急的文件，也要做到不等不拖，做到今天的事今天毕。

二、存在的问题和今后努力的方向

1、开始由于对档案工作不是很熟悉，没有马上就做到得心应手。也由于自己不通当地语言，有些许胆怯及略缺信心，之后通过抽时间请教同事和对存在疑问的问题的了解，结合自己的经验，熟悉文档工作的流程，提高工作效率。

2、文档虽是一份很枯燥的工作，但却是一个项目链条中很重要的一环，需要细致、专注、耐心、实事求是。由于遇到的问题形形色色，对于提高一个人的解决问题能力等方面都有很大的帮助。

3、利用空闲时间去学习更多的有关知识，不断地提升自身的素质和能力。正所谓不积跬步无以至千里，文档工作就是很好的垫脚石，是基础。一份锻炼抗压能力、提高工作效率的工作。若想往更高更远的方向前进，则需打劳基础。篇三：文控工作总结 2014年工作总结

光阴似箭，岁月如梭，转眼2014年已进入尾声，我们挥手告别过去非凡的一年，翘首期盼充满挑战与机遇的2015年。

回顾过去在*****这个大家庭和大家相处的半年时间里，我们携手共进，共同学习，共同成长，收获颇多，现对过去的工作总结如下：

在过去半年我的工作主要分为两方面：

一、品质部日常工作，主要包括：

品质部各项报表的制作、修改、发放，部门文件的存档、归集，以及每月月度报表的收集、汇总、装订，品质部人员入职、离职的相关手续，品质部相关信息的收集与传递，品质部办公用品的领用及发放以及领导交付的其他工作。

二、文控中心日常工作，主要包括：

工程部发出的各项工艺流程、指导书、物料清单以及公司程序文件的整理、编号、发放、回收及保存。

在这过去的半年工作时间里，我在公司领导及各位同事的支持与帮助下，基本能够达到工作岗位要求，做好自已的份内工作，能够保管好公司的相关文件资料，及时将各部门需要的资料发放到位并回收旧资料，没有出现大的疏忽或错误。与同事间也能和睦相处，共同进步。与此同时工作中也存在着些许做得不到位的地方和一些问题，如：

1、有个别部门的受控文件有遗失后未及时申请补发，以至于回收时文件不齐全、缺页；

2、从进入公司至今没有给外来文件编码，是公司没有任何外来文件还是外来文件已使用却没有编码？

3、公司经过了ts16949和3c认证后补充了很多文件，现公司的受控文件发放记录目前顺序不一，没有根据发文日期登记。

4、公司对于作废文件没有明确的管理制度，回收的文件都是存档保管，目前公司经营时间不长回收的文件还不多，后期公司可能会有更多的文件资料和产品图纸等，届时回收和作废的文件处理将是一个问题。

5、根据公司的经营计划预计在2015年会增加生管部，公司组织架构将发生变化，目前公司的体系文件中涉及的是9个部门（人事行政部、财务部、计划物控部、采购部、生产部、品质部、工程部、研发部、销售部），在组织架构发生变化时相关文件也必须根据新的组织架构编写，质量表单也会跟着发生变化。

出现以上问题的主要原因是我自身本职工作没有做到位，对文件的处理认识不够深刻，平时工作中发现的问题没有很好的和各部门主管沟通或交流，各方面的学习也还有待加强。以后我将不断改进工作方法，争取在本职岗位上做出更好的成绩，现计划、建议如下：

1、继续努力做好公司文件和资料的收集、整理、发放、回收和保管工作；

2、对于各部门文件缺失的情况，建议后期相关领导对各部门相关文件进行不定期抽查，发现有遗失或损坏的要求该部门限期提出改善并申请补发；

3、对于外来文件的编码，请各部门将收集并得到确认的外来文件经文控中心统一编码、登记后，严格按文件的流程来操作，填写《外来文件清单》经识别后再投入使用，方便文件的查询和管理，此事需要各位领导和相关部门的支持和配合；

4、对于回收和作废的文件处理，建议公司制定相关的管理制度（其中对各种回收和作废文件的保存方式、期限及销毁有详细说明），后期可能还需购买碎纸机；

5、对于组织架构发生变化，部门整合，相关文件需作出更改。此事需各位领导讨论最后决定组织架构，再对文件进行更改，确定何时更改。

6、在不影响工作的前提下，加强对专业知识的学习，做到多学、多问，努力提高自身的专业知识，以便于今后的工作顺利展开。

在今后的工作中，我将总结经验及时调整自己，改进自己做的不到位的地方，做到更细心、更认真、更出色，为公司明天的发展奉献自己微薄的力量。

第二篇：文控管理

文 控 管 理

一、为规范公司资料管理，加强资料的收集和管理工作，有效地保护和利用资料，为公司各项工作服务，增强公司资料的实用性和有效性，结合公司的实际，制定本办法.二、资料范围

公司建档范围确定为：公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料；财务、会计及其管理方面的文件材料；劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料；经营管理方面的文件材料；生产技术管理方面的文件材料；产品生产、能量消耗、安全生产方面的文件材料；仪器、设备方面的文件材料；基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料；科研、技术引进、转让方面的材料；教育培训方面的文件材料；信息、情报方面的文件材料；其他具有利用和保存价值的文件材料。以上文件材料包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件，各类会议文件、重要记录、工作计划、工作规划、工作总结、劳动工资、经营情况、人事文件资料、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知、技术图纸、方案、厂商资料等具有参考价值的文件资料，以及公司主要职能活动和员工在从事研发和管理等各项工作活中形成的，对公司具有保存价值的文件材料。

公司资料还包括声像资料：照片文件资料（含新闻、科技、艺术照片，由原版、翻版底片、照片、文字说明构成）；影片文件资料（含原版底片、拷贝及文字说明）；录音文件资料（含唱片、录音带）；录像文件资料（含政治、经济、科技、文娱、广告活动）。

三、公司内部各中心/部门和个人应当遵守本办法，并应承担收集、整理、立卷、归档和保护文件、资料的义务。

四、实行集中与分散管理相结合的体制。由公司总经办负责主体文件资料的管理，并对其他部门的文件资料管理工作进行督促和指导。总经办行政科设立文控组，管理公司主体文件资料工作。文控组管理员的职责是保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

五、文控组既是公司文件、文件资料工作的行政职能管理部门，又是永久保存和保护文件资料的机构，同时又是开发利用文件资料资源的信息交流中心。

文控中心的主要职责：

1．负责规划、协调全公司文件、资料工作，对各中心/部门文件、资料工作 进行监督、指导和检查。

2．制订和组织实施公司关于文件、资料工作的规章制度。

3．负责公司文件和有关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保 护、统计等工作。

4．严格执行保密制度，做好文件资料密级划控和守密、解密工作。

5．开展文件、资料宣传、咨询活动，做好文件、资料开放和利用工作，主 动为公司各项工作和员工服务。

6．发挥文件资料的教育功能，将文控这项工作办成公司培训、教育基地之一。

7．开展文件资料编研工作和信息开发交流工作，发挥文件资料的信息源作用。

8．组织公司各部门文件管理员的业务学习与培训，负责指导他们的工作。

9．做好防火、防盗、防虫等工作，确保文件资料安全。

六、文件资料材料的收集：

1．建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限（保管期 限分永久保存、保存10年、3年、1年等）；注明文件的版本号。

2．对遗缺不全的文件资料，采取不同措施，积极收集齐全；

3．及时催办理完毕的文件上交回收，在检查齐全后整理立卷归档。

七、文件资料的归档、立卷与管理：

1．区分全宗，确定立档单位。

2．分类：依据文件资料来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和 类别。分类除按大类外，同时按部门、是否保密、保密程度来分。

2．1 大类分为：制度/规定：S；文件：F；资料：D；档案：A；合同：B。2．2 保密用Y表示，非密级则用N表示。

2．3 密级：绝密：AS；机密：CS；秘密：PS；无：OP

2．4 编号分一级部门代码和二级部门,代码编制形式采用拼音或英文简写表示：

一级部门代码: 总经办ZJB

总务部ZWB

计划供应部GJB

生产部 SCB

品质工程部PGB

客服部KFB

二级部门代码: 人事科 RSK、财务科CWK、行政科XZK、保卫科BWK

保洁科 BJK、膳食科SSK、宿管科 SGK、动力工程SBE

基建科JJK、生产计划科JHK、采购科CGK、工程科GCK

物流关务科WLK、资材科ZCK、装配车间NBC、评测科PCK

喷油车间PYC、制程品质科QAS、维修科RMA、清点科QDK

RMA品质科RQA、来料检验科IQC A.文件编码原则：编码共为十二位数，□（文件资料大类）□□□（一级部门拼

音缩

写或英文简写）□（是否保密）□□（密级程度）□□（年份）□□□（流水号）。如总经办2011年某份制度编码为：SZJBNOP11001。

B.表单编码原则采用字段+间隔符”-“的组成方式；所有记录表单编号应是唯一的； 记录®的编号形式:

□(R)-□□□(一级部门代码)-□□□(二级部门代码)-□□□(流水号)+□(版本)记录表单原始发行时版本即为最初版本,修订一次为B版,以此类推.例如:R-ZJB-XZK-001A 表示总经办行政科的第一份记录,版本为第一版.3．归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。

4．案卷排列：立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和案内目录。

5．整理案卷，使之厚度适宜，控制在1cm至2cm之间，材料过窄应加衬

边；材料过宽应折叠整齐；字迹难辨认的，应附抄件；以每一案卷端正书写

标题。

6．对所有公司文件资料系统排列，确定保管期限，编制文件资料目录（卡片）, 按一定次序排列和存放。

7．每年对文件资料进行一次清理，清除不必要保存的材料；对破损和褪色的 材料进行修补和复制。

8．对文件资料的收进和移出、案卷数量、利用等情况进行统计，并定期上报 主管部门。集团各部门及下属公司兼职或专职文控员应定期（每月两次，分 别

于月初、月中）报送相关资料至文控专员。

9．公司文件资料保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管

期限从长。对保管期限已满的文件资料依据有关规定进行鉴定销毁。

10．公司应采取严密管理措施，防止文件资料失密和泄密。

八、文件资料的保管：

1．防止文件资料的损坏，延长资料的寿命，维护资料的安全；

2．公司设立专门地点或专用文件库保存文件资料；

3．做好文控中心室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗应结实牢固。

九、文件资料借阅、利用工作：

1．总监级（含）以上人员借阅非密级文件资料可直接通过文控中心管理员办 理借阅手续。因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级文件资料时，须填写《借阅文件申请表》（附件1），部门经理签批、总经办系统管理部经理核审后方能调阅。

2．公司文件密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级文件资料禁止调阅，机密级文件资料只能在文控中心阅览，不准外借；秘密级文件资料经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级文件资料的借阅本部门由部门负责人审批，跨部门的由系统负责人批准；跨系统的由总经理批准，总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。

3．案卷一般仅供在文控中心阅看，立卷的文件、资料可外借。外借的须办理登记手续。

4．借阅期限不得超过一星期，到期归还；如需再借，应办理续借手续。

5．借阅文件资料者应爱护资料，确保资料的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁；注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。借阅文件资料交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。

6．外单位借阅文件资料，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离文控中心。其抄摘内容也须总经理同意且审核后方能带出。

7．公司内文件资料利用的方式有：1)提供文件资料原件；2)提供文件资料复印件；3)提供文献索引资料。

8．出文部门负责人要求或同意时，文控中心应主动向各部门、员工提供公司文件资料编研信息服务，主要方面为经营战略信息、管理信息、产品信息、专题技术信息等。

文件资料的鉴定和销毁

1．公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司文件资料。当某些文件资料到了销毁期时，由文件资料管理员填写《公司文件资料销毁审批表》（附件2）交部门主管人员、系统管理部经理审核，经集团总经理批准后执行。凡属于密级的文件资料必须由总经理批准方可销毁；一般的文件资料由系统管理部经理批准后方可销毁。

2．销毁时，必须由总经理或分管副总经理指定专人监督销毁，并在销毁清单上签字。

3．对已失效的、经批准销毁的公司文件资料，文控中心管理员须认真核对，编制《销毁清单》（附件3），将批准的《公司文件资料销毁审批表》和销毁的文件清单一起归档，并永久保存。

附则

1．文控积极采用电脑信息系统对文件资料进行管理，提高管理效率。

2．本办法由总经办解释、补充。自颁布之日起生效。

第三篇：文控管理（范文模版）

文控管理

第一章 总 则

一、为规范公司资料管理，加强资料的收集和管理工作，有效地保护和利用资料，为公司各项工作服务，增强公司资料的实用性和有效性，结合公司的实际，制定本办法。

二、资料范围

公司建档范围确定为：

公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料；公司股东会、董事会、监理会形成的文件材料；财务、会计及其管理方面的文件材料；劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料；经营管理方面的文件材料；生产技术管理方面的文件材料；产品生产、能量消耗、安全生产方面的文件材料；仪器、设备方面的文件材料；基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料；科研、技术引进、转让方面的材料；教育培训方面的文件材料；信息、情报方面的文件材料；其他具有利用和保存价值的文件材料。转摘于公文易文秘资源网－govyi.com 以上文件材料包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件，各类会议文件、重要记录、工作计划、工作规划、工作总结、劳动工资、经营情况、人事文件资料、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知、技术图纸、方案、厂商资料等具有参考价值的文件资料，以及百利集团主要职能活动和员工在从事研发和管理等各项工作活动中形成的，对公司具有保存价值的文件材料。

公司资料还包括声像资料：照片文件资料（含新闻、科技、艺术照片，由原版、翻版底片、照片、文字说明构成）；影片文件资料（含原版底片、拷贝及文字说明）；录音文件资料（含唱片、录音带）；录像文件资料（含政治、经济、科技、文娱、广告活动）。

三、公司内部各中心/部门和个人应当遵守本办法，并应承担收集、整理、立卷、归档和保护文件、资料的义务。

第二章 管理体制及其机构职责

四、实行集中与分散管理相结合的体制。由集团总经办负责主体文件资料的管理，并对其他部门的文件资料管理工作进行督促和指导。总经办设立文控中心，配备文控中心管理员分管公司主体文件资料工作，由系统管理部直接领导。文控中心管理员的职责是保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

五、文控中心既是公司文件、文件资料工作的行政职能管理部门，又是永久保存和保护文件资料的机构，同时又是开发利用文件资料资源的信息交流中心。

文控中心的主要职责：

1．负责规划、协调全公司文件、资料工作，对各中心/部门文件、资料工作进行监督、指导和检查。

2．制订和组织实施公司关于文件、资料工作的规章制度。

3．负责公司文件和有关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作。

4．严格执行保密制度，做好文件资料密级划控和守密、解密工作。

5．开展文件、资料宣传、咨询活动，做好文件、资料开放和利用工作，主动为公司各项工作和员工服务。

6．发挥文件资料的教育功能，将文控中心办成公司培训、教育基地之一。

7．开展文件资料编研工作和信息开发交流工作，发挥文件资料的信息源作用。

8．组织公司各部门文件管理员的业务学习与培训，负责指导他们的工作。

9．做好防火、防盗、防虫等工作，确保文件资料安全。

第三章 文件材料的管理工作

六、文件资料材料的收集：

1．建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限（保管期限分永久保存、保存10年、3年、1年等）；注明文件的版本号。

2．对遗缺不全的文件资料，采取不同措施，积极收集齐全；

3．及时催办理完毕的文件上交回收，在检查齐全后整理立卷归档。

七、文件资料的归档、立卷与管理：

1．区分全宗，确定立档单位。

2．分类：依据文件资料来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。分类除按大类外，同时按部门、是否保密、保密程度来分。

2．1 大类分为：制度/规定：S；文件：F；资料：D；档案：A；合同：B。

2．2 部门拼音缩写：物控：WK；生管：SG；仓储：CC；品管：PG；研发：YF；技术：JS；客服：KF；采购：CG；生产：SH；市场：SC；销售：XS ；设备：SB；财务：CW；OEM：WB；后总：HZ；总经办：ZJ；人力资源：RL；制造中心：ZZ；营销中心：YX；研发技术中心：YJ；财务中心：CW；广州分公司：GZ；上海分1公司：SH；北京分公司：BJ；香港分公司：XG；信念公司：XN。

2．3 保密用Y表示，非密级则用N表示。

2．4 密级：绝密：AS；机密：CS；秘密：PS；无：OP

编码原则：编码共为十二位数，□（文件资料大类）□□（部门前两位拼音缩写）□（是否保密）□□（密级程度）□□（年份）□□□□（流水号）。如总经办2004年某份制度编码为：SZJNOP040001。

3．归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。

4．案卷排列：立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和案内目录。

5．整理案卷，使之厚度适宜，控制在1cm至2cm之间，材料过窄应加衬边；材料过宽应折叠整齐；字迹难辨认的，应附抄件；以每一案卷端正书写标题。

6．对所有公司文件资料系统排列，确定保管期限，编制文件资料目录（卡片），按一定次序排列和存放。

7．每年对文件资料进行一次清理，清除不必要保存的材料；对破损和褪色的材料进行修补和复制。

8．对文件资料的收进和移出、案卷数量、利用等情况进行统计，并定期上报主管部门。集团各部门及下属公司兼职或专职文控员应定期（每月两次，分别于月初、月中）报送相关资料至文控专员。

9．公司文件资料保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长。对保管期限已满的文件资料依据有关规定进行鉴定销毁。

10．公司应采取严密管理措施，防止文件资料失密和泄密。

八、文件资料的保管：

1．防止文件资料的损坏，延长资料的寿命，维护资料的安全；

2．公司设立专门地点或专用文件库保存文件资料；

3．做好文控中心室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗应结实牢固。

九、文件资料借阅、利用工作：

1．总监级（含）以上人员借阅非密级文件资料可直接通过文控中心管理员办理借阅手续。因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级文件资料时，须填写《借阅文件申请表》（附件1），部门经理签批、总经办系统管理部经理核审后方能调阅。

2．公司文件密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级文件资料禁止调阅，机密级文件资料只能在文控中心阅览，不准外借；秘密级文件资料经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级文件资料的借阅本部门由部门负责人审批，跨部门的由系统负责人批准；跨系统的由总经理批准，总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。

3．案卷一般仅供在文控中心阅看，立卷的文件、资料可外借。外借的须办理登记手续。

4．借阅期限不得超过一星期，到期归还；如需再借，应办理续借手续。

5．借阅文件资料者应爱护资料，确保资料的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁；注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。借阅文件资料交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。

6．外单位借阅文件资料，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离文控中心。其抄摘内容也须总经理同意且审核后方能带出。

7．公司内文件资料利用的方式有：1)提供文件资料原件；2)提供文件资料复印件；3)提供文献索引资料。

8．出文部门负责人要求或同意时，文控中心应主动向各部门、员工提供公司文件资料编研信息服务，主要方面为经营战略信息、管理信息、产品信息、专题技术信息等。

第四章 文件资料的鉴定和销毁

1．公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司文件资料。当某些文件资料到了销毁期时，由文件资料管理员填写《公司文件资料销毁审批表》（附件2）交部门主管人员、系统管理部经理审核，经集团总经理批准后执行。凡属于密级的文件资料必须由总经理批准方可销毁；一般的文件资料由系统管理部经理批准后方可销毁。

2．销毁时，必须由总经理或分管副总经理指定专人监督销毁，并在销毁清单上签字。

3．对已失效的、经批准销毁的公司文件资料，文控中心管理员须认真核对，编制《销毁清单》（附件3），将批准的《公司文件资料销毁审批表》和销毁的文件清单一起归档，并永久保存。

第五章 附 则

1．文控中心积极采用电脑信息系统对文件资料进行管理，提高管理效率。

2．本办法由总经办解释、补充。自颁布之日起生效。01 文件控制程序 1.目的

对本公司文件的编制、审核、批准、发放、保管、使用、更改、标识、回收和作废等全过程进行控制，确保各相关场所使用的文件均为有效版本。2.适用范围

本公司所有文件的控制。3.职责

3.1.综合部负责质量环境手册、质量环境程序文件，以及其他公司级文件的编制、使用、更改；负责所有文件（包括外来文件）的标识、保管、发放、回收、作废等控制。3.2.各部门负责编制、保管、使用、更改相关职责范围内的作业文件、记录和其它管理文件。

3.3.总经理、管理者代表、主管副总分别负责质量环境手册、质量环境程序文件、及公司的技术文件和其它相关文件的批准。4.管理程序 4.1.文件编制：

4.1.1.根据质量环境管理体系规定和各项质量活动的需要，相关责任部门（见附表1）负责组织职责范围内文件的编写工作。

4.1.2.各部门根据实际工作的需要增编新文件，须填写《文件编制/更改审批表》，经总经理或管理者代表或主管副总批准，方可以组织文件的编写工作。4.2.文件审核、批准：

4.2.1.文件（含附件）审核，包括文件格式审核和文件内容审核两部分。文件格式见ZHHK-ZH/ZD-003《文件格式的有关规定》。

4.2.2.文件编写完成后，由编写人将文件交综合部，首先进行文件格式审核；待格式审核通过后，由综合部按照附表1的规定报相关审核人审核、或进行会签（会签部门不少于三个）。4.2.3.文件审核通过后，报相应的批准人批准。4.3.文件发放：

4.3.1.本公司所有文件均通过综合部发放。4.3.2.文件发放前，首先由文件批准人确定文件发放范围，综合部负责登记《文件发放、回收记录》。

4.3.3.文件发放时，须由领取人签字。4.4.文件保管：

4.4.1.综合部保存并填写《受控文件清单》。

4.4.2.各文件使用部门应填写本部门《受控文件清单》，包括管理范围内所有正在使用的有效文件。

4.4.3.借阅与质量环境管理体系有关的文件，应填写《文件/记录借阅、复制清单》，由综合部批准；综合部应督促借阅人按时归还借阅的文件。

4.4.4.复制文件时须填写《文件/记录借阅、复制清单》，未经原文件批准人审批，不得擅自复制。

4.4.5.未经总经理批准，公司任何文件不得外借；经批准外借的文件，由综合部登记，并督促借阅人按时归还。

4.4.6.文件应分类存放、妥善保管、标识清楚、便于查找。文件归档见ZHHK-ZH/ZD-005《文件、记录归档的有关规定》。4.5.文件使用：

4.5.1.文件在使用前，须由文件使用部门组织对本部门全体员工进行宣贯，确保每位员工均能够准确了解文件的规定，必要时填写培训记录存档。

4.5.2.各部门在使用文件过程中，发现问题应及时向综合部提出反馈。

4.5.3.每年十二月份，综合部组织对现有质量环境管理体系文件进行检查和评审，确保相关场所使用的文件均为有效版本，并对不适宜的文件进行修改。4.6.文件更改、再次批准：

4.6.1.文件需要更改时，由综合部填写《文件编制/更改审批表》，经管理者代表审核，总经理批准。

4.6.2.文件更改按照原来文件的编制、审核、批准程序进行。文件更改人应负责将文件的更改、修订情况记录在“修改履历表”中。4.6.3.综合部应保存所有文件更改的记录。

4.6.4.当公司内外部环境发生重大变化（如组织机构调整、重大质量事故发生、环境因素变更、法律法规变化等）或者管理评审要求时，由综合部组织集中修订，形成新的版本。4.6.5.文件更改后须再次批准，程序同原审核、批准程序。4.7.文件回收与作废：

4.7.1.文件作废时，综合部须及时回收，加盖“作废”章，并填写《文件发放、回收记录》，确保各部门所使用的文件有效，并处于受控状态。

4.7.2.发放更改后的新文件时，综合部应同时回收更改前的旧文件，加盖“作废”印章，填写《文件发放、回收记录》。

4.7.3.收回的作废文件应及时销毁。由综合部负责人在《文件/记录销毁清单》上签字批准，两个人以上执行，并在清单中签字确认。

4.7.4.出于正当理由而需要保留的任何无效文件，须由综合部作“保留作废”标识，和现有文件分开保存，避免误用。4.8.文件的编号：

4.8.1.质量环境手册：ZHHK－ZLHJSC/△△－××××，其中： ZHHK—“中XXXXX”的汉语拼音缩写（下同）； ZLHJSC—质量环境手册的汉语拼音缩写； △△—版号； ××××—号。

4.8.2.质量环境程序文件：ZHHK－ZLHJCX－××，其中： ZLHJCX—“质量环境程序”的汉语拼音缩写； ××—文件的顺序号。

4.8.3.作业文件：ZHHK（－○○）－△△/□□－××× ○○—“子公司代码”的汉语拼音缩写； △△—“部门代码”的汉语拼音缩写； □□—文件类别代码； ×××—文件的顺序号。

4.8.4.记录：ZHHK（－○○－□□）－JL/△△－××× ○○—“子公司代码”的汉语拼音缩写； □□—“部门代码”的汉语拼音缩写； JL—“记录”的汉语拼音缩写；

△△—相应质量环境程序文件的序号或QT（表示“其它”）； ×××—记录的顺序号。

4.8.5.质量计划：ZHHK－ZLJH（－○○）－△△/□□－××× ZLJH—“质量计划”的汉语拼音缩写； ○○—“子公司代码”的汉语拼音缩写； △△—“部门代码”的汉语拼音缩写； □□—号；

×××—质量计划的顺序号。

4.8.6.外来文件：ZHHK－WLWJ（－○○）－□□－××× WLWJ—“外来文件”的汉语拼音缩写； ○○—“子公司代码”的汉语拼音缩写； □□—文件类别代码； ×××—外来文件的顺序号。4.8.7.部门代码：

JK-技术开发部； ZH-综合部；

XS-销售公司； SC-生产部； CW-财务部；

FP-发泡生产部 GY-钴源辐照部 JS-加速器辐照部； CK-仓库 SG-设备管理部

4.8.8.文件类别：GC-规程类、ZD-制度类、QT-其它类。4.9.外来文件的控制：

4.9.1.各部门负责将收集并得到确认的外来文件报综合部统一编号、登记。

4.9.2.综合部负责填写《外来文件清单》，作标识，填写《外来文件处理专用表》，经识别后再发放到相关部门使用。4.10.电子版文件的控制：

电子文件的管理按照ZHHK-ZH/ZD-004《电子文件的管理细则》执行。

■ 5 S 概 念

1整理：将工作场所中的任何物品区分为必要的与不必要的，必要的留下来，不必要的物品彻底清除。

2整顿：必要的东西分门别类依规定的位置放置，摆放整齐，明确数量，加一标示。3清扫：清除工作场所内的脏污，并防止脏污的发生，保持工作场所干净亮丽。4清洁：将上面的3S制度化、规范化，并贯彻执行及维持提升。5素养：人人养成好习惯，依规定行事，培养积极进取的精神

第四篇：文控工作总结

文控工作总结

转眼间，三个月已经过去，我在新岗位的试用期已到。回首三个月来的工作，尽管我为公司的贡献微薄，但总算迈出了新区域发展的第一步，通过学习工作和其他同事的相互沟通，我已逐渐的容入到这个集体当中。以下是我的个人工作总结报告：

由于岗位的区别，及工作性质的不同，确实有过束手无策，好在有领导、同事的帮忙，使我以最快的速度熟悉文控工作有了一定的了解。在这短暂的三个多月里，通过对网络的力量和领导对我的细心栽培使我对本岗位有了足够的认识和了解，也为后期的工作打下基础。

现将三个月的工作总结如下：

1、思想政治表现、品德素质修养及工作心态。

尊纪守法，爱岗敬业，具有强烈的责任感和事业心，积极主动认真的学习专业知识，工作态度端正，认真负责。

2、专业知识、工作能力和具体工作。

为了更好的工作，向领导请教、向同事学习、自己摸索实践，在短的时间内理清部门工作，熟悉了业务流程，明确了工作的程序、方向，提高了工作能力，在具体的工作中形成了一个清晰的工作思路。在换新的岗位后，我本着“把工作做的更好”这样一个目标，开拓创新意识，积极圆满的完成领导分配的各项工作，为下一步工作打好基础。

3、认真、按时、高效率地做好公司领导及部门领导交办的其它工作。为了公司工作的顺利进行及部门之间的工作协调，除了做好本职工作，积极配合其他同事做好工作。

4、工作态度和勤奋敬业方面。

热爱自己的本职工作，能够正确认真的对待每一项工作，工作投入，热心为大家服务，认真遵守劳动纪律，保证按时出勤，坚守岗位。

5、工作质量成绩、效益和贡献。

在开展工作之前做好个人工作计划，有主次的先后及时的完成各项工作，达到预期的效果，保质保量的完成工作，同时在工作中学习了很多东西，也锻炼了

自己，经过不懈的努力，使工作水平有了长足的进步。

文控日常工作：

1、负责公司体系文件、技术文件、工程图纸、生产文件的收集、整理、统一管理；

2、外来文件的分发、核查与保存管理（对外合同、法律法规）；

3、受控文件的会签、编号、分发的监督和实施；

4、文件更改时更改记录、会签、分发、回收、销毁与作废；

5、文件的保存、整理、保存期限的监控；

6、定期对文件进行检查、评审；

7、协助完成内部体系审核工作

8、记录的归档、分类储存、按保存期限定期销毁；

9、做好防火、防盗、防虫等工作，确保文件资料安全性；

总结三个月的工作，尽管有了一定的进步，但在很多方面还存在着不足。主要是：

一、对专业知识了解还不够多，还不能完全适应工作需要;

二、由于能力有限，对一些事情的处理还不太妥当;

三、由于学习不够，工作中有时会感觉力不从心;

四、工作方法上还有待改进。

这些不足，我将在今后的工作中努力加以改进提高，争取把自己的工作做得更好。希望在今后的工作中，各位领导能多多教导指正我的不足。

第五篇：文控管理

文控管理办法

1、文件的接收

1）办公室文控员负责文件的接收并负责登记，记录应注明文件的来源、主题、编号、版本号、接收日期等信息。

2）呈送项目经理或其指派人批示，批示处理意见和文件的分发意见。3）根据批示建立文件分发矩阵，分发矩阵包含应分发的部门（单位）和份数。

4）按照分发矩阵分发文件并做好记录，记录必须有接收人的签字。2、文件的发送

1）项目部所有向外呈送的文件全部交由文控员处理。

2）文控员将文件呈送项目经理或其指派人审阅并签发，如有不妥，则将文件返回制作部门，修改再送或作废处理。

3）对签发的文件，及时发送到有关单位，并做好发送记录。4）项目内部文件的发送可以不通过文控员，直接由各职能部门制发，基层的报告，资料也可以直接呈送各职能部门。

3、文件的存档

1)文件存档以书面文字形式为主，辅以电子版本或其它形式。2)经过文控员的所有接收、发送文件全部要留一份（或拷贝件）存档。3)各部门的文件自行建立存档。

4、作废文件的处理

各文件和资料发放部门，对已作废文件，应及时从发放单位收回，并填写作废文件回收记录。

5、文件的更改

1）内部文件的更改由原文件的审批人更改。

2）对于外部文件，无权进行任何更改。任何变更只能是来自原发文单位。

6、文控管理措施

1）由文控员统一管理收发各种文档并分类归档，建立收发制度。按要求对文件资料进行分类，建立信息查询系统，保证文件可方便查阅。2）定期向业主报送各种报表，并接收业主下达的各种计划、指令、文件。汇总工程进度日、周、月报，按时报送EPC、监理、项目部相关人员。

3）做好与业主、监理、分包商等外部单位的往来信函管理。4）项目部向外呈送的文件、报表及信函，必须由项目经理签发才能生效。

5）做好工程文件和相关信息的保密工作，严格执行文件借阅规定。6）文控管理人员明要确责任及时传递文件，以免延误时间。7）负责项目部发文的打印、校对、送批、发送和存档工作。

8）完成项目领导交办的其它工作。