文控岗位职责

第一篇：文控岗位职责

文控文员的工作职责 1.负责公司的行政文件、iso系统文件、技术文档、工程图纸、生产资料的收集、整理、鉴定、统一管理、编目、检索、统计与借阅、保存期限和监控工作。2.负责规划、协调全公司文件、资料工作，对各部门文件、资料工作进行监督、指导和检

查。3.负责起草公司各种技术资料及文件图档的标准范本，制订和组织实施公司关于文件资料

的教育功能，将文控中心办成公司培训、教育基地之一。4.外来文件的分发、核查与管理监控。5.受控文件的会签、评审、编号、分发的监督和实施。6.文件更改时更改记录、会签、评审、分发、回收与作废、定期销毁。7.定期对文件进行检查、评审（使用状态、适宜性、是否按规定执行等）。8.协助完成内部审核工作。9.严格执行保密制度，做好文件资料密级划控和守密、解密工作。10.开展文件、资料宣传、咨询活动，做好文件、资料开放和利用工作，主动为公司各项工作

和员工服务。

11.开展文件资料编研工作和信息开发交流工作，发挥文件资料的信息源作用。12.做好防火、防盗、防虫等工作，确保文件资料安全。篇二：项目文控岗位职责

文控岗位职责

1、负责项目部发文的打印、校对、送批、发送和存档工作；

2、负责本项目部内外技术文件、工程文件（包括图纸）、来函及“杂件”的拆封、收发、登记、送批、传阅、催办、存档、调阅和保管工作；

3、管理各类资料和文件，每份文件资料均应登记造册，采取书面和计算机两种形式妥为保存；

4、按要求对文件资料进行分类，建立信息查询系统，保证文件可方便查阅；

5、做好工程文件和相关信息的保密工作，严格执行文件借阅规定；

6、汇总工程进度日、周、月报，按时报送epc、监理、项目部相关人员；

7、完成项目领导交办的其它工作。篇三：文控文员岗位职责说明 xx公司岗位职责说明 1 岗位名称：文控文员 版本：v1.0 发布时间：2007-11-20 拟制：

批准：

嘉田公司内部资料，未经授权严禁复制散播篇四：文控的职责

文控的职责 1.0 目的对本公司文件的编制、审核、批准、发放、保管、使用、更改、标识、回收和作废等全过程进行控制，确保各相关场所使用的文件均为有效版本。2.0 适用范围 适用于公司内所有文件和外来、外发文件。3.0 参考文献

qp-4.2-01 文件控制程序 qp-4.2-02 记录控制程序 4.0 定义 4.1.受控文件：受控文件指按照发放范围登记、分发，并能保证收回的文件。受控文件未经文件管理部门批准不得复制。5.0 职责

5.1.文控专员：负责一切文件、资料的监督管理工作。6.0 内容

6.1工作职责： 6.1.1.负责规划、协调全公司文件、资料工作，对各部门文件、资料工作进行监督、指导和检查。

6.1.2.制订和组织实施公司关于受控文件、资料工作的规章制度。6.1.3.负责公司文件和有关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作。

6.1.4.外来文件的分发、核查，外发文件的监督管理。6.1.5.严格执行保密制度，做好文件资料保密工作。6.1.6.开展文件、资料宣传、咨询活动，做好文件、资料开放和利用工作，主动为公司和员工服务。

6.1.7.受控文件的评审、编号、分发的监督和实施。6.1.8.定期对受控文件进行检查、评审,包括使用状态、适宜性、是否按规定执行等 6.1.9.开展文件资料编研工作和信息开发交流工作，发挥文件资料的信息源作用。6.1.10.组织公司各部门文件管理员的业务学习与培训，负责指导他们的工作。6.1.11.受控文件、资料记录的归档、分类储存，按保存期、限定期销毁等工作。6.1.12.做好防火、防盗、防虫等工作，确保文件资料安全。6.1.13.协助完成内部审核工作。6.1.14.负责识别、收集、汇总、更新有关质量、环境、安全的适用的法律、法规及其它要求。

6.2权力范围：

6.2.1.对受控文件的编写、分发和使用状态有监督权和建议权。6.2.2.要求相关部门或人员配合工作的权力。6.3责任范围：

6.3.1.对工作质量负责。

6.3.2.如因工作失误，给公司造成损失，应负相应的经济责任和行政责任。

文控员培训/培养大纲：

1、熟悉文控职责；

2、掌握文控工作流程；

3、学习iso9001:2008和gb/t50430：2007标准；

4、学习二、三级管理文件编写方法；

5、掌握公司文件管理要求。篇五：项目部文控职责

三化肥项目部文控职责

一． 文控职责制定的目的为了规范三化肥项目部的资料管理，加强资料的收集和管理工作，有效地保护合理利用资料而为公司各项工作服务，增强资料的实用性和有效性；并对三化肥项目部文件的编制、审核、批准、发放、保管、使用、更改、标识、回收和作废等全过程进行控制，结合公司的实际，制定本职责确保各相关场所使用的文件均为有效版本，特制订本职责。

二． 文控职责的适用范围

适用于三化肥项目部所有文件和外来、外发文件。

三． 文控的职责

（一）文控岗位的职责 1.负责部门文件和有关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护和统计等工作。

2.负责文件的会签、评审、编号、分发的监督和实施。3.文件更改时，做好更改记录、会签、评审、分发、回收、销毁与作废。4.负责文件的保存、整理、保存期限的监控。5.定期对文件进行检查，检查其使用状态及是否按规定执行等。6.负责记录的归档、分类储存、按保存期限定期销毁。7.严格执行保密制度，做好文件资料的保密和守密工作。8.做好防火、防盗、防虫等工作，确保文件资料的安全。

（二）文控负责人（dcs）的职责

在项目初期，配合系统管理员完成文档管理系统的配置和初始化工作，输入与项目文件相关的信息。

定义项目部用户和用户分布图，分配等级和保密性； 建立项目文件索引目录； 在项目运行过程中对用户提供帮助； 向部门领导汇报项目有关的要求并制定相关计划，按照计划完成工作，保证服务质量； 促进文件管理员（dcs）的专业技术发展； 管理项目文件数据库的授权分配。对项目文件进行编号，确保项目文件的科学管理，； 负责项目文件的最终归档。

第二篇：文控文员岗位职责

文控文员岗位职责

1、文控文员岗位职责

1、协助人事部做好员工招聘、新员工入职、培训、负责员工考勤资料记录、员工离职办理、员工档案的维护等工作；

2、负责研发部各类技术文件（含外来文件）的分发、归档维护及管理；

3、负责ISO9001、ISO14001等体系运作流程文件管理。

2、文控文员岗位职责

1、负责规划、协调全公司文件、资料工作，对各部门文件、资料工作进行监督、指导和检查。

2、制定和组织实施公司关于文件、资料工作的规章制度。

3、负责公司质量管理体系文件的收集、整理、分类、存档、保护、统计等工作。

4、严格执行保密制度，做好文件资料密级划控和守密、解密工作。

5、开展文件、资料宣传、咨询活动，做好文件、资料的利用工作，主动为公司各项工作和员工服务。

6、开展文件资料编研工作和信息开发交流工作，发挥文件资料的信息源作用。

7、做好防火、防盗、防虫等工作，确保文件资料安全。

3、文控文员岗位职责

1、体系文件的归档、控制、管理；

2、内部报表的制作；

3、质量数据的统计与分析；

4、品质培训资料的整理、管控；

5、上级交办的其他工作事项。

4、文控文员岗位职责

1、质量管理体系文件的发放、回收、登记、归档和整理；

2、品质周报月报的制作；

3、协助品质经理做好外部审核相关资料的准备工作；

4、部门行政事务的处理。

5、文控文员岗位职责

1、负责规划全公司文件资料工作，对各部门文件资料工作进行监督、检查；

2、负责受控文件的会签、评审、编号、分发的监督和实施；

3、负责文控中心文件的保存、整理、保存期限的监控；

4、负责公司文件和有关资料的收集、整理、分类、鉴定、保管、保护、分发回收等工作；

5、严格执行保密制度，做好文件资料密级划控和守密工作。

第三篇：文控管理

文 控 管 理

一、为规范公司资料管理，加强资料的收集和管理工作，有效地保护和利用资料，为公司各项工作服务，增强公司资料的实用性和有效性，结合公司的实际，制定本办法.二、资料范围

公司建档范围确定为：公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料；财务、会计及其管理方面的文件材料；劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料；经营管理方面的文件材料；生产技术管理方面的文件材料；产品生产、能量消耗、安全生产方面的文件材料；仪器、设备方面的文件材料；基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料；科研、技术引进、转让方面的材料；教育培训方面的文件材料；信息、情报方面的文件材料；其他具有利用和保存价值的文件材料。以上文件材料包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件，各类会议文件、重要记录、工作计划、工作规划、工作总结、劳动工资、经营情况、人事文件资料、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知、技术图纸、方案、厂商资料等具有参考价值的文件资料，以及公司主要职能活动和员工在从事研发和管理等各项工作活中形成的，对公司具有保存价值的文件材料。

公司资料还包括声像资料：照片文件资料（含新闻、科技、艺术照片，由原版、翻版底片、照片、文字说明构成）；影片文件资料（含原版底片、拷贝及文字说明）；录音文件资料（含唱片、录音带）；录像文件资料（含政治、经济、科技、文娱、广告活动）。

三、公司内部各中心/部门和个人应当遵守本办法，并应承担收集、整理、立卷、归档和保护文件、资料的义务。

四、实行集中与分散管理相结合的体制。由公司总经办负责主体文件资料的管理，并对其他部门的文件资料管理工作进行督促和指导。总经办行政科设立文控组，管理公司主体文件资料工作。文控组管理员的职责是保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

五、文控组既是公司文件、文件资料工作的行政职能管理部门，又是永久保存和保护文件资料的机构，同时又是开发利用文件资料资源的信息交流中心。

文控中心的主要职责：

1．负责规划、协调全公司文件、资料工作，对各中心/部门文件、资料工作 进行监督、指导和检查。

2．制订和组织实施公司关于文件、资料工作的规章制度。

3．负责公司文件和有关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保 护、统计等工作。

4．严格执行保密制度，做好文件资料密级划控和守密、解密工作。

5．开展文件、资料宣传、咨询活动，做好文件、资料开放和利用工作，主 动为公司各项工作和员工服务。

6．发挥文件资料的教育功能，将文控这项工作办成公司培训、教育基地之一。

7．开展文件资料编研工作和信息开发交流工作，发挥文件资料的信息源作用。

8．组织公司各部门文件管理员的业务学习与培训，负责指导他们的工作。

9．做好防火、防盗、防虫等工作，确保文件资料安全。

六、文件资料材料的收集：

1．建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限（保管期 限分永久保存、保存10年、3年、1年等）；注明文件的版本号。

2．对遗缺不全的文件资料，采取不同措施，积极收集齐全；

3．及时催办理完毕的文件上交回收，在检查齐全后整理立卷归档。

七、文件资料的归档、立卷与管理：

1．区分全宗，确定立档单位。

2．分类：依据文件资料来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和 类别。分类除按大类外，同时按部门、是否保密、保密程度来分。

2．1 大类分为：制度/规定：S；文件：F；资料：D；档案：A；合同：B。2．2 保密用Y表示，非密级则用N表示。

2．3 密级：绝密：AS；机密：CS；秘密：PS；无：OP

2．4 编号分一级部门代码和二级部门,代码编制形式采用拼音或英文简写表示：

一级部门代码: 总经办ZJB

总务部ZWB

计划供应部GJB

生产部 SCB

品质工程部PGB

客服部KFB

二级部门代码: 人事科 RSK、财务科CWK、行政科XZK、保卫科BWK

保洁科 BJK、膳食科SSK、宿管科 SGK、动力工程SBE

基建科JJK、生产计划科JHK、采购科CGK、工程科GCK

物流关务科WLK、资材科ZCK、装配车间NBC、评测科PCK

喷油车间PYC、制程品质科QAS、维修科RMA、清点科QDK

RMA品质科RQA、来料检验科IQC A.文件编码原则：编码共为十二位数，□（文件资料大类）□□□（一级部门拼

音缩

写或英文简写）□（是否保密）□□（密级程度）□□（年份）□□□（流水号）。如总经办2011年某份制度编码为：SZJBNOP11001。

B.表单编码原则采用字段+间隔符”-“的组成方式；所有记录表单编号应是唯一的； 记录®的编号形式:

□(R)-□□□(一级部门代码)-□□□(二级部门代码)-□□□(流水号)+□(版本)记录表单原始发行时版本即为最初版本,修订一次为B版,以此类推.例如:R-ZJB-XZK-001A 表示总经办行政科的第一份记录,版本为第一版.3．归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。

4．案卷排列：立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和案内目录。

5．整理案卷，使之厚度适宜，控制在1cm至2cm之间，材料过窄应加衬

边；材料过宽应折叠整齐；字迹难辨认的，应附抄件；以每一案卷端正书写

标题。

6．对所有公司文件资料系统排列，确定保管期限，编制文件资料目录（卡片）, 按一定次序排列和存放。

7．每年对文件资料进行一次清理，清除不必要保存的材料；对破损和褪色的 材料进行修补和复制。

8．对文件资料的收进和移出、案卷数量、利用等情况进行统计，并定期上报 主管部门。集团各部门及下属公司兼职或专职文控员应定期（每月两次，分 别

于月初、月中）报送相关资料至文控专员。

9．公司文件资料保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管

期限从长。对保管期限已满的文件资料依据有关规定进行鉴定销毁。

10．公司应采取严密管理措施，防止文件资料失密和泄密。

八、文件资料的保管：

1．防止文件资料的损坏，延长资料的寿命，维护资料的安全；

2．公司设立专门地点或专用文件库保存文件资料；

3．做好文控中心室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗应结实牢固。

九、文件资料借阅、利用工作：

1．总监级（含）以上人员借阅非密级文件资料可直接通过文控中心管理员办 理借阅手续。因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级文件资料时，须填写《借阅文件申请表》（附件1），部门经理签批、总经办系统管理部经理核审后方能调阅。

2．公司文件密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级文件资料禁止调阅，机密级文件资料只能在文控中心阅览，不准外借；秘密级文件资料经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级文件资料的借阅本部门由部门负责人审批，跨部门的由系统负责人批准；跨系统的由总经理批准，总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。

3．案卷一般仅供在文控中心阅看，立卷的文件、资料可外借。外借的须办理登记手续。

4．借阅期限不得超过一星期，到期归还；如需再借，应办理续借手续。

5．借阅文件资料者应爱护资料，确保资料的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁；注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。借阅文件资料交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。

6．外单位借阅文件资料，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离文控中心。其抄摘内容也须总经理同意且审核后方能带出。

7．公司内文件资料利用的方式有：1)提供文件资料原件；2)提供文件资料复印件；3)提供文献索引资料。

8．出文部门负责人要求或同意时，文控中心应主动向各部门、员工提供公司文件资料编研信息服务，主要方面为经营战略信息、管理信息、产品信息、专题技术信息等。

文件资料的鉴定和销毁

1．公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司文件资料。当某些文件资料到了销毁期时，由文件资料管理员填写《公司文件资料销毁审批表》（附件2）交部门主管人员、系统管理部经理审核，经集团总经理批准后执行。凡属于密级的文件资料必须由总经理批准方可销毁；一般的文件资料由系统管理部经理批准后方可销毁。

2．销毁时，必须由总经理或分管副总经理指定专人监督销毁，并在销毁清单上签字。

3．对已失效的、经批准销毁的公司文件资料，文控中心管理员须认真核对，编制《销毁清单》（附件3），将批准的《公司文件资料销毁审批表》和销毁的文件清单一起归档，并永久保存。

附则

1．文控积极采用电脑信息系统对文件资料进行管理，提高管理效率。

2．本办法由总经办解释、补充。自颁布之日起生效。

第四篇：文控管理（范文模版）

文控管理

第一章 总 则

一、为规范公司资料管理，加强资料的收集和管理工作，有效地保护和利用资料，为公司各项工作服务，增强公司资料的实用性和有效性，结合公司的实际，制定本办法。

二、资料范围

公司建档范围确定为：

公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料；公司股东会、董事会、监理会形成的文件材料；财务、会计及其管理方面的文件材料；劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料；经营管理方面的文件材料；生产技术管理方面的文件材料；产品生产、能量消耗、安全生产方面的文件材料；仪器、设备方面的文件材料；基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料；科研、技术引进、转让方面的材料；教育培训方面的文件材料；信息、情报方面的文件材料；其他具有利用和保存价值的文件材料。转摘于公文易文秘资源网－govyi.com 以上文件材料包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件，各类会议文件、重要记录、工作计划、工作规划、工作总结、劳动工资、经营情况、人事文件资料、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知、技术图纸、方案、厂商资料等具有参考价值的文件资料，以及百利集团主要职能活动和员工在从事研发和管理等各项工作活动中形成的，对公司具有保存价值的文件材料。

公司资料还包括声像资料：照片文件资料（含新闻、科技、艺术照片，由原版、翻版底片、照片、文字说明构成）；影片文件资料（含原版底片、拷贝及文字说明）；录音文件资料（含唱片、录音带）；录像文件资料（含政治、经济、科技、文娱、广告活动）。

三、公司内部各中心/部门和个人应当遵守本办法，并应承担收集、整理、立卷、归档和保护文件、资料的义务。

第二章 管理体制及其机构职责

四、实行集中与分散管理相结合的体制。由集团总经办负责主体文件资料的管理，并对其他部门的文件资料管理工作进行督促和指导。总经办设立文控中心，配备文控中心管理员分管公司主体文件资料工作，由系统管理部直接领导。文控中心管理员的职责是保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

五、文控中心既是公司文件、文件资料工作的行政职能管理部门，又是永久保存和保护文件资料的机构，同时又是开发利用文件资料资源的信息交流中心。

文控中心的主要职责：

1．负责规划、协调全公司文件、资料工作，对各中心/部门文件、资料工作进行监督、指导和检查。

2．制订和组织实施公司关于文件、资料工作的规章制度。

3．负责公司文件和有关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作。

4．严格执行保密制度，做好文件资料密级划控和守密、解密工作。

5．开展文件、资料宣传、咨询活动，做好文件、资料开放和利用工作，主动为公司各项工作和员工服务。

6．发挥文件资料的教育功能，将文控中心办成公司培训、教育基地之一。

7．开展文件资料编研工作和信息开发交流工作，发挥文件资料的信息源作用。

8．组织公司各部门文件管理员的业务学习与培训，负责指导他们的工作。

9．做好防火、防盗、防虫等工作，确保文件资料安全。

第三章 文件材料的管理工作

六、文件资料材料的收集：

1．建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限（保管期限分永久保存、保存10年、3年、1年等）；注明文件的版本号。

2．对遗缺不全的文件资料，采取不同措施，积极收集齐全；

3．及时催办理完毕的文件上交回收，在检查齐全后整理立卷归档。

七、文件资料的归档、立卷与管理：

1．区分全宗，确定立档单位。

2．分类：依据文件资料来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。分类除按大类外，同时按部门、是否保密、保密程度来分。

2．1 大类分为：制度/规定：S；文件：F；资料：D；档案：A；合同：B。

2．2 部门拼音缩写：物控：WK；生管：SG；仓储：CC；品管：PG；研发：YF；技术：JS；客服：KF；采购：CG；生产：SH；市场：SC；销售：XS ；设备：SB；财务：CW；OEM：WB；后总：HZ；总经办：ZJ；人力资源：RL；制造中心：ZZ；营销中心：YX；研发技术中心：YJ；财务中心：CW；广州分公司：GZ；上海分1公司：SH；北京分公司：BJ；香港分公司：XG；信念公司：XN。

2．3 保密用Y表示，非密级则用N表示。

2．4 密级：绝密：AS；机密：CS；秘密：PS；无：OP

编码原则：编码共为十二位数，□（文件资料大类）□□（部门前两位拼音缩写）□（是否保密）□□（密级程度）□□（年份）□□□□（流水号）。如总经办2004年某份制度编码为：SZJNOP040001。

3．归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。

4．案卷排列：立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和案内目录。

5．整理案卷，使之厚度适宜，控制在1cm至2cm之间，材料过窄应加衬边；材料过宽应折叠整齐；字迹难辨认的，应附抄件；以每一案卷端正书写标题。

6．对所有公司文件资料系统排列，确定保管期限，编制文件资料目录（卡片），按一定次序排列和存放。

7．每年对文件资料进行一次清理，清除不必要保存的材料；对破损和褪色的材料进行修补和复制。

8．对文件资料的收进和移出、案卷数量、利用等情况进行统计，并定期上报主管部门。集团各部门及下属公司兼职或专职文控员应定期（每月两次，分别于月初、月中）报送相关资料至文控专员。

9．公司文件资料保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长。对保管期限已满的文件资料依据有关规定进行鉴定销毁。

10．公司应采取严密管理措施，防止文件资料失密和泄密。

八、文件资料的保管：

1．防止文件资料的损坏，延长资料的寿命，维护资料的安全；

2．公司设立专门地点或专用文件库保存文件资料；

3．做好文控中心室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗应结实牢固。

九、文件资料借阅、利用工作：

1．总监级（含）以上人员借阅非密级文件资料可直接通过文控中心管理员办理借阅手续。因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级文件资料时，须填写《借阅文件申请表》（附件1），部门经理签批、总经办系统管理部经理核审后方能调阅。

2．公司文件密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级文件资料禁止调阅，机密级文件资料只能在文控中心阅览，不准外借；秘密级文件资料经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级文件资料的借阅本部门由部门负责人审批，跨部门的由系统负责人批准；跨系统的由总经理批准，总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。

3．案卷一般仅供在文控中心阅看，立卷的文件、资料可外借。外借的须办理登记手续。

4．借阅期限不得超过一星期，到期归还；如需再借，应办理续借手续。

5．借阅文件资料者应爱护资料，确保资料的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁；注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。借阅文件资料交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。

6．外单位借阅文件资料，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离文控中心。其抄摘内容也须总经理同意且审核后方能带出。

7．公司内文件资料利用的方式有：1)提供文件资料原件；2)提供文件资料复印件；3)提供文献索引资料。

8．出文部门负责人要求或同意时，文控中心应主动向各部门、员工提供公司文件资料编研信息服务，主要方面为经营战略信息、管理信息、产品信息、专题技术信息等。

第四章 文件资料的鉴定和销毁

1．公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司文件资料。当某些文件资料到了销毁期时，由文件资料管理员填写《公司文件资料销毁审批表》（附件2）交部门主管人员、系统管理部经理审核，经集团总经理批准后执行。凡属于密级的文件资料必须由总经理批准方可销毁；一般的文件资料由系统管理部经理批准后方可销毁。

2．销毁时，必须由总经理或分管副总经理指定专人监督销毁，并在销毁清单上签字。

3．对已失效的、经批准销毁的公司文件资料，文控中心管理员须认真核对，编制《销毁清单》（附件3），将批准的《公司文件资料销毁审批表》和销毁的文件清单一起归档，并永久保存。

第五章 附 则

1．文控中心积极采用电脑信息系统对文件资料进行管理，提高管理效率。

2．本办法由总经办解释、补充。自颁布之日起生效。01 文件控制程序 1.目的

对本公司文件的编制、审核、批准、发放、保管、使用、更改、标识、回收和作废等全过程进行控制，确保各相关场所使用的文件均为有效版本。2.适用范围

本公司所有文件的控制。3.职责

3.1.综合部负责质量环境手册、质量环境程序文件，以及其他公司级文件的编制、使用、更改；负责所有文件（包括外来文件）的标识、保管、发放、回收、作废等控制。3.2.各部门负责编制、保管、使用、更改相关职责范围内的作业文件、记录和其它管理文件。

3.3.总经理、管理者代表、主管副总分别负责质量环境手册、质量环境程序文件、及公司的技术文件和其它相关文件的批准。4.管理程序 4.1.文件编制：

4.1.1.根据质量环境管理体系规定和各项质量活动的需要，相关责任部门（见附表1）负责组织职责范围内文件的编写工作。

4.1.2.各部门根据实际工作的需要增编新文件，须填写《文件编制/更改审批表》，经总经理或管理者代表或主管副总批准，方可以组织文件的编写工作。4.2.文件审核、批准：

4.2.1.文件（含附件）审核，包括文件格式审核和文件内容审核两部分。文件格式见ZHHK-ZH/ZD-003《文件格式的有关规定》。

4.2.2.文件编写完成后，由编写人将文件交综合部，首先进行文件格式审核；待格式审核通过后，由综合部按照附表1的规定报相关审核人审核、或进行会签（会签部门不少于三个）。4.2.3.文件审核通过后，报相应的批准人批准。4.3.文件发放：

4.3.1.本公司所有文件均通过综合部发放。4.3.2.文件发放前，首先由文件批准人确定文件发放范围，综合部负责登记《文件发放、回收记录》。

4.3.3.文件发放时，须由领取人签字。4.4.文件保管：

4.4.1.综合部保存并填写《受控文件清单》。

4.4.2.各文件使用部门应填写本部门《受控文件清单》，包括管理范围内所有正在使用的有效文件。

4.4.3.借阅与质量环境管理体系有关的文件，应填写《文件/记录借阅、复制清单》，由综合部批准；综合部应督促借阅人按时归还借阅的文件。

4.4.4.复制文件时须填写《文件/记录借阅、复制清单》，未经原文件批准人审批，不得擅自复制。

4.4.5.未经总经理批准，公司任何文件不得外借；经批准外借的文件，由综合部登记，并督促借阅人按时归还。

4.4.6.文件应分类存放、妥善保管、标识清楚、便于查找。文件归档见ZHHK-ZH/ZD-005《文件、记录归档的有关规定》。4.5.文件使用：

4.5.1.文件在使用前，须由文件使用部门组织对本部门全体员工进行宣贯，确保每位员工均能够准确了解文件的规定，必要时填写培训记录存档。

4.5.2.各部门在使用文件过程中，发现问题应及时向综合部提出反馈。

4.5.3.每年十二月份，综合部组织对现有质量环境管理体系文件进行检查和评审，确保相关场所使用的文件均为有效版本，并对不适宜的文件进行修改。4.6.文件更改、再次批准：

4.6.1.文件需要更改时，由综合部填写《文件编制/更改审批表》，经管理者代表审核，总经理批准。

4.6.2.文件更改按照原来文件的编制、审核、批准程序进行。文件更改人应负责将文件的更改、修订情况记录在“修改履历表”中。4.6.3.综合部应保存所有文件更改的记录。

4.6.4.当公司内外部环境发生重大变化（如组织机构调整、重大质量事故发生、环境因素变更、法律法规变化等）或者管理评审要求时，由综合部组织集中修订，形成新的版本。4.6.5.文件更改后须再次批准，程序同原审核、批准程序。4.7.文件回收与作废：

4.7.1.文件作废时，综合部须及时回收，加盖“作废”章，并填写《文件发放、回收记录》，确保各部门所使用的文件有效，并处于受控状态。

4.7.2.发放更改后的新文件时，综合部应同时回收更改前的旧文件，加盖“作废”印章，填写《文件发放、回收记录》。

4.7.3.收回的作废文件应及时销毁。由综合部负责人在《文件/记录销毁清单》上签字批准，两个人以上执行，并在清单中签字确认。

4.7.4.出于正当理由而需要保留的任何无效文件，须由综合部作“保留作废”标识，和现有文件分开保存，避免误用。4.8.文件的编号：

4.8.1.质量环境手册：ZHHK－ZLHJSC/△△－××××，其中： ZHHK—“中XXXXX”的汉语拼音缩写（下同）； ZLHJSC—质量环境手册的汉语拼音缩写； △△—版号； ××××—号。

4.8.2.质量环境程序文件：ZHHK－ZLHJCX－××，其中： ZLHJCX—“质量环境程序”的汉语拼音缩写； ××—文件的顺序号。

4.8.3.作业文件：ZHHK（－○○）－△△/□□－××× ○○—“子公司代码”的汉语拼音缩写； △△—“部门代码”的汉语拼音缩写； □□—文件类别代码； ×××—文件的顺序号。

4.8.4.记录：ZHHK（－○○－□□）－JL/△△－××× ○○—“子公司代码”的汉语拼音缩写； □□—“部门代码”的汉语拼音缩写； JL—“记录”的汉语拼音缩写；

△△—相应质量环境程序文件的序号或QT（表示“其它”）； ×××—记录的顺序号。

4.8.5.质量计划：ZHHK－ZLJH（－○○）－△△/□□－××× ZLJH—“质量计划”的汉语拼音缩写； ○○—“子公司代码”的汉语拼音缩写； △△—“部门代码”的汉语拼音缩写； □□—号；

×××—质量计划的顺序号。

4.8.6.外来文件：ZHHK－WLWJ（－○○）－□□－××× WLWJ—“外来文件”的汉语拼音缩写； ○○—“子公司代码”的汉语拼音缩写； □□—文件类别代码； ×××—外来文件的顺序号。4.8.7.部门代码：

JK-技术开发部； ZH-综合部；

XS-销售公司； SC-生产部； CW-财务部；

FP-发泡生产部 GY-钴源辐照部 JS-加速器辐照部； CK-仓库 SG-设备管理部

4.8.8.文件类别：GC-规程类、ZD-制度类、QT-其它类。4.9.外来文件的控制：

4.9.1.各部门负责将收集并得到确认的外来文件报综合部统一编号、登记。

4.9.2.综合部负责填写《外来文件清单》，作标识，填写《外来文件处理专用表》，经识别后再发放到相关部门使用。4.10.电子版文件的控制：

电子文件的管理按照ZHHK-ZH/ZD-004《电子文件的管理细则》执行。

■ 5 S 概 念

1整理：将工作场所中的任何物品区分为必要的与不必要的，必要的留下来，不必要的物品彻底清除。

2整顿：必要的东西分门别类依规定的位置放置，摆放整齐，明确数量，加一标示。3清扫：清除工作场所内的脏污，并防止脏污的发生，保持工作场所干净亮丽。4清洁：将上面的3S制度化、规范化，并贯彻执行及维持提升。5素养：人人养成好习惯，依规定行事，培养积极进取的精神

第五篇：文控工作总结

文控工作总结

转眼间，三个月已经过去，我在新岗位的试用期已到。回首三个月来的工作，尽管我为公司的贡献微薄，但总算迈出了新区域发展的第一步，通过学习工作和其他同事的相互沟通，我已逐渐的容入到这个集体当中。以下是我的个人工作总结报告：

由于岗位的区别，及工作性质的不同，确实有过束手无策，好在有领导、同事的帮忙，使我以最快的速度熟悉文控工作有了一定的了解。在这短暂的三个多月里，通过对网络的力量和领导对我的细心栽培使我对本岗位有了足够的认识和了解，也为后期的工作打下基础。

现将三个月的工作总结如下：

1、思想政治表现、品德素质修养及工作心态。

尊纪守法，爱岗敬业，具有强烈的责任感和事业心，积极主动认真的学习专业知识，工作态度端正，认真负责。

2、专业知识、工作能力和具体工作。

为了更好的工作，向领导请教、向同事学习、自己摸索实践，在短的时间内理清部门工作，熟悉了业务流程，明确了工作的程序、方向，提高了工作能力，在具体的工作中形成了一个清晰的工作思路。在换新的岗位后，我本着“把工作做的更好”这样一个目标，开拓创新意识，积极圆满的完成领导分配的各项工作，为下一步工作打好基础。

3、认真、按时、高效率地做好公司领导及部门领导交办的其它工作。为了公司工作的顺利进行及部门之间的工作协调，除了做好本职工作，积极配合其他同事做好工作。

4、工作态度和勤奋敬业方面。

热爱自己的本职工作，能够正确认真的对待每一项工作，工作投入，热心为大家服务，认真遵守劳动纪律，保证按时出勤，坚守岗位。

5、工作质量成绩、效益和贡献。

在开展工作之前做好个人工作计划，有主次的先后及时的完成各项工作，达到预期的效果，保质保量的完成工作，同时在工作中学习了很多东西，也锻炼了

自己，经过不懈的努力，使工作水平有了长足的进步。

文控日常工作：

1、负责公司体系文件、技术文件、工程图纸、生产文件的收集、整理、统一管理；

2、外来文件的分发、核查与保存管理（对外合同、法律法规）；

3、受控文件的会签、编号、分发的监督和实施；

4、文件更改时更改记录、会签、分发、回收、销毁与作废；

5、文件的保存、整理、保存期限的监控；

6、定期对文件进行检查、评审；

7、协助完成内部体系审核工作

8、记录的归档、分类储存、按保存期限定期销毁；

9、做好防火、防盗、防虫等工作，确保文件资料安全性；

总结三个月的工作，尽管有了一定的进步，但在很多方面还存在着不足。主要是：

一、对专业知识了解还不够多，还不能完全适应工作需要;

二、由于能力有限，对一些事情的处理还不太妥当;

三、由于学习不够，工作中有时会感觉力不从心;

四、工作方法上还有待改进。

这些不足，我将在今后的工作中努力加以改进提高，争取把自己的工作做得更好。希望在今后的工作中，各位领导能多多教导指正我的不足。