部门文控管理办法

第一篇：部门文控管理办法

人力资源部文件管理办法

目前，集团文控管理采取集中管理与分散管理相结合的方式。集中管理是指凡是通过流程发布的文件，集团档案管理室会自动归档。分散管理指除集团自动归档的文件之外，公司各部门在业务活动中形成的有价值的需要归档保存的文件资料。为规范人力资源部文件资料的管理，加强文件资料的收集、整理及归档工作，结合本部门的基本情况和特点，将有关事项明确如下：

一、收集和整理文件资料的类别

凡是通过走流程发布的文件集团可以自动归档，我们就不必重复工作。现将分散保存在各模块的需要归档的文件资料归类如下：

（一）具有重要保存价值的文件资料：各类会议文件、重要记录、工作计划、工作规划、工作总结、委托书、协议、合同、项目方案、公示、会议纪要、立项报告等。

（二）具有重要价值的影像资料：照片、录像、录音等。

（三）部门级重要课题和项目的完整资料：GM1000、E-hr、技能鉴定站等。

（四）所有有领导签字的表单。

（五）实物类：各模块参加大型比赛或活动所获得的奖章、奖杯、奖状、匾牌等实物。

二、方法与步骤 具体做法如下：

（一）时间节点要求：文件资料的收集和整理工作以每季度末为时间节点，按照人力资源部总体工作计划，各模块一个季度整理一次。如果本项目在季度末已完成，那么该项目的负责人要将本项目的完整资料进行整理交由部门文件管理员统一编号归档保存。

（二）文件资料的整理要求：凡是上述提到的需要归档保存的文件资料必须完整，合规。尤其是部门课题和项目的资料必须完整齐备，比如一个重大项目的完整资料至少包括立项报告、项目计划、实施过程、总结报告等等，要结合项目的具体情况来进行。

文件资料是记录部门业务活动的载体，也是记录集团发展的 历史轨迹。部门和个人应当主动承担收集、整理和保护文件资料 的义务，共同使人力资源部文件管理工作标准正规化发展。

集团人力资源部

第二篇：文控管理办法

文控管理办法

1、编制目的

为确XXXXX项目部文件、资料控制和管理的标准化、规范化，以及与竣工资料的有效对接，规范工程文件管理。

2、适用范围

适用于XXXXX项目部和下属各机组施工全过程，包括施工、验收、试运投产各阶段。体现于文件、信息资料的收集—整理—分类—分发传递及存档全过程。

3、职责

3.1工程参建各机组根据工程实际情况成立相应的文件控制管理部门，负责本机组所有文件书写、打印、印制、审核、收发及管理工作,认真执行监理、业主制定并下发的各项文控管理制度，记录并保管所有质量、安全、施工管理、环境保护的施工资料。资料记录必须真实、完整、齐全，填写及时、准确、字迹清晰，符合标准要求，不得随意涂改。3.2 项目部各专业负责人负责对接收文件及资料审核，拟定处理计划并报项目经理审批后，交项目部文控统一处理。

4、工作内容 4.1 文件分类方法

4.1.1各机组按文件来源单位编制目录；根据各自的实际情况编制一级目录、二级目录、三级目录。

4.1.2电子版文件按文件亦应建立一、二、三级文件目录.4.1.3纸制版文件按一级目录分类建立文件柜，按二级目录进行分区，按三级文件目录建文件夹。

4.2文件控制编码

4.2.1为了规范文件编码，便于文件索引、查阅和分类归档、规范文件管理，各机组的文件编码应遵守项目部编制的《文件控制编码细则》。

4.2.2 所有收到和发出的文件，必须进行编码和登记，并录入电子表格和电子数据库，以方便查询。4.3 文件控制和管理 4.3.1 文件发放管理 4.3.1.1 发文登记 1）待发文件需经文控核稿并登入台帐，登记时，应注明文件标题、密级、文件编码、拟稿部门、分发情况、份数、发文时间。

2）文控人员应按发文所列收件人进行发文，做好发文记录，并跟踪文件办理状态。4.3.1.2 文件盖印

文件盖印表明文件的严肃性，对于涉及投资、质量、设计变更等重要事件的文件须加盖印章后发送，否则视为无效文件。盖印时应注意以下几点: 1）印章使用须经项目经理同意后由资料员盖章，任何人无权私自盖章，根据签发资格人和文件类型、性质选择相应权限之印章；

2）盖印份数与原稿标准印刷份数相同，多余份数不盖章；

3）盖印位置应在落款正中央，上不压正文，下不压日期，印章下沿要稍稍压盖在落款年月之上，即“骑年盖月”；

4）印章必须端正、清晰。盖印时要稳当，对好方位，切勿歪斜或颠倒。5）印章由文控部资料员负责保管、供用、登记，并建立印章使用台账。4.3.1.3 文件发送

文控人员进行文件发送必须严格按照文件标注的发送范围（收、抄送单位/个人）进行本工程文件的发送，要求以下三种方式分别进行：

1）人工送达。适用于图纸、管理文件、技术文件以及涉及拨付款、工程变更、重大质量、安全问题等事件时的文件传送。

2）通过网络或即时通讯软件发送。各机组之间往来的通用公文、工程报表均可采用此方式进行。对于其它非重大事件的文件也应优先采用此方式进行。

3）传真发送。适用于没有网络条件的单位之间往来文件的传递。4.3.1.4文件发送的回执确认

为了确保文件发送准确到位，证实文件已成功发送，对方已成功接收。应根据发送文件的方式分别进行确认，回执确认必须做到及时，并记录签收人、时间等信息。

1）人工送达类文件的回执确认。在进行发文的同时，应配送一张《文件传送单》，收文单位收到文件后，立即填写该单，反馈发件人。

2）通过网络或即时通讯软件发送类文件的回执确认。各机组在进行发文的同时，请保留电子记录并保存。

3）传真发送文件的回执确认。在进行发文的同时，应在文件上标记签收处，由收件人收文时及时签收回执。4.3.2 文件接收管理

4.3.2.1文控人员应对所有收到的文件的格式和完备性进行检验，避免收到无效文件、不合格文件。接收的文件如有缺页、不清晰等情况，要立即通知发件方、文件提交方补发或补交，直到完整接收。4.3.2.2 收文登记

1）对外部单位（监理、业主、质检站、锅检所等）发来的所有正式文件资料均应建立台帐，收文登记应同文件“批办”、“转办”、“传阅”等文件管理工作相结合。

2）文控人员在进行文件登记时，应注明标题、密级、文件编码、收文号、来文单位、收文时间、件数和页数，填写好《收文登记表》。4.3.2.3 收文办理

来件的办理由文控人员提交项目经理或主管副经理进行批示，文控人员根据批示进行文件处理。办文期间，文控人员要负责催办、督查和上报需要的有关情况。文件属性按文件本质意向分为：批办、审查转办和传阅三类。

1）纸质文件的处理方式

①批办类文件：填制《文件处理单》附于文件之上，按文件处理单上领导意见进行文件处理。

②审查转办类文件：应填制《文件传送单》附于文件之上，提交项目经理或主管副经理签署处理意见，复印传送单或封面一份，根据封面文档主题存至可读文件位置，并在首页上面标明附件存放的位置。对于不能复制或不便复制的附件，应在《文件传送单》首页注明附件的原件在传送人手里。当接收者已使用完文件后，应将其所接收的“拷贝”原件返给文控部保存。完成复印后，按文件传送单上指定的地址或接收人予以送达（送达方式为当面送达和邮寄两种）。

③传阅类文件：应填制《文件传阅单》附于文件之上，按传送单上阅览人顺序逐一传阅，直到最后一位看完后，返回文控部，所有传阅人员签字。

2）对于接听的电话、口头通知等要及时做好记录、汇报或转达，有条件的单位在经对方允许的条件下还可进行电话录音保存。对于收到的具有保存价值的照片、影像资料也要妥善保管。

4.3.3 文件报批

4.3.3.1 报批文件应根据《文控编码细则》，由文件编制部门编码并核稿。文控部将报批文件呈报上级批准部门，一般情况，批准部门应在收到文件2个工作日内给予批复。4.3.3.2 报批文件批准前的各版应提交一份原件、2份复印件（图纸提交3份复印件）。文件经过批准部门审查返还时，文控部应核查对方《文件传送单》，签收登记后，将返还文件连同对方《文件传送单》副本一并送文件编制部门。4.3.4 文件存放

4.3.4.1 文控应针对收发文件，分别建立临时文件存放区（夹和柜）和专门的文件夹和文件柜进行存放，且文件应加盖日戳，做到分类有序，便于查找。

4.3.4.2 文控应在对文件进行合理分类的基础上，建立文件夹系统（包括实物文件夹和计算机中的数据文件夹），每一文件在文件夹中都有确定的唯一位置，文件在文件夹中按照反时间顺序，即后到的文件放在上边，以方便查找最近的文件。对已处理完的文件要及时进行归档；尚在办理状态的文件，先期存放于临时存放区（临时文件夹、柜等），办理完毕后才可以归档。4.3.5 文件借阅

文件借阅均应由各单位文控部门统一办理。

4.3.5.1文件的借阅，应规定好借阅范围，对于技术性资料、保密性资料等的借阅，应建立借阅审批制，严格办理借阅手续。

4.3.5.2借阅人进行借阅时，要在《文件借阅登记表》上登记，并按要求填写借阅原因，借阅时间，归还期限，方可借阅；对于有些文件不能借阅的，只能就地查阅。4.3.5.3 文控人员要定期清查借阅登记，发现借阅到期日尚未归还的，要及时催还。4.3.5.4遗失或损坏文件资料，责任人要即时上报，进行复制修补，必要时，还应追究当事人的责任。

4.3.5.5 文件借阅到期需要续借时，借阅人应及时到文控人员处办理续借手续。4.3.6 文件安全与保密

工程秘密有关工程参建各方的权力和利益，依照特定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。文件保密在工程保密过程中起着至关重要的作用。各参建单位文控人员都有保守工程秘密的义务，在进行文件管理时，要根据密级采取相对应的保密措施。对所拥有的工程文件应依据工程参加者对文件的需要程度来确定其安全等级。

4.3.6.1 保密范围

工程秘密主要包括下列事项：

1）涉及工程重大决策中的秘密事项； 2）尚未付诸实施的规划、计划、决策等；

3）内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记要；

4）预决算报告及各类投资、造价报表

5）图纸、涉及储罐技术资料； 6）涉及高新技术、专利等资料；

一般性进度、质量报表、决定、决议、通告、通知、行政管理资料等文件不属于保密范围。

4.3.6.2 文件安全及保密措施

1）根据文件密级严格按文件应传达人或单位控制文件的传递、使用范围；受控文件的分发必须按要求保密且应分发给指定的人；

2）过程处理文件要做到及时清收，存放；

3）加强文件的保管、电子加密。如：对电子发文时进行格式转换，纸张类文件采取加锁保管等；

4）凡涉及工程经济技术的、属密级管理的电子文档，原则上不允许拷入个人使用的计算机。确因工作需要拷进计算机的、属密级管理的经济技术电子文档，必须进行加密处理；

5）为防止数据丢失，文档电子版记录应定期备份；

6）文件打印、复印失误，造成文件报废时，要做到及时销毁报废文件；

7）严格文件借阅制度，控制借阅范围，未报项目负责人书面批准，不得向外借阅或拷贝涉及工程经济技术类属密级管理的电子文档文件；

4.3.7 文控检查与考评 4.3.7.1 检查内容

检查内容：

①《文件控制编码规定》是否有效执行； ② 文件收、发、存记录、登记是否齐全； ③ 文件的签署是否齐全；

④ 文件的分类及归档是否按电子版、纸制版双籍制进行； ⑤ 资料的收集是否及时、齐全 ⑥ 文件格式是否按统一规定执行； ⑦ 文件控制编码编写是否正确； ⑧ 文件的签发、盖章是否规范； ⑨ 文件收发登记是否齐全； ⑩ 文件的处理是否规范； 4.3.7.2 检查程序：

①组织检查的单位应编制文控检查计划； ②组织检查的单位主管领导对检查计划进行审查； ③下发检查计划到被检查单位；

④按计划组织检查（定期检查需提前下发检查通知；抽查事先不通知）； ⑤被检查单位派文控人员陪同并协助检查员进行检查，提供受检资料；

⑥检查员根据检查内容逐一进行检查，签发检查不符合项清单，并由被检查方代表签字确认。

4.3.7.3 不符合项的处理

1）检查方应根据检查情况填写《不符合项整改清单》。

2）《不符合项整改清单》要求被检查方书面答复，并将纠正措施写入不合格报告。3）受检方应根据《不符合项整改清单》中规定的整改时间进行整改，严禁拖延。4）检查人员应对所有不合格项的整改状态进行跟踪，并确认整改情况。

5、项目部图纸管理

项目部文控接收到施工图纸后，先进行登记，记录图纸名称、数量、接收时间等，再按要求进行发放，并做好图纸发放记录。

图纸发放原则为：经营办、总工处应有全套图纸；技术办公用一套图纸，各专业负责人负责领取本专业内容图纸；各施工机组根据工作内容分发一份图纸，不能满足需求的自行复印；其余图纸在文控部存档，且文控应保证至少有2套蓝图存档，6、本办法解释权归EPC项目部

7、本规定自颁布之日生效

XXXXXX项目部 年 月 日

第三篇：文控中心管理办法

文控中心管理办法 第一章 总 则

一、目的：

为规范公司文件管理，加强资料的收集和管理工作，有效地保护和利用资料，为公司各项工作服务，增强公司资料的实用性和有效性，结合公司的实际，制定本办法。

二、资料范围 公司资料范围确定为：

a)公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料； b)公司股东会、董事会、监理会形成的文件材料； c)财务、会计及其管理方面的文件材料；

d)劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料； e)经营管理方面的文件材料； f)生产技术管理方面的文件材料；

g)产品生产、能量消耗、安全生产方面的文件材料； h)仪器、设备方面的文件材料； i)基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料； j)科研、技术引进、转让方面的材料； k)教育培训方面的文件材料； l)信息、情报方面的文件材料； m)其他具有利用和保存价值的文件材料。

n)决议、决定、条例、规章制度等法规性文件，各类会议文件、重要记录、工作

计划、工作规划、工作总结、劳动工资、经营情况、人事文件资料、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知、技术图纸、方案、厂商资料等具有参考价值的文件资料，以及公司主要职能活动和员工在从事研发和管理等各项工作活动中形成的，对公司具有保存价值的文件材料。公司资料还包括声像资料：

a)照片文件资料（含新闻、科技、艺术照片，由原版、翻版底片、照片、文字说明构成）； b)影片文件资料（含原版底片、拷贝及文字说明）； c)录音文件资料（含唱片、录音带）； d)录像文件资料（含政治、经济、科技、文娱、广告活动）。

三、义务

公司内部各中心/部门和个人应当遵守本办法，并应承担收集、整理、立卷、归档和保护文件、资料的义务。

第二章 管理体制及其机构职责

四、实行集中与分散管理相结合的体制

由文控中心负责质量管理体系的管理，并对其他部门的文件资料管理工作进行督促和指导。文控中心配备文控专员分管公司质量管理体系文件资料工作，由管理者代表直接领导。文控专员的职责是保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

五、职责

文控中心既是公司文件、资料工作的行政职能管理部门，又是永久保存和保护文件资料的机构，同时又是开发利用文件资料资源的信息交流中心。文控中心的主要职责：

1．负责规划、协调全公司文件、资料工作，对各部门文件、资料工作进行监督、指导和检查。

2．制订和组织实施公司关于文件、资料工作的规章制度。

3．负责公司质量管理体系文件的收集、整理、分类、存档、保护、统计等工作。4．严格执行保密制度，做好文件资料密级划控和守密、解密工作。

5．开展文件、资料宣传、咨询活动，做好文件、资料的利用工作，主动为公司各项工作和员工服务。

6．开展文件资料编研工作和信息开发交流工作，发挥文件资料的信息源作用。7．做好防火、防盗、防虫等工作，确保文件资料安全。第三章 文件材料的管理工作

六、文件资料材料的收集：

1．建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限（保管期限分永久保存、保存10年、3年、1年等）；注明文件的版本号。2．对遗缺不全的文件资料，采取不同措施，积极收集齐全； 3．及时催办理完毕的文件上交回收，在检查齐全后整理立卷归档。

七、文件资料的归档、立卷与管理： 1．区分全宗，确定立档单位。

2．分类：依据文件资料来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。分类除按大类外，同时按部门、是否保密、保密程度来分。

2.1 大类分为：质量文件：A；技术文件：B；制度/规定：C；参考资料：D；档案：E；合同：F。

2.2 部门拼音缩写：

采购部：CG；生产技术部：SJ；仓储部：CC；品管部：PG；研发部：YF；LED事业部：NE；产品部：CP；项目部：XM；客户服务部：KF；灯杆分厂：DG；表面分厂：BM；庭园灯分厂：TY；装配分厂：ZP；销售部：XS；营销办：YX；设备维修部：SB；财务：CW；综合办：ZH；华体安装公司：AZ；昆明办事处：KM；重庆办事处：CQ；陕西办事处：SX；广西办事处：GX；贵阳办事处：GY； 2.3 保密用Y表示，非密级则用N表示。2.4 密级：绝密：AS；机密：CS；秘密：PS；无：OP 2.5编码原则：编码共为十二位数，□（文件资料大类）□□（部门前两位拼音缩写）□（是否保密）□□（密级程度）□□（年份）□□□□（流水号）。如综合办2010年某份制度编码为：SZHNOP100001。

3．归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。

4．案卷排列：立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和案内目录。

5．整理案卷，使之厚度适宜，控制在1cm至2cm之间，材料过窄应加衬边；材料过宽应折叠整齐；字迹难辨认的，应附抄件；以每一案卷端正书写标题。

6．对所有公司文件资料系统排列，确定保管期限，编制文件资料目录（卡片），按一定次序排列和存放。

7．每年对文件资料进行一次清理，清除不必要保存的材料；对破损和褪色的材料进行修补和复制。

8．对文件资料的收进和移出、案卷数量、利用等情况进行统计，并定期上报主管部门。各部门文件管理员应定期（每月两次，分别于月初、月中）报送相关资料至文控专员。9．公司文件资料保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长。对保管期限已满的文件资料依据有关规定进行鉴定销毁。10．公司应采取严密管理措施，防止文件资料失密和泄密。

八、文件资料的保管：

1．防止文件资料的损坏，延长资料的寿命，维护资料的安全； 2．公司设立专门地点或专用文件库保存文件资料；

3．做好文控中心的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗应结实牢固。

九、文件资料借阅、利用工作：

1．总监级（含）以上人员借阅非密级文件资料可直接通过文控专员办理借阅手续。因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级文件资料时，须填写《借阅文件申请表》（附件1），部门经理签批方能调阅。

2．公司文件密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级文件资料禁止调阅，机密级文件资料只能在文控中心阅览，不准外借；秘密级文件资料经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级文件资料，借阅本部门的由部门负责人审批，跨部门的由管理者代表批准。3．案卷一般仅供在文控中心阅看，立卷的文件、资料可外借。外借的须办理登记手续。4．借阅期限不得超过一星期，到期归还；如需再借，应办理续借手续。

5．借阅文件资料者应爱护资料，确保资料的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁；注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。借阅文件资料交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。

6．外单位借阅文件资料，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离文控中心。其抄摘内容也须总经理同意且审核后方能带出。7．公司内文件资料利用的方式有： 1)提供文件资料原件； 2)提供文件资料复印件； 3)提供文献索引资料。

8．出文部门负责人要求或同意时，文控中心应主动向各部门、员工提供公司文件资料编研信息服务，主要方面为经营战略信息、管理信息、产品信息、专题技术信息等。第四章 文件资料的鉴定和销毁

1．公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司文件资料。当某些文件资料到了销毁期时，由文件资料管理员填写《文件（资料）处置审批表》交部门经理、总经理批准后执行。凡属于密级的文件资料必须由总经理批准方可销毁；一般的文件资料由部门经理批准后方可销毁。

2．销毁时，必须由总经理或部门经理指定专人监督销毁，并在销毁清单上签字。3．对已失效的、经批准销毁的公司文件资料，文控专员须认真核对，编制《销毁清单》，将批准的《文件（资料）处置审批表》和销毁的文件清单一起归档，并永久保存。第五章 附 则

1．文控中心积极采用电脑信息系统对文件资料进行管理，提高管理效率。2．本办法由文控中心解释、补充。自颁布之日起生效。

第四篇：文控中心管理办法

文控中心管理办法

第一章

总 则

一、为规范公司资料管理，加强资料的收集和管理工作，有效地保护和利用资料，为公司各项工作服务，增强公司资料的实用性和有效性，结合公司的实际，制定本办法。

二、资料范围

公司建档范围确定为：

公司章程、股东名薄、组织规程及办事细则、董事会及股东会纪录、财务报表、会计凭证、政府机关核准文件、不动产所有权及其他债券凭证、工程设计图及各种技术管理方面的文件材料、仪器设备方面的文件材料；教育培训、信息、情报方面的文件材料；预算决算书类、事业计划资料、期满或解除之合约、在职及离职人员的档案；各类会议文件、重要纪录、工作计划、工作规划、工作总结、经营情况、人事文件资料、决定、委托书、协议、合同、项目方案及其他各种方案、通知、厂商资料等具有参考价值的文件资料。

三、约束范围

公司内部各部门和个人应当遵守本办法，并应承担收集、整理、立卷、归档和保护文件、资料的义务。

第二章

管理体制及其机构职责

四、实行集中与分散管理相结合的体制。由公司文控中心负责主体文件资料的管理，并对其他部门的文件资料工作进行督促和指导。公司设立文控中心，配备文控中心管理员管理公司主体文件资料工作，由直属上级直接领导。文控中心管理员的职责是保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

文控中心即是公司文件、文件资料工作的行政职能管理部门，又是永久保存和保护文件资料的机构，同时又是开发利用文件资料资源的信息交流中心。

五、文控中心的主要职责：

1、负责规划、协调全公司文件、资料工作，对各部门文件、资料工作进行监督、指导和检查。

2、制定和组织实施公司关于文件、资料工作的规章制度。

3、负责公司文件和有关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作。

4、严格执行保密制度，做好文件资料密级划控和守密、解密工作。

5、开展文件、资料宣传、咨询活动，做好文件、资料开放和利用工作，主动为公司各项工作和员工服务。

6、发挥文件资料的教育功能，将文控中心办成公司培训、教育基地之一。

7、开展文件资料编研工作和信息开发交流工作，发挥文件资料的信息源作用。

8、组织公司各部门文件管理员的业务学习和培训，负责指导他们的工作。

9、确保文件资料的安全。

第三章 文件材料的管理工作

六、文件资料材料的调阅点收原则：

1、建立健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限（保管期限分永久保存、保存10年、5年、1年等）；注明文件的版本号。

2、对遗缺不全的文件资料，采取不同措施，积极收集齐全；

3、及时催办理完毕的文件上交回收，在检查齐全后整理立卷归档。

4、文件如经抽存者，应有管理部门的签字。

5、任何人需调阅档案时，填写“调阅申请单”需由总经理审批后向档案管理员调阅。

6、调卷人员对于所调文件，不得于正式文件上加以标记,书写任何文字、图形或符号以确保全公司统一性。不得抽换增损，如有拆开必要时，亦须报明原因，由档案管理员负责处理。

7、凡加盖文件控制章之文件资料，各单位不得擅自影印,如发现缺页、破损、字迹模糊,可向文管中心申请补发，若相关方需求相关单位可以传真的形式传达，若需在上面写接受人可以使用铅笔，传真完毕后檫除归档。

8、9、调卷人员调阅档案，应于约定期限内归还，如有其他人员调阅同一档案时，应另行填写“调阅单”由总经理审批，不得私自传阅。

10、无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门。

11、有价证券或其他贵重物品，应检查有关说明、保修卡、配套附件是否完整，发票保留复印件，原件由财务部做账。

七、文件资料的归档、立卷与管理：

1、区分全宗，确定立档单位。

2、分类：依据文件资料来源，时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。分类出按大类外，同时按部门、是否保密、保密程度来分。

2.1 大类分为：制度规定：S；文件：F；资料：D；档案：A；合同：B。

2.2 部门按拼音缩写：技术：JS;海外销售：HW；区域销售：QY;财务：CW;生产：SH;运营：YY;人事行政：RS。

2.3 保密用Y表示，非密级则用N表示。

2.4 密级：绝密：AS；机密：CS;秘密：PS；无：OP。编码原则：编码共为十二个数，（文件资料大类）（部门前两位拼音缩写）（是否保密）（保密程度）（年份）（流水号）。如人事行政部2010年某份制度编码为：SRSNOP100001。

3、归档前将资料分类，放置在代办卷宗内。

4、案卷排列： 文件排列除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，立卷按永久、长期、短期分别组卷。4.1 永久保存：（1）公司章程；

（2）股东名薄；

（3）组织规程及办事细则；（4）董事会及股东会纪录；（5）财务报表；

（6）政府机关核准文件；

（7）不动产所有权状及其他债券凭证；

（8）工程设计图及各种技术管理方面的文件材料；（9）其他经核定须永久保存的文书。4.2 10年保存：

（1）预算、决算书类；（2）会计凭证；（3）事业计划资料；

（4）其他经核定须保存10年的文书 4.3 5年保存：

（1）期满或解除之合约；

（2）其他经核定保存5年的文件。

4.4 1年年保存：结案后无长期保存必要者。另离职人员档案：纸质档案1年以上，电子版3年以上，有纠纷及开出人员10年以上。

5、整理案卷，使之厚度适宜，控制在1cm至2cm之间，材料过宽应折叠整齐；字迹难辨认的，应附操件；以每一案卷端正书写标题。

6、对所有部门文件资料系统排列，确定保管期限，编制文件资料目录（卡片），按一定次序排列和存放。

6.1文件如系新增加文件，应就“档案分类编号表”，查明该文件所属类别及其卷次、目次顺序编列档号。

6.2文件如可归属前案，应查明前案之档号予以同号编列。档号以一案一号为原则，遇有一文件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，编列档号。

6.3档号应自左而右编列，右方装订的文件，应将档号填写于文件首页的左上角；左方装订者则填写于右上角。

7、档卷清理

7.1 管档人员应维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。每年更换时，依规定清理一次，已届满保存期限者，得予销毁；销毁前应造册呈总经理核准，必要时向主管官署报备，并于目录表之附注栏内著名销毁日期。

7.2保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存价值者，档案人员应将其保留，并注明保留文件的主要内容及部分文件销毁日期。

八、文件资料的保管：

1． 防止文件资料的损坏，延长资料的寿命，维护资料的安全； 2． 公司设立专门地点或专用文件库保存文件资料；

3． 做好文控中心室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗应结实牢固。

附件：本办法由总经办解释、补充。自颁布之日起生效

第五篇：公司文控中心管理办法

第一章 总 则

一、为规范公司资料管理，加强资料的收集和管理工作，有效地保护和利用资料，为公司各项工作服务，增强公司资料的实用性和有效性，结合公司的实际，制定本办法。

二、资料范围公司建档范围确定为：公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料；公司股东会、董事会、监理会形成的文件材料；财务、会计及其管理方面的文件材料；劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料；经营管理方面的文件材料；生产技术管理方面的文件材料；产品生产、能量消耗、安全生产方面的文件材料；仪器、设备方面的文件材料；基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料；科研、技术引进、转让方面的材料；教育培训方面的文件材料；信息、情报方面的文件材料；其他具有利用和保存价值的文件材料。转摘于wmxz.net 以上文件材料包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件，各类会议文件、重要记录、工作计划、工作规划、工作总结、劳动工资、经营情况、人事文件资料、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知、技术图纸、方案、厂商资料等具有参考价值的文件资料，以及百利集团主要职能活动和员工在从事研发和管理等各项工作活动中形成的，对公司具有保存价值的文件材料。公司资料还包括声像资料：照片文件资料（含新闻、科技、艺术照片，由原版、翻版底片、照片、文字说明构成）；影片文件资料（含原版底片、拷贝及文字说明）；录音文件资料（含唱片、录音带）；录像文件资料（含政治、经济、科技、文娱、广告活动）。

三、公司内部各中心/部门和个人应当遵守本办法，并应承担收集、整理、立卷、归档和保护文件、资料的义务。第二章 管理体制及其机构职责

四、实行集中与分散管理相结合的体制。由集团总经办负责主体文件资料的管理，并对其他部门的文件资料管理工作进行督促和指导。总经办设立文控中心，配备文控中心管理员分管公司主体文件资料工作，由系统管理部直接领导。文控中心管理员的职责是保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

五、文控中心既是公司文件、文件资料工作的行政职能管理部门，又是永久保存和保护文件资料的机构，同时又是开发利用文件资料资源的信息交流中心。文控中心的主要职责：1．负责规划、协调全公司文件、资料工作，对各中心/部门文件、资料工作进行监督、指导和检查。2．制订和组织实施公司关于文件、资料工作的规章制度。3．负责公司文件和有关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作。4．严格执行保密制度，做好文件资料密级划控和守密、解密工作。5．开展文件、资料宣传、咨询活动，做好文件、资料开放和利用工作，主动为公司各项工作和员工服务。6．发挥文件资料的教育功能，将文控中心办成公司培训、教育基地之一。7．开展文件资料编研工作和信息开发交流工作，发挥文件资料的信息源作用。8．组织公司各部门文件管理员的业务学习与培训，负责指导他们的工作。9．做好防火、防盗、防虫等工作，确保文件资料安全。第三章 文件材料的管理工作

六、文件资料材料的收集：1．建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限（保管期限分永久保存、保存10年、3年、1年等）；注明文件的版本号。2．对遗缺不全的文件资料，采取不同措施，积极收集齐全；3．及时催办理完毕的文件上交回收，在检查齐全后整理立卷归档。

七、文件资料的归档、立卷与管理：1．区分全宗，确定立档单位。2．分类：依据文件资料来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。分类除按大类外，同时按部门、是否保密、保密程度来分。2．1 大类分为：制度/规定：S；文件：F；资料：D；档案：A；合同：B。2．2 部门拼音缩写：物控：WK；生管：SG；仓储：CC；品管：PG；研发：YF；技术：JS；客服：KF；采购：CG；生产：SH；市场：SC；销售：XS ；设备：SB；财务：CW；OEM：WB；后总：HZ；总经办：ZJ；人力资源：RL；制造中心：ZZ；营销中心：YX；研发技术中心：YJ；财务中心：CW；广州分公司：GZ；上海分1公司：SH；北京分公司：BJ；香港分公司：XG；信念公司：XN。2．3 保密用Y表示，非密级则用N表示。2．4 密级：绝密：AS；机密：CS；秘密：PS；无：OP编码原则：编码共为十二位数，□（文件资料大类）□□（部门前两位拼音缩写）□（是否保密）□□（密级程度）□□（年份）□□□□（流水号）。如总经办2004年某份制度编码为：SZJNOP040001。3．归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。4．案卷排列：立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和案内目录。5．整理案卷，使之厚度适宜，控制在1cm至2cm之间，材料过窄应加衬边；材料过宽应折叠整齐；字迹难辨认的，应附抄件；以每一案卷端正书写标题。6．对所有公司文件资料系统排列，确定保管期限，编制文件资料目录（卡片），按一定次序排列和存放。7．每年对文件资料进行一次清理，清除不必要保存的材料；对破损和褪色的材料进行修补和复制。8．对文件资料的收进和移出、案卷数量、利用等情况进行统计，并定期上报主管部门。集团各部门及下属公司兼职或专职文控员应定期（每月两次，分别于月初、月中）报送相关资料至文控专员。9．公司文件资料保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长。对保管期限已满的文件资料依据有关规定进行鉴定销毁。10．公司应采取严密管理措施，防止文件资料失密和泄密。

八、文件资料的保管：1．防止文件资料的损坏，延长资料的寿命，维护资料的安全；2．公司设立专门地点或专用文件库保存文件资料；3．做好文控中心室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗应结实牢固。

九、文件资料借阅、利用工作：1．总监级（含）以上人员借阅非密级文件资料可直接通过文控中心管理员办理借阅手续。因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级文件资料时，须填写《借阅文件申请表》（附件1），部门经理签批、总经办系统管理部经理核审后方能调阅。2．公司文件密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级文件资料禁止调阅，机密级文件资料只能在文控中心阅览，不准外借；秘密级文件资料经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级文件资料的借阅本部门由部门负责人审批，跨部门的由系统负责人批准；跨系统的由总经理批准，总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。3．案卷一般仅供在文控中心阅看，立卷的文件、资料可外借。外借的须办理登记手续。4．借阅期限不得超过一星期，到期归还；如需再借，应办理续借手续。5．借阅文件资料者应爱护资料，确保资料的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁；注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。借阅文件资料交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。6．外单位借阅文件资料，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离文控中心。其抄摘内容也须总经理同意且审核后方能带出。7．公司内文件资料利用的方式有：1)提供文件资料原件；2)提供文件资料复印件；3)提供文献索引资料。8．出文部门负责人要求或同意时，文控中心应主动向各部门、员工提供公司文件资料编研信息服务，主要方面为经营战略信息、管理信息、产品信息、专题技术信息等。第四章 文件资料的鉴定和销毁1．公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司文件资料。当某些文件资料到了销毁期时，由文件资料管理员填写《公司文件资料销毁审批表》（附件2）交部门主管人员、系统管理部经理审核，经集团总经理批准后执行。凡属于密级的文件资料必须由总经理批准方可销毁；一般的文件资料由系统管理部经理批准后方可销毁。2．销毁时，必须由总经理或分管副总经理指定专人监督销毁，并在销毁清单上签字。3．对已失效的、经批准销毁的公司文件资料，文控中心管理员须认真核对，编制《销毁清单》（附件3），将批准的《公司文件资料销毁审批表》和销毁的文件清单一起归档，并永久保存。第五章 附 则1．文控中心积极采用电脑信息系统对文件资料进行管理，提高管理效率。2．本办法由总经办解释、补充。自颁布之日起生效。