第一篇：船舶技术档案-16
船舶技术档案立卷工作规定 业务描述
船舶技术档案是指将船舶机务、备件、物料、电器、通导等技术资料、来往函电，按统一方式、统一编号、统一存放，提高管理效率和便于工作替代。
相关岗位
海监经理、机务经理、物料部经理、海监主管、机务主管
工作规定
机务业务，以船舶为单位，保存船舶技术档案。船舶证书卷
机务主管负责整理证书（包括设备证书等）卷。证书卷第一页，存放《证书存档目录》。船舶证书严格按目录顺序依次存放，并按目录的编号，将船舶证书编制号码。每项证书存放在一个透明包装袋内，并按证书目录编制统一大小的号码。每个透明包装袋内的证书，首页为当期有效证书，其它过期证书，附在后面。
船舶检验报告卷
机务主管负责整理检验报告卷
检验报告卷包括年度检验、中间检验、特别检验、临时检验、循环检验等船级社发放的报告，其它的检验报告，如救生设备、灭火装置等检验报告，存放在船舶证书卷。
检验报告卷分成三个挂夹分类保存，即年检报告、中检/特检、循检/临时检验。
循检/临时检验卷的挂夹，首页是《循检/临时检验登记表》，年检报告卷和中检/特检报告卷的挂夹，没有此登记表。存放五年内(一个特检周期)的检验报告。船舶检验安排卷
机务主管负责整理检验安排卷。
检验安排卷首页，是《检验安排登记表》，每次检验卷顺序编号，并简要写明检验摘要。
每安排一次检验建一个卷。
卷内要附有：检验申请单、与检验相关的函电和审帐、付款记录。检验安排卷以自然年度为时间期间存放在一个挂夹内。检验卷要保存最近一年的记录。船舶航修安排卷
机务主管负责整理航修卷。航修卷首页，是《航修登记表》，每个航修卷顺序编号，并简要写明航修摘要。
每安排一次航修建一个卷。2 3.1 3.2 3.2.1 3.2.2 3.2.3 3.2.4 3.3 3.3.1 3.3.2
3.3.3 3.3.4 3.3.5 3.4 3.4.1 3.4.2 3.4.3 3.4.4 3.4.5 3.4.6 3.5 3.5.1 3.5.2 3.5.3 3.5.4 卷内要附有：船舶航修申请单、机务主管审核后确认的航修单、询价单、厂家报价单、修理确认单、修理工程完工签收单、厂家结算单、谈帐审核记录、付款发票复本等。
3.5.5 航修安排卷以自然年度为时间期间存放在一个挂夹内。3.5.6 航修卷要保存最近一年的记录。3.6 船舶厂修安排卷
3.6.1 厂修安排卷首页，是《厂修/外协登记表》，每个厂修/外协卷顺序编号，并简要写明修理摘要。
3.6.2 以每次厂修为单元存放在一个挂夹内，包括：船舶原始修理单、船管公司审核后的修理单、修理厂家报价单、修船合同、防火协议、修理厂家结算工程单、修理工程单审核后谈帐记录、油漆资料、修船质量评估反馈表、船舶修理总结等。
3.6.3 保存最近一次的厂修记录。3.7 往来函电卷
3.7.1 机务主管及各业务主管负责整理往来函电卷。
3.7.2 往来函电分普通函电和具体事宜函电，普通函电是指日常与船舶或有关单位的一般函电；具体事宜函电是指与船舶或有关单位的重要事宜函电，这种重要事宜，需要多次往来函电，并产生多个附加资料，如主机故障分析、设备厂家咨询等，这种重要事宜，需要单独建立具体事宜函电卷。
3.7.3 普通函电，首页是《普通函电登记表》，按每月立卷，依次存放，同月份的资料放在一个卷内。每卷有一个页面，标明月份，按时间顺序，在页面上简要记录事件摘要，后附函电。
3.7.4 具体事宜函电，首页是《具体函电登记表》每一事件建立一卷，每卷要有页面，按时间或日期依次存放，在页面要简要记录事情的整个处理过程，后附往来函电。
3.7.5 普通函电和具体事宜卷要保存一年的记录。3.8 机务检查卷
3.8.1 机务主管负责整理机务检查卷。
3.8.2 机务检查卷首页，是《机务检查登记表》，每次机务检查卷顺序编号，并简要写明检查摘要。
3.8.3 每次机务检查建一个卷。
3.8.4 每卷要有页面，页面要简要记录机务检查的整个过程。3.8.5 机务检查立卷，按照《机务检查工作规定》执行。3.8.6 机务检查卷以自然年度为时间期间存放在一个挂夹内。3.8.7 机务检查卷要保存最近一年的记录。3.9 港口国检查卷
3.9.1 海监主管负责整理港口国检查卷。
3.9.2 港口国检查卷首页，是《港口国检查登记表》，每次港口国检查卷顺序编号，并简要写明检查摘要。
3.9.3 每次港口国检查建一个卷。
3.9.4 每卷要有页面，页面要简要记录整个过程 3.9.5 卷内要附有：检查官的检查报告（复印件）、抵港前船舶主管指导函电（若有）、港口国检查汇报、《不符合规定的情况报告表》（有缺陷船舶）等。
3.9.6 港口国检查卷以自然年度为时间期间存放在一个挂夹内。3.9.7 港口国检查卷要保存最近一年的记录。3.10 船舶自查/委托检查报告卷
3.10.1 机务主管负责整理船舶自查卷。
3.10.2 自查/委托检查卷首页，是《船舶自查/委托检查登记表》，每次自查/委托检查卷顺序编号，并简要写明内容摘要。
3.10.3 卷内要附有：船舶《委托检查报告》、《不符合规定情况报告》等。3.10.4 船舶自查/委托检查报告卷以自然年度为时间期间存放在一个挂夹内。3.10.5 船舶自查/委托检查报告卷要保存最近一年的记录。3.10.6 机务主管负责整理该卷。3.11 船舶事故报告卷
3.11.1 机务主管负责整理船舶事故报告卷。3.11.2 卷首页，是《船舶事故报告登记表》，每次报告卷顺序编号，并简要写明事故摘要。
3.11.3 以年度为单位存放在一个挂夹内，包括船舶填写的事故报告、当事人对事故经过的描述、公司的调查报告、事故处理结果等。
3.11.4 保存一年内的记录。3.12 资料传递记录卷
3.12.1 机务主管及各业务主管负责整理资料传递记录卷。3.12.2 资料传递记录卷首页，是《资料传递登记表》，每次资料传递卷顺序编号，并简要写明资料摘要。
3.12.3 以年度为单位存放在一个挂夹内，包括：公约修正案、技术通函、发船的文件和资料、销毁记录表。
3.12.4 对于送船的资料、信息，需要注明传达、学习、落实、反馈等，或仅仅证明资料已经送达，不需要传达、落实等，如船舶证书等。
3.12.5 要保存一年内的记录。3.13 船舶评估报告卷
3.13.1 机务主管负责整理所有船舶评估报告卷。3.13.2 船舶评估报告卷首页，是《船舶评估登记表》，每次和每类评估按时间顺序编号，并简要写明评估摘要
3.13.3 以年度为单位，所有评估报告存放在一个挂夹内。主要包括：船舶状况评估报告、修船后评估报告（如果有）、新船评估报告（保修船结束时）、其它评估报告等。
3.13.4 保存一年内的记录。3.14 保险理赔卷
3.14.1 机务主管负责整理保险理赔卷。
3.14.2 保险理赔卷首页，是《保险理赔登记表》，每次和每类保险理赔卷宗按时间顺序编号，并简要写明评估摘要
3.14.3 以年度为单位，所有保险理赔报告存放在一个挂夹内。3.14.4 保存一年内的记录。3.15 备件、化学品业务
3.15.1 以船舶为单位，一个订单为一个卷。包括：船舶备件、化学品订购情况一览表，摘要记录询价、订购、送船运输、结帐等情况；经机务主管或电器主管审核签字的船舶备件申请单；询价单、订购单、船舶签收单、发票.3.15.2 将上述情况摘要记入船舶备件订购卷管理目录 3.16 供应业务
3.16.1 物料采购卷，一次采购，立一个卷。首页是面页，简单写明物料采购的过程。每卷资料包括：面页、申请单、询价单、报价单、确认单、帐单和来往电函、质量反馈处理。
3.16.2 报表卷，以船舶为单位,按时间顺序，依次存放<船舶主要物料检查表>.3.16.3 证书卷,以船舶为单位,存放各类物品证书
3.16.4 油漆业务卷, 一次采购，立一个卷。首页是面页，简单写明油漆采购的过程。每卷资料包括:面页、申请单、询价单、确认单、送船时间、帐单和来往函电、质量反馈处理。
相关记录
《证书存档目录》
《循检/临时检验登记表》 《检验安排登记表》 《航修登记表》 《普通函电登记表》 《登轮检查表》
《港口国检查登记表》
《船舶自查/委托检查登记表》 《船舶事故报告登记表》 《资料传递登记表》 《船舶评估登记表》
第二篇：船舶技术档案证书管理须知
船舶技术档案、证书管理须知 Shipping technology archives, certificate management instruction
1.船舶技术档案是记录船舶各项管理工作的一个重要证据，也是船舶安全管理体系运行必不可缺少的一项重要的客观证据，因此，各部门及各岗位人员必须按体系文件要求对各种安全和防污染活动及其结果记录在相应的记录簿/记录表格上。
Shipping technology archives record one of the important evidence in ship security management system running but also an indispensable important objective evidence, therefore, all departments and personnel must according to the system documentation of various safety and pollution prevention activities and record the results in the corresponding record book/record form.1.1.技术档案包括：船舶资料、船舶技术图纸和技术文件、各项设备的使用说明书和证书、船体和设备的测量记录、修船记录、试验报告以及事故报告等。
Technical files including: vessel data, shipping technical drawings and technical documents, various equipment instructions and certificate, hull and equipment measurement records, repairing records, test reports and incident reports etc.1.2.船舶技术档案按船体、轮机（含电器）的分类分别由船长、轮机长接收、登记、建档和保管，并保持资料的完整清洁。
Shipping technology archives according to the classification of hull, engine(including electric)respectively were received, register, preserved file and keep information is complete clean by the captain, chief engineer.1.3.船体和设备的测量记录,修理记录，事故报告等分别由船长、轮机长及分管的驾驶员、轮机员及时按规定填写。
Hull and equipment measurement records, repair records, report of accident, etc.should be timely filled out by the master, chief engineer in charge and the drivers, engineer manoeuvres according to stipulations.1.4.船舶因修理、改建或其他原因而使技术档案中的某些内容发生变化时，船长、轮机长应将变化的情况书面报告机务部。
If the vessel for repairing, rebuilding or other causes to make technology archives of certain content changes, the captain, chief engineer should make a written report of changes circumstances to maintenance department.1.5.船长、轮机长工作调动时，应将所保管的技术文件、资料记录等列出清单移交清楚后方可离船。
The captain, chief engineer shall transfer technical documents and data records lists which were kept by him, to the handing-over crew before they sign-off.1.6.公司各主管人员应定期上船检查船舶的技术档案，并做必要的指导。
Each company supervisor should inspect technical documents on board and make any necessary guidance.1.7.若有新增船舶或代管船舶，由机务部负责对该船舶技术档案、证书及各测量记录和修理记录，进行接收、登记、存档和保管，并保持资料的完整清洁。
If there is a new vessel or hosting vessel, the maintenance department is responsible for the shipping technology archives, certificate and measuring records and repairs record, carries on the receiving, registration, archive and preservation, and keeping information is complete clean.1.8.根据国内外强制性规定，船舶图纸需要修改时，由机务部向船检部门申请修改。If the ship technical drawings need to modify according to the domestic and foreign mandatory provisions, the maintenance department apply for revision to the vessel inspection departments.1.9.公司有关职能部门查阅船舶图纸，应向机务部办理借阅手续。
It the company related department want to consult ship drawings, then it should transact borrowing formality to the maintenance department.1.10.船舶发生紧急情况时，机务部应负责及时向公司岸基应急反应小组提供下列应急图纸和资料：船舶稳性计算书、总布置、防火控制图、基本结构图、燃油驳运管系图、机舱舱底消防/压载管系图等。
If vessel was in the emergency, the maintenance department should be responsible for providing the following emergency drawings and material to company shore-based emergency response team: ship stability of the calculations, general arrangement, fire control charts, basic structure, oil/NLS pipe graph, the engine bilge fire/ballast piping &ballast figure, etc.2.船舶证书的登记、保存、管理。
Vessel certificate of registration, preservation, management.2.1.船舶证书包括：公司DOC证书、副本SMS证书、船员证书、船舶检验证书、国籍证书、所有权证书、航行签证簿、最低配员、电台执照、船舶安检簿、营运证等。Vessel certificates include: the DOC certificate, copy SMS certificate, sailors certificate, vessel inspection certificate, nationality certificates, ownership certificates, navigation visa directories, minimum manning, radio license, ship security book, operation certificate etc.2.2.船舶证书的登记、保存、管理由船长负责或委托船员保管证书及办理签证手续。各种证书应详细记载，应经常检查各种船舶证书，保持船舶证书的齐全有效。
The captain or his entrusting crew should register, preserve, manage the vessel registration certificate or make visa formalities.Various certificate shall be documented, often should check various shipping certificate, certificate of complete effectively maintain ship.2.3.公司机务部安排船舶对到期船舶证书的年签和换证。
The company maintenance department should arrange annual issuing and changing for the expires certificates.2.4.公司主管证书人员应熟悉所管辖证书的分类及细则。在证书到期前的（1-2）个月内应通知船舶准备安排检验年签/换证。
Company supervisor certificate personnel should be familiar with the classification and conditions under the jurisdiction of the certificate.Such personnel should inform the vessel ready to arrange inspection in sign/renewal before the expiry of the certificate of(1-2)months 2.5.船长接到主管部门通知安排有关证书的年签/换证事宜后，根据检验要求布置有关部门作好相关准备，对影响到证书检验及换证的缺陷的部分进行查处和提前解决。
The captain should get ready for concerned certificate of years after signing/renewal matters according to the requirements of the inspection is related department when competent department informed the arrangement, for affecting certificate of inspection and replacement parts of the defects need to be investigated and solved in advance.2.6.收到证书及检验报告的正、副本后，公司主管证书人员应将证书及检验报告正本送船，副本将其分类存放到所属船舶证书档案。
When received original and copy certificates, company supervisor certificate personnel should sent the original inspection report and certificate to vessel, classify the copy one and storage it to ship certificate files.2.7.船长收到证书后，应立即通知相关部门确认收悉，同时将过期的原证书作废。如证书遗失，必须立即通知公司相关部门以采取补救措施。
After shall forthwith inform related departments to acknowledge when the captain received certificate, meanwhile confirm the original certificate will expire void.Such as certificate loose, he shall immediately notify the company relevant department to take remedial measures.3.记录
Recording
船舶证书及其有效期限登记资料
Vessel certificate and its validity registration data
第三篇：工程造价技术档案
贵州国龙项目管理咨询有限公司 造价咨询技术档案管理制度
为规范公司技术档案工作底稿的编制、复核、使用和管理，强化咨询质量，降低咨询风险，促进提高整体水平，保证咨询资料的完整性、统一性、实用性，特制定本制度。
一、档案的归档与管理
1、公司的归档资料实行“项目归档”制度，每个项目完成后及时进行资料的归档工作；
2、每个工程项目文档都要进行编号处理，并按文件类型再分成若干个子项以便查找；
3、各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。
4、凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。
5、档案管理员根据公司的《档案管理制度》实施档案归档整理。档案管理员职责：保证公司及各部门的原始资料齐全完整、安全保密和使用方便。
二、档案的收集及移交
工程造价咨询档案原则上由项目负责人负责整理归档，项目负责人必须在咨询报告出具后30日内将完整的档案资料移交档案室；公司专职档案管理员负责造价咨询档案的接收、装订立卷、保管、提供查阅等工作，档案管理人员必须在档案移交后90 日内将档案装订归档，并保证归档后档案的完整、安全。
三、档案的保存
项目负责人在交付存档资料时要保证各种资料齐全，归档时填写资料清单及页数，工程量计算书要求加封面，并分类装订完好，资料完整方能存档。各种类型项目存档资料要求如下：
(一)工程标底、清单编制存档资料：
1、存档资料目录
2、工作总结（业务范围、完成时间、参加人员等）
3、工程造价（标底、清单）编制委托合同
4、委托方交付的资料：建设方提供的招标文件、答疑文件（除图纸外）
5、成果文件：工程（概）预算书（电子版及纸质版）
6、三级复核表
7、工程量计算书（电子版及手稿）
8、委托方评价意见
（二）工程造价审核：
1、存档资料目录
2、工作总结（业务范围、完成时间、参加人员等）
3、工程造价审核委托合同
4、成果文件：审核报告、定案表、单位工程预（结）算书（电子版及纸质版）
5、计算书底稿、工程量确认单
6、委托方交付的相关资料：施工合同及补充协议、经济签证、变更资料、洽商记录、对方报送预（结）算书等
7、三级复核表
8、委托方评价意见
（三）工程造价过程控制（根据项目要求，统一编号，分批存档）：
1、存档资料目录
2、工作总结（业务范围、完成时间、参加人员等）
3、审核付款定案表、单位工程预（结）算书（电子版及纸质版）
4、最终审批支付单（尽可能）
5、计算书底稿、工程量确认单
6、委托方交付的相关资料：施工合同及补充协议、经济签证、变更资料、洽商记录、对方报送结算书等
7、三级复核表
（四）文件成果要求
1、外封面
2、内封面（要求有工程名称、建设单位、设计单位、编制单位、编制人、审核人、编制时间、文件成果编号等）
3、汇总表
4、编制说明
5、各分项预（结）算书
6、单位资质证书、营业执照、造价师注册证书
四、档案的借阅
1、凡本公司职工均可通过公司 档案管理员借阅并办理借阅签字手续，但需妥善保管，不得涂改遗失，如经发现涂改遗失要受到经济处罚，后果严重者要开除处理或追究
刑事责任。
2、因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，填写《借阅档案申请表》备案，并按要求及时归还。
3、借阅者用毕后应及时归还。对借阅份数过多及时间过长者，档案管理员有权催还。接催还通知后，应即刻归还。如确实需要使用，应向档案管理员办理续借手续，经同意后续借。
4、公司技术档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过8小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或总经理办公室主任批准；
5、档案借阅者必须做到：
① 爱护档案，保持整洁，严禁涂改。
② 注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。
五、档案的销毁
1、公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。
2、当某些档案到销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核，经总经理批准后执行。
3、凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁；一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。
4、经批准销毁的公司技术档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。
5、在销毁公司技术档案资料时，必须由总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁。
六、档案管理制度的执行
档案管理责任人负责督促执行本规定，制定本制度旨在规范公司技术档案管理，全体员工必须严格遵守。
第四篇：技术档案管理制度
技术档案管理制度
一、归档时间
办理完毕的文件，按工作阶段性进行归档：
1、按年形成的文件，第二年上半年归档。
2、凡是有法律效用的文件材料，一生效就归档。
3、凡是有机密性的文件，随时形成，随时归档。
4、特种设备重大维修验收及年检验收合格后，三个月内归档。
二、归档要求
1、材料完整齐全。
2、系统、条理、保持有机联系。凡是归档文件材料，均要按其不同特征组卷，尽量保持它的内在联系，区分它们不同的保存价值。文件分类准确、立卷合理。
3、立卷时，要求将文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复等统一立卷，不得分散。
4、在进行卷内文件排列时，要合理安排文件的先后秩序，按时间先后排列。对于同一事情的同一文件，应统一规定进行，比如：正件与附件，应正件在前，附件在后等。
5、由档案部门对特种设备管理部门加以指导，协助特种设备管理部门共同做好旧档的组织工作。办理移交手续，双方在移交清册签字。
三、归档流程
1、编制立卷项目，将办理完毕的文件按有关条款归入卷内，便于次年立卷。
2、文件按时间顺序排列，最近的在最上面。
3、一台特种设备一个立卷，一个档案盒。
4、定时交档案室：文件量少的，一年交一次，次年上半年收集。文件量大的，一年交两次，次年上半年和下半年各一次。
5、记录档案文件材料须用碳素笔写。在无特殊情况下，须用A4纸。
四、档案管理工作
1、档案的管理：区分全宗，正确立档单位；分类，依据档案、来源、时间、内容、形式分成若干层次和类别；案卷排列并编制案卷目录。
2、档案保管：本单位设立专用文件库保存档案。
3、档案的鉴定：从档案的内容、来源、时间、可靠程序、名称鉴别、档案价值，确定各类档案的保管期限，编制成表。
4、档案的销毁编制销毁清册；办理销毁手续，经总经理批准，方能销毁；销毁要有二人以上监销，并在清册上签字。
五、档案利用工作
1、凡需调阅档案，均须填写档案借阅单，依据借阅权限和档案密级，经有关领导签批后方能借阅。借阅档案应在“档案借阅登记簿”上登记，注明借阅档案的名称、密级、借阅方式、数量、期限。
2、档案利用方式有：提供档案原件；提供档案复印件；提供文献索引资料。
3、依据国家统计和有关法律法规，做好本公司档案统计工作。
第五篇：技术档案管理制度
技术档案管理制度
总则
1、为建立、健全公司技术档案工作，完整地保存和科学地管理公司的技术档案，充分发挥技术档案在公司运营和发展中的作用，更好地为生产、技术部门服务。特制订本管理制度。
2、本公司技术档案是指技术部门（包括车间）在生产技术、科研成果、质量、设备、施工安装等技术活动中形成的应当归档保存的图样、图表、文字材料、照片等技术资料以及外来、外购的图样、资料、图书等。
3、公司技术职能部门、车间要把技术档案工作纳入本单位的技术业务管理工作中，保证其技术文件材料的积累，达到收集齐全、整理系统，并按本制度及时归档。以保证全公司技术档案工作的顺利开展。
4、按照集中统一管理技术档案的基本原则，公司技术部设立综合档案室，并配备专职人员管理。综合档案室在技术部主管的直接领导下，集中统一管理全公司的生产、开发（含技术）、质量、设备、施工、安装等技术档案。建立、健全技术档案工作，达到全公司技术档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。
技术文件资料的归档
1、每一种产品完成或告一段落后，都要有完整、准确、系统的技术文件资料，并按公司形成文件资料的归档范围和要求，将所形成的文件资料加以系统的整理，组成保管单位（卷、代、册、盒），由主管审查后及时向公司综合档案室移交归档。
2、技术人员在移交技术档案或文件资料时，交接双方应按规定办理交接手续(参见《文件控制程序》可百度查找下载)，签字归档备查。凡不符合组卷要求或技术文件资料不全的，管理人员有权拒绝接收。
3、凡需归档的文件资料，应尽量符合国标、部标和企业标准的规定。做到书写材料优良，字迹工整，图样按规格绘制，图样清晰。严禁用铅笔、圆珠笔和复写纸打印。
4、凡各部门形成的图样类文件，经各部门主管签字后，向档案室移交归档。
5、凡外来、外购回公司的图样资料，随仪器、设备入厂的图样、使用说明书、电气线路图等在开封前，有关单位必须通知资料管理人员参加清点，如数归档。在未办理借阅使用手续前任何人不得据为私有或拿走。
6、在资料归档时，由各部门主管确定资料的重要程度，资料一般分为重要级、普通级两种，重要级必须标明“重要”字样，普通级可不标记。综合档案室的任务和人员的职责 综合档案室的任务：
1．1、集中、统一、科学地管理好技术档案，维护技术档案的完整、系统、准确和安全，并及时、准确地提供利用。因工作严重失职，造成技术档案原件遗失、缺漏、污损破坏至无法使用、借出无法收回等，管理人员应负主要责任，严重者调离岗位。
1．2、协助各部门和有关技术人员做好技术文件资料的形成积累和正确地整理、立卷归档工作。
1．3、承担技术文件资料的接收、复制、借阅、发放和建档，提供技术资料为全公司有关单位和技术人员服务。
2、技术档案管理人员的职责：
2．1、认真贯彻公司技术档案工作的方针政策。钻研业务，提高管理水平，保证技术档案工作任务的完成。积极主动地为生产、开发提供技术资料。
2．2、科学地管理全公司技术档案，承办技术资料和技术档案的接收、分类、编目、登记、保管、复制、借阅、发放、鉴定、统计以及绘制检索工具等工作。
2．3、遵守公司保密制度，做好安全保卫工作。2．
4、严格执行技术档案的保管、借阅、发放制度。
2．5、保持档案室内整洁、卫生，对破损或变质的档案，要及时修补和提出复制。技术档案的鉴定和销毁
1、认真做好技术档案的内容、保管期限的鉴定工作。因破损或变质的档案，复制后，原档案保管期限为半年。因修改内容而更换的档案，原档案报废，保管期限为一年。
2、凡要销毁的技术档案，必须造具清册，经主管领导审批后，在指定监销人监督下进行销毁，防止失密。有关鉴定报告和销毁清册必须及时归档。
技术档案的保管和借阅
1、对接收来的技术档案进行分类、编目、登记、统计和必要的加工管理，编制《档案查阅目录》，做到定位存放，妥善保管，方便利用。
2、认真执行技术档案的保管检查制度，每年年底全面检查、清理一次，做到帐档一致。并于12月30日以前整理出检查报告，交企管部主管审查。企管部主管根据检查报告的结果，对出现的问题勒令档案管理员进行整改，并对检查报告的真实性进行复查。
3、做好技术档案的安全、保密工作，并履行批准和借阅手续。经常保持室内清洁通风，注意防尘、防火、防水、防潮、防晒和防盗。防止档案被虫蛀、鼠咬、霉烂等。如有破损或变质的档案，管理人员要及时修补和提出复制。
4、技术档案的保密制度：
4．1、全公司职工必须严守机密，维护技术档案的安全。凡借阅重要的技术档案（包括外来、外购的资料，随仪器、设备回公司的文件资料，原始底图等），要由技术主管和企管部主管共同批准后方可借阅。借阅者必须妥善保管，不得遗失。
4．2、技术档案如有丢失、被盗、泄密等情况，应立即上报并采取措施作妥善处理。
4．3、非工作人员未经允许，不得随意翻阅技术档案。5 技术档案的借阅： 5．
1、凡本公司技术人员、工作人员，因生产需要都可借阅技术档案。由管理人员填写《文件借阅登记表》，借阅人员签字后，方可使用。用后按期归还，经管理人员检查后，方可办理注销手续。5．
2、技术档案和各种设备说明书等，均在公司内控制使用，档案原件不得借出档案室，仅供在室内查阅。若需借出室，应办理手续，借出副本。如无副本时，需经企管部主管批准方能借出。5．
3、经同意借出之档案，每次最长时间为8小时。如工作需要，到期后需继续使用的，应办理续借手续。如遇假期，必须将所借技术档案退回。到期未归还或未办理续借手续者，由档案管理员负责催收，并要求其限期归还。到期还未归还，由档案管理员根据所借资料的实际价值（各类书籍按标价、资料按制作价格）报企管部主管审查，总经理批准后，送公司财务部，对档案借阅人进行处罚。事后借阅者如能归还所借档案，根据其时间的长短，可按处罚金额的1/2至全额返回。
5．4、借阅者应保持档案的完整、安全、整洁，不得转借、拆散、涂改、抽换和丢失。借、还双方应共同清点份数、页数，并检查完整情况，做到认真负责。如发现问题或有损坏者，及时向主管领导汇报。并根据其完整或损坏的程度及档案的重要性进行处罚，由档案管理员报企管部主管审查，总经理批准后，送公司财务部，对档案借阅人进行处罚。技术档案的复制和技术资料的发放
1、凡归档的技术文件资料，一般应存档一份。重要的和使用频繁的应复制备份一份，供日常借阅或发放使用，备份文件发放后，应及时复制补充完整。
2、需加工制作的工装类图样文件，应复制三套。一套用于技术员作工艺后发放生产部门作采购备料，以及转交质检部进行检查，其中装配图发放于生产车间保管，供生产员工的管理使用；一套发放采购部，用于加工订货；一套用于档案室存档，供日常借阅使用。
3、用于指导生产及作为验收依据的装配图、加工图、资料文件等应复制四份，发放生产车间、质检部、分管技术员及档案室存档。发放图样或文件都需经会签才算有效。
4、用于指导生产及作为验收依据的泥芯图，应晒制四份，发放外协办、生产车间、质量部、及档案室存档。
5、用作指导生产的工艺卡片、工序卡片、生产作业指导书等，应复制三份，发放生产车间、分管技术员及档案室存档。
6、作为验收依据的检验卡片，应复制三份，发放质检部、分管技术员及档案室存档。
7、因工作原因，需要发放各使用场所的技术资料，应在技术档案交接后次日内发放至各使用场所。未规定发放场所的文件应编制《文件发放清单》（参见《文件控制程序》），发放清单由文件编制部门填写，部门主管批准后交档案室。档案室按清单的要求发放至各使用场所，发放时注明发放场所、发放号、发放日期、是否受控等，并有接收人员签字。其它需要文件的单位或个人，应提出申请，填写《文件领用申请单》（参见《文件控制程序》），经主管领导审查、文件编制部门主管批准后，可签名领取。
8、发放各使用场所的文件资料，使用者应妥善保管，不得损坏或丢失。因受条件限制，破坏或污损至无法使用时，可到档案室换取新文件，原破坏或污损文件资料由档案室回收后报废处理。凡使用者无法提供原文件资料，而要求档案室重新发放时，文件使用者应承担重复发放文件的资料费用，其金额按复（晒）制资料的实际价格核算，由档案管理员报企管部主管审查，总经理批准后，送交公司财务部。
技术档案和受控技术文件的更改
1、当文件编制部门需对技术档案实施更改或补充时，应有更改通知单。对用户提供的文件资料进行更改时，还应有用户同意更改的书面证明，并存档备查。更改人员根据通知单的内容对技术档案实施更改。修改时统一做好修改标记，相应部门主管签字，标明日期。同时修改清单中的更改级别，并将修改通知保留备查。
2、技术档案更改后，资料管理人员应及时将更改通知单发放各相应的文件受控场所，以保证文件的使用得到有效控制。
3、为防止各使用场所的受控文件失控，各类受控技术文件自发放之日起，其使用期限为一年，过期自动作废。需重复使用时，经文件归口管理部门审查后，盖上“确认”印章，审查人员签字认可后方可再次使用。
北京鑫中昊科技股份有限公司
技术部
2016年04月23日
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