xx保险公司客户投诉管理办法实施细则

第一篇：xx保险公司客户投诉管理办法实施细则

xx险股份有限公司

客户投诉管理办法实施细则 第一章总则

第一条 为保证投诉案件流转顺畅，投诉工作在实际处理过程中更具有操作性，根据《中国人寿保险股份有限公司客户投诉管理办法》，制定本实施细则。第二条 本细则适用于公司系统客户投诉管理与处理工作。第二章投诉机构及职责

第三条 各级公司均需设立客户投诉工作协调委员会，客户投诉工作协调委员会办公室常设在客户服务部门，主要职责是对投诉工作的管理与监督。

1、每半年应当组织投诉主要涉案部门召开联席会议，对投诉处理工作进行通报；

2、定期对涉案部门未及时处理或处理不当导致的升级投诉、对公司产生重大影响的投诉案件进行通报；

3、组织对重大、疑难投诉案件进行讨论，听取各相关部门对重大、疑难投诉案件的意见，提出案件最终处理决定，并监督落实；

4、对相关部门处理意见不一致的投诉件，是否是有责投诉案件，以及案件原因归类进行最终裁定。

第四条 各级公司客户服务部门是投诉案件的主要受理和答复部门，其他涉案部门是案件处理的主要部门。

各级公司客户服务部门需对涉案部门的处理时效、处理质量等方面进行监督，并及时、定期向本级公司总经理室反馈。

对涉案部门明显因失职或其他原因造成投诉案件处理拖延的，由本级公司客户服务部门行文在所辖机构范围内进行公示，同时，抄送上级公司客户服务部门。第五条 总公司客户服务部主要职责是：

1、负责客户投诉工作制度、工作标准和工作流程的制订，投诉资料的归档，投诉案件满意度抽查，以及投诉处理考核等；

2、负责定期向公司总裁室、各相关职能部门，下级公司传递客户投诉信息；

3、负责客户投诉工作的日常检查、考核、公示和培训；

4、负责受理客户通过各种途径投诉至总公司的案件，并负责联系、跟进、参与公司相关部门或下级公司的调查处理；

5、负责对公司调查结果与客户投诉情况存在较大差异、客户投诉升级等案件的监督调查工作；

6、负责对下级公司上报的投诉案件直接指导；

7、负责客户投诉工作协调委员会日常工作。第六条 省公司客户服务管理中心主要职责是：

1、负责组织投诉处理考核，对投诉工作日常监控，收集投诉处理中的相关问题、建议、典型案例并进行分析，对投诉资料进行归档；

2、负责定期向公司总经理室、各相关职能部门，下级公司传递客户投诉信息；

3、负责及时处理和上报重大、疑难投诉案件；

4、负责受理、处理投诉人通过各种途径投诉至省公司的案件，对于需要相关部门协助调查处理的案件，应根据客户诉求提出初步处理意见，及时跟进、参与公司相关部门或下级机构调查处理；

5、负责对业务已集中在省公司的有关核保、核赔等业务方面投诉，总公司、监管机构转办的投诉案件，下级公司上报投诉案件的直接处理或提出处理意见，及时跟进、参与公司相关部门或下级机构调查处理；

6、负责涉及电话中心类、通知服务类以及增值服务等投诉案件进行处理。

7、对公司调查结果与客户投诉所提供证据进行分析，负责对调查结果不合理的投诉案件进行重新审核并提出相应指导意见，返回案件原处理公司或部门重新调查处理；

8、负责对重大、疑难案件提请客户投诉工作协调委员会召开重大、疑难投诉案件协调会议；

9、负责认定本级公司受理的，上级公司和监管部门转办，以及下级公司上报的投诉案件的结案，责任环节，以及案件原因归类；

10、负责对下级公司投诉案件的结案，以及无责投诉案件的真实性进行抽查、修订、考核；负责对下级公司有争议案件进行确认和考核；

11、负责对无理缠访等客户信息向销售部门备案；

12、负责客户投诉工作协调委员会日常工作。第七条 客户服务中心主要职责是：

1、负责组织投诉处理考核，投诉工作日常监控，收集投诉处理中的相关问题、建议、典型案例进行分析，对投诉资料进行归档；

2、负责受理、处理或协调相关部门上级公司转办，以及本级公司受理的各类投诉案件；及时上报需上级公司指导、协助处理的疑难投诉案件；

3、负责定期向当地公司总经理室、各相关部门传递客户投诉分析；

4、对于需要相关部门调查处理的投诉案件，应根据客户投诉提出初步处理意见，并转相关部门调查处理。同时，在协调员调查取证过程中，协助调查工作，提出有利于案件快速处理的意见；

5、负责对已经省级集中处理的核保、核赔等业务投诉案件进行上报，根据上级公司的意见进行处理；对于核保、核赔仍在市分公司的，由市分公司直接进行调查处理；

6、负责涉及电话中心类、通知服务类以及增值服务等投诉案件进行处理。

7、负责客户投诉工作的资料归档，协助完成满意度调查，客户投诉信息整理及分析等；

8、地市级客户服务中心负责认定省级公司授权、本级公司受理的投诉案件结案，投诉案件的责任环节，以及案件原因归类；

9、客户服务中心投诉处理人员或协调员岗位需调整时，必须在人员调整七个工作日内报送上级公司客户服务部门；

10、负责对无理缠访等客户信息向销售部门备案；

11、负责客户投诉协调委员会日常工作。

第八条 销售部门包括个险销售部门、团险业务部门、以及银行保险部门、电话销售部门。

对于销售人员在展业过程中未按公司相关业务规定为客户宣传或提供投保服务，以及销售人员/销售机构不能按服务承诺为客户提供相应由销售人员提供的售后服务等非违规原因引发的投诉案件，由销售部门负责调查处理，按照属地原则，根据销售人员所属销售机构，由销售机构直接处理投诉案件，并提出处理意见反馈至客户服务部门。

1、负责处理并核查客户服务部门转来的投诉案件，根据客户服务部门提出的初步处理意见，对涉及本部门的投诉案件进行调查处理，或督促下级公司销售部门及时进行调查处理；

2、负责及时审批和反馈下级公司销售部门需要向上级公司请示的投诉审批件；

3、负责及时向客户服务部门反馈投诉案件的处理和调查结果；

4、负责督促下级公司销售部门提供投诉案件相关资料；

5、负责配合客户服务部门对投诉案件处理结果进行确认。第九条 销售督察部门负责处理销售人员涉嫌违规的投诉案件。

此处“违规”是指根据客户投诉内容以及客户提供的证据分析，销售人员可能存在公司《营销员违规行为处理规定》、《团险销售人员违规行为处理规定》、《银行保险客户经理销售行为考评处理规定》、《银行保险理财经理销售行为考评处理规定》等有关规定的具体表现。

1、负责处理并核查客户服务部门转来的投诉案件，根据客户服务部门初步认定的涉嫌违规类型，对涉及销售人员违规的投诉案件进行调查处理，或督促下级公司销售督察部门及时进行调查处理；

2、负责及时向客户服务部门反馈投诉案件的处理和调查结果；

3、负责配合客户服务部门对投诉案件处理结果进行确认。

销售督察部门对于涉嫌违规的投诉处理可详见《保险营销员违规行为查处工作指引》（国寿人险发[2010]536号）。

第十条 业务管理部门负责柜面服务形象类、承保类、保全类、理赔类投诉件的调查处理。

1、负责处理并核查客户服务部门转来的投诉案件，根据客户服务部门提出的初步处理意见，对涉及本部门的投诉案件进行调查处理，或督促下级公司业务管理部门及时进行调查处理；

2、负责及时审批和反馈下级公司业务管理部门需要向上级公司请示的投诉审批件；

3、负责及时向客户服务部门反馈投诉案件的处理和调查结果；

4、负责督促下级公司业务管理部门提供投诉案件相关资料；

5、负责配合客户服务部门对投诉案件处理结果进行确认。

第十一条 收付费管理部门负责由于收付费处理时间过长、收付费处理发生差错、银行交费、转帐发生差错、客户不能及时领取款项、收付费票据内容出错等原因引发的投诉件，由收付费管理部门会同业务管理部门、信息技术部门调查处理。

1、负责处理并核查客户服务部门转来的投诉案件，根据客户服务部门提出的初步处理意见，对涉及本部门的投诉案件进行调查处理，或督促下级公司收付费部门及时进行调查处理；

2、负责及时审批和反馈下级公司收付费部门需要向上级公司请示的投诉审批件；

3、负责及时向客户服务部门反馈投诉案件的处理和调查结果；

4、负责督促下级公司收付费部门提供投诉案件相关资料；

5、负责配合客户服务部门对投诉案件处理结果进行确认。

第十二条 各级信息技术部门主要负责处理客户直接对系统的投诉，以及协助配合业务部门快速解决由于系统问题而导致的客户投诉。

1、负责处理并核查客户服务部门转来的投诉案件，根据客户服务部门提出的初步处理意见，对涉及本部门的投诉案件进行调查处理，或督促下级公司信息技术部门及时进行调查处理；

2、负责及时审批和反馈下级公司信息技术部门需要向上级公司请示的投诉审批件；

3、负责及时向客户服务部门反馈投诉案件的处理和调查结果；

4、负责督促下级公司信息技术部门提供投诉案件相关资料；

5、负责配合客户服务部门对投诉案件处理结果进行确认。

6、负责协助配合业务部门查找投诉中涉及的系统问题并予以解决；

7、负责对本级不能解决的系统问题及时报上一级信息部门；

8、负责对系统出现的普遍性问题查找原因并及时修复。

第十三条 品牌宣传职能部门主要负责投诉人对媒体发布的公司外宣内容不满投诉件的调查和处理。

1、负责处理并核查客户服务部门转来的投诉案件，根据客户服务部门提出的初步处理意见，对涉及本部门的投诉案件进行调查处理，或督促下级公司品牌宣传职能部门及时进行调查处理；

2、负责及时审批和反馈下级公司品牌宣传职能部门需要向上级公司请示的投诉审批件；

3、负责及时向客户服务部门反馈投诉案件的处理和调查结果；

4、负责督促下级公司品牌宣传职能部门提供投诉案件相关资料；

5、负责配合客户服务部门对投诉案件处理结果进行确认。

第十四条 各级公司投诉工作相关部门均需指定1名投诉处理协调员，协调员在客户投诉工作协调委员会的组织下开展工作，负责协助客户服务部门处理有关投诉案件。主要职责：

1、总公司、省级公司相关部门投诉处理协调员应积极关注客户服务部门抄送到本部门的投诉案件，并对下级公司有关该案件的请示及时指导；

2、地市、县支公司投诉处理协调员要每日查看客户服务部门流转到本部门的投诉案件，并及时开展核实调查工作；

3、地市、县支公司投诉处理协调员负责将案件的进展情况在客户服务部门要求的时限内向本级公司客户服务部门反馈；对于复杂案件，至少每5个工作日向客户服务部门反馈1次案件调查进展情况。第三章投诉分类

第十五条 投诉方式包括电话、来访、信函、传真、网络、短信等方式。第十六条 根据 call center系统（客户投诉管理系统），投诉类型分为展业类、销售机构/销售人员服务类、柜面形象类、承保类、保全类、理赔类、电话中心类、国寿鹤卡类、公司产品类、收付费类、通知服务类、系统类和其他类投诉。第十七条 展业类投诉主要是与销售人员展业服务与展业规范相关，表现为销售人员在展业过程中未按公司相关业务规定为客户宣传或提供投保服务，及在展业中误导、欺骗客户等非诚信行为而引发的投诉。

第十八条 销售人员/销售机构服务类投诉主要是投诉人对销售人员/销售机构的保单服务等内容不满，表现为由于公司不能按服务承诺为客户提供相应由销售人员提供的售后服务、泄露客户信息及因销售人员专业素质和服务态度无法满足客户要求等原因而引发的投诉。

第十九条 柜面形象类投诉主要是投诉人不满产生在柜面营业场所，表现在由于公司柜面设施不完善、未按公司规定时间营业、柜面服务人员态度/礼仪/专业素质差、柜面秩序混乱等原因表示不满而投诉。第二十条 承保类投诉主要是投诉人不满反映为保单承保环节，表现在由于保险合同录入/打印及装订错误、未按规定及时为客户出具有责保单、丢失客户投保和核保资料、出单时间过长或核保结果客户不满意等原因而引发的投诉。第二十一条保全类投诉主要是投诉人不满反映在保全环节，表现在由于未按公司规定处理保全业务或发生差错、保全业务处理效率低、保单转移时间过长、附加险不能续保或被要求加费续保等原因而引发的投诉。

第二十二条 理赔类投诉主要是投诉人不满反映在理赔环节，表现在客户对理赔处理时间过长不满、理赔结果不满、理赔资料繁琐、理赔金计算错误及公司丢失客户理赔资料等情况不满，要求公司予以处理的投诉件。

第二十三条 电话中心类投诉主要是投诉人对95519电话服务不满，表现为对95519客户服务代表的专业素质/服务态度不满、95519自动语音服务不满、95519服务内容有限、95519问题处理效率等问题不满而引发的投诉。

第二十四条 国寿鹤卡类投诉主要表现对鹤卡增值服务、自助服务、查询服务不满而要求公司予以处理的投诉。

第二十五条 公司产品类投诉主要是对公司保险合同条款表示不满，表现为对自有业务重大疾病定义范围理赔规定不满、费用补偿性产品的条款责任补偿范围不满、代理业务条款规定不满、借款规定或条款等不满而引发的投诉。第二十六条 收付费类主要是对公司各种收付费服务不满，表现对收付费处理时间过长、收付费处理发生差错、银行交费、转帐发生差错、客户不能及时领取款项、交费后不能及时领取发票、收付费票据内容出错等原因不满，要求公司予以处理的投诉件。第二十七条 通知服务类投诉主要是对公司各种通知不满，表现为客户对公司各类通知不及时、通知内容有误、收不到公司的有关通知导致保单失效等原因而要求公司予以处理的投诉件。

第二十八条 系统类主要是对系统差错以及系统效率慢不满，表现为投诉人对系统准确性有误，系统问题导致业务处理效率慢等原因而要求公司予以处理的投诉件。

第二十九条 其他类投诉主要是上述类型不能涵盖的情况，包括客户对公司的各类宣传途径不满、对公司的投资收益不满、对泄露客户个人隐私（不包括销售人员、销售机构）不满、对公司或代理机构网点少不满、对电销渠道销售人员电话打扰等不满、对非银行代理的中介代理渠道不满等其他原因引起的投诉。第四章投诉处理要求

第三十条 投诉处理流程主要包括投诉的记录与确认、投诉案件跟进、投诉案件处理、投诉处理结果反馈，以及投诉案件结案。第三十一条 投诉处理流程

第三十二条 投诉会办单流转

第三十三条 投诉内容的记录与确认要求及流程：

1、在来电接待过程中，应对投诉人的投诉事由进行复述确认，同时在call center系统（客户投诉管理系统）内详细记录投诉类服务单； 投诉服务单内容应包括客户投诉事项及反映的主要问题、客户保单基本信息、客户有效联系信息等。

2、接待来访投诉人时，应记录投诉人诉求，并请投诉人在《来访受理表》上签名加以确认，在受理当日在客户投诉管理系统内详细记录投诉类服务单；

3、对于电子邮件或来信的咨询投诉件，应在1个工作日内联系告知客户，并在客户投诉管理系统内详细记录投诉类服务单。

对于重大、疑难等敏感投诉案件以电话方式回复的，应注意保存相应的录音文件，作为电子档案长期留存。

网站投诉不得将回复内容直接在网站中进行答复，如确有必要，回复内容需由当地法律部门审核，并经总经理室同意后报出。

对于涉及销售人员违规的投诉件，应对照销售督察部门提供的《营销员涉嫌违规关键信息一览表》（国寿人险发[2010]536号），了解核实有关情况并填写完整。

4、除电话中心受理投诉通过call center系统进行记录外，其他各渠道投诉件均通过客户投诉管理系统进行流转、跟进以及结案等。

5、对于上级公司、监管部门、其他部门投诉处理协调员转办的和本机构非客户服务部门受理的客户投诉案件，由本级公司投诉处理人员在1个工作日之内向投诉人确认本公司已经受理其投诉，并在客户投诉管理系统内详细记录投诉类服务单。对于没有记入服务单的，视作未与投诉人进行确认。

对于复杂案件,每7个工作日向客户反馈1次案件进展情况或案件的最终处理意见。

6、对于一次受理涉及多部门的投诉，应按照投诉类别分别缮制服务单，详细描述客户投诉涉及的所有问题。首先向主要问题涉案部门流转处理，同时抄送案件其他相关部门流转处理。如需与客户进行核实信息，应由本级公司投诉处理人员汇集各部门的意见统一与客户联系，或约请客户与涉案部门共同开会予以核实处理。

7、对于同一有责投诉件在结案以后，客户对处理结果不满意，再次向上一级公司投诉、或投诉至媒体或外部监管机构应作为投诉升级，重新制作投诉服务单，投诉件数计为2件。

8、电话回访呼出工作中如客户有明确投诉意向的，对销售人员“代签名”、“误导”、“截留/挪用保费”等行为表示不满，记录为“呼入”方式投诉。第三十四条 投诉件的跟进要求及流程：

1、投诉受理人员应在受理当日在call center系统（或客户投诉管理系统）投诉类服务单中记录投诉内容，根据投诉涉及的主要部门进行分派；

如主要处理部门认为需要其他部门协助的，由主要处理部门直接协调其他部门共同办理；

如主要处理部门认为该投诉案件不属于该部门职责，应退回会办单至客户服务部门，投诉受理人员根据投诉内容再次进行分派；

2、对于提交流转的服务单，临近案件处理时限或超过处理时限仍未有任何反馈的，投诉处理人员应向主要处理部门发送催办单进行提醒。第三十五条 投诉件处理要求及流程：

1、对于权限范围内的一般性投诉件，涉案部门投诉处理协调员应在规定的时间内及时进行调查核实，必要时会同客户服务部门与客户进行协商，做出最终处理建议反馈本级公司客户服务部门，由投诉处理人员向客户反馈，并对投诉案件的最终处理结果进行确认。涉案部门投诉处理协调员与客户每次联系后或者在调查中有新的进展时，应及时将相关情况记录在服务单中，以备客户在案件处理时间内再次来电查询时，座席或投诉处理人员可以告知其最新进展情况。

2、重大、疑难投诉件的处理，应提请客户投诉工作协调委员会召开临时会议，经客户投诉工作协调委员会审定后做出决定，必要时可报上级公司请求支持。

3、对于需向客户书面反馈处理意见的，由投诉处理部门填写《客户投诉处理意见书》，客户服务部门会签，当地公司法律部门审核，确认无误后将处理决定及时送达客户，并督促相关部门及人员进行实施。第三十六条 投诉案件反馈要求及流程：

投诉案件调查核实后，应由投诉处理人员将处理意见及时向客户反馈，同时，一般性投诉案件应向相关部门反馈，疑难投诉案件应向客户投诉工作协调委员会反馈，上级公司转办案件应向上级公司反馈。

对于接受公司处理意见的投诉案件，相关涉案部门需协助客户办理相关后续处理手续；对于不接受公司处理意见、影响较大的投诉案件，应提交客户投诉工作协调委员会，本级公司客户服务部门要做好客户的解释和疏导工作。

对公司处理结果始终不满意，缠访、无理取闹等特殊情况，由客户投诉工作协调委员会确定最终处理意见并予以答复客户。第三十七条 投诉处理结案要求及流程：

1、投诉案件的结案分为有责投诉、无责投诉、转诉讼投诉；

2、总公司、省级、地市级分公司具有结案权限，县支公司不具有结案权限；

3、总公司或监管部门转办的案件，授权由省级公司结案，总公司负责对案件的结案情况进行审核。省级公司结案权限可根据各地实际情况授权由地市公司结案；

4、客户服务部门投诉处理与管理人员具有结案权限；

5、投诉案件的有责认定与无责认定，由客户服务部门投诉管理或处理人员根据涉案部门调查反馈意见确定公司是否存在责任；

6、是否是有责投诉案件及案件原因归类的认定工作在结案前进行。对于涉及多个方面的投诉，案件原因归类可认定多个原因；

7、当公司与客户之间达成一致意见，投诉得到相应解决，客户认可公司处理意见，可进行结案；

8、客户不同意投诉处理结果或对投诉处理不服的，经当地客户投诉工作协调委员会认定，确认公司的处理结果合法合规的，可以结案；

9、对于结案时选择系统类的投诉件，需具体描述系统出现的问题；

10、对于由于客户原因不能及时结案的，应在系统中详细记录联系时点及情况，并保留电话录音；对于始终联系不上的客户，应在系统中详细记录每次联系时点及内容，确实联系不上客户的，经部门领导同意后可以结案；

11、总部对于已结案的投诉案件将不定期开展抽查，必要时，将对不能联系到客户的投诉案件进行回访。

第三十八条 结案报告内容应当全面，内容包括客户保单基本信息；投诉事项及反映的主要问题；根据投诉问题所进行的调查情况；投诉事项的事实确认和性质认定，涉及多个事项的须分别陈述说明，涉及经济利益纠纷或有违法违规金额的要列明具体数额；公司具体应对措施或拟采取措施；对于群体性或疑难投诉件，回复报告还应包括目前的处理进展、发展态势以及稳控措施等。第三十九条 重大投诉案件上报要求及内容：

1、对当地公司确实无法处理，需要总、省公司给予支持的重大疑难投诉，可上报至上级公司进行处理，上报请示时应通过公司正式行文；同时，要在客户投诉管理系统中记录流转及处理意见；

2、上报件所附资料应按上述投诉处理档案的要求，提供完整的客户投诉相关资料；

3、对当地公司已采取的各项处理措施须在上报件中进行说明，并提出当地公司处理案件的建议和要求；

4、对确属情况紧急、通过公文流转将延误处理时机的重大疑难投诉，可用过电子邮件报送扫描件，扫描件上应有当地公司公章和（总）经理的亲笔签字，正式文件应随后补报；

5、以上资料齐全之后，按照《寿险实务》（2005版）公司档案管理规定交由档案管理人员保存。

第四十条 投诉处理时限要求属于客户服务部门内处理的投诉件必须在3个工作日内完成，需其他部门处理的投诉件必须在7—15个工作日内完成，重大疑难案件处理时限为30个工作日。第五章投诉的监督与考核

第四十一条 对于投诉案件相关部门没有按照规定时限处理反馈的，由省级公司客户服务管理中心每周进行公示。公示内容除投诉案件处理的基本信息外，还应包括案件协调部门是否按时效处理、配合力度等一些涉及案件处理效率的关键指标。

公示邮件主送省、市级公司总经理室成员，省、市级公司相关部门负责人。在规定时限内未结案件数超过50%的案件，提交客户投诉工作协调委员会进行督办。

第四十二条 各公司应定期公示本公司投诉情况以及部门协调员投诉响应时限情况，投诉情况包括投诉数量、投诉涉及类型以及典型案例、发现问题等。部门协调员投诉响应时限以小时计。

公示邮件主送省、市级公司总经理室成员，省、市级公司相关部门负责人，省、市级公司客户服务管理人员，抄送总公司相关人员信箱。

公示方法为OA公示，各公司应在每月第10个工作日之前完成对上月的公示。第四十三条 为保证投诉处理效率及质量，投诉考核指标包括投诉结案率、9天投诉结案率、客户投诉率、投诉响应率、投诉案件平均处理时长、投诉处理满意度等。

投诉结案率是衡量在考核期内实际在系统设定时间内结案的投诉案件数量占考核期内所有投诉案件数量的比例，反映公司及时处理投诉工作的效率。9天投诉结案率是衡量在考核期内实际结案天数小于等于9个自然日的投诉件数占考核期内所有投诉案件数的比例，反映公司处理投诉工作的效率。

客户投诉率是衡量在考核期内投诉件数占同期该地区有责保单件数的比例，反映公司服务工作中存在不足的程度。

投诉响应率是衡量投诉处理人员接到有关本公司投诉会办单后跟进处理的效率，反映公司投诉处理人员是否与客户及时联络的情况。投诉案件平均处理时长是衡量在考核期内实际已结案的投诉件平均处理时长，反映公司处理投诉工作的效率。

投诉处理满意度是衡量客户对公司提供的投诉处理服务过程和结果的满意程度，反映投诉处理人员在服务态度、专业性、工作及时性等几个方面的情况。第四十四条 各分公司95519电话中心受投诉岗委托，每月对本公司受理的所有投诉进行抽查回访。

抽查的范围限于本月受理的，且没有在服务单给定期限内结案的案件。抽查内容应包括案件处理人员是否在客户投诉后主动与客户取得联系、客户对公司案件处理结果的意见、客户对投诉处理人员的服务态度及服务效率等方面的信息。

抽查比例为当月未在服务单给定时间内结案的案件的20％以上。抽取方式采取随机抽取。

各级公司能够提供证据（如电话录音等）证明确为客户本人意愿延期处理的案件，不在抽取回访范围内。

第四十五条 对于回访发现的未按规定与客户取得联系的、以及公司在案件处理过程中有违规行为导致案件处理延迟的，省级公司应调取电话录音进行核实。问题核查属实后，将录音发至其所在单位总经理室成员及上级公司主管部门。省级公司客户服务管理中心应按月对此类情况进行通报。

第四十六条 对于外部监管机构（如消费者协会、质量万里行等）要求出示投诉记录情况的，应请示当地总经理室，经批准后出示。

第四十七条 针对重大、疑难投诉和客户反复投诉的案件，各级公司需及时向本级公司总经理室及相关部门报告，同时，抄送上级公司客户服务管理部门。投诉案件处理结束后，需在３个工作日内向上述人员和部门报告案件处理的整体情况。

第四十八条 总公司客户服务部、总公司各相关部门、各省级公司客户服务领导小组及客户服务管理中心对客户投诉处理工作进行监督和考核。

投诉管理部门可以根据投诉案件情况要求业务部门对相应内容进行考核，并进行监督。

第四十九条 总公司客户服务部根据工作重点，制订《客户服务考核办法》，对分公司的投诉处理情况进行考核。

总部将不定期对投诉处理过程中人为作假等情况进行抽查，一旦检查出虚假结案等情况，将一并纳入到当年考核成绩。第六章附则

第五十条 《中国人寿保险股份有限公司客户投诉管理办法》所称投诉不包括以下内容：

（一）以销售人员为投诉主体，对公司管理制度不满等内容的投诉；

（二）客户在不满发生时向具体经办人表示投诉，被投诉内容能够在当场协商解决的，不记为本办法所称投诉；

（三）受理前已经进入诉讼案件或已经达成书面协议。本办法所称销售人员是指承担公司销售任务的所有人员。

本办法所称有责投诉是指客户投诉的内容，经相关部门调查核实，确认公司在经营过程中的行为违反国家法律、法规或保险合同条款、公司规章制度，公司对此应该承担责任的投诉案件。本办法所称无责投诉是指客户投诉的内容，经相关部门调查核实，确认公司在经营过程的行为中符合国家法律、法规或保险合同条款、公司规章制度规定，公司对此不应该承担责任的投诉案件。

第五十一条 本实施细则由总裁室负责解释。第五十二条 本实施细则自2011年2月1日起施行。

第二篇：保险公司客户投诉管理办法

××××保险股份有限公司 理赔客户投诉处理实施细则

第一章 总 则

第一条 为切实有效提高投诉案件处理时效，维护公司的整体利益和形象，保证投诉案件及时、有效地得以处理、解决，结合工作实际特制定本细则。

第二条 本细则适用于总、分、支理赔追偿事业部所有部门和人员。

第三条 本细则根据总公司相关要求制定了对工作人员的奖惩制度，并从本办法发布之日起正式实施。

第四条 投诉处理的基本原则

（一）保密原则。公司对投诉人及相关案件信息进行严格保密；

（二）合法原则。应当遵照法律、法规和监管政策要求，以合同约定为基础，查明事实、分清责任、公平协商；

（三）合理原则。以事实为依据，综合考虑多重因素，合理妥善解决；

（四）诚信原则。不得曲解合同约定，损害客户及销售人员的正当权益；投诉处理中不得向客户作出不能兑现的承诺和超越权限的承诺；

（五）效率原则。投诉处理遵循时限规定，事实清楚、要求合理的需投诉迅速解决。

第二章 组织架构和职责分工

第五条 组织架构

客户理赔投诉管理体系，组织架构与组成如下：

一、投诉管理领导小组： 组 长：

副组长： 成 员：

二、投诉处理小组：

组 长：总公司相关部门负责人、分公司理赔事业部负责人。

成 员：总公司投诉管理相关人员、分公司投诉专员、各业务管理条线主管。

第六条 工作职责

一、投诉管理领导小组工作职责：

（一）启动投诉应急预案，协调处理客户投诉及重大、紧急、突发投诉事件；

（二）督促、催办投诉处理部门及时处理客户投诉；

（三）对客户投诉情况进行汇总，并定期进行分析，向相关部门提出改进服务的意见和建议；

（四）沟通、协调理赔事业部各部门处理相关投诉案件。

二、总、分公司投诉管理岗主要职责：

（一）主动处理投诉问题、跟进投诉处理的进展情况，了解投诉产生的原因，督促重大紧急投诉的妥善处理；

（二）根据投诉内容应尽快查询案件状态及阻滞原因并提出解 决办法，督办相关人员做出处理；

（三）做好与客户及相关部门的沟通工作并在必要时与机构相 关负责人联系，尽快为客户解决问题；

（四）投诉处理应当根据投诉理由和获取的关键证据，围绕客户要求，提出综合完整的处理意见；处理意见应当最大限度减少客户和公司的经济损失、减少公司品牌形象损失，在答复客户请求的同时妥善处理相关保险合同，避免遗留隐患；

（五）各分公司投诉专员每月初将上月的投诉受理清单与分析汇总发至总公司投诉管理室；

（六）总公司投诉管理室根据分公司反馈意见与结果，定期分析总结，提出改进意见和建议，尽快降低投诉率；

（七）及时向领导汇报重大投诉处理情况及落实结果；

（八）投诉处理必须经过完整调查，具备关键证据完整，事实清楚，论证合理，办案过程记录及档案完整。

三、总公司理赔部业务部门投诉负责人主要职责

总公司理赔部各业务条线部门领导，为各自对应工作的投诉处理监督责任人，主要工作职责：

（一）立即安排人员调查、核实被投诉事项，做到当日投诉当日处理；

（二）对投诉事项在规定的时间内提出处理意见，落实处理结果；

（三）及时向总公司投诉管理部门反馈投诉处理情况和结果。

四、分公司理赔部投诉负责人主要职责

分公司理赔部负责人为分公司层面投诉案件处理监督责任人，其主要职责：

（一）负责贯彻执行总公司客户投诉管理政策与办法；

（二）负责分公司所有客户投诉的处理与监督；

（三）对投诉事项提出处理意见，落实处理结果；

（四）及时向总公司投诉管理部门反馈投诉处理情况和结果。

五、投诉主要责任人职责

投诉的主要责任人是指投诉的内容所对应的岗位人员（如果投诉针对的是一个组织，责任人为这个组织的负责人）。投诉案件涉及的相关岗位责任人有义务配合投诉处理人员处理好相应的投诉。

第三章 投诉处理流程

第七条 接到客户投诉之后，进入投诉处理流程。

一、总、分公司投诉处理部门收到×××××转来的投诉信息后，要立即查询案件信息，根据投诉内容与该案件投诉的主要责任人联系，安排并督促其进行处理，并向投诉主要责任人进行了解，询问原因，解决投诉问题，在客户投诉系统中跟进处理结果，向客户提出解决措施与建议。对于有一定难度的投诉案件应及时上报机构负责人或总公司相关人员获得支持，将投诉尽快妥善处理完毕；

二、投诉主要责任人接到投诉后不得以任何理由推诿，应立即根据投诉内容及案件信息查找原因，并根据具体情况进行解决，并向投 诉管理人员进行反馈。原则上自接到投诉后3个工作日处理完毕，并回复客户处理结果；

三、总、分公司投诉处理人员在接到投诉材料后，应在12小时内最长不超过24小时将投诉处理进展情况在系统中备案，便于客户致电×××××时，热线人员可以给予客户咨询解答，直至投诉案件处理完毕。

四、投诉的结案标准

（一）客户接受我司提出的处理方案；

（二）客户不接受我司的处理方案，但有足够的法律、法规支持我司的处理意见；

（三）投诉管理部门认定的无效投诉。

五、总、分公司投诉管理岗将处理结果存至投诉处理系统，点击结案。

六、提出管理改进意见

投诉处理过程中发现公司经营管理问题时，总公司投诉管理岗（或分公司投诉专员）应当以书面方式向相关部门和领导小组反映，积极提供改进意见，沟通建议情况应当在投诉处理档案中记载。

第四章 危机应对

第八条 针对紧急、重大的投诉，由分公司理赔执委会进行讨论并出具处理意见后上报总公司投诉管理室，总公司投诉管理室根据分公司意见进行协调处理，必要时上报主管领导，或召集总公司核心业务执委会领导进行讨论决定。最终处理意见要在当日进行反馈。

第五章 奖惩措施

第九条 针对客户的有效投诉案件，确定直接责任人为引发投诉的员工，间接责任人为该员工的直接领导（按照工作汇报线确定），根据投诉的级别及投诉渠道来源不同，对责任人进行奖惩，具体通知如下：

一、客户致电×××××或者直接电话投诉的：

1、普通投诉（客户投诉一次），由总公司投诉管理岗（或各机构投诉专员）对投诉产生责任人进行提醒，并协调处理投诉；

2、紧急投诉（客户投诉两次），由总公司投诉管理岗（或各机构投诉专员）对投诉产生责任人出具50元罚单，并对该员工的直接领导进行提醒，同时紧急协调处理投诉；

3、重大投诉（客户投诉三次及以上），由总公司投诉管理岗（或各机构投诉专员）对投诉产生责任人出具100元罚单，该员工的直接领导出具50元罚单，同时快速协调并于当天处理完毕投诉。

二、危机投诉：

1、当地保监局转发有效投诉，对直接责任人罚款100元，对理赔负责人罚款100元；对中国保监会转发有效投诉，对直接责任人罚款200元，对理赔负责人罚款200元；

2、媒体报道或转发的有效投诉，经过调查属实的，对直接责任人罚款200元，对理赔负责人罚款200元；

3、网络投诉，经过调查属实的，对直接责任人罚款200元，对理赔负责人罚款200元，其中影响重大需要公司启动公关才能消除影 响的，对直接责任人、理赔负责人各罚款公关费用的10%。

三、惩罚考核：对总公司投诉管理专员的考核由总公司理赔事业部进行；对总、分公司投诉处理相关责任人的考核，由总公司投诉管理岗人员进行监督，并提供考核依据。

四、总公司投诉管理岗对投诉进行统计分析，实行定期通报、个案特报，向相关部门提出改进服务的意见和建议。

投诉罚单由各机构投诉专员负责出具，汇总并于每月1号上报上月处罚情况至总公司投诉管理室（×××××@×××××.com）进行备案，同时由总公司投诉管理室转交人力部进行奖罚金额的确认及执行。

第五章 附则

第十条 本细则的解释权归属总公司理赔追偿事业部。第十一条 本细则自下发之日起执行。此前下发的相关规定如与本细则矛盾，以此文为准。

总公司理赔追偿事业部

××××××××

第三篇：客户投诉管理办法

03客户投诉管理办法(一)目的

为求迅速处理客户投诉案件，维护公司信誉，促进质量改善与售后服务，制定本办法。(二)范围

包括客户投诉表单编号原则，客户投诉的调查处理、追踪改善、成品退货、处理期限，核决权限及处理逾期反应等项目。(三)适用时机

凡本公司PCB产品遇客户反应质量异常的申诉(以下简称“客户投诉”)时，依本施行办法的规定办理(如未造成损失时业务部或有关单位前往处理时，应填报“异常处理单”反应有关单位改善)。(四)处理程序

客户投诉处理流程，如下表。(五)客户投诉分类

客户投诉处理作业依客户投诉异常原因的不同区分为： 1． 质量异常客户投诉发生原因(指人为因素造成)。2． 量投诉发生原因。

（六）处理部门(七)处理职责

各部门客户投诉案件的处理职责 1.业务部门

(1)详查客户投诉产品的订单编号、料号、数量、交运日期。(2)了解客户投诉要求及客户投诉理由的确认。(3)协助客户解决疑难或提供必要的参考资料。(4)迅速传达处理结果。2.质量管理部

(1)管理客户投诉案件的调查、提报与责任人员的拟定。

(2)发生原因及处理、改善对策的检查、执行、督促、防之提报。(3)客户投诉质量的检验确认。3.总经理室生产管理组

(1)客户投诉案件的登记，处理时效管理及逾期反应。(2)客户投诉内容的审核、调查、提报。(3)客户投诉立会的联系。

(4)处理方式的拟定及责任归属的判定。

(5)客户投诉改善方案的提出、洽办、执行成果的督促及效果确认。(6)协助有关部门与客户接洽客户投诉的调查及妥善处理。

(7)客户投诉处理中客户投诉反应的意见提报有关部门追踪改善。4.制造部门

(1)针对客户投诉内容详细调查，并拟定处理对策及执行检查。(2)提报生产单位、班别、生产人员及生产日期。(八)客户投诉处理表编号原则 1.客户投诉处理的编号原则。(××)月份(××)流水编号(××)2.编号周期以月份为原则。(九)客户反应调查及处理

1.业务部人员于接到客户反应产品异常时，应即查明该异常(编号、料号、交运日期、数量、不良数量)、客户要求，并填具“客户抱怨处理表”(表14.6.3)连同异常样品签注意见后送总经理室办理。

若客户要求退(换)货数量因客户尚在加工中而无法确定时应于“客户要求”栏注明：“客户加工中未确定”。

2.业务部门在未填立“客户抱怨处理单”前为应客户需求及确保处理时效：业务人员应立即反应质量管理部人员(或制造部品保组)，会同制造部门人员共同前往处理，若质量管理部人员无法及时前往时由总经理指派有关人员前往处理，并于处理后向总经理报告。3.为及时了解客户反应异常内容及处理情况，由质量管理部或有关人员于调查处理后三天内提出报告呈总经理批示。

4.总经理室生产管理组接到业务部门的“客户抱怨处理表”后，即编列客户投诉编号并登记于“客户抱怨案件登记追踪表”后，送质量管理部追查分析原因及判定责任归属部门后，送生产单位分析异常原因并拟定处理对策，并送经理室批示意见，另依异常状况送研发部提示意见，再送回总经理室查核后送回业务部门拟定处理意见，再送总经理室综合意见后，依核决权限呈核再送回业务部依批示处理。

5.业务人员收到总经理室送回的“客户抱怨处理表”时，应立即向客户说明、交涉，并将处理结果填入表中，呈主管核阅后送回总经理室。

6.总经理室生产管理组接到业务部填具交涉结果的“客户抱怨处理表”后，应于一日内就业务与工厂的意见加以分析做成综合意见，依据核决权限分送业务部经理、副总经理或总经理核决。

7.判定发生单位，若属我方质量问题应另拟定处理方式，改善方法是否需列入追踪(人为疏忽免例案追踪)作明确的判定，并依“客户投诉损失金额核算基准”及“客户投诉罚扣判定基准”拟定责任部门损失金额，个人惩处种类呈主管批示后，依罚扣标准办理，若涉及行政处分则依“客户投诉行政处理原则”办理。

8.经核签结案的“客户抱怨处理表”第一联质量管理部存，第二联制造部门存，第三联送业务部门依批示办理，第四联送会计科存，第五联总经理室存。

9.“客户抱怨处理表”会后的结论，若客户未能接受时，业务部门应再填一份新的“客户抱怨处理表”附原抱怨表一并呈报处理。

10.总经理室生产管理组每月10日前汇总上月份结案的案件，于“客户投诉案件统计表”会同制造部、质量管理部、研发部及有关部门主管判定责任归属确认及比率，并检查各客户投诉项目，进行检查改善对策及处理结果。

11.业务部门不得超越核决权限与客户做任何处理的答复协议或承认。对“客户抱怨处理表”的批示事项据以书信或电话转答客户(不得将“客户抱怨处理表”影印送客户)。

12.各部门对客户投诉处理决议有异议时得以“签呈”专案呈报处理。

13.客户投诉内容若涉及其他公司，原物料供应商等的责任时，由总经理室会同有关单位共同处理。

14.客户投诉不成立时，业务员接获“客户抱怨处理表”时，以规定收款期收回应收账款，如客户有异议时，再以“签呈”呈报上级处理。(十)客户投诉案件处理期限

1.“客户抱怨处理表”处理期限自总经理室受理起国内13天国外17天内结案。2.各单位客户投诉处理作业流程处理期限。

单位 总经理室 质管部 制造部 研发部 业务部门 总经理室 业务部门处理 期限 1/2 / / / 国内3天国外7天 1/2 6天

（十一）客户投诉金额核决权限

客诉金额 100000元以下 100001～150000元 150000元以上 核决权限 业务部门经理 副总经理 总经理

(十二)客户投诉责任人员处分及奖金罚扣 1.客户投诉责任人员处分。

总经理室生产管理组每月10日前应审视上月份结案的客户投诉案件，凡经批示为行政处分者，经整理后送人事单位提报“人事公布单”并公布。

2.客户投诉绩效奖金罚扣：

制造部门、业务部门及服务部的责任归属单位或个人，由总经理室依客户投诉案件发生的项目原因决定责任归属单位，并开立“奖罚通知单”呈总经理核准后复印三份，一份自存，一份会计单位查核，一份送罚扣部门罚扣奖金。(十三)成品退货账务处理

1.业务部门于接到已结案的“客户抱怨处理表”第三联后依核决的处理方式处理：

(1)折让、赔款：业务人员应依“客户抱怨处理单”开立“销货折让证明单”一式二联，呈经(副)理、总(副)经理核签及送客户签章后一份存业务部，一份送会计作账。

(2)退货、重处理：即开立“成品退货单”注明退货原因，处理方式及退回依据后呈经(副)理核实后，除第一联自存督促外其余三联送成品仓储据以办理收料。

2.会计科依据“客户抱怨处理表”第四联中经批示核定的退货量与“成品退货单”的实退量核对无误后，即开立传票办理转账，但若数量、金额不符时依左列方式办理。

(1)实退量小于核定量或实退量大于核定量于一定比率(即以该客户订制时注明的“超量允收比率，若客户未注明时依本公司规定)以内时，应依”成品退货单“的实退数量开立”传票“办理转账。

(2)成品仓储收到退货，应依业务部送来的”成品退货单“核对无误后，予以签收(如实际与成品退货单所载不符时，得请示后依实际情况签收)。”成品退货单“第二联成品仓储存，第三联会计科存，第四联业务部存。

(3)因客户投诉之故，而影响应收款项回收时，会计部门于计算业务人应收账款回收率的绩效奖金时，应依?quot;客户抱怨处理表”所列料号之应收金额予以扣除。

(4)业务人员收到成品后退回的“成品退货单”应在下列三种方式中择一取得退货证明： ①收回原开立统一发票，要求买受人在发票上盖统一发票章。

②收回注明退货数量、单价、金额及实收数量、单价金额的原开立统一发票的影印本，且必须由买受人盖统一发票章。③填写“销货退回证明单”，由买受人盖统一发票章后签回，取得上述文件后与成品销货退回单一并送会计部作账。(5)客户投诉处理结果为销货折让时，业务人员依核决结果开立“销货折让证明单”，依下列三种方式取得折让证明：

①收回注明折让单价，金额及实收单价、金额的原开立统一发票影印本，影印本上必须由买受人盖买受人统一发票章。②填写“销货折让证明单”由买受人盖统一发票章后签回。取得上述文件之后与“销货折让证明单”一并送会计科作账。(十四)处理时效逾期的反应

总经理室于客户投诉案件处理过程中，对于逾期案件应开立“催办单”催促有关部门处理，对于已结案的案件，应查核各部门处理时效，对于处理时效逾期案件，得开立“洽办单”送有关部门追查逾期原因。(十五)实施与修订

本办法呈总经理核准后实施，修订时亦同。□ 客户投诉行政处罚准则

(一)凡发生客户投诉案件，经责任归属判决行政处分，给予一个月的转售时间，如果售出，则以A级售价损失的金额，依责任归属分摊至个人或班。未售出时以实际损失金额依责任归属分摊。(二)客户投诉实际损失金额的责任分摊计算：

由总经理室每月10日前汇总结案与制造部依据发生异常原因归属责任，粝蹈鋈斯г蛉痔粮迷保粑饺艘陨系墓餐?同一部门或跨越部门)则依责任轻重分别判定责任比例，以分摊损失金额。(三)处分标准如下表：(经判定后的个人责任负担金额)责任负担金额 处分标准 备 注

10000元以下 悔过书,另扣其点数200元 10001～50000元 申诫一次 50001～100000元 申诫二次 100001～200000元 小过一次 主管连带处分,以降一级为原则 200001～400000元 小过二次 ″ 400001～1000000元 大过一次 ″ 1000001元以上 大过二次以上

(四)客户投诉行政处分判定项目补充说明：

1.因票据错误或附样等资料错误遭客户投诉者。2.因财务错误遭客户投诉者。

3.未依“制作规范”予以备料、用料遭致客户投诉者。

4.经剔除的不合格产品混入正常品缴库遭致客户投诉者。5.成品交运超出应收范围未经客户同意遭客户投诉者。6.擅自减少有关生产资料者。

7.业务人员对于特殊质量要求，未反映给有关部门遭客户投诉者。8.订单误记造成错误者。9.交货延迟者。10.装运错误者。

11.交货单误记交运错误者。

12.仓储保管不当及运输上出问题者。13.外观标示不符规格者。14.检验资料不符。15.其他。

以上一经查觉属实者，即依情节轻重予以行政处分，并以签呈总经理核实后会人事单位公布。(五)行政罚扣折算：

1.警告一次，罚扣400元以上。

2.小过一次，以每基数罚扣800元以上。3.大过以上者，当月效益奖金全额罚扣。(六)以上处分原则，执行时由总经理室依应受处分人及情节的轻重，确定以签呈会各责任部门，并呈总经理核实后会人事单位公布。客户投诉损失金额核算标准 损失类别 损 失 金 额 计 算 法 索赔 依实际赔偿金额计算损失。折让 依实际折让金额计算损失。

退回 依实际退回数量以实际售价的20%核算损失金额 补送 依A级品售价核算补送制品的金额核算损失。重修 依重新处理的工缴费用加搬运费核算损失。（含损耗）□ 客户投诉经济处罚准则

(一)客户投诉罚扣的责任归属，制造部门以各组单元为最小单位、以归属至发生各组单元为原则。未能明确归属至发生组单元者归属至全科。

(二)业务部门、服务部门以归属至个人为原则，未能明确归属至个人者，才归属至业务部门、服务部门。(三)客户投诉罚扣方式：

1.客户投诉案件罚扣依“客户投诉罚扣判定基准”的原则，判定有关部门或个人，予以罚扣个人效益奖金，其罚扣金额归属公司。2.客户投诉罚扣按件分别罚扣。

3.客户投诉罚扣标准依“客户投诉损失金额核算基准”罚扣，责任归属部门的营业人员，以损失金额除以该责任部门的总基点数，再乘以个人的总基点数即为罚扣金额。

4.客户投诉罚扣最高金额以全月效率奖金50％为准，该月份超过50％以上者逐月分期罚扣。(四)制造部门的罚扣方式：

1.归属至发生部门者，依“客户投诉罚扣标准”计扣该部门应罚金额。

2.归属至全科营业人员，依“客户投诉罚扣标准”每基点数罚扣计全科每人的基点数。(五)服务部门的罚扣方式：

1.归属至个人者比照制造部各科的发生部门罚扣方式。2.归属至发生部门者比照制造科的罚扣方式。

第四篇：客户投诉管理办法

客户投诉管理办法

为了对市场和顾客的需求变化能够早期预警，并能迅速做出相应的反应，处理顾客投诉案件，加强自身控制和纠错能力，维护公司信誉，促进品质改善与售后服务，提高顾客满意度，特制订此通知。

一、顾客投诉分类：

1、非品质异常投诉发生原因（指人为因素造成）。

2、品质异常投诉发生原因。

3、《客户投诉记录表》编码原则: 1)（××）月份（××）流水编号（××）。2)编号周期以月份为原则。

二、处理分工：

1、销售分公司和市场部

1)详查投诉产品之订单编号、原料、数量、交货日期、不良品数量。2)了解顾客投诉要求及投诉理由。

3)协助顾客解决疑难或提供必要参考资料。4)迅速传达处理结果。

5)投诉案件的登记，处理时效管制及逾期反映。6)投诉改善方案的提出、执行效果跟踪和确认。

2、主管副总经理

1)监督投诉案件的调查、上报及责任人员的确定。2)投诉改善方案的审核及效果确认。3)主持与客户接洽投诉调查及妥善处理。

3、总经理

1)投诉内容的审核。

2)处理方式的确定及责任归属之判定。

4、生产部门

1)针对投诉内容详细调查，并拟定处理对策及改善执行。2)投诉品质量检验确认。

三、顾客投诉处理流程：

1、销售分公司人员接到顾客投诉时，应热情接待了解投诉内容，并首先判定责任发生单位。

若本公司为责任方，应即查明有关资料（订单编号、料号、交货日期、数量、不良品数量）、顾客要求及交货金额等各项目。

1)能够马上解决的问题应立即进行协调和解决，给顾客一个满意的答复。

2)不能马上答复顾客的问题，须安抚顾客情绪的同时立即致电销售分公司，请求批示，回复顾客。然后再将情况记录在《顾客投诉记录表》上。

3)若顾客对回复不满意，则应告知顾客十五天内给予答复，并最大程度地留住投诉产品，将此表连同投诉样品，送交市场部。

2、市场部接到《顾客投诉记录表》后，分析投诉原因、判定责任归属部门及确定处理对策。待顾客同市场部和销售分公司人员共同商讨解决办法后，市场部填制《顾客投诉处理表》。最后由主管副经理作出批示。

3、经核签的《顾客投诉处理表》第一联由市场部留存，第二联送销售分公司留存。

4、市场部每年6月和12月的前10日汇总半年来的投诉处理情况，会同加工单位、销售分公司经理判定责任归属并讨论各投诉项目，改善对策及处理结果。

5、销售分公司不得超越权限向顾客做任何处理答复、协议或承认，只应对《顾客投诉处理表》中批示事项答复顾客（不得将《顾客投诉处理表》影印件送客户）。

四、投诉案件处理期限：

1、《顾客投诉处理表》处理期限自市场部受理起，国内15天，国外18天内处理。

2、各单位投诉处理作业流程处理期限如下：销售分公司5天，市场部7天（如果涉及到加工

单位，则其中加工单位的处理期限是2天）。

五、投诉审核：

1、各公司在接到通知之日起，须在公司备有《顾客意见簿》，方便顾客对本公司产品的监督与 投诉。

2、各专卖店必须将顾客投诉记录在案，不能有瞒报、漏报、谎报的行为。销售分公司与市场部将不定期对顾客投诉进行核对。如发现专卖店对顾客的投诉置之不理或顾客有二次投诉的现象，将对相关责任人进行处罚。

六、投诉责任人员处分及罚扣金额：

1、投诉罚扣责任归属，加工单位以各班组为最小单位。未及明确归属班组单位时，归属至全厂。

2、业务部门、服务部门以归属至个人为原则，未能明确归属个人时，归属至区域专卖店或分公司。

3、罚扣方式： 1.凡属于产品问题，经责任归属后，予以处理；2.属于非产品问题，由销售分公司负责处理。以上情况，凡情节严重的，呈总经理核批后，由总经理办公室公布。

客户关系的管理已经成为现代企业保持和提高市场份额，赢得竞争优势的重要手段。而客户投诉的处理，则是客户关系管理中的重要内容。处理好客户投诉，是增加客户信任、促进再次购买和实现良好人际传播效应的有效途径，也是提升企业美誉度的最佳机会。

中国有句古话叫“不打不相识”，一见钟情式的爱情不会永远牢固。只有经过反复，得到烈火的历练，关系才可能得到升华。我们不要怕客户投诉，就像冲突管理已经成为一种重要的管理技巧一样，一定的问题的发生可能会成为我们与客户增进关系的重要手段，从而促进企业美誉度在人际传播方面的良好效果。

需要注意的是，客户投诉的处理，是从售前就已经开始了的。也就是说，很多的客户问题是可以得到避免的。这包括业务人员要增加对产品的了解，提醒客户产品使用的注意事项，以最易于理解的方式向客户提供使用及保养说明书等。

一旦发生的客户投诉，则一定要把它看成是与客户交流的良好机会。对投诉的处理一定要及时，及时会让客户感到自己的问题得到了重视。及时地到达问题现场和及时地给予回复，是解决客户投诉的第一步工作，也是能否成功解决客户投诉的关键。

这个过程给客户的信号是：我的投诉得到了重视。切忌不要以为拖会解决问题，拖的结果只有两种，一种是激起客户的暴怒，搞得结果不可收拾，这还是好的；另一种结果是客户的流失，那是对企业最大的损失。事实上，大多数客户购买了我们的产品，说明他们对我们是信任的，大多数人也能够理解企业发生的一定错误。只有及时地到达客户身边，你才有可能实现最佳的处理结果。

一、换位思考

人与人之间的相互理解是化解矛盾的良药，服务人员一定要学会换位思考，让自己站在客户的角度来看待问题。

即便你很及时地到达了客户那里，你还是很可能会遇到客户发脾气。客户会对因为你的及时到达至少不再增添新的火气，但及时并不足以让客户不发脾气。这个时候千万不要试图去制止客户的火气，尊重他让他发泄。要知道这个世界上有一条原理叫公平。当客户发泄得过了头，而你又表现得那么有涵养，对他是那么的尊重，他往往会在平静下来后觉得对不起你，甚至会向你道歉，这个时候难

6、投诉内容若涉及其他公司或原物料供应商等责任时，由主管副总经理会同市场部等有关部门共同处理。

7、投诉处理实行首问负责制，即谁受理谁负责。道还会有什么问题不好解决吗？这叫不战而屈人之兵。当一个人被放到文明的环境中时，他也会用文明的方式解决问题。相反如果他受到的不公正的待遇，他的行为甚至有可能是非人性的。

你所表达的足够的理解和尊重不仅会平息他的怒火，也会将他感染到以理性来解决问题。这为你建立了一个平台，这是我们要圆满解决问题所必需的平台。

二、倾听

倾听会让你了解客户的真正意图。

绝对不要以为你的诚恳可以解决一切问题，你在移情让其发泄的过程中要做好各种准备工作，通过他的报怨了解他所认为的真正问题是什么，他这次投诉真正要达到的结果是什么。千万不要主观地认为他是遇到了什么问题，也不要从其语言表面进行判断。正如沙漠中的少女误解了一时之需的大侠。一定要通过对其关注的焦点进行分析归纳。也只有倾听才能了解客户的个性特点，以实现共鸣。

三、共鸣

共鸣使我们与客户以相同的旋律起舞。

通过倾听，你可以开始逐渐插话。你的目的是将话题转移到客户平时可能比较关心的内容上去。转换话题的工作并不难，难的是如何通过倾听了解到客户可能最感兴趣的话题，这需要一些技巧。比如客户在谈话中可能会提到希区柯克，那么说明他对悬念电影感兴趣；如果他嘴里止不住冒洋文，你不妨同他谈一谈东西方文化；如果他讲“我的企业是如何以优质的服务对待客户”，那么你大可与之谈谈企业应以何种理念进行经营。一旦你成功地转换了话题，你已经成功了70%。在那一个话题里，你们可以平等地进行交流，在客户的感情中，你们将从一种敌对关系走入一种朋友关系。伴随着他的这一心理过程的发生，你要把握火候，在恰当的时候重新回到眼前的纠纷话题，你会发现他变得很温顺，很通情达理。此时他已经在潜意识里把自己与你的公司之间的关系转化成了你们之间的关系。所谓“庄生晓梦迷蝴蝶”，角色转换需要一定的时间，你必须抓住这个时间差，并固化这种朋友关系，将它带入下一个阶段。

四、谈判

前面都是基础，都是在为这个环节做铺垫。

这是整个投诉过程的核心阶段。在这个阶段，要综合运用多种手段，努力按本企业的既定原则 解决问题。

（一）前期准备工作

1、了解企业对此类问题处理的基本原则。这是你基本的活动空间，在比较多的时候，你有义 务为企业维护利益。当然这种维护是在使客户接受的条件下，否则造成客户流失比任何损失都大。

2、了解手中可用的牌。每个企业有各自的特点，因而你的牌可能会有所不同。但你应当创造尽量多的牌来使自己的战术更加丰富。延长免费售后服务期、无偿更换或补偿某些在客户看来价值较高的附件、增加维护保养。你甚至可以做一些小礼品，在孩子和女性身上做一些感情投资，往往会事半功倍。要知道投诉的处理过程本质上就是情绪的平息过程。

3、要具备尽量丰富的知识。在整个谈话过程中，节奏的把握十分重要。每个关键点都要把握好，这就要求首先要对谈话所处的过程进行判断。客户的情绪变化会通过他的形体语言表现出来，同时你也要用自己的形体语言引导客户，这要求我们掌握心理学、形体学的知识；对客户的情绪引导也要求准确、生动、富有感染力的表达能力。总之，这些都要求投诉处理人员具有良好的基本素养。

（二）谈判中的注意事项

1、要向客户显示充分诚意和信心，并表明你有足够的权力解决问题。客户最不想听到的一句话是：“对不起，这事我也做不了主，我回去把您的意见反应一下，如果我们领导同意，我们会尽快给您答复，如果领导不同意„„”如果客户不抽你，那么他真是够通情答礼了。

2、不要跟客户讲公司的各项制度是怎样规定的。客户购买的是公司的产品，是与公司构成了平等的法律关系，双方之间只适用合同范围内的法律关系，你公司的制度对客户没有任何的约束意义。与客户谈话的时候，你是以公司负责人的身份出面的，你们之间的谈判的依据是法律和道理。如果你提到公司的规章制度，那么你就是降到了你在公司中所处的位置上，也就代表不了你的公司，自然就没有权利与客户谈话。现代消费的趋势都在逐步走向一站购买，客户哪里会高兴就一个问题而与你们多次交涉？

3、谈判当中应先小人，后君子。虽然我们一再强调与客户在交流中应保持良好的沟通气氛，但绝不是说要一味地退让，全盘接受客户的方案。这是因为毕竟是一种谈判，而所有的谈判都是因为存在着分歧。有人说企业应奉行“客户总是对的”的经营原则，其实这是不现实的，它会将服务工作引入一个误区：每一个客户的要求都是不同的，如果都是对的，企业将无所适从，处处自相矛盾，失去原则。谈判过程既要维护自己的立场，又要保证双方是在一种理智的范围内。谈判结果最好能达成比你的最低预期略好一点的方案，这样你在后面的处理过程中将游刃有余。

方案的落实 谈判方案答成后，落实工作一定要及时到位，包括赔偿。越早处理，客户的满意程度越高。如果悬而不决，客户不仅会对公司的效率画上问号，也会加重其不满情绪。如果你在前面的谈判中成功地实现了既定目标，那么在这个时候你可以故作慷慨地多送给客户一些东西，客户会因为得到了意外惊喜而带给你更多的收获。

跟踪结果，问题解决后的一定时间内对客户进行回访，了解问题产品的使用情况。这又是一个以巧取胜的措施。不要小看这个电话的作用，它可以使客户对企业的信任成倍增长，从而形成再次购买或正向人际传播。

众所周知，从品牌管理的角度上讲，品牌发展有3个阶段：知名度、美誉度和忠诚度，客户忠诚是企业追求的重要目标。客户的这种忠诚度形成的最重要途径就是一次购买后得到了企业的持续关怀而产生的高度信任以及情感偏好（客户忠诚的最高层次）。总之，我们应把客户投诉的处理看成是加深与客户间的关系的难得机会，遇到问题后得到圆满解决的客户其忠诚度要比合同执行中一帆风顺的客户忠诚度高得多。客户信任是最宝贵的资源，赢得了客户将无往而不胜。

一、处理客户的不满的重要性 **只有4%的不满客户提出投诉；

**但客户会将不满告诉另外的10---20人；

**被告之者中13 %又继续将这个坏消息传播给另外的10-20 人； **如果投诉的问题得到有效的解决，50% 的人会成为回头客； **如果问题得到及时解决，80%的会成为回头客；

**得到满意服务的客户或问题得以解决的投诉者将他们的经历告诉2--5个人。

二、客户不满时想到什么 **有人聆听，得到尊重； **受到认真的对待； **立即见到行动； **获得相应的补偿；

**犯错误的人受以惩罚。

三、如何处理客户不满 **持有积极的态度；

**处理客户不满从两方面做出努力 ——平定客户的情绪； ——然后解决问题。

**处理客户不满的最终结果是解决问题，但：

——人在不满时首先的是情感上的问题。即先处理心情； ——并非所有问题我们都能解决。

四、处理客户不满的常见错误行为 **争辩、争吵、打断对方； **批评、讽刺对方；

**强调自己正确的方面，不承认错误； **表示或暗示客户不重要； **认为投诉、抱怨是针个人的； **语言含糊，打太极拳；

**责备和批评自己的同事，表白自己的成绩； **装假关注；

**在事实澄清以前便承担责任； **拖延或隐瞒。

五、处理客户不满的正确行为

**尽量离开服务区，注意对其他客户的影响； **令客户感到舒适、放松； **和颜以待，让客户发泄怨气； **表示理解和关注并作记录； **如有错误，立即承认；

**明确表示承担替客户解决问题的责任； **同客户一起找出解决办法； **必须时请上司出面

六、通过电话平息客户的不满 **缓和客户的不满；

**表示你对他们的重视； **设身处地，找出原因； **解释你的观点； **诚挚地道歉；

**讲明将要采取的措施； **表示你要帮助他/她；

**重述对方提出的问题并确认理解的对错； **感谢对方愉快的结束通话；

不断提高自己

专业知识————为客户提供优质和解决问题的基础；

相关知识————是提高客户满意度建立良好形象的必不可少的支持；

职业素养————不断培养和提高用正确的态度和方法有效的处理问题避免失误减少错误。5

第五篇：客户投诉管理办法

山东分公司

客户投诉管理办法

1.目的

进一步完善投诉相关的管理制度及投诉处理流程，完善发生重大上访及群体性投诉事项应急预案，完善被全国性的主要媒体进行负面报道的处理流程，完善保监会机关及各保监局转办的有效投诉件的处理流程及时效，加快保监系统投诉响应时间，降低公司内部投诉处理后转向保监局及保监会投诉比例，加强投诉信息报送，为正确处理客户的投诉、纠纷与争议，更好地维护公司的整体利益和形象，改变投诉处理不力，导致公司声誉受损的局面，特制定本办法。2.适用范围

适用于分公司及各分支机构各项业务投诉的管理。重大上访及群体性投诉事项参照分公司应急办法处理，含协作的公估公司和有查勘任务的代理公司。3.术语和定义 3.1 协办部门：分公司客服中心和各级客户服务部、客户理赔科之外的配合投诉处理的部门。3.2 一般投诉件：指案情清晰，分支机构按照一般处理程序即可解决或一件投诉案使公司遭受的直接经济损失在5000元（含）以下的投诉件。3.3 疑难投诉件：指有重大或恶劣影响或一件投诉案使公司遭受的直接经济损失在5000元-3万元（不含5000元）的投诉件。3.4 重大投诉件：指一件投诉案使公司遭受的直接经济损失在3万元以上（含）的投诉件;或在一定范围内有重大或恶劣影响,有下列情况之一者的案件。

3.4.1 媒体介入，可能或已经曝光的案件。3.4.2 获悉客户即将起诉的投诉案件。3.4.3 投诉到监管部门的案件。

3.4.4 发生或可能发生重大人身伤害后果的案件。3.4.5 5人（含）以上的群体投诉案件。3.4.6 其他引起重大负面影响的特殊投诉案件。4.职责 4.1 公司所有工作人员对客户投诉均负有首问接待的职责，接到客户投诉，应填写《客户投诉记录表》，及时转各级客户服务部。4.2 分公司客户服务中心和分支机构客户服务部门负责投诉业务处理；其他部门或相关岗位均应协助处理对本部门的投诉。4.3 分公司各级行政人事部门或岗位负责处理公司接到的信访投诉，负责受理、处理纪检监察类信访投诉案件，即除“保险合同纠纷、投保或售后服务纠纷等业务类投诉”以外的案件。分公司各部室和各机构负责人是第一责任人。4.4 分公司客户服务中心和各机构客服部

4.4.1 负责各种渠道的保险合同纠纷、投保或售后服务纠纷等业务类客户投诉，须及时登记，并迅速回复客户。

4.4.2 定期总结客户的投诉重点，分析引发投诉的原因，及时将此分析报告反馈给相应分支机构总经理及相关的业务主管部门。各分支机构和各部门在收到分析报告后，须对引发投诉的主要原因制定相应的解决方案，避免类似事件重复出现。4.4.3 负责接待客户上门投诉。

4.4.4 客服中心综合部接到的投诉案件，做好投诉转办、投诉处理监督、客户满意确认等一系列工作，一办到底。客服中心综合部对每笔投诉电话进行质检，以确保投诉受理的处理质量。4.4.5 客服中心综合部投诉处理完毕后，进行回访并整理归档和总结分析，并提交相关处罚和奖励报告。

4.4.6 分公司协助突发事件处臵领导小组办公室处理重大投诉案件。4.5 分支机构客户服务部

4.5.1 负责各种渠道的客户投诉，须及时登记，并迅速回复客户。4.5.2 负责接待客户上门投诉，到投诉人家中拜访和调处工作。4.5.3 负责客服中心转交的投诉，每笔投诉案件由各机构客服经理直接处理，并直接回复客户直至最后解决。客服经理因休假等原因不能处理的案件，由各机构分管客服工作的领导或机构负责人直接处理。

4.5.4 接到重大投诉案件后，须于半个工作日之内上报分公司客户服务中心。

4.5.5 在重大投诉案件处理结案后，须于结案后3个工作日内将处理方案报备总公司。

4.5.6 分支机构须于每月10日前向分公司客服中心上报上月所有处理结案投诉案件的《客户投诉记录表》及月度投诉处理分析报告。4.6 协办部门职责（分公司各部室、各机构总经理室）

4.6.1 负责配合客户服务中心的客户投诉处理工作。每个协办部门须由部门负责人指定专人处理并向其汇报工作进展，各机构、各部门、各机构负责人是第一责任人。

4.6.2 在对保险合同条款理解有分歧时，负责做好解释说明工作。4.6.3 对于复杂的疑难案件，必要时各分支机构、各部门可成立疑难案件处理工作组，对案件进行集体研讨，确定处理方案。5.投诉处理流程 5.1 客服中心受理客户投诉并填写《客户投诉记录表》。客服中心受理的投诉在接到后20 分钟内发到相应中心支公司或部门投诉责任人，对于时效性要求较高的投诉同时发送分管领导；对于重大投诉，同时发送分公司负责人；对于媒体或相应监管部门的投诉，要同时发送分公司总经理室和法务室，并电话核实收到情况。5.2 分公司客服中心判断收集到的客户投诉信息是否充分、准确，必要时与投诉的最初接收者或直接与客户联系，寻找更多信息。5.2.1 可直接由客户服务部门或承保部门进行处理的，由处理责任人立即进入投诉处理程序。可以快速答复的，即时做出答复。5.2.2 客户服务部门或承保部门不能直接处理的，应于当日将投诉材料移交协办部门和机构总经理室及时处理。

5.2.3 分公司客服中心收到投诉后应第一时间听取录音，了解投诉成因，并最迟在1 小时内与客户沟通，电话沟通内容最好同步录音。分公司客服部与客户直接联系，根据公司的有关规定向客户提出建议和解决措施，与客户就投诉案件进行协商处理。5.2.4 一般性投诉案件，须在接到投诉材料后的1个工作日内处理完毕，并明确答复客户。

5.2.5 重大、疑难投诉案件，原则上须在接到投诉材料后的3个工作日内处理完毕，并明确答复客户。5.3 各机构、各部门在投诉处理完毕后同一工作日内将处理结果反馈客服中心，客服中心最晚于次日回访，了解并记录客户意见。对所有投诉材料进行整理归档。6.罚则

6.1 对于投诉管理不力的机构、部门和造成投诉的相关人员要严肃追责。对于有效投诉，各分公司要追究相关责任人，对于造成直接投诉的相关人员，写出书面检查并给予经济或行政处理，对于投诉处理不力或管理不力的，总公司将对分公司及相关人员做出罚款、减薪、降职和解除劳动合同等处理。

6.2 每次有效投诉处罚责任机构和部门负责人各1000元，每年发生三次有效投诉给予责任机构或部门负责人诫勉处理，协作的公估公司和有查勘任务的代理公司统一标准处罚。

6.3 对于投诉的案件根据责任对态度类和时效类实行0容忍处理，发现一起处罚一起，罚款1000元，同时根据情节给予记过或辞退处理，协作的公估公司和有查勘任务的代理公司统一标准处罚。6.4 对于无效投诉也要区分对待，纳入责任人当月考核内做扣分处理。对于拒赔类案件，要求按照拒赔管理办法操作，注意拒赔时效，公司也会加大拒赔的奖励工作，让人真做事的同志得到丰厚的奖励，对于证据不足的可以先行赔付，证据确凿的依法追偿处理，协作的公估公司和有查勘任务的代理公司统一标准奖励。

6.5

机构投诉考核标准：亿元保费的投诉量和亿张保单投诉比和各机构负责人工资挂钩考核。7.相关记录

《客户投诉记录表》 8.附加说明

本办法解释部门：客户服务中心