资料档案管理制度

第一篇：资料档案管理制度

驻地办监理档案资料管理的职责

档案资料是各项社会实践活动的真实记录，是各项职能的具体反映，公路工程建设监理档案资料是公路工程建设监理的职能和工作内容；是制止公路工程建设行为的随意性和盲目性；保证建设行为符合国家法律、法规和有关政策；保证施工程序、质量按规范的要求实施，进度、造价按计划、合同实行。

1、对施工单位日常施工资料的真实性、完整性进行检查。

2、对表格填写中的问题给予解答。如表格中有产生歧义及疑问的地方，应及时向业主或总监理工程师办公室请示，并将答复及时反馈施工单位。

3、完成监理独立抽检资料和独立评定资料以及对所辖合同段的档案资料进行检查、督导、汇总和移交。

4、为实现公路工程竣工资料规范化、标准化的管理目标，驻地监理办在工程监理过程中必须使用建设单位统一印制的抽检检查表格及指令性表格。

5、从建设项目开工之日起，驻地监理办安排专人收集、分类整理存档的文件、重要会议记录、变更设计文件、综合管理类的往来文件、独立筹建资料及工程监理过程中采集的照片、底片、音像、图片、磁盘、光盘等非纸张载体资料，力求做到资料整理与施工进度同步。在对建设项目的形成、积累的资料分阶段进行整理、归档和保管工作中，属于建设单位归档范围的档案资料，驻地监理办应按时整理，工程竣工后移交建设单位。移交前综合管理类文件、、重要会议记录、变更设计文件及非纸张载体资料按年度、按合同段、按问题、按保管期限进行整理；独立抽检资料按合同段、以每公里为单元或按单位工程、分部、分项工程以方向进行整理。

6、驻地监理办设一位负责人分管档案资料工作，并建立与工程档案资料工作任务相适应的管理机构，配备档案资料管理人员，制定管理制度，统一管理本建设项目在监理过程中形成的档案资料，并配备必要的档案设备。

7、驻地监理办必须做好档案资料的管理工作，对管理处、总监办、驻地监理办、承包人、地方政府、设计单位之间的有关质量、进度、费用及其它的一切往来函件和报表均应分类编号归档保存。

307国道绥德北过境线驻地办

第二篇：资料档案管理制度

资料档案管理制度

一、记录的收集

1．检测人员对已完成的质量活动，按规定的记录格式认真做好记录并整理收集。

2．检测原始记录应填写完整、及时、字迹清楚，不得随意涂改，确保检测过程的可复现性。原始记录中还应包括检测人员和核验人员的签名。3．如因笔误或计算错误要修改原数据时，在原数据处划二条水平线，将正确数据填写在上方，并签更改人姓名。4．检测数据的计量单位均用法定计量单位。

二、记录的保存

1．各类人员的培训考核记录、检定/校准证书、服务和供应品的采购记录、环境监控记录及检测原始记录、报告、实验室间比对和能力验证记录、由档案资料员保存，保存期为五年。

2．检测原始记录、报告、实验室间比对和能力验证记录、文件控制记录由检测组保存，保存期为五年。

3．技术人员的技术档案、大型仪器设备的维护记录应长期保存。

三、记录的管理

1．各相关人员应及时将记录交档案资料员存档，并认真履行交接手续。2．存放记录的场所应干燥整洁，具有防盗、防火设施，室内严禁吸烟或存放易爆易燃物品，外来人员未经许可不得进入。3．档案资料员应及时登记存档记录，以方便检索查阅。

四、记录的销毁 各种记录超过保存期，由档案资料员提出销毁申请，经试验室负责人批准后，由档案资料员进行销毁。

五、检验报告的编写

1．检测人员根据检验工作的不同项目，选择合适的检验报告格式。2．检测人员根据检测原始记录，按报告的规定要求填写规定栏目，编制检验报告。

3．检测人员按照检验报告编号的规定对检验报告进行编号。

六、检验报告的核验

1． 检测人员在编制的检验报告上签字后，交审核人员审核签字。2． 审核人员要对检测人员编制的检验报告的正确性、完整性、与原始记录的一致性进行认真地审核。

七、检验报告的签发

1． 工地试验室负责人对检验报告与检验任务要求的符合性以及检验结论进行审查与批准。

2．审核的检验报告由工地试验室负责人签发。

八、检验报告的发放和存档

1．经工地试验室负责人签发的检验报告由档案资料员发放。2．档案资料员每月要把检验报告分门别类地汇总检查，并归档。

第三篇：监理资料档案管理制度

常熟市创美建材1#厂房工程

监理资料档案管理制度

常熟创美建材有限公司1#厂房工程

项目监理部 2014年9月20日

目 录 第一节 总

则.............................................................................................10 第二节 资料管理的职责划分与要求.........................................................10

一、资料管理的职责划分：...........................................................10

二、资料管理要求：.......................................................................12 第三节 资料管理措施.................................................................................13 第四节 资料管理制度.................................................................................13

一、发文制度...................................................................................13

二、收文制度...................................................................................14

三、资料归档制度...........................................................................15

四、资料借阅制度...........................................................................16 第五节 项目监理资料的组成与移交.........................................................16

监 理 资 料 档 案 管 理 制 度 第一节 总

则

一、为规范创美建材1#厂房项目监理部工程资料管理工作，保证工程资料质量，使其能够完整、准确、安全和有效利用，根据《建设工程监理规范》、公司关于资料收集及整理归档相关操作手则等要求，结合本项目实际情况，特制定本管理制度。

二、本制度中所称“资料”是指工程监理过程中涉及的设计图纸、合同文件、各类工程资料、成果资料、报表、会议纪要、往来文件、监理工程师日志、记录及国家标准、规范和上级文件等具有保存、查考利用价值的文字材料、图纸、图表、计算、声像等各种形式和载体的文件材料。

三、本管理制度适用于本项目监理实施阶段的资料编制与管理，项目竣工后，应依据业主单位和常熟市档案馆的相关要求进行归档和移交。

第二节 资料管理的职责划分与要求

项目监理部负责统一管理本项目档案管理工作，业务上受公司总部、上级主管部门及常熟市档案主管部门的指导与监督。

一、资料管理的职责划分：

1、专业监理工程师（资料主管陈艾书）的职责：

在总监理工程师黄兆银的领导下，负责本工程图纸资料保管及技术档案的管理，制订收发文件编号及存档办法。

1.1、负责各专业的设计图纸、材质保证书、试验报告、技术核定单、隐蔽工程验收单等有关资料的编号整理及登记工作。

1.2、负责所有监理文件资料的登记、整理、分类、编码、存档保管、借阅注销管理及归档管理。

1.3、负责项目监理部与业主、各承包人往来文件资料的登记、整理、分类、编码、存档保管、借阅管理及归档管理。

1.4、负责整理汇总监理信息并收发相关的监理文件。

1.5、参加工作例会和工程质量评定会，参加工程合同段验收和项目交工和竣工验收，负责对本项目监理部所辖承包人的资料编制和整理进行监督检查。

1.6、完成总监理工程师交办的其它工作。

2、各专业监理工程师（陈艾书、韩业海）的职责：

2.1、审查承包人的施工计划、施工组织、施工方案，提出审查意见，供驻地总监理工程师审批时参考，并对计划的执行情况进行检查与监督。

2.2、审查承包人提出的各项资料，检查施工质量及施工进度，督促并审查承包人上报各类报表，并将有关质量控制的文件及表格归档。

2.3、分项、分部、单位工程完工后及时整理监理抽检资料，并指导、检查、督促各标承包人的资料整理工作。

2.4、组织领导现场监理人员的工作，填写监理日记并检查现场监理人员的监理日志。

3、办公室文员（马文娣）的职责：

3.1、来往文件的收发，来文的分理、登记、编号、送阅。3.2、负责项目监理部的会议筹备及通知。

3.3、负责项目监理部会议纪要、重要文件的起草、打印和送发。

3.4、负责项目监理部文件处理情况的监控和督办。3.5、负责项目监理部的公章管理。

3.6、完成总监理工程师交办的其他工作。

4、现场监理员（孟天祥）的职责：

4.1、参与审查承包人的施工进度计划和施工方案，并督促检查其执行情况。4.2、执行监理细则，作好监理日志和填好各种监理图表。

4.3、严格施工现场监理，检查每道工序的施工质量，特别是隐蔽工程和关键部位的施工质量，及时做好监理抽检资料和填写旁站记录。

二、资料管理要求：

1、资料内容必须依照实际情况和有关技术规范及时和真实地填写，做到原始资料齐全、准确、系统。分项工程每完工一项要收集整理一项，确保各种原始资料收集及时性，为分部及单位工程完工整理、汇编装订成册做准备。

2、各种施工原始记录必须在施工现场和工序完成时同步进行，不得事后补填原始记录。各道工序完成后，即时报现场监理员和专业监理工程师请求质量检验，监理工程师在收到质量检验申请后,最迟不超过24小时应给予现场检查和书面签复。监理工程师签字后，承包人文档管理人员及时存档。

3、过程资料保存要求：

3.1、自检资料由施工单位保存；共检资料原件由施工单位保存，监理单位仅存复印件；监理抽检（含平行试验）资料原件由监理单位保存，必要时施工单位保留复印件。

3.2、施工单位材料的检测报告，分项工程完工后，有关该分项工程的试验资料原件全部归入分项工程完工证书资料，现场项目部只保存复印件；项目监理部在报告上必须要有见证取样章含人员及证号，试验报告原件保存在施工单位分项工程资料中，项目部只保存复印件。

3.3、各种内业资料、试验资料必须编制相应的管理台帐。

3.4、相关过程资料的编码程序按实际施工的时间或排列序号进行安排登记。

4、分项工程完工证书是工程交工验收的重要依据。对于承包人上报的分项工程完工证书资料，项目监理部应在7天内审查完毕并签署意见。签署合格意见后，项目监理部应及时将上述资料退还承包人，为竣工资料组卷做准备。与此同时，项目监理部应完成分项工程监理抽检资料的整理并做好评定工作。对于审查不合格的资料，项目监理部应及时退还承包人要求其完善修正。

5、项目监理部是竣工文件编制工作的监督者，也是竣工文件编制的直接参加者，不但要完成责任范围内的监理文件材料编制工作，而且要监督和指导监理所辖各合同段承包人竣工文件材料的编制工作，要切实保证竣工文件档案的收集和编制质量。

第三节 资料管理措施

一、工程资料编制和整理应与建设项目同步进行。在工程实施阶段，检查工程进度与施工质量时，要同时检查工程档案的收集、整理情况。进行单位、分部、分项工程质量等级评定和单项工程验收时，要同时验收应归档文件材料的完整程度与整理质量，并在验收后，及时整理归档，基本做到工程完工，资料整理基本完成。

二、建设工程资料的形成、积累、整理、归档工作应根据各岗位资料管理的职责要求，将工作的完成情况纳入个人绩效考核范围。

三、项目监理部应对承包人资料的编制和整理工作进行经常性监督检查，对检查中发现的不足项应要求其限期改正；整改不符合要求的，对应的分部分项工程不得进行中间计量。

第四节 资料管理制度

一、发文制度

项目监理部对外发文主要分两种形式：一是以公司总部名义对外的行政公文，二是以项目监理部名义的一般业务函件或会议纪要（记录）。本制度主要适用后者。

发文是指制发文件的过程，包括交拟、拟制、审核、签发、用印、登记、分发等过程。

1、交拟：指总监理工程师将撰写文稿的任务交给有关部门或撰稿人员，这是文件撰制的起点。一般情况下文稿遵照主管（主办）者草拟原则。

2、拟制：指承办人根据领导意图撰写公文的内容。其基本要求是：符合国家方针、政策、法律、法令和有关规定；符合客观实际；主旨鲜明准确；词章准确、严密、简练、生动；书写清楚整洁；讲究实效；符合保密制度要求。

拟制公文，对涉及其他部门或人员职权范围内的事项，主办部门或人员应当主动与有关部门或人员协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门或人员的负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门或人员可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门或人员会签后报请总监理工程师协调或裁定。

3、审核：指总监理工程师或其授权人对拟制好的公文稿的审查。审核的重点是：是否确需行文；是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合有关规定等。

4、签发：指项目监理部总监理工程师对已审核的文稿进行最后审定，由总监理工程师签发。

5、用印：指在需要用印章的公文上加盖项目监理部或总监理工程师的印章。用印时首先检查是否确系有效签发公文，其次用印端正清楚并压盖发文单位名称和时间。

6、登记和分发：是文件的登记和发送，所有文件按规定份数正式成文后统一交办公室文员负责送发，无特殊情况任何人不得私自送发。

7、项目监理部向公司总部领导请示工作均要求采用签报形式。签报的程序和要求按公司总部要求执行。

另外，发文涉及抄报、抄送机关的，对上级机关用“抄报”，对同级、下级和不相隶属的机关单位均用“抄送”。

二、收文制度

收文指对收到文件的办理过程，包括文件签收、登记、审核、分理、批办、催办、办复和传阅等程序。项目监理部文件传递在遵循公司总部有关规定的基础上，具体处理过程如下：

1、签收和登记：是指收发人员收入外单位发来文件的工作，由办公室文员负责办理。其他人员无特殊情况不得不直接收受、批转文件。如因特殊情况收受文件后应立即交送文员，进入正常的收办文程序。收文基本程序是：将来件逐件清点，核对；对收进文件进行编号、登记，收文登记包括收文时间、收文编号、来文单位、来文文号、文件标题或摘要、份数、密级、紧急程度和有无附件等项目。

2、审核：收到承包人上报的需要办理的文件，首先由办公室文员进行审核。审核的重点是：是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地方职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。对不符合规定的文件，经总监理工程师批准后，应退回呈报单位并说明理由。

3、分理：经审核，对符合规定的文件，文员应贴附“文件处理表”进行处理。首先，文员应对处理文件提出分理意见并于当日分送拟办部门或拟办人员，需要两个以上部门或人员处理的文件应当明确主办部门。一般情况下，所有上报文件应报请总监理工程师批示。

4、批办：是指总监理工程师批示将文件交批办部门或批办人员办理。批办部门或人员收到交办的公文后应当及时处理，提出批办意见，不得延误、推诿。凡涉及其它部门业务和职能的事项，由主办部门主动与其他部门协商处理；明确处理意见后，报总监理工程师批示后执行。

5、催办：指对公文承办的检查和督促。送领导批示或者交有关部门办理的公文，办公室文员要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。这一工作是为避免出现公文积压、办事拖拉的现象。催办的方式灵活多样，可通过面询、电询、便函催询等形式。

6、办复：办复是对公文承办完毕后，将公文处理结果及时报告总监理工程师。

7、传阅：是指对有关来文，按总监理工程师批示意见需经多个部门和监理人员阅读时组织的传递阅读工作。传阅要分清主次和先后次序，传阅过程中既要防止漏阅现象，也不可出现公文旅行、停滞积压的行为，另外，还要注意保密，防止公文遗失。

三、资料归档制度

1、文件全部处理完毕后，已处理文件及“文件处理表”均应返还给办公室文员。办公室文员应做好以下两方面的工作：

1.1、对文件处理表进行收集、整理，作为各监理人员处理文件的原始凭证。1.2将文件处理表原件及来文原件一份交资料主管工程师及时归档。

2、资料主管工程师应及时对来往文件原件（含发文稿及文件处理表）进行整理和归档。任何个人均不得保存应当归档的公文。

3、归档范围内的文件要根据其相互联系（如监理工程师通知单和回复单）、特征和保存价值等不同类别制定不同分类大纲进行整理，保证归档文件齐全、完整，能正确反映项目的主要工作情况，便于保管和利用。

4、来文应根据来文单位或文件类别进行归档编号和组卷，发文应根据发文路径的不同分别来组卷归档。

四、资料借阅制度

项目监理部除应不断熟悉并建立健全资料管理的有关规定外，还应建立完善的文件查阅登记制度。对于一般性文件，查阅时实行登记；对于有密级规定的重要文件，查阅时必须征得项目监理部领导的同意。具体如下：

1、项目监理部设资料主管工程师、办公室文员，负责对项目监理部的资料进行管理。

2、所有资料均入柜、上锁，钥匙由资料主管工程师保管，需要借阅资料的人员，应先向资料主管工程师申请，资料主管工程师查证所借资料在柜后，借阅人登记签字后方能借出资料。

3、借阅人的借阅时限到期却未归还图书的，资料主管工程师应向其催要所借资料，借阅人因故不能按时归还的，应向资料主管工程师解释原因，资料主管工程师作以记录。

4、借阅人具有保管好所借资料的义务，发生所借资料丢失或资料严重破损的情况，借阅人应按新资料照价赔偿或新购资料归还，资料主管工程师负责监督、检查。

5、本项目所发资料（无需归还），原则上仅发放一次，员工丢失所发资料的，应自行购买并不能因此影响工作和学习。

第五节 项目监理资料的组成与移交

1、项目部形成的资料文件最后监理资料移交公司统一管理。

第四篇：工程资料档案管理制度

工程资料档案管理制度

目录

第一章 总则

第二章

第三章

第四章

第五章

第六章

工程档案管理制度 工程文件收发及管理制度 行政部门档案管理职责 施工单位归档范围 档案资料借阅制度 1． 总则

1.1为确保工程档案的齐全、完整、准确、系统，确保档案案卷合格率，使工程档案管理顺利达到《建设工程文件归档整理规范》的要求，特制定本制度。

1.2基本建设工程档案资料是指在整个建设项目,从酝酿、决策到建成投产的过程中形成的有归档保存价值的文件资料,包括项目的提出、调研、可行性研究、评估、勘测、设计、施工、调试、竣工等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表和其它载体的材料。

1.3基本建设工程档案资料是国家、企业的宝贵财富，是勘测、设计、施工和管理人员的劳动结晶。依据《中华人民共和国档案法》，各级人员做好文件材料的立卷归档工作是各自的义务和岗位职责，各级人员应对自己负责的项目所形成的、具有保存价值的文件材料，认真做好立卷归档工作，并确保档案的完整性、准确性。2 工程档案管理制度

2.1档案资料管理

2.1.1工程档案资料工作是工程建设过程的一部分，应纳入建设全过程管理并与工程建设同步。行政部集中统一管理本工程全过程的技术档案资料，对工程文件材料的形成、积累、收集、归档工作进行监督、检查，并负责工程技术档案资料的接收和移交。

2.1.2工程建设中，各种技术资料交由行政部统一管理发放，各有关部门和单位指定专人办进领用手续。

2.1.3设备到货后，由技术部汇同有关部门开箱验收后，设备资料（归档的发给施工单位的）统交行政部统一管理，造册登记并建立收发明细帐。各单项工程总体验收由技术部对其各种技术文件和竣工资料进行查验，各项工程竣工决算的最后付款必须由技术部对竣工资料签收合格后支付。

2.1.4购置技术资料、图书、标准由行政部门统一申请，经批准后按计划办理，或委托有关部门自行办理。凡购置技术资料、图书、标准的报销凭证，一律由档案室签收后方可办理报销手续。

2．2归档文件的质量规定

2.2.1凡合同、协议等文件材料均应为正本（即必须有各方代表符合规定的亲笔签名，有单位盖章栏目的还必须加盖单位公章归档，签字方不能用副本或复印件归档）。

2.2.2施工技术记录、工程签证单、试运记录、设计修改通知单（含工程联系单）等表格和数据均应用70g以上的白色书写材料书写并原件（如表式为复印件，数据虽用合格材料书写也不能作为原件；验收签证单中的各方人员必须签名齐全，不能以盖章或打印件代替签名）归档。

2.2.3调试措施，方案和报告等均应为油印件或激光打印机打印件，不能用复印件或普通色带打印件，以保证字迹的耐久性。

2.2.4主送和抄送本单位的文件材料均应以红头文件（不能用复印件）归档。2.2.5书写规定

A）书写字迹工整，图样清晰。

B）书写墨水应为碳素墨水，严禁用圆珠笔或铅笔书写。

C）文件书写格式应用横行排列，文件段落，章节编排，按有关文件编写要求；汉字简化应符合国家颁发的有关规定。3 工程文件收发及管理规定

为加强工程文件收发管理，理顺传递关系，并按工程进度作好工程文件的提供利用，特制定本制度。

3.1 工程文件接收

3.1.1各单位提供给技术部的工程文件（工程技术文件、图纸资料）由行政部统一接收；上级党政主管机关所发的行政及党务方面的文件也由行政部统一接收。

3.1.2技术部其它部门或个人从外单位带回或通过其它途径收到的工程文件，一律交行政部。

3.1.3设备文件，技术部汇同有关部门对设备开箱验收后，及时将设备资料立卷归档；设备文件资料由行政部统一归口发放给有关单位。

3.1.4技术部对接收的工程文件资料，必须进行数量和外观质量检查，发现问题应及时通知寄发单位补发。

3.1.5登记完毕的工程文件，应及时予以处理，在保证归档份数后，应按技术部领导审定的工程文件及时分发给有关单位和部门。

3.1.6对接收的密级文件资料，要严格按保密规定妥善收存，并认真执行密级文件资料的借阅规定。

3.2 工程文件资料发放 3.2.1分发外单位和部门的工程文件资料由行政部统一办理。3.2.2呈送上级单位的工程文件由技术部领导确定发放单位和数量。

3.2.3为避免工程文件资料分发过程中可能出现的错发现象，图纸、资料领取单位应指定领取人名单，并书面通知行政部；行政部按指定名单发放工程文件资料。4行政部门档案管理职责

参建单位（总承包、发包、建设、设计、施工、监理、承办单位）应按各自的职责，将负责承建、承办的项目文件材料进行收集、积累、整理，按照归档要求移交建设单位。项目实行总承包的，由总承包单位负责对其总包项目的文件从形成到编制的全过程进行监督、检查与指导。并负责组织、协调分包单位的归档工作。按规定向建设单位提交全套完整、准确系统的符合档案规范标准的项目档案。

由建设单位分别向几个单位发包的，由各承包单位负责收集、积累、整理其承包项目的全部文件。

设计单位：负责对形成的基础材料和项目设计等文件进行收集、积累、整理。

监理单位：负责对各参建单位在工程建设中文件的形成及竣工档案的编制进行监督与审核，特别是对竣工图完整、准确、系统进行监督和审查。负责收集、积累、整理、归档项目监理文件。建设单位委托监理单位负责监督、检查项目文件的收集、积累和完整、准确、系统情况，并审核、签署。同时向建设单位提交有关专项报告。验证材料及其他监理文件。试运行单位：负责收集、积累、整理在生产技术准备和试运行中形成的文件。5施工单位归档范围

负责提交施工，安装全部技术记录（含隐蔽工程的各种资料）。负责提交分部试运记录及验收签证书。负责提交分部试运阶段的方案、措施。

负责提交全部机组建设期间的工程联系单及总结。负责提交档案归档的目录清单(含电子版目录)。调试单位归档范围。

负责提交所承担的调试项目的调试方案、措施与调试报告等。负责提交调试过程中设备缺陷处理记录。负责提交调试过程中变更设计资料及调试工作总结。负责提交档案归档的目录清单(含电子版目录)。设计单位归档范围

负责提交项目（工程）各设计阶段的设计文件。负责提交全部设计修改通知单。

负责按时提交全套完整的竣工图（一式八份）。并切实执行竣工图编制的有关规定。负责提交设计总结。

负责提交档案归档的目录清单(含电子版目录)质量监督部门（质量监督中心站与质量监督站）监理部门归档范围

负责提交监理过程中形成的有关工程质量，工期、投资监理等方面的全部文件材料。监理各专业负责人对施工单位、调试单位、质量监督部门的归档案卷实施审查，对被监理单位归档文件的完整性、准确性、系统性负责，并在案卷内备考表审核人栏签署。负责提交设计、施工、安装、调试等单位归档完整齐全的证明材料。对不符合归档要求档案的处理：

对各单位提供的不符合规定的案卷和案卷内的文件，行政部有权退回立卷归档单位,立卷归档单位应按档案管理的有关规定进行整改,直至提交符合规定要求的案卷及案卷文件材料。

本公司全部文书、技术档案及资料均可借阅、利用。本着既能保守档案机密，又能充分发挥档案凡因工作需要借阅者，须办理下列手续： 6 档案、资料借阅制度

5.1借阅档案、资料一般只需由本人填写借阅登记即可（注明：用途、领用时间、归还时间）。归还时管理人员要对其检查之后方可归档。

5.2借阅档案、秘密技术档案和资料，须填写借阅单，经部门经理签字同意即可。5.3绝密文书、技术档案和资料一般不借出、不复制、不摄影，如确因工作需要，应在借阅单上注明范围、内容、用途，先经部门经理同意，主管副总批准、档案人员只能按其范围、要求、内容提供利用。

5.4外单位人员借阅档案、资料者，凭单位介绍信，信上要注明查阅范围、内容、用途，属机密、绝密档案或资料，应主管副总同意，总经理批准方能借阅。5.5借阅的档案材料要妥善保存，不得损坏、勾划、删改、加注、拆页等。借阅人必须妥善保管，防止丢失和泄密。未经同意，不得复印、抄录和转借，不能见档案内容公开出去。如遇丢失，要及时写出丢失报告，在没有做出处理前停止借阅。

5.6借阅时间在两周以内，如需继续使用可办续借手续。对特殊情况需较长时间利用的要经主管副总批准，但年末要将所借档案交到档案室进行清点、核对后重新借出。对长期借阅档案不归还，又不说明原因，不办理续借手续的，行政人员要通知借阅部门负责人负责催还，否则对其整个部门暂停借阅。并严格按经济责任制考核办法执行。

5.7凡借有档案、资料者，在工作调动、单位撤销、退职、退休、生病住院或借后暂不使用者，必须将档案或资料退回行政部，否则不能办理调离手续。同时行政部如因工作需要有权将档案、资料调回行政部。

第五篇：档案、信息资料管理制度

档案、信息资料管理制度

本规定促进病案管理正规化、电脑化。

1.经常检查病历的书写情况,提出改进意见,提高病历书写质量。2.负责病案的回收、装订、录入电脑、上架调阅、查证、检索工作；

3.查找再次入院的病案号，保证病案的供应，办理借阅手续。提供疾病分析、有关统计报表的数据采集工作。

4.做好病案管理工作，保持清洁、整齐、通风，防止霉烂、虫蛀和火灾。工作程序 1.日常管理

(1)凡出院病案，应于患者出院后24小时内全部收回到病案室。按时收回出院病案，进行整理、装订、核对。病案员将病案首页录入电脑；严格执行病案院内交接班制度。

(2)住院病案不外借。使用病案时，由病案管理人员负责提供和归档。

(3)保持病案整洁有序，做好防火、防潮、防丢失工作。(4)严守病案资料保密制度。住院病案原则上要永久保存。(5)病案员装订病案并填写封面；按病案编码原则编号上架。重复号码应按管理规定及时回收交出院处使用。(6)每月病案录完后，做一次软盘备份，一次网络备份。及时为科室提供病案检索服务；

(7)外单位的检索查询，应有区卫生局、公安局或保险公司的介绍信，并做好登记，原件不得借出。

(8)每年做一次疾病排序；每月做一次床位、效益、疗效分析。每月5日前将每个医生收入院的人数提供给财务作科室核算。2.病案供应

(1)患者看门诊需要参阅住院病案时，由门诊医师到病案室查阅。(2)提供科研分析用的病案，应在病案室内阅毕归档，必须借出时经领导批准。

(3)非医教人员，不得查阅病案，进修医师查阅病案，须经科主任批准。

(4)下列情况可提供病案，但必须于当日归还：尸体解剖；核对标本；医疗纠纷经院长批准后，可提供复印材料。3.病案编目

(1)编目人员根据首页上的诊断、手术名称，写上相应的ICD编码。

(2)认真填写诊断及手术名称索引卡，力求准确。4.病案交接

(1)凡出院病案，应于患者出院后24小时内全部回收到病案室。(2)临床科室每天到住院处给出院患者转账时，由值班人员一并送交出院者病案，住院处负责查收签字妥为保管。无出院者的病案，住院处概不结账。

(3)病案室每日到住院处回收出院病案，并向住院处验收签字。(4)病案室每日将出院病案登记后交质控室审修，质控室审修完毕后送回病案室，交接时须办理签字手续。

(5)特别情况较急出院者，病房不能立即填写完的病案，由科主任注明情况，可以在出院后3天内到病案室填写。

(6)送转交病案单位，无接收部门人签字，如果发生病案缺号、丢失，由送转交病案单位负责；已签字的，由签字单位负责。(7)凡丢失1份病案者，当事人赔偿人民币1000元，丢失重要病历者，除罚款外同时给予纪律处分。

8)病案室要按月、季、年排查出院病案归档情况，有权利到临床科室查询未归病案下落。按时向领导书面报告病案归档及管理情况。5.病案借阅

(1)本院医教人员因医疗、教学、科研需要参阅病案时，应在病案室内阅毕归还。必须借出时，应填写借阅申请单；10份以内由医务科科长批准，10份以上经业务院长批准，但一次不得超过30份，每份交押金20元后，方可借出，两周内归还，逾期不能归还者，应到病案室续期，但不得超过一个月。

(2)借阅病案凡丢失1份者，除没收押金20元外，按医院有关规定处理。(3)院外和本院非医教人员，不能也不得查阅病案。进修医师查阅病案，凭科主任批准证明，但不得借出病案室。

(4)患者在门诊需参阅住院病案时，由门诊医师到病案室查阅。住院患者转诊需用病案时，由主治医师开写诊断证明，摘录治疗过程，病案概不外借。

(5)医疗纠纷病案，需经业务院长批准，可提供复制材料。法医鉴定需用病案，凭司法部门公函，经院长批准后，交付押金50元，可摘录或复制，当日归还。6.病历质量控制

(1)病案室每日收回的病案必须于次日送质控室节、假日时间顺延。存在问题的病历由质控室登记缺陷和错误后，通知科室去质控室修改。质控室将审修好的病历定时定期送回病案室。

(2)对部分病历书写不合格的医师，由科主任、质控室提出建议，报分管院长批准后，由人事科负责通知科室对其采取下岗培训，集中时间学习病历书写知识，直至病历书写合格后方可上岗，下岗培训期间发基本工资。

(3)质控室坚持每周进行病历或报告单质量查房，每次查若干个科室，针对平常病历书写中存在的问题要及时改正。