食品检验资料档案管理制度doc

第一篇：食品检验资料档案管理制度doc

检验、技术资料档案管理制度

一、目的

对各项工作中形成的记录、科技资料、往来文件(书)档案进行控制，为质量体系有效运行和检测工作符合要求提供证据，为工作改进提供依据。

二、范围

2.1 适用于质量控制和检测活动中的各种质量记录和技术记录、各部门间的往来文件的归档管理等。

三、职责

3.l 质控部办公室人员负责往来文件收集、立卷及各科室立卷的保管；负责在岗人员的人事、业绩考核资料的立卷、归档管理。

3.2 各科室负责与其相关的往来文件、仪器设备等资料的收集、立卷。3.3 财务人员负责会计帐册、报表的立卷、归档管理。3.4 宣传人员负责影像资料的收集归档管理。

3.5 质量管理人员负责会同有关科室设计和统一质量记录、技术记录的格式及健康相关产品的检验报告，做好质量体系活动与技术运作中形成的各类记录的收集、整理、立卷与归档保管。

3.6 办公室主任负责审批档案室保存档案的借阅。

3.7质量主管组织评审质量记录和技术记录的格式并批准实施。

3.8 各科室在质量活动和技术运作时，按要求填写质量记录和技术记录，做好各类记录的收集。

3.9 各科室兼职档案员负责本科室记录的预立档和移交。3.10 技术主管批准到期记录(档案)的销毁处理。

四、程序

4.1 记录格式的确定

4.1.1 技术记录的格式可由各科室设计，各科室负责人审核。4.1.2 质量记录的格式由质量管理人员组织设计，经质量主管审核。4.1.3 质量主管组织评审质量记录和技术记录的格式，并批准实施。

4.1.4 所有经批准受控的记录格式由质量管理科统一编码标识，编制记录清单，并发布使用，非受控表格经科室负责人审核同意后直接投入使用。

4.1.5 在评审和使用过程中发现记录格式不适用时，由使用部门修改或修订，经相应审批后发布使用。质量管理人员负责通知有关部门和人员，发放新的格式表。4.1.6 上级部门规定的记录格式直接采用，并将其编码列入记录清单。4.2 记录的内容要求与改进

4.2.1 格式栏目中所要求填写的内容必须满足信息足够的原则，并经科室负责人审核批准；科室负责人应定期组织有关技术骨干对记录格式的必要性、充分性和可追溯性进行评定，并随着实践不断改进完善。各科室应有记录格式的控制清单，在批准起用新格式时，原有的格式应予以废除停用。

4.2.2 原始记录要包含有足够的信息以保证检验工作的可复现性。检验原始记录的内容应包括：样品受理编号、收检日期、样品名称、样品批号、检验项目、检测依据、器材记录、环境条件记录、检验起止日期、检验结果及导出数据、检验人员和校(复)核人员签字等。4.3 记录的填写

4.3.1 各科室负责人应根据以上职责和“记录的管理流程”(附后)要求认真做好本科室各项工作记录填写的组织、管理工作。

4.3.2 记录填写应及时、正确、真实、齐全、清晰、明了，不得用铅笔填写。4.3.3 记录上必须有记录人的签名，有审核、批准要求的，相应的签字人应按文件规定要求进行审核、批准、签字。

4.3.4 检测的技术记录要记录技术操作的过程及结果再现所需的足够信息，注意详细记录每次测定条件和环境条件，不得遗漏。检测的原始记录中有检测人、校核人的签名。4.4 记录的更改

4.4.1 当记录中出现差错时，应遵循记录的更改原则：被更改的原始记录仍必须清楚可见，不允许消失或不清楚(采用“杠改法”)，更改后的值(或文字)应在被更改值(或文字)的右上方，并由检测人在改正的内容旁签名或盖章。

4.4.2 如需改正的数据或文字篇幅较大时，可将其划框线，中间划一横线，在方框的右上方标识“作废”两字，由改正者在改正的内容旁签名或盖章。

4.4.3 电子存储记录更改也必须遵循上述更改原则，以免原始数据丢失或改动。4.5 记录(档案)的收集与归档

4.5.1 本单位的记录、档案实行分级管理，即由档案室和各科室分别存档。4.5.2 记录要定期收集、归档。原始记录随存档检验报告归档。年度办理完毕的文件、记录资料由科室兼职档案员收集、立卷，科室负责人审定签字；记录档案卷宗上应有该记录的标识、记录的名称及代码、归档日期、保存期限等内容。质量管理主管负责质量体系文件、检验过程资料的收集编目和归档。

4.5.3 各科室的质量记录由本科室人员收集，本科室兼职档案员每季度收集汇总一次，按记录内容分类编目，年末进行预立卷后，凡重要的质量控制或涉及质量控制的法规文件填写《档案移交清单》，于规定时间交档案室归档。4.6 记录的保存和管理

4.6.1 档案管理员注意对各类记录进行分类编目、装订保存，按“年度---科室---保存期限分类法”进行排列和编制《全引目录》、《案卷目录》和《收发文本》。由办公室主任、档案员及有关科室负责人根据档案内容确定保管期限。记录、档案的保存期一般为五年，特殊情况需长期保存的另立册存档(如仪器档案、人事档案、图纸等)；超过保存期限的记录、档案，由保管人造册，列出销毁清单，科室负责人审核，报技术管理层批准后销毁。

4.6.2 档案保存室的环境要适宜，能防盗(铁柜、铁门、铁窗)、防火、防、防鼠、防光、防潮、防霉。对损失或变质的档案资料应及时修复或复制；设置记录档案框架。

4.6.3 记录档案应存放有序，便于存取、检索和借阅。严格遵守保密纪律和制度，执行相应的保密和保护所有权的程序

4.6.4 电子媒体的记录应确保软盘、硬盘、光盘不受损坏，确保记录完整。4.6.5 档案员要及时对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和利用情况进行统计，填写《档案统计登记表》报上级部门。4.7 记录(档案)的借阅

4.7.1 对一般档案，人员对记录(档案)的检索和借阅需经相应档案管理科室负责人同意，填写《借阅档案登记表》，和借阅本专业范围的业务档案，受控文件资料借阅按《文件控制程序》执行。

4.7.2 外部人员查阅或拷贝记录(档案)，质量档案须经质量管理科负责人批准，其他档案经相关管理部门批准。所有记录(档案)只可就地查阅，不予外借。

4.7.3 工作人员借阅档案资料应先提出申请，经相关科室负责人批准后借阅与本人目前从事专业有关的资料。借阅人必须妥善保管好档案资料，发现有损、撕、涂改或泄露档案内容者，档案管理者必须及时向有关领导汇报，采取适当的纠正措施。

4.8 记录的清理、处置和销毁

4.8.1 办公室主任(或科室负责人)会同档案员对保存期满的档案(记录)进行审阅，有价值的档案继续保存，确认无需保存而又不能外泄的档案填写《档案销毁清理册》报技术管理层审批同意后，由规定机构监督销毁。

五、记录的管理流程

质量记录和技术记录格式的设计与审定

↓

记录格式的填写

↓

记录的唯一性标识

↓

记录的收集

↓

记录的编目

↓

记录的归档与保存

↓

记录的检索与查阅、借阅

↓

记录的储存、保管与维护

↓

记录的清理、销毁和处置

第二篇：食品检验资料档案管理制度

食品检验资料档案管理制度

第一条 为进一步加强中心食品检测资料档案管理工作，使各类资料便于

借阅利用，为符合法律法规、标准、客户、法定机构、认证/认可等组织的要求提供客观证据，根据中心规章制度和质量管理体系文件的要求，制定本制度。

第二条 食品检验资料归档范围：

食品检验报告、检验原始记录（采/抽样记录、收样记录、内部质控资料、合同、工作单、样品准备、原始观测记录、计算和导出数据等）、参加外部能力验证活动资料、检验标准或操作规程、检验结果登记、仪器运行状况记录等。

第三条 交管期阴：

健康相关食品产品的检验报告、检验原始记录由报告编制人，参加外部能力验证活动资料由检验组负责人在检验完成后三个工作日内交综合业务管理办公室归档；其它资料由检验人员在检验完成后三个工作日内交部门兼职档案员在本科室整理归档，于次年初集中送中心档案室存档。

第四条 保管期限：

食品检验报告、检验原始记录等保存期五年。

第五条 保管方式、条件：

中心档案管理员对各类报告、记录进行分类编目，存放有序，便于存取、检索和借阅。档案室环境要适宜，能防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘等。

第六条 档案调阅、复制、清理、处置和销毁：

档案调阅、复制、清理、处置和销毁需办理相关手续，具体按中心档案有关规定执行。

第七条 档案资料应清晰明了，并注意完整、规范、保密，不得用圆珠笔

书写，不得用热敏打印纸，不得损毁、丢失、涂改、伪造、擅自抄录、销毁、出卖、转让、赠送检验资料，资料利用者必须注意保守机密，不得向无关人员泄密档案的内容，未经同意，不得将档案带出。

第八条 电子媒体的记录应确保软盘、更盘、光盘不损坏，确保记录完整，并采取有效措施，避免原始信息或数据的丢失或改动。

第九条 违反本制度之规定者，按照中心规章制度进行处理，必要时，移

交司法机关处理。

第三篇：检验资料档案管理制度（共）

检验资料档案管理制度

一、目的对检验工作中形成的记录、科技资料，为质量体系有效运行和检测工作符合要求提供证据，为工作改进提供依据。

二、范围

2.1 适用于质量控制和检测检验活动中的各种质量记录和技术记录的归档管理。

三、职责

3.l办公室人员负责往来文件收集、立卷及各科室立卷的保管；负责在岗人员的人事、业绩考核资料的立卷、归档管理。

3.2 各科室负责与其相关的往来文件、仪器设备等资料的收集、立卷。

3.3 财务人员负责会计帐册、报表的立卷、归档管理。

3.4 宣传人员负责影像资料的收集归档管理。

3.5 质量管理人员负责会同有关科室设计和统一质量记录、技术记录的格式及健康相关产品的检验报告，做好质量体系活动与技术运作中形成的各类记录的收集、整理、立卷与归档保管。

3.6 办公室主任负责审批档案室保存档案的借阅。

3.7质量主管组织评审质量记录和技术记录的格式并批准实施。

3.8 各科室在质量活动和技术运作时，按要求填写质量记录和技术记录，做好各类记录的收集。

3.9 各科室兼职档案员负责本科室记录的预立档和移交。

3.10 技术主管批准到期记录(档案)的销毁处理。

四、程序

4.1 记录格式的确定

4.1.1 技术记录的格式可由各科室设计，各科室负责人审核。

4.1.2 质量记录的格式由质量管理人员组织设计，经质量主管审核。

4.1.3 质量主管组织评审质量记录和技术记录的格式，并批准实施。

4.1.4 所有经批准受控的记录格式由质量管理科统一编码标识，编制记录清单，并发布使用，非受控表格经科室负责人审核同意后直接投入使用。

4.1.5 在评审和使用过程中发现记录格式不适用时，由使用部门修改或修订，经相应审批后发布使用。质量管理人员负责通知有关部门和人员，发放新的格式表。

4.1.6 上级部门规定的记录格式直接采用，并将其编码列入记录清单。

4.2 记录的内容要求与改进

4.2.1 格式栏目中所要求填写的内容必须满足信息足够的原则，并经科室负责人审核批准；科室负责人应定期组织有关技术骨干对记录格式的必要性、充分性和可追溯性进行评定，并随着实践不断改进完善。各科室应有记录格式的控制清单，在批准起用新格式时，原有的格式应予以废除停用。

4.2.2 原始记录要包含有足够的信息以保证检验工作的可复现性。检验原始记录的内容应包括：样品受理编号、收检日期、样品名称、样品批号、检验项目、检测依据、器材记录、环境条件记录、检验起止日期、检验结果及导出数据、检验人员和校(复)核人员签字等。

4.3 记录的填写

4.3.1 各科室负责人应根据以上职责和“记录的管理流程”(附后)要求认

真做好本科室各项工作记录填写的组织、管理工作。

4.3.2 记录填写应及时、正确、真实、齐全、清晰、明了，不得用铅笔填写。

4.3.3 记录上必须有记录人的签名，有审核、批准要求的，相应的签字人应按文件规定要求进行审核、批准、签字。

4.3.4 检测的技术记录要记录技术操作的过程及结果再现所需的足够信息，注意详细记录每次测定条件和环境条件，不得遗漏。检测的原始记录中有检测人、校核人的签名。

4.4 记录的更改

4.4.1 当记录中出现差错时，应遵循记录的更改原则：被更改的原始记录仍必须清楚可见，不允许消失或不清楚(采用“杠改法”)，更改后的值(或文字)应在被更改值(或文字)的右上方，并由检测人在改正的内容旁签名或盖章。

4.4.2 如需改正的数据或文字篇幅较大时，可将其划框线，中间划一横线，在方框的右上方标识“作废”两字，由改正者在改正的内容旁签名或盖章。

4.4.3 电子存储记录更改也必须遵循上述更改原则，以免原始数据丢失或改动。

4.5 记录(档案)的收集与归档

4.5.1 本单位的记录、档案实行分级管理，即由档案室和各科室分别存档。

4.5.2 记录要定期收集、归档。原始记录随存档检验报告归档。办理完毕的文件、记录资料由科室兼职档案员收集、立卷，科室负责人审定签字；记录档案卷宗上应有该记录的标识、记录的名称及代码、归档日期、保存期限等内容。质量管理主管负责质量体系文件、检验过程资料的收集编目和归

档。

4.5.3 各科室的质量记录由本科室人员收集，本科室兼职档案员每季度收集汇总一次，按记录内容分类编目，年末进行预立卷后，凡重要的质量控制或涉及质量控制的法规文件填写《档案移交清单》，于规定时间交档案室归档。

4.6 记录的保存和管理

4.6.1 档案管理员注意对各类记录进行分类编目、装订保存，按“---科室---保存期限分类法”进行排列和编制《全引目录》、《案卷目录》和《收发文本》。由办公室主任、档案员及有关科室负责人根据档案内容确定保管期限。记录、档案的保存期一般为五年，特殊情况需长期保存的另立册存档(如仪器档案、人事档案、图纸等)；超过保存期限的记录、档案，由保管人造册，列出销毁清单，科室负责人审核，报技术管理层批准后销毁。

4.6.2 档案保存室的环境要适宜，能防盗(铁柜、铁门、铁窗)、防火、防、防鼠、防光、防潮、防霉。对损失或变质的档案资料应及时修复或复制；设置记录档案框架。

4.6.3 记录档案应存放有序，便于存取、检索和借阅。严格遵守保密纪律和制度，执行相应的保密和保护所有权的程序

4.6.4 电子媒体的记录应确保软盘、硬盘、光盘不受损坏，确保记录完整。

4.6.5 档案员要及时对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和利用情况进行统计，填写《档案统计登记表》报上级部门。

4.7 记录(档案)的借阅

4.7.1 对一般档案，人员对记录(档案)的检索和借阅需经相应档案管理科室负责人同意，填写《借阅档案登记表》，和借阅本专业范围的业务档案，受

控文件资料借阅按《文件控制程序》执行。

4.7.2 外部人员查阅或拷贝记录(档案)，质量档案须经质量管理科负责人批准，其他档案经相关管理部门批准。所有记录(档案)只可就地查阅，不予外借。

4.7.3 工作人员借阅档案资料应先提出申请，经相关科室负责人批准后借阅与本人目前从事专业有关的资料。借阅人必须妥善保管好档案资料，发现有损、撕、涂改或泄露档案内容者，档案管理者必须及时向有关领导汇报，采取适当的纠正措施。

4.8 记录的清理、处置和销毁

4.8.1 办公室主任(或科室负责人)会同档案员对保存期满的档案(记录)进行审阅，有价值的档案继续保存，确认无需保存而又不能外泄的档案填写《档案销毁清理册》报技术管理层审批同意后，由规定机构监督销毁。

五、记录的管理流程

质量记录和技术记录格式的设计与审定

↓

记录格式的填写

↓

记录的唯一性标识

↓

记录的收集

↓

记录的编目

↓

记录的归档与保存

↓

记录的检索与查阅、借阅

↓

记录的储存、保管与维护

↓

记录的清理、销毁和处置

高唐县疾病预防控制中心

2011年6月4日

第四篇：食品常规检验管理制度

食品常规检验管理制度 1 目的

规范化验室各项管理，确保检验数据准确。范围

适用于本公司化验室的管理。职责

3.1 质量管理部负责本规定的编制、修订，行政人力资源部负责本文件的发放。

3.2 化验室负责按照本制度的规定实施管理。化验室管理制度

4.1 检验员经过培训考核合格、经行政人力资源部资格认可后方可上岗。

4.2 人员分工明确，制度上墙。

4.3 保持良好的工作状态，认真履行检化验职责。

4.4 严格按《化验室作业指导书》操作，化验准确及时，发现问题及时上报。

4.5 爱护仪器，爱惜试剂；正确使用仪器、试剂；仪器、试剂分类摆放且整齐、合理；对仪器、试剂的贮存和使用进行登记；危险试剂由专人管理，必要时实行双人双锁制；毁坏的仪器及时记录或标识，能维修的及时维修，人为损坏的仪器、器具照价赔偿。

4.6 精密仪器、贵重仪器放在固定的操作台上，不任意挪动、拆卸。

4.7 使用过的仪器、试剂及时清洗或清理干净。

4.8 废液、废物、破损仪器及时、合理处理，严禁乱倒、乱扔、乱放。

4.9 做好化验室的防火、防盗等安全工作，仪器、试剂用完后及时归位，水电开关用完及时关闭。

4.10 保持化验室整洁、卫生、安静，不在化验室内做与工作无关的事情（会客、闲聊、打闹等），不摆放无关物品。

4.11 无关人员不得随意进入化验室。微生物检验注意事项

5.1 工作人员进入无菌室后，在检验没有完成前不随便出入无菌室。

5.2 检验人员工作期间应穿戴经消毒的工作服、帽、鞋、口罩等，用后消毒备用。

5.3 微生物室内禁止饮食、吸烟及用嘴湿润铅笔和标签等物或以手指或它物与面部接触。

5.4 操作危险材料，勿谈话或思考其它问题。

5.5 接种环、接种针用前用后置火焰中灼烧。

5.6 含有培养物的试管不得平放桌面。

5.7 吸管插入试管中时，要轻放到底。

5.8平皿翻放，即皿底在上，皿盖在下。

5.9 金属器皿用毕消毒后擦干。

5.10 使用药品试剂、染色剂、镜油、试镜纸等应节约。

5.11 所用各种试剂、染色剂、培养物等均应标记清晰。

5.12 易燃品远离火源，不可将酒精灯倾斜向另一酒精灯引火。

5.13 沾有微生物的器皿及废弃物置于指定地点，消毒后再洗涤。

5.14 工作完毕后用消毒水洗手，然后用清水洗手。试剂管理规定

6.1 试剂的标识、分类及领用

6.1.1 试剂应标识名称、浓度、配制人、配制日期，有有效期规定的应标识有效期；原包装试剂

应保护好原附标签或商标；分装试剂应贴有标签并注意保护。

6.1.2 试剂应按化学性质分类存放。

6.1.3 试剂的领用应由领用人向试剂保管人填写领用记录，领用记录包括：领用人、领用日期、领用数量、用途、发放人等内容。

6.2 试剂贮存

6.2.1 易燃试剂的存放：如乙醚、乙醇等，放在阴凉通风的地方，理想的存放温度应为－4℃～+4℃，最高室温不超过30℃，同其它可燃物和易发生火花的器物隔离放置。

6.2.2 氧化剂的存放：如高锰酸钾、双氧水等，氧化剂本身不能燃烧，受到高温和其它化学药品

作用时，能促使燃烧剧烈，氧化剂不可与易爆、易燃物等混合贮存。

6.2.3 剧毒物质的存放：如氰化物、三氧化二砷，这类药品由专人保管，最好双人双锁制，存放

在阴凉干燥处，领用后登记。

6.2.4 强腐蚀剂：如浓硫酸、浓硝酸、浓盐酸、冰醋酸、氢氧化钠等，这类药品本身（或挥发出 的气体）对人体的皮肤、粘膜、眼睛、呼吸道以及对一些金属有强烈的腐蚀作用，这些药品选用耐腐蚀性的材料制成料架，存放在阴凉通风处，与其它药品隔离放置。

6.2.5 其它药品的存放：可按酸、碱、盐分类存放于阴凉通风处，化验室合理的排列方法以化验项目所用成套药品为一组排列，共用药品排列在另一个地方，理想的贮存温度在30℃以下。

6.3 试剂的使用安全

6.3.1 防火用电安全：化验室内配有防火器材，检验员应熟悉各种防火器材的使用方法及灭火对象，化验室内所有电器设备绝缘良好，一切用电装置使用三相插头、插座，最好安装触电保安器，仪器妥善接地。

6.3.2 实验过程安全：化验所用仪器、试剂放置有序，实验台面及时整理，周围不留破碎或缺口的玻璃仪器，固体废弃物及有毒、有腐蚀性的废液倒在废液缸中并及时处理，盛放试剂的瓶子和仪器用完后存放好。药品洒出时用碳酸氢钠中和洒出的酸，用硼酸中和洒出的碱，操作挥发性的化学药品时使用通风橱，稀释浓硫酸时将浓硫酸沿器壁慢慢地注入水里，并不断搅动，使产生的热量迅速扩散，不可把水倒入浓硫酸里。

6.4 废弃物排放

6.4.1 处理少量的酸或碱可慢慢注入水流，并用大量水冲入下水道。

6.4.2 少量废溶剂放在指定的容器中以待处理，大量废液的处理可以查阅有关手册。

6.4.3 固体干燥的废弃药品，放在废物桶中，强氧化剂和强还原剂不能将它们和有机化学药品放在一起。

第五篇：资料档案管理制度

资料档案管理制度

一、记录的收集

1．检测人员对已完成的质量活动，按规定的记录格式认真做好记录并整理收集。

2．检测原始记录应填写完整、及时、字迹清楚，不得随意涂改，确保检测过程的可复现性。原始记录中还应包括检测人员和核验人员的签名。3．如因笔误或计算错误要修改原数据时，在原数据处划二条水平线，将正确数据填写在上方，并签更改人姓名。4．检测数据的计量单位均用法定计量单位。

二、记录的保存

1．各类人员的培训考核记录、检定/校准证书、服务和供应品的采购记录、环境监控记录及检测原始记录、报告、实验室间比对和能力验证记录、由档案资料员保存，保存期为五年。

2．检测原始记录、报告、实验室间比对和能力验证记录、文件控制记录由检测组保存，保存期为五年。

3．技术人员的技术档案、大型仪器设备的维护记录应长期保存。

三、记录的管理

1．各相关人员应及时将记录交档案资料员存档，并认真履行交接手续。2．存放记录的场所应干燥整洁，具有防盗、防火设施，室内严禁吸烟或存放易爆易燃物品，外来人员未经许可不得进入。3．档案资料员应及时登记存档记录，以方便检索查阅。

四、记录的销毁 各种记录超过保存期，由档案资料员提出销毁申请，经试验室负责人批准后，由档案资料员进行销毁。

五、检验报告的编写

1．检测人员根据检验工作的不同项目，选择合适的检验报告格式。2．检测人员根据检测原始记录，按报告的规定要求填写规定栏目，编制检验报告。

3．检测人员按照检验报告编号的规定对检验报告进行编号。

六、检验报告的核验

1． 检测人员在编制的检验报告上签字后，交审核人员审核签字。2． 审核人员要对检测人员编制的检验报告的正确性、完整性、与原始记录的一致性进行认真地审核。

七、检验报告的签发

1． 工地试验室负责人对检验报告与检验任务要求的符合性以及检验结论进行审查与批准。

2．审核的检验报告由工地试验室负责人签发。

八、检验报告的发放和存档

1．经工地试验室负责人签发的检验报告由档案资料员发放。2．档案资料员每月要把检验报告分门别类地汇总检查，并归档。