文件归档方法（精选5篇）

第一篇：文件归档方法

文书档案归档整理操作方法

档案分为文书档案盒、科技档案（基本建设、科学研究、设备仪器、产品）、会计档案、干部职工档案（人事档案）、诉讼档案、还有照片档案、音像档案、电子档案等等，不同种类，不同载体的档案有不同的整理方法和要求，但整理原则相同，即“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”。

一、基本要求

要整理好文书档案就必须学习领会中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）和《归档文件整理规则实施细则》。

二、基本概念

（一）归档文件：立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕应作为文书档案保存的纸质文件材料。

（二）归档文件的整理：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、加盖归档章（编号）、编目（编制归档文件目录）、装盒，使之有序化的过程。

（三）全宗：指一个独立的机关、团体或其它的组织、个人在社会活动中形成的档案有机整体。设立全宗的主要资格是立档单位具有独立的法人资格，可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文。一般来说，一个立档单位的全部档案就是全宗。

（四）全宗号：是档案馆给立档单位的代号。

三、整理方法

（一）收集：收集是归档整理的前提、根本，没有收集齐全完整的文件材料，归档整理就不能很好地反映立档单位的历史面貌和工作情况。因此，收集应归档的文件材料必须保证齐全完整；收集范围是本单位的收文、发文、内部文件。必须采取以下相应措施：

1.立档单位要建立健全收发文登记制度，有完整的收文登记本、发文登记本、印章登记本、依据归档范围，收集所登记的“红头文件”的归档。

2.检查本单位在年度工作中产生的“白头文件”材料是否收集归档。如①会议材料：本单位年度工作会议材料（总结、计划）、表彰材料，专业会议材料，代表发言材料；本单位在上级工作会议上发言、汇报、经验材料、典型材料、交流或发表论文、考察报告。②综合材料：会议记录本（党委、党组会议，行政、办公会议）等；各类花名册、登记簿（干部职工、党员、专业技术人员等花名册及主要业务工作登记簿）；年报表（业务、党员、人事劳资等各种统计报表）；各种介绍信存根（党团组织关系、干部调动、行政事务等）、协议、合同。

以上收集到的“红头文件”和“白头文件”材料是本单位工作过程中形成的属于立档单位应收集的文件材料。

（二）归档判断：立档单位将收集到的材料，依照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号）的归档范围和不归档范围，剔除不归档的文件材料，剩下的就是立档单位应归档的文件材料，必须进行归档。

（三）装订：用不锈钢钉或线将归档范围中的归档文件以“件”为单位固定在一起即单“件”装订，便于保管利用。

1.整理单位：确定以件为归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，重要文件的正本与历次修改稿可各为一件；计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的或打印出来的定稿上无领导修改手迹、批示而定稿不存档的，将正本与发文稿纸为一件，报表、名册、图册、会议记录、介绍信存根等按其原来的装订方式，一个自然本（册）为一件，未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，可装订在一起的为一件；来文与复文可为一件，未装订成套的会议材料各为一件，正文与文件处理单为一件。

2.文件的装订：归档文件按件装订具体要求：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来复在后；汉文在前，少数民族文字在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文在前，外文在后；有文件处理的，文件处理单在前，正文在后。

3.装订的部位与对齐方式及注意事项：文件装订时应以左、下侧对齐，以便装订和利用。?装订时，应将保管期限为永久的归档文件中去掉不符合保管要求的一般订书钉，采用不锈钢订书钉装订（注意：采用不锈钢订书钉装订的档案不能用微波设备进行消毒，否则可能会引起火灾）。或较厚的文件采用“三孔一线”的线装方法装订。

（四）分类： 归档文件采用年度——保管期限分类法进行分类。同全宗应保持分类方案的稳定。

1.区分年度

①年度以落款日期为准。如2009年形成的《2008年工作总结》应归入2009年。

②跨年度的文件放入办结的年度。如2008年形成的《2009-2010年工作规划》应归入2008年度;某单位2007年立案、2008年结案的某信访案件，其文件材料统一在结案年度归档，即归入2008年。

③几分文件作为一件，“件”的日期应以装订时排在最前面的文件日期为准。具体地说来文与复文为一件，以复文为准等。

④会议记录本以该本最后一次会议记录时间为准。

⑤文件没有标注日期时，需要分析该文件内容，制成材料、格式、字体以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据此按年度合理归类。

2.区分保管期限

将每年的归档文件按永久、定期分开，定期一般分为30年、10年。

（五）排列

1.把同一年度、同一保管期限的文件分开排在一起。即立档单位每年只编永久、30年、10年三条流水号分开排列。不同年度、不同保管期限的文件不能排列在一起。

2.在同一保管期限内，把同一机构（或问题、文号）有内在联系（如同一次活动、同一项工作，同一个会议）的文件排在一起，即同一事由的相关文件应当排列在一起。是“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系”整理原则的体现。排列顺序应保持相对固定。

3.最后在同一保管期限、同一机构、问题或文号内按成文时间的生后顺序排列。

（六）编号

归档文件编号是指将归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。编号是编目工作的起点和基础，其目的是反映分类、排列这些系统工作的成果。通过编号，使归档文件在全宗中的位置得以确定，并为后续的编目工作以及将来查找利用时的实体存取提供了条件。件号即文件的排列顺序号，它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。

归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。文件处理单随同归档的，归档章盖在文件处理单上，以保护文件正本的原貌。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项目。

1.全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。档案室如没有全宗号可暂时不填。

2.年度：文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如2008。3.保管期限：归档文件保管期限的填写为永久、30年、10年。4.件号：归档文件的排列顺序号。以年度为界，每年必须从1编起，不能跨年度连续编号，各期限分别编流失号（即每年分期限共编三条流水号）。

件号包括室编件号和馆编件，分别在归档文件整理和档案移交后编制。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内；按文件排列顺序从“1”开始标注，每种保管期限各编一个流水顺序号，如2007年永久件号：1、2、3……82

30年件号：1、2、3……73 10年件号：1、2、3……243

馆编件号待档案移交给档案馆后，由档案馆根据需要填写。

（七）编目

归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。归档文件应逐件编目。来文与复文为一件时，只对复文进行编目。通过检查复文来实现对相应来文的查找。

归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。

1.件号：填写室编件号。

2.责任者：指发文的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。①文件为一个单位责任者则填写这个单位的全称或通用简称，如“湖南省计划生育委员会”填写“湖南省计生委”。②多个责任者联合发文时，应选填三个以内的重要责任者。③文件上无责任者的要考证并加“[ ]”，如：[湖南省计委]。责任者栏不能填写起草文件的单位或个人，也不能填写文件的承办者。

3.文号：文件的发文字号，是由发文机关按发文次序编制的顺序号，一般由机关代字、年度、顺序号组成。如琼府办[2008]198号、琼邮管[2008]68号，没有发文字号的不填写。文号栏内不得填写诸如“会议文件之一”等文件顺序号，亦不得填写“情况反映”等刊物名册。

4.题名：即文件标题，一般应照实抄录。没有题名或题名不规范的，应根据文件内容，重新拟写或补充标题，外加“[ ]”号附于原标题之后。如湖南省档案局关于转发档发[2008]18号文件的通知，应重拟提题名并抄录为湖南省档案局关于转发[国家档案局关于汛期档案安全管理的几点意见]的通知。

5.日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年、月、日，如20080708、20081112表示月、日的数字可回行填写，如20080708。

6.页数：每一件归档文件的总页数、文件中有图文的页面为一页。7.备注：用于填写归档文件需要补充和说明的情况。包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等等。如果有些条目须说明的情况较多，备注栏难以填写时，可在备注栏中加注“*”号，将具体内容填写入备考表中。

（八）装盒

装盒是将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，填写备考表、编制档案盒封面及盒脊。不同年度，不同保管期限的文件不能装在同一档案盒内。

1.装盒要求：归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒，与归档文件目录中相应条目的排列顺序相一致，保证检索到文件条目后能对应找到文件实体。档案利用完毕后归位时，同样要注意将其按件号顺序装入相应档案盒中，否则，在以件为单位进行管理的情况下，一旦归位错误，将很难再找回，甚至可能从此成为“死档”。

2.档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项。其中起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“/”号连接。

3.备考表放在盒内所有归档文件之后，用以对盒内归档文件进行必要的注释说明。项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。

①盒内文件情况说明：填写盒内归档文件需要说明的情况，包括文件收集的齐全完整程度、文件本身的状况（如字迹模糊、缺损）等。整理工作完毕后归档文件如有修改、补充、移出、销毁等情况，应在备考表中加以说明。进行归档文件整理时，如某件文件须说明的情况复杂，目录备注栏填写不下，也可在备考表中详细说明，并在目录相关条目的备注项中加“*”号标示。

②整理人：填写负责整理归档文件的人员姓名，以明确责任。③检查人：填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名，以示对整理质量的监督检查。

④日期：填写归档文件整理完毕的日期。

（九）编制检索工具

1.归档说明（全宗说明）内容包括本单位主要工作职能、本年度内设机构设置情况（领导班子、内设机构及领导任职情况）本年度主要工作概况、本年度文书档案归档情况（含归档工作的组织情况、文件材料完整与否，档案数量，有何缺陷）。

2.打印归档文件目录（采用国际标准A4型纸，永久目录打印一式三份，30年、10年期限的目录打印一式一份）。编制封面，并根据需要分保管期限与归档说明（全宗说明）装订成册：归档说明（全宗说明）、永久目录装订一式两本；归档说明（全宗说明）、永久、30年、10年目录合订一本。归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限等项目。

全宗名称：立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。年度：填写本目录所登录文件的形成年度。如：2003年、2003-2008年

保管期限：根据目录中所登文件的保管期限填写。如：永久，永久、30年、10年。

第二篇：文件归档,工作计划

篇一：档案工作计划 ******二○一二年档案工作计划

一、指导思想：

以《中华人民共和国档案法》和《黑龙江省档案管理条例》为指针，认真贯彻实施《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，围绕****工作重点，强化率先、责任、效率、质量意识，运用新的档案管理软件加强**档案工作的管理，力求为民盟工作发展提供优质服务。

二、工作目标、任务：

以《中华人民共和国档案法》颁布为契机，有计划、有步骤地开展学习、宣传、贯彻活动，增强***档案管理人员的法制观念和档案意识，提高档案管理人员自觉性，推动****档案工作向高标准持续发展。

1.组织档案管理人员认真学习《中华人民共和国档案法》、《黑龙江省档案管理办法》，进行有计划、有组织地学习和落实。在认真学习、贯彻《中华人民共和国档案法》、《黑龙江省档案管理办法》的基础上，结合****政治学习，通过做档案知识测试卷，提高法制意识和档案意识。

2.按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》收集好文件、材料，按分类方案进行装订、分类、排列、编号、装合，并在今年9月底，完成2011各种档案资料的立卷工作。3.做好档案台帐，对各项内容认真填写，为迎接一年一度的档案法规性检查作好准备。4.及时收取、处理各类文档资料。

三、工作安排： 第一季度：

1.制订***2012档案工作计划 2.做好***2012的文书处理工作 第二季度：

检查***档案保管情况，如有不到位之处，及时向领导汇报处理 第三季度：

1.收集***2011所形成的文件、材料

2.整理***2011年文件资料，按《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》规定做好装订、分类、排列、编号、装合工作，确保门类齐全，完成立卷任务 3.做好档案局检查的准备工作 4.做好本档案工作的记录与统计 **** 2012年2月10日

2篇二：2010档案工作计划 2010档案工作计划

我局于2009年12月底顺利通过江苏省档案工作五星级测评后，工作不松懈，业务再加劲，为了更好地做好2010年的档案工作，认真制订工作计划，为新一年工作理清路子。

1、1月份开始对各国土分局（所）2008年档案工作进行检查，督促指导各单位档案工作开展情况。

2、为了使档案资料收集更加齐全完整，完善我局归档文件材料的交接手续，特设计《吴江市国土资源局归档文件交接明细表》由各兼职档案员按材料内容填写完整后随同文件材料一起交档案科，办理交接手续。

3、继续完善档案的数据库建设工作。将还没有扫描的档案（除短期和财务档案外）都扫描到电脑里进行数字化管理，从而真正实现档案全文数据库管理。

4、在完成好本单位立卷归档工作的同时，切实做好本单位档案工作的长效管理。

5、根据《江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范》测评细则的要求，着重指导松陵、盛泽、七都分局档案业务工作，使它们顺利通过江苏省档案工作三星复查验收。

档案室200x年工作计划

200x年是求真务实、开拓创新年。我们要以邓**理论和“三个代表”重要思想为指导，认真跟上发展的大好形势，切实抓住各级领导重视档案工作这个有利机遇，进一步贯彻落实省市县关于200x年的档案工作要点的文件精神，以电力体制改革为契机，紧紧围绕企业的中心工作，抓服务、促建设、谋发展，进一步发挥档案室的服务功能，推动档案工作跨越式发展，为企业经营管理提供更好的服务。

一．加强宣传，增强档案意识，将档案管理法规制度落到实处

1、利用局域网络资源共享，宣传档案法规及档案知识，增强档案意识，提高工作自觉性。

2、参加县档案局（馆）对全县专兼职档案人员的业务培训班，通过档案业务学习，提高业务水平。

3、修订各门类档案管理办法等规章制度，做到依法管档。

1、利用好档案管理软件，积极组织档案目录的录入工作，编制各门类档案管理检索工具，建立数据库。

2、与人事等有关职能部门联合，利用企业局域网络资源共享，开展档案信息查询工作。

3、做好档案软件的维护开发、优化工作。在不断探索总结经验基础上规范企业档案的现代化管理工作。

三．按照国家二级档案达标要求做好档案实体基础工作、利用服务工作

1、按要求及时做好整理、归档、鉴定、分类、编目、排架、入库，做到管理规范、利用方便。

2、清理积压档案，按要求完成鉴定、立卷、归档工作。

3、对超时保管期限的档案进行鉴定，按严格的组织程序予以处理。

4、在做好档案实体基础工作的同时，开展内部检查、评估、评比工作，为企业经营管理做好档案工作方面的准备。

5、配合企业的各项改革管理工作，以积极主动热情的服务态度，做好档案提供利用工作，树立良好的窗口服务形象。

平远县供电局 200x年一月十八日

市房改办2008档案工作计划

2008年我办档案工作的总体要求是：以“三个代表”重要思想和十七大精神为指导，认真学习贯彻落实《中华人民共和国档案法》和《浙江省浙江省实施<中华人民共和国档案法>办法》，强化档案法制意识，加强档案基础工作，加快档案信息化建设，拓展档案工作新领域，努力开创档案工作新局面。今年，我们主要做好以下几方面工作：

1、做好档案资料的收集、整理，按时完成文书材料的立卷归档和其他档案材料的立卷归档工作。

2、根据档案管理的要求，对档案管理中发现的问题及时整改，力求符合档案现代化要求。

3、积极组织单位专(兼)职档案员参加各种业务培训，提高业务水平。

4、继续贯彻宣传《档案法》等档案法律法规，依法治档。

5、努力改善档案保管条件，在现有的基础和条件许可的情况下改善配套设施，力求达到档案管理规范化、现代化。

6、加强档案信息化建设。对原有的杭州市档案管理软件开发升级，做好房改系统业务管理软件开发工作。

7、围绕住房保障工作中心，积极做好档案开发利用，主动做好档案的编研、汇编，满足住房保障工作对档案信息的需要。机关档案工作2011工作计划

为了进一步加强我分局机关档案工作目标管理，逐步实现档案管理系统化、规范化、制度化和科学化，确保2011年8月初机关档案工作目标管理通过省一级复查认定，经研究制定2011年档案工作计划。

一、广泛开展档案资料的收集工作。

四月份，对分局近年形成的各种文件材料进行全面收集，并初分分大类存放。

二、加强领导，确定专班，落实责任。

五月中旬调整档案目标管理领导小组及综合档案室，明确负责人和专兼职档案员及其工作职责，组成档案管理专班。

三、进行分类、整理、编目。

六月修订本机关档案分类方案、归档范围、保管期限表和档案管理办法，并按规定要求对文件材料进行分类、整理、立卷、归档、编目。

四、编写申报材料。

七月底以前组织进行编研材料和省一级复查申报材料的撰写。五、八月上旬，组织对分局档案工作目标管理进行自查，做好迎接上级档案行政管理部门的检查认定的准备工作。

六、积极开展档案信息的开发利用工作。

应城市国土资源局城区分局

二○一一年四月二十日篇三：2014年档案工作总结和2015年工作计划 2014年档案工作总结

2014年，档案处认真贯彻落实领导的指示，在各单位、各部门大力支持下，档案工作建设不断加强，服务创新工作有序开展，档案综合管理水平稳步提升。

一、扎实开展立卷归档工作 1、3月上旬，按照《机关归档工作管理办法》，抽调档案专业人员组成接收检查小组，分别对30个档案移交单位的纸质和电子档案进行了接收、检查、评比和入库。并且，召开了机关文件归档总结会，对本归档工作进行总结，对下一步工作提出具体要求。2014年，档案处共接收2012各类档案1722盒（卷），其中，文书档案1303盒、专业档案419盒，文书档案数量比2012增加107盒（卷），同比增加9%。纸质文书档案共20349件，比2012增加了1274件，同比增加7%；电子文书档案 21629条，比2012增加了2077条，同比增长11%。2、6月下旬，按照档案工作要求，对机关各部门、各单位2014年上半年纸质文件和电子文件整理归档情况进行了指导检查，及时发现问题，规范业务操作，并及时将指导检查情况进行署内通报，推进立卷归档工作的顺利开展。截止6月21日，机关各部门、各单位整理归档2013年纸质文书档案473盒，7638件。

二、加强档案业务科学化规范化管理 根据国家档案局要求和工作计划，8月29日—30日，档案处召开档案业务专题研讨暨征求意见座谈会会议。全国档案协作组组长单位代表和部分档案业务骨干参加会议。会议对“档案工作管理课程教材”进行了修订，研究了重点课题的推进和专业档案规范管理办法。同时，结合群众路线教育实践活动一起座谈，征求对档案工作的意见和建议。

三、继续开展电子档案异地备份工作

按照《电子档案数据备份及异地保存操作规程》具体要求和电子档案数据备份工作安排，循序渐进地推进电子档案数据备份工作。2014年，结合第一批电子档案数据异地备份工作经验，帮助指导第二批23个单位，在9月底顺利完成电子档案数据异地备份移交工作，拟写工作通报下发。为保证备份数据的可靠性，统一配发了数据备份介质，固态硬盘46个、dvd光盘350张、蓝光光盘驱动器12个、蓝光光盘82张，确保电子档案备份中心按计划接收各单位电子档案数据。此项工作取得的成效得到国家档案局的充分肯定。

四、举办档案业务培训班

根据国家档案局有关做好档案工作的要求，为切实推进数字档案室建设，加强档案事业统计年报工作，提高整体档案工作管理水平，10月16日-18日，在教育培训基地举办档案业务培训班。特邀国家档案局专家讲解了中国档案数字化发展趋势，讲授了《全国档案事业统计年报制度》；办公厅领导亲自做了“服务工作大局不断提高档案管理水平”的讲座；档案处针对近几年档案工作，讲授了“文书档案改革”、“保管期限划分”、“全宗卷”等专业课程。61名档案人员参加了培训。通过为期3天的培训，全体参培人员综合管理水平都得到了提高，不仅有利于提升档案管理的科学性、规范性，更拓展了档案管理人员的眼界和知识面。使档案人员认识到档案工作不只是在库房埋头苦干，更是需要掌握先进的业务知识和技能，才能在档案的传统载体形态向数字形态变革中，适应档案环境的新变化，开拓档案工作的新局面。

五、完成档案统计年报填报工作 为准确掌握档案事业基本情况，根据《国家档案局办公室关于2013档案统计年报工作安排的通知》，指导各单位填报新版《档案室基本情况年报》，并汇总档案数据，4月底将纸质报表和数据光盘报国家档案局。

六、做好机关档案查询利用服务

根据“充分利用档案资源为中心工作服务”这一宗旨，档案处从机关档案查询的需要出发，结合安全保密的具体要求，积极拓宽服务领域，深度挖掘档案信息资源，提高了档案利用的权威性、全面性和有效性。截止12月15日，2014年机关档案查询利用共10018件（卷），其中纸本文件借阅313件（卷），电子档案网上借阅文件9440件，资料265件。

七、2015年档案工作计划

（一）加快档案信息化建设

根据国家档案局要求，推进数字档案室建设，完善以服务为主导的档案信息化体系，进一步做好纸质档案和电子档案双轨并存的各项工作。

（二）加强档案宣传工作

继续加强“档案网页”宣传、教育工作，充分利用档案网页平台的优势，增强档案工作服务能力，做好档案工作宣传和档案业务交流，为档案工作建设创造良好的发展环境。

（三）开展档案课题研究

进一步建立健全档案工作管理规章制度，深入开展档案工作课题研究，对档案工作安全体系建设、信息化建设、基础建设等各方面提出创新管理理念，提升档案管理水平。

（四）做好档案业务指导

认真做好2014机关文件归档指导及档案接收、检查和总结工作，确保归档文件收集齐全、整理规范；同时，积极帮助指导各单位做好室藏纸质档案数字化和规范电子文件归档、接收，以及档案统计年报填报工作。

（五）推进档案安全体系建设

进一步加强对数字档案的安全保管，继续指导个别没有异地备份单位，按照《电子档案数据异地备份操作规程》，做好备份数据的寄送工作。

第三篇：归档文件实施细则

归档文件实施细则

一、总 则

（一）为做好归档文件的整理工作，避免“有档不归、有文必归”，结合公司实际情况，制定本实施细则；

（二）本细则所指的归档文件，是指立档单位在其职能活动中形成的办理完毕的具有保存价值的各种纸质文件材料；

（三）规定文件材料归档工作中有关部门的责任；

（四）规定文件材料归档移交工作流程；

（五）本细则适用于公司各体系、平台、部门、片区需归档的纸质电子文件材料的组卷、归档工作。

二、归档范围及时间要求

（一）行政管理文件

由各体系、平台、部门、片区行政管理人员负责将日常行政活动中形成的文书材料分类、整理组卷，每年年中和年底将档案移交总部办公室。

1、重要的会议材料，包括年中会、年终会、董事会、理事会、领导座谈会等；

2、会议通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录、会议纪要、会议决定等；

3、对外的正式发文与有关单位来往的文书、请示与批复等；

4、上级机关下发的与本单位有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件及行业管理的有关标准；

5、筹备期的可行性研究、申请、批准，总部及下属企事业单位注册及变更材料；

6、领导视察、内外部宣传、媒体报道等相关材料；

7、公司的历史沿革、大事记及反映公司重要活动的剪报、照片、录音等；

8、后勤福利，住房管理；

9、人事管理，劳动合同管理，劳动工资和社会保险，职务任免，职称评聘；

10、法律事务，纪检监察，公证工作；

11、审计工作；

12、教育与培训工作；

13、公安保卫，综合治理，防范自然灾害；

14、华大所有法律相关资料；

15、外事工作。

（二）党群工作

1、党组织建设、党员和党员干部管理、党纪监察工作、重要政治活动或事件；

2、职工代表大会、工会工作、共青团工作、女工工作；

（三）技术管理文件

公司的技术管理文件，由相应的职能部门或各平台的文档管理人员对其所管理的文件整理组卷后，自存一年，于第三的上半年内将档案移交总部办公室。

1、所有的知识产权和商业秘密及其管理；

2、项目申请、申报、可行性分析等。

（四）工程建设文件

由建筑发展中心将工程建设的文件、图纸等在工程项目竣工或阶段工作结束后半年内整理组卷，将档案移交总部办公室。

1、基建项目和技术改造项目的可行性研究、立项、勘探、测绘、招标、投标、征迁工作，以及建设单位项目管理工作；

2、基建项目和技术改造项目的设计；

3、基建项目和技术改造项目的施工；

4、基建项目和技术改造项目的监理；

5、基建项目和技术改造项目的竣工和验收；

6、基建项目和技术改造项目的评奖、创优；

7、基建项目的使用、维修、改建、扩建；

8、事故分析和处理。

（五）合同管理文件

采装部门在各合同或采购项目完成（或验收）后，由该合同或采购责任人对其执行中形成的管理和执行文件按合同号整理组卷，将档案移交总部办公室。

1、与有关单位签订的合作合同、协议书等文件材料；

2、技术开发合同；

3、采购订单；

4、财务抵押、担保合同；

5、维修、咨询合同；

6、办公、宿舍等租赁合同；

7、域名注册协议、网络合作协议等。

（六）设备管理文件

设备仪器的设计、制造、使用、维修、改造和管理活动中形成的记录和文件，由相应的管理部门定期整理组卷，自行保存一年后，于第三上半年内将档案移交总部办公室。

1、购置设备、仪器的立项审批，购置合同；

2、设备、仪器的开箱验收或接收；

3、设备、仪器的安装调试；

4、设备、仪器的使用、维护和改造、报废；

5、事故分析和处理。

（七）科研档案

凡是公司（包括个人）所承担的科学研究项目（课题），已完成或已结题，均应将档案移交总部办公室。归档的范围主要包括：

1、科研准备阶段：科研课题审批文件、任务书、委托书，开题报告，调研报告，方案论证和协议书、合同等文件；

2、研究实验阶段：各种载体的重要原始记录，实验报告，计算材料，专利申请的有关文件材料，设计文件、图纸，关键工艺文件，重要的来往技术文件等；

3、总结鉴定验收阶段：工作总结，科研报告，论文，专著，参加人员名单，技术鉴定材料，科研投资情况，决算材料等；

4、成果和奖励申报阶段：成果和奖励申报材料及审批材料,推广应用的经济效益和社会效益证明材料等；

5、推广应用阶段：推广应用方案、总结，扩大生产的设计文件、工艺文件，生产定型鉴定材料，转让合同，用户反馈意见等。

（十一）其他

1、公司各体系、平台、部门、片区具体归档时间按总部办公室发文通知执行，对未按时间归档或不能归档的部门，应将归档情况告之归档责任人所在的部们领导，请求协助催交；

2、撤消机构的归档文件，应在机构正式撤消前一个月内，由指定责任人在本部门档案员的协助下整理组卷，将档案移交总部办公室；

3、声像档案由产生部门整理组卷，每半年向总部办公室移交一次；

4、调离人员在正式调离前一个月内，将归档文件整理组卷后，向本部门档案员移交，或直接向总部办公室移交档案。

第四篇：文件归档管理制度

档案工作岗位责任制

一、分管档案工作的局领导职责

1、组织全局性的宣传、贯彻、执行《中华人民共和国档案法》和上级关于档案工作的各项方针政策的活动。

2、加强对局档案工作的领导，将档案工作纳入局的整体发展计划，列入局议事日程，督促分管部门按上级和局档案部门要求做好应做的工作。

3、关心档案工作和档案室的建设与发展，从人力、物力、财力上给予支持，及时解决工作中的重大问题和困难，改善工作条件，使档案工作与局各项工作协调发展。

二、局档案员职责

1、贯彻实施《档案法》等档案工作的法律、法规，建立健全档案管理制度。

2、对各有关处室形成的各种材料的收集、整理、立卷和归档进行监督和指导。

3、负责收集出国考察人员应当归档的有关材料和照片，收集领导同志外出开会的发言材料和带回的带有密级的材料。

4、负责管理全局各种门类和载体的档案，维护档案的完整、准确与安全，并为本单位各项工作的需要提供服务。

5、按时向上级主管部门报送档案工作统计材料。

6、按规定向档案馆移交应进馆的档案。

三、分管档案工作的各处（室）领导职责

1、配备具有较好政治业务素质的专（兼）职档案人员，并保持相对稳定。

2、将档案工作纳入本单位的议事日程（每半年研究一次档案工作），帮助专（兼）职档案人员解决工作中的实际困难。

3、组织本单位人员学习档案法规，执行局档案工作的规章制度。

4、疏通渠道，严格制度，督促有关人员注意平时各类文件材料的形成积累，积极配合专（兼）职档案人员的归档工作。

5、协同档案室监督、检查本单位文件材料预立卷、整理组卷、归档验收及档案鉴定工作。

6、负责检查本单位专（兼）职档案人员履行档案岗位职责情况。

四、各处、室专（兼）职档案人员职责

1、坚持平时整理。根据本单位不同种类文件材料的形成特征，制定案卷类目，合理分类存放，便于利用和归档。

2、负责本单位文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。

3、归档案卷做到组卷合理，页号编写准确，案卷目录清楚，案卷标题简明扼要。

4、保管好本部门应归档的案卷，注意文件材料的安全和保密。

5、主动接收局档案员的业务指导和督促检查，按规定时间向档案室移交。

6、积极参加业务学习，不断提高档案工作水平。

7、按档案室要求对档案进行分类、整理、编目，并编制检索工具。

8、按归档时间向档案室提供档案目录和统计年报表。文件、材料收集归档制度

一、收集归档范围

本机关在各项工作中形成的具有保存价值的，或者上级和下级送来的与本机关关系很密切的文件材料(包括公文、电报簿册、书信、会议、电话记录、图纸、登记表、报表、名册、奖品、照片、录音带、录像带等，下同)都属收集归档范围，应按规定的范围、时间和要求交本部门资料员或综合档案室归档。

(一)本级文件

1、各种代表会议、工作会议、专业会议、各级干部会议的会议记录、会议纪要。

2、工作计划、规定、方案、安排、总结、小结、汇报、简报、通报、通知。

3、各种综合的或专题的调查、检查、考察等报告。

4、向上级请示，与其他单位的来往文书，对下级的指示、批复、通知。

5、各项决定、决议、规定、标准、规范、条例、办法、制度、守则、要求。

6、各级领导的报告、讲话、发言稿或提纲、记录。

7、反映生产、基建、科研设备、工艺情况底图、蓝图及文字材料。

8、各种报表、名册、登记表、簿册、数据、凭证。

9、反映本机关、本地区重要活动的照片、录音带、录像带。

10、电报、重要电话记录、机关工作日记。

11、年鉴、大事记、基础数字汇编、基本情况综合。

12、本机关制发的奖状、奖证、奖章、奖旗、奖品。

13、有关房产、财产、物资、档案、债权、捐赠等的凭证，发放各种证明、证件存根。

14、已故人员资料。

15、重要的人民来信及处理材料。

16、本机关编辑、出版的书刊、资料样板。

17、本机关(包括上报和下批)干部任免、呈批表、调配培训、专业技术职务评定、聘任、党、团干部名册、年终统计、报表、干部的录用、转正、定级、调资、离休、抚恤等审批表及干部奖惩等文件材料。

(二)上级文件材料

1、上级(包括各部门及派驻本机关的调查组、检查组、工作组，下同)有关本机关、本地区工作或问题的决定、决议、指示、批复及调查、检查、经验材料。

2、各级领导同志、国际友人、人民代表、政协委员视察本机关、本地区时的指示、讲话、题词、照片、录音、录像。

3、上级发给本机关的奖状、奖册、奖章、奖旗、奖品。

4、上级报刊刊载有关本机关、本地区情况的文章。

(三)同级文件材料

1、有关单位与本机关联合召开会议，共同进行工作，协作查处案件或问题共同署名的文件材料。

2、有关单位与本机关签订的合同、合约、协议。

3、有关单位与本机关涉及比较重要的工作或问题的来往文书。

4、有关单位发来的重要的、需要执行的方针、政策性文件。(四)下级文件材料

1、年季度工作总结、重要的专题工作总结。

2、重要的调查报告、检查报告、典型材料，比较重要的工作经验、重要的请示、法规性的备案文件。

3、重要的名册、登记表。

4、大事记、基本情况汇编、基础数字汇编。

二、归档份数

文书档案一式两份，其中正文和签发稿各一份作存档用，一份作文件汇编用。

三、归档时间和方法

(一)凡经过打字室打印的文件，打印好后由打字员收集，交文书档案员归档。

(二)凡各部门发出的文件，由各部门办公室的有关人员收集，交由综合档案室归档。

(三)一项工作已完成时(包括一项已完成或一个会议已结束，一个问题已解决，一件案件已处理等)，由各部门办公室的有关人员，将进行该项工作形成的全部文件材料，系统整理后送交综合档案室归档。

(四)外出开会、考察、学习、参观形成或带回应归档的文件材料，在该项活动结束时交由文书档案员归档。

(五)工作总结、各种年报、党员、干部名册，应于翌年一月底前交文书档案归档。

(六)每年的二月底前进行一次全面、彻底的归档，各部门要把上一年应归档而未归档的全部文件材料移交综合档案室归档。

四、归档要求

(一)应归档的文件、材料应由各办线资料员收集全齐。

(二)正文与底稿(签发稿)主件或附件、请示与批复、来文与复文一起归档。

(三)归档文件材料注意：检查应盖公章是否盖了，文件没有标题应加上标题，内容、摘要、文件没有标明日期的要标上日期。

(四)归档的文件材料应是原稿原件，不得用复制件。

(五)归档的照片、录音带、录像带要一一写上文字说明。

(六)凡是归档的文件材料必须经过初步整理，把同一具体问题的文件材料集中在一起，按文件的先后形成排列好。

档案鉴定制度

１、档案鉴定工作，是甄别和判定档案的价值，并据以确定档案“存毁”的工作。

２、档案鉴定工作，是一项科学性很强的工作，必须坚持全面观点、坚持历史观点、坚持发展观点。

３、档案鉴定，必须按照党和国家制定的鉴定工作原则和鉴定标准进行。

４、档案鉴定工作，必须有组织、有领导地进行，一般应有领导、专业人员和有关单位代表参加的鉴定小组负责进行。

５、凡是经过认真的鉴定，判定为保存或销毁的档案，必须按照规定的程序，办好鉴定手续。

６、档案鉴定工作，是一项决定档案命运的工作，档案工作人员必须严肃、慎重地对待鉴定工作，严格遵守档案鉴定工作制度。档案借阅管理制度

为了加强本单位档案管理，搞好各门类档案的提供利用工作，特制定以下制度：

1、本单位各部门借阅档案，必须按照单位制定的各门类档案借阅管理标准办理借阅手续。

2、外单位来人查阅本单位档案，需持单位介绍信并经单位有关部门领导签字批准，方可查阅，不得抄录或借出。

3、机密、秘密、绝密档案借阅一律按照《档案安全保密标准》中的要求办理。

4、查阅各门类档案应在阅览室内进行，不划道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毁等。特殊情况需借出的，需经部门负责人 批准，但借出时间不得超过一周，不得转借他人。需继续使用者要办续借手续，确保档案的完整与安全。

5、珍贵的实物档案、重要的照片、底片、缩微胶片等档案一律不借出。

6、凡私自抄录、摄、描绘、折散、删刮、撕毁档案等行为者严格按照国家《档案法》、《保密法》予以追究法律现行责任。档案保密管理制度

一、档案是国家的宝贵财富，企业各门类档案本身具有机要性质，因此，档案部门和工作人员，必须遵守保密制度，履行保密手续，严格遵守保密十条原则，确保档案的安全。

二、凡是利用档案，必须经档案人员提供，任何人不得直接动用。

三、借阅档案必须严格按照档案借阅制度办理手续，限期使用，按期返还，返还档案要认真检查核对，发现问题及时追查。

四、利用绝密、机密档案以及引进技术资料、科研成果、发明创造、专利、新产品、新工艺等技术文件材料，须严格履行审批手续，未经批准的，严禁提供利用。

五、外单位查阅档案，需持介绍信经公司领导和主管部门批准。复制档案和外供图纸和技术文件，统一由公司档案信息中心严格按照审批手续提供，任何单位和个人一律无权外供。对于擅自向外转借、提供图纸资料和技术文件等档案材料者，必须追查责任，对于严重损害国家和我公司利益者，要依法追查刑事责任。

六、停产或已生产完毕的产品图纸和技术文件材料以及其他经鉴定审批拟销毁的档案资料，统一按公司下文件由公司档案信息中心组织回收，统一销毁，其他任何单位和个人一律无权处理或自行销毁。

七、发现有关泄密事件，应立即报告，及时追查。

八、不允许传抄、自行翻印机密文件和带密级的档案材料。

九、不允许将机密文件带回家中和到领导办公室随意翻阅文件。严禁携带机密文件、档案资料游览、参观、探亲、访友，出入公共场所。

十、单位领导和保密小组要定期检查保密工作，总结经验，堵塞漏洞严防失密、泄密发生。档案复制制度

1、本单位工因工作需要复制一般文件材料时要经档案室审批；本单位工复制本职工作范围以外的档案，需经有关业务部门负责人同意；复制机密档案材料（局会议记录等）须经局档案员和分管档案工作的局领导审批后方可复制。

2、外单位一般不予复制，确因工作需要应持单位介绍信，经档案员同意方可复制。

3、复制后要及时进行登记。档案统计制度

１、档案统计工作是以档案工作中大量的现象为对象，以表格、数字的形式揭示档案和档案工作中诸现象的现状、发展过程及其一般规律性的工作。

２、统计作用。档案统计工作，为制定档案工作的方针、政策，编制档案事业发展规划，开展档案科学研究，进行定性分析与定量分析，提供科学的依据。

３、统计内容。对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和状况，以及档案的构成、利用、机构和人员等情况的基本统计和其他专门统计。

４、统计任务。对档案和档案工作的发展情况进行统计调查、统计分析、提供资料，实行统计监督。

５、统计对象。对档案实体及其管理状况的统计和档案事业的组织与管理现状的统计。

６、统计方法。档案统计工作，必须把零星的个别的原始资料，进行综合整理，使之成为能反映整体现象的资料，再进行分析和研究，总结出典型性的经验教训，以提高档案的科学管理水平。

７、按期统计。平时必须积极收集资料，做好单项的统计；半年必须做好各项工作的初步统计；年终必须进行全面的系统的统计。８、专人统计。配备统计人员，熟悉统计业务；掌握统计资料，数字统计连贯；准确统计数字，按时统计上报。档案库房管理制度

１、档案保管工作，是采用一定的技术设备、措施和方法，对档案实行科学保管和保护，防治档案损毁，延长档案寿命，维护档案安全。２、按专业类项进行保管，做到档案存放条理化、排列系统化、保管科学化，以利于档案的保护管理。

３、坚持以防为主、防治结合方针，切实做好档案“十防”（即防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光、防泄密）工作，确保档案完整安全。

４、加强库房基础设施建设，逐步购臵先进设备，改善库房管理条件；引用先进科学技术，实行科学管理。

５、库房要保持温度在摄氏１４－２４°Ｃ，相对湿度在４５－６０％之内；保持清洁干净，做到无尘、无虫、无鼠、无有害气体污染。６、库房管理人员要做到天天打扫卫生，每天上下班各检查一次温湿度，每月清理二次档案柜卫生，发现有字迹褪变和纸张破损的案卷，及时进行抢救。

７、接交进馆的档案，要认真清点，履行签字接交手续；档案外借，要认真清点，履行批准手续，并保证按期归还；非工作人员不得进库房，以防意外；在库房里不准吸烟。档案销毁制度

１、档案的销毁，是指对没有保存价值的不归档文件和保管期限已满无须继续保存的档案进行销毁处理。

２、档案销毁，必须按照国家规定档案销毁的标准，严格进行鉴定。３、经过鉴定确需销毁的档案，必须写出销毁档案内容分析报告，列出档案销毁清册。

４、档案销毁，必须严格执行审批制度，履行批准手续。

５、批准销毁的档案，应及时送造纸厂化为纸浆或焚毁，且要有两人鉴销；销毁完毕，鉴销人要在销毁清册上写明某曰已销毁并签名盖章。６、档案的销毁，必须在相应的《案卷目录》、《档案总登记簿》和《案卷目录登记簿》上注明“已销毁”。企业档案管理制度

第一章

总则

第一条为了加强公司系统的档案管理，实现档案管理的规范化、制度化、更好地为 公司各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》和（总公司办公制度》有关规定，结合公司实际情况，特制定本办法。

第二条凡总公司各部门、专业公司（下称各单位）在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定定期向总公司机要档案室移交，集中管理，任何单位和个人不得据为已有。

第三条各单位的领导应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。

第四条 公司系统的文书立卷工作和档案管理工作由总公司办公室负责监督和指导。

第二章

归档范围

第五条凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料（公文、电报、传真、图表、书信、报刊、录音、录像、盘片J员片等）均属归档范围。

第六条上级机关文件材料应归档的有。

（一）上级机关颁发的需要公司贯彻执行的文件材料；

（二）党和国家领导人及上级机关有关领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话。题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等声像材料及登载相关内容的报刊。

（三）代上级机关草拟并被采用为文件的定稿和印本。

（四）其他文件材料。第七条公司文件材料应归档的有。

（一）公司颁发的（包括转发及其他单位联合颁发的）各种正式文件的签发稿、印本、重要文件的修改稿。

（二）公司的请求与上级机关的批复文件，各部门、各专业公司、各子公司及其他各所属企业的请求与本公司的批复文件；

（三）公司及各部门的工作计划、总结、报告；

（四）公司召开的各种会议的全套文件以及会议形成的声像材料；

（五）公司领导公务活动形成的重要文件、电报、电话记录，从外单位带回的与公司有关的文件材料；

（六）公司领导或各部门有关负责人代表公司对电视台、广播电台及报刊记者的新闻发布稿和声像材料、撰写专题文章及在外单位重要讲话的稿本；

（七）反映公司经营和管理的专业文件材料，如实业投资项目、房地产开发、贸易、证券、信贷、租赁、世行贷款、转贷等业务中产生的各种文件、资料、合同、样票等；

（八）公司或公司汇总的统计报表和统计分析资料（包括计算机盘片等）；

（九）公司及各部门、各专业公司成立、启用印章及其组织机构、人员编制等文件材料；

（十）公司及各部门、各专业公司制定的规章制度等；

（十一）公司的历史沿革（包括公司简介）、大事记、年鉴，反映公司重要活动、事件的剪报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物及展览照片、录音、录像等文件材料；

（十二）公司编印的公司要闻、简报等刊物的定稿和印本，编辑出版物的定稿、样本；

（十三）公司及各部门、各专业公司干部任免、调配、培训、专业技术职务评定、职工的录用、转正、定级、调资退职、退休、医疗、扶恤、死亡、奖惩等工作形成的文件材料；

（十四）公司干部、工人、党员、团员名册、报表；

（十五）公司干部、工人转移工资、行政、党、团关系的介绍信存根；

（十六）公司外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、会谈记录、声像材料、有参考价值的材料、互赠礼品清单、工作来往文件等；

（十六）公司解决法律纠纷问题形成的文件材料；

（十八）公司或部门、专业公司与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料；

（十九）公司固定资产登记，财产，物资、档案等移交凭证；

（二十）公司购臵大型设备和基建工作中形成的凭证、协议合同、图纸文件材料。

第八条同级机关和非隶属机关文件材料应归档的有：

（一）同级机关和非隶属机关颁发的非本公司经营范围但需要执行的法规性文件；

（二）有关业务机关检查本公司工作形成的重要文件；

（三）同级机关和非隶属机关与本公司联系、协商工作的来往文件。

第三章 立卷归档要求

第九条公司各单位应在每年3月底以前将上办理完毕、需归档的文件材料整理、立卷，向总公司办公室移交。

第十条各单位必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的文件材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续。

第十一条各单位向总公司办公室移交档案时，要严格履行移交手续。

第十二条归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点：

（一）归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。归档的项目档案应包括如下文件：项目建议书、可行性研究报告、立项批复、项目评估报告、批准项目文件、协议、合同、营业执照（复印件）、章程、项目人员任兔文件，有关项目业务的各种意向书、纪要、备忘录、电话记录、请示、报告、批复及其它有关项目业务的音像制品、计算机盘片等。

（二）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开；文电应全在一立卷。

（三）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；

（四）卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。

（五）永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写：没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；卷内文件目录放在卷目。

（六）声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。

（七）本公司各部门及各专业公司立卷所需的案卷封皮、卷内文件目录表由总公司办公室统一发给。

第四章 档案保管期限

第十三条文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年左右，短期为十五年以下，三年以上。

第十四条确定公司档案保管期限的原则

（一）凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。

（二）凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。

（三）凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。

第五章 档案的鉴定与销毁

第十五条公司办公室秘书处对所保存的档案定期进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。

第十六条档案鉴定工作由办公室主持，有关部门参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见。

第十七条档案材料鉴定小组审定，并经公司有关领导批准后，方可销毁。第十八条销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。

第六章 档案的借阅

第十九条公司各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准，然后到公司办公室秘书处机要室填写档案借阅单，方可借阅。

第二十条公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门同意或公司领导批准。

第二十一条借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销。

第二十二条借阅档案的同志，不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经办公室主任批准。

第二十三条借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天。

第二十四条借阅人对档案要妥善保管，不得遗失，如有遗失，按本制度第七章第三十一条进行处罚。

第二十五条凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应按公司有关保密规定办理。

第七章 罚 则

第二十六条公司各单位凡违反制度第三章第九条，无故延期或不交应归档的文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其文件负责人和单位领导写出书面检查外，各罚款100元～500元，并予以通报批评。

第二十七条公司各单位凡违反制度第六章第十四条，泄露秘密，按《公司保密工作条例）进行处理。对涂改、拆散或未经办公室领导批准转借、复印或携带档案外出的；视具体情况，对其单位领导和当事人各罚款500元～1000元，并予以通报批评。

第二十八条公司各单位凡违反本制度第六章第二十五条，不按借阅期限归还的，限期归还并责令其当事人写出书面检查。

第二十九条公司各单位凡违反本制度第六章第二十六条，遗失档案的，应立即报告。因遗失档案，泄露秘密的，按《公司保密工作条例》进行处理。

第八章 附则

第三十条本办法由总公司办公室负责解释。

第三十一条各子公司应根据本办法，结合本单位的实际情况，制定具体实施细则。

第三十二公司以往的相关规定与本办法不一致的，以本办法为准。

第五篇：归档文件目录范本doc归档文件目录

归 档 文 件 目 录 类别：DQ 件号 责任者 文号 题名 日期 页数 备注 001 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]19 号 关于成立省委第二批保持共产党员先进性教育活动督导组和巡回督查组的通知 2005.07.04 12 002 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]20 号 关于印发《俞正声、陈训秋、宋育英同志在全省第二批保持共产党员先进性教育活动工作会议》的通知 2005.07.18 43 003 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]22 号 关于印发《高等学校保持共产党员先进性教育活动实施方案》的通知 2005.07.21 14 004 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]24 号 关于印发《宋育英同志在全省第二批先进性教育活动省委督导组和巡回督查组培训工作会议上的讲话》的通知 2005.07.22 18 005 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]25 号 关于转发中央先进性教育活动领导小组《关于印发<如何对不履行党员义务、不具备党员条件的党员进行教育帮助和组织处理>等三个工作问答的通知》的通知 2005.07.25 33 006 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]27 号 关于转发中央先进性教育活动领导小组《关于认真做好建立健全保持共产党员先进性长效机制工作的通知》的通知 2005.08.31 7 007 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]28 号 关于转发《关于在保持共产党员先进性教育活动中认真学习贯彻党的十六届五中全会精神的通知》的通知 2005.10.13 9 008 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]29 号 关于印发中央先进性教育活动领导小组《关于认真做好“保持共产党员先进性教育活动与党的先进性建设”理论探讨工作的通知》的通知 2005.10.23 9 第 1 页 机构 期限 2005 21 长期 归 档 文 件 目 录 类别：DQ 件号 责任者 文号 题名 日期 页数 备注 009 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]30 号 关于印发《俞正声同志在黄石、黄冈考察第二批先进性教育活动时的讲话（摘要）》的通知 2005.11.14 8 010 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]35 号 关于做好第二批先进性教育活动巩固扩大整改成果工作和进行 “回头看”的通知 2005.12.20 7 第 2 页 机构 期限 2005 21 长期归 档 文 件 目 录 类别：DQ 件号 责任者 文号 题名 日期 页数 备注 001 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]19 号 关于成立省委第二批保持共产党员先进性教育活动督导组和巡回督查组的通知 2005.07.04 12 002 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]20 号 关于印发《俞正声、陈训秋、宋育英同志在全省第二批保持共产党员先进性教育活动工作会议》的通知 2005.07.18 43 003 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]22 号 关于印发《高等学校保

持共产党员先进性教育活动实施方案》的通知 2005.07.21 14 004 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]24 号 关于印发《宋育英同志在全省第二批先进性教育活动省委督导组和巡回督查组培训工作会议上的讲话》的通知 2005.07.22 18 005 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]25 号 关于转发中央先进性教育活动领导小组《关于印发<如何对不履行党员义务、不具备党员条件的党员进行教育帮助和组织处理>等三个工作问答的通知》的通知 2005.07.25 33 006 武汉船院党办 鄂先组发

[2005]27 号 关于转发中央先进性教育活动领导小组《关于认真做好建立健全保持共产党员先进性长效机制工作的通知》的通知 2005.08.31 7 007 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]28 号 关于转发《关于在保持共产党员先进性教育活动中认真学习贯彻党的十六届五中全会精神的通知》的通知 2005.10.13 9 008 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]29 号 关于印发中央先进性教育活动领导小组《关于认真做好“保持共产党员先进性教育活动与党的先进性建设”理论探讨工作的通知》的通知 2005.10.23 9 第 1 页 机构 期限 2005 21 长期 归 档 文 件 目 录 类别：DQ 件号 责任者 文号 题名 日期 页数 备注 009 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]30 号 关于印发《俞正声同志在黄石、黄冈考察第二批先进性教育活动时的讲话（摘要）》的通知 2005.11.14 8 010 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]35 号 关于做好第二批先进性教育活动巩固扩大整改成果工作和进行 “回头看”的通知 2005.12.20 7 第 2 页 机构 期限 2005 21 长期归 档 文 件 目 录 类别：DQ 件号 责任者 文号 题名 日期 页数 备注 001 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]19 号 关于成立省委第二批保持共产党员先进性教育活动督导组和巡回督查组的通知 2005.07.04 12 002 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]20 号 关于印发《俞正声、陈训秋、宋育英同志在全省第二批保持共产党员先进性教育活动工作会议》的通知 2005.07.18 43 003 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]22 号 关于印发《高等学校保持共产党员先进性教育活动实施方案》的通知 2005.07.21 14 004 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]24 号 关于印发《宋育英同志在全省第二批先进性教育活动省委督导组和巡回督查组培训工作会议上的讲话》的通知 2005.07.22 18 005 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]25 号 关于转发中央先进性教育活动领导小组《关于印发<如何对不履行党员义务、不具备党员条件的党员进行教育帮助和组织处理>等三个工作问答的通知》的通知 2005.07.25 33 006 武

汉船院党办 鄂先组发 [2005]27 号 关于转发中央先进性教育活动领导小组《关于认真做好建立健全保持共产党员先进性长效机制工作的通知》的通知 2005.08.31 7 007 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]28 号 关于转发《关于在保持共产党员先进性教育活动中认真学习贯彻党的十六届五中全会精神的通知》的通知 2005.10.13 9 008 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]29 号 关于印发中央先进性教育活动领导小组《关于认真做好“保持共产党员先进性教育活动与党的先进性建设”理论探讨工作的通知》的通知 2005.10.23 9 第 1 页 机构 期限 2005 21 长期 归 档 文 件 目 录 类别：DQ 件号 责任者 文号 题名 日期 页数 备注 009 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]30 号 关于印发《俞正声同志在黄石、黄冈考察第二批先进性教育活动时的讲话（摘要）》的通知 2005.11.14 8 010 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]35 号 关于做好第二批先进性教育活动巩固扩大整改成果工作和进行 “回头看”的通知 2005.12.20 7 第 2 页 机构 期限 2005 21 长期vv归 档 文 件 目 录 类别：DQ 件号 责任者 文号 题名 日期 页数 备注 001 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]19 号 关于成立省委第二批保持共产党员先进性教育活动督导组和巡回督查组的通知 2005.07.04 12 002 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]20 号 关于印发《俞正声、陈训秋、宋育英同志在全省第二批保持共产党员先进性教育活动工作会议》的通知 2005.07.18 43 003 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]22 号 关于印发《高等学校保持共产党员先进性教育活动实施方案》的通知 2005.07.21 14 004 武汉船院党办 鄂先组发

[2005]24 号 关于印发《宋育英同志在全省第二批先进性教育活动省委督导组和巡回督查组培训工作会议上的讲话》的通知 2005.07.22 18 005 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]25 号 关于转发中央先进性教育活动领导小组《关于印发<如何对不履行党员义务、不具备党员条件的党员进行教育帮助和组织处理>等三个工作问答的通知》的通知 2005.07.25 33 006 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]27 号 关于转发中央先进性教育活动领导小组《关于认真做好建立健全保持共产党员先进性长效机制工作的通知》的通知 2005.08.31 7 007 武汉船院党办 鄂先组发

[2005]28 号 关于转发《关于在保持共产党员先进性教育活动中认真学习贯彻党的十六届五中全会精神的通知》的通知 2005.10.13 9 008 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]29 号 关于印发中央先进性教育活动领导小组《关于认真做好“保持共

产党员先进性教育活动与党的先进性建设”理论探讨工作的通知》的通知 2005.10.23 9 第 1 页 机构 期限 2005 21 长期 归 档 文 件 目 录 类别：DQ 件号 责任者 文号 题名 日期 页数 备注 009 武汉船院党办 鄂先组发

[2005]30 号 关于印发《俞正声同志在黄石、黄冈考察第二批先进性教育活动时的讲话（摘要）》的通知 2005.11.14 8 010 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]35 号 关于做好第二批先进性教育活动巩固扩大整改成果工作和进行 “回头看”的通知 2005.12.20 7 第 2 页 机构 期限 2005 21 长期归 档 文 件 目 录 类别：DQ 件号 责任者 文号 题名 日期 页数 备注 001 武汉船院党办 鄂先组发

[2005]19 号 关于成立省委第二批保持共产党员先进性教育活动督导组和巡回督查组的通知 2005.07.04 12 002 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]20 号 关于印发《俞正声、陈训秋、宋育英同志在全省第二批保持共产党员先进性教育活动工作会议》的通知 2005.07.18 43 003 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]22 号 关于印发《高等学校保持共产党员先进性教育活动实施方案》的通知 2005.07.21 14 004 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]24 号 关于印发《宋育英同志在全省第二批先进性教育活动省委督导组和巡回督查组培训工作会议上的讲话》的通知 2005.07.22 18 005 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]25 号 关于转发中央先进性教育活动领导小组《关于印发<如何对不履行党员义务、不具备党员条件的党员进行教育帮助和组织处理>等三个工作问答的通知》的通知 2005.07.25 33 006 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]27 号 关于转发中央先进性教育活动领导小组《关于认真做好建立健全保持共产党员先进性长效机制工作的通知》的通知 2005.08.31 7 007 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]28 号 关于转发《关于在保持共产党员先进性教育活动中认真学习贯彻党的十六届五中全会精神的通知》的通知 2005.10.13 9 008 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]29 号 关于印发中央先进性教育活动领导小组《关于认真做好“保持共产党员先进性教育活动与党的先进性建设”理论探讨工作的通知》的通知 2005.10.23 9 第 1 页 机构 期限 2005 21 长期 归 档 文 件 目 录 类别：DQ 件号 责任者 文号 题名 日期 页数 备注 009 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]30 号 关于印发《俞正声同志在黄石、黄冈考察第二批先进性教育活动时的讲话（摘要）》的通知 2005.11.14 8 010 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]35 号 关于做好第二批先进性教育活动巩固扩

大整改成果工作和进行 “回头看”的通知 2005.12.20 7 第 2 页 机构 期限 2005 21 长期