第一篇：A公司2012年度行政物资采购管理专项审计报告
A公司
2012年度行政物资采购管理
专项审计报告
根据公司年度审计计划安排，监察审计部于2012年6月11日至6月21日对公司2012年度上半年行政物资采购管理实施了内部专项审计。本次审计的主要目的是加强公司行政物资采购管理，规范行政物资采购行为，最大限度地降低行政物资采购成本，保证供货质量和时效，提高公司经济效益，现将本次审计情况报告如下：
第一部分：审计依据、范围及程序方法
一、审计依据：
1、《A公司审计工作规定》；
2、《A公司2012年度审计工作计划》；
3、《A公司行政物资采购管理办法》；
4、《A公司办公设备及办公用品管理办法》；
5、《A公司固定资产管理制度(修订）》。
二、审计范围：2012年度发生的公司各部门所需办公设备及办公用品、劳保用品、生活后勤服务消耗性材料的物资采购管理，属以前年度签署的合同在本年度执行的，一并追溯查阅到以前年度。
三、审查程序和方法：主要采用审阅法、现场查看法，并辅以询问，审核相关会计档案、月度资金计划、采购计划、合同招投标等资料：
（1）查阅、熟悉公司行政物资采购管理方面的相关制度文档。（2）查阅行政物资采购事项相关的计划审批单据、付款凭证、验收记录、采购合同等资料。
（3）查阅行政物资采购事项的出入库管理台帐。
（4）查阅采购部门货比三家记录、招投标资料、出库领用单据。（5）现场查看库存办公用品、办公设备及后勤物资等，查对相关台帐。（6）实地访谈相关采购仓管人员，了解行政物资采购申领及采购保管方面遇到的实际问题和诉求。
第二部分
审计了解到的情况与发现的问题
经过本次行政物资采购管理内审，我们了解到公司行政物资的采购主要分成4块，一块为办公用品（日用文具类）及后勤消耗性物资，此类物资由综合管理部总务人员负责采购；一块为办公设备及电脑耗材类，此类物资由信息中心负责采购；一块为办公设备（会议设备类）及办公家具，此类物资由综合管理部后勤管理人员负责采购；另一块为劳保物资，由物资供应部采购员负责采购。
经查，公司各部门办公用品（日用文具类）、劳保物资采购的管理执行情况较好，月度计划申报审批执行方面较为规范，但在申请的表单格式上与制度规定有所出入。在办公用品的申购领用上，各部门均能够本着按需申请、适用节约的原则进行申请，综合管理部总务人员能够认真填制日常文具类办公用品出库单并要求相关领用人签字；在办公设备的申购审批与采购控制方面，信息中心能做到在年度预算总额内进行采购并合理进行配置；在劳保物资的采购上，物资供应部能做到按计划货比三家询价采购，在办公设备（会议设备类）的申购审批与预算采购控制方面，公司2012年度基建投资计划及零星固定资产购置均无预算，属预算外采购事项，缺乏相关审批手续。
公司行政物资采购管理在运行上总体是健康的，但在采购计划、货比三家、出入库、验收管理、资金计划方面还存在这样那样的缺漏弊端，尚待完善和修正，现将本次行政物资采购管理各环节现状及存在的具体问题汇报如下：
一、公司现有行政物资采购管理的制度
目前公司在行政物资采购管理方面涉及到的制度有： 1）《A公司行政物资采购管理办法》——综合管理部颁发； 2）《A公司办公设备及办公用品管理办法》——综合管理部颁发；3）《A公司固定资产管理制度（修订）》——财务资产部颁发；4）《A公司物资采购管理制度》——物资供应部颁发。
本次行政物资采购管理专项检查，我们发现公司各部门包括制度制定部门成员对行政物资采购管理办法、办公设备及办公用品管理办法条款规定了解甚少，公司制度普遍存在制定后宣贯执行不到位的现象。经查阅以上行政物资采购方面的制度及条款，我们发现这些制度存在明显缺陷需要进行修订整合：
1、制度发放范围明显有误：公司制度汇编上册第135页内容显示，《A公司行政物资采购管理办法》发放范围仅限于：董事长、总经理、副总经理、综合管理部，根据该制度条款第二条“本办法适用于本公司公司各部（室）所需办公设备及办公用品、公司所需一切劳保用品、生活后勤服务消耗性材料的物资采购管理”，而该制度第五条、第七条、第八条、第十五条内容均需各部门配合填报《行政物资采购计划单》或是《行政物资追加计划单》或是配合办理固定资产相关手续，所以本制度的适用范围应是全公司各个部门。
2、制度内容明显有缺失：《A公司行政物资采购管理办法》第三章第8条规定了成立行政物资采购工作小组，但该小组的工作职责、工作内容在通篇制度内找不到其他任何有关该小组的相关内容。形成对比的是《A公司办公设备及办公用品管理办法》规定了办公设备、办公用品采购评审小组及其成员，并在该制度第七条第三小点第二、第三款规定了该小组的工作职责内容，规定由评审小组对包含产品信息、供应商信息的市场调研报告进行评审，确定供应商并进行谈判，建议综合管理部对《A公司行政物资采购管理办法》相关条款进行完善，加强行政物资采购工作小组的监督领导职责条款，使该机构的存在及作用真正落到实处。
3、行政物资采购执行的相关制度内容有重叠、条款有冲突：《A公司行政物资采购管理办法》——综合管理部颁发和《A公司办公设备及办公用品管理办法》——综合管理部颁发，都对办公设备及办公用品的计划、采购、领用方面进行了规定，但在一些条款方面有冲突，如：关于计划采购方面，后者第8条规定“各部门……次年要采购的行政物资须在当年10月15日前填写《行政物资采购计划单》上报综合管理部”，后者第7条第3款规定“每年12月20日前，综合管理部根据本年度办公需要发放、使用及库存情况，提出次年的年度计划采购申请报分管领导审批”，两条规定相矛盾；再如前者第5条规定“各部门将需采购的单件2000元以上….（2000元以下直接报综合管理部）于每月25日前填报行政物资采购采购计划单……”，后者第7条第四款第三小点规定“每月25日前将下月所需的零星易耗办公用品单价在1000元（含）以下的填写采购申请表……”两个条款限额及填写表单规定有矛盾，亟待修订。
4、《A公司固定资产管理制度（修订）》个别内容因实际情况发生变化等原因需要进行修订，如：1）该制度制定时制度内涉及的企划公关部、总务人资部、技术设备部名称都已变更，应适时进行修订制度；2）制度内提到的“购置零星固定资产新增报告单”，实际表单格式上的名称为“购置零星固定资产购置新增报告单”，两者不一致也应进行调整修订。
二、行政物资采购的计划申报审批方面
1、办公用品（日用文具类）的采购计划审批
除电脑耗材外的日常办公消耗用品采购计划，各部门均能按制度规定进行计划申报审批手续，但计划申报单格式五花八门，综合管理部未对此进行统一明确，一些部门个别月份计划申报不及时，个别部门因理解有误甚至错填计划申报单据。
公司日常消耗的办公用品（日用文具类）单价通常较低，都在2000元以下，大多数部门都能按制度规定，在每月25日前及时填报《办公用品计划需求表》，直接报综合管理部总务人员进行采购，但各部门计划申报表单格式五花八门；个别部门、个别月份计划申报审批送达不够及时，如：2012年4月办公用品计划采购申报，人力资源部报送的为2012年2月的办公用品计划需求；个别部门因理解错误，导致计划单所属时间填写错误，如：2012年2月办公用品计划采购申报，生产操作部填报成2012年1月办公用品计划需求表，填报时间为2012年1月30日（填报不及时）；调度室填报成1月办公用品计划需求表，填报时间为2012年1月25日，以上明显存在理解错误，2012年1月底填报的应是2月份所需办公用品的采购需求计划，不可能是1月的需求计划申请，每月办公需求计划都是必须提前在上月进行计划申报的。
2、办公设备及办公用品（电脑耗材类）的采购计划审批
办公设备：固定资产购置范畴的办公设备采购，《购置零星固定资产新增报告单》填制日期滞后，个别预算外采购无申请报告，缺少董事长审批手续，财务部门把关不严，无预算、预算外审批手续不全的都不应予以支付款项应退回补办后予以办理；非固定资产购置范畴的办公设备采购，此类物资的采购计划申报，信息中心均未能要求需求部门填制采购计划申请审批单后进行采购，属无计划采购行为，财务部门不应当给予报支相关费用。
电脑耗材：主要是一些打印机消耗的墨盒、碳粉，鼠标，键盘，内存条，显示器等；此类物资的采购计划申报，信息中心均未能按制度要求需求部门填报《行政物资采购计划单》，只要有库存，需求部门未进行计划申报就可随时领用到，若没库存，信息中心现场核实后未参与下月行政物资采购汇总，一般在当月就直接购买入库，此类物资在采购管理方面缺乏计划性。
根据制度规定，属固定资产购置范畴内的“单位价值2000元以上，使用年限超过2年的”办公设备，公司日常采购的一般为电脑、打印机，通常达到固定资产标准，现行做法是每年下半年编制下年度预算时，由需求部门先报给综合管理部，再由综合管理部按类别进行汇总至财务部门进行综合平衡后列入年度财务预算。在年度内各部门通过申请报告或内部公文形式向公司领导申请进行采购，获批后提交综合管理部进行采购。根据《A公司固定资产管理制度(修订）》第七条第二款规定“各部门购置固定资产时应填写“购置零星固定资产新增报告单”（见附表一），并按审批程序逐级批准（经办人--部门主管--企划公关部--财务资产部--总经理或授权副总经理），经批准后办公生活设备交总务人资部统一购买、生产经营用设备交技术设备部统一购买”，目前各部门都是在固定资产办公设备采购结算付款时才填制的，时间明显滞后于制度要求，零星固定资产购置新增报告单应在购前进行申报审批。个别预算外办公设备（固定资产）采购，无申请报告，缺少董事长审批手续，购建日期明显早于零星固定资产购置新增报告单，如：2012年5月24日银付141#记载购买福州台江区鑫鸿升电子公司HP打印机，使用存放地综合楼检疫室，购置日期“自2012年5月8日至2012年5月5日”，零星固定资产购置新增报告单日期为2012年5月8日。
非固定资产购置范畴的办公设备采购，需求部门未按制度规定填制《行政物资采购计划单》，如：2012年2月16日银付80#记载购买福州台江区鑫鸿升电子公司中控及信息中心机房用2台显示器。
3、劳保用品的采购计划审批
公司劳保用品的计划申报由劳保归口管理部门人力资源部根据年度预算通过设备管理系统进行计划申报，经相关领导审核批准后由物资供应部进行采购，未按《A公司行政物资采购管理办法》规定，另行填报《行政物资采购计划单》进行采购计划申报。
4、后勤消耗性物资的采购计划审批
经查，公司后勤消耗性物资的采购未按《A公司行政物资采购管理办法》规定，提前填制《行政物资采购计划单》进行计划采购审批，后勤消耗性物资都是由总务人员会同办公用品一同进行采购，属无计划审批采购，与制度相违背。
三、行政物资采购的管理程序方面
1、公开招投标、邀请招议标方面：经查，截止2012年6月30日，公司行政物资采购单笔采购金额均未超过10万元，不需通过华电招标网进行公开招标邀请招议标采购。
2、货比三家询价议价采购方面： 2012年上半年，公司不需招投标的单笔采购金额在2-10万元的物资采购共计8笔，其中仅有物质供应部负责的劳保用品采购事项5笔，经办人员按制度规定做到货比三家进行询价采购，其余3笔行政物资采购均未按制度要求进行货比三家（详细情况见本报告附件一）。
3、收集供应商资料进行市场及产品调研、比质比价择优采购管理方面：经查，公司综合管理部负责的单批次2万元以下的行政物资零星采购事项，均未进行货比三家调研择优采购，物质供应部负责的行政物资采购（劳保采购）较为正规，多数比质比价签订合同进行商谈后进行采购。
4、对已确定的供货商资质审查、价格质量变化的掌控方面：除大额的签订合同的行政物资采购遵循合同招投标议价商谈程序外，其余未签订合同的零星行政物资采购事项，均未能按制度规定对已确定的供货商审查有关资质证明材料，未能及时掌握其价格、质量变化，如：办公用品（文具类）的采购供应商“鼓楼区光辉办公用品经营部”已多年未进行更换，未货比三家，且供应商的产品价格变化、质量变化等均未及时进行整理收集。
5、单价在2000元以上的、使用年限在2年以上的行政物资采购管理：综合管理部、信息中心负责采购的符合制度规定标准的办公设备（电脑、打印机、会议设备、空调等）均能按《A公司固定资产管理制度(修订）》规定办理相关手续；但综合管理部经购的另一些办公家具类物资（沙发、办公桌）单价在2000元以上、使用年限超2年，虽符合固定资产标准，但都未办理固定资产新增报告单手续，财务部门直接列支到当年管理费用-办公费中。
6、办公用品（文具类）行政物资采购计划统筹安排不合理，影响办事效率，同一月份内多次购物，浪费人力、物力资源，不利于降本增效。
（个案详见本报告附件一）。
四、行政物资采购的验收入库、结算与领用、台帐管理方面
各类行政物资采购普遍存在无验收文字记录、入库单填写不规范、结算不及时、不符合岗位不相容原则，具体情况如下（个案问题详见本报告附件一）：
1、办公用品（文具类）及后勤消耗性物资采购：
1）无验收记录：办公用品入库有入库单，有采购、保管、确认签字，但缺少文字验收记录核对型号规格及数量等信息情况，无相关验收人签字，后勤消耗性物资也均无验收记录。
2）入库单填写不规范：办公用品（文具类）许多入库单无品名、单价、数量、金额等内容，一些入库单只有耗材名称、入库数量、单价、总价等信息，没有厂家、规格型号信息，“采购、保管、确认”三栏均无人签字，制票人仅填写姓，未填写全名；后勤消耗性物资到货未进行验收未填制入库单。
3）许多采购事项费用结算及入库登记均不及时：许多采购事项未按制度规定现场填写物资采购验收单，入库填制不及时，一些入库单甚至跨月合并汇总填列，费用结算多月合并汇总结算，根据财务部2012年3月6日银付17#凭证记载，2011年12月1日购置的办公用品费用甚至跨年结算。
4）入库单财务结算联次提交错误：财务部门结算凭证后附的入库单均为“第二联
交付货单位”，非财务结算联，财务部门把关不严。5）各部门办公用品的领用与核算不能匹配，财务部门全面预算管理-办公费部门预算管理没有真正落到实处：各部门人员领用办公用品时，办公用品保管人员在现场及时填制了出库单并要求领用人员签字，但所有出库单联次均在仓管员处保管，出库单财务联未移交财务部门作为出账和核算各部门办公用品的依据。
公司2012年度开始执行全面预算管理，财务部门根据综合管理部审核意见将办公用品办公费预算额度在各部门间进行了分解，但在进行办公费账务核算时财务部门未按部门进行辅助核算，也未另外建立台账另行登记各部门发生的费用，各部门办公费全面预算管理执行情况无法获得。财务部门仅按上月公司管理人员、生产人员、销售人员、基建人员人头数比例，简化分摊办公用品费用，不以各部门实际领用的办公用品核算各部门的办公费用，财务账套核算的金额与各部门实际领用金额无法匹配，数据无说服力，预算管理不到位。
后勤消耗性物资出库领用均未填制出库单，宿舍区维修消耗的五金配件，在财务结算时未能提供缺陷报修申请单、领用人签字确认的出库单，物资是否真正出入库面上无法核实。
6）未登记出入库台账：公司所有办公用品的日常出入库结存管理，仅有出入库单，办公用品仓储保管人员没有进行台账登记管理，也就无法直接查询到相关办公用品账面库存数量，不利于实物监管盘点；后勤消耗性物资出入库亦未登记台帐。
7）办公用品的采购、入库、保管、出库为同一人，不符合职务不相容原则：入库时虽有其他人确认签字，但经询问了解到实际工作中确认人（验收人）因工作繁忙没有查看实物就签字的现象也偶有存在，管理存在漏洞。
2、办公设备及电脑耗材采购：
1）无验收记录：非固定资产采购范畴的办公设备及电脑耗材到货有入库单，入库单内有采购、保管、确认签字，固定资产采购范畴的办公设备填制了固定资产新增报告单但无入库单，以上物资到货，均无“数量、规格型号正确无误，包装完好、外表无破损”之类文字验收记录。
2）个别入库单填写不规范：多数电脑耗材入库单内容不全：电脑耗材入库单只有耗材名称、入库数量、单价、总价等信息，没有厂家、规格型号等信息。
3）个别采购事项入库不及时：a）综合管理部门未按制度规定，现场填写物资采购验收单，入库填制不及时，一些入库单跨周填列；b）2012年4月18日银付89#凭证记载：办公家具采购分批采购、分批入库，但发票及入库单资料显示一次性采购一次性汇总入库，入库结算不及时造成面上一次性采购金额偏大，计划申请审批单审批时间2011.12.2、2011.11.29、2011.12.16、2012.1.19、2012.2.20、2012.1.5，发票时间2012年3月22日，入库单日期2012年3月26日（以上个例详见附件一）。
4）出库领用无领用人签字：电脑耗材及办公设备出库，均未填制出库单要求领用人签字。部分办公设备（固定资产采购事项）采购申请单使用人与实际使用保管人不相符，未按《A公司固定资产管理制度(修订）》规定，办理内部调拨单手续。
5）信息中心经购的大部分电脑耗材及非固定资产采购范畴的办公设备采购事项，入库单上记录的采购、保管、验收入库人员，违反不相容原则（个案详见本报告附件一）。
6）个别办公设备（固定资产采购事项）未及时办理结算转固手续：如：2012年3月23日银付126#凭证，记载购买调度中控用空调，申请日期为2011年12月19日，购买安装日期为2012年1月20日，发票结算日期为3月20日，固定资产新增报告单日期为3月19日。
7）办公设备（办公家具）购置入库结算不及时：2012年上半年仅一次汇总结算办公家具采购事项，经查，综合管理部后勤管理人员未办理出入库登帐手续，出库单一式三联都在综合管理部保管，领料单日期为2012年3月27日，领料人错填为采购人，实际领料部门领料人未签字确认，“发料人”一栏空白。
3、劳保用品采购：
1）无验收记录：所有劳保采购事项均无验收记录，5万元以下的劳保采购事项到货均未通知相关部门（人力资源部）一同验收后再入库。
2）需联合验收的采购事项到货未进行联合验收：2012年公司单批次采购超5万元的劳保采购事项共1次，物资供应部采购人员未按制度规定组织财务资产部、纪检监察室、计划需求部门一同参加联合验收。
3）个别入库单手续不齐全缺少相关人员签字：如：2011年12月30日转账68#凭证，购福州开发区莱茵丝制衣有限公司橙色冬装衣裤（2012年度付款结算事项，属追溯审计采购事项），收料单中有3张签字审核手续不全，“部门领导审核”一栏空白，财务审核把关不严、未及时发现（2011年12月25日收料单共2张、2011年12月27日收料单1张）。
4）所有劳保领用出库单据，均未提供给财务部门。
5）个别劳保采购事项金额虽不大未签订合同，但费用结算支付滞后时间较长，对改善资金周转情况意义不大且影响公司对外形象。
第三部分
审计建议
为加强公司行政物资采购管理，建立健全公司内部控制制度，节约人力物力，促进各级采购人员降本增效，针对本次行政物资采购管理专项检查发现的问题，我部提出以下方面几点整改建议：
一、及时修订和完善相关行政物资采购管理制度，修改不合理不科学的条款，增加考核条款以约束不遵守制度的人员和责任部门，节约公司人力物力资源，提高制度操作性、科学性。
1、针对本次检查发现的公司行政物资采购管理办法的缺陷问题及制度重叠等问题，建议综合管理部尽快将《A公司办公设备及办公用品管理办法》汇总修编入《A公司行政物资采购管理办法》，同时补充完善相关条款，从各方面完善原有《A公司行政物资采购管理办法》：
1）扩大制度适用范围至公司所有部门。
2）结合参照《A公司办公设备及办公用品管理办法》第四条、第七条相关内容，补充完善原有《A公司行政物资采购管理办法》中行政物资采购工作小组的工作职责、工作范围，真正发挥工作小组监督管理职能，进一步节约和控制成本，提高公司经济效益。
3）结合《A公司办公设备及办公用品管理办法》，将两个制度进行合并修编成新的行政物资采购管理办法，调整统一不同表单填制金额起点范围，并补充库存盘点、库存保管人员移交管理条款、考核管理条款等。
4）规范、统一不需填报《行政物资采购计划单》的日用小额低值易耗品性质的办公用品、办公设备、电脑耗材、后勤消耗物资的计划需求申请表格式，同时统一规定计划申请单除部门领导签字外，各部门还应加盖本部门公章。
5）针对采购经办人员入库验收、办理发票结算不及时、各部门领用办公用品不及时现象，建议规定入库结算时限范围，固定每月各部门办公用品领取日期，实行常态化管理，对违反者予以一定的考核，提高约束力和办事效率。
6）鉴于劳保物资的采购包含生产人员生产劳保用工器具及保护用品，劳保采购在年度预算范围内由人力资源部在设备管理系统进行申购审批手续已成习惯做法，劳保采购在合同谈判、货比三家、招议标等方面已较为规范，且采购责任部门非综合管理部，已移至物质供应部，建议从行政物资采购管理范畴剔除，并严格完善相关验收记录，严格执行验收入库管理环节，执行物质供应部制定的《A公司物资采购管理办法》进行采购。
7）明确规定收集供应商资料进行市场及产品调研的间隔期限，统一明确调查表单格式，对已确定的供应商可按不同时期按列填报相关产品单价资料，以便进行对比；对未确定的供应商可按同类产品价格进行比对。收集信息进行调研会花费一定的订货采购调研成本和人力，对于常用的单价较小价格较为稳定的办公用品、食堂宿舍后勤消耗物资，建议较长时间半年或一年进行一次调研，金额较大、价格变化幅度较大的电脑耗材、计算机、打印机等物资，建议按季度或按此购买时进行调研。
2、修订《A公司固定资产管理制度(修订）》，对制度内涉及的相关部门名称进行修订，对购置零星固定资产购置新增报告单格式名称进行统一，避免称谓前后不一，增加制度的严密性。针对所有有年度预算的固定资产采购事项，在采购当年需经公司领导进行审批，预算外的采购事项也经公司领导审批，不利于公司领导区分加以审批，建议另外设计表单，从表名上鲜明明确预算外采购申请审批表，以便公司领导根据工作实际需要进行审批，不影响生产经营的预算外采购项目可以延至下年度预算进行采购，促进节约资金使用成本、生产成本。
二、加强制度宣贯和学习，提高制度执行力，实现降本增效。新的行政物资采购管理办法制度修编出台后，建议综合管理部加强本部门审批、采购、管理相关人员对制度的学习，以身作则，并在全公司范围内进行宣贯和学习，特别是对各部门管理员进行宣贯和学习，以便提高行政物资采购管理办法的执行力，提高行政物资采购管理的经济效益，达到降本增效的目的。
三、严格执行行政物资采购管理办法各环节条款
1、严格按规定填报表单，进行采购计划申请审批手续。
2、严格执行计划申报时限条款，超过每月25日未及时申报下月办公用品采购事项的部门，视为无采购需要。错过申报时限补报的采购事项，无特殊原因一般不予采购，由该部门向其他部门先行借用自行解决；有特殊原因的，由公司领导特批后进行采购，但对需求部门应予以适当的考核作为惩处。常用的办公用品、电脑耗材各部门应自行根据实际工作需要，预留适当合理的库存，以免影响使用，但不得造成浪费。
3日用零星办公用品、办公设备、办公家具、电脑耗材、后勤消耗性物资采购，、综合管理部采购人员应做好相关商品比质比价工作，掌握供应商产品价格质量变化情况，货比三家择优低价采购，节约采购成本。
4、综合管理部应严格执行制度内有关资金计划申报条款。办公用品、办公设备、电脑耗材、后勤消耗物资均属行政物资采购范畴，应按制度要求统一汇总金额，各口径采购经办人员不得各自为政，未经汇总报经综合管理部领导审批后进行采购，超2万元以上的，应按制度规定汇总填报《行政物资采购计划单》经相关机构、部门及公司领导批准后，在每月月底前申报下月资金计划，经资金计划平衡会平衡后，在下月份执行采购。
5、综合管理部各类行政物资的采购管理安排应科学合理，无特殊原因，每月应一次性采购完毕各口径物资，避免一个月内多次往返福州或连江采购，造成人力物力资源浪费。
6、综合管理部应严格办理物资到货验收入库手续：组织相关需求部门及物资保管人员进行验收，填写验收记录，并现场填制入库单，采购人与验收人不得兼任、采购人与保管人不得兼任，单批次采购或单件采购价格超5万元的大额采购物资入库必须经财务部门、监察审计部门、需求部门、综合管理部联合验收。
7、严格办公用品、办公设备、电脑耗材、食堂宿舍后勤消耗性物资的出入库领用手续，领用必须有领用人签字确认手续，出入库单应提供一份给财务部门作为预算执行管理和财务核算的依据，相关人员签字必须填写全名，不得只填写姓氏。
8、签订合同的行政物资采购，特别是有延期支付处罚条款的，采购经办人员应严格根据合同约定，及时办理结算手续进行付款，未签订合同的，应按双方口头约定期限进行付款，应尽量避免给公司形象造成不良影响。各采购经办人员、合同签订商谈经办人员应与供货商协商，争取最大付款时限，节约公司采购资金占用成本。
四、建议财务部门加强财务基础工作管理，根据《会计法》、公司财务管理制度以及其他相关制度规定，严格认真审核各部门各项开支，无资金计划、无审批手续、预算外采购审批手续不全、报销单据不全的各项支出一律不得支付，同时结合公司全面预算管理，做好各项费用按部门进行账务核算或登记台帐工作。鉴于年初伊始，财务部门未按部门核算要求设置办公费部门辅助账，现年度已有发生额，远光财务软件无法中途设置办公费部门辅助账的情况，建议财务部门另行建立EXCEL文件资料，在综合管理部协助下，根据出库单领用人、领用办公用品单价、领用数量等历史数据，按部门进行一一登记，这样才能取得各部门办公费累计发生数，全面预算管理——部门办公费预算管理才能真正落到实处，提供的数据才能真正令人心服口服。
以上整改建议若有错漏之处欢迎指正。因限于此次行政物资管理审计的重点、范围，审计抽查和详查的概率影响，审计工作无法触及所有方面，因此在审计报告中未必揭示所有问题。
监察审计部
二0一二年六月二十九日
附件一：《福建储运2012年度行政物资采购管理审计发现的问题汇总》
第二篇：行政物资采购审计报告
***公司关于对行政物资采购的专项审计报告
内审字[2013]第00*号
审计组于2013年*月*日—*月*日对人事行政部采购及管理进行了审计，本次审计的主要目的是加强公司行政物资采购管理，规范行政物资采购行为，降低行政采购成本，保证供货质量和时效，提高公司经济效益。审计组审阅了相关原始资料，与人事行政部人员进行了面谈，并抽查了会计凭证，采用了调查表、询问、实地观察、分析性复核等方法。涉及的时间范围是从2012年1月1日至2013年4月31日。现将本次审计情况报告如下：
一、基本情况：
（一）公司行政物资的采购主要分成2部分，一部分为办公用品、日用品、药品、礼品、工作服、及后勤消耗性物资，此类物资由行政专员负责采购；一部分为办公设备、办公家具、宿舍设备、食堂设备类、煤气等，此类物资由总务负责采购。
（二）本次审计抽查会计凭证21份。其中**经手的1份，**经手的1份，**经手的10份，**经手的9份。抽查的相关记录详见附件3：抽查行政物资采购相关的会计凭证。
二、审计发现的细节说明
（一）、采购相关的不相容职务未分离 主要问题1：
行政物资的请购、供应商确认、采购、验收、保管、对账、支付申请都由同一采购人员完成。不符合不相容职务相互分离原则。
（二）、采购计划 主要问题1：
行政部不能提供采购计划。行政部在调查问卷中回答有制定月度计划，但审计中发现实际未制定月度计划。采购计划是采购管理中科学采购的前提条件，无采购计划，所需各种物资保质、保量、经济、及时的连续供应得不到有效保障。
（三）、采购流程 主要问题1：
行政物资采购大部分是先送货，再补采购单。这样先完成采购事项，再通过相关授权人员的审批，不符合公司正常的采购流程，不利于采购管理。主要问题2：
大部分采购单无供应商签字、盖章确认。不符合公司的采购管理规定。公司《采购控制程序》中“1.6 各采购人员拿到审批后的采购单到财务盖合同章，采购单传给供应商签字盖章后再进行采购。” 主要问题3：
部分物资先送货，再出采购单，后来再补请购单。不符合公司的采购管理规定，也丧失了请购的意义。
（四）、报价单不符合规定 主要问题1： **经手的大部分报价单格式雷同，没有供应商签字或盖章确认，极可能是自行伪造的。主要问题2：
有些采购项目未提供至少三家报价。有些采购项目未提供报价单。主要问题3：
报价单有自相矛盾的现象。例如2013年1-2月日用品的报价单中，维达擦手纸报价有两项，一项为180元/件，一项为185元/件。主要问题4：
审计人员要求查看办公用品、日用品的三家报价时，采购人员无法提供三家报价。
（五）、行政物资管理方面 主要问题1：
未登记出入库台账，无法清晰的查询相关物资的账面库存数量，不利于实物监管盘点。行政物资验收入库以供应商送货单为准，未另外编制入库单。
行政物资出入库单据、各部门申请单据不统一，不利于单据的收齐、整理、统计和管理。主要问题2：
行政物资采购的紧急采购频率高。主要问题3：
人事行政部未对行政物资进行定期盘点工作。（调查问卷回答说有定期进行盘点）主要问题4：
人事行政部未对行政物资采购、耗用情况进行统计分析。
三、审计建议
为加强公司行政物资采购管理，建立健全公司内部控制制度，节约人力物力，促进各级采购人员降本增效，针对本次行政物资采购专项检查发现的问题，审计组提出以下整改建议：
1、规范采购流程。
（1）、分离不相容职务。建议分离行政物资采购中的不相容职务，增加管控的节点。并制定行政采购人员定期轮岗制度，并遵循。例如采购与验收、保管职务分离。
（2）、严格按照公司正常的采购流程进行采购。即先请购，审批后再采购。
（3）、提供三家报价。按照公司要求提供至少三家报价，并将对询比议价、报价等资料妥善保管。
2、加强采购计划性。
（1）、编制采购计划。建议对行政物资进行、季度、月度计划，按照计划进行采购。并规定计划外采购事项的审批程序。
（2）、加强紧急采购的管理。例如规定紧急采购的物资类型、金额上限、采购频率等。
3、每月编制购销存报表。（1）、编制购销存报表。加强管理行政物资的出入库单据，编制行政物资的购销存报表。规范相关的申请单据、出入库单据，便于整理、查看、分析、统计等。
（2）、定期盘点。制定行政物资定期盘点方案，定期对行政物资进行盘点，并作相关记录。（3）、统计分析。定期对行政物资采购金额、耗用情况进行统计分析。制定采购目标，结合行政物资采购预算、采购计划进行对比分析。
四、内部审计人员的评论
审计人员认为行政物资采购管理不到位，存在严重的漏洞，亟待完善行政物资采购管理，建议制定《行政物资采购管理制度》，并遵循。
审计过程中行政部无法提供详细、整理规范的信息资料。本次审计由于人事行政部的抵触、不积极不及时提供资料、采购人员休假的工作交接不到位，导致此项审计无法取得完整、系统的资料，无法按计划时间完成审计项目。
行政物资采购不符合不相容职务分离的原则，从而增大业务人员舞弊的可能性。行政物资采购计划工作不够，应进行、季度或月度采购计划。行政物资的存货管理工作不够到位，应编制出入库台账，并定期对存货进行盘点，定期对采购金额、耗用情况进行统计分析。制定目标，从而降低行政物资采购成本。行政物资的紧急采购过于频繁，大部分物资先送货再出请购单、采购单，建议加强管理紧急采购的情况，严格按照正常的采购流程执行。附：
1、《审计方案》
2、《审计通知书》
3、《抽查行政物资采购相关凭证》
4、行政回复的调查问卷
5、《审计工作底稿》
行政物资采购专项审计报告
内审字[2013]第00*号
根据审计计划的安排，审计部于2013年*月*日—*月*日对人事行政部采购及管理进行了专项审计。本次审计的主要目的是加强行政物资采购管理，规范行政物资采购行为，降低行政采购成本，保证供货的及时性与质量，提高公司经济效益。时间范围涵盖2012年1月1日至2013年4月31日。（在概述栏请勿将与审计报告无关的内容写入，主要写审计时间、审计目的。）
本次审计主要发现如下：
1、岗位设置不合理，不相容职位未分离
2、未编制月度采购计划
3、部分物资采购无三家比价资料且价格偏高
一、项目概况：
1、公司行政物资的采购主要分成2部分：一部分为办公用品、日用品、药品、礼品、工作服、及后勤消耗性物资，此类物资由行政专员负责采购；一部分为办公设备、办公家具、宿舍设备、食堂设备类、煤气等，此类物资由总务负责采购。2、2013年1月1日至2013年4月31日，总金额XX元。本次审计抽查会计凭证21份，累计金额XX元，占总采购金额的XX%。（需要告诉管理层）
二、本期审计发现：
1、岗位设置：
①采购相关的不相容职务未分离
行政物资的请购、供应商确认、采购、验收、保管、对账、支付申请都由同一采购人员完成。不符合不相容职务相互分离原则。容易导致采购人员利用权力进行舞弊。（提出采购需求是否也是采购人员提出的，请检查行政物资的账龄数量，是否存在不合理采购来说明问题。对于行政物资是否为制定采购，这一块需要明确）
审计建议：
2、采购计划
①未编制月度采购计划：
行政部在调查问卷中回答有制定月度计划，但审计中发现实际未制定月度计划。未编制阅读的采购计划，容易导致各种物资保质、保量、经济、及时的连续供应得不到有效保障。
审计建议：
3、采购流程
①行政物资采购大部分是先送货，再补采购单。这样先完成采购事项，再通过相关授权人员的审批，不符合公司正常的采购流程，不利于采购管理。（这种不是什么问题，重点不在这里。）
审计建议：
②大部分采购单无供应商签字、盖章确认。不符合公司的采购管理规定。公司《采购控制程序》中“1.6各采购人员拿到审批后的采购单到财务盖合同章，采购单传给供应商签字盖章后再进行采购。”（供应商一般只在报价单、订单上、送货单上进行确认，需要询问采购人员不签字的原因在哪里）审计建议：
③部分物资先送货，再出采购单，后来再补请购单。不符合公司的采购管理规定，也丧失了请购的意义。（是否有紧急采购流程，与问题一重复。）审计建议：
4、报价单管理
①**经手的大部分报价单格式雷同，没有供应商签字或盖章确认，极可能是自行伪造的。（审计人员存在主观捏造审计问题，应该删除此类发现，或者进一步分析。）审计建议：
②有些采购项目未提供至少三家报价。有些采购项目未提供报价单。（这一块需要细化，需要举例说明，项目多的需要列表，另外审计人员可以依靠京东网、超市价格、当当网等的价格进行参考，提供不提供报价单不是问题，只是个表面问题。）审计建议：
③报价单有自相矛盾的现象。例如2013年1-2月日用品的报价单中，维达擦手纸报价有两项，一项为180元/件，一项为185元/件。（这一块需要细化，需要举例说明，项目多的需要列表，另外审计人员可以依靠京东网、超市价格、当当网等的价格进行参考，另外需要与财务付款等，可能存在议价，第一次议价为185元，第二次议价为180元，需要与采购进一步确认。）审计建议：
④审计人员要求查看办公用品、日用品的三家报价时，采购人员无法提供三家报价。（这一块需要细化，需要举例说明，项目多的需要列表，另外审计人员可以依靠京东网、超市价格、当当网等的价格进行参考。）审计建议：
5、行政物资管理方面
①未登记出入库台账，无法清晰的查询相关物资的账面库存数量，不利于实物监管盘点。行政物资验收入库以供应商送货单为准，未另外编制入库单。行政物资出入库单据、各部门申请单据不统一，不利于单据的收齐、整理、统计和管理。（重新审计，这个重点是是否形成了出入库台账，另外审计人员是否根据出入库单或者供应商的送货单得到的账面数进行了盘点。）审计建议：
②行政物资采购的紧急采购频率高。（如果要说明这个是问题，请列表说明，紧急采购次数。）审计建议：
③人事行政部未对行政物资进行定期盘点工作。（审计部是否进行了盘点，你都没盘点，怎么说明人家管的不好。）审计建议：
④人事行政部未对行政物资采购、耗用情况进行统计分析。（这个是问题？？？）审计建议： 附件：
（一般附与审计问题相关的内容，比如报价单雷同，那么那几张报价单是雷同的。而不是所有审计底稿都附在后面）
第三篇：行政物资采购管理规定
行政物资采购管理规定
第一章
总
则
第一条
为规范集团行政采购行为,加强对采购过程的管理和监控,本着“保证质量、节约开支、堵塞漏洞、避免损失、提高效益”的原则，特制定本办法。
第二条
基本原则
一、遵循公开、公平、公正原则，维护公共利益，保证行政效率，最大限度地提高资金的使用效益。
二、采购应当符合节能和环境保护的要求，优先采购低能耗低污染的货物和工程。
三、行政部作为采购工作的管理和执行部门，须详细进行采购物资的成本核算，有权根据各部门的具体使用情况选择产品的品牌、档次及供货渠道，从而控制产品价位，降低物资成本。
四、在物资采购过程中要做到采购经手人员、保管人员、审批人员分离制衡。
第三条
适用范围
一、本办法适用集团及直属全资子公司办公用品、办公设备、办公家具及工程的采购管理(不包括生产材料及生产设备的采购)，集团控股公司参照执行。
二、集团行政采购实行集中采购和分散采购两种形式。
符合下列条件之一的，原则上实行集中采购：1、单价在___万元，批量在___万元以上的办公设备、办公用品和家具;
2、合同价值___万元以上公共工程按工程招标、投标办法执行。
3、合同价值___万元以上的服务项目。
第二章
采购方式
第四条
集中采购原则上统一到集团指定的采购定点单位实施采购;如果没有集中的采购定点单位，则由各企业行政部与使用单位共同确定专人组成不少于___人的采购小组，按采购规定及程序实施采购，分散采购由各企业行政部根据本企业情况组织采购。
第五条
行政采购以竞争性谈判采购、询价采购为主，同时，可根据实际，采取公开招标采购、邀请招标采购和直接采购等方法。
一、公开招标采购指招标人以公告的方式邀请不特定的法人或其它组织参与投标。
二、邀请招标是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其它组织投标。
三、竞争性谈判采购是直接邀请三家以上的供应商就采购事宜进行谈判的采购。
四、询价采购是对三家以上的供应商提供的报价进行比较，以确保竞争性价格的采购。
五、直接采购是指采购人向供应商(厂家)直接购买的方式。
第六条
实行竞争性谈判采购的项目，应当遵循下列基本程序：
一、确定采购谈判小组成员、谈判程序、谈判内容、定标准等。
二、谈判人拟定合同条款，提出邀请参加谈判的供应商名单。
三、参加谈判的所有供应商应在规定时间内提出最后报价及有关承诺，谈判人据此确定中标供应商。
第七条
实行询价采购的项目，应当遵循下列基本程序：
一、定询价小组成员、价格构成、定标准等。
二、询价人拟定合同条款，提出报价供应商名单。
三、询价活动必须公平进行，询价人应要求供应商书面一次报出不得更改的价格，询价人确定的中标人是符合采购要求且报价最低的供应商。
第八条
采购员对于小额物品的采购,应尽量去正规商场采购,并做到货比三家,严格控制采购物品的质量＼价格及售后服务。
第三章
采购程序
第九条
采购计划与申请
一、属行政采购项目，申请部门须拟订本部门采购计划，并附采购项目的名称、数量、估计价值、供货时间等有关材料，报行政部审核。
二、行政部对申请部门上报的采购计划进行审核后，制定公司采购计划预案。
三、公司采购计划须经总裁批准方可实施。
四、根据采购计划制作的采购预算表，分别需经行政部负责人、主管领导、总裁按权限签批核准。
五、属于临时采购项目，申请部门须提供按权限签批核准的申购单，并附采购项目的名称、数量、规格、质量、性能、供货时间等有关资料，报行政部办理。
第十条
采购实施
一、采购员收到被批复后的请购单或采购计划，立刻开展多方询价、比价、议价，按照货比三家的原则，询价人员将三家以上候选供应商的品种、规格型号、报价、数量、性能指标等情况整理填写<报价审批表>报行政负责
人，行政部负责人填写采购意见报财务部及主管领导审批。
二、对大宗、贵重、批量性的采购可采取公开竞价、招标、产品订货会等方式进行采购。
尽量提高每次采购批量，获得批量折扣，降低采购成本。三、报价审批获准后，如需签定合同，采购员即与供应商洽谈买卖合同条款。
合同文本经法律室审核后须经行政部负责人、财务部负责人、主管领导及总裁按权限签批核准。四、采购合同经双方签章生效。
生效后的采购合同交财务部备案，行政部留复印件。采购员按合同付款进度，向财务部申请借款，支付给供应方。五、采购员按合同交货进度，及时催促供应方按时发货。
六、采购员对所有采购单位的基本情况(包括单位名称＼地址＼办公电话＼传真＼联系人＼手机号码＼营业执照复印件及资信情况等)应建立一个完整的供应商档案,报行政部备案。
七、采购员要定期或不定期对市场办公用品的价格行情进行调查了解,掌握市场信息,善于收集相关资料,及时采购到质好价廉的物品,建立各类办公用品价格数据库,做为核价的依据。
第十一条
验收与结算
一、货到，采购员会同使用部门进行验收,清点货物品种、质量、数量或重量，相符后签收并填写验收报告。
二、如发现货物品种、数量或重量与合同不符，质量经检测与合同约定标准不符，采购员将货物退回供应方，并与供货方就退货、经济补偿、赔偿和罚款事宜进行谈判。
三、采购员对缺货、供货延迟、验收不合格、货款诈骗等问题，应及时上报主管领导处置。
四、验收合格的货物及时运抵仓库，办理移交入库手续，行政部做好固定资产或低值易耗品的登记＼建账工作。
五、采购员持请购单、入库单及有关发票到财务部销帐;
财务部作好资产登记入帐工作。六、实施大额(壹仟元或以上)物品采购原则上以支票形式支付。
临时采购或以支票形式支付不便时,需将情况予以说明并经部门经理批准后实施采购。第四章
采购监督
第十二条
财务部结合采购付款、报销及盘点实施监督;审计部结合财务审计或专项内部审计实施监督。
第十三条
被检查的人必须如实提供检查所必需的材料和情况，不得拒绝。
第十四条
有下列行为之一的，将根据有关法律法规，追究有关负责人的责任;触犯刑律的，将移交司法机关追究法律责任。
一、采购活动中拒绝监督，或招标采取走过场，明招暗送，泄露标底的;
二、与投标者相互串通，阻挠、排挤其他投标者公平竞争或干扰招标活动，使招投标不能正常进行的;
三、与供货单位相互沟通，高估冒算，有意多付货款的;
四、采购过程中，接受供货方的吃请、娱乐和旅游等，私自参与供货方组织的活动的;
五、接受供货方的回扣或有价证券等各种好处而不上交的;
六、挥霍浪费或挪用、贪污、私分采购款的;
七、不履行或不正确履行职责，购进的货物为以次充好、价高货次、假冒伪劣产品的;
八、利用各种理由把采购款和采购物品化整为零进行采购，逃避上述条款约束的。
第十五条
行政采购接受各部门的监督。任何部门和个人有权对采购活动中的违法行为进行控告和检举。
第五章
附
则
第十六条
本办法由集团行政部负责解释，自发布之日起施行。
第四篇：公司物资采购管理规定
XXX有限公司
物资采购管理规定
第一章总则
第一条为保证公司采购物资质量，节约物资采购成本，提高物资采购效率，特制定本规定。
第二条本规定适用于公司物资采购全过程。
第二章物资采购供应职责
第三条公司的物资采购管理工作由市场部物资采购中心统一负责。采购物资包括公司生产所需原、辅材料、维护物资、维修物资、技改项目及其它非生产所需物资。
第四条所有物资的采购必须在公司发布的《合格供方目录》中选取供货方。
第五条市场部物资采购中心实行物资采购全过程各环节相互配合、相互监督、分段管理模式，生产计划与采购、质量检验与采购、价格审核与采购、合同审核与采购、货款支付与采购等职责分离。
第三章物资需求计划编制、审核与提报
第六条每月月初工艺计划部根据当月生产计划、设备维护维修需要以及管理需求编制物资需求计划，报公司分管副总经理审核。审核后的物资需求计划报市场部物资采购中心执行。
第七条物资需求计划中有专门技术要求的，技术质量部应提出最终技术条件，随物资需求计划一并报采购中心，在物资采购过程中技术质量部负责协同采购中心完成物资技术谈判、物资技术协议的签订和技术评定工作。
第四章采购计划编制与审批
第八条市场部物资采购中心对审批合格的物资需求计划进行库房清查。经查库确系不存在或库存不足的，由市场部物资采购中心分类编写物资采购计划，经市场部负责人、分管副总经理审核、总经理审批后送交财务部。
第九条生产急需物资经总经理批准后，采购中心可先询价采购，物资采购计划报批手续必须在三个工作日内补齐。
第五章供应商选择与考核
第十条合格供方的考核、评定及控制
市场部物资采购中心组织技术质量部、工艺计划部、生产部、财务部等职能部门对供应商进行考核、评估、优选，建立公司供应商档案和台帐。
（一）合格供方的考核、评定过程
1.市场部物资采购中心根据公司生产物资现有供方和待开发的供方，在满足合同保证、供货能力、质量能力、资信能力的条件下进行摸底考察，提出初选供方单位。
2.市场部物资采购中心组织公司技术质量部、工艺计划部、生产部、财务部等部门对供方的质量管理体系认证资格、在同行业中的业绩、执行产品标准、质量等级、法人资格、企业规模、履约能力、企业资信、企业财务状况等相关能力等方面做出评价。
3.市场部物资采购中心组织评审小组根据综合评价资料或实地调查结果，进行分析、评审，确定合格的供方，报公司总经理或董事长批准。
（二）合格供方的控制
1.市场部物资采购中心在合格供方目录中选择供货方，并对合格供方的资金运作情况、执行能力等多方面进行动态管理。
2.市场部物资采购中心每年须组织评审小组进行一次合格供方的评定，对上一年质量过硬、供货及时、服务周到的供方应予以肯定，继续进入本年的合格供方目录。
3.相关部门验证采购产品首次发现不合格品时，通知供方暂停发货，并按不合格品的有关规定处理，合格供方一年内两次出现不合格产品时，取消其合格供方资格。
4.合格供方须遵循诚信公平、货真价实的原则，及时供应性价比合理的物资，经查实一年内合格供方恶意虚高物资报价三次以上，取消其合格供方资格。
5.合格供方与公司合作过程中，违反相关技术商务合同要求，出现产品质量问题、拖延交货时间影响我公司生产、技改的，应作好相应记录，由于供方的原因造成严重的质量责任事故，取消其合格供方资格。
6.每年的合格供方目录经批准后于 3～4 月公布。
7.重新进入合格供方的评定要求同新进入完全相同。
（三）合格供方资料管理
1.市场部物资采购中心将合格供方名单目录汇编成册、归档统一管理。
2.所有有关合格供方情况的活动必须记录存档并妥善保存。
第十一条公司其他部门不得指定供应商，审计监察室每半年检查一次，因指定采购造成经济损失的，要追究责任人的责任。
第六章采购价格的确定与控制
第十二条市场部物资采购中心密切跟踪市场行情，分析研究通用物资的成本构成与市场
价格变动趋势，建立价格数据库，作为确定采购价格的依据。
第十三条物资采购人员对包括采购价格、运输保险费用、物资使用寿命、后续维护费用等在内的物资采购的总成本进行分析比较，在满足物资功能与技术质量要求前提下，按性能与价格比最优和采购的总成本最低原则确定采购价格。
第十四条公司审计监察室、财务部对采购价格的确定进行监督。
第七章采购合同审批、签订与执行
第十五条批量或比较重要的物资采购必须签订采购合同。市场部物资采购中心根据确定的供应商与价格，依照经法律顾问审定的标准采购合同文本拟订采购合同，认真审查产品名称、产地、规格型号、质量技术要求、数量、单价及总金额、验收准则、付款方式、交货时间、交货地点、运输方式、违约及处罚、质量异议处理、签约地点及质量管理体系要求等条款。公司对采购物资有特殊技术要求时，由市场部物资采购中心协同技术质量部对物资的特殊技术要求所涉及的技术协议内容进行审查，对合同项目涉及技术的先进性和可靠性或适应性承担实质性审查职责。
第十六条财务部合同管理人员对合同审查后，交市场部物资采购中心负责人、公司分管副总经理审批，最后送总经理（或董事长）签订正式合同。合同标的金额在 30万元以内的由总经理签订，并向董事长说明，其余合同均需由董事长或董事长授权的人员签订。
对重大和复杂合同，需报经法律顾问审查，再送公司分管副总经理审批。
第十七条财务部负责合同的管理，建立合同台账。
第十八条物资采购人员、合同管理人员跟踪并监督合同的执行情况，合同执行完毕及时核销。
第八章运输及保险
第十九条市场部物资采购中心与确定的供应商在签订采购合同中必须确定物资运输方式及运输发生途耗、毁损、丢失的相关责任，并根据不同的交货方式确定保险责任。对运输和保险中发生的异常情况，要分清责任，分析提出处理办法，并追究责任。
第二十条市场部物资采购中心按照采购合同中确定的制造周期、交货时间、工程项目进度计划落实催交催运措施，监督合同按期执行。
第九章质检入库
第二十一条物资的入库验收须有物资采购人员、技术质量管理人员、库房保管员三方参加，按核准后的采购计划，对入库物资的数量、质量进行严格检验，做好相关记录。
第二十二条所有物资入库前，由市场部物资采购中心组织相关人员按物资采购技术协议或质量标准要求执行验收，发现不合格产品，应隔离、标识并做好记录，由市场部物资采购中心按不合格品处理程序进行处理。
第二十三条专业技术要求高的机器、设备及备件的入库验收由市场部物资采购中心组织相关采购人员、技术人员对设备的名称、数量、型号规格、随机备品备件、随机资料等逐项进行验收，完全符合合同中的各项要求后方能出具物资到货验收合格单。
第二十四条生产维修常用件、标准件由采购员、库房保管员进行数量和合格证的验证，做好物资入库记录，并对库存电子数据及时更新。
第二十五条物资的验收票据、合格证、计量单、机器设备随机档案资料等由采购员负责收集管理。全部技术资料由采购员负责交公司综合管理部档案管理人员归档管理。
第二十六条物资到货数量短交，采购员须要求供方及时补足，物资到货数量出现超交，采购员要及时汇报，并做好情况记录。
第二十七条物资验收质量不合格由市场部物资采购中心负责出具不合格品处置报告，公司分管组总经理批准后与供方协商，按照合同规定办理退货索赔等事宜。
第二十八条对符合要求的合格产品办理验收入库，限额内的数量损耗由财务部及时处理,无质量检验合格报告及外观检验不符合合同要求的不得办理入库,有超限额数量损耗的也不得办理入库。
第十章发票的审批
第二十九条市场部物资采购中心收到发票后，采购员持票到库房和保管员核对后在发票上经办人处签字，然后将入库单附后，交由物资采购中心负责人审核、公司分管副总经理审批后到财务部办理报销事宜。
第三十条财务部认真审核，根据业务内容进行相应的帐务处理。
第十一章货款支付、核算记账
第三十一条合同约定有付款方式的按合同约定付款；大宗、常用材料，当月供货，当月开票，隔月付款；低值易耗品按月结算付款。
第三十二条每月末市场部物资采购中心根据采购合同约定或公司相关的付款规定,编制月度付款计划。月度付款计划经公司分管副总经理根据月度资金会议决定审核批准后报财务部。
第三十三条财务部根据经过批准的付款申请支付款项，并进行账务处理。
第三十四条财务部应严格执行相关制度和规定，正确核算物资采购成本、库存成本，并进行相应的帐务处理；与仓库部门定期进行实物盘点，做到账、卡、物相符。
第十二章经营活动分析
第三十五条市场部物资采购中心定期汇总分析采购物资的数量、价格、质量状况、采购费用、供应商选择、需求计划的准确性、市场供应供需情况、价格走势等，提出采购建议和下一阶段的控制目标。
第三十六条
第三十七条 第十三章 本规定由市场部负责解释。本规定自下发之日起施行。附则
第五篇：行政物资采购管理制度
集团行政物资采购管理流程制度
为加强集团及所属各企业行政采购的管理，保证行政采购活动的透明，降低采购成本，使得行政采购物资的性价比达到最优，适用于金玛集团及其所属各企业的行政采购管理，特制定本制度。
注：本制度所指行政采购物资主要指除了生产用原材料和机器设备以外（包括配套部分）物资以及适宜通过招标采购的物资，不包括外包的工程项目物资采购。
一、需求部门根据本部门业务需要提出物资采购申请，详细列明需求原因、对采购物资规格型号的具体要求、预计价格、物资到位时间及物资使用后对公司效益的影响等内容，经本部门主管领导签字确认后，提交行政部门领导。
二、行政领导对需求部门提交的物资采购申请进行初步审核，主要审核物资采购的必要性，预计价格的合理性及对公司整体和长远效益的影响，以及是否适宜通过招标方式采购，如果无异义，签字确认，对单笔价值超过10000元大额物资采购还需提交公司总经理审核签字，然后转回交行政管理部。
三、行政管理部接到经相关领导签字后的物资采购申请单后与需求部门经办人一起首先寻找供应商，需求部门把我司要求告知对方，主要包括反映供应商实力的简介、采购物资型号规格、数量、交货期要求、服务要求、付款方式等，并明确对方回复时间，供应商需要在约定的时间内提供以下资料：
1、对我方要求的回复，必须做出书面回复；
2、营业执照传真件；
3、税务登记证传真件；
4、其他相关资料。
四、行政管理部和需求部门一起重点审核以下内容：
1、营业执照和税务登记证的年检情况及其他能证明该供应商合格的文件资料；必要时可以要求审核原件；
2、采购物资的规格型号、数量、质量标准、价格、付款方式、交期和售后服务等；
3、根据需要可以去供应商处实地考察也可以把供应商请到公司来了解情况；
4、根据每批采购物资情况确定各考核指标所占比重，根据审核结果确定合格供应商，合格供应商数原则上不得低于3家；
5、根据每批采购物资情况确定是否需要需求部门领导和财务总监参加考评；
五、由业务需求部门编写审核结果报告并经所有参与审核的人员签字后上报行政与财务领导，由财务总监从合格供应商中确定最终质、价均优的供货单位，并签字确认，对金额超过RMB10,000元的采购事项，还需提交公司总经理签字批准。将经过批准的招标结果报告交财务管理部。
六、行政部通知业务需求部门和供应商确定合同内容，并审核合同的内容与招标结果是否相符，无疑义后告知需求部门通知供应商将盖章后的合同送到公司，需求部门填写《合同盖章审批单》连同合同一起交财务领导审批，审批后由业务需求部门责任人拿到办公室盖章，需求部门复印两份，两份复件分别存档于行政部和需求部门，并将原件交财务管理部。
七、业务部门根据合同约定填制报销单和付款申请单，报销单后附发票和有当事人签字确认的验收合格单（如果需要安装验收），经本部门和行政部门领导批准后交财务财务部审核，财务管理部审核报销单和付款申请单上的付款单位、价格、付款方式、付款期和付款条件等内容是否和合同一致，如果一致在报销单和付款申请单上签字，并将合同原件及经过领导审批签字的结果报告附在报销单后提交财务总监审核。
八、财务总监审核签字后，由财务管理部交相关会计人员进行帐务处理和办理付款事项。
九、集团所在地之外单位的行政物资采购流程中财务部的职能由各单位财务部经理代行，需要财务总监或公司总经理签字的文件，一律通过行政管理部代为请示办理。
本制度最终解释权归集团行政部
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