会议总结方法

第一篇：会议总结方法

会议总结的写作要领

会议总结讲话稿要对会议进行总结，提出贯彻会议精神的意见和要求，是会议上经常运用的一种讲话形式，这种讲话稿不可能提前拟写，而要根据会议进展的情况和领导的意图临场撰拟，有的只能拟写出大概的讲话提纲。

下面笔者试结合实例谈一谈会议总结讲话稿的写作方法。

会议总结讲话稿分为标题、称呼、正文等几部分。

1.标题

标题一般写明在什么会议上的总结讲话，如《在市委十届二次全会上的总结讲话》《在××现场会议上的总结讲活》《在××座谈会上的总结讲话》等。

标题下署上讲话者的姓名和职务，标明讲话日期（用圆括号括起来）。

2.称呼

一般称“同志们”等。

3.正文

正文一般包括开头、主体、结尾三部分。

（1）开头的方法

①直言成功

用简短的语言说明会议圆满结束，然后用“我受××委托作会议总结”、“下面，我从×个方面作一总结”、“下面，我就××，讲×点意见”等进行过渡。

如2002年12月19日×××同志在共青团十四届六中全会上的总结讲话的开头：

在党中央的亲切关怀下，在同志们的共同努力下，共青团十四届六中全会圆满完成了各项任务。现在，我受书记处委托作会议总结。

如2003年2月20日×××在中国冶勘2003年工作会议上的总结讲话的开头：

为期3天的中国冶勘2003年工作会议今天就要结束了，经过与会代表的共同努力，圆满完成了各项议程，达到了预期目的。

再如×省水利工作会议讲话的开头：省领导对这次会议非常重视，××书记和××省长亲临会议并作了重要讲话，对今年的防汛抗旱工作提出了明确要求。会议总结了“九五”以来，特别是1998年大水之后的防汛抗旱工作的经验和教训，部署了“十五”和今年的防汛抗旱工作，并提出了今后一段时期我省防汛抗旱工作的指导思想和目标。会上，表彰了“鄱湖杯”水利建设先进县，下达了防汛目标任务书，大家结合本地实际进行了充分的讨论。会议即将结束，希望大家回去以后迅速传达贯彻，层层抓好落实。下面，根据××书记和××省长的讲话精神和讨论的情况，我再讲几点意见。

再如2001年7月20日×××在黑龙江省推进企业信息化建设现场会议上的总结讲话的开头：

刚才，××副省长作了十分重要的讲话，他的讲话从人类社会发展的历史高度阐明了信息化是人类社会发展的必然阶段，从贯彻落实“三个代表”重要思想的高度，论述了推进信息化的重要意义和我们肩负的责任，对我国加快信息化建设的内容、涵义及作用进行了分析，深刻阐述了加快推进企业信息化对我国及我省国民经济发展的影响，部署了我省加快推进企业信息化的3个重点方面工作，指明了推进企业信息化必须与机制创新、技术创新、管理创新、体制创新相结合的实施策略，对下一步工作提出了6点要求。××副省长的讲话，高屋建瓴，内涵深刻，是我们今后一个时期推进企业信息化的指导思想。大家必须认真学习，深刻体会其精神实质。下面我就如何贯彻××副省长讲话和这次会议精神讲几点意见。

（2）主体的主要内容

会议总结讲话稿的主体主要包括如下两方面内容。

①对会议进行总结、评价

在主体部分对会议进行总结、作出评价，要围绕会议的议题概括讨论意见，并作出明确结论。如2003年1月17日×××司长在全国标准定额工作会议上的总结讲话主体的第一部分：

一、关于这次会议的评价和收获

代表们一致认为：召开这次会议非常重要，也非常及时；会议准备的比较充分，文件资料丰富；会议规格高、起点高，气氛热烈，体现了与时俱进、开拓创新、求真务实、改革发展的精神；×××部长的讲话，思想深刻，分析透彻，立意新、有高度，方向明确，具有很强的启示性和指导性；×××副部长的工作报告，对过去5年标准定额领域改革与发展取得的进展作了实事求是的总结，既充分肯定了成绩和经验，又指出了面临的问题和困难，对今后5年工作的部署，全面系统，重点突出，要求明确，任务具体，操作性强。两个部长的讲话，对学习贯彻党的“十六大”精神，认清形势，统一思想，振奋精神，扎实工作，开创新时期新阶段标准定额工作的新局面，具有很重要的作用。

参加会议的各部门、各地的代表，认真听取了部长的讲话和工作报告，围绕讲话精神和各自的实际，展开了热烈而广泛的讨论。大家认为……

这次会议经过与会代表的共同努力，达到了预期的目的，可以说是一次团结的会议、奋进的会议、成功的会议，为深入贯彻党的“十六大”精神，落实国务院领导同志的重要指示，在新时期新阶段，深化改革、开拓创新，推进工程建设标准定额工作的全面发展，更好地为我国经济建设服务奠定了基础。

②传达贯彻会议精神，提出明确的意见、要求

如2001年3月30日×××在全省防汛工作会议上的总结讲话的主体讲了四点意见：

一、要统一思想认识；

二、要抓好贯彻落实；

三、要抓好水库调度；

四、要加强抗旱措施的准备。2001年7月20日×××在黑龙江省推进企业信息化建设现场会议上的总结讲话的主体部分也讲了四点意见：

一、要切实提高对信息化的认识；

二、要加强领导，抓好落实，确保总体目标和重点任务按时完成；

三、要学习典型，加强培训和交流；

四、要把推进企业信息化与当前的工作结合起来。

（3）结尾方法

①自然收尾

如2001年3月30日×××在全省防汛工作会议上的总结讲话的结尾：

我就讲这些，谢谢大家。

②感谢支持会议单位

如2002年3月26日×××在2002年度全局教育工作会议上的总结讲话的结尾：

这次会议在××召开，××的领导和有关部门的同志做了大量的准备工作和精心周到的接待工作。与会的同志在过去的一年里也付出了辛勤的劳动，取得了很大的成绩。在会议结束的时候，让我们以热烈的掌声，一并表示感谢！

③发出号召

如2002年12月19日×××同志在共青团十四届六中全会上的总结讲话的结尾：

同志们，明年我们将召开共青团第十五次全国代表大会，认真总结团十四大以来的工作，研究部署今后5年的工作。这是全团的大事。我们一定要以高度的使命感和责任感筹备好这次大会，开好这次大会。让我们在以胡锦涛同志为总书记的党中央领导下，高举邓小平理论伟大旗帜，以“三个代表”重要思想为指导，深入学习贯彻十六大精神，与时俱进，开拓创新，扎实工作，艰苦奋斗，团结带领广大团员青年为完成党中央提出的明年工作任务作出新的更大的贡献！

以上是会议总结讲话的基本写法，写作时我们还要注意这种讲话稿同闭幕词的区别。闭幕词有时也可代替会议总结讲话稿，但二者所起的作用毕竟是不同的，写作内容上也

各有侧重。闭幕词的主要特点是宣告性和总结性，它主要叙述会议议程的完成情况，对会议的作用做出评价。比较重要的会议，要对完成的主要任务及会议的基本精神进行概括总结，以引导人们深化对会议主题的认识。会议总结讲话稿虽然—般也对会议作出评估和总结，但主要是提出指导性意见，要求有关人员为共同目标努力奋斗。

第二篇：高效会议方法事项总结

打造高效会议复习资料

一、高效会议管理

（一）高效会议特征(1)只在必要时才开会(2)会议议程清楚、明了(3)请最合适的人出席

(4)经过精心策划，每个参会者充分准备(5)遵守时间

(6)主持人发挥作用，遵照会议的规定(7)做出会议决议，并明确落实安排

(8)决议落实有标准、不漏项、不丢失，落实有结果。

（二）会议中的关键角色

1.会议负责人是会议的召集与主办方，其职责是负责确定会议主题、参会人、会议时间及相关材料准备；

2.主持人：会议主持起到一个主线的作用，其职责是宣布会议开始、提出会议议题、会议节奏把控、总结会议；

3.会议秘书是会议的事务性工作执行者，其职责是负责确定会议地点、会议通知，准备相关物品及资料；会议纪录并整理发放；会议落实事项跟踪及反馈（小型会议的负责人、主持人和秘书合并）

4.参会人作为会议参会主体，其职责是会前对会议内容了解，准备提纲或材料，按会议议程参与讨论、汇报，并落实相关会议决议。二．会前----准备比资历更重要

（一）会前准备---会议负责人 5W2H准备法

Why ——明确目的、目标

What ——清晰议题和议程、明确准备的资料 Who——正确的对象

When——准确的时间（开始、过程、结束）Where——地点及设备、设施 How to do——良好的规矩、完善的清单 How much 会议成本预算

（二）会前准备---主持人 1.了解会议背景 2.熟悉会议流程

3.了解参会人员基本信息 4.会议主持串词准备

（三）会前准备---会议秘书 1.会议相关资料准备 2.下发会议通知 3.会议场地布置 4.参会人员确认

（四）会前准备---参会人员 1.了解会议主题与目的 2.记下开会的日期、地点和时间 3.安排好自己的工作，协调好时间 4.阅读会议提供的资料，做好发言准备 5.准备会上需要提供的依据资料 三．会中---全面有效的过程控制

（一）会议过程控制——负责人 研讨会过程控制模式

例会过程控制模式 1.每人分享（至少）一个感悟或（至少）一个工作经验，时间不超过3分钟；

2.针对个人提出一个改进行动；

3.针对组织提出（至少）一个有具体的建议或意见；

4.沟通（至少）一件事，要站在部门的高度，可以是通报工作、难题求助、工作协调等；

5.例会上要有决议，会后整理例会纪要，关键是要形成一个“会议落实跟踪表”，并由专人负责接受反馈与跟催。

（二）会议过程控制--主持人 1.开场

提前到场、准时开始，控制、营造会场开始的气氛 ① 明确会议目标与主题 ② 明确会议议程 ③ 指定会议记录和计时员 ④ 明确会议纪律规则 ⑤ 营造会议氛围 2.如何集思广益

① 注意聆听所有人的发言，忌讳互相批评、攻击； ② 不可打断别人的发言，允许别人把话说完； ③ 想法越多越好，不可做直接断言； ④ 发言要有重点，避免跑题；

⑤ 避免一言堂或长篇大论、把控自己的发言时间；

⑥ 积极参与，鼓励对别人的观点加以发挥，不能独自游离或沉默到底； ⑦ 事后进行整理分类。3.如何激发讨论

① 注意声调和语气，用轻松的谈话语气；

② 询问看法并复述其观点 ③ 鼓励参与并表示支持其观点 ④ 赞赏并要求举例 ⑤ 要求总结 4.如何解决冲突 ① 设定与澄清共同的目标 ② 让双方冷静倾听 ③ 提供解决方案 ④ 暂且搁置 ⑤ 幽默处理 ⑥ 暂时休会 ⑦ 交给更高层决策

（三）会中过程控制---会议秘书 ① 记录全面且真实

② 抓关键词

③ 澄清问题

④ 适时提问

（四）会中过程控制---参会人 ① 会议提前五分钟到场

② 先到者尽量坐在中间、前排的位置，前面坐满再坐后面 ③ 积极发表自己的见解 ④ 倾听他人意见 ⑤ 全力配合议程

⑥ 遵守会议规范，避免干私活 ⑦ 与主持人密切配合 ⑧ 中途不要离席

四、会后—跟踪落实颗粒归仓

（一）会后---会议秘书 1.会议记录整理

① 将会议需要落实与改进事项整理成“会议落实跟踪表”，作为会议纪要的重要部分。

② 会议结束后当天或二天内将纪要送会议负责人审阅确认；

③ 会议结束当天或第二天将纪要发放给参会人、缺席人及抄送相关领导。2.会后跟踪反馈

①整理会后落实跟踪表时注意与每个人沟通确认具体工作事项、完成标准、完成时间等

②于下次会议前将工作完成情况向会议主持人反馈

（一）会后---参会人 1.执行决议事项

2.按时完成分配给自己的任务并主动反馈完成结果

附件：会议管理需掌握的工具表单

第三篇：高效会议的方法范文

高效会议管理

【微软】

所谓开会就是由懂行的人来决定，最后由老板来拍板。在会议上要听到员工、一般管理层的意见，如果没有反对意见，老板就当场拍板。

一、固化会议流程

1、会议主持人（协调人）为提出议案的人，而非其他人员担当协调人。

2、会议协调人应根据会议议题确定参会者，通知人员参会，主持会议。

3、会议内容：阐述会议背景、具体要做什么事情（会议目标），当场征询意见，要求参会者就讨论的议题发表观点，最后达成决议。

会议主持人最后一页PPT都会讲下面应该怎么做，会告诉大家一个结论，接下来的工作应该怎么做。

4、所有的会议时间都不能超过一个小时。

二、参会者要求

1、企业领导需要鼓励参会者发言，不发言就不要参加会议。

2、要开好会，就不能只带着耳朵去，要带着资料去。

会议上要看到数据，每个部门都要来讲自己的数据、意见是怎么样。

三、会议决策者要求

会议决策者在会议中扮演重要角色，决策者必须要有权威，没有决策的会议不要开；如果没有做决定就不叫开会，只是大家在会议室里面聊聊天，做做信息沟通。

1、如果参会者对提议均认同，就直接决定。

2、如参会者对某些环节存在争议，在不违反原则前提下，由决策者直接拍板决定。

3、如果决策者觉得信息不全面，那么下次会议再决策，但必须明确时间节点，会议形成执行时间表，明确某个时段大家要做什么，工作结果如何汇总，什么时间再来开会。

4、在开会过程中涉及到原会议议程上没有的话题，如果会议决策者觉得很重要，就可以加起来；如果不是很重要，那也可以放一放，减少会议的时间。

5、对于比较有争议的事情，为了会议的有效性，决策人应该根据争议的焦点来迅速做出判断，做出一个决定来。决定错了也没关系，有决定比没决定好。

如果主持人没有办法来做这个决定，那他就应该立刻告诉大家，先不要来争议，我们下次再来重新讨论这个话题，不能使会议无休止地争议下去。

【谷歌】Marissa Mayer(谷歌搜索产品的副总裁)成功高效会议的秘诀

一、明确的会议议程

包括：参会者希望讨论的问题的大纲、他们将如何最有效地利用自己的时间。

议程需要有一定的灵活性，议程迫使参会者仔细思考自己希望在会议上所达到什么目标以及如何最好地去达成这样的目的。

二、指定专门的note-taker

Google的会议一大特色就是有很多的投影：一面墙上投影现在的presentation，旁边会再有一个投影仪展示当前会议的记要（注：原文想要表达的意思应该是不仅要找一个专门的会议记录员，还要专门的投影实时地展示当前会议的记要，以确保参会人员能在会议上达成真正的一致），可能旁边还会有一个投影显示着一个4英尺高的在走的计时器！

Google高管们相信，通过制作一份官方的记要，可以最大程度地马上消除不准确性和不一致性。

那些没能参加会议的人会收到一份会议的记要。当有人试着回想会议的决定、团队前进的方向、接下来需要做什么工作，他们可以有这样的标准官方记要参考。

三、钻小会（Carve out micro-meeting）

高效领导者预留大量的小块时间段去参加那些有特定议题或者关于特定项目的小会。比如，在Mayer（Marissa Mayer谷歌搜索产品的副总裁）与创始人兼CEO – Eric Schmidt的每周2小时的会议中，她会抽出5-10分钟间隔（或者更长，这根据主题而定），去参加那些特定领域的会议，如关于站点表现的周例会、新产品发布等等。

如果有什么紧急情况发生，这种方式给了Mayer足够在会议前调整议程的灵活性。这也慢慢让会议变得更有重点。

Mayer对她的团队成员也是采取同样的策略，更多是5-10分钟的短交流（她的行程安排所允许的最短时间段），而不是30分钟的促膝长谈。通过这样地在一个大块时间段钻出时间参加小会，她可以收获更多。

如果她的一个员工想跟她讨论一个问题，这位员工可以在Mayer的某一个大的时间块上跟她预约一个10分钟的micro-meeting，而不是等她下一个空闲的30分钟，——这30分钟可能2个星期都等不到。

四、掌控办公时间Hold office hours.Mayer的这条秘诀来自她在Stanford做computer science教师的经验，她也是在Stanford遇到了Google的两位创始人。Mayer的office hour每天下午4点开始，每次一个半小时。

员工将他们的名字写在她office外面的一块白板上，然后她按照先进先出的方式对队列进行处理。有时候是PM需要她在一次市场活动上的认同，有时候是一些员工想向她推销自己的一个想法或者设计。

在这短短的一个半小时的office hour的时间中，Mayer可以开多达15个会议，平均每个人7分钟的时间…….五、要数据，不要政治（Discourage politics, use data）

选择是基于价值以及事实，而不是个人关系（Designs are chosen based on merit and evidence, not personal relationships）。

Mayer曾经谈到的―9个关于创新的意见‖（‖Nine Notions of Innovation‖）中的一条就是―要数据，不要政治‖(see BusinessWeek.com, 6/19/06, ―9 Notions of Innovation‖).一个公司里，如果老板会根据他对人的喜好而不是他对产品和设计的客观想法来做决定，如果参加会议的人都会觉得老板会给他所喜欢的人所作的设计开绿灯时，那这条意见就非常有必要了。

Mayer相信这样的价值倾向会让员工士气低落，所以她把审批流程（approval process）变成了科学。Google会根据一些明确的度量指标来选择好的设计。

Mayer不希望在设计会议上听到类似―I like‖这样的句子，譬如―I like the way the screen looks‖。而她会鼓励类似―he experimentation on the site shows that his design performed 10% better‖这样的言论。

六、忠于时间Stick to the clock.为了给会议增加点压力以保持参会人员的注意力，Google的集会一般都会非常特色地在墙上都投影一个巨大的计时器，给特定的会议或者议题做倒计时。

这真的就是一个网上可以下载的timer，跑在PC上，然后投影到4英尺大小。

想想当从会议室外面来看里面的情况，那一定非常疯狂：墙上同时投影着若干的影像：presentation, transcription（参第2条）, 然后还有一个mega-timer！不过，在Google，it makes sense，在创造性的混乱中引入结构！通过这个Timer给会议带来的轻微的压力感使会议保持on schedule。

Mayer同时对这个timer也有一个忠告：对timer保持健康的幽默感。(同时，我对Mayer的采访的timer也快到到时间了，但是Mayer让timer变成了一个有趣、友善的提醒物，而不是对我们谈话的粗鲁打断。)

请记住，这些会议技巧在Google里用的很好。虽然可能并不适用你们公司，但这六个秘诀应该可以给你一点如何让会议不浪费时间、更加有效的良好的启示。

【开好会议】

1、不要忘记会议的主要目标

通常会议无非三个目的：管理、沟通、决策，而无论哪个目的最主要都是以行动为焦点。例如讨论议要采取什么行动，上次行动的结果如何，或是在不同的行动的方案中选择一个；避免没有讨论行动的会议。

2、会议的黄金法则：

公开称赞、私下批评。公开批评别人的意见，对士气会有很大伤害。

3、会议室位置选择

1）正处于老板的对角线位置

选择结果：选择这个位置的人，一般是属于谨慎中庸型的，落脚在老板的对角线，便于观察“形势”。他们一方面善于处理与上司之间的关系，一方面自身又有理想有抱负，希望在职场上更上一层楼。这个位置能清楚地听到上司的发言，便于表达自己的观点意见，还可以引起老板的注意，或许还有利于今后的晋升„„

2）第一排中间座位，正对着老板的位置 选择结果：选择第一排中间座位的往往是团队中的润滑剂。这个座位可以很好地实现与其他同事的互动，发言的时候也可以看清每个人的表情，这才是真正综观全局的位置。

3）老总左手边的第二个座位

选择结果：这个座位比较受女性上司的青睐，这里既能向大家展示她的能力，又不会显得很专制，一般认为她想取得同事们的信任，并让大家把她当成自己人，建立一个良好的工作氛围。而这个座位，还能更好地集中精神、纵览全体。

4）第一排斜对着老总的座位

选择结果：美国有研究发现，坐在此处的往往是业务知识最丰富的人，他们努力工作，但一点也不骄傲自大，他们不愿引人注目，却关心实事，是不容小觑的实干家。

5）老总或副总旁的空位

选择结果：老板身旁的座位似乎是不可逾越的“雷区”，即便是业绩出众、深受老板喜爱的人也很少光顾。有人说，老板身旁的座位通常是为嫡系红人准备的，时刻准备支持老板的观点。

在发言的时候，最需要让老板在有限的时间专心倾听你的发言。有研究表明，每个人注意力最集中的就是开始部分的发言，因此在会议上你要获得首先发言权。除了个人积极主动，更多公司会议上的发言可能是按照从老板旁的座位的顺序，此时，老板身旁的座位就为你赢得了绝好的机会。

刚进入公司时，别在会议上紧挨着主管或是老板旁坐下。应适当观察公司会议上的座位习惯，避免冒失的情况发生。

4、发言时机选择

如何选择合适的发言时机，需要判断力——你必须搞清楚自己在团队里究竟占了多大的权重，自己的意见到底有怎样的影响力。在此基础上，你才能通过对发言时机的把握，承担

与自身角色相匹配的责任，并且规避不必要的风险。

发言的时机选择，很大程度上体现了一个人在团队中的角色和位置。

在决议形成之前，核心成员或者意见领袖通常习惯于率先表态，而他们的意见往往会决定整个会议的走势。

接下来说话的是资深员工，他们会针对先前发言者提出的意见做进一步阐释，或是赞同，或是委婉地提出不同看法。

然后才轮到新人，这时留给他们的讨论空间已经十分有限，多数人只能“跟票”表态，很难再提出什么新的见解。

到了会议的最后阶段，团队大佬会根据大家的意见进行总结发言，并结合他自己的态度形成最终的决议。

5、表达方式

1）在需要自己说话的时候，恰当地表达自己的观点，不必过分谦卑，更不能过于自信。

2）可以一边进行自己的阐述，一边注视着会场里的听众，尤其是那些直接关系到你此项工作成败的“主要听众”，把自己和他们的关注点联系在一起，这样没准儿会取得意想不到的发言效果。

3）针对异议的表达方法

当同事针对你的观点发表不同意见时，把握一个原则：针对事，而非针对人。

在同事发言中寻找你和他可以达成共识的部分。随后再以恰当的方式提出自己的不同意见，既达到了讨论的目的，表达了自己的想法，又不至于伤及同事。

试着在开场白里，向那位和你意见相左的同事说“我认为××提到的这种方式很独特”，“在这次活动中的积极态度非常值得我学习”，或者“感谢××对我工作的关注”。

第四篇：会议场地类型及布置方法

会议场地类型及布置方法

会议场地类型多样，一般的标准化类型有课桌式、剧院式、U字型、回字型、鸡尾酒会式等。要采用怎样的会议场地类型，可根据场地面积、会议的性质、会议人数等因素决定布置方法。会务通小编就和大家介绍下，会议场地类型及布置方法：

课桌式

布置方法：会议室内将桌椅按排端正摆放，按教室式布置会议室，每个座位的空间将根据桌子的大小而有所不同。此种桌型摆设可针对会议室面积和观众人数在安排布置上有一定的灵活性；参会者可以有放置资料及记笔记的桌子，还可以最大限度容纳人数。剧院式

布置方法：在会议厅内面向讲台摆放一排排座椅，中间留有较宽的过道。在留有过道的情况下，最大程度地摆放座椅，最大限度地将空间利用起来，在有限的空间里可以最大限度容纳人数；但参会者没有地方放资料，也没有桌子可用来记笔记。

U字型

布置方法：将桌子连接着摆放成长方形，在长方形的前方开口，椅子摆在桌子外围，通常开口处会摆放放置投影仪的桌子，中间通常会放置绿色植物以做装饰。不设会议主持人的位置以营造比较轻松的氛围；多摆设几个麦克风以便自由发言；椅子套上椅套会显示出较高的档次。

回字型

布置方法：将会议室里的桌子摆成方形中空，前后不留缺口，椅子摆在桌子外围，通常桌子都会围上围裙，中间通常会放置较矮的绿色植物，投影仪会有一个专用的小桌子放置在最前端。此种类型的摆桌常用于学术研讨会一类型的会议，前方设置主持人的位置，可分别在各个位置上摆放上麦克风，以方便不同位置的参会者发言；此种台型容纳人数较少，对会议室空间有一定的要求。

鸡尾酒会式

布置方法：以酒会式摆桌，只摆放供应酒水、饮料及餐点的桌子，不摆设椅子，以自由交流为主的一种会议摆桌形式。自由的活动空间可以让参会者自由交流，构筑轻松自由的氛围。

会务通，上海大型的会务咨询交流网站，专注上海会议服务，是一站式会议服务专家，让客户体验“省时、省力、省钱”的超值会议服务。

第五篇：会议效果的评估方法

会议不同阶段的效果评估

会议是在具体的时间和空间举行的，各种因素对会议效果的影响是一个持续的过程。要举行成功的会议，从会议开始前到会议结束后都应注意各种因素的影响。为了更好的保护积极因素，排除消极因素，有必要对影响会议效果的各种因素加以评估，从而建立取舍标准，也可避免将时间浪费在不值得讨论的议案上。

一、会前效果评估

在会议举行前，以下因素会影响会议效果:

◆欠缺目标或目标不准确

◆欠缺议程

◆与会者人选不当，或者与会者人数太多或太少

◆会议时间、地点不当

◆开会的通知时间不当

◆开会通知的内容欠周详

◆会议场地设备欠佳

◆与会者没有作充分准备

◆未定明会议的终止时间以及每一项议题的时间分配

◆会议不准时开始

◆以前的会议太多，使与会者一听说要开会，都感到厌烦

◆开会次数太少，使每次会议的议题过多

二、会中效果评估

在会议进行中，影响会议效果的有如下因素：

◆在会中的交谊活动

◆外界的干扰

◆与会者离题

◆主持人离题

◆让没有必要留在会场的与会者留在现场

◆资料不充足，决策偏颇

◆少数人垄断会议

◆与会者之间交头接耳

◆与会者不表明真正的感受或意见

◆与会者之间争论

◆与会者与主席争论

◆视听器材发生故障

◆与会者欠缺热心

◆会议超出预定时间

◆主持人未能总结会议的成果。

三、会后效果评估

会议结束后，经常会出现以下情况，应注意避免：

◆欠缺会议记录

◆对决议落实不力

◆不对会议的成败得失进行总结

◆不解散已完成任务的委员会或工作小组

◆与会者对会议感到不满

会后效果评估表

（一）目标

1、此次会议的目标是什么？

2、会议目标是否达成？

是□否□部分达成□

3、哪些目标没有完全达成？为什么没有完全达成？（确切理由）

（二）时间

1、会议目标是否是最短时间内达成？

是□否□不能确定□

2、倘若目标并非在最短时间内达成，为什么没有在最短时间内达成？（确切理由）

（三）与会者

1、列举每一位与会者的姓名并评估会议结束后他们的满意程度。

2、为“不满意”或“极不满意”的与会者找出使他们“不满意”或“极不满意”的原因。

（四）假如再主持同样的会议，下表中哪些事项将继续维持？哪些事项将有新的举措？

会议不同角度的效果评估

任何会议的举行，都有以下共同属性：一是会议期间，必须付出一定的代价；二是会议应有一定的目的；三是会议结束后，无论成功与否，或多或少都能给人以启示，使人获得一定的经验和教训。会议效率的高低，不是一个一成不变的概念，需要从不同角度加以评估。以下对此作一简要介绍。

一、从付出代价的角度评估

会议实际支出了多少费用是很容易算出来的。计算会议成本的方法是：会议成本＝每小时平均工资的3倍×2×开会人数×会议时间（小时）。当然会议实际费用还要加上会场租赁费、资料费、水电费等等。会议评估要力求科学，可以采用以下公式：

这一公式中的c是指每一个与会者为会议所作贡献的费用；t是指车旅费；a是指食宿费用；p是指筹办费用，包括地点、设备的租赁费，幻灯片和录影带等辅助资料的制作费等。把以上的数目加起来除以d——与会者人数，就可以得到一个cd值，也就是相当于在每位与会者身上所花的费用。

在这些费用中，与会者作贡献的费用c，很可能被低估。这方面的原因很多，在此不多作说明。

在弄明白为每位与会者花了多少钱之后，还应当明白钱是否都花在了刀刃上。目的在于调整员工工作状态的会议，比较容易评估效果。比如，会后员工们卖出的汽车是否增多？等等。如果达到效果，企业获得的额外利润就应归功于会议了。

如果会议的目的是为提高士气，向企业员工通报情况，或者对员工进行培训，就不能立即从财务上显示出利润来。在这种情况下，最好把会议看成是员工在职训练计划的一个部分，看成是对企业前途的投资，并尽可能从中挖掘价值。从长远来看，投入一定的人力、财力，绝对是值得的。如果采取另外的办法，比如取消会议，那么结果必然是士气低落、无法接受变动或生产效率下降等。

在传统上，许多会议的举行是不太在乎开销的，一般持这样的观点：所谓好主意就是把经过精挑细选的部门经理和员工送到一家五星级饭店，让他们听取富有创意的报告……这样的会议被普通人认为是让与会者去度假。而现在，人们在经过了每次重大会议后，习惯反省一个问题：“这个会议的举行值得吗？”作为会议决策者，对这个问题必须引起重视。

评估会议是否值得举行，不能仅仅局限在付出的代价的角度，而应考虑会议是否管用，也就是会议是否达到了预期的目的。

二、从会议品质的角度评估

为了提高会议效果，可以分开评估会议的各个部分，并就其作出判断。下面提供了一份评估会议质量的清单，可以作为评估时的参考。

在清单一开头，简要地提一下既定的会议目的。在完成这一评估报告时，不要忘记这一点。

印刷品

对设计和版面是否满意？内容是否正确或者表述清楚？印刷品是否及时提供？所花的费用是否值得？

地点

会议地点的位置是否适当？大小是否合适？住宿、饮食和服务的等级如何？设施是否适用？工作人员是否肯帮忙？与会者的意见如何？

交通

车辆是否保养得很好？车辆是否准时？机动性是否很高？司机是否客气和肯帮忙？

会场布置

标志、布景、照明和会议地点的装饰水平如何？会场设计的各个项目是否及时提供和安装？与会者对设计布置有什么意见？

器材设备

提供器材设备的单位工作完成得如何？安装和操作设备的人员工作效果如何？有无设备故障？原因是什么？

发言者

发言内容是否打动人心？讲稿的风格是否合适？内容是否明了？讲稿是如何提供的？辅助设备的资料是否派上用场？

与会者的意见

会议采用的风格是否合适？场地设计、音乐是否合适？会议时间是否合适？所花的费用是否值得？

三、从经验教训的角度评估

对刚刚结束的会议作出评估，促使下一次会议开得更有成效，费用更少。如果不得不跳过评估阶段，或者是第一次策划筹办会议，下面的几个办法，可以在会议上少花钱，且获得最大的价值上提供帮助。

◆会议要开得短。如果预计开一天的会议，可以只开半天，这样只需一夜的住宿。

◆安排较多的活动，使会议获得最大限度的价值。应多安排自助餐而减少正式午宴。多开小会，以使与会者能增加参与度。如果有可能也利用晚间开会。

◆特别注意选择地点。会议地点的技术设施都在改进，有良好设施的会场利用价值更大，因为可以节省设备的租赁费用。

◆对与会者的名单要精益求精。把与会者限于最有可能为会议作出贡献的人。人数少意味着会议场地小，可节省场地租赁，住宿和餐饮费。

◆如果请公关公司筹办会议，应多看多问。有的企业提供价格低的全套特价服务，包括现成的布景和可挑选的器材设备。

◆如果对于某会议承办公司的工作感到满意，可考虑与其长期合作。保持合作关系，可促使他们减少收费。

◆讨价还价。应先确定自己的价位，并努力找到能获得与它最接近的价格的办法。

上面提到的经验，有助于会议举办者参考。如果动用企业内部资源筹办下一次会议，应首先明确：什么应当做，什么应当避免。如果是由公关公司代为筹办，可以先问问他们是否有某种形式的评估，他们也许会很乐意满足这一要求。多数会议承办公司知道，客户越来越不重视会议表面的热闹和气派，而在乎会议是否能做更有效的变动。因此，这一方面的经验总结正在加强。

关于会议的经验教训的内容应包括：会议开得是否有效；会议有什么失败的地方；有哪些需要改进的地方；与会者的立场观点。发言者的表现如何；向所有人表明会议开得是否成功。

如果策划和组织一次会议，经过排练加上具有说服力的发言者，以及有力而又恰到好处的技术支持，对于筹办人、参与者以及所有相关人员来说，可能是一次令人真正满意的经历。

不同人员对会议效果的评估

评估会议有三个主要来源：一是会议主持人，二是训练有素的会议专业人士，三是与会者。

专业人士和与会者对会议所做的评估，视野比较开阔，也比较客观。

（一）会议主持人的评估

会议结束后，会议主持人应该这样征求意见：“我主持得怎么样？”“哪些议题进行得非常顺利？为什么？”“哪些部分有问题？”等等。

这是主持人最起码要思考的问题。花时间对这些细节深入思考，自我评估是有助益的。

（二）训练有素的会议专业人士的评估

一个训练有素的会议专业人士对于有效会议的成份、客观评估的技巧以及给予评估的回应都是相当熟悉的。会议专业人士通常坐在会议室的后面，并且以评估表格来做记录。评估的表格一般是按照会议进行的先后次序而设计的。

会议结束之后，会议专业人士可以将他观察到的事情向全体与会者报告，并邀请他们共同讨论如何改进下一次会议；也可以私下同会议主持人交换看法，并讨论需要改进的地方。

（三）与会者的评估

与会者是评估会议的最佳人选。他们对于会议内容、会议中发生的事情以及主持人的表现都有所感受与反应。会议中公开讨论通常是得到与会者反馈信息的最佳方案。

虽然会议中与会者的直接反应对于评估会议有一定的价值，但这种反应势必带有迎合会议气氛的色彩，要获得与会者对会议的印象及自己的想法，可以在会议结束后几天之内，请他们填写一份问卷。问卷要简单，最好采取只提少数相关问题的办法，测验会议的主要意图是否已被接受和理解。

除了这些有关的问题，问卷还应设法发现与会者对以下问题的看法：

◆地点——位置是否适当？是否容易到达？是否有足够的停车场？是否舒适？服务和饮食是否良好？工作人员的服务如何？

◆会议的组织——是否在开会前就对会议内容已有所知？旅行安排的效果如何？座位安排是否满意？日程表、选票、简报等辅助资料是否做得很好？

◆会议——会议是否筹办得很好？在会上能否看清楚、听清楚？发言者是否给人深刻印象？辅助器材是否良好？有没有足够的时间提问？与会者是否觉得充分参与了会议？从会议中学到了什么？

◆后续行动——是否有正式的后续行动？如果没有，是否应当有这样的行动？会议的直接结果是什么？是否打算采取进一步的行动？

筹办人最好在确定了会议目的的前期策划阶段，就设计出一份问卷。对会议的策划越投入，本来模糊的想法越有可能变得清晰。

要让与会者填一份问卷可能有一定困难，因为在会议结束之后，每个人都将忙于工作。解决这个问题的方法是：或者带着小型录音机登门拜访；或者举办填写问卷有奖比赛；或者不断地催促，这当然要注意避免与会者的反感情绪。