2013年1月秘书学期末考试

第一篇：2013年1月秘书学期末考试

中央广播电视大学2012-2013学年度第一学期“开放专科”期末考试行政管理专科

秘书学

一、名词解释（每题5分，共25分）

商务谈判 买卖双方为了促成买卖成交或解决双方争议，与争端，以取得各自经济利益而进行的磋商活动。

协调 是和谐一致；配合得当，就是正确处理组织内外各种关系为组织正常运转创造良好的条件和环境，促进组织目标的实现。

信访 是群众来信来访的简称，指人民群众致函或走访有关部门，反映情况，并要求解决某些问题。

会间调度 指会议进行时间对会议程序、内容及会场服务等所作的调整和安排。

谈判方案 即谈判计划，它是谈判者在谈判前对谈判的目标、内容、步骤等所作的预想性的安排。

二、选择题（单选+多选每题5分，共25分）

1.最早秘书机构产生于（A商朝）。

2.秘书活动的重要特征：（A文牍性、B受动性）。

3.按会议的内容划分，会议可划分为（A综合性会议、D专题性会议）。

4.古代秘书活动的条件:(A、社会管理组织的出现C文字和公文的出现)。

5.秘书活动的补偿性：（A、知识与能力的补偿B、经验与精力的补偿）。

三、简答题（每题10分,共50分）

1.信访工作的任务是什么？

答：1）受理本地区、本系统和上级领导机关交办的来信来访问题。2）定期综合研究人民群众来信来访中反映的重要情况和问题，及时向有关领导部门和负责人反映，以作为决策的依据，并提出解决问题的意见和建议。3）按照分级负责、归口办理的原则，向有关地区、单位和部门交办来信来访的问题，并负责督促检查。对下级的处理信访问题的结案报告进行审查。

4）协助党政领导机关检查本地区、本系统的信访工作，及时发现和解决问题，并组织经验交流，进行业务指导，推动信访工作的开展。

2.简述秘书人员接待上级领导机关来人的方法。

答：1）根据领导的指示，秘书人员可以参与接待工作。2）在本单位领导不在而上级领导又要求秘书介绍情况或答复询问时，秘书人员一定要端正态度，认真对待，一丝不苟。3）对于上级机关一般工作人员来访，秘书人员也要一视同仁，热情接待。

3.良好的会议组织工作可以实现哪些功能?

答：（1）决策功能。会议是广开言路、集思广益的重要渠道，通过会议进行决策，是实现决策科学化、民主化的有效手段。

（2）执行功能。通过会议，可以传达上级的政策和指令，可以都署本组织的中心工作和重大行动，可以责成所属单位统一行动步调，可以解决工作进行中的某些问题。因此，会议能起到行政手段的作用。（3）沟通功能。任何会议都是某种信息的输入、传递、输出的过程。通过会议可以上传下达，联络左右，互通情况，交流经验，发挥信息沟通的作用。较之其他沟通形式，会议沟通具有直接、快速和形象的优势。（4）协调功能。对于工作中的矛盾和冲突，运用座谈、对话、协商等会议形式往往会收到事半功倍的良好协调效果。（5）监督功能。决策的实施离不开检查、督促，而监督功能的实现往往离不开会议。各种汇报会、总结会、评比会等，都是实施监督的有效形式。

4.商务谈判的特点有哪些？

答：商务谈判的特点有：a参加谈判的自愿性——谈判各方的自愿参加，是商务谈判活动得以进行的前提条件。b谈判方法的灵活性——商务谈判是一个动态的过程，它既是一门具有某种规范的技术，又是一门能发挥主体能动性的艺术，需要谈判者根据瞬息万变的客观条件，应情应景。c谈判结果的互利性——任何商务谈判都是双方谋取利益的活动，而不只是其中的哪一方获利，因此，谈判应努力寻求一个对双方都有利的结果。

5．公务秘书具有什么特点？

答：公务秘书具有以下特点：a从所有制上看，公务秘书所在的组织一般为公有制单位，包括全民所有制和集体所有制单位；b从人事制度上看，公务秘书的录用、考核、晋升、奖惩和福利待遇等，均由国家统一管理；c从经济来源上看，公务秘书的劳动报酬，一律由国家或集体支付。

第二篇：秘书学期末考试重点

《秘书学概论》期末考试复习题

1．在秘书信息工作中最能体现智谋性助手作用的环节是（B）

A．信息的收集

B．信息的反馈

C．信息的贮藏

D．信息的加工 2．秘书办事要求主动、及时、迅速，体现的是秘书工作的（C）A．服务原则

B．求实原则

C．效率原则 D．管理原则 3．秘书面对繁杂的工作任务，应优先办理（C）

A．最先发生的事

B．最先下达的任务C．急事要事

D．重要但不紧迫的事 4．“慎独”是秘书一种重要的（D）

A．工作方法

B．思维方式

C．认知途径

D．道德修养方法 5．秘书的劳动能够创造价值，其成果往往具有（A）

A．潜隐性的特点

B．直接性的特点

C．公开性的特点

D．被动性的特点

6.“去粗取精，去伪存真，由此及彼，由表及里”指的是（B）。A.调查过程

B.研究过程

C.行文过程

D.办会过程 7.秘书工作通过“主辅配合”领导，能够（C）

A．弱化领导工作效能

B．减弱领导决策作用 C．强化领导工作效能

D．强化领导决策职权

8.秘书活动的主体是（c）

A．秘书部门

B．秘书工作

C．秘书

D．领导工作

9.会议结束后，秘书的文件整理、落实、催办体现了秘书为领导工作的（B）

A．前期铺垫 B．补偿代劳 C．拓展延伸 D．拾遗补缺 10.当领导意图与下属抵触时，秘书对下级的正确做法是(D)

A.批评指正

B.安抚附和

C.暂时不理

D.多做解释

11.我国新时期秘书工作“三服务”的指导思想是指（ACD）。

A.为直接领导服务

B.为上级领导服务

C.为相关的各级领导服务

D.为人民群众服务

12.秘书工作的政治性主要体现在：（BCD）。

A.群众性

B.人民性

C.阶级性

D.政策性

13.秘书处理来信的基本要求是（ABC D）。

A.及时拆封

B.详细阅读

C.认真登记

D.回信答复

二、名词解释

1、秘书学：是研究秘书工作和秘书活动的特性和规律的科学 秘书职能:是在秘书机构、秘书职位功能的框架内领导根据组织目标和管理的需要而明确赋予秘书机构或秘书职位的具体职业权限。

2、催办：指必须办理答复的文件，依据承办时限的要求，及时地对文件承办的情况进行督促和检查，以确保落实。

3、拟办：文件的拟办是指对来文的处理提出初步意见，供领导人批办时参考。

5、秘书人际关系：是指秘书人员在工作生活中通过行为交往、语言交流等方式从而获得他人的理解、信任与支持并最终建立起彼此间融洽的合作关系。

6、秘书：专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员。（狭义）

秘书是指位居领导人身边或领导机构中枢，从事办公室事务，办理文书，联系各方，保证领导工作正常运转，直接为领导工作服务并为各方面的事务与信息提供服务。（广义）

7、综理制：综理制条件下的秘书机构，是以组织和领导机构运转的整体需要为原则而设立的一个统一的办公机构。

8、分理制：分理制条件下的秘书机构，是一种职能分工型模式，是为适应现代管理日趋复杂、分工渐细而又需各部门相互协调而形成的秘书机构组织形式，这种形式能充分发挥职能部门专业管理的作用。

9、秘书礼仪：

指秘书在工作和社会交往活动过程中形成的应共同遵守的行为规范和准则.具体表现为礼节、礼貌、仪式、仪表等。

10、秘书协调 ：在其职责范围内或在领导的授权下，调整和改善组织之间、工作之间、人际关系之间的关系，促使各项活动趋向同步化和和谐化，以实现共同目标的过程。

11、会议：会议是人类群体有组织的会晤、议事行为或过程。通常有2人以上共同参与，以一定方式聚合在一起。

12、秘书的表达能力：秘书的表达能力是指通过语言、文字和身势等形式沟通信息、相互交往、合作共事的本领。（口头表达能力是指运用口语交流思想，传达信息的能力；书面表达能力就是运用书面文字表达思想、交流信息的能力，即写作能力；身势表达能力就是运用表情、动作、姿势、声音、服饰和距离等非语言手段表情达意的本领）

三、简答题

1、秘书学的研究内容及研究方法是什么？

研究内容：（1）对中外秘书史及秘书工作规律的研究（2）对当代秘书工作规律的研究（3）对秘书工作管理体制的研究

（4）对秘书任职人员的要求以及秘书团队建设和办公技术的研究。（5）对相关学科新发展在秘书学中应用的研究。研究方法：（1）调查研究法（实证分析法、事实研究法）

（2）系统研究法

（3）比较研究法

（4）案例研究法

（5）资料分析法（6）科学抽样的方法（7）历史研究法

2、秘书机构的管理工作内容是什么？

（1）秘书机构的整体管理：① 合理设置秘书机构

② 建立健全岗位责任制度

③ 科学化的工作程序和方法

④ 秘书机构的弹性管理

⑤ 完善秘书机构的信息系统

⑥ 秘书机构的办公自动化（2）秘书人员的个人管理：① 工作管理

② 行为管理

③ 时间管理

④ 办公环境管理

3、秘书调查研究工作的基本内容有哪些？

（1）政策性调研：了解调查对象对有关法律、法规、制度等的制定贯彻情况，了解法律、法规贯彻落实情况,为领导和有关部门政策的贯彻、实施和落实提供重要的依据和反馈信息（2）基本情况调研：通过对各机关、单位的基本情况的调查, 了解情况，以减少工作的被动性，增强工作的主动性。

（3）市场调研：了解掌握重大的经济活动状况、经济发展趋势；了解企业发展状况和趋势；了解组织投资前景、市场地位等；了解企业一定时期的经济情况以及企业生产、销售、技术水平等情况，为有关部门分析经济状况情况提供信息

（4）专业题性调研： 对自然资源、社会生活以及人文状况的了解分析；对领导指定的或上级机关交办的重要工作的调查；对先进人物、先进集体事迹的调查

（5）舆论热点调研：是针对基层所关心的舆论热点以及带有倾向性、显露“苗头”问题的调查，为领导提供“以小见大”的启示性信息

（6）突发事件或事故调研：对有关事故事件的调查以求迅速查明原因，找出事实真相并提出处理建议。

4、会前、会间、会后秘书应当做好哪些工作？

会前准备：1）制定大中型会议方案（会议主题与议题、会议名称、会议议程，会议时间、日期、会议所需设备工具、确定会议与会代表的组成、会议文件范围、做好文件印制和发放工作、经费预算、住宿、餐饮安排、筹备机构）

2）会议时间安排（确定时间、议程和日程）

3）确定会议地点（上司和与会者方便前往、会场大小和会议规模相符、良好设备配置、不受外界干扰、有无停车场所、租借费用合理）4）确定与会人员范围

5）准备会议文件资料（上司会议文稿、准备材料、发言人文稿、资料袋）

6）发放会议通知

7）制作会议证件

8）制作指示标志

9）预订确认会议室及会议布置

10）准备会议所需物品设备

11）安排餐饮

12）大型会议的接送站、报到

13）大型会议的预算经费 会间准备：1）会前的最后检查 2）组织签到和登记 3）做好必要的录音录像工作

4）会议设备的的操作与维护

5）做好会议的记录工作

6）提供会议资料与联络协调

7）做好会议的保密和保卫工作以及处理会议中的突发事件

8）组织好会议期间的食宿、车辆、娱乐、照相等工作

9）编发会议简报

会后工作：1）合理安排与会人员返程 2）提醒与会人员及时做好各种物品的清退 3）清理会场与文件 4）撰写会议纪要

5）整理会议资料，立卷归档

6）会议效果的评估

7）会议的总结

5、秘书机构设置的基本原则是什么？

秘书机构的设置，必须遵循适应、精简、高效、规范化、科学化的原则

（1）适应性：要适应领导的决策与管理工作的需要。秘书机构的规模大小、人员多少，取决于不同机关、单位的职级高低及其工作任务的需求。

（2）精简：中央、国家机关的秘书部门一般不超过三级。地方各级机关及企事业单位一般一至两级。减少层次，减少环节，有利于高效运转。

（3）高效：要达到高效，必须重视秘书群体结构的优化，充分发挥秘书机构的整体效能。同时要采取积极措施，努力提高秘书队伍的整体素质。（4）规范化原则

（5）科学化原则：① 组织结构要科学

② 职责确定要科学

③ 团队人员配备要科学

6、秘书信息工作所收集信息有哪些类型？（1）按照信息源的性质划分：自然信息、社会信息（2）按信息的表现形式：语言信息、非语言信息

（3）按信息在秘书工作中的作用：预测信息、动态信息、回馈信息（4）按信息源的方向：上级信息、内部信息、下级信息

（5）按信息的内容：政策法规信息、指挥性信息、本单位信息、社会反馈信息、可比信息、相关信息、未来信息

7、秘书部门收集信息的途径有哪些？（1）信息网络渠道（2）文书渠道（3）书刊渠道（4）调查渠道（5）会议渠道（6）信访渠道（7）科研渠道（8）档案渠道

8、秘书对上司的补偿作用及其主要内容？（1）时间的补偿（2）精力的补偿（3）知识的补偿（4）能力的补偿（5）智力的补偿（6）心理的补偿

9、会议的基本要素是什么？

目的、时间、会址、主持者、名称、与会者、议题、议程等

10、秘书公文写作包含哪些基本工作程序？（1）明确发文主旨

（2）收集有关材料，进行调查研究（3）拟出提纲，安排结构（4）落笔起草，拟写正文（5）反复检查，认真修改

准备阶段 1）授受意图 理清思路

2）收集资料 寻求依据

3）拟订提纲 构思布局 草拟阶段 注意

1）讲究语法 字斟句酌

2）讲究逻辑 表达准确

3）讲究格式 遵规循格 定稿阶段

1）审核-发现问题

2）修改-改错与调整

3）定稿-领导审定 签发通过

11、秘书人员存在哪些常见的不良心理现象？（1）畏上心理（2）自负心理（3）厌倦心理（4）讨好上司心理（5）焦虑心理

12、秘书处理与领导的关系主要有哪些方法？（1）主动配合适应

（2）尊重与服从，但不盲从（3）委婉提醒，适时规劝（4）维护上司间团结（5）尽力消除分歧（6）巧妙回避

（7）不要参入个人意见和态度

（8）淡化低调处理矛盾（9）对领导说“不”的艺术

四、论述题

1、一名当代合格的秘书人员自身的素质要求包括哪些方面？（1）德：1）思想政治素质 A.远大的人生理想 B.坚定的政治信念 C.较高的政策水平D.较强的法治观念 E.高度的工作责任感 F.较高的遵守纪律的自觉性 2）秘书观念问题

服务观念 创新观念 价值观念 参谋观念 信息观念 系统观念 效能观念 保密观念 3）秘书作风修养

实事求是

主动负责

艰苦奋斗

联系群众

雷厉风行

严细谨慎 4）秘书职业道德修养

廉洁奉公 不谋私立；埋头工作 淡薄名利；服从领导 当好助手；谦虚谨慎平等待人；严守机密 不慕虚荣（2）才：秘书的知识与能力素质

1）秘书的知识结构

（基本层次 中间层次 最高层次）

2）秘书的智力与能力结构（智力:观察力 注意力 记忆力 思维力 想象力）能力:（语言表达能力

协调能力 管理能力 信息处理能力）

3）秘书的基本技能（电脑应用 双语言 速记与快读）4）秘书的特殊素质（3）心理素质（4）身体素质

2、紧密结合秘书工作实践论述秘书信息工作的重要意义。（1）辅助领导者正确决策

信息是决策的基础和依据。领导决策过程实际上是一个对信息的处理过程。（2）协助领导者科学管理

科学管理的实质：按一定的目标，对一个管理系统进行有效的控制。

[过程]

各方信息→领导者→信息处理→发出指令→控制管理系统→达到既定目标（3）开阔领导者与秘书的思路

信息社会 · 现代领导者的“信息饥饿”。秘书自身也极需通过信息工作来开阔视野和思路，提高信息捕捉能力、创新思维能力、分析判断能力、综合概括能力、参谋咨询能力和应用写作能力。（4）提高秘书工作效率

秘书部门和秘书人员的绝大部分工作如撰写公文、办理公文、立卷归档、调研、办会等等，实质上都是在处理信息。

3、秘书如何才能发挥好参谋助手作用？

（1）当领导选择决策目标时，秘书要依据领导打算解决什么问题的意向，通过信息和调研，广泛深入地了解有关的真实情况，发现和分析工作中的问题，提供领导在确定决策目标时参考；

（2）当领导酝酿决策方案时，秘书要围绕领导已定的决策目标，收集和处理有关的信息，充分调查研究，广泛听取各方面的意见，准确及时地向领导反映，并且协助领导去组织和协调各方面的力量，对各种备选方案反复进行比较、鉴别这一论证，将其结果加以分析综合，并可提出自己的建议，报告领导供决策参考；（3）当领导审定决策方案时，秘书要为领导集体的决策会议做好会前准备和会中服务工作，以便于领导在民主讨论的基础上实行正确的集中。同时，还要做好有关文件的起草、校核等工作，将领导作出的决策准确地加以表述并及时下达;（4）领导决策下达后，秘书要通过信息、调研、特别是督促检查等手段，及时了解和反馈决策的贯彻执行情况和接受实践检验的结果，总结经验，发现问题，促进决策落实，并可提出进一步实施决策或者补充完善决策的建议

第三篇：现代秘书学期末考试资料

郑州大学现代远程教育《现代秘书学》课程考核要求

说明：本课程考核形式为提交作业，完成后请保存为WORD 2003版本格式的文档，登陆学习的平台提交，并检查和确认提交成功（能够下载，并且内容无误即为提交成功）。

一． 作业要求

1.认真学习课程，广泛查阅文献资料，高质量完成课程作业。

2.必须由自己独立完成，不得抄袭或请人代写，雷同作业按照零分处理。

二． 作业内容

论述题（第一题40分，第二题60分，共100分。）

1、谈谈你对“秘书”概念的认识与把握。答：

一、秘书现象和秘书现象的社会定位

秘书和秘书工作，作为客观存在的社会事物和社会现象，是历史发展的必然产物。秘书学的研究，不应从历史上什么时候出现秘书职务开始，而应当从为什么会出现“秘书”这一本原开始。

文字的产生和发展，从五千多年前用兽骨占卜问神，到商朝甲骨卜问后刻写卜辞，体现了人在为权力服务中总结文字经验和发挥文字作用的本领，以文字为工具的社会服务随之寻偶。向当事人释解占卜凶吉，记录生产技术，记载个人秘密，提出某种建议，充当传递信使等秘书现象不断出现。这些现象的抽象，就是孕育“秘书”含义的本原。

秘书现象的应用价值，首先被氏族公社末期的贵族统治者所认识。他们对秘书现象进行了政治性和归属性的改造。

随着社会的发展，这种“围核机制”被模拟和扩散。表现为“核”的模拟和“围”的扩散。

这样，在我们的脑海中浮现了一幅图景。在社会前进的脚步中，以“围核机制”为特征的秘书现象不断地以一定的存在形态被凝固在社会各个系统、各个环节的枢纽之中。凝固点上的人就成为秘书现象的人格化身，成为“秘书人”。他们被称之为“秘书”或类似的称谓，实现了秘书现象的社会定位。这就充分说明，“秘书”是由秘书现象分离和衍变而派生出来的，它是一种符合社会管理发展需要的分工。

由于社会各个系统、各个环节的枢纽是个庞大的网络，因此在网络中无数点上定位的“秘书”，存在着社会属性、“凝固”形态和活动方式多元化的特征。事实正是这样，当今世界“秘书”的定位有官方的、民间的；政治的、经济的；行政的、专业的；集团的、个人的等等，不一而足。

总之，历史的发展，产生了秘书现象，秘书现象孕育和分娩了秘书人，秘书人承担了秘书现象的兼容升华和围核指向，满足了社会定位的需要；同时，社会对秘书现象及其“围核机制”的功能性选择，还在不断发展和扩新，呼唤出现新的“秘书”定位。这就是秘书现象和秘书定位历史发展的模型。这模型告诉我们，人类社会的秘书史，就是在这样丰富多彩的秘书现象动态发展中记载的。

二、从秘书现象看秘书概念

对秘书现象产生和演化，以及秘书职司起源和变迁的粗略勾勒，有可能为我们解释秘书概念找到了一把钥匙。

首先，秘书现象产生发展分离再发展再分离的演进规律，表明了它既有广义的扩展性，又有狭义的规定性。其次，秘书现象分离后的社会定位的围核化，社会定位历史发展的多元化，表明“秘书”在人格化意义上既有绝对确定性和连续性，又有相对确定性和间断性。这些，都给我们提示了秘书概念在职业化或人格意义上的外延的多维。

迄今为止，我们之所以未能对“秘书”定义达成共识，正是反映了对这一概念丰富内涵和多维外延把握的偏颇。人们从各自对秘书标准概念的想定出发，从各自对秘书实践的体验出发，从各自不同侧面的理解出发，就会得出不同的结论。

2、秘书工作是一种被动性和服从性都很强的工作，但要想成为一名出色的秘书，又必须发挥自己的主动性和创造性。问：请举例说明如何在被动性、服从性的大前提下，恰当地发挥秘书人员的主动性和创造性？

答：第一、智能结构合理，能发挥互补功能。

秘书工作包容项多、涉及面广，需要多方面的知识和专长。既要有通晓文字的，也要有熟悉管理的；既要有善于出主意的，也要有善于办实事的；既要有理论修养的，也要有实际经验的；既要有懂经济的，也要有熟悉政策、法律的，等等。在通晓文字者中，又要有比较精于某种文体的等。因此，应根据需要罗致有不同特长的人才，形成合理的智能结构，各展所长，互相补充，协调一致，妥善处理好各方面的工作，完成各项任务。如果智能结构过于单一，就不能够适应复杂多样的情况变化，给秘书工作带来很大的局限性。第二、年龄结构合理，能发挥师承功能。

秘书工作不仅包容项多、涉及面广，而且往往难度大、业务复杂，不经过较长时期的熟悉和磨炼是难以胜任的。即使是秘书专业毕业的学生，也并不是一走出学校就能够很好地胜任工作，而是需要在实践中不断学习，虚心向有经验的老同志请教，才能逐渐提高实际工作能力。所以，从秘书群体队伍的建设来看，要注意形成合理的年龄结构。既有经验丰富、业务权威的年长者，又要以各种方式及时吸收培养年轻力量，同时还应有业务熟练、能够保证业务接替的中年骨干。有了这样的年龄结构，老、中、青结合，就会使秘书群体内部师承相继，不断发展，充满生机和活力。

第三、性别结构合理，能提高整体效能。

在秘书群体中，男性和女性有着不同的生理和心理特征，对工作的适应性也是不完全一样的。一般说来，女性比较温和、谨慎、耐心、细致、善解人意，富有同情心。因此，秘书业务中内向性、技术性、程式性较强的一些工作，更适合由女性担任。有关实验还证明，同职业的群体中男女比例适当，还有助于改善人际关系，增进内部团结，提高工作效率。关于秘书工作人员的性别结构问题，在我国尚未引起足够重视，至于不同部门中的男女比例怎样才算合适，也还需要在实践中来进一步探讨。

二、加强目标管理

目标管理就是通过确定本单位的工作奋斗目标，以激励和引导全体人员更加有效的进行工作并对整个过程实施控制，最终实现既定工作目标的一种管理方式。

目标管理是办公室协助领导管理全局，推动各方面完成任务的管理措施，同时办公室本身也需要带头搞好目标管理。目标是在一定时间预定达到的效果。办公室实施目标管理，主要是：

1、实行“三定”

这里的“三定”，是定岗、定员、定责。定岗，要根据办公室的职责人物科学合理的实质工作岗位。定岗市一要高效精干，岗位明确，尽可能减少不必要的岗位；二要科学合理，尽可能将性质相近的工作归属分类，便于操作；三要职责相对宽泛，专兼结合，即突出岗位的主要职能，又要将其主要职能相对延伸和拓展，形成科学合理的岗位结构。定员，要做到人数适当，结构合理，既注意人员政治素质，又注意其举特长和个性特点；既注意年龄、工作实绩和工作经验，又注意身体状态和家庭负担，做到各得其所，各尽所能，扬其所长，避其所短。定责，要对每一个岗位的工作性质，任务大小进行认真研究，对其职责力求表述准确、恰当、具体，避免含糊不清。

2、建立目标体系

制定目标要科学、合理、既不能设置过高，以致目标无法达到而流于形式，又不能过低，以致目标失去鞭策效应和约束力。具体来讲，目标的确定要坚持“四性”：一是可靠性，所定目标的各项要求，经过努力是全部可以达到的；二是明确性，既目标提出的各项要求表达要具体明确，便于操作；三是可衡量性，做到心可用数字表达的可能量化，使目标、任务的落实更具严密性和可控性；四是可协调性，目标所提各项要求与若干部门的工作职能相关时，各自的权、责、利也要明确具体，以利于互相协调与配合。

3、加强考评检查

一般来说，定量目标较为便于考核，因其工作进度和工作质量具有直观性，因此只需要进行阶段性检查，每季度或半年一次即可；而定性目标则需要进行经常性的考核检查，并做好记录，以便及时发现工作中存在的问题，掌握目标进度，并及时反馈实现目标过程及状况的信息。

在实际工作中，一些地方把考评分为三个阶段实施：（1）第一阶段，以协商方式确定办公室工作的目标结构体系，主要是确定总目标，确定下面职能岗位如秘书、文书、信息、督查、综合、调研、行政后勤、机要保密、信访、对外接待等岗位的小目标，以及协调各岗位、工种的小目标，使之形成完整的目标体系。

（2）第二阶段，以自我控制为主的方式实施目标，由各岗位工作人员自己决定完成任务，实现目标的途径和方法，上级领导不要包办代替，不加干涉。（3）第三阶段，以工作人员自我总结为主进行目标成果评价，主要是自我总结完成的程度、所遇到的问题与克服困难状况等。具体步骤有：

自评。自查填表，可把定量性目标各设100分，将所要考评的内容，如目标要求、工作内容和工作质量、考核条件、计分标准、增分减分等项一一列入表中，自个人自评填表。

互评。由相近、相关工作人员，按同样内容，互相评比打分。综合评比。由领导人主持，集体议定分数。

4、进行总评奖惩

实施目标管理的目的是激励和调动工作人员的积极性，从而促进人们自觉地完成任务。去年总结交流经验教训，就是对实现了目标的个人和单位分等级给予奖励、表扬；未实现的给予批评、减少或扣发奖金等。

考评当中必须坚持实事求是的原则，客观分析目标的科学性和可行性，统一考核标准，并将季度、半年和年终考核结合起来，采取听、查、看、算、评等方法，进行调查。通过考评，做到总结经验，肯定成绩，激励先进，鞭策后进推动各项工作的健康发展。

三、强化秘书制度的建设

管理，才能有效地控制和保证机关运转的有序性，实现领导决策的科学化，消除机关内耗，提高工作效率，充分调动和发挥秘书工作人员的积极性、主动性、创造性，达到以办公室科学管理的目的。

第四篇：秘书学

秘书学概论

试卷题型：简答题、案例分析、情景题、论述题

一、秘书出现的词义发展变化

1、古代秘书一词的含义

宫中秘藏之书

《汉书.叙传》载：“（班）斿（东汉著名史学家班固之祖先）博学有俊材，„„与刘向校秘书。” 谶纬图录等一类书籍

指官职名称

如：秘书监、秘书令、秘书丞

官署名（机构名）如：秘书寺、秘书省、内秘书院

注意：

不同的时期人们对秘书的认识、理解是不同的，秘书工作有一个不断发展的过程，不同时期，不同国家，秘书在实践中的形态也不相同。

“从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施提供服务的人员。

----国家职业标准

“秘书应是主管人员的一位特殊的助手：她/他掌握有办公室工作的技巧，能在没有上级过问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性和正确判断的能力，并且在所给予的权力范围内作出决定。”----国际秘书联合会

在我国，从工作实践的角度看，秘书有狭义和广义两种解释。

秘书：是为政府机关、企事业单位、团体或个人提供辅助管理、综合服务的人员。问题：什么是秘书？文秘、秘书长、办公室主任、文书、行政助理

目前秘书在各类政府机关、企事业单位中属于最基础，也是最重要的岗位之一，其岗位职责描述也是最模糊和最广泛的。目前，一般把秘书、行政、助理、文员这几种相关职业都划分在秘书的岗位范畴中。

二、秘书的类别和层次（了解）

教学秘书、党务秘书、行政秘书秘书长、办公室(厅)主任、秘书处长(科长)、秘书

1、秘书的类别

1）、从服务对象分类：集体秘书、个人秘书（私人秘书、专职秘书）2）、从具体工作分类： 文字秘书 机要秘书

行政秘书 信访秘书等。3）、从所属行业部门分类：党政秘书、企业秘书、军队秘书、法律秘书、医药秘书等 4）涉外秘书：指在我国的三资企业、外国驻华机构、我国涉外单位和部门供职的秘书。（私人雇主聘用协助处理涉外事务的也包括在内）

2、秘书的层次

我国，社会上常习惯按秘书人员的职位高低区分秘书层次。

如：秘书长、办公厅主任；办公室主任、秘书处长、科长；普通秘书、文书(科员)一些公司根据所在岗位层次可分为：

董事会秘书；总经理秘书；总经理办公室秘书；经理秘书；经理办公室秘书；前台接待、事务助理等

三、秘书人员的素养（秘书素养是指秘书人员开展秘书工作必须具备的内在基本条件 知识结构；专业能力；职业道德；外在形象、气质；职业性格、心理素质；工作作风等。注意1：外在形象与形象管理

一般要求：整洁的发型、清爽的面孔、干净的手部、合适的着装、优雅的姿态、谦和的态度、得当的言谈举止等 注意2：职业性格与性格塑造 性格是一个人对外界事物及他人的态度和行为上表现出来的比较稳定的心理特征，也是一个人内心情绪的定位。如：冷漠、热情、诚实、虚伪、认真、马虎、自信、自卑、大方、羞怯、勇敢、胆怯、果断、犹豫、开朗、抑郁、敏感、迟钝

职业性格：性格与人的职业有很大的关系，长期固定做一件相同的事，无疑会使从事同一职业的人形成相同的职业性格，然后约定俗成，这种职业性格也就成为了同业公认的职业标准。秘书职业性格：豁达、温和、热忱、缜密、敏捷、内敛、自制等

注意： 情绪是非常私人化的东西，别人有可能影响你，但无法控制你，真正能够控制你的情绪的人只有你自己。

四、秘书的职业道德

秘书的职业道德是人类普遍道德精神在秘书工作实践中的具体运用，是从事秘书工作的人们，在长期的职业实践中形成的调整相互关系的行为规范的总和。

秘书职业道德规范规定秘书人员在职业活动中的行为规范。秘书人员的职业道德要求主要由秘书工作的特点和要求决定，同时受各国的社会制度，文化背景、价值观念和风俗习惯等的影响。

忠于职守，自觉履行各项职责；服从领导，当好参谋；兢兢业业，甘当无名英雄；谦虚谨慎，办事公道，热情服务；遵纪守法，廉洁奉公，不假借领导名义以权谋私；恪守信用，严守机密；实事求是，勇于创新；刻苦学习，努力提高思想、科学文化素质；钻研业务，掌握秘书工作各项技能。－－《秘书职业技能培训鉴定教材》

任劳任怨，不辞辛劳、服从领导，当好参谋，辅助而不干预、协助而不干扰、参谋而非全谋(参谋不决策、参与不干预、分忧不分权）实际问题是：锋芒太露，喧宾夺主，抢占风头 甘居幕后（甘当无名英雄）

协助上司处理事务，协助上司正确思考，协助上司打理企业。像上司那样思考，比他们考虑得更全面更深刻！像上司那样行事，比他们做得更周到更出色！将微不足道的事做到完美无暇，将举足轻重的事做得无懈可击！我们无法改变上司，但是我们可以影响上司！摆正位置，自尊自重，平等待人“协调”而非“指挥”；不可妄自尊大；不可越权办事

“作为秘书我需要我的工作得到老板肯定的同时也需要我的人格得到老板的尊重”

“下属”而非“奴仆”； 不可盲目遵从；严守机密，提高警觉，严谨细致，迅速敏捷，无微不至和无懈可击

秘书职业的特点是对所有问题所有细节的全部掌控与恰当处理，任何一点疏忽都有可能带来无法想象的可怕结局，对此绝对不能掉以轻心。

五、秘书的知识结构

知识结构，是指个人为实现一定的目标，在对人类知识体系进行学习与选择后，在自己头脑中形成的具有一定层次的互相协调的知识系统。是指一个人掌握知识的门类和深广度，是知识整体构成的各个部分及其结合方式。

秘书人员的知识结构的总体应体现：丰富性（宽阔性）、动态性－、层次性（整体合理性）

1、秘书知识结构的模式－ “通才型”（复合型）的秘书，其知识结构应由以下几个部分构成。

基础知识、专业知识、行业知识、边缘相关学科知识 国家职业秘书培训鉴定：“以企业需求为导向，以职业能力为核心”

基础知识：文书基础、计算机应用基础、办公设备的使用、速记基础、企业管理基础（企业管理常识、企业文化、企业人力资源管理）、法律法规（行政许可法、公司法、合同法、电子签名法、反不正当竞争法、劳动法、知识产权法、世贸组织相关知识）、会计、统计、金融、税收常识。秘书业务知识：会务管理、事务管理、文书拟写与处理等，英语（涉外秘书证书），日本高等院校秘书学科课程门类设置

2、秘书人员的能力要求

广义“能力”是指一个人成功地完成某种活动所必需的主观条件。三个层次：一般能力（智力），观察力、记忆力、想象力、思维力、注意力等，业务能力，操作技能，表达能力，书面表达（写作能力），口头表达等

要求：清楚、简洁明了，有条理；注意分寸与原则相结合；说话艺术，机变、幽默。理解和领会的能力，分析综合能力，沟通协调能力，应变能力，交际能力，操作能力（操作技能）通过反复练习获得的运用某项专门技术的能力。现代办公室设备的操作与保养，办公室常用办公软件的使用，网络、通讯技术，速记、打字等

注意：秘书素养的不同层次需要、秘书班子的群体优化

3、秘书的培养 1）、培养途径

学历教育、短期专业培训、岗前培训与在职培训、自我培养 2）、秘书的职业资格鉴定

秘书鉴定及授证工作的开展有助于规范秘书培训和促进就业服务。对用人单位挑选合格人才提供客观标准

1997年，国家劳动和社会保障部委托国家职业技能鉴定专家委员会秘书专业委员会制定了《国家职业技能标准（秘书）》和《国家职业技能鉴定规范（秘书）》，并经劳动和社会保障部组织专家审定通过。

1998年6月，国家劳动和社会保障部在试点省市首次进行秘书职业资格考试。目前国外一些秘书授证考试开始进入我国。

六、秘书与领导的关系

1、什么是领导同秘书的和谐关系？

三个一致：政治思想、价值观念上趋于一致、工作上一致、兴趣爱好一致、亲密有度，情感有节、工作上的主从性(上下级关系)＋人格上的平等性＋私下的朋友关系

雷区和误区：要忘了你是谁－－任何时候不要替上司做决定、过分亲密使不得、秘书不是老板的家奴

2、如何与领导处理好关系

充分了解领导,并理解、尊重领导，注意维护领导的威信（正确的看待领导）、做好本职工作及领导交办的工作，尽心协助领导、善于处理各种特殊情况 发现领导人间有矛盾时，正确定位，把握好平衡全局的度，正确判断领导人之间矛盾的类型。妥善处理。即把握原则，灵活处理，合理化解，减少矛盾，而不是制造矛盾。不要到处宣扬领导的矛盾。（以利于团结为目标，保持中立和不介入的原则，采用沟通、折中、回避等方法来妥善解决）、发现领导有缺点、出错时不要毫不留情地揪住不放，应尽可能多方面帮助他（她），应运用说话的技巧和适当的方法在适当的时机向其点明，或委婉规劝其改正

3、与领导意见相左时

（1）首先应考虑一下自己的想法是不是真的有道理。（2）提出自己想法，应针对不同领导采取不同方法（因人而异）。（3）注意不同的场合，选择好时机，选择好方法。

4、领导误解你时

（1）主动沟通，积极接触。“理不讲不清，话不说不明”（2）佯作不知，用行动表白。（3）不要心存不满，在背后批评领导。

5、自己做错时（1）应想到纸包不住火，千万不要掩饰。直接向领导承认你的过失，比别人向领导汇报你的过失好得多。（2）领导可能原谅秘书犯错误，并允许秘书改正错误，但不能允许秘书的欺骗。（3）承认过失前，要分析犯错原因，寻求补救的办法。（4）诚心接受责备并道歉，切勿强辩或带着情绪工作。

6、当领导人发火时

一般情况下，不要过分介意。不必与上司赌气，甚至还以颜色，或与领导闹情绪。根据不同情境和不同原因，采取具体对策。

七、秘书与一般同事的关系

1、秘书与一般同事关系的特征

工作上的合作关系，平等的相对稳固的业缘关系

2、秘书处理与一般同事关系的原则和要求

不可盛气凌人，能真诚地关心别人、换位思考、求和不求气，多一份宽容 注意：忽逞一时的口舌之能，不要将正常工作矛盾转化为个人恩怨。一视同仁，同等友好、维护上下级及同事间团结，正确对待“敲边鼓”和“小报告”问题。

3、秘书其他业缘关系的特征：广泛性、复杂性、灵活性

4、秘书处理其他业缘关系的原则与要求

广结良缘、一视同仁，以礼相待、发挥微笑的魅力、记住别人的姓名、真诚地关心、赞美他人

八、秘书工作内容 常言为“三办”：办文、办会、办事 “文书、事务、一般管理” 依据：权威机关的规定及组织机构的岗位职责规定；现实状况

政府秘书长和办公厅主任任务：协助首长综合情况，研究政策，推行工作、协助首长密切各方面的工作联系、协助首长掌管机关内部统一战线工作、协助首长掌管保密工作、掌管机要工作、主持日常行政事务(包括公文处理、会议组织、检查与督促政府决议的执行等事项)掌管机关事务工作(包括机关财务、生活管理、学习娱乐活动等事项)－《关于各级政府机关秘书长和不设秘书长的办公厅主任的工作任务和秘书工作机构的决定》

1、主要职能：办公程序。

（1）文件的拟、收、发、存（归类、立档）；（2）召开会议、会议纪要；（3）掌印：开具企业一切对外证明，加盖公章（需授权）；（4）检查：检查公司的一切程序是否得到执行；（5）负责所有文件的打字、复印；（6）制作总经理会议邀请信，并担当该会议接待员（7）保持办公室整洁，做好来宾的接待工作；（8）传达总经理的各项工作指令，及时检查是否得到执行，迅速反馈信息，同时提出解决的意见。

2、兼管职能。（1）公司大事记；（2）统计：为企业提供各项统计数字；（3）司机管理；（4）参加合同条款的讨论和签约；（5）市场分析、市场调查；（6）公司宣传、促销活动，P0P广告设计、制作（7）不管部。

总则：程序化、科学化；规范、高效；

细心、创造性。小事不过日，大事不过周。

3、秘书工作内容

政务性工作、业务性工作、事务性工作（政务性工作、日常事务性工作）

目前我国政府机关与企事业单位的秘书常规工作大致有以下十多项：文书撰写与文字记录、文书处理、档案管理、会务工作、办公室管理和机关日常事务管理（办公室环境管理、办公设备和用品的采购、保管与发放、印信管理、公车及会议室管理、办公室现金管理、商务费用办理、电话处理、邮件处理、值班工作等）接待工作：信访工作（处理人民来信、来电，接待人民群众来访的工作）日程安排：出差服务、安排落实领导外出活动

包括：出差日程管理；与相关单位联系和协调；安排交通工具、住宿地点；出差费用报销；随从工作等、督查工作、协调工作：领导间、上下级间、部门间、单位间等关系的协调；项目、工作计划的协调；公文、会议的协调、保密工作：保密工作是为达到保密目的所采取的必要手段与措施。（重点环节：文件保密、会议保密、通讯保密、涉外保密、宣传报道保密、计算机保密等）其他（照顾上司、辅导新秘书、公关工作、谈判工作、临时交办事项、突发事件处理等）-注意：秘书工作内容是随着社会的发展而变化的4、秘书工作的特点

（一）被动性与主动性的统一（1）秘书工作中的矛盾统一、辅助地位决定工作中的被动性，秘书工作围绕领导工作展开(为领导活动提供直接或间接的服务)，秘书工作要服从于领导工作(领导工作处于主导地位，秘书工作处于从属地位)，秘书工作行为（干什么，如何干）的发生多具有被动性(遵命而作，受制于领导的意图和指示的精神)，有些工作带有不可预测性。

“我能做什么”，“还需要我做什么”，工作性质的辅助性，工作要求的主动性，被动中寻求主动，做到被动与主动的矛盾统一

注意：

秘书本身、领导、工作环境、秘书工作的有效管理等、与秘书工作的主动性的充分发挥的关系

关键:越位问题

人们把说话办事、处理问题超出其身份、职权的现象称为越位，也称越权。主要包括决策越位、工作越位、答复问题越位、礼仪越位等，有领导和下属两方面的原因

以下几种行为是典型的超越秘书职责范围的行为，秘书在工作中必须加以注意：

1、未授权，在各部门送上来的报告上签字盖章。

2、私自代表上司与客人洽谈业务

3、随便接待或回绝没有预约的客人

4、询问会议内容

5、随意决定上司的工作日程

（2）被动与主动的矛盾统一－－被动中寻求主动

问题：如何做到被动与主动的统一？

常规性工作，形成规范，明确程序，不必吩咐即应按惯例主动做好。(将一些工作制度化、规范化)在充分了解领导，了解领导工作需要的基础上，能有效预测、主动提供一些超前服务。(想领导之所想，急领导之所急)强烈的责任心，主动工作的精神，积极去发现问题，有效拾遗补缺。做事灵活，注意分寸把握。(注意主动性的“度”，既不越权，也不失职)

（二）机要性与群众性的统一

辩证地处理好两者的关系，既保持警惕性，保守机密，又不能以强调机要性拒群众于千里之外，脱离群众，甚至于与群众格格不入。

（三）事务性与思想性的统一

秘书部门既要参与政务，又要管理事务。前者具有很强的思想性与政策性，后者具有很强的事务性。“嘴勤、手勤、腿勤、脑勤”

秘书工作的关键是进退有度,事务性与思想性并重，秘书人员要有自己的思考和独特的见解。不能一味地被事务性工作牵着鼻子走，没有独立的见解，使自己成为庸庸碌碌的事务主义者。

强调秘书工作的思想性，并不是说秘书人员不需要做那些繁杂琐碎的事务。

（四）综合性与专业性的统一

“杂家”与“专家”的结合

（五）经常性与突击性的统一-

3、秘书工作的作用

参谋和助手作用，信息枢纽作用、耳目作用，协调作用，领导机关的门面作用 思考题：

你认为除秘书个人素养因素外，还有哪些因素会影响秘书工作的有效性、积极性？

秘书工作能否有效发挥沟通协调作用、助手参谋作用、耳目作用、门面作用，除了有赖于秘书人员本身素质的提高，以及对秘书工作规律的把握外，还与秘书工作的科学管理有着密切联系。没有合适的管理体制、制度、方法，秘书工作的积极性、工作的有效性都是会受到影响的。

九、秘书工作的管理

1、指用现代科学的管理方法和手段，使秘书工作达到规范化、制度化和科学化。“三化”：规范化、制度化、科学化

规范化:指各项秘书工作都符合经过长期实践经验证明的切实可行的程序和标准，也就是标准化。制度化：指在各项秘书工作中，明文制定严格的办事规程或行动准则，严格按规章制度办事。科学化：指各项秘书工作必须遵循秘书工作本身的客观规律，选择符合这些规律的最佳方案进行工作，以取得质量最好，效率最高的效果。规范是基础，制度是保证，科学化是目标。

2、秘书工作管理的内容

秘书工作的管理涉及的内容很多，如机构的设置，秘书的岗位职责设置，秘书工作任务分配，秘书具体工作的制度规范，工作方法，人员的选用、考核培训、奖惩等多方面。对秘书人员的管理 对秘书工作的管理

建立系统科学的秘书工作规范和制度。“没有规范不成方圆”秘书工作规范和制度是指秘书工作的法律准则和行为标准。包括：法律、法规、规章、内部规章制度等内容涉及多方面。问题：（1）、制度规范的合理性、完善性、可行性、有效性存在问题。（2）、制度的落实与执行存在问题

完善秘书任用、考核、奖惩、培养等机制

问题1：选拔任用机制不完善，导致不合格秘书被选用，影响秘书工作的质量，易滋生腐败，领导满意与否？具有很大程度的主观随意性；可能影响组织整体目标实现；易形成人身依附关系。

3、加强对秘书工作人员的领导和管理。

领导同志的秘书，行政上受各自领导同志和领导同志所在部门的办公厅（室）领导。秘书工作人员考核和奖惩由领导同志所在部门的办公厅（室）和同级组织部门负责。考核与奖惩、晋级等挂钩

4、评估中心（assessment center)岗位责任制与岗位目标管理应与考核、奖惩结合，形成有效的竞争机制与激励机制，才能收到应有效果。

问题3：在职教育、培养机制不完善影响秘书的职业操守与专业能力提升。如：入职培训 秘书机构的设置应遵循必要、合理、精简、应变的原则，以达精简节约、提高工作效能的目的。问题：机构臃肿，层次繁多，关系不顺，人浮于事。应减少层次，人事结合，避免分工过细，因人设岗。

我国政府的秘书工作是秘书长领导下的办公厅（室）统管秘书业务、研究工作、机关事务工作的形式。

秘书业务部门

秘书长――办公厅 政策研究部门

机关事务部门

以某直辖市委的秘书工作机构及其部门为例： 市委办公厅（局级）：

秘书一处（文件处理、会议工作）、秘书二处（值班、接待工作）、秘书三处（搜集信息、动态，起草文件，编写简报）、信访处（人民来信、来访工作）、巡视处（督办、查办）、机要处（机要工作与保密工作）、行政处（机关日常行政事务工作）、政策研究室（政策研究工作）

政策研究室原属办公厅领导，１９８４年独立建制，升格为与市委办公厅平级的局级机构，直属市委领导，组织如下： 市委研究室（局级）：秘书处（文件、会议、接待等工作）、经济处（研究城市经济政策）、科教处（研究科技、教育政策）、农村处（研究农村政策）、宣传处（政策宣传工作）、党群处（研究党群关系）

采用先进的办公技术与办公方法，实现办公自动化

十 秘书工作的起源与发展

1、我国古代秘书工作

古代官职的职责范围、官僚机构设置与现代有所不同，把某个职位比为秘书职位，某个机构比为秘书机构，有时可能不完全准确。

同一官名，同一机构，朝代不同其职掌权限也有变化。如“尚书”为了限制秘书弄权，历代帝王往往不断设立新的秘书机构，于是数千年封建社会中重复出现一现象：某一时期大权在握的官员，往往是前一时期皇帝秘书的较低的内廷官，到下一时期，又逐渐被新起来的皇帝秘书取代。

2、秘书与秘书工作的起源

古代秘书名与实不符，主要从现代秘书的基本职能去考察。

（1）传说中的黄帝时代 仓颉造字，任黄帝的史官。《汉书.古今人表》

“龙„„命汝作纳言，夙夜出纳联命”－－《尚书.尧典》 “纳言，喉舌之官。听下言纳于上，受上言宣于下。”

－－《尚书》孔氏传 “古代之治天下，朝有进善之旌，诽谤之木，所以通治道而来谏者” －－《汉书.文帝本纪》（2）、奴隶社会时期的秘书工作

随着国家职能的发展，秘书工作逐步完善、成型 早期“巫”、“史”不分、后逐步有了专门的机构及官员配置、商末周初：秘书机构－－太史寮、天府、太史，左、右、内、外四史，椽史，掌节，守藏史等 出现了一些处理行政事务的专门文书，形成了最初的文书工作如：典志、诰、命、谕等最早的政治文件汇编《尚书》典：上古帝王分布政令、法典的文书。命：下达文武百官的文书。诰：君王对臣下的命令。谕：君王对臣下的训示。

逐步形成了一些秘书工作制度

西周至春秋时期：正副本制度、保密制度、用印制度等（3）、封建社会时期的秘书工作

秘书人员、机构：秦以后从中央到地方（郡、县）形成了一支庞大的秘书队伍，主要有：

御史 尚书 尚书令（尚书仆射、尚书郎）、博士、主玺令史、谒者令、中书令（中书监、中书侍郎、中书舍人）、黄门侍郎、翰林学士 长史、主簿、记室令史、掌书记、令史、书吏殊现象：宦官秘书 非官方秘书：门客、幕僚 清末幕僚兴盛及幕学产生：绍兴师爷，幕馆，《幕学举要》、《入幕须知》等

秘书机构主要有：

西汉成帝 “尚书台”（后改为“尚书省”）

魏文帝 “中书省”、“门下省”

隋唐

“中书省”、“门下省”、“学士院”（翰林院）

宋

“中书省”、“门下省”、“枢密院”

元

“中书省”、“行中书省”、“行枢密院”

明

“内阁”（设中书科、诰敕房、制敕房）“通政使司”、“司务厅”、“尚宝司”

清 “内阁”、“翰林院”、“军机处”（设方略馆、内翻书房）、“通政使司”、“奏事处”

3、主要秘书工作

文书工作和档案管理工作、参谋言谏、上下信息传递沟通工作社会调查（了解民情）、信访工作、会务工作（典礼活动组织）

4、秘书工作制度

文书工作制度：

保密制度

行文制度

三省制度

请示类公文一文一事制

文书立卷制

限期承办制 贴黄、引黄制（公文摘要制度）

批红、票拟制（条旨制）行移勘合制度

催办制等

战国：主官签发制度

秦汉：对公文的名称、用途，甚至用语都作了严格的规定。有专门的文书传递制度 “邮”、“亭”后代改为“驿”、“驿站” 魏晋南北朝：请示类公文一文一事制度

唐：对公文的用纸、撰制用语、折叠、誊写、用印、封存装、收发登记、移交有明确的细则 贴黄制度：贴黄，公文如有变动，可另写小块黄纸补贴。

保密制度：唐对中书舍人有四禁“一曰漏泄，二曰稽缓，三曰违失，四曰误忘。”凡泄密者轻则杖责，重则绞刑

宋元宋保密制度：枢密院专管机要文书的官员不准私出访问，也不准接见客人。引黄（公文摘要制度）：章奏文书须将内容要点、呈递日月写于黄纸，贴于封面或正文之前，称为“引黄”催办制度：专事催办、限期催办。宋：催驱房，元：急传铺、元公文照刷、磨勘，文书立卷等制度

明： 批红：根据皇帝亲批字样或奉旨由司礼监太监替皇帝批答章奏。票拟（条旨）：百官奏章先由内阁大学士用小纸条写上初步处理意见，贴在文书上供皇帝参考。限期承办制度：小事5日，中事10日，大事20日，限期内完成，误期受罚。行移勘合制：提倡公文“辞尚简要”、“直言简易”，三令五申禁止浮文妨要，要求“删去烦文，务从简要” 清：统一奏本格式，限定题奏本章及贴黄的字数，书写规则 秘书的选拔、使用、考核、监察制度

隋唐、宋元、明清都有严格的秘书选拔、选拔、使用、考核、监察制度

唐：官吏铨选标准：身、言、书、判。身，体貌丰伟；言，言辞辩正；书，文笔流畅，文字楷法遒美；判，文理优长和实际工作能力强 考核制度：德、行。德的标准是“四善”，德、慎、公、勤。行的考核标准有27条

明： 明朝规定，四品以上的官员，九年任满时自我鉴定，由皇帝亲自考核裁决优劣。五品以下的在一考、再考、通考后，由吏部、都察院再出题考核，之后再鉴定工作成绩。考试内容有三项：文理粗晓、行移得当、书札不谬。晚清时期的秘书工作

政府秘书工作开始参照外国制度

1911年5月《内阁属官制》规定内阁设“承宣厅、制诰局”，负责秘书工作。陆军部首先设置“承政司”，下设“秘书科”等四科。地方总督、巡抚等大员身边设“秘书员”近代技术在文书档案中得到应用

适应洋务运动的发展，一些厂矿企业中也设有文书档案机构。如：文案处

5、中华民国临时政府时期

总统府下设秘书处，设秘书长一人（总揽各项文秘事务和日常工作），设秘书若干。各省都督府设秘书厅（处、局）、文书局（部）

贯彻反封建的思想，文书工作进行了各种改革

《公文程式条例》 出现私人秘书

6、北洋军阀统治时期的秘书工作

为适应对外交往的需要，国务院设有各种专门的外事秘书，如英文秘书、日文秘书。建立常任文官制度

培养官吏的学校里设置了公文课程。《公文程式》（直隶法政专门学校编制）

7、国民党统治时期的秘书工作 政府、军队设立了一整套秘书机构，各级政府都设有专门的秘书工作机构 文官处 秘书处(总务、机要、撰拟)秘书室待从室（蒋介石亲信秘书机构，处于蒋介石与政府各部之间的枢纽位置）副官处、机要科 文官长 秘书长 秘书 录事 事务员 书记官 文书 1927－1945年进行了三次“文书改革”运动。“公文改良法” “文书档案连锁法” 提出了秘书的任职资格问题

《国民政府秘书及科员任用规则》：国民党党员；国内外大学或专门学校以上毕业的学历；具备任文职三至四年的资历，有特殊的学识经验；由国民党委员二人推荐或主管长官保准。

十一、中国共产党历史上的秘书工作和新中国的秘书工作 民主革命时期中共领导下的秘书工作的特点 老一辈革命家非常重视秘书工作

秘书机构和秘书工作方式、工作内容灵活多样 秘书工作条件极其艰苦

善于总结经验，形成一些比较成熟的制度

1、建党初期的秘书工作

1923年第三次代表大会上决定建立秘书制，大会选出中央秘书为毛泽东

1926年四届三中全会决定中央设秘书处，下设五科（文书、会计、交通、翻译、出版）。各省委也分别设秘书处或秘书科。

2、第二次国内战争时期的秘书工作

秘书厅 秘书科 秘书处 总务处（文书、收发、印刷、交通）建立机要科 长征中仅保留机要科和中央秘书长一职 建立文书工作规范

3、抗日战争时期的秘书工作

1937年，党中央重设了秘书处，下设“机要、文书、材料、会计”四科。(组建中央办公厅)1938年后，边区政府均设秘书处或秘书室，配主任秘书、秘书、文书、庶务和收发等人员，承担各项秘书工作。

秘书处不仅负责文书工作，还包括会计、统计、人事及其他各种事务。建立了新的秘书工作制度。

颁布了《陕甘宁边区新公文程式》、《改革公文程式的理论与实践》等文件，签批电报制度、传阅文件制度、文件登记、批办制度等，加强了会议组织工作，制定会场规则。

4、解放战争时期的秘书工作

逐步形成以后各省、市秘书机构的架构 1948年华北人民政府：

秘书长

秘书厅(后改为办公厅)：秘书处、行政处、人事处、新闻处、交际处、调查研究室等

确定了“秘书长领导办公厅，统管政策研究工作、秘书与行政工作、机关事务工作”模式

进一步改进和完善文书工作。发布《公文处理暂行办法》和《办事通则》等文件。公文种类有所增加，实行“一事一报”制度，完善了电报的承办和归档制度，建立报告制度。

5、新中国的秘书工作

建国初总结秘书工作经验，改革国民党统治区秘书工作，逐步建立适应社会主义国家的秘书工作机构与制度。完善秘书工作组织、规范秘书工作、提高秘书工作效率 6“文革”时期的秘书工作

秘书机构和秘书工作受到严重冲击、秘书队伍素质下降、公文形式主义泛滥、弄虚作假 改革开放后，我国的秘书工作呈现新的局面

1981年开始，十多年间党中央召开多次全国秘书长、办公厅主任会议

1985年1月，党中央召开第三次全国秘书长、办公厅主任座谈会。提出秘书工作的“四转变”，“三服务”。

“从偏重办文办事转变为既办文办事、又出谋献策；从收发传递信息转变为综合处理信息；从单凭老经验办事转变为实行科学化管理；从被动服务转变为力争主动服务” “三个服务”：为本机关领导和上级机关服务；为本机关其他平级的职能部门服务；为下级机关和人民群众服务。

四转变：秘书工作的规范化、制度化，秘书工作的专业化、职业化，秘书工作的现代化、自动化，秘书工作内容发生一些转变

秘书从业者逐渐增多，新秘书种类不断出现

第五篇：秘书学

一．秘书：能在授权范围内作出正确决定的助手，即从事办公室程序性工作，协调上司处理政务及日常事务，为决策及实施提供服务的人。

二．秘书的分类：

纵向的分类：是按照秘书的业务水平进行的

（一）从层次来说，可分若干类秘书。一方面，秘书所在的机关、单位，其级别有高有低，可分为中央、省（市）县、基层；另一方面，在同一机关、单位，秘书人员的职位也有高低之分（初级、中级、高级）

（二）从辅助功能的角度分类，可分为技术操作层、行政执行层、辅助决策层秘书，在省，市机关，一般划分为科长，办公厅主任，秘书处处长，科长，股长，科员，办事员

横向的分类：是以秘书工作内容或所从事行业为标准来分类

（一）按照服务对象，经济来源：1.公务秘书；私人秘书（是指私人、私人企业、民办企业等出资雇佣兵为其服务的秘书）2.不同行业或所属的部门分类，党政、行政、经济、军事、司法、文教。3.按秘书的工作内容：文字秘书、机要秘书、行政秘书、通讯秘书、事务秘书

一．秘书学的定义：就是研究工作的产生、发展及其工作规律和发展趋势的科学。

二．秘书活动的基本要素：秘书人员、秘书工作、秘书方法、领导意图、秘书环境（秘书人员是秘书活动的主体；秘书工作是秘书活动的客体要素；秘书方法是秘书活动的中介要素；领导意图是秘书活动的准绳和尺度；秘书环境是秘书活动的外在要素）

一.秘书工作的含义：就是以领导的工作运转和决策服务为宗旨，在办文、办会、办事等方面从事参谋性、辅助性的工作

二．秘书工作的内容（从总体上分，可分为三类）

1.政务性工作，是直接为领导决策（包括党政机关的决策和企业的重大决策）服务的综合性工作

2.业务性工作：是指带有专业性质的常规工作

3.事务性工作：是指一些专业性不强，主要依靠经验和责任心就能办好的机关具体事务 三．秘书工作的特点

1.辅助性：辅助性是秘书工作的根本属性和最基本特征：A.所有的现代秘书工作都要围绕领导工作展开；B.秘书人员只有发言权而无表决权，更无决定权；C.秘书人员在处理任何问题时，不能超越职权范围自作主张

2.综合性：秘书工作的综合性，是由秘书机构的综合性决定的 3.机要性：秘书工作的机要性，就是指秘书工作的机密性和重要性 4.事务性：体现在对各种事务性工作的处理上

5.被动性：秘书工作的被动性是由秘书工作的辅助性特点和服务宗旨所决定的。四．秘书工作的作用

1.参谋，助手作用；2.枢纽作用（首先表现在它要做好上情下达，下情上传的工作，秘书部门要充分切实做好各职能部门的协调，平衡工作）；3.协调工作；4.门面作用

五．秘书工作的原则：保密原则；准确原则（办文要准、办事要稳、情况属实、主意要慎）；迅速原则；实事求是原则

六．秘书工作的方法

1.调查法（包括典型调查法，重点调查法，抽样调查法，个案调查法）

A.典型调查法：根据调查目的和要求，选取少数具有代表性的典型单位进行调查研究，借以认识事物的规律及本质的一种非全面的调查方法（省时省力）

B.重点调查法：是指在全体调查对象中，选择一部分重点单位进行调查，是一种补充性的调查法

C.抽样调查法：从研究对象中抽取一部分单位进行考察和分析，推断总体的数量特征的一种调查方法（起到全面调查的作用）

D.个案调查法：是对一个人，一个群体，一件事，一个社会集体或一个社区所进行的深入全面的调查

2.研究方法：包括比较方法、类比方法、分析方法和综合方法

3.参谋方法，原则：只谋不断，要有全局观念，站在领导者的角度思考问题。包括随机参谋法、预测参谋法、求同式参谋法和求异式参谋法。A.随机参谋法：根据领导工作发展变化的情况随机向领导者提出意见和建议。B.预测参谋法：对未来的发展趋势做出预测，提出有远见、有对策的意见和建议（超前性）C.求同式参谋法：参谋者采取与领导者相同的思路，拟定出各种具体方案，供领导选择D.求异式参谋法：参谋者采取与领导者总体设想相反的思路，提出反向的总体设想，供领导选择

（二）秘书工作的常用方法 1.领会领导意图的方法：从把握领导近期工作的重点上领会领导意图；从不同角度捕捉和领会领导意图；从把握领导个性特点中领会领导意图

2.请示的方法：请示的对象要准确；请示的内容要单一；请示时机要恰当；请示的形式要灵活（重大事项，涉及政策方面，需要授权批准，要书面；一般事项，事务性工作，可以口头请示）

3.报告的方法：报告的内容要客观真实；报告的内容要简明扼要；报告要区分对象；报告要选择适宜的时机；报告的方式要灵活

4.挡驾的方法：事务活动挡驾；来访挡驾；电话挡驾

5.协调方法：如出现小矛盾，采取沟通协调方法；因为非原则问题，则各执一词，采取变通协调方法；如果局部存在利益冲突，就要采取融合协调方法；如果矛盾涉及几个部门，就要采取会商协调方法

6.督促检查的方法：督促检查的范围；督促检查的方法：时效性较强的要及时催办、时效性长的要分阶段催办

7.信息沟通的方法：口头沟通（是信息沟通的主要方式）；书面沟通；身势沟通：身势沟通是口头沟通的重要辅助形式，具有明显的暗示性特点，能强化口头表达的作用

8.工作进程调度方法：⑴ABC分类处理的方法：要事、急事列为A类；重要但不急办的事项列为B类；一般性事务和可暂缓办理事项列为C类；⑵集中办理与分阶段进行相结合的方法；⑶统筹计划法：注重任务控制；注重质量控制

9.工作时间管理的方法：指定时间计划；合理使用空余时间 10.特殊情况下变通的方法

第三章 秘书机构

一.秘书机构的含义：秘书机构即秘书部门，是秘书人员工作的地方，也是秘书群体和个体活动的组织形式

二．秘书机构的设置原则：适应性原则；精简原则；高效原则

三．秘书机构的组织形式：分离制；综理制（适用于市县政府和大多数企事业单位）

第二节.秘书机构的具体组织形式 1.行政机关的秘书部门 二．公司企业的秘书工作

1.综合性的秘书部门（国有大中型企业、固有公司）“公司办公室”“集团办公室”

特点：全面掌管单位内部的行政管理事务 2.职能性的秘书部门 “经理办公室”“厂长办公室”“行政办公室” 三．

1.决策层：这一层次，一般不设秘书部门，在董事会机构中设置的董事会秘书，是公司的高级管理人员。股份制企业的董事会秘书身份比较特殊 2.管理层：总经理办公室是股份制企业中最高常设秘书部门

3.执行层：部门经理的助理也称秘书，有专设的，也有由部门内职员兼任的。因此，股份制公司企业的秘书部门主要是指总经理办公室。

四.临时性机构秘书：指举办大型活动或联合召开大型会议时所设置的非常设性秘书机构

第三节.秘书机构的运行机制

特点：1.内在并行性：对复杂和庞大的组织而言，具核心又必然要分化为“领导”和“秘书”两个功能模块，从而实施指挥、协调、控制功能，以提高领导决策效率和决策水平；2.自我平衡性；3.组织有序性

第三章

秘书的素质 第一节.秘书的职业道德

一．秘书职业道德修养的含义：指秘书在遵循一定的职业道德原则和职业行为规范下通过自我教育、自我修炼、活动形成的职业道德情操和职业道德境界。

二．秘书职业道德修养的内容：1.爱岗敬业，任劳任怨；2.尊重领导，主动服务；3.遵纪守法，严守机密；4.团结合作，廉洁奉公

第二节.秘书的职能结构 第三节.秘书的气质个性 一．秘书的心理素质

1.秘书的性格：要求具有外向型和内向型性格之长而弃其短。坚毅自利、稳健随和、豁达开朗、敏捷应变、幽默风趣、友爱合作

2.秘书的意志：自觉性；果断性；自制性；顽强性 胆汁质、多血质、黏液质、抑郁质

对气质具有星对稳定性、可塑性，对气质要顺其自然，安之若素，扬长避短，克己所短。良好情绪，能驾驭和控制自己的情绪，保持积极、乐观、平静的情绪，防止并善于克服消极、悲观的情绪。

二．秘书的心理健康

1.树立自信；不患得患失；制定新计划

2.树立正确的人生观；确定适度的抱负水准；创造良好的人际关系；及时调整不良心理；参加各种有益活动

第四章

秘书的日常事务工作 第一节.办公环境管理

（一）含义：办公环境即办公室环境，是组织或组织的职能部门所处的文化氛围，公众环境，所在地，建筑设计，装饰装修，室内温度一系列因果的综合构成。

（二）制约办公环境的因素：社会大环境；职责和功能 二．办公环境的优化

（一）办公区的选址和设计

1.办公环境的选址：考虑组织的业务性质的需要；考虑通讯、交通等服务设施的配套水平；周围的绿化水平、空气质量等因素

2.内部分区：秘书部门，因其工作的特殊性设在紧靠服务对象的位置，公共服务部门一般设在办公区的中间位置

3.配套设施

（二）选择合理的办公模式 1.开放式

2.封闭式：或网络式办公室

（三）保持办公环境的整洁有序

1.办公环境的清洁：首先，要保证上司的办公室的清洁；其次，要保持自己办公位置的清洁有序

2.办公设备的合理摆设：办公台要放在光源好的位置；大型书柜、文件柜靠墙摆放；小型办公设备可直接放在办公台面上；存放文件的工具置于随手取到的地方；电话机摆在秘书台的左边；垃圾桶一般摆在秘书台的下方；小的办公用品分门别类摆设；最好不要放私人物品

第二节.办公环境的安全维护 一．维护办公环境安全的重要性 二．办公环境安全的分类

（一）房屋、设备的安全

（二）信息的安全 突发事件重在预防

第三节.电函印信的处理 一.电话接听的程序与方法

（一）接听电话：及时接听；自我介绍 转接和电话记录

（二）接打电话时的礼仪 二.邮件的收发与处理

（一）邮件的收取

1.分拣：按照收件人分拣；按照收件部门分拣；按照收件的重要性分拣 2.拆信：⑴确定信件的种类（标有“机密”“秘密”字样的邮件和写有某某人亲收的私人邮件，秘书不应拆封）⑵邮件拆封的方法：首先，小心拆封邮件；其次，检查和清点邮件

3.阅函 4.登记 5.呈送

（二）邮件的寄发

1.检查邮件；2.核对名证；3.装封登记 三．印章的管理与使用 1.概念

2.作用：标志作用；权威作用；法律作用；凭证作用 3.外观形式

4.印章的制发和启用

（二）印章的保管：如无特殊需要，印章不宜带出办公室，更不能交由他人使用

（三）印章的使用程序和方法： 1.用印申请 2.用印签批 3.用印监督

第四节.办公接待工作 一．接待工作类型

（一）含义：接待工作，是指组织在队内、对外联络交往中所进行的接洽招待工作。

（二）类型

二．招待工作程序

（一）接待计划

1.接待规格：接待规格实际上就是来宾所受到的礼遇

⑴高规格接待：即主要的陪同人员比主要来宾的职务高的接待方式。目的是表示对对方的重视和礼遇。

⑵对等规格接待：即主要的陪同人员与主要来宾的职务相当的接待，这是最常见的接待规格。

⑶低规格接待：即主要的陪同人员比主要来宾的职务低的接待，常见于基层 2.接待规格的确定 3.日常安排

4.经费预算：接待经费项目——工作经费，住宿费，餐饮费，劳务费，交通费，参观，游览，娱乐费用，纪念品费，宣传，公关费用等

5.其他事宜 6.工作人员

（二）开展招待工作 1.迎接来宾

2.会见、会谈的接待

⑴会见、会谈的含义：会见是指双方或多方代表见面会晤，就共同关心的问题交换意见；会谈是指双方或多方就某些重大问题进行深入接触，交换意见

⑵会见和会谈的区别：一是对身份要求不同。会见可以高低不同，但会谈时各方代表的身份除特殊外，一般要求相当。二是目的不同。会见不要求一定要达成书面协议，但会谈的目的则希望达成协议。三是约束力不同。会见达成的共识往往是口头性的，会谈则具有较强的约束力。

⑶注意事项：一是座位安排，“主左客右”原则。其他人按右高左低排列。

二是合影。主人居中，右侧为上。主客双方按礼宾排序排列合影，以主人右手为上，主客间隔排列。

3.宴请接待。⑴宴请时间⑵用餐地点：首先，环境幽雅；其次，卫生条件良好；最后，要考虑来宾的民族禁忌，口味禁忌。

4.参观游览及娱乐活动 5.送别来宾

（三）善后工作 1.总结提高 2.文件归档 三．接待礼仪

（一）亲切迎客

1.握手；2.问候；3.称呼；4.投递名片

（二）热忱待客

1.交谈；2.引见；3.介绍

（三）礼貌送客

“出迎三步，身送七步”是迎送宾客的最基本的礼仪 四．接待要求：细致周到；按章办事；保守秘密

第五节.值班工作

一．值班工作的主要任务

1.传递信息；2.公务接待；3.处理紧急电文和突发事件；4.承包领导交办的临时事项（临时性的会议通知；任务调查；向有关单位和部门传达上级领导的指示）；5.协调安全保卫工作

二．值班工作的要求

坚守岗位；处理及时；做好记录（值班电话记录；值班接待记录；值班日志）；了解领导的活动情况

第六节.办公时间效率的管理 一.有效管理自己工作时间的方法

（一）科学

1.培养好习惯：⑴在工作时间里不做与工作无关的事，特别是私事⑵绝对不“煲电话粥”⑶工作中学会说“不”⑷不要忘了“例行公事”

2.将工作分类

秘书的工作一般可分为事务型工作和思考题工作 3.为工作制定计划

4.学会为自己编制工作日志

（二）合理

（三）专注

二．上司的日程安排

（一）上司的日常工作安排

1.为上司制定周工作计划：⑴要事第一（重要工作安排在最佳时段）⑵预约优先⑶综合考虑⑷分工负责⑸领导确认

2.为上司编制工作日志 3.为上司安排约见（约会）

⑴确认是否有安排接见的必要⑵了解清楚约见的目的，提前做好相关准备（如会谈文件，背景材料）⑶必要得到领导的确认

（二）上帝的调研工作安排

首先需要了解清楚调研的目的；其次是要了解被调研单位的相关背景，住宿、餐饮、时间表的安排

（三）上司的旅行安排 1.国内旅行

⑴了解上司此行的有关情况：第一，了解旅行原因；第二，了解旅行目的地；第三，知晓旅行时间；第四，了解随员及事务安排

⑵做好出行准备：旅行计划主要包括以下几个方面。第一，安排出差时间及接、送站（启程时间，返回日期）；第二，确定旅行路线，制定出差行程表（出差行程表一般包括日期、时间地点、活动事项、负责人或有关人员、备注等内容）

⑶选择安排交通工具：第一，预定车票；第二，预定飞机票（认真核对票上的信息，内容是否准确无误）；第三，接送的交通工具

⑷准备资料和其他备用品 ⑸住宿安排

⑹做好领导当天的交通安排 2.国际旅行

⑴出国证件：第一，递交出国申请；第二，申请护照；第三，补办签证；第四，获取《国际预防接种证书》；第五，购买机票；第六，办理保险

⑵出入境手续：第一，接受边防检查；第二，接受海关检查；第三，接受安全检查；第四，接受检疫

⑶其他注意事项：一，事先兑换一些外币或了解相关事宜；二，进行时差换算；三，办理行李托运；四，查阅目的地背景资料；五，准备礼物

3.准备好自带生活用品

第五章

秘书的调研与信息工作 第一节.秘书的调查研究工作 一．秘书调查研究工作的特点 1.一致性；2.经常性；3.广泛性 二．调查研究的方法

1.实地观察法；2.个别访谈法，正式访谈或随机访谈；3.座谈调查法；4.问卷调查法；5.通信调查法；6.网络调查法

第二节.秘书的信息处理工作 一.秘书信息工作的含义和作用

1.秘书信息工作的含义：秘书工作人员对信息的收集、整理、传递、利用和存储等一系列工作就是秘书信息工作。

2.秘书信息工作的作用：是发挥秘书辅助领导决策功能的保证；是秘书完成日常工作的重要基础

二．秘书收集信息的内容和方法

（一）内容

1.本组织的信息；2.国际市场信息；3.客户信息；4.经济贸易信息；5.国际金融信息；6.法律政策信息

（二）收集信息的渠道

1.媒体渠道；2.网络渠道；3.会议渠道；4.文件渠道；5.业务渠道

（三）收集信息的主要办法

1.观察法；2.听读法；3.调查法；4.索购法；5.交换法