会议组织基本技巧

第一篇：会议组织基本技巧

会议是企业部门、员工之间必不可少的沟通形式。参加会议的第一个原则就是认真从头到尾地认真，此外，对新进员工来说，还要注意下面一些容易忽视的环节。

一、会前准备

1.开会前要充分理解议题。

2.在会议前充分准备好开会所需要的资料。

3.事先思考要表达的意见。

4.准时参加会议。

二、会议进行中

1.注意倾听别人的意见，尽量不要在别人发表观点时打断。

2.积极参与发言。

3.注意力发言不脱离主题，对事不对人。

三、导出结论

1.尽心尽力地协助会议主持导出结论。

2.能赞成别人较好的意见，而放弃自己的意见。

3.能坚持找出最好方案的态度，导出结论。

第二篇：会议组织技巧

会议组织技巧

迈向职业化，大道理、小技巧要天天讲

理念：会议是要针对问题作出结论，会议绝不是头脑风暴，头脑风暴专门开头脑风暴会。好的会议是既有效果又有效率，坏的会议浪费所有人的时间，给团队带来挫折感。

会议之前：

确定相关人员；（这个时候双方开始调查对方是何许人，对议题的看法如何？发表者想清楚自己的议题的次序和时间，那些是必须得到结果的，那些是最好获得结果的）确定议题、地点、时间；

会议的进程一般为：

1）确定主席；

主席的作用是进行会议进程控制；而且比较好的会议组织，应该类似香港立法会那种，发言人是对主席说话，不是台湾立法会那种打架。所有人都是对主席发表意见，主席可以随时打断一些跑题的情况，就能够使得会议得到比较好的控制。而且能够防止开小会。

一般而言，主席类似议长，主要控制会议进展，而不能有自己的观点。在IT企业可以有，但要逐步的锻炼自己成为“没有观点的主席”。

2）确定纪要人（腾讯的兄弟们开会没指定纪要人的习惯）；

好的纪要人跟差的纪要人，差别非常大。纪要人应该关注结论和遗留问题，或者主席要求记录下的意见，而不应出流水帐。纪要人要时刻关注会议进展，在发现某一议题未有结论就开始讨论别的事情时，一定要打断会议，问一声：“刚才这个问题的结论是什么？”

3）确定会议的Agenda：

Review议题，分配时间；

按照会议预定的时间，在各个议题之间分配时间，这里各个发表人提出异议，最终结果可能是某些议题被暂时列为有时间就讨论，或者议题的顺序发生变化。

把这个Agenda写在白板上，议题：xx minutes14:00~15:00。有时5 minutes coffee break都会写到agenda里面去。

4）开始会议议程：

每个议题讨论时，发表者应该清楚自己哪些议题是必须在会上得到结果的，哪些是不必须的。合理安排自己分到的时间，来获得自己想要的结果。

讨论应针对议题发表看法。主席要随时纠正跑题；如何保证会议中创意能够得到鼓励？靠“动议”（又是立法会词汇）机制。

4.1 发表观点：发表者发表议题观点，提出自己的建议；

4.2 群体讨论：讨论者提出观点，主席要判断：

1、是跟议题相关，“作为对议题的一个意见，大家继续发表看法”；

2、跟议题不太相关：

a)“作为动议，（看看表），会议结束后讨论，请你准备一下自己的论

据”（马上在白板上的agenda后面补充一条）

b)“作为动议，这次会议不讨论了，作为遗留问题记下来。”

动议机制的好处是，提出动议的人会在会上的时间里面思索自己的动议是否合理，在本子上写论据；而反对这个动议的人，也会做同样的事情，写反对的1，2，3，4。

动议机制常常带来这样的美妙结果：会议最后讨论动议时，提出者不好意思的说：刚才没想清楚，现在考虑1,2,3,4，我也觉得不对。。；留下这么充足的时间给动议者，就能避免不冷静的争吵，节省会议上所有人的时间。

If 讨论很成功：主席征询对议题的最终意见，得出结论，纪要人确认并记录

结论。

If 讨论不成功：主席看表，时间到，咨询议题提案人，是否一定要出结果？如果要出结果，征求大家意见是继续/调整Agenda放后面？如果不是一定要出结果，纪要人把几个分歧点记下来，作为此次会议的遗留问题安排另组会议解决。

转下一个议题；

5）讨论会议中提出的动议：

由动议人转换角色作为发表者，进行讨论；

结束会议：

纪要人跟所有人一起review结论；

主席安排大家针对遗留问题进行后续Action（是否要组织另一个专题讨论？）的短时间的讨论；

会议后马上发纪要。。

没有纪要的会议，就是没有用的会议。

第三篇：会议组织规范技巧培训

会议组织规范技巧培训

讲师：谭小芳

助理：***

官网

培训时间：2天

培训地点：客户自定

培训对象：企业中高层管理者

培训背景：

——欢迎进入著名企管专家谭小芳老师的《会议组织规范技巧培训》部分讲程，此培训使学员们领悟到:组织管理的方法与技巧，如……会议筹备工作规范与技巧、会场生活服务管理、会议的质量评估等。

培训大纲：

谭小芳老师的《会议组织规范技巧培训》部分程主要内容概括：

第一部分 会议组织管理概述

一、会议的概念

二、会议的种类

第二部分 会议筹备工作

第一讲 会议筹备工作机构职责规范

一、会务工作机构的设置

二、会务人员的职务名称

三、会务工作机构的分工

四、会议筹备方案的制订

五、会议筹备工作的检查

第二讲 会议筹备工作

第三讲 会议场所的选定和布置

第三部分 会议文书制作

第一讲 会议通知制作的发放

第二讲 会议开幕词制作和使用

第三讲 大会工作报告制作和使用

第四讲 会议记录制作和使用

第五讲 会议简报制作和使用

第六讲 决议制作和使用

第七讲 会议纪要制作和使用

第八讲 会议闭幕词制作和使用

第九讲 会议总结讲话制作和使用

第十讲 公报制作和使用

第四部分 会中服务工作

第五部分 会议质量管理

第六部分 会议善后工作

第七部分 党务会议组织管理

第八部分 政府会议组织管理

第九部分 人大会议组织管理

第十部分 政协会议组织管理 第十一部分 工会会议组织管理 第十二部分 企业会议组织管理 第十三部分 学校会议组织管理 第十四部分 常见会议组织管理

会议组织规范技巧培训总结

第四篇：会议技巧

如果你主持會議…

主持會議的 5大技巧

會議召集人是會議能否成功的關鍵角色，如果你有機會召開會議，千萬不要忘記運用以下5大技巧，用中立的角度，營造讓與會者安心發言的環境，將大家的意見有效歸納、群組與分析，以形成共識的方法導出行動與決策，讓會議成為解決問題的第一線。

會議前……

技巧 1 期望明確

告訴與會者會議何時開始以及你期待會議何時結束，考量你想從與會者身上得到什麼資訊，允許大家有充分時間做準備，這樣才能收到最好的會議效益。最好要明確告訴與會者你的期望是什麼，例如：「報告目前工作進度」、「請準備提供我們關於○○商品如何在市場上銷售的意見」。如果主題超過一個以上，就要確保已經做好會議議程大綱，並且讓每位與會者在會前就已經收到，如果沒有事前告知，恐怕會產生一個沒有結果的會議。如果你有特別的需求，想請某些人提供特定的資訊，也要在開會前先告訴他們。你可以在e-mail發出書面的會議議題與相關的資料之後，在會議召開前一天，親自向每位與會者確認他們了解你的需求。會議中……

技巧2 營造氣氛、保持中立

會議開始，試試看先培養容易開口說話的氣氛，暖身一下，等到大家心情放鬆之後再進入會議，營造良好的溝通氣氛。切記你的角色像主控全場的捕手一樣，觀察動靜，適時擲球給投手與每一位內外野手，確定沒有任何人閒著，並且因為這顆棒球（議題）的轉動，達到團隊目標。謹記自己的角色是協助與會者共同達成會議目標，而非成為意見中心，如果有些場合你必須率先發表意見帶動討論時，要讓所有的與會者感到舒適而非獨裁，例如你可以說「關於這件事情我的意見是……」。如果你想保持中立立場不發言，對於某些議題可以問與會者「關於這個意見的優缺點，你有什麼想法？」儘量讓每位與會者都有說話的機會，不可以因為畏懼於權勢，而犧牲主管以外的其他人發言的權利，但前提是要大家有進了會議室卸下職銜，大家一視同仁的共識。

會議中……

技巧3 資訊可視化

除了讓與會者不斷提出意見之外，別忘了主動站起來動手寫字，在白板上寫下交談的經過與結論，或是與會者的發言重點或關鍵字，將大家的交談內容建立可視化的圖解溝通（mapping communication），適時提高與會者的注意力，協助與會者理解會議進行到哪裡。

技巧4 歸納結論

如果你的會議並沒有安排任何與會者擔任計時員，在預定會議結束時間前的10分鐘，你要提醒大家：「各位，讓我們準備結束，我們必須在10分鐘後離開這裡。」藉此讓大家了解時間有限。然後，不論分配什麼任務，關於作業方式、負責人、截止日等等，都要再重複確認一遍，確認已經達到會議的目的、討論什麼事情、下了什麼決定，還有什麼事情懸而未決。如果有會議紀錄員，也要提醒會議紀錄者記下期限，以免會議結束，大家走出會議室之後還是一片空白，不知道下一步要做什麼。

會議後……

技巧 5 持續追蹤

可以將下列3件事情，做為會後自我評估，藉以做為下次改進之用： 1.發生什麼事情？ 2.完成什麼事情？ 3.什麼事情尚未完成？ 如果你被賦予追蹤會議決策後續發展的責任，別忘記要持續追蹤到下次開會，並在會中報告上次會議決策的執行成果。

成功會議主持人的確認清單

□ 讓與會者全員發言

□ 努力讓大家討論，不會產生壁花或壁草

□ 對所有與會者採取公平待遇

□ 巧妙處理干擾者們的狀況

□ 說話的節奏明快

□ 別忘記幽默，但要高明，以免反效果

□ 有爭論、現場混亂時能應付自如

□ 時常整理要點予以確認

□ 別忽視少數意見

如何讓與會者參與發言？

1.指名發言：指名某位與會者發言。

2.依序發言：讓每位與會者至少能發表一次意見。

3.誘導發言：針對某人一定知道的事情，請他發言。

4.職責輪流：以輪流的方式安排司儀、紀錄、計時工作，讓大家當一次會議的旁觀者，藉此讓他們了解發言對於會議不冷場的貢獻。

5.製造機會：讓全員分擔主題，在下次會議中讓大家發表，製造全員發言的機會。

狀況外……會議中常見的7種干擾者

會議中，你一定遇過以下幾種干擾會議進行的人，建議你不妨這麼做：

對私語者

如果不立即阻止竊竊私語的人，將會讓整個會議失控，不妨暫時停下討論，將眼神望向竊竊私語的人，用眼神傳達「說夠了沒？可以安靜下來了」的訊息，如果對方還是不停下來，可以問其中一位：「對於目前會議的討論，你是不是有什麼意見呢？」

對偏執狂

這種人永遠有一肚子氣，不認同每個提案，同時輕視其他的與會者。建議你用直接、平靜的方式，沒有添加任何批評的語氣，要求對方停止：「我認為這些批評，正在阻礙我們完成已經設定好的工作，如果你能停止，我會很感激你。」如果他還有話要說，建議他可以找一天單獨跟你開會。

對離題者

只要一偏離主題就問他：「因為時間關係，我想我們最好回到正在進行的議題上」或是說：「你剛剛說的話，和我們討論的主題有關連嗎？」如果他還想說下去，你可以假裝不小心忽略他們想發言的欲望，例如眼睛不正視他，這樣才能有機會讓其他與會者有發言貢獻的機會。對悶葫蘆

如果你是會議的主持人，面對不說話的悶葫蘆，如果你這麼問他：「你有沒有什麼意見？」，他肯定把嘴上的拉鍊拉得更緊。你可以找出他擅長的部分結合，換個問法：「現在我們討論的問題中，關於這一部分（他擅長的部分），你的想法如何？」 如果這位悶葫蘆開了金口，你一定要趕快把他說的寫在白板上，因為這代表的是你尊重他。

對亂碼人

會議中，為了要鼓勵有些並不善於表達，但認真說出想法的與會者，即使說出來的意見像是火星文一樣，但是如果你善於解碼，他們的意見也不失為好意見。首先，你要肯定他們對於會議的發言貢獻，因此即使他們的發言需要再整理，你千萬不能說：「你能再重複一遍嗎？」而是要試圖幫他整理，你可以問：「我了解你的意思是……（自己幫他整理的重點），我說的正確嗎？」或是你可以說：「我不確定我了解，你要不要試試看，找出幾個重點告訴我們。」請他自己整理建議的重點。

對闊論者

這種人說話永遠沒有句點，因此你必須尋求適當的時刻打斷他，先認定他們的價值，然侯把焦點轉移到其他人身上，禮貌的說：「我了解你的想法，有其他人有不同的意見嗎？」 對闖入者

不曉得你的會議中，是不是常有來自外部的闖入者，推開又關上會議室的大門？

也許他真的有急事或急電要找人，也許他只是想確認要找的人有沒有在開會。不論原因如何，這類外部干擾對於與會者的集中力與議程的進行都有所影響。你一定聽過防火牆（firewall），它不僅用於維護電腦與網路安全，也能應用在會議中，你可以在會議室的門口放一塊留言版，並準備好幾張利貼與一枝筆。

在留言板上要寫清楚目前是哪一個部門在開會、與會人員有哪些、預計開到幾點，並註明嚴禁非與會者闖入會議室，如果有其他同事代接電話或有任何事情留言，請他們寫在利貼上，貼在留言板上即可。

與會者會在休息時間確認留言板上，是否有非常緊急且重要的留言，這樣可以避免其他人闖入會議室造成干擾，成為協助會議順利進行的保鑣。

如果你參加會議…

成為傑出與會者 的4項技巧

全美會議權威貝格曼（Michael Begeman）曾說，「當愈來愈多的事情是由團隊進行，開會，就成為一個完成多數重要工作的場合。」別忘了會議的精神在於全員參與，積極主動地投入會議的討論、聆聽與發言，就是展現團隊精神的時刻，如果能透過你的發言及資料彙整，使得會議突破僵局，做成具有建設性的決議，更可以讓上司、同儕刮目相看。

技巧 6 提案具體

除非是腦力激盪，要不然說出太過抽象的想法，跟沒說一樣。想清楚再發言，會讓大家容易理解你的想法。

技巧7 1分鐘演講術

在會議中的發言節奏要明快，嘗試用1分鐘說出吸引人的重點。1分鐘約可講300字的內容，訓練1分鐘演講術有助於明確掌握目的、刪除多餘廢話、針對一個重點，可避免在會議中成為「亂碼人」。

技巧8 建立體系

會議中你一言我一語，資訊龐雜紛亂，你可以試著把別人說的重點，以及自己想說的話寫下來，從中找出脈絡，加以體系化（例如可以在會議資料上用紅筆標示首要重點，藍筆標示次要重點，綠筆寫下自己的想法），這樣一來，會議資料就變成一張資訊體系圖，成為無可取代的點子來源。

技巧9 引用提案

如果你將手邊拿到的會議資料經過自己的整理體系化，也有助於你引用別人的提案（請注意

不是剽竊），例如：「30分鐘前A曾說X提案，可以結合剛剛B說的Y提案」，因為你的整理，不但A與B都因為自己的提案沒有被忽視而感到欣慰，也能協助會議儘快進入決策面。提升發言品質的自我訓練

收集實例

具體化的實例具有說服力，因此平時要多準備實例以應會議之需。數字常常更具有真實感，最好將常用的數字（例如營業額、主要顧客、明年目標營業額）背起來或放在記事本裡。改掉語癖

將自己說的話錄下來，聽聽看自己有沒有常出現「那個」、「這個」、「ㄟ」等字眼。淺顯易懂

避免專業術語，或是太多英語縮寫的說法。如果與會者和你不同行業，又非得用到術語，盡量對每一個專業術語簡單說明。

表情姿勢

如果你習慣聽話時雙手交叉在胸前，或是眼睛飄向遠方不正視對方，最好矯正過來，免得會議上還沒開口，表情姿勢已經透露不屑對方的訊息。

第五篇：会议技巧

生产部培训资料请传阅

会议技巧

工作会议

会议要有效果

注意会议有成本

参会人员的薪资和会议费用

机会成本——参会人员因为占用时间开会所失去的收益

工作会议程序

主持人报告

限时（一般１０－１５分钟），主题明晰

说明：漫无边际，不做准备，无时间限制的报告最好讲（等于胡扯），到会的人听了不知所以然，毫无作用

部门主管报告

全部、按顺序进行报告（一般限３－５分钟）

各部门的工作有的有逻辑联系，最好指定报告顺序

各部门主管都必须发言，防止爱说的拼命说，不爱说的被忽略了，会议有偏向性限时间发言，逼他要准备，要有重点，表达要清晰

主持人裁定

部门报告人提出的问题，主持人应标记清晰，并分三种情况作裁决：

依规则和职权裁定（主持人“例内”管理范围、职权范围，对部门主管是“例外”无权处理的问题）

指令部属在职权范围内限时解决（部门主管的“例内”问题不得上缴）

主持人职权之外的问题提交上级部门解决（如董事会职权的问题等等）

疑难问题研究

难以直接裁定的问题，经研究后能裁定的，主持人裁定；不成熟的日后开专门会议或其他方式解决

动议时间

留１５分钟研究本次会议主题外的紧急动议

研究性会议

研究的根本方法是充分发掘各种解决问题的可能，分析各种可能性的实现概率，优先把概率高的可能付之实践、加以检验，决定取舍

研究会议的根本目的是——其

一、尽量发挥到会人员的智慧，寻找解决问题的各种可能方案；其

二、集中不同角度的分析结果，判断可能方案的概率高还是低，据此选择概率较高的几个方案安排实践检验

研究会议要旨

研究的问题的表述要力求明确，尽量减少误解主题

自由、无拘束发言，但本专业的权威要加以限制，不要让他抢先发言（以免造成权威效应，压制别人思维的自由展开）

只许发表自己的见解，不许指责、批评、嘲笑别人的见解

主持人注重激励与会者的热情，尽力激起思维的风暴

早会

线长、班长、课长等基层领导者使用，上班时用很短的时间开会

站成同字形（或围起来坐）；线长站在正前面报告

报告限３分钟，事先要写报告提纲（要点就可以）

报告突出的问题，用实物、数据说话，不要空谈

可以简要地与下属双向沟通，但要掌握时间，简要、明确

参考：

听话和会听话

要提高开会的效能,一些经理总以为,要会说话部下才会听话,成功才有望;可是吴若权老板却认为要会听话才能成功,你想品味个中的滋味吗?

老板吴若权说：会“听话”的主管升得快

板吴若权说：会“听话”的主管升得快

在独裁专制型的组织中，“听话”的意义是指接受指挥命令、毫无异议；这种奉行命令如圣旨的主管常被称为“乖乖牌”，是老板眼前的“红人”，升迁顺利得像搭电梯。当组织逐渐成熟，扩展成为民主参与的管理型态时，“听话”的意义应被解释为：具备良好的聆听技巧，擅长沟通。这种会“听话”的主管依然受老板赏识，同时也能得到部属及同僚的支持，获得晋升的机会当然不在话下。

技巧好坏影响非同小可

根据美国商业传播日报一项研究中指出：会“听话” 的主管通常能获得较高的职位，升迁速度也比那些不善聆听者快了许多。可见聆听技巧的重要性几乎是管理者在组织中 的成败关键。许多大企业的高升决策主管对这个观点深有同感。以“反败为胜”声名显赫的艾科卡甚 79n 至认为：“聆听技巧的好坏足以影响一家公司变得平凡或伟大”可惜，一般管理者多半只擅长于发号施令，“训话”时口沫横飞、滔滔不绝：“说话”、时头头是道、欲罢不能；“听话”时，变得耳不聪、目不明，常无法真正体察发言者的意见，本身就是沟通的最大障 碍，如何要求别人？一位资深的管理者表示，当他的职务越升越高时，越能体会所谓“层峰上的孤寂”，再也听不到负工真正的心声了。其实，从某个角度来说，这也是资深管理者的一大危机, 因为他 越来越擅长说话，反而丧失了管理；没有主动聆听的习惯、或养成“听而不见”的习惯，都会导致聆听的能力逐渐退化。“听话”的确比“说话”难上百倍，但是有趣的是，从人类学习的过程来说，婴儿都是先学会听话，才开始会说话，可见，并不是管理者天生不会"听话”，只是话说多了，聆听的技巧渐被忽略，造成沟通效率不良的现象、以下提供几则简单而有效的方法，希望有助管理者增强”听话”。

多听少说、先听后说：尽量多花时间聆听对方说话，不要只顾着”自己说话。尤其，身为管理者、更必须先听员工详细陈述意见，最后才提出自己的观点。以免自己主观的看法左右了员工的立场。体会言下之意及弦外之音。听员工说话时，不能光听表面字句的意思，应谨慎推敲员工是否还有未尽之意不敢直接表达。如果肯定有弦外之音：应鼓励员工畅所欲言，或择期另做恳谈。避免骤下结论：当员工在陈述一项事情时，不要抢先下结论、更不必急着揣测对方接下来要讲什么，让他从头到尾把话说完，不自作聪明，妄下结论，以免误导员工的意见～保持兴趣耐心聆听：无论对方陈述的事情是否趣味盎然，管理者都应诚恳地聆听，即使内容枯燥无味，也不应露出不耐烦的神色。“聆听”是管理者无可避免的职责，应以敬业的态度认真“听话”。

不要催促或打断发言：管理者应妥善安排时间及场合，让员工能随心所欲讲他想说的话，不要催他赶快讲完或中途打断：尤其，他尚未讲完一个段落时，更不可随意转换话题，以免员工误以为你不想听而有所保留。尽量适时发问：适时询问员工某些要点，不但可澄清疑问，更可借此表达你的确在听，而且对该话题很有兴趣。

勿以人废言：无论发言人是否为重要人物，管理者都应仔细聆听，古有明训：“勿以人废言”，讲话要看对象，听话可就要“包容万象”。诚恳地聆听，凡夫俗子也可能发出智慧语录以供参考，不要随便错过。“听话”是一种技巧，更是一种艺术。看似简单，做起来不容易，可是也不会难到做不到的地步。事实上，最基本的“听话”原则，只有一句话一“设身处地为对方着想”。有些人奉为立身行事的准则，那么他一定是个很会“听话”的人。