会务服务员工作操作细则03

第一篇：会务服务员工作操作细则03

编号

TKWY-Z-ZH-003 A/0 2010 年 9 月 1 日

会务服务员操作细则

1、班前准备 1.1 提前十五分钟到岗，由领班安排当天工作。1.2 整理着装并按要求化淡妆，检查仪容仪表，准备上岗。

2、办公室卫生清洁

版本 生效期

2.1 先敲门确定后用卡将门打开进入办公室，引领清洁人员进行清洁。2.2 开窗通风（雨天、特殊天气除外），根据天气确定开窗大小。检查电源是否 正常。2.3 整理办公桌、卧室（区领导）。2.4 用抹布擦拭办公桌椅、书柜、装饰物（轻拿轻放）等物品。2.5 清洗茶具、茶杯并放入消毒柜消毒，茶具摆放到位（有要求的特别处理）。2.6 对领导有要求的花卉洒水。2.7 检查饮用水、茶叶并做好充分的准备。2.8 将开水瓶打满开水放置相应位置。2.9 检查清洁人员清洁效果：（检查顺序：洗手间、卧室、垃圾筒、地面），并检 查手纸、擦手纸及洗手间生活用品的使用情况，及时更换。2.10 收取废旧报纸（有要求的除外）及过期文件（统一打包送往保密室存档）2.11 清洁完后将门关好。

3、办公室清洁要求 3.1 严禁将清洁工具在洗脸盆清洗。3.2 严禁物品不按位置摆放。3.3 清洁完后必须检查仔细，严禁遗漏事物。3.4 清洁时严禁翻看文件或销毁文件。

4、报纸、文件、会议通知的分发 4.1 到收发室领取相关报纸及文件。4.2 将领取的报纸、文件分类、分办公室整理。（按顺序分门别类的整理。）4.3 及时到各办公室分发报纸、文件及当天会议的通知。

5、物品领用及领导衣物、床单干洗服务 5.1 所有物资由领班统一到物料科领取保存并做好物品存贮清单。5.2 需领用物料时到领班处领取并做好领用登记。5.3 干洗衣物、床单等时应先检查衣物及床单是否有损（如有损做好登记和交接 手续），衣物内是否有物品（如有及时拿出并登记交还相关领导）。

6、会务接待与服务 6.1 会务接待 6.1.1 接听电话时铃声不能超过三声。6.1.2 值班人员接听电话时要使用规范用语（你好！服务员办公室，我是 XXX，请问有什么可以帮到您！）6.1.3 接听电话时要听清楚来电人员的索求（需要几号预订哪个会议室，参加人 员有多少，有哪些主要领导，对会议有哪些其他要求），并记录清楚。如不清楚 的要再次询问清楚，不允许存在模糊理解的处理。6.1.4 记录时字迹工整、清晰，不允许乱涂乱画或字迹不清的现象。6.2 会务服务 6.2.1 小型会议 6.2.1.1 按照会议安排将坐位牌打印准备好。6.2.1.2 检查所用会议室的卫生情况并按规定摆好坐位牌。6.2.1.3 准备会议所需用的茶杯、茶叶、开水并摆放到位。6.2.1.4 提前 15 分钟站在会议室门口迎接参会人员。6.2.1.5 参

5、物品领用及领导衣物、床单干洗服务

5.1 所有物资由领班统一到物料科领取保存并做好物品存贮清单。

5.2 需领用物料时到领班处领取并做好领用登记。

5.3 干洗衣物、床单等时应先检查衣物及床单是否有损（如有损做好登记和交接手续），衣物内是否有物品（如有及时拿出并登记交还相关领导）。

6、会务接待与服务

6.1会务接待

6.1.1 接听电话时铃声不能超过三声。

6.1.2值班人员接听电话时要使用规范用语（你好！服务员办公室，我是XXX，请问有什么可以帮到您！）

6.1.3接听电话时要听清楚来电人员的索求（需要几号预订哪个会议室，参加人员有多少，有哪些主要领导，对会议有哪些其他要求），并记录清楚。如不清楚的要再次询问清楚，不允许存在模糊理解的处理。

6.1.4记录时字迹工整、清晰，不允许乱涂乱画或字迹不清的现象。

6.2会务服务

6.2.1小型会议

6.2.1.1按照会议安排将坐位牌打印准备好。

6.2.1.2检查所用会议室的卫生情况并按规定摆好坐位牌。

6.2.1.3准备会议所需用的茶杯、茶叶、开水并摆放到位。

6.2.1.4提前15分钟站在会议室门口迎接参会人员。

6.2.1.5参会人员就坐后，按职位顺序倒茶（按规范礼仪），完毕后退出会议室，并每隔15分钟加茶水一次。

6.2.1.6服务工作要细致周到，服务员要做到三轻（走路轻、讲话轻、动作轻）；

6.2.1.7会务班班长必须到场监督服务员工作，巡视会议室的准备情况和会议进行情况，以便有突发事情时及时应对；

6.2.1.8会议快结束时，服务员在会议室门外站好准备欢送参会人员；

6.2.1.9会议结束后及时做好茶杯及会议室的清洁卫生工作，并关好灯、音响、空调、门、窗及其他电源等。

6.2.2中、大型及重要会议的会务工作

6.2.2.1会务班接到中、大型及重要会议通知后，做好详尽的会务安排并及时向机关事物管理局办公室汇报；

6.2.2.2会务班根据会议需要，提前一天准备好横幅并通知绿化主管摆放好鲜花；

6.2.2.3提前一天对会议室进行全面检查，应与会议主办单位保持联系，对座位数、名位牌、会标等进行核对；同时应对影视、音响设备、灯光、花卉摆放、茶杯茶水的准备；对会议室的卫生情况，进出通道进行检查，要求达标后对会议室进行封闭管理，不准无关人员进入会场（会议室）；

6.2.2.4服务员必须注意自己的仪表，穿好工作服，戴好工作牌，提前1小时到岗；

6.2.2.5仔细做好会议室的桌子、凳子、地面等清洁卫生工作，保证有一个舒适整洁的会议环境；

6.2.2.6提前将消毒好的茶杯摆放好，准备好茶叶，打好开水，提前15分钟在会议室门外面带笑容站好，等待迎接参会人员；

6.2.2.7参会人员进入会场后，服务员应举止大方地为他们递上茶水，并每隔15分钟加茶水一次，要牢记领导饮用茶水的习惯，以便做好个性化服务；

6.2.2.8若领导有事交待，应主动热情地走上前去询问，及时办好领导交待的事情。服务工作要做到细致周到，服务中要做到三轻（走路轻、讲话轻、动作轻）；

6.2.2.9会务班班长必须到场监督会务工作人员的情况，巡视会议室的准备情况各会议室的进行情况，以便有突发事情时及时应对；

6.2.2.10会议快结束时，服务员在会议室门外站好，准备欢送参会人员；

6.2.2.11会议结束后，及时做好茶杯及会议室的清洁卫生工作，并关好灯、音响、空调、门、窗等其他电源；

6.2.2.12会务班在会议期间应加强与机关事物管理局保卫科联系，防止无关人员进入会场扰乱会议，应注意会议期间用电设备的工作情况，防止事故产生，应保证消防通道的畅通，紧急情况下，应有服务员在场进行疏导。

第二篇：总结会会务操作要点

1．确定会议的规模

1)效率

会议的规模直接制约会议的效率。也就是说，会议人数越少，会议所花的时间就越少，会议效率就越高；反之，会议人数越多，意见越不容易集中，会议时间也越长，效率就越低。所以必须注意一点，人数越多就可能出现懒于思维者。因此，除了发布性会议和必须举行的大规模会议之外，要尽可能地控制与会人数。

2)成本

会议规模与会议成本两者构成正比关系，规模越大，动用的人力、物力、财力就越多，会议成本也就越高。在确定会议规模时，先要考虑清楚预计的会议成本，做到量力而行。除了考虑会议的显性成本外，还要预算一下隐性成本。

3)效果

会议的规模与会议的效果密切相关。有的会议保密性较强，必须严格控制与会人数和会务人员，以防会议内容的扩散。有的会议要求造成声势，扩大影响，需要达到一定的规

模才能产生效果。需要加强注意的是，盲目追求规模定会产生不良影响和效果。

4)场地

一般来说，规模决定场地，但由于场地的限制，规模必然受到相应的限制。因此，决定会议规模之前应当先考察场地条件。

2．确定会议的时间

1)需要把握的原则

会议的时间问题首先是一个准确把握会议召开时机的问题，具体包含3方面含义。

(1)时机必须成熟。如果说会议的目的是为了解决问题，那么解决这些问题的时机成熟与否，则是会议的组织者在确定会议时间时，不得不首先考虑的因素。只有当解决问题的条件充分具备，时机完全成熟时，适时召开会议，才能水到渠成，瓜熟蒂落。时机未到，条件不具备，宁可推迟会议，否则，会议的效果就得不到保证，甚至还会适得其反。

(2)及时召开。当问题迫切需要解决，条件也已具备，时机已经成熟时，会议应及时召开。拖而不议，则会错失良机，贻误工作。

(3)会议时间要合理。合适的会议时间一是指会议召开的时间富有意义，能烘托会议的主题。例如，纪念性会议放在纪念日举行最能突出其主题；庆祝性、招待性会议安排在相关节日前夕召开效果最佳。二是指会议召开的时间有利于推动工作。例如，总结工作、安排计划的会议应当在工作完成之后、计划开始之前举行；工作性例会，如党委、厂长经理办公会等，一般安排在周一或周五。三是指举行会议的具体时间应当符合人的生理和心理规律，注意劳逸结合。

2)需要注意的问题

(1)会议的主要领导人、嘉宾、报告人是否能在这一时间参加会议。

(2)会议的各项组织和准备工作是否能够完成。

(3)学术性会议、招标性会议、论证会、听证会等与会者是否有足够的时间准备提交相关文件或发言材料。

(4)会议的具体日期一定要考虑周到，是否同与会者的民族风俗不符或有可能伤害与会者的宗教感情。由法律法规、组织章程或议事规则明确规定会期的，应当严格按规定的会期召开，非特殊情况不得提前或推迟。

3．确定会议的长度和注意的问题

会期的长短要依据会议的实际需要来确定。会议的实际需要一般应考虑这样几个问题。

(1)会议的各项议程是否能够完成。

(2)会议的发言是否充分，与会者能否充分表达意见。

(3)会议中是否会有临时动议提出，如果提出动议，大致需要花多少时间进行讨论和表决。

(4)是否需要留出一定的机动时间，以应不测。

会议时间的长短除与会议的实际需要有关外，还与会议的成本和效率密切相关，一般情况下，会议的时间越简短，成本越低，效率越高。因此，在满足需要原则的前提下，适当、合理地压缩会议的时间，是降低会议成本、提高会议效率的有效手段。

4．确定会议地点的考虑因素

自己的办公地点可能是最自然也是最易于利用的地点，但它不一定最有助于达到会议的目的。理想的会址对绝大多数与会者来说，不仅是旅程最短的，而且也应该没有噪声和其他使人分心的因素，同时，最好能够安排在远离办公室的地方，以摆脱日常事务，达到集中注意力于会议的目的。

选择会议地点应当考虑如下因素。

1)与会者与会场的距离

会议有全国性和地方性之分。一些协会组织每年都会在国内的不同地方主办会议，因为他们知道有些会员没有足够的时间或财力到其他国家参加会议。通过变换会议地点，他们每年都能吸收一些新的与会者，同时也对国内各个地区表现出了一视同仁的立场。

也有一些会议主办者喜欢每年在同一个城市举行会议，这样就可以使与会者能够相应地安排时间和预算。

2)与会者下榻酒店与会场间的距离

如果选定的会议地点既有会议场所，又有客房，会议承办者就不必考虑这个问题了，但是如果会议在某个会议中心举行，这个问题就十分重要。与会者下榻酒店和会场之间交通所需的时间比实际的距离更为重要，这就需要考虑与会者在两地之间进行往返平均需要多长时间?根据与会者的具体情况和天气条件，考虑这段路程远近是否适合?是否有高效的公共交通工具?还是必须由会议提供往返交通?

3)与会议前后旅行的关系

会议前后的旅行通常不在会议承办者的考虑范围之内，因此，很容易在选择会议地点的时候被忽略，重要的问题在于是否要让与会者进行旅行。如果考虑这一因素，会议地点就应该临近主要火车站、机场，会前旅行应该安排得舒适合理。如果大部分与会者都要从外地到会议地点，那么相关的安排就必须在会议策划中有所体现。这样最大的优点就是与会者一般不会中途退出，通常会坚持到会议结束。最好把会议地点选择在可以让与会者直达，而不用转机的城市。有时候，中途转机是不可避免的，在这种情况下，旅程的安排就要取决于与会者的灵活程度和接受额外困难的信心。

4)是否曾在此举办过会议

这里所涉及的是会议承办者，如果你是外部承办者，可能再次使用从前为这个或其他主办者选择的会议地点。这样你会对该会议地点十分熟悉，甚至认识其中的一些工作人员。不过，不要对这种优势寄予过高的希望，因为在许多会议地点，工作人员的流动是很频繁的。不论内部承办者还是外部承办者，都应该清楚会议的主办者以前是否使用过这个会议地点。如果曾经用过，那么过去的经历如何?主办者对其是否满意?与会者是否就该会议地点有过任何反馈?该会议地点自该主办者上一次使用后有何变化?

即使你或会议的主办者从前使用过某个会议地点，征求一下他人的意见即询问一下他人是否在此举办过会议也是有好处的。你在该会议地点的经历是愉快，还是不尽如人意，并不能仅凭一个人的意见确定。如果你曾不止一次地使用过该会议地点，也可以不必征求他人的意见。

他人的意见对你的判断有帮助，但不能被当作精准的数据来参考。他们的经历无论好坏都可能反映出个人的特点、具体的会议策划和其他一些类似的因素，这些可能与你的情况并不相同。一直处于使用状态的会议地点也许能够出具满意客户的证明，或者至少提供这些客户的名字、地址和电话号码。

5)是否有汽车租赁服务

虽然与会者在参加会议的过程中一般不需要开车，但是总有一些与会者希望能够有汽车租赁服务，以备不时之需。汽车租赁公司可以在会议当地的机场或其他地方设立办公室来承接业务，但是一定要明确在哪里可以提到车。在会议前后的旅行中，汽车租赁是非常重要的，因为会议地点可能坐落在一些国家公园或历史名胜附近。

6)提供哪些娱乐活动

与会者对娱乐活动的兴趣不断增长，因此，会议在策划过程中也更多地注意将娱乐时间纳入日程。在会议日程安排上，这段时间对应的活动往往是用空白表示。如果选择某个会议地点是出于对其娱乐设施的兴趣，就应该充分利用它们。一些大型的酒店和会议中心往往配备有大量的室内娱乐设施，如网球和保龄球等，以供与会者在天气不好的时候进行娱乐。

并不是所有的娱乐活动都要在会议地点进行。举办者也可以选择会场附近的高尔夫球场作为与会者的娱乐场所，为与会者安排一些优惠措施并使具享受交通的便利。

对特殊的娱乐活动可能需要收费，但是一般来说，对与会者可以免除这些费用。在会议过程中，承办者宣布某些酒店的游泳池可以免费使用，这样就会给与会者一个印象，即无论下榻在哪个酒店，他们都可以免费使用承办者宣布的这些游泳池。许多与会者去使用这些游泳池的时候被服务人员要求出示客房钥匙，落得尴尬的结局，这样将是很难堪的，因此，承办者应考虑到类似这样的细节问题。

第三篇：客房服务员工作操作流程

客房服务操作流程

一、铺床操作流程

1、将床拉离床头板

（1）弯腰下蹲，双手将床架稍抬高，然后慢慢拉出。（2）将床拉离床头板约50CM。（3）注意将床垫拉正对齐。

2、铺床单：（1）开单：

用左手抓住床单一头，右手将床单的另一头抛向床面并提床单的边缘顺势向右甩开床单。

（2）打单：

A、将甩开的床单抛向床尾位置。

B、将床头方向的床单打开，使床单的正面朝上线居中。C、手心向下抓住床单的一边，两手相距约80CM—100CM。D、将床单提起使空气进到床尾部位，将床单放起。E、在离床面区70CM高度时身体稍向前，有力打下去。F、当将床位部推开的时候，利用时机顺势调整，将床单向床头方向拉正，使床单准确的降落在床垫的正确位置上。

（3）包角：

A、包角从床头做起，以顺时针的方向包角，和将床头下端部分的床单塞进床垫的下面。B、包右角：左手将右侧下尾的床单拉起折角，先将床头下端部分的床单塞入床垫下面，然后左手将折角部分往下塞，直接深包成直角，同时右手包角下垂的床单塞和床垫下面。

C、包左角的方法与右角相同，全左右手的动作相反。D、操作要做到快、巧、准。

3、铺棉被：

（1）半棉被芯套好被套，抖开抖平。（2）于将套床棉被甩开铺在床单上。

（3）使棉被上端与床垫保持25CM的距离，下端落在床尾位置。床尾多余部分保持30CM。

4、套枕套：

（1）将枕芯平放在床上。

（2）两手撑开枕袋口并将枕芯往里套。

（3）两手抓住袋口，边提边抖动，使枕芯全部进入枕袋里面。（4）将起出枕芯部分的枕袋塞进枕芯里面把袋口封好。（5）套好的枕头必须四角饱满，平整且枕芯不外露。

（6）将两枕头放置于床的居中位置，放好的枕头床侧两边均匀，与床头边沿一样齐。

5、将床复位：

（1）弯腰将做好的床缓缓推进床头板下，但要注意勿用力过猛。（2）看一遍床铺得是否整齐美观，对做得不够好的地方进行最后的整理，勿必使整张床面挺括美观。

二、房间检查标准细则及流程

（一）、建立客房的逐级检查制度

1、服务员自查；

2、领班普查；

（1）首先检查那些已列入预计出租的房间；

（2）尽快对每一间整理完毕的走人房进行检查，合格后尽快报服务中心修正房态；

（3）抽查空房，检查维修房；（4）检查每一间VIP房；

（5）抽查长住房、住人房和计划卫生的大清洁；

3、主管、经理抽查，总经理抽查。

（二）、客房检查的内容标准及流程

1、卧室

（1）门：是否擦洗干净，把手上有无污迹；门转动是否灵活，有无吱呀声；房间号码是否清楚，窥镜、安全链是否好用、安全；门锁后是否挂有“请勿打扰”（请速打扫）牌；门后磁吸是否起作用；

（2）壁柜：有无灰尘，洗衣及衣架杆是否有积尘；门轨有无损坏，柜门是否好开；衣架、衣刷、鞋刷以及洗衣袋、酒水单是否配备齐全；柜内的自动开头电灯是否正常；

（3）天花板：有无蜘蛛网；有无裂纹和小水泡（如有说明天花板漏水，应及时报修）；

（4）墙壁：墙纸有无不洁或脱落之处；墙上壁画是否摆正，有无灰尘；

（5）窗户：窗框、窗台有无灰尘，窗玻璃是否已擦干净；窗帘有无破损，是否干净，窗帘轨、钩是否完好；

（6）灯：天花板灯、台灯及壁灯等灯具有无落灰；开头是否完好；

（7）床：床铺得是否匀称、平展；床罩、床单、枕套、床头板及床架是否干净；床脚是否稳固；

（8）床头柜：有无灰尘；音响、灯光以及电视等的开头是否灵用；叫醒钟是否准时，电话机是否正常、干净；台面上有无放置禁止在床上吸烟的卡片“Please refrain from smoking in bed”；

（9）茶几：茶几部位是否擦净，烟灰缸有无清洁；火柴、茶叶有无配备，茶杯是否干净、足数；冷热水有无备好；

（10）写字台：桌椅及沙发各部位有无灰尘，抽屉内外是否干净；文件夹内的欢迎词、征求意见表、电报纸、酒店介绍、疏散图等是否配齐；电话号码簿以及电视节目单是否按规定放置；

（11）电视机：荧光屏、外壳及电视机架是否干净；音响是否良好，图像是否清晰、稳定；

2、卫生间

（1）门：门锁是否清洁，正常；

（2）灯：天花板灯、镜灯有无落灰；开头、插头是否灵用，有无损坏；

（3）地板：是否清洁，有无打蜡；（4）墙壁：瓷砖是否干净，有无破损；（5）毛巾架：是否牢固、干净；

（6）抽水马桶：有无消毒、有无封条、有无异味；马桶盖、坐圈及桶内外是否刷洗干净；

（7）垃圾桶：垃圾有无处理，桶内外是否已清洁干净；（8）洗面池：内、外有无污迹、水珠；

（9）化妆台：台面有无落灰，镜面有无污迹或水珠； 用品配备：方巾、脸巾、脚巾、浴巾、洗澡巾、香皂、卫生纸、卫生帽、浴帽、牙刷、牙膏、漱口杯、刀片盒等卫生用品是否配备齐全，并按规定位置放。

第四篇：会务工作

会务工作

教学目的

通过本章学习，了解会务工作的基本内容及工作程序，学会拟定会议方案，掌握会议组织工作的环节和会务工作中的文书工作。教学方法

该课程属于“专业岗位为中心、能力实训为中心、情景活动为中心和问题引导为中心”的课程范型，采用案例教学、叙述式教学、讨论式教学、现场教学、项目驱动、分组协作教学、“教-学-练”一体化的方法组织教学。教学重点

会议筹备工作；

会议方案的制作；

会见与会谈的操作程序与方法；

案例分析。教学难点

会议方案的制作；

会场的布置；

案例分析；

技能训练。教学时数

理论教学4.0课时

实训教学8.0课时

教学内容

案例导入：某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发了请柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、地点写得一清二楚。

接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。一看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人才知道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改换地点了。几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气，改地点了为什么不重新通知? 一气之下，都回家去了。

事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员工作粗心，在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，一厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等开会的前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单位用了，只好临时改换会议地点。但由于邀请单位和人员较多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。尽管领导登门道歉，但造成的不良影响也难以消除。

这个案例告诉秘书在会议准备时应注意什么问题呢？

会议概述

什么是会议？会议由哪些要素组成？哪几个是最基本的要素？

会议是人类群体有组织地会晤、议事的行为或过程。它需要三人以上共同参与，以一定的方式聚合在一起，目的是为了议事，解决各种问题，而且这种行为和过程是有组织、有目标、有规则、有秩序、有领导的。会议要素：

1、形式要素：会议名称、会议时间、会议地点、与会人员、会议方式。

2、内容要素：会议指导思想、会议议题、会议目的、会议任务、会议作用、会议结果。

3、程序要素：会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、会议决定的贯彻落实。

4、财务要素：会议经费、会议设备、会议服务设施。最基本的会议要素

会议时间、会议地点、与会人员、会议议题、会议程序。会议的种类有几种？

根据不同的标准，常见的会议种类有：

按组织类型分：内部会议和外部会议，正式会议和非正式会议；

按会期分：定期会议和不定期会议；

按出席对象：联席会(由若干单位共同召集并参加)、内部会、代表会、群众会等；

按功能性质：决策性、讨论性、执行性、告知性、学术性、协调性、报告性、谈判性、动员性、纪念性等；

按议题性质：专业性、专题性、综合性等；

按规模大小：特大型(万人以上)、大型(数千人)、中型(数百人上下)、小型(数十

人或数人)等；

按召开方式：常规会、广播会、电话会、电视会、网络会等；

按与会者的国籍及议题的范围：国内会议和国际会议等。会议有什么作用？

（一）会议的积极作用

1．交流信息，互通情报。通过会议的报告、发言、讨论，可以交流工作情况，相互通气，彼此较快地了解全局，克服认识上的主观局限性。

2．发扬民主，科学决策。通过会议可能听取各种不同意见，集思广益。3．增强友谊，促进团结。会议是人与人的直接接触，通过 交流思想，总结工作，开展批评与自我批评沦，有助于加强上下 级之间、同级之间的了解，增进团结。

4．统一认识，协调行动。通过会议作出决议、决定，共同 贯彻，以推动工作的开展，防上各行其是，减少相互矛盾。

5．带动消费，促进经济。成千上万的会议，已经形成“会议产业”。(二)会议的负面作用。

1．造成时间、精力的浪费。美国一位管理学家说过“领导人相当的一部分生命要在会议中度过”。前苏联的一位文秘专家叫作卡婕琳娜的曾引一份研究资料：“会议比重占指挥员和专家工作时间的30％～33％。”日本效率协会统计发现“全日本科长以上管理班人员工作时间的40％是在开会。”在我国，领导人员开会的比重究竟占多少，目前尚无人去研究，大约不会低于上述所列百分点。如果众多的领导者都陷入会海，哪里会有时间和精力去做他们该做的事呢? 2．金钱的浪费。开会就要用钱，越高级、越长、越大型的会议，一般说来用钱越多。会议费用有些是正当而必须的，有些则是可用可不用的，有些则纯属铺张浪费。

3．信息的重复、浪费。有些会只是层层传达，复述上级意见，或者为会而会，走过场、搞形式，本身并不结合实际，其结果是制造重复信息，滋长文牍主义。

4．滋长不正之风。长期以来，有少数干部成了专门开会的“职业开会者”，还有些人极力争取参加各种会议，无非是借机在旅游胜地公费游览。还有些人除了“开会”外，别无他事，开完会并不去认真传达贯彻，成为典型的会议型官僚主义者。近年来还出现利用会议敛财，收取各种名目的赞助。课堂讨论：

你参加过一些什么样的会议？你是否喜欢这些会议？为什么？

会议申报与审批的形式有哪些？

口头申报、书面申报、会议申报。

会议申报应遵循什么原则？

精简从严原则、“一枝笔”原则。指导会务工作的原则有哪些？

1、准备充分；

2、组织严密；

3、服务周到；

4、确保安全。会议成本意识

开会时要耗费经费的，一般来说会议人工成本是这样计算的： 会议成本= 2ABT 式中 A —与会者平均工资的3倍（以小时计）;B —参加会议的人数;T —会议的时间（以小时为单位）。

A为与会者平均工资的3倍是因为劳动产值远比工资高，乘以2是因为开会时经常性的工作中断而造成了损失等间接成本都计入其中，成本就将更高昂。而会议的总成本还需要加上开会所需的经费。会议秘书工作的基本任务 1，组织的工作

主要包括：

(1)协助领导确定会议议题；(2)根据议题安排议程、日程；(3)发会议通知，负责会议报到；(4)对与会人员进行编组；(5)布置会场，安排座次；

(6)印发会议证件(出席证、列席证、工作证等)；(7)负责会议签到；(8)会中组织和协调；

(9)会场其他组织和管理；

(10)会外的联络和协调(负责与会议有关的邀请、报道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的联系和组织)。(11)会议的结束收尾工作。2．文书工作

主要包括：

(1)会议文书的起草；(2)会议文书编写；(3)会议文书印发及管理。3．生活管理工作

主要包括：

(1)与会人员的食宿管理；(2)会议的财务管理；(3)会议的交通保障；(4)会议的文化活动；

(5)与会人员的医疗保健。4．安全保卫工作

主要包括：

(1)会议的保密工作；

(2)会议的警卫工作；(3)会场内外的安全保卫工作。

从以上秘书工作的基本内容中，我们可以看出，会议工作对秘书的组织能力、写作能力、管理能力、交际能力等都有很高的要求。秘书办会，离不开办文、办事能力。会议工作最能集中反映出秘书的综合素质。

会务工作的具体内容

会务工作流程图

会前：确定会议主题与议题→确定会议名称→确定会议规模与规 格→ 明确会议组织机构→ 明确会议所需设备和工具→确定会议时间与会期→ 确定与会者名单→ 选择会议地点→ 安排会议议程和日程→ 制发会议通知→ 安排食住行→准备会议文件材料→ 制作会议证件 → 制定会议经费预算方案 →布置会场 →会场检查 会中：报到及接待工作 → 组织签到→ 做好会议记录→ 做好会议值班保卫工作 → 会议信息工作 → 编写会议简报或快报→ 做好会议值班保卫工作→ 做好会议保密工作 →做好后勤保障工作

会后：安排与会人员离会→ 撰写会议纪要 → 会议的宣传报道→ 会议文书的立卷归 档 →催办与反馈工 作 →会议总 结

一、确定会议筹备方案（大中型）

议题确定后，秘书人员应根据领导的意图、工作的需要，制定会议筹备方案。会议筹备方案就是会议计划。它包括会议主题、议题名称、会议时间、地点、与会人员、议程、日程及经费预算等项目。具体如下：

（一）确定会议主题和议题。

（二）确定会议名称。

（三）确定会议议程。

（四）确定会议的时间和日期。

（五）确定会议所需设备和工具，要满足会议的需要

（六）确定会议文件的范围，并做好文件的印制或复制工作(七)确定会议经费预算。

（八）确定会议住宿和餐饮安排

(九)大型会议还需确定筹备机构与人员分工。会议筹备方案示例如下：

可信公司技术训练专题研讨会

(筹备方案)

一、会议主题

为了增强本公司综合竞争力，提高产品质量和管理水平，特召开此次技术训练专题研讨会。会议的重点是讨论研究如何在全公司展开技术发明和创造的竞赛，并提出提高训练质量的对策，探讨新的技术训练方法。

二、会议的时间、地点 拟定于3月5日上午9：00至下午4：00，在公司1号会议厅召开。3月5日上午8：30报到。

三、参加会议人员

公司总经理、副总经理、公司人力资源部总监、生产部总监、培训部总监，以及公司下属各部门的技术骨干30人。总计50人。会议议程

会议由主管副总经理主持。上午：

(1)总经理做关于技术训练问题的工作报告。(2)培训部总监专题发言。(3)生产部总监专题发言。下午：

(1)分组讨论。

(2)人力资源部总监宣读公司开展技术竞赛评比的计划草案。(3)主管副总经理做总结报告。

五、会议议题：

(1)技术训练与提高企业综合竞争力。(2)技术训练与技术创新。

(3)如何提高技术训练的质量。(4)技术训练方法的再讨论。

六、会场设备和用品的准备：

准备会议所需的投影仪、白板和音像设备，由公司前台秘书负责。

七、会议材料准备：由总经理办公室牵头准备。(1)总经理的工作报告。

(2)培训部、生产部总监的专题发言稿。’(3)公司开展技术竞赛评比的计划(草案)。(4)副总经理的总结报告。

八、会议服务工作：由行政部综合协调。(1)会议通知。(2)会议日程表。

（一）怎样确定会议主题与议题

会议主题是指关于会议要研究的问题、达到的目的。确定主题的主要方法：一是要有切实的依据；二是必须要结合本单位的实际；三是要有明确的目的。议题是对会议主题的细化。

（二）怎样确定会议名称？

会议名称要拟得妥当，名实相符。会名不宜太长，但也不能乱简化。会议名称一般由“单位+内容”两个要素构成，如“中国共产党第十五次全国代表大会”，其中“中国共产党”即组织名称，也可称单位；“第十五次全国代表大会”即会议内容。有的会议名称由单位、、内容构成，如广东省人民政府办公厅(单位)1997年()总结表彰(内容)大会”。有的会议名称有时间、会议内容和会议类型构成。如“2002年浙江省公路春运票价听证会”。会议名称要用确切、规范的文字表达。有些会议的名称是固定的，如董事会等；有些会议名称是不固定的，应根据会议的议题或主题来确定，有的名称中还可以包括时间、范围等因素。如：“天地公司1998年全体员32,总结大会”。

（三）确定会议规模与规格

确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。

同时 本着精简效能的原则。

会议的规模有大型、中型、小型。

会议的规格有高档次、中档次和低档次。

（四）确定会议时间和地点应注意哪些问题？

1、会议时间有三种含义：一是指会议召开的时间；二是指整个会议所需要的时间、天数；三是指每次会议的时间限度。

2、确定会议时间应考虑：首先是需要，如每周一次的工作例会，通常放在周末的下午，一周即将结束，下一周就要开始，利于承上启下。一年一度的职工代表会议，宜于年初召开，既利于总结上年的工作、生产成果，又利于讨论、部署新一年的工作、生产计划，通过各种预算等。有些会议如农业生产、学校教育等本身就有很强的季节性或季度性。其次是可能，即最好是每位与会者都能参加的时间。如日本的有些企业召开各部门干部汇报会，常定在下班前半小时，而不是安排在刚上班时。再次是适宜，先要考虑主要领导、主管领导和主持人时间的适宜。在领导出差返回的当天尽量不安排重要会议。有外部人员参加的会议，要考虑邀请的有关上级领导和嘉宾能否到会。还要考虑本单位或本公司工作或生产经营的规律，尽量避免在工作或生产销售的旺季和忙时召开牵涉人员多、时间长的会议。此外要考虑气候、环境等自然因素和社会因素。

最后是会议时间限度。据心理学家测定，成年人能集中精力的平均时间为45至60分钟，超过45分钟，人就容易精神分散，超过90分钟，普遍感到疲倦。因此，每次会议时间最好不超过一小时。如果需要更长时间，应该安排中间休息。

（会议议题应集中，日程安排应高度紧凑，尽量缩短时间。会议连续进行的最佳时间是3小时之内，超过这一限度，会议效果呈下降趋势。）

安排会议时间要考虑人们的生理规律。一般上午9：00—1l：00，下午2：30—4：30，人们办事的效率较高。

确定会期的长短应与会议内容紧密联系。要注意提高效率，尽量开短会。

3、会议地点问题：会议地点，又称“会址”。既是指会议召开的地区、城乡，又是指会议召开的具体会场。为了使会议取得预期效果，选择会议的最佳会址也得考虑多种因素。

第一、应根据不同的会议类型来选地点。如： 国际性或全国性会议，要考虑政治、经济、文化等大因素，一般应在首都北京或其他中心城市如上海、武汉、广州、西安等地召开。

专业性会议，应选择富有专业特征的城乡地区召开，以便结合现场考察。假如，棉花种植会议到深圳去开，钢铁生产会议到青岛去开，就不可理喻了。

小型的、经常性的会议就安排在单位的会议室。会议室尽可能不要紧靠生产车间、营业部、教室等人声嘈杂的地方，以免受到干扰。第二、应考虑交通便利

会场位置必须让领导和与会者方便前往。一般应选择在距领导和与会者的工作地点均较近的地方。第三、会场的大小应与会议规模相符。一般来说，每人平均应有2～3平方米的活动空间比较适宜。同时应考虑会议时间的长短，时间长的会议，场地不妨大些。

第四、场地要有良好的设备配置。桌椅家具、通风设备、照明设备、空调设备、音像设备要尽量齐全。同时应该根据会议的需要检查有无需要租用的特殊设备，如演示板、电子白板、放映设备、音像设备、录音机、投影仪、计算机、麦克风等。

第五、场地应不受外界干扰。应尽量避开闹市区。同时，“外界干扰”还包括室外的各种噪音，打进会场的电话，以及来访和参观等。因此在场外应挂起“会议正在进行中，谢绝参观”的牌子，并要求关闭所有的手机。会场内部也应具有良好的隔音设备，以保证会议能在安静的环境中顺利进行。

第六、应考虑有无停车场所和安全设施问题。

第七、场地租借的费用必须合理。

（五）怎样确定与会人员范围及人数

会议由哪一级人员参加，由哪些单位派人出席，哪些单位派人列席，事先都应全面考虑好。秘书部门平时应掌握本地区或奉系统的机关和干部人数的基本资料。在确定会议规模和人数之后，应进一步分配会议人数及名单。大型会议设有“组织组”负责考虑这些工作。

（六）怎样确定会议议程与会议日程(1)会议议程与会议日程的区别。

●会议议程：是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。它是为完成议题而作出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排，会议主持人要根据议程主持会议。拟定会议议程是秘书人员的任务，通常由秘书拟写议程草稿，交上司批准后，在会前复印分发给所有与会者。会议议程是会议内容的概略安排，它通过会议日程具体地显示出来。

●会议日程：是指会议在一定时间内的具体安排。一般采用简短文字或表格形式，将会议时间分别固定在每天上午、下午、晚上三个单元里，使人一目了然，如有说明可附于表后。会议日程需在会前发给与会者。会议日程是根据议程逐日作出的具体安排，它以天为单位，包括会议全程的各项活动，它是与会者安排个人时间的依据。会议日程表的制定 要明确具体，准确无误。(2)安排会议议程和日程要注意的问题。

●要把握会议目的，即了解会议召开的原因。

*先安排关键人物的时间，要保证重要人物能够出席会议。根据多数人意见安排日程，保证尽可能多的人员都有时间参与会议。

●例会原则上要定时召开，且时间不宜过长。时间应控制在一个半小时左右，避免出现会议给人们带来的疲劳。

●如遇几个议题，应按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。尽量保证在最佳时间开会。上午8：00～1l：30，下午3：00—5：30是人们精力最旺盛、思维能力及记忆力最佳的时机。所以，安排会议议程和日程要注意将全体会议应安排在上午，分组讨论可安排在下午，晚上则安排一些文娱活动。(3)大中型会议的议程一般安排如下。

开幕式，上司和来宾致辞；

上司做报告；

分组讨论； ●大会发言；

参观或其他活动；

会议总结，宣读决议；

●闭幕式。

(4)会议议程与日程的样式示例。

●会议议程示例。

英豪公司销售团队会议议程

公司销售团队会议将在5月25日星期一上午9：00在公司总部的三号会议室举行。

1、宣布议程。

2、说明有关人员缺席情况。

3、宣读并通过上次会议的记录。

4、通信联系情况。

5、东部地区销售活动的总结。6．销售一部关于团队沟通问题的发言 7．公司销售人员的招聘和重组。8．销售二部经理的人选 9．下季度销售目标

（七）印发会议通知

发会议通知可用书面或电话、电报两种形式。通知的内容包括会议名称、会议目的和主要内容、会期、地点、与会人员、报到日期和地点、携带的材料和个人支付的费用、主办单位、联系人姓名和电话等。重要的、大型的会议通知要编文号，一般的会议通知不编文号。

发会议通知一要及时，使与会人员能按时参加；二要准确，防止重发、错发、漏发。用于涉外业务会议的通知，宜用印制精美、设计独特的请柬。这样，既可表示对被邀者的尊重，又可引起他们的注意并对会议产生兴趣。

（八）确定会议所需用品和设备

（1）必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。

（2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。

检查空调设备，必要时做好开机准备，一般要在会议前两小时开机预热或预冷。

检查好灯光、扩音设备。检查黑板、白板，确保已擦干净；准备好粉笔、指示棒、板擦等。安放图架，准备好配套图表和足够的纸张。

如有陌生人或外来人参加会议，摆放好姓名牌，注意文字要大小适当，清楚易认。在每人座位前摆放纸笔。

多媒体电视需要安放投影机、屏幕、录音设备等。

如果有选举、表决、表彰的议程，还需准备好投票箱、计数设备和奖励用品。

会期较长的会议，要安排好茶水、饮料，并指定专人服务。

如果是电话、广播会议，须提前检查线路，保证音响效果良好。

上述工作完成后，须提前半天至一天进行一次全面检查，以便及时发现问题，进行整改。

（九）建立会议组织机构

会务组、宣传组、秘书组、文件组、接待组、保卫组。

（十）确定与会人员名单 出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。

1．会议经费的主要内容

*文件资料费：包括文件资料的制作、印刷费，文件袋，证件票卡的制作、印刷费用等开支。

*邮电通讯费用：如发会议通知，则有会议事项发电报、传真、电传或打电话进行联络等费用；若召开电视、电话等远程会议，则使用有关会议设备系统的费用也应计算在内。

*会议设备和用品费：如各种会议设备的购置和租用费。

*会议场所租用费：如会议室、大会会场的租金，以及其他会议活动场所的租金。

*会议办公费：如会议所需办公用品的支出费用，会场布置等所需要的费用。*会议宣传交际费：如现场录像的费用，与有关协作各方交际的费用。*会议住宿补贴费：一般情况下住宿费是由与会人员自理一部分，由会议主办者补贴一部分。也有主办单位全部承担的情况。如果无住宿要求，应明确与会人员完全自理这一部分，则预算中可不列此项。*会议伙食补贴：通常由主办单位对会议伙食补贴一部分，由与会者承担一部分。

*会议交通费：即参会人员交通往返的费用，如果由会议主办单位承担，则应列入预算；会议期间的各项活动如需使用车辆等交通工具，其费用也应列入预算。

*其他开支：包括各种不可预见的临时性开支。2．审核时要逐项细审

要让起草人员将部分费用的细目表一并承上。如计算设备租用费时，应了解：都租用了哪些设备?设备租用的行情是怎样的?不同型号、功能的费用差距有多大?主审秘书对这些都需了然于胸。

对经费的把关，不可太松，否则会造成浪费；也不可太紧，否则会影响到会议质量。

例文分析： ． 天地公司新产品发布会经费预算

公司定于2003年1月15日在金隅大厦一楼会议室召开新产品发布会。与会人员预计200人，现就会议所需各项经费提出预算。

一、场地租用费

金隅大厦一楼会议室租金一天5000元，两天共计10000元,。

二、摄像设备租用费

拟租摄像机2台，每台每天租金2000元,，共计4000元。

三、聘请专家咨询费

拟请专家2人，每人每天支付5000元，共计10000元。

四、宴请费用

10人一桌，每桌标准2000元，共计40000元。

五、交通费用

租用旅行车2辆，每辆每天500元，两天共计2000元。

六、会议用品费

资料印制费：每份宣传资料成本为5元，需印制2000份，共计10000元。

七、纪念品 到会记者预计50人，每人一份纪念品价值500元，共计25000元。此次会议经费总计10万元。

此预算提交总经理办公会审查批准。

会议筹备小组

2003年1月5日

十一、进行全面的会前检查

会前检查是落实各项会议准备工作。保证开好会议的重要一步。重要会议在会前要反复检查。会前检查分为领导人听取大会筹备处各组汇报和现场检查两种方式，以后者为主。秘书人员要密切配合领导人的检查工作。检查的重点是会议文件材料的准备、会场布置和安全保卫工作等。大中型重要会议的会前检查还包括警卫部署，票证检验人员的定岗定位，交通指挥及主席台服务人员的就位等。

会前检查包括每个细节都不能放过。就拿会议设备来说，要保证在任何意外发生的关头，机器可以及时更换；主持会议者应熟悉所有电源插座和灯光开关位置，秘书可以把这些情况告诉有关人员，如果有一点没安排好，赶紧打电话通知有关人员解决这些带来麻烦的小问题。案例一： “时装秀”方案

某服装集团为了开拓夏季服装市场，拟召开一个服装展示会，推出一批夏季新款时装。秘书小李拟了一个方案，内容如下： 1．会议名称：“2002XX服装集团夏季时装秀”。

2．参加会议人员：上级主管部门领导2人；行业协会代表3人；全国大中型商场总经理或业务经理以及其他客户约150人；主办方领导及工作人员20名。另请模特公司服装表演队若干人。

3．会议主持人： XX集团公司负责销售工作的副总经理。4．会议时间：2002年5月18日上午9点30至11点。

5．会议程序：来宾签到，发调查表。展示会开幕、上级领导讲话。时装表演。

展示活动闭幕、收调查表，发纪念品。

6．会议文件：会议通知、邀请函、请柬。签到表、产品意见调查表。服装集团产品介绍资料。订货意向书、购销合同 7．会 址：服装集团小礼堂。

8．会场布置：蓝色背景帷幕，中心挂服装品牌标识，上方挂展示会标题横幅。搭设T型服装表演台，安排来宾围绕 就座。会场外悬挂大型彩色气球及广告条幅。

9．会议用品：纸、笔等文具。饮料。照明灯、音响设备、背景音乐资料。足够的椅子。纪念品(每人发X X服装集团生产的T恤衫1件)10．会务工作：安排提前来的外地来宾在市中心花园大酒店报到、住宿。安排交通车接送来宾。展示会后安排工作午餐。分析：

从秘书小李拟制的这份方案，可以看出制定会议方案是一项综合性很强的工作。一个好的会议方案，应该是科学、详尽、可行的。会议方案的制定要求高，需要秘书人员不断积累经验，认真细致地做好。

小李的方案还有一些需要改进的地方： 1．会议名称不能使用口语，应该用正规的书面语。“时装秀”应改为“时装展示会”。

2．展示会的目的是打响品牌、开拓市场，应请新闻媒体记者到会报道，以扩大影响。

3．会议地点不应设在x x服装集团内部，这既不方便来宾，也起不到扩大影响的效果。应该改设在来宾住宿的花园酒店大会议厅。

4．会议用品中没提及应该准备的用于展示的新款时装样品。

会见与会谈

一、会见、会谈的含义

会见又称接见、拜会。凡身份较高的人士接见身份较低者，或是主人接见客人，一般称为会见。凡身份较低的人会见较高者，或是客人会见主人，一般称为拜会或拜见。会见分为礼节性、事务性和政治性三种。企业常用的会见主要是社交上的礼节性会见和涉及业务商谈、经贸洽谈等内容的事务性会见。政治性会见一般涉及双边关系及重大国际事务等。

会谈是指双方或多方就某些重大的政治、经济、文化、军事问题，以及其他共同关心的问题交换意见，会谈也可以指洽谈业务，即就具体业务进行谈判、会商。会谈的内容较为正式，政治性、专业性较强，在企业中主要指商务谈判和业务会商。

二、会见、会谈的区别

1、内容不同：会见的内容礼节性、事务性较强，会谈的内容经济性、利益性较强；另外，争议的内容涉及面要比会见、会谈宽泛得多。

2、功能不同：会见主要是为了加强双方的关系，处理事务。会谈就是指双方或多方为了消除分歧、改变关系而交换意见，为了谋求共同利益或契合双方利益而互相磋商的行为和过程。会议是为了达到交流信息、集思广益、研究问题、决定对策、协调关系、传达指示、布置工作、表彰先进、鼓舞士气等目的。

三、秘书安排会见工作的具体操作

了解意图

准备资料

确定参加人员

确定时间和地点

会见座次安排

场所布置

迎送工作

四、秘书安排会谈工作的具体操作

1、了解意图 2．准备资料

3．确定参加人员 4．确定时间和地点 5．迎送工作 6．安排合影 7．整理会谈文件

技能训练

【训练目标】通过训练，学生应熟悉会议组织的工作环节，掌握会议筹备方案制作要领。

一、案例分析 案例：

一次重要的报告会，办公室安排秘书小刘负责会议的录音工作。小刘将无，线话筒和录音机磁带安放好以后，还事先调试了一番，觉得效果不错，开会时小刘放心地做其他的事情去了。会议结束后，主任要小刘把录音整理出来。小刘打开录音机，前几分钟听起来还不错，但越听越不清晰了，到后来竟然是一片噪声。报告自然是没有整理出来，小刘应怎样总结教训呢?

二、问题讨论

1．怎样做好会见的准备工作? 2．会见与会谈准备工作的基本要求是什么? 3．什么是会见?什么是会谈?秘书人员为什么要做好会见与会谈的准备工作?

附件：会议通知例文

各区、市、县国家税务局，市局直属分局、稽查局：

经市局研究决定，于2008年12月14日召开全市xxx工作会议。传达总局、省局xxx工作会议精神，总结我市xxx工作情况及布置2008年xxx工作。现将有关事项通知如下：

一、参会人员：各区、市、县国家税务局，市局直属分局、稽查局分管领导、法制征管科科长、从事流xxx工作的人员及各区、市、县局重点分局局长，市局征管科、法制科、计财科、信息中心、流转税科、所得税科负责人。

二、报到时间及地点：14日上午8：30分前在xxx市国家税务局报到。

三、会议日程及时间：14日上午8：30—10：00在xxx国家税务局进行经验交流，10：30—12：00在xxx国家税务局进行经验交流；14日下午在市局直属分局进行经验交流；15日上午在xxx会议室讨论，下午领导和科室负责人讲话。

二○○四年十二月二日

第五篇：会议会务承办操作细则

公司会务操作细则

一、适用范围

本细则适用于公司党委会议、董事长办公会议、总经理办公会议、专题会议的会务承办与操作。

二、议题确定 1．根据公司《会议管理制度（试行）》规定，凡有需要会议研究的相关事项，各领导、各部室、各分公司均可提出议题。

2．议题主办部室事先调查研究和准备，并与相关部室或单位协商意见

3．公司综合部文秘人员定期（一般半月一次）发放议题单，征询意见，由各部室根据实际需要填写。

提交程序：

□主办人员草拟议题及汇报材料→ □部室负责人初核→→ □其他部室会稿→→ □主管领导审核→→ □综合部校核→→

□主持人审查确定议题是否上会→ □主持人确定会议召开时间、地点、参加人员、列席人员、会议准备要求并在议题单上签批

二、会议准备

1．综合部文秘人员按批准的议题单，拟会议通知单，填写时间、地点、参加人员、列席人员、议题及主要内容

2．按照通知单，通知议题主办部室落实汇报人员、准备汇报材料、确定汇报方式

3．按照通知单，通知参加会议人员，并提供草案材料复印件

4．会议室准备：

□服务人员落实，通知开会时间 □会议标题或横幅确定、制作、悬挂 □会议宣传标语确定、制作、悬挂 □会议电源、插座、照明灯调试 □空调或暖风准备

□音响、话筒准备及调试

□投影仪、幕布、激光笔准备、与电脑连接PPT调试完成□会议桌椅准备

□桌签准备、按位置摆放

□服务人员落实，通知开会时间 □茶水、热水、水杯准备 □水果准备 □湿巾准备5．汇报准备

□议题印制、摆放

□汇报材料按参加人数复印摆放 □展版摆放

三、会议召开

1．承办人员提前10分进场检查

2．参会人员填写签到表，请假人员核实

3．汇报人员等候4．会议记录5．录音

6．摄影与摄像

7．主持人在会议记录上签字

四、会后事务

1．整理会议纪要，汇报人审核，主持人审定签发（按一周内或定时，董事长办公会、总经理办公会纪要由董事长、总经理签发；专题会议纪要由相关部门整理，由分管领导签发，必要时报总经理签发）

2．编号、登记，印发（专题会纪

要由主办部室送发）

3．汇报材料底稿及会议记录归

档。

4．录音存盘5．会议简报6．会议展版制作

7．会议议定事项督办（会议决

定的事项，承办单位、部门必须严格执行，并及时报送执行情况。督查部检查督办）