会议组织安排（小编推荐）

第一篇：会议组织安排（小编推荐）

本文由 william777377 贡献 doc 文档可能在 WAP 端浏览体验不佳。建议您优先选择 TXT，或下载源文件到本机查看。会议的组织和安排 在一个企业中，会议的组织和安排是必不可少的。以往都是通过打电话联络与会人，会 议材料及日程 等也要通过邮件的方式来完成，而且将会议结束后的文档与信息组织起来也会 比较困难。有了全新的 Microsoft Office 2003，会议的组织和安排是否可以非常方便呢？ 现在，来看看如何使用 Outlook 2003 来 完成这些工作吧。创建会议请求 通过 Outlook 2003 中的日历，不但可以安排个人的时间安排，也可以为与会者发送会议请求，邀请与会者 参加会议。（1）运行 Outlook 应用程序，在“邮件控制面板”中单击【日历】按钮，打开 “日历”视图窗口。（2）在“常用”工具栏中选择“新建”下拉菜单中的“会议要求”命 令，打开一个新建的会议要求对话框，如图 1 所示。“会议” 在 对话框中填写会议的 “主题”、召开的“地点”、以及会议的“开始时间”与“结束时间”等信息，然 后在“收件人”文本 框中输入邀请的与会人的电子邮件地址。图 1 创建会议请求（3）单击“会议”对话框中的“计划”选项卡，此时就可以在一个 时间线上看到邀请的与会者、甚至包括资源 的忙闲状态情况，使你能够更好地掌握会议安排 的时间和会议长度。如果在预定会议时很难确定哪个时间 段是可以利用的，则可以单击【自 动选取下一个】按钮，让 Outlook 2003 智能地帮助我们选择一个合适的 时间来安排会议，如图 2 所示。图 2 了解人员状态 在 WSS 站点上创建会议工作区 Microsoft Windows SharePoint Services 站点为企业部门以及合作团队中的同仁们提供了一个协同工作的平台。团队成员 们只需利用浏览器就可以浏览信息、发送信息到共享的站点中，这些数据包含了如：相关 事 件、布告栏与通知、讨论区、任务清单及联络人清单，甚至还包含了一个文档库来管理网络 协作过程中 的文档，同时，Windows SharePoint Services 站点还提供了创建文档工作区和 会议工作区的能力，使得 团队成员在网站上可以开展进一步的沟通与协作。在 Windows SharePoint Services 站点中提供了专门为会议准备的会议工作区，为任何准备、引导和跟 踪 会议的人提供相关的服务和信息整合。会议工作区提供了一个安全的联机站点用于集中管 理所有与会议有 关的通讯、文档和后勤，这使得它成为组织、共享和获取所有与会议有关事 情的绝好的地方。会议工作 区的设计目标是使会议处理更加直觉化、流水线化和有效，以便 节省客户的时间和提高会议的工作效率。使用

Outlo 图 3 创建会议工作区（2）“会 在 议工作区”任务窗格中单击“更改设置”链接，打开会议工作区的配置页面，如图 4 所示。在此可 以选择会议工作区的创建位置，以及会议工作区所使用的模板语言和模板类型等。提 示：不同的模版类型针对不同的会议类型，所包含的列表也不同。图 4 配置会议工作区（3）【确定】 单击 按钮返回“会议工作区”任务窗格，【创 建】 单击 按钮，此时 Outlook 2003 开始向 Windows SharePoint Services 工作组站点 中创建新的会议工作区，创建完成后如图 5 所示。图 5 加入会议工作区的会议安排（4）保存并关闭此会议安排，系统会询问“ ‘中国互 联网政策与发展研讨会’尚未发送，是否发送？”，单击 【确定】按钮后，Outlook 会开始 给设定的与会人员发送会议请求。（5）再次打开此会议对话框，可以发现增加了一个“跟 踪”标签，打开“跟踪”选项卡，会发现所有与会人的 响应都已显示在此选项卡中了，同时，在对话框的标签项与编辑框之间也有与会人的响应信息显示。（有 的与会人暂时没有响应，今后只要发送了响应，就会在此体现出来）单击会议工作区标题链接，打开该会 议工作区，如图 6 所示。图 6 创建完成的会议工作区 可以看到，所有邀请的与会者都已列入了“与会者”区域 中。在“与会者”区域中可以对与会者进行进一步的编 辑。例如说，名为

coren@bookyard.com 的与会者是被邀请的重要发言人，希望在这里将其职务体现出来，以 使其他与会人在工作区了解到重要发言人的信息。单击“管理与会者”链接，打开“与会者” 页面，在“名称” 列表中单击名为 coren@bookyard.com 的“编辑”图标，打开此与会者 的编辑对话框，在“备注”文本框中输入 与会者的身份等信息，如图 7 所示。图 7 编辑与会人信息 单击【保存并关闭】按钮，回到会议工作区主页，在“与会者” 区域中就显示出刚刚编辑过的与会人信息。依此方法，编辑其他需要注明的与会者信息。如 果此时想增加新的与会人，不必回到 Outlook 中添加，再 次单击“管理与会者”链接，打 开“与会者”页面，单击【添加与会者】按钮，打开新建与会者页面，输入新增 与会者的个 人信息，单击【保存并关闭】按钮后，新的与会者即添加成功。对于一个会议，应该有明确 的目标，以确定会议召开的目的。单击主页上的“目标”区域中的“添加新目标” 链接，打 开“新建目标”页面，在“目标主页”的“议程”区域单击“添加新议程”链接，打开“新 建议程”页面，输入会议的“主题”，议程的“所 有者”，议程的

第二篇：会议安排

会议安排

第三条 例会的安排。为避免会议过多或重复，全公司正常性的会议一律入例会制，原则上要按例行规定的时间、地点、内容、组织召开。例行会议安排如下：

（一）行政技术会议

1.经理办公会：研究、部署行政工作，讨论全公司行政工作重大问题

2.董事会：总结评价当月行政工作情况，安排布置上月工作任务

3.班组长以上干部大会：总结上季工作情况、部署本季工作任务，表彰奖励先进

集体、个人。

4.经营活动分析会：汇报、分析公司计划执行情况和经营活动成果，评价各方面的工作情况，肯定成绩，揭露矛盾，提出改进措施，不断提高公司经济效益

5.质量分析会：汇报、总结上月培训质量情况，讨论分析培训成果、研究决定质

量改进措施

6.安全工作会：汇报总结前季安全生产、治安、消防工作情况，分析处理事故，检查分析事故隐患，研究确定安全防范措施

（二）其他会议的安排

涉及多个部门负责人参加的各种会议，均须于会议召开之前，经部门领导批准后，分别报两办汇总，并由办公室统一安排，方可召开

1． 每周六应将全公司例会和各种临时会议，统一平衡编制会议计划并打印发到各

部领导及工作人员

2． 凡公司已列入会议计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的其他会议

时，召集单位应提前2天报办公室调整会议计划。

3． 对于准备不充分、或重复性、或无多大作用的会议，厂办有权拒绝安排

4． 对于参加人员相同、内容接近、时间相适的几个会议，办公室有权安排合并召

开

5． 各部门会期必须服从公司统一安排，各部门小会不应安排在全公司全会同期召

开。应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则

会议的准备

所有会议主持人和召集单位与会人员都应分别做好有关准备工作（包括拟好会议议程、提案、汇报总结提纲，发言要点、工作计划提案、落实会场、备好座位、茶具茶水、奖品、纪念品、通知与会人等）

第三篇：会议安排

一、会前阶段

（一）会议分工

会议应视情况明确设定秘书组、会务组、后勤医疗组、保卫组等工作组，重要会议可设专职服务员，并请后勤、保卫等人员做好治安、救护、餐卫等项工作。

1、秘书组

其主要任务是负责会议讲话稿、会议议程、会议指南等材料的整理、报审及会议的报道宣传工作，并协助会务组做好相应工作。

2、会务组

其主要任务是负责会议会务工作，包括：（1）下达会议通知；（2）负责报道登记，发放入场证件、纪念品和会议相关材料等；（3）迎送、接待主讲人，负责食宿安排；（4）支付各类费用；（5）财务结算。

3、保卫组组织人员对会场进行安全检查，疏通通道，开启安全门等，同时协助会务组做好相应工作。

4、后勤医疗组：做好会议期间人员的应急医疗工作。

在整体运作过程中 秘书组、会务组等各司其职，但又需要默契配合，互相支援，形成一个整体，保证会议顺利进行。

（二）会议通知

1、通知应简明准确，主要包括会议内容、参会人员范围、时间、会期、开会和报到地点、是否需要报名单、联系人及电话等。

2、通知发出后，应即落实有关负责人是否收到，并统计好参会人数。若需报名单，则要注意统计姓名、性别、职务等项。

3、大型会议应当印制会议指南。内容包括参会人员及会务人员的姓名、单位、职务、房间号和就餐时间、地点以及其他注意事项等内容。（会议秩序册应在参会人员报到时发放）

4、需分组座谈的，应指定座谈地点、召集人等。

（三）会议材料准备

1、会议材料准备包括领导讲话、主持词、典型发言、会议议程等。应注意材料的数量、篇幅与会议时间安排一致。会议材料均应经相关领导阅知，会前送交讲话者本人。

2、会务人员应对材料的印刷、装订把好关，应注意是否齐全。如有可能，会务人员应与相关处室逐页核对。主持人、讲话人对材料的纸张、字号大小等有特殊要求的，均应尽量满足其要求。

（四）会场布置

会场布置应包括以下各项：落实会场场地、会标悬挂、电源、灯光、音响、投影、录音录象设备、饮水器具、主席台和会议桌上物品摆放、座次排列、空调设备及安全出入等。（要做好后备电源、扩音设备及值班电工等应急安排）

1、会场布置形式

会场布置形式可根据会议的内容、发言人及参会人员数量而定。会议内容主要为传达文

件，而发言人数量较少、参会人数又较多时，宜采取分排式就座。座谈或听取汇报的会议，宜采取圆桌式就座。

2、座次排列

座位的顺序一般以座位的面向为准，先中间，后左、右，依次向两边摆放。对人员的座次排列、人员排序均有严格要求。一般规律应是：

（1）职能部门对排名有详细规定的，以其排列的顺序为准。

（2）同等职位的，按任实职时间为先；不在职的同志，根据场合酌情排列。

（3）上级来人参加会议时，应根据来人的身份及在整个会议议程中的位置（看谁做主要讲话）酌情排列。

3、席签

席签是与会人员身份的标志。既充分体现对该座人员的尊重，同时有清点人数的作用。座签一般应当用浅红色纸、黑字书写。应写清该座位人员的姓名（核实无误）或单位名称。

4、会场环境。

根据不同类型的会议酌情布置会标、条幅、鲜花等物品，营造庄严、肃穆、热烈等不同风格的会场气氛。还应留意会场是否具有安全出入之通道。

5、灯光音响

灯光的亮度要适宜，台上光线一般要比台下亮一些。晚上开会要做好停电的应急准备工作。

音响是保证会议开好的重要手段。话筒的数量应根据会场座位的摆放及发言人的多少而定。音响及话筒应逐一调试，必要时要请音响人员专司此责。

6、空调、通风设备

适宜的温度及清新的空气是确保会议成功的重要因素，会务人员应在开会之前调节好气温。夏季室内气温高时，应考虑准备折扇等物品。

7、桌上摆放物品

主席台摆放的会议材料，必须由会务人员对其是否齐全、页码、印刷及装订质量等逐一检查。（必要时准备了记录用笔及笔记本等）

准备好茶水、矿泉水等物品。如会场空间小，可使用饮水机。会场空间大，可逐桌摆放热水瓶。如会议规格高，参会人员较少，应由工作人员负责倒水。

（五）新闻报道

由宣教部门准备好录音、摄像、摄影设备，及时进行会议精神传达。（如有必要应事先联系新闻单位，并安排好记者的接送工作）

（六）车辆及食宿安排

如需参观，应指定车辆负责人，准备好车辆，并请参观人员按编号乘车。

若无会议指南，可将食宿安排表提前交给会议主持人，在休会前告知参会人员。

（七）其他事项

1、会务人员要做好会议纪律宣读及其他事项的咨询、提醒等工作。

2、还应做好参会人员报到或签到工作，并分发会议材料。

3、会务人员应根据签到情况掌握到会人数，并及时联系未到会人员，查明迟到或缺席的原因，将有关情况报告相关领导。

4、会务人员应引导主席台人员或重要领导同志就座，并注意了解参会领导是否带齐讲话稿等物品。

5、应注意参会人员的就座情况，会场前排尽量不要空座。

6、视情况统一会务工作人员着装。

二、会间组织与服务阶段

1.会务人员提前1小时到达会场，反复检查会场准备情况。

2.搞好会议签到、材料分发。

3.落实主席台领导、发言人是否到齐。

会务人员应做好主持人或发言人不能到会的准备。主持人不能到会，可由合适的同志代为主持；发言人不能到会，可视情况寻找替代人或取消其发言。

4、按预定方案组织与会人员由前向后依次就座。

5、维持好会场秩序。会议前5分钟，关闭会场大门，与会人员入座就绪，无关人员离开会场；会间关闭手机或调到振动，一般不允许找人，无关人员不准进入会场。

6、安排专人做好话筒的摆放、倒水等服务工作。

7、会务人员须随时观察并领会主席台领导的示意，做好临时安排的各项工作。

8、由秘书组做好录音、摄影、摄像及会议记录等工作。

9、如有必要，为与会人员预定车票、机票等。

三、会后

1、会议结束后，要检查会场，带回剩余材料、席签等物品。

2、组织送站。根据与会人员离会时间，提前安排车辆、送站人员等。

3、做好会议文件的清退、收集、归档工作。会议若需形成会议纪要印发的，组织单位要拟好文稿，送公司办按公文处理办法印发。

4、为严肃会议纪会风，对会议迟到、无故不参加会议的单位与会人员进行通报。

5、做好会议报道工作。

引用信息（转载时请保留，谢谢）：

原文链接：公司会议安排细则-范文-2005-11-16 11:30:00

信息出处：公文易文秘网 http://

第四篇：如何安排会议

如何安排会议

流程！需要一个规范的流程作为指导：

1.确定会议的时间、地点、人物、主题、目标、主持人、会议准备人员

2.通知与会人员，事先就会议的主题、目标进行沟通，对需要审查的资料事先审查

3.预定会议室、投影仪、白板、笔记本电脑

4.打印会议资料，发放下去

5.接待与会人员，对外地赶来的与会人员安排好接站、住宿、车船票、送站

6.事先联调设备，确保会议环境良好

7.如果需要，则对会议的主持人进行开会技巧的培训

8.会议的变更及时通知相关人员（时间 地点等）

9.会议要签到

10.会议中服务：添水、水果与点心、就餐等

11.会议中控制进度

12.记录会议决议

13.跟踪会议决议的执行

14.总结会议的得失，改进会议的流程

以上是一个简要的流程，当然在实践中您可以自己来丰富、完善。

在上述流程中有一个关键是会议的准备，这是成功的起点，为确保准备的充分，你可以设计一个检查单，来提醒自己，如：

§ 与会的人员是否都通知到了？

§ 开会前需要准备的设备是否齐全了？如：笔记本 投影仪 白板 白板笔 光笔 录音机 板檫等

§ 地点是否明确？

§ 场地的容量是否足够？

§ 场地的位置摆放是否合理？

§ 主题是否明确？

§ 主要发言人是否准备充分了？

§ 需要发放的资料是否准备齐全了？

§ 会议资料是否发放到每个人手里了？

§ 会议的变更是否通知了相关的所有人员？

●根据会议规模，确定接待规格。

●发放会议通知和会议日程。

会议通知必须写明召集人的姓名或组织、单位名称，会议的时间、地点、会议主题以及会议参加者、会务费、应带的材料、联系方式等内容。通知后面要注意附回执，这样可以确定受邀请的人是否参加会议，准备参加会议的是否有其他要求等。对于外地的会议参加者还要附上到达会议地点和住宿宾馆的路线图。这个路线图避免了外地人问路的许多麻烦。

会议日程是会议活动在会期以内每一天的具体安排，它是人们了解会议情况的重要依据。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以随会议通知一起发放。

●选择会场。

选择会场，要根据参加会议的人数和会议的内容来综合考虑。最好是达到一下标准：

第一：大小要适中。会场太大，人数太少，空下的座位太多，松松散散，给与会者一种不景气的感觉；会场太小，人数过多，挤在一起，像乡下人赶集，不仅显得小气，而且也根本无法把会开好。所以，英国的首相丘吉尔曾说：“绝对不用太大的房间，而只要一个大小正好的房间。”

第二：地点要合理。历史召集的会议，一两个小时就散的，可以把会场定在与会人员较集中的地方。超过一天的会议，应尽量把地点定的离与会者住所较近一些，免得与会者来回奔波。

第三：附属设施要齐全。会务人员一定要对会场的照明、通风、卫生、服务、电话、扩音、录音等进行检查，不能够因为“上次会议是从这里开的，没出什么问题，”就草率地认为“这回也会同样顺利”。否则，可能会造成损失。

第四：要有停车场。现代社会召集会议，“一双草鞋一把伞”赶来开会的人已经不多了。轿车、摩托车都要有停放处，会才能开得成。

●会场的布置。

会场的布置包括会场四周的装饰和坐席的配置。

一般大型的会议，根据会议内容，在场内悬挂横幅。门口张贴欢迎和庆祝标语。可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花；为使会场更加庄严，主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。桌面上如需摆放茶杯、饮料，应擦洗干净，摆放美观、统一。

坐席的配置要是和会议的风格和气氛，讲究礼宾次序，主要有以下几种配置方法：

①圆桌型。如果是使用圆桌或椭圆形桌子。这种布置使与会者同领导一起围桌而坐，从而消除不平等的感觉。另外，与会者能清楚地看到其他人的面容，因而有利于互相交换意见。这种形式适于10—20人左右的会议。座次安排应注意来宾或上级领导与企业领导及陪同面对面做，来宾的最高领导应坐在朝南或朝门的正中位置，企业最高领导与上级领导相对而坐。同级别的对角线相对而坐。②口字型。如果使用长形方桌。这种形式比圆桌型更适用于较多人数的会议。③教室型。这是采用得最多的一种形式，它适用于以传达情况、指示为目的的会议，这时与会者人数比较多、而且与会者之间不需要讨论、交流意见。这种形式主席台与听众席相对而坐。主席台的座次按人员的职务、社会的地位排列。主席的座位以第一排正中间的席位为上，其余按左为下右为上的原则依次排列。

●准备会议资料。

会务组应该准备有关会议议题的必要资料，这些资料在整理后放在文件夹中发放给与会者，方便于与会者的阅读和做好发言准备。

会议前的接待礼仪。

●会前检查。

这是对在准备工作阶段考虑不周或不落实的地方进行的补救。比如检查音像、文件、锦旗等是否准备齐全。

●提前进入接待岗位。

接待人员应该在与会者到来之前提前进入各自的岗位、并进入工作状态。一般的接待工作分以下几个岗位。

①签到。设一张签字台，配上1-2名工作人员，如果是要求接待档次比较高，可以派礼仪小姐承担。签字台北有毛笔、钢笔和签到本。向客人递钢笔时，应脱下笔套，笔尖对自己，将笔双手递上。如果是毛笔，则应蘸好墨汁后再递上。签到本应精致些，以便保存。如需要发放资料，应礼貌地双手递上。接待人员应经常向会议组织者汇报到会人数。

②引座。签到后。会议接待人员应有礼貌地将与会者引入会场就座。对重要领导应先引入休息室，由企业领导亲自作陪，会议开始前几分钟再到主席台就座。

③接待。与会者坐下后，接待人员应递茶，或递上毛巾、水果，热情向与会者解答各种问题，满足各种要求，提供尽可能周到的服务。

会议中的服务礼仪

会议进行中的服务要做到稳重、大方、敏捷、及时。

●倒茶服务人员注意观察每一位与会者，以便及时为期天茶水。到谁是动作轻盈、快捷、规范。杯盖的内口不能接触桌面，手指不能因在北口上，不能发生杯盖碰撞的声音。一般是左手拿开背盖，右手吃水户，将热开水准确倒入杯里，不能让茶水见到桌面上或与会者身上。杯子放在与会者桌上的右上面。如果操作不慎，出了差错，应不动声色地尽快处理，不能惊动其他人，不能慌慌张张，来回奔跑，将与会者的注意力引到自己身上，否则，这将是极大的工作失误。

●其他服务会议按拟定的程序进行，应紧凑，不要出现冷场的局面。这就要求各个工作人员“严阵以待”，做好各项准备工作。如，会议进行第一项：全体起立、奏国歌。这是音响应立即播放出国歌。又如，大会宣布办法荣誉证书，组织人员应迅速将受奖人员排好队，礼仪小姐把领导从主席坐席上引出来，另有礼仪小姐将证书一一递上，由领导颁发给受奖者。为使会场上的活动有条不紊，必要时应将有关人员组织起来进行模拟训练，避免会场上出现混乱。

如果与会者有电话或有人要相告特别重要的事，服务人员应走到他身边，轻声转告他。如果要通知主席台上的领导，最好用字条传递通知，避免无关人员在台上频繁走动和耳语，分散与会者注意力。

●做好会后服务的准备。会议进行之中，就应为会后服务做好准备。如，会后要照相，就应提前将场地、椅子等布置好，摄影师做好摄影的准备。另外，会后的用车也应在会议结束前妥善安排。

会后服务

会议结束后，全部接待人员应分工明确地做好善后处理工作。

●组织活动会议结束后，有时还会安排一些活动。如联欢会、会餐、参观、照相等，这些工作很繁琐，应有一位领导统一指挥和协调，而且这位领导要有很强的组织能力才能胜任，同时其他接待人员要积极配合，各负其责，做好自己分担的工作，以保证活动计划的顺利实施。

●送别根据情况安排好与会者的交通工具，使其愉快、及时地踏上归程。

●清理会议文件 ①根据保密原则，回收有关文件资料。②整理会议纪要。③新闻报道。④主卷归档。⑤会议总结

第五篇：组织会议模版

组织会议模版

一、意义（有的会议之前需要有个调查）

二、为了把此次工作组织安排地周密恰当，第一步要做的就是着手制定一个方案，在明确领导的意图、把握活动目的的基础上，就活动的时间、地点、参与人员、大概规模和经费预算与领导进行沟通，予以审批。

三、根据这些基本情况，统筹组织单位同事，需划分为宣传组、资料组、接待组、后勤保障组（设备管理人员负责现场录像），明确各小组的负责人及相关职责后，开始行动。

（针对题目的要求，找到特殊点，根据节点，写出亮点）

1、宣传组：制定展板、横幅、宣传册，联系各方媒体，对这次的活动做好充分宣传，形成良好的社会氛围。

2、接待组：联系××、参会领导和机关人员，下达与会通知，全程陪同，引导，负责签到工作。

3、资料组：事先准备好会上要用到的视频、数据、幻灯片、发言稿等资料，并详细记录代表发言内容和领导指示。

4、我会随时保持工作小组间的联系和沟通，一旦出现突发情况，将采取灵活有效的应对措施。

5、后勤保障组：维持会场秩序，确保人员安全。

四、总结。通过此次活动，是否达到×××的目的，进行总结和评价，汇报给领导。