秘书怎么样安排董事会会议（大全五篇）

第一篇：秘书怎么样安排董事会会议

董事会会议召开程序

一般的董事会会议指金融董事会议，金融董事会议即金融机构同国内其他部门或者国外企业合作开办的金融企业、公司等组成的董事会成员的会议。

金融董事会会议需要通过公司章程，讨论确定公司经理级人员，审议公司经营或者战略和发展计划，审查公司财务报告。

1。会议议题的准备：

确定议题，明确召开董事会会议的目的。

议题的来源：董事会会议议题的来源一般是根据有关形势进行发展的分析，并结合本公司工作实际所确定的议题。

2。会议材料的准备：

董事长讲话：一般由董事长的秘书负责，有时也由筹备处专门的秘书人员准备。

待议文件：主要是需在会上讨论、议定的材料。如：银行贷款惯例办法或某一时期的工作发展规划等。

参阅资料：是会议的参考性文件。金融工作与国民经济其他各个方面的工作，特别是生产、流通、计划、财政、投资等方面都有密切的联系。上述方面的有关文件，有关负责同志的讲话、报告，对做好金融工作都有指导的参考作用。交流材料：确定交流材料，要围绕会议的主要议题，既要选择成功的，有推广、借鉴价值的材料，又要尽可能地兼顾不同的方面，从不同侧面进行选择，使其具有更大的代表性。

会议总结：对会议估价；决议与解释；贯彻会议精神的要求。

3。会议范围和出席人员的确定：

会议范围要控制；确定与会人员的数目要准确，文秘部门要掌握情况。

4。董事会的会议议程与时间、地点的安排：

一般董事会会议都在公司内部的会议室召开，或者在董事长办公室召开。开会时间，在冬季的上午、下午都可以进行安排，夏季一般安排在上午召开为宜。

5。董事会会议的会场布置：

一般以圆桌会议形式布置。

6。发出召开董事会的通知

通常设计独特、印制精美的请柬具有很大的吸引力，能使人对大规模的契约签订和会议发生兴趣。在准备请柬过程中，秘书要反复地核对会议或会议期间所进行的各种活动所涉及的日期、时间、地点及会议的主持人、来宾及其他人员的姓名。所有的细节都要准确地反映在请柬上。

第二篇：董事会秘书职责

董事会秘书职责

董事会秘书在董事会领导的指导和监督下开展工作，其主要分项工作如下：

 建立健全集团公司董事会的各项管理体系；根据公司整体经营管理战略，提出公司董事会管理理念，制定并完善董事会各项规章与管理制度，并协助董事长制定相应的考核标准及管理办法；

 协助董事长组织落实公司发展规划，根据董事会战略要求，协助董事长组织安排落实公司经营发展的长期、中期、短期计划，并监督实施执行；

 负责筹备、组织董事会会议和股东大会，并负责会议的记录和会议文件的保管；并书写董事会决议、股东大会决议等定期报告和临时性报告；贯彻落实董事会各项决议；积极组织董事会各项会务、活动，撰写董事会内部各项公文、文件，并定期发布各类信息；并根据董事长精神贯彻落实各项决议与安排，同时定期跟踪反馈；就公司经营层面提出的方向、标准需求，依据相关规定及时组织董事会（或专门会议及人员）进行决定，并及时答复；

 负责公司董事会项目的推进和督办；按照公司董事会要求，协助积极推进董事会项目的进展，并监督董事会各项目工作的落地实施情况，作好信息的沟通工作；

 负责准备和递交董事会和股东大会的报告和文件；负责为集团公司规范运作和重大决策提供咨询（内外资源整合咨询）和建议；  负责统筹管理各项危机管理及公关外联工作；根据董事会要求，作好集团公司相关各类危机管理与公关外联的统筹管理工作；  负责集团公司资本运营计划的制定和实施；

 负责集团公司信息披露事宜，保证现阶段（或上市后）公司信息披露的及实性、真实性、合法性和完整性；  负责办理公司与证券交易所及投资人之间的有关事宜；  负责证券交易所要求履行的其他职责；

 负责增发新股、配股工作所需的准备和报批工作；

 负责专业委员会（外部专家顾问团队）的日常事务和联系；组织召开专业委员会（外部专家顾问团队）会议；

 协助完成独立董事就公司业务发展目标、关联交易、募集资金投向、重大投资项目、资产重组等情况独立发表意见所需材料的准备和各项工作；

 负责使公司董事、监事、高级管理人员明确他们所应负担的责任、应遵守的国家有关法律、法规、规章、政策、公司章程及证券交易所的有关规定；

 负责作好董事会各项日常管理工作；依据公司董事会的发展需求，负责制定和完善董事会各项管理制度，并作好董事会各项日常管理工作；负责建立和完善本部门各项管理制度；

 负责本部门、月度工作计划、费用预算计划的编制；  负责对集团公司董事会印章及档案的管理。

 负责编制、完善本单位职责和各岗位工作标准，组织实施员工绩效管理、人才梯队建设等团队建设管理工作，以及建立健全本单位相关管理制度；

     负责完成或组织实施项目类相关工作；

完成协调单位提请的其他目标事项的执行或组织实施工作； 完成董事长、总裁安排的其他事项；

接受公司董事长的监督、考核，对董事长负责；

公司董事会秘书缺位时，由董事长指定人员代行其职；  公司董事会秘书由董事长提名，董事会聘用。

第三篇：董事会秘书工作手册

子公司董事会秘书工作手册

为了规范子公司的法人治理结构和信息披露行为，加强和指导子公司信息披露管理工作，正确履行信息披露义务，根据《公司法》、《证券法》、《上海证券交易所股票上市规则》及《公司章程》的要求，特制定本工作手册。

一、董事会秘书的主要职责、职权：

1、组织并参加股东会和董事会会议，负责会议的记录；

2、准备和提交股东会和董事会会议材料；

3、负责本公司的信息披露事务，对本公司发生的重大信息，应及时、准确和完整的向股份公司董办报告；

4、协助董事、监事和其他高级管理人员了解本公司重大信息和和行业政策、行业状况，促使董事会依法行使职权；

5、负责与公司信息披露有关的保密工作，促使董事、监事和其他高级管理人员以及相关知情人员在信息披露前保守秘密；

6、负责保管公司股东名册、董事和监事及高级管理人员名册，以及股东会、董事会会议文件和会议记录等；

7、在股份公司披露定期报告、临时报告、再融资时，收集报送本公司相关的材料；

8、负责本公司与股份公司董事会办公室之间的沟通和联络；

9、公司章程规定的其他职责。

10、子公司应当为董事会秘书履行职责提供便利条件，董事、监事、其他高级管理人员和相关工作人员应当支持、配合董事会秘书的工作。

11、董事会秘书为履行职责，有权了解公司的财务和经营情况，参加涉及信息披露的有关会议，查阅涉及信息披露的所有文件，并要求公司有关部门和人员及时提供相关资料和信息。

二、信息披露的相关规定

“信息”是指所有能对股份公司股票价格产生重大影响的信息以及证券监管部门要求披露的信息。子公司发生下述重大事件，应当及时向股份公司董事会办公室报告，履行信息披露义务。

（一）发生以下事项，应予报告

（1）子公司经营方针的重大变化和经营范围的变化；（2）子公司内100万元以上的投资行为和购置财产的决定；（3）子公司订立可能对子公司的资产、负债、权益和经营成果产生重要影响的合同；

1（4）子公司未能清偿到期债务发生违约赔偿责任内10万元以上；或者内发生10万元以上的损失；

（5）子公司发生盈利增长20%以上或者亏损；

（6）子公司生产经营的外部条件发生的重大变化，经营计划变化20%以上；

（7）子公司的董事、监事或者总经理发生变动；董事长或者总经理无法履行职责；

（8）子公司股东的情况发生较大变化；

（9）子公司减资、合并、分立、解散及申请破产的决定；或者依法进入破产程序、被责令关闭；

（10）涉及子公司的诉讼、仲裁，股东大会、董事会决议被依法撤销或者宣告无效；超过50万元以上的诉讼、仲裁报股份公司董事长。

（11）子公司涉嫌违法违规被有权机关调查，或者受到刑事处罚、重大行政处罚；公司董事、监事、高级管理人员涉嫌违法违纪被有权机关调查或者采取强制措施；

（12）新公布的法律、法规、规章、行业政策可能对子公司产生重大影响；

（13）与辽宁曙光集团有限责任公司及其下属公司发生超过300万元的关联交易；

（14）子公司主要资产被查封、扣押、冻结或者被抵押、质押；（15）子公司主要或者全部业务陷入停顿；

（16）子公司对外提供担保（包括对曙光股份及其他子公司的担保）；

（17）子公司获得50万元以上政府补贴等可能对公司资产、负债、权益或者经营成果产生重大影响的额外收益；

（18）因前期已披露的信息存在差错、未按规定披露或者虚假记载，被有关机关责令改正或者经董事会决定进行更正；

（19）中国证监会规定的其他情形。

以上事项若授权体系中有特别规定，按授权体系执行。

（二）信息披露的时间规定

（1）董事会或者监事会就该重大事件形成决议时；

（2）有关各方就该重大事件签署意向书或者协议（合同）时；（3）董事、监事或者高级管理人员知悉该重大事件发生并报告时。

以上事件发生1个交易日内应报告股份公司董事会办公室。

（三）信息披露的流程

（1）董秘在知悉重大事件发生时，应当立即向本公司董事长、总经理汇报；

（2）确定该重大信息报告属实后，以书面的方式报送股份公司董事会办公室；

（3）股份公司董事会办公室履行股份公司信息披露程序。

（四）对信息披露的基本要求

（1）应当真实、准确、完整、及时地以书面方式向股份公司董办报告信息情况，报告信息前必须经本公司总经理审核，并附上备查材料（信息出处）。

（2）在内幕信息依法披露前，任何知情人不得公开或者泄露该信息，不得利用该信息进行内幕交易。

（3）股份公司依法披露信息前，各子公司不得以新闻发布或者答记者问等任何形式代替应当履行的报告、公告义务。

三、召开股东会和董事会会议工作流程

1、与董事长、总经理沟通，确定董事会（股东会）召开的时间、地点、人员、将审议的议案，明确各议案材料的准备部门；

2、发出会议通知及会议材料；

3、组织召开会议；

4、形成董事会（股东会）决议，董事签字（股东盖章）；

5、需要工商登记的，通知相关部门及时办理工商登记；

6、相关材料报股份公司董事会办公室备案。

四、董事会、股东会决议文件格式指引

辽宁曙光汽车集团股份有限公司

2008年12月15日

董事会决议格式指引

×××××××有限责任公司

董事会决议

×××××××有限责任公司董事会会议于××××年××月××日在××召开，会议应到董事××名，实到××名，董事××委托董事××表决，××名监事列席了会议，符合《公司章程》的有关规定。会议由董事长××先生主持，经与会董事讨论、表决，一致通过如下决议：

一、审议通过了×××××××的议案 议案的主要内容 表决情况：同意××票，反对××票，弃权××票

二、审议通过了×××××××的议案 议案的主要内容 表决情况：同意××票，反对××票，弃权××票

出席董事签字：

×××××××有限责任公司

××××年××月××日

委托书

我因×××××××，不能出席×××××××有限责任公司董事会，兹委托董事××先生（女士）代为出席并行使表决权。

委托人：董事（签字）

××××年××月××日

股东会决议格式指引

×××××××有限责任公司

股东会决议

××××年××月××日，×××××××有限责任公司在××召开股东会，××名股东出席会议，占公司注册资本的××%，符合《公司章程》的有关规定。会议由董事长××先生主持，会议审议通过如下决议：

一、审议通过了×××××××的议案 议案的主要内容

二、审议通过了×××××××的议案 议案的主要内容

出席股东签字：

×××××××股份有限公司 授权代表：

×××××××有限责任公司 授权代表：

×××××××有限责任公司 授权代表：：

×××××××有限责任公司

××××年××月××日

第四篇：董事会秘书工作细则

董事会秘书工作细则

第一章总则

第一条为了明确董事会秘书的职责权限，充分发挥董事会秘书的作用，规范公司管理行为，提高公司管理效率，根据《中华人民共和国公司法》（以下简称《公司法》）及《北京公司章程》（以下简称公司章程）的有关规定，特制定本细则。

第二条董事会秘书为公司高级管理人员，承担法律、法规及公司章程对公司高级管理人员要求的义务，享有相应的工作职权。

第三条董事会秘书由董事长提名，董事会聘任和解聘。

第四条董事会秘书的报酬和奖惩，由董事会决定。

第五条董事会秘书的任职资格如下：

1、具有大学以上学历，有一定财务、法律、计算机应用等方面的知识；

2、具有行政、管理等任职经验；

3、具有良好的个人品质和职业道德素质；

4、《公司法》第57、58条规定的人员及其他法律、法规禁止的人员不得担任；

5、公司董事、监事、经理（副经理除外）、财务负责人不得担任；

6、其他任职资格条件。

第六条董事会秘书应遵守国家法律、法规和公司章程及公司基本管理制度的要求，忠实履行职责，谨慎、认真、勤勉行使公司赋予的权利，保守公司秘密，不得利用在公司的地位和职权为自己谋取私利，并保证：

1、公平对待所有股东、董事；

2、在其职责范围内行使权利，不得越权；

3、不得利用所掌握的公司信息为个人或他人谋取利益或从事损害公司利益的活动；

4、不得利用职权收受贿赂或其他非法收入，不得侵占公司财产；

5、不得利用职务便利为自己或他人侵占或接受本应属于公司的商业机会；

6、不得泄露在任职期间内获得的本公司商业秘密；

7、接受董事长对其履行职责的合法监督和董事会成员对其工作的合理建议。

第七条董事会秘书在其任职期间内可以向董事会提出书面辞职请求，经董事会同意后，并与继任者完全交接工作后，方可离开职位。

第二章 董事会会议

第八条董事会秘书负责公司董事会会议的筹备工作，包括以下内容：

1、接收并整理会议提案，对所提交的提案进行形式上的审查，包括：提案人资

格、提案人数是否符合《公司法》及公司章程的规定、提案名称和内容是否符合、提案人签名及提案附带的材料是否齐全等；

2、根据公司经营管理工作安排，提出会议方案，包括：会议时间、会议地点、会议出席人员及列席人员名单、会议议程、所审议提案及相关材料、会议费用等，报董事长同意后定稿；

3、根据会议议程安排和出席会议的人员，整理、复制相应份数的会议文件；

4、根据公司章程规定的期限和内容，向董事会成员和列席人员发出会议通知，并接收会议通知回执，统计出席人员情况；

5、发出会议通知的同时，向董事会成员和列席人员传送会议材料；

6、安排具体会务。

第九条董事会秘书负责制作、保管董事会会议签到簿。董事会签到簿应记载如下内容：

1、董事会届次；

2、会议地点、日期；

3、亲自出席会议的董事签名；

4、不能亲自出席会议的董事缺席原因及所委托代理出席董事的签名；

5、其他内容。

第十条董事不能亲自出席会议而委托他人代为参加会议的，应在签到时将委托书交予董事会秘书。董事会秘书应对委托书进行审查，是否符合《公司法》及公司章程所规定的要件。核对无误的，应由受托人代委托人签到。

第十一条董事会会议签到簿和代理出席会议委托书由董事会秘书建档保存。第十二条董事会秘书负责董事会会议记录工作或指定公司行政部门专人负责。第十三条会议记录应包括以下内容：

1、会议届次；

2、会议召开的时间、地点和主持人；

3、出席会议董事及受委托代理出席会议的情况、列席人员情况；

4、会议议程；

5、董事发言内容；

6、对会议议题形成决议或不能形成决议的情况；

7、其他会议事项。

第十四条董事会会议记录应由出席会议的董事会成员和记录人签名。

第十五条董事会秘书根据会议记录，整理、归纳汇总后，制作会议纪要，包括会议基本情况、董事发言概要，所通过的决议；经董事长签发后，按照董事会成员及公司经理班子成员的人数复制相应份数，于会议结束后7日内送交出席会议的董事会成员及公司经理班子成员。

第十六条董事会决议书由董事会秘书拟订，根据实际需要决定决议书的份数，并于会议结束后3日内送交各位董事签字。

第十七条董事会秘书根据董事长的授权，比照上述董事会的规定，负责公司股东会的组织、筹备和会议记录、纪要、决议的草拟工作，第三章董事会文件管理

第十八条董事会秘书负责董事会会议文件及其他文件的拟订和管理工作。第十九条董事会秘书应本着细致、严谨的精神，依据法律、法规及公司档案管理制度的有关规定应制订有关文件管理的具体规章，报董事长批准后施行。第二十条公司股东入资完毕或因受让而取得公司股东地位的，董事会秘书负责制作出资证明书，记载股东名称、持股数量、股份比例、获得股份的日期和方式等内容，经董事长签发后，送交各股东。

第二十一条股东因转让或其他行为失去公司股东地位的，董事会秘书应及时收缴其出资证明书，并办理相关的变更手续。

第二十二条董事会秘书负责制作和保管公司股东名册，记录公司股东的基本情况（包括股东名称、持股数量、股份比例、获得股份的日期和方式、法定代表人、法定地址、联络方式等）。

第二十三条董事会秘书应保持和股东的联络，在股东基本情况发生变化时，请求股东出具其基本情况变化的有关证明文件，及时调整股东名册的记录；股东基本情况发生变化，须对公司章程进行修改的，应及时向董事长反映情况并拟定章程修改的草案，以备董事会和股东会讨论。

第二十四条董事会决议书的内容应当完整、准确、真实的反映在董事会会议上所通过的决议内容，文字简洁、通顺，书写规范，符合有关法律法规和公司章程的规定，不得使用容易引起歧义的表述，并应包括如下内容：

1、决议名称（包括决议届次）；

2、会议召开时间、地点及出席会议董事的情况；

3、提案名称和内容概况；

4、决议内容，同意、不同意和弃权的票数；

6、董事签字；

7、日期。

第二十五条董事会会议记录、会议纪要和会议决议原件由董事会秘书建档保

存，涉及公司商业秘密的，应遵循保密原则进行管理。

第二十六条公司股东、董事可随时向董事会秘书要求查阅上述文件。经登记后，董事可获得董事会决议的复印件。

第二十七条公司办理工商登记或其他行政审批事项，需要向行政机关提供董事会决议原件的，董事会秘书应登记所提供的决议内容和份数及所涉及的事务和人员。

第二十八条公司监事可随时向董事会秘书要求查阅董事会会议记录、纪要和会议决议原件，董事会秘书不得拒绝。公司监事要求获得上述文件的复印件的，董事会秘书应进行登记。

第二十九条董事会秘书根据董事会授权，组织公司基本管理制度草案的制订，提交董事会通过。

第三十条公司董事会召开前，董事会秘书应对上一董事会召开和通过决议的情况进行总结，拟订公司董事会工作报告，经董事长审核后交董事会审议通过。

第三十一条草拟董事会向股东会提交的工作报告、股东会决议执行情况的报告及其他董事会向股东会提出的提案。

第三十二条经股东会、董事会通过公司章程变更事项的，拟订新章程草案，交各股东签章后到工商注册管理机关办理变更注册手续。

第三十三条公司股东会文件的拟订和管理参照本章规定执行。

第四章董事会规范化管理

第三十四条搜集、整理有关法律、行政法规及公司法人治理结构建设的公共信息，以书面通讯形式，定期或不定期提供给董事会和董事长作为参考。第三十五条筹备、组织董事会成员的政策、法制、业务学习。

第三十六条草拟董事会处理公司专项事务的行为规则和制订董事会专项委员会制度，提交董事会通过。

第三十七条提出改进董事会管理工作的革新计划和草案，提交董事会通过。

第五章董事会对内外联系

第三十八条根据董事会或董事长的授权，对董事会决议的执行实施情况进行检查监督。掌握董事会决议执行实施过程中出现的各种情况，就发现的问题及时向董事会或董事长报告。

第三十九条 参加经理办公会会议，了解、掌握公司经营管理情况。如认为经理办公会会议所议事项超出其经营权限或无董事会授权而决定某一议题，应立即提出意见制止，并在次日向董事长报告；如制止不成，应立即退席向董事长报告。

第四十条每月向董事会成员报送简报，就公司经营管理中出现的重大事项做出说明。

重大事项包括：

1、投资计划执行情况；

2、经营计划完成情况、重要财务指标；

3、借贷计划执行情况；

4、项目运行进度情况；

5、重大资产处置或损失；

6、重要协议、合同情况；

7、重要人事变动；

8、其他对公司经营管理产生重大影响的情况。

第四十一条 代表董事会接受公司监事、管理人员、职工对董事会工作及经营管理工作提出的意见和建议。

第四十二条代表董事会接受公司股东提出的意见、建议和质询，协调股东关系，保持与股东的联络。

第四十三条公司股东向董事会秘书要求获得公司有关信息，包括但不限于：公司章程、股东会会议记录及决议、董事会决议及纪要、公司经营情况报告、公司财务情况报告、公司股权结构等，董事会秘书应在登记后提供。

第四十四条协助董事长处理日常事务，联系、协调公司董事间关系。第四十五条代表董事会聘请、联络公司外专业机构、专家、顾问等。

第六章其他

第四十六条董事会秘书根据董事会或董事长的授权负责公司董事会的其他相关事务。

第四十七条 本细则由公司董事会制定并修改。

第四十八条 本细则由公司董事会解释。

第五篇：董事会秘书工作制度

董事会秘书工作制度

第一条 为规范公司运作，根据《公司法》、《证券法》等法律、法规的规定，结合公司章程及公司实际情况，制定本制度。

第二条 董事会设董事会秘书，由董事长提名，董事会聘任或解聘，对董事会负责。

第三条 相关公司股票走势

**药业43.02+0.370.87%董事会秘书应当具备履行职责所必需的财务、管理、法律等专业知识，具有良好的职业道德和个人品质，并取得公司股票上市的证券交易所规定的董事会秘书任职资格。具有下列情形之一的人士不得担任公司董事会秘书：

（一）《公司法》第一百四十七条规定的任何一种情形；

（二）最近3年受到过中国证监会的行政处罚；

（三）最近3年受到过交易所公开谴责或3次以上通报批评；

（四）公司现任监事；

（五）公司股票上市的证券交易所认定或其他有关规定不适合担任董事会秘书的其他情形。

第四条 董事会秘书的主要职责：

（一）负责公司信息披露事务，协调公司信息披露工作，组织制订公司信息披露事务管理制度，督促公司及相关信息披露义务人遵守信息披露相关规定；

（二）负责公司投资者关系管理和股东资料管理工作，协调公司与证券监管机构、股东及实际控制人、保荐人、证券服务机构、媒体等之间的信息沟通；

（三）组织筹备董事会会议和股东大会，参加股东大会、董事会会议、监事会会议及高级管理人员相关会议，负责董事会会议记录工作并签字；

（四）负责公司信息披露的保密工作，在未公开重大信息出现泄露时，及时向深圳证券交易所报告并办理公告；

（五）关注媒体报道并主动求证真实情况，督促董事会及时回复深圳证券交易所所有问询；

（六）组织董事、监事和高级管理人员进行证券法律法规、《深圳证券交易所股票上市规则》及相关规定的培训，协助前述人员了解各自在信息披露中的权利和义务；

（七）督促董事、监事和高级管理人员遵守法律、法规、规章、规范性文件、《深圳证券交易所股票上市规则》、深圳证券交易所其他相关规定及公司章程，切实履行其所作出的承诺；在知悉公司作出或可能作出违反有关规定的决议时，应予以提醒并立即如实地向深圳证券交易所报告；

（八）《公司法》、《证券法》、中国证监会和深圳证券交易所要求履行的其他职责。

第五条 公司应为董事会秘书履行职责提供便利条件，董事、监事、其他高级管理人员和相关工作人员应支持、配合董事会秘书的工作。

第六条 董事会秘书为履行职责，有权了解公司的财务和经营情况，参加涉及信息披露的有关会议，查阅涉及信息披露的所有文件并要求公司有关部门和人员及时书面提供相关资料和信息。

第七条 董事会秘书在履行职责的过程中受到不当妨碍和严重阻挠时，可以直接向公司股票挂牌交易的证券交易所报告。

第八条 公司应在首次公开发行的股票上市后 3 个月内或原任董事会秘书离职后3个月内聘任董事会秘书。

第九条 公司应在聘任董事会秘书的董事会会议召开 5 个交易日之前向公司股票挂牌交易的证券交易所报送下述资料：

（一）董事会推荐书，包括被推荐人（候选人）符合上市规则规定的董事会秘书任职资格的说明、现任职务和工作表现等内容；

（二）候选人的个人简历和学历证明复印件；

（三）候选人取得的公司股票挂牌交易的证券交易所颁发的董事会秘书培训合格证书复印件。

公司股票挂牌交易的证券交易所对董事会秘书候选人任职资格未提出异议的，公司可以召开董事会会议，聘任董事会秘书。

第十条 公司应聘任证券事务代表协助董事会秘书履行职责。董事会秘书不能履行职责时，证券事务代表应代为履行其职责并行使相应权力。在此期间，董事会秘书并不当然被免除对公司信息披露事务所负有的责任。证券事务代表应取得公司股票挂牌交易的证券交易所规定的董事会秘书资格。

第十一条 聘任董事会秘书和证券事务代表后，应及时公告并向公司股票挂牌交易的证券交易所提交下述资料：

（一）董事会秘书、证券事务代表聘任书或相关董事会决议；

（二）董事会秘书、证券事务代表的通讯方式，包括办公电话、住宅电话、移动电话、传真、通信地址及专用电子邮件信箱地址等；

（三）董事长的通讯方式，包括办公电话、移动电话、传真、通信地址及专用电子邮件 信箱地址等。

上述通讯方式发生变更时，公司应及时向公司股票挂牌交易的证券交易所提交变更后的资料。

第十二条 公司解聘董事会秘书应有充分的理由，不得无故将其解聘；董事会秘书辞职比照公司章程中关于董事的规定；董事会秘书被解聘或辞职时，公司应及时向公司股票挂牌交易的证券交易所报告，说明原因并公告；董事会秘书有权就被公司不当解聘或与辞职有关情况，向公司股票挂牌交易的证券交易所提交个人书面陈述报告。

第十三条 公司股票挂牌交易的证券交易所根据有关规则建议公司更换董事会秘书，或者董事会秘书具有下列情形之一的，公司应自相关事实发生之日起1个月内将其解聘：

（一）本制度第三条规定的任何一种情形；

（二）连续3个月以上不能履行职责；

（三）在履行职责时出现重大错误或疏漏给投资者造成重大损失；

（四）违反法律、行政法规、部门规章、上市规则、公司股票挂牌交易的证券交易所其他规定和公司章程给投资者造成重大损失。

第十四条 公司在聘任董事会秘书时，应与其签订保密协议，要求董事会秘书承诺在任职期间及离任后持续履行保密义务直至有关信息披露为止，但涉及公司违法违规行为的信息除外。董事会秘书离任前应接受董事会和监事会的离任审查，在监事会的监督下移交有关档案文件、正在办理的事项及其他待办理事项。

第十五条 董事会秘书空缺期间，公司应及时指定一名董事或高级管理人员代行董事会秘书的职责，并报公司股票挂牌交易的证券交易所备案，同时尽快确定董事会秘书的人选。公司指定代行董事会秘书职责的人员之前，由董事长代行董事会秘书职责。

第十六条 董事会秘书空缺时间超过 3 个月的，董事长应代行董事会秘书职责，直至公司聘任新的董事会秘书。

第十七条 公司应保证董事会秘书在任职期间按要求参加公司股票挂牌交易的证券交易所组织的后续培训。

第十八条 公司董事或其他高级管理人员可以兼任公司董事会秘书。公司聘请的会计师事务所的注册会计师和律师事务所的律师不得兼任公司董事会秘书。

第十九条 董事兼任董事会秘书的，如某一行为需由董事、董事会秘书分别做出时，则该兼

任董事及公司董事会秘书不得以双重身份做出。

第二十条 本制度经公司董事会审议通过后，自公司上市之日起生效执行。