第三章 第五节 会计电算化档案管理的基本要求

第一篇：第三章 第五节 会计电算化档案管理的基本要求

第三章 会计电算化基本要求

第五节会计电算化档案管理的基本要求

遵循《会计法》的基本要求，结合会计电算化的特点来进行 会计数据的主要表现形式有（存储介质）：

（1）记载会计业务的原始凭证、会计凭证、会计账簿、会计报表（包括报表格式和计算公式）；

（2）会计电算软件开发过程或会计电算化系统实施过程中的各种开发实施资料

（3）其他会计资料，如客户、供应商资料等

【例题〃多选题】会计电算化档案包括（）。

A.机内会计数据

B.软盘等备份的会计数据

C.会计软件使用手册

D.打印输出的会计账表数据

『正确答案』ABCD

一、应当保存打印出的纸质会计档案

二、系统开发资料和会计软件系统也应视同会计档案保管

三、制定与实施档案管理制度

一、应当保存打印的纸质会计档案

已经实现计算机进行会计核算的单位，其会计档案必须打印输出，以纸质的形式按《会计档案管理办法》的规定进行保管。

原始凭证在会计电算化后与传统会计核算时没有区别。

（一）现金日记账和银行日记账要求每天打印输出，做到日清

月结。如果每天业务较少，也可以按旬打印输出。对于日记账通常采用定期对计算机打印输出的活页账页装订成册进行保存。

【例题〃判断题】电算化后，对于现金日记账，可以采用计算

机打印输出活页账后再装订成册，而不一定要有订本式账簿（）。

『正确答案』对

（二）明细账要求每年打印一次或在需要时进行打印。

（三）会计电算化后，在所有记账凭证数据和明细账数据都存储在计算机内的情况下，总账一般用“总分类科目余额发生额对照表”替代，“总分类科目余额发生额对照表”一般要求每月打印一次。

（四）会计报表每月打印一次进行保管。

【例题〃判断题】在任何情况下，都可以用总分类账户本期发

生额对照表替代总分类账（）。

『正确答案』错

会计数据量大的企业，账、证、表的打印工作量极大，在具备采用磁带、磁盘、光盘和微缩胶片等存储介质保存档案的条件下，可以用以上存储介质保存会计档案。必须定期复制，并且其保存期限同打印输出的书面形式的会计账簿、报表一样。

二、系统开发资料和会计软件系统也应视同会计档案保管

会计电算化系统开发过程中的资料一般有：系统分析说明书、系统设计说明书、软件测试报告、各种编码说明、代码清单、各种解决方案等，这些都应视为会计档案保管，保管期截止到该系统停止使用

或有重大更改之后的5年。

会计软件系统也应视为会计档案进行保管，在保管过程中要特别注意版本的升级管理。

【例题〃单选题】会计电算化系统开发的全套文档资料，其保存期限截至该系统停止使用或有重大更改后（）。

A.一年

B.二年

C.三年

D.五年

『正确答案』D

【例题〃单选题】采用会计电算化软件的单位，其会计档案保管期限与手工核算时相比，应该（）。

A.一致

B.有所差别

C.延长

D.缩短

『正确答案』A

三、制定与实施档案管理制度

（一）存档的手续，主要是指各种审批手续；

（二）各种安全和保密措施；

（三）档案管理员的职责与权限；

（四）档案分类管理办法；

（五）档案使用的各种审批手续；

（六）各类文档的保管期限及销毁手续。

四、会计电算化档案安全和保密措施

1、做好防磁、防火、防潮、防尘、防盗、防虫蛀、防霉烂和防鼠咬等“8防”工作，重要会计档案的“双份”，“双地点”，“双建筑物”。

2、采用磁性介质保存会计档案的，要定期进行检查，定期复制，防止由于磁性介质损坏而导致会计资料丢失。

【例题〃多选题】对会计电算化档案管理要做到防磁、（）工作。

A.防震

B.防火

C.防潮

D.防尘

『正确答案』BCD3、每年形成的会计档案及时归档，当年年度终了时，可暂由本单位财务会计部门保管1年，期满后移交档案管理部门保管。

对存档的会计资料要检查记账凭证上录入员的签名或盖章、稽核人员的签名或盖章、会计主管的签名或盖章，收付款记账凭证还应具备出纳人员签名和盖章等。

4、关于会计档案保管的期限的规定：

原始凭证、记账凭证为15年；

银行存款余额调节表为3年；

会计账簿类的日记账为15年，现金和银行存款日记账为25年，明细账、总账、辅助账为15年；

报表类的如主要财务指标为15年，年度会计报表为永久

其他类会计档案的保管清册及销毁清册为25年，财务成本计划为3年，主要财务会计合同、文件、协议为永久

5、各种会计资料，原则上不得外借和拿出单位。

经领导同意借阅的会计资料，应履行相应的借阅手续，经手人必须签字记录。归还时，要检查病毒。

6、违反会计档案管理制度的人员，应检查纠正。

7、会计档案管理应该由专人负责。

【例题〃多选题】会计档案资料保管员的具体工作包括（）。

A.系统各类数据软盘、系统软盘及各类账表、凭证、资料的登记和存档保管工作

B.做好各类数据资料、账表、凭证的安全保密工作，按规定的批准手续办理借还手续

C.按规定期限，向各类有关人员催交备份数据及存档数据资料

D.凭证、账页、报表等的打印工作

『正确答案』ABC

【例题〃单选题】对存有重要会计数据的磁性介质，以下说法正确的是（）。

A.备份一套数据进行留档

B.必须进行双备份，并异地存放

C.存放地的温度和湿度等环境与纸张的保存条件相同

D.借用归还后，只要磁盘未损坏即可归档

『正确答案』B

【例题〃单选题】各种会计资料，包括打印出来的会计资料以及存储会计资料的软盘、硬盘等，未经（）同意，不得外借和拿出单位。

A.会计主管

B.电算主管

C.上级主管

D.单位领导

『正确答案』D

第二篇：会计电算化管理制度及会计档案管理

会计电算化管理制度及会计档案管理

会计电算化管理制度

为提高企业财会效率，进而提高企业的经济效益，严格执行财政部颁发的《会计电算化管理办法》，同时结合本单位的具体情况，特制定本制度。

一、有严格的操作管理制度

1、岗位责任制

在系统运行前，必须确定会计电算化岗位及职责，根据会计业务量要求和会计数据处理方式不同，可设以下岗位：

A、会计主管：

（1）负责组织开展单位会计电算化工作，包括制订会计电算化发展规划、配合计算机人员研制相关的系统开发、会计软件系统的日常应用、岗位监督、会计档案管理等。做为会计主管应具备会计和计算机知识。

（2）负责制订会计岗位责任制，并协调管理各岗位员工的工作。

（3）制订会计电算化的各项管理制度。

（4）负责整个系统正常运行、应用软件资源的调配、系统故障及时处理。

B、系统操作员：

（1）负责会计核算所需数据，如：记帐凭证、往来帐、银行帐、报表、材料单、工资单等。

（2）打印输出各种帐簿、报表等。

（3）做好数据备份工作。

C、凭证审核员：

（1）对手工计算编制的计帐凭证审核。

（2）负责计帐、结帐工作。

（3）负责报表的编制工作。

（4）做好数据的备份工作。

D、会计档案：

（1）负责有关系统软盘、数据软盘的存档，各种帐、证、表的保管。

2、操作管理制度：

（1）操作员应经过系统培训后才能上岗。

（2）应经会计主管批准才能上岗，且只能在主管批准的权限内工作。

（3）严格按系统说明完成每一步工作。

（4）若出现故障情况，应报告领导一同分析原因；若出现系统引起的故障，应及时通知销售商派人进行维护。

（5）应至少一个月备份一次数据，以防数据丢失。

（6）外来软盘不得在有会计软件的机器上运行，以防感染病毒。

3、机房管理制度：

（1）未经许可的无关人员不得随意使用财会专用机。严禁在机器上玩游戏。

（2）不得带电拔插头，以免损坏机器、设备。

（3）严禁使用外来软盘，必要时要先杀毒后再使用。

（4）严格按顺序开启机器，长时间离开应关闭机器，下班必须关闭电源。

（5）应保持计算机清洁。

（6）计算机出现故障，应由专人维修，未经许可不得擅自拆开。

4、有严格的硬件、软件维护制度：

若硬件出现故障，应及时通知销售商派人维护，切勿自己拆开。

软件维护包括：

（1）对会计软件的日常维护，包括：科目的升级、常见错误排除、数据恢复、调整打印机参数等。

（2）维护人员不得擅自改变原有软件的程序。

（3）财会人员因正常操作失误而引起的错误，应由财会人员改正，不得由维护人员通过维护修改，如打开凭证库、帐簿库等文件进行修改。

（4）加强对硬件、软件的维护，是提高效率的关键。

5、有会计档案管理制度：

会计电算化的档案管理，大部分内容同手工一样，应特别加强以下方面的管理：

（1）会计电算化软件的文档资料的保存。

（2）定期备份核算数据软件的保管。

（3）帐簿中的日记帐、银行帐每天打印，帐页打印输出装订成册；总帐每月打印，年终装订成册。

（4）全年会计结束，备份两份完整软盘分别保存。

（5）所有会计档案必须造册登记，以备查用。

会计档案管理

第一条 为了加强会计档案管理，统一会计档案管理制度，更好地为发展社会主义市场经济服务，根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》的规定，制定本办法。

第二条 必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。

第三条 会计档案是指会计凭证，会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：

(一)会计凭证类：原始凭证，记账凭证、汇总凭证，其他会计凭证。

(二)会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账薄。

(三)财务报告类：月度、季度、财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。

(四)其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。

第四条 每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。

当年形成的会计档案，在会计终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳入员不得兼管会计档案。

移交公司档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。

第五条 公司保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

公司应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度。

第六条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。

会计档案的保管期限，从会计终了后的第一天算起。

第七条 本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按照本办法附表所列期限执行。

会计档案的具体名称如有同本办法附表所列档案名称不相符的，可以比照类似档案的保管期限办理。

第八条 保管期满的会计档案，除本办法第十一条规定的情形外，可以按照以下程序销毁：

(一)由公司档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称。卷号、册数、起止和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

(二)公司负责人在会计档案销毁清册上签署意见。

(三)销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。

(四)监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案了销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。

第九条 保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到末了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。

第十条 采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。

具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。

第十一条 单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档案馆代管，法律、行政法规另有规定的，从其规定。

第十二条 单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案；单位分立后原单位解散的，共会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或移交档案馆代管，各方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按规定办理交接手续。

单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案，应当由原单位保管，承接业务单位可查阅，复制与其业务相关的会计档案，对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务承接单位保存，并按规定办理交接手续。

第十三条 单位合并后原各单位解散或一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管；单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应由原各单位保管。

第十四条 建设单位在项目建设期间形成的会计档案，应当在办理竣工决算后移交给建设项目的接受单位，并按规定办理交接手续。

第十五条 单位之间交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交按手续。

移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号，册数，起止和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。

交接会计档案时，交接双人应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后、交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者益章。

第十六条 会计档案不得携带出境。驻外机构和境内单位在境外设立的企业(简称境外单位)的会计档案，应当按照本办法和国家有关规定进行管理。

第十七条 预算、计划，制度等文件材料，应当执行文书档案管理规定，不适用本办法。

第二十一条 本办法由公司负责解释，自 年 月 日起执行。

附表一：企业和共他组织会计档案保管期限表

企业和其他组织会计档案保管期限表

序号 档案名称 保管期限 备 往

一 会计凭证类原始凭证 15年记账凭证 15年汇总凭证 15年

二 会计账薄类总账 15年 包括日记总账…明细账 15年日记账 15年 现金和银行存款日记账保管25年。固定资产卡片 15年 固定资产报废清理后保管5年。辅助账簿 15年

三 财务报告类 包括各级主管部门汇总财务报告。月、季度财务报告 3年 包括文字分析

财务报告（决算）永久 包括文字分析

四 其他类

会计移交清册 15年

会计档案保管清册 永久

会计档案销毁清册 永久

银行余额调节表 5年

银行对账单 5年

第三篇：会计电算化档案管理的要求

1、会计电算化档案管理的要求:采用电子计算机进行会计核算的单位,应当保管打印出的纸质会计档案。会计电算化档案包括机内会计数据、软盘等备份的会计数据,以及打印输出的会计凭证、账簿、报表等数据。系统开发资料和会计软件系统也应视同会计档案保管。会计电算化档案管理要严格按照财政部有关规定,并由专人负责。对会计电算化档案管理要做到防磁、防火、防潮和防尘工作,重要会计档案应准备双份,存放在两个不同的地点。对采用存储介质保存的会计档案,要定期进行检查,定期进行复制.2、系统管理员与帐套主管的区别：系统管理员负责整个系统的总体控制和维护工作，可以管理系统中的所有帐套。以系统管理员身份注册进入，可以进行帐套的建议、引入和输出，设置操作员和帐套主管，设置和修改操作员的密码及其权限等。帐套主管主要负责所选帐套的维护工作，主要包括对所选帐套进行修改，对的管理以及对该帐套操作人员权限的设置。

3、计算机风险：系统故障风险、内部人员道德风险、系统关联方风险、社会道德风险、计算机病毒。防范方法：学习国家关于计算机安全的相关法律。掌握安全技术。建立健全的计算机系统内部控制与管理制度。加强病毒的防范。

4、会计电算化的作用：提高了会计数据的处理实时效性和准确性，提高了会计人员的劳动强度，提高了工作效率。提高经营管理水平，使财务会计管理由时候管理向事中控制和事先预测转变，为管理信息打下基础。推动会计技术、理论创新和观念更新，促进会计工作的进一步发展。

5、广义会计电算化的内容：会计电算化软件的开发和应用，会计电算化人才的培养，会计电算化的宏观规划，会计电算化的制度建设，会计电算化软件市场的培育与发展等。

6、计算机网络及其功能：计算机网路是现代计算机技术与通信技术相结合的产物，它是以硬件资源、软件资源共享和信息传递为目的，在统一的网络协议控制下，将地理位置分散的许多独立的计算机系统连接在一起所形成的网络。它的只要功能有资源共享、信息传递、分布处理。

7、账务处理模块系统初始化内容：设置操作员的权限、设置会计科目、设置辅助核算项目、设置外币币种汇率、录入科目、期初余额并失算平衡、设置凭证类别。日常账务处理的内容：录入记账凭证、凭证审核、记账凭证查询打

印、凭证汇总、记账、账簿查询。编制会计报表的流程：新建报表、定义报表格式、定义报表公式、录入关键字、生成报表数据、报表审核查询。

8、计算机的特点：高速运算能力、高度的精确性、超强的记忆能力、自动执行程序。

9、编制会计电算化的基本流程：编制记账凭证、审核凭证、记账、结账并编制会计报表。

10、工资核算模块的初始设置：部门及人员的设置、工资项目设置、工资计算定义公式、工资原始数据输入、工资转账关系定义。日常业务处理：录入变动的基础工资数据、输入变动的工资数据、工资计算、工资汇总、计算所得税进行扣缴处理、工资分配和转账、工资报表查询和输出。

11、固定资产模块初始设置：固定资产编码设置、使用部门设置、固定资产折旧率残值设置、固定资产折旧和转账关系定义。日常使用操作：变动资料输入、计提折旧、帐表输出。

12、应收应付账款初始设置：间往来单位档案、付款定义条件、初始数据录入。日常使用操作：收款单据的录入、付款单据的输出、往来业务核销、生成打印应收应付账款警示表、账龄分析、应收应付账款查询打印。

13、实现电算化后、保证计算机安全的对策：对社会来说、需要不断加强和完善法律的威慑作用、安全技术产品；对企业来说、则需要不断提高企业内部管理与控制的有效性、主要是：不断完善计算机安全立法、不断创新计算机安全技术、不断加强计算机系统内部控制与管理。

14、计算机代替手工记账必须健全的内部管理制度包括:岗位分工制度、操作管理制度、机房管理制度、会计档案管理制度、会计数据与软件管理制度。

15、会计核算模块划分的意义：有助于合理组织和使用会计核算软件功能模块所需用的信息、存取方便的高校会计数据库、提高会计核算软件的整体效率；有助于提高整个软件系统的可靠性；有助于会计核算软件适应性和实用性的提高。

16、电算化会计岗位：电算主管、软件操作、审核记账、电算维护、电算审查、数据分析、会计档案保管。基本岗位：会计主管、出纳、会计核算各岗、稽核、会计档案保管。软件操作与电算主管、审核记账、电算维护、电算审查为不相容职务。

17、凭证错误如何修改：已填制的未审核的由制单人直接修改；已审核的先取消审核再由制单人修改；已记账的采用红字冲销和补充登记法修改，或者先取消记账再取消审核由制单人直接修改；已结账的先取消结账再取消记账再取消审核再由制单人修改。

18、财政部制定并发布的：会计电算化管理办法、会计电算化软件基本功能规范、会计电算化工作规范、会计基础工作规范、会计档案管理办法。

19、结账前系统自动完成的检查工作：检查本月是否全部记账、有未记账的不能结账；月末结转必须全部生成并记账、否则本月不能结账；检查上月是否结账、未结账的本月不能记账；核对总账与明细辅助账、有不一致的不能结账；损益类账户是否全部结转、否则本月不能结账；如与其他子系统结合使用、其他子系统是否结账、否则不能结账；结账前要进行数据备份、结账后不能录入本月凭证、并终止各账户记账工作。

20、如何防范计算机病毒：不随便使用外来软盘和其他介质、不用费原始系统盘引导系统、做好系统备份工作、接受网上传送的数据要先检查再使用、定期对计算机进行病毒检查、如果发现计算机感染病毒应该立即将计算机从网上撤下以防病毒蔓延。

21、会计核算软件必须提供的提示（对记账凭证的控制功能）：正在输入的记帐凭证编号是否与已输入的机内记帐凭证编号重复；以编号形式输入会计科目的，应当提示该编号所对应的会计科目名称；正在输入的记帐凭证中的会计科

目借贷双方金额不平衡，或没有输入金额，应予提示并拒绝执行；正在输入的记帐凭证有借方会计科目而无贷方会计科目或者有贷方会计科目而无借方会计科目的，应予提示并拒绝执行；正在输入的收款凭证借方科目不是“现金”或“银行存款”科目、付款凭证贷方科目不是“现金”或“银行存款”科目的，应提示并拒绝执行。

22、电算主管如何正确实施方案：制定系统实施计划、配备计算机硬件和软件系统、配置财务软件、培训电算化管理人员、建立会计电算化管理制度、实施计算机记账代替手工记账。如何选购财务软件：合法性、安全性、正确性、可扩充行、方便性、售后服务的可靠性和软件公司的实力。

23、凭证类别设置：记账凭证；收款、付款、转账凭证；现金、银行、转账凭证；现金收款、现金付款、银行收款、银行付款、转账凭证；自定义凭证类别。

第四篇：会计档案管理

济宁市泰中贸易有限责任公司

会计档案管理制度

号码、装订人签章等。

2.会计账簿。

各种会计账簿办理完结账后，除跨年使用的账簿外，其它均需整理妥善保管。

（1）会计账簿在办理完结账后，只在下一行的摘要栏填写“结转下年”字样，不填其它内容。

（2）会计账簿在装订前，应按账簿启用表的使用页数，核对各个账户账面是否齐

全，是否按顺序排列。

（3）活页账簿去空白页后，将本账面数项填写齐全，撤去账尺，用坚固耐磨的纸

张做封面、封底，装订成册。不同规格的活页账不得装订在一起。

（4）会计账簿的装订顺序：

会计账簿装订封面→账簿启用表→账户目录→按本账簿页数顺序装订账页→会计

账簿装订封底。

（5）装订后的会计账簿应牢固、平整、不得有折角，掉页现象。

（6）账簿装订的封口处，应加盖装订人印章。

（7）装订后，会计账簿的脊背应平整，并注明所属及账簿名称和编号。

（8）会计账簿的编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存（借）

款日记账、分户明细账、辅助账。

3.会计报表。

会计报表编制完成并按时报送后，留存报表均应按月装订成册，终了统一归档

保管。

第五章会计档案的归档保管

1.当年的会计档案在会计终了后，可暂由财务部门保管一年，期满后存入档

案并由专人保管。

2.会计档案管理人员负责全部会计档案的整理、立卷、保管、调阅、销毁等一系

列工作。

3.机构变动或档案管理人员调动时，应办理交接手续，由原管理人员编制会计档

案移交清册，将全部案卷逐一点交，接管人员逐一接收。

第六章会计档案的借阅使用

1.财务部建立会计档案清册和借阅登记清册。

2.凡需借会计档案人员，须经财务负责人或单位领导批准后，方可办理调阅手续。

3.借阅会计档案人员，不得在案卷中标画，不得拆散原卷册，更不得抽换。

4.借阅会计档案人员，不得将会计档案携带出外，特殊情况，须经单位领导批准

需

需要复制会计档案的，须经财务负责人或单位领导批准后方可复制。

第七章各种会计档案保管期限

1.会计凭证保管15年。

2.会计账簿保存15年，其中现金和银行存款日记账保存25年。

3.会计报表保存10年，其中决算表永久保存。

4.发货票保管5年。

第八章会计档案的销毁

1.会计档案保管期满，需要销毁时由档案部门提出销毁清单，汇同财务部门共同

鉴定后，编制会计档案销毁清册，报经主管经理和上级主管部门批准后，方可销毁。对

其中未了结的债权、债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清

债权、债务时为止。

2.按规定销毁会计档案时，应由档案部门和财会部门、审计部门共同派人监销，监销人在销毁会计档案以前要认真清点、核对，销毁后，在销毁清册上签名盖章，并将

监销情况以书面形式报告有关领导。

第九章 附则

1.本制度自颁布之日起实施，未涉及情况按国家有关规定处理。

2.附表：《会计档案保管期限表》﹙见下表﹚。

会计档案保管期限表

序号 档案名称 保管期限 备注

一、会计凭证类原始凭证 15年记账凭证 15年汇总凭证 15年

二、会计账簿类总账 15 包括日记账明细账 1

日记账 15年 现金和银行存款日记账保管25年固定资产卡片固定资产报废清理后保管5年辅助账簿 15年

三、财务报告类 包括各级主管部门汇总财务报告月、季度财务报告 3年 包括文字分析财务报告(决算)永久 包括文字分析

四、其他类会计移交清册 15年会计档案保管清册 永久会计档案销毁清册 永久银行余额调节表 5年银行对账单 5年

第五篇：会计档案管理

会计档案管理

会计档案概念

会计档案是国家机关、社会团体、企业、事业单位、个体工商户和其他组织在会计核算活动中形成的具有保存价值的原始记录，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。会计核算材料的归档

会计核算材料的归档，是指单位会计部门或会计人员将办理完毕的会计核算材料经过整理向档案部门或档案人员移交的过程

会计核算材料的归档要求

１、归档范围。凭证、账簿、财务报告、其他会计核算资料。

不归档范围:本单位经费预算、财务收支计划、调资定级、财务制度财务政策管理文件材料，纳入文书档案立卷，不纳入会计档案归档范围。

２、时间。第三年。



3、要求和手续。完整齐全、真实准确、装订成册。清点核对无误。

二、会计档案的整理

１、分类。原则上按——类型进行分类，分类4类。

会计凭证类

会计账簿类

会计报告类

其他会计核算材料类（主要包括银行存款余额调节表、银行对帐单、以及其他应当保存的会计核算专材料）

会计档案的整理

2.会计档案的组卷

会计档案的组卷，就是按照其形成规律和有机联系，区分不同的类型和保管期限，将会计核算材料组成保管单位——案卷的过程。

(1)会计凭证的组卷要求

一般按年、月顺序组卷整理。厚度一般在2cm以内。



1、分类组卷，按顺序排列，检查日期是否齐全。



2、按凭证汇总日期归集，确定装订成册的本数。



3、摘除凭证内的金属物，对大的纸张要折叠成同记帐凭证大小，且要避免装订线，以便翻阅保持数字完整。



4、记帐凭证有关人员的印章是否齐全。



5、凭证一本为1卷，必须r按照国家统一标准的会计档案凭证软封面，封面要按项目填写。

以下材料可另行组卷：

土地征用及重大固定资产的买卖单据；

工资名册；

债权债务；

交通肇事、工伤事故的处理；

涉外（含港、澳、台地区）的会计材料；

各种经济合同、存出保证金收据、契约

有必要延长延长保管期限的其他会计材料。

（2）会计帐簿的组卷要求

按和帐簿的不同种类进行组卷。对总帐、明细帐、现金日记帐、银行日记帐、固定资产卡片、辅助帐簿、其他会计帐簿等分别组卷装订。

帐簿在形成时一般都有固定的格式和明确的分类可在年终结帐后整理立卷。



1、按形成的帐簿，一册一卷，“死页帐”不必拆去空页，“活页帐”去掉空白页，将已记帐帐页依次编号，填写卷内帐户目录和备考表。



2、去掉塑料夹封面，每本帐簿加封面或在原封面上贴会计档案面签，并按封面或标签上内容填写。

（3）财务报告的组卷要求

按、保管期限立卷



1、首先将本级与下级财务报告分开。



2、其次将年报、季报、月报分开。



3、在整理报表时，对报表进行分析和说明的文字，是会计报表 的重要组成部分，如财务情况说明、财务报告等，审批报告、批复等要与报表一同组卷归档，并放在被说明报表前。注意：因保管期限不同，财务报告与季、月度财务报告分开立卷。

4、组好的案卷要除去卷内文件的金属物，编页号、填写封面、卷内目录、备考表。

（4）其他会计核算资料的组卷要求

按——问题结合保管期限分别立卷装订。如银行存款余额调节表、银行对帐单、会计档案移交清册，会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。

会计档案的整理

3.会计档案的编目

会计档案的编目应和符合《会计档案案卷格式》（DA/T39-2008）（2）填写卷内文件目录和备考表。（3）填写案卷（盒）封面。（4）案卷的排列编号。（5）编制案卷目录。

（1）拟写案卷题名

一般由单位名称、会计核算针对时间、会计文件名称等要素组成。

如“× ×单位×年×月付款会计凭证”

“× ×公司×年×月现金日记帐”等

（2）填写卷内文件目录和备考表

除会计凭证外，其他会计档案案卷都应填写卷内文件目录和备考表。

卷内文件目录

卷 内 备 考 表

（3）填写案卷（盒）封面

会计凭证

会计档案盒

帐簿启用及交接表

1.会计凭证的格式

凭证外面要加封面，封面尺寸规格采用245mm×130mm（长×宽）或245×150mm（长×宽）；适用于会计凭证的装订

会计凭证封面(样式)

单位名称：凭证名称：

会计凭证封面的填写

单位名称：填写形成会计档案的单位名称（全称或通用简称）。不能用“本部”、“本局”、“本市财政厅”等。

会计凭证名称：填写能够反映会计凭证用途或内容的名称。如收款会计凭证、付款会计凭证、转账会计凭证或基建会计凭证、工会会计凭证、预算外会计凭证等。

起止时间：填写本册会计凭证的起止年月日。

册数：起止时间内会计凭证的册数。

册次：填写本册会计凭证的序号。

记账凭证起止号：填写本册记账凭证起号和止号。

记账凭证数：填写记账凭证的张数。

附件数：填写本册记账凭证附件的张数。

会计凭证总数：填写本册所有凭证的合计张数。

会计主管：填写单位内部具体负责会计工作的中层领导人员。

装订人：填写负责该本会计凭证装订的人员。

装订时间：填写负责该本会计凭证装订结束的时间。

备注：填写该项凭证需要说明的事项。

2.会计凭证盒的格式

会计凭证盒的外形尺寸采用275mm×155mm（长×宽），盒脊的厚度可根据需要设置30、40、60mm。

适用于会计凭证的装盒

会计凭证盒正面格式

很多内容与凭证封面一致。

全宗号：填写档案馆给立档单位编制的代号。企业可填写表达单位的汉语拼音代字。目录号：填写全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号，企业或参照《工业企业档案分类试行规则》编制分类方案的单位，可填写类别特征代码。案卷号：目录内案卷的顺序编号，在同一个案卷目录（或分类体系的最低一级类目）内不允许出现重复的案卷号。

会计凭证盒脊格式

3、会计档案盒的格式

适用于财务报告和其他类会计档案的整理。

会计档案盒脊

4.账簿启用及接交表格式

账簿启用及接交表用纸一般采用国际标准A4型。非国际标准的账簿可根据实际需要确定。账簿启用及交接表宜采用70克以上的白纸制作。

适用于会计账簿的整理。

账簿启用及接交表（正面）

档号：

账簿启用及接交表（背面）账户目录

档号章

（4）案卷的排列编号

一般按照以下次序：会计凭证按形成时间顺序排列，会计帐簿、财务报告和其他类按保管期限长短排列。具体排列方法有两种。

第一种，流水编号法：按财务报告、会计帐簿、会计凭证和其他类的顺序排列，一年的全部会计档案编一个大流水号（案卷号）。

第二种，分类流水编号法：会计凭证、会计帐簿、财务报告和其他类按类别分开排列，各编一个流水号（案卷号）。

（5）编制案卷目录

案卷目录即是会计档案的保管清册，也是会计档案的检索工具。案卷目录应根据会计档案的分类方案和案卷的排列编号顺序进行编制。

会计档案目录格式

会计档案移交清单格式 会计档案移交清单

（三）会计档案的鉴定与销毁

1、会计档案的鉴定（确定保管期限）

根据国家规定，会计档案保管期限分为永久、定期两种，其中定期又分为3年、5年、10年、15年、25年5类。会计档案的保管期限，从会计终了后的第一天算起。

日记帐 25年

总帐15年

明细帐15年

报表永久

月季报表5年

会计移交清册15年

会计保管清册永久

会计档案销毁清册永久

银行余额调节表5年

银行对帐单5年

（三）会计档案的鉴定与销毁

2.会计档案的销毁

保管期满的会计档案，经鉴定确无继续保存价值的，可以按照以下程序销毁：

（1）由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

（三）会计档案的鉴定与销毁

（2）单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。

（3）销毁会计档案时,应当由档案机构和会计机构共同派员监销。

（4）监销人在销毁会计档案前,应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对。销毁后,应当在销毁清册上签名盖章,并将监销情况报告本单位负责人。

会计档案移交应注意的事项

（1）应编制移交清册

（2）应履行移交手续

会计档案常见问题



1、会计档案属专业档案，是由本单位会计人员整理，档案人员只是接收保管和提供利用 

2、出纳人员不得保管会计档案（会计法规定）

3、会计报表第一页要有卷内文件目录，最后一页有备考表 

4、凭证封面接洽处要加盖财务专用章 谢谢大家！

2012年5月9日