浅谈会计档案管理

第一篇：浅谈会计档案管理

浅谈会计档案管理

【摘 要】

本文分析了会计档案的收集、整理、销毁、调阅与利用中存在的问题，就如何使会计档案管理实现制度化、规范化、科学化提出几点建议：

1、提高档案意识，加强规范管理；

2、落实责任，明确分工；

3、与国际接轨，实现现代化管理；

4、引进人才，加强培训；

5、即使实现了财务档案管理的信息化，在归档中也需要实行所谓的“双套制”，即将同一份档案的纸质版和电子版同时归档。

一、论题的理论与实践意义

1.理论意义

会计档案管理体制与模式是会计档案管理的组织、制度和机构、机制或组织结构的形成，是会计档案管理的样式，会计档案管理体制与模式是随时代发展而不断优化的。将先进的管理思想，管理手段不断吸收，用来改善会计档案管理环境，提高档案管理效率是时代的要求。会计档案管理的环境是不断变化的，随着我国社会的转型和电子技术不断发展，对会计档案管理体制与模式的研究，可以给会计档案管理实际工作提供科学的理论指导。会计档案管理体制与模式的研究有利于形成先进的会计档案管理体系，能将先进理论同工作实践结合起来，为会计档案管理效率的提高奠定理论基础。会计档案管理体制与模式的研究也是会计档案管理实践不断适应社会需要的表现。优化的会计档案管理体制也可以让档案更好的走向社会，使全社会档案信息意识不断提高优化的会计档案管理的研究成果有利于不同科学的结合，既有利于档案学的发展，也符合当代科学的发展趋势。

2.实践意义

会计档案管理模式的观察与研究有利于全面认识与了解会计档案管理的内容。新时期会计档案管理体制、模式的构建、程序，有重要的实践意义。特别是对变化中的会计档案管理研究有助于了解新变化对会计档案管理的冲级，了解这些新变化冲击下的会计档案管理体制与模式所发生的改变将更有助于提高会计档案管理的效率。会计档案管理体制与模式的观察与研究也对企业管理效益的全面提高起了促进作用。会计档案管理体制与模式的观察与研究有助于建立一套新的会计档案管理体系，在新的会计档案管理体系中，各个要素可以相互弥补不足，发挥更大的作用与功效，这 1

将有助于促进会计档案管理自身的不断发展和提高，也有助于发现在管理模式变化、指导理论变化与数字化、网络化冲击下的会计档案管理变化和采取相应行之有效的管理方法。会计档案管理体制与模式的观察与研究有助于会计档案管理部门了解会计档案管理概况、发现本会计档案管理中存在的问题，寻找解决的途径，促进企业管理的全面提高。其次，会计档案管理的不断优化是实现企业信息一体化的奠基石，是实现企业知识管理的基础。只有优化了的会计档案管理才能将企业管理带上一个新的台阶。会计档案管理、企业信息化、企业管理的全面优化这三个部分是紧密相关的。

二、目前研究评述

1.国外对会计档案管理体制、模式的研究现状新石器会计档案管理体制模式的建构

会计档案管理作为档案事业的一个分支，从起源上来说，首先是在世界工业发达国家和地区开展起来的。世纪初瑞士、荷兰等一些欧洲国家和美国开始大规模地收集和保存会计档案。世纪中叶以后，大部分的其他欧洲国家，以及加拿大、澳大利亚也纷纷开展了这项工作。世纪年代以来，世界各国会计档案管理得到了很大发展。但由于私有制决定了国外的大部分会计档案属于属于私有财产，企业有权自行处理自己的档案，国家没有制定同意的会计档案管理体系、管理要求和标准。国外的会计档案管理自主性强，随意性大，个体特色突出，没有统一的管理体系和标准，企业一般根据实际需要自行设立档案部门，配备管理人员，制定企业文件的归档范围、文件分类表及保管期限表等。所以国外会计/档案管理体制与模式也呈现出多样化特点。

2.国内对会计档案管理体制、模式的研究现状

我国会计档案工作作为国家档案事业的一个组成部分，在国家档案局的领导下，自上而下的组建了规模庞大的会计档案室管网。长期以来，各企业采用了基本相同的方式开展档案工作。档案管理整体水平甚至高于其他国家，但这种带有前苏联痕迹的会计档案管理体制产生发展于计划经济时代，与市场经济条件下的企业并不相适应。我国现行会计档案管理体制、模式是在所有制形式单一即国家所有制形式的环境下，从国有工业会计档案管理模式演化来的。“集中统一，分级管理，条块结合，企业自主”是我国档案管理制度的概括。

我国的会计档案管理的具体模式进行策划的管理体制以及对会计档案管理模式的规定。这对于我国会计档案工作的建立、发展功不可没，这一阶段档案界主要是学习、模仿的阶段，对这一问题的研究主要还是学习和

总结。随着经济体制和企业改个的深入及企业所处环境的诸多变化如信息技术的广泛应用，信息资源管理和知识管理观念的影响、加入世界贸易组织等这种旧有的管理体制开始发生细微变化。大多数学者主张档案行政管理部门应该赋予企业自助舍利的权利，避免那种不顾新时期会计档案管理体制、模式的建构企业行业特点、企业自身情况而实行的“一刀切”式管理模式。

随着我国政治、经济体制改革的深化，非公有制经济异军突起，非公经济会计档案管理模式也呈现出多样性。但其管理模式主要还是有：

1、会计档案集中统一管理。指由档案部门对本单位档案实行集中统一管理。但在具体实施中往往受到企业规模、企业管理体制、企业技术水平的制约。其优点是便于维护档案的完整与安全，有利于形成统一的档案信息利用中心。

2、档案分级管理。指在企业内对档案实行分级管理。该管理模式的优点是管理灵活、职责明确、利用方便。

3、档案分散管理。指在企业内由不同部门对各自形成的档案进行管理。该管理模式的有点是分工明确不足之处是对会计档案管理缺乏整体规划，对跨类别或新型档案的管理往往会出现管理上的空白或交叉。

4、会计档案信息集成化管理、一体化管理和知识管理。这些都是随着科技的发展，特别是电子计算机技术的发展和应用而产生的新观点。

5、会计档案委托代管，这指企业委托专业档案管理机构，代管其档案。但企业并不放弃其档案的所有权。

三、会计档案的内涵

会计档案是企事业单位和机关团体在经济管理和各项会计核算活动中直接形成的作为历史记录保存下来的会计凭证、会计帐簿和会计报表，以及其他会计资料等专业资料。它以丰富的原始数据和恒定不变的价值量为使用者提供可靠的信息，为单位制定规划、计划，调查取证以及进行决策提供一局和咨询材料。它是记录和反应各单位经济业务、财务收支状况及其结果的重要史料和证据，是国家档案的重要组成部分，在社会经济活动中具有重要的作用。

四、会计档案管理存在的问题

会计档案是历史的真凭实证，它在社会经济活动中的作用，决定了加强会计档案管理的必要性。但事实上，由于各单位会计档案管理意识还比较薄弱。会计档案作为新兴档案学科还缺乏深入研究，在日常会计工作中，很多单位重核算、轻管理，会计档案管理工作混乱，存在着一定的问题：

1.收集资料方面

由于对会计档案概念的不明确，一些财务人员没有将会计部门形成的全部文件归入会计档案，只是将会计凭证、账簿、报表核算类资料进行整理归档，而将法规、制度类文件，如上级财政部门的来文、本单位会计制度、会计工作计划、会计工作总结；预测、决策类文件，如财务分析报告、市场预测、会计决策设计等等，放在其他部门，造成会计资料收集不全。有些会计档案是属于不耐久的复写纸、传真纸或圆珠笔的字迹材料。这些材料在高温高湿度条件下自己很快氧化而看不清楚，失去保存的意义。

2.整理、销毁方面

《会计法》明确规定：“会计凭证、会计帐簿、会计报表和其它会计资料应当按照国家有关规定建立档案，妥善保管。会计档案的保管期限和销毁办法，由国务院财政部门会同有关部门规定。”但一些单位的财务人员在月末、年度终了没有按规定将已形成的会计档案及时整理立卷，装订成册，随随便便放在箱内，造成资料遗失等问题。有的虽然进行了整理立卷，但是案卷质量不符合规范。会计档案保管到达一定年限之后。经过鉴定、审查，报经批准，可以销毁。但是，很多单位那些已失去保存价值的会计档案任然长年累月占据着库房和设备。究其原因，是一些人怕麻烦、怕负责人，担心会计档案销毁之后，今后一旦有什么经济问题，无凭无据，到时说不清楚。这不仅增加了国家的经济负担，也影响了会计档案信息资源的开发利用。

3.移交、存放方面

《会计档案管理办法》第6条规定：“各单位每年形成的会计档案，应当有会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。当年形成的会计档案在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满后，应当由会计机构编制移交清册移交本单位档案机构统一保管。”但在实际工作中，财务部门与档案部门配合得并不协调。财务部门担心移交后利用不便，不愿移交；而档案部门以不懂会计业务为由，不愿接收。由此造成会计档案长期在财务部门，没有被广泛利用。由于财务部门缺乏一定的档案知识，对于会计档案的存放不够重视，例如。很多单位的会计档案都没有专门的存放地点，甚至与其他杂物一起堆放；有的档案室没有严格控制温度、湿度，认真做好“七防”，严重影响了会计档案的寿命。

4.人员素质方面

目前，大多数单位的财务人员虽然熟悉财务处理，但是缺乏会计档案管理知识。甚至有些领导还不认可财务档案管理的重要性，不重视财务档

案管理的培训。在实际操作中，每个财务人员都按自己的一套方法去管理，造成一个单位的会计档案管理工作因财务人员变动而变化，没有一套固定而完整的管理制度，从而影响了整个单位的管理。

5.电子财务档案

垫子财务档案是指存贮于磁盘、光盘等嗲你介质中的各种票据、凭证、账簿、报表等财务数据资料。较之传统的财务档案，垫子财务档案有许多特点：电子财务档案易于修正、拷贝和重置，便于纠错、携带和传递。但也有不足的一面。如，具有系统依赖性，即需要一定的软硬件环境支持，只能在特定的条件下才能打开，不具备传统档案的直接可视性，还具有易遭损毁、难查痕迹的特点，此项档案的管理还不规范。

五、对会计档案管理的几点建议

社会经济越来越发展，对会计工作的要求也越来越高。先带经济活动中，很多时候因为会计档案管理工作做的不到位，早晨领导决策失误，影响到整个单位的运作，给集体造成不可估量的损失，所以会计档案管理工作作为会计工作的基础，为适应经济管理需要，必须不断改进管理方法，建立新的管理体系，提供高治疗的会计信息。因此，就如何是会计档案管理实现制度化、规范化、科学化，有以下几点建议：

1、提高档案意识，加强规范管理

时间证明，要管理好会计档案，首先，要改变传统管理年，对会计档案有一个正确的认识；其次，要加强对会计档案工作的宣传，提高各级领导和相关人员的档案意识。按照《会计法》、《会计档案管理办法》的要求，制定会计档案管理标准，对会计档案进行规范管理，定期检查，为单位领导的决策提供真是、可靠的依据。充分发挥会计档案在经济建设中的作用。

2、落实责任，明确分工

确定专人负责财务档案的管理。制定严格的审核、壮丁、借阅制度。因为会计档案管理工作政策性和业务性都比较强，所以单靠一个管理员的历练是不行的。财务处各单位都应按标准要求制作凭单、报表及财务资料等。还要充分发挥各部门的积极性，建立良好的服务网络，按照分工合作、密切配合的原则，落实责任，相互协调，保证会计档案管理工作的顺利进行。

3、与国际接轨，实现现代化管理

现在大多数单位已实现了会计电算化，但由于对会计档案管理工作不够重视，目前基本上处于手工检索阶段。所以，档案部门和财务部门应该共同合作，与国外先进的会计档案管理模式接轨，开发研制会计档案计算

机管理。只有会计档案实行计算机管理，才能真正发挥会计档案的作用，加快了查阅资料的速度，提高了档案管理水平。

4、引进人才，加强培训

会计工作的迅猛发展，要求财务人员不仅要具有财务知识，也要懂得档案方面的业务，所以会计档案管理人员必须接受再教育，进一步提高会计档案业务水平，增强整理立卷实际操作技能，成为新一代的复合型人才，当好领导的参谋，把以前的盲目利用变为科学利用。

5、即使实现了财务档案管理的信息化，在归档中国也需要实行所谓的“双套制”，即将同一份档案的纸质版和电子版同时归档

电子财务档案的存贮形式多样，既可以存贮于软盘、硬盘、光盘中，也可以打印输出到纸质材料中；电子财务档案便于计算、分析，快捷获得所需结果。结果电子财务档案上网，通过计算机操作和网络交流，不仅满足了日常条件查询、统计分析、制作数据报表、开展数据交换的需要，打到档案信息资源共享、无纸化查阅和方便快捷的墓地，节约了办公成本，避免了原始档案由于频繁翻阅而带来的折损，还有利于专业管理，便于档案资源的统一整合，极大地提高了工作效率和工作质量

六、总结

通过以上论述我们可以看出会计档案管理体制、模式的良好变革已经呈现在我们面前。会计档案管理体制、模式是一个动态的事物，需要我们不断结合具体实际和先进念去充实它，只有这样才能不断推进会计档案管理体制、模式研究不断深入。

参考文献：

1、刘国能，《中国档案事业体系》，北京中国档案出版社，2002年8月

2、马素萍，《会计档案工作管理体制研究》，北京档案，2002年5月

3、宗培玲，《现代会计档案工作运行机制的建立》，北京档案，2005年9月

4、胡吕平、乔欢，《信息服务与用户》，武汉大学出版社，2001年6月

5、冯慧玲、张辑哲，《档案学概论》，北京中国人民大学出版社，2011年6月

6、《关于非国有会计档案管理原则与体制的思考》，北京档案，2004年5月

7、陶亚坤，《关于民营会计档案管理体制创新的思考》，辽宁兰台世界，2006年4月

8、周三多、陈传明，《管理学--原理与方法》，上海复旦大学出版社，2003年11月

9、窦晓光，《努力建设具有中国特色的档案管理体制--转型期的档案管理体制改个研究之二》，档案学通讯，2006年1月

第二篇：会计档案管理

济宁市泰中贸易有限责任公司

会计档案管理制度

号码、装订人签章等。

2.会计账簿。

各种会计账簿办理完结账后，除跨年使用的账簿外，其它均需整理妥善保管。

（1）会计账簿在办理完结账后，只在下一行的摘要栏填写“结转下年”字样，不填其它内容。

（2）会计账簿在装订前，应按账簿启用表的使用页数，核对各个账户账面是否齐

全，是否按顺序排列。

（3）活页账簿去空白页后，将本账面数项填写齐全，撤去账尺，用坚固耐磨的纸

张做封面、封底，装订成册。不同规格的活页账不得装订在一起。

（4）会计账簿的装订顺序：

会计账簿装订封面→账簿启用表→账户目录→按本账簿页数顺序装订账页→会计

账簿装订封底。

（5）装订后的会计账簿应牢固、平整、不得有折角，掉页现象。

（6）账簿装订的封口处，应加盖装订人印章。

（7）装订后，会计账簿的脊背应平整，并注明所属及账簿名称和编号。

（8）会计账簿的编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存（借）

款日记账、分户明细账、辅助账。

3.会计报表。

会计报表编制完成并按时报送后，留存报表均应按月装订成册，终了统一归档

保管。

第五章会计档案的归档保管

1.当年的会计档案在会计终了后，可暂由财务部门保管一年，期满后存入档

案并由专人保管。

2.会计档案管理人员负责全部会计档案的整理、立卷、保管、调阅、销毁等一系

列工作。

3.机构变动或档案管理人员调动时，应办理交接手续，由原管理人员编制会计档

案移交清册，将全部案卷逐一点交，接管人员逐一接收。

第六章会计档案的借阅使用

1.财务部建立会计档案清册和借阅登记清册。

2.凡需借会计档案人员，须经财务负责人或单位领导批准后，方可办理调阅手续。

3.借阅会计档案人员，不得在案卷中标画，不得拆散原卷册，更不得抽换。

4.借阅会计档案人员，不得将会计档案携带出外，特殊情况，须经单位领导批准

需

需要复制会计档案的，须经财务负责人或单位领导批准后方可复制。

第七章各种会计档案保管期限

1.会计凭证保管15年。

2.会计账簿保存15年，其中现金和银行存款日记账保存25年。

3.会计报表保存10年，其中决算表永久保存。

4.发货票保管5年。

第八章会计档案的销毁

1.会计档案保管期满，需要销毁时由档案部门提出销毁清单，汇同财务部门共同

鉴定后，编制会计档案销毁清册，报经主管经理和上级主管部门批准后，方可销毁。对

其中未了结的债权、债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清

债权、债务时为止。

2.按规定销毁会计档案时，应由档案部门和财会部门、审计部门共同派人监销，监销人在销毁会计档案以前要认真清点、核对，销毁后，在销毁清册上签名盖章，并将

监销情况以书面形式报告有关领导。

第九章 附则

1.本制度自颁布之日起实施，未涉及情况按国家有关规定处理。

2.附表：《会计档案保管期限表》﹙见下表﹚。

会计档案保管期限表

序号 档案名称 保管期限 备注

一、会计凭证类原始凭证 15年记账凭证 15年汇总凭证 15年

二、会计账簿类总账 15 包括日记账明细账 1

日记账 15年 现金和银行存款日记账保管25年固定资产卡片固定资产报废清理后保管5年辅助账簿 15年

三、财务报告类 包括各级主管部门汇总财务报告月、季度财务报告 3年 包括文字分析财务报告(决算)永久 包括文字分析

四、其他类会计移交清册 15年会计档案保管清册 永久会计档案销毁清册 永久银行余额调节表 5年银行对账单 5年

第三篇：会计档案管理

会计档案管理

会计档案概念

会计档案是国家机关、社会团体、企业、事业单位、个体工商户和其他组织在会计核算活动中形成的具有保存价值的原始记录，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。会计核算材料的归档

会计核算材料的归档，是指单位会计部门或会计人员将办理完毕的会计核算材料经过整理向档案部门或档案人员移交的过程

会计核算材料的归档要求

１、归档范围。凭证、账簿、财务报告、其他会计核算资料。

不归档范围:本单位经费预算、财务收支计划、调资定级、财务制度财务政策管理文件材料，纳入文书档案立卷，不纳入会计档案归档范围。

２、时间。第三年。



3、要求和手续。完整齐全、真实准确、装订成册。清点核对无误。

二、会计档案的整理

１、分类。原则上按——类型进行分类，分类4类。

会计凭证类

会计账簿类

会计报告类

其他会计核算材料类（主要包括银行存款余额调节表、银行对帐单、以及其他应当保存的会计核算专材料）

会计档案的整理

2.会计档案的组卷

会计档案的组卷，就是按照其形成规律和有机联系，区分不同的类型和保管期限，将会计核算材料组成保管单位——案卷的过程。

(1)会计凭证的组卷要求

一般按年、月顺序组卷整理。厚度一般在2cm以内。



1、分类组卷，按顺序排列，检查日期是否齐全。



2、按凭证汇总日期归集，确定装订成册的本数。



3、摘除凭证内的金属物，对大的纸张要折叠成同记帐凭证大小，且要避免装订线，以便翻阅保持数字完整。



4、记帐凭证有关人员的印章是否齐全。



5、凭证一本为1卷，必须r按照国家统一标准的会计档案凭证软封面，封面要按项目填写。

以下材料可另行组卷：

土地征用及重大固定资产的买卖单据；

工资名册；

债权债务；

交通肇事、工伤事故的处理；

涉外（含港、澳、台地区）的会计材料；

各种经济合同、存出保证金收据、契约

有必要延长延长保管期限的其他会计材料。

（2）会计帐簿的组卷要求

按和帐簿的不同种类进行组卷。对总帐、明细帐、现金日记帐、银行日记帐、固定资产卡片、辅助帐簿、其他会计帐簿等分别组卷装订。

帐簿在形成时一般都有固定的格式和明确的分类可在年终结帐后整理立卷。



1、按形成的帐簿，一册一卷，“死页帐”不必拆去空页，“活页帐”去掉空白页，将已记帐帐页依次编号，填写卷内帐户目录和备考表。



2、去掉塑料夹封面，每本帐簿加封面或在原封面上贴会计档案面签，并按封面或标签上内容填写。

（3）财务报告的组卷要求

按、保管期限立卷



1、首先将本级与下级财务报告分开。



2、其次将年报、季报、月报分开。



3、在整理报表时，对报表进行分析和说明的文字，是会计报表 的重要组成部分，如财务情况说明、财务报告等，审批报告、批复等要与报表一同组卷归档，并放在被说明报表前。注意：因保管期限不同，财务报告与季、月度财务报告分开立卷。

4、组好的案卷要除去卷内文件的金属物，编页号、填写封面、卷内目录、备考表。

（4）其他会计核算资料的组卷要求

按——问题结合保管期限分别立卷装订。如银行存款余额调节表、银行对帐单、会计档案移交清册，会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。

会计档案的整理

3.会计档案的编目

会计档案的编目应和符合《会计档案案卷格式》（DA/T39-2008）（2）填写卷内文件目录和备考表。（3）填写案卷（盒）封面。（4）案卷的排列编号。（5）编制案卷目录。

（1）拟写案卷题名

一般由单位名称、会计核算针对时间、会计文件名称等要素组成。

如“× ×单位×年×月付款会计凭证”

“× ×公司×年×月现金日记帐”等

（2）填写卷内文件目录和备考表

除会计凭证外，其他会计档案案卷都应填写卷内文件目录和备考表。

卷内文件目录

卷 内 备 考 表

（3）填写案卷（盒）封面

会计凭证

会计档案盒

帐簿启用及交接表

1.会计凭证的格式

凭证外面要加封面，封面尺寸规格采用245mm×130mm（长×宽）或245×150mm（长×宽）；适用于会计凭证的装订

会计凭证封面(样式)

单位名称：凭证名称：

会计凭证封面的填写

单位名称：填写形成会计档案的单位名称（全称或通用简称）。不能用“本部”、“本局”、“本市财政厅”等。

会计凭证名称：填写能够反映会计凭证用途或内容的名称。如收款会计凭证、付款会计凭证、转账会计凭证或基建会计凭证、工会会计凭证、预算外会计凭证等。

起止时间：填写本册会计凭证的起止年月日。

册数：起止时间内会计凭证的册数。

册次：填写本册会计凭证的序号。

记账凭证起止号：填写本册记账凭证起号和止号。

记账凭证数：填写记账凭证的张数。

附件数：填写本册记账凭证附件的张数。

会计凭证总数：填写本册所有凭证的合计张数。

会计主管：填写单位内部具体负责会计工作的中层领导人员。

装订人：填写负责该本会计凭证装订的人员。

装订时间：填写负责该本会计凭证装订结束的时间。

备注：填写该项凭证需要说明的事项。

2.会计凭证盒的格式

会计凭证盒的外形尺寸采用275mm×155mm（长×宽），盒脊的厚度可根据需要设置30、40、60mm。

适用于会计凭证的装盒

会计凭证盒正面格式

很多内容与凭证封面一致。

全宗号：填写档案馆给立档单位编制的代号。企业可填写表达单位的汉语拼音代字。目录号：填写全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号，企业或参照《工业企业档案分类试行规则》编制分类方案的单位，可填写类别特征代码。案卷号：目录内案卷的顺序编号，在同一个案卷目录（或分类体系的最低一级类目）内不允许出现重复的案卷号。

会计凭证盒脊格式

3、会计档案盒的格式

适用于财务报告和其他类会计档案的整理。

会计档案盒脊

4.账簿启用及接交表格式

账簿启用及接交表用纸一般采用国际标准A4型。非国际标准的账簿可根据实际需要确定。账簿启用及交接表宜采用70克以上的白纸制作。

适用于会计账簿的整理。

账簿启用及接交表（正面）

档号：

账簿启用及接交表（背面）账户目录

档号章

（4）案卷的排列编号

一般按照以下次序：会计凭证按形成时间顺序排列，会计帐簿、财务报告和其他类按保管期限长短排列。具体排列方法有两种。

第一种，流水编号法：按财务报告、会计帐簿、会计凭证和其他类的顺序排列，一年的全部会计档案编一个大流水号（案卷号）。

第二种，分类流水编号法：会计凭证、会计帐簿、财务报告和其他类按类别分开排列，各编一个流水号（案卷号）。

（5）编制案卷目录

案卷目录即是会计档案的保管清册，也是会计档案的检索工具。案卷目录应根据会计档案的分类方案和案卷的排列编号顺序进行编制。

会计档案目录格式

会计档案移交清单格式 会计档案移交清单

（三）会计档案的鉴定与销毁

1、会计档案的鉴定（确定保管期限）

根据国家规定，会计档案保管期限分为永久、定期两种，其中定期又分为3年、5年、10年、15年、25年5类。会计档案的保管期限，从会计终了后的第一天算起。

日记帐 25年

总帐15年

明细帐15年

报表永久

月季报表5年

会计移交清册15年

会计保管清册永久

会计档案销毁清册永久

银行余额调节表5年

银行对帐单5年

（三）会计档案的鉴定与销毁

2.会计档案的销毁

保管期满的会计档案，经鉴定确无继续保存价值的，可以按照以下程序销毁：

（1）由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

（三）会计档案的鉴定与销毁

（2）单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。

（3）销毁会计档案时,应当由档案机构和会计机构共同派员监销。

（4）监销人在销毁会计档案前,应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对。销毁后,应当在销毁清册上签名盖章,并将监销情况报告本单位负责人。

会计档案移交应注意的事项

（1）应编制移交清册

（2）应履行移交手续

会计档案常见问题



1、会计档案属专业档案，是由本单位会计人员整理，档案人员只是接收保管和提供利用 

2、出纳人员不得保管会计档案（会计法规定）

3、会计报表第一页要有卷内文件目录，最后一页有备考表 

4、凭证封面接洽处要加盖财务专用章 谢谢大家！

2012年5月9日

第四篇：会计档案管理职责

会计档案管理职责

一、要按照《会计法》和《会计基础工作规范》要结合本单位的具体情况制定会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁等管理办法，做到妥善保管，存放有序，严防毁坏、散失和泄密。

二、严格执行安全和保密制度，安全是指会计档案完好无缺，做到不丢失，不破损，不霉烂，不被虫蛀等。保密是指会计档案的住处不能超过规定的传递范围。

三、按制度严格执行会计档案的调阅手续，凡属本单位人员调阅会计档案，必须经财务主管同意，外单位人员查阅档案，要有正式介绍信，经财务主管或领导批准方可，不可外借或复制给他人。

四、对保管期满的会计档案，要按照财政部门和国家档案局规定的管理办法，报经上级主管单位，由财政部门和档案部门共同鉴定，经批准后，进行销毁处理。对需要销毁指定档案部门和财政部门共同派员监销，并在销毁清册上签名盖章，“会计档案销毁清册”要长期保存，以便备查。

五、会计档案保管期限，根据期特点，分为永久、定期两类。

1、永久性档案包括：会计决算、现金、银行存款帐、职工工资发放明细表等；

2、定期档案分25、15年。

原始凭证是经济业务发生或完成时由本单位有关部门或外单位按照经济业务内容填制的书面证明，是编制记帐凭证或登记帐薄的原始资料和依据。具有以下内容：

1、凭证的名称；

2、填制凭证的日期；

3、填制凭证单位名称或填制人姓名；

4、经办人员的签名或填制人姓名；

5、接受凭证单位名称；

6、经济业务内容；

7、经济业务的数量、单价和金额；

8、凭证的附件；

9、凭证的编号。

第五篇：会计档案管理规定

会计档案管理规定

为提高我校财会档案工作质量和科学管理水平，充分发挥财会档案的作用，逐步实现财会档案工作的规范化、标准化，依据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》，结合我校实际，特制定本规定。

一、基本原则

1、凡在财务管理和会计活动中，直接形成的具有保存利用价值的文字材料、凭证、帐簿、报表等材料，均属会计档案。

2、会计档案是记录和反映学校经济业务的重要史料和证据，必须实行集中统一管理原则，确保其完整、准确、系统、安全和有效利用；财会档案必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系。

3、严格实行部门立卷制度，应明确一名专（兼）人员负责会计档案工作，并纳入职责范围之中。

二、归档范围

1、归档主要内容：包括综合管理、会计凭证、会计帐簿、会计报表、工资清册等材料。具体范围和保管期限见附件。

2、归档重点：会计活动中各个阶段形成的不同类型具有长期保存价值的文件材料。

3、不归档的文件材料：上级有关财务普发性（非专指高校）、不办的文件；未定稿的文件；重份文件及校内其他单位发来的文件；未生效的合同、协议、单据；无考查利用价值的一般性、临时性文件；与校外单位交换来的材料。

三、归档要求

1、归档的财会文件材料必须字迹工整，格式统一，签字手续完备，一律用碳素墨水或蓝黑墨水书写，禁止用圆珠笔、铅笔和纯蓝墨水书写。

2、坚持由部门立卷归档原则，由经办人负责将积累文件材料按归档要求组卷成册，移交给专（兼）职档案员归总后移交校档案馆。

3、遵循会计文件材料形成规律和特点，保持其有机联系，按照会计时间进行组卷，不同不能组成一卷；各种记帐凭证按时间顺序整理，组成一卷或多卷。

4、案卷封面标题要简明、确切；卷内目录表按格式填写；页号编排，无论单面或双面，只要有书写文字，均应一面编写一个页号，页号位置在非装订线一侧下角。

5、活页账应抽掉空白页，会计账簿应抄写卷内目录，然后按卷册加封面装订。

189

6、会计凭证装订前要对会计·凭证进行排序、粘贴和折叠。因为原始凭证的纸张面积与记账凭证的纸张面积不可能全部一样，有时前者大于后者，有时前者小于后者，这就需要会计人员在制作会计凭证时对原始凭证加以适当整理，以便下一步装订成册。对于纸张面积大于记账凭证的原始凭证，可按记账凭证的面积尺寸，先自右向后，再自下向后两次折叠。注意应把凭证的左上角或左侧面让出来，以便装订后，还可以展开查阅。对于纸张面积过小的原始凭证，一般不能直接装订，可先按一定次序和类别排列，再粘在一张同记账凭证大小相同的白纸上，粘贴时宜用胶水。证票应分张排列，同类、同金额的单据要粘在一起；同时，在一旁注明张数和合计金额。如果是板状票证，可以将票面票底轻轻撕开，厚纸板弃之不用。

7、会计凭证装订的要求是既美观大方又便于翻阅，所以在装订时要先设计好装订册数及每册的厚度。一般来说，一本凭证，厚度以1．5至2．ocm为宜，太厚了不便于翻阅核查，太薄了又不利于戳立放置。凭证装订册数可根据凭证多少来定，原则上以月份为单位装订，每月订成一册或若干册。有些单位业务量小，凭证不多，把若干个月份的凭证合并订成一册就可以，只要在凭证封面注明本册所含的凭证月份即可。

8、卷内材料一律拆掉金属物，分别用线装订，对破损的文件材料应进行修补；各种材料大小均为16开（凭证除外），图表按此规格叠成手风琴式。字迹模糊、扩散的应复制并与原件一并立卷，热敏纸传真件不得直接存档。

9、会计凭证必须包角并在背面粘贴处加盖装订人私章。封面填写包括凭证种类： XX

本月共 册之第 册 本册号数： 自 号起至 号 本册日期： 自 月 日起至 月 日止

单位名称： 在会计主管： 会计： 装订：三项加盖私章。

10、移交档案时，交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否完整、齐全，排列、书写是否符合要求，标题是否确切。凡不符合规定要求者，接收人应拒绝接收，并限期改正补交。

11、移交时填写移交目录。移交目录一式两份，双方各执一份。

四、归档时间

1、财会综合性文件材料在次年六月底前立卷归档；

2、财会业务性材料实行隔年移交制度：在次年一季度内整理组卷，由管理科保管三年后移交校档案馆。

2007年11月6日 190 附件一：高等学校财会类档案归档范围和保管期限表

CK11 综合

序号

类目名称

保管期限 CK111 上级有关财务会计工作的文件材料

永久 CK112 本校财务管理规定、计划、总结、请示、批复等文件

长期 CK113 学校基金管理工作文件

短期 CK114 有关财务管理方面的其他文件材料

短期 CK115 会计移交清册

长期 CK116 财会档案移交保管清册

永久 CK117 财会档案销毁清册

长期

CK12 会计报表

序号

类目名称

保管期限 CK1

21决算报表（含基建综合决算）

永久 CK122

预算会计报表

短期 CK12

3以上规划表、分配计划、测算表

长期 CK12

4以上各种统计报表（含工资报表）

长期 CK125 季度以下各种计划、统计报表

短期

CK13 会计帐簿

序号

类目名称

保管期限 CK131 涉及外事会计帐簿

永久 CK132 总帐

长期 CK13

3预算内帐簿（含明细帐、分户或登记帐）

短期 CK13

4预算外帐簿（含明细帐、分户或登记帐）

短期 CK135 学校专项基金帐簿

短期 CK136 日记帐

短期

其中：现金、银行存款日记帐

长期 CK137

固定资产明细帐（卡片）

短期

（固定资产报废清理后保管五年）

191

CK14 会计凭证

序号

类目名称

保管期限 CK141 涉及外事的会计凭证

永久 CK142 预算内各种原始凭证、记帐凭证

短期 CK143 预算外各种原始凭证、记帐帐单

短期 CK144 学校基金各种原始凭证、记帐凭证

短期 CK145 银行存款余额调节表

短期 CK146 会计拨款凭证及其他会计凭证

短期 CK147 银行对外帐单

短期 CK148 涉及债权、债务及未清理完毕的凭证

长期

CK15 工资清册

序号

类目名称

保管期限 CK151 工资发放名册、卡片

永久 CK152 工资转移、证明、通知存根

长期 CK153 各种奖金、奖学金、贷学金、助学金、名册、卡片等

短期

192