财务处会计档案管理规定

第一篇：财务处会计档案管理规定

财务处会计档案管理规定

第一条 为了加强财务处会计档案管理，根据财政部和国家档案局联合颁布的《会计档案管理办法》及《兰州大学档案管理办法》，结合财务处实际，制定本规定。

第二条 会计档案是记录和反映学校经济业务的重要史料和证据，包括纸质会计档案和电子会计档案。

第三条 纸质会计档案是指以书面形式保存的会计资料。主要分为四大类:

（一）会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。

（二）会计账簿类：总账，明细账，日记账，辅助账簿，其他会计账簿。

（三）财务报告类：财务预算，部门决算，会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。

（四）其他类：经济合同，各类票据，工资册，银行存款余额调节表，银行对账单，其他会计资料。

第四条 电子会计档案是指以磁性介质（硬盘、光盘）形式储存的会计资料。主要分为两大类：

（一）数据库类：天财账务、学生收费、工资管理等系统生成的原始数据资料。包括电子凭证，电子账簿，学费、工资等原始数据。

（二）文本类：通过Office办公软件加工形成的文本形式的数据资料。包括财务预算，部门决算，会计报表，其他财务报告。

第五条 会计档案建档要求

（一）纸质会计档案应按要求整理立卷、装订成册，案卷封面应逐项按规定填写清楚，并加盖财务负责人或会计主管的签章。

（二）数据库类电子会计档案由信息管理科分类建档，文本类电子会计档案由各科室分类建档。

第六条 会计档案保管

会计档案必须进行科学管理，严格执行安全和保密制度，做到妥善保管，存放有序，查找方便，有效利用。

（一）当年形成的纸质会计档案各科室自行保管，会计年度终了后，移交财务处档案室保管4年，期满后，由会计信息管理科负责移交学校档案馆保管。

（二）文本类电子会计档案采取“三地”备份保管原则，科室自行备份后，按年度将资料交由会计信息管理科通过光盘和服务器备份保管。数据库类电子会计档案由会计信息管理科定时备份保管。

第七条 会计信息管理科负责财务处会计档案归档管理，档案室由会计信息管理科指定专人负责，并明确会计档案管理岗位的职责。

第八条 会计档案移交需按规定办理交接手续。交接双方应当按照会计档案移交清册所列的内容逐项交接，并由交接双方的负责人监交。交接完毕后，经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签字。

第九条 会计档案使用

（一）财务处档案室设立会计档案查阅登记簿，记载查阅的时间、目的、查阅的内容及查阅人。校内外单位和个人需凭介绍信或有关证明查阅、复印会计档案。

（二）数据库类电子会计档案须经主管处领导同意后，方可向会计信息管理科申请查阅。文本类电子会计档案应先使用本科室备份资料，如有需要再向会计信息管理科申请查阅。

第十条 会计档案销毁按《兰州大学档案管理办法》有关规定执行。

第十一条 档案的立卷人要对会计档案的完整性、及时性负责；档案保管人要对档案的安全性、整洁性负责；损坏、丢失档案的，要予以经济赔偿，并追究相关人员的责任。

第十二条 本规定由财务处负责解释。第十三条 本规定自颁布之日起施行。

第二篇：会计档案管理规定

会计档案管理规定

1范围

本标准规定了xxxxxx会计档案管理管理的管理职责、管理内容与要求、检查与考核

。

本标准适用于xxxxxx会计档案的管理。2引用标准

下列标准所包含的条文通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。

财政部会第4号《企业财务通则》。

财政部会第5号《企业会计

准则》。

财政部财工字(92)574号《工业企业财务制度》。

华中电力集团电力工业企业成本管理办法(试行)

3管理职责

会计档案管理工作由局长工作部负责，会计(文书)档案管理人员负责日常具体管理。

4管理内容与要求

4.1基本任务

4.1.1负责接收、编目、保管、查阅、鉴定、销毁与统计本局形成的会计档案，做到保

管妥善、存放有序、查阅方便。

4.1.2做好会计档案的查阅、复制利用工作，为全局经营管理工作服务。

4.1.3负责对本局形成的财务档案的归档工作进行业务指导。

4.1.4负责对已超过保管期限的或无保存价值的会计档案提出存毁意见，并监销经批

准销毁的会计档案。

4.2归档范围

4.2.1会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反

映本局经济业务的重要史料和证据，具体包括:

1)会计凭证类：原始凭证，记帐凭证，汇总凭证，其他会计凭证。

2)会计帐簿类：总帐，明细帐，日记帐，固定资产卡，辅助帐簿，其他会计帐簿。

3)财务报告类：月度、季度、财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其

他财务报告。

4)其他类：银行存款余额调节表，银行对帐单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计

档案移交清册、保管清册、销毁清册。

4.2.2局财务部采用电子计算机进行核算的会计材料，除应当归档打印出的纸质会计档

案外，还应将磁盘、光盘等磁性介质移交局档案馆保管。

4.2.3会计档案具体归档范围详见本局标准：《文件材料归档管理规定》。

4.3归档要求和时间

4.3.1本局每年形成的会计档案，应由局财务部按照归档要求，负责整理立卷，装订成

册(做到卷内无装订金属物，纸张无破损)，并编制会计档案保管清册。

4.3.2当年形成的会计档案，在会计终了后，暂由局财务部保管一年，期满之后，

第二年由局财务部编制移交清册，向局档案馆移交。

4.3.3编制会计档案移清册时，应列明移交的会计档案名称、卷号、册数、起止等

内容。

4.3.4会计档案人员接收会计档案时，须按照移交清册所列容逐项交接，交接完毕后，

交接双方经办人在会计档案移交清册上签名或盖章。

4.3.5已归档的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，

档案人员应会同局财务部经办人共同拆封整理，以分清责任。

4.4会计档案的管理

4.4.1会计档案管理人员对已归档的会计档案，按照《供电企业档案分类表》(试行)

、《会计档案管理办法》的规定进行编号、划分保管期限。

4.4.2根据计算机档案管理程序的要求，对已归档的会计档案，按会计名称、案卷号的

顺序，逐卷、逐个字段地输入微机。

4.4.3使用标准档案装具装盒，填写好装具脊背和盒面各栏项目的内容后，按“—

—会计名称——案卷号”的顺序排架。

4.5会计档案的鉴定与销毁

4.5.1会计档案的保管期限分为永久、定期两类，定期保管期限分为3年、5年、15年、

25年4类。

4.5.2全局职工工资表、财务报告(决算)(包括文字分析)、会计档案保管清册

、销毁清册等，定为永久保管。

4.5.3现金和银行存款日记帐、固定资产卡片，其保管期限定为25年。

4.5.4原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、总帐(包括日记总帐)、明细帐、日记帐、辅

助帐、会计档案移交清册等，其保管期限为15年。

4.5.5银行余额调节表、银行对帐单、固定资产报废清理后的卡片、月、度会计报表其

保管期限定为5年。

4.5.6主要财务指标快报(包括文字分析)，其保管期限定为3年。

4.5.7本规定确保的保管期限，从会计终了后的第一天算起。

4.5.8保管期满的会计档案，由局档案馆会同局财务部提出段意见，编制会计档案销毁

清册，列明销毁会计档案名称、卷号、册数、起止和档案编号、应保管期限、已保管期

限、销毁时间等内容。

4.5.9局分管领导须在会计档案销毁清册上签署意见。

4.5.10销毁会计档案时，会计档案人员和局财务部派员共同监销，监销人在销毁会计

档案前，按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，须在会计档

案销毁清册上签字盖章，并将监销情况向局分管领导报告。

4.5.11保管期满后但未结清债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得

销毁，须单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止；单独抽出立卷的会计档案，需在会计档

案销

毁清册和会计档案保管清册中列明。

4.6会计档案的利用

4.6.1编制会计档案案卷目录(含会计凭证目录、会计帐簿目录、会计报表目录等)检

索工具，积极主动地提供档案，为全局经济工作服务。

4.6.2归档保存在会计档案只供本局财务人员查阅，不得外借；如有特殊需要，经局分

管领导批准，可以提供查阅或复制，并办理登记手续。

4.6.3查阅或复制会计档案的人员，不准在会计档案上涂画、拆封和抽换。

4.6.4本局的会计档案任何人不得携带出境。

4.7会计档案的保管

4.7.1会计档案库房须按国家标准保持适宜的温湿度，即：温度控制在14℃～24℃之间

，湿度控制在45%～65%之间。

4.7.2库房内每层密集架中须定期投放防虫药片(盒)，以防治害虫对库存档案的侵蚀

。

5检查与考核

本标准的检查与考核按《xxxxxx质量综合考核办法》执行。

本标准的检查与考核还应按xxxxxx有关规定执行。

第三篇：会计档案管理规定

会计档案管理暂行办法

第一条为规范总公司会计档案管理，根据《安徽省档案条例》，结合本公司会计档

案管理实际情况，制定本办法。

第二条 本办法适用于涉及会计档案的各部门、分公司、子公司。各部门、分公司、子公司应指定专人收集、整理会计档案，并报财务科备案。各部门、分公司、子公司的主要负责人为本部门、公司会计档案的直接责任人。

第三条 总公司财务科为全公司会计档案管理部门，其主要职责为：

1． 负责建立健全会计档案规章制度；

2． 负责各部门、分公司、子公司会计档案收集工作（并做好交接手续）；

3． 负责总公司会计档案工作；

4． 负责全公司会计档案的汇总、归档、向档案室移交；

5． 其他会计档案工作。

第四条 会计档案的归档范围及时限：

1． 工资表、奖金表，各种福利发放清单等会计资料，应在当月送财务科；

2． 子公司的月报应在下月十日前送财务科；凭证、帐簿、报表及其他会计档案应在下一终了前移交财务科。

第五条 会计档案的移交要求：

1． 移交的会计档案必须经过分类整理，并按规定装订成册；

2． 移交清单须注明移交的会计档案类别、卷数、附件张数；

3． 移交清单应由移交人、接交人签字确认。

第六条 未按规定要求移交的会计档案，责令限期改正；未按规定要求移交会计档案

造成损失的，按有关规定追究各部门、分公司、子公司主要负责人责任。

第七条 本办法未尽事宜，由总公司财务科负责解释。

第八条 本办法自发文之日起执行。

第四篇：会计档案管理规定

会计档案管理规定

为提高我校财会档案工作质量和科学管理水平，充分发挥财会档案的作用，逐步实现财会档案工作的规范化、标准化，依据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》，结合我校实际，特制定本规定。

一、基本原则

1、凡在财务管理和会计活动中，直接形成的具有保存利用价值的文字材料、凭证、帐簿、报表等材料，均属会计档案。

2、会计档案是记录和反映学校经济业务的重要史料和证据，必须实行集中统一管理原则，确保其完整、准确、系统、安全和有效利用；财会档案必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系。

3、严格实行部门立卷制度，应明确一名专（兼）人员负责会计档案工作，并纳入职责范围之中。

二、归档范围

1、归档主要内容：包括综合管理、会计凭证、会计帐簿、会计报表、工资清册等材料。具体范围和保管期限见附件。

2、归档重点：会计活动中各个阶段形成的不同类型具有长期保存价值的文件材料。

3、不归档的文件材料：上级有关财务普发性（非专指高校）、不办的文件；未定稿的文件；重份文件及校内其他单位发来的文件；未生效的合同、协议、单据；无考查利用价值的一般性、临时性文件；与校外单位交换来的材料。

三、归档要求

1、归档的财会文件材料必须字迹工整，格式统一，签字手续完备，一律用碳素墨水或蓝黑墨水书写，禁止用圆珠笔、铅笔和纯蓝墨水书写。

2、坚持由部门立卷归档原则，由经办人负责将积累文件材料按归档要求组卷成册，移交给专（兼）职档案员归总后移交校档案馆。

3、遵循会计文件材料形成规律和特点，保持其有机联系，按照会计时间进行组卷，不同不能组成一卷；各种记帐凭证按时间顺序整理，组成一卷或多卷。

4、案卷封面标题要简明、确切；卷内目录表按格式填写；页号编排，无论单面或双面，只要有书写文字，均应一面编写一个页号，页号位置在非装订线一侧下角。

5、活页账应抽掉空白页，会计账簿应抄写卷内目录，然后按卷册加封面装订。

189

6、会计凭证装订前要对会计·凭证进行排序、粘贴和折叠。因为原始凭证的纸张面积与记账凭证的纸张面积不可能全部一样，有时前者大于后者，有时前者小于后者，这就需要会计人员在制作会计凭证时对原始凭证加以适当整理，以便下一步装订成册。对于纸张面积大于记账凭证的原始凭证，可按记账凭证的面积尺寸，先自右向后，再自下向后两次折叠。注意应把凭证的左上角或左侧面让出来，以便装订后，还可以展开查阅。对于纸张面积过小的原始凭证，一般不能直接装订，可先按一定次序和类别排列，再粘在一张同记账凭证大小相同的白纸上，粘贴时宜用胶水。证票应分张排列，同类、同金额的单据要粘在一起；同时，在一旁注明张数和合计金额。如果是板状票证，可以将票面票底轻轻撕开，厚纸板弃之不用。

7、会计凭证装订的要求是既美观大方又便于翻阅，所以在装订时要先设计好装订册数及每册的厚度。一般来说，一本凭证，厚度以1．5至2．ocm为宜，太厚了不便于翻阅核查，太薄了又不利于戳立放置。凭证装订册数可根据凭证多少来定，原则上以月份为单位装订，每月订成一册或若干册。有些单位业务量小，凭证不多，把若干个月份的凭证合并订成一册就可以，只要在凭证封面注明本册所含的凭证月份即可。

8、卷内材料一律拆掉金属物，分别用线装订，对破损的文件材料应进行修补；各种材料大小均为16开（凭证除外），图表按此规格叠成手风琴式。字迹模糊、扩散的应复制并与原件一并立卷，热敏纸传真件不得直接存档。

9、会计凭证必须包角并在背面粘贴处加盖装订人私章。封面填写包括凭证种类： XX

本月共 册之第 册 本册号数： 自 号起至 号 本册日期： 自 月 日起至 月 日止

单位名称： 在会计主管： 会计： 装订：三项加盖私章。

10、移交档案时，交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否完整、齐全，排列、书写是否符合要求，标题是否确切。凡不符合规定要求者，接收人应拒绝接收，并限期改正补交。

11、移交时填写移交目录。移交目录一式两份，双方各执一份。

四、归档时间

1、财会综合性文件材料在次年六月底前立卷归档；

2、财会业务性材料实行隔年移交制度：在次年一季度内整理组卷，由管理科保管三年后移交校档案馆。

2007年11月6日 190 附件一：高等学校财会类档案归档范围和保管期限表

CK11 综合

序号

类目名称

保管期限 CK111 上级有关财务会计工作的文件材料

永久 CK112 本校财务管理规定、计划、总结、请示、批复等文件

长期 CK113 学校基金管理工作文件

短期 CK114 有关财务管理方面的其他文件材料

短期 CK115 会计移交清册

长期 CK116 财会档案移交保管清册

永久 CK117 财会档案销毁清册

长期

CK12 会计报表

序号

类目名称

保管期限 CK1

21决算报表（含基建综合决算）

永久 CK122

预算会计报表

短期 CK12

3以上规划表、分配计划、测算表

长期 CK12

4以上各种统计报表（含工资报表）

长期 CK125 季度以下各种计划、统计报表

短期

CK13 会计帐簿

序号

类目名称

保管期限 CK131 涉及外事会计帐簿

永久 CK132 总帐

长期 CK13

3预算内帐簿（含明细帐、分户或登记帐）

短期 CK13

4预算外帐簿（含明细帐、分户或登记帐）

短期 CK135 学校专项基金帐簿

短期 CK136 日记帐

短期

其中：现金、银行存款日记帐

长期 CK137

固定资产明细帐（卡片）

短期

（固定资产报废清理后保管五年）

191

CK14 会计凭证

序号

类目名称

保管期限 CK141 涉及外事的会计凭证

永久 CK142 预算内各种原始凭证、记帐凭证

短期 CK143 预算外各种原始凭证、记帐帐单

短期 CK144 学校基金各种原始凭证、记帐凭证

短期 CK145 银行存款余额调节表

短期 CK146 会计拨款凭证及其他会计凭证

短期 CK147 银行对外帐单

短期 CK148 涉及债权、债务及未清理完毕的凭证

长期

CK15 工资清册

序号

类目名称

保管期限 CK151 工资发放名册、卡片

永久 CK152 工资转移、证明、通知存根

长期 CK153 各种奖金、奖学金、贷学金、助学金、名册、卡片等

短期

192

第五篇：会计档案管理规定

会计档案管理规定

为了加强我所会计档案的科学管理，更好地为科研及管理工作服务，根据财政部、国家档案局颁布的《会计档案管理办法》等有关规定，特制定本办法。

一、我所会计档案是指研究所经济活动中的会计凭证、会计账簿和会计报表等会计工作专业材料，是反映我所科研及管理活动中经济信息的真实记录和凭证。建立健全会计档案，保证会计档案质量，对贯彻执行国家财经制度，记录经济活动的全部过程，保护国家财产有重要的作用。

二、会计档案管理要执行《中国科学院公共事务管理标准》中的会计档案建档规范的规定，加强会计档案管理的标准化、制度化建设。

三、全所会计档案工作是全所档案工作的重要组成部分，全所会计档案实行集中统一管理。财务管理处必须将应归档的会计档案定期移交到所档案室。

四、会计档案由财务管理处的专人负责，出纳人员不得兼管会计档案工作。

五、归档办法

1、财务管理处将当年形成的会计档案按归档要求整理立卷，编制保管清册，在财务部门保管一年后，移交所档案室保管。

2、财务部门向档案室移交会计档案时，财会部门必须编造会计档案移交清册，档案部门经办人员必须认真查点核实；财务部门、档案部门的负责人和经办人员，必须在移交清册上签字。3．档案室按会计归档范围进行验收，要求归档材料完整、准确、系统，装订规范。

六、保管、利用和销毁

1、档案室接收保管的会计档案应保持原卷册的封装，如财务部门须拆封重新整理，应按档案更改手续，由双方经办人共同进行。

2、档案室对会计档案应进行科学管理，做到存放有序，查找方便。同时应严格执行安全和保密制度，严防毁损、散失和泄密。

3、本所其它部门利用会计档案应征得立卷财务部门的同意。所外单位利用时，应开据介绍信，写明查阅内容，并经财务管理处负责人批准。

4、会计档案保管期满要销毁时，要严格审查，编造销毁清册，经主管所长签批后方可销毁。对于其中未了结的债权债务的原始凭证，应由会计部门抽出另外立卷，再交档案室保管，直到结清债权债务时为止。

5、会计档案销毁时，由档案室和财务管理处共同派人监销。监销人在销毁前应清点核对，销毁后，在销毁清册上签名。