中国人民银行会计档案管理规定

第一篇：中国人民银行会计档案管理规定

中国人民银行会计档案管理规定

第一条本规定所指会计档案是记录和反映人民银行各项业务活动的会计史料，包括业务会计、基建会计、经费会计的档案资料，分为会计凭证、会计账簿、会计报告和其他会计资料四类。

第二条人民银行各级机构应建立健全会计档案的归档、保管、交接、查阅和销毁制度，妥善保管会计档案，防止会计档案毁损、散失、泄密。

第三条会计档案可采用纸、磁带、磁盘、光盘、缩微胶片等方便实用、易于保管的介质保存，原始凭证、票据、合同等具有法律效力的纸质资料应保存原件。采用非纸介质存储会计档案的，应满足查阅、打印的要求。

第四条会计档案应按形成时间和保管期限等不同属性分类索引。

第五条各部门形成的会计档案应由专人及时整理立卷，并及时登记会计档案保管登记簿。

(一)会计档案保管登记簿应注明会计档案名称、册数、起讫时间、档案编号、保管期限、经办人员以及移交时间等内容；

(二)档案立卷应整齐美观、方便查阅，采用装盒或装袋的方式

保管；

(三)各种非纸介质档案立卷时应标注存储内容、所属时间、顺

序号码等事项。

第六条会计档案保管地点应具备防盗、防火、防潮、防尘、防有害生物、防日光和防其他毁损等条件，并建立健全会计档案库管理制度，保证会计档案完整无缺。

第七条会计档案的保管期限分为永久和定期两类，定期分为三年、五年、十五年三档。

(一)会计档案保管期限从形成会计档案的次年度算起，如有必要可以延长，但不能缩短；

(二)会计档案保管期限应按照本规定附表所列期限执行，附表中未列示的，可以比照类似档案的保管期限办理；

(三)同一会计档案以不同介质保存时，保管期限应该一致；

(四)同一介质上有不同保管期限会计档案的，应按最长期限保管；

(五)会计应用系统及其开发和修改的文档资料应视同会计档案管理，保管期限为系统停止使用或升级换版后15年。

第八条当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由业务部门或事后监督部门保管一年，期满后移交本行综合档案管理部门统一保管。本行综合档案管理部门不具备保管条件的，可由业务部门或事后监督部门建立分库房，并指定专人保管。

第九条移交会计档案，应由移交方编制移交清册，列明移交的会计档案名称、卷号、册数、起讫时间、档案编号、应保管期限和已保管期限等内容。移交清册一式两份，交接双方各执一份。

交接双方应严密交接手续，按照移交清册所列内容逐项交接，双方负责人监交。完毕后，双方经办人员和监交人员应在移交清册上签章确认。

第十条会计档案在不同部门之间传递时，应注意安全、保密，严防丢失毁损。

第十一条会计档案管理人员工作变动或因故离岗，应办理交接手续。第十二条保管部门应定期检查会计档案，并及时对破损、变质会计档案进行复制、修复或其他技术处理。

(一)复制、修复纸介质会计档案原则上应保持原卷册的封装，复制后的会计档案应与原件一同保管；

(二)磁盘保存的会计档案应半年检查并复制一次，磁带保管的会计档案应一年检查并复制一次，光盘、缩微胶片保存的的档案每两年检查并复制一次；

(三)会计档案复制后的保管期限仍从首次形成档案的次年度算起。

第十三条人民银行应严格会计档案查阅管理，查阅会计档案必须按规定办理查阅审批手续，认真填写《会计档案查阅登记簿》。查阅人应爱护档案，用毕及时归还，防止丢失和泄密。

(一)内部查阅会计档案，应由查阅人提出申请，并经业务核算部门和会计档案保管部门负责人批准；

(二)法律、法规授权的单位查阅会计档案时，应持有效证件和文件，经单位负责人或其授权人、业务核算部门、会计档案保管部门负责人批准后，在专人陪同下查阅；

(三)查阅人可以阅览、复制和摘录会计档案，但严禁涂改、污损、拆封、抽换和将会计档案借出本行；

(四)会计档案保管部门应对查阅情况进行记录，并由查阅人签字确认。第十四条将原始会计资料的信息内容以数码形式转存在磁性材料或光盘等载体上保存的会计档案,应满足以下管理要求：

(一)与原始会计资料信息完全一致；

(二)通过网络传输时，应采取保密、认证等安全措施；

(三)通过网络查阅时，应有授权审批、登记制度。

第十五条保管期限届满的会计档案，按下列程序销毁：

（一）会计档案保管部门会同业务部门提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，核对销毁会计档案的名称、卷号、册数、起讫时间和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容；

（二）本行行长在会计档案销毁清册上签署意见；

（三）各地市级中心支行、县级支行销毁会计档案应经上级行批准，分行、营业管理部、省会（首府）城市中心支行、副省级城市中心支行销毁会计档案经本行行长批准；

（四）销毁会计档案，应由本行业务部门、会计档案保管部门共同派人现场监销。销毁会计档案前，监销人应按照会计档案销毁清册所列内容清点核对；销毁后，应在销毁清册上签章确认并存档备查。

第十六条保管期限届满但涉及未结清的债权债务、对处理历史遗留问题有重要参考价值等未了事项的原始会计资料不得销毁，应单独抽出立卷，保管到未了事项完结为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

第十七条机构分立、合并和业务移交时，会计档案的保管、查阅应遵循下列要求：

(一)机构分立，原机构存续的，会计档案由原机构保管；原机构解散的，会计档案应由上级行指定其中一方保管。其他方可查阅复制与其相关的会计档案；

（二）机构合并，会计档案由合并后的机构保管；

（三）机构撤销，会计档案由其上级行代管；

（四）因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案，应由原单位保管，承接业务单位可查阅、复制与其业务相关的会计档案。

第二篇：会计档案管理规定

会计档案管理规定

为提高我校财会档案工作质量和科学管理水平，充分发挥财会档案的作用，逐步实现财会档案工作的规范化、标准化，依据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》，结合我校实际，特制定本规定。

一、基本原则

1、凡在财务管理和会计活动中，直接形成的具有保存利用价值的文字材料、凭证、帐簿、报表等材料，均属会计档案。

2、会计档案是记录和反映学校经济业务的重要史料和证据，必须实行集中统一管理原则，确保其完整、准确、系统、安全和有效利用；财会档案必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系。

3、严格实行部门立卷制度，应明确一名专（兼）人员负责会计档案工作，并纳入职责范围之中。

二、归档范围

1、归档主要内容：包括综合管理、会计凭证、会计帐簿、会计报表、工资清册等材料。具体范围和保管期限见附件。

2、归档重点：会计活动中各个阶段形成的不同类型具有长期保存价值的文件材料。

3、不归档的文件材料：上级有关财务普发性（非专指高校）、不办的文件；未定稿的文件；重份文件及校内其他单位发来的文件；未生效的合同、协议、单据；无考查利用价值的一般性、临时性文件；与校外单位交换来的材料。

三、归档要求

1、归档的财会文件材料必须字迹工整，格式统一，签字手续完备，一律用碳素墨水或蓝黑墨水书写，禁止用圆珠笔、铅笔和纯蓝墨水书写。

2、坚持由部门立卷归档原则，由经办人负责将积累文件材料按归档要求组卷成册，移交给专（兼）职档案员归总后移交校档案馆。

3、遵循会计文件材料形成规律和特点，保持其有机联系，按照会计时间进行组卷，不同不能组成一卷；各种记帐凭证按时间顺序整理，组成一卷或多卷。

4、案卷封面标题要简明、确切；卷内目录表按格式填写；页号编排，无论单面或双面，只要有书写文字，均应一面编写一个页号，页号位置在非装订线一侧下角。

5、活页账应抽掉空白页，会计账簿应抄写卷内目录，然后按卷册加封面装订。

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6、会计凭证装订前要对会计·凭证进行排序、粘贴和折叠。因为原始凭证的纸张面积与记账凭证的纸张面积不可能全部一样，有时前者大于后者，有时前者小于后者，这就需要会计人员在制作会计凭证时对原始凭证加以适当整理，以便下一步装订成册。对于纸张面积大于记账凭证的原始凭证，可按记账凭证的面积尺寸，先自右向后，再自下向后两次折叠。注意应把凭证的左上角或左侧面让出来，以便装订后，还可以展开查阅。对于纸张面积过小的原始凭证，一般不能直接装订，可先按一定次序和类别排列，再粘在一张同记账凭证大小相同的白纸上，粘贴时宜用胶水。证票应分张排列，同类、同金额的单据要粘在一起；同时，在一旁注明张数和合计金额。如果是板状票证，可以将票面票底轻轻撕开，厚纸板弃之不用。

7、会计凭证装订的要求是既美观大方又便于翻阅，所以在装订时要先设计好装订册数及每册的厚度。一般来说，一本凭证，厚度以1．5至2．ocm为宜，太厚了不便于翻阅核查，太薄了又不利于戳立放置。凭证装订册数可根据凭证多少来定，原则上以月份为单位装订，每月订成一册或若干册。有些单位业务量小，凭证不多，把若干个月份的凭证合并订成一册就可以，只要在凭证封面注明本册所含的凭证月份即可。

8、卷内材料一律拆掉金属物，分别用线装订，对破损的文件材料应进行修补；各种材料大小均为16开（凭证除外），图表按此规格叠成手风琴式。字迹模糊、扩散的应复制并与原件一并立卷，热敏纸传真件不得直接存档。

9、会计凭证必须包角并在背面粘贴处加盖装订人私章。封面填写包括凭证种类： XX

本月共 册之第 册 本册号数： 自 号起至 号 本册日期： 自 月 日起至 月 日止

单位名称： 在会计主管： 会计： 装订：三项加盖私章。

10、移交档案时，交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否完整、齐全，排列、书写是否符合要求，标题是否确切。凡不符合规定要求者，接收人应拒绝接收，并限期改正补交。

11、移交时填写移交目录。移交目录一式两份，双方各执一份。

四、归档时间

1、财会综合性文件材料在次年六月底前立卷归档；

2、财会业务性材料实行隔年移交制度：在次年一季度内整理组卷，由管理科保管三年后移交校档案馆。

2007年11月6日 190 附件一：高等学校财会类档案归档范围和保管期限表

CK11 综合

序号

类目名称

保管期限 CK111 上级有关财务会计工作的文件材料

永久 CK112 本校财务管理规定、计划、总结、请示、批复等文件

长期 CK113 学校基金管理工作文件

短期 CK114 有关财务管理方面的其他文件材料

短期 CK115 会计移交清册

长期 CK116 财会档案移交保管清册

永久 CK117 财会档案销毁清册

长期

CK12 会计报表

序号

类目名称

保管期限 CK1

21决算报表（含基建综合决算）

永久 CK122

预算会计报表

短期 CK12

3以上规划表、分配计划、测算表

长期 CK12

4以上各种统计报表（含工资报表）

长期 CK125 季度以下各种计划、统计报表

短期

CK13 会计帐簿

序号

类目名称

保管期限 CK131 涉及外事会计帐簿

永久 CK132 总帐

长期 CK13

3预算内帐簿（含明细帐、分户或登记帐）

短期 CK13

4预算外帐簿（含明细帐、分户或登记帐）

短期 CK135 学校专项基金帐簿

短期 CK136 日记帐

短期

其中：现金、银行存款日记帐

长期 CK137

固定资产明细帐（卡片）

短期

（固定资产报废清理后保管五年）

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CK14 会计凭证

序号

类目名称

保管期限 CK141 涉及外事的会计凭证

永久 CK142 预算内各种原始凭证、记帐凭证

短期 CK143 预算外各种原始凭证、记帐帐单

短期 CK144 学校基金各种原始凭证、记帐凭证

短期 CK145 银行存款余额调节表

短期 CK146 会计拨款凭证及其他会计凭证

短期 CK147 银行对外帐单

短期 CK148 涉及债权、债务及未清理完毕的凭证

长期

CK15 工资清册

序号

类目名称

保管期限 CK151 工资发放名册、卡片

永久 CK152 工资转移、证明、通知存根

长期 CK153 各种奖金、奖学金、贷学金、助学金、名册、卡片等

短期

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第三篇：会计档案管理规定

档案管理规范及系统操作手册

目 录

1.会计档案管理相关制度...................................................................................................1

1.1.1.2.1.3.1.4.1.5.1.6.1.7.1.8.会计档案归档制度...............................................................................................1 会计档案保管制度...............................................................................................2 会计档案借阅制度...............................................................................................2 会计档案保密制度...............................................................................................5 会计档案库房管理制度.......................................................................................5 会计档案鉴定销毁制度.....................................................................................12 会计档案统计制度.............................................................................................12 分子公司兼职档案人员工作制度.....................................................................12 1.会计档案管理相关制度 1.1.会计档案归档制度

档案归档制度

一、凡是公司经营、建设、管理等活动中形成的具有保存价值的文件资料都必须按照相关会计档案管理制度进行管理。

二、各部门将文件资料的形成、积累、整理和归档工作，纳入各项工作计划和管理工作程序中，纳入部门和人员职责范围，纳入绩效考核。

三、各类档案需按照会计档案各类型整理规范及装订要求立卷归档。

四、各部门工作人员因公外出或离职等原因，如有查阅未归档资料和需移交资料，请在外出前将相关资料及时向档案部门归档。

五、归档资料应内容完整，字迹清晰可见，装订整齐美观，符合规范和标准等要求。传真件需复印后归档。

六、对于光盘、磁盘等资料应按照特定存放条件去归档。

七、所有归档的文件材料应编制移交目录一式两份，交接时双方应在移交目录上签字，各存一份备查。

八、档案工作必须按照本公司会计档案管理规定及会计档案装订要求，将档案资料认真分类、整理、归档入库，无特殊情况不得延误档案的整理和归档时间。

九、档案人员应及时跟进档案资料的外借情况，对超出规定时间的未归还档案，应告知借阅人走续借流程，如无续借应及时将档案归档入库。

十、档案整理是档案管理工作的重要环节，档案人员在档案整理工作中，必须按照《会计档案管理办法》的规定，贯彻落实企业档案管理规定，认真执行公司的档案分类细则、档案管理规范及系统操作手册

严格要求的进行档案的整理和加工，确保归档质量。

1.2.会计档案保管制度

档案保管制度

一、集团总部是保存企业档案的中心，在各分公司及财务服务中心保存的档案在规定的保管期限到期后，按规定向集团总部移交。任何人不得私自保留企业档案。

二、保存档案必须有符合要求的专用库房，确保档案的安全。

三、存放档案必须具备专用柜、架，排列方法科学有序；各类档案必须按类别、按公司排架，柜、架应注明标识，方便利用，便于存取。

四、档案人员需熟悉档案库存情况，每年对库藏档案进行核对，做到帐物相符。如发现有误，应立即更正。对破损和变质档案，要及时进行修补和复制。

五、电子档案、声像档案等按照各自的管理办法执行。

六、库藏档案遇有移交、销毁等情况时需注明原因，并保存依据。

1.3.会计档案借阅制度

档案借阅、借用暂行规定

根据集团财务有关管理制度、档案管理的相关要求，在财务共享模式下，对有关财务档案资料的借阅、复印、借用及归还等方面制定以下操作规范：

一、会计档案的密级分类：

1、秘密文档是指在一定时期内形成的所有财务资料。如各类会计凭证、对账资料等。

2、机密指涉及的内容在一定时期内不能为众多人所知，如果泄露将给公司的正常经营造成一定影响和损失的财务资料。如合同、纳税申报表等。

3、绝密指涉及的内容在一定的时期内只能为相关的少数人所知，如果泄露将给公司造成严重影响和损失的财务资料。如公司的对外投资报告、未经正式披露的合并财务报表等。

二、会计档案的查阅范围：参照《档案分类和关键字段信息》

三、会计档案查阅、借用的基本规则：

1、总部各部门只能查阅、复印、借用本部门归档的秘密文档资料；需要查阅、借用其他中心（公司）资料的，需经中心总监审批、财务总部同意方可。

2、分、子公司可以查阅、复印、借用属于本单位归档的秘密文档资料。

3、任何中心（公司）或部门查阅、复印、外借机密文档资料的，必需经财务规划中心会计管理部审批。

4、任何中心（公司）或部门查阅、复印、外借绝密文档资料的，必需经财务总部负责人审批。

5、外单位查阅、复印归档资料，除按上述要求办理手续外，需要出具相关证明（身份证、委托证明、介绍信等）、同时还必须有我司陪同人员。

档案管理规范及系统操作手册

四、会计档案的查阅、利用：

1、借阅申请

（1）本公司人员需要查阅会计档案的，需在SOA内填写“档案借阅申请”，并由查阅方提出查阅申请，写清查阅内容的用途、档案的种类、所属公司和档案的、查阅的时间（日期），经部门负责人、公司第一负责人或中心第一负责人，档案管理部负责人批准后，凭本人工作证在档案管理部档案阅览室查阅。

（2）外单位人员因公需要查阅会计档案，由对口接待部门负责发起SOA申请，经审批后，由我司对口接待部门人员陪同，方能由档案管理人员接待查阅。

原则上，查阅申请应提前一天予以申请，以便工作安排。档案管理部管理人员需核对身份证明。

2、借阅服务：

（1）档案管理人员根据借阅人提供的有效借阅申请表提供借阅服务，查阅人在档案管理部档案阅览室进行档案查阅，未经批准不得进入档案库房。

（2）查阅档案资料需要复印的，一般由档案管理人员负责复印、移交复印件并登记。（3）档案管理部人员应根据“会计档案查阅、复印申请单”，定期（一月一次）建立会计档案查阅台帐，填写档案查阅情况及利用效果。（4）阅览室内必须保持安静，不得大声喧哗、抽烟。（5）档案管理人员必须有专人全程陪同在档案阅览室。（6）正常情况下，档案借阅时间规定如下：

星期一至星期五，上午9：30—11：40，下午：1：40—6：00 星期

六、星期天，上午10：00—11：30，下午：2：00—5：00

3、档案利用

(1)一般档案的利用需经部门负责人审批，利用与本部门业务无关的档案需经本部门负责人和相关部门负责人共同审批。

(2)密级档案利用需经总裁办签字审批。(3)会计档案的利用按照以下程序进行办理：

（一）公司内部财务人员、结算人员只能利用与本工作职责相关的会计档案内容。

（二）公司内部其他部门人员利用会计档案，应在SOA系统内填写“档案借阅申请单”并经申请部门负责人和财务部门负责人共同审批后办理借阅手续。（具体见档案借阅审批流程。）如外单位人员（例如监管机构、审计人员、法律部门、第三方顾问）因公需要查阅会计档案，由对口接待部门发起申请。

在系统调阅申请中应选择调阅方式：在线查阅、现场查阅、复印/扫描查阅以及原件外借查阅。原则上电子档案（公文、影印资料）应选用在线查阅方式，实物档案可选择现场查阅、复印/扫描查阅。除非特殊情况（例如监管机构要求查看档案原件），一般不原件外借查

档案管理规范及系统操作手册

阅。

如为原件外借查询，档案管理系统中应设置借阅声明，内容包括借阅人为借出的档案原件的直接责任人，有义务对档案原件进行妥善保管，对其完整负责等。此声明要求借阅人员在系统中签认。

系统中应选择为内部借阅或外部借阅。

(4)实物档案只提供电子档案利用，一般不提供原件使用，如特殊需要，需经总裁办审批后办理利用手续。

(5)利用档案一般只限在阅览室查阅，因特殊情况确需外借者，应妥善保管，用毕后立即归还。各中心各部门借阅档案期限一般为一周，最长不得超过两周。各分子公司需要利用档案期限一般为一个月，最长不得超过两个月。如在两个月内不能归还，需在SOA内从新提交档案借阅申请并注明特殊原因，为保证档案完整性，利用人只可续约一次。(6)档案利用者对档案不得擅自转借，不得折叠、剪贴或抽取、拆散，严禁在档案上勾画、涂抹、填注、加字、改字等。如发现上述问题，档案管理人员应及时追查当事人的责任。

(7)档案利用者退还档案时，档案管理人员应当面核点，确认无误后方可注销登记，如发现有缺页、缺卷等现象，应立即追查处理。

(8)利用者借阅档案后，应办理退还手续，并认真填写《档案利用效果登记表》。(9)凡外出工作和调离本单位的人员，外出和调离前须归还所借档案，否则不予办理有关手续。

(10)档案管理人员应根据《档案利用效果登记表》，每年对档案利用情况进行一次统计分析。

4、借阅使用规范：

（1）查阅和复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封、抽换、污染、撕毁。（2）查阅的档案资料必须妥善保管、不得带出档案查阅室。

五、会计档案的借用流程（具体参照《档案借阅流程》）

（1）原则上会计档案不得借出，如有特殊原因需在SOA内填写“档案借阅申请”，经部门负责人、公司第一负责人或中心第一负责人批准，并报请集团财务总部审核批准后，可提供复印件。

（2）公司以外人员一律不得借出公司档案。

（3）对于各分子公司因外部原因，需要借用各类原件的，应当提前两天SOA申请，档案管理部负责整理并寄出查询资料，必要时，档案管理部可以派专人送达。

六、会计档案的归还流程：

（1）原则上原件内部借阅期限为两周，如两周结束后仍未使用完毕，应携带档案原件前往档案管理部申请续借。续借期为两周。内部部借阅的续借不得超过一次。

（2）如果为外部借阅（例如监管机构查阅），借阅期限为一个月，如一个月结束后仍未

档案管理规范及系统操作手册

使用完毕，应由外部机构开具证明进行续借。续借期为一个月。外部借阅的续借不得超过一次。如发生特殊情况（例如法律诉讼、税务纠纷），在续借期满后仍需使用的，需由总裁办审批。

（3）档案管理部档案管理专员对归还、外借的档案资料要对照清单进行验收，填写回执单并回传。

（4）对于档案在外借期间时间较长的，档案管理员应每隔2周与借用相关部门负责人或经办人以邮件的形式确认一次，重点确认归还时间、资料完整性、经办人是否在职。（5）借用档案责任人或部门发生借用档案丢失的，当事人必须在第一时间内及时提交丢失报告并告知本部门负责人、中心负责人及财务服务中心档案管理部。在丢失资料为解决前，除财务总部特批外，不再受理丢失部门或公司办理档案借阅、借用手续。

1.4.会计档案保密制度

档案保密制度

一、档案工作人员要遵守职业道德，严守企业秘密，不准向外泄露有关机密性内容，不该说的绝对不说，不该借的绝对不借，不该复制的绝对不复制。

二、经常进行保密教育，不断提高档案人员的保密意识。

三、档案库房除库房管理员外，其他人不得擅自入内。

四、借阅档案人员要在指定的地点查阅档案。

五、利用企业重要档案，应严守企业秘密，不得擅自抄录，复制和对外公布。

六、凡因违反档案保密制度，造成失、泄密制度，应视情节轻重，给预批评教育及相应的罚款，直至追究法律责任。

1.5.会计档案库房管理制度

档案库房管理暂行规定

第一章总则

第一条 为了确保档案的安全，最大限度的延长档案的寿命，加强档案库房的科学管理，有效地提供档案信息为社会主义现代化建设服务，结合集团实际，特制定本规定。第二条 档案是指集团在各项工作、活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、不同载体的历史记录。

第三条 加强对档案工作的领导，明确档案管理机构，配备档案管理人员，为档案工作提供必备的条件。

第四条 档案工作的基本原则：集中统一地管理集团全部档案，维护档案的完整与安全，便于各项工作的利用。

第五条 档案库房管理应贯彻“以防为主，防治结合”的原则，切实做好档案库房内

档案管理规范及系统操作手册 的各项管理，防治有害生物、防尘、防火、防盗、照明管理和档案保管状况检查等方面的工作。

第一章 基本要求

第六条 档案库房管理工作，应有专人负责，建立健全档案库房管理规章制度。第七条 档案库房钥匙需由专人（库房管理员）妥善保管，休息时交接本组值班人员，其他人员不允许私拿钥匙进出档案库房，非档案工作人员未经许可，谢绝入内，如有特殊情况入内需得到中心负责人同意方可入内。

第八条 档案库房内应设置库房“进出登记本”，凡进出档案库房人员必需办理登记手续，注明进出人姓名、日期、时间、目的等相关信息内容。

第九条 严格执行档案进出库登记制度，维护档案管理系统内进出库数据信息。第十条 档案管理人员严格遵循安全和保密制度，定期检查档案柜、库，排查隐患，发现问题及时报告上级领导。

第十一条 档案库房不得接待亲朋好友和阅档人员，档案库房管理员每天上下班都要严格检查门窗柜锁。档案管理人员应保持库房的清洁卫生，离开库房要及时关门上锁，每日下班前要进行安全检查，切断电源，关好门窗。

第十二条 档案库房内不准存放与档案无关的纸张和其它易燃品，严禁在档案室内抽烟点火、打牌；禁止喝饮料及吃零食。

第十三条 档案管理系统根据档案类型，对每册档案生成特定条码记录，做好系统内条码管理，实物需对应系统条码信息，维护实物册上条码标签，标签上不能有划痕、折皱、污渍等污迹，影响条码枪的正常使用。

第十四条 档案库房内应定期打扫，贮存库房应保持整齐、清洁，应有严格的使用和存放规则，做到防尘工作。

第十五条 档案库房管理专员从货架内借出或归还档案时，应将货架回复到原有状态，保持库房内货架整齐。

第二章 各类档案入库保管

第十六条 档案库房管理人员应根据档案类别和档案系统(PDE)自动生成的库位号、货架号等信息，将实物文档整理，按照对应信息排序上架。(参照《档案分类》和《档案库位、货架号生成规则》)。

第十七条 以集团全部档案为对象，依据本集团职能，结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，现将财务档案分为：凭证类、税务资料类、供应商对账和结算

档案管理规范及系统操作手册

类、合同以及招标类、主数据类、会计报表账册类、公司工商资料、董事会资料、内部审计/稽核资料、银行资料、辅助台帐类和历史电子备份文档12类。

第十八条 会计档案遵循《苏宁会计档案管理制度》，按“卷”整理，按——类别，或类别——，全宗（即公司代码），之后月份，保管期限按照长短分别排架。第十九条 底片、照片应在能关闭的装具中保存，如储柜、抽屉、有门的书架或文件架等。

贮存柜架应采用不可燃、耐腐蚀的材料，避免使用木制及类似材料。木制材料易燃烧、易腐蚀，还可能挥发出某些有害气体，促使底片、照片老化或褪色。贮存柜架的喷涂用料应稳定耐用且对贮存的底片、照片无有害影响。

第二十条 电子文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。

归档电子文件存在其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。电子文件归档将电子文件的管理权从网络上转移至档案部门，在归档工作中，存储格式和位置暂时保持不变。

第二十一条 归档电子文件的形成单位和档案保管部门每年应对电子文件的读取，处理设备的 更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼兼容，应进行归档电子文件的载体转换工作，原载体保留时间不少于3年。保留期满后对可擦写载体清除后重复使用，不可清除内容的载体应按保密要求进行处置。第二十二条 磁性载体文件系指以磁性材料（如计算机磁带、软磁盘、录像带、录音带）为信息载体的文件。

归档的磁性载体文件必须是可读文件。必须在有关的设备上演示或检测，云装正常，无病毒。清洁，无划伤，确保文件的完整性和内容的准确性。

磁性载体文件的保管形式应以盒、盘为单位。磁带（软磁盘）套、盒上需标注带（盘）编号、档号、软件名称、版本号、文件数、密级、编制人、编制日期等标识。

第三章 档案保密规定

第二十三条 档案管理人员和利用者均应树立保密观念，贯彻执行《档案法》和《保密法》，共同保守档案机密。第二十四条 档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，保守秘密；应当具备档案专业知识和相关专业知识，接受专业知识的继续教育和培训。

第二十五条 档案人员应严格执行档案保密规定，做到不失密、不泄密，不损害集团利益，确保档案的安全和完整，档案工作人员应签订《保密协议》。

档案管理规范及系统操作手册

第二十六条 对各类档案均应按规定的范围进行查阅、外借，严格履行调阅手续。查阅、外借机密档案要经总裁办及相关人员批准。

第二十七条 因工作需要，凡经批准允许摘录、复制的档案材料的，须经档案管理员核对无误，登记备案后方能生效。

第二十八条 对机密档案要严格管理，不得将机密档案私自带出档案室或外传，对机密档案内容不得自行摘抄、拍照、翻印或复制。

第二十九条 凡涉及档案机密的人员一律不准在家庭、子女及无关人员面前谈论有关档案机密内容，不得在普通电话和私人通信中暴露档案机密。

第三十条 利用者对所借档案文件、图纸等必须妥善保管，及时在规定期限内归还，不得转借他人，不准携带档案资料探亲访友、出入公共场所。

第三十一条 对保管期满、失去保存价值的档案文件要按规定流程进行销毁，不得以废纸出售。

第三十二条 发生失密、泄密和档案被盗事件时，要立即报告主管领导，当事者要写出书面报告。对违反保密规定、造成失泄密和被盗密者，应按其性质及情节给予严肃处理。

第四章 湿温度控制

第三十三条 档案库房（含胶片库、磁带库）的温度应控制在14～24℃，有设备的库房日变化幅度不超过正负2℃，相对湿度应控制在45%～60%，有设备的库房日变化幅度不超过正负5%。

第三十四条 库房内外湿温度应定时测记，一般每天两次，掌握温湿度变化情况，随时予以控制调节。注意积累库房温度变化的资料，每年进行一次而综合分析，以便掌握库内外温湿度变化规律，制定综合管理计划。

第三十五条 档案柜架应与墙壁保持一定距离（一般柜背与墙不小于10厘米，柜侧间不小于60厘米），成行地垂直于有窗的墙面摆设，便于通风降湿。档案柜架排列应避免阳光直射。柜架间的通道间距不少于80cm，柜架间的通道应为可迂回式。档案排架应按照从左至右、自上而下的方法，系统反映档案类目设置的具体顺序。

第五章 虫霉防治与除尘

第三十六条 会计档案做到防水渍、防潮、防暴晒、防虫蛀、防鼠咬。建立定期虫霉检查制度啊，发现虫霉及时处理。

第三十七条 配备吸尘器，加密封门或过渡门，除尘与防尘相结合。有条件的档案库

档案管理规范及系统操作手册

房可设置空气过滤装置，防止污染气体进入库房。

第三十八条 新进档案库的档案应除尘后方能入库。

第七章 防火与防盗

第三十九条 档案库区必须配备适合档案用的消防器材，并按设备要求定期检查、更换。档案工作人员应掌握消防相关知识，会使用消防器材，定期对库房管理人员进行消防知识的培训。

第四十条 安全使用电器设备，定期检查电器线路。库内严禁明火装置和使用电炉及存放易燃易爆物品。

第四十一条 档案库房宜安装火警及防盗报警装置，并有切实可行的防盗措施。

第八章照明管理

第四十二条 档案库房宜选用白炽灯做人工照明光源，如采用荧光灯时，应对紫外线进行过滤。

第四十三条 档案库房不宜采用自然光源，有外窗时应有窗帘、窗板等遮阳措施。第四十四条 档案在任何情况下均应避免阳光直射。

第九章 档案保管状况检查

第四十五条 在档案库房入口处统一设置库房档案存放索引（平面示意图），档案橱柜应有统一的反映存放档案内容的标牌

第四十六条 对档案库房各类档案应经常进行检查，发现问题，及时报告，并采取措施予以处理。

第四十七条 每年定期对档案库房内档案进行一次抽样检查，掌握档案保管情况，为科学管理积累资料，维护档案的完整与安全，便于集团内各项工作的利用。

第四十八条 档案利用者或档案管理人员因某种原因造成档案遗失、档案污染及档案毁损等危害公司利益的行为，视危害程度给以相应处罚。

第四十九条 档案管理人员需对受污染及损害的档案，进行档案的修复、复制等工作。保证档案后期正常查阅。

第十章 档案统计规定

第五十条 严格执行《中华人民共和国统计法》认真做好档案的统计工作，及时准确

档案管理规范及系统操作手册

地填报本单位档案工作基本情况统计表。

第五十一条 及时对档案的收进、移出、销毁和实存数量进行统计。

第五十二条 认真做好档案的整理、鉴定、保管和利用等业务工作情况的统计。第五十三条 做好档案的统计分析，及时掌握档案和档案工作情况，进一步提高档案工作的管理水平。

第十一章 各中心、部门兼职档案员工作职责

第五十四条 兼职档案员业务上受集团办档案室指导、监督与检查，行政上受本部门领导；

第五十五条 认真执行档案工作的各项法律、法规及相关制度；

第五十六条 负责本中心、部门各类文件材料的收集、整理和归档工作，做到归档文件材料完整、准确、及时、规范；

第五十七条 参加本单位组织的业务培训及其他有关档案工作的各项活动；

第五十八条 兼职档案员离岗、离职时，须严格履行交接手续；并及时将变更的兼职档案员名单上报至档案室备案。

第五十九条 完成档案室交办的其他工作，对不按规定收集、整理、移交档案的，将给予通报批评。

第十二章 分公司档案室日常管理规定

第六十条 各分公司档案室可参照以上各规定档案库房相关管理规定。

第六十一条 分公司应根据档案类型及分类标准将归档电子数据导入档案管理系统，根据档案系统内自动生成的库位号、货架号等信息，对应实物档案整理存放分公司档案柜内。按从左至右，从上至下顺序排列档案归档。

加盟分公司、注销公司相关会计档案资料按照相关规定整理统一收回总部归档。第六十二条 分公司应指定专人（综合会计）负责档案的收集、整理、统计、鉴定、保管及利用工作，具体细则参见总部档案类型的各种规范要求。

档案管理规范及系统操作手册

第六十三条 分公司档案室应保持室内整洁，防治虫霉，除负责档案专员外，严禁外人进出入档案室，档案室内应设立“进出登记簿”，注明进出人姓名、日期、原因等相关信息。

第六十四条 利用者对所借档案文件、图纸等必须妥善保管，及时归还，不得转借他人，严禁携带档案资料探亲访友、出入公共场所，严禁在档案资料内勾画、涂抹、填注、加字、改字等，不得折叠、剪贴或抽取、拆散档案资料，保证档案资料的完整性。如发现上述问题，档案管理人员应及时追查当事人的责任，并及时上报总部档案负责人。

第六十五条 查阅人不能在档案室进行档案查阅，只能在阅览室查阅，未经批准不得进入档案室。借阅人归还档案资料时，负责档案人员应及时将借阅档案摆放回原处。

第六十六条 凡外出工作和调离本单位的人员，外出和调离前须归还所借档案，否则不予办理相关手续。

档案利用者退还档案时，档案管理人员应当面核点，确认无误后方可注销登记，如发现有缺页、缺卷等现象，应立即追查处理。

第六十七条 分公司兼职档案员离岗、离职时，须严格履行交接手续；并及时将变更的兼职档案员名单上报至档案室备案。

第六十八条 总部应定时对分公司档案室状况进行检查，可以通过拍照扫描上传的方式检查，检查档案室档案是否按照档案类型进行摆放，是否符合档案管理规定。检查档案的装订是否符合要求等。

第六十九条 分公司档案室应严格按照档案库房管理相关规定执行。

第十三章 罚 则

第七十条 有下列情况和行为的，按照集团公司有关规定对责任人员实行经济、行政处罚，情节严重者依法追究法律责任。

1、会计档案管理不符合要求，管理混乱的。

2、未按规定移交、保管会计资料，致使会计资料损坏、灭失的。

3、伪造会计凭证、账簿，隐藏、故意销毁会计资料的。

4、借阅、复印会计资料时涂画、拆封、抽换和篡改会计资料的。

5、泄露财务秘密，对公司造成重大损失的。

附件

1、《会计档案管理规定》

档案管理规范及系统操作手册

2、《会计档案保管期限》

3、《档案分类和关键字段》

1.6.会计档案鉴定销毁制度

档案鉴定销毁制度

一、档案鉴定工作是关系档案存毁政策性很强的工作，要十分认真谨慎，任何人不得随意销毁任何档案资料。

二、成立由本单位专管领导、专业人员和档案人员的鉴定领导小组。

三、鉴定要从档案形成实际出发，认真分析档案的价值。

四、凡经鉴定提出失去利用价值和超出保管期限的档案要登记造册，写出书面销毁报告。

五、将销毁清册和报告提交鉴定小组审批，经主管领导签字后方可销毁。

六、销毁档案要指定两人（专员人员、档案人员）监销，监销人员要在销毁清册上签字确认以示负责。

七、不得私自留存、转让或出售待销毁的档案。

八、为防止丢失泄密，应派专人送往指定档案销毁部门销毁。

1.7.会计档案统计制度

档案统计制度

一、建立健全统计工作，统计数据以原始数据为依据。

二、档案统计需有专人负责，实事求是填报各种数据。

三、统计工作要坚持准确性、及时性和科学性的要求，要做好档案管理基本情况统计、档案库藏量统计、档案提供利用统计及其他统计工作。

四、必须如实、准确、及时填报各种统计数字，不得虚报、瞒报、拒报各类统计报表。

五、各种统计材料及有关数字均应有情况分析，并留存以备考查。

1.8.分子公司兼职档案人员工作制度

兼职档案人员是我司档案管理工作中的一个重要组成部分，为加强和改进档案管理工作，结合我司档案管理的具体情况，特制定兼职档案人员工作制度。

一、设立分子公司综合会计为档案兼职人员。

二、工作内容：根据总部规定的会计档案管理办法，做好档案资料的收集、归档和保密工作。

三、兼职档案人员根据《会计档案管理办法》的要求负责日常会计档案的整理、登记造册、保管工作，督促各会计人员及时将所形成的会计资料整理装订后移交管理人员集中保管。

四、积极参加总部组织的档案培训内容，定期组织学习档案相关管理规范。

档案管理规范及系统操作手册

五、严格执行档案借阅制度和保密制度，充分发挥档案在企业各项工作中的作用。

第四篇：会计档案管理规定

会计档案管理规定

为了加强我所会计档案的科学管理，更好地为科研及管理工作服务，根据财政部、国家档案局颁布的《会计档案管理办法》等有关规定，特制定本办法。

一、我所会计档案是指研究所经济活动中的会计凭证、会计账簿和会计报表等会计工作专业材料，是反映我所科研及管理活动中经济信息的真实记录和凭证。建立健全会计档案，保证会计档案质量，对贯彻执行国家财经制度，记录经济活动的全部过程，保护国家财产有重要的作用。

二、会计档案管理要执行《中国科学院公共事务管理标准》中的会计档案建档规范的规定，加强会计档案管理的标准化、制度化建设。

三、全所会计档案工作是全所档案工作的重要组成部分，全所会计档案实行集中统一管理。财务管理处必须将应归档的会计档案定期移交到所档案室。

四、会计档案由财务管理处的专人负责，出纳人员不得兼管会计档案工作。

五、归档办法

1、财务管理处将当年形成的会计档案按归档要求整理立卷，编制保管清册，在财务部门保管一年后，移交所档案室保管。

2、财务部门向档案室移交会计档案时，财会部门必须编造会计档案移交清册，档案部门经办人员必须认真查点核实；财务部门、档案部门的负责人和经办人员，必须在移交清册上签字。3．档案室按会计归档范围进行验收，要求归档材料完整、准确、系统，装订规范。

六、保管、利用和销毁

1、档案室接收保管的会计档案应保持原卷册的封装，如财务部门须拆封重新整理，应按档案更改手续，由双方经办人共同进行。

2、档案室对会计档案应进行科学管理，做到存放有序，查找方便。同时应严格执行安全和保密制度，严防毁损、散失和泄密。

3、本所其它部门利用会计档案应征得立卷财务部门的同意。所外单位利用时，应开据介绍信，写明查阅内容，并经财务管理处负责人批准。

4、会计档案保管期满要销毁时，要严格审查，编造销毁清册，经主管所长签批后方可销毁。对于其中未了结的债权债务的原始凭证，应由会计部门抽出另外立卷，再交档案室保管，直到结清债权债务时为止。

5、会计档案销毁时，由档案室和财务管理处共同派人监销。监销人在销毁前应清点核对，销毁后，在销毁清册上签名。

第五篇：会计档案管理规定

会计档案管理规定

1范围

本标准规定了xxxxxx会计档案管理管理的管理职责、管理内容与要求、检查与考核

。

本标准适用于xxxxxx会计档案的管理。2引用标准

下列标准所包含的条文通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。

财政部会第4号《企业财务通则》。

财政部会第5号《企业会计

准则》。

财政部财工字(92)574号《工业企业财务制度》。

华中电力集团电力工业企业成本管理办法(试行)

3管理职责

会计档案管理工作由局长工作部负责，会计(文书)档案管理人员负责日常具体管理。

4管理内容与要求

4.1基本任务

4.1.1负责接收、编目、保管、查阅、鉴定、销毁与统计本局形成的会计档案，做到保

管妥善、存放有序、查阅方便。

4.1.2做好会计档案的查阅、复制利用工作，为全局经营管理工作服务。

4.1.3负责对本局形成的财务档案的归档工作进行业务指导。

4.1.4负责对已超过保管期限的或无保存价值的会计档案提出存毁意见，并监销经批

准销毁的会计档案。

4.2归档范围

4.2.1会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反

映本局经济业务的重要史料和证据，具体包括:

1)会计凭证类：原始凭证，记帐凭证，汇总凭证，其他会计凭证。

2)会计帐簿类：总帐，明细帐，日记帐，固定资产卡，辅助帐簿，其他会计帐簿。

3)财务报告类：月度、季度、财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其

他财务报告。

4)其他类：银行存款余额调节表，银行对帐单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计

档案移交清册、保管清册、销毁清册。

4.2.2局财务部采用电子计算机进行核算的会计材料，除应当归档打印出的纸质会计档

案外，还应将磁盘、光盘等磁性介质移交局档案馆保管。

4.2.3会计档案具体归档范围详见本局标准：《文件材料归档管理规定》。

4.3归档要求和时间

4.3.1本局每年形成的会计档案，应由局财务部按照归档要求，负责整理立卷，装订成

册(做到卷内无装订金属物，纸张无破损)，并编制会计档案保管清册。

4.3.2当年形成的会计档案，在会计终了后，暂由局财务部保管一年，期满之后，

第二年由局财务部编制移交清册，向局档案馆移交。

4.3.3编制会计档案移清册时，应列明移交的会计档案名称、卷号、册数、起止等

内容。

4.3.4会计档案人员接收会计档案时，须按照移交清册所列容逐项交接，交接完毕后，

交接双方经办人在会计档案移交清册上签名或盖章。

4.3.5已归档的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，

档案人员应会同局财务部经办人共同拆封整理，以分清责任。

4.4会计档案的管理

4.4.1会计档案管理人员对已归档的会计档案，按照《供电企业档案分类表》(试行)

、《会计档案管理办法》的规定进行编号、划分保管期限。

4.4.2根据计算机档案管理程序的要求，对已归档的会计档案，按会计名称、案卷号的

顺序，逐卷、逐个字段地输入微机。

4.4.3使用标准档案装具装盒，填写好装具脊背和盒面各栏项目的内容后，按“—

—会计名称——案卷号”的顺序排架。

4.5会计档案的鉴定与销毁

4.5.1会计档案的保管期限分为永久、定期两类，定期保管期限分为3年、5年、15年、

25年4类。

4.5.2全局职工工资表、财务报告(决算)(包括文字分析)、会计档案保管清册

、销毁清册等，定为永久保管。

4.5.3现金和银行存款日记帐、固定资产卡片，其保管期限定为25年。

4.5.4原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、总帐(包括日记总帐)、明细帐、日记帐、辅

助帐、会计档案移交清册等，其保管期限为15年。

4.5.5银行余额调节表、银行对帐单、固定资产报废清理后的卡片、月、度会计报表其

保管期限定为5年。

4.5.6主要财务指标快报(包括文字分析)，其保管期限定为3年。

4.5.7本规定确保的保管期限，从会计终了后的第一天算起。

4.5.8保管期满的会计档案，由局档案馆会同局财务部提出段意见，编制会计档案销毁

清册，列明销毁会计档案名称、卷号、册数、起止和档案编号、应保管期限、已保管期

限、销毁时间等内容。

4.5.9局分管领导须在会计档案销毁清册上签署意见。

4.5.10销毁会计档案时，会计档案人员和局财务部派员共同监销，监销人在销毁会计

档案前，按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，须在会计档

案销毁清册上签字盖章，并将监销情况向局分管领导报告。

4.5.11保管期满后但未结清债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得

销毁，须单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止；单独抽出立卷的会计档案，需在会计档

案销

毁清册和会计档案保管清册中列明。

4.6会计档案的利用

4.6.1编制会计档案案卷目录(含会计凭证目录、会计帐簿目录、会计报表目录等)检

索工具，积极主动地提供档案，为全局经济工作服务。

4.6.2归档保存在会计档案只供本局财务人员查阅，不得外借；如有特殊需要，经局分

管领导批准，可以提供查阅或复制，并办理登记手续。

4.6.3查阅或复制会计档案的人员，不准在会计档案上涂画、拆封和抽换。

4.6.4本局的会计档案任何人不得携带出境。

4.7会计档案的保管

4.7.1会计档案库房须按国家标准保持适宜的温湿度，即：温度控制在14℃～24℃之间

，湿度控制在45%～65%之间。

4.7.2库房内每层密集架中须定期投放防虫药片(盒)，以防治害虫对库存档案的侵蚀

。

5检查与考核

本标准的检查与考核按《xxxxxx质量综合考核办法》执行。

本标准的检查与考核还应按xxxxxx有关规定执行。