市政府办公室公文处理办法

第一篇：市政府办公室公文处理办法

为使我办的公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据国家行政机关公文处理的有关规定，制定本办法。

公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

综合科是本办公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理并指导其他科室的公文处理工作。

各科室负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本办法

第一章 公文格式

一、公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

（一）涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限。

（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

（三）发文字号包括机关代字、年份、序号。本单位的发文字号主要有以下7类：

1、常信办发，用于本办制发的重要文件；

2、常信办通，用于本办下发的通知、通报；

3、常信办函，用于本办制发平行公文及一般函件；

4、常信办电，用于本办传真电报；

5、常信办党，用于本办党务工作；

6、常信办人，用于本办人事工作；

7、常信办纪，用于本办纪检监察工作。

（四）上行文应当注明签发人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

（五）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

（六）主送机关应当使用全称或者规范化简称、统称。

（七）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。

（八）公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。

（九）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人签发日期为准。电报以发出日期为准。

（十）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。

（十一）公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。

（十二）抄送机关应当使用全称或者规范化简称、统称。

二、公文中各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。

三、公文用纸一般采用国际标准A4型（210mmX297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

第二章 行文规则

一、行文应当确有必要，注重效用。

二、行文关系根据隶属关系和职权范围确定，不得越级请示和报告。

三、本单位可以根据职权范围与本级政府各部门相互行文，也可向下一级政府的相关业务部门行文；但除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。

四、本单位各科室不得对外正式行文。

五、本单位可以和同级政府各部门、下一级政府、相应的党组织和军队机关、同级人民团体、具有行政职能的事业单位联合行文。

六、属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。

七、向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。

八、“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。

“报告”不得夹带请示事项。

九、除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

第三章 发文办理

一、以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等过程。发文的程序如下：、(一)经办科室起草，拟制初稿；

(二)科室负责人对初稿进行校对；

(三)初稿交综合科校核；

(四)分管领导对送审稿进行审核；

(五)送领导签发；

(六)综合科登记、编号、划密；

(七)发文经办人校对、印刷；

(八)保密员检查、盖章；

(九)发文。

二、草拟公文应当做到：

（一）公文内容和行文规范符合国家法律、法规及其他有关规定；

（二）根据行文的目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系，正确确定公文的文种；

三、拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文。

四、拟制公文涉及本单位业务科室有关工作的，先由相关科室负责公文的草拟工作。公文送负责人签发前，应当由综合科进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本规定的要求等。

五、本办公文审签的分工如下：

(一)、由主任审批签发的公文：

1、以市政府或市政府办的名义制发的公文；

2、以市信息化领导小组名义制发的公文；

3、以“常信办发”文号制发的上行文；

4、以本办名义制发的下行文、平行文，由主任或者由主任授权的其他负责人签发。

(二)、由支部书记审批签发的公文：

以“常信办党”、“常信办人”等文号制发的机关党务、政工人事等相关工作文件。

六、公文正式印制前，综合科应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。

七、以市人民政府或市政府办公室名义制发公文的，由本单位按照公文格式和标准起草初稿，送市政府办公室秘书科核稿后进入文件审签程序。

第四章、收文办理

一、收文办理包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

二、收到下级机关上报的需要办理的公文，由综合科统一进行审核签收，并及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关科室办理。需要两个以上科室办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。对不符合本办法规定的公文，经综合科科长或分管领导批准后，可以退回呈报单位并说明理由。

三、收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回交办的文秘部门并说明理由。

四、收到上级机关下发或交办的公文，由综合科提出拟办意见，送主任批示后办理。

五、审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意。没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

六、送负责人批示或者交有关部门办理的公文，综合科要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

第五章 公文归档

一、公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定,由综合科及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。

二、归档范围内的公文根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。

四、归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。

第六章 公文管理

一、公文由综合科专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。

二、对上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经上级机关负责人或者办公厅（室）主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。

三、不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公厅（室）负责人批准，可以销毁。

四、销毁秘密公文应当指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文（含密码电报）应当进行登记。

五、机关合并时，全部公文应当随之合并管理。机关撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。工作有员调离岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

六、密码电报的使用和管理，按照有关规定执行。

第二篇：办公室公文处理办法

学院办公室

关于印发公文处理办法的通知

本校各单位、附属医院：

《学院公文处理办法》已经学校同意，现印发给你们，请遵照执行。

学院办公室 2016年3月18日

学院办公室 2016年3月18日印发

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学院公文处理办法

第一章 总则

第一条 为进一步推进学校公文处理工作科学化、制度化、规范化，提高公文质量和办文效率，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发„2012‟14号）、《党政机关公文格式》和省市关于公文处理的有关规定，结合学校实际，制定本办法。

第二条 公文是学校依法实施领导、处理公务活动的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻上级精神和学校政策，公布规章制度，指导、布臵和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

第三条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条 学校公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第五条 学校办公室是学校公文的管理机构，负责学校公文处理工作并指导、督促、检查全校其他各单位的公文处理工作。

第二章 行文规则

第六条 学校常用的公文种类有：

（一）决议。适用于党代会、教代会、工代会等重要会议讨论通过的重大决策事项。

（二）决定。适用于对重要事项做出决策和安排，奖惩有关单位和人员。

（三）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（四）通知。适用于发布学校规章制度，要求下级单位周知或执行的事项，批转、转发公文。

（五）通报。适用于传达重要精神、告知重要情况或宣传表彰先进、批评指出错误。

（六）报告。适用于向上级单位汇报工作、反映情况，回复上级单位的询问。

（七）请示。适用于向上级单位请求指示、批准。

（八）批复。适用于答复下级单位请示事项。

（九）函。适用于学校与不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求答复和审批事项。

（十）纪要。适用于记载、表达会议主要精神和议定事项。第七条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和操作性。严格控制公文数量，凡上级已有具体政策措施和明确规定、可直接组织贯彻落实的，上级文件未提出制定具体贯彻意见要求的，照搬照转上级文件的，学校现行文件规定仍然适用的，内容与已发文件雷同或没有实质内容的，可以通过协调或其他方式解决的，一般不再发文。校领导在会议上的报告、讲话及会上已印发的经验交流材料，一般不再以文件形式印发。凡属校内部门职权内可自行发文或几个部门联合行文能够解决的，不再以学校名义发文。校内非常设协调机构人员调整，该机构负责人没有变动的，不再另外行文。

第八条 行文关系按照隶属关系和职权范围确定，一般不——

得越级行文。

第九条 行文应当贯彻党、政分开的原则。凡属党务方面的工作，以校党委名义发文；属政务方面的工作，以学校名义发文。涉及学校重大事项、决定时，经主要负责领导签发，可以党政联合行文。

第十条 校党委、学校可以向上级单位或者无隶属关系的单位行文。学校办公室是唯一能受校党委、学校委托对外行文的部门，学校其他单位不得对外行文。学校纪委、工会、团委可以根据工作需要，经校领导签发后，以各自名义对外行文。

第十一条 根据发文单位与收文单位之间的行文关系，学校公文分为上行文、下行文和平行文。行文应当遵照以下规定：

（一）上行文。以校党委、学校的名义对上行文，一般用请示、报告等文种。上行文原则上主送一个上级单位，根据需要同时抄送相关上级单位和同级单位，不抄送下级单位。公文遵循一文一报原则，一般不多头分送，因紧急情况确需分送的，应当在首页注明分送情况。

下级单位向校党委、行政报送请示或报告，主送机关为学院党委、学院，不能直接报送校领导个人。下级单位的请示事项，如需以校党委或学校名义向上级单位请示，应当提出倾向性意见后报校办公室处理，不得原文转报上级单位。

落实上级单位领导批示的情况报告，需附领导批示复印件。向上请示问题和报告工作要分开，不得将请示、报告混用。请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事

项

（二）下行文。对下级单位的行文，一般用通知、通报、意见、决定、批复等文种。主送受理单位，根据需要抄送相关单位。

机关部门在其职权范围内，可以就一些具体业务工作向学校其他单位行文。涉及多个部门职权范围内的事务，未协商一致的，不得行文。

学校正式编制外常设的临时协调、工作机构，以其办公室所挂靠部门的名义向学校其他单位行文。非常设机构在其职权范围内，可以向学校其他单位行文。

特别重要的下行文，应当根据工作需要抄送上级单位以及相关部门等。

（三）平行文。同级或者无隶属关系的单位之间行文，一般用函、意见、通知等文种。除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不在公文中提出指令性要求。对于校外单位征求学校意见的公文，应当按照对等原则以校党委、学校或校办公室函件形式回复。

（四）同级单位之间在必要时可以联合行文。

第三章 公文拟制

第十二条 学校公文拟制包括公文的起草、审核、签发、印制等程序。

第十三条 学校公文起草应当做到：

（一）符合国家的法律、法规及其他相关规定，完整准确——

体现发文意图，并同现行有关公文衔接；分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行；内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练，格式规范。

（二）单位负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

（三）公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。公文涉及其他单位职权范围事项的，起草单位必须征求相关单位意见，力求达成一致。经协商不能取得一致意见的，由主办单位报送上级领导协调或者审定。

（四）严格控制公文篇幅，校内发文除重大决策部署外，普发类文件正文一般不超过3000字；报送上级的请示一般不超过1500字；校内请示一般不超过1200字。

第十四条 校级公文的报批。各单位拟申请以校党委、学校名义行文，应由本单位负责人审核、签字，涉及其他单位的，须由拟稿单位和共同经办单位负责人会签，并准确填写公文处理单。申请发文的主办单位对所发文件负最终责任。

校级公文签发前须经学校办公室核稿，不得直接报送校领导审签。校办公室审核重点：行文理由是否充分，行文依据是否准确；是否符合发文单位的职权范围，发文意图是否完整准确体现，文种是否正确；格式是否规范；内容是否符合党和国家的方针、政策、法律、法令；同现行有关公文是否衔接，有无矛盾；提出的政策措施和办法是否明确具体、切实可行；涉及其他单位的事项是否经过协商一致；文字表达是否准确、简练，附件是否齐备、题目是否一致；涉密文件、内部文件的密

级、印发传达范围是否准确等。

经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。审核合格的公文由校办公室提交校领导签发。

校办公室对各单位报送的公文应当及时审核、报批，普通公文审核期限一般不超过2个工作日，紧急公文应当及时审核。

第十五条

校级公文的签发。综合性的、重大的问题，由校办公室呈送党委书记、校长签发；日常工作例行性和业务性的专项问题，由校办公室呈送分管校领导签发。

校领导和各单位负责人对报请签发的各类公文，要及时批阅。办理紧急公文时，遇到相关校领导在外出差的，可电话联系，经请示同意后，可先发文，再补办签发手续。

签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。公文一经签发，即成为定稿，并据此生效。

第十六条 公文的制发包括以下主要程序：

（一）复核。签发后的公文在印发前须经校办公室对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审定稿。

（二）编号、套红。复核合格的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并进行套红。

（三）印制。公文的印发要保证时效性并厉行勤俭节约，——

原则上对内发文以电子公文方式通过公文自动化系统在网上发布，除印制少数存档外，不再印发纸质公文。有特殊要求需要印制的公文，由校办公室印制，普通公文印制时间不超过1个工作日，紧急公文应当立即印制。

（四）核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。

第十七条 拟制涉密公文应当按有关规定办理。

第四章 收文办理

第十八条 学校收文办理包括接收、登记、初审、承办、催办、答复等主要程序。

（一）接收、登记和初审。接收校外来文包括上级单位及其他外单位来文，接收校内来文包括校内各单位请示或报告等。校办公室对接收的文件进行编号，登记文题、来源、去向等信息。学校各单位收到上级正式公文或外出开会带回正式公文，必须送校办公室登记办理，不得直接签批或传阅。除领导直接交办事项外，各单位呈送校领导的请示或报告必须送校办公室登记办理，不得直接报送校领导个人。

校办公室收到学校各单位呈报的公文时应进行审核，审核重点：是否应由该单位办理；文种使用、公文格式是否规范；涉及到相关单位的事项是否已协商、会签等。对不符合规定的公文，经校办公室领导同意，退回呈报单位，并说明理由。

（二）承办。校办公室应将收到的公文分为传阅件和阅示件。传阅件应当根据公文内容、要求和工作需要，确定范围后

及时分送传阅对象阅知或者批办；办理传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。阅示件应当提出拟办意见请有关校领导阅批或者转有关单位办理；需要两个以上单位办理的，应当明确主办单位。需要呈请校领导阅批的传真件，应当复制后办理。紧急公文应当明确办理时限。承办单位对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕，需报请校党委、行政审批的事项，承办单位应当提出处理意见并代拟文稿。

（三）催办。校办公室应及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办单位按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办，对一般公文应当定期催办，并及时向校办公室主任和有关领导反馈办理情况。

（四）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

第十九条 接收涉密公文应当按有关规定办理。

第五章 公文管理

第二十条 校级公文由校办公室统一管理。学校各单位应由专人统一管理公文。

各单位应当建立健全本单位公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。

第二十一条 公文的立卷、归档。公文办理完毕后，根据《中华人民共和国档案法》 和其他有关规定，承办人员应当将公文定稿、正本及时整理（立卷）、归档。印制的校级公文，——

校办公室应将文稿签发单、公文原件以及正本保存备查。外来文在文件阅毕或办理完毕后由校办公室保存备查。联合办理的公文，原件由主办单位整理归档，其他单位保存其他形式的公文副本。

第二十二条 公文的清退销毁。不具备归档和保存价值的公文，经过鉴别并经校办公室负责人批准，可以销毁。

第二十三条 公文的撤销和废止，根据职权范围和有关法律法规执行。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

第二十四条 公文的印发传达范围应当按照发文单位的要求执行；需要变更的，应当经发文单位批准。

第二十五条 单位合并时，全部公文应当随之合并管理。单位撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交校档案室。

第二十六条 个人出差、开会带回的公文，应当视内容及工作需要交校办公室办理。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第二十七条 新设立的单位应当向校办公室提出发文立户申请。经审查符合条件的，列为发文单位，单位合并或者撤销时，相应进行调整。

第二十八条 违反规定擅自拟发的或者与上级规定、要求相抵触的公文，学校责令有关单位予以撤销，并予以通报。对于拖延、推诿办理公文、丢失公文或者失密、泄密行为，学校

将视后果轻重分别给予当事人和有关责任人处分。违反保密规定，造成重大损失的，学校将依据国家和学校有关规定追究当事人的法律责任。

第六章 附 则

第二十九条 学校公文含电子公文。学校电子公文处理工作的具体办法另行制定。学校外事方面的公文，依照外事主管单位的有关规定处理。

第三十条 本办法适用于学校党委、行政及各二级单位书面形式的公文处理，学院附属医院公文处理工作参照本办法执行。

第三十一条 本办法由校办公室负责解释。

第三十二条 本办法自印发之日起施行，原有关规定同时废止。

附件：1.学院公文格式

2.学院发文代字表

3.二级单位公文版头模板

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附件1

学院公文格式

第一条 学校公文用纸采用A4型纸，左侧装订；公文用纸天头（上白边）为37mm±1mm，订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156mm×225mm（不含页码）。

第二条 版心内的公文格式各要素分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。页码位于版心之外。

（一）版头

1.发文机关标志。一般由发文单位全称或规范化简称加“文件”二字组成，也可以只使用发文单位全称或规范化简称。

以校党委名义或校党政联合发文，用“中共学院委员会文件”；以学校名义发文，用“学院文件”；学校办公室受权代校党委、学校发文，或其他需要以校办公室名义的发文，用“中共学院委员会办公室文件”“学院办公室文件”；校内各二级单位机关发文，用不带“文件”字样的各自单位名称作版头，如“学院教务处”“学院文化与传播学院”。

“中共学院纪律检查委员会”“中国教育工会学院委员会”“共青团学院委员会”分别用于校纪委、工会、团委制发公文。

发文单位标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用红色小初号小标宋体字，以醒目、美观、庄重为原则。

2.发文字号。由发文代字、年份和顺序号组成，编排在发文机关标志下空二行位臵，居中排布。

校党委、学校和学校办公室文件的发文代字由校办公室确定。校党委或校党委、行政联合发布重要决定、重要事项用“莆

院党发”；以学校名义发布重要决定、重要事项用“莆院发”；以校党委或校党委、行政联合对校外单位行文用 “莆院党”，发函用“莆院党函”；以学校名义对校外单位行文用“莆院”，发函用“莆院函”。其他以校党委或学校名义的发文，根据涉及工作范围确定发文代字，分别为“莆院党XX”和“莆院XX”。学校办公室受权代校党委、学校发文发布重要决定、重要事项用“莆院党办发”“莆院办发”；校办公室受权代校党委、学校对外行文用“莆院党办”“莆院办”，发函用“莆院党办函”“莆院办函”；其他需要以校办公室名义的发文用“莆院党办综”“莆院办综”。涉及校内常规工作、事务性工作的通知，一般情况的通报，要求相关单位报送有关材料、数据等，一般以发文单位标志为“学院办公室”的信函形式印发，发文代字为“便函”；此类公文不计入学校正式公文，办理完毕后由校档案室统一归档并保管10年，不作永久保存。

校内各二级单位根据《学院发文代字表》标注发文代字，联合行文时使用主办单位的发文代字。二级单位有变动调整的，发文代字由校办公室作相应调整。

年份、顺序号用阿位伯数字标注。年份应标全称，用六角括号“„‟”括入。顺序号不加“第”字，不留虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。

发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。

（二）主体

1.标题。一般由发文单位、发文事由、公文种类三部分组成。

标题一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位臵，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整、排列对称、长短适宜、间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

2.主送单位。公文的主要受理单位，应当用全称或规范化简称，或者同类单位的统称。

——

编排于标题下空一行位臵，居左顶格，回行时仍顶格；主送单位之间用顿号或逗号，最后一个主送单位名称后标全角冒号。

如主送单位名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送单位名称移至版记，标注方法同抄送单位。

3.正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送单位名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“

一、”“

（一）”“1.”“（1）”标注，一般第一层用黑体字，第二层用楷体字，第三层和第四层用仿宋体字标注。正文一般每面排22行，每行28个字，并撑满版心，特殊情况可适当调整。文中的数字、年份不能断开回行。

4.附件说明。公文附件的顺序号和名称。

说明附件时，在正文下空一行左空二字用3号仿宋体字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

5.发文单位署名、成文日期和印章。

发文单位署名，署发文单位全称或者规范化简称。

成文日期，署签发人签发或者会议通过的日期。成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。成文日期一般右空四字编排。

印章，公文除会议纪要外，应当加盖发文单位印章。印章用红色，不得出现空白印章。当公文排版后所剩空白处不能容下印章、成文日期时，应调整行距、字距，务使印章与正文同处一面，不得采取标注“此页无正文”的方法解决。

单一单位行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准

居中编排发文单位署名，印章端正、居中下压发文单位署名和成文日期，使发文单位署名和成文日期居印章中心偏下位臵，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

联合行文时，一般将各发文单位署名按照发文单位顺序整齐排列在相应位臵，并将印章一一对应、端正、居中下压发文单位署名，最后一个印章端正、居中下压发文单位署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

6.附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

附件应当另面编排，一般应在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字（有序号时带序号）用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字（有序号时带序号），如“莆院党发„2015‟1号附件1”。

（三）版记

1.抄送单位。除主送单位外的其他需要执行或者知晓公文内容的单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。

如有抄送单位，一般用4号仿宋体字，在印发单位和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送单位名称，回行时与冒号后的首字对齐，在最后一个抄送单位名称后标句号。

如需把主送单位移至版记，编排方法同抄送单位。既有主送单位又有抄送单位时，应当将主送单位臵于抄送单位之上一行，之间不加分隔线。

——

2.印发单位和印发日期。

公文的印发单位和印发日期，一般用4号仿宋体字编排在末条分隔线之上，印发单位左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。

抄送单位、印发单位和印发日期下各印一条长度同版心宽度的分隔线。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。

（四）页码

公文页数顺序号。一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线，一字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

第三条 除第二条中的基本组成部分和格式外，有的学校公文还应包括份号、密级和保密期限、紧急程度、签发人、附注。

（一）份号

公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

份号一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在公文首页版心左上角第一行。

（二）密级和保密期限

公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

一般用3号黑体字，顶格编排在公文首页版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注，密级与保密期限之间用“★”隔开，如“机密★15年”。

（三）紧急程度

公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应

当分别标注“特急”“加急”。

标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在公文首页版心左上角。如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

（四）签发人

上报的公文需标注签发人姓名。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成。

上报的公文中，发文字号与签发人标识于同一行，编排在发文机关标志下空二行位臵，发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。

如有多个签发人，签发人姓名按照发文单位的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

（五）附注

公文印发传达范围等需要说明的事项。

如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号编排在成文日期下一行。

第四条 学校公文如需附表，对横排A4纸型表格，页码位臵与公文其他页码保持一致，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

对A3纸型表格，单面印刷时，表头边缘居左与A4纸文稿共同装订，多余部分折叠美观、易翻，与A4纸文稿对齐。

第五条 学校公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。公文中的数字，除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

——

第六条 信函的格式除下列特别要求外，均与其他公文种类相同。

发文单位标志使用发文单位全称或规范化简称，上边缘至上页边为30mm，居中排布，用小初号红色小标宋体字。联合行文时，使用主办单位标志。发文单位标志下4mm处印一条红色双线（上粗下细），在距下页边20mm处印一条红色双线（上细下粗），两条线长均为170mm，居中排布。

如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列，第一个要素与该线的距离为一行。

发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下一行。

标题居中编排，与其上最后一个要素相距二行。

第二条红色双线上一行如有文字，与该线的距离为一行。首页不显示页码。

版记不加印发机关和印发日期、分隔线，位于公文最后一面版心内最下方。

第七条

纪要标志由“XXXXX纪要”组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35 mm，推荐使用红色小标宋体字。

标注出席人员名单，一般用3号黑体字，在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。

标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外，编排方法同出席人员名单。

除校党委会议、校长办公会议、学校专题会议外，其他会议纪要格式可以根据实际制定。

第八条 学校公文的制版版面应干净无底灰，字迹清楚无

断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。

学校公文应双面印刷，页码套正，两面误差不超过2mm。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。

学校公文应当左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的公文订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处，误差允许±4mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；骑马钉钉锯均订在折缝线上，平订钉锯与书脊间的距离为3mm-5mm。包本装订的公文的封皮（封面、书脊、封底）与书芯应吻合、包紧、包平、不脱落。

——

附件2

学院发文代字表

一、校党委文件、信函

莆院党发 发布重要决定、重要事项的对内行文 莆院党综 涉及综合工作的对内行文 莆院党纪 涉及纪检工作的对内行文

莆院党组 涉及党建、组织工作的对内行文 莆院党干 发布干部任免事项的对内行文 莆院党宣 涉及宣传思想工作的对内行文 莆院党统 涉及统战工作的对内行文

莆院党群 涉及工会、共青团等群团工作的对内行文 莆院党 对外行文 莆院党函 对外发函

二、学校文件、信函

莆院发 发布重要决定、重要事项的对内行文 莆院综 涉及综合工作的对内行文

莆院监 涉及监察、审计工作的对内行文

莆院人 涉及人事工作、发布行政干部任免事项的对内行文 莆院教 涉及教学工作的对内行文 莆院学 涉及学生工作的对内行文

莆院研 涉及学位点建设、研究生工作的对内行文 莆院招 涉及招生工作的对内行文 莆院就业 涉及就业工作的对内行文 莆院科 涉及科研工作的对内行文 莆院建 涉及基建工作的对内行文 莆院后 涉及后勤工作的对内行文

莆院资 涉及资产设备工作的对内行文 莆院财 涉及财务工作的对内行文

莆院外 涉及对外合作交流、外事工作的对内行文

莆院保 涉及安全稳定、保卫工作的对内行文

莆院人武 涉及人民武装、征兵、国防教育工作的对内行文 莆院图 涉及图书、文献资源建设工作的对内行文 莆院医 涉及医学教育、附属医院工作的对内行文 莆院继教 涉及继续教育工作的对内行文 莆院 对外行文 莆院函 对外发函

三、学校办公室文件、信函

莆院党办发 受权代校党委发布重要决定、重要事项的对内行文 莆院办发 受权代学校发布重要决定、重要事项的对内行文 莆院党办综 以党委办公室名义对内行文 莆院办综 以学校办公室名义对内行文 莆院党办 受权代校党委对外行文 莆院办 受权代学校对外行文 莆院党办函 受权代校党委对外发函 莆院办函 受权代学校对外发函

便函 涉及校内常规工作、事务性工作的对内行文

四、校纪委、工会、团委文件

莆院纪 校纪委对内、对外行文 莆院工 校工会对内、对外行文 团莆院委 校团委对内、对外行文

五、行政机关、教辅单位文件 组织 组织部对内行文 宣传 宣传部对内行文 统战 统战部对内行文 机关党 机关党委对内行文 监审 监审处对内行文 人事 人事处对内行文 教务 教务处对内行文 科研 科研处对内行文 学生 学生处对内行文

——

基建 基建处对内行文 后勤 后勤处对内行文

资产 资产设备处对内行文 财务 财务处对内行文

外事 对外合作交流处对内行文 保卫 保卫处对内行文 武装 武装部对内行文 医学 医学部对内行文

仙游校区 仙游校区管委会对内行文 图书 图书馆对内行文

继教 继续教育学院对内行文

技术 现代教育技术中心对内行文 思政 思政教研部对内行文 基医 基础医学部对内行文 实验 实验中心对内行文 六、二级学院文件

文传 文化与传播学院对内行文

文传党 文化与传播学院党委对内行文 外语 外国语学院对内行文

外语党 外国语学院党委对内行文 数学 数学学院对内行文

数学党 数学学院党委对内行文

环生 环境与生物工程学院对内行文

环生党 环境与生物工程学院党委对内行文机电 机电工程学院对内行文

机电党 机电工程学院党委对内行文 信息 信息工程学院对内行文

信息党 信息工程学院党委对内行文 土木 土木工程学院对内行文

土木党 土木工程学院党委对内行文 美术 工艺美术学院对内行文

美术党 工艺美术学院党委对内行文 音乐 音乐学院对内行文

音乐党 音乐学院党委对内行文 体育 体育学院对内行文

体育党 体育学院党委对内行文 管理 管理学院对内行文

管理党 商学 商学党 护理 护理党 药技 药技党 临床 临床党 基教 基教党

——管理学院党委对内行文 商学院对内行文

商学院党委对内行文 护理学院对内行文

护理学院党委对内行文

药学与医学技术学院对内行文

药学与医学技术学院党委对内行文临床医学院对内行文

临床医学院党委对内行文 基础教育学院对内行文

基础教育学院党委对内行文

附件3 二级单位公文版头模板

中共学院委员会组织部

中共学院委员会宣传部

——

中共学院委员会统战部

中共学院机关委员会

——

学院监察审计处

莆 田 学 院 人 事 处

——

莆 田 学 院 教 务 处

莆 田 学 院 科 研 处

—

—

莆 田 学 院 学 生 处

莆 田 学 院 基 建 处

—

—

莆 田 学 院 后 勤 处

学院资产设备处

—

—

莆 田 学 院 财 务 处

学院对外合作交流处

—

—

莆 田 学 院 保 卫 处

莆 田 学 院 武 装 部

—

—

莆 田 学 院 医 学 部

— 41 —

学院仙游校区管委会

—

—

莆 田 学 院 图 书 馆

— 43 —

学院继续教育学院

—

—

学院现代教育技术中心

— 45 —

学院思政教研部

—

—

学院基础医学部

— 47 —

莆 田 学 院 实 验 中 心

—

—

学院文化与传播学院

— 49 —

中共学院文化与传播学院委员会

—

—

第三篇：公文处理办法

公文处理办法

第一章

总

则

第一条

为保证公司公文处理工作的规范化、制度化和科学化，结合公司实际，制定本办法。

第二条

公司发公文（包括电报和签报，下同）是公司在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法进行公务活动的重要工具。

第三条

公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

第四条

公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。

第五条

各部门的负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本办法并加强对本部门公文处理工作的领导和检查。

第六条

综合部是公司公文处理的管理和执行机构，同时负责指导各部门的公文处理工作。

第七条

专兼职公文处理人员应当认真学习掌握公文处理办法，对公文办理做到应知应会。

第二章

公文主要种类

第八条

公司公文种类主要包括：

（一）决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

（二）通告

适用于公布公司范围内应当遵守或者周知的事项。

（三）通知

适用于发布规章、制度，下达任务，转发上级机关和不相隶属机关的文件，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项等。

（四）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（五）报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（六）请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

（七）批复

适用于答复下级单位的请示事项。

（八）意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（九）函

适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（十）会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章

公文格式

第九条

公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标准、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。

（一）涉及国家秘密的公文应当标明密级（绝密、机密、秘密）和保密期限。

（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

（三）发文单位标识应当使用全称或者规范化简称；联合行文，主办单位排列在前。

（四）发文字号应当包括单位代字、年份、序号。

（五）上行文应当注明签发人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文

标题中除法规、规章、书籍、报刊名称加书名号外，一般不用标点符号。

（七）主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。

（八）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。

（九）印章是公文生效的标志，应当加盖印章。

（十）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。

（十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。

（十二）公文应当标注主题词。

（十三）抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。

（十四）印发单位为综合部，印发日期以公文付印的日期为准。

（十五）会议纪要应在标题之下注明通过日期，通过日期以会议结束的日期为准。“抄报”、“分送”、“抄送”标注在公文版记中的主题词之下。

（十六）文字从左至右横写、横排。

第十条

公文中各组成部分的标识规则和公文缮印要求，按有关规定执行。

第十一条

公文用纸一般采用国际标准 A4 型（210mm×297mm），左侧装订。

第四章

行文规则

第十二条

根据公司的隶属关系和职权范围，公司公文主要有三种行文关系，即上行文、平行文、下行文。

（一）上行文：向上级主管部门及业务司局报送的各类请示、报告、意见等上报文件。

（二）平行文：向同级或不相隶属机关、单位呈送的各类文件。

（三）下行文：向各部门下发的各类文件。

第十三条

用公司名义行文的主要内容：

（一）向上级主管部门及业务司局请示、报告工作。

（二）与路内外有关单位联系工作，商洽问题。

（三）转发铁路总公司（原铁道部）及铁路局有关文件，并据此制订、提出

具体实施办法。

（四）部署公司重大工作和采取的重大行政措施。

（五）公司内重要的机构变动、人员调整及通报、表彰、奖惩事项。

（六）下达和调整各类计划。

（七）答复各单位重要的请示事项。

（八）其它需要以公司名义行文的事项。

第十四条

行文应当确有必要，注重效用。可发可不发的文件坚决不发；对必须印发的公文应严格控制发文数量与发文范围。凡与公文办理无关的单位一律不予抄送。

第十五条

公司内各单位之间一般不行文，有事当面商洽解决。公司各部门向公司领导请示工作并需批复的重要事项，以“签报”形式报公司综合部转呈公司领导，一般只送主管组领导，涉及其他部门职权范围内的事项要会签；“签报”不盖章，由部门负责人亲笔签署姓名。

第十六条

重要的下行文，应同时抄送直接上级主管单位。

第十七条

以公司名义下发的公文，凡内容涉及其它相关单位的职权范围时，行文前对有关问题必须协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，公司有权责令纠正或撤销。

第十八条

各单位不得越级行文。除直接交办的事项外，不得向上级领导个人行文。

第十九条

“请示”应当一文一事；只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送，但不得同时抄送下级单位；“报告”中不得夹带请示事项。

第二十条

除直接交办的事项外，各部门原则上不得以本部门名义向局领导和各处室报送“请示”、“意见”和“报告”。

第五章

发文办理

第二十一条

发文办理指以本单位名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、登记、复核、缮印、用印、分发等程序。

第二十二条

公司发公文稿应使用统一的公司发文稿纸抄写，并认真填写首页的文件撰制栏目，尤其是文件标题、主题词、主送、抄送、撰稿人及联系电话

栏目。

第二十三条

草拟公文应当做到：

（一）符合国家的法律、法规和方针、政策及其他有关规定。符合公司各项规章制度。如提出新的政策规定，要切实可行，并加以说明。

（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

（三）公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。

（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

（六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

（七）应当使用国家法定计量单位。

（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明其中文译名。

（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修饰色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。

第二十四条

拟制公司发公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办单位应当主动与有关部门协商、会签，取得一致意见后方可行文；会签部门应迅即办理，一个部门最长不应超过 1 天。如有分歧，主办部门的负责人应当出面组织协调，经协调仍不能取得一致意见时，主办部门列明各方理据、提出建设性意见报公司综合部转呈公司领导协调或裁定。

第二十五条

公文稿拟出后，主办部门负责人应认真核阅、修改并在“主办部门核稿”处签字后，送交公司综合部。

第二十六条

公司综合部在将公文送公司领导签发之前，应当认真做好审核工作。未经审核的文稿，不得送领导签发。审核的重点是：是否需要行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的要求，公文格式是否规范，附件是否齐全等。涂改勾画较乱、字迹难以辨认的，应退拟稿人抄清。审核时对内容的重要改动，应与主办单位协商，或提出意见，退拟稿人修改。

第二十七条

公司上行文由公司总经理签发，重要的或涉及面广的，由主管副经理会签。对其他单位的公文一般由主管副经理签发，涉及重大问题的公文由总经理签发。签发人应对公文的内容进行最后研究和审定，对文稿、格式的每一个方面和细节进行必要的斟酌和修改；签发时，要在文稿上签署全名和具体日期（年月日），字迹清楚。

第二十八条

经领导人签发的文稿，不得擅自改动；如必须改动，应报经签发人同意。

第二十九条

公文正式印制前，拟稿人应当对清样进行认真校对后送交综合部进行复核。校对应对清样与文稿的一致性负责。复核的重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。

第三十条

拟制、修改和签批公文，用笔用墨必须符合存档要求。

第六章

收文办理

第三十一条

收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

第三十二条

公司建立收文登记制度，由指定人员统一进行登记、分发。没有经过公司综合部签收的公文，应到公司综合部补办登记手续。

第三十三条

需要办理的公文，文书部门应及时交公司综合部负责人审阅后，送交主管领导批示，并依据批示迅速交有关单位办理。需两个以上部门办理的，应明确主办部门。

第三十四条

收到需办理的公文后，承办部门要抓紧办理，不得延误推诿。紧急公文应当按时限要求办理；一般公文应在 3 个工作日内办结，最长不应超过5 个工作日。当超过办理时限时，主办部门应及时予以说明。对不属于自己业务范围，或者不适宜由本部门主办的，应迅速退回公司综合部。

第三十五条

公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应主动与之协商，会签；如有分歧，主办部门负责人应出面组织协商，经协商如仍不能取得一致意见，主办部门应当说明各方面理据并提出建设性意见，送公司领导协调

或裁定。

第三十六条

公文在办理过程中传阅，每发生一次阅办者的转移，均要经公司综合部登记，不得在阅办者之间直接传递（即横传），以保证公文来龙去脉清楚，办理或查询及时方便。

第三十七条

审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

第七章

公文归档与管理

第三十八条

公文办理完毕，应当根据《中华人民共和国档案法》和有关规定，及时整理立卷、归档。个人不得保存应当归档的公文。

第三十九条

归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。

第四十条

联合办理的公文，原件由主办单位整理、归档，其他单位保存复制件或其他形式的公文副本。

第四十一条

公文复制件作为正式文件使用时，应加盖复制单位印章，视同正式文件妥善保管。

第四十二条

归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。

第四十三条

没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和主管领导人批准，可以定期销毁。销毁秘密公文，应当进行登记，由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。

第四十四条

单位合并时，全部公文应当随之合并管理。单位撤销时，需要归档的公文整理后按有关规定移交档案部门。

第四十五条

工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第四十六条

密码电报的使用和管理，按照有关规定执行。

第八章

附

则

第四十七条

行政法规、规章、外事等方面的公文，依照有关规定处理；公文处理中，涉及电子文件的有关规定另行制定。

第四十八条

本办法由公司综合部负责解释。

第四十九条

本办法自发布之日起施行。

第四篇：公文处理办法

公文处理暂行办法

第一章

总 则

第一条 为提高公司公文处理的效率和质量，参照国家的有关规定，结合公司实际，制定本办法。

第二条 本办法所称公文，是指公司在行政管理和业务经营过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书。

第三条 公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）和归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全和规范。

第五条 综合管理部是公文的归口管理部门，主管公司公文处理工作。综合管理部负责建立健全公司有关公文管理的工作制度,并组织实施;负责公文从收发、审核、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁的全过程管理;督办公文的运转和实施情况。

第六条 综合管理部应当配备文秘人员负责公文处理工作。

第二章

公文种类、公文类别及使用范围

第七条 公文种类主要有：决定、决议、通知、通报、报告、议案、请示、批复、函、会议纪要，规定、办法、细则等。

第八条 各类公文的使用范围。

一、决定、决议

决定适用于对重要事项或者重大行动做出的安排，人事任免，奖惩有关部门及人员等。

决议适用于经过会议讨论通过，并要求贯彻执行的重要事项。

二、通知

适用于发布规章制度（包括规定、办法、章程、规程、细则等）和措施，传达上级有关单位的指示；要求下级部门办理或者需要知晓的事项；转发上级有关单位、同级单位和不相隶属单位的公文；印发公司领导的讲话等。

三、通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要情况等。

四、报告

适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或建议，回复上级单位询问或交办事项的处理结果。

五、议案

适用于向股东会、董事会等提请审议事项。

六、请示

适用于向上级单位或领导请求指示、批准的事项。

七、批复

适用于答复下级或相关部门的请示事项。

八、函

适用于平级单位之间或不相隶属单位之间相互商洽工作、询问、或答复问题等。

九、会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项，主要包括：股东会纪要、董事会纪要、执行董事会纪要、监事会纪要；总裁办公会纪要；公司工作例会纪要；业务评审会纪要；专题会议纪要等。

十、规定、办法、细则

适用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范或对上级主管部门制定的法规、规章提出贯彻实施意见。

第三章 发文办理

第九条 发文一般由版头、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、成文日期、印章、主题词、抄送单位、校对人和印发日期等部分组成。

一、版头应为*******公司加“文件”两字组成。版头一经确定，应长期沿用。

二、发文字号应当包括单位代字、发文年份、发文顺序号组成。

三、公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文单位。标题中除书名号外，一般不使用标点符号。

四、正文为公文的主体，包括事由、要求、建议和措施等。

五、主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称，并按其性质、级别或惯例依次排列。

六、抄报单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的上级单位；抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的同级单位、下级单位或其他相关单位；内部发送指需要执行或知晓公文的各部门及其领导，抄报单位与抄送单位应当使用全称或规范化简称，并按上级、平级和下级的次序排列。

七、公文除会议纪要外，应当加盖印章。用印页如无正文，应当在页首用圆括号标明“此页无正文”字样。

八、公文应标注主题词。公文主题词一般不超过5个。标引顺序为先标类别词，再标反映公文内容的关属词，最后标反映公文形式的类属词。

九、公文成文日期以签发人的签发日期为准。

十、公文文字从左至右横写、横排。

第十条 公司发文按行文关系、方式和内容等的不同，划分为不同的类别。使用“*******公司文件”文头的文件，主要包括:“**发[ ]××号、**办发[ ]××号和*****（部门）[ ] ××号”。

“**发[ ]××号”主要为对外发文时使用，包括请示、报告、函等文种。

“**办发[ ]××号”主要为公司对内发文时使用，适用于发布章程、办法、规定、实施办法、实施细则、操作规程、人事任免，以及重要会议的领导讲话和会议纪要等，包括决定、决议、通知、通报等文种。

“****（部门）[ ] ××号”适用于各部门内部发文，主要为发文部门内部实施的规章制度等。

第十一条 公文要按照隶属关系和职权范围行文。一般不越级行文，因特殊情况，必须越级行文时，应同时抄送被越级的单位。

除综合管理部外，其他部门不正式对外发文。

第十二条 不相隶属的单位行文应当遵循对等的原则，“明来明去、密来密去、函来函复”。

第十三条 上行文应根据内容写明主送单位，如需同时发送其他单位，还应写明抄送单位。

“请示”是请求上级单位予以批复的文种，应当一文一事，一般只写一个主送单位，同时需要其他单位研究处理的，应采用抄送形式。

“报告”是向上级单位汇报工作、反映情况的文种，不得夹带请示事项。“报告”中提出的意见和建议，只供上级单位参考而并不要求予以批复。

第十四条 行文应当注重效用，对可发可不发的或能用电话、面谈等方式解决的事项，不要行文。

第十五条 发文办理是指以********公司名义制发公文的过程，包括拟稿、审核、会签、签发、校对、印制、用印、登记、分发立卷、存档等程序。

发文的流程：经办人员（拟文）→部门负责人（审批）→综合管理部（核稿）→总经理或分管副总（签发）⇢董事长（签发）→综合管理部（校对、套红、印刷、发送）

第十六条 草拟公文的基本要求

拟稿一般按照职能部门分工负责的原则和日常工作程序，谁主管谁主办。涉及两个部门以上的事项，应以一个部门为主，与有关部门协商一致后再办理行文。

草拟公文应当做到：

一、公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。

二、公文中的数字除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的字必须使用汉字外，其它应当使用阿拉伯数字。日期应当写具体的年、月、日。

三、公文的结构层次数，第一层为“

一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“

1、”，第四层为“（1）”。

四、公文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

第十七条 办文部门申请发文的程序

拟稿人拟稿后，应在OA系统中提起发文流程，并在线提交至本部门主要负责人审核。拟稿部门负责人要严格把关，对所拟公文进行初审，对发文的必要性、政策性、文稿内容、文内数字的真实性、准确性负责，审核无误后，部门主要负责人在OA流程中进行审批，签注是否同意发文的意见。

第十八条 公文审核

一、公文送领导签发之前，应先由综合管理部文秘人员进行审核，无误后报公司领导审批。

二、公文审核的基本任务是协助公司领导保证公文的质量。

核稿的主要内容为:是否确需行文；是否符合有关政策；文稿中提出的解决问题的意见、办法和措施是否切实可行；行文方式是否妥当；是否符合行文规则和公文拟制的有关要求。

三、综合管理部对于审核的公文一般可按三种方法处理：一是做必要的文字修改；二是对文稿改动较多或者不合格的文稿，请原拟稿部门修改；三是建议不办发文或者另行处理。

四、一般公文核稿不超过2个工作日。

第十九条 公文签发的基本原则 核稿后，由综合管理部根据文件的内容送相关部门签署意见，并送公司领导审阅、签发。

公司层面的发文一般由总经理签发，其中规章制度需先经总经理办公会议审议通过；部门层面的规章制度由分管副总签发；特殊要求下需董事会审议通过的规章制度应由董事长签发。

第二十条 发文校对、编号、打印、盖章、分发

一、如公司领导对发文提出了修改意见或发文被文秘修改过，则发文应进入校对环节。公文校对由发文部门负责人亲校，要求做到准确无误；校对人如发现原稿有问题时，应及时与有关人员联系，未经签发人同意不得随意改动。

二、公文编号、打印由综合管理部负责。打印文件必须以经签发的原稿为依据，应忠于原稿，不得擅自改动。如发现明显错误，应与拟稿部门联系。

三、根据发文的形式确定用印种类。公司发文应加盖公章，部门发文可加盖部门章。

四、公文分发。公文发放范围由拟稿部门提出，综合管理部审核确定。需要上级部门批复或相关单位回复的公文，各承办部门应负责跟踪文件的运转情况，并将信息及时反馈给综合管理部。

第二十一条 公文的更改

公文的更改应由文件原起草部门拟定文件修改稿或补充稿，经部门负责人审核，交综合管理部核稿后，报原签发人签发。文件修改稿或补充稿应在原文件受控范围内发放。

第四章 收文办理

第二十二条 公文收文一般包括签收、上传OA系统、拟办、传阅（批办）、承办、督办、立卷归档、销毁等程序。

收文的流程：青岛管理部/综合管理部（收文并发起流程）→综合管理部（办文）→分管副总、总经理、董事长（阅示或阅知）⇢职能部门（处理）→综合管理部（办结）

第二十三条 审核拟办

一、审核：

收到需要办理的公文，综合管理部应当进行审核。审核的重点：来文是否应为本单位办理，是否超过了应办理时限；有关要求是否明确具体等。

经审核，不应由本单位办理的来文，经与对方核对并经综合管理部领导批准后，可退回原单位。处理退文时，应向来文单位说明退文的理由，对于来文不规范但请示事项十分紧急的情况，可采取边受理边补办手续的办法。

二、拟办：

收文流程发起后，由综合管理部根据文件内容、性质分别提出阅知、阅批（处）等拟办意见，按拟办意见送公司领导阅批，或送有关职能部门提出承办意见。

急件和限时办理的公文，应随到随登记、随拟办、随送批、随送办。

第二十四条 送阅（传阅）和处理

阅处类文件原则上一个部门主办一位领导审批以减少流转环节。对于内容跨越多个部门职责范围的文件，拟办时应明确主办部门和协办部门，由主办部门牵头办理并提出协商一致的意见，对于确实无法统一意见的，应由主办部门如实注明分歧意见，经各部会签后反馈。承办部门接到需办理的公文后，应及时撰写处理意见，并返回综合管理部。

第六章 签报管理

第二十五条 “签报”作为内部文书，是公司内各部门向本级单位领导请示工作、报告情况，以及部门之间协商请办工作、解决具体问题的内部文书工具，是领导决策和部门办事的重要依据。“签报”纳入公文一体管理。

签报的流程：经办人员（拟报告）→部门经理（审批）→综合管理部（拟办）⇢相关部门（会签）→分管副总、总经理、董事长（阅示）→综合管理部（办结）。

第二十六条 签报的种类

签报的种类主要包括：请示、报告和意见。

一、请示：适用于向部门内、公司内领导请求指示、批准的事项，以及商请有关部门办理的事项。

二、报告：适用于向部门内、公司内领导汇报工作，反映情况，答复交办事项处理结果等。

三、意见：适用于对重要问题提出见解和建议等。

第二十七条 签报的适用范围

一、主送公司领导的签报

（一）有重要工作事项,需要提供公司领导知晓或决策的；

（二）根据工作进展情况，提出新的建议、意见或措施的；

（三）部门参加外部重要会议或活动及进行的工作调研等需事后报告的；

（四）公司领导交办事项处理结果等需报告公司领导知晓的；

（五）其他特殊事项需向公司领导请示、报告的。

二、主送有关部门的签报

根据工作分工，需要其他有关部门解决的事项，可以向有关部门签报，要求协助处理。部门在职权范围内能决定的事项，不需签报公司领导或其他部门。

第二十八条 “签报”必须由主办部门负责人（如负责人外出，由部门其他负责人顺序替代）签名。

凡呈送公司领导的签报，由综合管理部审核后统报送公司领导审批。

审批或会签签报应提出明确的批示意见，即“同意”、“不同意”或其他具体意见。

第二十九条 公司领导审批后，由综合管理部将审批结果告知拟稿部门，拟稿部门应抓紧办理。会签的签报需告知有关会签部门。对有公司领导重要批示、需督办的签报事项，由综合管理部立项跟踪督办。

第七章

公文归档

第三十条 公文办结后，综合管理部收集整理文件、文件底稿、附件及有关的签报、批示等材料，按公司档案管理办法要求立卷归档。个人不得保存应当归档的公文。第三十一条 公文归档的范围

一、本公司各类发文的原稿、定稿、正本由综合管理部立卷。

二、公司收文包括监管机构和公司股东方等下发的文件由综合管理部负责归档立卷。

第三十二条 公文材料立卷程序

公文材料立卷程序包括：案卷类目的编制、文件的平时归卷。

一、案卷类目的编制

综管部文秘应根据本部门工作情况和任务，按照便于管理、查找、利用的原则制定本部门的案卷类目，对具有保存价值的文件及时收集、归档。

二、文件的平时归卷

根据案卷类目的条款名称，为每一条款准备一个卷夹。文件处理完毕，立卷人员根据文件所针对的条款，归入有关卷夹内，以备查找。

第八章 公文管理

第三十三条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经综合管理部主要负责人批准，可以销毁。

第三十四条

公司人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退，个人不得保存文件。

第九章 附 则

第三十五条 本办法由综合管理部负责解释，经总经理办公会议审议通过后，自公布之日起执行。

附件： 公文格式要求

一、公文用纸

对外发文（包括通知、通报、请示、报告、批复、函等文种）一律采用国际标准A4型（210mm×297mm）。

二、公文排版格式及装订要求

发文文件版心：225mm（高）X 156 mm（宽），公文版面要干净无底灰，字迹清楚无断划。公文应左侧装订，不掉页。

三、公文眉首要求

公文眉首，一般是指首页红色反线以上部分，包括文件名称（发文单位标识）、发文字号等内容。

（一）版头

版头应为*******公司加“文件”两字组成，应居中印在公文首页上部，用1号黑体字。海协办发文件用白头文件，其余发文用红头文件。

（二）发文字号

由发文单位代字、年份和序号组成，标注于版头下方居中或者左下方。用小三号仿宋字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不加“第”字。

（五）签发人，上报公文应在发文字号右侧标注“签发人： ”，用小三号仿宋体。

（六）横隔线，隔开公文版头部分与行文部分的红色横线，居中，位于发文字号下方。

四、公文主体要求

（一）公文标题

红色反线下空1行，用三号宋标黑体，可分一行或多行居中排布，回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

（二）主送单位

标题下空1行，左侧顶格用小三号仿宋体，回格时仍顶格；最后一个主送单位名称后标全角冒号。有些不便于在首页列出主送单位的公文，如决定、决议、会议纪要、规范性文件等，主送单位可以写在公文末页抄送单位之前。

（三）公文正文

主送单位名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行，用小三号仿宋体。

（四）公文结构层次数

第一层为“

一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“

1、”，第四层为“（1）”。

（五）附件

公文如有附件，在正文下空1行左右，发文单位之上，空2字用小三号仿宋字标识“附件”，后标全角冒号和名称。如附件名称较长需要转行时，应与附件名称第1个字对齐。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：

1、×××××××”）；附件名称后面不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。

（六）发文单位署名应用全称或者规范化简称，位于正文右下方，字体字号与正文相同。

（七）成文日期

用汉字将年、月、日标全，“零”写为“○”，字体字号与正文相同。

（八）公文主题词，位于公文末页抄报（送）单位上方，词目之间应有一字间隔，用小三号黑体。

（九）公文生效标识

成文日期右空4字，加盖印章即可，印章应上具正文1行之内，端正、居中下压成文日期，印章用红色。当印章下弧无文字时，采取下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当下弧有文字时，采取中套方式，即印章中心线压在成文日期上。

五、公文版记要求

（一）主题词

“主题词”用小三号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用小三号仿宋字；词目之间空1字。

（二）抄报、抄送单位

公文如有抄报、抄送单位在主题词下1行；左右各空1字，用仿宋小三号字标识“抄报”或“抄送”，后标全角冒号；抄报或抄送单位用逗号隔开，回行时与冒号后的抄报或抄送单位对齐；在最后一个抄报或抄送单位后标句号。

（三）印发单位和印发日期

位于抄报或抄送单位之下占一行位置；用仿宋小三号字。印发单位左空1字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印日期为准，用阿拉伯数码标识。

六、行距和页码要求

行距：根据发文文字多少，可选择多倍行距中的1.25倍行距或1.5倍行距

页码：用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下1行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。

第五篇：公文处理办法

中国农业银行公文处理办法

第一章 总 则

第一条 为使农业银行公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理质量和效率，参照国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》（国发„２０００‟２３号）等有关规定，结合农业银行实际，制定本办法。

第二条 本办法所称公文，是指农业银行在经营管理过程中形成的具有法定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党和国家方针、政策，发布农业银行规章制度，报告情况，请示和答复问题，指

导、部署和商洽工作，以及进行其他公务活动的重要工具。第三条 公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档、清收、销毁等相互关联、衔接有序的工作。

第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简高效原则，做到及时、准确、规范、安全。

第五条 在公文处理工作中，必须严格执行国家保密法律、法规和农业银行有关保密规定，确保国家秘密和农业银行商业秘密安全。

第六条 总行办公室是农业银行公文处理的管理部门，并负责指导检查各分支机构的公文处理工作。各分支机构办公室（或综合管理部门，下同）负责本单位公文处理的管理工作，并指导检查所辖分支机构的公文处理工作。办公室应设立文秘部门或配备专职文秘人员负责公文处理工作。

第七条 农业银行各分支机构、总行各部室负责同志要高度重视公文处理工作，遵守本办法并加强对本单位公文处理工作的领导

和检查，并明确专门人员负责公文审核、收发、管理和归档等工作。

第二章 公文文种

第八条 农业银行公文文种包括：

（一）决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排；奖惩系统内有关单位及人员；变更或者撤销下级行不适当的决定事项。

（二）公告

适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

（三）通告

适用于向社会各有关方面公布需要周知的事项。

（四）通知

适用于传达党中央、国务院的指示和决定，发布农业银行规章制度，转发上级机关和不相隶属机关的公文，批转各省级分行、直属分行、培训学院、境外机构的公文，传达要求下级行办理和需要周知或执行的事项；任免和聘用人员。

（五）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达、沟通重要精神或者情况。

（六）议案

适用于向职工代表大会、党员代表大会及股东大会提请审议事项。

（七）报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（八）请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

（九）批复

适用于答复下级机构的请示事项。

（十）意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（十一）函

适用于不相隶属机构之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（十二）会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。第三章 公文类别

第九条 农业银行公文按行文关系、方式和内容的不同，划分为不同类别，并可根据实际需要进行调整。

第十条 总行机关行务发文的类别及适用范围

（一）行发文

行发文是以中国农业银行名义制发的公文。包括：农银发、农银函、农银复、农银任、农银规章等字号的发文。

１、农银发。

主要用于向国务院、人民银行、银监会等上级机关报告、请示工作；向全行发布全局性、政策性工作事项；印发行领导在全行工作会议上的讲话；转发上级机关重要方针政策及其他重要事项的文件；印发表彰、处分决定及重大事件通报等。包括的公文文种主要有请示、报告、意见、决定、通知、通报等，使用“中国农业银行文件”文头。

２、农银函。

主要用于同国务院有关部门、各地人民政府及其他不相隶属的单位之间商洽工作，询问和答复问题，沟通情况，答复全国人大代表建议、全国政协委员提案等。农银函字号中包括的公文文种主要有函、通知、意见等，使用“中国农业银行”文头。

３、农银复。

主要用于对各省级分行、直属分行、培训学院、境外机构请示事项的回复。农银复字号中包括的公文文种为批复，使用“中国农业银行文件”文头。

４、农银任。

主要用于干部的任免和聘用有关事项。农银任字号中包括的公文文种为通知，使用“中国农业银行”文头。

５、农银规章。

主要用于印发系统内各项制度规范，包括基本制度、政策、基本规范、守则、管理办法、规定、实施细则、操作规程等。农银规章字号中包括的公文文种为通知，使用“中国农业银行文件”文头。

（二）办公室发文

办公室发文是以中国农业银行办公室名义制发的公文，是行发文的重要补充形式。包括农银办发、农银办函等字号的发文。

１、农银办发。

主要用于向全行部署一般性工作事项或开展全行性检查、要求下级行上报有关综合性材料等事务性工作事项；印发全行专业性工作会议纪要、业务经营情况通报；印发党中央、国务院领导同志批示，转发不相隶属机关的文件；特殊情况下，确需印发或批转的分支机构文件；与国务院办公厅秘书局及国务院各部门、各地人民政府和其他不相隶属单位的办公厅（室）商洽工作、征求或回复意见，请求批准有关事项；其他确需以办公室文件处理的工作事项等。农银办发字号中包括的公文文种主要有请示、报告、意见、决定、通知、通报、批复等，使用“中国农业银行办公室文件”文头。

２、农银办函。

主要用于与不相隶属单位商洽工作，回复上级机关便函或非正

式文件，以及各类会议及培训班通知、文件内容更正通知等。农银办函字号中包括的公文文种主要有通知、批复和函等，使用“中

国农业银行办公室”文头。

（三）部室发文

部室发文是以农业银行内设部门名义制发的公文，使用“中国农业银行（ＸＸ部）”文头，包括部室专用代字和部室函。总行机关各部室只限于在部门职权范围内或根据总行授权，向各省级分行、直属分行、培训学院、境外机构对口部门发文，一般不向系统外其他单位发文。

部室发文主要用于向各省级分行、直属分行、培训学院、境外机构对口部门布臵本部门职权范围内的事务性工作，如开展专项检查或调研，上报数据材料，布臵具体工作等；批复对口部门向本

部门报送的仅属于部门职权范围内处理事项的请示；印发仅要求对口部门负责同志参加的专业会议及培训班通知；印发本业务条线单项业务或常规性经营情况通报；印发部室专业会议纪要、部室负责人在专业会议上的讲话，以及部室工作总结、工作计划等。使用的公文文种主要有通知、批复和函等。

第十一条 总行机关的党务发文比照行务发文有关要求办理。其发文类别主要包括：

（一）中共中国农业银行委员会发文。公文字号为：农银党发、农银党复、农银党任、农银党函。

（二）中共中国农业银行纪律检查委员会发文。公文字号为：农银党纪、农银党纪函。

（三）中共中国农业银行委员会办公室发文。公文字号为：农银党办发、农银党办函。

（四）中共中国农业银行委员会组织部发文。公文字号为：农

银党组。

第十二条 总行机关的其他发文

（一）中国农业银行工会工作委员会发文。公文字号为：农银工会、农银工会函。

（二）共青团中国农业银行委员会发文，公文字号为：农银团、农银团函。

（三）中国农业银行保密委员会发文，公文字号为：农银密。中国农业银行密码领导小组发文，公文字号为：农银密组。

（四）中国农村金融学会发文，公文字号为：农银学。第十三条 内部情况通报

内部情况通报是我行一种十分重要的公文形式，主要用于印发行领导在全行专业工作会议及其他重要会议上的讲话。

第十四条 农业银行省级分行及以下分支机构的公文文种、类别、字号及适用范围等，参照本章有关规定办理。

第四章 公文格式

第十五条 农业银行公文一般由涉密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、内部发送、印发单位和印发日期等要素组成。

（一）涉密标识。涉及国家秘密和农业银行商业秘密的公文应当标明涉密等级和保密期限。其中，“绝密”、“机密”、“商密ＡＡＡ”级公文还应当标明印发份数和序号。

公文涉密标识由主办单位根据国家有关保密规定及《中国农业银行商业秘密管理暂行办法》、《中国农业银行定密工作一览表》确定并标注，并由办公室保密部门审核。

涉密公文不得在网上流转，商密ＡＡＡ级以上公文应使用涉密

专机起草。

（二）紧急程度。对涉及紧急事宜的公文，应根据公文送达或办理的时间要求合理标注紧急程度。

紧急程度分为“特急”、“急件”两级。公文紧急程度由主办单位提出意见，经办公室确认。标注为“特急”、“急件”的公文应当注明紧急办理原因。一般情况下，无明确办理时间要求的文件，不应定为特急件。

农业银行公告和通告一律不标注紧急程度。

（三）发文单位标识。发文单位标识是标明公文制发单位的字样，应使用公文制发单位全称或规范化简称。联合行文，发文单位标识应当包括所有联合行文单位的名称，同时主办单位名称应排

列在前。

中国农业银行是中国农业银行股份有限公司的规范简称，总行制发的公文，发文单位标识使用“中国农业银行”，各分行及以下分支机构制发的公文，发文单位标识均使用“中国农业银行××分

（支）行”。

（四）发文字号。发文字号是按照公文类别、发文顺序对公文的编号，一般包括发文单位代字、年份、序号。联合行文，只标明主办单位发文字号。

总行机关的公文，发文字号为“农银”＋发文类别＋年份＋序号，各分行及以下分支机构发文字号统一为“农银”＋发文单位简称＋发文类别＋年份＋序号，如“农银京办发„２００９‟××号”。

（五）签发人。上行文应当注明签发人、行外会签人（联合发文时）姓名，平行排列于发文字号的右侧。

（六）标题。公文标题应准确简要地概括公文主要内容并标明公文种类，一般由发文单位、事由和文种词组成，其中，对系统内

印发的下行文标题中发文单位名称可以省略。公文标题中除法规、规章名称或者被转发、印发的文件名称加书名号外，一般不用标点符号。

（七）正文。正文是公文的主体和中心，应明确表达发文目的和公文具体内容。

（八）阅知范围。公文的阅知范围包括主送单位、抄送单位和内部发送单位。

１、主送单位指公文的受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。

总行发送各分支机构的行（办）发文，主送（或抄送）单位应为：“各省、自治区、直辖市分行，新疆兵团分行，各直属分行，各培训学院，各境外机构”。发送总行机关内设部门的，主送（或抄送）单位应为：“各部室”。发送特定分支机构的，主送（或抄送）单位应按照农业银行分支机构顺序排列。

各分支机构报送总行的公文，主送单位应为：“总行”或“总行办公室”、“总行＊＊部（室、局）”；向总行相关职能部门行文（不包括办公室），不得将主送单位写成“总行”或“总行办公室”。

２、抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文内容的其他单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。

３、公文有两个以上主送单位或抄送单位时，应按照级别高低或与公文内容联系的紧密程度顺序排列。

４、内部发送单位为公文制发单位内部需要执行或了解公文内容的单位。

总行机关的行（办）发文，除发送相关部门外，还可根据实际情况，在内部发送单位中填写董事会、监事会、高级管理层成员、董事会秘书、专业总监等。

（九）附件。公文附件是指随公文正文发出的文字材料及表格等。公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。

（十）印章。公文应当加盖印章。联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文单位都应当加盖印章。

公文排版后所剩空白处不能容下印章位臵时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

（十一）成文日期。成文日期以签发人签发的日期为准，联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。

（十二）附注。公文如有附注（需要说明的其他事项），应加括号标注。其中，“请示”应当在附注处注明联系单位及联系人的姓名和电话。附注的位臵在成文日期和印章之下，版记之上。

（十三）主题词。主题词是用于公文分类和检索的标识符号，由类别词、类属词、文种词和归属词组成。一篇公文的主题词一般不少于３个，最多不超过６个。

平行公文、下行公文的主题词应当按照《中国农业银行公文主题词表》标注，上行公文按照上级机关有关要求标注主题词。

（十四）公文的文字从左至右横写、横排。在民族自治地区，可以并用汉字和通用的少数民族文字（按其习惯书写、排版）。

第十六条 公文中各组成部分的标识规则，按照中国农业银行公文格式标准执行。

第十七条 公文用纸一般采用国际标准Ａ４型（２１０ｍｍ×２９７ｍｍ），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

第五章 行文规则

第十八条 行文应当确有必要，注重效用。

第十九条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。系统内应

当遵循逐级行文的原则，一般不得越级行文。因特殊情况确需越级行文时，应当说明原因并抄送被越过的上级机关。不相隶属单位行文应当遵循对等的原则，做到“明来明复、密来密复、函来函复”。

第二十条 各级行根据职权范围，可以同上级行相互行文；可以同所辖分支机构相互行文；可以向本级机关内设部门行文；可以根据工作需要以函的形式向不相隶属的单位商洽工作、询问和答

复问题。

第二十一条 各级行向所辖分支机构或本级机关内设部门的重要行文，可视情况同时抄送直接上级机关或其他有关单位。转发上级机关文件，原则上不再抄送上级机关。

第二十二条 各级行报送上级机关的公文，原则上不得多头分送；确需分送的，应注明分送情况。受双重领导的单位，向其中一个上级机关行文，应同时抄送另一个上级机关。

第二十三条 各级行内设部门（不包括二级部）根据职权范围，可向上级行及所辖分支机构的对口部门行文。二级部确需行文的，应以办公室或所挂靠的一级部名义印发。

除办公室外，各级行内设部门原则上不得以部门名义对外或对所辖分支机构（包括非对口部门）正式行文。

第二十四条 公文涉及本级机关其他内设部门职责的事项，行文时应与相关部门协商一致，未经协商一致，不得擅自行文；内设部门不得超范围或越权行文，如擅自行文，办公室应当责令纠正

或者撤销。

第二十五条 “请示”应当一文一事，一般只写一个主送单位。需要其他单位阅知的，应当用抄送形式，但不得抄送下级行。

（一）各省级分行、直属分行、培训学院、境外机构上报总行的请示，凡涉及总行机关两个以上内设部门分工负责的工作事项，应以分行（学院）名义行文，以总行为主送单位，总行以行发文件予以批复。

（二）在确定请示事项只涉及总行一个内设部门职责范围情况下，可以分行（学院）办公室名义行文，以总行内设部门（不包括二级部）为主送单位，总行视情况以行发文或部室发文予以批复。

（三）就一般事务性、操作性事项请示总行对口部门的，可以分行（学院）内设部门名义向总行对口部门行文，总行以部室发文予以批复。以分行（学院）办公室名义向总行办公室行文，仅限于总行办公室职责范围内的事项。

第二十六条“报告”中不得夹带请示事项。凡在“报告”中夹带请示事项，未得到及时批复，造成工作延误或失误的，由行文单位承担责任。

第二十七条除上级机关负责人直接交办的事项或确需直接报送审批的敏感涉密事项、重大突发事件外，不得以机关名义向上级机关负责人个人报送正式文件。

第六章 发文办理

第二十八条 发文办理指制发公文的过程，包括拟稿、会签、审核、签发、复核、校对、缮印、用印、登记、分发等程序。

第二十九条 草拟公文的基本要求

（一）公文内容应符合国家的方针、政策、法律、法规及农业银行有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行，并与以往办理的相关文件保持衔接。

（二）公文内容应情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

（三）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

（四）拟制紧急公文，应当体现紧急办理的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

（五）公文中人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

（六）结构层次序数，第一层为“

一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“１．”，第四层为“（１）”。其中，第一层内容的标题，句末可不加标点符号。

（七）公文中应当使用国家法定计量单位。

（八）公文中使用非规范简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织或外国企业外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

（十）各类发文的正文中不得出现图表（包括柱状图、饼状图、曲线图等），相关问题可用文字进行说明。必须使用图表进行说明的，相关图表应作为文件附件。

（十一）按规定填写发文稿纸有关内容，具体包括：标题、主送单位、抄送单位、内部发送、附件、拟文部室、拟稿人及联系电话、拟文部室核稿及拟文部室负责人审核、有关部门会签、秘密等级及期限、紧急程度和主题词等。

（十二）草拟公文时，应将与文件相关的支持性材料作为办文依据。根据对方单位来文拟办的公文，应附对方单位来文及办公室文件处理单；根据领导批示或签报拟办的公文，应附领导批示或

签报；根据会议议定事项办理的公文，应附有关会议纪要；因

工作需要拟办的公文，必要时应附简要的办文说明。草拟的公文中涉及对已制发公文、制度办法等内容进行修改或废止的，应附原公文及相应的制度办法。

草拟公文过程中，其他需要说明或领导签批文稿需要知悉的情况，也应作为办文依据。主要包括：附件和依据中没有，而领导签批文件需要知悉的情况；需要提请领导关注的某些相关情况；文稿中的决策或决定突破了某些规定，或改变了惯例，需要做特殊说明的；涉及文稿办理过程的有关情况，决策选择、取舍的理由辨析，文稿处理方式的解释；由非分管行领导代签文稿时，应说明的背景情况及确需代签的理由；涉及其他部门业务时，应会签但未经会签的理由，或会签后对会签意见的协商情况；不便在文稿中表述的有关意见，包括紧急或拖延办理的理由、密级处理考虑、文稿涉及事件的处理步骤等。

第三十条 总行机关公文草拟的程序依次为：拟稿人拟稿、拟文处室负责人审核、拟文部室审核、拟文部室负责人审核、专业总监审核（涉及相关业务板块部门公文）。

办文部门要高度重视公文处理工作，各流经环节要从政策、内容、文字、体例等方面对公文认真审核把关，部门负责人要对文稿内容、数字的真实性和准确性负责，确保公文质量。

第三十一条 公文会签

（一）拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，应办理会签。会签时，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，应书面说明不能采纳会签意见的理由，并将有关会签意见一并呈行领导审签。报送上级机关的公文，如有行外单位会签内容，应在文内说明行外会签单位的意见，如有分歧，还应列

明各方理据，提出建设性意见，请上级机关裁定。对需要多个部门会签的文件，主办部门要同时发送各会签部门，提高会签效率。

（二）会签部门在接到会签文稿后，应认真研究，及时提出修改意见，并迅速反馈给主办部门。一般公文会签时间不超过２个工作日；急件、特急件随到随签。

会签部门如因特殊情况不能按期会签的，应当提前与主办部门说明情况，并协商确定回复时限及方式。

（三）会签最终意见由部门主要负责人或委托其他负责人签注。

（四）使用制度专有文号发布规范性文件的，需经制度管理部门会签审查。

（五）涉及行外会签的公文，如会签后需作重大改动，应重新核稿，并就改动情况做出书面说明，连同会签文稿送签发人重新阅签。

（六）其他单位主办、送我行签发或会签的公文，行内有关承办部门应当及时办理。对文件内容有不同意见的，应主动与来文单位协商。一般应在３个工作日内完成，对方有时限要求的，按规定

时限办理。

第三十二条 公文审核

公文送行领导签发前，应由办公室公文审核人员、办公室负责人进行审核。审核重点包括：是否确需行文；行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求；内容涉及其他部门职责范围的文稿是否经过会签、会签意见采纳情况；规章制度类文件是否经制度管理部门审查；公文处理程序及公文格式是否符合规定；有关附件和发文依据是否齐备；密级确定和紧急程度设定是否合理；主题词标引是否准确；阅知范围是否恰当等。

审核后的文稿如需较大调整，办公室应将文稿退回拟文部室修

改或清稿，拟文部室应及时完成修改、清稿工作。

第三十三条 公文签批

（一）基本原则。

以本行（党委）名义制发的公文，由主要负责人或主要负责人授权的其他负责人签发。以本行（党委）部门名义的发文，由部门主要负责人或授权其他负责人签发。

（二）总行文件的签批。

１、总行机关各部室起草的行（办）发文，一般由办文部门的分管行领导签批。文件内容涉及其他行领导分管工作的，由分管行领导转送其他行领导签批；涉及全行经营管理工作的，由分管行领导审核签批后呈行长签批，行长视情况呈董事长签批；涉及董事会工作的，由分管行领导审核签批后呈董事长签批；涉及监事会工作的，由分管行领导审核签批后呈监事长签批，由监事长视情况呈董事长签批。涉及行领导协管与分管的部门呈送的行（办）发文，由协管行领导审核签批后送分管行领导签批。

２、总行党委发文由党委书记签批或委托党委副书记签批；党委书记、副书记均外出时，由党委书记委托其他党委成员签批。纪委发文，一般由纪委书记或委托纪委副书记签批，重要公文由党委书记签批。

３、总行报送国务院的公文，必须由董事长或主持工作的行领导签发或审核。报送重要事项的公文，由董事长签发，董事长外出期间由主持工作的行领导签发；一般事项的公文可由分管行领导

签发，但必须经董事长审核，并在公文签发人处注明：“ＸＸＸ同志已阅”。

４、办公室、党委办公室发文内容仅涉及部门职责范围内事项的，由办公室（党委办公室）主任签批，重要的呈分管行领导或党

委领导同志签批。总行其他部门制发的部室发文一般由部门主要负

责人签批，涉及各业务板块部门的，由部室主要负责人视情况，决定是否呈相关专业总监签批。

５、内部情况通报一般由办公室主任或授权分管副主任签发，重要的内部情况通报由行领导签发。

６、工会、共青团、保密委及农村金融学会等其他发文由相应单位的负责人签发。

（三）签发人应在发文稿纸签署是否发文的意见、姓名和日期。凡已签发的公文，不得随意变更公文内容。确需变更的，一般性内容需经办公室公文审核部门同意；实质性内容变更的，应报请签发人同意。

第三十四条 公文正式印制前，应分别由发文部门和办公室公文印制部门进行复核，复核重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审，并请签发人重新核签。

第三十五条 打印的公文必须以经签发的原稿为依据，不得擅自改动。如发现问题，应与办公室公文审核人员或发文部室联系。打印的公文应符合中国农业银行公文格式标准。

总行的行、办发文由拟稿人、办公室公文印制部门指定专人负责校对，部室发文由部室拟稿人负责校对。

绝密、机密级、商秘ＡＡＡ级公文由办公室公文印制部门指定专人打印。

第七章 收文办理

第三十六条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、拆封、登记、审核、拟办、批办、承办、督办等程序。

第三十七条 办公室收文处理部门接收到公文（包括行外来文

和行内来文）后，应当对公文进行签收登记和审核。

（一）收到上级机关或其他不相隶属单位的各类来文，经签收登记，收文单位为本级机关的，由办公室附“文件处理单”，提出拟办意见，呈行领导批示后，发送相关部门阅办，需要办理落实的，转交进入督办流程；收文单位为本级机关内设部门的，直接发送相关部门办理。

（二）收到下一级分支机构上报的公文，应进行收文审核，重点是：是否应由本单位处理；是否符合行文规则；文种使用、公文格式是否规范等。经审核，对符合规定的公文，收文单位为本级机关的，由办公室附“文件处理单”，提出拟办意见，确定主、会办部门后，发送相关部门办理；收文单位为本级机关内设部门的，直接发送有关部门。对不符合规定的公文，经办公室负责人批准后，退回报单位并说明理由。

第三十八条 办公室公文收发部门每日应按规定进行来文分发，各部门公文收发人员应按时收取文件，将文件分类登记，并按各自业务范围分发文件，根据文件紧急程度、密级要求等及时组织

传阅，尽快办理。电子公文实行网上分发，由各部门管理员负责接收。

第三十九条 承办部门收到交办的公文后应按“文件处理单”要求及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应及时予以说明。

对没有办理时限要求的公文，一般在７个工作日内处理完毕，需要答复的紧急文件，一般应在２个工作日内做出答复。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应于收文后最多１个工作日内退回办公室收文管理员并说明理由。

遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门

进行协商；如有分歧，主办部门的负责人要出面协调，仍不能取得一致的，报请行领导审定。

第四十条 审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

第四十一条 需要办理落实的收文文件，由办公室督办部门立项督办。行领导批办有关部门办理的公文，由办公室负责督办立项。办公室督办部门对立项的公文进行跟踪督办，承办、协办部门要积极办理，并在规定时间向办公室反馈承办公文的办理情况。

第八章 公文归档

第四十二条 公文办理完毕后，应按照《中国农业银行档案管理办法》、《中国农业银行电子档案管理暂行办法》有关规定，及时进行整理、编目和归档。

任何部门和个人不得保存应归档的公文。

第四十三条 归档公文的范围，应依据《中国农业银行各类档案归档范围及保管期限的规定》进行收集和确定保管期限，保证归档公文的齐全完整，便于保管和利用。

第四十四条 归档公文以件为单位进行整理，每件归档公文的内容为：印件、发文稿纸、定稿、请示件、依据件、转发件以及相关附件等。

第四十五条 归档的电子公文与纸质公文必须一同编制档号章，标明每件归档公文期限、件号、盒号后，纸质公文方可装入相应的盒中归档。

第四十六条 各类公文归档完毕后，按照发文字号和部门，分别打印出目录，装订成册，以备查考。

第四十七条 每电子档案库要进行备份，刻录成光盘，异

地保管。

第九章 公文管理

第四十八条 公文应由各级行办公室或指定的专人负责管理，确保公文收取、传递、用印、整理（立卷）和归档等各环节顺畅运转。

公文传递要建立严格的登记、签收手续，确保及时准确，确保安全。传递密级公文时，必须采取相应的保密措施。

第四十九条 上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经行领导或办公室主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的单位、日期、份数和印发范围。翻印文件与正式印发的公文具有同等效力，视同正式公文进行管理。

第五十条 经批准公开发布的农业银行公文，同农业银行正式印发的公文具有同等效力。

第五十一条 公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印单位证明章。

第五十二条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第五十三条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室负责人批准，可以销毁。

第五十四条 办公室负责本级机关的文件销毁工作。销毁公文应当到指定场所由两人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文（含密码电报）应当进行登记。

第五十五条 机构合并时，全部公文应当随之合并管理。机构撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。

工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第十章 附

则

第五十六条 电子公文处理流程参照纸质文件办理，公文处理中其他涉及电子公文管理的有关规定另行制定。

第五十七条 本办法由总行负责解释和修订。

第五十八条 本办法自印发之日起施行。２００１年４月２９日印发的《中国农业银行总行机关公文处理办法》（农银发［２００１］７７号）同时废止。各级行可根据本办法，结合本行实际情况，制定实施细则。