公司公文管理制度

第一篇：公司公文管理制度

XXX股份有限公司文件

穗XX发【2009】第12号

关于印发《公文管理规定》的通知

公司各部门：

为加强对本公司公文管理，做到规范、准确、及时有效地运用公文，结合公司的实际情况，特制定本规定。

一、公文的常见种类

（一）规定：为处理某种事项、开展某种工作而提出的要求、规范。

（二）决定：适用于对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤

销下级部门不适当的决定事项。

（三）决议：适用于经过会议讨论通过并要求贯彻执行的重要事项。

（四）通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。

（五）通知：适用于批转各部门的公文，转发政府机关和不相隶属机关的公文，传达要求

各部门办理、周知或执行的事项，任免和聘用干部。

（六）通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

（七）报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（八）请示：适用于向上级机关请示或批准的事项。

（九）批复：适用于答复下级单位请示的事项。

（十）意见：适用于对重要问题提出建议和处理办法。

（十一）函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请

求批准和答复审批事项。

（十二）会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。

二、公文的收发和承转

（一）公司公文分两类，一类是外来公文（即来自公司之外的各种文件、传真、信、函），另一类是公司各部门拟写的内部公文。

（二）外来公文由前台统一收取，填写“收文登记表”，并在右上角表上流水号。写明收件人姓名的，由前台直接交收件人签收，其余公文交办公室处理。

（三）各部门拟写的需经总经理签发、批办的公文，先交办公室，办公室根据公文内容填写“文件呈批处理表”并标上流水号登记号，交总经理批办。如有紧急公文送到，应立即交送有关部门，不得有任何搁置。

三、公文的拟办和传阅

公司内外公文，由其收文的各部门拟办，并根据公文内容送：

（1）办公室呈总经理批办；

（2）有关部门承办；

（3）有关部门传阅。

四、公文的批办和承办

总经理批办的文件，由办公室根据批办的内容：

（1）归总经理个人档；

（2）送有关部门承办；

（3）送有关部门传阅。

五、公文的催办和反馈

（一）公文的催办由送传单位向受文单位催办，一般不越级。由办公室送转总经理的批办件，由办公室催办；送转公司办公室的批文件，由办公室催办。

（二）意见的反馈按逐级回转的原则办理。承办单位逐级把意见反馈到批（送）办单位（公司办公室或有关部门）。特殊情况下，可直接反馈到总经理本人。

六、公文的办复、清缴和归档

（一）公文的办复是指办公室处理完批办、转办或传阅的公文后，将承办结果及时报告有关领导。

（二）总经理处理的公文，由办公室办复后清缴登记，并送档归档。如总经理需自行留档，由办公室填留档表备案。

（三）其他由办公室或职能部门承办的公文，处理完后应及时交回办公室统一整理、归档。有原稿的应将原稿连同文件归档。

七、文稿的起草、审核和签发

（一）下发文件必须经过起草、审核和签发的程序。

（二）凡以公司“穗XX发”下发的各类文件，综合性的由办公室拟稿，专题性的由各职能部门负责起草。

（三）以公司名义下发的公文，必须填写“XXX股份有限公司发文稿纸”，由公司领导签发后交办公室统一下发。

（四）各部门下发有关工作意见、规定、决定、通报等文件和信函证明、说明等外部往来公函，均采用公司文件纸，一般的通知则不采用。

（五）各部门下发的文件须遵循本规定第八点规定，均需填写发文稿纸，由各部门主要负责人审核，经公司主管领导签发后由办公室按规定格式打印，发文稿纸连同底稿和正式文件应交办公室存档。

八、发文文号规定

（一）公司对外行文的文号为：

董事会行文：“穗XX董发”【200x】第xxx号

“穗XX董函”【200x】第xxx号

公司名行文：“穗XX发”【200x】第xxx号

“穗XX函”【200x】第xxx号

（二）内外公函：

“办公室”的文号为：“穗XX办函”；

“财务部”的文号为：“穗XX财函”；

“商务部”的文号为：“穗XX商函”；

“质量保证部”的文号为：“穗XX保函”；

“生产部”的文号为：“穗XX生产函”；

（三）各部门文号顺序

由本部门自行记录编发，校样稿连同电子文档均须交办公室，由办公室作文、格式校订，经公司主管领导签发后，办公室统一打印，以做到发文的规范、统一。

九、公文的保密

（一）公文拆启和传送由专人负责，办公室和各部门指定一人负责此项工作，其他人不得私自拆启或横向传递。

（二）公文的阅读要限定范围，除各部门主要负责人外一般只限于责任人。需传阅的文件，应按主管领导的批示传阅，其他人不得擅自阅读。

（三）注意公文的安全性。公文处理完之后，应即时送转或清缴；未处理完的要放在安全的地方，不得随处搁置；注明属“机密”级以上的文件要妥善保管。

（四）各类文件的草稿和需清理的文件，应及时销毁。

（五）传送密件，送件人必须用档案袋将文件密封后，送达收件人签收。

（六）收发者不得阅读与自己工作无关的公司公文。

十、本规定之颁布之日起执行。

第二篇：公司公文管理制度

XXXX有限公司

公文管理制度

第一条为规范公司的公文管理，提高公文处理工作的效率，特制定本制度。

第二条公文分类及发文字号规定

1、XXXX有限公司文件

发文字号用：XXX[2×××]××号，“[2×××]××号”表示2×××年第××号文（下同）。

适用内容：下达重要事项的通知；转批各部门有关全局性的工作报告、请示；转发上级文件；向上级主管部门请示、报告工作等。

2、XXXX有限公司函件

发文字号用：XXX函[2×××]××号

适用内容：与不同隶属关系的单位、部门联系工作(一般具有长期存档价值的事项)，或向有关业务主管部门请求批准事项等。

3、行政管理制度

发文字号参照ISO质量管理体系文件《文件编号规则和发文号编号方法》执行。

4、职能部门工作文件

发文字号用：XXX××[2×××]××号，“XXX××”即在“XXX”后加部门简称，其余部门的简称为部门名称的前两个字。例如：“XXX综合[2010]1号”表示综合部2010年第1号文。

15、会议纪要

公司组织的会议分为总经理办公会议、经理办公月度会议、产供销协调会议和专题工作会议，发文字号分别用“XXX总经纪字

[2×××]××号”、“XXX经理纪字[2×××]××号”、“XXX原纸纪字[2×××]××号”、“XXX专题纪字[2×××]××号”。

部门组织的会议采用部门的发文字号用：XXX××纪字[2×××]××号，如“XXX纪字[2010]3号”表示XXXX2010年第3份会议纪要。

第三条公文格式

l、公文一般由发文单位、秘密等级、发文字号、文件标题、主送部门、正文、附件、印章、成文时间、抄送部门等部分组成。

2、秘密公文应当分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”字号和标注保密年限，其中“绝密”、“机密”公文还应标明份数。

3、发文字号，包括单位（部门）代字、年份、序号。

4、公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内容，并准确标明公文种类，标题中除规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

5、公文如有附件，应当在正文之后，成文时间之前注明附件顺序和名称。

6、公文除会议纪要外，应当加盖印章（印章盖在正文之后，成文时间处，无须落款。）

7、成文时间，以领导人签发的日期为准。

8、公文定稿送审时，拟稿部门应填写公司统一印制的发文稿

纸（见附件）。

9、公文审定签发后，公司文件及函件首页应采用公司统一印制的红头文件纸打印，自第二页起采用空白A4纸；职能部门文件采用公司的便笺打印。

第四条公文标题及开头语的一般写法

（一）标题的一般写法

①关于×××××的通知；②关于××××××的请示；③印发《××××制度(规定)》的通知；④转发××××××的通知；⑤关于××××××的函；⑥关于要求(或请求批准)××××××的函。

（二）开头语的一般写法

1、以公司名义颁布规章的文件：“各部门、分、子公司、办事处：现将《××××××制度（规定）》予以颁布实施，特此通知”。

2、转发上级文件：现将《××市关于……》（×府[2×××]××号）转发给你们，并结合我司情况提出如下意见，请一并贯彻执行。

3、批转本司各有关部门报告、请示的文件：公司同意××部《关于……的请示（报告）》，现批转给你们，请贯彻执行。

第五条公文行文程序

1、XXXX有限公司文件（函件）、行政管理制度行文程序：

完成初稿

定稿送审会签

公司发布的非重要事项的临时性通知、公告，不使用发文字号，经相关部门负责人审核，由分管领导签发。

2、会议纪要行文程序：

3、部门文件（函件、会议纪要）行文程序：

第六条公文办理

（一）收文办理。收文办理一般包括签收、登记、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等。

1、综合部指定专人拆封信件，按收文类别进行整理登记。

2、综合部根据来文内容及缓急程度，提出拟办意见及标注缓急标识，送相关领导批办及转有关部门承办。缓急标识分为红、黄、绿三色，红色表示特急件，办理时限要求：即收即办；黄色表示急件，办理时限：收到文件后1日内办完；绿色表示一般件，可按文件规定的时间或领导要求的时间办完。

3、承办部门接到需办理的公文后，应当抓紧时间办理，不得延误、推诿。

4、送公司主管领导批示或交有关部门办理的公文，综合部要负责催办。做到特急件跟踪催办，急件重点催办，一般件定期催办。

（二）发文办理：发文办理一般包括拟稿、审核、签发、打印、登记、分发、立卷、归档、销毁等。

第七条公文的立卷、归档、借阅和销毁

1、立卷

综合部档案管理员根据《中华人民共和国档案法》、公司《档案管理制度》的有关规定，及时将公文按其相互联系、特征和保

存价值进行分类整理立卷，以保证档案的齐全、完整，便于保管和利用。

2、归档

①归档范围：以公司或部门名义发出的文件、函件；上级部门主送公司的文件（包括批复、复函等）。

②归档要求：按《档案管理制度》执行。

3、借阅

借阅归档公文应办理批准手续。借阅或复印一般文件，借阅人要填写《文件借阅印申请表》，经本部门经理批准;借阅属于公司秘密的文件、资料按《保密工作制度》执行。外借文件限一周内归还，如不能按时归还，须办理续借手续。

4、销毁

公文的销毁按《档案管理制度》执行，严禁私自销毁。

第八条 本制度自公布之日起实施。

附件：发文稿纸

二○××年××月××日

第三篇：XX公司公文管理制度

公文管理制度

第一章总则

第一条为进一步加强公司的公文管理，严格公文处理程序，提高公文运转时效，明确公文承办要求，实施公文管理工作的规范化、制度化，特制定本制度。

第二章公文处理原则

第二条公司公文是实施管理、处理公务的具有特定效力和规范格式的公务文书，是传达、发布指示、请示和答复问题，指导和商洽工作、报告情况、交流经验的重要工具。

第三条公文处理包括公文拟制、办理、管理、立卷归档等一系列衔接有序的工作。

第四条公文处理应按照行文要求和公文处理规范进行，做到准确、及时、安全、保密。

第五条行政部是公司公文处理的管理部门，负责公文收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁等工作。

第三章公文种类

第六条常用的公文种类有：决定、决议、意见、通知、通报、报告、请示、规定、函、会议纪要等。

（一）决定、决议：对重要事项重大行为做出安排，用“决定”；经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项，用“决议”。

（二）意见：用于对组织工作重要问题提出见解和处理办法。

（三）通知：用于传达上级部门指示，要求下级部门办理和需要周知和共同执行的事项。

（四）通报：用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。

（五）报告、请示：向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议用“报告”；向上级部门请示指示、批准用“请示”。

（六）规定：用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。

（七）函：是相互商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门提出请求的公文。

（八）会议纪要：传达会议议定事项和主要精神，要求全公司共同遵守执行。

第四章公文格式和行文规则

（一）公文用纸幅面及版面尺寸

1.公文用纸幅面尺寸公文用纸采用GB/T 148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm。

2.公文页边与版心尺寸

公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm，公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm，版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）。

（二）公文中图文的颜色

未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。

（三）排版规格与印制装订要求

1.排版规格

正文用3号仿宋字，一般每面排22行，每行排28个字。

2.制版要求

版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。

3.印刷要求

双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BL100%，红色油墨应达到色谱所标Y80%，M80%。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。

4.装订要求

公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm-5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差±1mm，四角成90°，无毛茬或缺损。

（四）公文中各要素标识规则

组成公文的各要素可划分为眉首、主体、版记三部分。臵于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称眉首；臵于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；臵于主题词以下的各要素统称版记。

1.眉首

（1）公文份数序号

公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。

（2）秘密等级和保密期限

如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

（3）紧急程度

如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

（4）发文机关标识

由公司全称或规范化简称后面加“文件”组成，即“广东金晶能源股份有限公司文件”或“广东金晶公司文件”；对一些特定的公文可只标识公司全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。

发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm。

（5）发文字号

发文字号由公司代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“„‟”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。

公司对第三章提及的常用公文发文字号统一规定如下： 决定、决议、意见、通知、通报、报告、规定等下行文以及对外发送的文件一律用粤金晶„‟XX号，请示、函等上行文以及平行文一律用粤金晶函„‟号，会议纪要一律用粤金晶纪„‟号。

发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。

（6）签发人

公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

如有多个签发人，主办单位签发人姓名臵于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。

2.主体

（1）公文标题

红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

（2）主送部门

标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送部门名称后标全角冒号。如主送部门名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送部门名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。（3）公文正文

主送部门名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。

（4）附件

公文如有附件，在正文下空一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.×××××”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文序号并在其后标识附件（或带序号）。

（5）成文时间用汉字将年、月、日标全；“零”写为“〇”；成文时间的标识位臵见下文。

（6）公文生效标识

a.单一发文印章

单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm-4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。

当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。b.联合行文印章

当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章之间不相交或相切，相距不超过3mm。

当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切，在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。

c.特殊情况说明

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位臵时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

（7）附注

公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2号字加圆括号标识在成文时间下一行。

3.版记

（1）主题词

主题词用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。

（2）抄送

公文如有抄送，在主题词下一行；左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送部门对齐；在最后一个抄送部门后标句号。如主送部门移至主题词之下，标识方法同抄送部门。

（3）印发机关和印发时间

位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位臵；用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文复印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

（4）版记中的反线

版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。

（5）版记的位臵

版记应臵于公文最后一页，版记的最后一个要素臵于最后一行。

4.页码

用4号阿拉伯数字在页面底部居中标注页码，空白页和空白页以后的页不标识页码。

第五章行文规则

第八条行文应当确有必要，注重效用。

第九条行文应根据隶属关系、职权范围和工作需要确定。

第十条各部门除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向控（参）股企业正式行文。除行政部外，其他部门不得对外正式行文。

第十一条“请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位。

第十二条“报告”或其他文种不得夹带请示事项。

第六章发文办理

第十三条发文办理指以公司名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

第十四条草拟公文应当做到：

（一）符合法律、法规及市集团有关规定。如提出新的规定、办法、制度等，要切实可行并加以说明。

（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

（三）公文的文种应当根据行文目的、公司的职权和与主送单位的行文关系确定。

（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当称引标题，后引发文字号。引用外文应当注明文中含义。日期应当写明具体的年、月、日。

（六）结构层次序数，第一层为“

一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“

1、”，第四层为“（1）”。

（七）应当使用国家法定计量单位。

（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。

（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用词、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

第十五条公文送公司总经理签发前，应当由行政部进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。

第十六条以公司名义制发的公文，由总经理审批后签发。

第十七条公文正式印发前，行政部应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附加材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。

第七章收文办理

第十八条收文办理指对公司收到的公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

第十九条收到需要办理的公文，行政部应进行审核。审核的重点是：属何部门办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或企业职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。

第二十条经审核，对符合本办法规定的公文，行政部应及时提出拟办意见送总经理批示后，交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。

第二十一条承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回行政部并说明理由。

第二十二条收到集团下发或交办的公文，由行政部提出拟办意见，送总经理批示后办理。

第二十三条公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请公司领导决定。

第二十四条审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

第二十五条交有关部门办理的公文，由行政部负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重要催办，一般公文定期催办。

第八章公文归档

第二十六条公文办理完毕后，应当根据档案管理规定，及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。

第二十七条归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映公司的主要工作情况，便于保管和利用。

第二十八条归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向行政部

移交。

第二十九条拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料应符合存档要求。

第九章公文管理

第三十条公文由行政部专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。第三十一条行政部应当建立健全公司的公文处理的有关制度。

第三十二条集团或上级单位的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经公司领导批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。

第三十三条公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。第三十四条公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第三十五条不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经集团公司领导批准，可以销毁。

第三十六条销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文应当进行登记。

第三十七条部门合并时，全部公文应当随之合并管理。部门撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交行政部。

工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第十章附则

第三十八条本制度由行政部制定，本制度的解释、修改、废止权归行政部。第三十九条本制度自签发之日起生效。

第四十条本制度未规定事项，按公司相关管理制度规定执行。

第四篇：烟草专卖(公司)公文管理制度

烟草专卖局（公司）公文管理制度

本质要求：程序、严肃、时效、安全。

第一条 办公室是公文处理的管理机构，各部门、单位负责人要加强对本部门、单位公文处理的领导和检查，并明确专人负责公文处理。

第二条 公文内容必须符合国家法律法规和烟草行业政策规范要求；公文写作必须严格按照《国务院行政机关公文处理办法》和烟草行业公文处理规定执行。

第三条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告，机关各部门不得对外行文。市局（公司）可以与具有行政职能的同级单位联合行文。在报刊上发布及张贴的行政规章和公告的事项，应当视为正式文件，可不再发文。

第四条 公文起草：公文主要内容涉及哪个职能部门，由哪个部门负责起草并流转到相关部门征求修改意见；

公文复核：办公室结合以前印发的同类公文精神，提出承办意见，提交领导审批；

公文审批：分管领导审核后，报局长、经理签发。

第五条 办公室签收公文，提出拟办意见。国家局（总公司）及其司局单位、省局（公司）、省委省政府、市委市政府的公文，直接呈报主要领导阅示。其它单位部门的公文，报分管领导阅示。一般公函，根据公函内容和具体情况，流转到相关部门传阅处理。需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。对不规范的公文，经办公室负责人批准后，退回拟稿部门并说明理由。

第六条 对发文的复核意见、会签意见、审批意见，要表述明确，并签署姓名全称和具体时间；对公文的传阅具体事项主批人应当明确处理意见，并签署姓名全称和具体时间；其他传阅人圈阅视为同意或已阅知。

第七条 办公室负责对公文处理的催办和督导工作，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文及期催办，保证公文流程的高效运转和公文精神的及时贯彻。第八条 公文必须根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。公文由办公室专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室负责人批准，可以销毁。

第九条 上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，如需翻印（复印）转发，须经领导或办公室主任批准。密码电报不得翻印、复制，不得密电明复、明电密电混用。公开发布行政机关公文，必须经发文机关批准。公文复印作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。

第十条 公文在流转过程中，每一个接点都应该留下记录痕迹，公文在流转过程中的延误、丢失，都将追究责任人的责任；工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第十一条 电子文件办理按照省局（公司）、市委市政府办公室OA办公自动化系统的规定和执行。

行政办公会议制度

本质要求：体现民主集中制的原则，对企业重大事项作出科学决策。第一条 行政办公会议根据需要召开，由局长（经理）或其委托的副局长（副经理）召集主持。

第二条 会议内容主要是贯彻落实上级领导机关的决定、重要指示和会议精神，以及需要行政办公会议研究决定和通报的事项。

第三条 会议程序

（一）认真准备。主持人确定会议议题、参加人员、列席人员、时间、地点，并提前通知与会人员。列入会议的议题，与会人员按照分工进行准备，必要时要进行调查论证，提出意见、建议。

（二）充分讨论。会议根据议程对议题逐项讨论，与会人员要紧密结合实际，严肃认真地参与讨论，并阐明自己的观点。

（三）做出决定。会议主持人根据大家的发言综合出结论性意见或决议；对于意见不能完全统一的，由局长（经理）做出决定；副局长、副经理主持会议，对于意见分歧较大的应报局长（经理）决策。

第四条 会议由专人负责记录，形成会议纪要，经办公室审核后，由局长（经理）或会议主持人签发。对于会议记录、会议纪要等材料按规定进行存档备案。第五条 会议遵循民主集中、顾全大局、严格保密的原则。

第五篇：后勤公司公文管理制度样本

后勤公司 公文管理制度样本

为规范公司各类办公文件的管理，严格公文处理程序，提高工作效率，根据《国家行政机关公文管理办法》有关规定，结合公司实际情况，特制定本管理制度。

一、公文的定义及分类 1、公文定义 ：是指公司在经营管理过程中，按严格的、特定效力的、规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体文件。

2、公司公文分类：

（1）公司规章制度及流程文件和表单类。

（2）通知：适用于转发上级机关公文、送达有关部门周知和共同执行的事项、发布规章制度以及任免或聘用干部等。

（3）报告：适用于向上级汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关的询问等。

（4）请示：适用于向上级机关请求指示工作、批准某种要求等。请求要一事一报。

（5）函：适用于不相隶属机关之间相互商洽合作、询问和答复问题、向主管或相关部门报请确认事项等。

（6）通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况（7）会议纪要：适用于记载会议的基本情况、讨论和研究的问题、发言的内容、形成的决议等。

二、公文处理原则 1、公司公文是实施管理、处理公务的具有特定效力和规范格式的公务文书，是传达、发布指示、请示和答复问题，指导和商洽工作、报告情况、交流经验的重要工具。

2、公文处理包括公文拟制、办理、管理、立卷归档等一系列衔接有序的工作。

3、公文处理应按照行文要求和公文处理规范进行，做到准确、及时、安全、保密。

4、综合管理部是公司公文处理的管理部门，负责公文收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁等工作。

5、各部门负责人：负责审核本部门起草的公文。

三、管理规定 1、起草公文要求。

（1）起草必须使用办公室统一的文件格式。(见附件)（2）公文签发涉及公司全局性重要文件由总经理签批，办公室下发。如涉及其他部门，以公司级文件下发。

（3）发出的公文，必须报办公室审核。审核的重点：是否需要行文，公文内容、文字表达、文种使用、格式等是否符合本条例的有关规定。

（4）传递秘密公文时，必须采取相应的保密措施，确保文件安全。

2、收文管理 （1）公文的收发、传阅登记制度由办公室统一制定，并随时抽查各部门执行情况（收文登记、文件编号、传阅追踪记录等）

（2）公司收文的处理程序为：收文、分文、记录、传送、归档。

（3）公司收文由综合管理部统一负责：收到发来文件后，应先做好归类、登记，根据文件的内容，分送有关领导阅示和主办部门处理后，收回归档。

3、发文管理 （1）、公司发文由综合管理部统一编号、存档。有领导批示的，还应附批示件。

（2）、公司制度、规定、决定、决议、纪要、任命以及向政府有关部门的请示、报告等以红头文件印发，其他文件通常用普通纸印发。

（3）、以公司名义制发的公文，由总经理审批后签发。

（4）、公文正式下发前，综合管理部应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附加材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

（5）、拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

（6）、公司内部文件，各部门应妥善保管。

4、公文的存档与保管 （1）、综合部档案管理员每年 3 月底以前将上的公文整理归卷。对未及时归档的文件、资料，综合部档案人员负责向有关部门清理搜集，各部门应予以支持配合，避免重要公文及资料的散失。对特殊时期形成的档案资料全部收回归档。

（2）、公文的销毁，由综合部档案管理人员编制需销毁的公文资料清单，报综合部负责人批准后按规定实施销毁。

各部门、各单位要按上诉规定书写公文；凡上报公司的各类报告、请示等，均需按上诉要求办理；凡各部门、各单位在公司内部发布各类信息的文字材料均按上诉规定办理。