公文管理制度

第一篇：公文管理制度

公文管理制度

一、公文是指行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，总局、分局两级社保机构根据需要，可使用决定、公告、通告、通知、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要和明传电报等体式的公文种类。农场社保局根据需要可使用公告、通告、通知、报告、请示、意见、函等体式的公文。

二、总局、分局社保局办公室是公文处理的管理机构。

（一）总局、分局社保局应设或指定专人负责公文处理工作。

（二）农场社保局亦应设兼职人员处理公文、管理印信和档案工作。

（三）总局社保局办公室有权对垦区社保系统的公文管理、印信管理、档案管理等项工作进行监督、检查和指导。

三、公文处理应当坚持实事求量是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

四、公文处理严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全，同时也要遵守全单位、本系统的保密制度和保密事项。

五、发文办理

（一）发文办理是指以本单位名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印登记、分发等程序。

（二）草拟公文应做到：

1、符合国家的法律、法规及其它有关规定。

2、情况确定，观点明确，表述清晰准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，符合实际，便于操作，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

3、根据行文目的确定文种。

4、人名、地名、数字、引文准确。引用公文应先引标题，后引发文字号。

（三）草拟公文的程序：

1、各科室草拟的公文在送局领导签发前，应当由办公室进行审核。审核的重点是：是否确需引文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的要求，公文格式是否符合规定，相关业务内容是否有相关科室会签，是否有错别字、标点符号，语法是否有错误、层次是否清晰等。

2、办公室审核后由审核人签署意见，交草拟部门填写《发文审批表》送主管领导签发或由主管领导授权的分管领导签发，未经签发的一律不予复核和负责制。

3、公文正式印制前，办公室应当进行复核，重点是：拟稿部门负责人、拟稿人是否签字，审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

4、经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审，对复核无误的由办公室对其编号、印制和分发。

5、办公室应对草拟的文稿、附件和印制好的正式公文一并整理立卷，定期归档。

6、需要暂时保密的公文在拟稿、印制过程中和正式分发前相关人员应做好保密工作。

7、分局社保局行文涉及到另行制定有关政策和办法的应请示总局社保局方可行文。分局社保局行文一律送总局社保局备案。

六、收文办理

（一）收文办理是指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

（二）办公室应对签收的来文进行登记，《收文登记薄》应登记收文日期、发文机关、公文名称、文号、发文时间、签收时处理意见和签收人姓名。所在来文均应附《来文处理单》送主管领导批阅。主管领导不在送分管领导批阅，涉及重要事项，分管领导应征求主管领导意见后再行批阅。然后按领导批示意见送交有关科室传阅承办，公文禁止横向传阅。对有具体请示事项的，主批人（主管领导或主管领导授权的分管领导）应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅视为已阅知。

（三）承办部门收到交办的公文后应及时处理办理，不得延误、推诿、紧急公文由办公至负责催办和督办。

（四）科室对政策性和操作指导性较强且须复印的来文，由办公室复印后送局领导和有关业务科室，如确需借阅原件的，应履行借阅手续，由借阅人在《文件借阅登记薄》上签字，借阅人应签名。

七、公文管理

（一）公文由办公室所设的专（兼）职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。

（二）公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）归档。个人不得保存应当归档的公文。

（三）归档的公文，应根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。

（四）拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求，所有公文用纸张全部采用A4型。

（五）总局、分局两级社保机构应每两年清理一次不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室负责人和主管行政的局领导批准后可以销毁。

（六）本单位已不符合国家、省和总局政策的发文应予撤销；台和发布新规定新办法后，原已不再使用的公文应同时废止。

八、为加强行政管理，提高公文处理水平，各级社保机构应认真组织学习国务院《国家行政机关公文处理办法》和《黑龙江省＜国家行政机关公文处理办法＞实旆细则及黑垦局发［2002］2号、黑垦局办文［2002］1号文件精神，对本管理办法中的未尽事宜，均按上述文件规定执行。

第二篇：公文管理制度

公文管理制度

第一章 总 则

第一条 为了适应公司工作需要，推进公司公文处理工作科学化、制度化、规范化，依据《党政机关公文处理条例》（2012）有关规定，制定本制度。

第二条 本制度适用于公司及公司各部门各类公文处理工作。

第三条 公司公文是公司实施领导、履行职能、处理事务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布规章和制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

第四条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第五条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第六条 公司各部门应当高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍建设，设立专兼职人员负责公文处理工作。

第七条 公司综合办公室主管公司的公文处理工作，并对各部门的公文处理工作进行业务指导和督促检查，主管并负责指导公司公文审核流转处理工作。

第二章 公文种类

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第八条 公文种类主要有：

（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更等事项。

（三）公报。适用于公布重要决定或者重大事项。

（四）公告。适用于向公司内外宣布重要事项。

（五）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（六）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（七）通知。适用于发布、传达要求下级部门执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

（八）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（九）报告。适用于向上级汇报工作、反映情况，回复上级的询问。

（十）请示。适用于向上级请求指示、批准。

（十一）批复。适用于答复下级请示事项。

（十二）函。适用于不相隶属的单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（十三）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第三章 公文格式

第九条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、2 2 / 附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。

（四）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。

（五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。

（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。

（七）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。

（八）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。

3 /

（十一）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。

（十二）成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。

（十三）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。

（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。

（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

（十六）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（十七）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。

（十八）页码。公文页数顺序号。

第十条 公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行（详见附件

7、附件8）。

第十一条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。

第十二条 公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。

第四章 公文拟制

4 / 第十三条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

第十四条 公文起草应当做到：

（一）符合党的理论路线方针政策和国家法律法规，完整准确体现发文意图，并同现行有关公文相衔接。

（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练。

（四）文种正确，格式规范。

（五）公文涉及其他部门职权范围内的事项，起草部门必须征求相关部门意见，力求达成一致，并填附会签表。

（六）部门负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

第十五条 公司发文,应由公文发起部门按照上级指示或工作实际负责草拟初稿;涉及公司重大事项或问题比较复杂的，发起部门负责人应亲自草拟，或经公司研究提出方案后，指定专人草拟。

第十六条 公文文稿签发前，应当由综合办公室进行审核。审核的重点是：

（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。

（二）内容是否符合党的理论路线方针政策和国家法律法规；是否完整准确体现发文意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。

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（三）涉及其他部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

（四）文种是否正确，格式是否规范，相关要素是否齐全（正文、附件PDF版1份、附件纸质版2份等）。

（五）其他内容是否符合公文起草的有关要求。

第十七条 经审核不宜发文的公文文稿，综合办公室应退回起草部门并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草部门修改后重新报送。在不改变原意的情况下，审核人员有权对文件进行删节和文字加工。内容紊乱、文字冗长、需做较大修改的文稿，可提出修改意见，由拟稿人进行修改。

第十八条 发起部门应填附发文稿纸详细写明文件标题、附件、拟稿部门与拟稿人,综合办公室配合明确发送范围与印制分数，经发起部门签字确认后，逐级上报公司领导审批签发。

第十九条 公文文稿须经公司董事长审批签发（党群团组织的发文，由各组织负责人审批签发）。公司综合办公室应根据公文所涉及事项报有关分管领导审批。签发人以及分管领导签发公文时，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。为保证文件办理时效，原则上一般性文件，审批和签发人员应在文件流转人员报审后半小时内审签完毕，重要文件应当天内审签完毕。

6 / 第二十条 领导审批签发过程中提出的修改意见，若修改内容较少，仅是相关字符、章节的修改，由综合办公室负责修订后重新审签，若修改幅度较大，由拟稿部门修改后重新审签。

第二十一条 公司主导的对外联合发文，由综合办公室负责将初稿报联合发文单位提出修改意见，达成一致意见后，填附联合发文稿报所有联署单位负责人会签。公司内部涉及多个部门的行文，由文稿发起部门负责协商其他部门，达成一致意见后，填附会签单报综合办公室进行初审。

第五章 公文办理

第二十二条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

第二十三条 收文办理主要程序是：

（一）签收。对收到的公文应当逐件清点，认真检查核对，检查有无错收、缺页等现象。外来文件的签收由综合办公室行政专员负责，各部门发文拟稿的签收由综合办公室文书专员负责。

（二）登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载，签收人员应在文件登记簿中清楚填写交接事项，并填附文件阅办单报审。公司人员外出开会、出差、学习、培训等带回的重要文件及资料应及时报送综合办公室进行登记保管，不得个人保存。

（三）初审。对收到的公文应当进行初审。文件初审由

7 / 综合办公室负责人负责，初审的重点是：来文内容是否属实，是否应由公司办理，涉及其他单位职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。

（四）阅批。外来收文，综合办公室应结合来文所述内容提出拟办意见和审批权限；为避免文件积压误事，文件流转人员应在当天阅签完毕，紧急文件要即阅即办。文件流转过程中，除文件流转人员外，其他人员不得随意经手流转文件（特殊情况除外，例如：文件流转人员请休假，此项工作可由工作代理人完成;领导将文件交特定某人流转，此人应该及时向文件流转人员报备文件状态）。

（五）承办。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。需两个以上部门办理的，应当明确主办部门，办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门负责人要出面协调，如仍不能达成一致，可报请公司协调或裁定。

（六）传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。公文传阅办理人员应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

（七）催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。

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（八）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位（部门），并根据需要告知相关单位（部门）。

第二十四条 发文办理主要程序是：

（一）复核。已经公司负责人签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。

（二）登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

（三）印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

（四）用章。公文盖章只限于发出和存档的公文，留作他用的公文不盖章，印章要盖得端正、清晰，严防错盖、漏盖。

（五）核发。公文印制、盖章完毕后，应当再次对公文的文字和印刷质量进行检查后分发，公司内部分发或对外发文，文件流转人员应详细做好文件签收记录，以便备查。

第二十六条 公司对上级公司公文报送，由综合办公室行政主管负责（含上级公司OA系统报送）；与公司业务往来单位的报送分发，由业务承办部门指定专人负责。公文报送及分发人员应做到及时报送分发，不得积压、延误。

第二十七条 需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及公司《档案管理制度》，及时收集齐全、9 9 / 整理归档。由公司主导与外单位联合办理的公文，应将原件进行归档保存。

第六章 公文管理

第二十八条 公司各部门要严格按照本制度加强公文管理，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。

第二十九条 公文的印发传达范围应当按照公司的要求执行；需要变更的，应当经签发人批准。

第三十条 复制、汇编公文，应当经公司负责人批准，复制、汇编的公文视同原件管理。

第三十一条 公文的撤销和废止，由公司根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

第三十二条 不具备归档和保存价值的公文，经公司审核批准后可以销毁。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第三十三条 部门合并时，全部公文应当随之合并管理；部门撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交公司档案室。

第三十四条 工作人员离岗离职时，所在部门应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第七章 附 则

第三十五条 公司公文含电子公文，包括上级公司OA系统文件等。

10 / 第三十六条 法规、规章方面的公文，依照有关规定处理。

第三十七条 本制度由公司负责解释。

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第三篇：公文管理制度

公文管理制度

一、公文是指行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，根据需要，可使用决定，公告，通告，通知，报告，请示，批复，意见，函，会议纪要和明传电报 体式的公文种类。环保局根据需要可使用公告，通告，通知，报告，请示，意见,函等体式的公文。

二、环保保局办公室是公文处理的管理机构。环保局办公室有权对环保局内部的公文管理，印信管理，档案管理等项工作进行监督，检查和指导。

三、公文处理应当坚持实事求量是，精简，高效的原则，做到及时，准确，安全。

四、公文处理严格执行国家保密法律，法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全，同时也要遵守全单位，本系统的保密制度和保密事项。

五、发文办理

(一)发文办理是指以本单位名义制发公文的过程，包括草拟，审核，签发，复核，缮印，用印登记,分发等程序。

(二)草拟公文应做到：1.符合国家的法律，法规及其它有关规定。2.情况确定，观点明确，表述清晰准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，符合实际，便于操作，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。3.根据行文目的确定文种。4.人

名，地名，数字，引文准确。引用公文应先引标题,后引发文字号。

(三)草拟公文的程序：1.各股、室、队草拟的公文在送局领导签发前，应当由办公室进行审核，审核的重点是：是否确需引文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的要求，公文格式是否符合规定，相关业务内容是否有相关股、室、队会签，是否有错别字，标点符号，语法是否有错误,层次是否清晰等。2.办公室审核后由审核人签署意见，交草拟部门填写《发文审批表》送主管领导签发或由主管领导授权的分管领导签发,未经签发的一律不予复核和负责制。3.公文正式印制前，办公室应当进行复核，重点是：拟稿部门负责人，拟稿人是否签字，审批，签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一，规范等。4.经复核需要对文稿进行实质性修改的,应按程序复审，对复核无误的由办公室对其编号，印制和分发。5.办公室应对草拟的文稿，,附件和印制好的正式公文一并整理立卷,定期归档。6.需要暂时保密的公文在拟稿，印制过程中和正式分发前相关人员应做好保密工作。

六、收文办理

(一)收文办理是指对收到公文的办理过程，包括签收，登记，审核，拟办，批办，承办，催办等程序。

(二)办公室应对签收的来文进行登记，《收文登记薄》

应登记收文日期，发文机关，公文名称,文号，发文时间，签收时处理意见和签收人姓名。所在来文均应附《收文处理单》送主管领导批阅。主管领导不在送分管领导批阅,涉及重要事项，分管领导应征求主管领导意见后再行批阅。然后按领导批示意见送交有关股、室、队传阅承办，公文禁止横向传阅。对有具体请示事项的，主批人(主管领导或主管领导授权的分管领导)应当明确签署意见，姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅视为已阅知。

(三)承办部门收到交办的公文后应及时处理办理，不得延误，推诿，紧急公文由办公至负责催办和督办。

(四)股、室、队对政策性和操作指导性较强且须复印的来文，由办公室复印后送局领导和有关业务股室，确需借阅原件的，应履行借阅手续，由借阅人在《文件借阅登记薄》上签字，借阅人应签名。

七、公文管理

(一)公文由办公室所设的专(兼)职人员统一收发，审核，用印,归档和销毁。

(二)公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理(立卷)归档。个人不得保存应当归档的公文。

(三)归档的公文,应根据其相互联系，特征和保存价值等整理(立卷)，保证归档公文的齐全，整，能反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。

(四)拟制，修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求，有公文用纸张全部采用A4型。

(五)环保局应每两年清理一次不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室负责人和主管行政的局领导批准后可以销毁。

(六)本单位已不符合国家，省和环保部政策的发文应予撤销；发布新规定新办法后，原已不再使用的公文应同时废止。

八、为加强行政管理,提高公文处理水平,环保局应认真组织学习国务院《国家行政机关公文处理办法》等文件精神，对本管理办法中的未尽事宜，均按上述文件规定执行。

第四篇：公文管理制度

公文管理制度

为提高公文工作质量，强化公文收发的程序化管理，促进公文处理工作规范化、制度化、科学化，特制定本管理制度。

公文管理由办公室负责，分为收文管理和发文管理两部分：

一、收文管理

（一）发送来的文件资料，由办公室统一接收，登记和保管，发送领导个人的文件、资料、信函，办公室要及时送达。

（二）处理各类来文，严格按程序办理，随到随办，急件急办，防止文件积压和逾期不办。

（三）领导阅文后，要在处理单上批签意见或明确办理责任人，并签名。

（四）办公室负责督促领导批办事项的落实，及时将办理结果向领导反馈。

（五）文件处理完毕后，要及时归档。

二、发文管理

（一）公文制发的基本要求

1．所有公文以运管所人秘股的名义制发，要求严谨、规范，符合国家法律法规、方针政策和上级机关的文件精神。

2．发文目的要明确，依据充分，概念准确，文字简洁，与本单位的管辖范围和权限相适应，不得超越权力界限和范围行文。

3．公文必须使用国家法定的规范汉字和计量单位，不得使用异体字和不规范的繁体字、简体字。撰写、修改和签批公文，用笔用墨必须符合存档要求。

4．公文制发的具体方法、程序、行文规则及文种格式等，要严格遵守相关规定。

（二）公文制发程序

相关股室（拟稿）→办公室（核稿）→主管领导（会签或签发）→主任（签发）→办公室（编号等）→相关股室（打印样稿）→办公室（复核样搞）→相关股室（印制）→相关股室（发送）→办公室（存档）

（三）公文的草拟和审核

1．草拟公文。股室业务性公文由有关业务股室拟稿，并按照程序将草拟稿送办公室核稿，草拟文稿，要求字迹端正、清晰。

2．办公室核稿时，审核确定是否需要行文，文稿的内容是否正确，公文文种及发文级别是否适当，文件格式及语句是否准确，发送范围和机密等级，紧急程序是否适当，做好发文的基础工作。未经办公室核稿的文稿，原则上领导不予签批。

（四）公文的送审和签发

1．办公室核稿由办公室负责文字工作的同志或办公室主任负责，核稿后的文稿，送分管领导审签。

2．发文文稿按以下办法送领导审签：

①文件内容属于方针、政策、原则范围内的或其他事关全局的，送主任签发.②领导签发公文，应当签署明确意见、姓名和具体时间。③公文要按规定时间审签、传递，一般文件在一位领导手中不超过2天，紧急公文不在领导手中过夜，特急公文、秘密公文由办公室派出专人传递送签。

（五）公文的印制与发送

1．经领导签批同意发文的公文稿，由办公室负责进行复核，在复核中发现不妥或有疑问的，应及时报告签发文件的领导，建议更改，但核稿人不能擅自作主修改。

2．文件复核定稿后，由办公室按程序进行登记编号，确定印刷份数，安排打字、校对、印刷、盖章和分发。在校对中如发现原稿在内容、格式、文字、发送范围等方面有疑问或错误，应及时通知核稿者，建议其纠正，并按程序批准。

3．单个股室的业务性公文由业务股室分发，事关全局或涉及多个股室的公文由办公室分发。文件分发要及时、准确、安全；分发密级文件时，要按机关保密工作规定，将分发对象、份数登记清楚，防止失密泄密。

第五篇：公文管理制度

公 文 管 理 制 度

一、目的为规范公司公文管理，统一公文格式，优化公文起草发放流程，提高公文办理水平，提升企业形象，结合公司实际，制定本。

二、职责

公司人事行政部作为公司公文主管部门，负责公司所有公文的审核、发放、登记、传阅、催办、立卷、归档等工作。

三、公司公文分类：

（一）请示。请求地方政府及其有关部门或领导，或者请求公司及相关领导指示、批准有关事项时使用。请示是上行文，需要相关部门知悉的，可以用抄送形式。请示必须一文一事，按行政关系逐级上报，因特殊情况必须越级的，应抄送被越过的部门。

（二）报告。向地方政府及其有关部门，或向公司及相关领导汇报工作、反映情况、提出意见或建议，答复地方政府及其有关部门或者领导的询问时使用。报告可以有专项报告或综合报告。

（三）通知。发布企业管理制度、决定、企业标准，转发地方政府及其有关部门的公文，传达要求下级单位办理和有关单位需要周知或共同执行的事项，聘用和解聘企业管理人员等情况下使用。

（四）通报。传达重要精神或者情况，表彰先进，批评错误时使用。

（五）决定。对重要事项或重大行动做出安排或处理时使用。

（六）函（复函）。与公司以外其他企业、事业单位之间相互商洽工作，询问和答复问题时使用。

（七）会议纪要。记载和传达公司及各部门内部会议主要精神和议定事项时使用。

四、公文格式

（一）凡内容重要、格式完整的公文，如对地方政府及有关部门的请示、报告，公司内部重要通知、通报、决定等文种，应使用有“安徽省昌水建设工程有限文件”字样的红色版头（以下称红头文件）。函（复函）、报告、内部请示、会议纪要等其他文种以及就内部一般事务所发通知、通报等，使用非套红版头。

（二）以红头文件的形式办理的公文一般由文件名、文号、标题、签发人、主送单位、正文、附件、署名、成文时间、分发栏（呈、报、发等栏）、抄送（抄报）单位（个人）等部分组成。

（三）发文编号由承办部门代字（用汉字表示）、发文年份（阿拉伯数字外加方括号）以及本发文顺序号（用阿拉伯数字表示）组成。例如公司人事行政部发文编号为：“昌水人字【2011】第X号”。

（四）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，在文号下方居中书写，并应少于正文每行的列数。标题由发文事由加上文种二部分组成。标题除必须使用书名号、引号和顿号的以外，一般不用标点符号。

文件内容比较重要的“通知”、“通报”类红头文件，其标题应写明某某事项的通知

或某某问题的通报等，不可直接用“通知”、“通报”之类的写法。

（五）公文主送单位即公文抬头，是指收受、办理、执行公文的地方政府及其有关部门、公司内部各有关部门、其他企业事业单位等。

（六）正文是公文的主体，在主送单位下方书写。正文内容应符合国家法律法规、方针政策和其他有关规定，并做到所表述的问题客观真实、观点明确、条理清楚、层次分明、文字简练、用词规范，所使用的标点符号应符合国家发布的《标点符号用法》的规定。使用简称时，应先写明全称再注明简称。年份不能省略或简写。

引用人名、地名、数字要准确。引用公文应先引用标题，后引用文号。

公文中的数字，除成文时间、结构层次序数、词和词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应采用阿拉伯数字。正文中的结构序数，第一层用“一”，第二层用“

（一）”，第三层用“1”，第四层用“（1）”。

（七）附件是正文的补充材料，与正文具有同等的效力。公文如有附件，应当在正文之后、署名和成文日期之前加注附件说明。“附件”字样另起一行空两格书写，附件名称随后书写。有两个以上附件时，附件名称按顺序“

1、XXX”、“

2、XXX”，从上至下对齐平行书写。附件名称应与附件本身标题一致。若一行书写不下时，另起一行与上一行附件名称顺序号后第一个字对齐书写。

每个附件的左上角顶格应注明“附件X”。只有一个附件的，只标注“附件”。附件的正文书写与主文的正文书写相同。

（八）公文成文日期应当用汉字书写完整的年、月、日。公文成文日期应以公司领导签发的日期为准，在署名正下方居中书写，并至少在署名之后空一行。日期中的“零”应当使用特殊符号中的“○”，不得使用阿拉伯数字中的“0”或英文字母中的“O”。

（九）红头文件的主文最后一页的最下方应设分发栏。分发栏一般用三条横线相隔分为三栏。第一栏标注“呈送人或单位”，第二栏标注“发送人或单位”，第三栏标注“存档人或单位”。

（十）除附图、附表外，所有公文均应采用A4型纸，其图文区的尺寸为：上白边（天头）和下白边（地脚）20mm，左白边和右白边25mm。

（十一）所有红头文件的文件名均应选用65号加粗宋体；文号和签发人均选用四号宋体；正文部分的文字（包括署名和日期）一律采用四号或小四号宋体。

（十二）两页和两页以上的公文，应在每页图文区最下端的居中或左（右）下角位置标注页码。附件的页码可与主文一起按顺序标注，也可单独标注。

五、发文管理

公司人事行政部负责对各类红头文件（签字审批版）进行下发和归档。一般下发形式为电子版，通过电子信箱下发至各部门负责人或全体员工邮箱。必要时打印纸质版文件发放至各部门负责人，并做好发文签收登记工作，同时要求各部门负责人做好文件的宣贯工作。