公文写作的共性要求

第一篇：公文写作的共性要求

一、公文写作的共性要求

公文不同于其他文字作品，它的写作、制发、处理必须按照固有的规定、特定的体例格式来进行。

（一）确定文种

这是写作公文首先要明确的。我们在写作公文前，要弄清楚这个文件具有或者说应该发挥什么作用，是在什么背景下写这个文件材料。根据写作的背景、目的、受文对象（为什么要写这个文件；写这个文件要达到什么目的，是安排工作、通报情况，还是解决困难问题；文件是写给哪个部门，是上行、平行还是下行），确定采取哪个文种。一般说来：

1、要对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项，选择《决定》文种。比如：党中央决定在全党（特别是党员领导干部）开展讲政治、讲正气、讲团结的“三讲”活动，这对党的建设来说，是件大事，所以用决定文种；每年初的农村工作会议、计划生育工作会议上，县政府都要出台一个《关于兑现**年农村工作（人口与计划生育工作）责任制的决定》，这就是个奖惩决定。

2、要向社会公众或者广大行政管理相对人宣布重要事项或决定，适用公告。比如，要在县城取缔三轮车、或者实行三轮车分单双号进城运营，这涉及到广大三轮车从业人员的切身利益，我们就要事先以各种方式发出公告，告知社会各界。联合执法队、建设局、交警大队。要公布社会各有关方面应该遵守或者周知的事项，比如停水停电，适宜采用通告文种。

3、我们要将上级的文件批转给下级执行，或者要求下级从哪些方面作好哪件工作时，一般印发《通知》

4、向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问时，选用报告类文种，如工作报告、情况汇报等等。（在其中，政府工作报告是一个有特指内容的文种，政府工作报告是政府向同级人大或人大常委会报告工作情况）

5、向上级机关反映并请求帮助解决困难和问题，选用《请示》。

6、答复下级机关的请求事项，用《批复》。

7、我们要对某项重要工作或者某个重要问题提出见解和处理办法，一般选用《意见》。

8、不相隶属的机关之间，也就是说不存在直接的行政管理关系的机关之间，比如绥江县与三峡公司、与市财政、审计、国土等市政府部门，商洽问题、询问或答复问题，一般用《函》。

9、明确通过会议形式决定的事项、记录会议精神，选用《会议纪要》。

10、还有一种《命令》文种，主要适用于依照有关法律公布行政法规和规章（如主席令、国务院令），宣布施行重大强制性行政措施（如通缉令），这些法规、规章的制定，要省级以上的国家机关才能制定和通过，因此，在市、县两级，一般不涉及到《命令》文种。

以上讲的是一般原则，具体采用哪类文种，要根据具体情况来确定。

（二）规范写作

公文写作要努力做到“七个规范”：

1、主题规范。主题是文章所要表达的中心思想。任何文章都要有主题，公文也不例外。公文主题的提炼标准，就是集中单

一、鲜明显露。要求一文一事，一个主题，主题鲜明突出。主张什么，反对什么，要鲜明直接，不能含糊，不能让人产生歧义。

2、使用材料规范。公文材料的选用标准必须是真实典型，新鲜有力。所谓真实，就是实实在在存在的、反映当前事物本质规律的真实。我们分析问题时，所列举的现象，不是假的、人为编造的，也不是偶然现象和个别现象。所谓典型，就是既是个性特征，又是共性特征。新鲜有力，就是我们所列举的、分析的问题，、提出的办法，必须是符合当前实际的，必须是有说服力的。你不能在说今年的工作时，还拿去年、前年的数据和一成不变的措施办法，因为事物总是在发展变化，尤其在这个信息飞速发展和人的民主法制意识普遍快速增强的这么一个时代下，如果总是一成不变、不思进取，不思考、不调研，写公文也好、安排工作也好（事实上，写公文也是安排工作的一种方式），都做不到“有的放矢”—即对准目标放剑，一剑中的。公文的选材标准与文学作品不同，公文强调真实，强调掌握最基础最真实的材料，屏弃想象（合理的推测可以），而想象则是文学作品的核心和灵魂。

3、文章格式规范。公文普遍的结构格式是：公文标题—主送机关—正文—结尾—成文时间。为了便于大家理解，我把公文格式方面的内容分为写作格式和印制格式两个方面来讲，这里主要讲公文的写作格式，写作格式包括标题、正文、结尾三个部分。

1标题：公文标题的写法一般是发文机关+事由+文种。

例如：县国土局要向市国土局写一个请求帮助解决地质灾害防治经费的请示，标题就是“绥江县国土资源局关于请求帮助解决地质灾害防治经费的请示”；板栗乡人民政府要向县政府报告一个煤矿安全事故的调查报告，则标题就要写成“板栗乡人民政府关于**煤矿安全事故的调查报告”。

2主送机关的写法：一是只写受文机关的名称，不写领导个人名字（领导特别要求的除外）；二是只能写一个主送机关，例如：市委、市政府，其他需要送达的受文机关采取抄送方式（调查报告因为是知阅性公文，受文单位不特别确定，除了要求有主送机关的，可以不写主送机关）；三是用统称或者规范的简称，不能随意写，如市政府、市人民政府都是规范的简称，但不能写成市府；四是行文关系，只能逐级行文，一般不能越级行文（如要上报省政府的文件，一般只能市政府转报），某些经费请示属特殊情况。

3正文的写法：正文是主送机关以下、结束语之前的部分。正文是一篇公文用笔最多、最重要的部分。一般是在主送机关之后，先写一段或几句导语，说明写这篇公文的原因、根据或者目的，导入正文。正文要做到逻辑层次清楚有序，说理简洁准确并力求深刻，用语符合规范。

4结尾：正文写完后，一般要写几句号召的话（一般针对下行文），或者表决心、态度的话（上行文）。《请示》要说“妥否，请批示；《意见》要说“以上意见若无不妥，请批转执行；《通知》和《报告》可以不要结尾，说完就落款结束；讲话稿类的一般有鼓劲、号召的话语；汇报材料一般有表示感谢和今后打算、态度的。

4、文字表述规范。公文的用语用字要求简明、准确、朴实、得体、通俗、易懂，体现字面意义而非联想意义，讲求陈述性、写实性，而非描绘性、虚拟性。一般以概述为主，据事说理，言之有物。不象诗歌、散文、小说等文学作品，需要大肆铺展、渲染，大量的想象，细致的描写，这些，恰恰是写公文所忌讳的。（比较文学作品语言与公文语言的异同：同是写一个夜晚发生的一件事，武侠小说写“月黑风高夜，***燕子李三一个鹞子翻身越窗而入，手起刀落，一剑封吼，杀死了仇家；而公文只写某年某月某日，谁在家中被人杀死，或者谁杀死了仇家。）所以，很多时候，我们看文学作品很过瘾，看公文则觉得死板、千篇一律，这个跟公文的性质有关系，但是公文同样可以写得很好，好的法规性、政策性公文，充分考虑了各阶层、各方面的利益问题和可能出现的反应，可以做到面面俱到或滴水不漏，好的讲话稿可以写得饱含感情，深刻、精彩。

5、标点符号使用规范。该用逗号用逗号，该用句号用句号。需要慢慢积累琢磨。要注意：转发上级或下级文件时，标题一般不用标点符号（有书名号的，取消书名号）；此外，标题中不要过多出现“通知”两个字，比如省、市层层转发国务院一个文件的通知，到县级，可直接说转发国务院***文件的通知。

6、数字和计量单位使用规范。一般使用阿拉伯数字。前后要统一，不能一时用大写，一时用小写。

7、印制规范。包括印制格式、排版、用纸规格，紧急程度、发文机关、发文字号、印制份数、发送单位、印制机关等要素标识。目前各单位在印制上比较规范，请大家在制文的过程中，拿单位印制好的文件来参考学习，我只点几个方面的细节：

1印制格式（印制方式）：两种，红头文件和白头文件。红头就是单位的文件头、简报、信息等，一般适用于正式形成的请示、报告、意见、通知、函等文件。白头就是不冠特定的文件用纸，直接排版印制，一般会议印发的讲话稿、汇报材料等用白头印制。调查报告、对内的工作方案（如单位解放思想大讨论方案）这类文件既可印制成红头，也可印制成白头，视具体情况定。红头文件拟文单位、成文时间等落款在结尾处，白头文件一般把拟文单位、成文时间放在标题下。2签发：公文的制作签发程序很严谨，不能谁写谁签都行。重要文件要一把手或单位主持工作的领导签发，一般文件由一把手、分管领导或主要领导委托的领导签发。

3印鉴：即盖章，也有讲究。首先是不能盖倒了；其次是要盖在单位落款和成文时间之间，具体有下套、中套两种盖法；联合行文的落款盖印，一般每排平行落两个单位的名称，依次往下排，盖印时不能相互侵占。现在有很多新成立的机构，需要启用新印章，印鉴的启用也有规范，要持机构成立的批准文件向公安机关申请，雕刻好后，由县政府办行文告知各乡镇各部门后启用，行文宣布启用之前盖的印无效。

4成文时间：领导签发的时间，而不是拟稿的时间和印制时间，印制时间在版记部分专门有一栏，哪天印的就写哪天。

5行文层次序数的写法及排版：目前有些乱。一个正式的文件材料，除总标题外一般有四个层次，总标题用二号华文中宋字体。第一个层次，是大标题，一般用三号黑体，写成一、二、三；第二个层次是小标题，用

（一）、（二）、（三）来表示，三号楷体；第三个层次用阿拉百数字表示，即1.2.3.，可以三号仿宋加粗以醒目；第四个层次用（1）、（2）、（3）表示。

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第二篇：公文写作要求

公文写作要求

WORD文件

 字体：公文统一字体规定为宋体；

 字号：公文字号正文为四号字，标题为二号字加黑居中；  行间距：公文行间距统一为1.5倍行距；

 编号：编号级别顺序为1, 1.1,1.1.1，但须注意不要使用WORD自带的编号功能；其中第一级编号名称可加黑；

 页脚：页脚居中，格式为x/y，其中X为第几页、Y为总页数。EXCEL文件

 字体：字体规定为宋体；

 字号：表格内容为10号，表徽为12号加黑，表头为14号加黑；

 底色：表徽底色为灰色，其他部分底色为无色；

 字体颜色：除特殊需要标注的内容外，一律为黑色；

 表格打印区域：请在制表时确保表格宽度在页面范围内，不要超出页面打印区域范围，如表格过宽，可以调整页面设置为横向；

 表格外框：表头以下内容为粗黑框，表头上、下、左无边框，表格正文为实细黑框；

 表格行高需根据表格内容调整，但要确保行高一致；

 表格正文存在相同内容时要合并单元格，不得出现空白格，表头必须合并单元格；

 表格正文内容居左且采用自动换格格式，但表头、表徽、序号居中；

 表格正文内所有日期格式统一为20XX年X月X日；

 表格正文内所有货币格式统一为 ¥1,000.00，保留两位小数位；

 表格正文内所有数字整数统一不保留小数点后数位。特殊要求

为确保打印出的公文美观，所有公文页边距统一为上下2CM，左右2.5CM。如公文页数较多需要装订成册时，左边页边距为3CM，右边页边距为2CM。

语言使用规范

 使用普通话、不使用方言；

 使用书面语言、不使用口语、网络用语等；

 如非特殊情况，尽量不使用英文字母缩写；

 尽量使用公司统一规定的规范用语，避免使用原行业、原单位、原地区的一些约定俗成的用语。

第三篇：公文写作要求

一、切戒长而空，提倡写短文

在党政机关和企事业单位的公文中，目前存在着一个突出的问题：文章长而空。一是空洞议论多；二是叙述过程多；三是面面俱到多。如何克服这些问题？

首先，要树立“生动活泼、新鲜有力的马克思列宁主义文风，尤其是上行文，少说空话、套话，把公文写短些、写实些、写精些。

第二，注意公文的效用。党政机关，企事业单位的公文是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章、指导工作、交流经验的重要工具，所以要重点考虑要达到什么目的，解决什么事，需要基层做什么，所以要注意公文的效用。

第三，要在实事求是、联合本单位实际情况上下功夫。

第四，内容要充实，提倡写短文。如十五大报告和九届人在政府工作报告这样重要的报告，才万字左右。

二、避免“三旧”，力求“三新”

1、避免道理旧、办法旧、表述旧。

2、力求观点新、材料新、角度新。

三、详略适宜，突击垂点。

平铺直叙，面面俱到，没有重点或重点不突击，是公文中觉的事，主要是：

一是“大而全”。就是文章的柜架大，所做的事情说得全。

二是不分主次。平均着墨，该详不详，该略不略。

三是，流水账，全过程。只写“干了什么”，不写“干得怎么样”不作分析，平平淡淡。

如何突击重点？要掌握详略适宜的原则。

一是：实则详，虚则略。

二是：新则详，旧则略。

三是：特点详，一般略。

四、紧扣主题，材料与观点要统一

材料是文章的基础，观点是文章的统帅。材料与观点的关系，是被统帅与统帅的关系，观点统帅材料，材料说明观点。材料与观点必须高度统一，这是写好公文的基本要求。

处理好材料与观点的关系，达到两者的统一：

一是：先“立意”，紧扣主题。“意”即主题、主题思想、总观点，是一个意思。立意之后文字材料必须紧紧围绕主题，选材必须服务于主题。

二是：概括必须准确。概括不准主要包括有时概括过宽，有时概括过窄，“过宽”、“过窄”，就是概括失度。

要克服这个弊端，取决于对事物（材料）的深入研究，从掌握的材料中提练出观点来，精心推敲操练出来的观点，才能准确，材料和观点才能统一。

公文写作要求责任编辑：飞雪 阅读：人次

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第四篇：公文写作格式要求

公文写作格式要求

一、公文纸要求：纸张A4纸

二、版式要求一版式

1.页边距上下边距为2.54厘米左右边距为2.8厘米 2.页眉、页脚页眉为1.5厘米页脚为1.75厘米 3.行间距1.5倍行距

4.纸型与打印方向采用标准A4型。一般为竖向打印。如表格等须横向打印的材料上下边距为2.8厘米左右为2.54厘米页眉1.5厘米页脚1.75厘米。

5.正文一般每面排22行约1.5倍行距每行两端对齐标题下空一行每自然段首行缩进2个字符回行顶格。字数、年份不能回行。

三、正文和文档 1.标题宋体二号字加粗 2.正文仿宋三号字

3.在文档中插入表格单元格内字体用仿宋字号可根据内容自行设定。建议表格内文字用小4号宋体固定值15P 4.页码用“-X”格式用4号仿宋居右空1字

5.文件的年号用六角括号“”括起文件序号前不加“第”字由行政办公室统一编号

6.若存在层次结构1若结构层次多第一层为“

一、”第二层为“一”第三层为“1.”第四层为“1”第五层。为“①”2若结构层次少则第一层为“

一、”第二层为“1.”。3第一层标题用3号黑体第二层标题用3号楷体、加粗第三层标题用3号仿宋、加粗。其余标题及正文均采用“附件”3号仿宋。

7.如有附件应在正文最后另起一段首行缩进2个字符注明附件顺序和名称。2字后标全符冒号附件序号用阿拉伯数码附件名称后不加标点符号。附件的名称应与所附文件的名称保持一致。公文的附件应在正文之后另起一页排布附件的左上角第1行顶格标识“附件”2字并加全符冒号如有序号在序号后加全符冒号。

8.落款凡不需加盖公章的材料应在正文右下方落款处署成文单位全称在下一行相应处标识成文日期。成文日期以负责人签发的日期为准联合行文以最后签发日期为准成文日期以阿拉伯数字根据年月日的格式填写距正文空3行右空4个字如“2012年9月1日”字体均为3号仿宋字。

9.正文之后的空白容不下印章位置时应采取调整行距或字距的办法务使印章与正文同处一面不得标注“此页无正”。

四、印刷和装订为节约纸张建议用双面印刷左侧装订。

第五篇：公文写作要求

公文写作字体要求

常规文件

一、标题：方正小标宋（简体）、小二号字（加粗）

二、正文：仿宋GB2312、四号字

三、行间距：

1、标题：“固定值”36——38磅之间，以36磅为宜

2、正文：“固定值”21——24磅之间，以24磅为宜

四、字间距：一般不作要求

红头文件

一、标题：方正小标宋（简体）、二号字（加粗）

二、正文：仿宋GB2312、三号字

三、行间距：

1、标题：“固定值” 38磅

2、正文：“固定值“ 28磅

四、字间距：一般不作要求

各级标题字体要求

一、标题：方正小标宋（简体）、二号字（加粗）

二、主标题（又称一级标题）：黑体加粗四号 三、二级标题：楷体GB2312 四、三级标题和正文：仿宋GB2312

如何写好公文

一、要写好公文，就要有正确态度和奉献精神。

二、要写好公文，就要较好地掌握党的方针政策和国家的法律法规，不断提高政治理论水平，注意学好上级文件，吃透上级精神。

三、要写好公文，就要熟悉情况，全面准确地掌握第一手材料。

四、要写好公文，就要研究和掌握公文写作的基本规律。学生会工作公文的规律性、固定性很强，它与党委、政府办公厅（室）的公文相比，写作难度要小得多。因此，只要肯下苦工，谁人都可以掌握、都可以写好。

1、学习和研究公文写作专著。

2、要分门别类地收集别人、别部门的优秀公文。

3、抓住“一个中心”和“三个基本点”。每份公文一般只有一个中心思想，多中心难以成文。这就要求我们在提笔写公文之前，首先要确定中心，明确思路，然后据此去收集观点和材料。中心思想从哪里来？从上级精神、领导意图和客观实际中来，而不要从我们个人的兴趣喜好中来。如果在中心不明、思路不清时即着笔，公文就会越写越难写，最后只好废掉重来。在明确了中心思想和基本思路的基础上，抓好三个基本点，或是“三部曲”。对下布臵工作的公文，在一般情况下，一要写明“为什么要做”，即目的、意义或原因；二是“怎么做”，即方法、措施及注意事项；三是“做成什么样’,即标准、要求以及附带的考核、验收、奖惩等。对上汇报工作的公文，一要写明“我们做了什么”或“我们为什么要做”；二要写明“怎样做的”；三要写明“做得怎么样”及体会、效果和经验。第一部曲的“我们做了什么”，多用于上级有布臵、有要求的汇报，写这样的汇报，要少写或不写目的、意义和原因；“我们为什么要做”，则常常是自发的、创造性地开展工作，是主动地对上汇报或对下发动，这就需要把开展工作和活动目的、意义、原因叙述清楚。在《讲话》写作上，若是综合性的，又是例行性，其第一部曲为截至目前的基本情况和经验体会，第二部曲为下一步的目标和任务，第三部曲为完成任务、做好工作的主要措施。若是专题讲话，其“三部曲”一般为意义、目标和措施。

五、要写好公文，就要了解领导意图。领导意图必须不能与法律、政策相违背，领导意图排在法律、政策之后。

六、要写好公文，要注意“悟”，道理是悟出来的，要把别人讲的道理变成自己的东西，听和看不可少，个人“悟”更重要，传说古人王羲之写字曾有一段时间在水平上停滞不前，在无意中观看了女子舞剑之后，引起了联想和思考结果开了“悟”，从而使自己在书法和诗词上产生了一个很大的飞跃。

怎样写公文（重点）

公文写作是一项综合性、技术性、业务性工作，一个称职的机关干部（不仅仅是文书、秘书、档案工作者，而且包括全体机关干部），应当具有较高的文书处理能力和公文写作水平。严格意义上的公文写作水平，是公文写作者和文字水平的综合反映。

一、公文的形式与要求

文艺写作是一门艺术，公文写作也是一门艺术。这门艺术最基本的表现，就是正确的内容和完美的形式的和谐统一。具体讲有以下五部分：导语要提笔入题、正文要主题突出、表述要正确无误、篇章要条理清楚、结尾要当断即断。

（一）、导语要提笔入题。“头好半篇文”、“开门见山，起笔入题”，是公文开头的基本写法。由于公文的文种、行文对象、所谈问题有所不同，公文导语的写法也有所不同。比较常见的有：

1、根据式。用“根据”、“遵照”、“按照”等介词组成的借此结构的句式。例文：根据***有关规定，结合我校实际，现就加强*****管理，提出如下意见，请遵照执行。

2、目的式。用“为”、“为了”等介词组成的介词结构的句式，直接交代发文目的。例文：为了深入开展******工作，促进*****任务的圆满完成，现将*****工作安排如下。

3、原因式。用叙述句陈述制发公文的原因。例文：加强对***的管理，对于促进*****发展，保证数学质量具有十分重要的意义。鉴于本学期以来教师科研工作管理中存在的问题……

4、原因加目的式。

5、根据加目的式。为全面做好本学期期中教学检查工作（目的），根据**通知精神（根据）……

（二）、正文要主题突出。公文的中心就是公文所谈的问题和事由。无论什么文中的公文，从头至尾，通篇内容都要围绕问题和事由来写。与主题和事由无关的，即使再“重要”也不能写。

（三）、表述要准确无误。在上行文中，向上级领导机关汇报情况，反映问题，请示工作，都必须真实、客观、全面，不可弄虚作假。在平行文中，与有关部门商洽工作，求得支持和帮助，需要真实、准确地通报情况，不允许相互欺瞒。在下行文中，上级向下级发出指示或批复，也要切合实际，不能盲目指挥。衡量一件公文在文字上是否准确无误，有这样一些标准：传达党和国家的方针政策和有关规定不走样；反映客观实际情况不片面；立场、态度、观点不含糊其辞；前后文不自相矛盾；语言合乎逻辑，不致产生歧义；引文与引文出处，具体数字了、人名、地名、时间、地点不出现错误。

（四）、篇章要条理清楚。条理清楚只要是指公文篇章结构严密，层次分明，逻辑性强。公文的结构形式比较常用的有四种：

1、一段式。通篇只有一段文字。内容比较单一的通告、请示、批复、函，结构形式往往是一般式。

2、分段式。大多数公文采用分段式结构。

3、分条式。一些规定、条例、章程等，往往采用分条式结构。

4、章节式。一些内容丰富、篇幅较长的公文，王万采用章节式结构。

（五）、结尾要当断即断，是指当所讲的问题或事由及解决问题的要求、办法都已交代清楚，就果断的结束全文，不拖泥带水，不画蛇添足。

二、公文的语言与修辞

公文的语言特点：准确、简练、严谨、庄重、生动。

准确：所谓准确，是说公文在语言表达上完全符合客观实际，明确无误。

简练：严格意义上的公文，其语言应简练到多一字不可，少一字也不可的程度。长而无物是写作的大忌。能把一件小事写成“万言书”未必是真功夫，二把一件大事写成“千字文”、“百字文”才是真功夫。例文：A：“寒冷的冬天就要到了，我们处里还没有取暖电器，希望你们资产处尽量挑拨给我们，好用来满足紧急需要。是不是可以，等待你们迅速答复。”

B：“严冬在即，我处尚无取暖电器。请速调拨配给，以应急需。可否，盼复。”

A和B两篇例文，谁更简练，一目了然。

公文写作格式要求

活动策划

标题：活动名称 前言：活动背景 正文：

一、活动目的

二、活动主题

三、活动时间

四、活动地点

五、活动对象

六、组织单位

七、可行性分析

八、前期准备

九、活动内容/活动流程

十、后期工作

十一、注意事项

（注意：

1、小标题须加粗；落款：居右，例：

2、小标题不得超过九项）物理与机电工程学院学生会办公室

2016年10月17日

活动总结

1、活动概况（包括目的、时间、地点、对象、准备等基本情况）

2、活动开展情况

3、活动成果（没有取得成果的可以不写）

4、对活动情况总结及反思，提出改进方法

工作总结

1、前言

2、开展的工作

3、对工作总结反思，并提出改进方法或努力方向

会议流程

1、会议时间

2、会议地点

3、出席嘉宾

4、主持人

5、会议主要内容

会议记录

1、会议时间

2、会议地点

3、主持人

4、出席人：出席会议的领导或老师

5、列席人：出席会议的学生主要干部

6、缺席人：缺勤人员