机要文书管理及保密制度

第一篇：机要文书管理及保密制度

机要文书管理及保密制度

一、机要文书管理制度

公司机要文书管理规定

第一条目的本规定是为处理涉及公司机密的文件及其机要事项而制定。公司职员必须根据自己的职务遵守处理机要文件及机要事项的纪律。

第二条规定的修改与废止

本规定的修改与废止，由经营会议提议，公司总裁决定后实施。

第三条定义

本规定中所称机要是指不得泄露其内容的文件及事项，凡符合下列条款之一者均属于此。

（1）关于公司的重要政策或计划；

（2）关于人事问题；

（3）关于重要会议的讨论事项；

（4）关于公司产品的重要事项；

（5）契约、协定或根据协商而决定的事项；

（6）规定、命令中特别指定的事项。

第四条种类

机要文件及其处理按其程序可分为以下三种：

（1）秘密。不能向部长、处长及业务上相关人员以外者公开。

（2）公司外秘密。不能向公司以外公开。

（3）绝密。不能向部长、处长以及特别指名的最小范围内的相关工作人员以及承办人员以外者公开。

第五条认定

机要文件，机要事项及其种类的认定，原则上由所管部门的部长负责，但公司总裁可以命其变更。

第六条印制和传达

机要文件或机要事项由该业务部部长负责印制和传达。

第七条保管及处理

机要文件由其制发部门制成正本、副本两份；一份由制发部门分门别类加以保管，另一份由总务部长保管。

机要文件应加盖相应的红色标记，其处理和保管由收件人自行处理。

第八条送达

机要文件的制发部门应备有发文簿，文件发送至有关部门时，必须请收件人签字盖章。

第九条传送

总公司及分公司之间进行文件的来往传送或邮寄时，应采用亲启信函方式，必要时应采用挂号信函方式。

第十条传递

公司内机要文件的传递，除责任者自行携带方式外，必须加封后传递。不能以文件方式传递的秘密事项必须由直接关系者亲自传达。第十一条复制件

机要文件须经制发部门的部长同意后方可复制。

机要文件复制时，制发部门应将复制件数量在原件或副本上详细记录，并在第八条规定的发文簿上记载复制件的去向。

第十二条向公司外分发及传送

秘密文件或公司外秘密文件以及秘密事项，由制发部门的部长负责，请专门代理店或协作工厂进行分发和传送，但必须履行第八、第九条规定的手续。第十三条销毁

机要文件及其相关草案、其他无用物品的销毁，应确定的时间，由所管部长负责销毁。第十四条惩罚

凡违反本规定者，由惩罚委员会讨论处理。第十五条代码

公司各部门的代码如下表所列。

公司内部机构代码表

二、保密制度

公司保密制度管理规定

第一章总则

第一条为保守公司秘密，维护公司权益，特制定本制度。．

第二条公司秘密是关系公司权力和利益，依照特定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。

第三条公司附属组织和分支机构以及职员都有保守公司秘密的义务。第四条公司保密工作，实行既确保秘密又便利工作的方针。

第五条对保守、保护公司秘密以及改进保密技术、措施等方面成绩显著的部门或者职员实行奖励。

第二章保密范围和密级确定

第六条公司秘密包括本制度第二条规定的下列秘密事项：

（一）公司重大决策中的秘密事项。

（二）公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策。

（三）公司内部掌握的合同、协议、意向书及可行性报告、主要气议记录。

（四）公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表。

（五）公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。

（六）公司职员人事档案、工资性、劳务性收入及资料。

（七）其他经公司确定应当保密的事项。

一般性决定、决议、通告、通知、行政管理资料等内部文件不属于保密范围。第七条公司秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。

绝密是最重要的公司秘密，泄露会使公司的权力和利益遭受特别严重的损害；机密是重要的公司秘密，泄露会使公司权益和利益遭到严重的损害；秘密是一般的公司秘密，泄露会使公司的权力和利益遭受损害。第八条公司秘级的确定：

（一）公司经营发展中，直接影响公司权益的重要决策文件资料为绝密级；

（二）公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况为机密级；

（三）公司人事档案、合同、协议、职员工资性收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密级。第九条属于公司秘密的文件、资料，应当依据本制度第七条、第八条的规定标明密级，并确定保密期限。保密期限届满，自行解密。

第三章保密措施

第十条属于公司秘密的文件、资料和其他物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由总经理办公室或主管副总经理委托专人执行。

采用电脑技术存取、处理、传递的公司秘密由电脑部分负责保密。第十一条对于密级的文件、资料和其他物品，必须采取以下保密措施：

（一）非经总经理或主管副总经理批准，不得复制和摘抄；

（二）收发、传递和外出携带，由指定人员担任，并采取必要的安全措施；

（三）在设备完善的保险装置中保存。

第十二条属于公司秘密的设备或者产品的研制、生产、运输、使用、保存、维修和销毁，由公司指定专门部门负责执行，并采用相应的保密措施。

第十三条在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的，应当事先经总经理批准。第十四条具有属于公司秘密内容的会议和其他活动，主办部门应采取下列保密措施：

（一）选择具备保密条件的会议场所。

（二）根据工作需要，限定参加会议人员的范围，对参加涉及密级事项会议的人员予以指定；

（三）依照保密规定使用会议设备和管理会议文件；

（四）确定会议内容是否传达及传达范围。

第十五条不准在私人交往和通信中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不准通过其他方式传递公司秘密。

第十六条公司工作人员发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时，应当立即采取补救措施并及时报告总经理办公室；总经理办公室接到报告，应立即作出处理。

第四章责任与处罚

第十七条出现下列情况之一者，给予警告，并扣发工资10元以上500元以下：

（一）泄露公司秘密，尚未造成严重后果或经济损失的；

（二）违反本制度第十条、第十二条、第十三条、第十四条、第十五条规定的秘密内容的；

（三）已泄露公司秘密但采取补救措施的。

第十八条出现下列情况之一的，予以辞退并酌情赔偿经济损失：

（一）故意或过失泄露公司秘密，造成严重后果或重大经济损失的；

（二）违反本保密制度规定，为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘密的；

（三）利用职权强制他人违反保密规定的。

第五章附则

第十九条本制度规定的泄密是指下列行为之一：

（一）使公司秘密被不应知悉者知悉的；

（二）使公司秘密超出了限定的接触范围。而不能证明未被不应知悉者知悉的。

第二篇：文书机要保密制度

文书机要保密制度

（一）发文制度

1、发方处理要把好拟稿、核稿、登记编号、呈批、注发、印刷、分装、发出八个关口，实行分工负责制。

2、拟稿坚持“文责自负”原则，由负责该项工作任务的科室完成，撰稿人员应严格按照公文格式起草。文稿形成后，交分管领导审核，并提出发送范围、印刷份数，尔后交秘书科统一处理。

3、向外发出的公文，应由秘书科按公文要求统一核稿、登记编号、呈报领导签发，统一衔接印刷。在秘书科没有核稿处理的情况下，不得擅自登记印发，否则，后果自负。

4、关于上行文的管理。对向市委、市府和省志编委起草的文件必须严格按照规定予以办理，否则，追究有关人员责任。

5、文印工作人员要按照公文格式编排版，撰稿人员校核稿件，要仔细，不得出现差错或遗漏。

（二）收文制度

1、进入本办的文件、信函、内部书刊以及各种资料统一由收发员登记处理，不得擅自发送。

2、文件的启封，凡投各科室和个人的，由收件单位及个人启封，投寄本办的由秘书科启封，任何人不得启封与已

无关的信件。

3、严格做好文件的登记，分送、拟办、批办四个环节的工作，做到来去有终。分送到各科室的办阅文件，务必建立相应的登记、清退制度。

4、市委、市府转来的领导批件，必须按要求在规定的时限内办理并回复完毕。若因疏忽，导致失误，扣发当事人的10%年终奖。

5、领导批办的文件，应在当日内交送承办人，若承办人不在也必须电话通知清楚，承办人同时将处理意见或结果报告给领导。

6、报刊杂志统一由秘书科组织征订，由收发员按期分送到科室。

（三）文件、资料清退和归档制度

1、中央、省、市上三级文件阅办后，应立即退回，严格保管。上级业务部门的文件原则上一年清退一次，翌年需继续执行或存在办理的，要在清理的基础上列出清单，经办人签名，留着继续使用，但留用时间不得超过两月

2、清退的文件，收发员应按市委、市府办公室的要求，准时移交。上三级必须清退的文件不准擅自销毁，务必移交原件。其他的文件清退、立卷、归档、销毁在秘书科科长的指导下进行。

3、立卷、归档的文件应严格执行档案查阅制度，内部

借阅时间不超过三天，超过三天的，必须重新办理查阅手续。本办的档案资料不得外借。

（四）机要保密规定

1、本办工作人员务必严格遵守国家机关工作人员保守国家秘密的规定，做到不失密、泄密。

2、文件、统计资料的发布，应根据内容确定密级，并在首页右上角标明“秘密”“机密”“绝密”字样，文件、统计资料密级的确定由撰写人拟定，秘书科审核把关。

第三篇：党校办公室机要岗位保密制度

党校办公室机要岗位保密制度

1、机要工作人员负责省委、省政府机要件清点，签收工作。

2、收到机要件，要及时登记，按规定填写收文处理签后，呈送办公室主任阅批，再按批阅意见及时呈送校领导阅签。

3、对传阅件，要及时呈送有关领导和部门传阅，做到迅速细致，不压不漏。特急件要保证当日传阅完毕，普通件5日内传阅完毕，保证文件及时贯彻执行。

4、机要件传阅必须由机要人员亲自呈送，不得代送，对标有密级的文件，要严格执行阅文规定，不准擅自扩大范围。

5、对领导批示件，机要工作人员要按要求进行催办，并及时反馈落实情况。

6、传阅过程要严格手续，做到送出登记、收回核点、分类存放、妥善保管。

7、应上交、收回的机要件，要逐一登记造册，清点准确后上交或收回。该销毁的文件，次年登记销毁，以防泄密。

8、机要人员要认真负责，做到机要件随时入柜锁，严防机要件丢失、泄密。

9、认真执行保密工作制度，不随便谈论文件内容，凡需要复制带密级的文件，应由办公室主任或分管领导批准后，机要人员办理相关手续，做好文件的借阅、收回工作，确保文件的安全。

10、机要工作人员不准将带有密级的文件、资料随意带出办公室。

11、严格控制查阅范围。借阅重要的、带有密级的文件，须经办公室主任批准。

12、严格文件资料的查阅借用手续，凡借出的文件要定时收回，并认真检查，保证安全，发现问题及时报告、处理。

13、每天工作完毕，机要工作人员要将文件材料放到安全地方，下班之前要检查门窗，切断电源，以利安全。

第四篇：机要文书科座谈会讲话

座谈会讨论发言材料

元至八月份，机要文书科在市政府办公室党组的正确领导下，在人员减少、任务较重的情况下，紧紧围绕“工业兴市”主题，深入开展“双争三高”活动，切实加强自身建设，进一步提高办文质量和办事效率，圆满完成了领导交办的各项工作任务，为政府办日常工作运转提供了有力保障，具体来说，机要文书科做了以下几方面工作：

一是严把公文审核关，确保文件质量。对以市政府或以市政府办名义上报或下发的公文，我们坚决做到三有：即有拟文政策法规依据、有起草单位领导签字、有指导作用和实际意义。坚决不乱发文、不发乱文、不发没有意义和可发可不发的文。坚持程序层层审签制度，确保办文质量，维护文件严肃性和有效性。截止目前，我们共起草、修改、校对和审核各种请示、报告、通报等公文315份，其中如《支持齐星公司发展的纪要》《解决新成集团发展的会议纪要》《关于认真抓好工业兴市“六个五十”工作重点的通知》等涉及到企业发展、工业兴市的文件100余件。对于与工业兴市有关的文件，我们坚持多发、快发、发准、发好，特事特办。《关于对2010年上半年工业工作重点进行督办检查的通知》、《协调麻竹高速建设有关问题的会议纪要》《关于支持同星农业亿只鸡工程的意见》等10余个文件企业和经信委等部门催办要求时间紧，签批领导又不在办公室，我们积极与市领导联系，在得到市领导同意后，我们与相关科室协调合作，放弃休息，加班加点，迅速印发了文件。

1二是严把来文处理关，强化运转责任。上半年共处理各级来文2000余份，为确保中央、省政府等各级文件在我市运转有序，安全保密，机要文书科突出工作重点，创新工作方式，强化文件管理。来文登记突出一个“细”字。对上级发文，我们对照清单逐份核对，对来文时间、来文机关、文号、份数、秘级、标题都要作详细的登记。文件分发突出一个“快”字。按照上级发文范围和编号，及时准确地从公文交换站和政府网站上分发到各县市区和市直各部门，并督促受文单位机要员及时领取，对于出现文件滞留的单位进行催促。文件处理传阅突出一个“勤”字。文件传阅是文件管理工作的重中之重，同时也是文件管理工作中最薄弱环节。因此，我们做到四“勤”。首先“脑勤”，收到文件后，我们坚持及时做好文件处理签，把握好传阅文件的最佳时机。其次“手勤”，即认真记录文件运转过程中的具体位置，同时坚持把领导未阅的文件放在最显著的位置，以便领导及时批阅。三是“腿勤”，对涉密文件坚持当面送呈，当天取回，对紧急文件尽最大努力在一至二日内传阅完毕。最后“嘴勤”，即勤与各位市长对口科长联系，提醒领导及时阅示，及时收回文件。

三是严格规范办事程序，提高服务水平。机要文书科工作量相对较重，涉及范围较广，日常事务琐碎，不仅负责档案管理、文件传阅，而且也要搞好印章管理、机要保密、文件分发等等。在日常工作中，我们从抓制度入手，使各项具体工作都作出了明确而严格的规定和程序。我们建立文件登记制度。我们建立了《本级文件办理登记本》、《上级文件办理登记本》、《发

文登记本》、《机要文件夹走向登记本》，做到每份文件走向清楚，方便了领导和其他部门查询文件办理情况。我们将档案目录输入电脑，建立了档案电子文档，方便了各地各部门和各科室及时快捷地查阅以往的档案，提高了档案的利用效率。截止目前，我们接待档案查询200余次。坚持印章使用登记和领导签字制度，做到坚持原则、用印准确、管理规范。我们结合工作实际，增强服务意识，做到待人接物文明礼貌、服务热情，使拟文单位、档案查询单位、盖章单位的满意率都达到了100%。

机要文书工作无小事，开年以来，机要文书工作取得了一些成绩，但是仍然存在一些不足，主要表现在以下几个方面：一是工作的主动性、积极性有待提高，服务的观念有待进一步深入，学习的氛围还不浓厚、管理制度仍需完善，个人的素质和工作能力也需要不断提高。

下一阶段，机要文书科将进一步转变工作作风，提高工作效能，增强服务意识。认真学习市委、市政府“工业兴市”和“双争”会议精神，认真贯彻落实本次讨论会的各项要求，脚踏实地不漂浮，埋头苦干不张扬，加强学习，提高素质，理清思路，总结经验，找准规律，力争把机要文书工作做到更好

第五篇：文书机要科2011年工作打算

文书机要科2011年工作打算

一、加强学习，努力打造学习型科室

1、建议办公室认真落实每周五下午集体学习制度。

2、文书机要科将组织全体人员认真学习《县政府办公室工作制度》等规章制度，切实保障各项工作做到有章可循，运转有序。

二、公文处理更加规范化

1、收文办理做到细、快、勤、实

来文登记突出一个“细”字。对上级发文的来文时间、来文单位、文号、份数、秘级、标题都作详细的登记。

文件分发突出一个“快”字。及时准确地通过政府网上办公平台将来文来电传到各乡镇（街道）、开发区和有关部门。

文件处理传阅突出一个“勤”字。文件传阅做到四“勤”。首先“脑勤”，收到文件后，及时附上办文单，把握好传阅文件的最佳时机。其次“手勤”，认真记录文件运转过程中的具体位置，同时坚持把领导未阅的文件放在最显著的位置，以便领导及时批阅。三是“腿勤”，对涉密文件坚持当面送呈，当天取回，紧急文件马上传阅。最后“嘴勤”，勤与各位领导的秘书联系，提醒领导及时阅示，及时收回文件。

领导批示督办做到一个“实”字。对领导的批示做好登记，并及时转办有关部门和科室，做到件件有落实、事事有回音。

2、发文办理做到严格把关，及时发送

严格把好发文关，无领导签字授意的文件坚决不发，认真检查每次发文的内容，确保发出的文件不出任何问题，紧急通知发出后，及时跟上短信提醒。

三、政务值班工作做到责任到人

1、办公室值班工作，实行主任带班制度，公务员和各科室人员共同负责。值班人员确保24小时不断档，妥善处理各项工作事宜，重要事项做好记录。

2、实行严格的交接班制度，交班人员必须向接班人员介绍当班情况和需要继续处理的事项，并在值班登记簿上注明交接班时间和人员姓名，以便明确责任。

3、实行重大紧急情况报告制度，值班期间如有紧急突发事件，要立即向领导汇报，并根据领导意见，迅速安排落实；同时，要主动同有关部门联系，及时掌握情况向领导汇报。

4、建立值班签到册，落实值班责任制。当班人员要按时签到，凡出现空岗或因工作失误，造成一定损失和不良影响的，要追究当时值班者的责任。

5、快捷高效地做好领导交办的临时性工作。针对办公室临时性紧急性事务多的特点，分清轻重缓急，科学安排时间，按时完成任务。

四、认真做好保密、印章、档案、文印、收发管理工作

1、严格执行《中华人民共和国保守国家秘密法》，切实增强保密工作意识，认真落实保密规定。

2、加强印信管理工作。凡需加盖县政府或县政府办公室印章的，严格按印信管理规定办理，坚持印章使用登记和领导签字制度，做到坚持原则、用印准确、管理规范。

3、打算在今年6月份之前将办公室2010年的档案整理归档。

4、制定办公耗材登记制度，对于办公耗材的使用要由科室提出申请，分管主任进行签批，严格控制办公耗材的使用，为办公室节约开支。

5、定期对文印设备进行保养，出现故障及时维修，保证文印室的正常运转。

6、认真细致地做好收发管理工作，确保不出问题。文书机要科将以“不让工作在自己手里耽误;不让文件在自己手里积压;不让错误在自己手里出现;不让办公室形象因自己受到损害”的“四个不让”为目标，踏踏实实，全力以赴，做好本职工作。