榆林市食品检验检测中心公文处理办法（★）

第一篇：榆林市食品检验检测中心公文处理办法

榆林市食品检验检测中心公文处理办法

为促进中心公文处理规范化、制度化，提高公文处理的效率和质量，根据公文处理的有关规定，结合我中心实际，制定本办法。

一、总则

一、办公室是公文处理的管理机构，负责本单位的公文处理工作。

二、公文处理实行谁承办、谁负责，谁分管、谁把关，一级对一级负责的责任制。

三、办公室配备专职人员负责公文处理工作。专职人员必须具备相关专业知识，忠于职守，努力实现公文处理及时、准确、高效。必须认真贯彻执行国家保密法律、法规和有关规定，确保公文处理安全。

四、机关公文处理要努力提高公文处理的效率和质量。行文要少而精，注重效用，凡是可发可不发的公文，坚决不发。

五、公文由办公室统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁，科学管理。

六、拟制、修改和签批公文，书写和所用纸张及字迹材料必须符合存档要求，应使用签字笔、钢笔或毛笔（均为蓝黑色或黑色墨水）。

二、公文的收文处理

七、收文包括拆封、签收、登记、审核、分发、拟办、承办、催办、查办等程序。

八、收文范围：

（一）省、市等党政机关需要贯彻执行的公文；

（二）省局、市局下发的需要贯彻执行的公文。

（三）省质检所及相关单位下发的公文，及相关单位需要答复、转发、批转、传阅的公文；

（四）其他需要收文的文件。

九、正式收文后，办公室应区分文件的性质及轻重缓急提出拟办意见, 呈送中心领导阅批并转相关科室办理。

十、各承办科室必须按照中心领导批示进行办理，不得推诿、扯皮。如有异议，可反馈意见，及时报送原批示领导。对领导批办的急件，承办科室必须在规定的时限办结；对领导批办的一般件，按照规定尽快办理，并将办理结果及时反馈批办领导。如需延期办理，可请示批办领导同意后延期。

十一、收文主办人员要随时掌握公文去向，避免漏传、误传和延误。文件送各科室前，需进行登记，承办科室人员要进行签字；承办科室办理后，不得横传，应及时将原件并附上承办结果退回办公室。

十二、对上级机关机密机要文件，原则上不得复印留存，因特殊情况确需复印的，需经中心领导同意，并严格控制份数；年终对机密机要文件严格按照相关程序进行清理、退回。

三、公文的发文处理

十三、发文包括拟稿、审核、签发、复核、登记、编号、印制、校对、用印、分发等程序。

十四、中心使用的公文主要有决定、通告、通知、通报、报告、请示、意见、函、会议纪要等种类。

十五、行文要严格遵守行文规则；同党和国家的方针政策、法律法规及省、市食品药品监管局、市委、市政府相关政策保持一致；情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短；使用人名、地名、时间、引文、数字和本部门专业术语要准确；选用正确的文体和格式。

十六、下行一般性公文的拟稿，按科室职责分工，由承办科室负责。办公室负责对文稿进行初核后，由承办科室呈中心领导签发，最后进行登记、编号、印制、用印、送发。公文的校对由承办科室负责。拟文稿已经领导签发后，承办科室不得更改，如确需要，报经签批领导同意后修改。

十七、中心报送市食品药品监管局的请示、报告和意见等一般性上行公文，由中心领导签发。

十八、重要的上行公文，发布规范性文件、决定，人事任免、财务管理和重要工作部署事项，在新闻媒体发布的公

告等向社会公布的重要信息，由承办科室提出具体意见，报分管领导审核后，提请中心主任办公会研究决定，中心主任签发。中心主任外出时，可委托主持工作的分管领导办理并签发。

十九、发文需要两个以上科室共同拟写审稿的，由主办科室拟写初步文稿，经协办科室同意后，由主办科室负责呈送相关科室的分管局领导会审、会签。

四、公文的督办

二十、建立公文督办制度，办公室文档管理人员对督办文件进行登记，按照文件规定或领导批办时间督促各承办科室按时完成工作。

二十一、办公室应及时掌握文件处理情况，适时向领导反馈信息。对有领导批示的公文及中心重要文件，要认真督促、催办，以防积压或漏办。各承办科室对需要汇报贯彻执行情况的上级文件，要及时督查反馈。

五、公文的立卷、归档和销毁

二十二、公文办理完毕后，办公室应当根据《档案法》和其他有关规定，及时将公文原稿、正本和有关材料整理立卷。电报随同文件一起立卷。各科室也要将涉及本科室业务工作的文件、上级文件复印件等材料及时整理归档，妥善保管。

二十三、公文的归档，应当根据其相互联系、特征和保

存价值分类整理立卷。保证档案的齐全、完整，准确反映本单位的主要工作情况，以利存查。

二十四、归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期移交档案部门。移交时应有严格的交接手续。

二十五、不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经分领导批准，可以销毁。销毁秘密公文应当到指定场所由2人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文应当进行登记。

二十六、本办法自发布之日起施行，由办公室负责解释。

第二篇：中心公文处理办法(试行)

中心公文处理办法（试行）

为推进教育部学校规划建设发展中心（以下简称中心）公文处理工作科学化、制度化、规范化，进一步提高公文处理的质量和效率，根据《党政机关公文处理条例》（中办发〔2012〕14号）与《教育部关于公文处理的若干规定》有关要求，按照《党政机关公文格式》（GB/T 9704—2012）国家标准，结合中心实际情况，制定本办法。

第一章

总则

第一条 本办法适用于中心各部门公文处理工作。

第二条 公文是中心实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

第三条

公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条

公文处理应坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第五条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家和中心秘密的安全。

第六条

中心各部门、单位的负责人应高度重视公文处理工作，加强对本部门、单位公文处理工作的领导和检查。

第七条 办公室是中心公文处理工作的管理机构，负责对中心及各部门、单位的公文处理工作予以管理、指导和监督。

第二章

公文种类

第八条

中心适用的公文种类

（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩部门和人员、变更或者撤销部门和有关单位不适当的决定事项。

（三）公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

（四）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（五）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（六）通知。适用于发布、传达要求中心各部门和有关单位周知或者执行的事项。

（七）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（八）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

（九）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

（十）批复。适用于答复下级单位请示事项。

（十一）函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（十二）纪要。适用于记载、传达会议主要情况和议定事项。

第三章

公文格式

第九条 中心办理发文须使用“教育部学校规划建设发展中心发文稿纸”，并按栏目要求及权限逐一完整填写。中心公文的发文机关名称为“教育部学校规划建设发展中心”（简称教规建中心），使用统一格式公文版头“教育部学校规划建设发展中心文件”。第十条 中心设置“教规建中心”、“教规建中心函”、“教规建中心发”等3种发文机关代字，由中心办公室统一管理。

（一）“教规建中心”主要用于发布中心重大事项，部署重要工作，调整重要机构，向上级机关请示、报告等。

（二）“教规建中心函”主要用于发布重要通知、通告，与不相隶属单位商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项等。

（三）“教规建中心发”主要用于发布中心综合性通知，部署一般性工作，印发、转发上级有关文件，调整和成立一般性机构，发布或批复下属单位相关事项。

下属单位涉及投资、人事、重要业务等方面的重大变动由中心行文；下属单位内部管理由单位内部发文，并严格按照中心公文处理办法有关规定执行。

第十一条 公文一般由份号、等级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关、印发日期和页码等部分组成。

（一）份号是指公文印制份数的顺序号。涉密公文应标注份号，非涉密公文根据需要标注份号。份号使用6位、三号黑体阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。

（二）密级和保密期限是指公文的秘密等级和保密的期限。涉及国家秘密的公文，须标明密级和保密期限。密级与保密期限并排，使用三号黑体字，中间以“★”隔开，顶格编排在版心左上角第二行。若只标密级不标保密期限，“绝密”“机密”或“秘密”二字之间空一字。如有具体保密期限应当明确标注；凡未标明或者未通知保密期限的国家秘密事项，其保密期限按照绝密级事项30年、机密级事项20年、秘密级事项10年认定。

（三）紧急程度是对公文送达和办理的时限要求。紧急公文应分别标注“特急”或“加急”，紧急电报应分别标注“特提”“特急”“加急”或“平急”，紧急程度使用三号黑体字，顶格编排在版心左上角。如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。如果只标注密级或紧急程度，不同时标注保密期限，表达紧急程度的两个汉字之间应空一字。

（四）发文机关标志即“红头”，由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成。联合行文时，应将主办单位名称排列在前，并将“文件”二字置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排列；若联合行文单位较多，应保证公文首页显示正文。

（五）发文字号是公文的“身份标识”，由发文机关代字、年份、发文顺序号组成，编排在发文机关标志下空二行的位置。年份、发文顺序号使用阿拉伯数码标注，年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；联合行文，只标明主办机关发文字号；非主办机关负责人需在会签文稿上签字。如果是平行发文，居中排布。如果是上行文，则发文字号居左排布，并空一字；右侧对称位置标注签发人，发文字号与最后一个签发人姓名同处一行。

（六）签发人是指发文机关的主要负责人，由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。一般性公文由主管领导签发，上行文须由中心主任签发。“签发人”使用三号仿宋_GB2312字体，签发人姓名使用三号楷体_GB2312字体。三个及三个以上机关联合上行文，按发文机关顺序编排签发人姓名，每行排两个签发人姓名，两个签发人姓名中间空 1字。回行时应做到：每行签发人姓名的第一个字都对齐。

（七）标题是对公文主要内容的概况和揭示，由发文机关名称、事由和文种组成，标题使用小二号方正小标宋简体字体，编排于版头红色分隔线下空一行的位置，分一行或多行居中排列，行间距30磅；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点符号。如果在事由部分出现多个机关、人名等并列时，每个机关名称、人名之间应用顿号分开，不使用空格。若标题所占行数较多，应将标题上移一行或缩小行间距，保证公文首页显示正文。

（八）主送机关指公文的主要受理机关，使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称，上行文原则上只能有一个主送机关。公告类公文没有主送机关。主送机关使用三号仿宋_GB2312字体，在标题下空一行之后居左顶格排列，回行时仍然居左。主送机关按照重要程度排列，同类型机关内同级机关之间用顿号分隔，不同类型机关之间使用逗号分隔，最后一个主送机关之后标全角冒号。

（九）正文是公文的主体，用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文。正文使用三号仿宋_GB2312字体，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格，自然段之间不空行。公文文中结构层次一般不超过四层，其层次序数依次可用“

一、”“

（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体_GB2312字体、第三层和第四层用仿宋_GB2312字体标注。正文行间距一般使用单倍行距或固定值30磅。

（十）附件说明是公文附件的顺序号和名称。如有附件，在正文下空一行、左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件序号（如“附件：1.XXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应与上一行附件名称的首字对齐。

（十一）发文机关署名应当使用发文机关全称或规范化简称，并与发文机关标志、标题中发文机关名称相一致。联合行文时，若发文机关标志并用联合发文机关名称，则发文机关署名的顺序应与发文机关标志的排列顺序一致。成文日期是公文生效的时间，署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。成文日期中的数字使用阿拉伯数字，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。公文加盖印章是体现公文效力的表现形式，是鉴定公文真伪最重要的依据。签发人签名章属于印章的一种特殊形式。上行文一定要加盖印章，纪要一般不加盖印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。印章须使用红色，做到文字端正、字迹清晰。

发文机关署名应在正文后下空二行编排，名称较长时可分两行编排。成文日期位于发文机关署名下一行，以发文机关署名为基准居中编排。单一行文时，以成文日期为准居中编排发文机关署名；联合行文时，发文机关署名按照发文机关顺序排列，每排最多排3个印章，确保两印章间互不相切或相交，印章和署名的纵向中心线应重合。最后一个印章端正居中下压发文机关署名和成文日期。

如果出现调整正文行距或字距的措施仍无法使印章与正文同处一页，应将印章加盖在下一空白页上，并在该空白页第一行顶格标注“（此页无正文）”。

（十二）附注是公文印发传达范围等需要说明的事项，对公文的发放范围、使用时需注意的事项加以说明。“请示件”应在附注注明联系人及联系电话。附注使用三号仿宋_GB2312字体，紧接成文日期下一行居左空二字，并在文字外加圆括号，回行时顶格。

（十三）附件指公文的说明、补充或者参考资料。附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用三号黑体字顶格编排在版心左上角第一行，其后不加冒号。附件顺序号和附件标题应当与附件说明表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号（如“教规建中心函〔2015〕XX号附件1”）。

（十四）版记由分隔线、抄送机关、印发机关和日期组成。分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线，中间分隔线用细线。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。

抄送机关是指除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。抄送机关应使上级机关在前，其次为同级机关，再次为下级机关。按照党、政（地方党委政府在前、部门和厅局在后）、军、群的顺序排列。同一系统内同级机关之间用顿号分隔，不同系统机关之间用逗号分隔，最后一个抄送机关之后标句号。抄送机关使用四号仿宋体字，在印发机关和印发日期上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号的首字对齐。如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应将主送机关置于抄送机关上一行，之间不加分隔线。

印发机关指公文的印制主管部门，统一为“教育部学校规划建设发展中心办公室”。印发日期指公文的送印日期。印发机关和印发日期使用四号仿宋_GB2312字体，如有抄送机关，编排在抄送机关下一行，印发机关和印发日期共同占一行。印发日期用阿拉伯数字完整写明年、月、日，后面加“印发”二字。版记中如有主送机关、抄送机关等要素，应当将其置于印发机关和印发日期纸上，用一条细分隔线隔开。

（十五）页码使用四号半角仿宋阿拉伯数字，置于版心下边缘之下。页码数字左右两边各空一个半角空格，放一条“—”字线。“—”字线距版心上边缘7毫米，单页码右边的“—”字线右空一字，双页码左边的“—”字线左空一字。

第十二条

公文中使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照国家有关标准和规定执行。

第十三条

公文用纸幅面均采用国际标准A4型（210毫米×297毫米），左侧装订。公文页边距统一为：上距3.7厘米、下距3.5厘米、左距2.8厘米、右距2.6厘米。以中心名义单独或联合制发的标有发文字号的公文，须使用中心文件专用纸（红头纸）。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

第四章

行文规则

第十四条 除中心办公室外，其它部门或个人一律不得对外正式行文。第十五条

行文应当有必要，注重效用。对使用电话、电子邮件或发便函即可办理的事项，尽量不发正式公文。

第十六条

报告与请示事项应严格分开，报告不得夹带请示事项，请示应当“一文一事”。请示应当逐级上报不得越级，一般只写一个主送单位；需要同时报送其他单位的应当使用抄送形式，但不得抄送下级单位和个人。根据发文单位与收文单位之间的行文关系，中心公文一般分为上行文、下行文、平行文三种。

（一）上行文：向上级机关的行文。一般用请示、报告等文种。

（二）下行文：对下级单位的行文。一般用通知、通报等文种。

（三）平行文；对平行或不相隶属的单位的行文。一般使用函、通知等文种。

第十七条

各部门、单位送中心领导的请示、报告、情况反映等材料，由本部门、单位主管领导签字后，送中心办公室，由中心办公室呈送中心领导阅批。报告、请示应先送分管中心领导，由分管中心领导根据需要批送其他中心领导。

第十八条 向上级机关报送公文，内容应当为需要报告的重要事项，上级机关要求报告办理情况的事项，须经上级机关审批或者决定的事项。

第十九条

行文应当向直接上级机关请示和报告；因特殊情况必须越级请示和报告的，应当抄送被越过的上级机关，并注明理由。

第二十条

拟请上级机关领导同志出席有关活动时，一般在报送请示的同时将活动议程及相关材料附后，并至少提前一周报送。

第二十一条

凡部门职权范围内能够解决或者通过与其他部门、单位协商可以解决的事项，一般不请示上级领导。第二十二条

除以函的形式商洽工作、询问和答复问题外，一般不向地方人民政府正式行文。因特殊情况确需正式行文的，须报教育部批准。

第二十三条 属于两个（含）以上部门之间的事务，相关部门可联合行文，联合行文应当明确主办部门，主办部门排列在前，先签署意见，其他部门依次会签；联合行文使用中心专用会签纸及发文稿纸办理发文。行政机关与同级或者相应的党的机关、军队机关、人民团体联合行文，按照党、政、军、群的顺序排列。

第二十四条 部门之间对有关问题未经协商一致，或者未经中心领导批准裁决的，不得行文。

第二十五条

请求上级机关批转或者发文的事项，应当在“请示”中说明发文依据、理由。

第二十六条

除上级机关负责人直接交办的事项并要求直接报送外，不得以中心名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

第二十七条

受双重领导的单位向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。

第二十八条

不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准，或者有关主管部门向来文机关答复请求批准的事项，应当使用“函”，不得使用“请示”或者“批复”。

第五章

公文拟制

第二十九条 公文的拟制包括公文的起草、呈批、审核、签发等程序。

第三十条

公文的起草

（一）符合党的理论路线、方针政策和国家法律法规，与教育部部党组决策部署相一致，完整准确体现发文意图，并同现行有关公文相衔接。

（二）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。一切从实际出发，分析问题实事求是，所提措施或建议切实可行。

（三）以中心名义制发的公文，一般由主办部门代拟文稿，部门负责人须严格把关。

（四）公文的文种应当根据行文目的、发文单位职权以及与主送机关的行文关系确定。

（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

（六）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

（七）应当使用国家法定计量单位。

第三十一条 对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，协办部门要积极配合，取得一致意见并会签后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调。经协调仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请中心领导协调或者裁定。上报的请示性公文，主办部门应当附上与其他部门协商一致或者不同意见的书面材料。

第三十二条

公文的呈批

（一）报请教育部领导或相关司局审批或批阅的公文，主办部门须按规范填写《教育部司局签报》并附简要说明，经办公室审核、中心分管主任签字、中心主任签批后报出。

（二）凡以教育部学校规划建设发展中心名义正式对外行文，需编“XX〔公元年份〕×号”文号，并填写《教育部学校规划建设发展中心发文稿纸》，经逐级审批，并经办公室审核后报出。

（三）报请中心领导审批的公文，有关部门需填写《教育部学校规划建设发展中心部门签报》并附简要说明，经办公室审核、登记后，呈报中心领导审批。

（四）为防止公文在批转过程中出现重复批示或错漏，中心所有公文一律由办公室负责呈报，中心领导一般不直接接受其他部门或个人呈文。

第三十三条 公文报送中心领导签发前，须由办公室进行审核。审核的重点是：

（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。

（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；内容是否与教育部部党组决策部署相一致；是否完整准确体现发文意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施、办法和建议是否切实可行。

（三）涉及有关部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

（四）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

（五）其他内容是否符合公文起草的有关要求。

经审核不宜发文的公文，应当退回起草部门并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由办公室给出修改意见，交由起草部门修改，并重新报送办公室审核，直至符合要求为止。

第三十四条

公文的签发

（一）以中心名义制发的公文，中心办公室将审核后的文稿按签发权限送中心领导签发。上行文送中心主任签发；下行文或平行文中，政策性强、涉及面广的重要公文，由中心主任或者由其授权的其他副主任签发；内容涉及各条、块专项事务的，由中心主任授权的分管副主任签发。如遇紧急件或分管副主任外出等特殊情况无法签发的，可由其他副主任签发。属主任办公会议决定事项的公文，可由中心办公室主任代主任、副主任签发。

（二）中心领导审批公文时，对有具体请示事项的，应签署明确意见，圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。中心部门负责人在办理中心领导批件时，须有明确反馈意见。

（三）经签发后的公文不得自行另作修改。若确需修改，必须按原程序重新送签。

第三十五条

对中心内部的某些事项，不需要以中心名义发文时，可以中心办公室名义发文，由中心办公室主任签发。

第六章

公文办理

第三十六条

公文的办理包括收文办理、发文办理和整理归档。第三十七条 收文办理

（一）签收。中心办公室负责对收到的公文逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。

（二）登记。按照收文登记簿栏目设置，详细登记公文有关信息和办理情况，同时更新收文电子记录表。

（三）初审。对收到的公文进行初审。初审的重点是：是否应当由中心办理，是否符合行文规则，内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定，涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。

（四）承办。经审核，对符合规定的公文，中心办公室应当及时提出拟办意见并报中心领导批示。

阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后传阅。批办性公文应当提出拟办意见并报中心领导批示或者转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对收到交办的公文应当及时办理，并将办理情况告知或呈报交办单位。有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕，不得延误、推诿；确有困难的，应及时向办公室说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应立即退回办公室并说明理由，不得积压和转送。

第三十八条 报中心领导批示的公文，中心领导应当及时批示。阅批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，圈阅视为同意；对没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

第三十九条

中心领导批示或者转请有关部门提出办理意见的公文，批示或者办理后，不得自行运转，应及时退回办公室，由文秘人员按规定程序处理。

第四十条

报中心领导批示或者转请有关部门办理的公文，由办公室负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办，防止公文积压、延误。

第四十一条 公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门或单位协商；如有分歧，主办部门负责人要出面协商，如仍不能取得一致，可报请中心领导协调或决定。

第四十二条

代表中心外出参加会议带回的文件以及各职能部门直接收到的上级机关来文，须及时交办公室统一按收文办理程序处理，严禁个人私自截留来文或将公文转至其他单位。

第四十三条

发文办理

（一）复核。已经签发的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签发人复审。

（二）登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

（三）印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当由办公室在符合有关规定的条件下单独印制。

（四）核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。

第四十四条

涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换或者收发件机关机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。

第四十五条 整理归档

公文办理完毕后，办公室和主办部门应当根据《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作条例》及《中心档案管理办法》等有关规定，由专人及时将公文形成过程中的正本、定稿、重要稿件和有关材料整理（立卷）、归档。其中，与公文并办的电报随同公文一起整理（立卷）。个人不得保存应当归档的公文。第四十六条 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映中心或本部门的主要工作情况，便于保管和利用。

第四十七条 联合办理的公文，原件由办公室负责整理（立卷）、归档，其他部门保存复制件或者其他形式的公文副本。

第四十八条 本部门负责人兼任其他部门、单位职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职部门、单位整理（立卷）、归档。

第四十九条

归档范围内的公文，要明确保管期限，并按有关规定定期向中心办公室移交。

第五十条

拟制、修改和签批公文，应使用黑色墨水钢笔或中性笔，禁止使用圆珠笔或铅笔，书写及所用纸张和材料必须符合存档要求。

第五十一条 公文立卷由中心办公室统筹负责，各部门专（兼）职文秘人员协助办理。

第五十二条 办公室统筹负责指导、跟踪、督促、检查中心各类公文的办理工作。

第七章

公文管理

第五十三条 由办公室安排专人负责中心各类公文的收发、审核、用印、归档和销毁等管理工作。

第五十四条 上级机关下发的公文，除密件和明确注明不准复印的文件以外，经中心领导或办公室主任批准后方可由专人复印。复印时，应当注明复印的部门、日期、份数和印发范围。公文复印件作为正式公文使用时，应加盖办公室印章。

第五十五条 公开发布中心或各部门、单位公文，必须经中心领导批准。经批准公开发布的公文，同正式印发的公文具有同等效力。

第五十六条

传递秘密公文，必须采取保密措施，确保安全。利用计算机、传真机等传输秘密公文，应当安装加密装置；绝密级公文不得使用计算机、传真机传输。

第五十七条

公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第五十八条

部门合并时，全部公文应当随之合并管理。部门撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交办公室管理。

第五十九条 工作人员调离工作岗位时，须将本人暂存、借用的公文移交、清退。

第六十条

不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室主任批准后，可以销毁。

第六十一条

销毁秘密公文，应当到指定地点由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文（含密码电报）、机密级公文应当严格履行登记手续。

第六十二条

密码电报、涉密电子公文的使用和管理，按照国家有关保密法律、法规及《教育部学校规划建设发展中心保密工作管理办法》执行。

第八章

附则

第六十三条 本办法自发布之日起执行。

第六十四条 中心下属单位公文处理工作参照本办法执行。第六十五条

本办法由中心办公室负责解释。

附件：中心公文排版标准附件

中心公文排版标准

1．“教育部学校规划建设发展中心”版头，编“XX〔公元年份〕×号”或“XX函〔公元年份〕×号”。发文字号位于公文标题的下方，用三号仿宋体标识，居中与标题对齐排列；年份、序号用阿拉伯数字标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为01），不加“第”字。

2．标题位于公文纸红线下空一行处，用小二号方正小标宋体标识，可分一行或多行居中梯形排布；回行时，要做到词意完整，排列美观，间距适当。

3．主送单位位于标题下空一行处，左侧顶格用三号仿宋字体标识，回行时仍顶格；最后一个主送单位名称后标全角冒号。

4．正文位于主送单位名称下一行处，每自然段空二字，用三号仿宋_GB2312字体标识，回行顶格，数字、年份不能回行，一般使用单倍行距或固定值30磅。

5．正文结构层次序数依次用“

一、”“

（一）”“1.”“（1）”标注；第一层用黑体字、第二层用楷体_GB2312字体、第三层和第四层用仿宋_GB2312字体。

6．正文中的人名、地名、数字引文要准确使用。除文件编号、序号、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写外，其他均用汉字书写。引用公文应先引标题，后引发文字号。引用外文应注明中文含义。

7．正文中的年、月、日、人名、地名、文件名称、事物名称等，一般不使用简称。如使用非规范化简称，应先用全称并在括号内注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应在第一次出现时注明准确的中文译名。

8．附件位于正文下空一行处，左空二字用三号仿宋_GB2313字体标识，“附件”后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第一行使用黑体字顶格标识“附件”。

9.发文机关署名位于正文后下空二行、右空二字，用三号仿宋_GB2313字体标识。

10．成文日期位于发文机关署名下一行，以发文机关署名为基准居中编排。用三号仿宋_GB2313字体标识，阿拉伯数字将年、月、日标全，并与发文单位署名相匀称。

11．附注位于成文时间下一行处，居左，空二字加圆括号，用三号仿宋_GB2313字体标识。

12．抄送单位位于成文日期下一行，左空一字，用三号仿宋_GB2313体字标识“抄送”，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送单位对齐，抄送单位间用逗号或顿号隔开，在最后一个抄送单位后标句号。

13.页码使用四号半角仿宋阿拉伯数字，置于版心下边缘之下。页码数字左右两边各空一个半角空格，放一条“—”字线。“—”字线距版心上边缘7毫米，单页码右边的“—”字线右空一字，双页码左边的“—”字线左空一字。

第三篇：公文处理办法

公文处理办法

第一章

总

则

第一条

为保证公司公文处理工作的规范化、制度化和科学化，结合公司实际，制定本办法。

第二条

公司发公文（包括电报和签报，下同）是公司在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法进行公务活动的重要工具。

第三条

公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

第四条

公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。

第五条

各部门的负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本办法并加强对本部门公文处理工作的领导和检查。

第六条

综合部是公司公文处理的管理和执行机构，同时负责指导各部门的公文处理工作。

第七条

专兼职公文处理人员应当认真学习掌握公文处理办法，对公文办理做到应知应会。

第二章

公文主要种类

第八条

公司公文种类主要包括：

（一）决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

（二）通告

适用于公布公司范围内应当遵守或者周知的事项。

（三）通知

适用于发布规章、制度，下达任务，转发上级机关和不相隶属机关的文件，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项等。

（四）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（五）报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（六）请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

（七）批复

适用于答复下级单位的请示事项。

（八）意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（九）函

适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（十）会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章

公文格式

第九条

公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标准、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。

（一）涉及国家秘密的公文应当标明密级（绝密、机密、秘密）和保密期限。

（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

（三）发文单位标识应当使用全称或者规范化简称；联合行文，主办单位排列在前。

（四）发文字号应当包括单位代字、年份、序号。

（五）上行文应当注明签发人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文

标题中除法规、规章、书籍、报刊名称加书名号外，一般不用标点符号。

（七）主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。

（八）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。

（九）印章是公文生效的标志，应当加盖印章。

（十）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。

（十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。

（十二）公文应当标注主题词。

（十三）抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。

（十四）印发单位为综合部，印发日期以公文付印的日期为准。

（十五）会议纪要应在标题之下注明通过日期，通过日期以会议结束的日期为准。“抄报”、“分送”、“抄送”标注在公文版记中的主题词之下。

（十六）文字从左至右横写、横排。

第十条

公文中各组成部分的标识规则和公文缮印要求，按有关规定执行。

第十一条

公文用纸一般采用国际标准 A4 型（210mm×297mm），左侧装订。

第四章

行文规则

第十二条

根据公司的隶属关系和职权范围，公司公文主要有三种行文关系，即上行文、平行文、下行文。

（一）上行文：向上级主管部门及业务司局报送的各类请示、报告、意见等上报文件。

（二）平行文：向同级或不相隶属机关、单位呈送的各类文件。

（三）下行文：向各部门下发的各类文件。

第十三条

用公司名义行文的主要内容：

（一）向上级主管部门及业务司局请示、报告工作。

（二）与路内外有关单位联系工作，商洽问题。

（三）转发铁路总公司（原铁道部）及铁路局有关文件，并据此制订、提出

具体实施办法。

（四）部署公司重大工作和采取的重大行政措施。

（五）公司内重要的机构变动、人员调整及通报、表彰、奖惩事项。

（六）下达和调整各类计划。

（七）答复各单位重要的请示事项。

（八）其它需要以公司名义行文的事项。

第十四条

行文应当确有必要，注重效用。可发可不发的文件坚决不发；对必须印发的公文应严格控制发文数量与发文范围。凡与公文办理无关的单位一律不予抄送。

第十五条

公司内各单位之间一般不行文，有事当面商洽解决。公司各部门向公司领导请示工作并需批复的重要事项，以“签报”形式报公司综合部转呈公司领导，一般只送主管组领导，涉及其他部门职权范围内的事项要会签；“签报”不盖章，由部门负责人亲笔签署姓名。

第十六条

重要的下行文，应同时抄送直接上级主管单位。

第十七条

以公司名义下发的公文，凡内容涉及其它相关单位的职权范围时，行文前对有关问题必须协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，公司有权责令纠正或撤销。

第十八条

各单位不得越级行文。除直接交办的事项外，不得向上级领导个人行文。

第十九条

“请示”应当一文一事；只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送，但不得同时抄送下级单位；“报告”中不得夹带请示事项。

第二十条

除直接交办的事项外，各部门原则上不得以本部门名义向局领导和各处室报送“请示”、“意见”和“报告”。

第五章

发文办理

第二十一条

发文办理指以本单位名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、登记、复核、缮印、用印、分发等程序。

第二十二条

公司发公文稿应使用统一的公司发文稿纸抄写，并认真填写首页的文件撰制栏目，尤其是文件标题、主题词、主送、抄送、撰稿人及联系电话

栏目。

第二十三条

草拟公文应当做到：

（一）符合国家的法律、法规和方针、政策及其他有关规定。符合公司各项规章制度。如提出新的政策规定，要切实可行，并加以说明。

（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

（三）公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。

（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

（六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

（七）应当使用国家法定计量单位。

（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明其中文译名。

（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修饰色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。

第二十四条

拟制公司发公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办单位应当主动与有关部门协商、会签，取得一致意见后方可行文；会签部门应迅即办理，一个部门最长不应超过 1 天。如有分歧，主办部门的负责人应当出面组织协调，经协调仍不能取得一致意见时，主办部门列明各方理据、提出建设性意见报公司综合部转呈公司领导协调或裁定。

第二十五条

公文稿拟出后，主办部门负责人应认真核阅、修改并在“主办部门核稿”处签字后，送交公司综合部。

第二十六条

公司综合部在将公文送公司领导签发之前，应当认真做好审核工作。未经审核的文稿，不得送领导签发。审核的重点是：是否需要行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的要求，公文格式是否规范，附件是否齐全等。涂改勾画较乱、字迹难以辨认的，应退拟稿人抄清。审核时对内容的重要改动，应与主办单位协商，或提出意见，退拟稿人修改。

第二十七条

公司上行文由公司总经理签发，重要的或涉及面广的，由主管副经理会签。对其他单位的公文一般由主管副经理签发，涉及重大问题的公文由总经理签发。签发人应对公文的内容进行最后研究和审定，对文稿、格式的每一个方面和细节进行必要的斟酌和修改；签发时，要在文稿上签署全名和具体日期（年月日），字迹清楚。

第二十八条

经领导人签发的文稿，不得擅自改动；如必须改动，应报经签发人同意。

第二十九条

公文正式印制前，拟稿人应当对清样进行认真校对后送交综合部进行复核。校对应对清样与文稿的一致性负责。复核的重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。

第三十条

拟制、修改和签批公文，用笔用墨必须符合存档要求。

第六章

收文办理

第三十一条

收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

第三十二条

公司建立收文登记制度，由指定人员统一进行登记、分发。没有经过公司综合部签收的公文，应到公司综合部补办登记手续。

第三十三条

需要办理的公文，文书部门应及时交公司综合部负责人审阅后，送交主管领导批示，并依据批示迅速交有关单位办理。需两个以上部门办理的，应明确主办部门。

第三十四条

收到需办理的公文后，承办部门要抓紧办理，不得延误推诿。紧急公文应当按时限要求办理；一般公文应在 3 个工作日内办结，最长不应超过5 个工作日。当超过办理时限时，主办部门应及时予以说明。对不属于自己业务范围，或者不适宜由本部门主办的，应迅速退回公司综合部。

第三十五条

公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应主动与之协商，会签；如有分歧，主办部门负责人应出面组织协商，经协商如仍不能取得一致意见，主办部门应当说明各方面理据并提出建设性意见，送公司领导协调

或裁定。

第三十六条

公文在办理过程中传阅，每发生一次阅办者的转移，均要经公司综合部登记，不得在阅办者之间直接传递（即横传），以保证公文来龙去脉清楚，办理或查询及时方便。

第三十七条

审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

第七章

公文归档与管理

第三十八条

公文办理完毕，应当根据《中华人民共和国档案法》和有关规定，及时整理立卷、归档。个人不得保存应当归档的公文。

第三十九条

归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。

第四十条

联合办理的公文，原件由主办单位整理、归档，其他单位保存复制件或其他形式的公文副本。

第四十一条

公文复制件作为正式文件使用时，应加盖复制单位印章，视同正式文件妥善保管。

第四十二条

归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。

第四十三条

没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和主管领导人批准，可以定期销毁。销毁秘密公文，应当进行登记，由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。

第四十四条

单位合并时，全部公文应当随之合并管理。单位撤销时，需要归档的公文整理后按有关规定移交档案部门。

第四十五条

工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第四十六条

密码电报的使用和管理，按照有关规定执行。

第八章

附

则

第四十七条

行政法规、规章、外事等方面的公文，依照有关规定处理；公文处理中，涉及电子文件的有关规定另行制定。

第四十八条

本办法由公司综合部负责解释。

第四十九条

本办法自发布之日起施行。

第四篇：公文处理办法

公文处理暂行办法

第一章

总 则

第一条 为提高公司公文处理的效率和质量，参照国家的有关规定，结合公司实际，制定本办法。

第二条 本办法所称公文，是指公司在行政管理和业务经营过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书。

第三条 公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）和归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全和规范。

第五条 综合管理部是公文的归口管理部门，主管公司公文处理工作。综合管理部负责建立健全公司有关公文管理的工作制度,并组织实施;负责公文从收发、审核、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁的全过程管理;督办公文的运转和实施情况。

第六条 综合管理部应当配备文秘人员负责公文处理工作。

第二章

公文种类、公文类别及使用范围

第七条 公文种类主要有：决定、决议、通知、通报、报告、议案、请示、批复、函、会议纪要，规定、办法、细则等。

第八条 各类公文的使用范围。

一、决定、决议

决定适用于对重要事项或者重大行动做出的安排，人事任免，奖惩有关部门及人员等。

决议适用于经过会议讨论通过，并要求贯彻执行的重要事项。

二、通知

适用于发布规章制度（包括规定、办法、章程、规程、细则等）和措施，传达上级有关单位的指示；要求下级部门办理或者需要知晓的事项；转发上级有关单位、同级单位和不相隶属单位的公文；印发公司领导的讲话等。

三、通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要情况等。

四、报告

适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或建议，回复上级单位询问或交办事项的处理结果。

五、议案

适用于向股东会、董事会等提请审议事项。

六、请示

适用于向上级单位或领导请求指示、批准的事项。

七、批复

适用于答复下级或相关部门的请示事项。

八、函

适用于平级单位之间或不相隶属单位之间相互商洽工作、询问、或答复问题等。

九、会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项，主要包括：股东会纪要、董事会纪要、执行董事会纪要、监事会纪要；总裁办公会纪要；公司工作例会纪要；业务评审会纪要；专题会议纪要等。

十、规定、办法、细则

适用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范或对上级主管部门制定的法规、规章提出贯彻实施意见。

第三章 发文办理

第九条 发文一般由版头、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、成文日期、印章、主题词、抄送单位、校对人和印发日期等部分组成。

一、版头应为*******公司加“文件”两字组成。版头一经确定，应长期沿用。

二、发文字号应当包括单位代字、发文年份、发文顺序号组成。

三、公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文单位。标题中除书名号外，一般不使用标点符号。

四、正文为公文的主体，包括事由、要求、建议和措施等。

五、主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称，并按其性质、级别或惯例依次排列。

六、抄报单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的上级单位；抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的同级单位、下级单位或其他相关单位；内部发送指需要执行或知晓公文的各部门及其领导，抄报单位与抄送单位应当使用全称或规范化简称，并按上级、平级和下级的次序排列。

七、公文除会议纪要外，应当加盖印章。用印页如无正文，应当在页首用圆括号标明“此页无正文”字样。

八、公文应标注主题词。公文主题词一般不超过5个。标引顺序为先标类别词，再标反映公文内容的关属词，最后标反映公文形式的类属词。

九、公文成文日期以签发人的签发日期为准。

十、公文文字从左至右横写、横排。

第十条 公司发文按行文关系、方式和内容等的不同，划分为不同的类别。使用“*******公司文件”文头的文件，主要包括:“**发[ ]××号、**办发[ ]××号和*****（部门）[ ] ××号”。

“**发[ ]××号”主要为对外发文时使用，包括请示、报告、函等文种。

“**办发[ ]××号”主要为公司对内发文时使用，适用于发布章程、办法、规定、实施办法、实施细则、操作规程、人事任免，以及重要会议的领导讲话和会议纪要等，包括决定、决议、通知、通报等文种。

“****（部门）[ ] ××号”适用于各部门内部发文，主要为发文部门内部实施的规章制度等。

第十一条 公文要按照隶属关系和职权范围行文。一般不越级行文，因特殊情况，必须越级行文时，应同时抄送被越级的单位。

除综合管理部外，其他部门不正式对外发文。

第十二条 不相隶属的单位行文应当遵循对等的原则，“明来明去、密来密去、函来函复”。

第十三条 上行文应根据内容写明主送单位，如需同时发送其他单位，还应写明抄送单位。

“请示”是请求上级单位予以批复的文种，应当一文一事，一般只写一个主送单位，同时需要其他单位研究处理的，应采用抄送形式。

“报告”是向上级单位汇报工作、反映情况的文种，不得夹带请示事项。“报告”中提出的意见和建议，只供上级单位参考而并不要求予以批复。

第十四条 行文应当注重效用，对可发可不发的或能用电话、面谈等方式解决的事项，不要行文。

第十五条 发文办理是指以********公司名义制发公文的过程，包括拟稿、审核、会签、签发、校对、印制、用印、登记、分发立卷、存档等程序。

发文的流程：经办人员（拟文）→部门负责人（审批）→综合管理部（核稿）→总经理或分管副总（签发）⇢董事长（签发）→综合管理部（校对、套红、印刷、发送）

第十六条 草拟公文的基本要求

拟稿一般按照职能部门分工负责的原则和日常工作程序，谁主管谁主办。涉及两个部门以上的事项，应以一个部门为主，与有关部门协商一致后再办理行文。

草拟公文应当做到：

一、公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。

二、公文中的数字除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的字必须使用汉字外，其它应当使用阿拉伯数字。日期应当写具体的年、月、日。

三、公文的结构层次数，第一层为“

一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“

1、”，第四层为“（1）”。

四、公文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

第十七条 办文部门申请发文的程序

拟稿人拟稿后，应在OA系统中提起发文流程，并在线提交至本部门主要负责人审核。拟稿部门负责人要严格把关，对所拟公文进行初审，对发文的必要性、政策性、文稿内容、文内数字的真实性、准确性负责，审核无误后，部门主要负责人在OA流程中进行审批，签注是否同意发文的意见。

第十八条 公文审核

一、公文送领导签发之前，应先由综合管理部文秘人员进行审核，无误后报公司领导审批。

二、公文审核的基本任务是协助公司领导保证公文的质量。

核稿的主要内容为:是否确需行文；是否符合有关政策；文稿中提出的解决问题的意见、办法和措施是否切实可行；行文方式是否妥当；是否符合行文规则和公文拟制的有关要求。

三、综合管理部对于审核的公文一般可按三种方法处理：一是做必要的文字修改；二是对文稿改动较多或者不合格的文稿，请原拟稿部门修改；三是建议不办发文或者另行处理。

四、一般公文核稿不超过2个工作日。

第十九条 公文签发的基本原则 核稿后，由综合管理部根据文件的内容送相关部门签署意见，并送公司领导审阅、签发。

公司层面的发文一般由总经理签发，其中规章制度需先经总经理办公会议审议通过；部门层面的规章制度由分管副总签发；特殊要求下需董事会审议通过的规章制度应由董事长签发。

第二十条 发文校对、编号、打印、盖章、分发

一、如公司领导对发文提出了修改意见或发文被文秘修改过，则发文应进入校对环节。公文校对由发文部门负责人亲校，要求做到准确无误；校对人如发现原稿有问题时，应及时与有关人员联系，未经签发人同意不得随意改动。

二、公文编号、打印由综合管理部负责。打印文件必须以经签发的原稿为依据，应忠于原稿，不得擅自改动。如发现明显错误，应与拟稿部门联系。

三、根据发文的形式确定用印种类。公司发文应加盖公章，部门发文可加盖部门章。

四、公文分发。公文发放范围由拟稿部门提出，综合管理部审核确定。需要上级部门批复或相关单位回复的公文，各承办部门应负责跟踪文件的运转情况，并将信息及时反馈给综合管理部。

第二十一条 公文的更改

公文的更改应由文件原起草部门拟定文件修改稿或补充稿，经部门负责人审核，交综合管理部核稿后，报原签发人签发。文件修改稿或补充稿应在原文件受控范围内发放。

第四章 收文办理

第二十二条 公文收文一般包括签收、上传OA系统、拟办、传阅（批办）、承办、督办、立卷归档、销毁等程序。

收文的流程：青岛管理部/综合管理部（收文并发起流程）→综合管理部（办文）→分管副总、总经理、董事长（阅示或阅知）⇢职能部门（处理）→综合管理部（办结）

第二十三条 审核拟办

一、审核：

收到需要办理的公文，综合管理部应当进行审核。审核的重点：来文是否应为本单位办理，是否超过了应办理时限；有关要求是否明确具体等。

经审核，不应由本单位办理的来文，经与对方核对并经综合管理部领导批准后，可退回原单位。处理退文时，应向来文单位说明退文的理由，对于来文不规范但请示事项十分紧急的情况，可采取边受理边补办手续的办法。

二、拟办：

收文流程发起后，由综合管理部根据文件内容、性质分别提出阅知、阅批（处）等拟办意见，按拟办意见送公司领导阅批，或送有关职能部门提出承办意见。

急件和限时办理的公文，应随到随登记、随拟办、随送批、随送办。

第二十四条 送阅（传阅）和处理

阅处类文件原则上一个部门主办一位领导审批以减少流转环节。对于内容跨越多个部门职责范围的文件，拟办时应明确主办部门和协办部门，由主办部门牵头办理并提出协商一致的意见，对于确实无法统一意见的，应由主办部门如实注明分歧意见，经各部会签后反馈。承办部门接到需办理的公文后，应及时撰写处理意见，并返回综合管理部。

第六章 签报管理

第二十五条 “签报”作为内部文书，是公司内各部门向本级单位领导请示工作、报告情况，以及部门之间协商请办工作、解决具体问题的内部文书工具，是领导决策和部门办事的重要依据。“签报”纳入公文一体管理。

签报的流程：经办人员（拟报告）→部门经理（审批）→综合管理部（拟办）⇢相关部门（会签）→分管副总、总经理、董事长（阅示）→综合管理部（办结）。

第二十六条 签报的种类

签报的种类主要包括：请示、报告和意见。

一、请示：适用于向部门内、公司内领导请求指示、批准的事项，以及商请有关部门办理的事项。

二、报告：适用于向部门内、公司内领导汇报工作，反映情况，答复交办事项处理结果等。

三、意见：适用于对重要问题提出见解和建议等。

第二十七条 签报的适用范围

一、主送公司领导的签报

（一）有重要工作事项,需要提供公司领导知晓或决策的；

（二）根据工作进展情况，提出新的建议、意见或措施的；

（三）部门参加外部重要会议或活动及进行的工作调研等需事后报告的；

（四）公司领导交办事项处理结果等需报告公司领导知晓的；

（五）其他特殊事项需向公司领导请示、报告的。

二、主送有关部门的签报

根据工作分工，需要其他有关部门解决的事项，可以向有关部门签报，要求协助处理。部门在职权范围内能决定的事项，不需签报公司领导或其他部门。

第二十八条 “签报”必须由主办部门负责人（如负责人外出，由部门其他负责人顺序替代）签名。

凡呈送公司领导的签报，由综合管理部审核后统报送公司领导审批。

审批或会签签报应提出明确的批示意见，即“同意”、“不同意”或其他具体意见。

第二十九条 公司领导审批后，由综合管理部将审批结果告知拟稿部门，拟稿部门应抓紧办理。会签的签报需告知有关会签部门。对有公司领导重要批示、需督办的签报事项，由综合管理部立项跟踪督办。

第七章

公文归档

第三十条 公文办结后，综合管理部收集整理文件、文件底稿、附件及有关的签报、批示等材料，按公司档案管理办法要求立卷归档。个人不得保存应当归档的公文。第三十一条 公文归档的范围

一、本公司各类发文的原稿、定稿、正本由综合管理部立卷。

二、公司收文包括监管机构和公司股东方等下发的文件由综合管理部负责归档立卷。

第三十二条 公文材料立卷程序

公文材料立卷程序包括：案卷类目的编制、文件的平时归卷。

一、案卷类目的编制

综管部文秘应根据本部门工作情况和任务，按照便于管理、查找、利用的原则制定本部门的案卷类目，对具有保存价值的文件及时收集、归档。

二、文件的平时归卷

根据案卷类目的条款名称，为每一条款准备一个卷夹。文件处理完毕，立卷人员根据文件所针对的条款，归入有关卷夹内，以备查找。

第八章 公文管理

第三十三条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经综合管理部主要负责人批准，可以销毁。

第三十四条

公司人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退，个人不得保存文件。

第九章 附 则

第三十五条 本办法由综合管理部负责解释，经总经理办公会议审议通过后，自公布之日起执行。

附件： 公文格式要求

一、公文用纸

对外发文（包括通知、通报、请示、报告、批复、函等文种）一律采用国际标准A4型（210mm×297mm）。

二、公文排版格式及装订要求

发文文件版心：225mm（高）X 156 mm（宽），公文版面要干净无底灰，字迹清楚无断划。公文应左侧装订，不掉页。

三、公文眉首要求

公文眉首，一般是指首页红色反线以上部分，包括文件名称（发文单位标识）、发文字号等内容。

（一）版头

版头应为*******公司加“文件”两字组成，应居中印在公文首页上部，用1号黑体字。海协办发文件用白头文件，其余发文用红头文件。

（二）发文字号

由发文单位代字、年份和序号组成，标注于版头下方居中或者左下方。用小三号仿宋字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不加“第”字。

（五）签发人，上报公文应在发文字号右侧标注“签发人： ”，用小三号仿宋体。

（六）横隔线，隔开公文版头部分与行文部分的红色横线，居中，位于发文字号下方。

四、公文主体要求

（一）公文标题

红色反线下空1行，用三号宋标黑体，可分一行或多行居中排布，回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

（二）主送单位

标题下空1行，左侧顶格用小三号仿宋体，回格时仍顶格；最后一个主送单位名称后标全角冒号。有些不便于在首页列出主送单位的公文，如决定、决议、会议纪要、规范性文件等，主送单位可以写在公文末页抄送单位之前。

（三）公文正文

主送单位名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行，用小三号仿宋体。

（四）公文结构层次数

第一层为“

一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“

1、”，第四层为“（1）”。

（五）附件

公文如有附件，在正文下空1行左右，发文单位之上，空2字用小三号仿宋字标识“附件”，后标全角冒号和名称。如附件名称较长需要转行时，应与附件名称第1个字对齐。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：

1、×××××××”）；附件名称后面不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。

（六）发文单位署名应用全称或者规范化简称，位于正文右下方，字体字号与正文相同。

（七）成文日期

用汉字将年、月、日标全，“零”写为“○”，字体字号与正文相同。

（八）公文主题词，位于公文末页抄报（送）单位上方，词目之间应有一字间隔，用小三号黑体。

（九）公文生效标识

成文日期右空4字，加盖印章即可，印章应上具正文1行之内，端正、居中下压成文日期，印章用红色。当印章下弧无文字时，采取下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当下弧有文字时，采取中套方式，即印章中心线压在成文日期上。

五、公文版记要求

（一）主题词

“主题词”用小三号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用小三号仿宋字；词目之间空1字。

（二）抄报、抄送单位

公文如有抄报、抄送单位在主题词下1行；左右各空1字，用仿宋小三号字标识“抄报”或“抄送”，后标全角冒号；抄报或抄送单位用逗号隔开，回行时与冒号后的抄报或抄送单位对齐；在最后一个抄报或抄送单位后标句号。

（三）印发单位和印发日期

位于抄报或抄送单位之下占一行位置；用仿宋小三号字。印发单位左空1字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印日期为准，用阿拉伯数码标识。

六、行距和页码要求

行距：根据发文文字多少，可选择多倍行距中的1.25倍行距或1.5倍行距

页码：用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下1行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。

第五篇：公文处理办法

中国农业银行公文处理办法

第一章 总 则

第一条 为使农业银行公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理质量和效率，参照国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》（国发„２０００‟２３号）等有关规定，结合农业银行实际，制定本办法。

第二条 本办法所称公文，是指农业银行在经营管理过程中形成的具有法定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党和国家方针、政策，发布农业银行规章制度，报告情况，请示和答复问题，指

导、部署和商洽工作，以及进行其他公务活动的重要工具。第三条 公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档、清收、销毁等相互关联、衔接有序的工作。

第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简高效原则，做到及时、准确、规范、安全。

第五条 在公文处理工作中，必须严格执行国家保密法律、法规和农业银行有关保密规定，确保国家秘密和农业银行商业秘密安全。

第六条 总行办公室是农业银行公文处理的管理部门，并负责指导检查各分支机构的公文处理工作。各分支机构办公室（或综合管理部门，下同）负责本单位公文处理的管理工作，并指导检查所辖分支机构的公文处理工作。办公室应设立文秘部门或配备专职文秘人员负责公文处理工作。

第七条 农业银行各分支机构、总行各部室负责同志要高度重视公文处理工作，遵守本办法并加强对本单位公文处理工作的领导

和检查，并明确专门人员负责公文审核、收发、管理和归档等工作。

第二章 公文文种

第八条 农业银行公文文种包括：

（一）决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排；奖惩系统内有关单位及人员；变更或者撤销下级行不适当的决定事项。

（二）公告

适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

（三）通告

适用于向社会各有关方面公布需要周知的事项。

（四）通知

适用于传达党中央、国务院的指示和决定，发布农业银行规章制度，转发上级机关和不相隶属机关的公文，批转各省级分行、直属分行、培训学院、境外机构的公文，传达要求下级行办理和需要周知或执行的事项；任免和聘用人员。

（五）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达、沟通重要精神或者情况。

（六）议案

适用于向职工代表大会、党员代表大会及股东大会提请审议事项。

（七）报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（八）请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

（九）批复

适用于答复下级机构的请示事项。

（十）意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（十一）函

适用于不相隶属机构之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（十二）会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。第三章 公文类别

第九条 农业银行公文按行文关系、方式和内容的不同，划分为不同类别，并可根据实际需要进行调整。

第十条 总行机关行务发文的类别及适用范围

（一）行发文

行发文是以中国农业银行名义制发的公文。包括：农银发、农银函、农银复、农银任、农银规章等字号的发文。

１、农银发。

主要用于向国务院、人民银行、银监会等上级机关报告、请示工作；向全行发布全局性、政策性工作事项；印发行领导在全行工作会议上的讲话；转发上级机关重要方针政策及其他重要事项的文件；印发表彰、处分决定及重大事件通报等。包括的公文文种主要有请示、报告、意见、决定、通知、通报等，使用“中国农业银行文件”文头。

２、农银函。

主要用于同国务院有关部门、各地人民政府及其他不相隶属的单位之间商洽工作，询问和答复问题，沟通情况，答复全国人大代表建议、全国政协委员提案等。农银函字号中包括的公文文种主要有函、通知、意见等，使用“中国农业银行”文头。

３、农银复。

主要用于对各省级分行、直属分行、培训学院、境外机构请示事项的回复。农银复字号中包括的公文文种为批复，使用“中国农业银行文件”文头。

４、农银任。

主要用于干部的任免和聘用有关事项。农银任字号中包括的公文文种为通知，使用“中国农业银行”文头。

５、农银规章。

主要用于印发系统内各项制度规范，包括基本制度、政策、基本规范、守则、管理办法、规定、实施细则、操作规程等。农银规章字号中包括的公文文种为通知，使用“中国农业银行文件”文头。

（二）办公室发文

办公室发文是以中国农业银行办公室名义制发的公文，是行发文的重要补充形式。包括农银办发、农银办函等字号的发文。

１、农银办发。

主要用于向全行部署一般性工作事项或开展全行性检查、要求下级行上报有关综合性材料等事务性工作事项；印发全行专业性工作会议纪要、业务经营情况通报；印发党中央、国务院领导同志批示，转发不相隶属机关的文件；特殊情况下，确需印发或批转的分支机构文件；与国务院办公厅秘书局及国务院各部门、各地人民政府和其他不相隶属单位的办公厅（室）商洽工作、征求或回复意见，请求批准有关事项；其他确需以办公室文件处理的工作事项等。农银办发字号中包括的公文文种主要有请示、报告、意见、决定、通知、通报、批复等，使用“中国农业银行办公室文件”文头。

２、农银办函。

主要用于与不相隶属单位商洽工作，回复上级机关便函或非正

式文件，以及各类会议及培训班通知、文件内容更正通知等。农银办函字号中包括的公文文种主要有通知、批复和函等，使用“中

国农业银行办公室”文头。

（三）部室发文

部室发文是以农业银行内设部门名义制发的公文，使用“中国农业银行（ＸＸ部）”文头，包括部室专用代字和部室函。总行机关各部室只限于在部门职权范围内或根据总行授权，向各省级分行、直属分行、培训学院、境外机构对口部门发文，一般不向系统外其他单位发文。

部室发文主要用于向各省级分行、直属分行、培训学院、境外机构对口部门布臵本部门职权范围内的事务性工作，如开展专项检查或调研，上报数据材料，布臵具体工作等；批复对口部门向本

部门报送的仅属于部门职权范围内处理事项的请示；印发仅要求对口部门负责同志参加的专业会议及培训班通知；印发本业务条线单项业务或常规性经营情况通报；印发部室专业会议纪要、部室负责人在专业会议上的讲话，以及部室工作总结、工作计划等。使用的公文文种主要有通知、批复和函等。

第十一条 总行机关的党务发文比照行务发文有关要求办理。其发文类别主要包括：

（一）中共中国农业银行委员会发文。公文字号为：农银党发、农银党复、农银党任、农银党函。

（二）中共中国农业银行纪律检查委员会发文。公文字号为：农银党纪、农银党纪函。

（三）中共中国农业银行委员会办公室发文。公文字号为：农银党办发、农银党办函。

（四）中共中国农业银行委员会组织部发文。公文字号为：农

银党组。

第十二条 总行机关的其他发文

（一）中国农业银行工会工作委员会发文。公文字号为：农银工会、农银工会函。

（二）共青团中国农业银行委员会发文，公文字号为：农银团、农银团函。

（三）中国农业银行保密委员会发文，公文字号为：农银密。中国农业银行密码领导小组发文，公文字号为：农银密组。

（四）中国农村金融学会发文，公文字号为：农银学。第十三条 内部情况通报

内部情况通报是我行一种十分重要的公文形式，主要用于印发行领导在全行专业工作会议及其他重要会议上的讲话。

第十四条 农业银行省级分行及以下分支机构的公文文种、类别、字号及适用范围等，参照本章有关规定办理。

第四章 公文格式

第十五条 农业银行公文一般由涉密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、内部发送、印发单位和印发日期等要素组成。

（一）涉密标识。涉及国家秘密和农业银行商业秘密的公文应当标明涉密等级和保密期限。其中，“绝密”、“机密”、“商密ＡＡＡ”级公文还应当标明印发份数和序号。

公文涉密标识由主办单位根据国家有关保密规定及《中国农业银行商业秘密管理暂行办法》、《中国农业银行定密工作一览表》确定并标注，并由办公室保密部门审核。

涉密公文不得在网上流转，商密ＡＡＡ级以上公文应使用涉密

专机起草。

（二）紧急程度。对涉及紧急事宜的公文，应根据公文送达或办理的时间要求合理标注紧急程度。

紧急程度分为“特急”、“急件”两级。公文紧急程度由主办单位提出意见，经办公室确认。标注为“特急”、“急件”的公文应当注明紧急办理原因。一般情况下，无明确办理时间要求的文件，不应定为特急件。

农业银行公告和通告一律不标注紧急程度。

（三）发文单位标识。发文单位标识是标明公文制发单位的字样，应使用公文制发单位全称或规范化简称。联合行文，发文单位标识应当包括所有联合行文单位的名称，同时主办单位名称应排

列在前。

中国农业银行是中国农业银行股份有限公司的规范简称，总行制发的公文，发文单位标识使用“中国农业银行”，各分行及以下分支机构制发的公文，发文单位标识均使用“中国农业银行××分

（支）行”。

（四）发文字号。发文字号是按照公文类别、发文顺序对公文的编号，一般包括发文单位代字、年份、序号。联合行文，只标明主办单位发文字号。

总行机关的公文，发文字号为“农银”＋发文类别＋年份＋序号，各分行及以下分支机构发文字号统一为“农银”＋发文单位简称＋发文类别＋年份＋序号，如“农银京办发„２００９‟××号”。

（五）签发人。上行文应当注明签发人、行外会签人（联合发文时）姓名，平行排列于发文字号的右侧。

（六）标题。公文标题应准确简要地概括公文主要内容并标明公文种类，一般由发文单位、事由和文种词组成，其中，对系统内

印发的下行文标题中发文单位名称可以省略。公文标题中除法规、规章名称或者被转发、印发的文件名称加书名号外，一般不用标点符号。

（七）正文。正文是公文的主体和中心，应明确表达发文目的和公文具体内容。

（八）阅知范围。公文的阅知范围包括主送单位、抄送单位和内部发送单位。

１、主送单位指公文的受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。

总行发送各分支机构的行（办）发文，主送（或抄送）单位应为：“各省、自治区、直辖市分行，新疆兵团分行，各直属分行，各培训学院，各境外机构”。发送总行机关内设部门的，主送（或抄送）单位应为：“各部室”。发送特定分支机构的，主送（或抄送）单位应按照农业银行分支机构顺序排列。

各分支机构报送总行的公文，主送单位应为：“总行”或“总行办公室”、“总行＊＊部（室、局）”；向总行相关职能部门行文（不包括办公室），不得将主送单位写成“总行”或“总行办公室”。

２、抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文内容的其他单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。

３、公文有两个以上主送单位或抄送单位时，应按照级别高低或与公文内容联系的紧密程度顺序排列。

４、内部发送单位为公文制发单位内部需要执行或了解公文内容的单位。

总行机关的行（办）发文，除发送相关部门外，还可根据实际情况，在内部发送单位中填写董事会、监事会、高级管理层成员、董事会秘书、专业总监等。

（九）附件。公文附件是指随公文正文发出的文字材料及表格等。公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。

（十）印章。公文应当加盖印章。联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文单位都应当加盖印章。

公文排版后所剩空白处不能容下印章位臵时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

（十一）成文日期。成文日期以签发人签发的日期为准，联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。

（十二）附注。公文如有附注（需要说明的其他事项），应加括号标注。其中，“请示”应当在附注处注明联系单位及联系人的姓名和电话。附注的位臵在成文日期和印章之下，版记之上。

（十三）主题词。主题词是用于公文分类和检索的标识符号，由类别词、类属词、文种词和归属词组成。一篇公文的主题词一般不少于３个，最多不超过６个。

平行公文、下行公文的主题词应当按照《中国农业银行公文主题词表》标注，上行公文按照上级机关有关要求标注主题词。

（十四）公文的文字从左至右横写、横排。在民族自治地区，可以并用汉字和通用的少数民族文字（按其习惯书写、排版）。

第十六条 公文中各组成部分的标识规则，按照中国农业银行公文格式标准执行。

第十七条 公文用纸一般采用国际标准Ａ４型（２１０ｍｍ×２９７ｍｍ），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

第五章 行文规则

第十八条 行文应当确有必要，注重效用。

第十九条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。系统内应

当遵循逐级行文的原则，一般不得越级行文。因特殊情况确需越级行文时，应当说明原因并抄送被越过的上级机关。不相隶属单位行文应当遵循对等的原则，做到“明来明复、密来密复、函来函复”。

第二十条 各级行根据职权范围，可以同上级行相互行文；可以同所辖分支机构相互行文；可以向本级机关内设部门行文；可以根据工作需要以函的形式向不相隶属的单位商洽工作、询问和答

复问题。

第二十一条 各级行向所辖分支机构或本级机关内设部门的重要行文，可视情况同时抄送直接上级机关或其他有关单位。转发上级机关文件，原则上不再抄送上级机关。

第二十二条 各级行报送上级机关的公文，原则上不得多头分送；确需分送的，应注明分送情况。受双重领导的单位，向其中一个上级机关行文，应同时抄送另一个上级机关。

第二十三条 各级行内设部门（不包括二级部）根据职权范围，可向上级行及所辖分支机构的对口部门行文。二级部确需行文的，应以办公室或所挂靠的一级部名义印发。

除办公室外，各级行内设部门原则上不得以部门名义对外或对所辖分支机构（包括非对口部门）正式行文。

第二十四条 公文涉及本级机关其他内设部门职责的事项，行文时应与相关部门协商一致，未经协商一致，不得擅自行文；内设部门不得超范围或越权行文，如擅自行文，办公室应当责令纠正

或者撤销。

第二十五条 “请示”应当一文一事，一般只写一个主送单位。需要其他单位阅知的，应当用抄送形式，但不得抄送下级行。

（一）各省级分行、直属分行、培训学院、境外机构上报总行的请示，凡涉及总行机关两个以上内设部门分工负责的工作事项，应以分行（学院）名义行文，以总行为主送单位，总行以行发文件予以批复。

（二）在确定请示事项只涉及总行一个内设部门职责范围情况下，可以分行（学院）办公室名义行文，以总行内设部门（不包括二级部）为主送单位，总行视情况以行发文或部室发文予以批复。

（三）就一般事务性、操作性事项请示总行对口部门的，可以分行（学院）内设部门名义向总行对口部门行文，总行以部室发文予以批复。以分行（学院）办公室名义向总行办公室行文，仅限于总行办公室职责范围内的事项。

第二十六条“报告”中不得夹带请示事项。凡在“报告”中夹带请示事项，未得到及时批复，造成工作延误或失误的，由行文单位承担责任。

第二十七条除上级机关负责人直接交办的事项或确需直接报送审批的敏感涉密事项、重大突发事件外，不得以机关名义向上级机关负责人个人报送正式文件。

第六章 发文办理

第二十八条 发文办理指制发公文的过程，包括拟稿、会签、审核、签发、复核、校对、缮印、用印、登记、分发等程序。

第二十九条 草拟公文的基本要求

（一）公文内容应符合国家的方针、政策、法律、法规及农业银行有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行，并与以往办理的相关文件保持衔接。

（二）公文内容应情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

（三）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

（四）拟制紧急公文，应当体现紧急办理的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

（五）公文中人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

（六）结构层次序数，第一层为“

一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“１．”，第四层为“（１）”。其中，第一层内容的标题，句末可不加标点符号。

（七）公文中应当使用国家法定计量单位。

（八）公文中使用非规范简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织或外国企业外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

（十）各类发文的正文中不得出现图表（包括柱状图、饼状图、曲线图等），相关问题可用文字进行说明。必须使用图表进行说明的，相关图表应作为文件附件。

（十一）按规定填写发文稿纸有关内容，具体包括：标题、主送单位、抄送单位、内部发送、附件、拟文部室、拟稿人及联系电话、拟文部室核稿及拟文部室负责人审核、有关部门会签、秘密等级及期限、紧急程度和主题词等。

（十二）草拟公文时，应将与文件相关的支持性材料作为办文依据。根据对方单位来文拟办的公文，应附对方单位来文及办公室文件处理单；根据领导批示或签报拟办的公文，应附领导批示或

签报；根据会议议定事项办理的公文，应附有关会议纪要；因

工作需要拟办的公文，必要时应附简要的办文说明。草拟的公文中涉及对已制发公文、制度办法等内容进行修改或废止的，应附原公文及相应的制度办法。

草拟公文过程中，其他需要说明或领导签批文稿需要知悉的情况，也应作为办文依据。主要包括：附件和依据中没有，而领导签批文件需要知悉的情况；需要提请领导关注的某些相关情况；文稿中的决策或决定突破了某些规定，或改变了惯例，需要做特殊说明的；涉及文稿办理过程的有关情况，决策选择、取舍的理由辨析，文稿处理方式的解释；由非分管行领导代签文稿时，应说明的背景情况及确需代签的理由；涉及其他部门业务时，应会签但未经会签的理由，或会签后对会签意见的协商情况；不便在文稿中表述的有关意见，包括紧急或拖延办理的理由、密级处理考虑、文稿涉及事件的处理步骤等。

第三十条 总行机关公文草拟的程序依次为：拟稿人拟稿、拟文处室负责人审核、拟文部室审核、拟文部室负责人审核、专业总监审核（涉及相关业务板块部门公文）。

办文部门要高度重视公文处理工作，各流经环节要从政策、内容、文字、体例等方面对公文认真审核把关，部门负责人要对文稿内容、数字的真实性和准确性负责，确保公文质量。

第三十一条 公文会签

（一）拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，应办理会签。会签时，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，应书面说明不能采纳会签意见的理由，并将有关会签意见一并呈行领导审签。报送上级机关的公文，如有行外单位会签内容，应在文内说明行外会签单位的意见，如有分歧，还应列

明各方理据，提出建设性意见，请上级机关裁定。对需要多个部门会签的文件，主办部门要同时发送各会签部门，提高会签效率。

（二）会签部门在接到会签文稿后，应认真研究，及时提出修改意见，并迅速反馈给主办部门。一般公文会签时间不超过２个工作日；急件、特急件随到随签。

会签部门如因特殊情况不能按期会签的，应当提前与主办部门说明情况，并协商确定回复时限及方式。

（三）会签最终意见由部门主要负责人或委托其他负责人签注。

（四）使用制度专有文号发布规范性文件的，需经制度管理部门会签审查。

（五）涉及行外会签的公文，如会签后需作重大改动，应重新核稿，并就改动情况做出书面说明，连同会签文稿送签发人重新阅签。

（六）其他单位主办、送我行签发或会签的公文，行内有关承办部门应当及时办理。对文件内容有不同意见的，应主动与来文单位协商。一般应在３个工作日内完成，对方有时限要求的，按规定

时限办理。

第三十二条 公文审核

公文送行领导签发前，应由办公室公文审核人员、办公室负责人进行审核。审核重点包括：是否确需行文；行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求；内容涉及其他部门职责范围的文稿是否经过会签、会签意见采纳情况；规章制度类文件是否经制度管理部门审查；公文处理程序及公文格式是否符合规定；有关附件和发文依据是否齐备；密级确定和紧急程度设定是否合理；主题词标引是否准确；阅知范围是否恰当等。

审核后的文稿如需较大调整，办公室应将文稿退回拟文部室修

改或清稿，拟文部室应及时完成修改、清稿工作。

第三十三条 公文签批

（一）基本原则。

以本行（党委）名义制发的公文，由主要负责人或主要负责人授权的其他负责人签发。以本行（党委）部门名义的发文，由部门主要负责人或授权其他负责人签发。

（二）总行文件的签批。

１、总行机关各部室起草的行（办）发文，一般由办文部门的分管行领导签批。文件内容涉及其他行领导分管工作的，由分管行领导转送其他行领导签批；涉及全行经营管理工作的，由分管行领导审核签批后呈行长签批，行长视情况呈董事长签批；涉及董事会工作的，由分管行领导审核签批后呈董事长签批；涉及监事会工作的，由分管行领导审核签批后呈监事长签批，由监事长视情况呈董事长签批。涉及行领导协管与分管的部门呈送的行（办）发文，由协管行领导审核签批后送分管行领导签批。

２、总行党委发文由党委书记签批或委托党委副书记签批；党委书记、副书记均外出时，由党委书记委托其他党委成员签批。纪委发文，一般由纪委书记或委托纪委副书记签批，重要公文由党委书记签批。

３、总行报送国务院的公文，必须由董事长或主持工作的行领导签发或审核。报送重要事项的公文，由董事长签发，董事长外出期间由主持工作的行领导签发；一般事项的公文可由分管行领导

签发，但必须经董事长审核，并在公文签发人处注明：“ＸＸＸ同志已阅”。

４、办公室、党委办公室发文内容仅涉及部门职责范围内事项的，由办公室（党委办公室）主任签批，重要的呈分管行领导或党

委领导同志签批。总行其他部门制发的部室发文一般由部门主要负

责人签批，涉及各业务板块部门的，由部室主要负责人视情况，决定是否呈相关专业总监签批。

５、内部情况通报一般由办公室主任或授权分管副主任签发，重要的内部情况通报由行领导签发。

６、工会、共青团、保密委及农村金融学会等其他发文由相应单位的负责人签发。

（三）签发人应在发文稿纸签署是否发文的意见、姓名和日期。凡已签发的公文，不得随意变更公文内容。确需变更的，一般性内容需经办公室公文审核部门同意；实质性内容变更的，应报请签发人同意。

第三十四条 公文正式印制前，应分别由发文部门和办公室公文印制部门进行复核，复核重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审，并请签发人重新核签。

第三十五条 打印的公文必须以经签发的原稿为依据，不得擅自改动。如发现问题，应与办公室公文审核人员或发文部室联系。打印的公文应符合中国农业银行公文格式标准。

总行的行、办发文由拟稿人、办公室公文印制部门指定专人负责校对，部室发文由部室拟稿人负责校对。

绝密、机密级、商秘ＡＡＡ级公文由办公室公文印制部门指定专人打印。

第七章 收文办理

第三十六条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、拆封、登记、审核、拟办、批办、承办、督办等程序。

第三十七条 办公室收文处理部门接收到公文（包括行外来文

和行内来文）后，应当对公文进行签收登记和审核。

（一）收到上级机关或其他不相隶属单位的各类来文，经签收登记，收文单位为本级机关的，由办公室附“文件处理单”，提出拟办意见，呈行领导批示后，发送相关部门阅办，需要办理落实的，转交进入督办流程；收文单位为本级机关内设部门的，直接发送相关部门办理。

（二）收到下一级分支机构上报的公文，应进行收文审核，重点是：是否应由本单位处理；是否符合行文规则；文种使用、公文格式是否规范等。经审核，对符合规定的公文，收文单位为本级机关的，由办公室附“文件处理单”，提出拟办意见，确定主、会办部门后，发送相关部门办理；收文单位为本级机关内设部门的，直接发送有关部门。对不符合规定的公文，经办公室负责人批准后，退回报单位并说明理由。

第三十八条 办公室公文收发部门每日应按规定进行来文分发，各部门公文收发人员应按时收取文件，将文件分类登记，并按各自业务范围分发文件，根据文件紧急程度、密级要求等及时组织

传阅，尽快办理。电子公文实行网上分发，由各部门管理员负责接收。

第三十九条 承办部门收到交办的公文后应按“文件处理单”要求及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应及时予以说明。

对没有办理时限要求的公文，一般在７个工作日内处理完毕，需要答复的紧急文件，一般应在２个工作日内做出答复。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应于收文后最多１个工作日内退回办公室收文管理员并说明理由。

遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门

进行协商；如有分歧，主办部门的负责人要出面协调，仍不能取得一致的，报请行领导审定。

第四十条 审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

第四十一条 需要办理落实的收文文件，由办公室督办部门立项督办。行领导批办有关部门办理的公文，由办公室负责督办立项。办公室督办部门对立项的公文进行跟踪督办，承办、协办部门要积极办理，并在规定时间向办公室反馈承办公文的办理情况。

第八章 公文归档

第四十二条 公文办理完毕后，应按照《中国农业银行档案管理办法》、《中国农业银行电子档案管理暂行办法》有关规定，及时进行整理、编目和归档。

任何部门和个人不得保存应归档的公文。

第四十三条 归档公文的范围，应依据《中国农业银行各类档案归档范围及保管期限的规定》进行收集和确定保管期限，保证归档公文的齐全完整，便于保管和利用。

第四十四条 归档公文以件为单位进行整理，每件归档公文的内容为：印件、发文稿纸、定稿、请示件、依据件、转发件以及相关附件等。

第四十五条 归档的电子公文与纸质公文必须一同编制档号章，标明每件归档公文期限、件号、盒号后，纸质公文方可装入相应的盒中归档。

第四十六条 各类公文归档完毕后，按照发文字号和部门，分别打印出目录，装订成册，以备查考。

第四十七条 每电子档案库要进行备份，刻录成光盘，异

地保管。

第九章 公文管理

第四十八条 公文应由各级行办公室或指定的专人负责管理，确保公文收取、传递、用印、整理（立卷）和归档等各环节顺畅运转。

公文传递要建立严格的登记、签收手续，确保及时准确，确保安全。传递密级公文时，必须采取相应的保密措施。

第四十九条 上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经行领导或办公室主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的单位、日期、份数和印发范围。翻印文件与正式印发的公文具有同等效力，视同正式公文进行管理。

第五十条 经批准公开发布的农业银行公文，同农业银行正式印发的公文具有同等效力。

第五十一条 公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印单位证明章。

第五十二条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第五十三条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室负责人批准，可以销毁。

第五十四条 办公室负责本级机关的文件销毁工作。销毁公文应当到指定场所由两人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文（含密码电报）应当进行登记。

第五十五条 机构合并时，全部公文应当随之合并管理。机构撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。

工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第十章 附

则

第五十六条 电子公文处理流程参照纸质文件办理，公文处理中其他涉及电子公文管理的有关规定另行制定。

第五十七条 本办法由总行负责解释和修订。

第五十八条 本办法自印发之日起施行。２００１年４月２９日印发的《中国农业银行总行机关公文处理办法》（农银发［２００１］７７号）同时废止。各级行可根据本办法，结合本行实际情况，制定实施细则。