公文写作与处理

第一篇：公文写作与处理

公文写作与处理

一、公文基本知识

1.公文的含义：是党政机关、企事业单位、群众团体在公务活动中所使用的具有法定效力和规范体式的应用文书。

（1）规定了公文的使用范围（2）规定了公文的性质和目的（3）具有特定的格式

2.公文的特点：突出政治性、恪守法定性、保持权威性、注重保密性、讲究规范性、围绕事务性

二、党政机关公文规范

1.党政共同使用：决定、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要、意见

2.公文的分类（1）按使用的范围划分：通用公文、专用公文

（2）按公文发送的方向划分：上行文、下行文、平行文

（3）按机密程度划分：密件（绝密、机密、秘密）和普件

（4）按公文办理的时限划分：特级、急件（电报分为：特提、特急、加急、平急）

3.公文行文方式和原则：逐级行文、多级行文、越级行文、联合行文、直接行文

三、常用公文写作

1.公文写作的程序

撰拟文稿（1）要安排好结构（2）拟出写作提纲（3）正式撰拟文稿

四、公文处理

1.收文处理（1）公文的收受与分流：签收、外收文登记、启封、内收文登记、分办、摘编

（2）办理收文：拟办、批办、承办、注办

（3）组织传阅与催办查办

（4）处置办毕公文：立卷归档、清退、暂存、销毁

2.发文处理（1）文稿的形成：拟稿、会商、审核、签发

（2）公文的制作：注发、缮印、用印或签署

（3）公文的对外传递：分装、发出等环节

（4）办毕公文：立卷、归档、暂存、销毁

第二篇：公文写作与处理 整理稿

按公文来源划分：1）对外文件，第一章 公 文 是指本机关拟制的向外单位发出

一、什么是公文：即公务文书，的文件，是作为传达本机关的意是国家机关及其他社会组织在行图发往需。要与之联系的针对机使职权和实施管理过程中形成的关的文件。2）收来文件，指由外具有法定效力和规范体式的文机关拟制的，作为传达其自身机书，是进行公务活动的重要工具。关的意图，发送到本机关来的文其含义：1）公文形成的主体是国件。3）内部文件，指制发和使用家机关及其他社会组织 2公文形都限于机关内部的文件

2、按公文成的条是行使职权和实施管理3的行文关系划分：1）上行文，指公文是具有法定效力和规范体式下级机关、下级业务部门向它所的文书4公文是进行公务活动的属的上级领导机关和上级业务部重要工具 门所发出的公文（报告、请示）2）

二、公文的产生与发展

1、公文，平行文，指同级机关或者不相隶或称文书、文件，是一种社会现属的，没有领导与指导关系的机象，是人类社会实践活动的产物。关之间的一种行文（函）3）下公文是随着阶级、国家、文字的行文，指上级领导机关对所属的产生而产生的，随着生产与管理下级机关的一种行文（指示、决活动的发展而不断发展的。

2、定、通知、批复）

3、按公文秘密公文的发展阶段：① 恩格斯把文程度和阅读范围来划分： 1）秘字应用文献记录，即文书工作的密文件，指内容涉及党和国家的出现当作人类文明的重要标志②秘密，需要控制知密范围和知密原始社会：结绳记事；商代后期：对象的文件（分为绝密、机密、甲骨文书—是我国迄今发现的最秘密三种）2）普通文件，指非早的文书档案；西周：设立了专无密可保，可供任何人阅看的文门管理文书的机构与起草文书的件3）公布文件，是向人民群众和官吏；《尚书》是我国最早的一部国内外公开发布的文件，如公告、政治文件汇编本；秦汉时期，是通告、公报、法律、法令，中央我国封建社会文书工作的确立时领导同志的讲话、报告

4、按公期，秦代出现的“书”、“奏”，是文的制发机关性质划分：1）法律、我国最早的上行文；汉代及稍后，法规文件，指由中央和地方各级又出现了章、表、疏、议、启等权力机关、行政机关所制发的法上行文，官府之间移书、关、刺、律、法令和行政法规与规章（分咨等平行文，另令、谕、制、教为三种：法律文件、法令文件、等下行文；1912年元月，临时政行政法规与规章文件）2）行政文府规定公文分为：令、咨、呈、件，指国家机关在日常公务活动示、状五种。③汉代以前，我国文中所形成和使用的文件，如请示、书的载体材料一般为：金石、青报告、通知、意见等。3）党的文铜、竹木、谦帛等 直至 东晋末件，指中国共产党的机关、组织年，太尉恒玄下令公文统一用纸。形成和使用的文件，反映党的领

三、文书、文件和公文

1、文导、工作和建设等活动。

5、按公书：可以作为所有文件材料总称，文内容性质与作用来划分：1）指既可指公务文书，也可以指私人挥性公文件，指上级领导机关对文书，是一个整体概念。—最早下级机关或群众发出的用以领导出现于西汉。

2、文件：—出现于与指导工作的公文，如命令、指清末。广义上说：文书一样，既示、决定、意见、批复和政策性可指公务文件，也可指私人文件，通知等。2）规范性公文，指由机有时也可以指文件材料的总称。关、组织、社会团体依据法律、狭义上说：文主要是指机关、组行政法规和及组织章程制定的，织制成和发布的具有固定格式和要求其成员在工作活动等方面严文件版头的正式行文。

3、公文：格遵守的行为规范，如各种条例、是指各机单位为了办理公务而形规定、办法、细则、章程、规则成的文件材料。—出现于东汉末等3）报请性公文，是下级机关向年和三国时期。

4、在机关中三者上级机关汇报工作、反映情况、都是指国家机关及其他社会组织请示问题所使的陈述性、请求性在工作活动中形成和处理的收来公文，主要是报告、请示4）知照文件、发出文件以及机关内部所性公文，指机关单位发布的需要使用的文件 材料，即公务文书。周知或遵守，以及各机关单位之第二节 公文的特点与作用

间联系工作，通报情况所使用的一、公文的特点：1）有法定的作公文，如公报、公告、知照性者 2）有法定的权威 3）有特定通知、通报、函等。5）记录性的效用 4）有规范的体式 5）有公文，指各机关、组织用以记载规定睥处理程序

法定作公务活动以备查考的公文，如会者：是指依据宪法和其他有关法议记录、电话记录、会议纪要、律、章程、决定成立的并能以自大事记、值班日志等。

6、按文件己的名义行使法定的职能权利和的缓急程度划分：1）急件（两负担一定的任务、义务的机关、种：特急件、急件）2）平件；组织或代表机关组织的领导人。按文件的使用范围划分：1）通用行文单位：能在自己的职权范围文件 2）专用文件 3）技术文件；内制发文件的机关、部门或单位，按文件的发送目的划分：1）主送称为行文单位。公文的制发：经件、抄送件 2）批转件、转发件；过起草、核稿、签发等程序。公按文件的处理要求划分：1）需办文的签收：签收登记、分办、批文件（办件）2）参阅文件（阅办、承办、催办等。件）；

二、公文的作用：在于它是党和

二、公文的名称：统称文种。它国家具体领导和管理政务，机关是根据发文机关的权限、发文机之间相互进行联系以及机关内部关和收文机关之间的关系以及发处理工作事务的一种工具。公文文的具体目的和要求而确定的。作用：1）领导与指导作用 2）行公文文种的确定：1）公文机关的为规范作用 3）传递信息作用 4）权限 2）发文机关和收文机关间公务联系作用 5）凭据记载作用 的关系 3）发文的具体目的和要第三节 公文的分类与名称

求1、1993年11月21日 国务院

一、公文的分类：

1、公文的分类 办公厅 《国家行政机关公文处理办法》 12类13种命令（令）、议案、决议、指示、公告、通告、通知、通报、报请、请示、批复、函、会议纪要 2、1996年5月3日中共中央办公厅正式发布了《中国共产党机关公文处理条例》，规定党的机关公文文种有14种：①决议 ②决定 ③指示 ④意见 ⑤通知 ⑥通报 ⑦公报 ⑧报告 ⑨请示 ⑩批复 ⑾条例 ⑿规定 ⒀函 ⒁会议纪要3、2000年8月24日，国务院发布了新的《国家行政机关公文处理办法》现行公文文种13种：1）命令（令）2）决定 3）公告 4）通告 5）通知 6）通报 7）议案 8）报告 9请示 10）批复 11）意见 12）函 13）会议纪要 第二章公文写作公文写作概述

一、公文写作是代机关立言公文写作，指公文的起草与修改，是撰写者代机关立言，体现机关领导意图和愿望的写作活动。公文写作包括起草初稿、讨论修改形成送审稿的整个过程。考试大自考站，你的自考专家！起草初稿：是指构思基本完成后动笔行文，写出公文初稿有的具体过程。讨论修改：是指对初稿作进一步加工直到形成送审稿的过程。★公文的起草的组织可分为：1）由一人准备、选取材料并构思布局直至拟写成文。2）由多人共同讨论、构思和准备材料，最后由一人执笔（最普遍的基本组织形式）3）由起草小组共同酝酿，多人分工执笔，一人统稿贯穿全文

二、★公文质量主要体现在两方面：1）在思想内容方面，应该政策性强、针对性强、科学性强（1）政策性强：就是要求政治上正确，思想观点正确，准确地宣布、传达、体现党和国家的方针、政策的精神。（2）针对性强：就是要求有的放矢，切中要害。（3）科学性：就是反映工作的实际情况和客观规律，敢于实事求是，能够及时地、正确的提出问题、分析问题和解决问题，经得起时间的考验，经得起实践的检验。2）在文字表达方面，应该结构严谨、语言精当、行文规范。结构严谨：是指章法问题、布局谋篇的问题。要示：主次分明、条理清楚；重点突出、衔接自然；联系紧密、完整划一。语言精当：是指运用语言要精确、简明、贴切、恰当。既要符合语法，修辞和逻辑的要求，又要恰如其分地表达内容。行文规范：是指公文的种类、格式等都由国家统一规定，书写要清楚，标点要正确文面要整洁。

2、公文效用：是指公文对机关公务活动所起的作用。公文效用所起的作用：领导和指导作用、法规和准绳作用、沟通和联系作用、依据和凭证作用。

三、机关领导要亲自动手撰写重要公文 领导干部亲自动手起草起草重要公文是领导工作中的原则性问题。第二节 公文写作的特点和要求

一、★公文写作特点：1）被动写作遵命性强 2）对象明确针对性强 3）集思广益群体性强4）决策之作政策性强 5）急迫之作时限性强 6）讲究格式规范性强

二、★公文写作基本要求（写好公文中正文应注意的问题）：1）要保证公文内容在政治上的正确性 2）要实事求是，在业务上符合客观规律3）在文字表述上准确、鲜明、生动，符合语法与逻辑 4）公文起草要符合统一规定的体式与程序。5）要注意选用书写的载体与字迹材料体式：公文文体、结构、附加标记和文件格式。程序：交拟、起草、审核、签发、印制、发出尽量使用毛笔和钢笔，不要使用圆珠笔和铅笔；使用墨汁、蓝黑墨水和碳素墨水，不使用纯蓝、红色墨水。

第三节 公文写作步骤与方法

一、公文写作的步骤：1）明确发文主旨 ①公文的中心内容是什么子②根据公文内容，准备采用什么文种③要明确公文发送范围和阅读对象④明确发文的具体要求 2）收集有关材料①收集、阅读和研究有关的文件材料②深入下去，收集有关的实际材料a 收集有关材料要求：真实、典型、适用、时效3）拟出写作提纲先写什么、后写什么、分几个段落、几层意思4认真起草正文（导语、主体结束语）5反复检查修改

二、正文起草步骤：1）把握公文主题，选好用好材料； 2）观点正确情况确实3）内容涉及的有关部门要经过会商取得一致意见； 4）文字表述要简练，交代问题要清楚

三、公文的修改有以下几方面：1）关于主题的修改：看主题思想是否正确、论述是否集中、挖掘是否深刻。2）关于观点的修改 ：观点是否正确，表达有无问题。3）关于材料的修改 ：材料是公文的基础，有了正确的观点，还要通过恰当的材料表现出来。4）关于结构的修改：包括：

1、公文总体结构的修正

2、起承转合的调整

3、层次位置的改变

4、详略的更动

公文结构是为表现公文主旨，表达公文内容服务的对公文结构进行修改调整，其目的在于使公文更加严谨、畅达、匀称和完整。5）关于语言的修改：准确、鲜明、精练、生动

四、★公文写作人员修养重要性与体现和途径：1）公文写作是各级机关工作的重要组成部分，是一项政治性和政策性很强的工作；2）公文是国家党政机关实施领导与管理的重要工具与手段。体现：1）政治素质好：明确的政治方向、坚定的政治立场、敏锐的政治洞察力和政治鉴别力。严守纪律，严守保密制度；2）有一定政策理论水平公文写作是执行政策、依靠政策、理解政策、表达政策的过程。政治水平的高低直接决定公文写作的成败；3）熟悉业务和机关工作情况；4）有较宽的知识面； 5）有较好的文字功底.途径：1）与时俱进勇于创新 不断学习、不断实践、不断提高、不断创新；2）博览群书增长知识勤于、勇于、善于向书本学习；3）深入实践勤学苦练勤学苦练、锲而不舍、持之以恒。考试大收集整理 第三章 公文的体式与搞本

第一节 公文的体式

一、公文的体式是指：公文的文体、结构要素及在格式上的安排。公文体式作用：为了保证公文的完整性、正确性与有效性、提高办事效率并为了公文处理工作提供方便。

二、公文的文体

公文的文体：是指公文写作中运用语言陈述事情、说明问题所采用的具体方法和特点，即公文的表达方式和语体特征。公文的文体具有应用文体的一般特点：实用性、严肃性、程式性。

1、公文的表达方式：是指在写作中运用语言的方法和手段，它是辨别文章体裁的重要标志 主要有：叙述、议论、说明1）叙述，是将人物的经历和事件的发展变化过程所作的叙说和交代，除计划性、法规性文件一般不采用叙事、指令性文件较少采用叙事外其他通知、通报、请示、报告、总结、会议纪要都必须以叙事为基础。如通知、通报、请示、报告、总结、会议纪要以叙事为基础。★（公文叙事与一般记叙文的不同：

1、公文的叙事是通过对基本情况或个别事实的叙术来说明一定的问题，达到反映情况、交流思想、阐明观点的目的。

2、主要是顺叙

3、在叙述的同时，可恰当地运用倒叙、插叙、分叙等方法）2）说明，是用简明扼要的文字，把事物的形状、性质、特征、成因、关系、功用等客观真实地解说清楚。说明是公文写作中最常见、最主要的表达方式。（说明的主要方法有：

1、定义说明，指用下定义的方法来说明事物的性质和特征。

2、注释说明，指对事物的性状、特征、成因等作简要的注释。

3、比较说明，指运用同类事物或不同事物跟所要说明的事物作比较。

4、数字说明，指用确切的数字来说明事物。

5、举例说明，指根据事物在形状、成因、功用、关系等属性的差别，划分成若干类别，分别加以说有的方法。

6、图表说明

7、引用说明

8、分析说明）3）议论，是义事说明把道理说清楚。（议论的要素：

1、论点，又叫论题或观点，是议论的核心。

2、论据，是证明论点真实性的根据。

3、论证，是运用论据来证明论点的方法和过程。论点、论据、论证三者间的关系：论点是统帅，回答“要证明什么”的问题—是议论的核心；论据是基础，回答“用什么证明”的问题。分三类：一类是事实论据；二是理论论据；三类是政策法规；而论证是沟通二者间内在联系的桥梁；回答“如何证明”的问题。）

三、公文的语言特点：1）准确（是公文语言的主要特征和基本要求）2）简明 ：用最少的文字表达尽可能多的内容。3）庄重：指公文用语必须讲究庄严、郑重。4）得体：指公文语言的运用要与公文的行文目的、内容、对象、条件的特定需要相适应，在准确表达的基础上，进一步促使受文对象产生与行文目的一致的心理效应。得体的基本要求： 是发适应行文的语体风格；是要分清上下级关系，掌握好分寸； 是要多运用公文的专用语。

四、公文中的常见词语：1）特定用语——它言简意赅、简洁明快、典雅庄重，其特定含义是人所公认的。包括：

1、端用语—用于表示行文目的、休养所与原因的。如为、为了、关于、由于、遵照、依照、依据、兹有、兹因、兹定于、兹将、兹介绍等。

2、引叙用语—在引叙来文（电）时使用，如现接、近接、胶接、欣悉、近悉、敬悉、据报、据查、据了解等。

3、经办用语—表示工作办理的时间及过程，如业经、已经、复经、一经、迭经、前经、兹经、经过、通过等。

4、称谓用语—用以表示不同人称的，如我局、你局、贵局、该局（公司、厂、处）等。

5、期请用语—用来表示请求与期望，如拟请、函请、务请、恳请、希、希望、望、希即等。

6、表态用语—用来对来文表明态度，如同意、照办、可行、拟同意、不同意、不要、不妥、请核查等。

7、综合用语—对所叙述的情况进行综合时使用，如，如上所述、综上所述、上述、总之等。

8、过渡用语，如为此、据此、因此、现函复如下、现通告如下等。

8、过渡用语—在公文的段落之间使用、承上启下，起过渡作用。（为此、据此、因此、现函复如下、现通告如下等）

9、谦敬用语，如恭请、敬请、谨请、惠于、惠赠、惠示、承蒙协助、承蒙惠允、不胜、不胜荣胜、不胜感激等。

10、结尾用语，如此令、此布、此告、为要、为盼、请批示、请批复、特此函告、特此函达、特此通知、特此通告、请遵照办 理、请认真贯彻执行、以上意见如无不妥，请批转各地区执行等。）2）惯用语，指一定民族语言中长期形成的习惯用语，如“抓辫子”、“吃大锅饭”。3）缩略语，是较长词语缩短省略而成，如“一国两制”、“三个代表”4）成语，一种相沿习用具有书面语言色彩的定型词组或短语。5）引用语，指在写作中引用前人的现成语句来论证或说明文章中所要论述的问题①引用名人名言；②引用古书上现成语句③引用党和国家领导机关重要文件中的语句。

第二节 公文的构成要素与书面格式

一、公文的构成要素（公文的组成部分）：发文机关标识、发文字号、公文公文标题、主送机关、正文、印章、成文时间、主题词等—是由党和国家在关部门颁布的规范性文件所规定的。公文的书面格式：指公文的各要素在公文文面上所处的位置和书写样式。——是公文在形式上区别于一般文章的重要标志。★公文的眉首部分包括：1）公文份数序号：将同一文稿印制若干份时每份的顺序编号（不是所有都需要）——规定带有密级公文要编制份数序号位置：位于版心左上角成本顶格第一行；一般由六位阿拉伯数字（不得少于2位）组成。其位置在版心左上角顶格第1行，数字不足规定数时，前面用“0”（零）补齐2）密等级和保密期限：是指公文秘密程度的一种标志。分为绝密、机密、秘密三级；涉及党和国家秘密的公文应标明密级。标注方法：在密级与时限中间加“★”。如“秘密★六个月”、“绝密★长期”。位置：位于文件首面公文版头右上角第一行3号黑体，凡传递秘密公文应在文件封皮上加盖戳记注明。保密时限：一般分一年以内，一年用一的以上，长期和期限不作标注，凡不作标注的可按二十年认定。绝密：是最重要的国家机密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害。机密：是重要的国家机密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害。秘密：是一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损失。3）急程度 ：是对公文送达和办理的时间限度。（包括：特急和急件，电报分为：特提、特急、加急、平急，位置在文件首页文头右上角，需要与密极同时使用，紧急程度置于密级之下，上下对齐。时限送达的文件须在文件封筒上注明“务于某日某时送到”或“限某日某时送达”。）4）发文机关标识（文头），是发文机关用来制发正式文件时使用的的固定版式的发文机关标识。位置：发文机关版头大字居中套红印在文件首页上瑞，约占图文区的三分之一或五分之二。字体选长宋体。—使用这种套文头的文件，通常称之为“红头文件”。、党的文件在间隔线中间印上一颗五角星。5）发文字号：指由发文机关编排的文件代号。（由发文机关代字、年份（加六角括号[ ]）和序号组成）★发文字号作用：1）统计发文的数量，便于公文的管理 2）在查找和引用公文时可作为该份公文的代号使用。编排发文字号要力求准确、稳固、系统。位置：有版头的文件，应标注在文件版头之下，间隔横线之上，居中排列；用信笺头的文件，则置于信笺头横线之下，公文标题之上，右侧排列：“命令（令）”则在公文标题下面当中，写“第X号”。签发人：在上报的公文中才出现的目的是为上级单位的领导人了解下级单位谁对上报的公文内容负责。一般供上行文使 用。位置应平行排列于公文字号右侧，与发文字号同处在一行 ★公文主体部分包括：1）公文标题，：由发文机关名称、公文主题（事由）和文种组成，是对公文主要内容准确、简要的概括和提示。位置应于红色横线下分1行或多行居中排列（省略情况：

1、省略公文机关名称

2、省略事由的

3、机关名称和事由同时省略的）2）主送机关，：指主要受理公文的机关。也就是发文机关要求对公文予以办理或答复的对方机关。（一般有三种情况：

1、上级机关对下级发出的公文，下级机关单位负有贯彻执行的责任，除批复外，有两个以上主送机关。

2、下级机关向上级领导机关报发出的请示报告等上行文，一般只有一个主送机关。

3、直接向社会公众发布的公文，主送机关就没有必要再写了）位置应在正文之上公文标题左下方，无论一行或多行，应靠左顶格书写。3）正文：是公文的主体部份，用来表达公文的具体内容，体现发文机关的意图，是公文的核心。可分为： ①导语（导语写作有：

1、依据式，简要说明发文的根据，常用语有根据、按照、遵照等。

2、目的式，开宗说明发文的目的，常用语有为、为了等。

3、原因式，简要说明发文的原因，常用简洁语言，以叙述、说明或夹叙夹议的方式开头）②正文主体，是公文最主要部分，也是写好公文的关键和难点所在。正文主体一般要求：③结束语，正文的结尾1）内容要符合党路线方针政策和有关规定，符合国家的法律法规，提出新的政策规定要注意保持连续性，提法要同已公布的文件相衔接；2）所反映的情况问题数据等必须真实可靠，提出的措施和办法要切合工作实际，切 实可行；3）内容涉及的有关部门要经过协调会商，取得一致意见；4）文字表达概念准确，观点鲜明，条理清楚，层次分明，篇幅简短，实是求是，合乎语法规范，正确使用标点符号；5）公文中的数字年份均不能回行。4）附件，附件说明位于正文的左下方，公文生效标识之上，注明所附文件材料名称及件数，——应在正文下一行加以标识形式有：图表、目录、名单、简介及其他有关文件材料。位置应于正文左下方，公文生效标识上。注明附件材料名称及件5）成文时间，指公文形成的时间是一项重要内容，它是文件生效及日后查考的重要依据之一。（年、月、日要写全-用汉字位置应标注在发文机关署名下方。不论其文字多少，都要注意二者的距离相称。注意事项：（1）一般情况下，以领导人签发日期为准。（2）经会议讨论通过的公文，以会议通过的日期为准，并加括号写在公文标题的 正下方。（3）法规、规章类文件以批准日期为准。（4）两个以上机关的联合行文，以最后一个签发机关的领导人的签发日 期为准。（5）一般的日常事务性公文，如涉用具体事项的通知、通告、简报、函等的成文日期经它们的印发日期为准。6）公文生效标识，指在正文或附件之后加盖发文机关印章或签署人姓名，是证明公文效力的表现形式。（1）单一发文机关（落款不署发文机关名称，只标成文时间，在成文时间上加盖机关印章即为公文生效标识）（2）联合行文印章（3）关于在公文中不再标识“此页无正文”的说明—用调整行距和字距的方法处理7）附注，是对公文的发放范围，使用时需注意的事项加以说明。应用圆括号括入，左空2字标识在成文时间下一行。★公文的版记部分：1）主题词，指能够准备表达公文主题内容便于公文检索查询的规范化名词或名词性词组。位置：位于注释或特殊要求说明左下方，文尾横线上端顶格书写。最多不超过五个主题词。★主题词作用：1）可以准确简要地概括文件的主要内容；2）提高文件检索查询速度，有利于提高整个机关的办事效率（主要表现在：一快，二准，三全）；3）有利于文书档案管理的规范化系统化科学化1997年12月，国务院办公厅秘书局修订发布的《国务院公文主题表》共由15类1059个主题词组成，公为主表和附表两大部分。主表有13类751个主题词，附表有2类298个主题词。词表分三个层次。第一层是对主题区域的分类。第二层是类别词。第三层是类属词。注意事项：（1）必须在公文主题词表中选用主题词。（2）公文主题词表中的类别标题不作主题词。（3）主题词标引的顺序是先标类别词，再标类属词。（4）一公文件有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二主题内容进行标引。（5）在公文上标注主题词，要直反映出该份公文所说明的问题或论述的事物。⑹“主题词三字居左顶格用3号黑体字标注在抄送机关上1行，”主题词“后标冒号；冒号后标主题词的词目，词目之间应有一个安的间距，一般不超过五个主题词为宜。

2）抄送机关，指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。（抄送机关要掌握的原则：①抄送要限于同文件内容有关，需对知道或协助办理的机关，既不滥报滥送，也不漏报漏送。②向上级机关的请示、报告，不可同时抄送下级机关。③向下级机关的重要行文，可抄送直接上级级关，翻印或转发上级机关的文件，不要再上报上级机关。④一般情况下，下级机关不得越级行文请示、报告，也不得越级抄送文件，因特殊情况必须越级，应抄送被过的上级机关。⑤受双重领导单位的请示、报告，应根据文件内容确定主送和抄送机关，上级机关向受双重领导单位的行文，应视文件内容抄送受文单位的另一个上级机关。）

位置：位于主题词下一行，左空1字用3号仿宋标识“抄送”，“抄送”后标冒号，抄送机关用顿号隔开，回行时与上1行的抄送机关对齐，最后一个抄送机关后标句号。

3）印发机关和印发说明，是对文件制发情况的说明记载，包括文件制发单位名称、印发日期和印制份数等，位置应于抄送机关之下，印发机关左空1字，印发时间右空1字，然后在下方划一条与版心等长的横线作底线，底线下面右侧标注印制份数。位置：位于抄送区域横线之下，左侧行首空一个字标注制发单位名称，右侧注明印制时间，行尾空一个字。然后在下方划一条与图文区等长的间隔线作底线，底线下面右侧标注印制份数。印制单位：一般是各级机关的办公厅（室），使用全称或规范化简称。印发时间：是秘书部门起印文件的时间，要完整写出年月日。印制份数：是该份文件所印的数量。注：翻印文件的说明同印刷说明大体相同，但翻印秘密文件时须经制发机关批准或授权，翻印后要向原发文机关备案，上级机关翻印下属机关文件可不受此限。版记部分三个项目的含义、标注位置及标注方法，每个项目之间都要用与版心等长的间隔横线隔开。版记部分—双称“文尾”置于公文最后一页，版记页面的最后一个要素置于最后一行。

三、公文的特定格式：1）信函格式 2）命令格式 3）会议纪要格式

第三节 公文的排版形式与装订要求

一、公文的排版形式公文的排版形式：是指公文数据项目在文件版面上的标印格式，是指公文的外观形式。包括：公文版头设计，版面安排，字体字号、字行字距、天地页边、用纸规格等。1988年9月国家技术监督局发布的《国家机关公文格式》相关规定：公文排版的有关问题：1）公文用纸尺寸与规格： 国际A4：长297mm、宽210mm2）公文的书写形式：一律采用从上至下、自左向右横写横排。（少数民族文字除外），正文文字的每行长度与图文区宽度相等。多层次结构的标识方法： 第一级用：一、二、三…第二级用：

（一）、（二）、（三）……第三级用：1、2、3、……第四级用：（1）、（2）、（3）

3）字体字号的选用：一般按发文机关名称、大标题、小标题、标识字符、正文作注释说明等顺序依次从大到小地选用。发文机关标识使用小标宋，红色标识；大标题2号宋体，小标题3号宋体；秘密等级，缓急时限、主题词和各标记字符或其他重点推荐使用3号黑体；一般的公文发文字号、签发人、主送机关、正文、附件说明、成文时间、附注、抄送机关、印发说明使用3号仿宋；签发人姓名用3号楷体。4）排版规格：正文用3号仿宋，每面22行，每行28个字。5）制版要求，版面干净，字迹清楚，尺寸标准，版心不斜，误差不差过一毫米。6）印刷要求，双面印刷、页码套正，两面误差不超过2毫米。

二、公文的装订要求 ：公文一律左侧装订、不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整。采用线装、钉装或胶粘等的办法。第四节 公文的稿本

一、公文的稿本

1、公文的文稿是指公文在起草过程中形成的一次又一次的稿子，包括草稿、定稿。草稿是指内容和和文字表述都还未成熟 的原始稿件。文件在定稿之前的历次文稿都称为草稿。草稿的特点：尚未定型、非 正式、无效力。公文文稿按修改次数 可分为：初稿、二稿、三稿等；公文文稿按照作用和形成行点可分为：讨论稿、征求意见稿、修改稿、送审稿。

2、定稿又称“原稿、底稿、正稿”是指草稿经过修改、审阅、，并由领导人签发或者会议讨论正式通过的最后完成的定型文稿，是机关制发文件的惟一可靠的标准稿本。定稿与草稿的显著区别是：定稿是“孤本”，定稿的文面上带有文件签发人的签发标记，经会议批准通过的定稿有会议批准通过的情况的记载。

二、公文的文本同一份文件，根据它们的不同用途，可分正本、副本、存本、修订本；一些法规性文件又有试本、暂行本的形式；同一内容的文件使用不同的文字就又成为不同的文字文本。公文文本按不同用途可分为：1）正本：根据已签发的定稿制发的正式文件，称为“正本”。（特点：盖有发文机关印章或领导人亲笔签署，以证实文件的效力）2）副本：凡是根据公文正本复制、誉抄的其他稿本称为副本，副本又称抄本。（作用：代替正本供传阅、参考和备查使用）3）存本：公文的存本，是指发文机关印制一份文件的正本后留在本机关的除草稿、定稿以外的印制本。（特点：根据正本印制甚至同时印制出来，除印章或签署外，具有正本同样的文件格式和附加标记。存本与副本的区别：存本是不外发的，一般不加盖印章或签署，只是作为正本的样本留在本机关以备查考之用，副本有正本一样的效用。4）修订本：是对已经发布生效的文件，在实行一段时期以后，文件中的某些内容已不适合当前的情况需要进行修改补充的的文本，从修订本发布之日起，原文本即行失效。5）试行本、暂时本：文件的试行本、暂行本一般都是以试行、暂时、试行草案等字样标在公文标题中的文种的后面或前面。大多用于一些法律、法规类文件，在制发机关认为文件内容还不十分成熟，还必须经过一定时期实践检验，再行修订时所使用的。6）各种文字文本：包括二层意思：一是少数民族地区，发文往往是同一份文件使用汉字文本和少数民族文字文本；二是在外交工作中使用的文件，往往有中文文本和外文文本两种文本具有同等效力。

第四章 公文的行文规范公文的行文规范的意义：为了充分发挥这些公文的现实效用，机关文书部门必须按照党和国家有关文书工作的文件规定或准则来规范其行文，以保证机关行文和对公文办理的有条不紊地进行，从而维护机关工作的正常秩序，提高机关的办事效率。公文的行文规范：按照一定的规定或准则来维护机关之间的行文秩序。

第一节 公文的行文关系公文行文规范的内容包括：行文关系、行文方向与方式以及行文规则三个方面。考试大自考站，你的自考专家！公文的行文关系：是指发文机关与收文机关之间的公文往来关系。行文关系是根据机关的组织系统、领导关系和职权范围所确定的机关之间的文件授受关系。

一、确定行文关系原则：1）国家行政机关的隶属关系和职权范围 ；2）党的各级机关的隶属关系和职权范围

二、机关之间行文关系的划分党政机关的行文关系从隶属关系和职权范围可分为：

1、同一系统的机关，既有上级领导机关，又有下级被领导机关，上下级机关之间，构成领导与被领导的关系。—使用“上行文”“下行文”

2、上级业务主管部门和下级业务部门之间具有业务上的指导关系。—使用“上行文”“下行文”

3、非同一系统的机关之间，无论级别高低、既无领导与被领导关系，又无上下级业务部门的指导关系，它们仅仅是一般性关系，或称不相隶属关系。—使用“平行文”4 同一系统的同级机关之间的关系属于平行关系。—使用“平行文”

第二节 公文的行文方向与方式★行文方式根据机关工作的需要分为：1）下行文：是指上级领导机关或业务主管部门对报属下级机关或业务部门的一种行文。（根据发文不同上的和要求分为：

1、逐级下行文 ：是指采取逐级下达或者只对直属下级机关下达的一种行文方式。

2、多级下行文：是指党政领导机关根据工作需要，同时下达几级机关的一种行文方式。

3、直达基层组织和群众的下行文：是指党政领导机关直接发到最基层的党政组织或者直接传达到人民群众的一种行文方式。）2）上行文：是指下级机关或业务部门向所属上级领导机关或业务主管部门的一种行文。（根据发文机关的实际工作需要分为：

1、逐级上行文：是指下级机关直接向所属上级领导机关的一种行文方式。是上行文最基本最常用的一种方式

2、多级上行文：是指下级机关同时向自己的直属上级机关或更高级的上级领导机关的一种行文方式。

3、越级上行文：是指在非常必要的时候，下级机关可以越过自己的直接上级领导机关，各更高一级的领导机关直至中央的一种行文方式。）3）平行文：是指同级机关、或不相隶属的，没有领导与指导关系的机关、部门、单位之间的一种行文。

第三节 公文的行文规则行文规则：是指机关行文必须遵守的具体规定或准则。★公文行文规则：1）注意隶属关系尊重机关职权； 2）大力精减文件严格控制发文数量和范围； 3）一般情况党政机关不得越级行文4）牵涉几个部门的问题，部门间要先协商一致或经上级裁决，然后向下行文；5）行文必须正确确定主送机关和抄送机关 6）主送机关与公文文种要相互呼应 7）关于联合行文的问题； 8）关于请示的行文问题9）关于各级党政机关办公厅室的行文问题；10）经批准公开发布的公文，应视为正式公文依照执行。考试大收集整理

第五章 机关法定公文的写作（上）

一、命令（令）概述

1、命令：简称令，是领导机关颁发的具有强制执行性质的指挥性公文。

2、适用范围：适用于依照有关法律规定发布行政法规和规章；宣布重大强制性行政措施；奖惩有关人员；撤消下级机关不适当的决定。（《办法》）

3、哪些领导机关有权发布命令？（1）中华人民共和国主席；（2）国务院；（3）国务院所属各部、各委员会；（4）县级以上各级人民政府；（5）乡、民族乡、镇的人民政府。

二、★命令的特点：1）权威性（1）主体：乡以上级别的国家权力机关的执行机关。⑵ 内容：具有不可更改性。2）指挥性 3）强制性

三、最常用的命令类型：1）公布令：也可称发布令或颁布令，适用于国家公布法律，国家行政机关发布根据法律制定的行政法规和规章。2）行政令 ：是国家行政机关为实行重大强制性行政措施而发布的命令。3）嘉奖令：是领导机关为奖励有突出贡献的人员或集体而发布的命令。还有任免令、动员令、戒严令、通辑令、特赦令

四、★命令（令）的写作 要求：1）必须根据宪法法律规定的权限范围发布命令；2）要注意各类型命令的共同点不不同点；3）语言要准确、凝炼、庄重、有力。

命令的内容：单一、一文一事，篇幅较短。命令的结构由标题、编号、正文、签署四部分组成。标题一般可以：

1、发文机关加事由+文种

2、发文机关（领导人职务）+文种 编号方法：一种是单独编号（央政府和国家首脑）；另一种不是单独编号（地方政府）Q各类命令（令）的写法：① 公布令写法：要说明公布什么法规，什么机关什么时候通过，什么时间开始施行。必须把法规全文放在命令之后同时公布。② 行政令写法：正文一般由命令原由、命令事项、执行要求三部分组成。③嘉奖令写法：正文一般由先进事迹、嘉奖内容、号召三部分组成。★行政令正文的写法：1）由命令原由、命令事项、执行要求组成2）命令原由放在正文开头，用一两句话说明发布此命令的必要和重要性3）命令事项是行政令的主要部分，应把要做什么不能做什么交待清楚，常用分条列举，使行文清晰。4）执行要求放在正文最后，说明执行命令过程中的特殊要求，有时还说明奖惩措施。可单独成段也可作为命令事项的最后一项例出。★嘉奖令正文的写法：1）由先进事迹、嘉奖内容、号召组成2）先进事迹放在正文最前面，扼要清楚地说明受嘉奖人的功绩3）嘉奖内容说明给予受嘉奖人怎样的奖励4）号召表达发布命令者对于有关人员的期望，向受嘉奖人学习什么。

第二节 议 案

1、议案：是有议案提出权的机构或人民代表，向同级人民代表大会或其常务委员会，提请审议事项的建议性公文

2、适用范围：是国家权力机关的有关机构及人员以及人民代表。

二、议案的特点：1）行文关系及办理程序的法定性 2）行文内容的单一性和可行性①议案内容必须单一，一个议案提请审议一个事项。②提交会议审议的事项，必须是成熟的，可以实施的。

三、议案的类型： 1）由职能机构提出的议案（职能机构：主要指国家权力机构的办事或执行机构。如全国人大主席团、全国人大常委会、全国人大各专门委员会、国务院、中央军事委员会、最高人民法院、最高人民检察院）2）由人民代表提出的议案

四、议案写作注意事项：1）提出的问题重要且已具备解决的条件 2）要注意提出的权限和时限 3）要注意行文格式和办理程序标题：由提议案人、议案内容、文种三部分组成；正文：要说明提出议案的理由及具体内容。议案的签署：提案人可以是机关，也可以是机关首脑。议案的办理运作程序和一般公文有所不同，所以议案没有发文号。议案审议表格：一般包括编号、案由、提议案人、议案内容、审议结果等部分。

第三节 决定 决议

一、决定

1、决定：是党政机关对重要事项或重大行动作出决策和安排的指导性公文。适用：对于重要事项或者重大行动作出决策和安排。

2、决定的特点：1）内容重要 2）政策性强 3）有约束力

3、决定的类型：1）指挥型：对重要事项和重大行动作出决策或部署，其特点是影响大，指挥和导向作用明显。2）个案型 ：对某些性质重要、影响较大的个人或事件作出决定，目的是引起注意或警惕，扩大正面影响，缩小消极影响。3）知照型：有些事情比较重要，需要让大家知道，用决定的形式公布只是“广而告之”的意思，并不需要大家都去实施★决定的写作方法：1）决定的标题，由决定机构、事由、文种构成，在标题下面用括号标出决定日期，有的还标明由什么会议通过 2）决定的正文，三种类型的决定写法不同：①指挥性，由决定理由、决定事项、执行要求组成，事项清楚、执行要求明确，具体行文，理由要简明扼要，事项和执行要求，可分开或一起写，视情况定。②个案性，由决定理由（个案事实分析）、决定事项、期望要求组成，事实分析要清楚，期望要求要具体。③知照性，正文写作较简单，把需要“广而告之”的决定事项例出就行，决定根据或理由，可不说，有的需说明一下。3）决定的文字要准确、鲜明、简洁以便领会执行。

二、决议：是经领导机构主持召开的会议通过的对重要事项进行决策部署的指挥性公文。

1、★决议的特点：1）表达群体意志 2）权威性和约束力。适用：用于经会议讨论通过的重要决策事项。

2、★决议的类型：1）决策部署型，是重要问题经过会议充分研究讨论后作出的决议，内容多半是分析问题的性质，提出解决问题的办法，部署今后的行动。2）结果公布型，是重要会议往往通过一系列决议，有些决议需要公布于众，这些决议有的简单，只要说明会议通过了什么，有的详细，还要说明会议对事项的看法等。

3、★决定和决议的异同：共同点：1）都是下行的指挥性公文，在内容方面接近，侧重于对重要事项的决策；2）在文字表达方面都要求准确、鲜明、简洁。不同点：1）形成的程序不完全一样（决议必须由会议通过，而决定可以由会议作出，也可以由领导机构在职权范围内作出。）2）内容的范围不尽相同（决议多半针对全局性问题作出决策；决定既可解决全局性问题，也用以解决具体问题。）3）发布形式略有不同（决议以会议名称发布；决定也可以会议名称发布，但多半以机关名称发布。）

第四节 指示 意见

一、指示：是上级机关对下级机关指工作的公文。★指示的特点：1）针对性 2）原则性 ★指示的类型：按照指示内容涉及的范围，可分：1）涉及全局问题，带普遍性的指示 2）涉及局部问题，带有特殊性的指示★指示的写作：1）指示标题由发文单位、事由、文种三部分组成。（如工作特别紧急，则可用“紧急指示”）2）指示 正文一般由指示根据、指示事项、执行要求三部分组成。根据包括理论根据、政策根据、现实根据等文字要精练扼要，突出主要根据。指示事项和执行要求要写得具体明白，使下级能正确领会、执行。总得说要以政策把握方向，内容要明确扼要，条理要清晰

二、意见 ：是党政机关对重要事项发表的对工作有指导性质的文件

1、意见的类型：意见都是对重要事项发表见解，但由于发表见解机构的地们不同，因而意见的类型也有二种。1）直接指导性 2）批转执行型

2、意见的写作： 注意内的政策性、原则性，对下级的要求要明确具体，表达条理要清晰。1）意见标题：一般也是发文单位加事由加文种。但如经上级机构批转或转发，则上级多半用“通知”的形式下达，而将“意见”全文附在后面。2）意见正文：一般根据意见的多少，分部分或分条分点阐述，其第一部分或第一点，多半是提出意见的现实依据。后面部分则是对工作的具体要求及实施的细则、步骤、方法等。意见的内容，要原则而不空洞，具体而不琐细，要让下级知道怎么做，但又不致束缚下级的创造性。

第六章 机关法定公文的写作（中）第五节 公告 通告 公报

一、公告 通告

1、公告、通告概述公告，是机关、团体向公众宣布重要事项的告知性文件。通告，是机关、团体在一定范围内公布事项的告知性文件。

2、★公告通告的特点和差异：1）发布的公开性，内容都是公开的，发布的目的是要让大家知道或遵守。差异在发布的范围不相同，公告涉及范围广通常通过新闻媒体向全世界发布，通告的范围小，可通过新闻媒体发布，也可只在一定范围内张贴公布 2）事项的重要性，公告和通告是代表政府或一定的机构发布的，其内容涉及较多群众，因而必须是重要的事情才可以使用公 告、通告的形式发布。一般公告公布的，都是比较重大的事情；通告公布的，则次于公告。考试大自考站，你的自考专家！3）操作的严肃性，公告由国家各级政权机构发布，涉及地方法规的，必须由省级以上人民代表大会准备，一般机关团体不得随意发布公告。公告和通告均内容重要而涉及面广，因而操作时必须严肃，要严格按章办事。

3、公告和通告的类型，按其内容的性质，都可以分为： 1）涉及法定事项的公告、通告—有关人员必须遵守2）知照性公告、通告—“广而告之”不需要遵守或执行

4、公告、通告的写作： 1）符合权限，一事一告；2）内容明确，语气庄重；3）注意格式：① 公告、通告标题的四种形式：发文单位加事由加文种、发文单位加文种、事由加文种、只有文种名称②正文：只要把公布事情扼要写出。③署名和日期：一般放在全文最后的右下方，但如果标题部分已显示，则最后可以不再另署。

二、公报：

是公开发布重要决定或重大事件的告知性文件

1、公报的特点：1）具有内容的公开性和重要性 2）发布机关的权威性

2、公报和公告的区别：1）从发布机关来说，党的领导机关多用公报，政府机关多用公告；2）从内容来主，宣布单独事件多用公告，发布会议情况、谈判情况、统计情况等多用公报。宣布要有关人员遵守的法定事项，用公告而不用公报。

3、★公报的类型：1）会议公报，用以公布党的重要会议召开的情况及会议所作的决定；2）统计公报，发布国民经济和社会发展各方面情况的统计数字；3）外交公报，涉及两个或两个以上国家的政府、政党、团体等在会谈或交往后发表的文件，主要公布会谈各方面的观点及取得的共识

4、★公报的写作：不同类型的公报，写作时要注意的侧重点有所不同：1）会议公报因发布目的不同而有不同的写法，如目的是公布会议结果，只要简明扼要说明最后结果就行了；如目的是传达会议精神，就要根据会议内容，作详细的分析阐述。2）统计公报必须由国家各级统计部门或国家指定的机构发布，任何机构不得随意发布全国性、地区性统计数字。统计公报以发布各种数据为主，其内容一定要科学、准确。3）外交公报涉及对外关系，其发布应遵循法定的审批手续和途径。其内容涉及各方的观点和承诺，行文要十分准确和庄重。

通知

一、通知：是向特定受文对象告知或转达有关事项或文件，让对象知道或执行的公文。

1、通知是一促使用面积广，以下行文为主也可以是平行的公文种。通知是机关使用最频繁的公文文种。

2、通知的用途：1）上级机关对下级机关通知应该知道或办理的一般事项；2）发布某些行政法规或对下级机关工作指示，不适宜于命令或指示发布；3）国务院和各部各委员会及地方各级委员会的秘书工作部门转达它的领导机关的会议通过的文件和领导上的指示；4）平行机关和不相隶属的机关之间互相通知需要知道的事项

二、★通知的类型： 1）发布性通知，用于发布行政规章制度及党内规章制度；2）批转性通知，用于上级机关转转下级机关的公文（如请示、报告等）给所属有关人员，让他们周知或执行；3）转发性通知，用于转发上级机关和不相隶属机关的公文给所属有关人员，让他们周知或执行；4）指示性通知，用于上级机关指示下级机关如何开展工作；5）任免性通知，用于任免和聘用干部； 6）事务性通知，用于处理日常工作中带事务性的事情，常把有关信息或要求用通知的形式传达给有关机构或群众。

三、★通知的写作：1）标题，多采用发文单位+事由+文种、事由+文种两种形式。简单的事务性通知，标题也可只写“通知”二字。2）正文，不同类型写法不同：①发布性通知只要写明发布什么规章，请贯彻执行就可。②批转性、转发性通知，简单的只要写明批转、转发什么文件，请贯彻执行就行，多数情况下发文单位要对原文件发表一下意见，最好另起一段，内容是对原文件的评价、对贯彻执行提出的要求和希望。③请示性通知：写法相对比较复杂。大凡指示下级做一件工作，应把工作来由、工作内容、工作要求三方面讲清楚。指示性通知正文框架：先用一段或几段说明为什么要做这件工作，相当于引言；工作内容和工作要求一般结合起来写，内容多的要分条列出；最后一段或一条相当于小结，对受文单位提出总的要求和希望。④任免性通知，一般只要写明什么权力机关任合或免去什么人担任什么职务就行。⑤事务性通知，只要把需要周知或执行的事写清楚就行。事务性工作较琐细，写作时要十分仔细。3）其他事项：

1、一般在正文前左上角写受文机关，在正文后右下角写发文机关和发文日期。

2、少数通报情况的通知，或受文面极广的通知，可不写受文单位名称。

3、紧急通知一般要在标题标明事由和“紧急通”字样，并在正文中说明发出的原因。

通报

一、通报：是在一定范围内表彰先进、批评错误，传达事项的告知性文件。表彰先进、批评错误是通报的主要功能也是特有功能。

二、通报的特点：1）周知性 ：在发文范围内所有人都知道。2）指导性：通报对读者的思想、行为有指导、导向作用。

三、★通报的类型：1）表彰先进型：用于表彰个体或集体 的先进人物，公布他们的事迹，宣布给他们的奖励，分析他们的先进思想，指出应该向他们学习什么。2）批评错误型：用于批评犯错误的个人或群体，公布他们的错误事实，宣布给他们什么处分，分析错误的性质，指明应该吸取的教训。3）传达事项型：用于将领导掌握的精神或情况传达给下属，以便在开展工作、处理问题时能做到心中有数。

四、通报的写作（通报的格式与通知差不多）

1、标题：“发文机关加事由加文种”或“事由加文种”。

2、署名和日期： 一般放在正文之后的右下角

3、受文者名称：放在正文之前的左上角。

4、正文：不同类型有不同写法。（1）表彰先进型：一般按介绍先进事迹、宣布表彰决定、分析先进思想、指明如何向先进学习四个步骤。2）批评错误型：应把批评根据、错误事实、处分决定、错误性质、善后办法五个方面写清楚。（3）传达事项型：一般由两部分组成，一部分是通报事项的情况或者精神，包括对事项的分析，如它的性质、重要性等等；另一部分是对下属或群众的要求、希望。第二部分要不要或者

报告

一、报告，是下级机关向上级机关汇报工作情况的陈述性公文。报告主要作用是上下沟通。

二、★报告的特点：1）重陈述 2）有主见

三、★报告的类型：

1、按内容涉及的范围可分为：1）综合报告：多属例行报告；2）专题报告：就某件事或某个问题专门定的报告，多半是不定期的，根据实际情况的需而撰写。

2、按行文的目的不同可分为：1）呈报性报告：行文目的单纯，就是将有关情况报告上级，让上级知道。（一般汇报工作、反映情况、答复询问的报告多属此类）2）呈转性报告：行文目的不仅仅是汇报，它还要求上级机关在同意报告的情况下，将报告批转或转发给有关单位执行。

四、★报告写作要求：1）陈述事实要清楚扼要 2）表达观点要精练清晰 3）语言要简洁朴实请示，是下级机关向上级机关请求指示或批准的报请性公文

五、报告的格式（较简单）

1、标题多由“事由加文种”形式。

2、正文之前写受文单位；正文之后署发文单位和日期。

请示

一、请示的概述 请示：是下级机关向上级机关请求指示或批准的报请性公文。

二、★请示的特点： ①超前性：请示必须是在办事之前。②说明性：请示的目的在向上级说明情况，请求帮助。③单一性：必须“一文一事”。

三、请示的类型：1）请求批准类 2）请求帮助类 3）请求批转类

四、★请示写作要求：—请示内容单一，目的较单纯

1、★要遵守行文规则：1）请示应当一文一事；2）请示一般写一个主送机关，如需要同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级机关；3）一般不得越级请示，因特殊情况应抄送被越过的上级机关；4）受双重领导的机关应写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。

2、理由要充分、要求要合理。

3、格式要正确，语言要得体。①标题：一般用“事由加文种”形式。（不能只写“请示”二字）② 正文：多半按请示理由、请示事项、结束语的顺序写。（请示理由应自成段落③ 正文之前写受文单位，正文之后署发文单位和日期。（语言要得体）

批复

一、批复：是答复下级机关请示事项的指示性公文。

二、★批复的特点：1）针对性 ：针对“请示”这一文种，针对请示的机关，针对请示的问题。2）指导性：批复针对请示表态或发表意见，对下级的工作有指导、规范作用，下级不能违背上级的批复。

三、★批复的类型：针对请示的内容主要是请求批准和请示帮助两个方面，批复可分为两类： 1）表态性批复，主要是答复请求批准类的请示，或同意，或不同意。同意的不必说理由，不同意的一般略说理由。2）指示性批复，针对下级请示的事项或提出的问题，提出处理意见，带有指导下级工作的性质。

四、★批复写作要求：1）要先回应后批复 2）态度要鲜明，措辞要明确 3）要及时批复

函

一、函：是机关之间办理日常公务的交往性公文。一般用于平行机关和不相隶属的机关，但有时也可用于上下级之间的交往。

二、★函的特点：1）形式灵活，适应性强 ； 2）务实性强。

三、★函的类型：

1、商洽函：用于机关之间商洽工作、讨论问题。—用于平行机关和不相隶属的机关。

2、问复函：用于机关之间提出询问和答复询问。—用于平行机关和不相隶属的机关，也可用于上下级之间的交往。

3、请准函：用于向没有隶属关系的有关主管部门请求批准。—用于平行机关和不相隶属的机关。

4、知照函：用于把自己管辖范围的事项告诉有关的机构。—用于平行机关和不相隶属的机关，也可用于上下级之间的交往。

四、★函的写作要求—格式与写法，与一般书信基本相同：1）一事一函，直陈其事；2）语言要平实、亲切、自然。

五、函的格式： 函的正文，一般由缘由、事故、结语（表达发函者的愿望）三部分组成。会议纪要

一、会议纪要：是记载会议情况和精神用以公布或传达的纪实性文件。会议纪要要出现于民国末年。

二、★会议纪要的特点：

1、纪要性：把会议的主要精神和议定事项，经归纳整理。表述出来，而不涉及会议的一般过程，议而未决的事项。

2、约束性：反映统一精神和议定事项的会议纪要，对与会者和有关人员，具有约束力。

3、知照型：公开发表或内部交流的会议纪要，可以让群众或有关人员了解会议情况。

三、会议纪要的类型：1）决议性会议纪要；2）协议性会议纪要；3）研讨性会议纪要。根据会议的性质和拟写会议纪要的目的，可分三大类：

1、决议性会议纪要：多半是有一定权力的机构召开的研究工作的会议，纪要记载会议的主要精神和决议事项，可以作为传达和部署工作的依据，对今后工作的指导意义。—是最为常见的纪要。

2、协议性会议纪要：由代表不同方面的不同机构联合召开的商讨共同关心问题的会议，纪要主要记载各方取得的一致辞意见，对各方今后的工作有约束力。这种会议纪要具有协议书、意见书性质。

3、研讨性会议纪要：研讨问题或交流情况、经验的会议，各抒已见，不需要统一意见，不需要作决议，经要只要把各方的主要观点、意见或情况记下就可以。

四、会议纪要的写作：

1、会议纪要一般是在会议结束后起草的，经主管领导人签字同意才算定稿。

2、会议纪要的标题最常用的形式是“会议名称加文种”，但中间可以省去“会议”二字。

3、会议纪要的正文一般分为会议概况、会议内容、结束语三个部分。

4、会议纪要由会议主持机关撰写，可以在最后署机关名称和撰写日期。也可只在正文中写出主持机关，不另外署名。第3点的★会议纪要的正文写法：1）正文一般分为会议概况、会议内容、结束语三部分；2）会议概况介结开会时间、会议名称、会议议题、出席者、主持者、会议过程等，其详略视实际需要决定，应尽可能简要，一般放在正文开头，有时可移至正文最后； 3）会议内容是主要部分，介结会议讨论和决定的主要事项，要写得观点鲜明、主题突出、内容充实、不可出现漏缺，常见有综合归纳和分项例举两种写法；4）结束语是小结，往往对与会者、下级机关、有关群众提出一些希望和要求。

条列 规定

一、条例，是由党政领导机关制定和发布的系统规范某一方面工作活动、行为等的法规性公文。条例的类型：1）党的中央机关制定的条例 ：知用于规范全党的工作、活动和党员行为。2）国家行政机关制定的条例 ：适用于规范全国性的某一方面的工作。3）地方权力机关制定的条例：适用于规范地方某一方面的工作。

二、规定，是各级党政机关、社会团体、企事业单位规范某方面工作的规章性公文。规定的类型：1）党内规定 ：由党的中央机关制定，适用于对党内某一方面的工作作出的规定。2）法规性规定：由有条件制

定法规的机构制定，适用于对某一方面的行政工作或某个地方的某项工作作出的规定。3）一般性规定：机关团体对某些工作作出的具体规定，不属法规性质，但在一定范围内的规范作用。

三、条例和规定的写作：条例和规定的内容用条文表达，常见的有“章条式”和“条款式”两种

1、★草拟条例和规定的原则：1）坚持四项基本原则，为改革开放，搞活社会主义现代建设服务 2）符合宪法和法律，符合党和国家的路线方针政策 3）从实际出发，实事求是 4）贯彻民主集中制，充分发扬民主

2、起草条例和规定，应当对现行内容相同的法规进行清理，如果现行的法规将被起草的法规所代替，必须在草案中写明予以予废止。

3、条例和规定的内容用条文表达，常见的有“章条式”和“条款式”两种写法。章条式“适用于内容比较复杂的：”条款式“适用于内容比较简单的。

4、语言要准确、严密。

机关其他常用文书的写作

第一节 规章类文书

一、规章类文书：是规范工作、活动、行为等的规章制度类文书，适用于党政系统、社会团体、企业事业单位及各类组织机构

1、规章类文书包括：条例、规定、办法、实施细则、章程、规则、守则、制度、公约等文种。

2、★规章文书的特点：1）具有内容的规范性；2）执行的强制性；3）制定的程序性：①内容的规范性：是指规章类文书是为了规范特定范围、特定方面的工作、活动、行为而制定的，它是办事的准则、活动的依据、行为的规范。②执行的强制性：是指规章制度一经确定并公布实施，有关人员就必须遵守、不能有特殊例外者，不能任意解释或变通.③制定的程序性：是指规章类文书从草拟、确定到公布实施，应按一定的程序进行。考试大自考站，你的自考专家！

二、规章类文书的写作四种类型

1、办法：对某一项行政工作作出比较具体的规定。—办法和条例、规定一样，同属行政法规。（属行政法规）办法的内容应：具体、周全、便于操作。多条款形式。

2、实施细则：是实施法律、法规的细小规则，它多半是主管总门针对实施法律、法规时已经或者可能出现的种种问题而制定的规则。目的：是加强法律、法规的可操作性，保证法律、法规的顺利实施。写法：一般也是“章条式”或“条款式”，但每一条必须说明是哪个法律或法规的实施细则。实施细则与法律、法规的联系和区别： ①区别为：法律、法规必须概括；实施细则必须具体，便于操作。②联系为：实施细则的内容必须和法律、法规的有关条款相对应

3、章程：是一定组织机构制定的确定组织原则或办事原则的规章类文书。章程的种类：① 组织章程：系统阐明一个组织的性质、宗旨、任务、成员、机构、活动方式、经费来源等② 办事章程：是为了办理某项工作而制定的规章制度。章程的形式：“章条式”—政党、较大的社会团体的章程多采用； “条款式”—机构较小、涉及事务不很多的章程采用。4守则：是特定范围的全体成员必须遵守的行为准则。写作要求：简短、精练、易记。

第二节 计划类文书

一、计划类文书，是机关团体为达到某一目标或完成某一任务，对目标达到、任务完成前特定时段工作的设计和安排。计划类文书包括规划、纲要、计划、安排等文种★计划类文书的作用：1）下情上达 ：下级机关通过上报工作计划，可以得到上级机关的指导和帮助，减少完成计划过程中的困难。有些工作超出本身权限的，更需要上级机关批准后才能实施。2）上情下达：上级机关把自己的工作计划告诉下级机关，可以起宏观调控的作用，使下级机关能根据全局的计划，安排好自己那部分工作。3）统一自身步调：机关单位通过对本单位工作计划的讨论和制定，可以使全体成员思想统一、步调一致，共同为完成计划贡献自己的力量。

二、★计划类文书的特点：1）目标的前瞻性：任何工作计划都有一个需要完成的预期目标，这目标不是任意确定的，它必须服从更长远的奋斗目标。2）操作的预想性：工作计划必须有实现目标的步骤和措施，这些步骤和措施，是根据主观和客观条件，借鉴自己和别人以往的工作经验，设计出来的，它应当具有可操作性，同时又具有尚未经实践检验的预想性质。

三、★计划类文书的类型：根据完成期限、内容侧重、具体作用的不同，分三大类

1、规划类：实现目标的期限较长，往往是五年以上。内容侧重在工作的指导方针、努力方向，工作的实施步骤和重要措施等。作用主要是针对全局工作作略性、方向性的规定，以指导局部的、短期的各项工作。文种名称常用：规划、发展规划、远景规划、纲要、发展纲要等。

2、计划类：实现目标的期限较规划短，以计划和一年以内的短期计划为多。计划类文种一般都叫“计划”

3、安排类：指较短时间段内对工作的具体安排。它的内容具体、细致、执行和检查均极方便。计划类文书的格式以“条款式”和“表格式”最为多见，以也条款式和表格式结合使用的四、★计划类文书写作要求：1）分析情况要认真细致一定要吃透三方面情况： ①大环境的形势及要求，包括全国、本地区、本系统的发展形势及对本单位提出的要求； ② 主观条件，指本身人力、物力、财力情况及可挖掘潜力； ③客观条件，指上级和其他部门可能给予的的帮助。2）确定目标要实事求是 3）措施步骤要切实可行 4）条目要分明，语言要简洁① 标题 ：由机关名称、适用时间、内容类别、文种名称四部分组成。②正文格式：多用“条款式”或“表格式”。

五、完整的计划包括：1）现状分析；2）目标和任务；3）主要措施；4）实施步骤；5）执行要求计划正文的格式以“条款式”或“表格式“最为多见，也有条款式和表格式结合使用的，条款式分条分点，眉目清晰；表格式一般用于说明任务分配，时间安排等内容，其好处是一目了然。计划的文字尽量简洁，但表达要明确。第三节 总结

一、总结，是机关团体在实施计划或完成任务之后，对已做工作进行概括及评估的文书。总结与计划关系：总结和计划是相对应的：计划是工作之前拟定，用以指导工作；总结是工作之后进行，用以检查计划完成情况，认识计划执行过程中的经验教训，目的是提高执行者的水平，以利今后的工作。总结的作用：下情上达和提高自身。

二、总结的特点：1）回顾性：总结的内容是回顾已经做过的工作。2）经验性：从工作中引出经验教训，为以后的工作提拱借鉴。

三、总结的类型：从内容的涵盖来分，可分两种：1）综合性总结 ：是关系全局的总结，内容涉及多方面的工作。2）专题性总结：只就一个方面、一项工作，甚至一个问题进行总结，内容比较单一。

四、★总结的写作要求：1）回顾工作情况要实事求是 2）总结经验教训要着眼未来 3）纲目要清晰，文风要平实标题：常见有单行标题和双行标题两类。正文：两种写法 1）“分层展开式”：是一种纵式结构，其内容和排列顺序通常是这样的：总体概括、主要成绩及做法、存在问题、经验教训、今后努力方向五层内容。2）“纲目带动式”：是一种横式结构，采用夹叙夹议的写法，以议论为纲目，带动具体材料的陈述，内容的几个层次之间是并列关系。

第四节 调查报告

一、调查报告，是针对现实中发生的较重要的问题，作专门调查后，利用调查材料写成的书面报告。★调查报告作用：主要是提供真实的社会情况，为制订政策、贯彻政策、宣扬先进、揭露阴暗、解决工作中的疑难问题服务

二、★调查报告的特点：1）针对性强：即调查报告写作的目的很明确，都是针对一定的现实问题定的。2）纪实性强：调查报告的主要任务是提供与要解决的问题有关的事实，是真实的、确凿的材料。★什么情况需写调查报告：1）社会普遍关注或需要引起社会关注的问题的调查，写成后供传媒发表 2）为领导重要决策服务的有关情况和信息的调查，写成后供领导参考 3）为解决较复杂问题服务的专题调查，写成后供有关人员参考

三、调查报告的类型：根据调查报告的性质和作用分：1）新闻性调查报告 2）政务性调查报告 3）个案性调查报告

四、调查报告写作要求：1）深入细致、客观公平的调查是写好调查报告的前提；2）围绕问题展示重要的、典型的材料是调查报告的主要任务；3）调查报告的标题有公文式标题和新闻式标题调查报告的格式

① 标题：有公文式标题和新闻式标题两种形式。a.公文式标题：“对象加内容加文种”、“对象加文种”、“内容加文种”三种形式。b.新闻标题：有单行和双行两种。单行的形式有：直陈式、提问式、结论式等。双行的一般是正标题点明主题或提出问 题，副标题说明调查对象、内容等。标题中如果没有“调查报告”或“调查”字样，发表时一般应注明“调查报告”或“新闻调查”。② 正文：一般分前言、主体、结尾三个部分.前言：陈述调查材料之前的说明，可以介绍调查对象，介绍调查的目的和过程，也可阐述调查的意义，甚至可以点明调查的结论。主体：调查报告的主要部分，调查所得的材料和结论都放在这部分。结尾：调查报告全文的总结，或再一次强调结论，或提出建议与希望，或提出进一步思考的问题等。考试大收集整理

第五节 讲话类文书

一、讲话类文书：是人们在各种特定的场合发言时所依据的各类文稿的总称——是在公众场合经常使用的文书

二、讲话类文书的类型： 根据讲话的场合及主旨的不同，可分为三类：1）讲话稿 ：是指各级领导在各种会议上宣读的文稿。2）开幕词：是在大会开始时，由主要领导人向大会会宣读的阐明会议宗旨、说明会议议题、向与会代表提出希望的书面文稿。—具有指导性、方向性和基调性的作用。闭幕词：是在大会结束时由主要领导人向大大会会宣读的概括大会主人精神、总结大会成果、指出会后努力方向的文稿。—具有总结性、激励性和评估性的作用。3）欢迎词：是对客人的到来表示热烈的欢迎的一种讲话类文书。欢送词：是是客人时表达良好祝愿的一种讲话类文书。答谢词：是宾客在受到主人的热情款待时，向主人表示感谢的一种讲话类文书。

三、★讲话类文书的特点：1）口头性 2）直接性 3）针对性

四、讲话类文书的写作 ：都由开头、主体、结尾三部分组成。

五、讲话类文书的写作

1、写作格式①讲话稿：没有固定的写作格式，往往依讲话的内容、场合和目的而定。开头：可彩开门见山的单 直入式，也可以采用设置悬念的提问式，或说明讲话目的和原因的交代式。主体：主要是阐明形势、任务、方法对策等内容。结尾：一般总结全文，自然收束，并提出希望。展望未来，使人回味无穷。②开幕词：开头：宣告会议开幕，常用称呼开头，接着说明会议的组织组织情况。主体：一般先总结以信成败得失，然后说明大会议题（大会任务）；指出解决这些议题（任务）的有利条件，进行可行性分析，使大家认识到在本次会议上解决这些问题时机是成熟的，条件已经具备；还可交代大会议程（主要活动安排情况）。结尾：要有鼓动性、号召性和预祝性，提出要求和希望，意在为大会的顺利进行创造良好的气氛。闭幕词 ：开头：概括总结大会的主要成效。主体：包括两方面内容。一是分门别类总结大会情况。二是提出贯彻执行的意见。结尾：一般提出号召或希望，也可以鼓舞人心的口号作为结尾。③ 欢迎词、欢送词、答谢词：开头：首先要交代欢迎、欢送或是答谢的对象（应用尊称），然后用热情洋溢的语言向客人表示欢迎、欢送或是对主人的盛情表示谢意。写作时应充分流露致词者的友好心情。主体：这部分内容写作比较灵活自由，无固定的写作格式。整个主体部分的写作要充分表示出友好的态度。结尾：应对主体部分的内容做出总结，同时对有关问题，特别是涉及双方共同关以便向本单位领导汇报。（3）接心的有关事项发出号召，提出期受上级指示或通知时，要分条记望。写作时应使用一些具有激励明指示或通知事项，对时间限制、性、鼓舞性的语言，从而起到振工作安排和要求等要记清楚、准奋人必、激励向上的作用。最后确。（4）重要的发话内容，要求再写一些表示祝愿的话语。

2、对方复述，让对方确认无误才行。★讲话类文书的写作要求：1）主向别人传达重要事项时，也应要题要鲜明、集中、切勿顾左右而求受话人复述受内容。（5）一定言他，东拉西扯；2）材料要真实、要记下来电话人或受话人的姓新颖；3）布局要清晰、紧凑、讲名、职务、以保证内容的可靠、究步步推进，环环相扣； 4）语保密，并有据可查。

（三）接等记言要明白、生活，表达要简单、录的写作要求：

1、接待记录的格明了、生动活泼。

式应包括来访者的姓名及有关情第六节 记录类文书

况、反映的问题及要求、接待人

一、记录类文书，是指如实记录姓名、时间以及办理结果等项。

2、有关内容而形成的公务文书。接待记录的写作要求基本同于会记录类文书的类型包括：①会议记议记录和电话记录。

录：是指如实记载有关会议基本

（四）大事记的写作格式及写作情况和主要内容的文书。还是制要求

1、大事记的写作一般包括： 作会议经要、会议简报等公务文（1）标题：一般由机关名称及内书的重要依据。②电话记录：是在容加“大事记”构成。（2）开头：用用电话处理公务时，记载有关通于说明编写目的、意义、体例及话内容的文书。③接待记录：是指时限等。（3）正文：由时间和记在接待群众来访时，记载有关接事两部分构成。按年月日排序。待内容的文书。（4）结尾：用于说明材料的真实④大事记：是将本机关本部门工作性和使用、处理等事项。

2、★大的重大公务活动或重大事件按事记的写作要求：1）要记述“大”年、月、日的先后顺序进行如实事。大事不漏，小事不记。2）要记载的一种记录性文书。具有客客观真实； 3）要言简意赅。观、准确、系统、可信的特点。第七节 简报类文书一、二、★记录类文书特点：1）内容简报：是简明扼要的书面报告。纪实性 2）材料的直接性 3）语简报类文书：是用于汇报工作、言的实录性

三、记录类文书的写反映问题、交流经验、沟通情况、作

（一）会议记录的写作格式及推动工作展开的一种简短的、摘写作要求：

1、会议记录一般包括要性的信息载体。一般在内部运以下部分：1）会议组织情况：应转，是使用最普遍、最广泛也是写明会议名称、届数、起止时间、最常见的应用文书之一。常见的地点、出席、列席、缺席人数和名称有：“简讯”“快讯”“快报”“动姓名以及缺席原因，主持人和记态”“信息”“工作通讯”“情况通录人的姓名，会议主要议题等。2）报”“情况反映”“内部参考”“摘报”会议议题和议程 3）会议的进程等。

二、简报类文书的类型：1）和内容4）必要的手续：每次记录会议简报：即专门报道、交流有完毕后、散会前把记录当众宣读，关重要会议的内容和情况的简发现成就或遗漏应立即更正或补报。2）工作简报：就是反映本部充，然后由会议主持人和记录人门、本系统各方面工作情况的简在记录后边签字，并注明本次记报。

三、简报类文书特点：1）简，录的总页数。

2、会议记录一般要即简报在文字上要简明扼要 2）做到：1）记录人必须集中精力，快，即编发简报要迅速及时 3）把应该记录的内容迅速记录下新，即立意要新、内容要新

四、来。2）要求记得正确、清楚、完简报类文书写作：

1、简报类文书整，重点内容要求准确、详细。3）的写作格式： 一般由报头、主题、对特别重要的会议内容，为保证报尾三部分组成。① 报头：简报记录的准确，可根据现场录音整的一个突出特点就是有独特的报理或核对记录稿，可几人同时记头。②主体：主体一般由按语、录，完毕后核对，整理出一份准标题和正文组成。按语：用来说确、完整的记录。4）会议记录明编发简报的原因或目的，以引一般用汉字书写，字体要规范、起读者的重视。标题：拟定标题清楚，不要用速记符号或其他非要尽可能做到准确、简练、新颖、规范文字、文体，以保证其作为有吸引力。③报尾：正文写完之后，原始依据的有效性。

（二）电话记用一条黑线将主体部份与报尾部录的写作格式及定价写作要求： 隔开，在黑线下写简报的报、送、一般有发出电话记录和接收电话发单位及简报的份数。

2、简报类纪录表格填写。①★电话记录要注文书写作要求：1）内容要真实、意的情况（接受电话一般应包括确切；2）篇幅要短小；3）针对的内容）：1）接受时间。2）来性、指导性要强

电单位和来电会话人、注明其姓第八节 建议类文书

一、建议类名、职务等身份情况。3）来电话文书概述

1、★建议类文书，是以内容。4）处理结果，即将电话记书面形式提出建议、意见的一类录交有关人员处理的情况，此项公务文书。

2、建议类分文书的分内容在受话完毕后才能填写。5）类：提案、建议三种。①提案：是接电话人姓名，必要时写明职务。指提请机关或一定组织的会议讨②发出电话记录一般应该包括：发论、处理的意见或建议的文书。电时间；发往机关；发电话人（姓一般在各级政协会议和职工代表名、职务）；接电话人（姓名、职大会中使用。②建议：是组织、单务）；发电话事由。③作电话记录位或个人对某项工作、某项活动要注意以下（1）接受汇报或了解或某方面的问题提出建设性的意情况时，要记明事件情况，必要见、建议时使用的文书。

二、★建时还要询问有关情节和细节，每议类文书的特点：①建议性②说理个要素、情况都城要细致准确，性：文字表达上力求实实在在，整体情况要完整。（2）电话请示明确具体富于说理性③委婉性：语时，要记清领导机关或领导人作气要委婉和切中要害

三、建议类的指示或答复，并记明发话人（传文书的写作

1、提案的写作格式达人或领导本人）的姓名、职务，与写作要求 ① 提案的写作一般包括：（1）标 题 写明XXX单

位XXX会议第X号提案。（2）案 由 此部份简明扼要地写明提案的内容。（3）提案人 在“案由”下方，定上提案人的姓名。（4）理 由 理由要说明提出建议或意见的原因。（5）办 法 写明解决问题的办法和措施。（6）日 期 在正文的右下方，署上提案所写的时间。②★提案的写作要求：1）熟悉同提案有关的情况 2）注意区别提案同一般文章的行文格式。为醒目起见，分别把“案由”、“提案人”、“理由”、“办法”突出来顶格写在每部分的开头。

2、建议的写作格式及写作要求①建议的写作格式：由标题、称谓、正文和落款组成。（1）标题：有三种写法：一是直接写“建议”或“建议书”；二是在其之前加上建议或倡议的主要内容，有时还加上建议单位名称；三是采用文章标题写法2）称谓：即被建议单位的名称或被建议的个人的姓名。（3）正文：一般由前言、主体和结语组成。前言写建议的背景、原因、目的等；主体写建议的具体事项。结语写希望、要求等（4）落款：写建议者个人、集体或单位名称，并注明年月日。②建议的写作要求：1）把握分寸要适度 2）所列内容要具体3）表述语言要精练 第十章 公文处理工作第一节 公文处理工作概述

一、什么是公文处理工作 ：常见有广义和狭义二种解释。

1、广义上说，公文处理工作就是运用科学的原则、程序和方法对机关公文的拟制、办理、管理以级立卷归档所进行的一系列衔接有序的工作。广义可以从以下几个方面来理解： ①从发文阶段来说：从思想观点的酝酿、材料的收集与整理、文字起草与讨修改、审核把关与领导签发定稿以至印制发出所必须经历的一系列处理环节。②从收文阶段来说，从来文的签收、登记、分法、传阅、拟办、批办到承办、催办以及答复等，也必须经历一系列处理环节。③从公文的管理来说，机关秘书部门应当切实做好公文的管理工作，既要充分发挥公文的效用，又要有利于公文的保密，还必须建立一系列管理环节。④从公文的立卷归档阶段来说，公文在处理完毕以后，人们还要将其中对今后的机关的机关工作活动仍然具有一定查考利用价值的文件，进一步整理立卷，进行归档保存，必须经历一系列的处理环节。

2、狭义方面来说：主要是指机关内文书工作人员所承担的公文的收发、登记、催办、整理与保管等方面的具体工作。考试大自考站，你的自考专家！我们所说的公文处理工作，是指广义的概念及其理解。

二、★公文处理工作的特点：1）政治性，指机关的公文的处理直接关系到党和国家的方针政策、法令法规的贯彻执行，还表现在提高机关工作效率的重要环节上，还集中体现在它是整个国哝机器正常运转的重要保证；2）★时限性（主要表现在：

1、凡进入文书部门的公文一般都要及时迅速地进行处理，不能延误。

2、有的公文的处理要讲究适时。

3、公文处理的各个环节都要注意时间上的衔接。）3）机要性：是指公文处理所涉及的一些文件的内容具有不同程序的机密性，以及文书工作岗位的重要性；4）规范性：是指公文在形成、办理、管理和立卷归档的过程中，必须遵循统一的规范。★公文处理工作的作用：公文处理工作对机关工作人员所起的作用主要表现在：

1、助手作用。在机关内部，公文处理工作是机关领导人和业务工作者不可或缺的助手。

2、纽带作用。任何一个机关，都不能孤立地存在，都有上下左右的机关与之发生各种各样的联系。

3、查考作用。其中一部分按规定移交档案管，作为长期或永久保存，以备日后查考之用。公文处理工作的作有用与公文的作用的区别：（1）公文的领导指导作用，行为规范作用、信息传递作用、公务联系作用和凭据记载等作用是通过公文这个载体中的内容来实现的。（2）公文处理工作的作用，主要是指从公文的形成到公文的办理、管理、立卷归档等一系列环节对机关工作所发挥的作用。

第二节 公文处理工作的任务与组织

一、★公文处理工作的基本任务科学地组织机关的文书工作，及时准确在处理机关的往来公文，有条理地、安全地运转公文，完整地保管公文，正确地发挥公文的作用，有效地推进机关工作，为机关领导工作服务，为社会主义现代化建设服务。★公文处理工作的基本任务的主要内容包括以下几个方面：：1）文件的收发、登记和分送；2）文件的拟办、批办、承办和催办；3）文件的撰写、校核、签发、缮印、校对和用印；4）会议、汇报、电话的记录和整理； 5）文件材料的平时整理、提供借阅利用等工作；6）归档文件材料的系统整理、编目和归档工作；7）处理群众来信；8）为机关领导准备有关资料并完成机关领导人交办的其他文书工作的任务。

二、公文处理工作的组织：组织机构、组织领导和组织形式三个方面。

1、公文处理工作的组织机构：①对于一些较大的机关来说。可考虑设立专门的机构，归机关的办公厅（室）领导。这些主要担负公文公文处理工作的机构，通常被称为文书文书处理部门，而相对地将机关内期货业务职能机构称之为承办单位或办文部门。公文处理工作的主要部分由机关的办公厅（室）负责，其下边可以设立文书处（室）、信访处（室）、机要室、打字室、印刷厂、收发室、通讯科等公文处理机构。通常称为文书处理部门 ②对于一些较小的机关，或者基层单位来说。一般只在办公室设一两个专职或者兼职的文书工作人员也就够了。③对于一些企业单位来说。大中型企业都在办公室内设文书科或秘书科等公文处理工作机构；小型企业则只在办公室内设专、兼职的文书工作人员就行了。

2、公文处理工作的组织领导①从全国来说，由中央办公厅、国务院办公厅分别负责领导和指导党和政府系统的文书工作。②从一个机关来说，它的公文处理工作由本机关的秘书长或办公室主任负责领导。★它的主要职责有：1）对本机关公文处理工作的任务和公文处理的组织工作，提出全面的工作计划和实施方案。2）总结本机关及其所属单位公文处理工作的经验，推广先进典型，发现问题，及时纠正，并提出改进的意见和办法。3）设计文书规格，促进机关公文处理工作的规范化、标准化，组织印制机关公文规范化、标准化所需要的公文表格、公文版头、公文稿纸、公文处理签等，并组织购置公文处理工作所需要的设备。4）指导、帮助机关各部门专职、兼职文书工作人员的业务工作。5）制定机关公文处理工作规范的有关规章制度，并对执行情况进行检查、监督和协调。③从上下级机关的关系来说，上级领导机关的办公厅（室）负有负责对其所属的机关、单位的文书处理工作进行业务指导。④从机关主要 业务职能部门来说，机关的业务职能部门可责成一名秘书分工负责本部门、本单位的公文处理工作。其主要职责：1）负责本部门、本单位同机关办公厅（室）、档案室的联系，在本部门、本单位传达、贯彻有关公文处理的工作事项。2）在本部门、本单位负责人的领导下，全面负责本部门、本单位公文处理工作组织，对本部门、本单位的公文处理工作的质量、效率和效益，进行检查、总结，学习先进经验，发现问题，及时纠正。3）拾遗补缺，负责做好本部门、本单位公文处理工作中他人遗忘、不周到、应当补做的工作。⑤对机关档案部门来说。机关档案部门所开展的业务工作和公文处理工作具有密切的关系，它对机关的公文处理工作也负有一定的指导责任。其主要职责：1）协助机关办公厅（室）在公文整理归档等业务方面，对机关各部门的文书工作人员进行帮助和指导。2）机关办公厅（室）以及其他公文处理工作部门共同制定本机关的公文处理工作以及归档文件整理工作等方面的规章制度。3）从有利于开展档案工作的角度，对本机关的公文处理工作提出合理的建议。

3、公文处理工作的组织形式：是指一个机关如何和安排公文处理的各个环节。也就是说一个机关到底采取什么样的合理工作形式，对机关内公文处理工作作出科学的、有效的组织安排，这是关系到能否提高公文处理工作效率的重要组织措施和保证。★公文处理工作组织形式的类型：1）集中形式：它是指在一个机关内，除了文件的承办外，公文处理的各个环节都集中在机关的中心机构，亦即办公室来进行。由办公室直接同机关领导和各业务部门联系，而各业务部门一般就不再设立公文处理机构或者专职、兼职的文书工作人员；2）分工形式：它是指将一个机关的公文处理工作分别由机关的办公厅（室）以及各业务机构的公文处理部门或专职、兼职文书工作人员分工负责进行。（A按文件内容和职责分工B按公文处理的不同环节分工）②公文处理工作组织形式的选择：应根据各机关的实际情况而定，以能及时、准确地处理公文，提高机关工作效率和方便工作为原则。公文处理工作组织形式的选择要结合考虑以下情况：A机关的工作性质、任务和职权范围。B机关内部组织机构设置的层次、数量。C机关收发文件数量的多少。D机关办公驻地是集中还是分散以及距离的远近。E机关工作人员的数目和机关文书工作人员的配备等等。小机关适用：集中形式。中等机关：视情况而定（集中、分工）。大机关采用：分工处理的形式 号码是否一致；3）查清文件封口

第三节 公文处理工作的原则与是否破损，包装是否牢固，如发要求

一、★公文处理工作原则：现有散包、破封、密封条被拆情必须准确、及时、安全、保密，况，应及时追查原因。4）查清文加强集中统一管理，坚持实是求件登记件数与实有件数是否相符 是，按照行文机关要求和公文处

2、拆封—文书人员的职责（写明理规定进行原则 由本机关或部门收启的封件进行

二、★公文处理工作要求：1）必拆封）对于写明某某领“亲收”、“亲须准确、周密，确保质量 2）必启”的封件，则由领导人本人拆封须及时、迅速，注重时效 3）必或由其委托的人代拆。密件则应须做到安全可靠确保机密 4）必交机要文书或机要室拆封。

3、登须加强集中统一管理 5）必须坚记：就是将需要登记的文件在收持实是求是，遵规守纪，按行文文登记簿上编号和记载文件的来机关要求和公文处理规定进行 源、去向，经保正文件的收受和6）精简文件，深入实际、反对官处理。公文登记是收文办理的重僚主义和文牍主义。考试大收集要程序，也是公文处理工作的基整理 础。★公文登记作用：1）便于管第十一章 公文办理程序 第一理和保护文件，防止积压和丢失；节 公文办理程序概述

一、什么2）便于检查和检索文件；3）便是公文办理程序公文办理，有它于文件的统计和催办工作 4）作科学的运转程序，主要有收文办为核对与交接文件的凭据 公文理和发文办理。公文办理程序就登记的具体范围：1）上级机关文是指公文在机关内部从形成到运件，包括指导性、参阅性和需要转处理所必须经过的一系列环办理的文件；2）下级机关文件，节。公文办理程序，在《办法》包括请示、报告性文件；3）重要和《条例》中都有明确的规定。的带有密级的刊物、资料；4）其这些具体规定将在本章第二、三他机关商洽问题和需要答复的文节详述。任何一个机关组织，件；5）上级机关召开会议印发的在拟制对外发文，对内文件或处会议材料。公文登记的原则上理收来文件时，都应当按照规定方便文件的运转和管理。公文的环节办理。这些环节前后衔接、中不登记的文件（公文登记的手环环相扣、排列有序，从整体上续要尽量做到简便有效，减少不构成了机关公文运转处理的科学必要的工作量）：1）各种公开的流程。和内部不保密的出版物；2）一般

二、公文办理程序示意图现将《办性的公开信和不应拆的私人信法》和《条例》所规定的公文办件；3）已被综合性文件包括的文理程序的主要环节之间的衔接，件材料；4）行政事务性的通知、作如下图示： 便函、介绍信用和请请柬等；5）上图所示，只是在一般情况下机领导“亲收”、“亲启”件这类信件应关收发公文所经过的办理程序，由收件人本人或其委托人收阅并不是说机关的收文和发文都必后，认为须交机关存查或处理的，须经过以上所有的程序。由于各再行登记，并交有关部门处理。类机关的规模、工作性质不同，二、审核分发和传阅

1、审核：机公文的种类、数量不同，关文书部门收到下级机关上报的各种公文的办理要求和方法也有需要办理的公文，应当进行审核。所不同。因此，不同机关、不同审核的重点：是否应由本机关办公文的办理程序也是不尽相同理；是否符合行文规则；内容是的。在公文办理的过程中，我们否符合国家法律、法规及其他有一方面应当尽可能地完善它们的关规定；涉及其他部门或 地区职程序环节，不要人为地颠倒顺序权范围内的事项是否经过协商、或随意增删环节，以免影响公文会签；使用公文文种、公文格式处理的质量另一方面又不要搞绝是否规范等。

2、分发：亦称分办，对化，一刀切，要允许从实际情是指文书人员在文件拆封登记以况出发对不同类型的机关所形成后，按照文件的内容、性质和办的不同性质和内容的公文有着不理要求，及时、准确地将收来文同的办理程序。件分送给有关领导、有关部门和第二节 收文办理程序收文，承办人员阅办。分发的原则和具

指机关文书部门收进外单位发来体要求是：①对那些方针政策性的文件材料。收文办理，指文的，关系本机关工作全局的指挥书部门收到文件材料后，在机关性文件，或重大问题的请示、报内部及时运转直到阅办完毕的全告之类的文件，以及文书人员还过程。组成这一过程的一系列相不能判定应由哪个部门承办的文互衔接的环节称之为收文办理程件，均应先送办公部门负责人或序。★收文办理程序主要有：签收、机关领导，再根据批办意见分发拆封与登记；分发与传阅；拟办、办理；②对对那些属于机关日常事批办与承办；催办、查办与注办。务性的已有明确分工的文件，或

一、签收、拆封和登记

1、签收：早的批示规定和有规可循的例行是指收到文件材料后，收件人在公文，按主管业务的分工范围直对方的公文投递单或送文簿上签接分送哪个部门阅办； ③对来文字，以明确交接双方的责任，保机关答复本机关询问的文件，（批证公文运转的安全可靠。是收文复、复函）要按本机关原发文的办理的第一个环节，机关的收文承办部门或主管人分送，既原来主要有三个来源：1）机关交通送是哪个部门请示、询问或要求下来的的机要件；2）邮局送来的挂级报送的，复文就分送哪个部门号函件和电报；3）外机关和部门阅办；④在文件份数少，阅办阅知直接送来的文件材料★签收不论部门（或领导）多的情况下，应是从何种渠道送来的文件材料，按先办理、后阅知。先主办、后都要对照公文投递清单或送文登协办，先正职、后副职的次序分记簿认真清点，做到四查清：1）送；⑤公文的分发要建立登记交换查清信封或封筒上的收文机关名制度，无论是分发给本机关领导称，是否确属本机关的收文，以人或各业务部门的文件，还是转防错投、错收；2）查清信封号码发给外机关的文件，都要履行签与递送人在签收登记簿上所登的收手续；对那些要求退回归档的文件，要在文件上标明“阅后请退回归档”字样，以便及进收回，防止文件散失。

3、传阅：是指单份或份数很少的文件以及一些非承办性文件，需要经机关各们领导人和许多部门阅知时，由文书人员组织在他们中间传递和阅读。传阅现已成为机关领导处理事务，互通信息的一种有效的方式。属于传阅件之列的主要包括：①上级机关的指导性文件或重要会议文件；②需要几位领导共同批办的文件，包括上级机关和有关部门的专项业务文凭，下级机关的请示，以及本机关制发的需要会签的文件等；③机关领导在文件上有重要批示，需其他领导同志和部门阅知阅办的文件。传阅文件应当注意的事项：1）传阅的顺序，一般应先送给机关的主要领导、负责人和业部门阅读，再送其他有关需要阅知的对象。2）传阅文件应以文书人员为中心进行传达室递，这种传阅文件的方法称为“轮辐式传 阅”；3）在传阅过程中或传阅完毕后，文书人员要及时对文件时行检查，如有领导批示，要按批示意见进行处理 4）每份传阅文件，都应由文书部门在文件首页附上《文件传阅单》。文件阅毕后，阅读人员要在《文件传阅单》上签注姓名和日期。

三、拟办、批办与承办

1、拟办：是指对来文的处理提出初步的意见，供领导人批办时参考。

拟办是收文处理中的一个重要环节，是秘书部门实现“四个转变”，在办文办事中出谋献策，变被动服务为主动服务，发挥参谋助手作用的具体体现。如何做好拟办工作：① 拟办之前，要认真研究公文的内容和发文机关的要求，弄清来文的背景，查明问题的症结所在，便有针对性的提出切实可行的拟办意见。②要清楚地掌握有关政策和规定，力求使拟办意见既符合实际情况，又符合政策规定。③要熟悉业务。④拟办意见要周到，要综合考虑各方面的因素和影响。⑤拟办意见不是具体的承办计划或方案，文字要简明扼要。要签署拟办人姓名和日期

2、批办：是指机关领导人对送批的文件如何处理所作的批示。公文批办的作用：在于使机关或部门的领导人及时阅读重要的收文，掌握上级指示精神、工作发展情况和其他有关信息；并便于加强对公文处理工作的领导，向承办人及时交代意图与要求，合理组织人力，避免承办人在文书处理上走弯路，或由于分工不明，责任不清，形成观望等待而拖延时间等。批办的主要内容包括：①提出处理该份文件所述问题的原则和方法。②提出并指明负责承办该文件的单位或者承办人，规定承办的时限。③凡是需要两个单位或者人员共同承办的，必须指出主办单位和主办人，以便承办单位和承办人员具体执行。④各项批办意见，均应郑重地填写在《公文处理清单》的“批办意见”栏目内，并签署批办人姓名日期。

3、承办：是指机关有关部门或人员按照来文的要求进行具体工作或办理复文。承办这一环节，是收文的最后一道程序，又是发文程序的开始，是公文处理中的一个关键性的环节，它直接关系到发文的质量和机关公文处理工作的效率。公文承办有两方面的意思： ①从业务部门来说，承办是指对具体工作问题的执行和处理，如上级的有关政策、规定，要组织学习和贯彻落实；平级机关来函商办的业务问题，要进行调查和办理。②从公文处理工作来说，主要是批指根据拟办和批办的意见办理复文（指那些必须回复的来文）。承办部门或承办人员在办理来文过程中要注意几点： ①对有领导具体批示的意见的公文，一定要认真领会领导的指示精神，按照领导的意图办理复文，不得延误推诿②对没有领导签署批办的意见的公文，即一般性文件，应根据有关的文件精神、按照规定或按以前的惯例，酌情办理。③对领导批办要求本部门牵头与其他部门或单位联合办理的公文，本部门要先拟出复文稿请有关部门或单位会商，并由本部门和有关部门负责人签名后，再报请机关领导审批。④来文内容涉及到以前的收文或其他有关材料时，承办人要查找或调阅有关文件材料作为承办复文的参考，不能凭记忆办事，以防出错。复文需经领导人审定的，将有关团料一并附上，以保证领导全面掌握情况，作出正确地判断和决策。

四、催办、查办与注办

1、催办：是指那些必须办理答复的文件，根据承办时限的要求，及时地对文件承办的情况进行督促和检查。催办的目的：是为了避免办理拖沓，文件积压，克服官僚主义，加速文件运转，提高机关办事效率的重要措施。催办工作一般有两种情况： ①对内催办主要内容是：上级机关发来本机关的文件，特别是要及时回复的文件的催办；平行 或不相隶属的机关单位向本机关联系商洽工作的文件的催办；下属单位主送本机关的请示性文件的催办；本机关下发所属单位需要回复文件的催办。②对外催办：主要是指本机关上行或平行需要对方回复的文件的催办。催办工作应当注意做到的几点：① 要明确催办范围。②要明确催办落实。③要建立和加强公文催办工作的组织机构。催办的形式：口头催办、电话催办和书面催办等。催办的形式其主要方法：应根据不同的怀脱胎换骨，采用口头催办、电话催办和书面催办等形式：①在机关内部，尽可能由催办人员上门当面催询，了解有关公文的承办情况，也可以利用分送文件给领导或各部门有关人员的机会进行口头催办。②对外机关，可由催办人向承办单位或者承办人用电话进行催询，或用发便函、催办单等方式进行催办。③如果为了便于掌握情况，由负责内收发的文书工作人员兼管公文催办工作时，就可以利用收文登记薄将必须催办的文件登记，注明承办时间，在办理答复以后，立限即填上复文号，然后经常检查登记簿来掌握文件催办的进展情况。公文催办存在的问题：①一些单位对公文催办工作还不够重视，缺乏健全的制度和相应的措施。②对需要尽快办理的公文，拖长办文时间，给工作造成不必在的损失和影响。③有些办理完毕的文件，承办单位领导或经办人没有将办理的主要情况或结果记在《文件处理单》上，给以后查考文件带来很大的困难。

2、查办：是指文书工作人员协组机关领导检查各项方针、政策、决议、指示的执行和落实，以及对某些问题进行查处，解决的一项承办性工作。一般在县以上的党委办公厅（室）内部都设有专门机构，其任务是督促检查并协助办理下列问题： ①党政领导机关各项方针政策、决议的贯彻落实情况；②各种会议的决办事项；③文件、电报的拟办、拟复事项；④对需要解决的重大问题提出查办意见，报请领导批示；⑤领导批示或交办的事项。查办与催办的异同：①相同：都是对公文的承办情况进行督促检查或催询。② 区别：（1）查办主要是对大政方针的贯彻落实情况进行督促检查，查办的事项要经领导批示或授权后才能进行；而催办则是文书部门的一项例行性工作，凡应催办的公文。文书部门应按承办时限的要求主动进行催办。（2）查办的问题要进行查办立项，结果要写出汇报材料及时反馈，实质是督促检查，限期落实，是领导机关同官僚主义作风作斗争的一种手段，查办的重点在于查证落实；而催办作为收文处的一道程序，一般只是限于了解是否已经办理，对如何办理及办理结果是不大过问的。查办工作一般按以下程序进行：

①阅读有关材料，搞清查办的问题。②查办立项。—立项既是查办工作的开始，也是必须经过的法定程序。立项内空包括五要素：（1）确定查办的事由；（2）明确办理要求；（3）指明承办单位或承办人；（4）规定完成时限；（5）提出办结后的反馈要求。③查办的办理。分两种情况：一种是转出交办；一种是由查办人员直接承办。④查办的结果与反馈。结果的几种情况：（1）肯定的。即反映问题属实，按规定作了处理；（2）否定的。即反映问题失实，向批示人、当事人说明了情况；（3）部分肯定，部分否定。（4）事件的范围有所扩大，即由一个问题涉及一片，或一个人的问题牵涉到同类事、同类人的问题。⑤ 立卷归档。

3、注办：是指对公文承办结束后，由经办人在公文处理单上所作的简要说明。注办便于公文的整理和日后查考。注办一般包括以下内容： ①一般的传阅文件，在有关人员传阅完毕后，文书人员应注明阅毕的日期。②需要办理复文的文件，办理后要注明“已复文”，并注上复日的日期和文号。③用口头或电话答复的要注明时间、地点、接谈或接电话有、主要内容等，并由承办人签字。④不需复文的文件要注明“已阅”“已办”、“已摘记”等字样。

第三节 发文办理程序发文：是指机关文书部门根据机关的工作需要向外发出文件材料，包括本机关制发、转发、翻印、复印的文件材料等。发文办理：就是指文件从拟稿到印制发出的整个运转过程。发文办理程序：1）拟稿、审核与签发 2）核发、缮印与校对 3）用印、登记与分发发文办理的作用：是机关秘书工作的重要组成部门，是机关领导具体贯彻执行党和国家的方针政策的重要方式。它对及时有效地实施领导、指导工作，处理问题起到重要的作用。

一、拟稿、审核与签发

1、拟稿：公文拟稿是公文承办人员根据领导交拟或批办的意见草拟文稿的过程。拟稿的注意事项：1）要符合党和国家的方针、政策、法律、法律及有关规定。2）要情况确实，观点明确，条理清楚，文字精练，字词规范，书写工整，标点准确，篇幅简短；3）文稿人名、地名、数字、引文要准确，日期应具体；4）如要引用某份公文，就先引标题，后引发文字号；5）涉及计量单位时，必须用国家法定的标准计量单位；6）在使用简称时，应先用全称，并加以注明；7）公文中的数字，除成文时间、部门结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修色彩语句中作为词素的数字必须使汉字外，应当使用阿拉伯数字。

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2、审核：是指公文的草稿在送交机关领导人审批签发以前，对公文的内容、体式进行的全面审核和检查。审核的重点：1）是否应由本机关办理 ；2）是否符合行文规则；3）内容是否符合国家法律法规及其他有关规定；4）涉及其他部门或地区职权范围的事项是否经过协商、会签；5）使用公文文种、公文格式是否规范。公文审核六查内容：1）查是否需要行文，以什么名义行文；2）查文稿内容与法律法规和政策及上级的有关规定是否一致，与平行机关和本部门已有的规定是否矛盾；3）查要求和措施是否明确具体，切实可行；4）查涉及其他部门或地区职权范围的问题是否协商一致并经过会签；5）查文字表述是否准确简练条理清楚，标点使用是否正确，文字书写是否规范；6）查公文格式是否符合规定。

目前没有切实把好关的主要有几个问题：（1）涉及几个部门的问题，主办单位事先末征询有关部门意见，就直接向上行文，甚至径直多头分送机关主要负责人。（2）本来由几个部门经过协商就可解决的问题，有的部门却不主动与有关单位联系，商量如何解决，而是各自从本部门的角度考虑，分别向上级机关行文要求给予批准；有些理应由主管部门处理的问题，有关单位配合不够，意见为一，经致造成互相扯皮，最后将矛盾上交。（3）有些下行文件，涉及其他部门或地区的问题末协商一致就向下发出了，结果使下级单位在工作中实际上难以执行，也给发文机关造成了工作上的被动。公文格式的审核主要包括：（1）查文种的使用是否恰当（2）查公文标题是否能正确体现文件内容（3）查公文格式安排是否得当

3、签发：是指机关领导人对文稿的最后审批。需要注意的几个问题：①机关领导在签发公文时，必须确认是自己职权范围内的有关公文才有权签发，不可越级签发公文。②以机关内某个部门名义的发文，可由部门负责人签发。③签发人在签发文件时，必须对文件的内容和文字作严格的审 阅修改对其所签发的公文内容和文字表达的正确性应负完全责任。④文件经签发人审批同意发出时，签发人应在送签的 发文稿 纸的签发栏内明确写上“发”、“印发”、“急发”等字样，并签署全名，注明年月日。⑤几个相关或部门的联合发文，一般应由主办该公文的单位负责，送请有关联署机关或部门的领导人会签。

二、核发、缮印与校对

1、核发：是指在公文正式印发之前，对经领导人签发的文稿进行复核并确定发文字号、分送单位和印制份数的一项工作。

核发的内容和要求：1）文稿是否报请有关领导人审批，手续是否完备，意见是否明确，审批人是否签署全名及时间等；2）文稿中的人名、地名、时间、数字、引文和文字表述、密级、印发（传达）范围、主题词是否准确，标点、计量单位、数字的用法及文种，、格式是否符合规定；3）编排发文字号；4）对需要标明密级、紧急程序的公文进行标注；5）确定分送单位和印制份数。

2、缮印：是指对已签发的公文定稿进行印制。缮印的注意事项：1）要忠于原稿，不允许随意改动原稿的文字、标点、符号、文面格式以及掉换层次、段落，如须改动须经秘书或办公部门同意才行。2）要做到文字准确，设计美观，页面整洁，字体大小得当，标题居中醒目，排列疏密相宜，符合格式要求，便于阅读办理。3）不要出现末页无正文现象。正式的公文，还须在最后一页的底部标明印制单位和印发日期、份数，以此为封底。4）要注意保密，不能让外人随便翻阅文稿和印制的公文。保密公文要有专人负责或送指定的印制厂印制。5）要建立登记制度。，3、校对：指将公文的誊写稿、打印稿清样与经领导签发的原稿核对校正，以修改和消耗除书写、排字上的错误。—校对要确保文字准确、格式规范、杜绝差错。公文校对的两种方法：① 由印制单位先校对一次或者两次，然后再次由承办人校对一次；② 另一种方法是完全由承办人员负责校对。校对的注意事项：1）必须以原稿为准。2）校对的方法原则上应当实行双人对制。一般公文应做到“一校一读”，重要公文应坚持“两校一读”。3）校对发现的错、漏字须以醒目色笔和纺一符号标明。在付印校样上改的字或符号必须牵出版芯，不要在原 错字上加字或减字。4）校对完毕后应对文件格式、文头文尾等处的附加标记、签发手续等作全面复查，查对无误后，在校样上签字，然后付印。

三、用印、登记与封发

1、用印：是指在印好的文件上加盖机关印章。用印的注意事项：1）须以机关领导人或部门负责人签发的公文原稿为依据，经核对无误后始得用印。2）用印要端正、清晰、不得模糊歪倒。3）联合下发的公文，各机关部门都要加盖印章。4）用印一定要与制发公文的机关、部门或单位相一致。5）要核实份数，超过份数不能盖印。

2、发文登记：一切发出的文件，均应进行登记。发文登记的作用：便于对文件进行管理和查找。

发文登记采用的形式为簿册式登记，又分为：1）内收发的发文登记簿 2）内收发对外收发的送文登记簿 3）外收发的发文登记簿

3、封发：是指对准备发出的文件进行分装和发送。★封发文件应注意几点：①文件分装之前，先要看发文稿纸注明的发送单位、密级、有无附件等，然后按发送份数进行分装。②收文机关的邮政编码、地址、名称要在发送文件的信封上写准确。字迹要清楚、工整。机关的名称要写全称或者通用的简称。③发文如系密件、急件、亲启件，凡文稿上没有注明的，须分别注明，并在封套加盖密件戳、急件戳、写明亲启。④文件装封后，应及时发送，发送的方式可按文件的性质分别采用邮递、机要交通传递和专人传递。“三密”文件应由机要通信部门或指定专人传递。邮寄重要文件应有回执单，通讯员送递的，应有收件人签收。⑤会议发放的文件，凡允许与会人员带回的，也要履行签字手续，燕应向与会人员所在单位发出“会议文件目录”或者“会议文件通知单”，以加强对会议文件的管理。考试大收集整理

第十二章 公文立卷工作第一节 归档文件整理工作概述

一、什么是归档文件整理工作《办法》第三十八条规定：“公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。”这一规定同以前的《办法》相比，是将立卷二字加上了括号，这就是说，对我国沿用多年的公文整理方法“立卷”将进行改革。2000年12月6日，国家档案局颁布了《归档文件整理规则》（中华人民共和国行业标准DA/T22-2000）（以下简称《规则》）《规则》指出，归档文件整理是指“将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。”《规则》还规定了归档文件整理的原则要求和方法步骤，它的适用范围是各级机关、团体和其他社会组织。《规则》是国家档案局颁布实施的新时期档案工作标准化文件，是对传统档案工作的一项重要改革，同时，也对文书处理部门和承办部门的公文整理（立卷）和归档工作提出了新的要求。各级机关、团体和其他社会组织的文书处理部门和承办部门都应当在《规则》的指导下，按照新的文件整理方法，对其在职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料进行整理（立卷）和归档。考试大自考站，你的自考专家！从上世纪五十年代开始，我国各级机关、社会组织的文书部门整理与保存文件的重要方法是“立卷”。它是将已经办理完毕的，具有一定查考利用价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。将“案卷”作为文书档案的基本保管单位，这已经形成了我国传统的文书档案的整理方法。而《规则》则以“简化整理、深化检索”为宗旨，对传统的立卷方法进行了重大改革，取消“案卷”，推行“文件级”整理，免除了繁琐、复杂的组卷过程，大幅度简化了整理工作中的手工操作，为归档文件整理手段的创新创造了良好的条件。

二、归档文件整理工作的意义机关对应归档的文件按照《规则》提出的“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”的原则，进行整理，这对于机关公文处理工作和档案工作都具有重要意义，主要有以下几个方面：

1.归档文件整理能够保持文件之间的有机联系，便于文件的查找利用。在机关的日常工作中，文件总是一份一份地形成的。应当说，每一份文件既是独立的，有它特定的使命和作用，这是文件的个性方面；同时，我们也要看到，在进行同一项工作，或者处理同一个问题的过程中所形成的许多份文件，它们之间必然具有一定的内在联系，这就是文件的共性方面。比如，建设一项工程、处理一次事故或召开一次会议，都要形成一系列的有密切联系的文件材料。将这些文件以“件”为单位进行装订，分类、排列（按事由结合时间、重要程度等排列）编号、编目与装盒，使之有序化。也就是将具有查考利用价值的全部文件材料按照它们之间的相互联系齐全、完整地加以整理和保存，这样才便于对文件的查找利用。文件材料如果不经过整理，那必然是一种杂乱无章、乱堆乱放，无规律可循的无序状态，查找起来就非常困难。常常是找到一些材料，又不甚完整。例如找到了请示，又不见批复；找到了问函，又不见复函；找到了一份会议文件，会议的其他重要文件不知在哪里，等等。这样，就得多花一些研究考证的工夫，有时甚至考证不清。其结果就必然会影响工作的顺利进行，更谈不上提高机关工作效率了。

2.归档文件整理可以维护文件的完整与安全，也便于文件的保管。《规则》规定归档文件整理以“件”为单位，这同传统的立卷方法将文件材料按其形成规律和保存价值组成“案卷”相比，其整理过程是大为简化了。但是以“件”为单位，并不是说任其零散堆放的自然状态，而是以“件”为单位进行整理，其整理原则和质量要求同过去立卷一样，是非常严格的。如在质量方面要求归档文件齐全完整，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的应予复制。以“件”为单位进行装订，规定正本与定稿为一件，来文与复文可为一件，这就保持了文件之间的有机联系，然后进行分类、排列、编号、编目、装盒，使每一份文件材料都有一个固定的位置，防止了文件材料的散失。同时，以“件”为单位查阅利用，可以有效地控制文件，防止文件失密。因此，对归档文件进行整理是维护文件的完整与安全和保管文件的重要措施。

3.归档文件整理为档案工作奠定了基础。机关文书处理部门将已经办理完毕的文件进行整理（立卷）才能最后完成公文处理工作，整理好的文件向机关档案室移交以后，文件就从发挥现行效用转入到备作查考作用。也就是说，从现行的公文运转处理阶段转入到档案管理阶段。

文件的整理（立卷），是机关的公文处理工作与档案工作的交接环节，它既是公文处理工作的最后一道程序，又是档案工作的起点。所以人们把它称之为文书工作与档案工作的“结合部”。

文件材料以归档为界，归档之前是文件，归档以后是档案。通过对文件进行整理（立卷），机关各部门每年都要形成相当数量的归档文件，这些归档文件就是机关档案室档案的来源，其中那些属于永久保存的归档文件，经过若干年为本机关查考利用后，还需要向有关档案馆移交，为社会提供利用。

由此可见，归档文件整理（立卷）的质量如何，对档案工作具有极大的影响，或者说，直接影响到档案室、档案馆的工作质量，如归档的文件是否齐全完整，按“件”装订和分类，排列等是否符合要求，保管期限的划分是否恰当。所以说，文书处理部门做好归档文件的整理（立卷）工作，就是为档案工作打下了良好的基础。

第二节 归档文件整理（立卷）工作的组织

归档文件整理（立卷）工作是一项业务性、技术性较强同时又比较细致的工作，尽管《规则》取消了“案卷”的概念，简化了复杂的立卷过程，也不需要拟写案卷标题和编制案卷目录了，但由于机关的归档文件整理（立卷）工作涉及到机关的各个部门，为了做好这项工作，应当按照《规则》的要求，很好地进行组织。归档文件整理工作的组织主要有建立和健全文书部门整理（立卷）制度，正确选择立卷环节和明确公文整理（立卷）的范围等方面。分述于下：

一、建立和健全文书部门整理（立卷）制度文书部门立卷制度，是指由机关的承办和处理公文的部门负责进行立卷的制度。具体地说，是指由机关的文书部门或者业务部门的专职或兼职的文书工作人员负责进行文件材料的整理（立卷）工作。

实行文书部门立卷制度，是与机关档案室整理（立卷）相对而言的。如前所述，公文的整理（立卷）是机关公文处理工作与档案工作的结合部，这项工作介于公文处理工作与档案工作之间，到底由谁来做更为合理呢？实践证明，由机关的文书部门负责整理（立卷），是公文处理工作与档案工作实行科学分工、相互协作的重要标志，也是一项切实可行、行之有效的合理制度。

1.文书部门立卷制度的确立与推行。新中国成立以来，确立和推行文书部门立卷制度，是经历了一段曲折发展过程的。

建国初期，这项工作在大多数机关，还是由承办人将单份文件随办完随归档，然后由档案室负责立卷。由于档案工作人员不熟悉机关各个部门、单位的业务，以及收文处理过程的具体情况，很难掌握文件之间的来龙去脉与相互之间的联系。因此，立卷的质量很难保证。同时，由于整个机关各个部门、单位的文件，都集中在档案室立卷，文件数量很多，而档案室人手有限，往往造成积压，加上往来借阅频繁，使机关公文处理部门和档案室都感到工作很不方便。

从1953年开始，中央机关逐步开始试行由文书部门负责立卷的制度。1954年12月，中共中央办公厅召开了党的第一次全国档案工作会议，讨论通过了《中国共产党中央和省（市）级机关文书处理工作和档案工作暂行条例》。《暂行条例》第十七条规定：“机关内各单位办理（或领导人亲办）完毕的文书材料，均应汇交本单位文书处理工作部门或文书处理工作人员立卷保存。”这就明确指出了公文立卷工作是机关文书部门的一项任务。党中央于1955年1月17日批准了这一《暂行条例》，刘少奇同志在主持讨论时说，这是第一次改革，今后还要继续改革。中央批示，这个条例原则上也适用于军队和政府机关。从此，由文书部门负责立卷就从制度上确定下来。1955年开始，在党的机关和政府系统的中央一级机关试行。但就当时全国大多数机关来看，仍然是采取单份文件“随办随归”。或者是办完之后堆积起来到一定时间将成堆的文件移送档案室清理立卷。于是造成许多机关积存了大量的零散文件，使档案室的工作陷于被动。这种状况，与我国50年代大规模经济建设开始以后，各项工作对档案工作的要求不相适应。有鉴于此，1956年4月16日国务院作出《关于加强国家档案工作的决定》，《决定》指出，应“全面推行文书处理部门立卷，以建立统一的归档制度。”

1957年，《档案工作》杂志曾专门就立卷问题组织过讨论。经过实践检验，大多数同志都认为文书部门立卷是科学的。国家档案局对这次讨论作了总结。随着文书部门立卷制度的全面推行，通过实际工作的体会，认识基本得到统一，逐步形成了一个统一的、固定的工作制度。从此，这项制度在党的机关和政府机关全面实行，促进了文书工作与档案工作的密切协作与健康发展。

但是，这样一项好的工作制度，以及由于实行这一制度而出现的文书工作和档案工作的正常秩序，被林彪、“四人帮”制造的十年**所破坏。许多机关比较普遍地重新形成大量的积存零散文件，甚至已经整理立卷的档案也遭到了严重破坏，使许多档案文件损坏散失，给档案工作造成了一场空前的灾难。

粉碎“四人帮”以后，各地大力进行整顿、恢复与健全文书部门立卷制度。在1979年8月召开的全国档案工作会议上以及同年12月召开的中央机关文书立卷归档工作和档案室工作经验交流会上，中央办公厅主管档案工作的负责人和国家档案局的负责同志，在讲话中都强调要坚决把文书部门立卷归档制度尽快恢复和健全起来，要求尚未恢复这一制度的单位，在1980年尽可能恢复起来。1981年2月27日国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理暂行办法》规定：“公文办理完毕后，承办人员应当根据公文立卷的要求把公文原稿和有关材料整理好，送交文书部门或者主管人员清理立卷。”1993年11月11日国务院办公厅修订发布的《国家行政机关公文处理办法》又明确规定：“公文办完后，应根据《中华人民共和国档案法》和有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。电报随同文件一起立卷。”同时指出：“案卷应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交，个人不得保存应归档的公文。”2000年8月24日国务院发布的《办法》又重申了这一规定，指出：“公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档”。

以上，从文书部门立卷制度的形成和发展过程，以及党和国家的有关规定，都说明公文立卷归档工作是文书部门或业务部门的任务，它对满足机关工作查考的需要，对改善档案工作的条件，提高档案工作的水平，更好地为机关工作服务都具有重要的作用，也符合公文处理工作和档案工作的客观规律。因此，我们要加强对文书部门立卷意义的认识，在实际工作中，坚持、巩固并不断完善文书部门立卷的工作制度。

2.实行文书部门整理（立卷）制度的优越性。

实践证明，文书部门整理（立卷）制度的优越性主要表现在以下方面：

（1）由文书部门整理（立卷），可以充分发挥文书部门熟悉本职业务和了解文书处理过程的长处，便于提高归档文件整理的质量和整理（立卷）工作的效率。

（2）由文书部门整理（立卷），可以有效地避免和防止文件的散失，有利于归档文件的齐全完整，以及保守党和国家的秘密。

（3）由文书部门整理（立卷），文书部门就可以暂时保存当年的文件材料，有关承办人员平时查阅文件就比较方便，也便于平时文件的收集与整理。

（4）由文书部门整理（立卷），按集中归档，并且确保文件归档的质量，可以促进机关档案工作，提高机关档案管理水平，更好地为机关工作服务。

二、公文整理（立卷）环节的选择公文整理（立卷）环节的选择，亦即选择立卷地点，是指机关的公文整理（立卷）工作究竟放在机关的哪一层，或者机关的哪些机构、单位，由谁来负责整理（立卷）的问题。

实行文书部门整理（立卷），并不是说机关内每一个承办文书的部门、单位或者承办人都必须参与整理（立卷）的工作。机关大小不同，机关内部文书部门的设置也不一样。如何正确选择立卷环节，必须认真进行调查研究，根据各机关的不同情况来确定，总的原则是把整理（立卷）的环节设在最能掌握文件形成和处理情况的地方，以便于平时文件的整理，提高整理工作质量和机关工作效率。

1.选择机关公文整理（立卷）环节应考虑的相关因素是：

（1）被确定为整理（立卷）环节的文书部门要直接经手文件的处理。比如，文件的收发、分办、催办、承办等。这样才能保证对公文形成过程的了解，才能掌握文件之间的历史联系，整理（立卷）的质量才有保证。

（2）对整理（立卷）环节所经手处理文件的数量有一定的要求。公文数量过大，势必影响对公文形成情况的了解，就可以考虑向下把立卷环节分开，由下一级文书部门去分头立卷。文件数量过少，这就要考虑向上集中。

（3）确定整理（立卷）环节时，还要考虑机关办公地点的分布情况。机关各部门集中办公的，立卷的环节可以适当集中。办公地点分散的，立卷的环节也要适当分散。

（4）还要考虑文书工作人员的数量和配备情况以及他们对业务的熟悉程度等因素。

2.各类机关单位对公文立卷环节的选择一般应与机关文书处理工作的组织形式相适应。可采集中式、分散式或集中与分散相结合的形式。

（1）对一些比较小的机关或基层单位来说，由于它们内部的组织机构比较简单，工作人员也不多，而且办公地点也比较集中，每年形成的文件数量也不多。在这种情况下，可以考虑采用集中式，即由机关的办公室或者秘书室来负责集中进行整理（立卷）的工作。

（2）对一些中等机关或者大机关来说，他们一般都有两层以上的组织机构，可以根据机关驻地的远近、业务分工、文件数量和文书工作组织等方面的情况，可采取分散式或者部分集中、部分分散立卷的方法。具体地说，如果驻地比较分散，文件数量又比较多，而且业务分工又比较明确，就可以考虑各自确定立卷环节；如果机关中有一部分机构驻地比较集中，文件数量也不算很多，就可以考虑集中在秘书部门进行整理（立卷）。

（3）对财会、人事、信访、保卫等业务性质具有特殊性的组织机构来说，就可以考虑由他们自己来单独进行整理（立卷），以方便这些单位工作的进行。

（4）要恰当地选择和确定立卷人员。在一个组织机构里，具体负责整理（立卷）的人员，最好是考虑选择担任内收发、运转、催办等工作的文书工作人员为好。因为这些人员熟悉公文的来龙去脉，了解文件之间的历史联系，掌握公文在机关内部的运转处理过程。由他们负责管理（立卷），就可以充分发挥这些长处，提高归档文件整理的效率与质量。

三、明确公文整理（立卷）的范围明确公文整理（立卷）的范围，就是要弄清楚机关工作活动中形成并处理完毕的文件材料，哪些应该整理（立卷），哪些不需要整理（立卷）。只有这样，才能保证在公文整理（立卷）工作中将那些具有一定查考利用价值的文件材料，齐全完整地保存下来，便于以后的查找利用。

公文整理（立卷）范围的确定，应以国家档案局颁发的《关于机关档案保管期限的规定》、《文书档案保管期限表》和《机关文件材料归档和不归档的范围》等文件的基本思想为指导，即按照辩证唯物主义和历史唯物主义的观点和方法，从本机关形成档案的实际情况出发，实事求是地研究解决归档文件材料的质量问题，并减少档案中庞杂臃肿的现象，科学地进行档案鉴定工作，使保存的档案既精练又完整，以维护党和国家历史的真实面貌，便于本机关和国家各项工作的利用。

1.应该整理（立卷）的文件材料的范围。

文书立卷的范围，也就是文件材料归档的范围。是指凡是本机关工作活动中所形成的已经办理完毕的，具有一定查考利用价值的收发文件、电报、会议文件、内部文件、电话记录、会议记录、本机关编印的出版物原稿，以及图表、簿册、声像材料等文件材料，都必须进行整理归档，都属于公文整理（立卷）与归档的范围之内。

掌握公文整理（立卷）的范围要抓住反映本机关工作活动和具有查考利用价值这两个主要条件。按照《机关文件材料归档和不归档的范围》的规定，应该整理归档的文件材料的范围，一般说来，可以归纳为以下方面：

（1）上级机关的文件材料：

①上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料；

②上级机关发来的与本机关主管业务有关并要执行的文件材料，如决议、决定、指示、命令、重要通知、通报、条例、规定等；

③上级机关领导视察、检查本地区、本机关工作时的重要指示、题词、照片以及有保存价值的声像材料等；

④上级机关转发本机关的文件以及本机关代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印制本；

（2）本机关的文件材料；

①本机关召开重要会议（包括代表会议、工作会议、专业会议）的文件材料，如参加会议的名单、会议通知、报告、决议，领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录、会议纪要、录音带、照片等；

②本机关对外发出的各种正式文件的签发稿、印制稿及重要文件的修改稿；

③本机关重要的往来公文，如请示与批复，来函与复函等；

④本机关及其内部职能部门活动形成的重要文件材料，如工作计划、总结、报告、财务报表、会计凭证、审计报告以及本机关汇总的统计报表、统计分析资料（包括计算机盘片）等；

⑤本机关处理群众来信来访的原件，记录及处理结果等；

⑥本机关及下属机关成立、合并、撤销、更改名称、启用印信等文件材料以及本机关历史沿革、大事记和反映本机关重要活动的剪报、照片、录音带、录像带等；

⑦本机关干部任免、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、职工奖惩、纪律检查、治安保卫以及职工劳动工资、福利等方面的文件材料；

⑧本机关财产、物资、档案等的交接凭证以及与有关机关签订的合同、协议书等文件材料；

⑨本机关党、团、工会和内部组织机构在工作活动中形成的文件材料；

⑩本机关外事活动和外事往来方面的文件材料。

（3）同级机关和非隶属机关的文件材料①同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需要执行的规范性文件，如条例，规定、通知等；

②有关业务机关对本机关工作检查形成的文件。

（4）下级机关的文件材料①下级机关报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表、财务预算等文件材料；

②下级机关报送的法规性备案文件以及重要的科技文件材料等。

此外，机关工作活动中形成的电报，应根据其保存价值与文件统一立卷，实行“文电合一”制度。

2.不需要立卷归档的文件材料的范围。

（1）重份文件；

（2）未成文的草稿和一般性文件的历次修改稿；

（3）一些事务性的、临时性的没有查考利用价值的文件材料；

（4）与本机关、本部门主管业务无关的文件及非隶属机关送来的参考性文件；

（5）无特殊保存价值的信封；

（6）本机关负责人兼任外机关职务形成的文件材料。

各机关单位应根据《机关文件材料归档和不归档的范围》的精神，结合本机关单位的实际情况来制定本机关、本单位、本系统文件材料归档和不归档的具体范围。

3.公文整理（立卷）的分工公文整理（立卷）的分工，是指哪一级的文件由哪个机关或部门整理（立卷），其作用主要是为了避免各党政机关或部门之间在整理（立卷）时发生不必要的重复或遗漏。

一般说来，那些应该整理（立卷）的文件材料，应以本机关、本部门为主。因此，整理（立卷）有个分工，归档范围有个界线。原则上以什么名义发的文件就放在哪里整理（立卷），是哪个部门承办或主办的文件，就放在哪里整理（立卷）。例如：

（1）上级党政领导机关的来文。综合性、全面性的，由机关办公秘书部门整理归档。如中共中央文件，由省、自治区、直辖市、地（市、州）、县（市）委秘书部门整理归档；国务院文件，由省、自治区、直辖市、地区行署（市）、自治州、县（市）、人民政府秘书部门整理归档；专业性、业务性的由业务部门整理归档；上级业务主管部门的来文，由业务对口部门整理归档。

（2）本机关的文件。由机关秘书部门起草或承办的，由机关秘书部门整理归档；有关业务部门起草或承办的，由有关业务部门整理归档；两个以上机关联合发文，正本和定稿由主办机关整理归档，其他机关只保存印制件。其他机关针对本机关的文件，可视同本机关文件，如上级机关的批复、下级机关的请示等。

（3）下级机关的来文。哪个部门办理的，由哪个部门整理归档。

（4）会议文件。以机关名义召开的会议所形成的文件材料，由机关秘书部门整理归档；由业务主管部门召开的专业性会议所形成的文件材料，应由召开会议的业务主管部门整理归档。

此外，本机关领导人兼任两个以上机关的职务时所形成的文件，应按其不同身份和业务内容分别在有关机关整理归档；本机关各职能部门互发的文件，由形成文件的部门整理归档；同级机关之间互发的文件，凡经本机关制发、办理的，应由本机关整理归档，有关政策性规定，虽未经本机关承办，如本机关需要日后查找利用，也可存留一份；本机关临时机构形成的文件，由临时机构整理归档，临时机构撤销时，应将全部档案移交机关档案室，或经协商直接移交档案馆保存。

第三节 归档文件整理的原则与要求

一、归档文件整理的几个基本概念《规则》对归档文件整理的基本概念（归档文件、归档文件管理、件）作出如下定义。

1.归档文件归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

这一含义可从以下方面来理解：

（1）指出了归档文件的来源和范围。归档文件是立档单位在其职能活动中形成的。立档单位是档案专业术语，它是指构成档案全宗的国家机构、社会组织或个人。也就是说，这些机构、组织或个人在其职能活动中，除了本机关形成的文件材料外，上级机关、下级机关、同级机关和不相隶属机关发来的与其职能活动有关的文件材料，都属于归档文件。

（2）应予归档的文件必须是办理完毕的文件，正在办理的文件还不能归档。这里说的“办理完毕”并不是说文件内所说的事情已经办理完毕，而是指在公文处理程序上已经办理完毕。机关公文处理部门在确定各类不同文件的整理（立卷）时间上，应掌握以下几点：

①领导指导性文件，是从普遍意义上阐述问题的。因此，不要求某一方面的机关马上回答。如规范性文件以及重要的决议、决定，还有如计划、长期规划等。从发文机关来说，在这些文件发出之后就可以将定稿和存本及时整理（立卷）；从收文机关来说，则须经有关领导人或部门阅知，向下传达或采取了措施之后，才算告一段落，然后再将来文整理（立卷）。

②不必办复的收文，如上级领导机关发来的任免令、通知、通报等，经机关领导人阅知以及有关部门传阅，也就算办理完毕了，即可将来文整理（立卷）。

③问复性公文，一来一往公文，如请示与批复，问函与复函，在复文机关发出或对方机关收到后，就可以各自整理（立卷）。

④重大问题，可能要处理较长一段时间才能结束，但大问题是由许多小问题构成的，只要其中某项具体问题已经解决，有关这项具体问题的文件，在公文办理程序上就算办理完毕了，因此，也可以整理（立卷），不必等整个工作结束再整理（立卷）。

总之，正在办理的，仍然处于公文运转办理过程中的文件，还不能马上整理（立卷），只有等到它们办理完毕，也就是完成了公文办理程序的文件，才能够整理（立卷）。

（3）应予归档的文件，必须是能作为文书档案保存的各种纸质文件材料。这里就明确了三点：一是能作为文书档案保存的必需是有保存价值或者说是有查考利用价值的文件；二是只适用于文书档案，至于科技、会计、声像及其他专门档案则按国家有关规定执行。因为《规则》的颁布实施，实质上是对文书档案整理方法的改革，核心是简化文书立卷程序，所以它只适用于实体整理的文书档案；三是只适用于各种纸质文件材料。非纸质载体材料的文件（如电子文件等）无法按《规则》规定的要求和方法进行整理。

2.归档文件整理归档文件整理是指将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒使之有序化的过程。

这一含义可以从以下两个方面来理解：

（1）归档文件的整理单位是“件”。以“件”为单位进行文件整理，是文书工作和档案工作的一项重大改革，是对传统文件整理（立卷）工作的否定。比之于传统的立卷方法，新的立卷方法不需要考虑文件材料的“六个特征”，不必进行组卷、拟写案卷标题。编制案卷目录及案卷装订等项工作，也无须顾及案卷的厚薄，节省了诸如对归档文件的具体内容进行综合、分析的技术劳动，适应了计算机管理的需要。由于“案卷”概念的消失，简化了归档文件整理工作的程序。大大提高了工作效率，符合经济、高效的原则。

（2）将归档文件的整理分六个步骤来进行。这六个步骤比起传统的文书立卷的工作步骤是大为简化了，具体如何进行将在本章第四节的整理方法中详细介绍。

3.件：“件”，是指归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为—件。

以上对“件”的概念进行界定，说得明白具体，使人一看就懂，也便于掌握。把“件”作为归挡文件整理的基本单位，是从检索的实际需要及减轻立卷工作量出发的。只有理解和掌握了“件”的概念，在实际进行文件整理时，就可以将文件按“件”装订，然后再进行后续程序的工作。

二、归档文件的整理的基本原则归档文件的整理的基本原则是：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

《规则》对归档文件整理原则的这一表述，同1984年《档案工作》杂志发表的《关于立卷问题讨论的综述》中指出的公文立卷的原则“保持文件之间的历史联系，区分保存价值，便于保管和利用”是一致的。也就是说，归档文件整理的这一重要原则，是我国文书档案工作者经过长期的工作实践探索总结出来的，是比较准确、完整、科学的。它是我国公文立卷以及现在提的归档文件整理工作所必须遵循的基本原则。这一原则的基本点是：

1.遵循文件形成的规律，保持文件之间的有机联系。文件在形成过程中总有其自身的规律，每一个机关，在工作活动中形成的文件材料，记述和反映了这个机关的全部活动和全部历史。同时任何一个机关的工作活动都不可能是孤立地进行的，必须同自己的领导机关、下级机关以及其他有关机关发生上下左右、四面八方、多种多样、错综复杂的联系。在一个机关内部的各个部门之间，各项工作之间，以及每项工作各个发展阶段之间，也都有着密切的联系。机关工作活动的客观规律，决定了文件材料的形成规律，文件材料是反映机关工作活动的历史记录。机关工作活动的相互联系，也赋予了这些文件材料之间的密切联系。这种联系是客观地、历史地、自然地形成的，是必然的历史联系。

例如：进行某项工作，一般要有工作计划、工作计划决定下来之后还要上报、下达，在了解工作进展情况过程中遇到的问题需要研究解决，或向上级请示，或提出解决意见，直到工作的最后完成。这些工作的进行直至完成要形成一系列的文件材料，如工作计划、报告、通知、请示、批复、工作总结等；召开一次会议，要有会议通知、日程安排、名单、报告、总结、会议简报、会议记录、会议纪要或决议等；它们如实地记述和反映了开展一项工作，召开—次会议的全过程，在进行文件整理时，不能将它们打乱。必须遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，按照《规则》的有关规定将文件按“件”进行装订。装订时应注意其排列顺序的科学性（如正本与定稿，正本在前，定稿在后；来文与复文，复文在前、来文在后）。在进行分类时，应遵循文件的形成规律，将归档文件按不同、不同保管期限、不同机构（或问题）分开。在进行排列时，应根据“事由原则”结合时间、重要程度进行，即将同一事由形成的文件排列在一起。会议文件、统计报表等成套性文件则集中排列，使文件材料之间的有机联系得以充分体现。

为了更好地保持文件之间的历史联系，进行归档文件整理的人员要熟悉本机关的工作性质、职能、组织机构、文件来源以及处理情况。在整理时，要认真分析文件之间的内在的、有机的联系，只有这样，才能使归档的文件正确地反映机关工作活动的基本面貌，反映各项方针、政策在本机关的贯彻执行情况和各项工作的发展过程，才能使归档文件成为本机关本系统的历史记录。

2.区分文件的不同保存价值。

文件的保存价值是由文件本身固有的内在的各种因素决定的，文件内容的重要程度不同，所起的作用不同，保存价值也就不同。

一般说来，凡是反映社会历史发展和记录机关主要职能活动、反映机关基本历史面貌的重要文件，例如，本机关发出的指导性文件，会议通过的决议性文件，重要的请示或报告文件，上级机关颁发的属于本机关主管业务并需要贯彻执行的重要文件，下级机关报送的有关方针政策性和重要问题的请示、报告等，所起的作用和保存价值就必然要大一些；而机关工作活动中所形成的一般性文件，通知、便函、机关之间一般往来公文等，所起的作用和保存价值相对而言要小一些，有的根本就没有保存的价值。此外，文件制发机关（即法定的作者）的地位、作用不同，反映其工作活动和表达的思想、意图的文件保存价值也不同；文件的正本、副本、定稿、草稿等反映了文件的形成过程和不同作用，标志着不同的可靠程度，其保存价值往往也不同。以上这些不同保存价值的文件材料在整理（立卷）时必须严格加以区分。

区分文件的保存价值，应依照《机关档案归档与不归档的范围》和《文书档案保管期限表》等有关规定进行。

在进行归档文件整理时，将不同保存价值的文件材料区别整理，可以合理使用人力、物力、财力和时间，对不同保存价值的文件进行整理后按其保存价值相对集中，使其玉石分明，也为日后档案馆的整理工作打下了基础。

3.便于保管和利用。

便于保管和利用，是归档文件整理的根本目的，也是衡量归档文件整理质量的重要标准。归档的文件是否便于保管和利用，不仅关系到机关各项工作的开展，而且关系到机关档案室、各级档案馆工作有无可靠的基础和保证。《规则》推行文件级管理，正是从便于保管和利用这一原则出发的。过去，在手工模式下实现档案管理和查找作用，“立卷”也是一种很好的方式，它按照一定的逻辑关系，将归档文件组合成一个个案卷，并通过层层目录来提供检索途径，从而限定了检索范围，增强了手工检索的效率。但立卷过程比较复杂，组合案卷和拟定案卷标题等环节立卷人员很难掌握。而《规则》以“简化整理、深化检索”为宗旨，取消“案卷”，推行文件级管理，大幅度简化了整理中的手工操作，同时也为档案的保管和利用提供了有利条件。归档文件以“件”为单位进行整理、分类、排列和编目，在计算机的参与和操纵下，加快了检索速度，方便了利用者，大大提高了档案利用率，利用的深度、广度、查全、查准以及利用效果也将得到极大提高。

三、归档文件整理的质量要求归档文件整理的质量要求是：

1.归档的文件应当齐全完整，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。

（1）归档的文件应当齐全完整，这是归档文件的基本要求。如果归档的文件有复文没有来文，有正本没有定稿，有附件的文件而附件又不知去向，这就使归档文件的质量得不到保证，也给今后档案的查找利用带来困难。因此，凡是本机关在职能活动中形成的，办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料都应当按照《规则》的要求收集完整，进行整理归档。这就要求，承担归档文件整理工作的部门和人员，在平时应当随时掌握文件的收发运转情况，做好文件的平时积累工作，及时收集、严格登记、严格检查、随办随归、妥善管理。在第二年上半年进行归档文件整理时，应充分发挥其熟悉文件形成、运转的来龙去脉的长处，将应归档的文件材料齐全完整地收集起来进行整理归档。

（2）对破损的文件进行修复，以延长文件的寿命。主要是针对一些有孔洞，残缺或折叠处已被磨损的文件，应按照档案保护的要求加以修补和托裱。

（3）复制字迹模糊或易褪变的文件。比如传真件，字迹耐久性差，有些用纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔等字迹材料制成的文件材料极易褪变，须复制后才能归档。目前一般采用复印的方式进行复制，复印时，墨粉浓度不宜过大，颜色不宜太深，并且最好采用单面复印2.整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

（1）书写材料，指的是笔和墨水的使用，即应使用钢笔、毛笔、碳素墨水、蓝黑墨水及墨汁，不能使用铅笔、圆珠笔，不能使用纯蓝、红色墨水等质量低劣的墨水。

（2）纸张，是指应选用国际标准A4型60—80克的胶版印刷纸或复印纸。档案盒和归档文件封套应使用无酸纸制作。

（3）装订材料，是指以“件”为单位装订时使用的装订材料，如细线、钢夹、塑料夹等，应选用优质材料制成，以防断线、年久生锈及断裂等情况发生。

第四节 归档文件整理方法与归档

一、归档文件整理方法的改革归档文件整理以“件”为单位进行，这是《规则》提出新的公文整理（立卷）方法，是我国文书档案工作的一项重大改革，也是对传统的文书档案整理方法的否定，以“件”为单位的整理方法同传统的整理方法“立卷”比较，主要有以下不同：

1.取消案卷，实现文件级管理，免除了繁锁、复杂的组卷过程；

2.界定“件”的概念，从检索的实际需要及减轻工作量出发，规定“正本与定稿为一件，来文与复文可为一件”；

3.分类方法固定为、保管期限、机构（问题），并允许各单位视具体情况组合及简化分类层次；

4.装订以“件”为单位进行，对装订材料不作统一规定，只要符合档案保护要求即可；

5.文件排列方法强调按事由（即问题）排列，时间、重要程度作为参考因素，可根据实际情况选用；

6.归档章的位置不限于首页右角上，首页上端任何空白处均可；同时对归档章的项目加以调整，只保留检索必备项目；

7.取消案卷卷内文件两级目录，只编以“件”为单位的归档文件目录；

8.无需编页号，目录改设“页数”项；

9.归档文件直接装盒保管；

10.无需撰写案卷名和填写案卷封面，只需填写盒脊；

11.档案盒的项目设置有了较大变化。封面只设“全宗名称”项，取消了“类目名称、案卷题名、起止时间、保管期限、件页数量，全宗号、目录号、案卷号、归档号”等项目；盒脊取消了“目录号、案卷号”项，保留“全宗号、”项目，增设“保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号”。

从以上改革的具体内容可以看出。新的归档文件整理方法，同传统的“立卷”比较，简化了文书档案整理的环节，减轻了文件归档人员及档案整理的工作量，同时又提高了档案行政管理部门进行业务指导和培养的工作效率，是一项应予积极推行的好方法。

二、归档文件整理方法的推行推行以“件”为单位的归档文件整理方法，应当做好以下几个方面的工作：

1.更新观念，增强改革意识。

2.提高人员素质。

3.加强硬件建设，即加大对现代化基础设施的投入。

4.注意新旧整理方法的衔接。以“件”为单位对归档文件进行整理，要做好与原有的立卷方法的衔接，要注意以下两点：

（1）《规则》是国家档案局于2000年12月6日发布，从2001年1月1日正式实施的。由于《规则》属于行业推荐标准，只能调整、规范2001年以后的文件整理行为，对2001年以前的文件整理行为不具有约束力。因此，对2001年以前整理好的案卷，只要整理方法及规则符合当时的标准，有规可循，有目可查，就应保持原有的整理体系，不必拆卷重新整理。如果对已经整理好的案卷轻易地推倒重来，既不利于档案保护，又浪费了人力、物力资源，违背了经济、高效的管理原则。这种做法，在实际工作中是应当尽力避免的。

（2）归档文件的整理方法由卷改为件，不只是整理形式上的变化，它需要一系列的业务标准、规范、制度、措施与之相配合，如文件材料归档制度的修订与更新、计算机软硬件设施的配备，全宗内分类方案的调整以及编号方法的变革等。各机关单位在实施新的整理方法时应事先做好以上工作。此外，还要注意加强与当地档案主管部门以及档案馆的联系，争取多给予业务上的指导。少走弯路，并随时研究工作中出现的新情况、新问题，使各项制度与措施逐步完善起来。

三、归档文件整理的工作步骤按照《规则》的规定，归档文件整理分为装订、分类、排列、编号、编目、装盒六个步骤进行。分述如下：

1.装订。装订是归档文件整理的第一步骤，通过这一环节可以从实体上将归档文件的基本单位——“件”确立下来。以“件”为单位进行装订时应做好以下工作：

（1）首先应对“件”内文件进行排列。“件”内文件的排列方法是：正本在前，定稿在后；正文在前、附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；回复性文件在前，报请性文件在后；结论性材料在前，依据性材料在后；不同文字的文件，无特殊规定的，汉文本在前、少数民族文本在后；中文文本在前，外文文本在后。

（2）对用纸规格大于A4型的报表、图样等文字材料，按照A4型纸的尺寸加以折叠。但应注意尽量减少折叠层次，折痕应处于文件、图表字迹之外，取齐右边和下沿。应折叠的文件页数较多时，宜单张折叠，以方便归档后的查阅利用。

（3）装订前，应对不符合要求的文件材料进行必要的修整。其主要工作内容包括：对破损文件进行修复；对字迹模糊或易褪变的文件进行复制；去掉原装订文件用的易锈蚀的金属物。

（4）装订前，应将“件”内的各项按一定方式对齐。采用左上角装订的，应将左、上侧对齐；采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。不要随意裁切文件，尽量保持文件的原貌。

（5）装订用品必须符合档案保护要求。装订的方式视文件页数多少及保存期限长短可采用以下几种方式：

①对页数较多的文件可用细线装订；

②使用变形材料如钢夹、塑料夹等，使用这种装订方法简单，但对材料必须有较高要求。钢夹必须采用优质不锈钢制品，而且必须同时考虑所在地区气候条件以及库房保管条件，谨慎使用；塑料制品则必须有足够的强度，以免年久断裂。

③对页数不多的单份文件可使用缝纫机扎边进行装订，但针脚不能过密。

④对那些永久或长期保存的归档文件，可使用无酸纸封套。即使用60—80克的无酸纸制成的右上侧开口的封套，将归档文件以“件”为单位夹装其中。封套上可以印制归档章，以方便整理和检索。无酸纸，是指PH值呈中性的纸，由化学处理的木纸浆制成的纸通常为中性，可以在良好条件下长时间保存。因此，使用这种无酸纸制成的文件封套可以起到保护档案的作用。

2.分类归档文件的分类，是指全宗内归档文件的实体分类，即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有体系的过程，分类是归档文件整理的重要环节，归档文件经过科学合理的分类，不但能够揭示出文件之间的内在联系，使档案成为一个有序化的整体，而且便于排列上架，编目等后续工作的顺利开展。

《规则》指出，归档文件可以采用——机构（问题）——保管期限或保管期限—一——机构（问题）等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。

归档文件的分类，可按以下的方法及步骤进行：

（1）按分类。分类法就是根据形成和处理文件的对归档文件进行分类。它是目前运用得最广泛的一种分类方法。在具体操作时，应注意处理好以下几种情况：

①一份文件往往有多个时间特征，如成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文和收文日期等等。分时，一般说来应以文件签发日期（或成文日期）为准，据以判定文件所属。计划、规则、总结、预算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同的文件，应统一按签发日期（或成文日期）判定文件所属。

②跨的会议和案件等形成的文件材料，分类时，会议文件材料归入闭幕年，案件等文件材料归入结案年。

几份文件作为一“件”时，判定“件”的日期，以排列在前面的文件日期为准，如跨的请示与批复，按批复在前。请示在后的装订顺序，以批复的所在为准。

③没有标明落款日期的文件材料，应对文件内容及特征进行考证，以推断文件材料的形成日期并据以划分。

④专门中形成的文件材料，应按照专门进行分类。

（2）按保管期限分类。保管期限分类法就是根据对归档文件规定的不同保管期限进行分类，即将同—的归档文件按永久（50年以上）、长期（15—50年）、短期（15年以下）三种保管期限分类，这种分类方法能够将不同价值的归档文件从实体上区分开来，使档案部门能够有针对性地采取整理和保护措施，同时，为库房排架管理，档案移交进馆和到期档案鉴定等管理工作提供便利。

对归档文件按保管期限分类，应按照国家档案局颁发的《文书档案保管期表》的规定执行。

（3）按机构（问题）分类。机构（问题）分类法是指将文件按其形成或承办机构（问题）进行分类。这种分类法的实质就是根据本单位内部机构的职能性质或文件内容所说明的问题来设置类别。又可分为机构分类法和问题分类法两种。

①机构分类法。机构分类法是按文件形成和处理的承办单位进行分类。原则上是一个机构设置一个类，机构名称就是类名。各类的次序可按照立档单位机构序列表的规定或习惯上的顺序来排列。一般是将领导机构、综合性机构排在前，再依次排列各业务部门。

归档文件采用机构分类法进行分类能够体现出全宗内文件在来源方面的客观联系，从而反映出立档单位的历史面貌；同时由于每个机构都有其特定的职能与任务，按机构将归档文件分类可在一定程度上集中反映某一方面的工作内容，便于档案的查找和利用。

采用机构分类法时不能同时采用问题分类法。

②问题分类法。问题分类法是按文件内容所说明的问题将归档文件分类。按问题分类要求各类特点明确，不能互相包容。问题分类法的类别与类名，原则上设置为“党群工 作”、“行政工作”、“业务工作”等类。

归档文件采用问题分类法，可以避免或减少同类问题文件分散的现象，便于按专题查找和利用档案。但问题分类法在实际操作时，受人为因素的影响较大，不便划分。因此，一般基层单位较少采用。

采用问题分类法时，不能同时采用机构分类法。

（4）几种分类方法的结合运用。在实际工作中，当归档文件较多时，分类工作需要分层进行。单纯采用一种分类方法的情况是比较少见的，一般是将几种方法结合起来使用。《规则》提供的、保管期限、机构（问题）三种分类方法，不同类型、不同层次的单位可按实际需要组合成多种复式分类法。采用复式分类法时，其中的、保管期限是必选项，机构（问题）一般为选择项。具体地说，那些内部机构较多，职能分工明确、形成文件数量较多的单位可采用“——组织机构——保管期限”或“机构————保管期限”三重分类法；那些内部机构设置简单，归档文件数量较少的单位则采用“——保管期限”二重分类法就可以了。分类方案是进行归档文件分类的依据，分类方案确定之后，同一全宗应保持分类方案的稳定。

3.排列。归档文件的排列，是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。《规则》指出：“归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列，会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列”。这里说的“最低一级类目”是指分类时所确定的类目体系中设在最低层次的一级类目。例如按照“——机构——保管期限”分类的，“保管期限”就是最低一级类目。这里说的“事由”是指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程。一项工程、—次活动、一次会议，均可分别视为一个事由。一份请示，当针对该请示的批复收到后，即可视为事由办理完毕。对归档文件按事由进行排列，遵循了文件形成的客观规律，能够保持文件之般打印3份，1份随文件装盒、1间的有机联系，使归档文件进一份移交、1份备考）

步系统化，充分体现了文件的价

编制归档文件目录的内容：①值，便于检索和利用。归档文件目录封面的内容应包

归档文件按事由结合时间，括：全宗名称、、保管期限、重要程度排列的具体方法有： 机构（问题）等项（全宗号应用

（1）对同一事由的归档文件，全称或是规范性简称）②归档文件即一个作者，一个问题的文件，整理说明的内容应包括：本可按文件形成时间的先后排列或归档单位概况，内设机构以及党、者按文件的重要程度排列。政主要领导人变化情况，本

（2）对不同事由的归档文件，文书档案整理归档情况等；③归档可采用以下方法排列： 文件目录的内容包括：件号、责

①按不同事由形成时间的先任者、文号、题名日期、页数、后排列，所谓事由的形成时间，备注。

即事由的办结时间，这种方法只

编制归档文件目录的填写要要求将不同事由的文件，按其办求：① 件号：填写室编件号；②结时间的先后顺序排列就可以责任者：制发文件的组织或个人，了，而不考虑其他因素。这种方就是发文机关或署名者；③文号：法比较容易掌握，一般适用于“随发文字号；④题目：文件标题；⑤办随归”的机关。日期：文件的形成时间；⑥页数：

②按事由的重要程度排列。将以件为单位填写总页数，用于统主要职能或重要活动形成的文件计和核对；⑦备注：用于填写归档材料排在前面，其他工作形成的文件需要补充和说明的情况，包文件材料排在后面，或将综合性括缺损、修改、补充、移出、销工作的文件排在前面，具体业务毁等。

工作的文件排在后面。会议文件

6、装盒—指将归档文件按室可将会议通知、开幕词、闭幕词，编件号顺序装入档案盒，并填写工作报告、代表提案，大会决定档案盒封面、盒脊及备考表等工等重要文件排在前面，其他文件作内容。排在后面。综合性文件可将计划、①档案盒封面：全宗号、、总结、规章、领导讲话等排在前保管期限、机构、起止件号、盒面，其他材料排在后面。号（3）对具有保存价值，但因故没

②盒脊：全宗号、、保管有及时归档的零散文件，其排列期限、机构、起止件号、盒号 方法是：可将零散文件排列在相

③备考表：盒内文件情况说应类别归档文件的最后或与相关明、整理人、检查人、日期（随的某件归档文件装成一件，然后文件装盒）

在归档文件目录备注栏或备考表

装盒要求：应按分类方法，中加以说明。不过这种情况在实将不同类别的归档文件按件号顺际整理工作中应当尽力避免。序分别装入档案盒中。不同形成4.编号。归档文件的编号，是、不同保管期限、不同机构指将归档文件在全宗中的位置符（问题）形成的归档文件不应放号进行标识，并以归档章的形式入同一个档案盒中。

在归档文件上注明。其目的是记

四、公文归档机关文书部门录和反映分类排列这些系统化工或业务部门将归档文件整理装盒作的成果。通过编号，使归档文后，逐年移交给机关档案室集中件在全宗中的位置固定下来，为保管，称为“归档”。文件材料整理后续的编目工作以及日常管理和归档，能保证本机关档案齐全完查找利用工作提供便利。《规则》整，便于查找利用，又可为党和指出：“归档文件应依分类方案和国家积累档案财富。排列顺序逐件编号，在文件首页

1、公文归档制度

上端的空白位置加盖归档章并填

①归档范围—机关工作活动写相关内容。归档章应设置全宗中形成的具有保存价值的文件材号、、保管期限、件号等必料，经文书部门或业务部门整理、备项，并可以设置机构（问题）立卷后，应定期向档案部门归档。等选择项”。②归档时限—文件材料整理好后

（1）归档章的式样如下： 归档时限在第二年的上半年。

×××归 档

③★文件归档要求：（1）应归章 档的文件材料齐全、完整；（2）全宗号

年

度

机文件和电报按其内容的联系，合构

（问题）保管期限

并整理、立卷；（3）归档的文件件号 材料，应保持它们之间的历史联

室系，区分保存价值，便于保管和编

馆编 利用。

（2）归档章：全宗号、、2、归档文件的交接手续完成保管期限、件号、机构（承办机后，机关文书部门就完成了上一关）、问题 年的文书工作，归档文件被机关

（3）★简述加盖归档章的具档案部门接收后凡进入了档案管体要求：1）归档章应加盖在归档理阶段。

文件首页上端的空白位置，加盖

件内文件排列方法：1）正本归档章不应压盖文件字迹，不应在前，定稿在后；2）正文在前，与批示文字或收文章等重叠。2）附件在后；3）原件在前，复制件填写归档章项目应使用用碳素墨在后；4）转发文在前，被转发文水等符合档案保护要求的字迹材在后；5）回复性文件在前，报请料，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯性文件在后；6）结论性材料在前，蓝墨水等不耐久的书写材料进行依据性材料在后；7）不同文字文填写，有条件的单位，还可将本件无特殊规定的，汉文本在前，单位的全宗号、保管期限刻在归少数民族文本在后，中文在前外档章上。文在后。

5、编目—指编制归档文件目 录，是归档文件整理工作的重要

内容之一。

（一个装订成一本，目录一

第三篇：公文写作与处理

公文写作与处理 公文写作与处理练习题1

一、单项选择题

1.制发公文的目的和要求，一般是由（）确定的。

A.撰写者本人或团体

B.机关党政负责人

C.行文对象及行文内容

D.作者的上级机关

2.公文对结构的要求是（）。

A.完整

B.生动

C.突出

D.简明

3.以强制力推行的用以规定各种行为规范的法规、规章同于（）。

A.规范性文件

B.领指导性文件

C.呈请性文件

D.证明性文件

4.内容重要并紧急需要打破常规优先传递处理的文件，叫作（）。

A.平件

B.加急件

C.特急件

D.急件

5.供受文者使用的具有法定效用的正式文本，格式规范并具备各种生效标志的稿本称作（）。

A.草稿

B.定稿

C.正本

D.副本

6.为了维护正常的领导关系，具有隶属关系或业务指导关系的机关之间应基本采取（）。

A.逐级行文

B.多级行文

C.越级行文

D.直接行文

7.下面公文写作中，语句符合规范的是（）。

A.该卷烟厂全体职工同心协力，奋发自强，在上半年不到三个月时间里，就创造出产值比去年同期增长 200%的奇迹

B.我们一定要采取措施，尽可能节省不必要的开支和浪费

C.目前有关部门已对议报作出停刊整顿并令其主要负责人深刻检查等等纪律处分的处理

D.一艘在巴拿马注册的名为“协友”的货轮9月9日1时30分在斯里兰卡东部亭可马里突然遭到泰米尔“猛虎”组织袭击而失事，五名船员失踪

8.“由于我们没有建立健全安全保卫制度，结果给流氓、惯偷、坏人造成了盗窃、行凶、阴谋破坏的可趁之机”这句公文用语显然是不规范的，其不正确的原因是（）。

A.含义不明确不清晰，让人产生歧义

B.句子成分搭配不当

C.语序安排欠妥当

D.不合乎事理

9.下面几种说法中，不正确的是（）。

A.在公文中安排语序时，当一组概念表现由若干连续的动作、行为构成的活动过程时，一般应按时间发展顺序排列

B.受双重领导的机关向上级机关请示，应写明主送机关和抄进机关，由抄送机关答复

C.有些公文的主题，可以根据领导人授意而直接表达，有些公文的主题，则需在调查研究的过程中，随着对客观实际情况全面而深入的探索而逐步提炼与明确

D.公文中的疑问语气一般较少使用语气“啊”“呢”“吧”等，“吗”也展可能不用或少用

10.调查报告的特点是（）。

A.具有明确的针对性

B.具有法定的权威性和执行性 C.作者广泛

D.根据调查研究成果写成的用于揭示事物真象与规律的报告

11.关于答复询问的报告，叙述错误的是（）。

A.用语简明，得体，分寸适宜

B.可夹带请示事项

C.是下级机关答复上级机关询问的文种

D.内容准确真实，实事求是地向领导机关作认真负责的报告

12.函灵活简便，可广泛应用于公务联系的各个领域，以下事项不适宜使用函件这一形式的有（）。A.北京市人民政府就X X发电厂建设问题向国家计委申请

B.上海市浦东新区人民政府就浦东新区的道路规划问题向上海市交通厅询问

C.上海市公安厅就打击车匪路霸问题向华东六省的公安厅提出建议

D.国务院、中央军委就军队营区外义务植树进行指示

13.以下有关公文的说法错误的有（）。

A.公文的基本组成部分有：标题、正文、作者、日期、印章或签署、主题词

B.通用公文，文称行政公文，指各类机关普遍使用的文件，如请示、报告、函等

C.通知的作者广泛，不受机关性质与级别层次的限制

D.函为不相隶属机关间相互往来的正式公文，对受文者的行为没有强制性影响

14.会议纪要是会议文件的一种，以下关于会议纪要的标题说法正确的是（）。

A.标题需写明会议名称与文种

B.标题须写明发文机关名称、事由与文种

C.标题需写明会议名称、事由、文种

D.可以采用一般文章标题的形式在标题中简要明确地揭示中心思想

15.立卷的文件是已经办理完毕的；立卷的作用主要是为了（）。

A.反映本机关的活动

B.便于检索和管理

C.便于映证机关工作的历史

D.便于研究有关问题

16.公文立卷的具体方法很多，但其本质都是（）。

A.一案一卷，一会一卷

B.同人同事立一卷

C.统计表、报表合卷

D.把握文件的特

17.编目是对组合之后的文件加以系统排列并编列出（）。

A.卷内文件次号

B.卷内文件目录

C.编制立卷目

D.立卷计划和案卷目录

二、多项选择题

1.公文提纲的内容包括（）。

A.公文标题

B.公文开头

C.表述层次及论点、论据、字数安排

D.结尾

2.下面说法错误的有（）。

A.盖印应端正、清晰，做到上压正文，下压成文日期。

B.一件联合发文，可有数个发文号

C.联合行文的成文日期以最后签发机关的签发日期为准。

D.公文中的附注一般标注于主题词下方。

E.题注一般用圆括号标注于标题下方。

3.具备法定效力的公文稿本有（）。

A.副本

B.草稿

C.定稿

D.试行本

E.暂行本

4.选定公文种类主要的原则方法是（）。

A.考虑行文的具体需要

B.考虑本单位的权限

C.考虑公文撰拟者的写作水平 D.考虑行文走向

5.国家对公文的格式有具体的要求其特点有（）。

A.结构完整（来源：公选考试网）

B.规范性

C.相对确定性

D.灵活性

6.规定公文的统一规范格式，其目的在于（）

A.维护公文的严肃性

B.维护公文的有效性

C.维护公文的权威性

D.维护公文的准确性

7.主送机关有以下几种（）。

A.上级机关

B.下级机关

C.平行机关

D.不相隶属机关

8.通报有以下特点（）。

A.具有较强的时效性

B.让事实和数据说话，而不过多地阐发和论证道理

C.具有教育性质，主要起宣传教育、沟通情况和交流经验的作用

D.内容单纯，行文简便

9.通报按其内容性质划分，可分为（）。

A.表彰性通报

B.批评性通报

C.指示性通报

D.情况通报

10.通报的总体结构包括（）。

A.标题

B.主送机关

C.正文

D.通报的日期

11.通报与通知的区别是（）。A.通报用来传达重要精神或情况

B.通报的事例典型，情况重要，具有较大影响

C.通报的目的是引起读者的广泛注意和从中受到教育，而不着重要求予以具体办理和执行 D.通知有主送机关通报没有主送机关

12.批复具有以下特点（）。

A.权威性

B.针对性

C.被动性

D.公开性

13.下列有关说法，能用来说明批复有明确针对性的是（）。

A.批复只印发给申报请示的单位及有关单位

B.批复的内容只答复请示的具体事项

C.批复的内容应予认真遵守与执行

D.批复的开头和结尾要与请示的标题与发文字号相互照应

14.批复在制发前需进行认真的调查，调查的内容包括（）

A.查阅有关的规定和指示

B.调阅前案处理的材料

C.与内容涉及到的有关部门协商

D.调查研究请示的理由、事项与具体要求

15.下列各具体事项可以使用请示这一文种的有（）。

A.请求协调与帮助解决本机关无法解决的困难与问题

B.请求审核批准或批转本机关制定的法规、规章或决定、报告等。

C.请求协调与解决本机关无法解决的困难和问题

D.根据规定必须履行审批程序的事项

16.请示的主送对象可以是（）

A.有商洽必要的平行机关

B.需请求其批准的不相隶属机关

C.直属的上级领导机关

D.上级业务主管部门

17.下列有关说法正确的是（）。

A.各机关对于自己无权决定或难以处理的问题均应制发请示公文

B.请示这类公文要求上级回复，故应与工作报告相区别

C.某机关对于后勤的安排，因几位领导意见不一致，此时应该制发请示

D.请示不能使用议论的表达方式

18.分办的主要依据是文件的性质、重要程度、（）等。

A.涉密程度

B.缓急时限要求

C.内容所涉及的职责范围

D.党和政府的方针政策

19.签收文件的工作由（）完成。

A.专职外收发人员

B.兼职外收发人员

C．通讯人员

D.各机关的领导、负责人

三、不定项选择题

1.具有正式法定效用的文本有（）。

A.正本

B.试行本

C.暂行本

D.修订本

2.用于对某一项行政工作作比较具体规定的规范性文件，称作（）。

A.条例

B.规定

C.办法

D.决定

3.用于对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则的领导指导性文件，称为（）。来源：公选考试网

A.命令

B.指示

C.批复

D.通知

4.公文中的词语应（）。

A.含义确切

B.韵味无穷

C.可圈可点

D.包彩丰富

5.下面说法正确的有（）。

A.党政机关应在各自的系统内部发布文件

B.行政机关可直接向党的组织发布指令性文件

C.行政机关可直接向党的组织汇报工作

D.党政机关尽可能地增加联合发文

6.公文词语要求（）。

A.选择最贴切，最能表情达意的B.尽量使用同音调

C.使用口语词、歇后语，谚语

D.为反复强调、突出重点，大量用同意词

E.使文章新颖，可用方言词汇

7.维护公文的简明性易出的问题是（）。

A.赘言泛滥，大量重复

B.语言含混、语义多歧

C.归类不准、文不对题

D.主题不明、离题万里

E.内容不全，挂一漏万

8.维护文件的高度严密性是指（）。

A.公文的保密性

B.公文语言结构的严密

C.公文行文程序的严密

D.施行办法的严密

9.承办公文工作的依据主要是（）。

A.有关法律、法规、制度

B.一部分群众的要求

C.上级领导做出的批示

D.上级领导传授的意图 参考答案

一、单项选择题

1.C 2.A 3.A 4.D 5.C 6.A 7.A 8.D 9.B 10.D 11.B 12.D 13.D 14.A 15.B 16.D 17.B

二、多项选择题

1.ABC 2.ABD 3.ACDE 4.ABD 5.ABC 6.ACD 7.ABC 8.ABC 9.ABD 10.AC 11.BC 12.ABC 13.AB 14.ACD 15.ABD 16.CD 17.ABD 18.ABC 19.ABC

三、不定项选择题

1.ABCD 2.C 3.B 4.A 6.A 7.AE 8.B 9.ACD 公开选拔考试《公文写作与处理》练习题2

一、单项选择题（本大题共30小题，每小题1分，共30分）

在每小题列出的四个选项中只有一个选项是符合题目要求的，请将正确选项前的字母填在题后的括号内。

1.向同级业务主管部门请求批准时，应使用的文种是____.A.请示

B.报告

C.议案

D.公函

2.签署是指____.A.机关领导人在定稿上亲笔签名

B.机关领导人在公文正本上亲笔签名

C.机关领导人对收文的办理签注批示意见

D.文件的承办人在文件处理单上亲笔签名

3.主送机关指____.A.收文机关

B.办理或答复收文的机关

C.需要了解收文内容的机关

D.必须送达的机关

4.拟办，指____.A.拟稿

B.对发文审核把关

C.对来文办理做出批示

D.对来文办理提出建议性意见

5.用于注明卷内文件与立卷状况的是______.A.卷末备考表

B.文件分类表

C.卷内文件目录

D.案卷目录

6.撰写请示，要求_____.A.主送一个主管的上级机关

B.主送上级机关的领导人

C.受双重领导的机关主送两个上级机关

D.主送主管的与有关的上级机关

7.撰写批复，开头应写明_____.A.上级机关的指示

B.国家的有关法规

C.下级机关的工作情况

D.所针对的请示的日期与标题

8.一般文件的成文日期，指_____.A.领导人签发的日期

B.文件用印日期

C.文件发出日期

D.领导人签署文件正本日期

9.联合行文的作者，应为______.A.具有隶属关系的机关

B.同级或级别相近的机关

C.同一组织系统中的上下级机关

D.具有业务指导关系的机关

10.转发与批转公文时用______.A.通报

B.通知

C.公函

D.批复

11.发文字号是指 A.文件代号

B.机关代字

C.发文

D.发文顺序号

12.注办是指_____.A.对来文进行分送

B.对来文办理提出初步方案或建议

C.对来文阅读、执行与办复

D.对来文办毕签注承办经过和结果

13.______文件，不能用签发形式生效。

A.指导类

B.会议类

C.报请类

D.知照类

14.清退指将办完清理出的文书交给_______.A.发文机关或指定的专门部门

B.档案部门

C.文件销毁部门

D.秘书部门

15.签署是指_____.A.机关领导人在公文定稿上亲笔签名

B.机关领导人在公文正本上亲笔签名

C.机关领导人在收文的办理签注上批示意见

D.机关领导人文件处理单上签亲笔签名

16.以机关名义对外签发公文，必须遵循_____.A.集体会商的原则

B.先核后签的原则

C.正职签发的原则

D.规范签发的原则

17.盖印章时，应做到_____.A.上压正文，下不压成文日期

B.既压正文，又压成文日期

C.上不压正文，下压成文日期

D.上不压正文，下不压成文日期

18.注发是指_____.A.在定稿上注明办理情况

B.在定稿上批注缮印要求

C.在定稿上批注发文要求

D.在定稿上落款处签署

19.最有效的催办方式是_____.A.电话催办

B.文字催办

C.登门催办

D.会议催办

20.立卷是指_____.A.将办理完毕文件进行整理

B.将办理完毕文件组成案卷

C.将办理完毕文件组成组合体

D.将办理完毕文件进行编目

21.国家主席依照有关法律公布行政法规和规章，应当用_____.A.令

B.决定

C.通知

D.公告

22.国家主席依照有关法律宣布施行重大强制性行政措施应当用_____.A.令

B.决定

C.通知

D.公告

23.国家主席依照有关法律嘉奖有关单位及人员应当用_____.A.令

B.决定

C.通知

D.公告

24.根据《办法》，“议案”的作者指_____.A.各级人民政府

B.各级人民代会大会代表

C.群众

D.国家领导人

25.下列哪个事由，根据《办法》，不可以使用“决定” _____.A.关于严惩严重破坏社会治安的犯罪分子的工作安排

B.关于大兴安岭森林特大火灾事故的处理

C.关于授予×××全国劳动模范的称号的嘉奖

D.关于在太平洋×地区试验运载火箭使过往船只周知

26.“公告”根据《办法》适用于_____.A.向国内外宣布重要事项或者法定事项

B.公布社会有关方面应当遵守或者周知的事项

C.对重要事项或者重大行动做出安排

D.宣布施行重大强制性行政措施

27.“通告”根据《办法》适用于_____.A.向国内外宣布重要事项或者法定事项

B.公布社会有关方面应当遵守或者周知的事项

C.对重要事项或者重大行动做出安排

D.宣布施行重大强制性行政措施

28.传达有关单位周知或者执行的事项，使用_____.A.公告

B.通告

C.通知

D.通报

29.转发上级机关和不相隶属机关的公文，使用_____.A.决定

B.通告

C.通知

D.通报

30.传达重要精神或者情况，使用_____.A.决定

B.通告

C.通知

D.通报

二、多项选择题（本大题共10小题，每小题2分，共20分）

在每小题列出的五个选项中有二至五个选项是符合题目要求的，请将正确选项前的字母填在题后的括号内。多选、少选、错选均无分。

31.向不相隶属的机关发文请求事项，不能用___________.A.请示

B.报告

C.公函

D.通知

E.通报

32.收文的办理包括的环节有___________.A.拟办

B.批办

C.承办

D.注办

E.催办

33.不需要立卷的范围是___________.A.重份文件

B.无查考利用价值的事务性、临时性文件

C.未经审阅签发的不生效文件和一般修改稿

D.与本单位工作无关的参考文件

E.无保存价值的人民来信和无特殊保存价值的信封

34.“有关××机床厂第七届职代会的通知、报告和决议”不是按照____特征组卷的。A.作者

B.问题

C.时间

D.文种

E.通讯者

35.《××省卫生系统1999年工作总结》_____.A.文件式标题

B.文章式标题

C.双标题

D.单标题

36.总结的文章式标题，可以是_____.A.概括主要内容

B.概括基本观点

C.时限和内容

D.单位名称

37.述职报告的结尾的内容一般包括_____.A.自我批评

B.努力方向

C.表示决心

D.总结工作

38.常用的调查报告有_____.A.经验调查报告

B.情况调查报告

C.问题调查报告

D.专题调查报告

39.不适用于按文件名称立卷的有_____.A.司法文件

B.人事文件

C.教学文件

D.统计文件

E.会计文件

40.不能作为批复结束语的是_____.A.上述批复如无不妥，请参照执行

B.上述批复如有不妥，请予回函。

C.特此批复。

D.此致敬礼。

E.此复在执行中若有新问题，必须立即上报。

答案 D 2 B 3 B 4 D 5 A 6 A 7 D 8 A 9 B 10 B A 12 D 13 B 14 A 15 B 16 B 17 C 18 B 19 C 20 B 21 A 22 A 23 A 24 A 25 D 26 A 27 B 28 C 29 C 30 D

ABDE 32 ABCDE 33 ABCDE 34 CDE 35 AD 36 AB 37 ABC 38 ABC 39 ABC 40 ABD 机关法定公文的拟写：命令的类型

命令（令）有多种类型，根据它的使用范围和作用，可分为公布令、行政令、任免令、嘉奖令，惩戒令以及动员令、戒严令、特赦令等。

1、公布令。公布令也称作发布令、颁布令。它是国家领导机关和有关部门用来公布法律、发布行政法规和规章的命令。它一经发布，就要求全体公民、有关单位和人员无条件地遵照执行，具有极强的规定性和支配力，不容违抗和抵制。这类命令之后，随着就附上法律、法规和规章的全文，即“令出法随”，公布令也就成了这些法规文件的运行载体，是一种载体性公文。

例如：

中华人民共和国主席令

第七十三号

《中华人民共和国老年人权益保障法》已由中华人民共和国第八届全国人民代表大会常务委员会第二十一次会议于1996年8月29日通过，现予公布，自1996年10月1日起施行。

中华人民共和国主席 江泽民

1996年8月29日

2、行政令。行政令是国务院及其各部门、县以上地方各级人民政府宣布施行重大强制性行政措施时发布的命令。

3、嘉奖令。嘉奖令是领导机关或领导人为嘉奖有关人员或有功集体而发布的命令。嘉奖令正文一般由嘉奖原因、嘉奖内容和嘉奖希望构成，具有极强的号召力。

由于命令（令）是极具庄重性的公文名称，惩戒令一般很少使用。领导机关对有关人员的惩戒往往使用通报或决定等文种行文。

以上所述是命令（令）的主要种类，此外，还有动员令、戒严令、特赦令等。

机关法定公文的拟写：命令的特点

由于命令（令）是国家领导机关依照有关法律发布行政法规和规章、宣布施行重大强制性行政措施等重要事项时使用的公文，它直接体现了国家或某级行政领导机关的意志，集中反映了国家或某级行政机关在某个方面政策要求。在发令机关的职权范围内，命令起着对有关工作实行强制干预和约束、强行统一思想和行动的作用。它具有以下三个特点：

1、强制性。命令（令）一经发布，有关的下级机关或人员必须无条件地执行和服从，不能讨价还价。玩忽职守，延误或干扰命令的执行，都会受到严肃的处理；有意违抗，拒不执行，必将受到严厉的惩罚。

2、权威性。命令（令）作为指挥性下行公文，具有行政公文的权威性和约束力。虽不是法律、法规本身，但它可以确定法律、法规的生效日期、施行范围等。这都具有法律的效力和法规的约束作用。

3、严肃性。命令（令）的强制性、权威性和不可逆转性要求制发命令的机关必须极其慎重。人们常说“军令如山倒”，令出就不可收回了。在使用这一公文时，必须严肃对待，既不能随意发布，更不能朝令夕改。行文要求使用指挥性语言、态度严肃、结构严谨、文字简洁准确，语气坚决肯定，不允许任意更改和变通

机关法定公文的拟写：命令的写作

命令（令）这一文种，一般内容单一，一事一文，篇幅较短，有的仅一两句话，有的篇段合一，一贯到底。不论何种类型的命令（令），总的要求是行文简短扼要，文风庄重严肃，语气坚决有力。

命令（令）的结构一般由标题、正文、领导人签署和日期组成。不同类型的命令（令）的写作又有各自的具体要求，分述于下：

1、公布令

公布令的标题一般由两个部分构成，即由发文机关名称或领导人的职务名称加文种组成，如《中华人民共和国主席》、《中华人民共和国国务院令》。标题下面是令的编号，如第一号、第二号。公布令的编号与一般公文按编顺序号的方法不同，它是发令机关领导人在任职期间行使职权时编的流水号，顺序延至任职期满为止，下任另行编号。

公布令的正文很短，一般只有一两句话，说明公布的法规名称，通过、批准的机关或会议名称，通过、批准的时间以及生效的日期。随后是发令机关全称、领导人签署和日期。公布令同它所公布的法规或规章一起组成一分完整的公文。

2、行政令

行政令的标题同一般的公文标题一样，由发文机关、事由和文种组成，如《国务院关于发行新版人民币的命令》。行政令的正文一般包括命令原由、命令事项和执行要求三个部分。

行政令的原由要准确简炼。原由是发布命令的依据，其任务在于充分说明发布命令的理由，使受令者确信命令的合理性、必要性和重要性，但又不能作过多的铺陈，一般只用一段简短的话概括出来就行了。如上例《国务院关于发行新版人民币的命令》用一句话说明发行新版人民币的原由：“为了适应国民经济发

展的需要，进一步健全我国货币制度，方便流通使用和交易核算，现决定……”一是“适应”，二是“健全”，三是“方便”语句简洁、理由充分、表述准确，使人一看就觉得新版人民币的发行事关重大，确有必要，这就为下达命令事项做了充分的铺垫。

命令事项是行政令的主体部分。必须具体、明确地写清楚本命令所要采取的措施，使受令者明白无误地知道应该怎幺做，不应该怎样做。有的分条列项提出具体要求，如上例命令，一共有五条，其中1、2、3、4条指明了新版人民币的发行机构、面额、比值、流通要求及发行时间，非常具体、明确，一目了然。

执行要求是行政令正文的结尾部分。内容一般是对受令者提出要求或嘱咐，或明确指明奖惩措施。这一部分应与前两个部分紧密联系，一气贯通，引起受令者的高度重视，以利于命令的执行。

总之，命令（令）的写作要求做到：内容实在，中心突出；结构严谨，篇幅简短：简约明了，文字精当；语气坚定，风格庄重

机关法定公文的拟写：命令概述

命令（令），是国家领导机关颁发的具有强制执行性质的重要的指挥性公文。

《办法》规定：“命令（令）适用于依照有关法律规定发布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；奖惩有关人员；撤销下级机关不适当的决定。”

“命令”这一文种是从我国古代的“命”和“令”发展而来的。夏、商、周三代就有“命”这一公文名称，主要用来赐官授胤，又兼作“诰”、“誓”用。《尚书·商书·说命》：“王言惟作命。”“令”的出现稍后，有命始有令，有奉命而行之意。《尚书·商书·说命》有“发号施令，罔有不臧”之说；战国时，秦孝公曾经两次颁布《变法令》，说明“令”已经作为正式公文文种使用了。秦始皇统一六国以后，改“命”为“制”，“令”为“诏”。此后，历代封建统治者用“制”、“诏”、“策”、“敕”、“谕”、“旨”等文种来制发国家最高机关的公文，发布皇帝的旨意。南京临时政府时期，内务部颁行新的《公文程序》，废除“制”、“诏”等旧文种，规定凡中央或地方机关向下级机关行文一律用“令”。1931年瑞金中央工农心政府发布的《苏维埃地方政府暂行组织条例》中，就有了“命令”这一文种。中华人民共和国成立之后，仍沿用“命令”和“令”。1951年9月，中央人民政府政务院在《公文处理暂行办法》中，将“命令”列为正式文种。1957年10月，国务院秘书厅在《关于对公文名称和体式样问题的几点意见（稿）》中，又把命令和令分为两个文种。

命令和令分为两个文种，在使用上很难区分。实际上，“命令”是古代公文“命和”“令”的合称。许慎《说文》：“命，使也。”刘勰《文心雕龙》：“令者，使也。”说明命和令的作用实际上是一样的，属于一个文种。命令是命和令的合称，令则是命令的简称。

谁有权发布命令（令）呢？根据我国《宪法》的有关规定，中华人民共和国主席、国务院、国务院各部和各委员会，县级以上的地方各级人民政府有权发布命令。

《宪法》第八十条规定：“中华人民共和国主席根据全国人民代表大会的决定和全国人民代表大会常务委员会的决定，公布法律，任免国务院总理、副总理、国务委员、各部部长、各委员会主任、审计长、秘书长，授予国家的勋章和荣誉称号，发布特赦令，发布戒严令，宣布战争状态，发布动员令。”

《宪法》第八十九条规定：“国务院行使下列职权：

（一）根据宪法和法律，规定行政措施，制定行政法规，发布决定和命令。”

《宪法》第九十条规定：国务院“各部、各委员会根据法律和国务院的行政法规、决定、命令，在本部门的权限内，发布命令、指示和规章。”

《宪法》第一百零七条规定：“县级以上地方各级人民政府依照法律规定和权限，管理本行政区域内的经济、教育、科学、文化、卫生、体育事业、城乡建设事业和财政、民政、公安、民族事务、司法行政、监察、计划生育等行政工作，发布决定和命令，任免、培训、考核和奖惩行政工作人员。”

党的各级领导机关一般不单独使用“命令（令）这一文种

公文写作与公文处理：公文拟写者的修养

公文是一种应用文件，是国家管理政务，机关处理工作的一个重要工具，它的政策性、思想性和业务性都很强。拟写公文是一种综合能力的体现。一份好的公文，没有一定的政治理论水平、广博的科学知识、丰富的实际材料和熟练的表达技巧等方面的必要修养，是写不出来的。为了保证公文的质量，使公文更好地发挥作用，拟写公文的文书、秘书工作人员必须具有以下几个方面的修养。

一、具有一定的政治理论水平

在各类应用文体中，唯有公文是受政治思想影响最大的一种文体。作为一种施政治事的工具。这种影响不可避免地表现在公文上。公文拟写要表达党和国家机关以及人民的意志，体现他们的要求，维护他们的利益，要坚持四项基本原则。公文拟写者要有正确的政治观点和立场，就必须具有一定的政治理论知识，必须认真学习和掌握马列主义、毛泽东思想的基本理论、基本原则和科学方位法，并运用这些基本理论和观点去分析解决实际问题，正如中共中央《关于建国以来若干历史问题的决议》中指出： “毛泽东思想是马克思列宁主义在中国的运用和发展，是被实践证明了的关于中国革命的正确理论原则和经验总结，是中国共产党集体智慧的结晶”，“我们必须继续坚持毛泽东思想，认真学习和运用它的立场、观点和方法来研究实践中出现的新问题。毛泽东思想为马克思列宁主义的理论宝库增添了许多新的内容，我们应当把学习毛泽东同志的科学著作同学习马克思、恩格斯、列宁、斯大林的著作结合起来”。要学习辩证唯物主义和历史唯物主义、政治经济学等基本理论，自力更生、艰苦奋斗的方针，把这些作为分析研究和解决工作的实际问题的锐利武器。每个公文拟写者要保证提高文件的政治思想性，必须提高自己的政治理论修养，认真解决世界观、政治觉悟和思想方法问题。

二、要熟悉和掌握政策法令

各个机关所进行的工作都同实行一定的政策相联。不是实行正确的方针政策，就是实行某种错误的方针政策；不是自觉地就是盲目地实行某种政策。党和国家制定的方针政策法令，是指导各项政策法令方面又独具表现能力。实际工作中制发的公文，往往是对党和国家政策法仅的具体执行，而且需要密切与本部门、本地区或本系统的实际情况相结合。这就需要公文拟写者必须熟悉和掌握这些政策法令，真正领会其重要性、必要性和精神实质。只有提高了政策水平。然后才能谈到结合本地区、本系统或本部门的实际情况，分析研究贯彻执行的具体办法。当前，我们国家正在沿着社会主义方向进行改革，发展社会主义市场经济，全面开创社会主义现代化建设的新局面。党的十一届三中全会以来，党和国家在政治、经济、文化等各方面的工作中除恢复了许多正确的方针政策以外，同时还总结了秘书工作人员就一定要认真学习与提高政策水平，熟悉有关的政策法令，这才能积极正确地贯彻有关精神，避免拟写出的文件与有关政策法令相抵触和脱节。

三、要熟悉本机关、本部门的业务和有关情况

各类机关和各个工作部门，都有自己的职责范围，都有自己的专门业务和业务特点。不熟悉这些业务，就不可能拟写出指导业务工作的高质量的文件来。业务上不通，要下笔拟写文件，必然会出现反映工作情况抓不住要害和重点，指导工作缺乏针对性，解决问题抓不住症结和关键的现象，难免不产生主观主义、瞎指挥等弊病，造成工作上的被动和失误。因此拟写指导业务工作的文件，需要在熟悉和钻研本职业务上，踏踏实实下功夫。

熟悉工作情况和机关业务主要包括以下几个方面：首先，要弄清本机关、本部门的工作职责、业务范围、工作的基本规律和当前的中心任务是什么，本机关经常与哪些机关和部门有工作联系，都各有什么关系。第二，对于下属单位的工作情况，要经常了解，发现与培养典型，研究与总结新鲜经验，分析存在的问题，做到心中有数。第三，学习有关本专业的科学知识和机关工作知识。

此外，如果新调任本部门的文秘人员，还应该熟悉本机关、本部门工作的历史。了解本机关、本部门过去的主要工作活动情况，组织机构的变动情况，对重大问题的处理情况以及形成的重要文件等。只有熟悉上述各方面的情况，熟悉与掌握本职务，成为内行，才能准确而有效地处理工作问题，在拟写文件时做到得心应手。

四、要有广博的知识

我国的经济体制改革在不断加快、深化，政治体制改革在逐步展开、深入，形势在迅速发展，新知识、新事物层出不穷，知识也在不断更新。在社会主义市场经济条件下，从事公文拟写工作的人员，不仅要有较好的政治理论修养和较高的政策水平，懂得各项业务知识，而且要博学多闻，通晓各方面的科学文化知识。要学习一些控制论、系统论、信息论等现代科学文化知识；要懂得经济、文艺、历史、数学、物理、化学乃至天文、地理等各种文化知识；更应当懂得法学、社会学、心理学、管理学与领导科学等等。学习这些知识，可以增强眼力，开阔视野，丰富头脑，不断地提高自己对问题的认识水平，从而增强思维的灵敏性和分析问题的能力，这对写好公文大有裨益。知识浩如烟海，学习应循序渐进，锲而不舍，还要有所侧重，努力做到学用结合，学以致用。

五、要懂得一些语法、逻辑、修辞知识

一些单位的公文中所以存在着不合乎语法、逻辑、修辞要求的词句，很重要的一个原因，就是有些公文拟写人员不大懂得语法、逻辑、修辞知识。正如有的同志所讲，说话比较容易，一旦要写到纸上，总是表达不那么明白，有时因为一句话就要费许多思索，动不少脑筋。正因为这样，往往一篇内容很好的公文由于表达得特别别扭而大为逊色。因此，公文拟写人中很有必要下苦功夫学习语法、逻辑、修辞等方面的基础知识，从理论上武装自己，当然，不一定要精通，但至少要懂得一些起码的常识，这是每一个公文拟写者必须具备的一种技能。

学习语法、逻辑、修辞知识要坚持理论联系实际。一是要和学习群众的生动活泼语言相结合。在工作和生活中，要经常注意积累、整理、加工群众的语言，去其杂质，取其精华，恰当运用。二是要和学习范文相结合。学习范文就是从别的单位文件和个人的文章中吸取营养。平时要注意选择不同类型的范文，利用工作之余或专门的业务学习时间，对范文的组词造句、文字技七等进行解剖、分析并参与讨论，看人家的公文在文风上有什么特点，在文字上有哪些特色等等，集其所长，为我所用。实践证明，经常解剖、学习范文很有收益。三是和诊治公文语病相结合。凡是平时自己修改或领导同志修改过的公文稿，不要随意乱扔或毁掉，应该对文稿存在的语病进行认真的研究，找出症结所在，从中摸索规律，总结经验，避免再出现类似的问题。在日常工作中，如果发现收文当中出现语病，也不要轻易放过，应该分析研究，从中得到借鉴，接受教训。采用上述方法纠正语病，针对性强，烙印深刻，提高显著，比空洞地讲道理要好，对提高公文拟写水平能起到事半功倍的效果。

六、要多写多练，刻苦实践

拟写公文是一项综合性的锻炼，它是公文拟写人员思想政治、理论、政策水平，业务能力，知识面以及文字表达能力的全面反映。然而，仅做到这几点，并不一定就能写出高质量的公文。要全面的提高公文拟写水平，关键在于要多写多练，要经过一番刻苦磨练的过程，学到的理论、政策，掌握的工作素材，通晓的各种知识，懂得的语法、逻辑、修辞方法，都应当在不断的写作种消化、融汇、吸收、生发，真正做到执笔而不怠。这样坚持下去，勤能补拙，熟能生巧，必将取得好的效果。因此，公文拟写人员应该下苦功夫奋力实践，不断探索成功之路。

公文写作与公文处理：公文拟写工作的重要性

公文拟写是指文件的起草（或叫拟稿）工作。它是机关发文处理的第一个工作环节。在机关的全部文书处理工作中占有很重要的地位。一个机关在依法行使职权的工作活动中经常要使用文件这一工具同上级领导机关、下级机关或其他有关的机关单位发生联系。无论是主动对外发文，还是答复其他机关来文，或者对内行文，都必须进行文件起草工作。这种文件起草工作实际上包括文件起草初稿，然后经讨论修改形成送审稿的整个过程。文件起草工作的好坏，对于保证文件的质量和发挥文件的效用都有很大的关系。因此，文件的拟写工作，比较收发、登记、打印、催办等文书处理环节来说，往往需要经过周密审慎的思考和花费较多的精力与时间。尤其是一些重要的领导指导性文件的拟写，无疑是一种艰苦细致的创造性的脑力劳动。

机关在处理日常工作中要想准确得当地发挥文件的办事效用，就必须讲究文件质量。文件效用同文件的质量有着密不可分的联系，这里所说的文件质量，主要是指文件的思想内容和文字表达两个方面。一份高质量的文件，应当是在内容上能够认真体现党和国家的方针政策，如实地反映出工作情况和业务活动，有针对性地及时地提出问题，恰当地妥善地解决问题；在文字表达上还要简明通顺，确切得体，说理透彻，叙事清楚，使收文机关便于阅读、理解和处理，它才能发挥出推进机关工作的积极作用，真正成为办事的有效工具。特别是那些决策机关所发布的决策性文件，影响面广，关系重大，所产生的政治影响和社会效果比较深远，最能体现制发者的政策水平、领导艺术、业务能力和工作作风，更应当注重拟写文件的质量。因此，文件的拟写工作是一项思想性、政策性、业务性很强的非常严肃的工作，是保证文件质量的重要基础。每个机关都应该十分重视文件的拟写工作，注意保证文件的质量，并要求秘书工作、公文处理工作以及业务工作的人员都能十分熟练地掌握拟文要领和写作方法，不断地提高写作能力和工作效率，以高度的政治责任感和极端严肃认真的态度做好公文的拟写工作。

公务文书是机关用来陈述情况、表达意图、联系工作、处理公务的文字依据。它的内容不仅反映着文件制发机关的意愿和工作状况，而且还体现着这个机关领导的思想水平和工作经验，特别是对于一些重要的领导指导性文件来说，文件的质量更能体现出文件制发机关领导的政策水平、业务能力、领导艺术以及工作效率和作用。因此，机关领导不仅把文件的拟写工作看成是机关公文处理的一项日常工作，而且把它当作机关领导工作的一个重要组成部分。在机关工作中，属于日常事务性的往来文件、处理具体业务的文件，通常是在机关领导人、部门负责人的授予权授意之下，按照分工由秘书、文书和业务工作人员执笔起草，然后由机关的主管领导人或部门负责人审核、签发。而对于重要的领导指导性文件的拟写，例如有关方针政策的制定，法规条例的拟定重要的指示、讲话和工作情况报告，全面性的工作计划和总结，以及重大问题的处理意见等，应当由机关的领导人或秘书部门、有关部门的主要负责人亲自动手起草，或者亲自组织有经验的人员起草，而不应当依赖秘书和负责人员。党中央的一份指示曾指出：目前也有一些领导干部，工作不用脑筋，成天忙于批条子，应付门面，他们不仅在准备自己领导范围内的重要文件时不动手，而且连自己的讲话、报告、以至日常工作的指示也不动脑，不动手，不提出基本的思想内容，一切由秘书或者别人代劳。他们这样做，实际上是放弃了自己的领导责任，严重地损害了党的领导作用和领导威信。并且指出：各级领导干部亲自动手起草重要文件，这不是技术性问题，而是领导工作中的原则性问题。党中央1981年又曾经在一份指示中强调指出：领导干部必须亲自动手准备自己的重要讲话、报告、亲自指导、主持自己领导范围内的重要文件的起草，否则他对自己所领导的主要工作就不能担负政治责任。领导亲自动手起草文件，不仅有利于提高领导的知识化、专业化水平，而且有利于提高工作效率，更好地发挥机关的作用。

我们党和国的领导人历来极为重视文件的拟写工作。毛泽东、周恩来、刘少奇同志等许多老一辈无产阶级革命家，在领导中国革命的艰苦卓绝的斗争中，经常亲自起草或亲笔自发重要文件。在毛泽东同志的光辉

著作中，有许多是毛泽东同志作为中央的主席亲笔为党中央、中央军委等起草的文件和电文，其中还有许多是经过不少老同声东击西调查研究集体讨论，最后由毛泽东同志集中概括成文的。毛泽东同志曾经把自己比作“党的文书”。周恩来同志也为党中央起草过许多重要文件。建国以后，百废待兴，周总理虽然日理万机，但对于他所经手的文件，总是逐字逐句一丝不苟地反复斟酌修改。其他老一辈革命家在起草文件时，也总是以高度的负责精神和极端严肃认真态度去进行写作，为我们树立了光辉的典范。

文件是机关办事的工具，又是文书工作者的工作对象。文秘工作者必须充分认识文件拟写的重要意义，勤学苦练，提高思想、政策和写作水平，切实保证文件质量，使文件更好地为社会主义现代化建设服务。

公文写作与公文处理：公文拟写的步骤与方法

公文拟写的步骤与方法大体同一般文章的写作相似，但是由于公文在性质、作用及其写作要求上不同，拟写时也有一些需要特别注意的问题。公文的拟写通常按以下步骤进行。

一、明确发文主旨

任何一份公文都是根据机关工作的实际需要来拟写的。因此，在动笔之前，首先要弄清楚发文的主旨，即公文的主题和发文的目的，包括以下几项内容：

1、文件的中心内容是什么？比如布置工作，提出主要抓哪些问题，主要成绩及存在问题，下一步的打算；再如请求事项，拟请上级机关答复或解决什么问题等。

2、根据文件内容，准备采用什么文种？比如，汇报工作情况，是写专题报告还是写情况简报；针对下级机关来文所反映的问题，是写一个指示或复函，还是写一个带有规定性质的通知等。

3、明确文件发送范围和阅读对象。比如，是向上级领导机关汇报，还是向下级所属单位介绍和推广工作经验；是给领导干部、有关部门工作人员阅读，还是向全体干部或人民群众进行传达等。

4、明确发文的具体要求。例如，是要求对方机关了解，还是要求对方机关答复，是要求各收文机关贯彻执行，还是供对方参照执行、研究参考、征求意见等。

总之，发文必须明确采取什么方式，主要阐述哪些问题，具体要达到什么目的，只有首先对这些问题做到心中有数，才能够落笔起草文件。

二、收集有关材料，进行调查研究

发文的目的和主题明确以后，就可以围绕这个主题收集材料和进行一定的调查研究，当然，这也要根据具体情况，并不是拟写每份文件都要专门进行这一步工作。例如，拟写一个简短的命令、通知，写一封内容比较简单的公函，呈报一项请示等，一般来说不需要专门做收集材料和调查研究的工作，在明确发文主旨之后，稍加考虑就可以提笔写作了。但是对于问题比较复杂，或虽有领导人对问题处理的原则意见，但还没有形成具体有观点和材料，还要进行具体分析和归纳；或拟写篇幅较长的文件，拟定工作计划、进行工作总结，起草规章、条例，拟写工作指示和领导人讲话等，往往都需要收集有关材料和进行一些调查研究工作，因为概念的形成过程，判断的形成过程，推理的过程，就是调查和研究的过程，就是思维的过程。

人脑是能够反映客观世界的，但是要反映得正确很不容易。要经过反复的考察，才能反映得比较正确，比较接近客观实际。写出的文件要符合实际，也必须经过这样一个过程。

怎样为拟写文件收集材料和进行调查研究呢？一是收集和阅读有关的文字材料；二是到实际当中收集活材料。例如，要草拟本部门的工作计划，首先需要查阅党和国家有关的方针政策和指示精神，上级机关布置的任务，本部门去年的工作计划和工作总结，以及参考兄弟单位的有关工作计划等。还要认真研究本部门今年面临的形势，今年的中心任务，上级要求；本部门当前的工作状况，存在的有利条件和不利因素，有什么潜力；研究针对实际情况应当提出哪些具体指标，需要采取什么保证措施等。再如，拟写一个全面的工作总结，需要查阅原订的工作计划，上级机关颁发的主要的领导性文件，这一时期本机关制发的主要文件、下属机关报送的主要文件，有关的重要会议文件，本机关的大事记等；请本机关各个部门的同志开个座谈会，了解各部门的工作情况和工作体会，召集有关人员酝酿讨论总结提纲等。在全面调查和收集了有关材料的基础上，分析研究主要进行哪几项工作，取得的主要成绩及其原因，工作中的主要经验教训等。总之，收集材料和调查研究，是一个充分酝酿的过程，是为了掌握全面的、大量的素材，了解问题的各个方面，然后经过分析思考产生一个认识上的飞跃，从感性认识上升到理性认识。

三、拟出提纲，安排结构

在收集材料调查研究的基础上，草拟出一个写作提纲。提纲是所要拟写文件的内容要点，把它的主要框架勾画出来，以便正式动笔之前，对全篇做到通盘安排、胸有成竹，使写作进展顺利，尽量避免半途返工。提纲的详略，可以根据文件的具体情况和个人的习惯、写作的熟练程度而定。篇幅不长的文件，可以大致安排一下文件的结构，先写什么问题、依次再写什么问题，主要分作几层意思等。篇幅较长的比较重要的文件，往往需要拟出比较详细的提纲，包括文件共分几个部分，每一部分又分作几个问题，各个大小问题的题目和要点及使用什么具体材料说明等。提纲的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。当然，需要集体讨论或送给领导审阅的提纲又当别论了。

拟写提纲是一个很重要的构思过程，文件的基本观点、可以召集一定的会议进行集体讨论研究和修改，使提纲益臻完善。由两人以上分工合写的文件，更需要共同研究写作提纲，以免发生前后重复、脱节或相互矛盾的现象。

四、落笔起草，拟写正文

结构安排好后，要按照提纲所列顺序，开宗明义，紧扣主题，拟写正文。写作中要注意两点。

1、要观点鲜明、用材得当。也就是说要用观点统帅材料，使材料为观点服务。运用材料要能说明问题，做到材料与观点一致。

行文当中，要注意明确观点，用语不能含糊不清，模棱两可，或词不达意，似是而非。如果观点不明，令人不知所云，无所适从，或者容易产生误解，造成歧义，便会贻误工作和造成不应有的损失。

有些文件，只讲观点没有实际材料，就会使人感到抽象空洞，缺乏根据，不易信服。而只罗列材料没有鲜明的观点，则会使人弄不清楚要说明什么问题，不了解发文的意图，特别是工作报告和情况汇报、经济情况介绍等一类的文件，需要既有观点，又有材料。观点和材料的关系，如同骨头和肉的关系一样，有骨有肉才显得丰满、生动、有力。例如，阐明某项方针、政策的指示和意见、往往要指出工作中的主要成绩、18

存在的问题、值得注意的倾向，指明怎样去做会有什么好处，指明不应当怎样做，做了容易产生什么后果，会有什么不利等。总之，要向对方晓以利害，使之深刻理解自己的意图的可行性和必要性，就有必要恰当地运用一些具体材料来说明一定的道理。再如，写一份工作简报、调查报告、通报或经验介绍，都要选用一定的典型事例和典型人物的材料，以达到交流情况，具体反映问题，或有生动的事实表彰、宣传或教育、警戒的目的。这样写的文件，有理有据，才能使人感到生动真实，乐于信服。

我们在调查研究中收集到的材料是多种多样的，使用材料时必须经过选择与剪裁，使材料能够说明观点，并具有典型性。也就是说要下一番去粗取精、去伪存真的功夫。选材要恰当，要为表达发文的意图服务。运用材料紧密围绕观点，这就是我们所说的用观点统帅材料。材料用得不当，不说明问题，就会出现材料与主题脱节的现象。这样的文件，会显得结构松散而杂乱，是缺乏说明力的。因此，不能说明问题的材料，宁可不用，不可滥用，材料堆砌、生搬硬套，都是要不得的。

拟写文件要保持严肃性，要求用材料说明观点，用观点统帅材料，是说观点必要有实际材料加以说明，运用材料必须紧密结合观点；绝不是说可以事先主观地划出一个思想框框，然后去拼凑材料，没有材料就去编造、移花接木、渲染拔高，用一些偶然性的、非本质的虚假的东西作为表达某种观点和意图“依据”。这样来写文件，是违背实事求是的根本原则，是决不容许的，必须严加禁止。

还需要说明的是，拟写文件要有观点和材料，也并不是说任何文件都必须具有这两个方面。例如，一封介绍信、一个具体问题通知、一个简要的批复、一项法规、法令等，一般都不需要引用什么材料来阐明观点，而主要是说明具体意见、要求和规定，交代有关事项和做法等。

2、要文句简练、交代清楚。拟写文件既要尽量节省用字、缩短篇幅、简洁通顺，又要注意交代问题清楚明了。如果为了说清楚问题，就写得啰嗦冗长，是不可取的；而为了简便省事，交代不清，使人莫名其妙，也是不符合要求的。正确的写法，应该是宜简则简，宜详则详，详略得当。叙述的文字力求简练；需交代的重点，如文中涉及的人名、地名、机关名称、或者使用规范化简称，简称必须是人所共知的，并且要注意不与其它机关发生重复和不至于误解，不得随意乱用简称。如将“××省委组织部、宣传部”简作“×省组宣”《会使人看不用代称“沪”、“渝”。县以下不为人们熟知的地名，前面应冠上所属的省名、地区名、县名等。某些事物的全称很长，可以使用已为人们所熟悉的省略叫法，如“两个文明”、“实现四化等。不得随意创造使人难以理解的叫法。

文中引用的有关论述，应注明出处。引用其它文件时，应写明它的发文机关、发文日期、发文号或文件的全标题；引用的语句，应加引号标明。文中提及的人名，如果不为对方所熟悉，在第一次出现时，应当写明他的职务、身份和全名，以下可以简称。文中遇有特别生僻的词语，应加以注释。总之，不能认为自己清楚的事，对方也必然会了解。要从对方考虑别人读了这份文件是否清楚明确。

一般来说，拟写文件不仅要注意文具通顺、遵守文法规则、正确使用标点符号，还要注意是否交代清楚了什么机关、什么时间、什么地点、什么问题、什么情况、什么原因、自己有什么处理意见、对对方有什么要求等。为使文件的主题鲜明、眉目清楚，除了简短的文件外，一般均应开宗明义，首先交代全文的目的或结论，作为导语，然后再分几层意思说明，在全篇的结尾部分，还可以对全篇的要旨作一个适当的概括，并表明对收文机关的要求。例如要求这份文件在什么时间、什么范围传达，什么时间开始执行，请示答复或仅是上报备案等。

五、反复检查，认真修改

初稿写出后，要认真进行修改。写文章，须要下功夫。自古以来，好文章都要经过反复修改的。写文件也同样，尤其是重要的文件，往往要经过几稿才能成熟。拟写文件时，自己起草以后，一定要反复阅读几遍，仔细地逐字逐句斟酌修改，连标点符号也不要放过。

1、关于主题的修改。看主题思想是否正确，主题的论述是否集中，主题挖掘得是否深刻。只有主题改好了，其他方面的修改才会有所依据。

2、关于观点的修改。修改公文要考虑观点是否正确，表达有无问题。凡属思想感情不健康，看法不够全面，提法不够妥当，概念模糊，以及推理、论证不合逻辑的地方，都要进行修改。

3、关于材料的修改。材料是文件的基础，有了正确的观点，还要通过恰当的材料表现出来，如果文件只有观点而无材料，或者有了材料而不能说明观点，或者材料过多而湮没了观点，就要对材料进行适当的修改。

4、关于结构的修改。修改文件的结构，包括文件总体结构的修正，起承转合的调整，层次位置的改变，以及详略的更动等等。目的在于使文件更加严谨、畅达、匀称和完整。

5、关于语言的修改。主要是修改不通顺的字句，不规范的字以及标点符号，以达到语言准确、鲜明、精炼、生动的要求。

修改工作要做到认真仔细，必须有足够的耐心和精益求精的精神。通过修改，不仅可以提高文件质量，为审核、签发打好基础，也可从中提高写作能力。

公文拟写的步骤与方法大体同一般文章的写作相似，但是由于公文在性质、作用及其写作要求上不同，拟写时也有一些需要特别注意的问题。

公文的拟写通常按以下步骤进行。

一、明确发文主旨

任何一份公文都是根据机关工作的实际需要来拟写的。因此，在动笔之前，首先要弄清楚发文的主旨，即公文的主题和发文的目的，包括以下几项内容：

1、文件的中心内容是什么？比如布置工作，提出主要抓哪些问题，主要成绩及存在问题，下一步的打算；再如请求事项，拟请上级机关答复或解决什么问题等。

2、根据文件内容，准备采用什么文种？比如，汇报工作情况，是写专题报告还是写情况简报；针对下级机关来文所反映的问题，是写一个指示或复函，还是写一个带有规定性质的通知等。

3、明确文件发送范围和阅读对象。比如，是向上级领导机关汇报，还是向下级所属单位介绍和推广工作经验；是给领导干部、有关部门工作人员阅读，还是向全体干部或人民群众进行传达等。

4、明确发文的具体要求。例如，是要求对方机关了解，还是要求对方机关答复，是要求各收文机关贯彻执行，还是供对方参照执行、研究参考、征求意见等。

总之，发文必须明确采取什么方式，主要阐述哪些问题，具体要达到什么目的，只有首先对这些问题做到心中有数，才能够落笔起草文件。

二、收集有关材料，进行调查研究

发文的目的和主题明确以后，就可以围绕这个主题收集材料和进行一定的调查研究，当然，这也要根据具体情况，并不是拟写每份文件都要专门进行这一步工作。例如，拟写一个简短的命令、通知，写一封内容比较简单的公函，呈报一项请示等，一般来说不需要专门做收集材料和调查研究的工作，在明确发文主旨之后，稍加考虑就可以提笔写作了。但是对于问题比较复杂，或虽有领导人对问题处理的原则意见，但还没有形成具体有观点和材料，还要进行具体分析和归纳；或拟写篇幅较长的文件，拟定工作计划、进行工作总结，起草规章、条例，拟写工作指示和领导人讲话等，往往都需要收集有关材料和进行一些调查研究工作，因为概念的形成过程，判断的形成过程，推理的过程，就是调查和研究的过程，就是思维的过程。人脑是能够反映客观世界的，但是要反映得正确很不容易。要经过反复的考察，才能反映得比较正确，比较接近客观实际。写出的文件要符合实际，也必须经过这样一个过程。

怎样为拟写文件收集材料和进行调查研究呢？一是收集和阅读有关的文字材料；二是到实际当中收集活材料。例如，要草拟本部门的工作计划，首先需要查阅党和国家有关的方针政策和指示精神，上级机关布置的任务，本部门去年的工作计划和工作总结，以及参考兄弟单位的有关工作计划等。还要认真研究本部门今年面临的形势，今年的中心任务，上级要求；本部门当前的工作状况，存在的有利条件和不利因素，有什么潜力；研究针对实际情况应当提出哪些具体指标，需要采取什么保证措施等。再如，拟写一个全面的工作总结，需要查阅原订的工作计划，上级机关颁发的主要的领导性文件，这一时期本机关制发的主要文件、下属机关报送的主要文件，有关的重要会议文件，本机关的大事记等；请本机关各个部门的同志开个座谈会，了解各部门的工作情况和工作体会，召集有关人员酝酿讨论总结提纲等。在全面调查和收集了有关材料的基础上，分析研究主要进行哪几项工作，取得的主要成绩及其原因，工作中的主要经验教训等。总之，收集材料和调查研究，是一个充分酝酿的过程，是为了掌握全面的、大量的素材，了解问题的各个方面，然后经过分析思考产生一个认识上的飞跃，从感性认识上升到理性认识。

三、拟出提纲，安排结构

在收集材料调查研究的基础上，草拟出一个写作提纲。提纲是所要拟写文件的内容要点，把它的主要框架勾画出来，以便正式动笔之前，对全篇做到通盘安排、胸有成竹，使写作进展顺利，尽量避免半途返工。提纲的详略，可以根据文件的具体情况和个人的习惯、写作的熟练程度而定。篇幅不长的文件，可以大致安排一下文件的结构，先写什么问题、依次再写什么问题，主要分作几层意思等。篇幅较长的比较重要的文件，往往需要拟出比较详细的提纲，包括文件共分几个部分，每一部分又分作几个问题，各个大小问题的题目和要点及使用什么具体材料说明等。提纲的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。当然，需要集体讨论或送给领导审阅的提纲又当别论了。

拟写提纲是一个很重要的构思过程，文件的基本观点、可以召集一定的会议进行集体讨论研究和修改，使提纲益臻完善。由两人以上分工合写的文件，更需要共同研究写作提纲，以免发生前后重复、脱节或相互矛盾的现象。

四、落笔起草，拟写正文

结构安排好后，要按照提纲所列顺序，开宗明义，紧扣主题，拟写正文。写作中要注意两点。

1、要观点鲜明、用材得当。也就是说要用观点统帅材料，使材料为观点服务。运用材料要能说明问题，做到材料与观点一致。

行文当中，要注意明确观点，用语不能含糊不清，模棱两可，或词不达意，似是而非。如果观点不明，令人不知所云，无所适从，或者容易产生误解，造成歧义，便会贻误工作和造成不应有的损失。

有些文件，只讲观点没有实际材料，就会使人感到抽象空洞，缺乏根据，不易信服。而只罗列材料没有鲜明的观点，则会使人弄不清楚要说明什么问题，不了解发文的意图，特别是工作报告和情况汇报、经济情况介绍等一类的文件，需要既有观点，又有材料。观点和材料的关系，如同骨头和肉的关系一样，有骨有肉才显得丰满、生动、有力。例如，阐明某项方针、政策的指示和意见、往往要指出工作中的主要成绩、存在的问题、值得注意的倾向，指明怎样去做会有什么好处，指明不应当怎样做，做了容易产生什么后果，会有什么不利等。总之，要向对方晓以利害，使之深刻理解自己的意图的可行性和必要性，就有必要恰当地运用一些具体材料来说明一定的道理。再如，写一份工作简报、调查报告、通报或经验介绍，都要选用一定的典型事例和典型人物的材料，以达到交流情况，具体反映问题，或有生动的事实表彰、宣传或教育、警戒的目的。这样写的文件，有理有据，才能使人感到生动真实，乐于信服。

我们在调查研究中收集到的材料是多种多样的，使用材料时必须经过选择与剪裁，使材料能够说明观点，并具有典型性。也就是说要下一番去粗取精、去伪存真的功夫。选材要恰当，要为表达发文的意图服务。运用材料紧密围绕观点，这就是我们所说的用观点统帅材料。材料用得不当，不说明问题，就会出现材料与主题脱节的现象。这样的文件，会显得结构松散而杂乱，是缺乏说明力的。因此，不能说明问题的材料，宁可不用，不可滥用，材料堆砌、生搬硬套，都是要不得的。

拟写文件要保持严肃性，要求用材料说明观点，用观点统帅材料，是说观点必要有实际材料加以说明，运用材料必须紧密结合观点；绝不是说可以事先主观地划出一个思想框框，然后去拼凑材料，没有材料就去编造、移花接木、渲染拔高，用一些偶然性的、非本质的虚假的东西作为表达某种观点和意图“依据”。这样来写文件，是违背实事求是的根本原则，是决不容许的，必须严加禁止。

还需要说明的是，拟写文件要有观点和材料，也并不是说任何文件都必须具有这两个方面。例如，一封介绍信、一个具体问题通知、一个简要的批复、一项法规、法令等，一般都不需要引用什么材料来阐明观点，而主要是说明具体意见、要求和规定，交代有关事项和做法等。

2、要文句简练、交代清楚。拟写文件既要尽量节省用字、缩短篇幅、简洁通顺，又要注意交代问题清楚明了。如果为了说清楚问题，就写得啰嗦冗长，是不可取的；而为了简便省事，交代不清，使人莫名其妙，也是不符合要求的。正确的写法，应该是宜简则简，宜详则详，详略得当。叙述的文字力求简练；需交代的重点，如文中涉及的人名、地名、机关名称、或者使用规范化简称，简称必须是人所共知的，并且要注意不与其它机关发生重复和不至于误解，不得随意乱用简称。如将“××省委组织部、宣传部”简作“×省组宣”《会使人看不用代称“沪”、“渝”。县以下不为人们熟知的地名，前面应冠上所属的省名、地区名、县名等。某些事物的全称很长，可以使用已为人们所熟悉的省略叫法，如“两个文明”、“实现四化等。不得随意创造使人难以理解的叫法。

文中引用的有关论述，应注明出处。引用其它文件时，应写明它的发文机关、发文日期、发文号或文件的全标题；引用的语句，应加引号标明。文中提及的人名，如果不为对方所熟悉，在第一次出现时，应当写明他的职务、身份和全名，以下可以简称。文中遇有特别生僻的词语，应加以注释。总之，不能认为自己清楚的事，对方也必然会了解。要从对方考虑别人读了这份文件是否清楚明确。

一般来说，拟写文件不仅要注意文具通顺、遵守文法规则、正确使用标点符号，还要注意是否交代清楚了什么机关、什么时间、什么地点、什么问题、什么情况、什么原因、自己有什么处理意见、对对方有什么要求等。为使文件的主题鲜明、眉目清楚，除了简短的文件外，一般均应开宗明义，首先交代全文的目的或结论，作为导语，然后再分几层意思说明，在全篇的结尾部分，还可以对全篇的要旨作一个适当的概括，并表明对收文机关的要求。例如要求这份文件在什么时间、什么范围传达，什么时间开始执行，请示答复或仅是上报备案等。

五、反复检查，认真修改

初稿写出后，要认真进行修改。写文章，须要下功夫。自古以来，好文章都要经过反复修改的。写文件也同样，尤其是重要的文件，往往要经过几稿才能成熟。拟写文件时，自己起草以后，一定要反复阅读几遍，仔细地逐字逐句斟酌修改，连标点符号也不要放过。

1、关于主题的修改。看主题思想是否正确，主题的论述是否集中，主题挖掘得是否深刻。只有主题改好了，其他方面的修改才会有所依据。

2、关于观点的修改。修改公文要考虑观点是否正确，表达有无问题。凡属思想感情不健康，看法不够全面，提法不够妥当，概念模糊，以及推理、论证不合逻辑的地方，都要进行修改。

3、关于材料的修改。材料是文件的基础，有了正确的观点，还要通过恰当的材料表现出来，如果文件只有观点而无材料，或者有了材料而不能说明观点，或者材料过多而湮没了观点，就要对材料进行适当的修改。

4、关于结构的修改。修改文件的结构，包括文件总体结构的修正，起承转合的调整，层次位置的改变，以及详略的更动等等。目的在于使文件更加严谨、畅达、匀称和完整。

5、关于语言的修改。主要是修改不通顺的字句，不规范的字以及标点符号，以达到语言准确、鲜明、精炼、生动的要求。

修改工作要做到认真仔细，必须有足够的耐心和精益求精的精神。通过修改，不仅可以提高文件质量，为审核、签发打好基础，也可从中提高写作能力。

公文属于一种应用文，在写作上同一般文章有某些相似之处，例如要求文理通顺、便于阅读理解等。但由于它的性质、特点和作用不同于一般文章，所以公文拟定又具有自己的一些特殊要求。根据起来，主要有以下几点基本要求：

一、观点正确

公文是传达、贯彻党和国家的路线、方针、政策、法律、法规的工具，是党的基本路线和国家政策、法律的体现，是宣传群众、组织群众的根据和武器，公文的上述职能就决定了公文的观点必须正确无误。所谓观点必须正确无误，就是说公文的指导思想和内容必须符合党的基本路线和国家的政策、法律，必须在思想政治上同党中央保持一致。要按照马克思主义的辩证唯物主义和历史唯物主义的立场、观点和方法，根据党中央提出的建议有中国特色的社会主义的总任务、总目标，站在全局的高度去观察形势，分析问题，解决问题。无论是制发有关全局性的公文，还是局部性工作的公文，都不能与党和国家的指示精神相抵触、相违背。这一点是至关重要的。凡是与党和国家的政策、法律相抵触、相违背的公文，上级机关有权撤销，宣布无效。

应当指出的是，有的党政机关直属业务部门在制发公文时，一味地强调本部门、本战线工作如何重要，在制发规定、下达通知、制定措施上过分地维护本部门、本战线的利益，而忽视战线、其他部门的必要利益，结果造成了部门或战线之间的互相矛盾、互相扯皮，给下级执行部门带来了困难。因此，拟写公文最重要的一条，就是要有全局观念、观点要正确，不能各行其是，各自为政。

二、实事求是

实事求是，是毛泽东同志一贯倡导的，是我们党的优良传统，是党的思想路线的核心。党政机关及其所属业务部门的公文是否体现了实事求是的精神，不公是衡量一篇公文的内容好球的重要标志之一，同时也反映出一个领导机关、一个业务部门的思想、政策水平和工作作风。

实事求是，就是要唯书、不唯上，要唯实。对上请示工作，报告情况，要实实在在，一是一，二是二，不说假话、大话、空话、有喜报喜、有忧报忧，不搞实用主义，不投领导所好，不看领导眼色行事。对下发指示，作决定，要遵循各项工作的客观发展规律，从实际情况出发，有的放矢，使发出的公文真正切实可行。从日常接触到的公文来看，不坚持实事求是的情况时有所见。比如，听说上级要扶持贫困户，落实优惠政策，于是在报告中过分地强调困难；听说上级要总结典型经验，又专拣好的说；总结工作时，讲成绩不惜笔墨，讲问题寥寥数语，几笔带过；如果工作中发生了问题，上级要求查处时，报告情况又轻描淡写、含含糊糊、羞羞答答、甚至说假话，打马虎眼，对下级发指示不从实际出发，讲大话、放空炮等等。这些问题的出现，不仅使公文推动了严肃性和权威性，推动了下级机关和广大干部群众对公文的信任感，造成有令不行，有禁不止，公文成为空文，而且也降低了领导机关的威信，给工作带来损失。党的十一届三中全会以来，党中央的报告、决议、决定、指示、会议公报等，所以受到广大人民群众的欢迎，得到顺利贯彻执行，最根本的原因就是这些文件充分体现了实事求是的精神。从某种意义上说，实事求是是公文的生命。

三、准确及时

既然公文是为解决具体问题而写的，这就要求在实事求是的基础上准确的反映和表达客观实际情况。从拟写的构思到动笔，都要做到周密思考，行文朴实严谨，尤其应当鲜明，态度要明朗，观点要明确，不能含糊其词，模棱两可；行文前后要一致，不能自机矛盾等。此外，引文、数字、人名、地名、机关名、事物名、标点符号等，均须仔细核对准确，避免出差错和有所出入。从公文的通篇结构上，也要求前后一致层次合理，才能确保其所反映的事实完整准确。

公文在准确反映实际情况的同时，能否做到及时是事关工作效率，有时甚至是关系到工作成败的大问题。公文拟写必须注意及时、适时，决不允许迟缓拖延，贻误工作。对于紧急公文，需争分夺秒地完成拟写任务，该做出指示的要及时下达，该向上级请示的要及时请示。不仅如此，对日常反映情况、指导工作的文件，也须写得适时，掌握关键时机。如果或通知，拖到夏初才拟稿发出，第一季度的工作便失去了计划指导。再如，一项工作的经验总结，在事过许久才能着手进行，便不能及时推广经验和吸取教训。公文的时间性是一个不容忽视的问题，这也是拟文时必须达到的基本要求。

四、简明生动

公文是一种办事的工具，它不需要像文学作品那样作细腻的描写，也不需要像学术论著那样长篇长论，而是要求写得简洁明了，便于阅读，办事便捷。公文篇幅长短不是衡量好坏的标准，关键要看质量如何。为此，公文的拟写，须注意文字简练，条理清晰，叙事说理简明扼要，篇幅力求紧缩，不要写得冗长累赘，眉目不清，浪费阅读的时间。毛泽东同志在《反对党八股》一文中曾谈过：大家“工作忙，文章太长了，有 24

谁来看呢？”他在《关于建立报告制度》一文中曾提出过具体要求，规定写“综合报告内容要扼要，文字要简练，要指出问题或争论之所在”。拟文要达到这些要求，就要开门见山，直截了当，简短快捷，语言精练，不要穿靴戴帽，空话套话连篇，也不要海阔天空，漫无边际，或下笔千言，离题万里。

当然，说公文应简明扼要，直书不曲，并非完全排队必要的语言色彩。也就是说，为了提高公文的表现力和说服力，也要充分考虑公文的生动性问题。生动性就是在抽象的论述中适当地采用一些具体形象的东西，使文章增添色彩，读者看了觉得醒目提神，印象深刻。公文要具有生动性，不仅要求字、句合乎文法，而且要有一定的修辞技巧。一般来说，公文的语言着重叙事说理，而不是描景抒情；公文的章法结构贵在直叙，一般不用倒叙、插叙和悬念等手法。但是，公文要讲究修辞技巧还是完全必要的。有些妙语佳句准确地用到公文里，都具有画龙点睛之功效，使公文的词句更加生动活泼，引人入胜，从而更能突出公文的主题思想，增强公文的效果，如“大锅饭”、“摸着石头过河”等词句，生动形象，写在公文中耐人寻味。再比如，群众形容党的十一届三中全会以前农村的困难景象是“干部没少挨累，群众憋气受罪，厨房缺柴少米，炕上还是破被”。这些话通俗、真实、生动、言简意赅，发人深省。用得恰到好处时，会给公文内容增添色彩，别有一番味道。

五、体式规范

公文的体式包括公文的文体、结构、附加标记和文件格式。拟写公文必须符合规定的体式，不能标新立异各行其是。无论上行、平行、下行文或面向群众发布的文件，都要根据文种的要求和规定的格式拟写。公文拟写符合统一规定的体式，是保证公文的完整性、正确性和有效性所必需的。因为只有体式规范统一，结构完整，标记明确的公文，才能保证其效用的发挥和运行效率的提高。同时也方便其立卷处理以备存查。今后机关要实现办公自动化，而办公自动化又是以文件处理的标准化为条件的，符合公文格式的文件是文件处理标准化的基础。因此，必须要求文书工作人员根据不同的文种，按照公文格式的要求，写全文件结构的各个组成部分。

六、注意书写材料的运用

公文的书写材料包括公文的载体材料和公文的字迹材料两部分。拟写公文应该使用统一的印有固定格式的用纸，不要随便拿起什么纸就写。因为纸张大小不一和书写的格式五花八门，不便于审核修改和日后归档保存。每个机关都应当为文书人员准备标准的文件稿纸。纸型按国家的统一规定，用单页十六开纸（190×265毫米），在左侧留出装订线，横写横排。首页应包括：主送机关、抄送机关、拟稿部门和拟稿人、签发人、会签机关或部门、发文号、印制份数、附件、发出日期等项，以便于逐项填齐。正文的行距间隔宜适当放宽，留出修改的余地。用纸的格式和项目，可根据本机关的实际需要设计和印制。

书写时，字体必须工整清晰，不得潦草；要注意使用标准字体，不得乱造简体字。修改处应勾划清楚，如改动太多，稿面太乱，须重新誊抄，以便于审核印制、校对工作。

公文所选用的纸张质量如何，对文件字迹的质量具有直接的关系，它不仅直接影响公文的阅读利用，而且还决定了文件乃至档案的寿命长短。由于文件不仅具有传达意图，处理公务的现实执行性作用，而且还具有提供给今后工作查考利用的存史性作用。也就是说，机关工作中所形成的绝大多数文件，当它们的现实执行效用一旦完成或者消失以后，都需要进行归档保存，甚至其中许多重要文件还必须长期保存或者永久保存。这样，我们在拟写公文时，就应当首先考虑到选用什么样的纸张作为载体材料，才便于公文长期保存或永久保存。

公文字迹材料的选用，包括党和墨水的选用。应该尽量使用毛笔和钢笔，不要使用铅笔和圆珠笔。

墨和墨汁的主要成份是碳素，写成的字迹耐水、耐热，不易褪色，适于长久保存。墨水中的蓝墨水其主要成分是鞣酸亚铁和没食子酸亚铁，氧化后变成不溶性的黑色的高价铁，可使墨水字迹变黑，持久不褪色，易于保存。

纯蓝墨水和红墨水属于有机染料墨水，字迹鲜艳但不耐久，所以书写文件应当使用墨汁、蓝黑墨水和碳素墨水，不能使用纯蓝、红色墨水和其他质量低劣的墨水。抄写文件底稿和打印文件都不要使用复写纸。所有这些，文书、秘书和档案工作人员都必须注意，而公文的拟定人员尤其要注意这些问题。

行政文书

行政文书：行政处罚文书的使用分类

行政处罚文书的使用分类

统一规范行政处罚文书是依法行政的要求，是行政执法规范化要求最基本的要素，体现着行政执法队伍的综合素质和行政执法队伍的执法水平。目前各级工商行政管理机关适用的行政处罚文书，是国家工商行政管理总局统一制定的。《工商行政管理机关行政处罚程序规定》第八十九条“行政处罚文书，由国家工商行政管理总局统一制定。”《国家工商行政管理局关于施行<工商行政管理机关行政处罚文书（试行）>的通知》（工商法字【1998】第144号）于1998年7月15日发布，该通知发布了统一制定的行政执法文书，共60种。自1999年1月1日起全国工商行政管理系统全部使用了统一文书。行政处罚文书的格式按照标准化设计，从而既体现法律法规的基本要求，又满足了工商行政管理执法实践的需要。从近十年执法实践使用统一规范的行政执法文书来看，行政执法文书从一定程度上促进了行政执法队伍素质和执法水平的提高，缩小了不同地区执法人员在执法理念和执法水平上的差距，使行政处罚、行政复议各个环节的行政行为有了规范的法律文书作为载体，对于规范执法，减少执法的随意性，提高行政执法水平起到了积极作用。行政处罚文书是一种执法类的法律文书，它的操作与适用贯穿在我们执法办案的全过程，执法实践中将其分类，一般应包括立案类、调查取证类、告知类、决定类、执行类、结案类、其他类共七类文书。

具体内容有：

（1）立案类文书主要包括案件举报登记表、立案审批表；

（2）调查取证类文书主要包括现场检查笔录、询问通知书、询问笔录、陈述笔录、先行登记保存通知书、抽样取证通知书、委托鉴定书、委托调查函、采取（解除）强制措施审批表、封存（查封、扣押）物品通知书、封存（查封、扣押）物品清单、案件调查终结审批表；

（3）告知类文书包括行政处罚事先告知书、听证告知书、听证通知书、听证笔录；

（4）决定类文书包括行政处罚决定审批表、当场处罚决定书、行政处罚决定书、没收物品清单；

（5）执行类文书包括罚款催缴通知书、延期（分期）缴纳罚款审批表、延期（分期）缴纳罚款批准书、强制执行申请书、强制执行通知书、强制执行决定书；

（6）结案类文书包括结案审批表、案件移送审批表、案件移送函；

（7）其他文书主要有责令改正通知书、行政建议书、送达回证。

公开选拔考试文书写作：会议纪要

会议纪要

【概念解说】

会议纪要是用于记载、传达会议情况和议定事项的公文。会议纪要不同于会议记录。会议纪要对企事业单位、机关团体都适用。

会议纪要与会议记录是两个不同的概念，二者的区别十分明显。从应用写作和文字处理的角度来探析，二者截然不同。会议纪要是一种法定的公务文书，其撰写与制作属于应用写作和公文处理的范畴，必须遵循应用写作的一般规律，严格按照公文制发处理程序办事。而会议记录则只是办公部门的一项业务工作，属于管理服务的范畴，它只需忠实地记载会议实况，保证记录的原始性、完整性和准确性，其记录活动同严格意义上的公文写作完全是两码事。二者在载体样式、称谓用语、适用对象、分类方法、内容重点以及处理方式等诸多方面都有明显区别。

【分类】

(1)工作会议纪要。它侧重于记录贯彻有关工作方针、政策，及其相应要解决的问题。如，《全国民族贸易和民族用品生产工作会议纪要》，《全省基本建设工作会议纪要》。(2)代表会议纪要。它侧重于记录会议议程和通过的决议，以及今后工作的建议。如《××省第一次盲人聋哑人代表会议纪要》。(3)座谈会纪要。它内容比较单

一、集中，侧重于工作的、思想的、理论的、学习的某一个问题或某一方面问题。如，《十省区、十个路局整顿治安座谈会纪要》。(4)联席会议纪要。它系指不同单位、团体，为了解决彼此有关的问题而联合举行会议，在此种会议上形成的纪要。它侧重于记录两边达成的共同协议。(5)办公会议纪要。对本单位或本系统有关工作问题的讨论、商定、研究、决议的文字记录，以备查考。(6)汇报会议纪要。这种会议侧重于汇报前一段工作情况，研究下一步工作，经常是为召开工作会议进行的准备会议。(7)技术鉴定会纪要。(8)科研学术会议纪要，包括年会纪要。

【主要内容与结构形式】

一、标题会议纪要的标题，有两种格式：一是，会议名称加纪要，也就是在“纪要”两个字前写上会议名称。如，全国财贸工会工作会议纪要；又如，吉林省工商行政管理局长会议纪要。会议名称可以写简称，也可以用开会地点做为会议名称。如，京、津、沪、穗、汉五大城市治安座谈会纪要，又如，郑州会议纪要。二是，把会议的主要内容在标题里揭示出来，类似文件标题式的。如，关于加强纪检工作座谈会纪要；又如，关于落实省委领导同志批示保护省级文物七级浮屠塔问题的会议纪要。

二、开头部分

简要介绍会议概况，其中包括：

(1)会议召开的形势和背景；

(2)会议的指导思想和目的要求；

(3)会议的名称、时间、地点、与会人员、主持者；

(4)会议的主要议题或解决什么问题；

(5)对会议的评价。

三、文号、制文时间

文号写在标题的正下方，由年份、序号组成，用阿拉伯数字全称标出，并用“【】”括入，如：【2004】67号。办公会议纪要对文号一般不做必须的要求，但是在办公例会中一般要有文号，如“第XX期”、“第XX次”，写在标题的正下方。

会议纪要的时间可以写在标题的下方，也可以写在正文的右下方、主办单位的下面，要用汉字写明年、月、日，如“二〇〇二年八月十六日”。

四、正文部分

它是纪要的主体部分，是对会议的主要内容、主要精神、主要原则以及基本结论和今后任务等进行具体的综合和阐述。

怎样才能写好正文部分？也就是说，要掌握点什么要领与方法，是否可以这样：

(1)要从会议的客观实际出发，从会议的具体内容出发，抓中心，抓要点。抓中心就是抓住会议中心思想、中心问题、中心工作；所谓要点，就是会议主要内容。要对此进行条理化的纪要。

(2)会议纪要是以整个会议的名义表述的，因此，必须概括会议的共同决定，反映会议的全貌。凡没有形成一致意见的问题，则需要分别论述并写明分歧之所在。

(3)要掌握并运用马列主义的基本理论与党的方针、政策对会议进行概括与总结。它是贯穿在纪要始终 27 的一条红线。

(4)为了叙述方便，眉目清楚，常用“会议认为”、“会议指出”、“会议强调”、“与会人员一致表示”等词语，做为段落的开头语。也有用在段中的，仍起强调的作用。

(5)属于介绍性文字，笔者可以灵活自由叙述，但属于引用性文字，必须忠实于发言原意，不能篡改，也不可强加于人。

(6)小型会议，侧重于综合会议发言和讨论情况，并要列出决议的事项。大型会议内容较多，正文可以分几部分来写。常见的有三种：一是概括叙述式；二是分列标题式；三是发言记录式。

五、结尾部分

一般写法是提出号召和希望。但要根据会议的内容和纪要的要求，有的是以会议名义向本地区或本系统发出号召，要求广大干部认真贯彻执行会议精神，夺取新的胜利；有的是突出强调贯彻落实会议精神的关键问题，指出核心问题；有的是对会议做出简要评价，结合提出希望要求。

【格式内容】

1、标题。由”会议名称+会议纪要"构成。

2、导言。介绍会议召开的基本情况，如时间、地点，参加

人，讨论的问题。

3、会议的成果及议定的事项。应逐项列出。

4、希望。

【会议纪要-写作注意问题】 要突出中心。

注意吸收正确意见。

要条理化、理论化。

要忠于会议的实际内容。要认真做好会议记录，详尽地占有材料；并且要认真研究会议的精神，以便对材料正确取舍，合理删减。会议纪要是与会者共同意志的体现，落款应是全体与会单位，故不写落款，不加盖公章，与会者带回去执行就行了

公开选拔考试文书写作：公示

公示

公示，不同于“告示”和“公告”这两种文体。然而现在有不少人往往把它当作“告示”或“公告”，甚至认为“公示”就是两者的“合二为一”。显然，这是不正确的。现代应用写作学界普遍认为，公示已逐渐成为一种新文种。

众所周知，“告示”作为一种应用文的文体，其产生的历史较早，始于我国古代的明朝。官以事告知于下，称为“示”。所谓“告示”，也就是官府把一件或几件重大的事情，以文书的形式，公开告知于属下和民众也，要他们了解与执行。例如人们常见的“安民告示”之类即是；而“公告”这一应用文文体，其产生的历史比较晚，始于新中国成立之后，是党和国家最高权力机构(如党中央、全国人大常务委员会、国务院等)专门用来向国内外宣布重大事情或决定时所采用的一种公文形式。它与告示有相似的性质，如公开性和周知性，但又有不同的地方，特别是它具有权威性，不是一般权力机构所能使用的，只有被授权的新华通讯社才能发布。“公告”的内容虽系重大，但只是为了让人们知道和了解是怎么回事，并不要求公众像“告示”那样去遵照执行。然而，自我国实行改革开放以来，“公告”的使用范围却发生了很大变化，使用非常广泛，各级政府机构和企事业单位发布的公告越来越多，例如《××市国税局关于调整征管机构的公告》、《××××大学校庆100周年公告》等等，尤其在经济领域，各种各样的“公告”随处可见。“公告”使用的这一蜕变，虽然其中有欠规范之处，但其本身说明了文体是随着时代的变革而变革的，今天我们见到的“公告”就是“公开告之”的意思了，其权威性已明显削弱。

公示的内涵与性质显然不同于告示和公告。所谓公示，它就是党政机关、企事业单位、社会团体等事先预告群众周知，用以征询意见、改善工作的一种应用文文体。公示具有以下几个特点：

(一)公开性

所谓公开性，就是指它所写作的内容、承载的信息，都是要向一定范围内或特定范围内的人员公开出来的，是要让大家知道和了解的，具有较强透明度，不存在任何秘密和暗箱操作。

(二)周知性

所谓周知性，就是指它写作的目的，是为了让关注它内容与信息的人们都了解是怎么回事，从而参与其事。

(三)科学性

所谓科学性，就是指公示的时间要科学合理，不但要反映公示的过程，更要反映出公示的结果，反映出群众的意愿。公示是事先的公示，不是事后的公示。公示的内容是初步的决定而非最终的决定。如果是最终的决定就必须在“公示”前言中加以说明。

(四)民主性

所谓民主性，就是指公示的过程与结果，都是公开、公平、公正的，都是有群众参与和监督，并为他们所认可的。

公示作为一种新兴的文体，有着自己较为固定的格式。一个完整的公示应由标题、正文和落款三个部分组成。有时，也可有附录或附表、附图。

公示的写法及范文

公示的基本书写格式及内容通常如下：

(一)标题：“公示”或“关于×××的公示”

(二)正文

1.进行公示的原因；

2.事物的基本情况。党员发展公示一般要包括有关人员的姓名、性别、出生年月、工作单位、职务、入党时间等；

3.公示的起始及截止日期（以工作日计），意见反馈单位地址及联系方式；

4.发布公示的单位名称（加盖公章）及发布时间。

格式范文：

公 示

经本人申请，党组织长期培养考察，近期确定×××等3名同学为拟发展对象，根据中央及我院党委发展党员公示制的规定，现公示如下:

姓名 性别 出生年月 系别班级 职务 入党时间

××× 男 1985．6 ××系03级××××1班 班长 2007．9．1

××× 女 1985．7 ××系03级××××2班 团支书 2008．10．1

××× 女 1985．8 ××系03级××××1班 2008．11．1

公示期自即日始5个工作日，即12月6日—12月10日，凡对发展上述同志入党有意见者，请及时以书面或口头形式向××系党总支反映，也可直接向党委组织部反映。

接待时间：每天8:00—12:00，14:00—16:30

联系电话：××系党总支：×××××××× 党委组织部：××××××××

××系党总支

××年××月××日

纪念改革开放30周年演讲稿

尊敬的各位领导、亲爱的同事们：

大家好！我演讲的题目是：春风化雨沐华夏，改革开放乘东风！

30年前的今天，我们结束了“四人帮”**，挣脱了阶级斗争为纲思维，却仍然迷茫于“两个凡是”的阴影中；30年前的今天，我们生活在单色调的社会中，中山装、平头、大寨、公社是中国的代名词，幅员辽阔、资源丰富却缺衣少食，物资匮乏是我华夏泱泱大国的心痛；30年前的今天，我们身羸体弱，饱受西方诸国歧视，政治、经济、文化受制于人。

30年后的今天，我们百花齐放、万家争鸣，从奥斯卡名导明星到诺贝尔奖坛的教授，从红级网络的大众打虎群体到称雄国际大专辩论赛的莘莘学子，无不飞扬着解放思想的红旗；30年后的今天，多元化、明色彩、快节奏的国际都市文化已逐步取代了小农意识为主体的旧主题，皮尔·卡丹、奔驰宝马在中国已变得丝毫不显稀奇，货物琳琅满目的巨型超市星罗棋布，30年后的今天，中国的承诺担当了亚太地区金融的定海神针，深沪交易所的蝴蝶扇动翅膀能带来纽约华尔街的厄尔尼诺，中南海成了第三世界利益的代言人，2008北京奥运牵动了整个地球村。有事实为鉴，有历史可证。

是什么在30年前给我们如此大的动力？是改革开放；是什么在这短短30年使我们发生沧海桑田般变化？是改革开放；又是什么让我们在30年后的今天能够安居乐业、实现小康？还是改革开放。改革开放激发了各行各业的活力，使中国的生产力不断得到发展。一个个新兴城市拔地而起，一项项重大科技成果得到制造和开发，一个个大型工程得到竣工，一个个超大型企业正在迅速成长。中国长得高了，长得壮了.改革开放是三十年来中国社会进步发展的根本动力！

我，是一个80后的青年，可以说，伴随改革开放的时间并没有30年，真切感受到改革开放的时间甚至更短，但是，今天站在这里，我想用我的童年、少年和青年三个阶段来表白我同改革开放一起走过的日子。童年时，很少有品种多样的蔬菜和肉食，包饺子是家里最开心的时刻；玩具是父母手工做的，穿着的衣服更是颜色单一，样式简单；少年时，可口可乐、健力宝和各种新奇的图书逐渐出现于我们的视野，但是可望而不可及。以前的连环画已经被录像VCD和装帧精美的漫画小说所取代，五分钱一根的冰棍消失了，各种味道的雪糕占据了少年青涩的眼球，14寸的黑白电视已经换成了29寸的大彩电，里面播放的已经不仅仅是新闻联播和动物世界了；青年时代的我，尽管对街边数不清的零食不再感兴趣，却发现路上的汽车甚至比自行车还要多，超市的蔬菜比肉类更受欢迎，大背投和等离子早已不再稀奇，电脑和网络悄然地构架起了我生活的点、线、面。

30年前，我们县城城区面积只有5平方公里左右，7条主要道路区区9千多米，看看30年后我们的县城吧！光是建成区面积就扩大到14.3平方公里，新增绿化面积13公顷，绿化覆盖率31.2%，大楼林立，街道宽广，基础设施日臻完善，人民群众安居乐业。朋友们，饮水不忘掘井人，居安当思归来源。历史告诉我们，是一九七八年的十一届三中全会引来了改革春风，开启了改革开放的历史新时期，使中国驶进了一个高速前行的快车道。从那时起，中国共产党人和中国人民以一往无前的进取精神和波澜壮阔的创新实践，谱写了中华民族自强不息、顽强奋进的壮丽史诗，中国共产党的面貌、社会主义中国的面貌、中国人民的面貌，发生了历史性变化。“白猫黑猫，能抓到老鼠就是好猫”，让华夏儿女迎来了思想的解放。“部分人先富起来”让经济大胆地插上翅膀腾飞，中华民族昂首阔步挺向世界民族之林。

2008年5月12日，8级大地震，汶川天崩地裂，四川地动山摇。顷刻间，数万生灵遭涂炭，美丽城乡变废墟。琅琅书声，嘎然而止，吟吟笑语，瞬间逝去。江河呜咽，天地同哀。

大灾大难，见证党的执政宗旨；关键时刻，考验我们的勇气毅力。灾情就是命令，时间就是生命。党和国家快速反应，成立坚强指挥部。铿锵救灾令，举国齐动员。千军万马，拯救万千群众。有一线希望，30

尽百倍努力！地震毁坏家园，毁不掉广大人民群众的信心和勇气；塌方阻隔交通，隔不断党和人民血肉相连。党和人民筑就的钢铁长城，遏制了灾情的蔓延；亿万颗心汇成的暖流，催生汶川的春色。

最难忘，胡总书记第一时间作指示，关键时刻抵灾区，冒险跋涉查灾情，余震之中鼓勇气，深情亲吻小梦文，彰显“以人为本”亲民观；最铭记，温总理一线来指挥，数夜无眠，几度哽咽，多少话，多少泪，使震颤的大地燃起希望----废墟下哪怕还有一个人，我们都要抢救到底！

沧海横流，方显英雄本色。“一方有难，八方支援”迅速救援，全力以赴，打破了某些国家认为中国人民自改革开放以来已变成一盘散沙的错误认识；国家调拨物资，社会捐款捐物，见证了改革开放以来我国综合国力的提升和雄厚。地震无情，人间有爱；举国救援，热潮奔涌。“感谢党，感谢人民，感谢军队”是灾区群众自发的呼声。

地震是一种突发性自然灾害，是我们共同的家园地球内部活动造成的。目前，我们的科技还达不到科学准确的预报。可是地震后，造成人员伤亡、财产损失的主要原因都是房屋建筑、工程设施、设备得倒塌引起的。大家看一看，汶川、北川的一片片废墟，是不是考问着我们建设系统工作人员的良知，引发我们建设系统工作人员对房屋建筑的深层次思考。可以设想，在每次地震后，如果房屋建筑、工程设施、设备不倒塌，那么人们对待地震这一自然灾害，完全可以像对待“刮风下雨”一样泰然处之，可以减少多少人员伤亡，财产损失啊！作为建设事业设计监督部门的一名工作人员，我既感到责任重大，又感到压力重大，我们负责的建筑工程抗震设防审查是多么的重要啊！我们要加强宣传，提高全社会对抗震设防审查得认识；我们要建章立制，全面推行抗震设防审查制度；我们要全力以赴做好抗震规划的编制实施工作，提高城市的综合抗震能力。抗震工作任重而道远，让我们以改革开放的勇气，用改革开放的精神，共同抓紧努力工作吧！

各位领导、同志们，改革开放30年来的实践已充分证明，中华民族大踏步赶上了时代前进潮流，社会主义中国巍然屹立在世界东方，我们昂首阔步走在了时代前列。我们完全有理由相信，在改革开放中不断变得更加自信和成熟的中国人民，必定能突破当前社会发展中的复杂矛盾，使中国的现代化建设取得更大成果。让我们紧密团结在党中央周围，毫不动摇地坚持改革开放，把改革开放伟大事业推向前进，实现中华民族的伟大复兴。

谢谢大家！

经济文书

经济文书：怎样签发与办理现金支票

现金支票有两种，一种是支票上印有“现金”字样的现金支票，它只能用于支取现金;一种是未印有“现金”或“转账”字样的普通支票，它可以用于支取现金，也可以用于转账。各单位使用现金支票或普通支票（以下均称现金支票）时，必须按《现金管理暂行条例》中的现金使用范围及有关要求办理。

（1）签发现金支票必须写明收款单位名称或收款人姓名，并只准收款方或签发单位持票向银行提取现金或办理转账结算，不得将现金支票流通。

（2）签发现金支票首先必须查验银行存款是否有足够的余额，签发的支票金额必须在银行存款账户余额以内，不准超出银行存款账户余额签发空头支票。对持有空头支票，持票人有权要求出票人赔偿支票金额的2％的赔偿金。

（3）签发现金支票不得低于银行规定的金额起点，起点以下的用库存现金支付。支票金额起点为100元，但结清账户时，可不受期起点限制。

（4）要严格执行支票有效期限的规定。支票付款的有效期为10天（中国人民银行另有规定的除外）。有效期限从签发支票的次日算起，到期日如遇例假日顺延。过期支票作废，银行不予受理。签发支票必须填写当日日期，不得签发远期支票。

（5）支票的持票人应当自出票日起10日内提示付款。超过提示付款期限的，付款人可以不予付款。

（6）在填写现金支票时，应按有关规定认真填写支票中的有关栏目。现金支票需要填写的内容有收款人和开户银行名称、支票号码、签发日期、签发人账号、大小写金额、用途等项目，填写时必须要素齐全、内容真实、数字正确、字迹清晰，不潦草，不错漏，做到标准、规范，防止涂改。签发支票应使用墨法或碳素墨水填写，未按规定填写，被涂改冒领的，由签发人负责。支票大小写金额和收款人不得更改。其他内容如有更改，必须由签发人加盖预留银行印鉴之一证明

经济文书：支票结算有哪些基本规定

（1）支票的使用范围。按照规定，凡是在银行开立账户的企业、事业单位和机关、团体、部队、学校、个体经济户以及单位的附属食堂、幼儿园等，其在同一城市或票据交换地区的商品交易、劳务供应、债务清偿和其他款项结算等均可使用支票。

（2）除定额支票外，支票一律记名。经中国人民银行总行批准的地区的转账支票还允许背书转让，背书转让必须连续。

（3）支票金额起点为100元。

（4）支票的付款有效期为10天（中国人民银行另有规定的除外），从签发的次日算起，遇例假顺延。过期支票作废，银行不予受理。

（5）签发支票要用墨汁或炭素墨水（或使用支票打印机）认真填写;支票大小写金额和收款人三处不得涂改，其他内容如有改动须由签发人加盖预留银行印鉴之一证明。

签发缺印鉴或错账号的支票及签发的支票印鉴不符、账号户名不符、密码号不符的，银行处5％但不低于1000元罚款。

（6）签发现金支票须符保现金管理规定。收款单位凭现金支票收取现金，须在支票背面加盖单位公章即背书，同时，收款单位到签发单位开户银行支取现金，应按银行规定交验有关证件。

（7）付款单位必须在其银行存款余额内签发支票，不得签发空头支票。空头支票是指签发的支票金额超过银行存款余额。签发空头支票要受到银行的处罚。对于签发空头支票，银行要处支票金额5％但不低于1000元的罚金。如果屡次发生，银行将根据情节给予警告或通报批评，甚至停止其签发支票。

（8）不准签发远期支票。远期支票是指签发当日以后日期的支票。因为签发远期支票容易造成空头支票，所以银行禁止签发远期支票。

（9）不准出租、出借支票。

（10）已签发的现金支票遗失，可以向银行申请挂失;挂失前已经支付的，银行不予受理。已签发的转账支票遗失，银行不受理挂失，但可以请收款单位协助防范

经济文书：企业租赁经营合同公证书

（）××字第××号

兹证明出租方××××的法定代表人（或法定代表人的代理人）×××与承租方代表×××（承租经营者）〔或承租方×××〕于××××年×月×日在××（签约地点或本公证处），在我的面前，签订了前面的《××××企业租赁经营合同》。

经查，上述双方当事人的签约行为符合《中华人民共和国民法通则》第五十五条的规定；合同上双方当事人的签字、印章属实；合同内容符合《全民所有制小型工业企业租赁经营暂行条例》和《××××》（相应的法规、规章）的规定。

中华人民共和国××省××市（县）公证处

公证员

（签名）

××××年×月×日

注：１．此格式适用于《全民所有制小型工业企业租赁经营暂行条例》规定的企业租赁合同；

２．有担保人的，担保人应在证词中列明；

３．如合同并非在公证员面前签订，证词中“在我的面前”一句不写；

４．其它类型的企业租赁经营合同公证参照此格式出具。

颁布单位：国家工商管理局

颁布日期：１９８６

经济文书：供货合同

甲方：

乙方：

一、根据中华人民共和国经济合同法和甲、乙双方友好协商，由乙方向甲方提供会议设备的产品名称、商标、型号、数量、金额及数量详见供货清单（清单需双方加盖公章为准）。

二、保修及服务

乙方在按货物生产厂家承诺的质保标准执行外，在三年之内如果乙方所提供的会议设备出现了问题，由甲方电话通知乙方，乙方必须在接到电话后的24小时之内对会议设备进行维修（人为损坏的设备由甲方付材料费）。

三、运输方式及费用负担：

汽车运输，运费均由乙方承担。

四、交货时间：自合同签订之日起 日内交货，即年月日前供货。

五、交货地点、方式：由乙方运至甲方所在地，并乙方负责安装调试完后，在年 月 日至年 月 日之内由甲方验收完后交货。

六、付款方式及期限：

合同签订三日之内，甲方需向乙方预付合同总额的40%，即￥()，货到并验收合格后 日内，甲方需向乙方支付合同总额的30%，即￥()，全部设备安装调试完毕，验收合格后支付25%，即￥()，留下合同总额的5%，即￥()，作为售后服务保证金。

七、若无不可抗力因素，甲方付款逾期，应每天按逾期款总额的万分之五（按日计）或法律许可的最大利率向乙方支付滞纳金；若无不抗力因素，乙方供货逾期，在甲方后期检查中乙方因人为因素没有按甲方规定供货或所供货物有质量问题，也应每天按逾期款总额的万分之五（按日计）或法律许可的最大利率向甲方支付滞纳金和赔偿甲方一切损失。

八、解决合同纠纷的方式：

本协议未尽事宜，由甲乙双方协议解决，协议不成，双方同意在甲方所在地仲裁机构仲裁，或向甲方所在地的人民法院起诉。

九、合同经甲、乙双方签字签章后即开始生效。

十、本合同一式二份，甲、乙双方各执一份。

甲方（盖章）： 乙方（盖章）：

法人代表：法人代表签字：

委托代表人：

年 月 日年 月 日

经济文书：门面租赁合同

甲方：xx 乙方：xx 为更好提高单位房屋的使用率，现根据国家有关法律规定，经甲、乙双方充分协商，一致同意签订租赁合同，合同条款如下：

一、甲方将座落于县城xx中路汽车站运达商场靠车站东大门一间面积为82.5平方米的临街门面租赁给乙方，作xx使用。

二、租期从二OO 四年元月一日起至二OO五年十二月三十一日止（即：两年）。

三、年租金x万元整，乙方于每年元月份一次性向甲方交清当年的租金，但甲方必须提供税务发票。

四、房屋租赁合同生效后，乙方应向甲方交付xxx元押金（不计利息），合同期满押金退回。

五、乙方必须依约交付租金，如有拖欠，按拖欠额每日收取0.5%的违约金。

六、承租期内乙方在不改变和影响房屋整体结构的前提下，可进行装修装饰；期满不续租，其装修材料由乙方自行处理，若拆除，其费用由乙方自理并恢复原貌。

七、合同期内，甲方应提供水、电供应。水、电费按月按表由甲方计收。同时乙方应自觉遵守甲方的水、电管理规定，如有违反，按甲方的水电管理办理。因甲方责任停水、停电，致使乙方损失，甲方按全年租金总额0.5%支付违约金，并赔偿乙方实际损失。如乙方需增容，其手续和费用由乙方负责。

八、租赁期间，甲方应负责房屋主体结构的正常维修，如委托乙方代行维修，费用由甲方负担。若甲方拖延维修或不作委托维修造成房屋毁损，造成乙方损失的由甲方赔偿。其室内的各种设施（包括门窗）维修费用均由乙方负责。

九、租赁期间房屋如因不可抗拒的自然灾害导致毁损，本合同则自然终止。

十、租赁期间，乙方未经甲方同意，不得将房屋租给第三方，或改变用途，租期届满或解除合同时，乙方需按时归还房屋给甲方，如需续租，须提前3个月与甲方协商。

十一、租赁期间，甲乙双方均不得借故解除合同，如甲方因改建、扩建要收回房屋，必须提前3个月书面通知乙方，并取得乙方同意，如乙方需退还也必须提前3个月书面通知甲方，并取得甲方同意，如甲方违约，除退还押金外另赔偿违约金xxx元，并赔偿不足部分损失；如乙方违约不得要求返回押金，并赔偿不足部分损失。

十二、合同期满，乙方如需续租，在同等条件下，甲方应优先乙方。

十三、本合同未尽事宜，可经双方协商作出补充规定，补充规定与合同具有同等效力。

十四、本合同在履行中发生纠纷，应通过双方协商解决；协商不成，可诉请人民法院处理。

十五、本合同一式肆份，甲方两份，乙方两份，合同自签订日起生效。

甲方法人代表签字： 盖章

乙方法人代表签字： 盖章

年 月 日

经济文书：房屋租赁协议书

甲方： 乙方：

一、资产：甲方拥有饭店一座，座落在兴华商城院内，房间数为上下两层共壹拾捌间，建筑面积为453.6平方米，其中赵志明上下捌间、尚林林上下陆间、高昌上下肆间。屋内设施（见附表）。

二、租金租期：经甲乙双方协商于二00 年 月 日至 年 月 日租给乙方使用，租期为 年，每年租金为 万元，租金为预付上交，协议签字后预付每年全年租金。在租用期间甲方对乙方租金款五年不变。

三、房屋设施使用保护要求

乙方在租用期间，甲方要求乙方做到：（1）房屋建筑主体不得随意拆建和改建；（2）对房屋门窗内装修格局要保护好，正常使用及时维修完善；（3）对附表内设施要正常使用、保管，损坏后及时维修和更换，但不能丢失，丢失的由乙方按样赔偿。

四、租用责任：乙方在租用期间对甲方的所有财产负全部责任，第一是保护，第二是不能发生火灾，如出现一切损失乙方负全部责任，价格双方协商，请法律仲裁部门鉴定。甲方对自己的财产有权随时检查，并对乙方提出要求，但甲方不干预乙方的经营权，乙方对饭店的用途继续经营饭店，改变用途时提前和甲方协商。同意后方可进行。第三，乙方租用期间对经营所发生的一切费用自负，如：工商管理费、税费、卫生、防疫、水、暖、电等等。第四，取暖甲方负责提供天然气开口，开口费由甲方负责，其他乙方自己负责。第五，乙方在租用期间属自己增值的物品，由自己保管使用，到期后自己带走。

五、上述条约双方共同遵守，互相尊重，互相支持，签字之日起生效。本协议具有法律保护权。一式两份，双方各一份。

甲方： 乙方：

公正机关

年 月 日

房屋租赁合同(个人版)出租方：（以下简称甲方）承租方：（以下简称乙方）

根据《中华人民共和国合同法》及有关规定，甲方将所属的房屋租赁给乙方使用，为明确出租方与承租方的权利义务关系，经双方协商一致，签订如下协议：

第一条：房屋座落位置、面积、间数 第二条：租赁期限

租赁时间从 年 月 日至 年 月 日止，租赁期限为 年。第三条：租金和租金的交纳方式

乙方向甲方缴纳月租金为 元，交纳方式为现金支付，按月交纳，即每月 日前乙方须一次性向甲方交清当月租金。

第四条：甲方义务

1、甲方应当按照合同双方约定的时间将房屋交付给乙方使用，如逾期交付,则视为违约。

2、甲方应当保证对该出租房屋拥有所有权。

3、甲方不得干涉乙方的正当合法经营活动。第五条：乙方义务

1、甲方将现有库存商品 元折价为35万元转让给乙方，乙方必须一次性

缴纳35万元后，才可以签订本合同，否则本合同不生效。（如甲方实有库存商品有所变化，则乙方按比例增减应缴货款）

2、乙方应当按照本合同约定的期限和方式向甲方缴交租金，如逾期缴交，则视为 违约。

3、乙方必须合理使用承租房屋，不得擅自改变房屋用途；租赁期间由乙方负责承担房屋的维修义务，并承担相关费用。

4、租赁期间，未经甲方同意，乙方不得将所承租的房屋转租他人，否则，则视为违约。第六条：违约责任

甲、乙双方均应当严格按照本合同的约定履行各自义务，如有违约行为，则应当向对方支付违约金 元，对方还有权终止本合同。

第七条：其它约定

1、租赁期间，经甲方书面同意，乙方可以对承租房屋进行装修和添加设备，但不得改变房屋的主体结构和损坏房屋墙体及原有的装潢设施。租赁期满或合同提前终止后，乙方在不损坏房屋结构及墙体设施的情况下，对能够搬走的设备，应当及时搬走，如逾期超过三天不搬，则视为乙方放弃该设备的所有权，该设备的所有权转由甲方无偿取得，乙方进行装修的不能拆下搬走的部分，则直接由甲方无偿取得。

2、乙方在签订本合同时，应当向甲方交纳履约保证金 元。如乙方能够完全履行合同义务，租赁期满后，甲方应当将履约保证金退还乙方；如果乙方在租赁期间有违约行为，甲方则不予退还履约保证金。

3、租赁期间，乙方不能以任何理由要求甲方减免房租，甲方也不予受理。第八条：争议的解决方式

甲、乙双方因履行本合同发生纠纷，先应当通过协商的方式解决，如协商不成，任何一方均可向法院提诉讼。

第九条：本合同一式两份，甲方执一 份、乙方执 一份，本合同自双方签字盖章之日起生效。甲方：（签字）乙方：（签字）签订日期：

经济文书：购房协议书

甲方： 乙方： 身份证号码： 身份证号码：

关于乙方向甲方购房事宜，双方经协商，达成协议如下：

一、甲方将其拥有独立产权的位于______________区__________________的房屋（房屋所有权证编号：________________________，建筑面积___________平方米）以人民币_____仟_____佰______拾____万______仟_____佰_____拾______元整（￥________________）出售给乙方。乙方愿意以上述价格向甲方认购该房。

二、甲方承诺：

1、向乙方提供符合要求的房屋资料以备查核。

2、保证对出售的房屋拥有独立产权.3、保证该出售房屋未予出租。因出租所产生的任何问题由甲方承担并负责解决。

4、自签订本协议起，保证将该房屋按约定价格售给乙方，期间不得反悔或将房屋出售给第三人。

5、按照前述业务的需要，及时签订各项合同文件和办理各种手续。

三、乙方承诺：

1、保证按原约定价格向甲方购买前述房屋，并及时支付甲方之售房款。

2、不得改变房屋结构,不得擅自进行破坏性装修.36

3、按照前述业务需要，及时签订各项合同文件和办理各种手续，并承担各项费用。

四、违约责任

1、如果甲方违约，拒绝将房屋出售给乙方，应向乙方赔偿因此受到的损失。

2、如果乙方违约，没有向甲方购买房屋，应向甲方赔偿因此受到的损失。

五、本协议的定立、履行、接触、变更和争议的解决适用中华人民共和国法律。

六、本协议自双方签字或盖章之日起生效。

七、本协议壹式两份，双方各执壹份。

特别约定: 经济文书：意向书样本

意向书：意向书是双方当事人通过初步洽商，就各自的意愿达成一致认识而签定的书面文件，是双方进行实质性谈判的依据，是签订协议（合同）的前奏。

格式：

1、开始写双方单位名称，代表人姓名、身份、洽商时间、地点及洽谈的主要事项。

2、主体：写双方的意图冀达到一致认识的条款。

3、各方代表签名、时间。

范例： 意向书

**厂（甲方）

****公司（乙方）

双方于*年*月*日在*地，对建立合资企业事宜进行了初步协商，达成意向如下：

一、甲、乙两方愿以合资或合作的形式建立合资企业，暂定名为**有限公司。建设期为*年，即从*年－*年全部建成。双方意向书签订后，即向各方有关上级申请批准，批准的时限为*个月，即*年*月*日－*年*月*日完成。然后由***厂办理合资企业开业申 请。

二、总投资*万（人民币），折*万（美元）。**部分投资*万（折*万）；**部分投资*万（折*万）。

甲方投资*万（以工厂现有厂房、水电设施现有设备等折款投入）；

乙方投资*万（以折美元投入，购买设备）。

三、利润分配：各方按投资比例或协商比例分配。

四、合资企业生产能力：……

五、合资企业自营出口或委托有关进出口公司代理出口，价格由合资企业定。

六、合资年限为*年，即*年*月－*年*月。

七、合资企业其他事宜按《中外合资法》有关规定执行。

八、双方将在各方上级批准后，再行具体协商有关合资事宜。

本意向书一式两份。作为备忘录，各执一份备查。

**厂（甲方）

****公司（乙方）

代表：

代表：

*年*月*日

法律文书

法律文书

（一）：民事起诉状

民事起诉状

说明：本格式适合公民提起民事诉讼用，格式相比法人和其他组织所使用的经济

类起诉状简单，通常用于提出婚姻家庭、继承、合同纠纷等的诉讼。

格式：

原告：（姓名、性别、出生年月日、民族、籍贯、职业或工作单位和职务、住址

等基本情况）

被告：（姓名、性别等情况，出生年月日不详者可写其年龄）

诉讼请求：

事实和理由

证据和证据来源，证人姓名和住址

此致

人民法院

附：本诉状副本份。

起诉人：

年 月 日

法律文书

（二）：民事答辩状

民事答辩状

说明：

本答辩状供法人或其他组织对民事起诉提出答辩用，用钢笔、毛笔书写或印刷，并加该单位公章。对个人使用的答辩状只需要写名答辩人身份等自然情况即可。

格式：

答辩人名称： 地址：

法定代表人（或代表人）姓名： 职务：

电话：

企业性质： 工商登记核准号：

经营范围和方式：

开户银行： 帐号：

答辩人因一案（或：答辩人因╳╳╳对一案所提起上诉），提出答辩如下：

…………

此致

人民法院

附：本答辩状副本份。

答辩人：

年 月 日

第四篇：公文写作与处理

第八章公文的写作与处理

8.1.1公文的含义：①是公务文书、公务文件的简称，是文件的一个主要门类②是法定机关与组织在公务活动中，按照特定的体式，经过一定的处理程序形成和使用的书面文字材料③《中国共产党机关公文处理条例》第二条规定：“党的机关的公文，是党的机关实施领导、处理公务具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党 的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具④《国家行政机关公文处理办法》第二条规定：“行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具”

8.1.2.公文的类别

①可分为正式公文和非正式公文

②根据具体公务活动领域的不同，可分为通用公文和专用公文

③根据内容涉及国家秘密程度，可分为对外公开、限国内公开、内部使用、秘密、机密、绝密等六类

④根据制发公文的机关的行文方向，可分为上行文、下行文、平行文和通行文

⑤根据处理时限，可分为平件、急件、特急件

⑥根据公文的性质，可分为规范性公文、指令性公文、指导性公文、知照性公文、公布性公文、商洽性公文、报请性公文和记录性公文等八类

⑦根据文件的来源，可分为收文和发文

8.1.3.常用公文种类

(1)党的机关公文种类：主要有决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要等14种

(2)行政机关公文种类：主要有命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13种

(3)我国行政系统的常用公文规范性文件

①条例：用于对某一方面的行政工作比较全面、系统的规定，国务院各部门和地方人民政府的规章不得称“条例”

②规定：用于对某一项行政工作比较具体的规定

③决定：用于对重要事项或者重大行动作出安排

领导指导性文件

①命令(令)：用于依照有关法律规定发布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；奖惩有关人员；撤销下级机关不适当的决定

②指示：用于对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则

③批复：用于答复下级机关的请示事项

④通知：用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文； 发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部

⑤通报：用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况

公布性文件

①公告：用于向国内外宣布重要事项或法定事项

②通告：用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项

陈述呈请性文件

①议案：用于各级人民政府按法律程序向同级人代会或其常务委员会提请审议事项 ②请示：用于向上级机关请求指示、批准

③报告：用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问 ④调查报告：用于反映调查研究的成果，揭示事物的真相与规律

商洽性文件：函，用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准等

会议文件：会议纪要。用于记载和传达会议情况和议定事项。国家机构、政党的重要会议纪要，在需要对外公开报道时，以“会议公报”公布

8.1.4公文的格式

8.1.4.1公文格式的表现形式

A 公文纸采用国内通用的16开型，推荐采用国际标准A4型

B 公文纸分为可用以书写、印刷文字、图形等符号的图文区和不允许出现任何符号的白边区两个区域。上白边(天头)和左白边(订口)应分别宽于下白边(地脚)和右白边(翻口)

C 所有文字符号从上至下，自左而右依次横写横排(少数民族可按其习惯书写，排版)。正文的行长应与图文区宽度相等(即通栏排)

D 左侧装订

E 在公文撰写和印制过程中，各个组成部分的标注编排均需遵循一定的规范性要求

8.1.4.2公文文种选择的原则和方法

A 根据发文机关与主要受文者间的工作关系选择文种：就是要求明确双方间本来的工作关系，选取为这种关系所允许的文种

B 根据作者的权限选择文种：就是要明确作者的职责、权力范围，选择与之相符合的文种

C 根据行文目的、要求和表现主题的需要选择文种

8.1.5公文的结构

①党的机关公文一般由17个部分组成。《中国共产党机关公文处理条例》第八条规定：“党的机关公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记组成” ②国家行政机关公文一般由18个部分组成。《国家行政机关公文处理办法》第十条规定：“公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成”

③党政机关通用公文的结构一般分为三个部分

A 公文版头部分：包括版头(发文机关标识)、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人等六项

B 公文本体部分：包括标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章等七项

C 公文文尾部分：包括印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记等四项

8.1.6公文写作的基本要求

(1)符合党和国家的路线方针政策和法律法规(2)符合上级机关的有关指示(3)同现行有关公文衔接4)完整准确地体现发文机关的意图(5)全面准确地反映客观实际情况(6)提出的政策、措施切实可行(7)表述准确严密(8)文字精确简练(9)文种使用恰当(10)公文结构和格式规范

8.1.7行文规则

(1)概念：指国家制定的控制行为及行文方向、行文方式的有关规定2)基本内容①根据机关之间的工作关系准确行文

②选择适宜的行文方式，一般不得越级行文③正确选择主送机关与抄送机关④坚持“党政分开”的原则⑤联合行文时，作者应是“同级机关”

⑥行文前必须对有关问题协商一致⑦严格控制公文数量，简化行文手续

8.2公文处理

8.2.1公文处理的概念及基本任务

(1)概念：主要是指公文的拟制、办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作

(2)基本任务：是及时、准确、有效地拟制、办理、处置、管理公文，为公务活动提供适用的信息

(3)具体任务

A 创制公文：包括拟稿、会商、审核、签发、缮印、核对直至用印或签署，形成正式公文

B 传递公文

C 办理公文：包括分办、批办、拟办、承办、传阅等环节

D 处置办毕公文：包括立卷归档、清退、销毁、暂存

E 管理公文：包括公文的收发、传递、登记、清理分类、用印、签注，建立检索体系，提供查阅；对公文运转过程的组织与监控，以及公文机密与安全的维护等

8.2.2公文处理责任

(1)机关领导的公文处理责任①亲自参与对重要公文的撰拟工作②审定签发以本机关名义制发的重要公文并承担其法律或行政后果

③阅处重要来文并指示处置原则与方法④直接承办最重要的来文⑤审定公文处理方面的计划、规章和标准，确定对公文处理系统的重大改造方案，指导解决机关内公文处理活动中带有根本性的随机事件等(2)综合办公部门负责人的公文处理责任①亲自动手撰拟一部分重要的综合性公文②审定签发以本部门名义制发的公文并承担其相应的法律或行政后果④经机关领导明确授权代为审定签发机关名义制发的公文⑤阅处或经机关领导明确授权代为阅处部分来文并指示处置原则与方法⑥直接拟办和承办重要的来文⑦制定机关公文处理方面的计划及实施方案，组织制定公文处理方面的规章 制度和标准并督促检查实施情况，组织规划公文处理流程，建立公文处理质量与效率保障体系，协调机关内外的行文关系，指导解决机关内公文处理中的一般随机事件，指导下级机关的公文处理工作

(3)业务部门负责人的公文处理责任

①亲自撰拟一部分比较重要的公文②审定签发以本部门名义制发的公文并承担相应的法律和行政的后果③审核由本部门承办、以机关名义发出的公文④阅处由本部门直接办理的来文并确定具体处置方案⑤直接拟办和承办重要来文⑥协调与其他部门间的行文关系⑦督导本部门的公文处理工作，解决部门内部公文处理活动中的矛盾和问题

(4)公文处理工作机构负责人的公文处理责任

①草拟由领导交办的公文②审核文件③拟办、承办部分来文④组织公文处理工作人员集中完成一部分公文处理工作作业⑤具体协调解决机关内部、外部的一般性具体矛盾关系⑥具体组织控制部门公文的流程⑦从多种渠道了解公文处理工作具体情况，直接指导解决或提请领导解决有关具体问题

(5)公文处理人员的公文处理责任①分类集中承担一部分公文处理工作作业，特别是其中具有管理性质的作业②组织公文的具体运转过程

③辅助设计制订公文处理工作制度、标准和规程等

(6)一般业务人员的公文处理工作责任：按质量要求和规定的时限阅读处理文件，提出拟办意见，具体承接办理文件，解决其中所涉及的问题，起草和修改公文，参与审核一部分公文等

8.2.3公文办理程序

(1)收文处理程序

①公文的收受与交流：签收；外收文登记；启封；内收文登记、摘编；分办②办具理体收包文括

A 拟办：由部门负责人或有关工作人员经过对公文的认真阅读分析，提出建议性的处置意见，供有关领导者审核定夺

B 批办：机关领导者或部门负责人对公文(包括拟办意见)进行认真阅读分析之后，提出处置意见

C 承办：有关工作人员按批办意见承接处置公文所针对的事务和问题

D 注办：由承办人签注公文承办情况，以备忘待查

③组织催传办阅查办

A 组织传阅：指独份或份数很少的公文需经多个部门或多位工作人员阅处时，使公文在他们中间得到有效传递和阅读的活动

B 催办：由公文处理管理机构根据承办时限和其他有关要求对公文承办过程实施的催促检查

C 查办：由公文处理管理机构或其他专门组织对重要公文实际执行情况所进行的核查协办工作

④处置办毕公文：包括立卷归档、清退、暂存、销毁等

(2)发文处理程序

①文稿的形成A 拟稿：即撰拟公文文稿

B 会商：指当公文内容涉及其他有关同级或不相隶属机关或部门的职权范围，需征得其同意或配合时所进行的协商活动

C 核稿：指拟就的文稿在送交有关领导签发或会议讨论通过之前，由部门负责人或经验丰富、水平较高的秘书人员对文稿所做的全面核查工作

D 签发

a 正签：指签发人在自身法定职权范围内签发公文

b 代签：指根据授权代他人签发公文

c 核签：又称加签，指上级领导人签发下级机关或部门的重要公文

d 会签：指两个或两个以上机关联合行文时，由各机关的领导人共同签发公文

②公文制作

A 注发：指在定稿形成后，批注缮写印发要求的活动

B 缮印：从誉录抄写、印刷等方式制作供应出的公文

C 用印或签署：在印毕的公文上加盖发文机关的印章，或请有关领导者在公文正本上签注姓名

③公文的对外传递：包括分装、发出等环节

④处置办毕公文：包括立卷、归档、暂存、销毁等

8.2.4公文拟办、请办、批办、承办、审核与签发的方法要点

(1)拟办

①概念

A 是一项辅助决策活动

B 是办文人员发挥参谋助手作用的重要途径

C 是由有关人员对文件进行阅读分析，提出处理意见的建议，提供可供选择的方案，供领导审核定夺的活动

②方法要点

A 弄清文件的意图、问题的性质与实际情况

B 意见要简明、准确、具体、得体

C 如所提方案有两个或两个以上，应将倾向性意见排在前

D 在“公文处理单”中工整、清晰地填写好意见，签注姓名、日期

E 对领导采纳自己的方案有一定把握时，也可直接草拟复文文稿供审核定夺

(2)请办

①注批件

A 概念：即直接注“请某某同志批示”的文件

B 方法要点

a 对于请示的问题比较重大，不需要办文部门协调、补充说明的，要注请领导同志批示 b 对于注请领导批示的请办件，应同时分送有关领导和主管部门阅看，以便相互通气，加快办理速度

c 对于一些特殊件，如确需直接注请领导批示，可先同领导同志的秘书联系协调，然后再注请办理

②注办件

A 概念：就是注“请某某部门研办”的文件

B 方法要点

a 注意“研办”与“研究提出意见”的区别

b 请某某部门商某某部门研办的件，两个承办部门，以前者为主，由前者牵头承办 c 注办件的分送范围要得当

③函办件

A 概念：就是用函的形式通知有关部门研究提出办理意见的文件

B 方法要点

a 请示件中的内容涉及几个部门，需要各方面征求意见，又不便于请某一个部门承办的，办公厅(室)可分别发函

b 办公厅(室)领导同志有批示的文件，而该批示不便于和承办部门见面，就用发函的形式，并可以把“此件是领导同志交办的”这样的消息向承办部门传递过去

c 一些特急件，需要限定承办部门在一定期限内办完，用函的形式可以说清楚

(3)批办

①概念：是指有关负责人认真阅读分析文件后，提出处理意见

②方法要点

A 不越权批办

B 严格控制批办范围

C 批办意见明确、具体、切实可行

D 采取措施保证批办意见执行

E 如待办问题自己无权或无法处置，可将批办改为拟办

F 填“公文处理单”

(4)承办

①概念

A 是指具体承接处置文件内容所针对的事务与问题的活动

B 是公文处理的中心环节

C 它既是收文办理最后的实质性程序，又往往是发文办理程序的开始

②方式：召集会议、面谈讨论、电话沟通、实地调查指导、现场协调布置、制发公文等 ③形式：领导同志承办、秘书人员承办、职能部门承办

④方法要点

A 要熟悉与公文内容有关的法律法规和党的方针政策以及上级机关有关公文，了解与公文内容有关的业务，高度明确领导者的意图

B 要深入实际，加强调查研究，实事求是地提出解决问题的具体办法和措施

C 要加强协商，努力协调各方关系，积极而主动地征询有关方面的意见，取得理解、支持与配合D 要分清主次，区别缓急，科学安排承办的次序

(5)审核

①概念：是在公文签发之前所进行的校正、修改、加工和核对的工作

②方法要点

A 把好报批关：报批程序是否符合规定

B 把好发文关：是否确需行文

C 把好内容关：内容是否合法，是否真实准确、明确具体、界线清楚、前 后一致、切实可行、详略得当

D 把好协调关：涉及有关部门职权范围的事项是否经过协调并取得 一致意见

E 把好文字关：结构是否合理，字句是否妥帖，语言是否精练，标点符号是否正确，人名、地名、数字、计量单位、时间、引文是否准确规范

F 把好格式关：格式要素是否齐全，密级标注是否恰当，标题是否完整，主送机关是否规范，落款是否准确，印发传达范围是否明确

G 把好文种关：文种选用是否符合规定

(6)签发①概念：是指发文机关领导人对文稿进行最后审定、签署印发②方法要点

A 涉及全局性的重要文件由本机关主要领导同志签发

B 涉及某一方面问题的文件，由主管领导同志签发

C 涉及某一方面且政策性强、问题重大、涉及面广，由主管领导同志审核后，送主要领导同志签发

D 一般事务性文件(函)，可视情况送秘书长、办公厅(室)领导同志签发

E 不得越权签发公文

F 必须“先核后签”G 联合行文时，必须做好会签工作

第五篇：公文写作与处理

公文写作与处理

公文常识

1、写作基础知识

主题是文章的统帅和纲领，是文章的核心；主题源于材料，主题不能先行，必须从实际出发，从材料中引出主题。实用文体主题的表现表式主要有：①直接阐述；②单一集中；③以意役法；④片言居要；⑤善用标题。

文章结构安排的环节主要包括：选择角度；设置线索；安排层次；划分段落；设计开头与结尾；处理过渡和照应等。文章的结构应达到严谨（严密精细，无懈可击）、自然（顺理成章，开阖自如）、完整（匀称饱满，首尾圆合）、统一（和谐一致，通篇一贯，决不相互抵触，自相矛盾）

文章常用的表达方法有叙述、描写、议论、说明，其中议论的方法又可具体分为：①例证法；②喻证法；③类比法；④对比法；⑤反驳法；⑥归谬法。

语言运用的基本要求：合体、得体，准确、顺达，简洁、明快，生动、有力。

2、公文的特点和种类

公文，也称公务文件，是在社会活动中直接形成和使用的具有规范体式和法定效用的信息记录，其区别于图书、情报、资料等事物的个性点主要有：①由法定作者制发；②具有法定的现实执行效用；③具有规范的体式；④履行法定的程序。

根据不同的标准，公文可从不同角度进行如下分类：

（1）根据形成和作用的公务活动领域，公文可分为通用公文和专用公文两类。

（2）根据内容涉及国家秘密的程度，公文可分为对外公开、限国内公开、内部使用、秘密、机密、绝密六类

（3）根据行文方向，公文可分为上行文、下行文、平行文三类。

（4）根据内容的性质，公文可分为规范性、领导指导性、公布性、陈述呈请性、商洽性、证明性公文。

（5）根据处理时限的要求，公文可分为平件、急件、特急件三类。

（6）根据来源，在一个机关内部可将公文分为收文、发文两类。

3、政府系统的通用公文文种

（1）规范性文件

条例。用于对某一方面的行政工作作全面、系统的规定，国务院各部门和地方人民政府的规章不得称“条例”。

规定。用于对某一方面的行政工作作部分的规定。

办法。用于对某一项行政工作作比较具体的规定。

（2）领导指导性文件

命令（令）。用于依照有关法律规定发布行政法规和规章；宣布旅行重大强制性行政措施；奖惩有关人员；撤销下级机关不适当的决定。

决定。用于对重要事项或重大行动作出安排。

指示。用于对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则。

批复。用于答复下级机关的请示事项。

通知。用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部。

通报。用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。（3）公布性文件

公告。用于向国内外宣布重要事项或法定事项。

通告。用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（4）陈述呈请性文件

议案。用于各级人民政府按法律程序向同级人民代表大会或其常务委员会提请审议事项。

请示。用于向上级机关请求指示、批准。

报告。用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。

调查报告。用于反映调查研究的成果，揭示事物的真相与规律。

（5）商洽性文件

函。用于不相隶属机关之间商洽工答、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准等。

（6）会议文件

会议纪要。用于记载和传达会议情况和议定事项。

4、党政机关的通用公文文体

（1）规范性文件

条例。用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度。

规定。用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。

（2）领导指导性文件

决议。用于经会议讨论通过的重要决策事项。

决定。用于对重要事项作出决策和安排。

指示。用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。

意见。对于重要问题提出见解和处理办法。

通知。用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项。

通报。用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。

批复。用于答复下级机关的请示。

（3）公布性文件

公报。用于公开发布重要决定或者重大事件。

（4）陈述呈请情文件

报告。用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。

请示。用于向上级机关请求指示、批准。

（5）商洽性工作

函。用于机关之间的商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。

（6）会议文件

会议纪要。用于记载会议主要精神和议定事项。

5、公文文体与结构常识

应用文体区别于其他文体的特殊属性主要有直接应用性、全面真实性、结构格式的规范性。

公文属于特殊应用文，其区别于一般应用文的特殊性特征表现为：被强制性规定采用白话文形式；兼用议论、说明、叙述三种基本表达方法。

公文的基本组成部分有：标题、正文、作者、日期、印章或签署、主题词。

公文的其他组成部分有文头、发文字号、签发人、保密等级、紧急程度、主送机关、附件及其标记、抄送机关、注释、印发说明等。

印章或签署均为证实公文作者合法性、真实性及公文效力的标志。

6、公文格式排版规定

保密等级：“绝密”“机密”“秘密”标注后，加“★”，必要时加期限（如机密★5年），3号或4号黑体。

紧急程度：“急”或“特急”，在保密等级下一行，字号字体同保密等级。

发文字号：位于文头下方，居中；如有签发人，居左，两者排一行，3号或4号仿宋字。

签发人：发文字号右侧，空一格，字号字体同发文字号。

标题：标题由作事、事由、文种组成（可省），字数一般不超过50字；除出现法规、规章的标题外，不用书名号；具体形式有齐肩形、正梯形、倒梯形、除号形，公文如经会议讨论通过或批准的，应加题注，即用圆括号居中

附件：附件应标明标题、件数、份数。在正文以下日期以上，排出附件号。

注释：注释排在日期下方，用4号或小4号仿宋体。

7、公文的稿本

（1）草稿。不具备正式公文效用，常有“讨论稿”“征求意见稿”“送审稿”“草稿”“初稿”“二稿”“三稿”等稿本标记。

（2）定稿。具备正式公文效用，是制作公文正本的标准依据。有法定的生效标志（签发等）。

（3）正本。正本是格式正规并有印章或签署等表明真实性、权威性、有效性的标。

（4）试行本。在试验期间具有正式公文的法定效力。

（5）暂行本。在规定的暂行时间内具有正式公文的法定效用。

（6）副本。正本复份（与正本同时印刷）在外形上与正本没有区别，具有相同的法律效用；作为复印件的公文副本（如抄本、复印件）不具备公文的法定效用，需加注“副本”字样标记。

（7）修订本。可以标题结尾处标作：“（修订本）”，也可在标题下做题注，在圆括号内注明“某年某月修订”。

8、公文写作的基本要求

合“法”、求实、合体、简明、严谨、准确、规范、完整、清晰、耐久。

9、行文规则

可以采用越级行文方式的情况：一是由于情况特殊紧急，如逐级上报下达会延误时机造成重大损失；二是经多次请示直接上级机关而问题长期未予解决；三是有上级机关交办并指定直接越级上报的具体事项；四是出现需要直接询问、答复或联系不涉及被越过的机关职权范围的具体事项；五是需要检举、控告直接上级机关等。

行政机关不能迳向党的组织发布指令性公文，一般也不得以行政机关名义迳向党的组织报告工作或请求指示或批准。

10、公文写作的语言运用

公文语言的特点：庄重、准确、朴实、精练、严谨、规范。

公文中需用历史年号时，要先标出公历年份，再注历史年号并加圆括号，如1912年（民国元年）。

数量表示时，表示增加时用倍数或分数，表示减少时只能用分数。

11、各种文种的撰写

（1）规范性公文。规范性公文一般包括文件标题、发布或通过或批准的日期、章题、正文；规范性公文的标题由事由（问题）、文种两部分构成；正文中开始部分的制定目的是规范性公文的核心内容与指导性“纲领”。（2）决定。标题由发文机关、事由、文种组成。

（3）决议。其性质、功用与决定没有大的差别，特点在于必须经过会议讨论通过或批准。

（4）通知。标题由发文机关、事由、文种组成。

（5）通报。标题由发文机关、表彰或批评的对象与事实性质（情况）以及文种（通报）。

（6）批复。标题写明发文机关、事由、文种，必要时也可在标题中标明“同意”“批准”与否的态度。

（7）通告。标题由发文机关、事由、文种构成，有时可省略事由或只标注文种。

（8）请示。标题由发文机关名称、事由与文种构成。

（9）函。依格式正规、郑重的程度，函有公函、便函之分；依行文主动与否，函又可分为发函、复函。格式正规、郑得、涉及相对重要问题的是公函；相对灵活（略去标题、发文字号等）并涉及一般具体事项的是便函。

12、公文处理的基本原则

（1）法制原则。指处理方法手段、程序手续、行为准则与方法规化、制度化。（2）实事求是原则；（3）全面技师原则；（4）时效原则；（5）集中统一原则；（6）党政分工原则；（7）保密原则；（8）简化原则

13、收文处理的一般过程

（1）公文的收受与分流

签收。指履行规定的确认、清点、核对、检查、签注手续后，收到公文。登记形式有薄式、卡片式、联单式

外收文登记。由外收发人员在完成签收工作后，对收文情况做简要记载。

启封。外收文登记完成后，统一交由内收发人员，统一启封或径送有关领导亲启。

内收文登记。由内收发人员对收文情况做详细记载。

分办。有关人员将公文分送有关领导、有关部门工作人员阅知办理。

摘编。文件管理人员对部分准备投入办理过程的重要文件编写文摘、提要、综述、汇集有关数据资料。

（2）办理收文

拟办。由部门负责人或有关具体工作人员提出处置意见，供有关领导审核定夺。

批办。机关领导者或部门负责人提出处置意见。

承办。有关工作人员按意见具体处置公文所针对的事务和问题。

注办。由承办人签注公文承办情况，以备忘待查。

（3）组织传阅与催办查办

组织传阅。使公文有工作人员中的有效传阅活动。

催办。由公文处理管理机构或承办人对公文承办过程实施的催促检查。

查办。由公文处理管理机构或其他专门组织对重要公文实际执行情况进行的核查协办工作。

（4）处置办毕公文

包括：阅卷归档、清退、暂存、销毁。

14、发文处理程序与方法

（1）文稿形成

拟稿。撰拟公文文稿。

会商。当公文内容涉及其他有关同级或不相隶属机关或部门的职权范围，需征得其同意和协助。

核稿。文稿在送交有关领导签发或会议通过前，由专人进行全面核查。

签发。指由机关领导人或被授以专门权限的部门负责人对文稿终审核准之后，批注正式定稿。按签发人身份、地位及工作程序的不同，签发分为正签、代签、核签、会签等数种。

（2）公文的制作

注发。定稿形成后，批注缮写印发要求的活动，以使签发意见进一步具体化、技术化。

缮印。制作供对外发出的公文。

用印或签署。在印毕的公文上盖发文机关公章，或请有关领导签名。

（3）公文的对外传递

分装。按规定具体拣配和封装公文。

发出。将分装完毕的公文以适当的方式发给受文者。

（4）处置办毕公文

包括：阅卷归档、暂存、销毁。

15、公文销毁的方式和范围

销毁的主要方式有：焚毁、重新制成纸浆、粉碎、清洗消磁（磁盘、磁鼓、磁带）。以各种方式销毁公文均应履行如下程序手续：由文书部门组织对公文进行鉴定；确认应销毁后逐文逐件核定造册；呈请本机关或上级机关有关领导审定批准；获准后再行销毁。任何个人均不得私自销毁公文。

公文写作

第一类 正式公文

一、计划类公文

包括：规划、设想、计划、要点、方案、安排等。必须有目标；内容（做法）；保障措施。

1、工作计划

工作计划是行政活动中使用范围很广的重要公文。机关、团体、企事业单位的各级机构，对一定时期的工作预先作出安排和打算时，都要制定工作计划，用到“工作计划”这种公文。工作计划实际上有许多不同种类，它们不仅有时间长短之分，而且有范围大小之别。从计划的具体分类来讲，比较长远、宏大的为“规划”，比较切近、具体的为“安排”，比较繁杂、全面的为“方案”，比较简明、概括的为“要点”，比较深入、细致的为“计划”，比较粗略、雏形的为“设想”，无论如何都是计划文种的范畴。不管其如何分类，计划内容的范围都是“做什么”、“怎么做”和“做到何种程度”三大项。

2、规划

规划是计划中最宏大的一种：从时间上说，一般都要在三五年以上；从范围上说，大都是全局性工作或涉及面较广的重要工作项目；从内容和写法上说，往往是粗线条的，比较概括，如《××省经济和社会发展十年规划》，《××省工业结构调整规划》等。规划是为了对全局或长远工作作出统筹部署，以便明确方向，激发干劲，鼓舞斗志；相对其它计划类公文而言，规划带有方向性、战略性、指导性，因而其内容往往要更具有严肃性、科学性和可行性。这就要求写作者必须首先进行深入的调查和周密的测算，在掌握大量可靠资料的基础上，根据党、国家和具体单位的发展方针确定发展远景和总体目标，然后充分吸收有关意见，以科学的态度，反复经过多种方案的比较、研究和选择，确定各项指标和措施。

规划的具体写法：标题是“四要素”写法：单位名称＋时间期限＋内容范围＋“规划”二字。如《××省“八五”期间经济发展规划》。规划的正文一般都比较长，大致有以下几方面内容：（１）前言，即有关的背景材料，也就是制定规划的起因和缘由。这是制定规划的依据，因此不能简单地罗列事实，而应把诸多有关情况以过认真地综合、分析，找出其有得因素和不得因素。这样才会使人相信下面所提的规划目标言之有据，有可靠性。（２）指导方针和目标要求。这是规划的纲领和原则，是在前言的基础上提出的，因此既要写得鼓舞人心，又要写得坚定有力，要用精炼的语言，概要地阐述出来。（３）主要任务和政策、措施。这是规划的主体和核心，是解决“做什么”和“怎样做”的问题，因此任务要提得明确，措施要提得概括有力。这部分写作通常有两种结构：对于全面规划或任务项目较多的规划，因其各项任务比较独立，没有多少共同的完成措施，一般采用以任务为主线的“并列式结构”（措施都在各自的任务之后分别提出）；对于专题规划或任务较单一的规划，因其任务项目较少而其项目之间的联系又较大，一般采用任务、措施分说的“分列式结构”。（４）结尾，即远景展望和号召。这部分要写得简短、有力、富有号召力。

3、设想

设想是计划中最粗略的一种：在内容上是初步的，多是不太成熟的想法；在写法上是概括地、粗线条地勾勒。但时间不一定都是远的，范围也不一定都是宏大的。一般说来，时间长远些的称“设想”；范围较广泛的称为“构想”；时间不太长、范围也不太大的则称为“思路”或“打算”。设想是为制定某些规划、计划作出准备的，是一些初步想法。设想在严肃性、科学性和可行性方面的要求相对差一些，因为它是为正式的规划或计划作准备，不是给各级领导看的，就是交群众讨论的，不必也没时间考虑得太周密，只要基本成形就可以，且在提出任务或目标时，往往还有一些简短的论述语句。设想与规划一样，在内容的写法上都是比较原则和概括，不可能也没有必要写得太细、太具体。

设想的具体写法：设想因具有超前性，所以其写作要求并不十分严格，其格式也不大一样：如果是给领导看的，报给上级，就要严肃一些，随报告报送，不必落款，也不必写行文时间；如果是交给群众讨论的，或者不以通知或报告的形式转发或上报，就要落款并写明具体行文时间。设想的标题可以是“四要素”，也可以是“三要素”，或省略单位名称，或省略时间期限，还可以是“两要素”省略单位名称和时间期限，如《关于机构改革的初步设想》。设想的正文一般有两种写法。第一种是只讲目标、要求的条项并列式写法，适用于时间较长远的“设想”或工作计划的最初构思或打算。第二种是也按规划、计划、方案或安排的格式结构，只是内容粗略一些的想法，适用于预备性计划，即只是征求意见的“构想”、“思路”或“打算”。

4、计划

狭义的计划是广义工作计划中最适中的一种。这个特点表现在，时间一般在一年、半年左右，范围一般都是一个单位的工作或某一大项重要工作，内容和写法要比规划具体、深入，要比设想正规、细致，要比方案简明、集中，要比安排阔展、概要。

计划的具体写法：计划由于大多以一个单位的工作内容范围，只在单位内要求执行，所以一般不以文件形式下发，因而除标题和正文外，往往还要在题下或文后标明“×年×月×日制定”字样，以示郑重。计划的标题也是“四要素”写法，其中哪一个要素都不应省略。正文写法，由于计划是对一个单位的全面工作或某一项重要工作的具体要求，所以写作是要比规划和设想都要具体、详细得多。一般包括以下几方面内容：（１）开头，或阐述依据，或概述情况，或直述目的，要写得简明扼要；（２）主体，即计划的核心内容，阐述“做什么”（目标、任务）、“做到什么程度”（要求）和“怎样做”（措施办法）三项内容，既要写得全面周到，又要写得有条不紊，具体明白。全面工作计划一般采取“并列式结构”（任务、措施分说）。（３）结尾，或突出重点，或强调有关事项，或提出简短号召，当然也可不写结尾。

5、要点

所谓要点，实际就是计划的摘要，即经过整理，把主要内容摘出来的计划。一般以文件下发的计划都采用“要点”的形式。

要点的具体写法：要点大多是上级机关某一项重要或较大工作计划的摘要，一般都要以文件形式下发，因而多用某个通知作“文件头”，所以只要有标题和正文两部分内容就可以了，不必再落款，再写成文时间；但也有些要点，由于涉及的工作重大，为郑重起见，往往要在标题下标明发文机关名称和制发具体时间。要点的标题可写“四要素”，也可写“三要素”，但“三要素”的写法一般要在题下标明被省略的发文机关名称。正文写法，由于要点的内容是摘录计划的主要之点，所以其正文都写得比较概要，既不要兼顾到各个方面，也不必讲具体做法，更不用讲道理；没有过渡段，段落也不长。在结构方式上，大都是并列式，可分若干项目一贯到底，也可分几大项，大项下分若干小项，其中的小项可在每一大项下单独排列，也可全文排列。

6、方案

方案是计划中内容最为复杂的一种。由于一些具有某种职能的具体工作比较复杂，不作全面部署不足以说明问题，因而公文内容构成势必要繁琐一些，一般有指导思想、主要目标、工作重点、实施步骤、政策措施、具体要求等项目。

方案的具体写法：方案的内容由于是上级对下级或涉及面比较大的工作，一般都用带“文件头”形式下发，所以不用落款，只有标题、成文时间和正文三部分内容。方案的标题有两种写法：一个是“三要素”写法，即由发文机关、计划内容和文种三部分组成，如《北华大学五年发展规划总体方案》；一个是“两要素”写法，即省略发文机关，但这个发文机关必须在领头的“批示性通知”（文件头）的标题中体现出来，如《治理采掘工业危机，实现良性循环方案》。成文时间，为郑重起见，方案的成文时间一般不省略，而且要注在标题下。方案的正文一般有两种写法：一是常规写法，即按“指导方针”、“主要目标（重点）”、“实施步骤”、“政策措施”及“要求”几个部分来写，这个较固定的程序适合于一般常规性单项工作；二是变项写法，即根据实际需要加项或减项的写法，适合于特殊性的单项工作。但不管哪种写法，“主要目标”、“实施步骤”、“政策措施”这三项必不可少的，实际写作时的称呼可以不同，如把“主要目标”称为“目标和任务”或“目标和对策”等，把“政策措施”称为“实施办法”或“组织措施”等。在“主要目标”一项中，一般还要分总体目标和具体目标；“实施步骤”一般还要分基本步骤或阶段和关键步骤，关键步骤里还有重点工作项目；“政策措施”的内容里一般还要分“政策保证”、“组织保证”和“具体措施”等。

7、安排

安排是计划中最为具体的一种格式：由于其工作比较确切、单一，不作具体安排就不能达到目的，所以其内容要写得详细一些，这样容易使人把握。安排的具体写法：安排的内容由于是涉及范围较小或单位内部的工作，所以一般有两种发文形式：一种是上级对下级安排工作，尽管涉及面较小，也要用“文件头”形式下发。“安排”的格式是“标题”和“正文”两部分。另一种，如果是单位内部的工作安排，也可直接下发文件，格式就由“标题”、“正文”、“落款及时间”三部分组成。但不管哪种形式，作为“安排”本身都不该有受文单位，如果必须有，则或者以“文件头”形式下发，或者以“关于.....安排的通知”名义下发。安排的标题可是“三要素”写法，也可是“两要素”写法（省略机关名称）。安排的正文一般由“开头”、“主体”和“结尾”三部分组成；也有的省略“结尾”，“主体”结束，正文即随之结束。“开头”同计划的开头差不多，或阐述依据，或概述简明扼要。“主体”是正文的核心，一般包括任务、要求、步骤、措施四方面内容。在结构上可按这四方面内容分项来写；也可把任务和要求合在一起，把步骤和措施合在一起来写；还可以先写总任务，然后按时间先后顺序一项一项地写具体任务，每一项有每一项的要求及措施，要依据工作性质及具体内容来定。但不管怎样结构，其任务都要具体，其要求都要明确，其措施都要得当。

方案和安排有共同之处，即写作题材都是单项的工作，即只对一项工作作出部署和安排。这也正是方案、安排与规划、设想、计划、要点的根本不同。但二者在内容范围上也有个大小之分：方案的内容范围适合于上级对下级或涉及面比较大的工作，安排的内容范围则适合于单位内部或涉及面较小的工作，如《××市关于计划生育的工作安排》。方案和安排还有一种较为概要一点的写法，以便于下级具体实施时灵活掌握，叫做“意见”：方案大多称“实施意见”，如《××市“七五”期间社会主义精神文明建设的实施意见》；安排往往称“安排意见”，如《××××系统关于开展增收节支活动的安排意见》。在此需要说明的是，有些机关把单位内部或涉及面很窄的单项工作计划也称之为“方案”，这是不合适的，因为这些工作都比较切近、具体，也并不复杂，只要用“安排”就足够了，如果较为原则，则可称为“安排意见”。

二、函

一般格式主要包括：标题、主送单位、正文、落款与时间。

标题：函的标题是全要素标题，即包括发文单位、事由及文种。其中事由应是对正文主要内容的标准而精炼的概括。

正文：函的正文是文件的主要部分。强调就事论事，应直陈其事。第一部分是叙述事项，第二部分说明希望和要求。去函的正文先写商洽、请求、询问或告知的事项，然后提出希望、请求或要求。最后明确提出“以上意见可否，请函复”，“敬请函复”，“特此函告”等。“事项”部分基本是叙述和说明的写法，是什么就写什么，应简单扼要，又要交待清楚。“要求”部分可多可少，如果事项很简单，而且没有过多要求就同事项写在一起，一气呵成；如果事项复杂些，或要求多些可以单列一段来写，甚至分条列项来写，而且无论是哪一种内容，也不论是对哪一级，要求的口气都是谦和的。复函正文的一般结构是：先引述来函，可引来函的文件名称、发文字号、主要内容。如“贵厂×字×号文悉”这样的格式，也可以直接写“电悉”“函悉”，然后写答复的主要事项，所答复的内容要围绕来函，要准确表达本机关的意见，态度要鲜明。复函的结尾一般可写上“此复”“特此函复”等话语。在复函中要针对来函中提出的问题予以答复：同意或不同意，同意将怎么办；不同意是什么原因或应该怎么办，不应该怎么办等。文中用语应言简意赅。

落款与日期：函的正文写完之后，最后要有签署和日期，并要加盖公章。

三、情况、问题报告

报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

在下列三种情况下使用报告：一种是汇报工作，属于汇报性的；一种是反映情况，提出意见或建议的，属于反映性的；一种是答复上级机关的询问，属于回复性的。

报告的标题：机关名称+报告事由+文种。主送机关：顶格写。开头：回复性的—— 根据××指示或要求，我们怎么处理的，结果如何，现将××报告如下。反映性的—— 简述基本情况（最近一段时间）、提出写作目的。汇报性的—— 先简述基本情况，说明取得了一定的进展，现将有关情况报告如下。

报告的内容主体：一般为四部分：1．基本情况。不论是汇报工作、还是反映情况，答复上级的询问，均应实事求是地将具体情况交代清楚，以便上级了解下情，并以此作为依据，妥善地予以处理和指导。2．存在问题（或具体意见）。呈报性报告写存在问题，以便于上级了解工作进展的情况，同时为报告的下一部分内容（提出要求）打下基础；呈转性报告也要根据基本情况提出具体处理意见或解决办法，以供上级机关参考。3．具体要求或措施。即对今后工作的设想，提出要求或准备采取的措施。4．结语。报告的结语，要根据报告的性质和内容而定，不能千篇一律。报告的结语一般用“特此报告”、“以上报告，如无不妥，请批转有关部门贯彻执行”、“以上报告，请审阅”等字样。但也有的报告结尾不写这些用语。

回复性的—— 处理好的、效果会令上级领导满意的，就主要写处理的经过，在其中流露出对这项工作的重视、对待工作的态度、工作热情和责任感以及工作能力；如果是没有处理好的，效果上级不满意的，则除了写处理情况、表示重视和认真对待以外，又要写意见，即分情况、问题及问题分析两部分，让上级了解全面情况和问题的复杂。反映性的—— 如果是发展变化快的，急于上报的，就以写情况为主。如一些恶性事件，要报告起因、经过、事态现状；有一些比较复杂的情况，则归纳为几个方面，分项细说现象和实质。如果是发展变化缓慢的，需要写情况、原因、意见或建议。汇报性的—— 先写工作成绩、工作体会，然后写存在的问题、今后的工作思路和安排。

四、“三通”

1、通告

社会管理部门使用的一个文种；需要人们周知或应当遵守的。有知照性的，如水电提价、火车提价；有办理性的，如更换驾驶执照、更换身份证、办理入托；有行止性的，即允许干什么和不许干什么，如关于收缴枪支的通告、关于禁止燃放烟花爆竹的通告。一般先写依据或者目的，用“为了„„”、“根据„„”的形式；然后分条列款写内容、要求、处置；最后落款。

2、通报

通报适用于表彰先进、批评错误、传递重要精神或者情况。通报也为知照类公文，其主要作用在于学习他人经验，推动工作；吸取他人教训，防止类似问题的发生；了解有关情况，促进各方面工作的顺利开展。通报的写作要有代表性、针对性，使人们从中受到启发和教益。

事故通报是批评性通报的一种，其正文主要包括：事故的概况（时间、地点、过程、结果等）；对事故性质、原因以及后果的分析说明；提出防止类似事故的原则性要求、措施及各方面应记取的主要教训。有时还包括对事故责任者的处理决定。上述内容可以直接叙述说明，也可以转发有关事故报告等公文的形式间接转述有关情况（以这些报告等为附件）。

表彰性通报。用于表彰好人好事和介绍先进典型经验，其正文主要有三方面内容：先进事迹（人物、时间、地点、过程、结果）或经验（单位及所处的客观条件、主要作法、规律性的认识等）；评价分析（性质、意义、经验所在及适用的条件情况，经验中的不足及其原因等）；决定事项（给有关单位或个人何种称号或其他精神的、经济的奖励），以及提出一些学习先进事迹、借鉴吸收典型经验方面的要求或号召等。

批评错误典型的通报。用以批评坏人坏事以及有关单位或个人的错误，其正文主要有这样一些内容：主要的错误事实（单位、人物、时间、地点、主要过程、结果等）；分析评价（错误性质及原因、严重后果）；对有关当事人的处理意见，以及要求各方面从中记取的教训。有时还提出请检查上报有无类似问题、汇总有关反映等方面的要求。

情况通报。用以报道、传达重要情况和有关精神，其正文有两种组成方式，其中一种只对有关事实作客观叙述；另一种除此外还对情况加以分析说明，有时还针对具体问题提出应采取何种对策的指导性意见。

3、通知

通知的用途：批转下级机关公文，转发上级机关公文和不相隶属机关公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或共同执行的事项。通知是机关最常见、最常用的文种。按内容和性质分为4类：

告谕性通知—— 只告知，不要求办理，如人事任免、机构设置撤消或合并、更改名称。写法：题目，发文机关+事由+文种；受文单位；正文，为了、根据、特；成文时间。

布置性通知—— 正文，原由、特通知如下；具体事项。会议通知、征订通知属于这种类型，要求语言准确、明白。

指示性通知—— 正文，以发文原由为目的，即提出问题，分析问题；通知事项，即解决问题。注意语气：请务必、必须、一定、严格、决不允许。

批示性通知—— 正文非常简单：现将××印发、转发给你们，请××。

五、请示 向上级机关请求指示、批准，分三种情况：求示性的、求准性的、求助性的。整个结构分标题、主送机关、正文（请示理由、事项即要求）、结语。接语用妥否、可否、是否妥当，请批复、请批示、请批准、请复，后有署名、时间、盖章等。

关键在于写请示的理由。一是要讲必要性—— 必要、重要、紧迫，讲关键性、实质性的理由。二是要讲有政策，政策允许，去说服上级。三是要讲有条件，不难办，这一点最重要。需要办的事、应该办的事太多了，客观条件具备才行。如果没有条件，全靠上级资金支持、政策扶持，上级是不会同意的。还要注意，要一事一请示，有请示必有批复，一请示一批复。

第二类 事务文书

一、简报

也叫简讯、动态、情况反映、工作交流、内部参考、快报。简单情况的报告，用以指导下级工作，向上级反映情况，沟通平级信息。它与新闻报道不一样，属于机关、单位的内部文件，有的还有一定的密级。特点是快、简、新。类型有工作简报（即经验简报）、动态简报（即情况简报）、会议简报。结构、格式由报头、标题、按语、正文、报尾几部分组成。

经验简报介绍工作经验用以推广，有通报表扬的性质，体现了领导机关的意图。选取与工作中心有关系的先进典型，带动全局工作的全面开展，起到示范推动作用。有两种写法：一种是认识到位，措施有力，制度保证，领导带头；另一种是基本情况和取得的成效，具体做法，保障措施（基本经验）。

情况简报的内容，是抓住工作中出现的典型的、带倾向性的、苗头性的或者引起社会强烈反响的问题，向上级反映，以引起重视，及早采取对策措施。一般按照叙述事情、点明性质或者强调引起重视两大部分写。

二、调查报告

调查报告是对某一事件、某一人物、某一问题，通过深入细致的调查研究之后所写出的真实地反映情况的书面报告。调查报告的运用范围十分广泛，凡制定正确的方针政策，解决各种实际问题，弄清事情真相，交流典型经验，吸取教训，推动工作等都离不开调查报告。

调查报告的特点：针对性。调查报告的针对性体现在撰写目的上，撰写调查报告，一是为了给决策者提供决策的依据，二是发现典型，总结经验，指导工作，三是为领导机关了解情况，处理实际问题。因此，从实际出发，有针对性地调查研究，总结经验，回答人们最关心的问题，提出现实生活中迫切需要解决的问题是调查报告的关键所在。调查报告的针对性越强，社会作用越大。真实性。调查报告的主旨是调查研究后所揭示的客观事物的本质和规律。因此，写调查报告必须是自己亲自调查了解到的情况，绝不能道听途说、东拼西凑一些虚伪的材料。在调查报告中，不仅主要人物和事实要真实，就是事件的时间、地点、过程及各种细节，也要绝对真实，不能有半点浮夸和歪曲。叙议结合。调查报告的表达采用叙议结合的方式，简明扼要、条理清楚地叙述事实。调查报告不追求事件的曲折波澜，只求叙说清楚。调查报告还要对调查材料中得出的结论进行适当的分析、议论，但只是画龙点睛式的，点到即止，不作展开，不反复论证，有时甚至观点于事实之中，用事实说话。

调查报告的正文由前言、主体和结尾三部分组成。

前言。前言是调查报告的开头部分，通常是简要地叙述为什么对这个问题（工作、事件、人物等）进行调查；调查的时间、地点、对象、范围、经过以及采用什么方法；调查对象的基本情况、历史背景；以及调查后的结论等。这些方面的侧重点由调查人根据调查目的来确定，不必面面俱到。前言部分常见的写法有：说明式、概述式、提问式、结论式等，写作时不论采用何种方法，都要简明扼要，具有吸引力，便于引出下文。

主体。主体是调查报告的核心部分。是前言的引申展开，是结论的根据所在。主体的内容一般包括三个方面：一是调查到的事实情况，包括事情产生的前因后果、发展经过、具体做法等；二是研究、分析事实材料所揭示的事物本质及其特点、规律；三是提出具体建议或应采取的一些具体措施。主体部分内容丰富，结构安排力求条理清晰、简洁明快。调查报告主体部分的结构框架有:一是根据逻辑关系安排结构如：纵式结构、横式结构、纵横式结构。这三种结构，以纵横式结构常为人们采用。二是按照内容安排结构如：“情况——成果——问题——建议”式结构，多用于反映基本情况的调查报告；“成果——具体做法——经验”式结构,多用于介绍经验的调查报告；“问题——原因——意见或建议”式结构，多用于揭露问题的调查报告；“事件过程——事件性质结论——处理意见”式结构，多用于揭示案件是非的调查报告。

结尾。调查报告可以有结尾部分也可以不写结尾部分。

一般而言，结尾也叫结论。有四种情况需要写结尾：一是主体报告情况，介绍经验，需要结论；二是主体中没有提到的问题、希望、要求、建议等，需在结尾中提及；三是附带说明有关情况，如调查过程中遇到的一些情况，主体中没有提及，需在末尾加以说明；四是有附带材料需要加以说明的，如一些典型材料、专题报告、统计图表等。无论采用哪种形式，都必须简洁有力，切忌拖泥带水，画蛇添足。

三、总结

正文包括以下四个部分：

基本情况。这是总结的开头部分。这部分的写法，常见的有以下几种：一是概述总结工作的全貌、背景；一是说明总结的指导思想和成果；或是将主要的成绩、经验、问题扼要地提出来，先给人以总的印象，作为下文的铺垫。

成绩和问题。成绩要说够，问题要写透。

经验和教训。经验体会是总结的核心，是从实践中概括出来的具有规律性和指导性的东西。能否概括出具有规律性和指导性的东西，是衡量一篇总结好坏的关键。

今后的设想和打算。

署名和日期。全文之后要写上单位全称及完整的年、月、日。

四、讲话稿

讲话是指干部面对群众、下级进行的有条理的系统的传达信息、交流思想的过程。领导的职责，如贯彻落实党的方针政策和上级指示精神、形成与实施决策、传达政策和决定的要求、宣传教育发动，大都是通过讲话这种方便、快捷、经济的形式来完成的。讲话是一种方便、快捷、经济的管理手段。

领导讲话有广义和狭义之分。狭义的讲话是与做报告、演讲、发言并列的一种以传达、交办、宣传教育、通报情况、表彰先进和礼仪性等内容的口语交际形式；广义的概念，包括做报告（如会议报告、形势报告、总结报告）、座谈（汇报、对话、采访、记者招待会）、发言（如随机讲话、演讲）、讲座等一系列管理语言行为，它是与一般的谈话相对而言的。

讲话稿要有权威性。讲话历来是政治家和各级领导宣传政见、安排部署工作的有效形式。其权威性表现在组织法定权和个人影响权两个方面。要有针对性。领导讲话目的是贯彻上级的指示精神，实施本级的决定，对分管的工作提出的指导性意见。因此，领导讲话具有一定的针对性，要体现群体目标，讲一些政策性、决策性、预见性、指导性的内容。要有群众性。在讲话中要讲一些关于工作的目的、方法、工作标准、社会实践的东西，都离不开群众观点，都是为了群众利益。应该善于将群众的社会实践经验总结出来，指导工作更深入全面地开展。只有和人民群众的伟大实践和创造力结合起来，才能实现讲话的权威性和有效性。要有政治性。讲话稿一般都是在各种会议上使用的，是指导工作的依据，也是会议文件的重要组成部分。不论是以组织名义，还是以个人名字，事实上是代表一级组织的声音，具有政治性、政策性强的特点。讲话稿中对问题的分析、主张的阐述，都应有确切的理论和政策依据。讲话稿中的观点、事例、概念和文字语言上的错误，都会造成种种不良后果，有损领导人的形象和威信，甚至会给工作带来损失。要口语化。讲话稿靠声音传递，讲话者将自己的见解、主张，以及声音为媒介进行表达。要充分利用有声语言的长处，用声调的高低、语气的变化、节奏的起伏，赋予讲话以强烈的感情色彩。讲话的类型及其写法主要有：

（1）就职、述职一类的讲话稿。主要写就职感想、任职目标、施政打算、希望和要求四个方面。就职感想，主要内容有：表达谢意、自我剖析、介绍背景、宣布就职等；任职目标，在撰写就职讲话稿中也具有非常重要地位。就职讲话一定要向部属和群众宣布自己任期内要达到的目标，借以鼓舞群众，鞭策自己；施政打算，也要有明确的思路，具体的方案（不能太具体，具体难以兑现）；希望和要求，主要包括三个方面内容：一是希望群众对自己进行监督；二是希望和要求群众与自己合作，共同奋斗；三是对自己提出更高的要求。述职讲话，看接受述职的对象，紧扣职务去写自己的政治水平、人才使用、班子建设、组织协调能力：一是何时任职、任职背景、岗位职责以及自己尽职尽责的总体评价；二是写尽职的情况，包括任职以来政治学习、业务工作、建章立制、人员素质提高及人才培养等主要工作，主要体会（包括工作台布和从政思想、工作方法、工作热情、轻重主次摆得正、抓得准），不足之处；三是表态，正确对待评议，做好整改，争取更大的成绩。

（2）礼仪讲话稿，包括各种谢辞、祝辞、欢迎、欢送辞以及悼词等。一是以情为主，合乎气氛；二是短小简洁；三是合乎礼节，如称谓上，按照“各位女士、各位先生，各位领导，各位来宾，同志们”的顺序依次说出。

（3）动员讲话稿。通过部署动员明确目标，统一认识；通过部署动员以消除顾虑，轻装上阵；通过部署动员以启发自觉，协调行动，奋勇拼搏。

（4）表彰讲话稿，这是在表彰先进、宣传典型的会议上使用的一种讲话稿。它对于推动工作的健康发展具有不可忽视的作用。这类讲话，篇幅不应过长，主要内容应包括以下方面，一是说明表彰的依据，上级的精神和本系统的实际，表彰的目的和表彰的对象；二是说明表彰对象的事迹、经验或特点；三是对表彰的单位和个人提出希望和要求，同时对群众发出号召，讲明向先进学什么，怎样学。

（5）贯彻执行性的，主要写认识、意义、安排、落实措施、具体办法。

（6）传达交流性的，主要是传递交流信息和思想；要做到联系实际，既“不走样”，又不是“传声筒”，而是将“普通话”与“方言”结合起来。

（7）说服教育性的，要立足现实，动之以情，把 “情”作为做好职工思想政治工作的起点，协调人际关系的动力，语言要富有人情味，感染力，要以情感人，以情动人；然后晓之以理，给人以启迪和深思。如果对待邪恶势力，就要以浩然正气压倒邪气。

讲话文稿通常是四个部分：标题、开头、正文和结尾。标题。讲话稿的标题有三种形式：一是会议名称加文种作标题；二是讲话人、会议名称加文种作标题；三是讲话主旨作标题。它是用概括讲话稿中心论点的一个短语做主标题。主标题下通常有副标题，副标题标明讲话场合。

开头，讲话稿开头没有固定不变的模式，要根据讲话的内容、环境和对象等集体情况来定。常见的开头方法有六种：开宗明义，提示主题。一开头就阐明讲话的主题，直接点明讲话的中心思想。说明缘由，强调意义。以阐述召开这次会议的原因、背景和重要性开头。分析实际，提出问题。对当前面临的形势和工作中的实际问题进行概括的分析，进而提出会议要解决的问题。做出评价，说明目的。一些纪念性、群众性的会议，领导同志讲话时，对所纪念的重要人物和重要事件，做出评价，然后交代讲话的目的。致以祝贺，表示慰问。一般纪念性的会议讲话、节日的祝词及各种代表大会的祝贺讲话等，开头一般是致以祝贺或慰问的。抒发感情，渲染气氛。针对不同的讲话内容，有的抒发对听众的赞美之情，有的抒发参加会议的激动之情，进而起到渲染气氛，拉近与听众的距离的效果。用在庆贺、礼仪性质的会议讲话中。

正文。大型讲话稿中最常见的形式是并列式。即正文的各个层次之间为横式结构，各部分间是并列关系，例如总结讲话、部署工作的讲话等；一般的讲话稿用递进式，即各个层次之间表现为层层深入的关系，或者以时间发展为序，或者以事物发展或工作进展为序，或者按照提出问题、分析问题、解决问题的顺序安排讲话内容。部署性讲话一般按照意义、做法、要求三部分结构文章，总结型讲话按照成绩、经验、问题和打算三部分撰写。当然，除精短的讲话稿以外，一篇讲话稿的层次安排，很少单纯采用哪能一种方式，而是多种方式结合使用，这点在撰写讲话稿时应该注意的。第三类 实用文体

一、摘要

摘要又称概要、内容提要。包含所给材料的基本内容。

将所给材料按照内容分出几个部分，然后概括出几个部分的大衣，最后用“材料首先”、“其次”、此外等关联词语连接成一段文字即可。

二、消息

消息即狭义的新闻，它是对新近发生的有社会意义并引起公众兴趣的事实的简短报道。因此，真实性、时效性及文字少、篇幅小成为消息的基本特征。

1、消息种类

动态消息：也称动态新闻，这种消息迅速、及时地报道国内国际的重大事件，报道社会 主义建设中的新人新事、新气象、新成就、新经验。动态消息中有不少是简讯(短讯、简明 新闻)，内容更加单一，文字更加精简，常常一事一讯，几行文字。

综合消息：也称综合新闻，指的是综合反映带有全局性情况、动向、成就和问题的消息 报道。

典型消息：也称典型新闻，这是对某一部门或某一单位的典型经验或成功做法的集中报 道，用以带动全局，指导一般。(四)述评消息：也称新闻述评，它除具有动态消息的一般特征外，还往往在叙述新闻事实的 同时，由作者直接发出一些必要的议论，简明地表示作者的观点。记者述评、时事述评就是 其中的两种。

以上四类消息，以动态消息较易写作，可以经常练习写一些，从实践中提高新闻写作能力。

2、消息写作

写作消息要设想并回答读者问的问题，这些问题就构成了新闻五要素，即：When(何时)、Where(何地)、Who(何人)、What(何事)、Why(何故)。有的新闻学上补充了一个要素：HOW(如 何)。在五个W和一个H中，最主要的是What(何事)、Who(何人)。写作时要认真写好这几 个方 面的内容。

当我们弄清了“我要说些什么”，接下来就是“怎么说这些内容”，显然这涉及到了如何安 排消息的结构。只要我们用心分析一下报刊发表的消息，就会发现，消息的结构比较固定、简单，大多数消息的结构都是“倒金字塔”式的，即：最重要的材料放在开头，次要材料放 在后面。消息的结构具体表现为：标题、导语、主体、结尾，并在文中穿插背景材料。

标题是消息的眼睛，拟写得好，可以吸引读者；拟写得差，一篇好消息也会被埋没。可见标 题有着向读者推荐的作用。如：《两位市长直接关怀 大港“油郎”喜结良缘》（新华社1990 年1月6日电讯稿）、《地球三分钟 净增五百人》（新华社1996年7月13日电讯稿）、《杭城新事见新风 拎书拜年书压岁》（1991年2月19日《解放日报》）。

消息的标题必须简明、准确地概括消息内容，帮助读者理解报道的事实。消息标题有主题(正题)、引题(眉题)、副题(次题)三种。

主题：概括与说明主要事实和思想内容。

引题：揭示消息的思想意义或交待背景，说明原因，烘托气氛。

副题：提示报道的事实结果，或作内容提要。

导语是指一篇消息的第一自然段或第一句话。它是用简明生动的文字，写出消息中最主要、最新鲜的事实，鲜明地提示消息的主题思想。

导语的要求，一是要抓住事情的核心，二是要能吸引读者看下去。要做到第一条，必须具备 训练有素的分析能力；要做到第二条，则要有写作技巧。

导语写作中的思维过程，通常是以作者的自问自答开始的：①什么事情是已经发生的事件中最重要的？ ②什么人参加进去了？——谁干的或谁讲的？ ③是用直接性导语，还是用延缓性导语？④有没有什么吸引人的词汇或生动形象的短语要写进导语中？⑤主题是什么？什么样的动词能最有效地吸引读者？以上五个问题中，第三个问题涉及到导语的类型。那末，导语有哪些类型呢？

一类是直接性导语：直接写出事实的核心的导语。多是陈述性的像速记一样地反映事实。

另一类是延缓性导语：多用于“软”消息。即所报道的不是正在发展中的、变化中的或突发 性的事件。它通常用来设置一种现场或创造某种气氛。多是解释性、说明性的。

导语的形式主要有：

叙述式。用摘录或综合的方法，把消息中最新鲜、最主要的事实简明扼要地写出来。

描写式。对消息的主要事实或某一有意义的侧面作简洁朴素而又有特色的描写，以酿成 气氛。

提问式。先揭露矛盾，鲜明地、尖锐地提出问题，再作简要的回答，引起读者的关注和 思考。

结论式。把结论写在开头，提示报道某一事物的意义或目的或总结。

号召式。提出号召，给读者指出方向和奋斗目标。

另外还有摘要式、评论式、综合式、解释式等等。

主体是消息的主干部分。它紧接导语之后，对导语作具体全面的阐述，具体展开事实或进一步 突出中心，从而写出导语所概括的内容，表现全篇消息的主题思想。应按“时间顺序”或“ 逻辑顺序”写作，但仍然要先写主要的，再写次要的。

新闻背景，指事件的历史背景、周围环境及与其它方面的联系等。写新闻有时要交代背景，目的在于帮助读者深刻理解新闻的内容和价值，起到衬托、深化主题的作 用，也就是回答五个“Ｗ”中的Why（为什么）。

西方新闻学认为背景就是对新闻事件作出的解释。美国新闻学家赖斯特说得很清楚：“我看 不出新闻背景与解释有什么区别。”“解释，在我看来，就是新闻报道的深入化。就是把单 一的新闻事件放到一系列的事件中去写”，“就是提供新闻的背景知识，从而使读者能够对 新闻事件作出客观的判断。”

但是“解释”不是议论，解释本身就是事实，也就是说用事实去解释。所以新闻背景又称之 为“事实背景”。

背景有哪些作用？第一个作用，是说明新闻事件的起因。第二个作用，显示或帮助读者理解新闻事件的重要性。第三个作用，突出新闻稿件的新闻价值。第四个作用，表明记者的观点。记者是不准在新闻中发表议论的，但是，谁也无法禁止记者通过自己来写的新闻表达自己的立场和看法。纯客观的报道是不存在的。

背景的类型有几种？常见的有三种：对比性的，说明性的，注释性的。有的新闻学则将 背景分为四种：人物背景、地理背景、历史背景和事物背景。

新闻的结尾有小结式、启发式、号召式、分析式、展望式„„等等。这些结尾写作与一般记 叙文结尾的写作并无大的不同。

三、倡议书

由个人或集体发出，作用是倡导某项活动，书写格式和一般书信大致相同，由标题、称呼、正文、结尾、落款五部分组成。

标题。标题一般直接写“倡议书”三个字，也可以由倡议内容和文种名共同组成，如《关于ⅹⅹ的倡议书》。

称呼。写称呼是为了明确倡议的对象，一般要依据倡议的对象而选用适当的称呼，如，“亲爱的同学们”“广大的青少年朋友们”等。也可不用称呼，而在正文中指出。

正文。这是倡议书的主体，可以分成两部分。第一部分要写明在什么情况下，为了什么目的，发出什么倡议，倡议有哪些作用、意义。倡议书的发出旨在引起广泛响应，只有交待清楚举行次倡议的目的，人么才会理解、信服并自觉地行动。第二部分写明倡议的体内容和要求做到的具体事项，如应开展怎样的活动、做哪些事情、具体要求是什么、价值和意义是什么等都必须一一写明。此外，倡议的具体内容最好分成条块写出，这样清晰明确、一目了然。

结尾。结尾要表示倡议者的决心和希望或者某种建议。倡议书一般不在结尾写表示敬意或祝愿的话。

落款。在右下方署名发出倡议的集体或倡议者的姓名，另起一行署上发出倡议的时间。此外，还有注意事项：（1）内容应当符合时代精神，切实可行，与国家的路线方针政策相一致；（2）交代清楚背景、目的，有充分的理由；（3）措辞贴切，情感真挚，富有鼓动性；（4）篇幅不宜过长。

四、动员报告

是对学习、教育、整顿活动的安排和布置。

动员报告应包括：第一，活动的开展的依据（根据上级安排、根据什么通知精神等）、目的、意义；第二，活动组织者、参加者；第三，组织及安排。1）动员时间及内容2）集体学习时间及内容3）自学时间及内容4）讨论时间及内容5）对照检查时间及内容6）整改措施制定时间及内容7）活动总结时间及内容；第四，确保活动落实的措施。1）统一思想，提高认识。2）领导带头，组织落实。3）处理好工学矛盾，确保时间、人员、内容三落实。4）学习态度及表现的奖惩办法；第五，发出号召，提出要求。

五、建议书

结构：a 存在问题； b 说明产生的原因；c 危害性；d 解决问题的建议。

写法——书写格式要正确：

a 根据建议书的内容先写上标题；

b 开头顶格写清楚，建议书是写给谁的；

c 正文另起一行，开头空两格，写反映存在的问题，说明产生的原因，造成的影响或危害，具体建议标明序号分条写出；

d 另起一行写上建议人的姓名和写建议书的日期。

六、述评

1、述评的特点

评述结合，以评为主述评集新闻报道和评论的职能于一身，既及时报道新闻事实，反映现实生活的发展变化，又揭示新闻事实的本质和意义，指明事物的发展趋势。新闻报道贵在客观，主要是报道事实，让读者从客观事实中得出结论；述评则是叙事说理兼而有之，使读者不但可以得到必要的信息，还可以了解作者对这些新闻事实所具有的意义的探讨。新闻评论既要摆事实又要讲道理，都要针对现实生活中的新闻事件和重要问题发表议论，但新闻评论一般不对新闻事实作详细的介绍。它有时配合新闻报道，根据报道中提供的新闻事实立论，有时在评论中用典型的新闻事实作为由头或论据，引发议论。述评作为一种具有独特个性的新闻评论体裁，一般都要对新闻事实进行比较全面的，有时是多方面的介绍，包括典型的具体事实、概括的情况以及必要的背景材料等，在叙述事实的同时进行议论。当然，这种比较只是为了更具体地说明述评这种评论体裁的特点，为了便于掌握和运用这种体裁，不能把它划定为一个一成不变的框框。这些体裁都是为了恰当地表达一定的内容，它们之间不可能也不应当有什么不可逾越的界限。

评述结合并不意味着评和述在篇幅或比重上相等，它主要表现在兼有新闻报道和新闻评论的特点，具备两者的功能，同时它又是以评为主的。评述结合、以评为本，这就是说，述评的目的在于评，述是为评服务的；述是评的基础，评是述的目的。因此，就一篇评论来说，评多于述，或述多于评都是常见的现象，有时在叙述新闻事实的同时，已经包含了作者的倾向和分析，只要再加以画龙点睛的议论，就足以说明问题了。

述中有评，评中有述述评以事实为依据，这些事实来自实际生活，反映实际生活。述评的评，或者说它所讲的道理，就是在对这些事实进行分析的过程中加以阐明的。述和评的有机结合，体现了由个别到一般、由具体到抽象、由感性到理性的认识规律，易于被人们所理解。述评的评，并不是就事论事，而是为了弄清客观事物的本质和它所包含的带有普遍性的新经验、新问题。许多述评采取夹叙夹议的论述方式，述中有评，评中有述，可以从理论和实践的结合上，把握事物之间的共同规律并提出问题和解决问题。

由述而评，以评驭述述评摆事实和讲道理兼而有之。它所讲的道理，是作者通过大量新闻事实进行分析而得出的结论。这也正是述评区别于某些推理性评论的主要之点。因此，述评更注重材料和观点的统一。述评中对新闻事实的叙述，有时多一些，有时少一些，但都服务于观点，或者说受观点的统率。述评的作者要接触大量的事实和各种背景材料，这样才能经过分析研究，得出正确的结论。但是，在述评中不可能也没有必要把所有的事实和材料都罗列出来。运用哪些新闻事实，哪些情况概括地叙述，哪些情况用具体的典型事实加以说明，都要服从于评，服从于作者阐明观点的需要。

2、述评的类型

述评的应用范围十分广泛，其选题可以涉及社会生活的方方面面，反映人民群众普遍关心的问题。目前我国报纸、通讯社、广播、电视的述评，按它们的内容和所反映的社会生活的性质，大致可分为以下几种类型：

工作述评工作述评，顾名思义是针对实际工作中的经验或问题进行评述。在我国社会主义现代化建设的进程中，各个领域各行各业的新情况、新经验、新问题层出不穷。人们不仅需要及时得到各种必须的信息，而且在他们对各种新闻事实进行思考的同时，也需要了解新闻媒介或记者的看法和主张，以便作出自己的判断，辨明是非和方向。对于社会生活中的一些“热点”或“难点”的问题，更是如此。

形势述评形势述评是对国内外形势，包括政治、经济、文化以及其他领域形势的述评。它的内容所及，可以是全局的形势，也可以是某个特定地区或某一条战线在一个时期、一定阶段的形势。这类述评的特点是着眼于形势的变化和转折，着眼于群众普遍关心或需要引起群众注意的问题和动向，概括全貌，指明发展趋势，帮助读者开阔眼界，提高认识。

事件述评这类述评是根据记者直接调查和掌握的材料，对国内外发生的重要事件或某些影响较大的突发事件进行评述，它的特点主要是从具体的事件，联系到它产生的原因和背景，探索其性质和意义，或通过对材料的分析，澄清事实，说明真相。

七、演讲稿

演讲稿也叫演说辞，它是在较为隆重的仪式上和某些公众场所发表的讲话文稿。演讲稿是人们在工作和社会生活中经常使用的一种文体。它可以用来交流思想、感情，表达主张、见解，也可以用来介绍自己的学习、工作情况和经验，等等。演讲稿具有宣传、鼓动、教育和欣赏等作用，它可以把演讲者的观点、主张与思想感情传达给听众，使他们信服并在思想感情上产生共鸣。

演讲的基本要求是，第一，了解对象，有的放矢。演讲是讲给人听的，因此，演讲首先要了解听众对象：了解他们的思想状况、文化程度、职业状况如何；了解他们所关心和迫切需要解决的问题是什么，等等。否则，不看对象，演讲稿写得再花功夫，说得再天花乱坠，听众也会感到索然无味，无动于衷，也就达不到宣传、鼓动、教育和欣赏的目的。第二，观点鲜明，感情真挚。演讲要观点鲜明，显示着演讲者对一种理性认识的肯定，显示着演讲者对客观事物见解的透辟程度，能给人以可信性和可靠感。演讲稿观点不鲜明，就缺乏说服力，就失去了演讲的作用。演讲要有真挚的感情，才能打动人、感染人，有鼓动性。因此，它要求在表达上注意感情色彩，把说理和抒情结合起来。既有冷静的分析，又有热情的鼓动；既有所怒，又有所喜；既有所憎，又有所爱。当然这种深厚动人的感情不应是“挤”出来的，而要发自肺腑，就像泉水喷涌而出。第三，行文变化，富有波澜。构成演讲的要素很多，有内容，有安排，也有听众的心理特征和认识事物的规律。

标题多为主题句。称谓符合申论作答给定的身份，如“各位同学”、“同志们”。开场白，或通过概括所给材料开门见山，或提出问题，或采用设问式。

主体要环环相扣，层层深入，用过渡句，或用“首先”、“其次”、“然后”等语词来区别层次。要对表达的对象熟悉了解，认识必须对头。要做到概念明确，判断恰当，用词贴切，句子组织结构合理。用普普通通的语言，明晰、通畅地表达演讲的思想内容，而不刻意在形式上追求词藻的华丽。

结束语，或强调主题、或抒发感情、或展望未来、或表示态度、或表示感谢。

模拟训练

一、单项选择题

１．公文区别于其他文章的主要之点是 

Ａ．公文形成的主体是国家机关及其他社会组织

Ｂ．公文形成的条件是行使职权和实施管理

Ｃ．公文是具有法定效用与规范格式的文件

Ｄ．公文是办理公务的重要工具之一

２．《关于××厂进口ＳＤ６型自动车床的请示》，作者是 

Ａ．××厂 Ｂ．××厂的负责人

Ｃ．起草文件的刘秘书

Ｄ．签发文件的董厂长

３．不相隶属的机关之间联系工作，应当用 

Ａ．通报 Ｂ．通知 Ｃ．函 Ｄ．意见

４．下列撰写公文常见的缺点，属于“语句表述不完整”的问题是 

Ａ．滥用省略 Ｂ．篇幅冗长

Ｃ．交代不明 Ｄ．眉目不清

５．下列“请示”的结束语中得体的是 

Ａ．以上事项，请尽快批准

Ｂ．以上所请，如有不同意，请来函商量

Ｃ．所请事关重大，不可延误，务必于本月１０日前答复

Ｄ．以上所请，妥否﹖请批复

６．几个机关联合发文，只能标明 

Ａ．主办机关的发文字号 Ｂ．所有机关的发文字号

Ｃ．至少两个机关的发文字号

Ｄ．根据情况临时规定的发文字号

７．一般应标识签发负责人姓名的文件是 

Ａ．上行文 Ｂ．平行文

Ｃ．下行文 Ｄ．越级行文

８．主送机关是 

Ａ．有隶属关系的上级机关

Ｂ．受理公文的机关 Ｃ．收文机关

Ｄ．需要了解公文内容的机关

９．下列文种必须以领导人签发日期为成文日期的是 

Ａ．会议报告 Ｂ．条例

Ｃ．工作总结 Ｄ．请示

１０．特殊情况越级向上行文，应抄送给  

Ａ．直属上级机关 Ｂ．直属下级机关

Ｃ．系统内的所有同级机关

Ｄ．有业务联系的机关

１１．“请示”可以直接交给领导者个人的是 

Ａ．领导人直接交办的事项

Ｂ．与领导人直接相关的事项

Ｃ．重要文件 Ｄ．机密文件

１２．下列哪个事由，根据《办法》，不可以使用“决定” 

Ａ．严惩严重破坏社会治安的犯罪分子的工作安排

Ｂ．大兴安岭森林特大火灾事故的处理

Ｃ．授予×××全国劳动模范的称号的嘉奖

Ｄ．在太平洋×地区试验运载火箭，使过往船只周知

１３．答复上级机关的询问，使用 

Ａ．通报 Ｂ．请示 Ｃ．报告 Ｄ．通知

１４．根据事由：“××公司发行重点钢铁企业债券”，应使用的文种是 

Ａ．通报 Ｂ．通知

Ｃ．通告 Ｄ．决定

１５．《××广播局关于向××县土地局申请划拨建设电视转播台用地的请示》，该标题主要的错误是

Ａ．违反报告不得夹带请示的规定

Ｂ．违反应协商同意后再发文的规定

Ｃ．错误使用文种，应使用函

Ｄ．错误使用文种，应使用报告

１６．负责公文处理工作的是本机关的 

Ａ．档案室 Ｂ．业务处

Ｃ．收发室 Ｄ．办公厅室

１７．公文办理主要分为 

Ａ．收文和发文 Ｂ．拟办与承办

Ｃ．登记与分发 Ｄ．整理与保管

１８．文件的拆封是文书人员的职责。至于密件，则应交  Ａ．领导人本人或由其委托的人代拆

Ｂ．机要文书或机要室拆封

Ｃ．办公厅室主任拆封

Ｄ．文书人员拆封

１９．办公部门或业务部门负责人根据来文情况提出初步处理意见，就是公文的 

Ａ．拟办 Ｂ．承办 Ｃ．批办 Ｄ．催办

２０．一般的传阅文件，在有关人员传阅完毕后，文书人员应注明（）

Ａ．已复文 Ｂ．阅毕的日期

Ｃ．已阅文 Ｄ．承办的结果

２１．机关公文文稿经签发后，即为 

Ａ．公文的定稿 Ｂ．公文的草稿

Ｃ．公文的会签 Ｄ．公文的核发

２２．文件封装发出后，文书人员对办复的发文，要履行 

Ａ．登记手续 Ｂ．注办手续

Ｃ．归档手续 Ｄ．签字手续

２３．凡是需要立卷的文件是 

Ａ．办理完毕的文件 Ｂ．已经使用的文件

Ｃ．已经办复的文件

Ｄ．领导认为重要的文件

２４．将平时办理完毕的文件材料，按照立卷目录中的要求存放起来，叫做 

Ａ．立卷 Ｂ．定卷

Ｃ．归卷 Ｄ．组卷

２５．一般说来，应该立卷归档的文件材料，应以 

Ａ．上级机关、上级部门为主

Ｂ．本机关、本部门为主

Ｃ．上级机关和本机关为主

Ｄ．本机关和下级机关为主

２６．将内容涉及同一地区的文件组合在一起的方法，叫 

Ａ．地方特征立卷 Ｂ．文件特征立卷

Ｃ．通讯特征立卷 Ｄ．地区特征立卷

２７．所谓长期保存的案卷，是指保管期为 

Ａ．２５年以上的文件材料

Ｂ．３５年以上的文件材料

Ｃ．１６—５０年左右的文件材料

Ｄ．３６—７０年左右的文件材料

２８．综合概括归类文件材料的类属名称的叫做 

Ａ．类名 Ｂ．类目 Ｃ．卷名 Ｄ．条款

２９．根据文件在形成中的历史联系并区别不同保管价值进行系统整理和排列的是 

Ａ．归卷 Ｂ．案卷

Ｃ．立卷 Ｄ．定卷

３０．卷内文件名称是反映文件的性质和价值的，一般写在案卷标题的 

Ａ．开头 Ｂ．末尾 Ｃ．中间 Ｄ．上方

二、多项选择题

３１．公文写作不同于其他文种的写作，其主要特点是 

Ａ．被动写作，遵命性强

Ｂ．对象明确，针对性强

Ｃ．决策之作，政策性强

Ｄ．文字简约，说明性强

Ｅ．讲究格式，规范性强

３２．公文进入拟稿阶段的步骤是 

Ａ．明确发文主旨

Ｂ．收集有关材料

Ｃ．深入调查研究

Ｄ．拟出写作提纲

Ｅ．认真起草正文

３３．“决定”的主要类型有 

Ａ．指挥型 Ｂ．惩诫型

Ｃ．个案型 Ｄ．知照型 Ｅ．权威型

３４．“命令”的特点是 

Ａ．权威性 Ｂ．知照性

Ｃ．指挥性 Ｄ．强制性

Ｅ．严肃性

３５．写作“报告”应注意的问题是 

Ａ．陈述事实要清楚扼要

Ｂ．表达观点要精练清晰

Ｃ．语言要简洁朴实

Ｄ．引文不能断章取义

Ｅ．注解不能道听途说

３６．书文办理程序有 

Ａ．签收、拆封与登记 Ｂ．拟办、批办与承办

Ｃ．分发与传阅 Ｄ．校对与印制

Ｅ．催办、查办与注办

３７．公文处理的特点是 

Ａ．政治性 Ｂ．时限性 Ｃ．科学性

Ｄ．机要性 Ｅ．规范性

３８．收文登记可分为 

Ａ．簿册式登记 Ｂ．联单式登记

Ｃ．表格式登记 Ｄ．卡片式登记

Ｅ．宗卷式登记

３９．按问题特征立卷的文件材料主要有 

Ａ．反映同一事物的文件材料

Ｂ．反映同一人物事件的文件材料

Ｃ．反映同一问题的文件材料

Ｄ．反映同一地区情况的文件材料 Ｅ．反映同一工作性质的文件材料

４０．案卷归档的主要内容有 

Ａ．归档范围 Ｂ．归档时限

Ｃ．归档原则 Ｄ．归档要求

Ｅ．归档方法

参考答案

一、单项选择题

１．Ｃ ２．Ａ ３．Ｃ ４．Ａ ５．Ｄ ６．Ａ ７．Ａ ８．Ｂ ９．Ｄ

１０．Ａ １１．Ａ １２．Ｄ １３．Ｃ １４．Ｃ １５．Ｃ １６．Ｄ １７．Ａ １８．Ｂ １９．Ａ ２０．Ｂ ２１．Ａ ２２．Ｂ ２３．Ａ ２４．Ｃ ２５．Ｂ ２６．Ｄ ２７．Ｃ ２８．Ａ ２９．Ｃ ３０．Ｂ

二、多项选择题

３１．Ａ Ｂ Ｃ Ｅ ３２．Ａ Ｂ Ｄ Ｅ ３３．Ａ Ｂ Ｃ Ｄ ３４．Ａ Ｃ Ｄ ３５．Ａ Ｃ Ｄ ３６．Ａ Ｂ Ｃ Ｅ ３７．Ａ Ｂ Ｄ Ｅ ３８．Ａ Ｂ Ｄ ３９．Ａ Ｂ Ｃ Ｅ ４０．Ａ Ｂ Ｄ