公文写作与处理培训(整理稿)

第一篇：公文写作与处理培训(整理稿)

一、公文的种类： 1、2012年4月16日，中办、国办印发《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号），以下简称“新《条例》”），自2012年7月1日起执行。

（注：该新《条例》行政部已于2014年8月29日发各公司。）新《条例》总的精神是，党政公文一体化。新《条例》明确，党政公文文种为15种。

2、按行文流向，15种公文分为上行文、平行文、下行文。上行文：请示、报告、意见（意见通常不用作上行文）。平行文：函、通知、纪要、议案（议案适用于政府提请人大审议

事项）、意见▲

下行文：命令（令）、决定、公告、通告、通报、批复、决议、公报、意见▲▲、通知▲、纪要▲（通知、纪要常用于下行文）

3、起草公文先三定：认定关系，选定文种，确定内容。

4、公文有三个标志：套红头，编文号，盖公章（纪要等除外）。公文以外的其他机关应用文，可统称为非公文，如报道、总结、调查报告、计划、草案、讲话等。

通过公文（主要是通知）来批转、转发或者印发，非公文可以成为公文的组成部分，叫附件。（其中：批转，用于上转下；转发，用于平转平，下转上；印发，用于印发非公文或公文中的意见。

5、行文要行公文。

6、公文的发送形式有两种：主送，抄送

二、常用公文的具体用途：

1、通知：（1）指令性通知：部署工作、批转/转发/印发文件

（包括公文和非公文）

（2）告知性通知：传达事项；任免干部

2、请示：请示上级指示或批准

3、报告：向上级汇报工作；反映情况；答复询问；报送文件

4、纪要：记载、传达会议情况和议定事项

5、函：不相隶属单位间商洽工作、问答问题、请示批准事项、作出答复

6、通报：表扬、批评、交流

7、请示与报告有六个区别：

（1）行文时间不同，请示是事前；报告可事前、事中、事后；（2）行文范围不同，请示一文一事；报告可一文一事，也可一

文多事；

（3）行文手法不同，请示说理多；报告叙事多；

（4）行文程序不同，请示尽可能事先经过横向协调；报告不必；（5）行文目的不同，请示是请求指示、批准；报告是汇报工作、反映情况、答复询问；

（6）上级处理方式不同，请示是上级要批复；报告上级不需要

批复（注：领导可能对报告有批示，但不能视作批复）对请示的处理和反映形式有：（1）批复；（2）批转；（3）通知（上级办公室发出的）；（4）抄告（上级办公室发出的），“市政府办公厅发出的抄告单”可视同批复。

8、纪要与记录有三个区别：（1）纪要是公文；记录不是公文；（2）纪要要加工整理；记录忠实于原话；（3）纪要要印发执行；记录只要归档备查。

三、公文的格式

1、文头（红线以上）：党委发文格式取消红线中间的“★”

2、文中：大标题、主送、正文、落款、成文日期（公章跟日期走）取消“此页无正文”，正文和落款同处一页；

公文如有附件，需加附件说明，位于落款之上，正文之下，下

空1行，左空2格；

公文如有附注，位于日期之下，左空2格，用括号

3、文尾：在黑线以下，取消主题词

四、公文的大标题、结尾语

1、大标题：完整性、简洁性、准确性

完整性：对上报时，发文单位+事由+文种（尽可能三要素写全）简洁性：能简则简，简在事由 准确性：不能有歧义

2、结尾（常用公文的结尾语）：

（1）通知：以上通知，请认真贯彻执行。（指令性通知）

以上通知，请按照执行。（指令性通知）以上通知，请组织落实。（指令性通知）特此通知。（告知性通知）

（2）请示：以上请示，请予批复。

以上当否（妥否/行否），请批示。以上请示,请审批。

（3）报告：特此报告。

以上报告，请审阅。

以上报告，如有不当，请指正。

（4）纪要：会议最后要求„„

会议号召„„

（5）函：特此致函。（不用答复的去函）

专此函告。（不用答复的去函）以上请予支持为盼。（不用答复的去函）此上当否，请予函复。（需要答复的去函）以上请予支持，并盼复。（需要答复的去函）

3（6）批复：特此批复。

五、行文规则

1、上行文规则：

请示一文一事；报告中不夹带请示事项；不得多头、越级、向领导个人请示（领导交办的除外）；请示不抄送下级；转报下级请示，要表明自己的意见（如，拟同意该请示，现予转报，请予批复）；受双重领导的单位请示件一主送一抄送。

2、平行文规则：“兵对兵”、“将对将”

3、下行文规则：涉及其他部门的职责，对下行文事先要取得一致意见。

六、公文的写法

1、通知

（1）指令性通知，如部署工作

总说+通知事项+结尾（总说：背景、目的、依据、过渡语）（2）告知性通知，如任免干部 任免内容+结尾

2、请示

起因+事由理由+请示事项+结尾

3、报告（汇报工作）

总说+成绩+做法（体会/特点）+不足+下步打算+结尾

4、会议纪要：会议简况（时间、地点、主持人、议题、出席者）+经过+观点（虚写）+成果（实写）+结尾

观点（虚写），会议认为„„ 成果（实写），会议决定如下事项„„ 纪要中可以省略的是观点和结尾。

5、通报（批评性通报）：

总说（定性、目的、依据、过渡语）+经过+原因分析

+处理情况（如无，可不写）+下步要求

第二篇：公文写作与处理 整理稿

按公文来源划分：1）对外文件，第一章 公 文 是指本机关拟制的向外单位发出

一、什么是公文：即公务文书，的文件，是作为传达本机关的意是国家机关及其他社会组织在行图发往需。要与之联系的针对机使职权和实施管理过程中形成的关的文件。2）收来文件，指由外具有法定效力和规范体式的文机关拟制的，作为传达其自身机书，是进行公务活动的重要工具。关的意图，发送到本机关来的文其含义：1）公文形成的主体是国件。3）内部文件，指制发和使用家机关及其他社会组织 2公文形都限于机关内部的文件

2、按公文成的条是行使职权和实施管理3的行文关系划分：1）上行文，指公文是具有法定效力和规范体式下级机关、下级业务部门向它所的文书4公文是进行公务活动的属的上级领导机关和上级业务部重要工具 门所发出的公文（报告、请示）2）

二、公文的产生与发展

1、公文，平行文，指同级机关或者不相隶或称文书、文件，是一种社会现属的，没有领导与指导关系的机象，是人类社会实践活动的产物。关之间的一种行文（函）3）下公文是随着阶级、国家、文字的行文，指上级领导机关对所属的产生而产生的，随着生产与管理下级机关的一种行文（指示、决活动的发展而不断发展的。

2、定、通知、批复）

3、按公文秘密公文的发展阶段：① 恩格斯把文程度和阅读范围来划分： 1）秘字应用文献记录，即文书工作的密文件，指内容涉及党和国家的出现当作人类文明的重要标志②秘密，需要控制知密范围和知密原始社会：结绳记事；商代后期：对象的文件（分为绝密、机密、甲骨文书—是我国迄今发现的最秘密三种）2）普通文件，指非早的文书档案；西周：设立了专无密可保，可供任何人阅看的文门管理文书的机构与起草文书的件3）公布文件，是向人民群众和官吏；《尚书》是我国最早的一部国内外公开发布的文件，如公告、政治文件汇编本；秦汉时期，是通告、公报、法律、法令，中央我国封建社会文书工作的确立时领导同志的讲话、报告

4、按公期，秦代出现的“书”、“奏”，是文的制发机关性质划分：1）法律、我国最早的上行文；汉代及稍后，法规文件，指由中央和地方各级又出现了章、表、疏、议、启等权力机关、行政机关所制发的法上行文，官府之间移书、关、刺、律、法令和行政法规与规章（分咨等平行文，另令、谕、制、教为三种：法律文件、法令文件、等下行文；1912年元月，临时政行政法规与规章文件）2）行政文府规定公文分为：令、咨、呈、件，指国家机关在日常公务活动示、状五种。③汉代以前，我国文中所形成和使用的文件，如请示、书的载体材料一般为：金石、青报告、通知、意见等。3）党的文铜、竹木、谦帛等 直至 东晋末件，指中国共产党的机关、组织年，太尉恒玄下令公文统一用纸。形成和使用的文件，反映党的领

三、文书、文件和公文

1、文导、工作和建设等活动。

5、按公书：可以作为所有文件材料总称，文内容性质与作用来划分：1）指既可指公务文书，也可以指私人挥性公文件，指上级领导机关对文书，是一个整体概念。—最早下级机关或群众发出的用以领导出现于西汉。

2、文件：—出现于与指导工作的公文，如命令、指清末。广义上说：文书一样，既示、决定、意见、批复和政策性可指公务文件，也可指私人文件，通知等。2）规范性公文，指由机有时也可以指文件材料的总称。关、组织、社会团体依据法律、狭义上说：文主要是指机关、组行政法规和及组织章程制定的，织制成和发布的具有固定格式和要求其成员在工作活动等方面严文件版头的正式行文。

3、公文：格遵守的行为规范，如各种条例、是指各机单位为了办理公务而形规定、办法、细则、章程、规则成的文件材料。—出现于东汉末等3）报请性公文，是下级机关向年和三国时期。

4、在机关中三者上级机关汇报工作、反映情况、都是指国家机关及其他社会组织请示问题所使的陈述性、请求性在工作活动中形成和处理的收来公文，主要是报告、请示4）知照文件、发出文件以及机关内部所性公文，指机关单位发布的需要使用的文件 材料，即公务文书。周知或遵守，以及各机关单位之第二节 公文的特点与作用

间联系工作，通报情况所使用的一、公文的特点：1）有法定的作公文，如公报、公告、知照性者 2）有法定的权威 3）有特定通知、通报、函等。5）记录性的效用 4）有规范的体式 5）有公文，指各机关、组织用以记载规定睥处理程序

法定作公务活动以备查考的公文，如会者：是指依据宪法和其他有关法议记录、电话记录、会议纪要、律、章程、决定成立的并能以自大事记、值班日志等。

6、按文件己的名义行使法定的职能权利和的缓急程度划分：1）急件（两负担一定的任务、义务的机关、种：特急件、急件）2）平件；组织或代表机关组织的领导人。按文件的使用范围划分：1）通用行文单位：能在自己的职权范围文件 2）专用文件 3）技术文件；内制发文件的机关、部门或单位，按文件的发送目的划分：1）主送称为行文单位。公文的制发：经件、抄送件 2）批转件、转发件；过起草、核稿、签发等程序。公按文件的处理要求划分：1）需办文的签收：签收登记、分办、批文件（办件）2）参阅文件（阅办、承办、催办等。件）；

二、公文的作用：在于它是党和

二、公文的名称：统称文种。它国家具体领导和管理政务，机关是根据发文机关的权限、发文机之间相互进行联系以及机关内部关和收文机关之间的关系以及发处理工作事务的一种工具。公文文的具体目的和要求而确定的。作用：1）领导与指导作用 2）行公文文种的确定：1）公文机关的为规范作用 3）传递信息作用 4）权限 2）发文机关和收文机关间公务联系作用 5）凭据记载作用 的关系 3）发文的具体目的和要第三节 公文的分类与名称

求1、1993年11月21日 国务院

一、公文的分类：

1、公文的分类 办公厅 《国家行政机关公文处理办法》 12类13种命令（令）、议案、决议、指示、公告、通告、通知、通报、报请、请示、批复、函、会议纪要 2、1996年5月3日中共中央办公厅正式发布了《中国共产党机关公文处理条例》，规定党的机关公文文种有14种：①决议 ②决定 ③指示 ④意见 ⑤通知 ⑥通报 ⑦公报 ⑧报告 ⑨请示 ⑩批复 ⑾条例 ⑿规定 ⒀函 ⒁会议纪要3、2000年8月24日，国务院发布了新的《国家行政机关公文处理办法》现行公文文种13种：1）命令（令）2）决定 3）公告 4）通告 5）通知 6）通报 7）议案 8）报告 9请示 10）批复 11）意见 12）函 13）会议纪要 第二章公文写作公文写作概述

一、公文写作是代机关立言公文写作，指公文的起草与修改，是撰写者代机关立言，体现机关领导意图和愿望的写作活动。公文写作包括起草初稿、讨论修改形成送审稿的整个过程。考试大自考站，你的自考专家！起草初稿：是指构思基本完成后动笔行文，写出公文初稿有的具体过程。讨论修改：是指对初稿作进一步加工直到形成送审稿的过程。★公文的起草的组织可分为：1）由一人准备、选取材料并构思布局直至拟写成文。2）由多人共同讨论、构思和准备材料，最后由一人执笔（最普遍的基本组织形式）3）由起草小组共同酝酿，多人分工执笔，一人统稿贯穿全文

二、★公文质量主要体现在两方面：1）在思想内容方面，应该政策性强、针对性强、科学性强（1）政策性强：就是要求政治上正确，思想观点正确，准确地宣布、传达、体现党和国家的方针、政策的精神。（2）针对性强：就是要求有的放矢，切中要害。（3）科学性：就是反映工作的实际情况和客观规律，敢于实事求是，能够及时地、正确的提出问题、分析问题和解决问题，经得起时间的考验，经得起实践的检验。2）在文字表达方面，应该结构严谨、语言精当、行文规范。结构严谨：是指章法问题、布局谋篇的问题。要示：主次分明、条理清楚；重点突出、衔接自然；联系紧密、完整划一。语言精当：是指运用语言要精确、简明、贴切、恰当。既要符合语法，修辞和逻辑的要求，又要恰如其分地表达内容。行文规范：是指公文的种类、格式等都由国家统一规定，书写要清楚，标点要正确文面要整洁。

2、公文效用：是指公文对机关公务活动所起的作用。公文效用所起的作用：领导和指导作用、法规和准绳作用、沟通和联系作用、依据和凭证作用。

三、机关领导要亲自动手撰写重要公文 领导干部亲自动手起草起草重要公文是领导工作中的原则性问题。第二节 公文写作的特点和要求

一、★公文写作特点：1）被动写作遵命性强 2）对象明确针对性强 3）集思广益群体性强4）决策之作政策性强 5）急迫之作时限性强 6）讲究格式规范性强

二、★公文写作基本要求（写好公文中正文应注意的问题）：1）要保证公文内容在政治上的正确性 2）要实事求是，在业务上符合客观规律3）在文字表述上准确、鲜明、生动，符合语法与逻辑 4）公文起草要符合统一规定的体式与程序。5）要注意选用书写的载体与字迹材料体式：公文文体、结构、附加标记和文件格式。程序：交拟、起草、审核、签发、印制、发出尽量使用毛笔和钢笔，不要使用圆珠笔和铅笔；使用墨汁、蓝黑墨水和碳素墨水，不使用纯蓝、红色墨水。

第三节 公文写作步骤与方法

一、公文写作的步骤：1）明确发文主旨 ①公文的中心内容是什么子②根据公文内容，准备采用什么文种③要明确公文发送范围和阅读对象④明确发文的具体要求 2）收集有关材料①收集、阅读和研究有关的文件材料②深入下去，收集有关的实际材料a 收集有关材料要求：真实、典型、适用、时效3）拟出写作提纲先写什么、后写什么、分几个段落、几层意思4认真起草正文（导语、主体结束语）5反复检查修改

二、正文起草步骤：1）把握公文主题，选好用好材料； 2）观点正确情况确实3）内容涉及的有关部门要经过会商取得一致意见； 4）文字表述要简练，交代问题要清楚

三、公文的修改有以下几方面：1）关于主题的修改：看主题思想是否正确、论述是否集中、挖掘是否深刻。2）关于观点的修改 ：观点是否正确，表达有无问题。3）关于材料的修改 ：材料是公文的基础，有了正确的观点，还要通过恰当的材料表现出来。4）关于结构的修改：包括：

1、公文总体结构的修正

2、起承转合的调整

3、层次位置的改变

4、详略的更动

公文结构是为表现公文主旨，表达公文内容服务的对公文结构进行修改调整，其目的在于使公文更加严谨、畅达、匀称和完整。5）关于语言的修改：准确、鲜明、精练、生动

四、★公文写作人员修养重要性与体现和途径：1）公文写作是各级机关工作的重要组成部分，是一项政治性和政策性很强的工作；2）公文是国家党政机关实施领导与管理的重要工具与手段。体现：1）政治素质好：明确的政治方向、坚定的政治立场、敏锐的政治洞察力和政治鉴别力。严守纪律，严守保密制度；2）有一定政策理论水平公文写作是执行政策、依靠政策、理解政策、表达政策的过程。政治水平的高低直接决定公文写作的成败；3）熟悉业务和机关工作情况；4）有较宽的知识面； 5）有较好的文字功底.途径：1）与时俱进勇于创新 不断学习、不断实践、不断提高、不断创新；2）博览群书增长知识勤于、勇于、善于向书本学习；3）深入实践勤学苦练勤学苦练、锲而不舍、持之以恒。考试大收集整理 第三章 公文的体式与搞本

第一节 公文的体式

一、公文的体式是指：公文的文体、结构要素及在格式上的安排。公文体式作用：为了保证公文的完整性、正确性与有效性、提高办事效率并为了公文处理工作提供方便。

二、公文的文体

公文的文体：是指公文写作中运用语言陈述事情、说明问题所采用的具体方法和特点，即公文的表达方式和语体特征。公文的文体具有应用文体的一般特点：实用性、严肃性、程式性。

1、公文的表达方式：是指在写作中运用语言的方法和手段，它是辨别文章体裁的重要标志 主要有：叙述、议论、说明1）叙述，是将人物的经历和事件的发展变化过程所作的叙说和交代，除计划性、法规性文件一般不采用叙事、指令性文件较少采用叙事外其他通知、通报、请示、报告、总结、会议纪要都必须以叙事为基础。如通知、通报、请示、报告、总结、会议纪要以叙事为基础。★（公文叙事与一般记叙文的不同：

1、公文的叙事是通过对基本情况或个别事实的叙术来说明一定的问题，达到反映情况、交流思想、阐明观点的目的。

2、主要是顺叙

3、在叙述的同时，可恰当地运用倒叙、插叙、分叙等方法）2）说明，是用简明扼要的文字，把事物的形状、性质、特征、成因、关系、功用等客观真实地解说清楚。说明是公文写作中最常见、最主要的表达方式。（说明的主要方法有：

1、定义说明，指用下定义的方法来说明事物的性质和特征。

2、注释说明，指对事物的性状、特征、成因等作简要的注释。

3、比较说明，指运用同类事物或不同事物跟所要说明的事物作比较。

4、数字说明，指用确切的数字来说明事物。

5、举例说明，指根据事物在形状、成因、功用、关系等属性的差别，划分成若干类别，分别加以说有的方法。

6、图表说明

7、引用说明

8、分析说明）3）议论，是义事说明把道理说清楚。（议论的要素：

1、论点，又叫论题或观点，是议论的核心。

2、论据，是证明论点真实性的根据。

3、论证，是运用论据来证明论点的方法和过程。论点、论据、论证三者间的关系：论点是统帅，回答“要证明什么”的问题—是议论的核心；论据是基础，回答“用什么证明”的问题。分三类：一类是事实论据；二是理论论据；三类是政策法规；而论证是沟通二者间内在联系的桥梁；回答“如何证明”的问题。）

三、公文的语言特点：1）准确（是公文语言的主要特征和基本要求）2）简明 ：用最少的文字表达尽可能多的内容。3）庄重：指公文用语必须讲究庄严、郑重。4）得体：指公文语言的运用要与公文的行文目的、内容、对象、条件的特定需要相适应，在准确表达的基础上，进一步促使受文对象产生与行文目的一致的心理效应。得体的基本要求： 是发适应行文的语体风格；是要分清上下级关系，掌握好分寸； 是要多运用公文的专用语。

四、公文中的常见词语：1）特定用语——它言简意赅、简洁明快、典雅庄重，其特定含义是人所公认的。包括：

1、端用语—用于表示行文目的、休养所与原因的。如为、为了、关于、由于、遵照、依照、依据、兹有、兹因、兹定于、兹将、兹介绍等。

2、引叙用语—在引叙来文（电）时使用，如现接、近接、胶接、欣悉、近悉、敬悉、据报、据查、据了解等。

3、经办用语—表示工作办理的时间及过程，如业经、已经、复经、一经、迭经、前经、兹经、经过、通过等。

4、称谓用语—用以表示不同人称的，如我局、你局、贵局、该局（公司、厂、处）等。

5、期请用语—用来表示请求与期望，如拟请、函请、务请、恳请、希、希望、望、希即等。

6、表态用语—用来对来文表明态度，如同意、照办、可行、拟同意、不同意、不要、不妥、请核查等。

7、综合用语—对所叙述的情况进行综合时使用，如，如上所述、综上所述、上述、总之等。

8、过渡用语，如为此、据此、因此、现函复如下、现通告如下等。

8、过渡用语—在公文的段落之间使用、承上启下，起过渡作用。（为此、据此、因此、现函复如下、现通告如下等）

9、谦敬用语，如恭请、敬请、谨请、惠于、惠赠、惠示、承蒙协助、承蒙惠允、不胜、不胜荣胜、不胜感激等。

10、结尾用语，如此令、此布、此告、为要、为盼、请批示、请批复、特此函告、特此函达、特此通知、特此通告、请遵照办 理、请认真贯彻执行、以上意见如无不妥，请批转各地区执行等。）2）惯用语，指一定民族语言中长期形成的习惯用语，如“抓辫子”、“吃大锅饭”。3）缩略语，是较长词语缩短省略而成，如“一国两制”、“三个代表”4）成语，一种相沿习用具有书面语言色彩的定型词组或短语。5）引用语，指在写作中引用前人的现成语句来论证或说明文章中所要论述的问题①引用名人名言；②引用古书上现成语句③引用党和国家领导机关重要文件中的语句。

第二节 公文的构成要素与书面格式

一、公文的构成要素（公文的组成部分）：发文机关标识、发文字号、公文公文标题、主送机关、正文、印章、成文时间、主题词等—是由党和国家在关部门颁布的规范性文件所规定的。公文的书面格式：指公文的各要素在公文文面上所处的位置和书写样式。——是公文在形式上区别于一般文章的重要标志。★公文的眉首部分包括：1）公文份数序号：将同一文稿印制若干份时每份的顺序编号（不是所有都需要）——规定带有密级公文要编制份数序号位置：位于版心左上角成本顶格第一行；一般由六位阿拉伯数字（不得少于2位）组成。其位置在版心左上角顶格第1行，数字不足规定数时，前面用“0”（零）补齐2）密等级和保密期限：是指公文秘密程度的一种标志。分为绝密、机密、秘密三级；涉及党和国家秘密的公文应标明密级。标注方法：在密级与时限中间加“★”。如“秘密★六个月”、“绝密★长期”。位置：位于文件首面公文版头右上角第一行3号黑体，凡传递秘密公文应在文件封皮上加盖戳记注明。保密时限：一般分一年以内，一年用一的以上，长期和期限不作标注，凡不作标注的可按二十年认定。绝密：是最重要的国家机密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害。机密：是重要的国家机密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害。秘密：是一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损失。3）急程度 ：是对公文送达和办理的时间限度。（包括：特急和急件，电报分为：特提、特急、加急、平急，位置在文件首页文头右上角，需要与密极同时使用，紧急程度置于密级之下，上下对齐。时限送达的文件须在文件封筒上注明“务于某日某时送到”或“限某日某时送达”。）4）发文机关标识（文头），是发文机关用来制发正式文件时使用的的固定版式的发文机关标识。位置：发文机关版头大字居中套红印在文件首页上瑞，约占图文区的三分之一或五分之二。字体选长宋体。—使用这种套文头的文件，通常称之为“红头文件”。、党的文件在间隔线中间印上一颗五角星。5）发文字号：指由发文机关编排的文件代号。（由发文机关代字、年份（加六角括号[ ]）和序号组成）★发文字号作用：1）统计发文的数量，便于公文的管理 2）在查找和引用公文时可作为该份公文的代号使用。编排发文字号要力求准确、稳固、系统。位置：有版头的文件，应标注在文件版头之下，间隔横线之上，居中排列；用信笺头的文件，则置于信笺头横线之下，公文标题之上，右侧排列：“命令（令）”则在公文标题下面当中，写“第X号”。签发人：在上报的公文中才出现的目的是为上级单位的领导人了解下级单位谁对上报的公文内容负责。一般供上行文使 用。位置应平行排列于公文字号右侧，与发文字号同处在一行 ★公文主体部分包括：1）公文标题，：由发文机关名称、公文主题（事由）和文种组成，是对公文主要内容准确、简要的概括和提示。位置应于红色横线下分1行或多行居中排列（省略情况：

1、省略公文机关名称

2、省略事由的

3、机关名称和事由同时省略的）2）主送机关，：指主要受理公文的机关。也就是发文机关要求对公文予以办理或答复的对方机关。（一般有三种情况：

1、上级机关对下级发出的公文，下级机关单位负有贯彻执行的责任，除批复外，有两个以上主送机关。

2、下级机关向上级领导机关报发出的请示报告等上行文，一般只有一个主送机关。

3、直接向社会公众发布的公文，主送机关就没有必要再写了）位置应在正文之上公文标题左下方，无论一行或多行，应靠左顶格书写。3）正文：是公文的主体部份，用来表达公文的具体内容，体现发文机关的意图，是公文的核心。可分为： ①导语（导语写作有：

1、依据式，简要说明发文的根据，常用语有根据、按照、遵照等。

2、目的式，开宗说明发文的目的，常用语有为、为了等。

3、原因式，简要说明发文的原因，常用简洁语言，以叙述、说明或夹叙夹议的方式开头）②正文主体，是公文最主要部分，也是写好公文的关键和难点所在。正文主体一般要求：③结束语，正文的结尾1）内容要符合党路线方针政策和有关规定，符合国家的法律法规，提出新的政策规定要注意保持连续性，提法要同已公布的文件相衔接；2）所反映的情况问题数据等必须真实可靠，提出的措施和办法要切合工作实际，切 实可行；3）内容涉及的有关部门要经过协调会商，取得一致意见；4）文字表达概念准确，观点鲜明，条理清楚，层次分明，篇幅简短，实是求是，合乎语法规范，正确使用标点符号；5）公文中的数字年份均不能回行。4）附件，附件说明位于正文的左下方，公文生效标识之上，注明所附文件材料名称及件数，——应在正文下一行加以标识形式有：图表、目录、名单、简介及其他有关文件材料。位置应于正文左下方，公文生效标识上。注明附件材料名称及件5）成文时间，指公文形成的时间是一项重要内容，它是文件生效及日后查考的重要依据之一。（年、月、日要写全-用汉字位置应标注在发文机关署名下方。不论其文字多少，都要注意二者的距离相称。注意事项：（1）一般情况下，以领导人签发日期为准。（2）经会议讨论通过的公文，以会议通过的日期为准，并加括号写在公文标题的 正下方。（3）法规、规章类文件以批准日期为准。（4）两个以上机关的联合行文，以最后一个签发机关的领导人的签发日 期为准。（5）一般的日常事务性公文，如涉用具体事项的通知、通告、简报、函等的成文日期经它们的印发日期为准。6）公文生效标识，指在正文或附件之后加盖发文机关印章或签署人姓名，是证明公文效力的表现形式。（1）单一发文机关（落款不署发文机关名称，只标成文时间，在成文时间上加盖机关印章即为公文生效标识）（2）联合行文印章（3）关于在公文中不再标识“此页无正文”的说明—用调整行距和字距的方法处理7）附注，是对公文的发放范围，使用时需注意的事项加以说明。应用圆括号括入，左空2字标识在成文时间下一行。★公文的版记部分：1）主题词，指能够准备表达公文主题内容便于公文检索查询的规范化名词或名词性词组。位置：位于注释或特殊要求说明左下方，文尾横线上端顶格书写。最多不超过五个主题词。★主题词作用：1）可以准确简要地概括文件的主要内容；2）提高文件检索查询速度，有利于提高整个机关的办事效率（主要表现在：一快，二准，三全）；3）有利于文书档案管理的规范化系统化科学化1997年12月，国务院办公厅秘书局修订发布的《国务院公文主题表》共由15类1059个主题词组成，公为主表和附表两大部分。主表有13类751个主题词，附表有2类298个主题词。词表分三个层次。第一层是对主题区域的分类。第二层是类别词。第三层是类属词。注意事项：（1）必须在公文主题词表中选用主题词。（2）公文主题词表中的类别标题不作主题词。（3）主题词标引的顺序是先标类别词，再标类属词。（4）一公文件有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二主题内容进行标引。（5）在公文上标注主题词，要直反映出该份公文所说明的问题或论述的事物。⑹“主题词三字居左顶格用3号黑体字标注在抄送机关上1行，”主题词“后标冒号；冒号后标主题词的词目，词目之间应有一个安的间距，一般不超过五个主题词为宜。

2）抄送机关，指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。（抄送机关要掌握的原则：①抄送要限于同文件内容有关，需对知道或协助办理的机关，既不滥报滥送，也不漏报漏送。②向上级机关的请示、报告，不可同时抄送下级机关。③向下级机关的重要行文，可抄送直接上级级关，翻印或转发上级机关的文件，不要再上报上级机关。④一般情况下，下级机关不得越级行文请示、报告，也不得越级抄送文件，因特殊情况必须越级，应抄送被过的上级机关。⑤受双重领导单位的请示、报告，应根据文件内容确定主送和抄送机关，上级机关向受双重领导单位的行文，应视文件内容抄送受文单位的另一个上级机关。）

位置：位于主题词下一行，左空1字用3号仿宋标识“抄送”，“抄送”后标冒号，抄送机关用顿号隔开，回行时与上1行的抄送机关对齐，最后一个抄送机关后标句号。

3）印发机关和印发说明，是对文件制发情况的说明记载，包括文件制发单位名称、印发日期和印制份数等，位置应于抄送机关之下，印发机关左空1字，印发时间右空1字，然后在下方划一条与版心等长的横线作底线，底线下面右侧标注印制份数。位置：位于抄送区域横线之下，左侧行首空一个字标注制发单位名称，右侧注明印制时间，行尾空一个字。然后在下方划一条与图文区等长的间隔线作底线，底线下面右侧标注印制份数。印制单位：一般是各级机关的办公厅（室），使用全称或规范化简称。印发时间：是秘书部门起印文件的时间，要完整写出年月日。印制份数：是该份文件所印的数量。注：翻印文件的说明同印刷说明大体相同，但翻印秘密文件时须经制发机关批准或授权，翻印后要向原发文机关备案，上级机关翻印下属机关文件可不受此限。版记部分三个项目的含义、标注位置及标注方法，每个项目之间都要用与版心等长的间隔横线隔开。版记部分—双称“文尾”置于公文最后一页，版记页面的最后一个要素置于最后一行。

三、公文的特定格式：1）信函格式 2）命令格式 3）会议纪要格式

第三节 公文的排版形式与装订要求

一、公文的排版形式公文的排版形式：是指公文数据项目在文件版面上的标印格式，是指公文的外观形式。包括：公文版头设计，版面安排，字体字号、字行字距、天地页边、用纸规格等。1988年9月国家技术监督局发布的《国家机关公文格式》相关规定：公文排版的有关问题：1）公文用纸尺寸与规格： 国际A4：长297mm、宽210mm2）公文的书写形式：一律采用从上至下、自左向右横写横排。（少数民族文字除外），正文文字的每行长度与图文区宽度相等。多层次结构的标识方法： 第一级用：一、二、三…第二级用：

（一）、（二）、（三）……第三级用：1、2、3、……第四级用：（1）、（2）、（3）

3）字体字号的选用：一般按发文机关名称、大标题、小标题、标识字符、正文作注释说明等顺序依次从大到小地选用。发文机关标识使用小标宋，红色标识；大标题2号宋体，小标题3号宋体；秘密等级，缓急时限、主题词和各标记字符或其他重点推荐使用3号黑体；一般的公文发文字号、签发人、主送机关、正文、附件说明、成文时间、附注、抄送机关、印发说明使用3号仿宋；签发人姓名用3号楷体。4）排版规格：正文用3号仿宋，每面22行，每行28个字。5）制版要求，版面干净，字迹清楚，尺寸标准，版心不斜，误差不差过一毫米。6）印刷要求，双面印刷、页码套正，两面误差不超过2毫米。

二、公文的装订要求 ：公文一律左侧装订、不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整。采用线装、钉装或胶粘等的办法。第四节 公文的稿本

一、公文的稿本

1、公文的文稿是指公文在起草过程中形成的一次又一次的稿子，包括草稿、定稿。草稿是指内容和和文字表述都还未成熟 的原始稿件。文件在定稿之前的历次文稿都称为草稿。草稿的特点：尚未定型、非 正式、无效力。公文文稿按修改次数 可分为：初稿、二稿、三稿等；公文文稿按照作用和形成行点可分为：讨论稿、征求意见稿、修改稿、送审稿。

2、定稿又称“原稿、底稿、正稿”是指草稿经过修改、审阅、，并由领导人签发或者会议讨论正式通过的最后完成的定型文稿，是机关制发文件的惟一可靠的标准稿本。定稿与草稿的显著区别是：定稿是“孤本”，定稿的文面上带有文件签发人的签发标记，经会议批准通过的定稿有会议批准通过的情况的记载。

二、公文的文本同一份文件，根据它们的不同用途，可分正本、副本、存本、修订本；一些法规性文件又有试本、暂行本的形式；同一内容的文件使用不同的文字就又成为不同的文字文本。公文文本按不同用途可分为：1）正本：根据已签发的定稿制发的正式文件，称为“正本”。（特点：盖有发文机关印章或领导人亲笔签署，以证实文件的效力）2）副本：凡是根据公文正本复制、誉抄的其他稿本称为副本，副本又称抄本。（作用：代替正本供传阅、参考和备查使用）3）存本：公文的存本，是指发文机关印制一份文件的正本后留在本机关的除草稿、定稿以外的印制本。（特点：根据正本印制甚至同时印制出来，除印章或签署外，具有正本同样的文件格式和附加标记。存本与副本的区别：存本是不外发的，一般不加盖印章或签署，只是作为正本的样本留在本机关以备查考之用，副本有正本一样的效用。4）修订本：是对已经发布生效的文件，在实行一段时期以后，文件中的某些内容已不适合当前的情况需要进行修改补充的的文本，从修订本发布之日起，原文本即行失效。5）试行本、暂时本：文件的试行本、暂行本一般都是以试行、暂时、试行草案等字样标在公文标题中的文种的后面或前面。大多用于一些法律、法规类文件，在制发机关认为文件内容还不十分成熟，还必须经过一定时期实践检验，再行修订时所使用的。6）各种文字文本：包括二层意思：一是少数民族地区，发文往往是同一份文件使用汉字文本和少数民族文字文本；二是在外交工作中使用的文件，往往有中文文本和外文文本两种文本具有同等效力。

第四章 公文的行文规范公文的行文规范的意义：为了充分发挥这些公文的现实效用，机关文书部门必须按照党和国家有关文书工作的文件规定或准则来规范其行文，以保证机关行文和对公文办理的有条不紊地进行，从而维护机关工作的正常秩序，提高机关的办事效率。公文的行文规范：按照一定的规定或准则来维护机关之间的行文秩序。

第一节 公文的行文关系公文行文规范的内容包括：行文关系、行文方向与方式以及行文规则三个方面。考试大自考站，你的自考专家！公文的行文关系：是指发文机关与收文机关之间的公文往来关系。行文关系是根据机关的组织系统、领导关系和职权范围所确定的机关之间的文件授受关系。

一、确定行文关系原则：1）国家行政机关的隶属关系和职权范围 ；2）党的各级机关的隶属关系和职权范围

二、机关之间行文关系的划分党政机关的行文关系从隶属关系和职权范围可分为：

1、同一系统的机关，既有上级领导机关，又有下级被领导机关，上下级机关之间，构成领导与被领导的关系。—使用“上行文”“下行文”

2、上级业务主管部门和下级业务部门之间具有业务上的指导关系。—使用“上行文”“下行文”

3、非同一系统的机关之间，无论级别高低、既无领导与被领导关系，又无上下级业务部门的指导关系，它们仅仅是一般性关系，或称不相隶属关系。—使用“平行文”4 同一系统的同级机关之间的关系属于平行关系。—使用“平行文”

第二节 公文的行文方向与方式★行文方式根据机关工作的需要分为：1）下行文：是指上级领导机关或业务主管部门对报属下级机关或业务部门的一种行文。（根据发文不同上的和要求分为：

1、逐级下行文 ：是指采取逐级下达或者只对直属下级机关下达的一种行文方式。

2、多级下行文：是指党政领导机关根据工作需要，同时下达几级机关的一种行文方式。

3、直达基层组织和群众的下行文：是指党政领导机关直接发到最基层的党政组织或者直接传达到人民群众的一种行文方式。）2）上行文：是指下级机关或业务部门向所属上级领导机关或业务主管部门的一种行文。（根据发文机关的实际工作需要分为：

1、逐级上行文：是指下级机关直接向所属上级领导机关的一种行文方式。是上行文最基本最常用的一种方式

2、多级上行文：是指下级机关同时向自己的直属上级机关或更高级的上级领导机关的一种行文方式。

3、越级上行文：是指在非常必要的时候，下级机关可以越过自己的直接上级领导机关，各更高一级的领导机关直至中央的一种行文方式。）3）平行文：是指同级机关、或不相隶属的，没有领导与指导关系的机关、部门、单位之间的一种行文。

第三节 公文的行文规则行文规则：是指机关行文必须遵守的具体规定或准则。★公文行文规则：1）注意隶属关系尊重机关职权； 2）大力精减文件严格控制发文数量和范围； 3）一般情况党政机关不得越级行文4）牵涉几个部门的问题，部门间要先协商一致或经上级裁决，然后向下行文；5）行文必须正确确定主送机关和抄送机关 6）主送机关与公文文种要相互呼应 7）关于联合行文的问题； 8）关于请示的行文问题9）关于各级党政机关办公厅室的行文问题；10）经批准公开发布的公文，应视为正式公文依照执行。考试大收集整理

第五章 机关法定公文的写作（上）

一、命令（令）概述

1、命令：简称令，是领导机关颁发的具有强制执行性质的指挥性公文。

2、适用范围：适用于依照有关法律规定发布行政法规和规章；宣布重大强制性行政措施；奖惩有关人员；撤消下级机关不适当的决定。（《办法》）

3、哪些领导机关有权发布命令？（1）中华人民共和国主席；（2）国务院；（3）国务院所属各部、各委员会；（4）县级以上各级人民政府；（5）乡、民族乡、镇的人民政府。

二、★命令的特点：1）权威性（1）主体：乡以上级别的国家权力机关的执行机关。⑵ 内容：具有不可更改性。2）指挥性 3）强制性

三、最常用的命令类型：1）公布令：也可称发布令或颁布令，适用于国家公布法律，国家行政机关发布根据法律制定的行政法规和规章。2）行政令 ：是国家行政机关为实行重大强制性行政措施而发布的命令。3）嘉奖令：是领导机关为奖励有突出贡献的人员或集体而发布的命令。还有任免令、动员令、戒严令、通辑令、特赦令

四、★命令（令）的写作 要求：1）必须根据宪法法律规定的权限范围发布命令；2）要注意各类型命令的共同点不不同点；3）语言要准确、凝炼、庄重、有力。

命令的内容：单一、一文一事，篇幅较短。命令的结构由标题、编号、正文、签署四部分组成。标题一般可以：

1、发文机关加事由+文种

2、发文机关（领导人职务）+文种 编号方法：一种是单独编号（央政府和国家首脑）；另一种不是单独编号（地方政府）Q各类命令（令）的写法：① 公布令写法：要说明公布什么法规，什么机关什么时候通过，什么时间开始施行。必须把法规全文放在命令之后同时公布。② 行政令写法：正文一般由命令原由、命令事项、执行要求三部分组成。③嘉奖令写法：正文一般由先进事迹、嘉奖内容、号召三部分组成。★行政令正文的写法：1）由命令原由、命令事项、执行要求组成2）命令原由放在正文开头，用一两句话说明发布此命令的必要和重要性3）命令事项是行政令的主要部分，应把要做什么不能做什么交待清楚，常用分条列举，使行文清晰。4）执行要求放在正文最后，说明执行命令过程中的特殊要求，有时还说明奖惩措施。可单独成段也可作为命令事项的最后一项例出。★嘉奖令正文的写法：1）由先进事迹、嘉奖内容、号召组成2）先进事迹放在正文最前面，扼要清楚地说明受嘉奖人的功绩3）嘉奖内容说明给予受嘉奖人怎样的奖励4）号召表达发布命令者对于有关人员的期望，向受嘉奖人学习什么。

第二节 议 案

1、议案：是有议案提出权的机构或人民代表，向同级人民代表大会或其常务委员会，提请审议事项的建议性公文

2、适用范围：是国家权力机关的有关机构及人员以及人民代表。

二、议案的特点：1）行文关系及办理程序的法定性 2）行文内容的单一性和可行性①议案内容必须单一，一个议案提请审议一个事项。②提交会议审议的事项，必须是成熟的，可以实施的。

三、议案的类型： 1）由职能机构提出的议案（职能机构：主要指国家权力机构的办事或执行机构。如全国人大主席团、全国人大常委会、全国人大各专门委员会、国务院、中央军事委员会、最高人民法院、最高人民检察院）2）由人民代表提出的议案

四、议案写作注意事项：1）提出的问题重要且已具备解决的条件 2）要注意提出的权限和时限 3）要注意行文格式和办理程序标题：由提议案人、议案内容、文种三部分组成；正文：要说明提出议案的理由及具体内容。议案的签署：提案人可以是机关，也可以是机关首脑。议案的办理运作程序和一般公文有所不同，所以议案没有发文号。议案审议表格：一般包括编号、案由、提议案人、议案内容、审议结果等部分。

第三节 决定 决议

一、决定

1、决定：是党政机关对重要事项或重大行动作出决策和安排的指导性公文。适用：对于重要事项或者重大行动作出决策和安排。

2、决定的特点：1）内容重要 2）政策性强 3）有约束力

3、决定的类型：1）指挥型：对重要事项和重大行动作出决策或部署，其特点是影响大，指挥和导向作用明显。2）个案型 ：对某些性质重要、影响较大的个人或事件作出决定，目的是引起注意或警惕，扩大正面影响，缩小消极影响。3）知照型：有些事情比较重要，需要让大家知道，用决定的形式公布只是“广而告之”的意思，并不需要大家都去实施★决定的写作方法：1）决定的标题，由决定机构、事由、文种构成，在标题下面用括号标出决定日期，有的还标明由什么会议通过 2）决定的正文，三种类型的决定写法不同：①指挥性，由决定理由、决定事项、执行要求组成，事项清楚、执行要求明确，具体行文，理由要简明扼要，事项和执行要求，可分开或一起写，视情况定。②个案性，由决定理由（个案事实分析）、决定事项、期望要求组成，事实分析要清楚，期望要求要具体。③知照性，正文写作较简单，把需要“广而告之”的决定事项例出就行，决定根据或理由，可不说，有的需说明一下。3）决定的文字要准确、鲜明、简洁以便领会执行。

二、决议：是经领导机构主持召开的会议通过的对重要事项进行决策部署的指挥性公文。

1、★决议的特点：1）表达群体意志 2）权威性和约束力。适用：用于经会议讨论通过的重要决策事项。

2、★决议的类型：1）决策部署型，是重要问题经过会议充分研究讨论后作出的决议，内容多半是分析问题的性质，提出解决问题的办法，部署今后的行动。2）结果公布型，是重要会议往往通过一系列决议，有些决议需要公布于众，这些决议有的简单，只要说明会议通过了什么，有的详细，还要说明会议对事项的看法等。

3、★决定和决议的异同：共同点：1）都是下行的指挥性公文，在内容方面接近，侧重于对重要事项的决策；2）在文字表达方面都要求准确、鲜明、简洁。不同点：1）形成的程序不完全一样（决议必须由会议通过，而决定可以由会议作出，也可以由领导机构在职权范围内作出。）2）内容的范围不尽相同（决议多半针对全局性问题作出决策；决定既可解决全局性问题，也用以解决具体问题。）3）发布形式略有不同（决议以会议名称发布；决定也可以会议名称发布，但多半以机关名称发布。）

第四节 指示 意见

一、指示：是上级机关对下级机关指工作的公文。★指示的特点：1）针对性 2）原则性 ★指示的类型：按照指示内容涉及的范围，可分：1）涉及全局问题，带普遍性的指示 2）涉及局部问题，带有特殊性的指示★指示的写作：1）指示标题由发文单位、事由、文种三部分组成。（如工作特别紧急，则可用“紧急指示”）2）指示 正文一般由指示根据、指示事项、执行要求三部分组成。根据包括理论根据、政策根据、现实根据等文字要精练扼要，突出主要根据。指示事项和执行要求要写得具体明白，使下级能正确领会、执行。总得说要以政策把握方向，内容要明确扼要，条理要清晰

二、意见 ：是党政机关对重要事项发表的对工作有指导性质的文件

1、意见的类型：意见都是对重要事项发表见解，但由于发表见解机构的地们不同，因而意见的类型也有二种。1）直接指导性 2）批转执行型

2、意见的写作： 注意内的政策性、原则性，对下级的要求要明确具体，表达条理要清晰。1）意见标题：一般也是发文单位加事由加文种。但如经上级机构批转或转发，则上级多半用“通知”的形式下达，而将“意见”全文附在后面。2）意见正文：一般根据意见的多少，分部分或分条分点阐述，其第一部分或第一点，多半是提出意见的现实依据。后面部分则是对工作的具体要求及实施的细则、步骤、方法等。意见的内容，要原则而不空洞，具体而不琐细，要让下级知道怎么做，但又不致束缚下级的创造性。

第六章 机关法定公文的写作（中）第五节 公告 通告 公报

一、公告 通告

1、公告、通告概述公告，是机关、团体向公众宣布重要事项的告知性文件。通告，是机关、团体在一定范围内公布事项的告知性文件。

2、★公告通告的特点和差异：1）发布的公开性，内容都是公开的，发布的目的是要让大家知道或遵守。差异在发布的范围不相同，公告涉及范围广通常通过新闻媒体向全世界发布，通告的范围小，可通过新闻媒体发布，也可只在一定范围内张贴公布 2）事项的重要性，公告和通告是代表政府或一定的机构发布的，其内容涉及较多群众，因而必须是重要的事情才可以使用公 告、通告的形式发布。一般公告公布的，都是比较重大的事情；通告公布的，则次于公告。考试大自考站，你的自考专家！3）操作的严肃性，公告由国家各级政权机构发布，涉及地方法规的，必须由省级以上人民代表大会准备，一般机关团体不得随意发布公告。公告和通告均内容重要而涉及面广，因而操作时必须严肃，要严格按章办事。

3、公告和通告的类型，按其内容的性质，都可以分为： 1）涉及法定事项的公告、通告—有关人员必须遵守2）知照性公告、通告—“广而告之”不需要遵守或执行

4、公告、通告的写作： 1）符合权限，一事一告；2）内容明确，语气庄重；3）注意格式：① 公告、通告标题的四种形式：发文单位加事由加文种、发文单位加文种、事由加文种、只有文种名称②正文：只要把公布事情扼要写出。③署名和日期：一般放在全文最后的右下方，但如果标题部分已显示，则最后可以不再另署。

二、公报：

是公开发布重要决定或重大事件的告知性文件

1、公报的特点：1）具有内容的公开性和重要性 2）发布机关的权威性

2、公报和公告的区别：1）从发布机关来说，党的领导机关多用公报，政府机关多用公告；2）从内容来主，宣布单独事件多用公告，发布会议情况、谈判情况、统计情况等多用公报。宣布要有关人员遵守的法定事项，用公告而不用公报。

3、★公报的类型：1）会议公报，用以公布党的重要会议召开的情况及会议所作的决定；2）统计公报，发布国民经济和社会发展各方面情况的统计数字；3）外交公报，涉及两个或两个以上国家的政府、政党、团体等在会谈或交往后发表的文件，主要公布会谈各方面的观点及取得的共识

4、★公报的写作：不同类型的公报，写作时要注意的侧重点有所不同：1）会议公报因发布目的不同而有不同的写法，如目的是公布会议结果，只要简明扼要说明最后结果就行了；如目的是传达会议精神，就要根据会议内容，作详细的分析阐述。2）统计公报必须由国家各级统计部门或国家指定的机构发布，任何机构不得随意发布全国性、地区性统计数字。统计公报以发布各种数据为主，其内容一定要科学、准确。3）外交公报涉及对外关系，其发布应遵循法定的审批手续和途径。其内容涉及各方的观点和承诺，行文要十分准确和庄重。

通知

一、通知：是向特定受文对象告知或转达有关事项或文件，让对象知道或执行的公文。

1、通知是一促使用面积广，以下行文为主也可以是平行的公文种。通知是机关使用最频繁的公文文种。

2、通知的用途：1）上级机关对下级机关通知应该知道或办理的一般事项；2）发布某些行政法规或对下级机关工作指示，不适宜于命令或指示发布；3）国务院和各部各委员会及地方各级委员会的秘书工作部门转达它的领导机关的会议通过的文件和领导上的指示；4）平行机关和不相隶属的机关之间互相通知需要知道的事项

二、★通知的类型： 1）发布性通知，用于发布行政规章制度及党内规章制度；2）批转性通知，用于上级机关转转下级机关的公文（如请示、报告等）给所属有关人员，让他们周知或执行；3）转发性通知，用于转发上级机关和不相隶属机关的公文给所属有关人员，让他们周知或执行；4）指示性通知，用于上级机关指示下级机关如何开展工作；5）任免性通知，用于任免和聘用干部； 6）事务性通知，用于处理日常工作中带事务性的事情，常把有关信息或要求用通知的形式传达给有关机构或群众。

三、★通知的写作：1）标题，多采用发文单位+事由+文种、事由+文种两种形式。简单的事务性通知，标题也可只写“通知”二字。2）正文，不同类型写法不同：①发布性通知只要写明发布什么规章，请贯彻执行就可。②批转性、转发性通知，简单的只要写明批转、转发什么文件，请贯彻执行就行，多数情况下发文单位要对原文件发表一下意见，最好另起一段，内容是对原文件的评价、对贯彻执行提出的要求和希望。③请示性通知：写法相对比较复杂。大凡指示下级做一件工作，应把工作来由、工作内容、工作要求三方面讲清楚。指示性通知正文框架：先用一段或几段说明为什么要做这件工作，相当于引言；工作内容和工作要求一般结合起来写，内容多的要分条列出；最后一段或一条相当于小结，对受文单位提出总的要求和希望。④任免性通知，一般只要写明什么权力机关任合或免去什么人担任什么职务就行。⑤事务性通知，只要把需要周知或执行的事写清楚就行。事务性工作较琐细，写作时要十分仔细。3）其他事项：

1、一般在正文前左上角写受文机关，在正文后右下角写发文机关和发文日期。

2、少数通报情况的通知，或受文面极广的通知，可不写受文单位名称。

3、紧急通知一般要在标题标明事由和“紧急通”字样，并在正文中说明发出的原因。

通报

一、通报：是在一定范围内表彰先进、批评错误，传达事项的告知性文件。表彰先进、批评错误是通报的主要功能也是特有功能。

二、通报的特点：1）周知性 ：在发文范围内所有人都知道。2）指导性：通报对读者的思想、行为有指导、导向作用。

三、★通报的类型：1）表彰先进型：用于表彰个体或集体 的先进人物，公布他们的事迹，宣布给他们的奖励，分析他们的先进思想，指出应该向他们学习什么。2）批评错误型：用于批评犯错误的个人或群体，公布他们的错误事实，宣布给他们什么处分，分析错误的性质，指明应该吸取的教训。3）传达事项型：用于将领导掌握的精神或情况传达给下属，以便在开展工作、处理问题时能做到心中有数。

四、通报的写作（通报的格式与通知差不多）

1、标题：“发文机关加事由加文种”或“事由加文种”。

2、署名和日期： 一般放在正文之后的右下角

3、受文者名称：放在正文之前的左上角。

4、正文：不同类型有不同写法。（1）表彰先进型：一般按介绍先进事迹、宣布表彰决定、分析先进思想、指明如何向先进学习四个步骤。2）批评错误型：应把批评根据、错误事实、处分决定、错误性质、善后办法五个方面写清楚。（3）传达事项型：一般由两部分组成，一部分是通报事项的情况或者精神，包括对事项的分析，如它的性质、重要性等等；另一部分是对下属或群众的要求、希望。第二部分要不要或者

报告

一、报告，是下级机关向上级机关汇报工作情况的陈述性公文。报告主要作用是上下沟通。

二、★报告的特点：1）重陈述 2）有主见

三、★报告的类型：

1、按内容涉及的范围可分为：1）综合报告：多属例行报告；2）专题报告：就某件事或某个问题专门定的报告，多半是不定期的，根据实际情况的需而撰写。

2、按行文的目的不同可分为：1）呈报性报告：行文目的单纯，就是将有关情况报告上级，让上级知道。（一般汇报工作、反映情况、答复询问的报告多属此类）2）呈转性报告：行文目的不仅仅是汇报，它还要求上级机关在同意报告的情况下，将报告批转或转发给有关单位执行。

四、★报告写作要求：1）陈述事实要清楚扼要 2）表达观点要精练清晰 3）语言要简洁朴实请示，是下级机关向上级机关请求指示或批准的报请性公文

五、报告的格式（较简单）

1、标题多由“事由加文种”形式。

2、正文之前写受文单位；正文之后署发文单位和日期。

请示

一、请示的概述 请示：是下级机关向上级机关请求指示或批准的报请性公文。

二、★请示的特点： ①超前性：请示必须是在办事之前。②说明性：请示的目的在向上级说明情况，请求帮助。③单一性：必须“一文一事”。

三、请示的类型：1）请求批准类 2）请求帮助类 3）请求批转类

四、★请示写作要求：—请示内容单一，目的较单纯

1、★要遵守行文规则：1）请示应当一文一事；2）请示一般写一个主送机关，如需要同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级机关；3）一般不得越级请示，因特殊情况应抄送被越过的上级机关；4）受双重领导的机关应写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。

2、理由要充分、要求要合理。

3、格式要正确，语言要得体。①标题：一般用“事由加文种”形式。（不能只写“请示”二字）② 正文：多半按请示理由、请示事项、结束语的顺序写。（请示理由应自成段落③ 正文之前写受文单位，正文之后署发文单位和日期。（语言要得体）

批复

一、批复：是答复下级机关请示事项的指示性公文。

二、★批复的特点：1）针对性 ：针对“请示”这一文种，针对请示的机关，针对请示的问题。2）指导性：批复针对请示表态或发表意见，对下级的工作有指导、规范作用，下级不能违背上级的批复。

三、★批复的类型：针对请示的内容主要是请求批准和请示帮助两个方面，批复可分为两类： 1）表态性批复，主要是答复请求批准类的请示，或同意，或不同意。同意的不必说理由，不同意的一般略说理由。2）指示性批复，针对下级请示的事项或提出的问题，提出处理意见，带有指导下级工作的性质。

四、★批复写作要求：1）要先回应后批复 2）态度要鲜明，措辞要明确 3）要及时批复

函

一、函：是机关之间办理日常公务的交往性公文。一般用于平行机关和不相隶属的机关，但有时也可用于上下级之间的交往。

二、★函的特点：1）形式灵活，适应性强 ； 2）务实性强。

三、★函的类型：

1、商洽函：用于机关之间商洽工作、讨论问题。—用于平行机关和不相隶属的机关。

2、问复函：用于机关之间提出询问和答复询问。—用于平行机关和不相隶属的机关，也可用于上下级之间的交往。

3、请准函：用于向没有隶属关系的有关主管部门请求批准。—用于平行机关和不相隶属的机关。

4、知照函：用于把自己管辖范围的事项告诉有关的机构。—用于平行机关和不相隶属的机关，也可用于上下级之间的交往。

四、★函的写作要求—格式与写法，与一般书信基本相同：1）一事一函，直陈其事；2）语言要平实、亲切、自然。

五、函的格式： 函的正文，一般由缘由、事故、结语（表达发函者的愿望）三部分组成。会议纪要

一、会议纪要：是记载会议情况和精神用以公布或传达的纪实性文件。会议纪要要出现于民国末年。

二、★会议纪要的特点：

1、纪要性：把会议的主要精神和议定事项，经归纳整理。表述出来，而不涉及会议的一般过程，议而未决的事项。

2、约束性：反映统一精神和议定事项的会议纪要，对与会者和有关人员，具有约束力。

3、知照型：公开发表或内部交流的会议纪要，可以让群众或有关人员了解会议情况。

三、会议纪要的类型：1）决议性会议纪要；2）协议性会议纪要；3）研讨性会议纪要。根据会议的性质和拟写会议纪要的目的，可分三大类：

1、决议性会议纪要：多半是有一定权力的机构召开的研究工作的会议，纪要记载会议的主要精神和决议事项，可以作为传达和部署工作的依据，对今后工作的指导意义。—是最为常见的纪要。

2、协议性会议纪要：由代表不同方面的不同机构联合召开的商讨共同关心问题的会议，纪要主要记载各方取得的一致辞意见，对各方今后的工作有约束力。这种会议纪要具有协议书、意见书性质。

3、研讨性会议纪要：研讨问题或交流情况、经验的会议，各抒已见，不需要统一意见，不需要作决议，经要只要把各方的主要观点、意见或情况记下就可以。

四、会议纪要的写作：

1、会议纪要一般是在会议结束后起草的，经主管领导人签字同意才算定稿。

2、会议纪要的标题最常用的形式是“会议名称加文种”，但中间可以省去“会议”二字。

3、会议纪要的正文一般分为会议概况、会议内容、结束语三个部分。

4、会议纪要由会议主持机关撰写，可以在最后署机关名称和撰写日期。也可只在正文中写出主持机关，不另外署名。第3点的★会议纪要的正文写法：1）正文一般分为会议概况、会议内容、结束语三部分；2）会议概况介结开会时间、会议名称、会议议题、出席者、主持者、会议过程等，其详略视实际需要决定，应尽可能简要，一般放在正文开头，有时可移至正文最后； 3）会议内容是主要部分，介结会议讨论和决定的主要事项，要写得观点鲜明、主题突出、内容充实、不可出现漏缺，常见有综合归纳和分项例举两种写法；4）结束语是小结，往往对与会者、下级机关、有关群众提出一些希望和要求。

条列 规定

一、条例，是由党政领导机关制定和发布的系统规范某一方面工作活动、行为等的法规性公文。条例的类型：1）党的中央机关制定的条例 ：知用于规范全党的工作、活动和党员行为。2）国家行政机关制定的条例 ：适用于规范全国性的某一方面的工作。3）地方权力机关制定的条例：适用于规范地方某一方面的工作。

二、规定，是各级党政机关、社会团体、企事业单位规范某方面工作的规章性公文。规定的类型：1）党内规定 ：由党的中央机关制定，适用于对党内某一方面的工作作出的规定。2）法规性规定：由有条件制

定法规的机构制定，适用于对某一方面的行政工作或某个地方的某项工作作出的规定。3）一般性规定：机关团体对某些工作作出的具体规定，不属法规性质，但在一定范围内的规范作用。

三、条例和规定的写作：条例和规定的内容用条文表达，常见的有“章条式”和“条款式”两种

1、★草拟条例和规定的原则：1）坚持四项基本原则，为改革开放，搞活社会主义现代建设服务 2）符合宪法和法律，符合党和国家的路线方针政策 3）从实际出发，实事求是 4）贯彻民主集中制，充分发扬民主

2、起草条例和规定，应当对现行内容相同的法规进行清理，如果现行的法规将被起草的法规所代替，必须在草案中写明予以予废止。

3、条例和规定的内容用条文表达，常见的有“章条式”和“条款式”两种写法。章条式“适用于内容比较复杂的：”条款式“适用于内容比较简单的。

4、语言要准确、严密。

机关其他常用文书的写作

第一节 规章类文书

一、规章类文书：是规范工作、活动、行为等的规章制度类文书，适用于党政系统、社会团体、企业事业单位及各类组织机构

1、规章类文书包括：条例、规定、办法、实施细则、章程、规则、守则、制度、公约等文种。

2、★规章文书的特点：1）具有内容的规范性；2）执行的强制性；3）制定的程序性：①内容的规范性：是指规章类文书是为了规范特定范围、特定方面的工作、活动、行为而制定的，它是办事的准则、活动的依据、行为的规范。②执行的强制性：是指规章制度一经确定并公布实施，有关人员就必须遵守、不能有特殊例外者，不能任意解释或变通.③制定的程序性：是指规章类文书从草拟、确定到公布实施，应按一定的程序进行。考试大自考站，你的自考专家！

二、规章类文书的写作四种类型

1、办法：对某一项行政工作作出比较具体的规定。—办法和条例、规定一样，同属行政法规。（属行政法规）办法的内容应：具体、周全、便于操作。多条款形式。

2、实施细则：是实施法律、法规的细小规则，它多半是主管总门针对实施法律、法规时已经或者可能出现的种种问题而制定的规则。目的：是加强法律、法规的可操作性，保证法律、法规的顺利实施。写法：一般也是“章条式”或“条款式”，但每一条必须说明是哪个法律或法规的实施细则。实施细则与法律、法规的联系和区别： ①区别为：法律、法规必须概括；实施细则必须具体，便于操作。②联系为：实施细则的内容必须和法律、法规的有关条款相对应

3、章程：是一定组织机构制定的确定组织原则或办事原则的规章类文书。章程的种类：① 组织章程：系统阐明一个组织的性质、宗旨、任务、成员、机构、活动方式、经费来源等② 办事章程：是为了办理某项工作而制定的规章制度。章程的形式：“章条式”—政党、较大的社会团体的章程多采用； “条款式”—机构较小、涉及事务不很多的章程采用。4守则：是特定范围的全体成员必须遵守的行为准则。写作要求：简短、精练、易记。

第二节 计划类文书

一、计划类文书，是机关团体为达到某一目标或完成某一任务，对目标达到、任务完成前特定时段工作的设计和安排。计划类文书包括规划、纲要、计划、安排等文种★计划类文书的作用：1）下情上达 ：下级机关通过上报工作计划，可以得到上级机关的指导和帮助，减少完成计划过程中的困难。有些工作超出本身权限的，更需要上级机关批准后才能实施。2）上情下达：上级机关把自己的工作计划告诉下级机关，可以起宏观调控的作用，使下级机关能根据全局的计划，安排好自己那部分工作。3）统一自身步调：机关单位通过对本单位工作计划的讨论和制定，可以使全体成员思想统一、步调一致，共同为完成计划贡献自己的力量。

二、★计划类文书的特点：1）目标的前瞻性：任何工作计划都有一个需要完成的预期目标，这目标不是任意确定的，它必须服从更长远的奋斗目标。2）操作的预想性：工作计划必须有实现目标的步骤和措施，这些步骤和措施，是根据主观和客观条件，借鉴自己和别人以往的工作经验，设计出来的，它应当具有可操作性，同时又具有尚未经实践检验的预想性质。

三、★计划类文书的类型：根据完成期限、内容侧重、具体作用的不同，分三大类

1、规划类：实现目标的期限较长，往往是五年以上。内容侧重在工作的指导方针、努力方向，工作的实施步骤和重要措施等。作用主要是针对全局工作作略性、方向性的规定，以指导局部的、短期的各项工作。文种名称常用：规划、发展规划、远景规划、纲要、发展纲要等。

2、计划类：实现目标的期限较规划短，以计划和一年以内的短期计划为多。计划类文种一般都叫“计划”

3、安排类：指较短时间段内对工作的具体安排。它的内容具体、细致、执行和检查均极方便。计划类文书的格式以“条款式”和“表格式”最为多见，以也条款式和表格式结合使用的四、★计划类文书写作要求：1）分析情况要认真细致一定要吃透三方面情况： ①大环境的形势及要求，包括全国、本地区、本系统的发展形势及对本单位提出的要求； ② 主观条件，指本身人力、物力、财力情况及可挖掘潜力； ③客观条件，指上级和其他部门可能给予的的帮助。2）确定目标要实事求是 3）措施步骤要切实可行 4）条目要分明，语言要简洁① 标题 ：由机关名称、适用时间、内容类别、文种名称四部分组成。②正文格式：多用“条款式”或“表格式”。

五、完整的计划包括：1）现状分析；2）目标和任务；3）主要措施；4）实施步骤；5）执行要求计划正文的格式以“条款式”或“表格式“最为多见，也有条款式和表格式结合使用的，条款式分条分点，眉目清晰；表格式一般用于说明任务分配，时间安排等内容，其好处是一目了然。计划的文字尽量简洁，但表达要明确。第三节 总结

一、总结，是机关团体在实施计划或完成任务之后，对已做工作进行概括及评估的文书。总结与计划关系：总结和计划是相对应的：计划是工作之前拟定，用以指导工作；总结是工作之后进行，用以检查计划完成情况，认识计划执行过程中的经验教训，目的是提高执行者的水平，以利今后的工作。总结的作用：下情上达和提高自身。

二、总结的特点：1）回顾性：总结的内容是回顾已经做过的工作。2）经验性：从工作中引出经验教训，为以后的工作提拱借鉴。

三、总结的类型：从内容的涵盖来分，可分两种：1）综合性总结 ：是关系全局的总结，内容涉及多方面的工作。2）专题性总结：只就一个方面、一项工作，甚至一个问题进行总结，内容比较单一。

四、★总结的写作要求：1）回顾工作情况要实事求是 2）总结经验教训要着眼未来 3）纲目要清晰，文风要平实标题：常见有单行标题和双行标题两类。正文：两种写法 1）“分层展开式”：是一种纵式结构，其内容和排列顺序通常是这样的：总体概括、主要成绩及做法、存在问题、经验教训、今后努力方向五层内容。2）“纲目带动式”：是一种横式结构，采用夹叙夹议的写法，以议论为纲目，带动具体材料的陈述，内容的几个层次之间是并列关系。

第四节 调查报告

一、调查报告，是针对现实中发生的较重要的问题，作专门调查后，利用调查材料写成的书面报告。★调查报告作用：主要是提供真实的社会情况，为制订政策、贯彻政策、宣扬先进、揭露阴暗、解决工作中的疑难问题服务

二、★调查报告的特点：1）针对性强：即调查报告写作的目的很明确，都是针对一定的现实问题定的。2）纪实性强：调查报告的主要任务是提供与要解决的问题有关的事实，是真实的、确凿的材料。★什么情况需写调查报告：1）社会普遍关注或需要引起社会关注的问题的调查，写成后供传媒发表 2）为领导重要决策服务的有关情况和信息的调查，写成后供领导参考 3）为解决较复杂问题服务的专题调查，写成后供有关人员参考

三、调查报告的类型：根据调查报告的性质和作用分：1）新闻性调查报告 2）政务性调查报告 3）个案性调查报告

四、调查报告写作要求：1）深入细致、客观公平的调查是写好调查报告的前提；2）围绕问题展示重要的、典型的材料是调查报告的主要任务；3）调查报告的标题有公文式标题和新闻式标题调查报告的格式

① 标题：有公文式标题和新闻式标题两种形式。a.公文式标题：“对象加内容加文种”、“对象加文种”、“内容加文种”三种形式。b.新闻标题：有单行和双行两种。单行的形式有：直陈式、提问式、结论式等。双行的一般是正标题点明主题或提出问 题，副标题说明调查对象、内容等。标题中如果没有“调查报告”或“调查”字样，发表时一般应注明“调查报告”或“新闻调查”。② 正文：一般分前言、主体、结尾三个部分.前言：陈述调查材料之前的说明，可以介绍调查对象，介绍调查的目的和过程，也可阐述调查的意义，甚至可以点明调查的结论。主体：调查报告的主要部分，调查所得的材料和结论都放在这部分。结尾：调查报告全文的总结，或再一次强调结论，或提出建议与希望，或提出进一步思考的问题等。考试大收集整理

第五节 讲话类文书

一、讲话类文书：是人们在各种特定的场合发言时所依据的各类文稿的总称——是在公众场合经常使用的文书

二、讲话类文书的类型： 根据讲话的场合及主旨的不同，可分为三类：1）讲话稿 ：是指各级领导在各种会议上宣读的文稿。2）开幕词：是在大会开始时，由主要领导人向大会会宣读的阐明会议宗旨、说明会议议题、向与会代表提出希望的书面文稿。—具有指导性、方向性和基调性的作用。闭幕词：是在大会结束时由主要领导人向大大会会宣读的概括大会主人精神、总结大会成果、指出会后努力方向的文稿。—具有总结性、激励性和评估性的作用。3）欢迎词：是对客人的到来表示热烈的欢迎的一种讲话类文书。欢送词：是是客人时表达良好祝愿的一种讲话类文书。答谢词：是宾客在受到主人的热情款待时，向主人表示感谢的一种讲话类文书。

三、★讲话类文书的特点：1）口头性 2）直接性 3）针对性

四、讲话类文书的写作 ：都由开头、主体、结尾三部分组成。

五、讲话类文书的写作

1、写作格式①讲话稿：没有固定的写作格式，往往依讲话的内容、场合和目的而定。开头：可彩开门见山的单 直入式，也可以采用设置悬念的提问式，或说明讲话目的和原因的交代式。主体：主要是阐明形势、任务、方法对策等内容。结尾：一般总结全文，自然收束，并提出希望。展望未来，使人回味无穷。②开幕词：开头：宣告会议开幕，常用称呼开头，接着说明会议的组织组织情况。主体：一般先总结以信成败得失，然后说明大会议题（大会任务）；指出解决这些议题（任务）的有利条件，进行可行性分析，使大家认识到在本次会议上解决这些问题时机是成熟的，条件已经具备；还可交代大会议程（主要活动安排情况）。结尾：要有鼓动性、号召性和预祝性，提出要求和希望，意在为大会的顺利进行创造良好的气氛。闭幕词 ：开头：概括总结大会的主要成效。主体：包括两方面内容。一是分门别类总结大会情况。二是提出贯彻执行的意见。结尾：一般提出号召或希望，也可以鼓舞人心的口号作为结尾。③ 欢迎词、欢送词、答谢词：开头：首先要交代欢迎、欢送或是答谢的对象（应用尊称），然后用热情洋溢的语言向客人表示欢迎、欢送或是对主人的盛情表示谢意。写作时应充分流露致词者的友好心情。主体：这部分内容写作比较灵活自由，无固定的写作格式。整个主体部分的写作要充分表示出友好的态度。结尾：应对主体部分的内容做出总结，同时对有关问题，特别是涉及双方共同关以便向本单位领导汇报。（3）接心的有关事项发出号召，提出期受上级指示或通知时，要分条记望。写作时应使用一些具有激励明指示或通知事项，对时间限制、性、鼓舞性的语言，从而起到振工作安排和要求等要记清楚、准奋人必、激励向上的作用。最后确。（4）重要的发话内容，要求再写一些表示祝愿的话语。

2、对方复述，让对方确认无误才行。★讲话类文书的写作要求：1）主向别人传达重要事项时，也应要题要鲜明、集中、切勿顾左右而求受话人复述受内容。（5）一定言他，东拉西扯；2）材料要真实、要记下来电话人或受话人的姓新颖；3）布局要清晰、紧凑、讲名、职务、以保证内容的可靠、究步步推进，环环相扣； 4）语保密，并有据可查。

（三）接等记言要明白、生活，表达要简单、录的写作要求：

1、接待记录的格明了、生动活泼。

式应包括来访者的姓名及有关情第六节 记录类文书

况、反映的问题及要求、接待人

一、记录类文书，是指如实记录姓名、时间以及办理结果等项。

2、有关内容而形成的公务文书。接待记录的写作要求基本同于会记录类文书的类型包括：①会议记议记录和电话记录。

录：是指如实记载有关会议基本

（四）大事记的写作格式及写作情况和主要内容的文书。还是制要求

1、大事记的写作一般包括： 作会议经要、会议简报等公务文（1）标题：一般由机关名称及内书的重要依据。②电话记录：是在容加“大事记”构成。（2）开头：用用电话处理公务时，记载有关通于说明编写目的、意义、体例及话内容的文书。③接待记录：是指时限等。（3）正文：由时间和记在接待群众来访时，记载有关接事两部分构成。按年月日排序。待内容的文书。（4）结尾：用于说明材料的真实④大事记：是将本机关本部门工作性和使用、处理等事项。

2、★大的重大公务活动或重大事件按事记的写作要求：1）要记述“大”年、月、日的先后顺序进行如实事。大事不漏，小事不记。2）要记载的一种记录性文书。具有客客观真实； 3）要言简意赅。观、准确、系统、可信的特点。第七节 简报类文书一、二、★记录类文书特点：1）内容简报：是简明扼要的书面报告。纪实性 2）材料的直接性 3）语简报类文书：是用于汇报工作、言的实录性

三、记录类文书的写反映问题、交流经验、沟通情况、作

（一）会议记录的写作格式及推动工作展开的一种简短的、摘写作要求：

1、会议记录一般包括要性的信息载体。一般在内部运以下部分：1）会议组织情况：应转，是使用最普遍、最广泛也是写明会议名称、届数、起止时间、最常见的应用文书之一。常见的地点、出席、列席、缺席人数和名称有：“简讯”“快讯”“快报”“动姓名以及缺席原因，主持人和记态”“信息”“工作通讯”“情况通录人的姓名，会议主要议题等。2）报”“情况反映”“内部参考”“摘报”会议议题和议程 3）会议的进程等。

二、简报类文书的类型：1）和内容4）必要的手续：每次记录会议简报：即专门报道、交流有完毕后、散会前把记录当众宣读，关重要会议的内容和情况的简发现成就或遗漏应立即更正或补报。2）工作简报：就是反映本部充，然后由会议主持人和记录人门、本系统各方面工作情况的简在记录后边签字，并注明本次记报。

三、简报类文书特点：1）简，录的总页数。

2、会议记录一般要即简报在文字上要简明扼要 2）做到：1）记录人必须集中精力，快，即编发简报要迅速及时 3）把应该记录的内容迅速记录下新，即立意要新、内容要新

四、来。2）要求记得正确、清楚、完简报类文书写作：

1、简报类文书整，重点内容要求准确、详细。3）的写作格式： 一般由报头、主题、对特别重要的会议内容，为保证报尾三部分组成。① 报头：简报记录的准确，可根据现场录音整的一个突出特点就是有独特的报理或核对记录稿，可几人同时记头。②主体：主体一般由按语、录，完毕后核对，整理出一份准标题和正文组成。按语：用来说确、完整的记录。4）会议记录明编发简报的原因或目的，以引一般用汉字书写，字体要规范、起读者的重视。标题：拟定标题清楚，不要用速记符号或其他非要尽可能做到准确、简练、新颖、规范文字、文体，以保证其作为有吸引力。③报尾：正文写完之后，原始依据的有效性。

（二）电话记用一条黑线将主体部份与报尾部录的写作格式及定价写作要求： 隔开，在黑线下写简报的报、送、一般有发出电话记录和接收电话发单位及简报的份数。

2、简报类纪录表格填写。①★电话记录要注文书写作要求：1）内容要真实、意的情况（接受电话一般应包括确切；2）篇幅要短小；3）针对的内容）：1）接受时间。2）来性、指导性要强

电单位和来电会话人、注明其姓第八节 建议类文书

一、建议类名、职务等身份情况。3）来电话文书概述

1、★建议类文书，是以内容。4）处理结果，即将电话记书面形式提出建议、意见的一类录交有关人员处理的情况，此项公务文书。

2、建议类分文书的分内容在受话完毕后才能填写。5）类：提案、建议三种。①提案：是接电话人姓名，必要时写明职务。指提请机关或一定组织的会议讨②发出电话记录一般应该包括：发论、处理的意见或建议的文书。电时间；发往机关；发电话人（姓一般在各级政协会议和职工代表名、职务）；接电话人（姓名、职大会中使用。②建议：是组织、单务）；发电话事由。③作电话记录位或个人对某项工作、某项活动要注意以下（1）接受汇报或了解或某方面的问题提出建设性的意情况时，要记明事件情况，必要见、建议时使用的文书。

二、★建时还要询问有关情节和细节，每议类文书的特点：①建议性②说理个要素、情况都城要细致准确，性：文字表达上力求实实在在，整体情况要完整。（2）电话请示明确具体富于说理性③委婉性：语时，要记清领导机关或领导人作气要委婉和切中要害

三、建议类的指示或答复，并记明发话人（传文书的写作

1、提案的写作格式达人或领导本人）的姓名、职务，与写作要求 ① 提案的写作一般包括：（1）标 题 写明XXX单

位XXX会议第X号提案。（2）案 由 此部份简明扼要地写明提案的内容。（3）提案人 在“案由”下方，定上提案人的姓名。（4）理 由 理由要说明提出建议或意见的原因。（5）办 法 写明解决问题的办法和措施。（6）日 期 在正文的右下方，署上提案所写的时间。②★提案的写作要求：1）熟悉同提案有关的情况 2）注意区别提案同一般文章的行文格式。为醒目起见，分别把“案由”、“提案人”、“理由”、“办法”突出来顶格写在每部分的开头。

2、建议的写作格式及写作要求①建议的写作格式：由标题、称谓、正文和落款组成。（1）标题：有三种写法：一是直接写“建议”或“建议书”；二是在其之前加上建议或倡议的主要内容，有时还加上建议单位名称；三是采用文章标题写法2）称谓：即被建议单位的名称或被建议的个人的姓名。（3）正文：一般由前言、主体和结语组成。前言写建议的背景、原因、目的等；主体写建议的具体事项。结语写希望、要求等（4）落款：写建议者个人、集体或单位名称，并注明年月日。②建议的写作要求：1）把握分寸要适度 2）所列内容要具体3）表述语言要精练 第十章 公文处理工作第一节 公文处理工作概述

一、什么是公文处理工作 ：常见有广义和狭义二种解释。

1、广义上说，公文处理工作就是运用科学的原则、程序和方法对机关公文的拟制、办理、管理以级立卷归档所进行的一系列衔接有序的工作。广义可以从以下几个方面来理解： ①从发文阶段来说：从思想观点的酝酿、材料的收集与整理、文字起草与讨修改、审核把关与领导签发定稿以至印制发出所必须经历的一系列处理环节。②从收文阶段来说，从来文的签收、登记、分法、传阅、拟办、批办到承办、催办以及答复等，也必须经历一系列处理环节。③从公文的管理来说，机关秘书部门应当切实做好公文的管理工作，既要充分发挥公文的效用，又要有利于公文的保密，还必须建立一系列管理环节。④从公文的立卷归档阶段来说，公文在处理完毕以后，人们还要将其中对今后的机关的机关工作活动仍然具有一定查考利用价值的文件，进一步整理立卷，进行归档保存，必须经历一系列的处理环节。

2、狭义方面来说：主要是指机关内文书工作人员所承担的公文的收发、登记、催办、整理与保管等方面的具体工作。考试大自考站，你的自考专家！我们所说的公文处理工作，是指广义的概念及其理解。

二、★公文处理工作的特点：1）政治性，指机关的公文的处理直接关系到党和国家的方针政策、法令法规的贯彻执行，还表现在提高机关工作效率的重要环节上，还集中体现在它是整个国哝机器正常运转的重要保证；2）★时限性（主要表现在：

1、凡进入文书部门的公文一般都要及时迅速地进行处理，不能延误。

2、有的公文的处理要讲究适时。

3、公文处理的各个环节都要注意时间上的衔接。）3）机要性：是指公文处理所涉及的一些文件的内容具有不同程序的机密性，以及文书工作岗位的重要性；4）规范性：是指公文在形成、办理、管理和立卷归档的过程中，必须遵循统一的规范。★公文处理工作的作用：公文处理工作对机关工作人员所起的作用主要表现在：

1、助手作用。在机关内部，公文处理工作是机关领导人和业务工作者不可或缺的助手。

2、纽带作用。任何一个机关，都不能孤立地存在，都有上下左右的机关与之发生各种各样的联系。

3、查考作用。其中一部分按规定移交档案管，作为长期或永久保存，以备日后查考之用。公文处理工作的作有用与公文的作用的区别：（1）公文的领导指导作用，行为规范作用、信息传递作用、公务联系作用和凭据记载等作用是通过公文这个载体中的内容来实现的。（2）公文处理工作的作用，主要是指从公文的形成到公文的办理、管理、立卷归档等一系列环节对机关工作所发挥的作用。

第二节 公文处理工作的任务与组织

一、★公文处理工作的基本任务科学地组织机关的文书工作，及时准确在处理机关的往来公文，有条理地、安全地运转公文，完整地保管公文，正确地发挥公文的作用，有效地推进机关工作，为机关领导工作服务，为社会主义现代化建设服务。★公文处理工作的基本任务的主要内容包括以下几个方面：：1）文件的收发、登记和分送；2）文件的拟办、批办、承办和催办；3）文件的撰写、校核、签发、缮印、校对和用印；4）会议、汇报、电话的记录和整理； 5）文件材料的平时整理、提供借阅利用等工作；6）归档文件材料的系统整理、编目和归档工作；7）处理群众来信；8）为机关领导准备有关资料并完成机关领导人交办的其他文书工作的任务。

二、公文处理工作的组织：组织机构、组织领导和组织形式三个方面。

1、公文处理工作的组织机构：①对于一些较大的机关来说。可考虑设立专门的机构，归机关的办公厅（室）领导。这些主要担负公文公文处理工作的机构，通常被称为文书文书处理部门，而相对地将机关内期货业务职能机构称之为承办单位或办文部门。公文处理工作的主要部分由机关的办公厅（室）负责，其下边可以设立文书处（室）、信访处（室）、机要室、打字室、印刷厂、收发室、通讯科等公文处理机构。通常称为文书处理部门 ②对于一些较小的机关，或者基层单位来说。一般只在办公室设一两个专职或者兼职的文书工作人员也就够了。③对于一些企业单位来说。大中型企业都在办公室内设文书科或秘书科等公文处理工作机构；小型企业则只在办公室内设专、兼职的文书工作人员就行了。

2、公文处理工作的组织领导①从全国来说，由中央办公厅、国务院办公厅分别负责领导和指导党和政府系统的文书工作。②从一个机关来说，它的公文处理工作由本机关的秘书长或办公室主任负责领导。★它的主要职责有：1）对本机关公文处理工作的任务和公文处理的组织工作，提出全面的工作计划和实施方案。2）总结本机关及其所属单位公文处理工作的经验，推广先进典型，发现问题，及时纠正，并提出改进的意见和办法。3）设计文书规格，促进机关公文处理工作的规范化、标准化，组织印制机关公文规范化、标准化所需要的公文表格、公文版头、公文稿纸、公文处理签等，并组织购置公文处理工作所需要的设备。4）指导、帮助机关各部门专职、兼职文书工作人员的业务工作。5）制定机关公文处理工作规范的有关规章制度，并对执行情况进行检查、监督和协调。③从上下级机关的关系来说，上级领导机关的办公厅（室）负有负责对其所属的机关、单位的文书处理工作进行业务指导。④从机关主要 业务职能部门来说，机关的业务职能部门可责成一名秘书分工负责本部门、本单位的公文处理工作。其主要职责：1）负责本部门、本单位同机关办公厅（室）、档案室的联系，在本部门、本单位传达、贯彻有关公文处理的工作事项。2）在本部门、本单位负责人的领导下，全面负责本部门、本单位公文处理工作组织，对本部门、本单位的公文处理工作的质量、效率和效益，进行检查、总结，学习先进经验，发现问题，及时纠正。3）拾遗补缺，负责做好本部门、本单位公文处理工作中他人遗忘、不周到、应当补做的工作。⑤对机关档案部门来说。机关档案部门所开展的业务工作和公文处理工作具有密切的关系，它对机关的公文处理工作也负有一定的指导责任。其主要职责：1）协助机关办公厅（室）在公文整理归档等业务方面，对机关各部门的文书工作人员进行帮助和指导。2）机关办公厅（室）以及其他公文处理工作部门共同制定本机关的公文处理工作以及归档文件整理工作等方面的规章制度。3）从有利于开展档案工作的角度，对本机关的公文处理工作提出合理的建议。

3、公文处理工作的组织形式：是指一个机关如何和安排公文处理的各个环节。也就是说一个机关到底采取什么样的合理工作形式，对机关内公文处理工作作出科学的、有效的组织安排，这是关系到能否提高公文处理工作效率的重要组织措施和保证。★公文处理工作组织形式的类型：1）集中形式：它是指在一个机关内，除了文件的承办外，公文处理的各个环节都集中在机关的中心机构，亦即办公室来进行。由办公室直接同机关领导和各业务部门联系，而各业务部门一般就不再设立公文处理机构或者专职、兼职的文书工作人员；2）分工形式：它是指将一个机关的公文处理工作分别由机关的办公厅（室）以及各业务机构的公文处理部门或专职、兼职文书工作人员分工负责进行。（A按文件内容和职责分工B按公文处理的不同环节分工）②公文处理工作组织形式的选择：应根据各机关的实际情况而定，以能及时、准确地处理公文，提高机关工作效率和方便工作为原则。公文处理工作组织形式的选择要结合考虑以下情况：A机关的工作性质、任务和职权范围。B机关内部组织机构设置的层次、数量。C机关收发文件数量的多少。D机关办公驻地是集中还是分散以及距离的远近。E机关工作人员的数目和机关文书工作人员的配备等等。小机关适用：集中形式。中等机关：视情况而定（集中、分工）。大机关采用：分工处理的形式 号码是否一致；3）查清文件封口

第三节 公文处理工作的原则与是否破损，包装是否牢固，如发要求

一、★公文处理工作原则：现有散包、破封、密封条被拆情必须准确、及时、安全、保密，况，应及时追查原因。4）查清文加强集中统一管理，坚持实是求件登记件数与实有件数是否相符 是，按照行文机关要求和公文处

2、拆封—文书人员的职责（写明理规定进行原则 由本机关或部门收启的封件进行

二、★公文处理工作要求：1）必拆封）对于写明某某领“亲收”、“亲须准确、周密，确保质量 2）必启”的封件，则由领导人本人拆封须及时、迅速，注重时效 3）必或由其委托的人代拆。密件则应须做到安全可靠确保机密 4）必交机要文书或机要室拆封。

3、登须加强集中统一管理 5）必须坚记：就是将需要登记的文件在收持实是求是，遵规守纪，按行文文登记簿上编号和记载文件的来机关要求和公文处理规定进行 源、去向，经保正文件的收受和6）精简文件，深入实际、反对官处理。公文登记是收文办理的重僚主义和文牍主义。考试大收集要程序，也是公文处理工作的基整理 础。★公文登记作用：1）便于管第十一章 公文办理程序 第一理和保护文件，防止积压和丢失；节 公文办理程序概述

一、什么2）便于检查和检索文件；3）便是公文办理程序公文办理，有它于文件的统计和催办工作 4）作科学的运转程序，主要有收文办为核对与交接文件的凭据 公文理和发文办理。公文办理程序就登记的具体范围：1）上级机关文是指公文在机关内部从形成到运件，包括指导性、参阅性和需要转处理所必须经过的一系列环办理的文件；2）下级机关文件，节。公文办理程序，在《办法》包括请示、报告性文件；3）重要和《条例》中都有明确的规定。的带有密级的刊物、资料；4）其这些具体规定将在本章第二、三他机关商洽问题和需要答复的文节详述。任何一个机关组织，件；5）上级机关召开会议印发的在拟制对外发文，对内文件或处会议材料。公文登记的原则上理收来文件时，都应当按照规定方便文件的运转和管理。公文的环节办理。这些环节前后衔接、中不登记的文件（公文登记的手环环相扣、排列有序，从整体上续要尽量做到简便有效，减少不构成了机关公文运转处理的科学必要的工作量）：1）各种公开的流程。和内部不保密的出版物；2）一般

二、公文办理程序示意图现将《办性的公开信和不应拆的私人信法》和《条例》所规定的公文办件；3）已被综合性文件包括的文理程序的主要环节之间的衔接，件材料；4）行政事务性的通知、作如下图示： 便函、介绍信用和请请柬等；5）上图所示，只是在一般情况下机领导“亲收”、“亲启”件这类信件应关收发公文所经过的办理程序，由收件人本人或其委托人收阅并不是说机关的收文和发文都必后，认为须交机关存查或处理的，须经过以上所有的程序。由于各再行登记，并交有关部门处理。类机关的规模、工作性质不同，二、审核分发和传阅

1、审核：机公文的种类、数量不同，关文书部门收到下级机关上报的各种公文的办理要求和方法也有需要办理的公文，应当进行审核。所不同。因此，不同机关、不同审核的重点：是否应由本机关办公文的办理程序也是不尽相同理；是否符合行文规则；内容是的。在公文办理的过程中，我们否符合国家法律、法规及其他有一方面应当尽可能地完善它们的关规定；涉及其他部门或 地区职程序环节，不要人为地颠倒顺序权范围内的事项是否经过协商、或随意增删环节，以免影响公文会签；使用公文文种、公文格式处理的质量另一方面又不要搞绝是否规范等。

2、分发：亦称分办，对化，一刀切，要允许从实际情是指文书人员在文件拆封登记以况出发对不同类型的机关所形成后，按照文件的内容、性质和办的不同性质和内容的公文有着不理要求，及时、准确地将收来文同的办理程序。件分送给有关领导、有关部门和第二节 收文办理程序收文，承办人员阅办。分发的原则和具

指机关文书部门收进外单位发来体要求是：①对那些方针政策性的文件材料。收文办理，指文的，关系本机关工作全局的指挥书部门收到文件材料后，在机关性文件，或重大问题的请示、报内部及时运转直到阅办完毕的全告之类的文件，以及文书人员还过程。组成这一过程的一系列相不能判定应由哪个部门承办的文互衔接的环节称之为收文办理程件，均应先送办公部门负责人或序。★收文办理程序主要有：签收、机关领导，再根据批办意见分发拆封与登记；分发与传阅；拟办、办理；②对对那些属于机关日常事批办与承办；催办、查办与注办。务性的已有明确分工的文件，或

一、签收、拆封和登记

1、签收：早的批示规定和有规可循的例行是指收到文件材料后，收件人在公文，按主管业务的分工范围直对方的公文投递单或送文簿上签接分送哪个部门阅办； ③对来文字，以明确交接双方的责任，保机关答复本机关询问的文件，（批证公文运转的安全可靠。是收文复、复函）要按本机关原发文的办理的第一个环节，机关的收文承办部门或主管人分送，既原来主要有三个来源：1）机关交通送是哪个部门请示、询问或要求下来的的机要件；2）邮局送来的挂级报送的，复文就分送哪个部门号函件和电报；3）外机关和部门阅办；④在文件份数少，阅办阅知直接送来的文件材料★签收不论部门（或领导）多的情况下，应是从何种渠道送来的文件材料，按先办理、后阅知。先主办、后都要对照公文投递清单或送文登协办，先正职、后副职的次序分记簿认真清点，做到四查清：1）送；⑤公文的分发要建立登记交换查清信封或封筒上的收文机关名制度，无论是分发给本机关领导称，是否确属本机关的收文，以人或各业务部门的文件，还是转防错投、错收；2）查清信封号码发给外机关的文件，都要履行签与递送人在签收登记簿上所登的收手续；对那些要求退回归档的文件，要在文件上标明“阅后请退回归档”字样，以便及进收回，防止文件散失。

3、传阅：是指单份或份数很少的文件以及一些非承办性文件，需要经机关各们领导人和许多部门阅知时，由文书人员组织在他们中间传递和阅读。传阅现已成为机关领导处理事务，互通信息的一种有效的方式。属于传阅件之列的主要包括：①上级机关的指导性文件或重要会议文件；②需要几位领导共同批办的文件，包括上级机关和有关部门的专项业务文凭，下级机关的请示，以及本机关制发的需要会签的文件等；③机关领导在文件上有重要批示，需其他领导同志和部门阅知阅办的文件。传阅文件应当注意的事项：1）传阅的顺序，一般应先送给机关的主要领导、负责人和业部门阅读，再送其他有关需要阅知的对象。2）传阅文件应以文书人员为中心进行传达室递，这种传阅文件的方法称为“轮辐式传 阅”；3）在传阅过程中或传阅完毕后，文书人员要及时对文件时行检查，如有领导批示，要按批示意见进行处理 4）每份传阅文件，都应由文书部门在文件首页附上《文件传阅单》。文件阅毕后，阅读人员要在《文件传阅单》上签注姓名和日期。

三、拟办、批办与承办

1、拟办：是指对来文的处理提出初步的意见，供领导人批办时参考。

拟办是收文处理中的一个重要环节，是秘书部门实现“四个转变”，在办文办事中出谋献策，变被动服务为主动服务，发挥参谋助手作用的具体体现。如何做好拟办工作：① 拟办之前，要认真研究公文的内容和发文机关的要求，弄清来文的背景，查明问题的症结所在，便有针对性的提出切实可行的拟办意见。②要清楚地掌握有关政策和规定，力求使拟办意见既符合实际情况，又符合政策规定。③要熟悉业务。④拟办意见要周到，要综合考虑各方面的因素和影响。⑤拟办意见不是具体的承办计划或方案，文字要简明扼要。要签署拟办人姓名和日期

2、批办：是指机关领导人对送批的文件如何处理所作的批示。公文批办的作用：在于使机关或部门的领导人及时阅读重要的收文，掌握上级指示精神、工作发展情况和其他有关信息；并便于加强对公文处理工作的领导，向承办人及时交代意图与要求，合理组织人力，避免承办人在文书处理上走弯路，或由于分工不明，责任不清，形成观望等待而拖延时间等。批办的主要内容包括：①提出处理该份文件所述问题的原则和方法。②提出并指明负责承办该文件的单位或者承办人，规定承办的时限。③凡是需要两个单位或者人员共同承办的，必须指出主办单位和主办人，以便承办单位和承办人员具体执行。④各项批办意见，均应郑重地填写在《公文处理清单》的“批办意见”栏目内，并签署批办人姓名日期。

3、承办：是指机关有关部门或人员按照来文的要求进行具体工作或办理复文。承办这一环节，是收文的最后一道程序，又是发文程序的开始，是公文处理中的一个关键性的环节，它直接关系到发文的质量和机关公文处理工作的效率。公文承办有两方面的意思： ①从业务部门来说，承办是指对具体工作问题的执行和处理，如上级的有关政策、规定，要组织学习和贯彻落实；平级机关来函商办的业务问题，要进行调查和办理。②从公文处理工作来说，主要是批指根据拟办和批办的意见办理复文（指那些必须回复的来文）。承办部门或承办人员在办理来文过程中要注意几点： ①对有领导具体批示的意见的公文，一定要认真领会领导的指示精神，按照领导的意图办理复文，不得延误推诿②对没有领导签署批办的意见的公文，即一般性文件，应根据有关的文件精神、按照规定或按以前的惯例，酌情办理。③对领导批办要求本部门牵头与其他部门或单位联合办理的公文，本部门要先拟出复文稿请有关部门或单位会商，并由本部门和有关部门负责人签名后，再报请机关领导审批。④来文内容涉及到以前的收文或其他有关材料时，承办人要查找或调阅有关文件材料作为承办复文的参考，不能凭记忆办事，以防出错。复文需经领导人审定的，将有关团料一并附上，以保证领导全面掌握情况，作出正确地判断和决策。

四、催办、查办与注办

1、催办：是指那些必须办理答复的文件，根据承办时限的要求，及时地对文件承办的情况进行督促和检查。催办的目的：是为了避免办理拖沓，文件积压，克服官僚主义，加速文件运转，提高机关办事效率的重要措施。催办工作一般有两种情况： ①对内催办主要内容是：上级机关发来本机关的文件，特别是要及时回复的文件的催办；平行 或不相隶属的机关单位向本机关联系商洽工作的文件的催办；下属单位主送本机关的请示性文件的催办；本机关下发所属单位需要回复文件的催办。②对外催办：主要是指本机关上行或平行需要对方回复的文件的催办。催办工作应当注意做到的几点：① 要明确催办范围。②要明确催办落实。③要建立和加强公文催办工作的组织机构。催办的形式：口头催办、电话催办和书面催办等。催办的形式其主要方法：应根据不同的怀脱胎换骨，采用口头催办、电话催办和书面催办等形式：①在机关内部，尽可能由催办人员上门当面催询，了解有关公文的承办情况，也可以利用分送文件给领导或各部门有关人员的机会进行口头催办。②对外机关，可由催办人向承办单位或者承办人用电话进行催询，或用发便函、催办单等方式进行催办。③如果为了便于掌握情况，由负责内收发的文书工作人员兼管公文催办工作时，就可以利用收文登记薄将必须催办的文件登记，注明承办时间，在办理答复以后，立限即填上复文号，然后经常检查登记簿来掌握文件催办的进展情况。公文催办存在的问题：①一些单位对公文催办工作还不够重视，缺乏健全的制度和相应的措施。②对需要尽快办理的公文，拖长办文时间，给工作造成不必在的损失和影响。③有些办理完毕的文件，承办单位领导或经办人没有将办理的主要情况或结果记在《文件处理单》上，给以后查考文件带来很大的困难。

2、查办：是指文书工作人员协组机关领导检查各项方针、政策、决议、指示的执行和落实，以及对某些问题进行查处，解决的一项承办性工作。一般在县以上的党委办公厅（室）内部都设有专门机构，其任务是督促检查并协助办理下列问题： ①党政领导机关各项方针政策、决议的贯彻落实情况；②各种会议的决办事项；③文件、电报的拟办、拟复事项；④对需要解决的重大问题提出查办意见，报请领导批示；⑤领导批示或交办的事项。查办与催办的异同：①相同：都是对公文的承办情况进行督促检查或催询。② 区别：（1）查办主要是对大政方针的贯彻落实情况进行督促检查，查办的事项要经领导批示或授权后才能进行；而催办则是文书部门的一项例行性工作，凡应催办的公文。文书部门应按承办时限的要求主动进行催办。（2）查办的问题要进行查办立项，结果要写出汇报材料及时反馈，实质是督促检查，限期落实，是领导机关同官僚主义作风作斗争的一种手段，查办的重点在于查证落实；而催办作为收文处的一道程序，一般只是限于了解是否已经办理，对如何办理及办理结果是不大过问的。查办工作一般按以下程序进行：

①阅读有关材料，搞清查办的问题。②查办立项。—立项既是查办工作的开始，也是必须经过的法定程序。立项内空包括五要素：（1）确定查办的事由；（2）明确办理要求；（3）指明承办单位或承办人；（4）规定完成时限；（5）提出办结后的反馈要求。③查办的办理。分两种情况：一种是转出交办；一种是由查办人员直接承办。④查办的结果与反馈。结果的几种情况：（1）肯定的。即反映问题属实，按规定作了处理；（2）否定的。即反映问题失实，向批示人、当事人说明了情况；（3）部分肯定，部分否定。（4）事件的范围有所扩大，即由一个问题涉及一片，或一个人的问题牵涉到同类事、同类人的问题。⑤ 立卷归档。

3、注办：是指对公文承办结束后，由经办人在公文处理单上所作的简要说明。注办便于公文的整理和日后查考。注办一般包括以下内容： ①一般的传阅文件，在有关人员传阅完毕后，文书人员应注明阅毕的日期。②需要办理复文的文件，办理后要注明“已复文”，并注上复日的日期和文号。③用口头或电话答复的要注明时间、地点、接谈或接电话有、主要内容等，并由承办人签字。④不需复文的文件要注明“已阅”“已办”、“已摘记”等字样。

第三节 发文办理程序发文：是指机关文书部门根据机关的工作需要向外发出文件材料，包括本机关制发、转发、翻印、复印的文件材料等。发文办理：就是指文件从拟稿到印制发出的整个运转过程。发文办理程序：1）拟稿、审核与签发 2）核发、缮印与校对 3）用印、登记与分发发文办理的作用：是机关秘书工作的重要组成部门，是机关领导具体贯彻执行党和国家的方针政策的重要方式。它对及时有效地实施领导、指导工作，处理问题起到重要的作用。

一、拟稿、审核与签发

1、拟稿：公文拟稿是公文承办人员根据领导交拟或批办的意见草拟文稿的过程。拟稿的注意事项：1）要符合党和国家的方针、政策、法律、法律及有关规定。2）要情况确实，观点明确，条理清楚，文字精练，字词规范，书写工整，标点准确，篇幅简短；3）文稿人名、地名、数字、引文要准确，日期应具体；4）如要引用某份公文，就先引标题，后引发文字号；5）涉及计量单位时，必须用国家法定的标准计量单位；6）在使用简称时，应先用全称，并加以注明；7）公文中的数字，除成文时间、部门结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修色彩语句中作为词素的数字必须使汉字外，应当使用阿拉伯数字。

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2、审核：是指公文的草稿在送交机关领导人审批签发以前，对公文的内容、体式进行的全面审核和检查。审核的重点：1）是否应由本机关办理 ；2）是否符合行文规则；3）内容是否符合国家法律法规及其他有关规定；4）涉及其他部门或地区职权范围的事项是否经过协商、会签；5）使用公文文种、公文格式是否规范。公文审核六查内容：1）查是否需要行文，以什么名义行文；2）查文稿内容与法律法规和政策及上级的有关规定是否一致，与平行机关和本部门已有的规定是否矛盾；3）查要求和措施是否明确具体，切实可行；4）查涉及其他部门或地区职权范围的问题是否协商一致并经过会签；5）查文字表述是否准确简练条理清楚，标点使用是否正确，文字书写是否规范；6）查公文格式是否符合规定。

目前没有切实把好关的主要有几个问题：（1）涉及几个部门的问题，主办单位事先末征询有关部门意见，就直接向上行文，甚至径直多头分送机关主要负责人。（2）本来由几个部门经过协商就可解决的问题，有的部门却不主动与有关单位联系，商量如何解决，而是各自从本部门的角度考虑，分别向上级机关行文要求给予批准；有些理应由主管部门处理的问题，有关单位配合不够，意见为一，经致造成互相扯皮，最后将矛盾上交。（3）有些下行文件，涉及其他部门或地区的问题末协商一致就向下发出了，结果使下级单位在工作中实际上难以执行，也给发文机关造成了工作上的被动。公文格式的审核主要包括：（1）查文种的使用是否恰当（2）查公文标题是否能正确体现文件内容（3）查公文格式安排是否得当

3、签发：是指机关领导人对文稿的最后审批。需要注意的几个问题：①机关领导在签发公文时，必须确认是自己职权范围内的有关公文才有权签发，不可越级签发公文。②以机关内某个部门名义的发文，可由部门负责人签发。③签发人在签发文件时，必须对文件的内容和文字作严格的审 阅修改对其所签发的公文内容和文字表达的正确性应负完全责任。④文件经签发人审批同意发出时，签发人应在送签的 发文稿 纸的签发栏内明确写上“发”、“印发”、“急发”等字样，并签署全名，注明年月日。⑤几个相关或部门的联合发文，一般应由主办该公文的单位负责，送请有关联署机关或部门的领导人会签。

二、核发、缮印与校对

1、核发：是指在公文正式印发之前，对经领导人签发的文稿进行复核并确定发文字号、分送单位和印制份数的一项工作。

核发的内容和要求：1）文稿是否报请有关领导人审批，手续是否完备，意见是否明确，审批人是否签署全名及时间等；2）文稿中的人名、地名、时间、数字、引文和文字表述、密级、印发（传达）范围、主题词是否准确，标点、计量单位、数字的用法及文种，、格式是否符合规定；3）编排发文字号；4）对需要标明密级、紧急程序的公文进行标注；5）确定分送单位和印制份数。

2、缮印：是指对已签发的公文定稿进行印制。缮印的注意事项：1）要忠于原稿，不允许随意改动原稿的文字、标点、符号、文面格式以及掉换层次、段落，如须改动须经秘书或办公部门同意才行。2）要做到文字准确，设计美观，页面整洁，字体大小得当，标题居中醒目，排列疏密相宜，符合格式要求，便于阅读办理。3）不要出现末页无正文现象。正式的公文，还须在最后一页的底部标明印制单位和印发日期、份数，以此为封底。4）要注意保密，不能让外人随便翻阅文稿和印制的公文。保密公文要有专人负责或送指定的印制厂印制。5）要建立登记制度。，3、校对：指将公文的誊写稿、打印稿清样与经领导签发的原稿核对校正，以修改和消耗除书写、排字上的错误。—校对要确保文字准确、格式规范、杜绝差错。公文校对的两种方法：① 由印制单位先校对一次或者两次，然后再次由承办人校对一次；② 另一种方法是完全由承办人员负责校对。校对的注意事项：1）必须以原稿为准。2）校对的方法原则上应当实行双人对制。一般公文应做到“一校一读”，重要公文应坚持“两校一读”。3）校对发现的错、漏字须以醒目色笔和纺一符号标明。在付印校样上改的字或符号必须牵出版芯，不要在原 错字上加字或减字。4）校对完毕后应对文件格式、文头文尾等处的附加标记、签发手续等作全面复查，查对无误后，在校样上签字，然后付印。

三、用印、登记与封发

1、用印：是指在印好的文件上加盖机关印章。用印的注意事项：1）须以机关领导人或部门负责人签发的公文原稿为依据，经核对无误后始得用印。2）用印要端正、清晰、不得模糊歪倒。3）联合下发的公文，各机关部门都要加盖印章。4）用印一定要与制发公文的机关、部门或单位相一致。5）要核实份数，超过份数不能盖印。

2、发文登记：一切发出的文件，均应进行登记。发文登记的作用：便于对文件进行管理和查找。

发文登记采用的形式为簿册式登记，又分为：1）内收发的发文登记簿 2）内收发对外收发的送文登记簿 3）外收发的发文登记簿

3、封发：是指对准备发出的文件进行分装和发送。★封发文件应注意几点：①文件分装之前，先要看发文稿纸注明的发送单位、密级、有无附件等，然后按发送份数进行分装。②收文机关的邮政编码、地址、名称要在发送文件的信封上写准确。字迹要清楚、工整。机关的名称要写全称或者通用的简称。③发文如系密件、急件、亲启件，凡文稿上没有注明的，须分别注明，并在封套加盖密件戳、急件戳、写明亲启。④文件装封后，应及时发送，发送的方式可按文件的性质分别采用邮递、机要交通传递和专人传递。“三密”文件应由机要通信部门或指定专人传递。邮寄重要文件应有回执单，通讯员送递的，应有收件人签收。⑤会议发放的文件，凡允许与会人员带回的，也要履行签字手续，燕应向与会人员所在单位发出“会议文件目录”或者“会议文件通知单”，以加强对会议文件的管理。考试大收集整理

第十二章 公文立卷工作第一节 归档文件整理工作概述

一、什么是归档文件整理工作《办法》第三十八条规定：“公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。”这一规定同以前的《办法》相比，是将立卷二字加上了括号，这就是说，对我国沿用多年的公文整理方法“立卷”将进行改革。2000年12月6日，国家档案局颁布了《归档文件整理规则》（中华人民共和国行业标准DA/T22-2000）（以下简称《规则》）《规则》指出，归档文件整理是指“将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。”《规则》还规定了归档文件整理的原则要求和方法步骤，它的适用范围是各级机关、团体和其他社会组织。《规则》是国家档案局颁布实施的新时期档案工作标准化文件，是对传统档案工作的一项重要改革，同时，也对文书处理部门和承办部门的公文整理（立卷）和归档工作提出了新的要求。各级机关、团体和其他社会组织的文书处理部门和承办部门都应当在《规则》的指导下，按照新的文件整理方法，对其在职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料进行整理（立卷）和归档。考试大自考站，你的自考专家！从上世纪五十年代开始，我国各级机关、社会组织的文书部门整理与保存文件的重要方法是“立卷”。它是将已经办理完毕的，具有一定查考利用价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。将“案卷”作为文书档案的基本保管单位，这已经形成了我国传统的文书档案的整理方法。而《规则》则以“简化整理、深化检索”为宗旨，对传统的立卷方法进行了重大改革，取消“案卷”，推行“文件级”整理，免除了繁琐、复杂的组卷过程，大幅度简化了整理工作中的手工操作，为归档文件整理手段的创新创造了良好的条件。

二、归档文件整理工作的意义机关对应归档的文件按照《规则》提出的“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”的原则，进行整理，这对于机关公文处理工作和档案工作都具有重要意义，主要有以下几个方面：

1.归档文件整理能够保持文件之间的有机联系，便于文件的查找利用。在机关的日常工作中，文件总是一份一份地形成的。应当说，每一份文件既是独立的，有它特定的使命和作用，这是文件的个性方面；同时，我们也要看到，在进行同一项工作，或者处理同一个问题的过程中所形成的许多份文件，它们之间必然具有一定的内在联系，这就是文件的共性方面。比如，建设一项工程、处理一次事故或召开一次会议，都要形成一系列的有密切联系的文件材料。将这些文件以“件”为单位进行装订，分类、排列（按事由结合时间、重要程度等排列）编号、编目与装盒，使之有序化。也就是将具有查考利用价值的全部文件材料按照它们之间的相互联系齐全、完整地加以整理和保存，这样才便于对文件的查找利用。文件材料如果不经过整理，那必然是一种杂乱无章、乱堆乱放，无规律可循的无序状态，查找起来就非常困难。常常是找到一些材料，又不甚完整。例如找到了请示，又不见批复；找到了问函，又不见复函；找到了一份会议文件，会议的其他重要文件不知在哪里，等等。这样，就得多花一些研究考证的工夫，有时甚至考证不清。其结果就必然会影响工作的顺利进行，更谈不上提高机关工作效率了。

2.归档文件整理可以维护文件的完整与安全，也便于文件的保管。《规则》规定归档文件整理以“件”为单位，这同传统的立卷方法将文件材料按其形成规律和保存价值组成“案卷”相比，其整理过程是大为简化了。但是以“件”为单位，并不是说任其零散堆放的自然状态，而是以“件”为单位进行整理，其整理原则和质量要求同过去立卷一样，是非常严格的。如在质量方面要求归档文件齐全完整，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的应予复制。以“件”为单位进行装订，规定正本与定稿为一件，来文与复文可为一件，这就保持了文件之间的有机联系，然后进行分类、排列、编号、编目、装盒，使每一份文件材料都有一个固定的位置，防止了文件材料的散失。同时，以“件”为单位查阅利用，可以有效地控制文件，防止文件失密。因此，对归档文件进行整理是维护文件的完整与安全和保管文件的重要措施。

3.归档文件整理为档案工作奠定了基础。机关文书处理部门将已经办理完毕的文件进行整理（立卷）才能最后完成公文处理工作，整理好的文件向机关档案室移交以后，文件就从发挥现行效用转入到备作查考作用。也就是说，从现行的公文运转处理阶段转入到档案管理阶段。

文件的整理（立卷），是机关的公文处理工作与档案工作的交接环节，它既是公文处理工作的最后一道程序，又是档案工作的起点。所以人们把它称之为文书工作与档案工作的“结合部”。

文件材料以归档为界，归档之前是文件，归档以后是档案。通过对文件进行整理（立卷），机关各部门每年都要形成相当数量的归档文件，这些归档文件就是机关档案室档案的来源，其中那些属于永久保存的归档文件，经过若干年为本机关查考利用后，还需要向有关档案馆移交，为社会提供利用。

由此可见，归档文件整理（立卷）的质量如何，对档案工作具有极大的影响，或者说，直接影响到档案室、档案馆的工作质量，如归档的文件是否齐全完整，按“件”装订和分类，排列等是否符合要求，保管期限的划分是否恰当。所以说，文书处理部门做好归档文件的整理（立卷）工作，就是为档案工作打下了良好的基础。

第二节 归档文件整理（立卷）工作的组织

归档文件整理（立卷）工作是一项业务性、技术性较强同时又比较细致的工作，尽管《规则》取消了“案卷”的概念，简化了复杂的立卷过程，也不需要拟写案卷标题和编制案卷目录了，但由于机关的归档文件整理（立卷）工作涉及到机关的各个部门，为了做好这项工作，应当按照《规则》的要求，很好地进行组织。归档文件整理工作的组织主要有建立和健全文书部门整理（立卷）制度，正确选择立卷环节和明确公文整理（立卷）的范围等方面。分述于下：

一、建立和健全文书部门整理（立卷）制度文书部门立卷制度，是指由机关的承办和处理公文的部门负责进行立卷的制度。具体地说，是指由机关的文书部门或者业务部门的专职或兼职的文书工作人员负责进行文件材料的整理（立卷）工作。

实行文书部门立卷制度，是与机关档案室整理（立卷）相对而言的。如前所述，公文的整理（立卷）是机关公文处理工作与档案工作的结合部，这项工作介于公文处理工作与档案工作之间，到底由谁来做更为合理呢？实践证明，由机关的文书部门负责整理（立卷），是公文处理工作与档案工作实行科学分工、相互协作的重要标志，也是一项切实可行、行之有效的合理制度。

1.文书部门立卷制度的确立与推行。新中国成立以来，确立和推行文书部门立卷制度，是经历了一段曲折发展过程的。

建国初期，这项工作在大多数机关，还是由承办人将单份文件随办完随归档，然后由档案室负责立卷。由于档案工作人员不熟悉机关各个部门、单位的业务，以及收文处理过程的具体情况，很难掌握文件之间的来龙去脉与相互之间的联系。因此，立卷的质量很难保证。同时，由于整个机关各个部门、单位的文件，都集中在档案室立卷，文件数量很多，而档案室人手有限，往往造成积压，加上往来借阅频繁，使机关公文处理部门和档案室都感到工作很不方便。

从1953年开始，中央机关逐步开始试行由文书部门负责立卷的制度。1954年12月，中共中央办公厅召开了党的第一次全国档案工作会议，讨论通过了《中国共产党中央和省（市）级机关文书处理工作和档案工作暂行条例》。《暂行条例》第十七条规定：“机关内各单位办理（或领导人亲办）完毕的文书材料，均应汇交本单位文书处理工作部门或文书处理工作人员立卷保存。”这就明确指出了公文立卷工作是机关文书部门的一项任务。党中央于1955年1月17日批准了这一《暂行条例》，刘少奇同志在主持讨论时说，这是第一次改革，今后还要继续改革。中央批示，这个条例原则上也适用于军队和政府机关。从此，由文书部门负责立卷就从制度上确定下来。1955年开始，在党的机关和政府系统的中央一级机关试行。但就当时全国大多数机关来看，仍然是采取单份文件“随办随归”。或者是办完之后堆积起来到一定时间将成堆的文件移送档案室清理立卷。于是造成许多机关积存了大量的零散文件，使档案室的工作陷于被动。这种状况，与我国50年代大规模经济建设开始以后，各项工作对档案工作的要求不相适应。有鉴于此，1956年4月16日国务院作出《关于加强国家档案工作的决定》，《决定》指出，应“全面推行文书处理部门立卷，以建立统一的归档制度。”

1957年，《档案工作》杂志曾专门就立卷问题组织过讨论。经过实践检验，大多数同志都认为文书部门立卷是科学的。国家档案局对这次讨论作了总结。随着文书部门立卷制度的全面推行，通过实际工作的体会，认识基本得到统一，逐步形成了一个统一的、固定的工作制度。从此，这项制度在党的机关和政府机关全面实行，促进了文书工作与档案工作的密切协作与健康发展。

但是，这样一项好的工作制度，以及由于实行这一制度而出现的文书工作和档案工作的正常秩序，被林彪、“四人帮”制造的十年**所破坏。许多机关比较普遍地重新形成大量的积存零散文件，甚至已经整理立卷的档案也遭到了严重破坏，使许多档案文件损坏散失，给档案工作造成了一场空前的灾难。

粉碎“四人帮”以后，各地大力进行整顿、恢复与健全文书部门立卷制度。在1979年8月召开的全国档案工作会议上以及同年12月召开的中央机关文书立卷归档工作和档案室工作经验交流会上，中央办公厅主管档案工作的负责人和国家档案局的负责同志，在讲话中都强调要坚决把文书部门立卷归档制度尽快恢复和健全起来，要求尚未恢复这一制度的单位，在1980年尽可能恢复起来。1981年2月27日国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理暂行办法》规定：“公文办理完毕后，承办人员应当根据公文立卷的要求把公文原稿和有关材料整理好，送交文书部门或者主管人员清理立卷。”1993年11月11日国务院办公厅修订发布的《国家行政机关公文处理办法》又明确规定：“公文办完后，应根据《中华人民共和国档案法》和有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。电报随同文件一起立卷。”同时指出：“案卷应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交，个人不得保存应归档的公文。”2000年8月24日国务院发布的《办法》又重申了这一规定，指出：“公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档”。

以上，从文书部门立卷制度的形成和发展过程，以及党和国家的有关规定，都说明公文立卷归档工作是文书部门或业务部门的任务，它对满足机关工作查考的需要，对改善档案工作的条件，提高档案工作的水平，更好地为机关工作服务都具有重要的作用，也符合公文处理工作和档案工作的客观规律。因此，我们要加强对文书部门立卷意义的认识，在实际工作中，坚持、巩固并不断完善文书部门立卷的工作制度。

2.实行文书部门整理（立卷）制度的优越性。

实践证明，文书部门整理（立卷）制度的优越性主要表现在以下方面：

（1）由文书部门整理（立卷），可以充分发挥文书部门熟悉本职业务和了解文书处理过程的长处，便于提高归档文件整理的质量和整理（立卷）工作的效率。

（2）由文书部门整理（立卷），可以有效地避免和防止文件的散失，有利于归档文件的齐全完整，以及保守党和国家的秘密。

（3）由文书部门整理（立卷），文书部门就可以暂时保存当年的文件材料，有关承办人员平时查阅文件就比较方便，也便于平时文件的收集与整理。

（4）由文书部门整理（立卷），按集中归档，并且确保文件归档的质量，可以促进机关档案工作，提高机关档案管理水平，更好地为机关工作服务。

二、公文整理（立卷）环节的选择公文整理（立卷）环节的选择，亦即选择立卷地点，是指机关的公文整理（立卷）工作究竟放在机关的哪一层，或者机关的哪些机构、单位，由谁来负责整理（立卷）的问题。

实行文书部门整理（立卷），并不是说机关内每一个承办文书的部门、单位或者承办人都必须参与整理（立卷）的工作。机关大小不同，机关内部文书部门的设置也不一样。如何正确选择立卷环节，必须认真进行调查研究，根据各机关的不同情况来确定，总的原则是把整理（立卷）的环节设在最能掌握文件形成和处理情况的地方，以便于平时文件的整理，提高整理工作质量和机关工作效率。

1.选择机关公文整理（立卷）环节应考虑的相关因素是：

（1）被确定为整理（立卷）环节的文书部门要直接经手文件的处理。比如，文件的收发、分办、催办、承办等。这样才能保证对公文形成过程的了解，才能掌握文件之间的历史联系，整理（立卷）的质量才有保证。

（2）对整理（立卷）环节所经手处理文件的数量有一定的要求。公文数量过大，势必影响对公文形成情况的了解，就可以考虑向下把立卷环节分开，由下一级文书部门去分头立卷。文件数量过少，这就要考虑向上集中。

（3）确定整理（立卷）环节时，还要考虑机关办公地点的分布情况。机关各部门集中办公的，立卷的环节可以适当集中。办公地点分散的，立卷的环节也要适当分散。

（4）还要考虑文书工作人员的数量和配备情况以及他们对业务的熟悉程度等因素。

2.各类机关单位对公文立卷环节的选择一般应与机关文书处理工作的组织形式相适应。可采集中式、分散式或集中与分散相结合的形式。

（1）对一些比较小的机关或基层单位来说，由于它们内部的组织机构比较简单，工作人员也不多，而且办公地点也比较集中，每年形成的文件数量也不多。在这种情况下，可以考虑采用集中式，即由机关的办公室或者秘书室来负责集中进行整理（立卷）的工作。

（2）对一些中等机关或者大机关来说，他们一般都有两层以上的组织机构，可以根据机关驻地的远近、业务分工、文件数量和文书工作组织等方面的情况，可采取分散式或者部分集中、部分分散立卷的方法。具体地说，如果驻地比较分散，文件数量又比较多，而且业务分工又比较明确，就可以考虑各自确定立卷环节；如果机关中有一部分机构驻地比较集中，文件数量也不算很多，就可以考虑集中在秘书部门进行整理（立卷）。

（3）对财会、人事、信访、保卫等业务性质具有特殊性的组织机构来说，就可以考虑由他们自己来单独进行整理（立卷），以方便这些单位工作的进行。

（4）要恰当地选择和确定立卷人员。在一个组织机构里，具体负责整理（立卷）的人员，最好是考虑选择担任内收发、运转、催办等工作的文书工作人员为好。因为这些人员熟悉公文的来龙去脉，了解文件之间的历史联系，掌握公文在机关内部的运转处理过程。由他们负责管理（立卷），就可以充分发挥这些长处，提高归档文件整理的效率与质量。

三、明确公文整理（立卷）的范围明确公文整理（立卷）的范围，就是要弄清楚机关工作活动中形成并处理完毕的文件材料，哪些应该整理（立卷），哪些不需要整理（立卷）。只有这样，才能保证在公文整理（立卷）工作中将那些具有一定查考利用价值的文件材料，齐全完整地保存下来，便于以后的查找利用。

公文整理（立卷）范围的确定，应以国家档案局颁发的《关于机关档案保管期限的规定》、《文书档案保管期限表》和《机关文件材料归档和不归档的范围》等文件的基本思想为指导，即按照辩证唯物主义和历史唯物主义的观点和方法，从本机关形成档案的实际情况出发，实事求是地研究解决归档文件材料的质量问题，并减少档案中庞杂臃肿的现象，科学地进行档案鉴定工作，使保存的档案既精练又完整，以维护党和国家历史的真实面貌，便于本机关和国家各项工作的利用。

1.应该整理（立卷）的文件材料的范围。

文书立卷的范围，也就是文件材料归档的范围。是指凡是本机关工作活动中所形成的已经办理完毕的，具有一定查考利用价值的收发文件、电报、会议文件、内部文件、电话记录、会议记录、本机关编印的出版物原稿，以及图表、簿册、声像材料等文件材料，都必须进行整理归档，都属于公文整理（立卷）与归档的范围之内。

掌握公文整理（立卷）的范围要抓住反映本机关工作活动和具有查考利用价值这两个主要条件。按照《机关文件材料归档和不归档的范围》的规定，应该整理归档的文件材料的范围，一般说来，可以归纳为以下方面：

（1）上级机关的文件材料：

①上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料；

②上级机关发来的与本机关主管业务有关并要执行的文件材料，如决议、决定、指示、命令、重要通知、通报、条例、规定等；

③上级机关领导视察、检查本地区、本机关工作时的重要指示、题词、照片以及有保存价值的声像材料等；

④上级机关转发本机关的文件以及本机关代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印制本；

（2）本机关的文件材料；

①本机关召开重要会议（包括代表会议、工作会议、专业会议）的文件材料，如参加会议的名单、会议通知、报告、决议，领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录、会议纪要、录音带、照片等；

②本机关对外发出的各种正式文件的签发稿、印制稿及重要文件的修改稿；

③本机关重要的往来公文，如请示与批复，来函与复函等；

④本机关及其内部职能部门活动形成的重要文件材料，如工作计划、总结、报告、财务报表、会计凭证、审计报告以及本机关汇总的统计报表、统计分析资料（包括计算机盘片）等；

⑤本机关处理群众来信来访的原件，记录及处理结果等；

⑥本机关及下属机关成立、合并、撤销、更改名称、启用印信等文件材料以及本机关历史沿革、大事记和反映本机关重要活动的剪报、照片、录音带、录像带等；

⑦本机关干部任免、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、职工奖惩、纪律检查、治安保卫以及职工劳动工资、福利等方面的文件材料；

⑧本机关财产、物资、档案等的交接凭证以及与有关机关签订的合同、协议书等文件材料；

⑨本机关党、团、工会和内部组织机构在工作活动中形成的文件材料；

⑩本机关外事活动和外事往来方面的文件材料。

（3）同级机关和非隶属机关的文件材料①同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需要执行的规范性文件，如条例，规定、通知等；

②有关业务机关对本机关工作检查形成的文件。

（4）下级机关的文件材料①下级机关报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表、财务预算等文件材料；

②下级机关报送的法规性备案文件以及重要的科技文件材料等。

此外，机关工作活动中形成的电报，应根据其保存价值与文件统一立卷，实行“文电合一”制度。

2.不需要立卷归档的文件材料的范围。

（1）重份文件；

（2）未成文的草稿和一般性文件的历次修改稿；

（3）一些事务性的、临时性的没有查考利用价值的文件材料；

（4）与本机关、本部门主管业务无关的文件及非隶属机关送来的参考性文件；

（5）无特殊保存价值的信封；

（6）本机关负责人兼任外机关职务形成的文件材料。

各机关单位应根据《机关文件材料归档和不归档的范围》的精神，结合本机关单位的实际情况来制定本机关、本单位、本系统文件材料归档和不归档的具体范围。

3.公文整理（立卷）的分工公文整理（立卷）的分工，是指哪一级的文件由哪个机关或部门整理（立卷），其作用主要是为了避免各党政机关或部门之间在整理（立卷）时发生不必要的重复或遗漏。

一般说来，那些应该整理（立卷）的文件材料，应以本机关、本部门为主。因此，整理（立卷）有个分工，归档范围有个界线。原则上以什么名义发的文件就放在哪里整理（立卷），是哪个部门承办或主办的文件，就放在哪里整理（立卷）。例如：

（1）上级党政领导机关的来文。综合性、全面性的，由机关办公秘书部门整理归档。如中共中央文件，由省、自治区、直辖市、地（市、州）、县（市）委秘书部门整理归档；国务院文件，由省、自治区、直辖市、地区行署（市）、自治州、县（市）、人民政府秘书部门整理归档；专业性、业务性的由业务部门整理归档；上级业务主管部门的来文，由业务对口部门整理归档。

（2）本机关的文件。由机关秘书部门起草或承办的，由机关秘书部门整理归档；有关业务部门起草或承办的，由有关业务部门整理归档；两个以上机关联合发文，正本和定稿由主办机关整理归档，其他机关只保存印制件。其他机关针对本机关的文件，可视同本机关文件，如上级机关的批复、下级机关的请示等。

（3）下级机关的来文。哪个部门办理的，由哪个部门整理归档。

（4）会议文件。以机关名义召开的会议所形成的文件材料，由机关秘书部门整理归档；由业务主管部门召开的专业性会议所形成的文件材料，应由召开会议的业务主管部门整理归档。

此外，本机关领导人兼任两个以上机关的职务时所形成的文件，应按其不同身份和业务内容分别在有关机关整理归档；本机关各职能部门互发的文件，由形成文件的部门整理归档；同级机关之间互发的文件，凡经本机关制发、办理的，应由本机关整理归档，有关政策性规定，虽未经本机关承办，如本机关需要日后查找利用，也可存留一份；本机关临时机构形成的文件，由临时机构整理归档，临时机构撤销时，应将全部档案移交机关档案室，或经协商直接移交档案馆保存。

第三节 归档文件整理的原则与要求

一、归档文件整理的几个基本概念《规则》对归档文件整理的基本概念（归档文件、归档文件管理、件）作出如下定义。

1.归档文件归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

这一含义可从以下方面来理解：

（1）指出了归档文件的来源和范围。归档文件是立档单位在其职能活动中形成的。立档单位是档案专业术语，它是指构成档案全宗的国家机构、社会组织或个人。也就是说，这些机构、组织或个人在其职能活动中，除了本机关形成的文件材料外，上级机关、下级机关、同级机关和不相隶属机关发来的与其职能活动有关的文件材料，都属于归档文件。

（2）应予归档的文件必须是办理完毕的文件，正在办理的文件还不能归档。这里说的“办理完毕”并不是说文件内所说的事情已经办理完毕，而是指在公文处理程序上已经办理完毕。机关公文处理部门在确定各类不同文件的整理（立卷）时间上，应掌握以下几点：

①领导指导性文件，是从普遍意义上阐述问题的。因此，不要求某一方面的机关马上回答。如规范性文件以及重要的决议、决定，还有如计划、长期规划等。从发文机关来说，在这些文件发出之后就可以将定稿和存本及时整理（立卷）；从收文机关来说，则须经有关领导人或部门阅知，向下传达或采取了措施之后，才算告一段落，然后再将来文整理（立卷）。

②不必办复的收文，如上级领导机关发来的任免令、通知、通报等，经机关领导人阅知以及有关部门传阅，也就算办理完毕了，即可将来文整理（立卷）。

③问复性公文，一来一往公文，如请示与批复，问函与复函，在复文机关发出或对方机关收到后，就可以各自整理（立卷）。

④重大问题，可能要处理较长一段时间才能结束，但大问题是由许多小问题构成的，只要其中某项具体问题已经解决，有关这项具体问题的文件，在公文办理程序上就算办理完毕了，因此，也可以整理（立卷），不必等整个工作结束再整理（立卷）。

总之，正在办理的，仍然处于公文运转办理过程中的文件，还不能马上整理（立卷），只有等到它们办理完毕，也就是完成了公文办理程序的文件，才能够整理（立卷）。

（3）应予归档的文件，必须是能作为文书档案保存的各种纸质文件材料。这里就明确了三点：一是能作为文书档案保存的必需是有保存价值或者说是有查考利用价值的文件；二是只适用于文书档案，至于科技、会计、声像及其他专门档案则按国家有关规定执行。因为《规则》的颁布实施，实质上是对文书档案整理方法的改革，核心是简化文书立卷程序，所以它只适用于实体整理的文书档案；三是只适用于各种纸质文件材料。非纸质载体材料的文件（如电子文件等）无法按《规则》规定的要求和方法进行整理。

2.归档文件整理归档文件整理是指将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒使之有序化的过程。

这一含义可以从以下两个方面来理解：

（1）归档文件的整理单位是“件”。以“件”为单位进行文件整理，是文书工作和档案工作的一项重大改革，是对传统文件整理（立卷）工作的否定。比之于传统的立卷方法，新的立卷方法不需要考虑文件材料的“六个特征”，不必进行组卷、拟写案卷标题。编制案卷目录及案卷装订等项工作，也无须顾及案卷的厚薄，节省了诸如对归档文件的具体内容进行综合、分析的技术劳动，适应了计算机管理的需要。由于“案卷”概念的消失，简化了归档文件整理工作的程序。大大提高了工作效率，符合经济、高效的原则。

（2）将归档文件的整理分六个步骤来进行。这六个步骤比起传统的文书立卷的工作步骤是大为简化了，具体如何进行将在本章第四节的整理方法中详细介绍。

3.件：“件”，是指归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为—件。

以上对“件”的概念进行界定，说得明白具体，使人一看就懂，也便于掌握。把“件”作为归挡文件整理的基本单位，是从检索的实际需要及减轻立卷工作量出发的。只有理解和掌握了“件”的概念，在实际进行文件整理时，就可以将文件按“件”装订，然后再进行后续程序的工作。

二、归档文件的整理的基本原则归档文件的整理的基本原则是：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

《规则》对归档文件整理原则的这一表述，同1984年《档案工作》杂志发表的《关于立卷问题讨论的综述》中指出的公文立卷的原则“保持文件之间的历史联系，区分保存价值，便于保管和利用”是一致的。也就是说，归档文件整理的这一重要原则，是我国文书档案工作者经过长期的工作实践探索总结出来的，是比较准确、完整、科学的。它是我国公文立卷以及现在提的归档文件整理工作所必须遵循的基本原则。这一原则的基本点是：

1.遵循文件形成的规律，保持文件之间的有机联系。文件在形成过程中总有其自身的规律，每一个机关，在工作活动中形成的文件材料，记述和反映了这个机关的全部活动和全部历史。同时任何一个机关的工作活动都不可能是孤立地进行的，必须同自己的领导机关、下级机关以及其他有关机关发生上下左右、四面八方、多种多样、错综复杂的联系。在一个机关内部的各个部门之间，各项工作之间，以及每项工作各个发展阶段之间，也都有着密切的联系。机关工作活动的客观规律，决定了文件材料的形成规律，文件材料是反映机关工作活动的历史记录。机关工作活动的相互联系，也赋予了这些文件材料之间的密切联系。这种联系是客观地、历史地、自然地形成的，是必然的历史联系。

例如：进行某项工作，一般要有工作计划、工作计划决定下来之后还要上报、下达，在了解工作进展情况过程中遇到的问题需要研究解决，或向上级请示，或提出解决意见，直到工作的最后完成。这些工作的进行直至完成要形成一系列的文件材料，如工作计划、报告、通知、请示、批复、工作总结等；召开一次会议，要有会议通知、日程安排、名单、报告、总结、会议简报、会议记录、会议纪要或决议等；它们如实地记述和反映了开展一项工作，召开—次会议的全过程，在进行文件整理时，不能将它们打乱。必须遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，按照《规则》的有关规定将文件按“件”进行装订。装订时应注意其排列顺序的科学性（如正本与定稿，正本在前，定稿在后；来文与复文，复文在前、来文在后）。在进行分类时，应遵循文件的形成规律，将归档文件按不同、不同保管期限、不同机构（或问题）分开。在进行排列时，应根据“事由原则”结合时间、重要程度进行，即将同一事由形成的文件排列在一起。会议文件、统计报表等成套性文件则集中排列，使文件材料之间的有机联系得以充分体现。

为了更好地保持文件之间的历史联系，进行归档文件整理的人员要熟悉本机关的工作性质、职能、组织机构、文件来源以及处理情况。在整理时，要认真分析文件之间的内在的、有机的联系，只有这样，才能使归档的文件正确地反映机关工作活动的基本面貌，反映各项方针、政策在本机关的贯彻执行情况和各项工作的发展过程，才能使归档文件成为本机关本系统的历史记录。

2.区分文件的不同保存价值。

文件的保存价值是由文件本身固有的内在的各种因素决定的，文件内容的重要程度不同，所起的作用不同，保存价值也就不同。

一般说来，凡是反映社会历史发展和记录机关主要职能活动、反映机关基本历史面貌的重要文件，例如，本机关发出的指导性文件，会议通过的决议性文件，重要的请示或报告文件，上级机关颁发的属于本机关主管业务并需要贯彻执行的重要文件，下级机关报送的有关方针政策性和重要问题的请示、报告等，所起的作用和保存价值就必然要大一些；而机关工作活动中所形成的一般性文件，通知、便函、机关之间一般往来公文等，所起的作用和保存价值相对而言要小一些，有的根本就没有保存的价值。此外，文件制发机关（即法定的作者）的地位、作用不同，反映其工作活动和表达的思想、意图的文件保存价值也不同；文件的正本、副本、定稿、草稿等反映了文件的形成过程和不同作用，标志着不同的可靠程度，其保存价值往往也不同。以上这些不同保存价值的文件材料在整理（立卷）时必须严格加以区分。

区分文件的保存价值，应依照《机关档案归档与不归档的范围》和《文书档案保管期限表》等有关规定进行。

在进行归档文件整理时，将不同保存价值的文件材料区别整理，可以合理使用人力、物力、财力和时间，对不同保存价值的文件进行整理后按其保存价值相对集中，使其玉石分明，也为日后档案馆的整理工作打下了基础。

3.便于保管和利用。

便于保管和利用，是归档文件整理的根本目的，也是衡量归档文件整理质量的重要标准。归档的文件是否便于保管和利用，不仅关系到机关各项工作的开展，而且关系到机关档案室、各级档案馆工作有无可靠的基础和保证。《规则》推行文件级管理，正是从便于保管和利用这一原则出发的。过去，在手工模式下实现档案管理和查找作用，“立卷”也是一种很好的方式，它按照一定的逻辑关系，将归档文件组合成一个个案卷，并通过层层目录来提供检索途径，从而限定了检索范围，增强了手工检索的效率。但立卷过程比较复杂，组合案卷和拟定案卷标题等环节立卷人员很难掌握。而《规则》以“简化整理、深化检索”为宗旨，取消“案卷”，推行文件级管理，大幅度简化了整理中的手工操作，同时也为档案的保管和利用提供了有利条件。归档文件以“件”为单位进行整理、分类、排列和编目，在计算机的参与和操纵下，加快了检索速度，方便了利用者，大大提高了档案利用率，利用的深度、广度、查全、查准以及利用效果也将得到极大提高。

三、归档文件整理的质量要求归档文件整理的质量要求是：

1.归档的文件应当齐全完整，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。

（1）归档的文件应当齐全完整，这是归档文件的基本要求。如果归档的文件有复文没有来文，有正本没有定稿，有附件的文件而附件又不知去向，这就使归档文件的质量得不到保证，也给今后档案的查找利用带来困难。因此，凡是本机关在职能活动中形成的，办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料都应当按照《规则》的要求收集完整，进行整理归档。这就要求，承担归档文件整理工作的部门和人员，在平时应当随时掌握文件的收发运转情况，做好文件的平时积累工作，及时收集、严格登记、严格检查、随办随归、妥善管理。在第二年上半年进行归档文件整理时，应充分发挥其熟悉文件形成、运转的来龙去脉的长处，将应归档的文件材料齐全完整地收集起来进行整理归档。

（2）对破损的文件进行修复，以延长文件的寿命。主要是针对一些有孔洞，残缺或折叠处已被磨损的文件，应按照档案保护的要求加以修补和托裱。

（3）复制字迹模糊或易褪变的文件。比如传真件，字迹耐久性差，有些用纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔等字迹材料制成的文件材料极易褪变，须复制后才能归档。目前一般采用复印的方式进行复制，复印时，墨粉浓度不宜过大，颜色不宜太深，并且最好采用单面复印2.整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

（1）书写材料，指的是笔和墨水的使用，即应使用钢笔、毛笔、碳素墨水、蓝黑墨水及墨汁，不能使用铅笔、圆珠笔，不能使用纯蓝、红色墨水等质量低劣的墨水。

（2）纸张，是指应选用国际标准A4型60—80克的胶版印刷纸或复印纸。档案盒和归档文件封套应使用无酸纸制作。

（3）装订材料，是指以“件”为单位装订时使用的装订材料，如细线、钢夹、塑料夹等，应选用优质材料制成，以防断线、年久生锈及断裂等情况发生。

第四节 归档文件整理方法与归档

一、归档文件整理方法的改革归档文件整理以“件”为单位进行，这是《规则》提出新的公文整理（立卷）方法，是我国文书档案工作的一项重大改革，也是对传统的文书档案整理方法的否定，以“件”为单位的整理方法同传统的整理方法“立卷”比较，主要有以下不同：

1.取消案卷，实现文件级管理，免除了繁锁、复杂的组卷过程；

2.界定“件”的概念，从检索的实际需要及减轻工作量出发，规定“正本与定稿为一件，来文与复文可为一件”；

3.分类方法固定为、保管期限、机构（问题），并允许各单位视具体情况组合及简化分类层次；

4.装订以“件”为单位进行，对装订材料不作统一规定，只要符合档案保护要求即可；

5.文件排列方法强调按事由（即问题）排列，时间、重要程度作为参考因素，可根据实际情况选用；

6.归档章的位置不限于首页右角上，首页上端任何空白处均可；同时对归档章的项目加以调整，只保留检索必备项目；

7.取消案卷卷内文件两级目录，只编以“件”为单位的归档文件目录；

8.无需编页号，目录改设“页数”项；

9.归档文件直接装盒保管；

10.无需撰写案卷名和填写案卷封面，只需填写盒脊；

11.档案盒的项目设置有了较大变化。封面只设“全宗名称”项，取消了“类目名称、案卷题名、起止时间、保管期限、件页数量，全宗号、目录号、案卷号、归档号”等项目；盒脊取消了“目录号、案卷号”项，保留“全宗号、”项目，增设“保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号”。

从以上改革的具体内容可以看出。新的归档文件整理方法，同传统的“立卷”比较，简化了文书档案整理的环节，减轻了文件归档人员及档案整理的工作量，同时又提高了档案行政管理部门进行业务指导和培养的工作效率，是一项应予积极推行的好方法。

二、归档文件整理方法的推行推行以“件”为单位的归档文件整理方法，应当做好以下几个方面的工作：

1.更新观念，增强改革意识。

2.提高人员素质。

3.加强硬件建设，即加大对现代化基础设施的投入。

4.注意新旧整理方法的衔接。以“件”为单位对归档文件进行整理，要做好与原有的立卷方法的衔接，要注意以下两点：

（1）《规则》是国家档案局于2000年12月6日发布，从2001年1月1日正式实施的。由于《规则》属于行业推荐标准，只能调整、规范2001年以后的文件整理行为，对2001年以前的文件整理行为不具有约束力。因此，对2001年以前整理好的案卷，只要整理方法及规则符合当时的标准，有规可循，有目可查，就应保持原有的整理体系，不必拆卷重新整理。如果对已经整理好的案卷轻易地推倒重来，既不利于档案保护，又浪费了人力、物力资源，违背了经济、高效的管理原则。这种做法，在实际工作中是应当尽力避免的。

（2）归档文件的整理方法由卷改为件，不只是整理形式上的变化，它需要一系列的业务标准、规范、制度、措施与之相配合，如文件材料归档制度的修订与更新、计算机软硬件设施的配备，全宗内分类方案的调整以及编号方法的变革等。各机关单位在实施新的整理方法时应事先做好以上工作。此外，还要注意加强与当地档案主管部门以及档案馆的联系，争取多给予业务上的指导。少走弯路，并随时研究工作中出现的新情况、新问题，使各项制度与措施逐步完善起来。

三、归档文件整理的工作步骤按照《规则》的规定，归档文件整理分为装订、分类、排列、编号、编目、装盒六个步骤进行。分述如下：

1.装订。装订是归档文件整理的第一步骤，通过这一环节可以从实体上将归档文件的基本单位——“件”确立下来。以“件”为单位进行装订时应做好以下工作：

（1）首先应对“件”内文件进行排列。“件”内文件的排列方法是：正本在前，定稿在后；正文在前、附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；回复性文件在前，报请性文件在后；结论性材料在前，依据性材料在后；不同文字的文件，无特殊规定的，汉文本在前、少数民族文本在后；中文文本在前，外文文本在后。

（2）对用纸规格大于A4型的报表、图样等文字材料，按照A4型纸的尺寸加以折叠。但应注意尽量减少折叠层次，折痕应处于文件、图表字迹之外，取齐右边和下沿。应折叠的文件页数较多时，宜单张折叠，以方便归档后的查阅利用。

（3）装订前，应对不符合要求的文件材料进行必要的修整。其主要工作内容包括：对破损文件进行修复；对字迹模糊或易褪变的文件进行复制；去掉原装订文件用的易锈蚀的金属物。

（4）装订前，应将“件”内的各项按一定方式对齐。采用左上角装订的，应将左、上侧对齐；采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。不要随意裁切文件，尽量保持文件的原貌。

（5）装订用品必须符合档案保护要求。装订的方式视文件页数多少及保存期限长短可采用以下几种方式：

①对页数较多的文件可用细线装订；

②使用变形材料如钢夹、塑料夹等，使用这种装订方法简单，但对材料必须有较高要求。钢夹必须采用优质不锈钢制品，而且必须同时考虑所在地区气候条件以及库房保管条件，谨慎使用；塑料制品则必须有足够的强度，以免年久断裂。

③对页数不多的单份文件可使用缝纫机扎边进行装订，但针脚不能过密。

④对那些永久或长期保存的归档文件，可使用无酸纸封套。即使用60—80克的无酸纸制成的右上侧开口的封套，将归档文件以“件”为单位夹装其中。封套上可以印制归档章，以方便整理和检索。无酸纸，是指PH值呈中性的纸，由化学处理的木纸浆制成的纸通常为中性，可以在良好条件下长时间保存。因此，使用这种无酸纸制成的文件封套可以起到保护档案的作用。

2.分类归档文件的分类，是指全宗内归档文件的实体分类，即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有体系的过程，分类是归档文件整理的重要环节，归档文件经过科学合理的分类，不但能够揭示出文件之间的内在联系，使档案成为一个有序化的整体，而且便于排列上架，编目等后续工作的顺利开展。

《规则》指出，归档文件可以采用——机构（问题）——保管期限或保管期限—一——机构（问题）等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。

归档文件的分类，可按以下的方法及步骤进行：

（1）按分类。分类法就是根据形成和处理文件的对归档文件进行分类。它是目前运用得最广泛的一种分类方法。在具体操作时，应注意处理好以下几种情况：

①一份文件往往有多个时间特征，如成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文和收文日期等等。分时，一般说来应以文件签发日期（或成文日期）为准，据以判定文件所属。计划、规则、总结、预算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同的文件，应统一按签发日期（或成文日期）判定文件所属。

②跨的会议和案件等形成的文件材料，分类时，会议文件材料归入闭幕年，案件等文件材料归入结案年。

几份文件作为一“件”时，判定“件”的日期，以排列在前面的文件日期为准，如跨的请示与批复，按批复在前。请示在后的装订顺序，以批复的所在为准。

③没有标明落款日期的文件材料，应对文件内容及特征进行考证，以推断文件材料的形成日期并据以划分。

④专门中形成的文件材料，应按照专门进行分类。

（2）按保管期限分类。保管期限分类法就是根据对归档文件规定的不同保管期限进行分类，即将同—的归档文件按永久（50年以上）、长期（15—50年）、短期（15年以下）三种保管期限分类，这种分类方法能够将不同价值的归档文件从实体上区分开来，使档案部门能够有针对性地采取整理和保护措施，同时，为库房排架管理，档案移交进馆和到期档案鉴定等管理工作提供便利。

对归档文件按保管期限分类，应按照国家档案局颁发的《文书档案保管期表》的规定执行。

（3）按机构（问题）分类。机构（问题）分类法是指将文件按其形成或承办机构（问题）进行分类。这种分类法的实质就是根据本单位内部机构的职能性质或文件内容所说明的问题来设置类别。又可分为机构分类法和问题分类法两种。

①机构分类法。机构分类法是按文件形成和处理的承办单位进行分类。原则上是一个机构设置一个类，机构名称就是类名。各类的次序可按照立档单位机构序列表的规定或习惯上的顺序来排列。一般是将领导机构、综合性机构排在前，再依次排列各业务部门。

归档文件采用机构分类法进行分类能够体现出全宗内文件在来源方面的客观联系，从而反映出立档单位的历史面貌；同时由于每个机构都有其特定的职能与任务，按机构将归档文件分类可在一定程度上集中反映某一方面的工作内容，便于档案的查找和利用。

采用机构分类法时不能同时采用问题分类法。

②问题分类法。问题分类法是按文件内容所说明的问题将归档文件分类。按问题分类要求各类特点明确，不能互相包容。问题分类法的类别与类名，原则上设置为“党群工 作”、“行政工作”、“业务工作”等类。

归档文件采用问题分类法，可以避免或减少同类问题文件分散的现象，便于按专题查找和利用档案。但问题分类法在实际操作时，受人为因素的影响较大，不便划分。因此，一般基层单位较少采用。

采用问题分类法时，不能同时采用机构分类法。

（4）几种分类方法的结合运用。在实际工作中，当归档文件较多时，分类工作需要分层进行。单纯采用一种分类方法的情况是比较少见的，一般是将几种方法结合起来使用。《规则》提供的、保管期限、机构（问题）三种分类方法，不同类型、不同层次的单位可按实际需要组合成多种复式分类法。采用复式分类法时，其中的、保管期限是必选项，机构（问题）一般为选择项。具体地说，那些内部机构较多，职能分工明确、形成文件数量较多的单位可采用“——组织机构——保管期限”或“机构————保管期限”三重分类法；那些内部机构设置简单，归档文件数量较少的单位则采用“——保管期限”二重分类法就可以了。分类方案是进行归档文件分类的依据，分类方案确定之后，同一全宗应保持分类方案的稳定。

3.排列。归档文件的排列，是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。《规则》指出：“归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列，会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列”。这里说的“最低一级类目”是指分类时所确定的类目体系中设在最低层次的一级类目。例如按照“——机构——保管期限”分类的，“保管期限”就是最低一级类目。这里说的“事由”是指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程。一项工程、—次活动、一次会议，均可分别视为一个事由。一份请示，当针对该请示的批复收到后，即可视为事由办理完毕。对归档文件按事由进行排列，遵循了文件形成的客观规律，能够保持文件之般打印3份，1份随文件装盒、1间的有机联系，使归档文件进一份移交、1份备考）

步系统化，充分体现了文件的价

编制归档文件目录的内容：①值，便于检索和利用。归档文件目录封面的内容应包

归档文件按事由结合时间，括：全宗名称、、保管期限、重要程度排列的具体方法有： 机构（问题）等项（全宗号应用

（1）对同一事由的归档文件，全称或是规范性简称）②归档文件即一个作者，一个问题的文件，整理说明的内容应包括：本可按文件形成时间的先后排列或归档单位概况，内设机构以及党、者按文件的重要程度排列。政主要领导人变化情况，本

（2）对不同事由的归档文件，文书档案整理归档情况等；③归档可采用以下方法排列： 文件目录的内容包括：件号、责

①按不同事由形成时间的先任者、文号、题名日期、页数、后排列，所谓事由的形成时间，备注。

即事由的办结时间，这种方法只

编制归档文件目录的填写要要求将不同事由的文件，按其办求：① 件号：填写室编件号；②结时间的先后顺序排列就可以责任者：制发文件的组织或个人，了，而不考虑其他因素。这种方就是发文机关或署名者；③文号：法比较容易掌握，一般适用于“随发文字号；④题目：文件标题；⑤办随归”的机关。日期：文件的形成时间；⑥页数：

②按事由的重要程度排列。将以件为单位填写总页数，用于统主要职能或重要活动形成的文件计和核对；⑦备注：用于填写归档材料排在前面，其他工作形成的文件需要补充和说明的情况，包文件材料排在后面，或将综合性括缺损、修改、补充、移出、销工作的文件排在前面，具体业务毁等。

工作的文件排在后面。会议文件

6、装盒—指将归档文件按室可将会议通知、开幕词、闭幕词，编件号顺序装入档案盒，并填写工作报告、代表提案，大会决定档案盒封面、盒脊及备考表等工等重要文件排在前面，其他文件作内容。排在后面。综合性文件可将计划、①档案盒封面：全宗号、、总结、规章、领导讲话等排在前保管期限、机构、起止件号、盒面，其他材料排在后面。号（3）对具有保存价值，但因故没

②盒脊：全宗号、、保管有及时归档的零散文件，其排列期限、机构、起止件号、盒号 方法是：可将零散文件排列在相

③备考表：盒内文件情况说应类别归档文件的最后或与相关明、整理人、检查人、日期（随的某件归档文件装成一件，然后文件装盒）

在归档文件目录备注栏或备考表

装盒要求：应按分类方法，中加以说明。不过这种情况在实将不同类别的归档文件按件号顺际整理工作中应当尽力避免。序分别装入档案盒中。不同形成4.编号。归档文件的编号，是、不同保管期限、不同机构指将归档文件在全宗中的位置符（问题）形成的归档文件不应放号进行标识，并以归档章的形式入同一个档案盒中。

在归档文件上注明。其目的是记

四、公文归档机关文书部门录和反映分类排列这些系统化工或业务部门将归档文件整理装盒作的成果。通过编号，使归档文后，逐年移交给机关档案室集中件在全宗中的位置固定下来，为保管，称为“归档”。文件材料整理后续的编目工作以及日常管理和归档，能保证本机关档案齐全完查找利用工作提供便利。《规则》整，便于查找利用，又可为党和指出：“归档文件应依分类方案和国家积累档案财富。排列顺序逐件编号，在文件首页

1、公文归档制度

上端的空白位置加盖归档章并填

①归档范围—机关工作活动写相关内容。归档章应设置全宗中形成的具有保存价值的文件材号、、保管期限、件号等必料，经文书部门或业务部门整理、备项，并可以设置机构（问题）立卷后，应定期向档案部门归档。等选择项”。②归档时限—文件材料整理好后

（1）归档章的式样如下： 归档时限在第二年的上半年。

×××归 档

③★文件归档要求：（1）应归章 档的文件材料齐全、完整；（2）全宗号

年

度

机文件和电报按其内容的联系，合构

（问题）保管期限

并整理、立卷；（3）归档的文件件号 材料，应保持它们之间的历史联

室系，区分保存价值，便于保管和编

馆编 利用。

（2）归档章：全宗号、、2、归档文件的交接手续完成保管期限、件号、机构（承办机后，机关文书部门就完成了上一关）、问题 年的文书工作，归档文件被机关

（3）★简述加盖归档章的具档案部门接收后凡进入了档案管体要求：1）归档章应加盖在归档理阶段。

文件首页上端的空白位置，加盖

件内文件排列方法：1）正本归档章不应压盖文件字迹，不应在前，定稿在后；2）正文在前，与批示文字或收文章等重叠。2）附件在后；3）原件在前，复制件填写归档章项目应使用用碳素墨在后；4）转发文在前，被转发文水等符合档案保护要求的字迹材在后；5）回复性文件在前，报请料，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯性文件在后；6）结论性材料在前，蓝墨水等不耐久的书写材料进行依据性材料在后；7）不同文字文填写，有条件的单位，还可将本件无特殊规定的，汉文本在前，单位的全宗号、保管期限刻在归少数民族文本在后，中文在前外档章上。文在后。

5、编目—指编制归档文件目 录，是归档文件整理工作的重要

内容之一。

（一个装订成一本，目录一

第三篇：公文写作培训稿

公文写作培训讲稿

写公文难，要具体讲怎么写公文更难，若认为通过培训以后就能写好公文，我想基本上是不可能的。我在局机关写了10年公文，要总结经验，头脑里几乎还是空的。我个人的体会是，要写好公文，除了多了解、多熟悉工作和多写以外，没有别的办法。在此，也只能和大家作粗浅的交流。

一、公文的概念和分类

（一）概念

公文，是公务活动中所形成和使用的文字材料，是方针、政策、法规、政令和信息、情况的表现与运载形式，是机关或单位实施管理的基本手段和重要工具，发挥着上令下达、下情上报和信息沟通的重要作用。公文贯穿机关或单位管理工作的始终。我们要向上级报告情况，需要写成文件；向基层单位安排什么工作，提工作要求，需要写成公文印发下去，备查、备用，便于基层照章执行；要告知社会公众一个什么决定，也要印制成公文。因此，公文写作与我们每一个机关事业单位工作人员息息相关，可以说，具备较强的公文写作能力，是每一个机关事业单位工作人员的基本素质要求。当前，各部门都十分缺乏优秀的文秘工作人员，当然也包括学校。近年来，我所见到的咱们学校上报的各类公文性文字材料，几乎没有规范的。对此，局领导不是批评就是批示，但至今难以规范。因此，举办这次培训，我觉得很有必要，也很及时，这对于全系统重视公文写作、加强公文写作、规范公文写 作，必将具有更加积极的作用。

（二）分类

1、按照制文机关的种类划分：党务机关公文、行政机关公文、司法机关公文、军事机关公文、企事业单位公文、社会团体公文。

2、按照行文方向划分：上行文（向上级单位行文）、平行文（向平级单位行文）、下行文（向下级单位行文）。草拟公文前，必须弄清楚行文方向，才能确定文种、内容、措辞等。

3、按照保密程度划分：绝密公文、机密公文、秘密公文、内部材料、普通公文5种。我们在起草或者管理公文时，必须要按照该公文的秘密等级来处理，涉及秘密问题的，不能泄密。

4、按照紧急程度划分：特提公文、特急公文、加急公文、平急公文、普通公文5种。

5、按照使用范围划分：通用公文和专用公文。决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等全是通用公文；司法类的公文、经济类的公文、任免类公文、议案、提案、建议等等，属专用公文。

6、按照规范性和颁发程序的规范程度、行政约束力的强弱划分：规范性公文和非规范性公文。

规范性公文常用的有13种：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

非规范性公文：除规范性公文以外的公文。常用的非规范性通用公文有调查报告、工作计划类、工作总结类、提案、建议、说明、讲话稿、简报信息、书信类、启事类、条据类、表格类、大事记等等。

（三）机关公文要素

机关公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记组成。

（四）公文处理

公文处理包括拟制、办理、管理、立卷归档在内的一系列衔接有序的工作。

二、公文写作的共性要求

公文不同于其他文字作品，它的写作、制发、处理必须按照固有的规定、特定的体例格式来进行。

（一）确定文种

这是写作公文首先要明确的。我们在写作公文前，要弄清楚这个文件具有或者说应该发挥什么作用，是在什么背景下写这个文件材料。（或者要思考：为什么要写这个文件；写这个文件要达到什么目的，是安排工作、通报情况，还是解决困难问题；文件是写给哪个部门，是上行、平行还是下行）。要根据写作的背景、目的、受文对象确定采取哪个文种。一般说来：

1.对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项，选择《决定》文种。比如：加强党的建设，是件大事，中央2004年出台了《关于加强党的执政能力建设的决定》；每年初的教育工作会上，县教体局都要出台一个《关于表彰奖励**教育工作先进单位的决定》，这就是个奖惩决定。

2.向社会公众或者广大行政管理相对人宣布重要事项或决 定，适用公告。比如，教师招考等涉及从业人员利益的，供电公司、自来水公司停水停电需要公布社会周知的事项，就要事先以各种方式发出公告，告知社会各界，这就适宜采用公告或通告文种。

3.将上级的文件批转给下级执行，或者要求下级从哪些方面作好哪件工作时，一般印发《通知》。

4.向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问时，选用报告类文种，如工作报告、情况汇报等等。（其中，政府工作报告是一个有特指内容的文种，政府工作报告是政府向同级人大或人大常委会报告工作情况）。

5.向上级机关反映并请求帮助解决困难和问题，选用《请示》。6.答复下级机关的请求事项，用《批复》。

7.对某项重要工作或者某个重要问题提出见解和处理办法，一般选用《意见》。

8.不相隶属的机关之间，也就是说不存在直接的行政管理关系的机关之间，比如县财政、审计等政府部门，商洽问题、询问或答复问题，一般用《函》。

9.明确通过会议形式决定的事项、记录会议精神，选用《会议纪要》。

10.《命令》文种，主要适用于依照有关法律公布行政法规和规章（如主席令、国务院令），宣布施行重大强制性行政措施（如通缉令）。一般这些法规、规章的制定，要省级以上的国家机关才能制定和通过，因此在市、县两级一般不涉及到《命令》文种。

以上讲的是一般原则，具体采用哪类文种，要根据具体情况 来确定。

（二）规范写作

公文写作要努力做到“六个规范”：

1.公文主题规范。主题是文章所要表达的中心思想。任何文章都要有主题，公文也不例外。公文主题的提炼标准，就是集中单

一、鲜明显露。要求一文一事，一个主题，主题鲜明突出。主张什么，反对什么，要鲜明直接，不能含糊，不能让人产生歧义。

2.使用材料规范。公文材料的选用标准必须是真实典型，新鲜有力。所谓真实，就是实实在在存在的、反映当前事物本质规律的真实。我们分析问题时，所列举的现象，不是假的、人为编造的，也不是偶然现象和个别现象。所谓典型，就是既是个性特征，又是共性特征。新鲜有力，就是我们所列举的、分析的问题、提出的办法，必须是符合当前实际的，必须是有说服力的。你不能在说今年的工作时，还拿去年、前年的数据和一成不变的措施办法，因为事物总是在发展变化，尤其在这个信息飞速发展和人的民主法制意识普遍快速增强的这么一个时代下，如果总是一成不变、不思进取，不思考、不调研，写公文也好、安排工作也好，就做不到“有的放矢”。公文的选材标准与文学作品不同，公文强调真实，强调掌握最基础最真实的材料，屏弃想象（合理的推测可以），而想象则是文学作品的核心和灵魂。

3.文章格式规范。公文普遍的结构格式是：公文标题—主送机关—正文—结尾—成文时间。为了便于大家理解，我把公文格式方面的内容分为写作格式和印制格式两个方面来说。

写作格式包括标题、正文、结尾三个部分。（1）标题：公文标题的写法一般是发文机关+事由+文种。目前，本着简化的原则，一般不再重复写发文机关。

例如：学校要向教体局写一个请求帮助解决校舍维修经费的请示，标题就是“关于请求帮助解决校舍维修经费的请示”；教体局要向县政府报告一个事件的调查情况，则标题就要写成“关于**事件的调查报告”。

（2）主送机关的写法。注意四点：一是文件一般发给机关或单位，因而只写受文机关的名称，不写领导个人名字（领导特别要求的除外）；二是一般只能写一个主送机关，例如：县委、县政府，其他需要送达的受文机关采取抄送方式（调查报告因为是知阅性公文，受文单位不特别确定，除了要求有主送机关的，可以不写主送机关）；三是要用统称或者规范的简称，不能随意写，如县政府、县人民政府都，县教体局、县教育体育局是规范的简称，但不能写成县府、县局；四是注意行文关系，文件只能逐级行文，一般不能越级行文（如要上报市政府、市教育局的文件，一般只能县政府、县教体局转报），某些经费请示属特殊情况。

（3）正文的写法：正文是主送机关以下、结束语之前的部分。正文是一篇公文用笔最多、最重要的部分。一般是在主送机关之后，先写一段或几句导语，说明写这篇公文的原因、根据或者目的，导入正文。正文要做到逻辑层次清楚有序，说理简洁准确并力求深刻，用语符合规范。

（4）结尾：正文写完后，一般要写几句号召的话（一般针对下行文），或者表决心、态度的话（上行文）。《请示》要说“妥否，请批示；《意见》要说“以上意见若无不妥，请批转执行；《通知》 和《报告》可以不要结尾，说完就落款结束；讲话稿类的一般有鼓劲、号召的话语；汇报材料一般有表示感谢和今后打算、态度的。

（5）行文层次序数的写法及排版：一个正式的文件材料，除总标题外一般有四个层次，总标题用二号小标宋体。第一个层次，是大标题，一般用三号黑体，写成一、二、三；第二个层次是小标题，用

（一）、（二）、（三）来表示，三号楷体；第三个层次用阿拉百数字表示，即1.2.3.，可以三号仿宋加粗以醒目；第四个层次用（1）、（2）、（3）表示。

印制格式包括用纸、字体、附件、盖章、抄送机关等。公文用纸采用A4型纸；

标题一般用2号小标宋体，正文用3号仿宋体；

发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“„‟”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。

上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人后标全角冒号，冒号后用2号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名臵于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排；同时应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行。

上报的公文涉及具体事项需要确定联系人的，还要确定联系人。联系人姓名和联系方式臵于正文结束后下一行，空2格。附件 ：公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如：“附件：1.××××”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。

抄送：公文如有抄送，左空一字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关标句号。一般不抄送给领导个人。

关于印制格式（排版格式），建议学习“党政机关公文格式”（有BT字样，2012年7月1日后实施的）

4.文字表述规范。公文的用语用字要求简明、准确、朴实、得体、通俗、易懂，体现字面意义而非联想意义，讲求陈述性、写实性，而非描绘性、虚拟性。一般以概述为主，据事说理，言之有物。不象诗歌、散文、小说等文学作品，需要大肆铺展、渲染，大量的想象，细致的描写，这些，恰恰是写公文所忌讳的。与文学作品比较，公文之所以让人觉得死板、千篇一律，这个跟公文的性质有关系，但是公文同样可以写得很好，好的法规性、政策性公文，充分考虑了各阶层、各方面的利益问题和可能出现的反应，可以做到面面俱到或滴水不漏，好的讲话稿可以写得饱含感情，深刻、精彩。

5.标点符号使用规范。该用逗号用逗号，该用句号用句号。需要慢慢积累琢磨。要注意：转发上级或下级文件时，标题一般不用标点符号（有书名号的，取消书名号）；此外，标题中不要过多出现“通知”两个字，比如省、市层层转发国务院一个文件的 通知，到县级，可直接说转发国务院***文件的通知。

6.数字和计量单位使用规范。一般使用阿拉伯数字。前后要统一，不能一时用大写，一时用小写。成文日期的正确写法：不分党机关口还是政府行政机关口，现在一律用用阿拉伯数字，这是中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局和中国国家标准化管理委员会2012年6月29日发布，2012年7月1日后实施的“党政机关公文格式”要求（2012年7月1日前，党的机关的公文落款用阿拉伯数字；政府行政机关公文落款用汉字数码；党政联合行文从党的机关规定用阿拉伯数字；企事业单位党组织行文从党内规定；企事业单位行政参照政府行政机关用汉字数码）。

三、几种常用公文的写作

（一）常用规范性公文

1.请示：如果某个单位在推行工作中遇到了自己不能解决的困难和问题，比如资金、政策等，需要上级帮助解决，就得写成请示。写请示要注意几个问题：一是只能一事一请，不能在一个请示里夹带多个请示事项，要资金就只写要资金的请示，需要某个政策性决定的，就写成单一的请示。二是一请一报，一个请示只能报一个主送机关，不能多头报送。三是一般不越级请示，但特殊情况除外（如经费请示），在实践中本着解决问题的原则，不僵化、不教条。四是要简短精炼，简洁明了地讲明原因、困难，对请求事项要明确，要多少钱，要什么政策，至于人家怎么批是人家的事，还要讲明你要的钱主要是什么用途。

2.报告：报告是典型的上行公文，是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见和建议、答复上级的询问等。报告的特点是 阅知性，不是批复、答复性，看的人可以签署意见，也可以不签署意见或表态。所以，在选择这个文种的时候，要选择那些只需要上级知道的工作或事件，或者就某项工作提意见建议，但不一定需要批复。学校公文多属这类文种。

（1）分类：

一是工作报告，是按照上级机关要求做的报告，如政府工作报告；

二是情况报告，即在工作中遇到了问题，或者觉得应该让上级知道某个重要事项的当前情况（贯彻落实会议精神的报告）；

三是回复性报告，回答上级问询、落实上级临时交办的某项工作（关于审议意见整改情况的报告）；

四是备案报告（规范性文件备案）。（2）写法：

一是导语。说明依据什么写这个报告，或者为什么要写这个报告（依据什么机关的什么通知精神，或者根据某位领导的批示精神，我们做了什么，怎么做的）。

二是主体。结构一般是：第一，基本情况；第二，主要做法；第三，收到的效果；第四，存在的问题；第五，今后工作的建议。这是常规格式，具体中有变化。如县人大视察义务教育法的实施情况，就可以先写主要做法及成效，再写问题，最后写建议，三个部分完成。如学校要向教体局上报某一项工作管理方面的情况报告，就要有基本情况、主要措施、存在问题、今后打算。回复报告的写法比较直接，上级问什么问题，我们就答什么问题，一条一条的答（如反馈意见整改报告，管理不到位我们是怎么整改 的，程序不规范我们是怎么整改的）。

三是结尾。回复报告写“专此报告，请阅”；工作报告写“以上报告当否，请阅示”；备案报告写“请予审查”。切忌报告中夹带请示事项。

3.意见：分为上行意见、平行意见、下行意见三种，上行意见一般上级要作出处理或者答复，平行意见则一般提供给对方参考，对方可以不执行，下行意见则具有指示性，下级应该遵照执行。意见的写法也不是固定不变的，但一般应该包括几个方面的内容（以印发关于开展某项工作的意见为例）：指导思想和原则、目标和意义、方法和步骤、工作要求等。

4.通知：通知的应用范围很广泛。传达指示、部署工作、实施管理措施、处理公共事务、任免干部等等，都需要印发通知。通知以红头文件和白头文件印发都行。属下行文，要下级机关（或受文对象）明确做什么、怎么做（这与请示、报告不同，比意见要细），要具有操作性。例如写一个会议通知，开会时间、地点、参加人员、有些什么要求等等，要一、二、三逐一说清楚，让看的人一看就明白。通知可以不写结束语。

5.工作计划类：是对未来一定时期内的某项工作或全面工作进行安排部署的文件，明确下一步做什么、怎么做。工作计划要有操作性（缺乏操作性是当前学校上报工作计划的通病）。计划、规划、方案、要点，都属于计划类公文范畴。计划类公文必须具备目标、措施、步骤三要素。计划类公文有两种格式：一是文字表述式，一是图表式（图表式越来越多，清晰、明了、包含的信息量大），政府重点工作任务分解、拟办实事分解、经济发展主要 指标分解、议提案办理责任分解等都是图表式。当前学校上报的计划类文件普遍缺乏针对性和操作性。

6.工作总结类：

（1）分类：综合性总结（单位工作总结）、专题性总结（专项工作总结）、个人总结（学习、思想、工作）

（2）写作关键和重点：其特点是实践性、经验性、自述性、理论性（不仅陈述工作情况，更要揭示理性认识，不仅回答“是什么”，更要回答“为什么”、“怎么做”的问题。一般包括本（半年）基本工作情况、所做的主要工作、工作进度、取得哪些成绩经验、存在的不足和教训、下步工作计划（个人总结写努力方向）。个人总结要抓住主要问题，把握写的侧重点，突出收获最大、成绩最突出或者感受体会最深的东西，不是记流水帐。当前各学校上报的工作总结类材料，缺乏亮点的提炼和总结，都是按部就班写来，看不出与别的学校相比有什么亮点、与去年相比有哪些做得更好，方法措施上有哪些重大变化。

（二）常用非规范性公文

常用非规范性公文有讲话稿、调查报告、汇报材料、礼仪讲话、简报信息等，下面分别作简单介绍。

1.讲话稿:主要有工作报告（政府工作报告）、会议讲话（报告）、汇报材料、传达提纲、述职报告等。

①标题的写法：工作报告和会议讲话的标题可以使用标题式（主标题、副标题构成，主标题是报告内容的精炼、概括，副标题写报告人、报告时间，比如《改进作风强化落实努力开创教育工作新局面》是主标题，副标题是“副县长许红霞在2013全 县教育工作会议上的讲话”；还有一种常用的标题，就是讲话人＋会议名称+文种构成，如《许县长在全县教育工作会议上的讲话》，简洁明了。

②主体内容和基本要求：上年（上一阶段）工作回顾、存在问题和困难、下年工作任务措施。要分析形势，统一思想，安排工作。总体要求是中心突出、议题集中、政策清楚、任务明确。写的好的讲话，还需要生动、富于感情。工作报告比较正规，用语庄重，一般不用口语化语言，一般不举例子，但工作做的怎么样，要用详实的数据说话，一般不允许脱稿临场发挥。会议讲话就相反，用语要力求生动，可以较多的使用口语化语言，体现个人风格，可以临场脱稿发挥。

③要具备的基本条件：一是全面、深入了解工作情况，包括困难问题、经验教训，才能做到落笔真实、全面、客观；二是要了解有关政策，特别是新机遇新政策，有什么好的新的政策，有什么限制因素和政策，拟订措施才能够有针对性，体现时代性；三是高度要站够，（高度不够是多数人起草报告最突出的毛病），你如果是代县长拟讲话稿，就要站在县长的角度思考问题，该讲什么，该怎样讲，都有讲究；你若是代书记拟讲话稿，就要站在书记的角度思想如何讲、怎样讲，二者是有差别的。

④讲话稿的用语和感情问题：有人认为公文都是平铺直叙，没有感情的。其实不然，好的公文可以写得既朴实，又有文采，体现讲话人的心声；既有操作性，又能带来听觉和感官上的享受.过去我们认为公文中不适宜引经据典、富有文采，这是片面的看法。公文的写作特别是讲话稿的写作，要视讲话人的风格而定，有的领导喜欢引经据典，我们就要考虑和体现他的风格。如果不具备丰厚的古典文学修养怎么办，现在网络可以帮忙，可以针对性的查阅、学习、选择、借鉴，但不可以全篇下载或套用。

2.汇报材料和传达提纲：都要简明扼要，条理清晰，实事求是。

汇报材料事实准确、重点突出、要有事例和数据，事例要有说服力。一般根据工作情况来安排框架，但上级有明确要求内容的，一般按上级要求逐一汇报。

传达提纲的写作要点：一是不能原原本本的照搬领导讲话或讨论发言，要抽取、综合主要的、有代表性的体现会议精神的东西；二是要有侧重，要将本地本单位急待落实的方面作为传达重点；三是贯彻落实措施也要紧密结合本地本单位实际。

3.礼仪讲话：欢迎词（致辞）、开幕词、闭幕词、答谢词、祝酒词、悼词、纪念性讲话等。其特点：一是简短精炼；二是富有感情，欢迎词、祝酒词要热情洋溢，悼词要沉痛沉重；三是力求文采斐然。讲起来流畅悦耳，听起来文采飞扬。一般要避免小标题。欢迎词除在开篇表示欢迎外，要简要介绍本地的风土人情、经济社会概貌（但是忌写得呆板），要展望今后的合作与情谊，最后要有祝愿的话。

（三）信息写作

1.定义：是党政机关、人民团体、企事业单位为了向上级机关、平行机关、不相隶属机关、单位或个人送阅、通报有关情况、信息形成的材料。

2.定位：信息工作是各级党委、政府办公室履行“参与政务，管理事务，综合服务”职能的重要手段，是各级政府及其部门办公室工作的重要组成部分。信息是各级政府及其部门之间沟通情况、交流经验、反映下情、辅助决策的重要手段。它不可能代替行政公文，但是对行政公文作用的必要补充；它不是辅助决策的唯一渠道，但是辅助决策的重要手段。这个定位是从上到下都比较统一和认可的。在我们过去的信息工作中，存在对信息工作定位及其理解的片面性，即仅仅把信息工作作为反映工作进展动态的资料，而没有从沟通情况、交流经验、反映下情、辅助决策这个全面的定位上来宏观理解和把握信息工作。在学校上报的信息中，多数是新闻报道式的会议信息、活动信息，即什么时间开了个什么会，хх领导讲了话，或者хх领导去检查什么工作，而没有从更高、更深刻的角度去总结、提炼可供借鉴和推广的工作经验，去思考、调研某项政策执行或者工作推进中存在的问题、困难及意见建议。

3.发展趋势：随着政府职能从全能向有限、从管理型向服务型、从封闭型向开放型转变速度的不断加快，以及经济社会的快速发展和信息时代的到来，信息工作显得越来越重要，面临的形势也在不断发生变化。主要体现为两个方面：

一是各级领导越来越重视信息工作。信息工作具有传递快速便捷、反映内容全面广泛深刻的特点，越来越受到各级领导的重视。县委、县政府成立有信息工作机构，对各部门上报信息实行按季度通报并考核。市教育局每年都下发文件并召开全市教育信息宣传工作会议，对县区信息工作情况实行定期通报和年终考核奖励。县局也制定有宣传报道奖励办法，鼓励干部职工积极投稿。二是管理工作越来越需要信息工作。首先，是各项政策措施、工作部署的贯彻落实，及其存在的困难、问题的收集反馈离不开信息工作。其次，管理部门各项决策也从过去单纯的凭经验、拍脑子转化为科学、民主决策，对信息的需求量大、依赖程度高。第三，在具体工作中，各种新的情况、新的问题层出不穷，领导需要及时、准确、全面地获取各方面的信息，以便预测走势，调整策略，指导决策。

4.分类：

第一大类是动态类。动态类信息主要指反映重要工作进展情况、重大决策部署贯彻落实情况、重要经济社会动态和社情民意等方面的简要信息。它的特点是一事一报，及时准确，文字精炼（一般不超过500字）。动态类信息又可细分为八个小类：一是上级做出的重要决策部署、召开的重要会议在本单位的贯彻落实情况；二是对上级出台实施的重大决策执行效果的情况反馈；三是上级领导关注的重点工作情况；四是反映本单位当前发展中一些较为突出的热点、难点问题；五是各单位承担的一些重点工作的进展情况；六是本单位最新灾情及救灾工作情况；七是反映本单位工作中存在的突出困难；八是其他重大的社会动态和重要的社情民意。

第二大类是综合类。综合类信息主要是就涉及某方面工作或某个问题的相关情况，进行汇总、分析所形成的信息，一般应有情况、有分析、有建议，主要目的是汇报工作、反映问题、建言献策。这类信息的特点是要素齐全（时间、地点、问题、经验、建议等），数据准确；主题鲜明，层次清晰；论据充分，不空发议 论；平铺直叙，文字简炼（一般不超过2500字）。综合类信息主要分为五个小类：一是报告类。主要汇总报告重点工作的阶段性进展情况，反映工作中出现的需要上级领导了解的重要情况。二是反馈类。主要反映上级决策部署、上级领导同志重要指示的贯彻落实情况。三是问题建议类。主要反映工作中遇到的各种需要上级领导帮助或协调解决的突出困难和问题，以及就某些重大问题向上级领导建言献策等。四是经验成效类。主要是对一些具有普遍性的重点、难点、热点问题，本单位有哪些独到的、值得上级领导同志了解或其他地区和部门借鉴的好做法。五是调研类。主要是围绕中心工作，组织开展一些考察、调研、研究活动形成的对上级有参考价值的材料。

5.当前信息上报中存在的突出问题： 主要存在五个方面的问题：

一是认识有差距，发展不平衡。主要是指对信息工作的定位认识不到位，这是各学校带有共性的问题，也是当前信息工作存在的主要问题。最突出的现象是，由于大家还没有充分认识到信息工作反映下情、辅助决策的重要作用，把上报信息简单等同于新闻报道，信息内容单

一、单薄，参考价值不大。

二是针对性和时效性不强。一些学校没有把信息工作的着眼点放在全县全局和重点工作的高度，进行提炼和综合，虽然报送的数量多，但上报信息与局机关需求不对径，参考价值不大；收集信息的渠道不畅，情况掌握不及时，上报迟缓，导致一些重要信息时效性丧失。尤为突出的是，报喜的多，报忧的少（也就是说成效类信息过多，问题类的少，问题类即调研、综合类信息恰 恰是上级关心的，采用率会高）。

三是综合调研类信息严重缺乏。可以说这是各行业各单位信息和日常工作的“软肋”。因平常耽于事务，没有足够的时间主动深入基层或工作一线调研，没有形成深入调查研究的工作作风，“见子打子”，理性思考少。上报的一些调研信息也缺乏深度，缺乏全局性的意见建议，辅助决策的参考价值不大。

四是重大突发信息报送迟缓，报送程序不规范。这个现象比较普遍，在突发公共事件和社会热点、难点方面尤为突出。还有不按程序规范上报的现象也比较突出。表现为：学校只按照行业管理规定向县教育部门上报，而没有坚持先向镇政府办报告、统一口径后再对口上报。这样不仅造成信息上报口径不统一，还给工作造成了被动。

五是写作质量有待提高。我总结为四个缺乏：①缺乏数据和素材支撑，上报的工作措施空洞乏味，上报的工作进展情况缺乏数据支撑。②缺乏经验性提炼，不注重挖掘和提炼工作中的亮点，总结不够深刻全面，精炼程度有待提高。③缺乏深入调研的精神和心得，对调研信息促进重大项目的落实、重大政策的调整等信息辅助决策的作用认识不足。④缺乏对全局性重点工作、社会热点问题、领导关注事件的把握。

6.怎样提高信息写作的质量和做好信息上报工作：一是注意以点带面，选好上报信息的角度。选择有新意、有价值、有效用的信息上报，角度抓得新，抓得巧，很快就能进入领导的决策视野，反之不然；所反映的问题和提出的建议能够给人以启示，动态类信息要快速上报，“以快带新”；问题类信息要注意事物发展 的新动向、新变化；经验建议类要注重现实性，要紧紧围绕工作中心，体现单位工作特色，力求有推广价值。二是要突出时效性，加快信息上报速度。收集要快，编写要快，上报要快，有预见性的东西要超前介入。三是切中领导需求，增强信息上报工作的“贴近度”，要加强调研，在综合类信息报送上取得突破，努力实现信息工作的四个转向（单纯的动态类转为动态和综合类并重、动态信息向调研信息、反映情况向建言献策、报喜向喜忧兼报、喜忧并重）。过去有一个保守的观念，认为报忧就得忧，现在要转变为报忧解忧，促进问题解决，衡量的尺度是：由于客观因素或者上级政策执行过程中出现的问题均可上报，只要不是本地本单位主观工作上出现的问题均可上报。在平常的执行工作中出现了问题，需要上级调整政策，我们一般采用专门的汇报方式，其实信息也是一种重要的汇报方式，不能忽略。四是结合实际，加强写作和上报中的薄弱环节。五是加强制度和队伍建设，要有人分管，要定期不定期的召集研究，确定报送重点和撰写人员，要建立激励机制。

7.信息与新闻的异同：

共同点：党政信息和新闻都是对客观事物的反映，都具有客观性、真实性、新鲜性、时效性，都能影响人们的认识和行动，在一定意义上讲都具有指导性。信息追求信息价值，新闻追求新闻价值，有的时候两者是相通的。比如国家最新做出的一些需要全社会周知的重大的决定，政务信息和新闻就是两条重要的传播渠道。通过新闻渠道可以让更广泛的群众知情，而这些指导性的意见通过政务信息渠道传达贯彻到基层，可以在最短的时间内让 基层领会其精神实质并组织实施。

广义的信息是对客观事物的表述（包括发生的和未发生的），而新闻是对已经发生的事情的表述，从广义上讲，信息包含了新闻。二者有四个共同点：一是都是对客观事物的反映和表述；二是都是受众预先未知的事情；三是都讲求新鲜、真实、准确；四是都有可传递性。

区别点：一是信息的包含量比新闻大。新闻只是新近所发生的，为受众所关注的具有新闻价值的那部分事实的报道，信息则是反映事物存在方式或运动状态的普遍形式。这是最大的区别。信息稿件有超前性（趋势性的苗头问题，预测事物未来的发展方向和态势），新闻是对已经发生事情的报道，注重影响、导向，信息则侧重于告知，反映事物的存在和运动状态。二是信息的时效性要求不及新闻要求强。三是公开性上不同，新闻向社会公开，信息则分类上报、公开，专属性信息（如涉及国家安全）不能公开。四是信息提供的服务效果比新闻要直接。

写作上的有5个方面的不同：

选材上：信息侧重于全局性、综合性、典型性、指导性，新闻侧重于知识性、趣味性、可读性。

标题上：信息为单标题，直白直观；新闻标题有多行标题（眉题、正题、副题）、两行标题（主标题、副标题）、单行标题三种形式，活泼，吸引眼球。（举例：县委宣传部举办“中国梦，麟游梦，我的梦”演讲比赛：你想一显身手吗？擂台上见分晓（引题）、我县举办“中国梦，麟游梦，我的梦”演讲比赛（主题）、**获奖比赛一等奖（副题）。结构上：信息主体直言表述，开门见山，直接由主体构成，较少用导语，字数100-300字左右，一段成篇；新闻稿由导语、背景、主体、结尾构成，包括何时、何地、何事、何因、何果五要素。

形式上：信息有相对固定的规范（动态类），一般采用“一是…二是…三是…”的直接叙述方式，一就是一，二就是二，实事求是，忌讳随意粉饰，一般不允许估计基础上的模糊表达；新闻则活泼，无固定格式。

写作风格上：信息的语言平实、直叙、准确精炼、朴实庄重，事实准确，分析中肯，建议合理，忌用修辞手法。新闻力求可读性，可以采取多种文体，运用各种修辞手法（插叙、倒叙、比喻、夸张、讽喻、借代、映衬），讲究的是悬念感和新鲜感，给受众冲击力，激起阅读兴趣，扩大社会影响力。

四、公文处理中几个需要注意的问题

（一）联合行文的问题

1、行政机关联合行文，主办机关排列在前，原则上文头、文号都用主办机关的，落款时几家单位都要落款并盖印。如，教体局、公安局要联合下发一个聘请中小学法制副校长辅导员方面的文件，这项工作教体局是牵头单位，文件头和发文字号都用教体局的。

2、行政机关与同级或相应的党的机关、军队机关、人民团体联合行文，按照党、政、军、群的顺序排列。

3、联合行文一般用主办单位的文头和文号，一般不用几家单位作文头、字号为联发字号的格式。

4、会签，由主办单位首先签署意见，协办单位依次会签，一般不用复印件会签。

（二）部门和内设机构行文问题

政府各部门（包括议事协调机构），除以函的形式商洽工作、答复询问外，一般不得向下级政府正式行文，如确需行文，有两种处理方式：一是经县委、政府领导同意，由“两办”发文（如印发实施方案）；二是部门自行行文，可以用《通知》等文种，但必须在正文前冠上“经县政府同意”这句话；三是有关议事工作机构（各种领导组、工作委员会）要向镇或部门行文，一般不能以办公室名义印发，如：要印发食品安全方面的文件，应以食安委的文头印发；要印发卫生防疫方面的文件，应以爱国卫生运动委员会的文头印发，不要以爱卫办的文头印发；四是部门内设机构不得向本部门机关以外的其他机关行文，要与相应部门商洽工作，必须以函的形式，要安排内设某机构的专项工作，须以主管部门文件行文。

（三）数字和数值范围规范表述的问题

1.百分数与分数应用阿拉伯数字表述。如20%不应写为汉字表述的“百分之二十”，3/4不应写为“四分之三”。

2.数值范围表述：数值范围就是百分之几到百分之几的数值比较，百分比不可能大于1，只能小于或等于1。如表述“3%--8%”，不能写成“3—8%”，不能省略3后的百分号；用分数和整数表述数字范围时，也同理不能省略第一个数字后的单位，5万-10万人不能写成5-10万人。

3.表述时间时段，一般不要表述为去年、今年、明年等，应 表述出具体的年份，如2013年、2014年。

（四）规范用字用词的问题

在公文写作中，有许多字、词长期被混用，造成不统一、不规范的问题，要加强甄别和规范。如截止（到现在告一段落）和截至（事情还在继续发展）的使用；在表述“其它”、“通讯”时，应为“其他”、“通信”；1949年10月以来的时段，不能用“建国以来”，应为“新中国成立以来”；制定与制订的准确使用，制订突出拟订、草拟、创制，对象多为方案、计划等，注重的是过程，制定突出确定下来、正式实施，多指路线、方针、政策、法令、规章等，注重的是结果；做出与作出，前为口语，强调具体的事，后者多为书面语；急待和亟待，前者指时间上的紧迫性，后者表示意义上的紧迫性，表明问题已经严重到了极点。

规范表述是一个长期学习积累的过程，要在工作中时时留心、总结。

（五）重要紧急公文的处理

１.如何界定重要公文：凡上级机关（党中央、国务院、省委、省政府、市委、市政府、县委、县政府及其部门）来文中标注“特级”、“急件”字样和涉及重大事项的公文，各级领导的批示件，本单位上报的重大突发性事件的请示件，都界定为重要公文，根据紧急程度，规定办结时间办理。

２.分类：按紧急程度分为特急件、急件和普通件三类，特急件要在24小时内办理完毕（如特提电报），急件在３日内办结，普通件在其要求的时间内办结。

五、提高文字综合能力的体会 文字综合能力，是人的文字功底、思维能力、工作阅历等各方面的一种综合反映，不是单纯写材料。要提高文字综合能力，从我个人工作体会来讲，必须做到“勤学、善思、多练”三个方面。

第一、勤学。要写好材料，不学习是不可能的。一是要养成习惯学，坚持看书、看新闻、看文件。二是要突出重点学，学习党的路线方针政策，提高思想理论水平；熟悉掌握县局、学校中心工作，多了解进展情况；学习业务知识，做业务上的行家里手；学习写作基础知识，掌握谋篇部局、起承转合、语法修辞等技巧，把文字功底打厚实。三是要加强积累学，平时注意积累资料，掌握大量情况，只有情况熟悉写作时才能得心应手。看范文，写公文有三个层次，第一个层次就是照猫画虎，也就是现在人常用说的“天下文章一般抄”。其实也是写材料最初必须经历的一个过程。尤其是现代公文，它有固定的模式，有一定的模仿可循性。比如单位的总结。一般人就是套用往年的模式，变换一下数字，这是最简单的。第二个层次就是把事说清，比如为什么要发这个文件，发这个文件要起到什么作用，达到什么效果。如果是写领导讲话，就是为什么要开这个会，如何推进这项工作，如何保障这项工作顺利推进。第三个层次就是创作，比如一些领导的即席讲话，不但把事说清，还能打动人，或者起草公文的人完全站在了领导角度，来思考、来创作。

第二、善思。一是要处处留心。人常说，“处处留心皆学问”嘛。二是要经常反思。写文章与人说话是一样的，人常说，“话有三说，巧说为妙。”为什么人家说话这么鬼大，同样的事，人家说 的咋这么巧妙，同样是写文章，咱写的领导改的面目全非，最后只留了几个字，人家写的怎么改了一两个字。对这些，我们就要思考，为什么人家要这样说、这样写、这样改。三是要用心思考。认真干事不出错，用心干事出精品。只要你认真，最起码不会出现大的错误；只要你用心，把自己的聪明才智发挥出来，一般都会出精品、出成绩、出经验。

第三、多写。文章是写出来的，说的再好，想的再好，不写不动手，什么都是空的。一是多写多练。写材料没有捷径，唯一的办法就是多写多练，笔耕不辍。起草一篇文稿，就是一次锻炼，就是一次提高。材料要写好，必须要有一定的量，没有量的概念，根本谈不上质的提高。二是反复修改。好文章是改出来的，即使能一挥而就的，必然也是建立在有感而发、认真思考之上的，也是在打好腹稿的基础上发挥的。我们写公文也一样，必须反复思考、反复修改，文章改一次就会有一次提高，多改就会多提高。三是善于总结。一个水平较高的人，必定是一个善于总结的人。文章的好坏，有时就在于几句总结提炼的话，也就是我们常说的经典名句，这几句话要说在点子上，抓住关键、抓住要害，一语中的。人看了你的文章，听了你写的材料，能记住几句话，这个材料就是成功的。

第四篇：公文写作与处理

公文写作与处理

公文常识

1、写作基础知识

主题是文章的统帅和纲领，是文章的核心；主题源于材料，主题不能先行，必须从实际出发，从材料中引出主题。实用文体主题的表现表式主要有：①直接阐述；②单一集中；③以意役法；④片言居要；⑤善用标题。

文章结构安排的环节主要包括：选择角度；设置线索；安排层次；划分段落；设计开头与结尾；处理过渡和照应等。文章的结构应达到严谨（严密精细，无懈可击）、自然（顺理成章，开阖自如）、完整（匀称饱满，首尾圆合）、统一（和谐一致，通篇一贯，决不相互抵触，自相矛盾）

文章常用的表达方法有叙述、描写、议论、说明，其中议论的方法又可具体分为：①例证法；②喻证法；③类比法；④对比法；⑤反驳法；⑥归谬法。

语言运用的基本要求：合体、得体，准确、顺达，简洁、明快，生动、有力。

2、公文的特点和种类

公文，也称公务文件，是在社会活动中直接形成和使用的具有规范体式和法定效用的信息记录，其区别于图书、情报、资料等事物的个性点主要有：①由法定作者制发；②具有法定的现实执行效用；③具有规范的体式；④履行法定的程序。

根据不同的标准，公文可从不同角度进行如下分类：

（1）根据形成和作用的公务活动领域，公文可分为通用公文和专用公文两类。

（2）根据内容涉及国家秘密的程度，公文可分为对外公开、限国内公开、内部使用、秘密、机密、绝密六类

（3）根据行文方向，公文可分为上行文、下行文、平行文三类。

（4）根据内容的性质，公文可分为规范性、领导指导性、公布性、陈述呈请性、商洽性、证明性公文。

（5）根据处理时限的要求，公文可分为平件、急件、特急件三类。

（6）根据来源，在一个机关内部可将公文分为收文、发文两类。

3、政府系统的通用公文文种

（1）规范性文件

条例。用于对某一方面的行政工作作全面、系统的规定，国务院各部门和地方人民政府的规章不得称“条例”。

规定。用于对某一方面的行政工作作部分的规定。

办法。用于对某一项行政工作作比较具体的规定。

（2）领导指导性文件

命令（令）。用于依照有关法律规定发布行政法规和规章；宣布旅行重大强制性行政措施；奖惩有关人员；撤销下级机关不适当的决定。

决定。用于对重要事项或重大行动作出安排。

指示。用于对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则。

批复。用于答复下级机关的请示事项。

通知。用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部。

通报。用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。（3）公布性文件

公告。用于向国内外宣布重要事项或法定事项。

通告。用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（4）陈述呈请性文件

议案。用于各级人民政府按法律程序向同级人民代表大会或其常务委员会提请审议事项。

请示。用于向上级机关请求指示、批准。

报告。用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。

调查报告。用于反映调查研究的成果，揭示事物的真相与规律。

（5）商洽性文件

函。用于不相隶属机关之间商洽工答、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准等。

（6）会议文件

会议纪要。用于记载和传达会议情况和议定事项。

4、党政机关的通用公文文体

（1）规范性文件

条例。用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度。

规定。用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。

（2）领导指导性文件

决议。用于经会议讨论通过的重要决策事项。

决定。用于对重要事项作出决策和安排。

指示。用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。

意见。对于重要问题提出见解和处理办法。

通知。用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项。

通报。用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。

批复。用于答复下级机关的请示。

（3）公布性文件

公报。用于公开发布重要决定或者重大事件。

（4）陈述呈请情文件

报告。用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。

请示。用于向上级机关请求指示、批准。

（5）商洽性工作

函。用于机关之间的商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。

（6）会议文件

会议纪要。用于记载会议主要精神和议定事项。

5、公文文体与结构常识

应用文体区别于其他文体的特殊属性主要有直接应用性、全面真实性、结构格式的规范性。

公文属于特殊应用文，其区别于一般应用文的特殊性特征表现为：被强制性规定采用白话文形式；兼用议论、说明、叙述三种基本表达方法。

公文的基本组成部分有：标题、正文、作者、日期、印章或签署、主题词。

公文的其他组成部分有文头、发文字号、签发人、保密等级、紧急程度、主送机关、附件及其标记、抄送机关、注释、印发说明等。

印章或签署均为证实公文作者合法性、真实性及公文效力的标志。

6、公文格式排版规定

保密等级：“绝密”“机密”“秘密”标注后，加“★”，必要时加期限（如机密★5年），3号或4号黑体。

紧急程度：“急”或“特急”，在保密等级下一行，字号字体同保密等级。

发文字号：位于文头下方，居中；如有签发人，居左，两者排一行，3号或4号仿宋字。

签发人：发文字号右侧，空一格，字号字体同发文字号。

标题：标题由作事、事由、文种组成（可省），字数一般不超过50字；除出现法规、规章的标题外，不用书名号；具体形式有齐肩形、正梯形、倒梯形、除号形，公文如经会议讨论通过或批准的，应加题注，即用圆括号居中

附件：附件应标明标题、件数、份数。在正文以下日期以上，排出附件号。

注释：注释排在日期下方，用4号或小4号仿宋体。

7、公文的稿本

（1）草稿。不具备正式公文效用，常有“讨论稿”“征求意见稿”“送审稿”“草稿”“初稿”“二稿”“三稿”等稿本标记。

（2）定稿。具备正式公文效用，是制作公文正本的标准依据。有法定的生效标志（签发等）。

（3）正本。正本是格式正规并有印章或签署等表明真实性、权威性、有效性的标。

（4）试行本。在试验期间具有正式公文的法定效力。

（5）暂行本。在规定的暂行时间内具有正式公文的法定效用。

（6）副本。正本复份（与正本同时印刷）在外形上与正本没有区别，具有相同的法律效用；作为复印件的公文副本（如抄本、复印件）不具备公文的法定效用，需加注“副本”字样标记。

（7）修订本。可以标题结尾处标作：“（修订本）”，也可在标题下做题注，在圆括号内注明“某年某月修订”。

8、公文写作的基本要求

合“法”、求实、合体、简明、严谨、准确、规范、完整、清晰、耐久。

9、行文规则

可以采用越级行文方式的情况：一是由于情况特殊紧急，如逐级上报下达会延误时机造成重大损失；二是经多次请示直接上级机关而问题长期未予解决；三是有上级机关交办并指定直接越级上报的具体事项；四是出现需要直接询问、答复或联系不涉及被越过的机关职权范围的具体事项；五是需要检举、控告直接上级机关等。

行政机关不能迳向党的组织发布指令性公文，一般也不得以行政机关名义迳向党的组织报告工作或请求指示或批准。

10、公文写作的语言运用

公文语言的特点：庄重、准确、朴实、精练、严谨、规范。

公文中需用历史年号时，要先标出公历年份，再注历史年号并加圆括号，如1912年（民国元年）。

数量表示时，表示增加时用倍数或分数，表示减少时只能用分数。

11、各种文种的撰写

（1）规范性公文。规范性公文一般包括文件标题、发布或通过或批准的日期、章题、正文；规范性公文的标题由事由（问题）、文种两部分构成；正文中开始部分的制定目的是规范性公文的核心内容与指导性“纲领”。（2）决定。标题由发文机关、事由、文种组成。

（3）决议。其性质、功用与决定没有大的差别，特点在于必须经过会议讨论通过或批准。

（4）通知。标题由发文机关、事由、文种组成。

（5）通报。标题由发文机关、表彰或批评的对象与事实性质（情况）以及文种（通报）。

（6）批复。标题写明发文机关、事由、文种，必要时也可在标题中标明“同意”“批准”与否的态度。

（7）通告。标题由发文机关、事由、文种构成，有时可省略事由或只标注文种。

（8）请示。标题由发文机关名称、事由与文种构成。

（9）函。依格式正规、郑重的程度，函有公函、便函之分；依行文主动与否，函又可分为发函、复函。格式正规、郑得、涉及相对重要问题的是公函；相对灵活（略去标题、发文字号等）并涉及一般具体事项的是便函。

12、公文处理的基本原则

（1）法制原则。指处理方法手段、程序手续、行为准则与方法规化、制度化。（2）实事求是原则；（3）全面技师原则；（4）时效原则；（5）集中统一原则；（6）党政分工原则；（7）保密原则；（8）简化原则

13、收文处理的一般过程

（1）公文的收受与分流

签收。指履行规定的确认、清点、核对、检查、签注手续后，收到公文。登记形式有薄式、卡片式、联单式

外收文登记。由外收发人员在完成签收工作后，对收文情况做简要记载。

启封。外收文登记完成后，统一交由内收发人员，统一启封或径送有关领导亲启。

内收文登记。由内收发人员对收文情况做详细记载。

分办。有关人员将公文分送有关领导、有关部门工作人员阅知办理。

摘编。文件管理人员对部分准备投入办理过程的重要文件编写文摘、提要、综述、汇集有关数据资料。

（2）办理收文

拟办。由部门负责人或有关具体工作人员提出处置意见，供有关领导审核定夺。

批办。机关领导者或部门负责人提出处置意见。

承办。有关工作人员按意见具体处置公文所针对的事务和问题。

注办。由承办人签注公文承办情况，以备忘待查。

（3）组织传阅与催办查办

组织传阅。使公文有工作人员中的有效传阅活动。

催办。由公文处理管理机构或承办人对公文承办过程实施的催促检查。

查办。由公文处理管理机构或其他专门组织对重要公文实际执行情况进行的核查协办工作。

（4）处置办毕公文

包括：阅卷归档、清退、暂存、销毁。

14、发文处理程序与方法

（1）文稿形成

拟稿。撰拟公文文稿。

会商。当公文内容涉及其他有关同级或不相隶属机关或部门的职权范围，需征得其同意和协助。

核稿。文稿在送交有关领导签发或会议通过前，由专人进行全面核查。

签发。指由机关领导人或被授以专门权限的部门负责人对文稿终审核准之后，批注正式定稿。按签发人身份、地位及工作程序的不同，签发分为正签、代签、核签、会签等数种。

（2）公文的制作

注发。定稿形成后，批注缮写印发要求的活动，以使签发意见进一步具体化、技术化。

缮印。制作供对外发出的公文。

用印或签署。在印毕的公文上盖发文机关公章，或请有关领导签名。

（3）公文的对外传递

分装。按规定具体拣配和封装公文。

发出。将分装完毕的公文以适当的方式发给受文者。

（4）处置办毕公文

包括：阅卷归档、暂存、销毁。

15、公文销毁的方式和范围

销毁的主要方式有：焚毁、重新制成纸浆、粉碎、清洗消磁（磁盘、磁鼓、磁带）。以各种方式销毁公文均应履行如下程序手续：由文书部门组织对公文进行鉴定；确认应销毁后逐文逐件核定造册；呈请本机关或上级机关有关领导审定批准；获准后再行销毁。任何个人均不得私自销毁公文。

公文写作

第一类 正式公文

一、计划类公文

包括：规划、设想、计划、要点、方案、安排等。必须有目标；内容（做法）；保障措施。

1、工作计划

工作计划是行政活动中使用范围很广的重要公文。机关、团体、企事业单位的各级机构，对一定时期的工作预先作出安排和打算时，都要制定工作计划，用到“工作计划”这种公文。工作计划实际上有许多不同种类，它们不仅有时间长短之分，而且有范围大小之别。从计划的具体分类来讲，比较长远、宏大的为“规划”，比较切近、具体的为“安排”，比较繁杂、全面的为“方案”，比较简明、概括的为“要点”，比较深入、细致的为“计划”，比较粗略、雏形的为“设想”，无论如何都是计划文种的范畴。不管其如何分类，计划内容的范围都是“做什么”、“怎么做”和“做到何种程度”三大项。

2、规划

规划是计划中最宏大的一种：从时间上说，一般都要在三五年以上；从范围上说，大都是全局性工作或涉及面较广的重要工作项目；从内容和写法上说，往往是粗线条的，比较概括，如《××省经济和社会发展十年规划》，《××省工业结构调整规划》等。规划是为了对全局或长远工作作出统筹部署，以便明确方向，激发干劲，鼓舞斗志；相对其它计划类公文而言，规划带有方向性、战略性、指导性，因而其内容往往要更具有严肃性、科学性和可行性。这就要求写作者必须首先进行深入的调查和周密的测算，在掌握大量可靠资料的基础上，根据党、国家和具体单位的发展方针确定发展远景和总体目标，然后充分吸收有关意见，以科学的态度，反复经过多种方案的比较、研究和选择，确定各项指标和措施。

规划的具体写法：标题是“四要素”写法：单位名称＋时间期限＋内容范围＋“规划”二字。如《××省“八五”期间经济发展规划》。规划的正文一般都比较长，大致有以下几方面内容：（１）前言，即有关的背景材料，也就是制定规划的起因和缘由。这是制定规划的依据，因此不能简单地罗列事实，而应把诸多有关情况以过认真地综合、分析，找出其有得因素和不得因素。这样才会使人相信下面所提的规划目标言之有据，有可靠性。（２）指导方针和目标要求。这是规划的纲领和原则，是在前言的基础上提出的，因此既要写得鼓舞人心，又要写得坚定有力，要用精炼的语言，概要地阐述出来。（３）主要任务和政策、措施。这是规划的主体和核心，是解决“做什么”和“怎样做”的问题，因此任务要提得明确，措施要提得概括有力。这部分写作通常有两种结构：对于全面规划或任务项目较多的规划，因其各项任务比较独立，没有多少共同的完成措施，一般采用以任务为主线的“并列式结构”（措施都在各自的任务之后分别提出）；对于专题规划或任务较单一的规划，因其任务项目较少而其项目之间的联系又较大，一般采用任务、措施分说的“分列式结构”。（４）结尾，即远景展望和号召。这部分要写得简短、有力、富有号召力。

3、设想

设想是计划中最粗略的一种：在内容上是初步的，多是不太成熟的想法；在写法上是概括地、粗线条地勾勒。但时间不一定都是远的，范围也不一定都是宏大的。一般说来，时间长远些的称“设想”；范围较广泛的称为“构想”；时间不太长、范围也不太大的则称为“思路”或“打算”。设想是为制定某些规划、计划作出准备的，是一些初步想法。设想在严肃性、科学性和可行性方面的要求相对差一些，因为它是为正式的规划或计划作准备，不是给各级领导看的，就是交群众讨论的，不必也没时间考虑得太周密，只要基本成形就可以，且在提出任务或目标时，往往还有一些简短的论述语句。设想与规划一样，在内容的写法上都是比较原则和概括，不可能也没有必要写得太细、太具体。

设想的具体写法：设想因具有超前性，所以其写作要求并不十分严格，其格式也不大一样：如果是给领导看的，报给上级，就要严肃一些，随报告报送，不必落款，也不必写行文时间；如果是交给群众讨论的，或者不以通知或报告的形式转发或上报，就要落款并写明具体行文时间。设想的标题可以是“四要素”，也可以是“三要素”，或省略单位名称，或省略时间期限，还可以是“两要素”省略单位名称和时间期限，如《关于机构改革的初步设想》。设想的正文一般有两种写法。第一种是只讲目标、要求的条项并列式写法，适用于时间较长远的“设想”或工作计划的最初构思或打算。第二种是也按规划、计划、方案或安排的格式结构，只是内容粗略一些的想法，适用于预备性计划，即只是征求意见的“构想”、“思路”或“打算”。

4、计划

狭义的计划是广义工作计划中最适中的一种。这个特点表现在，时间一般在一年、半年左右，范围一般都是一个单位的工作或某一大项重要工作，内容和写法要比规划具体、深入，要比设想正规、细致，要比方案简明、集中，要比安排阔展、概要。

计划的具体写法：计划由于大多以一个单位的工作内容范围，只在单位内要求执行，所以一般不以文件形式下发，因而除标题和正文外，往往还要在题下或文后标明“×年×月×日制定”字样，以示郑重。计划的标题也是“四要素”写法，其中哪一个要素都不应省略。正文写法，由于计划是对一个单位的全面工作或某一项重要工作的具体要求，所以写作是要比规划和设想都要具体、详细得多。一般包括以下几方面内容：（１）开头，或阐述依据，或概述情况，或直述目的，要写得简明扼要；（２）主体，即计划的核心内容，阐述“做什么”（目标、任务）、“做到什么程度”（要求）和“怎样做”（措施办法）三项内容，既要写得全面周到，又要写得有条不紊，具体明白。全面工作计划一般采取“并列式结构”（任务、措施分说）。（３）结尾，或突出重点，或强调有关事项，或提出简短号召，当然也可不写结尾。

5、要点

所谓要点，实际就是计划的摘要，即经过整理，把主要内容摘出来的计划。一般以文件下发的计划都采用“要点”的形式。

要点的具体写法：要点大多是上级机关某一项重要或较大工作计划的摘要，一般都要以文件形式下发，因而多用某个通知作“文件头”，所以只要有标题和正文两部分内容就可以了，不必再落款，再写成文时间；但也有些要点，由于涉及的工作重大，为郑重起见，往往要在标题下标明发文机关名称和制发具体时间。要点的标题可写“四要素”，也可写“三要素”，但“三要素”的写法一般要在题下标明被省略的发文机关名称。正文写法，由于要点的内容是摘录计划的主要之点，所以其正文都写得比较概要，既不要兼顾到各个方面，也不必讲具体做法，更不用讲道理；没有过渡段，段落也不长。在结构方式上，大都是并列式，可分若干项目一贯到底，也可分几大项，大项下分若干小项，其中的小项可在每一大项下单独排列，也可全文排列。

6、方案

方案是计划中内容最为复杂的一种。由于一些具有某种职能的具体工作比较复杂，不作全面部署不足以说明问题，因而公文内容构成势必要繁琐一些，一般有指导思想、主要目标、工作重点、实施步骤、政策措施、具体要求等项目。

方案的具体写法：方案的内容由于是上级对下级或涉及面比较大的工作，一般都用带“文件头”形式下发，所以不用落款，只有标题、成文时间和正文三部分内容。方案的标题有两种写法：一个是“三要素”写法，即由发文机关、计划内容和文种三部分组成，如《北华大学五年发展规划总体方案》；一个是“两要素”写法，即省略发文机关，但这个发文机关必须在领头的“批示性通知”（文件头）的标题中体现出来，如《治理采掘工业危机，实现良性循环方案》。成文时间，为郑重起见，方案的成文时间一般不省略，而且要注在标题下。方案的正文一般有两种写法：一是常规写法，即按“指导方针”、“主要目标（重点）”、“实施步骤”、“政策措施”及“要求”几个部分来写，这个较固定的程序适合于一般常规性单项工作；二是变项写法，即根据实际需要加项或减项的写法，适合于特殊性的单项工作。但不管哪种写法，“主要目标”、“实施步骤”、“政策措施”这三项必不可少的，实际写作时的称呼可以不同，如把“主要目标”称为“目标和任务”或“目标和对策”等，把“政策措施”称为“实施办法”或“组织措施”等。在“主要目标”一项中，一般还要分总体目标和具体目标；“实施步骤”一般还要分基本步骤或阶段和关键步骤，关键步骤里还有重点工作项目；“政策措施”的内容里一般还要分“政策保证”、“组织保证”和“具体措施”等。

7、安排

安排是计划中最为具体的一种格式：由于其工作比较确切、单一，不作具体安排就不能达到目的，所以其内容要写得详细一些，这样容易使人把握。安排的具体写法：安排的内容由于是涉及范围较小或单位内部的工作，所以一般有两种发文形式：一种是上级对下级安排工作，尽管涉及面较小，也要用“文件头”形式下发。“安排”的格式是“标题”和“正文”两部分。另一种，如果是单位内部的工作安排，也可直接下发文件，格式就由“标题”、“正文”、“落款及时间”三部分组成。但不管哪种形式，作为“安排”本身都不该有受文单位，如果必须有，则或者以“文件头”形式下发，或者以“关于.....安排的通知”名义下发。安排的标题可是“三要素”写法，也可是“两要素”写法（省略机关名称）。安排的正文一般由“开头”、“主体”和“结尾”三部分组成；也有的省略“结尾”，“主体”结束，正文即随之结束。“开头”同计划的开头差不多，或阐述依据，或概述简明扼要。“主体”是正文的核心，一般包括任务、要求、步骤、措施四方面内容。在结构上可按这四方面内容分项来写；也可把任务和要求合在一起，把步骤和措施合在一起来写；还可以先写总任务，然后按时间先后顺序一项一项地写具体任务，每一项有每一项的要求及措施，要依据工作性质及具体内容来定。但不管怎样结构，其任务都要具体，其要求都要明确，其措施都要得当。

方案和安排有共同之处，即写作题材都是单项的工作，即只对一项工作作出部署和安排。这也正是方案、安排与规划、设想、计划、要点的根本不同。但二者在内容范围上也有个大小之分：方案的内容范围适合于上级对下级或涉及面比较大的工作，安排的内容范围则适合于单位内部或涉及面较小的工作，如《××市关于计划生育的工作安排》。方案和安排还有一种较为概要一点的写法，以便于下级具体实施时灵活掌握，叫做“意见”：方案大多称“实施意见”，如《××市“七五”期间社会主义精神文明建设的实施意见》；安排往往称“安排意见”，如《××××系统关于开展增收节支活动的安排意见》。在此需要说明的是，有些机关把单位内部或涉及面很窄的单项工作计划也称之为“方案”，这是不合适的，因为这些工作都比较切近、具体，也并不复杂，只要用“安排”就足够了，如果较为原则，则可称为“安排意见”。

二、函

一般格式主要包括：标题、主送单位、正文、落款与时间。

标题：函的标题是全要素标题，即包括发文单位、事由及文种。其中事由应是对正文主要内容的标准而精炼的概括。

正文：函的正文是文件的主要部分。强调就事论事，应直陈其事。第一部分是叙述事项，第二部分说明希望和要求。去函的正文先写商洽、请求、询问或告知的事项，然后提出希望、请求或要求。最后明确提出“以上意见可否，请函复”，“敬请函复”，“特此函告”等。“事项”部分基本是叙述和说明的写法，是什么就写什么，应简单扼要，又要交待清楚。“要求”部分可多可少，如果事项很简单，而且没有过多要求就同事项写在一起，一气呵成；如果事项复杂些，或要求多些可以单列一段来写，甚至分条列项来写，而且无论是哪一种内容，也不论是对哪一级，要求的口气都是谦和的。复函正文的一般结构是：先引述来函，可引来函的文件名称、发文字号、主要内容。如“贵厂×字×号文悉”这样的格式，也可以直接写“电悉”“函悉”，然后写答复的主要事项，所答复的内容要围绕来函，要准确表达本机关的意见，态度要鲜明。复函的结尾一般可写上“此复”“特此函复”等话语。在复函中要针对来函中提出的问题予以答复：同意或不同意，同意将怎么办；不同意是什么原因或应该怎么办，不应该怎么办等。文中用语应言简意赅。

落款与日期：函的正文写完之后，最后要有签署和日期，并要加盖公章。

三、情况、问题报告

报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

在下列三种情况下使用报告：一种是汇报工作，属于汇报性的；一种是反映情况，提出意见或建议的，属于反映性的；一种是答复上级机关的询问，属于回复性的。

报告的标题：机关名称+报告事由+文种。主送机关：顶格写。开头：回复性的—— 根据××指示或要求，我们怎么处理的，结果如何，现将××报告如下。反映性的—— 简述基本情况（最近一段时间）、提出写作目的。汇报性的—— 先简述基本情况，说明取得了一定的进展，现将有关情况报告如下。

报告的内容主体：一般为四部分：1．基本情况。不论是汇报工作、还是反映情况，答复上级的询问，均应实事求是地将具体情况交代清楚，以便上级了解下情，并以此作为依据，妥善地予以处理和指导。2．存在问题（或具体意见）。呈报性报告写存在问题，以便于上级了解工作进展的情况，同时为报告的下一部分内容（提出要求）打下基础；呈转性报告也要根据基本情况提出具体处理意见或解决办法，以供上级机关参考。3．具体要求或措施。即对今后工作的设想，提出要求或准备采取的措施。4．结语。报告的结语，要根据报告的性质和内容而定，不能千篇一律。报告的结语一般用“特此报告”、“以上报告，如无不妥，请批转有关部门贯彻执行”、“以上报告，请审阅”等字样。但也有的报告结尾不写这些用语。

回复性的—— 处理好的、效果会令上级领导满意的，就主要写处理的经过，在其中流露出对这项工作的重视、对待工作的态度、工作热情和责任感以及工作能力；如果是没有处理好的，效果上级不满意的，则除了写处理情况、表示重视和认真对待以外，又要写意见，即分情况、问题及问题分析两部分，让上级了解全面情况和问题的复杂。反映性的—— 如果是发展变化快的，急于上报的，就以写情况为主。如一些恶性事件，要报告起因、经过、事态现状；有一些比较复杂的情况，则归纳为几个方面，分项细说现象和实质。如果是发展变化缓慢的，需要写情况、原因、意见或建议。汇报性的—— 先写工作成绩、工作体会，然后写存在的问题、今后的工作思路和安排。

四、“三通”

1、通告

社会管理部门使用的一个文种；需要人们周知或应当遵守的。有知照性的，如水电提价、火车提价；有办理性的，如更换驾驶执照、更换身份证、办理入托；有行止性的，即允许干什么和不许干什么，如关于收缴枪支的通告、关于禁止燃放烟花爆竹的通告。一般先写依据或者目的，用“为了„„”、“根据„„”的形式；然后分条列款写内容、要求、处置；最后落款。

2、通报

通报适用于表彰先进、批评错误、传递重要精神或者情况。通报也为知照类公文，其主要作用在于学习他人经验，推动工作；吸取他人教训，防止类似问题的发生；了解有关情况，促进各方面工作的顺利开展。通报的写作要有代表性、针对性，使人们从中受到启发和教益。

事故通报是批评性通报的一种，其正文主要包括：事故的概况（时间、地点、过程、结果等）；对事故性质、原因以及后果的分析说明；提出防止类似事故的原则性要求、措施及各方面应记取的主要教训。有时还包括对事故责任者的处理决定。上述内容可以直接叙述说明，也可以转发有关事故报告等公文的形式间接转述有关情况（以这些报告等为附件）。

表彰性通报。用于表彰好人好事和介绍先进典型经验，其正文主要有三方面内容：先进事迹（人物、时间、地点、过程、结果）或经验（单位及所处的客观条件、主要作法、规律性的认识等）；评价分析（性质、意义、经验所在及适用的条件情况，经验中的不足及其原因等）；决定事项（给有关单位或个人何种称号或其他精神的、经济的奖励），以及提出一些学习先进事迹、借鉴吸收典型经验方面的要求或号召等。

批评错误典型的通报。用以批评坏人坏事以及有关单位或个人的错误，其正文主要有这样一些内容：主要的错误事实（单位、人物、时间、地点、主要过程、结果等）；分析评价（错误性质及原因、严重后果）；对有关当事人的处理意见，以及要求各方面从中记取的教训。有时还提出请检查上报有无类似问题、汇总有关反映等方面的要求。

情况通报。用以报道、传达重要情况和有关精神，其正文有两种组成方式，其中一种只对有关事实作客观叙述；另一种除此外还对情况加以分析说明，有时还针对具体问题提出应采取何种对策的指导性意见。

3、通知

通知的用途：批转下级机关公文，转发上级机关公文和不相隶属机关公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或共同执行的事项。通知是机关最常见、最常用的文种。按内容和性质分为4类：

告谕性通知—— 只告知，不要求办理，如人事任免、机构设置撤消或合并、更改名称。写法：题目，发文机关+事由+文种；受文单位；正文，为了、根据、特；成文时间。

布置性通知—— 正文，原由、特通知如下；具体事项。会议通知、征订通知属于这种类型，要求语言准确、明白。

指示性通知—— 正文，以发文原由为目的，即提出问题，分析问题；通知事项，即解决问题。注意语气：请务必、必须、一定、严格、决不允许。

批示性通知—— 正文非常简单：现将××印发、转发给你们，请××。

五、请示 向上级机关请求指示、批准，分三种情况：求示性的、求准性的、求助性的。整个结构分标题、主送机关、正文（请示理由、事项即要求）、结语。接语用妥否、可否、是否妥当，请批复、请批示、请批准、请复，后有署名、时间、盖章等。

关键在于写请示的理由。一是要讲必要性—— 必要、重要、紧迫，讲关键性、实质性的理由。二是要讲有政策，政策允许，去说服上级。三是要讲有条件，不难办，这一点最重要。需要办的事、应该办的事太多了，客观条件具备才行。如果没有条件，全靠上级资金支持、政策扶持，上级是不会同意的。还要注意，要一事一请示，有请示必有批复，一请示一批复。

第二类 事务文书

一、简报

也叫简讯、动态、情况反映、工作交流、内部参考、快报。简单情况的报告，用以指导下级工作，向上级反映情况，沟通平级信息。它与新闻报道不一样，属于机关、单位的内部文件，有的还有一定的密级。特点是快、简、新。类型有工作简报（即经验简报）、动态简报（即情况简报）、会议简报。结构、格式由报头、标题、按语、正文、报尾几部分组成。

经验简报介绍工作经验用以推广，有通报表扬的性质，体现了领导机关的意图。选取与工作中心有关系的先进典型，带动全局工作的全面开展，起到示范推动作用。有两种写法：一种是认识到位，措施有力，制度保证，领导带头；另一种是基本情况和取得的成效，具体做法，保障措施（基本经验）。

情况简报的内容，是抓住工作中出现的典型的、带倾向性的、苗头性的或者引起社会强烈反响的问题，向上级反映，以引起重视，及早采取对策措施。一般按照叙述事情、点明性质或者强调引起重视两大部分写。

二、调查报告

调查报告是对某一事件、某一人物、某一问题，通过深入细致的调查研究之后所写出的真实地反映情况的书面报告。调查报告的运用范围十分广泛，凡制定正确的方针政策，解决各种实际问题，弄清事情真相，交流典型经验，吸取教训，推动工作等都离不开调查报告。

调查报告的特点：针对性。调查报告的针对性体现在撰写目的上，撰写调查报告，一是为了给决策者提供决策的依据，二是发现典型，总结经验，指导工作，三是为领导机关了解情况，处理实际问题。因此，从实际出发，有针对性地调查研究，总结经验，回答人们最关心的问题，提出现实生活中迫切需要解决的问题是调查报告的关键所在。调查报告的针对性越强，社会作用越大。真实性。调查报告的主旨是调查研究后所揭示的客观事物的本质和规律。因此，写调查报告必须是自己亲自调查了解到的情况，绝不能道听途说、东拼西凑一些虚伪的材料。在调查报告中，不仅主要人物和事实要真实，就是事件的时间、地点、过程及各种细节，也要绝对真实，不能有半点浮夸和歪曲。叙议结合。调查报告的表达采用叙议结合的方式，简明扼要、条理清楚地叙述事实。调查报告不追求事件的曲折波澜，只求叙说清楚。调查报告还要对调查材料中得出的结论进行适当的分析、议论，但只是画龙点睛式的，点到即止，不作展开，不反复论证，有时甚至观点于事实之中，用事实说话。

调查报告的正文由前言、主体和结尾三部分组成。

前言。前言是调查报告的开头部分，通常是简要地叙述为什么对这个问题（工作、事件、人物等）进行调查；调查的时间、地点、对象、范围、经过以及采用什么方法；调查对象的基本情况、历史背景；以及调查后的结论等。这些方面的侧重点由调查人根据调查目的来确定，不必面面俱到。前言部分常见的写法有：说明式、概述式、提问式、结论式等，写作时不论采用何种方法，都要简明扼要，具有吸引力，便于引出下文。

主体。主体是调查报告的核心部分。是前言的引申展开，是结论的根据所在。主体的内容一般包括三个方面：一是调查到的事实情况，包括事情产生的前因后果、发展经过、具体做法等；二是研究、分析事实材料所揭示的事物本质及其特点、规律；三是提出具体建议或应采取的一些具体措施。主体部分内容丰富，结构安排力求条理清晰、简洁明快。调查报告主体部分的结构框架有:一是根据逻辑关系安排结构如：纵式结构、横式结构、纵横式结构。这三种结构，以纵横式结构常为人们采用。二是按照内容安排结构如：“情况——成果——问题——建议”式结构，多用于反映基本情况的调查报告；“成果——具体做法——经验”式结构,多用于介绍经验的调查报告；“问题——原因——意见或建议”式结构，多用于揭露问题的调查报告；“事件过程——事件性质结论——处理意见”式结构，多用于揭示案件是非的调查报告。

结尾。调查报告可以有结尾部分也可以不写结尾部分。

一般而言，结尾也叫结论。有四种情况需要写结尾：一是主体报告情况，介绍经验，需要结论；二是主体中没有提到的问题、希望、要求、建议等，需在结尾中提及；三是附带说明有关情况，如调查过程中遇到的一些情况，主体中没有提及，需在末尾加以说明；四是有附带材料需要加以说明的，如一些典型材料、专题报告、统计图表等。无论采用哪种形式，都必须简洁有力，切忌拖泥带水，画蛇添足。

三、总结

正文包括以下四个部分：

基本情况。这是总结的开头部分。这部分的写法，常见的有以下几种：一是概述总结工作的全貌、背景；一是说明总结的指导思想和成果；或是将主要的成绩、经验、问题扼要地提出来，先给人以总的印象，作为下文的铺垫。

成绩和问题。成绩要说够，问题要写透。

经验和教训。经验体会是总结的核心，是从实践中概括出来的具有规律性和指导性的东西。能否概括出具有规律性和指导性的东西，是衡量一篇总结好坏的关键。

今后的设想和打算。

署名和日期。全文之后要写上单位全称及完整的年、月、日。

四、讲话稿

讲话是指干部面对群众、下级进行的有条理的系统的传达信息、交流思想的过程。领导的职责，如贯彻落实党的方针政策和上级指示精神、形成与实施决策、传达政策和决定的要求、宣传教育发动，大都是通过讲话这种方便、快捷、经济的形式来完成的。讲话是一种方便、快捷、经济的管理手段。

领导讲话有广义和狭义之分。狭义的讲话是与做报告、演讲、发言并列的一种以传达、交办、宣传教育、通报情况、表彰先进和礼仪性等内容的口语交际形式；广义的概念，包括做报告（如会议报告、形势报告、总结报告）、座谈（汇报、对话、采访、记者招待会）、发言（如随机讲话、演讲）、讲座等一系列管理语言行为，它是与一般的谈话相对而言的。

讲话稿要有权威性。讲话历来是政治家和各级领导宣传政见、安排部署工作的有效形式。其权威性表现在组织法定权和个人影响权两个方面。要有针对性。领导讲话目的是贯彻上级的指示精神，实施本级的决定，对分管的工作提出的指导性意见。因此，领导讲话具有一定的针对性，要体现群体目标，讲一些政策性、决策性、预见性、指导性的内容。要有群众性。在讲话中要讲一些关于工作的目的、方法、工作标准、社会实践的东西，都离不开群众观点，都是为了群众利益。应该善于将群众的社会实践经验总结出来，指导工作更深入全面地开展。只有和人民群众的伟大实践和创造力结合起来，才能实现讲话的权威性和有效性。要有政治性。讲话稿一般都是在各种会议上使用的，是指导工作的依据，也是会议文件的重要组成部分。不论是以组织名义，还是以个人名字，事实上是代表一级组织的声音，具有政治性、政策性强的特点。讲话稿中对问题的分析、主张的阐述，都应有确切的理论和政策依据。讲话稿中的观点、事例、概念和文字语言上的错误，都会造成种种不良后果，有损领导人的形象和威信，甚至会给工作带来损失。要口语化。讲话稿靠声音传递，讲话者将自己的见解、主张，以及声音为媒介进行表达。要充分利用有声语言的长处，用声调的高低、语气的变化、节奏的起伏，赋予讲话以强烈的感情色彩。讲话的类型及其写法主要有：

（1）就职、述职一类的讲话稿。主要写就职感想、任职目标、施政打算、希望和要求四个方面。就职感想，主要内容有：表达谢意、自我剖析、介绍背景、宣布就职等；任职目标，在撰写就职讲话稿中也具有非常重要地位。就职讲话一定要向部属和群众宣布自己任期内要达到的目标，借以鼓舞群众，鞭策自己；施政打算，也要有明确的思路，具体的方案（不能太具体，具体难以兑现）；希望和要求，主要包括三个方面内容：一是希望群众对自己进行监督；二是希望和要求群众与自己合作，共同奋斗；三是对自己提出更高的要求。述职讲话，看接受述职的对象，紧扣职务去写自己的政治水平、人才使用、班子建设、组织协调能力：一是何时任职、任职背景、岗位职责以及自己尽职尽责的总体评价；二是写尽职的情况，包括任职以来政治学习、业务工作、建章立制、人员素质提高及人才培养等主要工作，主要体会（包括工作台布和从政思想、工作方法、工作热情、轻重主次摆得正、抓得准），不足之处；三是表态，正确对待评议，做好整改，争取更大的成绩。

（2）礼仪讲话稿，包括各种谢辞、祝辞、欢迎、欢送辞以及悼词等。一是以情为主，合乎气氛；二是短小简洁；三是合乎礼节，如称谓上，按照“各位女士、各位先生，各位领导，各位来宾，同志们”的顺序依次说出。

（3）动员讲话稿。通过部署动员明确目标，统一认识；通过部署动员以消除顾虑，轻装上阵；通过部署动员以启发自觉，协调行动，奋勇拼搏。

（4）表彰讲话稿，这是在表彰先进、宣传典型的会议上使用的一种讲话稿。它对于推动工作的健康发展具有不可忽视的作用。这类讲话，篇幅不应过长，主要内容应包括以下方面，一是说明表彰的依据，上级的精神和本系统的实际，表彰的目的和表彰的对象；二是说明表彰对象的事迹、经验或特点；三是对表彰的单位和个人提出希望和要求，同时对群众发出号召，讲明向先进学什么，怎样学。

（5）贯彻执行性的，主要写认识、意义、安排、落实措施、具体办法。

（6）传达交流性的，主要是传递交流信息和思想；要做到联系实际，既“不走样”，又不是“传声筒”，而是将“普通话”与“方言”结合起来。

（7）说服教育性的，要立足现实，动之以情，把 “情”作为做好职工思想政治工作的起点，协调人际关系的动力，语言要富有人情味，感染力，要以情感人，以情动人；然后晓之以理，给人以启迪和深思。如果对待邪恶势力，就要以浩然正气压倒邪气。

讲话文稿通常是四个部分：标题、开头、正文和结尾。标题。讲话稿的标题有三种形式：一是会议名称加文种作标题；二是讲话人、会议名称加文种作标题；三是讲话主旨作标题。它是用概括讲话稿中心论点的一个短语做主标题。主标题下通常有副标题，副标题标明讲话场合。

开头，讲话稿开头没有固定不变的模式，要根据讲话的内容、环境和对象等集体情况来定。常见的开头方法有六种：开宗明义，提示主题。一开头就阐明讲话的主题，直接点明讲话的中心思想。说明缘由，强调意义。以阐述召开这次会议的原因、背景和重要性开头。分析实际，提出问题。对当前面临的形势和工作中的实际问题进行概括的分析，进而提出会议要解决的问题。做出评价，说明目的。一些纪念性、群众性的会议，领导同志讲话时，对所纪念的重要人物和重要事件，做出评价，然后交代讲话的目的。致以祝贺，表示慰问。一般纪念性的会议讲话、节日的祝词及各种代表大会的祝贺讲话等，开头一般是致以祝贺或慰问的。抒发感情，渲染气氛。针对不同的讲话内容，有的抒发对听众的赞美之情，有的抒发参加会议的激动之情，进而起到渲染气氛，拉近与听众的距离的效果。用在庆贺、礼仪性质的会议讲话中。

正文。大型讲话稿中最常见的形式是并列式。即正文的各个层次之间为横式结构，各部分间是并列关系，例如总结讲话、部署工作的讲话等；一般的讲话稿用递进式，即各个层次之间表现为层层深入的关系，或者以时间发展为序，或者以事物发展或工作进展为序，或者按照提出问题、分析问题、解决问题的顺序安排讲话内容。部署性讲话一般按照意义、做法、要求三部分结构文章，总结型讲话按照成绩、经验、问题和打算三部分撰写。当然，除精短的讲话稿以外，一篇讲话稿的层次安排，很少单纯采用哪能一种方式，而是多种方式结合使用，这点在撰写讲话稿时应该注意的。第三类 实用文体

一、摘要

摘要又称概要、内容提要。包含所给材料的基本内容。

将所给材料按照内容分出几个部分，然后概括出几个部分的大衣，最后用“材料首先”、“其次”、此外等关联词语连接成一段文字即可。

二、消息

消息即狭义的新闻，它是对新近发生的有社会意义并引起公众兴趣的事实的简短报道。因此，真实性、时效性及文字少、篇幅小成为消息的基本特征。

1、消息种类

动态消息：也称动态新闻，这种消息迅速、及时地报道国内国际的重大事件，报道社会 主义建设中的新人新事、新气象、新成就、新经验。动态消息中有不少是简讯(短讯、简明 新闻)，内容更加单一，文字更加精简，常常一事一讯，几行文字。

综合消息：也称综合新闻，指的是综合反映带有全局性情况、动向、成就和问题的消息 报道。

典型消息：也称典型新闻，这是对某一部门或某一单位的典型经验或成功做法的集中报 道，用以带动全局，指导一般。(四)述评消息：也称新闻述评，它除具有动态消息的一般特征外，还往往在叙述新闻事实的 同时，由作者直接发出一些必要的议论，简明地表示作者的观点。记者述评、时事述评就是 其中的两种。

以上四类消息，以动态消息较易写作，可以经常练习写一些，从实践中提高新闻写作能力。

2、消息写作

写作消息要设想并回答读者问的问题，这些问题就构成了新闻五要素，即：When(何时)、Where(何地)、Who(何人)、What(何事)、Why(何故)。有的新闻学上补充了一个要素：HOW(如 何)。在五个W和一个H中，最主要的是What(何事)、Who(何人)。写作时要认真写好这几 个方 面的内容。

当我们弄清了“我要说些什么”，接下来就是“怎么说这些内容”，显然这涉及到了如何安 排消息的结构。只要我们用心分析一下报刊发表的消息，就会发现，消息的结构比较固定、简单，大多数消息的结构都是“倒金字塔”式的，即：最重要的材料放在开头，次要材料放 在后面。消息的结构具体表现为：标题、导语、主体、结尾，并在文中穿插背景材料。

标题是消息的眼睛，拟写得好，可以吸引读者；拟写得差，一篇好消息也会被埋没。可见标 题有着向读者推荐的作用。如：《两位市长直接关怀 大港“油郎”喜结良缘》（新华社1990 年1月6日电讯稿）、《地球三分钟 净增五百人》（新华社1996年7月13日电讯稿）、《杭城新事见新风 拎书拜年书压岁》（1991年2月19日《解放日报》）。

消息的标题必须简明、准确地概括消息内容，帮助读者理解报道的事实。消息标题有主题(正题)、引题(眉题)、副题(次题)三种。

主题：概括与说明主要事实和思想内容。

引题：揭示消息的思想意义或交待背景，说明原因，烘托气氛。

副题：提示报道的事实结果，或作内容提要。

导语是指一篇消息的第一自然段或第一句话。它是用简明生动的文字，写出消息中最主要、最新鲜的事实，鲜明地提示消息的主题思想。

导语的要求，一是要抓住事情的核心，二是要能吸引读者看下去。要做到第一条，必须具备 训练有素的分析能力；要做到第二条，则要有写作技巧。

导语写作中的思维过程，通常是以作者的自问自答开始的：①什么事情是已经发生的事件中最重要的？ ②什么人参加进去了？——谁干的或谁讲的？ ③是用直接性导语，还是用延缓性导语？④有没有什么吸引人的词汇或生动形象的短语要写进导语中？⑤主题是什么？什么样的动词能最有效地吸引读者？以上五个问题中，第三个问题涉及到导语的类型。那末，导语有哪些类型呢？

一类是直接性导语：直接写出事实的核心的导语。多是陈述性的像速记一样地反映事实。

另一类是延缓性导语：多用于“软”消息。即所报道的不是正在发展中的、变化中的或突发 性的事件。它通常用来设置一种现场或创造某种气氛。多是解释性、说明性的。

导语的形式主要有：

叙述式。用摘录或综合的方法，把消息中最新鲜、最主要的事实简明扼要地写出来。

描写式。对消息的主要事实或某一有意义的侧面作简洁朴素而又有特色的描写，以酿成 气氛。

提问式。先揭露矛盾，鲜明地、尖锐地提出问题，再作简要的回答，引起读者的关注和 思考。

结论式。把结论写在开头，提示报道某一事物的意义或目的或总结。

号召式。提出号召，给读者指出方向和奋斗目标。

另外还有摘要式、评论式、综合式、解释式等等。

主体是消息的主干部分。它紧接导语之后，对导语作具体全面的阐述，具体展开事实或进一步 突出中心，从而写出导语所概括的内容，表现全篇消息的主题思想。应按“时间顺序”或“ 逻辑顺序”写作，但仍然要先写主要的，再写次要的。

新闻背景，指事件的历史背景、周围环境及与其它方面的联系等。写新闻有时要交代背景，目的在于帮助读者深刻理解新闻的内容和价值，起到衬托、深化主题的作 用，也就是回答五个“Ｗ”中的Why（为什么）。

西方新闻学认为背景就是对新闻事件作出的解释。美国新闻学家赖斯特说得很清楚：“我看 不出新闻背景与解释有什么区别。”“解释，在我看来，就是新闻报道的深入化。就是把单 一的新闻事件放到一系列的事件中去写”，“就是提供新闻的背景知识，从而使读者能够对 新闻事件作出客观的判断。”

但是“解释”不是议论，解释本身就是事实，也就是说用事实去解释。所以新闻背景又称之 为“事实背景”。

背景有哪些作用？第一个作用，是说明新闻事件的起因。第二个作用，显示或帮助读者理解新闻事件的重要性。第三个作用，突出新闻稿件的新闻价值。第四个作用，表明记者的观点。记者是不准在新闻中发表议论的，但是，谁也无法禁止记者通过自己来写的新闻表达自己的立场和看法。纯客观的报道是不存在的。

背景的类型有几种？常见的有三种：对比性的，说明性的，注释性的。有的新闻学则将 背景分为四种：人物背景、地理背景、历史背景和事物背景。

新闻的结尾有小结式、启发式、号召式、分析式、展望式„„等等。这些结尾写作与一般记 叙文结尾的写作并无大的不同。

三、倡议书

由个人或集体发出，作用是倡导某项活动，书写格式和一般书信大致相同，由标题、称呼、正文、结尾、落款五部分组成。

标题。标题一般直接写“倡议书”三个字，也可以由倡议内容和文种名共同组成，如《关于ⅹⅹ的倡议书》。

称呼。写称呼是为了明确倡议的对象，一般要依据倡议的对象而选用适当的称呼，如，“亲爱的同学们”“广大的青少年朋友们”等。也可不用称呼，而在正文中指出。

正文。这是倡议书的主体，可以分成两部分。第一部分要写明在什么情况下，为了什么目的，发出什么倡议，倡议有哪些作用、意义。倡议书的发出旨在引起广泛响应，只有交待清楚举行次倡议的目的，人么才会理解、信服并自觉地行动。第二部分写明倡议的体内容和要求做到的具体事项，如应开展怎样的活动、做哪些事情、具体要求是什么、价值和意义是什么等都必须一一写明。此外，倡议的具体内容最好分成条块写出，这样清晰明确、一目了然。

结尾。结尾要表示倡议者的决心和希望或者某种建议。倡议书一般不在结尾写表示敬意或祝愿的话。

落款。在右下方署名发出倡议的集体或倡议者的姓名，另起一行署上发出倡议的时间。此外，还有注意事项：（1）内容应当符合时代精神，切实可行，与国家的路线方针政策相一致；（2）交代清楚背景、目的，有充分的理由；（3）措辞贴切，情感真挚，富有鼓动性；（4）篇幅不宜过长。

四、动员报告

是对学习、教育、整顿活动的安排和布置。

动员报告应包括：第一，活动的开展的依据（根据上级安排、根据什么通知精神等）、目的、意义；第二，活动组织者、参加者；第三，组织及安排。1）动员时间及内容2）集体学习时间及内容3）自学时间及内容4）讨论时间及内容5）对照检查时间及内容6）整改措施制定时间及内容7）活动总结时间及内容；第四，确保活动落实的措施。1）统一思想，提高认识。2）领导带头，组织落实。3）处理好工学矛盾，确保时间、人员、内容三落实。4）学习态度及表现的奖惩办法；第五，发出号召，提出要求。

五、建议书

结构：a 存在问题； b 说明产生的原因；c 危害性；d 解决问题的建议。

写法——书写格式要正确：

a 根据建议书的内容先写上标题；

b 开头顶格写清楚，建议书是写给谁的；

c 正文另起一行，开头空两格，写反映存在的问题，说明产生的原因，造成的影响或危害，具体建议标明序号分条写出；

d 另起一行写上建议人的姓名和写建议书的日期。

六、述评

1、述评的特点

评述结合，以评为主述评集新闻报道和评论的职能于一身，既及时报道新闻事实，反映现实生活的发展变化，又揭示新闻事实的本质和意义，指明事物的发展趋势。新闻报道贵在客观，主要是报道事实，让读者从客观事实中得出结论；述评则是叙事说理兼而有之，使读者不但可以得到必要的信息，还可以了解作者对这些新闻事实所具有的意义的探讨。新闻评论既要摆事实又要讲道理，都要针对现实生活中的新闻事件和重要问题发表议论，但新闻评论一般不对新闻事实作详细的介绍。它有时配合新闻报道，根据报道中提供的新闻事实立论，有时在评论中用典型的新闻事实作为由头或论据，引发议论。述评作为一种具有独特个性的新闻评论体裁，一般都要对新闻事实进行比较全面的，有时是多方面的介绍，包括典型的具体事实、概括的情况以及必要的背景材料等，在叙述事实的同时进行议论。当然，这种比较只是为了更具体地说明述评这种评论体裁的特点，为了便于掌握和运用这种体裁，不能把它划定为一个一成不变的框框。这些体裁都是为了恰当地表达一定的内容，它们之间不可能也不应当有什么不可逾越的界限。

评述结合并不意味着评和述在篇幅或比重上相等，它主要表现在兼有新闻报道和新闻评论的特点，具备两者的功能，同时它又是以评为主的。评述结合、以评为本，这就是说，述评的目的在于评，述是为评服务的；述是评的基础，评是述的目的。因此，就一篇评论来说，评多于述，或述多于评都是常见的现象，有时在叙述新闻事实的同时，已经包含了作者的倾向和分析，只要再加以画龙点睛的议论，就足以说明问题了。

述中有评，评中有述述评以事实为依据，这些事实来自实际生活，反映实际生活。述评的评，或者说它所讲的道理，就是在对这些事实进行分析的过程中加以阐明的。述和评的有机结合，体现了由个别到一般、由具体到抽象、由感性到理性的认识规律，易于被人们所理解。述评的评，并不是就事论事，而是为了弄清客观事物的本质和它所包含的带有普遍性的新经验、新问题。许多述评采取夹叙夹议的论述方式，述中有评，评中有述，可以从理论和实践的结合上，把握事物之间的共同规律并提出问题和解决问题。

由述而评，以评驭述述评摆事实和讲道理兼而有之。它所讲的道理，是作者通过大量新闻事实进行分析而得出的结论。这也正是述评区别于某些推理性评论的主要之点。因此，述评更注重材料和观点的统一。述评中对新闻事实的叙述，有时多一些，有时少一些，但都服务于观点，或者说受观点的统率。述评的作者要接触大量的事实和各种背景材料，这样才能经过分析研究，得出正确的结论。但是，在述评中不可能也没有必要把所有的事实和材料都罗列出来。运用哪些新闻事实，哪些情况概括地叙述，哪些情况用具体的典型事实加以说明，都要服从于评，服从于作者阐明观点的需要。

2、述评的类型

述评的应用范围十分广泛，其选题可以涉及社会生活的方方面面，反映人民群众普遍关心的问题。目前我国报纸、通讯社、广播、电视的述评，按它们的内容和所反映的社会生活的性质，大致可分为以下几种类型：

工作述评工作述评，顾名思义是针对实际工作中的经验或问题进行评述。在我国社会主义现代化建设的进程中，各个领域各行各业的新情况、新经验、新问题层出不穷。人们不仅需要及时得到各种必须的信息，而且在他们对各种新闻事实进行思考的同时，也需要了解新闻媒介或记者的看法和主张，以便作出自己的判断，辨明是非和方向。对于社会生活中的一些“热点”或“难点”的问题，更是如此。

形势述评形势述评是对国内外形势，包括政治、经济、文化以及其他领域形势的述评。它的内容所及，可以是全局的形势，也可以是某个特定地区或某一条战线在一个时期、一定阶段的形势。这类述评的特点是着眼于形势的变化和转折，着眼于群众普遍关心或需要引起群众注意的问题和动向，概括全貌，指明发展趋势，帮助读者开阔眼界，提高认识。

事件述评这类述评是根据记者直接调查和掌握的材料，对国内外发生的重要事件或某些影响较大的突发事件进行评述，它的特点主要是从具体的事件，联系到它产生的原因和背景，探索其性质和意义，或通过对材料的分析，澄清事实，说明真相。

七、演讲稿

演讲稿也叫演说辞，它是在较为隆重的仪式上和某些公众场所发表的讲话文稿。演讲稿是人们在工作和社会生活中经常使用的一种文体。它可以用来交流思想、感情，表达主张、见解，也可以用来介绍自己的学习、工作情况和经验，等等。演讲稿具有宣传、鼓动、教育和欣赏等作用，它可以把演讲者的观点、主张与思想感情传达给听众，使他们信服并在思想感情上产生共鸣。

演讲的基本要求是，第一，了解对象，有的放矢。演讲是讲给人听的，因此，演讲首先要了解听众对象：了解他们的思想状况、文化程度、职业状况如何；了解他们所关心和迫切需要解决的问题是什么，等等。否则，不看对象，演讲稿写得再花功夫，说得再天花乱坠，听众也会感到索然无味，无动于衷，也就达不到宣传、鼓动、教育和欣赏的目的。第二，观点鲜明，感情真挚。演讲要观点鲜明，显示着演讲者对一种理性认识的肯定，显示着演讲者对客观事物见解的透辟程度，能给人以可信性和可靠感。演讲稿观点不鲜明，就缺乏说服力，就失去了演讲的作用。演讲要有真挚的感情，才能打动人、感染人，有鼓动性。因此，它要求在表达上注意感情色彩，把说理和抒情结合起来。既有冷静的分析，又有热情的鼓动；既有所怒，又有所喜；既有所憎，又有所爱。当然这种深厚动人的感情不应是“挤”出来的，而要发自肺腑，就像泉水喷涌而出。第三，行文变化，富有波澜。构成演讲的要素很多，有内容，有安排，也有听众的心理特征和认识事物的规律。

标题多为主题句。称谓符合申论作答给定的身份，如“各位同学”、“同志们”。开场白，或通过概括所给材料开门见山，或提出问题，或采用设问式。

主体要环环相扣，层层深入，用过渡句，或用“首先”、“其次”、“然后”等语词来区别层次。要对表达的对象熟悉了解，认识必须对头。要做到概念明确，判断恰当，用词贴切，句子组织结构合理。用普普通通的语言，明晰、通畅地表达演讲的思想内容，而不刻意在形式上追求词藻的华丽。

结束语，或强调主题、或抒发感情、或展望未来、或表示态度、或表示感谢。

模拟训练

一、单项选择题

１．公文区别于其他文章的主要之点是 

Ａ．公文形成的主体是国家机关及其他社会组织

Ｂ．公文形成的条件是行使职权和实施管理

Ｃ．公文是具有法定效用与规范格式的文件

Ｄ．公文是办理公务的重要工具之一

２．《关于××厂进口ＳＤ６型自动车床的请示》，作者是 

Ａ．××厂 Ｂ．××厂的负责人

Ｃ．起草文件的刘秘书

Ｄ．签发文件的董厂长

３．不相隶属的机关之间联系工作，应当用 

Ａ．通报 Ｂ．通知 Ｃ．函 Ｄ．意见

４．下列撰写公文常见的缺点，属于“语句表述不完整”的问题是 

Ａ．滥用省略 Ｂ．篇幅冗长

Ｃ．交代不明 Ｄ．眉目不清

５．下列“请示”的结束语中得体的是 

Ａ．以上事项，请尽快批准

Ｂ．以上所请，如有不同意，请来函商量

Ｃ．所请事关重大，不可延误，务必于本月１０日前答复

Ｄ．以上所请，妥否﹖请批复

６．几个机关联合发文，只能标明 

Ａ．主办机关的发文字号 Ｂ．所有机关的发文字号

Ｃ．至少两个机关的发文字号

Ｄ．根据情况临时规定的发文字号

７．一般应标识签发负责人姓名的文件是 

Ａ．上行文 Ｂ．平行文

Ｃ．下行文 Ｄ．越级行文

８．主送机关是 

Ａ．有隶属关系的上级机关

Ｂ．受理公文的机关 Ｃ．收文机关

Ｄ．需要了解公文内容的机关

９．下列文种必须以领导人签发日期为成文日期的是 

Ａ．会议报告 Ｂ．条例

Ｃ．工作总结 Ｄ．请示

１０．特殊情况越级向上行文，应抄送给  

Ａ．直属上级机关 Ｂ．直属下级机关

Ｃ．系统内的所有同级机关

Ｄ．有业务联系的机关

１１．“请示”可以直接交给领导者个人的是 

Ａ．领导人直接交办的事项

Ｂ．与领导人直接相关的事项

Ｃ．重要文件 Ｄ．机密文件

１２．下列哪个事由，根据《办法》，不可以使用“决定” 

Ａ．严惩严重破坏社会治安的犯罪分子的工作安排

Ｂ．大兴安岭森林特大火灾事故的处理

Ｃ．授予×××全国劳动模范的称号的嘉奖

Ｄ．在太平洋×地区试验运载火箭，使过往船只周知

１３．答复上级机关的询问，使用 

Ａ．通报 Ｂ．请示 Ｃ．报告 Ｄ．通知

１４．根据事由：“××公司发行重点钢铁企业债券”，应使用的文种是 

Ａ．通报 Ｂ．通知

Ｃ．通告 Ｄ．决定

１５．《××广播局关于向××县土地局申请划拨建设电视转播台用地的请示》，该标题主要的错误是

Ａ．违反报告不得夹带请示的规定

Ｂ．违反应协商同意后再发文的规定

Ｃ．错误使用文种，应使用函

Ｄ．错误使用文种，应使用报告

１６．负责公文处理工作的是本机关的 

Ａ．档案室 Ｂ．业务处

Ｃ．收发室 Ｄ．办公厅室

１７．公文办理主要分为 

Ａ．收文和发文 Ｂ．拟办与承办

Ｃ．登记与分发 Ｄ．整理与保管

１８．文件的拆封是文书人员的职责。至于密件，则应交  Ａ．领导人本人或由其委托的人代拆

Ｂ．机要文书或机要室拆封

Ｃ．办公厅室主任拆封

Ｄ．文书人员拆封

１９．办公部门或业务部门负责人根据来文情况提出初步处理意见，就是公文的 

Ａ．拟办 Ｂ．承办 Ｃ．批办 Ｄ．催办

２０．一般的传阅文件，在有关人员传阅完毕后，文书人员应注明（）

Ａ．已复文 Ｂ．阅毕的日期

Ｃ．已阅文 Ｄ．承办的结果

２１．机关公文文稿经签发后，即为 

Ａ．公文的定稿 Ｂ．公文的草稿

Ｃ．公文的会签 Ｄ．公文的核发

２２．文件封装发出后，文书人员对办复的发文，要履行 

Ａ．登记手续 Ｂ．注办手续

Ｃ．归档手续 Ｄ．签字手续

２３．凡是需要立卷的文件是 

Ａ．办理完毕的文件 Ｂ．已经使用的文件

Ｃ．已经办复的文件

Ｄ．领导认为重要的文件

２４．将平时办理完毕的文件材料，按照立卷目录中的要求存放起来，叫做 

Ａ．立卷 Ｂ．定卷

Ｃ．归卷 Ｄ．组卷

２５．一般说来，应该立卷归档的文件材料，应以 

Ａ．上级机关、上级部门为主

Ｂ．本机关、本部门为主

Ｃ．上级机关和本机关为主

Ｄ．本机关和下级机关为主

２６．将内容涉及同一地区的文件组合在一起的方法，叫 

Ａ．地方特征立卷 Ｂ．文件特征立卷

Ｃ．通讯特征立卷 Ｄ．地区特征立卷

２７．所谓长期保存的案卷，是指保管期为 

Ａ．２５年以上的文件材料

Ｂ．３５年以上的文件材料

Ｃ．１６—５０年左右的文件材料

Ｄ．３６—７０年左右的文件材料

２８．综合概括归类文件材料的类属名称的叫做 

Ａ．类名 Ｂ．类目 Ｃ．卷名 Ｄ．条款

２９．根据文件在形成中的历史联系并区别不同保管价值进行系统整理和排列的是 

Ａ．归卷 Ｂ．案卷

Ｃ．立卷 Ｄ．定卷

３０．卷内文件名称是反映文件的性质和价值的，一般写在案卷标题的 

Ａ．开头 Ｂ．末尾 Ｃ．中间 Ｄ．上方

二、多项选择题

３１．公文写作不同于其他文种的写作，其主要特点是 

Ａ．被动写作，遵命性强

Ｂ．对象明确，针对性强

Ｃ．决策之作，政策性强

Ｄ．文字简约，说明性强

Ｅ．讲究格式，规范性强

３２．公文进入拟稿阶段的步骤是 

Ａ．明确发文主旨

Ｂ．收集有关材料

Ｃ．深入调查研究

Ｄ．拟出写作提纲

Ｅ．认真起草正文

３３．“决定”的主要类型有 

Ａ．指挥型 Ｂ．惩诫型

Ｃ．个案型 Ｄ．知照型 Ｅ．权威型

３４．“命令”的特点是 

Ａ．权威性 Ｂ．知照性

Ｃ．指挥性 Ｄ．强制性

Ｅ．严肃性

３５．写作“报告”应注意的问题是 

Ａ．陈述事实要清楚扼要

Ｂ．表达观点要精练清晰

Ｃ．语言要简洁朴实

Ｄ．引文不能断章取义

Ｅ．注解不能道听途说

３６．书文办理程序有 

Ａ．签收、拆封与登记 Ｂ．拟办、批办与承办

Ｃ．分发与传阅 Ｄ．校对与印制

Ｅ．催办、查办与注办

３７．公文处理的特点是 

Ａ．政治性 Ｂ．时限性 Ｃ．科学性

Ｄ．机要性 Ｅ．规范性

３８．收文登记可分为 

Ａ．簿册式登记 Ｂ．联单式登记

Ｃ．表格式登记 Ｄ．卡片式登记

Ｅ．宗卷式登记

３９．按问题特征立卷的文件材料主要有 

Ａ．反映同一事物的文件材料

Ｂ．反映同一人物事件的文件材料

Ｃ．反映同一问题的文件材料

Ｄ．反映同一地区情况的文件材料 Ｅ．反映同一工作性质的文件材料

４０．案卷归档的主要内容有 

Ａ．归档范围 Ｂ．归档时限

Ｃ．归档原则 Ｄ．归档要求

Ｅ．归档方法

参考答案

一、单项选择题

１．Ｃ ２．Ａ ３．Ｃ ４．Ａ ５．Ｄ ６．Ａ ７．Ａ ８．Ｂ ９．Ｄ

１０．Ａ １１．Ａ １２．Ｄ １３．Ｃ １４．Ｃ １５．Ｃ １６．Ｄ １７．Ａ １８．Ｂ １９．Ａ ２０．Ｂ ２１．Ａ ２２．Ｂ ２３．Ａ ２４．Ｃ ２５．Ｂ ２６．Ｄ ２７．Ｃ ２８．Ａ ２９．Ｃ ３０．Ｂ

二、多项选择题

３１．Ａ Ｂ Ｃ Ｅ ３２．Ａ Ｂ Ｄ Ｅ ３３．Ａ Ｂ Ｃ Ｄ ３４．Ａ Ｃ Ｄ ３５．Ａ Ｃ Ｄ ３６．Ａ Ｂ Ｃ Ｅ ３７．Ａ Ｂ Ｄ Ｅ ３８．Ａ Ｂ Ｄ ３９．Ａ Ｂ Ｃ Ｅ ４０．Ａ Ｂ Ｄ

第五篇：公文写作与处理

第八章公文的写作与处理

8.1.1公文的含义：①是公务文书、公务文件的简称，是文件的一个主要门类②是法定机关与组织在公务活动中，按照特定的体式，经过一定的处理程序形成和使用的书面文字材料③《中国共产党机关公文处理条例》第二条规定：“党的机关的公文，是党的机关实施领导、处理公务具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党 的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具④《国家行政机关公文处理办法》第二条规定：“行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具”

8.1.2.公文的类别

①可分为正式公文和非正式公文

②根据具体公务活动领域的不同，可分为通用公文和专用公文

③根据内容涉及国家秘密程度，可分为对外公开、限国内公开、内部使用、秘密、机密、绝密等六类

④根据制发公文的机关的行文方向，可分为上行文、下行文、平行文和通行文

⑤根据处理时限，可分为平件、急件、特急件

⑥根据公文的性质，可分为规范性公文、指令性公文、指导性公文、知照性公文、公布性公文、商洽性公文、报请性公文和记录性公文等八类

⑦根据文件的来源，可分为收文和发文

8.1.3.常用公文种类

(1)党的机关公文种类：主要有决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要等14种

(2)行政机关公文种类：主要有命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13种

(3)我国行政系统的常用公文规范性文件

①条例：用于对某一方面的行政工作比较全面、系统的规定，国务院各部门和地方人民政府的规章不得称“条例”

②规定：用于对某一项行政工作比较具体的规定

③决定：用于对重要事项或者重大行动作出安排

领导指导性文件

①命令(令)：用于依照有关法律规定发布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；奖惩有关人员；撤销下级机关不适当的决定

②指示：用于对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则

③批复：用于答复下级机关的请示事项

④通知：用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文； 发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部

⑤通报：用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况

公布性文件

①公告：用于向国内外宣布重要事项或法定事项

②通告：用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项

陈述呈请性文件

①议案：用于各级人民政府按法律程序向同级人代会或其常务委员会提请审议事项 ②请示：用于向上级机关请求指示、批准

③报告：用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问 ④调查报告：用于反映调查研究的成果，揭示事物的真相与规律

商洽性文件：函，用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准等

会议文件：会议纪要。用于记载和传达会议情况和议定事项。国家机构、政党的重要会议纪要，在需要对外公开报道时，以“会议公报”公布

8.1.4公文的格式

8.1.4.1公文格式的表现形式

A 公文纸采用国内通用的16开型，推荐采用国际标准A4型

B 公文纸分为可用以书写、印刷文字、图形等符号的图文区和不允许出现任何符号的白边区两个区域。上白边(天头)和左白边(订口)应分别宽于下白边(地脚)和右白边(翻口)

C 所有文字符号从上至下，自左而右依次横写横排(少数民族可按其习惯书写，排版)。正文的行长应与图文区宽度相等(即通栏排)

D 左侧装订

E 在公文撰写和印制过程中，各个组成部分的标注编排均需遵循一定的规范性要求

8.1.4.2公文文种选择的原则和方法

A 根据发文机关与主要受文者间的工作关系选择文种：就是要求明确双方间本来的工作关系，选取为这种关系所允许的文种

B 根据作者的权限选择文种：就是要明确作者的职责、权力范围，选择与之相符合的文种

C 根据行文目的、要求和表现主题的需要选择文种

8.1.5公文的结构

①党的机关公文一般由17个部分组成。《中国共产党机关公文处理条例》第八条规定：“党的机关公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记组成” ②国家行政机关公文一般由18个部分组成。《国家行政机关公文处理办法》第十条规定：“公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成”

③党政机关通用公文的结构一般分为三个部分

A 公文版头部分：包括版头(发文机关标识)、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人等六项

B 公文本体部分：包括标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章等七项

C 公文文尾部分：包括印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记等四项

8.1.6公文写作的基本要求

(1)符合党和国家的路线方针政策和法律法规(2)符合上级机关的有关指示(3)同现行有关公文衔接4)完整准确地体现发文机关的意图(5)全面准确地反映客观实际情况(6)提出的政策、措施切实可行(7)表述准确严密(8)文字精确简练(9)文种使用恰当(10)公文结构和格式规范

8.1.7行文规则

(1)概念：指国家制定的控制行为及行文方向、行文方式的有关规定2)基本内容①根据机关之间的工作关系准确行文

②选择适宜的行文方式，一般不得越级行文③正确选择主送机关与抄送机关④坚持“党政分开”的原则⑤联合行文时，作者应是“同级机关”

⑥行文前必须对有关问题协商一致⑦严格控制公文数量，简化行文手续

8.2公文处理

8.2.1公文处理的概念及基本任务

(1)概念：主要是指公文的拟制、办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作

(2)基本任务：是及时、准确、有效地拟制、办理、处置、管理公文，为公务活动提供适用的信息

(3)具体任务

A 创制公文：包括拟稿、会商、审核、签发、缮印、核对直至用印或签署，形成正式公文

B 传递公文

C 办理公文：包括分办、批办、拟办、承办、传阅等环节

D 处置办毕公文：包括立卷归档、清退、销毁、暂存

E 管理公文：包括公文的收发、传递、登记、清理分类、用印、签注，建立检索体系，提供查阅；对公文运转过程的组织与监控，以及公文机密与安全的维护等

8.2.2公文处理责任

(1)机关领导的公文处理责任①亲自参与对重要公文的撰拟工作②审定签发以本机关名义制发的重要公文并承担其法律或行政后果

③阅处重要来文并指示处置原则与方法④直接承办最重要的来文⑤审定公文处理方面的计划、规章和标准，确定对公文处理系统的重大改造方案，指导解决机关内公文处理活动中带有根本性的随机事件等(2)综合办公部门负责人的公文处理责任①亲自动手撰拟一部分重要的综合性公文②审定签发以本部门名义制发的公文并承担其相应的法律或行政后果④经机关领导明确授权代为审定签发机关名义制发的公文⑤阅处或经机关领导明确授权代为阅处部分来文并指示处置原则与方法⑥直接拟办和承办重要的来文⑦制定机关公文处理方面的计划及实施方案，组织制定公文处理方面的规章 制度和标准并督促检查实施情况，组织规划公文处理流程，建立公文处理质量与效率保障体系，协调机关内外的行文关系，指导解决机关内公文处理中的一般随机事件，指导下级机关的公文处理工作

(3)业务部门负责人的公文处理责任

①亲自撰拟一部分比较重要的公文②审定签发以本部门名义制发的公文并承担相应的法律和行政的后果③审核由本部门承办、以机关名义发出的公文④阅处由本部门直接办理的来文并确定具体处置方案⑤直接拟办和承办重要来文⑥协调与其他部门间的行文关系⑦督导本部门的公文处理工作，解决部门内部公文处理活动中的矛盾和问题

(4)公文处理工作机构负责人的公文处理责任

①草拟由领导交办的公文②审核文件③拟办、承办部分来文④组织公文处理工作人员集中完成一部分公文处理工作作业⑤具体协调解决机关内部、外部的一般性具体矛盾关系⑥具体组织控制部门公文的流程⑦从多种渠道了解公文处理工作具体情况，直接指导解决或提请领导解决有关具体问题

(5)公文处理人员的公文处理责任①分类集中承担一部分公文处理工作作业，特别是其中具有管理性质的作业②组织公文的具体运转过程

③辅助设计制订公文处理工作制度、标准和规程等

(6)一般业务人员的公文处理工作责任：按质量要求和规定的时限阅读处理文件，提出拟办意见，具体承接办理文件，解决其中所涉及的问题，起草和修改公文，参与审核一部分公文等

8.2.3公文办理程序

(1)收文处理程序

①公文的收受与交流：签收；外收文登记；启封；内收文登记、摘编；分办②办具理体收包文括

A 拟办：由部门负责人或有关工作人员经过对公文的认真阅读分析，提出建议性的处置意见，供有关领导者审核定夺

B 批办：机关领导者或部门负责人对公文(包括拟办意见)进行认真阅读分析之后，提出处置意见

C 承办：有关工作人员按批办意见承接处置公文所针对的事务和问题

D 注办：由承办人签注公文承办情况，以备忘待查

③组织催传办阅查办

A 组织传阅：指独份或份数很少的公文需经多个部门或多位工作人员阅处时，使公文在他们中间得到有效传递和阅读的活动

B 催办：由公文处理管理机构根据承办时限和其他有关要求对公文承办过程实施的催促检查

C 查办：由公文处理管理机构或其他专门组织对重要公文实际执行情况所进行的核查协办工作

④处置办毕公文：包括立卷归档、清退、暂存、销毁等

(2)发文处理程序

①文稿的形成A 拟稿：即撰拟公文文稿

B 会商：指当公文内容涉及其他有关同级或不相隶属机关或部门的职权范围，需征得其同意或配合时所进行的协商活动

C 核稿：指拟就的文稿在送交有关领导签发或会议讨论通过之前，由部门负责人或经验丰富、水平较高的秘书人员对文稿所做的全面核查工作

D 签发

a 正签：指签发人在自身法定职权范围内签发公文

b 代签：指根据授权代他人签发公文

c 核签：又称加签，指上级领导人签发下级机关或部门的重要公文

d 会签：指两个或两个以上机关联合行文时，由各机关的领导人共同签发公文

②公文制作

A 注发：指在定稿形成后，批注缮写印发要求的活动

B 缮印：从誉录抄写、印刷等方式制作供应出的公文

C 用印或签署：在印毕的公文上加盖发文机关的印章，或请有关领导者在公文正本上签注姓名

③公文的对外传递：包括分装、发出等环节

④处置办毕公文：包括立卷、归档、暂存、销毁等

8.2.4公文拟办、请办、批办、承办、审核与签发的方法要点

(1)拟办

①概念

A 是一项辅助决策活动

B 是办文人员发挥参谋助手作用的重要途径

C 是由有关人员对文件进行阅读分析，提出处理意见的建议，提供可供选择的方案，供领导审核定夺的活动

②方法要点

A 弄清文件的意图、问题的性质与实际情况

B 意见要简明、准确、具体、得体

C 如所提方案有两个或两个以上，应将倾向性意见排在前

D 在“公文处理单”中工整、清晰地填写好意见，签注姓名、日期

E 对领导采纳自己的方案有一定把握时，也可直接草拟复文文稿供审核定夺

(2)请办

①注批件

A 概念：即直接注“请某某同志批示”的文件

B 方法要点

a 对于请示的问题比较重大，不需要办文部门协调、补充说明的，要注请领导同志批示 b 对于注请领导批示的请办件，应同时分送有关领导和主管部门阅看，以便相互通气，加快办理速度

c 对于一些特殊件，如确需直接注请领导批示，可先同领导同志的秘书联系协调，然后再注请办理

②注办件

A 概念：就是注“请某某部门研办”的文件

B 方法要点

a 注意“研办”与“研究提出意见”的区别

b 请某某部门商某某部门研办的件，两个承办部门，以前者为主，由前者牵头承办 c 注办件的分送范围要得当

③函办件

A 概念：就是用函的形式通知有关部门研究提出办理意见的文件

B 方法要点

a 请示件中的内容涉及几个部门，需要各方面征求意见，又不便于请某一个部门承办的，办公厅(室)可分别发函

b 办公厅(室)领导同志有批示的文件，而该批示不便于和承办部门见面，就用发函的形式，并可以把“此件是领导同志交办的”这样的消息向承办部门传递过去

c 一些特急件，需要限定承办部门在一定期限内办完，用函的形式可以说清楚

(3)批办

①概念：是指有关负责人认真阅读分析文件后，提出处理意见

②方法要点

A 不越权批办

B 严格控制批办范围

C 批办意见明确、具体、切实可行

D 采取措施保证批办意见执行

E 如待办问题自己无权或无法处置，可将批办改为拟办

F 填“公文处理单”

(4)承办

①概念

A 是指具体承接处置文件内容所针对的事务与问题的活动

B 是公文处理的中心环节

C 它既是收文办理最后的实质性程序，又往往是发文办理程序的开始

②方式：召集会议、面谈讨论、电话沟通、实地调查指导、现场协调布置、制发公文等 ③形式：领导同志承办、秘书人员承办、职能部门承办

④方法要点

A 要熟悉与公文内容有关的法律法规和党的方针政策以及上级机关有关公文，了解与公文内容有关的业务，高度明确领导者的意图

B 要深入实际，加强调查研究，实事求是地提出解决问题的具体办法和措施

C 要加强协商，努力协调各方关系，积极而主动地征询有关方面的意见，取得理解、支持与配合D 要分清主次，区别缓急，科学安排承办的次序

(5)审核

①概念：是在公文签发之前所进行的校正、修改、加工和核对的工作

②方法要点

A 把好报批关：报批程序是否符合规定

B 把好发文关：是否确需行文

C 把好内容关：内容是否合法，是否真实准确、明确具体、界线清楚、前 后一致、切实可行、详略得当

D 把好协调关：涉及有关部门职权范围的事项是否经过协调并取得 一致意见

E 把好文字关：结构是否合理，字句是否妥帖，语言是否精练，标点符号是否正确，人名、地名、数字、计量单位、时间、引文是否准确规范

F 把好格式关：格式要素是否齐全，密级标注是否恰当，标题是否完整，主送机关是否规范，落款是否准确，印发传达范围是否明确

G 把好文种关：文种选用是否符合规定

(6)签发①概念：是指发文机关领导人对文稿进行最后审定、签署印发②方法要点

A 涉及全局性的重要文件由本机关主要领导同志签发

B 涉及某一方面问题的文件，由主管领导同志签发

C 涉及某一方面且政策性强、问题重大、涉及面广，由主管领导同志审核后，送主要领导同志签发

D 一般事务性文件(函)，可视情况送秘书长、办公厅(室)领导同志签发

E 不得越权签发公文

F 必须“先核后签”G 联合行文时，必须做好会签工作