浅谈如何做一名优秀的办公室主任

第一篇：浅谈如何做一名优秀的办公室主任

浅谈如何做一名优秀的办公室主任

-----刘宏2012年10月 一个企业管理水平的高低，取决于该企业的职责分工是否明确与细致，主要体现在组织架构是否清晰合理，这里所说的组织架构包括公司整体的组织架构以及各部门内部的部门架构，相对于公司而言，公司的组织架构是体现该公司整体管理团队的状况，在这个架构中，每一个分支机构也就是各部门，又同时是一个小的团队，即部门管理团队，依次类推，由此可见，公司整体组织架构是一个由多个部门团队架构组成的封闭的且畅通循环的衔接链，架构越清晰合理、分工越明确细致，则该公司的管理水平越高，反之则越低。

在这些多个部门中在管理上处于主导地位的部门是办公室，亦或是董事长办公室亦或是总经办，该部门在公司整体的组织架构发挥至关重要的作用，因此，对办公室主任也就有了相关严格的要求。每个企业各不相同，有些企业谓之办公室、有些企业谓之企管部，也有些企业谓之综合管理部，而主管办公室这个部门的负责人，根据企业规模的不同，有些企业是办公室主任完全担当，有些是由副总分管，有些是设立人事行政总监主管，不管怎么样，办公室这个部门直接隶属于董事长或总经理，对企业负责，是一个企业管理的核心部门。

如何做一名优秀的办公室主任，就是要在工作实践中结合自己所掌握的知识不断的总结、学习与探索，我个人觉得应该从三个层面“三度”进行把握，即“高度、宽度、深度”。

首先从“高度”上谈，也就是对办公室这个部门以及办公室主任这个岗位的认识上要有一定的高度，办公室概括起来说有四大基本职能：参谋、承办、协调、管理。

一、参谋。办公室主任要熟悉公司业务工作和管理层面。也就是说办公室主任要及时参与公司年度经营目标的讨论，组织公司发展战略研究，参加公司所有涉及信息披露的有关会议，掌握公司重大经营决策及有关信息资料。在决策形成的过程中，办公室主任要在帮助领

导全面及时了解基层工作进展情况、确定工作方向和重点、范围及程度、强化落实上发挥参谋作用。决策实施后进行情况分析和反馈，帮助领导正确总结经验，随时提供智力支持。

二、承办。对上对下承办督办落实工作是办公室主任的工作重点，需要认真对待。对于班子办公会的决策，办公室主任应及时调查了解掌握工作进展，结合执行中的形势发展变化，协助领导做好资源整合分配和跟踪反馈，同时要带领员工不折不扣地去落实。来自各部门和子公司的需求都会通过办公室这一途径向上反馈，办公室主任应当及时向领导汇报，并做好安排处理同级职能部门、下级单位转办的事项。某些管理权限不明确的、其它部门不好管、不宜管的工作，办公室也应积极主动的予以承办、转办或督办落实。

同时承办公司内部各类活动，公司外部个职能部门相关活动。

三、协调。办公室是承上启下、联系内外、沟通左右的立体网络中枢，主要是做好对内（纵向、横向）协调和对外协调。对内既要保证上令下行、下情上晓、上下紧密配合、步调一致，也要做好其他部门的紧密配合、融洽和谐的落实工作。对外需要接触接待的部门和人员多且杂，都应事先与办公室部门联系安排，接待的内容要多请示多汇报。办公室主任要有原则意识，进行正确定位。注意工作上要内外有别和上下有异，把握力度、尺度和分寸。

四、管理。管理集中体现在以下两个方面。一是文书档案管理。二是针对办公室或公司内部的行政事务管理。

其次从“宽度”上谈，也就是要对办公室这个部门所有工作职责的范围所掌握的“宽度”，这主要是针对四大基本职能里的管理职能而言的，管理哪些方面？现根据办公室业务的性质不同将办公室业务划分为以下内容：人力资源管理、行政管理、企业文化管理、体系建设管理、IT管理、法务管理、安全管理等。

一、人力资源管理：人力资源规划、招聘与配置、培训与开发、薪酬福利、绩效管理、劳动关系；

二、行政管理：制度执行、食堂、宿舍、保安、物品、会议、资

料、档案、车辆、接待；

三、企业文化管理：策划、创建、宣传、运用；

四、体系建设：内部管理制度体系、ISO-9001质量体系、ISO-14000环境体系、高新技术产品（高新企业）体系、平安创建体系、清洁生产体系、专利体系、信用体系、市、省名牌产品体系等相关体系管理；

五、IT管理：办公设备及耗材、电脑设备及网络、通讯设施及费用；

六、法务管理：公司内部比如法务期限、竞业限制、合同审核、劳动关系等法律事务；公司外部与各往来单位的合同、纠纷等法律事务；

七、安全管理：预案、执行、检查、整改。

最后从“深度”上谈，也就是说如何通过一些方法与手段，更高效的开展管理工作，更合理的控制公司运营管理中各项费用开展，节源开流降本增效。做办公室主任很难，就难在这个“深度”上，这也是有人把办公室主任形容成一个企业“内当家”的原因。

总体来说，办公室要管公司所有的事情，包括“事、人、财、资”等几个方面。事：公司业务工作进展及重点难点，总体情况和工作进展要清楚明白。人：各位领导的情况和各部门员工的情况、特点、能力、喜好及需求等。财：要清楚公司财务状况，合理安排办公室资金进出的情况。资：公司和办公室资产管理的情况。同时，办公室主任要具备优秀的职业道德和素养以及强大的抗压能力，一个称职的办公室主任，必须具有政治上可靠、思想上敏锐、工作上勤奋、作风上严谨等基本素质，既要有较高的理论水平和政策法规水平，又要有相当的语言知识修养和文字表达能力，心胸要宽广，运用智谋积极协调各种资源，善于把各方面的力量组织起来，抓重点、顾全盘。

第二篇：做一名称职的办公室主任

做一名称职的办公室主任 作者：chensun82由于今天参会的大多数是各乡（镇）、各单位的办公室主任，在这里就如何做一名称职的办公室主任我想讲几点个人意见，供大家参考。

1、敢于胸为帅谋。办公室主任既是领导又是士兵，可以说是“兵头将尾”。必须胸怀全局，学会换位思考，身在兵位，胸为帅谋，努力贴紧领导的思路，做到想领导之所想，谋领导之所虑。办公室主任要有较强的政治意识、责任意识，尽可能增强工作的主动性、预见性、创造性，认真研究领会组织意图和领导思路，围绕领导关心的重大问题进行广泛深入的调查研究，为领导决策提供真实情况和可靠依据；注意广泛搜集资料，分析研究外地在改革开放、经济发展中的一些新情况、新经验、新做法，借“它山之石”来攻玉，为领导提出决策预案，供领导借鉴和参考。

2、善于协调服务。办公室主任要充分发挥各方面的积极性，善于对上加强联系，对内加强管理，对外搞好协调，对下做好服务，增强办公室的整体合力，树立良好的整体形象。工作中，既坚持原则性，又注意灵活性，做到对上对下对内对外高度统一，特别是牢固树立全心全意为人民服务的思想，把广大群众普遍关心、关注的热点、难点问题作为工作重点，协调各方转变工作作风，简化办事程序，提高办事效率，以最大可能和最快速度把工作做好，多为基层和群众解决实际困难和问题，以实际行动取信于民，维护单位及领导的形象。

3、勤于督促检查。办公室主任在思想上要强化督查意识，在行动上要把抓督查落实放到与抓工作部署同等重要的位置，想新法，出实招，动真格，用真力。领导作出重大决策和重要工作部署后，办公主任要及时进行分解立项，确定完成任务的时间、目标、责任人，进行跟踪督查，并及时反馈工作落实情况。在督查过程中，对工作要诚心、热心、耐心、细心，努力抓住全局性、宏观性的问题，组织力量进行集中督查；抓住重点、难点、热点问题，进行专项督查；特别是领导批办件要高质量、高效率地完成督查，做到事事有交待，件件有回音。

4、乐于无私奉献。办公室工作一年到头都忙忙碌碌，加班加点连轴转，甘于奉献、诚实敬业是办公室主任的必备人格素质。办公主任应正确认识自己的工作和价值，起好表率示范作用，正确对待权力、利益、名位，处理好苦与乐，得与失、局部与全局、家庭与事业、个人与集体的关系，爱岗敬业，劳累不辞，甘当不为名利的“小草”，乐于奉献的“蜜蜂”，恪尽职守的“螺丝钉”。任何时候都能招之即来，来之能战，战之能胜。

5、贵于百事如常。办公室主任由于位置特殊，容易成为矛盾的焦点，会受到各种褒贬评议。因此，必须正确估价自己，客观看待他人，努力做到宠辱不惊，对表扬、批评、奉承和讥讽等，都要正确对待。受表扬时不要太得意，挨批评时不要太悲观，努力保持良好的心态。特别是对不符合实际的指责、诘难，要以平静的心态坦然处之。无论对上对下，都要坦坦荡荡、表里如

一、言行一致。

第三篇：如何当好一名办公室主任

如何当好一名办公室主任

有人戏谑：办公室工作不是人搞的，搞好了不是人。要当好办公室主任就要“三得”：累得、喝得、受得，当久了就会“三突”：头秃、眼球突、腰椎间盘突。这些，既折射出办公室主任的艰辛，同时也透视出办公室主任在一个单位的重要地位和作用。笔者就如何当好办公室主任谈三点粗浅的看法。

一、强化学习，在“务虚”中练好基本功

理论成熟是政治成熟的标志，业务精湛是树立声威的根本。加强政治、业务学习，是胜任办公室主任岗位的前提，无论工作多么繁忙、无论工作日还是休息日，都不能放松学习。读书是练好这两项基本功的必然途径。读政治书以养大气，读业务书以养才气，读休闲书以养灵气。学习政治理论，就是要以深入学习科学发展观改造思想，锻造灵魂，以党的创新理论武装头脑，使贯彻落实科学发展观首先在自己身上得到体现和落实，保持政治上清醒、思想上纯洁、工作中务实、处世中和谐，尽最大努力发挥好上传下达、协调左右、沟通内外的中心枢纽作用。业务学习上，要有“苟日新，日日新，又日新”的创新研究精神，向书本学、向实践学、向同志们学，不耻下问，穷其究理，养成在学中求问、问中深学的习惯，把效果体现在学与不学不一样上。在加强自身学习的同时，还要组织办公室人员集中学习，提高综合素质，打造团队精神，把办公室建设成为食品药品监管系统高效运转、政通人和的参谋部、信息部、宣传部、后勤部。

二、开拓创新，在“忙乱”中寻求规律

办公室工作千头万绪，就象“公共汽车，叫上就上，叫停就停”。在没用规律中寻找规律，办公室人员间必然要经历一个从磨合到配合的过程，期间也会发生一些“肠梗阻”、“不和谐”的现象。作为办公室主任，不应回避问题，要敢于正视和反思不足，尤其是要坚持以科学发展观为指导，用以人为本、构建和谐的理念，检查自己，换位思考，团结同志，和大家一起探讨和交流，深入研讨办公室在机关工作中如何发挥好助手、参谋、信息和协调等作用，尤其要明确为领导当好助手是办公室工作的最基本职责，并把沟通协调能力的培养作为办公室能力建设的首要任务来抓。只有把这些都弄清楚了，才能在办公室工作中做到真热爱、真服务。

在工作实践中，我们面对问题，致力于在没有规律中寻找规律，从细节入手，抓制度建设，逐步形成了一套规范化、科学化、制度化的工作程序和工作方法，新制定和完善了《公文办理程序规定》、《公文处理办法》、《计算机网络管理办法》、《接待制度规范和流程》、《办公用品购买制度和流程》、《小车管理办法》、《保密制度》、《机关内保制度》，使机关工作走上了规范化的有序运转轨道，在办文、办会、办事上迈上了新的台阶。在此基础上，我们进一步寻求规律，狠抓三个结合：一是明确分工与整体协作相结合，建立起在合作基础上的分工制度，让每位工作人员都各负其责，同时做到对紧急工作和重点工作又能齐抓共管，使各项任务都能够及时高效的完成。二是守规与创新相结合。办公室工作政策性极强，办公室人员的一言一行都体现或代表着食品药品监管系统的形象，在严格按照合法遵规的程序开展工作的同时，又要因时、因地、因人创造性地开展工作，随时调整思路，研究方法，在原则性中寻找灵活性，以摆脱“千头万绪服务难、上下左右协调难、多重角色适应难、事务繁琐脱身难”的困境。三是立足后勤政务服务与参与前勤市场监管相结合。作为食品药品监管执法部门，办公室工作如果仅在疲于应付的小圈子中打转转，那是当不好参谋和助手的。只有把触角延伸到一线的市场监管中去，围绕监管实践思考办公室服务工作，把理论与实践结合起来，才能做到有的放矢，把没有规律、枯燥繁杂的办公室工作干得有滋有味，有血有肉。一年多来，我们局办公室上报的信息、调研文章等几乎无一遗漏地都发表在了省局网站、国家局网站、市委市政府网站和《中国医药报社》等报刊杂志，有的还作为经验进行交流，对外树立了食品药品监管的良好形象。

三、自省自励，在“磨炼”中锻造品质

办公室主任虽然在一个单位仅是中层干部，但处在上下左右的中枢地位，不仅要处理好纷繁杂乱的各种事务，还要处理好复杂的人际关系，而且经常受领导委托办事，有时还代表着单位的形象。办公室主任要养成自省的习惯。即使难以做到象古人“每日三省吾身”，也要养成每晚睡觉前躺在床上思考的习惯，比如要想一下“今天我做了什么，明天我又该做什么”这一类似的问题，经常提醒自己“慎言”、“慎思”、“慎行”，堂堂正正做人，踏踏实实做事。作为办公室主任，无论在工作中还是生活中，都要时刻筑牢拒腐防变的思想道德防线，面对“诱惑”顶得住，听到“非议”站得稳，身临“攀比”立得

正，纯洁社交圈，净化生活圈，规矩工作圈，管住活动圈，不能沾染不良嗜好和不廉洁行为。只有经常保持这种小心谨慎、如履薄冰、克己奉公的状态，自己就会行得端，坐得正，就会自觉做到不说不利于团结的话，不做不利于团结的事，自觉地尽心尽力服务领导、服务科室、服务群众，当好“勾缝剂”、“润滑油”，补好台，顺好气。这样，即使再累再苦，到时回头看看我们走过的足迹，也会自豪地说一句：办公室工作也是人干的。

当好办公室主任，我认为，还要在三个方面发挥先锋模范作用：一是在思想上超前思维。只有办公室主任想在前头，才能将各项较为琐碎的工作有条不紊地进行安排；二是在行动上一马当先。办公室工作经常面临许多难度较大的棘手事情要办，当办公室职工办理起来较为困难时，就要换位思考，亲自出马，迎难而上，主动化解矛盾和困难，为办公室同志们创造宽松的环境；三是在责任面前勇于承担，在荣誉面前谦虚礼让。办公室工作不出纰漏很难做到，出了纰漏，办公室主任首先要主动揽下责任，寻求弥补的办法，千万不能把责任推给下级；在成绩和荣誉面前，办公室主任要主动后退，把荣誉让给干实事的人，营造“想干事是一种态度，能干事是一种能力，干成事是一种价值”的导向，调动办公室人员的工作积极性，激发活力，形成整体，有力推动机关协调、有序运转，不断开创办公室工作新局面。

第四篇：做一名合格的办公室主任

办公室主任

一、勤奋学习养才气，学以致用养大气，做一名知识丰富的办公室主任

一要学习理论巩固根本；二要向群众学习增长才干；三要向专家学习丰富知识；四要注重在实践中内外兼修；五要养成良好的学习习惯。

二、明确职责养正气，自信激励养锐气，做一名开拓奋进的办公室主任

一要正确认识挫折；二要善于调节情绪；三要适当调整目标；四要坚定信念，振奋精神。

三、沟通协调养人气，宽以待人养浩气，做一名艺术高超的办公室主任

四、情绪稳定养精气，亲民爱民养元气，做一名群众拥戴的办公室主任

一要融情于民，增进与人民群众的感情；二要以诚待人，营造融洽的团队氛围；三要胸襟开阔，增强人才意识。

五、昂扬向上养志气，敢担责任养勇气，做一名理想崇高的办公室主任

一要具有全局观念和大局意识；二要注意解决好三个正确对待（正确对待自己和同志、组织、群众）；三要努力塑造好三种形象（精明睿智、真诚善良、开明达观）。

第五篇：论如何做好一名办公室主任

论如何做好一名办公室主任

摘要：办公室是一个综合性的服务部门，其主要职责是上通下达、连通内外、协调各方关系。可以说，工作的内容时纷繁复杂，要处理的关系是千头万绪，而办公室主任就像是单位的“总管家”，在如何坚守岗位、履行职责的过程中，将办公室的职能发挥到最大化。关键词：办公室主任 综合服务 职责

正文：办公室的工作涉及到一个单位自上而下的几乎所有部门，因此，在单位中具有核心地位。而办公室主任作为综合服务的领导者、部署者和监督者，工作的分量之重不言而喻。

一、树立责任感与使命感

办公室作为单位中长传下达，联通内外的部门，其实质是为领导服务、为基层服务、为群众服务。因此，首先要有责任意识。办公室的工作可以说是“牵一发而动全身”，如果没有高度的责任感，任何一个微小的细节出了差错都会导致全局性的工作翻盘。哪怕是草拟文件时的一个错别字，都会产生不同的意义，使工作偏离正常轨道。因此，办公室的主任必须以高度的责任心去认真的对待和落实每一项工作，保证全局性的工作正常健康的运行。其次，要有神圣的使命感。办公室负责规章制度的汇编，每一项规定与细则的出台都牵涉到每一个员工的利益，如果没有把员工的事情放在自己心上的使命感，势必会在单位内部产生矛盾，造成单位实际工作效率的下降。还有，办公室常常负责资料的收集与汇编，这些资料代表着单位的成长足迹，一旦丢失会造成难以估量的损失，但是办公室主任的使命感可以把这项工作作为凝聚人心，建立文化的事情去做，为平凡的工作赋予不凡的意义。的事情再有，就是要有真诚的情感。办公室本来就是为人民服务的部门，因此，无论是对本单位的员工还是非本单位的办事人员，一定要做到热情接待，抱着共事共谋共发展的理念，诚恳的为单位内外的人服务，遇到事情，更要真诚的沟通，多方面协调，找到一个可行性的最佳方案，事情办好了，情感也融合了。从而为后续工作的开展打下良好的基础。

二、做领导得力的左膀右臂

办公室是信息集散地，是军事参谋团，是领导左右手。为此，办公室主任必须做好这个得力的助手。首先，办公室主任要在纷繁复杂的关系中理出一条清晰的脉络，把单位内部与外部的关系分出亲疏远近，把手边的事情分出轻重缓急。这些都建立在长期观察与细致总结的基础上。另外，要对领导平时在不同场合下的看法以及背后的意义有所洞察，这对于帮助领导从全局性的工作中理出一条思路，做出正确的决策，是非常有帮助的。单位任何一项工作的开展都离不开政府的支持，而政府的支持源自于对党和国家政策的履行，在大政方针保持正确的基础上，将平时调研的结果，及时准确的组成为信息提供给领导，把办公室工作的重点转到当好领导决策参谋这一高层次的服务上。其次，办公室任何一项工作的站位要高，针对员工也要保持者服务者的心态，将一些琐碎的工作承揽下来做处理，让领导可以集中精力办大事，从而增强工作的预见性，把可能出现的矛盾消化于无形。再有，就是要有大局意识，统筹兼顾，科学安排，使办公室的工作忙而不乱、繁而有序地进行着。比如在进行员工考核的工作时，首先要对考核机制进行检查，将不符合单位实际发展的条目去掉，完善考核制度，然后按照一定的标准对员工进行分类，量化每个人的考核，在完成考核工作后，要根据考核的情况给出具体的反馈意见，把工作落到实处，落到细处，就发现的问题进一步整理出解决方法送给员工进行学习。

三、强化办公室主任的自身素质

办公室工作效能的高低常常取决于办公室主任的综合素养。因此，一定要进行日常+定期的理论学习，使自身的政治觉悟与素养不断得到提高。另外，要根据单位的实际工作任务进行专业化的学习，并且将学习的成果教育给员工，充分发挥办公室的综合效能。再有，要进行专业外的学习，尽量使自己的知识体系宽厚，对外，树立一个良好的合作形象，对内树立一种企业的文化。也就是说，办公室主任的综合素质直接影响着办公室工作的水平高低。所以，办公室主任一定要学会管理时间，将时间化整为零，随时随地去学习，积少成多也会发生质的变化。再有，办公室直接面向后勤部门，食堂工作、环境清洁等工作也是办公室的下属单位，要想处理好这一部门的工作，还应该学习一些艺术的方式方法，增添一些任劳任怨的奉献精神，从而使各个部门都能感受到一视同仁的被尊重的感受。另外，跟人的廉政建设要始终作为一根红线只因自己的职业生涯，君子自爱，方能得到尊重。时刻保持着清醒的头脑，无论是和什么样性质的单位进行合作，都要筑起抗腐防蚀的思想防线，保持着锐意进取的精神，不断的解放思想，探寻办公室管理工作的新方向和新方法。在面对着繁重的工作压力的时候、在面对着困难与挫折的时候，也能充满坚定的信念与乐观的心态，将吃苦奉献摆在第一位，争名逐利放在一边，得到单位上下、领导群众一致的信任与尊重。总而言之，办公室主任就像一个服务员，通过个人的综合素养与人格魅力，完成着单位的每一项工作，以自己精益求精的工作作风与一丝不苟的工作态度，串联起相关企业的共同发展。