办公设备办公用品管理制度

第一篇：办公设备办公用品管理制度

办公设备、办公用品管理制度

第一章总则

一、目的。为了保证公司办公系统正常运转，提高工作效率和办公设备使用寿命，节约低值易耗办公用品，降低办公成本，特制定本制度。

二、适用范围。本制度所指办公设备主要包括台式电脑、打印机、复印机、电话、传真机、投影仪、笔记本电脑、摄像机、照相机、碎纸机、办公桌椅及纸、笔、文件夹等低值易耗办公用品（以下简称办公用品）。

三、相关部门职责。

1、办公室主要负责办公用品的采购申请受理、采购、保管、配发、维修保养、设备调换等事宜。

2、经特殊批准，相关部门也可自行购买办公用品。

3、办公用品使用部门，主要负责办公用品的申购、使用、保管、日常保养等事宜。

第二章采购、领用

一、办公用品的申请和购买。

1、各部门根据实际需要，向办公室报送月度、年度办公用品使用计划，由办公室统一呈报主管领导审批。

2、工作人员根据需要和计划提出办公用品的购买申请，并填写《办公用品需求单》，报部门负责人、办公室主任和主管副总裁（总监）批准；购买金额大于10000元的需董事会批准。

3、经主管领导或董事会审批后，由办公室根据月度、年度计划安排专人定点采购。

二、办公用品的领用。

1、办公用品需求部门根据审批的《办公用品需求单》到办公室领取。

2、办公室对部门和个人领取的办公用品进行登记造册，以便盘点清查。

3、纸、笔等低值易耗品，能以旧换新的办公用品必须实行以旧换新制度。

4、所有办公用品按月度、年度计划领用，超出部分办公室有权拒发。

三、办公设备的使用和保养。

1、使用设备前应详细阅读操作手册，严格按照操作规范操作使用，各部门主管负责监督检查。

2、公司各类设备的保养和维修。由各部门参照设备说明书，正确使用，注重平时保养。

3、办公室对办公设备运行、保养情况进行监督检查，对设备的维修，更换零件要进行登记备案。

四、办公设备维修管理

1、设备发生故障无法使用时，设备使用人应报办公室联系供应商统一报修。

2、在保修期内的设备，办公室应联系供应商进行维修；保修期外的设备，按照最经济可行的报修方案进行维修，包括委托维修商来完成任务，由部门主管按照维修的真实情况，填写设备维修单中的“维修记录”。

五、办公设备的盘点及赔偿

1、办公室负责对公司所有办公设备进行分类，并建立办公设备管理台帐，每半年盘点清查一次，作到账物相符。

2、在规定的使用年限期间，因个人原因造成办公设备毁损、丢失、被盗等，所造成的经济损失由个人承担。

六、办公设备的报废处理

1、报废审核。对于各部门提交的报废物品清单，要认真审核，确认不能再次利用后，经办公室、副总裁（总监）签字后方可作

报废处理。

2、对决定报废的办公设备，办公室应做好登记，在报废处理册上写清用品名称、价格、数量、及报废处理的其他有关事项。

3、报废品由办公室集中存放、集中处理，不得随意丢弃。

第三章日常管理

一、电脑的使用管理

1每台电脑指定专人上机，负责日常操作，其他人员不得随意使用。

2严禁在电脑上从事与本职工作无关的事项，严禁使用电脑玩游戏。

3严禁私自拷贝、泄露涉及公司有关机密的文件资料。

4、定期对电脑内的资料进行整理，做好备份并删除不需要的文件，保证电脑运行的速度和存储。

二、固定电话的使用管理

1、固定电话由办公室统一负责管理，各部门主管负责监督并控制使用。

2、固定电话按电话费管理制度的规定限额使用话费。

3、电话出现故障的可报办公室进行维修。

三、打印机、复印机的管理

1、为确保复印机的安全运转，工作时间以外必须关机。

2、打印或者复印完成后，必须及时取走文件，防止失密。

3、禁止打印或复印私人资料。

四、传真机使用管理

1、传真机放置于办公室，其他部门若需使用时至此处使用。

2、不得使用传真传送个人资料，机密文件需经领导批准。

3、每天下班后，传真设置成自动接收，防止遗漏重要文件。

五、投影仪使用管理

1、投影仪安置于公司会议室，需要使用部门向办公室负责人

申请。

2、投影仪用于公司、部门会议以及培训。

六、笔记本电脑

1、笔记本电脑由办公室负责保管，其他部门若需使用时到办公室借用。

2、笔记本电脑用于公司、部门会议以及培训。

3、因工作需要，以个人名义借用笔记本电脑的需填写《笔记本电脑借用单》。

七、摄像机、照相机

1、摄像机、照相机由办公室负责保管，其他部门若需使用时到办公室借用。

2、摄像机、照相机主要用于集团重大新闻、信息收集。

第四章附则

本制度由集团办公室负责解释。

本制度自公布之日起执行。

第二篇：公司办公设备及办公用品管理制度

公司办公设备及办公用品管理制度

第一条：为规范公司办公设备、办公用品的采购、领用，在满足员工办公需要的前提下，达到勤俭节约的目的，特制定本制度。

第二条：办公设备、办公用品由综合办公室统一采购、保管、发放，并由库管员办理有关事宜，任何部门不能独自购买各种办公用品。

第三条：办公用品分为消耗品、管理消耗品及管理品三种。

1、消耗品：文件夹、文件袋、拉杆夹、圆珠笔、水性笔、橡皮、铅笔、胶水、订书钉、水性笔芯、软皮本、档案袋；

2、管理消耗品：胶棒、白板笔、复写纸、荧光笔、电池、胶条、软盘、告示贴、曲别针、打印纸、传真纸；

3、公司管理品（办公设备）：订书机、计算器、移动硬盘、U盘、打印机、打孔机、传真机、复印机、台式电脑、笔记本电脑。

第四条：消耗品按各部门发放。由各部门到管理员处统一领取各部门本月内所需的消耗品，并由各部门秘书登记发放。

第五条：管理消耗品由管理员保管、发放。

第六条：在部门不能领到的消耗品，经部门同意，员工可直接到管理员处领取，并详细填写《公司办公用品领取记录》。

第七条：管理消耗品应限定项目经理以上人员使用，由本人直接向管理员处领取，并详细填写《公司办公用品领取记录》。

第八条：为控制管理消耗品使用，自第三次领取时，必须向管理员说明领取原因，由管理员按实际情况进行发放，如为物品损坏，必须以旧换

新。

第九条：特殊情况下如会议、培训、员工出差等，领取人可直接到管理员处统一领取各种必需的办公用品。

第十条：消耗品可依据历史记录（如以过去半年耗用平均数）、经验法则（估计消耗时间）设定领用管理基准（如圆珠笔每月每人发放一次），并可随部门或人员的工作状况调整发放时间。各部门人员每人每月不得重复领用同一种办公用品。

第十一条：管理性用品应由部门经理以上人员领取、管理、使用，如有故障或损坏，应以旧换新，如遗失应由个人或部门赔偿。如岗位调整、人员变动或离职时，须向管理员进行移交。

第十二条：以部门为单位管理使用量，以过去半年内平均月用量金额为管理目标，由部门经理和管理员共同把关。

第十三条：管理员每月需统计办公用品使用量，认真填写《公司公司办公用品一览表》，并上交综合办公室主任审核。并将各部门办公用品使用情况按季度分摊到各部门。

第十四条：严禁任何员工将公司办公用品取回家私用，一经发现，视情节轻重给予相应的处罚。

第十五条：此制度未包含的其它情况，由管理员根据实际情况酌情处理。

第十六条：本制度由公司总经理办公会讨论通过，自发文之日起开始执行。

第十七条：本制度解释权在综合办公室。

第三篇：办公设备、办公用品管理制度

办公设备、办公用品管理制度

为使办公室物资管理合理化、统一化，满足工作需要，合理节约开支，特制订本制度。

一）、办公设备

1、对现有各个部门的办公设备及办公用品由办公室负责，按部门逐一登记，建立台帐，明确专门人员保管。

2、对现有固定办公设施的更换、维修、报废及新的办公设备的添置，必须由各部门提出申请，部门领导签字确认，统一报总经办，由总经办呈公司领导批准后实施。

3、总经办负责每月的例行检查，检查办公设备的现行情况。

二）、办公用品管理

1、每月的日常办公用品，必须预先提出申请，于上月三十日统一报总经办，由总经办负责购买，总经办必须比质比价，择优购买，公开价格。

2、总经办专人负责登记入库，各部门到总经办登记领取，月底由财务部摊分到各部门当月的管理费用内。

3、对有形的办公用品，如笔、胶水、印泥、笔记本、计算器、订书机、电池等，必须以旧换新；对低值易耗品，如回形针、钉书针、信笺、复写纸、茶叶等，由总经办进行审核，报分管领导批准，方可领取。

三）、复印、传真统一管理

（1）、复印

1、公司所有复印文档工作原则上由总经办统一负责，未经总经办确认，各部门不得私自拿到公司外复印。

2、复印操作人应自觉在复印管理台帐上登记。

3、复印用纸、用墨费用根据实际用量每月随办公用品摊销，复印机维修费用根据比例每季度摊销。

4、如总经办发现复印操作人未填写复印数量或数量不符，除责成其重新填写外，将限制该部门使用复印机,直至落实责任及相关处罚。

5、各部门打印的文件必须及时领回，错打、浪费的纸张也必须及时领回，自行处理。

6、任何人不得利用公司机器复印与工作无关文件，总经办一经发现，有权根据公司有关规章制度，进行处罚。

（2）、传真

1、公司与外界联系需对方发送传真时，尽量要求对方注明本公司具体收件人，以便办公室及时分发。

2、办公室收到传真后，在传真接收台帐上登记，并负责通知收件人及时领取及签字确认。

3、办公室每月或每季度根据传真使用比例摊销费用至各部门。

四）、公司物资借用规定

1）.凡借用公司办公器材，需填写物资借用单，并由部门经理签字认可

2）.借用物资超时未还的，办公室有责任督促归还。

3）.借用物资发生损坏或遗失的，视具体情况照价或折价赔偿

4）.新进人员到职时由各部门通知，向总经办领用办公物品；人员离职时，必须向总经办办理办公物品归还手续，填写移交清单。未经办公室认可的，各部门不得为其办理离职手续。

五）、总经办结合部门实际使用情况，有权控制每位员工的办公物品领用总支出。

第四篇：办公设备、办公用品管理程序

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办公设备、办公用品管理程序

一、概述

目的：办公设备、办公用品合理配置是各级管理人员、经营人员提高工作效率的基本保证。目的 根据实际工作需要合理配置，严格控制办公用品的消耗，降低管理成本，使管理工作向着制 度化、标准化迈进。适用范围：办公设备、办公用品和办公家具的采购、领用和维护，如：新店开业时的办公设 适用范围 备、办公用品配置以及各连锁店、公司各职能部门日常办公设备、办公用品的配置。办公用 品分类： —

1、消耗品：铅笔、胶水、胶带、浆糊、大头针、图钉、曲别针、橡皮、笔记本、复写纸、便条纸、圆珠笔、笔芯、签字笔、白板笔、荧光笔、修正液等。—

2、管理品：剪刀、钉书机、打孔机、钢笔、计算器、印泥、文件架、文件夹、文件筐等。办公设备：打印机、传真机、复印机，碎纸机等。办公家具：办公桌、办公椅、文件柜。

二、工作内容： 工作内容：

制定配置标准和计划 ↓ 办公设备、办公用品采购 办公设备、办公用品采购 ↓ 办公设备、办公用品的收货、验收、办公设备、办公用品的收货、验收、保管及发放 ↓ 办公设备的保养、办公设备的保养、维修及报废

三、术语： 术语：

四、职责 ：

战略发展中心：负责新店配置标准的制定及审批；负责各连锁店配置标准的制定及审批；负 责办公设备、办公用品的采购。行政公关中心： 负责公司各部门配置标准的制定及公司内部办公用品、办公设备的统计审核、收货验收、发放领用、库存管理。各店综合部：负责店内各部门办公用品、办公设备的统计、收货验收、发放领用、库存管理 及部分特殊需求的办公用品的采购。

财务中心：负责办公设备、办公用品保管帐的建立及帐目审计。负责办公设备、办公用品的采购核查与付款。

五、政策和原则： 政策和原则：

5.1、严格按照配置标准执行，如急需领用或临时性、大批量领用办公用品，应由主管部门经 理（或店长）及副总裁签字批准后，再执行。5.2、严格控制办公设备、办公用品的采购和领用，最大限度的减低办公成本。5.3、办理办公用品店内领用手续需提前向战略发展中心进行询价，低于市场价格的可以办理 店内自用，高于市场价格的应以外购为主。5.4、办公用品的配置为每月集中一次，新员工入司配发价值较高的办公用品属一次性配发，在工作中不慎丢失、损坏办公用品者由责任人照价赔偿。5.5、公司各部门所需办公用纸不算在个人领用标准中，算为部门整体费用，各部门应做好预 算，随同办公用品一起申报。5.6、配置标准： 5.6.1、公司职能部门配置标准： —

1、副总裁以上级别人员根据每月实际情况配发。—

2、副总裁：20 元/月?人。—

3、部门经理、采购经理：15 元/月?人。—

4、部门副经理、采购助理：10 元/月?人。—

5、一般职员及文员：5 元/月?人。—

6、新进员工配发办公用品标准： ●部门经理、采购经理及以上级别：名片册、计算器、笔筒、文件架、单夹、签字笔、订书器、资料册（40 页）、大皮面记事本（一年一发）各一件。●经理助理：单夹、笔筒、文件夹、签字笔、名片册、小工作手册各一册；采 购助理：单夹、笔筒、文件架、签字笔、名片册、计算器、小工作手册各一件。●一般职员、文员：文件架、笔筒、单夹、签字笔、小工作手册各一件；财务 中心员工：文件筐、笔筒、单夹、签字笔、橡皮、铅笔、计算器、胶棒、直尺、小工作 手册各一件；广告标识部：文件架、笔筒、单夹、签字笔、铅笔、橡皮、直尺、壁纸刀、小工作手册各一件。●特殊岗位新进员工的办公用品，如需领用需本部门负责人批准后，由行政公 关中心统一配发。5.6.2、各连锁店配置标准： —

1、店长：15 元/月?人。—

2、店助：12 元/月?人。—

3、部门经理：10 元/月?人。—

4、部门助理：6 元/月?人。—

5、一般员工：4 元/月?人。根据当月的实际需要，如果需增加额外的办公用品，每月一次性 200 元以下的，店长有权审 批，综合部将审批后的申请和相关票据归档；超过 200 元以上报战略发展中心审批。5.6.3、新店筹备配置标准：参见[新店开业办公设备及用品配置表 新店开业办公设备及用品配置表] 新店开业办公设备及用品配置表

六、工作程序

6.1 制定配置标准和计划 6.1.1、制定办公设备、办公用品的配置标准。（标准参 见政策与原则 政策与原则部分）政策与原则 6.1.2、制定配置计划。—

1、公司各职能部门。●部门专人每月根据办公设备、办公用品配置标准于 办公设备、办公用品配置标准 办公设备 10 日-15 日之间填写《办公用品领用申请表》。●部门经理批准。●报至行政公关中心审批。—

2、各连锁店： ●各部门每月根据办公设备、办公设备、办公设备 办公用品配置标准于 20 办公用品配置标准 日-25 日之间填写《办公用品领用申请表》。●部门经理批准。●报至商店综合部。●综合部汇总，报至店长审批。—

3、新店： ●新店配置计划应根据新店开业配置标准结合建店 情况，制定出开业前的办公设备、办公用品的购置计划，报战略发展中心审批。办公设备、办公用品的采购程序。设备（6.2 办公设备、办公用品的采购程序。[参看设备（设施）设备 设施）采购程序] 采购程序 6.2.1、根据公司及各店办公设备、办公用品的计划，寻

职能部门

岗 位

行政公关中心 战略发展中心

经理 主管

公司各部门

专管人

公司各部门 行政公关中心

经理 专管人

店内各部门

专管人

店内各部门 综合部 店长室

经理 耗材主管 店长

新店筹备组 战略发展中心

组长 主管

战略发展中心

主管

找有关供货商进行所需品种的报价，一般应寻找三家以 上的供货商进行价格比较和质量确认及售后服务能力的 考察。经过考察比较确定主要供货商，签定合同，供货 商接到订单后，按合同要求将供货商送到指定地点。6.2.2、各连锁店办公用品的采购需由公司指定供货商供 货。6.2.3、各连锁店办公用品需办理店内自用及部分特殊需 求的办公用品的采购需由行政公关中心及战略发展中心 审核确认后方可执行。办公设备、办公用品的收货、验货、保管及发放。6.3 办公设备、办公用品的收货、验货、保管及发放。6.3.1、收货及验货。—

1、公司各部门所需办公用品： 供货商接到订单后按规定时间送到指定地点，行政 公关中心和战略发展中心依据送货清单共同清点并进行 质量验收。清点后填写《订货验收单》一式四份，一份 存根，一份给供货商，一份给行政公关中心，一份给战 略发展中心。—

2、各连锁店所需办公用品： 各连锁店综合部依据送货清单进行清点和质量验收 后填写《订货验收单》一式四份，一份存根，一份给供 货商，一份给战略发展中心，一份店内留档。6.3.2、办公设备、办公用品的建帐与保管 把办公设备及办公用品放在指定区域。办公设备收货后应按固定资产建立保管台帐。办公用品收货后按低质耗品建立保管台帐。办公设备及办公用品的保管和记录。每月对办公用品及办公设备保管台帐进行审计。编 制审计报告。6.3.3、办公设备、办公用品的发放： —

1、通知各使用部门领取办公设备及办公用品。—

2、使用部门应在领取时进行签字，登录财务。行政公关中心/综合部 各部门 专管人 专管人 行政公关中心 各店综合部 财务中心 财务中心 行政公关中心/综合部 财务中心 专管人 专管人 主管会计 主管会计 专管人 审计 各店综合部 专管人 行政公关中心 战略发展中心 专管人 专管人 各店综合部 行政公关中心 战略发展中心 主管 主管 主管 各店综合部 专管人

办公设备的保养、6.4 办公设备的保养、维修及报废 6.4.1、办公设备的保养[参见设备管理 设备管理] 设备管理 6.4.2、办公设备的维修[参见设备管理 设备管理] 设备管理 6.4.3、办公设备的报废[参见设备管理 设备管理] 设备管理

七、记录表式、资料文件与报告 记录表式、7.1、办公设备、办公用品的配置标准 7.2、办公用品领用申请表 7.3、订货验收单 7.4、办公设备台帐 7.5、办公用品台帐 7.5 新店开业办公设备及用品配置表（详见附件）战略发展中心/行政公关中心 主 管 各部门 行政公关中心/综合部 专管人 专管人

财务中心/行政公关中心/综合部专管 人

行政公关中心/综合部

专管人

附件

类别

设 备 类

新店开业办公设备及用品配置表

序号 办公设备名称 规格 单位 数量 参考价格

纸

张

用 号

类

号

格

本 册 类

新店开业办公设备及用品配置表

类别 序号 办公设备名称 规格 单位 数量 参考价格

笔

类

新

办 公 用 夹 类

名 单 号 号 号 号 号

新店开业办公设备及用品配置表

类别 序号 办公设备名称 规格 单位 数量 参考价格

位

器

用

具 类

别

考

其用

它

格

类

新店开业办公设备及用品配置表

类别 序号 办公设备名称 规格 单位 数量 参考价格

其它

号 号

类

第五篇：办公设备及办公用品管理办法

办公设备及办公用品管理办法

第一条为加强办公设备及办公用品管理，节约办公经费，减少不必要的开支，制定本规定。

第二条 所有办公设备由×××统一管理。办公用品×××统一管理、发放。

第三条 单件物品的价值在××元以上的，列为办公设备。主要有计算机、打 印机等。

第四条公司各部门需要购置办公设备的，应当填写办公设备购置申请单，经××、总经理审核，批准。

第五条经批准购置的办公设备由采购供应部门统一采购。办公设备到货后由采购供应部门与使用单位办理《固定资产验收交接单》。《固定资产验收交接单》一式两联，分别交财务部门和××。

第六条单件物品的价值在××元以下的，列为办公用品。

办公用品实行分类管理。

（一）大型的或价值较大的办公用品以及特殊办公用品为管制品，如计算器、办公桌椅、文件柜等。对于管制品，应从严控制发放。

（二）可重复使用且价值较小的小型办公用品为半管制品，如裁纸刀、订书机、文件夹、打孔机、剪刀、圆珠笔、签字笔等。对于半管制品，应根据实际需要发放，并实行以旧换新。

（三）日常消耗的不可重复使用的办公用品为消耗品，如铅笔、圆珠笔芯、签字笔芯、大头针、订书针及各种表格等。对于消耗品，按各部门的实际用量，由总经办核定每月消耗额度并实行限额发放。其中，圆珠笔芯、签字笔芯等用完后有废旧残留物的，均实行以旧换新。

第七条消耗类和半管制类办公用品，由××根据财务部门核定的额度，于每月底编制申购计划。消耗类和半管制类办公用品申购计划应当由编制人、审核人、批准人签字。

管制类办公用品，由××根据实际需要，随时提出购置申请。管制类办公用品购置申请应当经总经办、总经理审核后，报集团公司批准。

办公用品申购计划、购置申请由××汇总后报采购供应部门统一采购。

第八条办公用品采购到货后交××统一入帐、保管。各部门领用办公用品应指定专人负责。其中，消耗类半管理类和管制类办公用品由单位按每周×集中领取；遇有紧急情况可特别领取。

第九条所有办公用品应当凭领料单领取。领料单应当由部门领导签字。经办人员在领取办公用品时应当在办公用品登记台帐上签字确认。

第十条各部门领用的消耗类办公用品不得超出核定额度，其节约部分可转入下月使用，并从下月消耗类办公用品额度中适当核减。

第十一条××负责根据各部门每月实际领用的办公用品数量和金额，统计办公用品费用，汇总后报公司财务部门。

第十二条××应当建立个人管制类、半管理类办公用品登记台帐。

第十三条员工因工作变动，已领用的消耗类办公用品在新的岗位上不再使用的，应向接替其工作的其他人员移交；已领用的管制和半管制类办公用品应当向接替其工作的其他人员移交，并在登记台帐中予以变更登记，由接收人签字确认。

第十四条员工离职时所领用的管制和半管制办公用品应当列入移交，并由××主管人员在离职交接单上签字确认。不能移交或未经××主管人员签字确认的，按照该办公用品的价值从其工资中扣除。

第十六条本办法自发布之日起施行，由××负责解释。