高校公文主题词标引浅析(2012年2月28日定)（精选5篇）

第一篇：高校公文主题词标引浅析(2012年2月28日定)

高校公文主题词标引浅析

江西城市职业学院郭伟民

河北华电石家庄热电有限公司赵鹏海

【内容提要】公文主题词是公文格式的重要组成部分，主题词的标注是否准确、规范，将直接影响到人们利用、检索和管理公文的效率。针对目前江西各高校公文主题词标注的中存在的现状，本文从公文主题词的认识、主题词标注的规则和方法、公文主题词标注的常见问题和准确标注公文主题词的措施进行探讨，推进公文主题词标注向规范化发展。

【关键词】高校公文主题词主题词标引

为了规范江西各高校公文处理工作，提高公文处理质量，江西省教育工委、省教育厅曾于2007年下发了赣教办字„2007‟57号文件《关于印发<江西省高等院校公文处理办法>（试行）、<江西省高等院校公文主题词表（试行）>的通知》（以下简称教育厅57号文件）。57号文件是根据《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》及《国家行政机关公文格式》（国家标准）及结合江西省高校实际情况制定的。文件下发至今虽有5年，但从目前江西各高校公文处理工作特别是文件的制作情况来看，仍有很多高校的公文主题词标注不规范，随意性强，或不能准确表明公文主题，或不能按照规定标注主题词等。本文就公文制作过程中主题词标引情况进行简析，希望对江西各高校公文主题词标引起到一定的启示和借鉴作用。

一、关于公文主题词

主题词是指能够准确表达公文主题内容的规范化名称或名称性词组。公文标注主题词，是为了实现办公自动化的需要，有利于公文和档案的管理，有利于提高计算机公文检索的速度和准确性，从而充分发挥各类公文的信息效益。

中共中央办公厅秘书局和国务院办公厅秘书局分别颁发有《主题词表》，各行业也先后制定了行业主题词表。以江西省教育厅2007年印发的《江西省高等学校公文主题词表（试行）》为例，该词表共有10类630个主题，分为三个层次，第一层为分类词，是对主题词区域的分类，如“综合”、“教育教学”、“学生工作”等。第二层为类别词，是对主题词的具体分类，如“教育教学”类中的“学历”、“学位”、“学籍”、“教学”、“教学基本建设”、“教务”等。第三层为类属词，如“教学”类中的“教学改革”、“人才培养模式”、“实习”等。第二层和第三层统称为主题词，用于文件的标引。见图：

分类词（类词）区域分类，是查找类别词和类属词的“索引”，不作主题词用，如“教育教学”、“学生工

作”……

高校主题词表类别词（别词）对主题词的具体分类，反映公文主题的类别，如“学生工作”下面的“奖学金”、“招生”……

类属词（属词）（1）反映公文内容的类属，如“学籍”类的“转学”、“退学”……

（2）反映公文形式的类属，如“文秘工作”

类的“通知”、“通告”、“函”……

二、公文主题词标引一般规则和方法

（一）标引主题词的顺序

一般公文的主题词由1-2个类别词、1-4个内容属词、1个形式属词（文种）组成。标引的顺序为：首先根据公文内容和标题提炼公文主题，按照公文主题在公文主题词表中查找类词，看该公文主题属于哪一类；再根据类词查找主题别词；在别词范畴内查找内容属词或组配内容属词；根据文种确定形式属词。如图：

提炼主题查找别词查找内容属词确定形式属词

（类词）（别词）（属词）（属词即文种）

（不作为主题词）

（二）公文主题词标引方法

1、一般应在主题词表中选用主题词。公文主题词表应由各级办公厅（室）制定，不得随意更改。下行文以发文机关确定使用的主题词表为准，上行文按上级机关的公文主题词表标引。如江西省人民政府的发文，标引主题词以《江西省人民政府公文主题词表》为依据；江西省教育厅向省政府的行文，标引主题词应以《江西省人民政府公文主题词表》为依据；江西省教育厅向各高校的发文，标引主题词以《江西省高等学校公文主题词表（试行）》为依据；江西各高校向江西省教育厅的行文，标引主题词应以《江西省高等学校公文主题词表（试行）》为依据。

2、一份公文主题词的标引，除类别词以外最多不超过5个主题词。主题词标引在公文的抄送栏之上。

3、一份公文如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引。如：《关于清理整顿城市公共客运交通实施意见的通知》，根据《国务院公文主题词表》先标反映第一个主题内容的类别词“城乡建设”，再标类属词“城市”；然后标反映第二个主题内容的类别词“交通”，再标类属词（组配）“整顿”；最后标文种“通知”。

4、确实没有专指的主题词时，可根据需要，可将不同类的主题词进行组配标引。如《教育部卫生部关于举办高等医学教育的若干意见》，可标“高等教育医科办学意见”。科技部教育部《关于充分发挥高等学校科技创新作用的若干意见》，可标“教育学校科技意见”。

5、当词表中找不出准确反映公文主题内容的类属词时，可以在类别词中选择适当的词标引。同时将能够准确反映文件内容的词标在类属词的后面，并在该词的后面加“△”以便区别。

三、公文主题词标引常见问题

高校公文主题词标引起步较晚，具有灵活多变的特性，再加上有些高校对公文主题词标引作用认识不足，尚未引起重视，存在不少问题，主要有：

（一）将公文标题的关键词当作主题词

这种方法在江西各高校公文制作中标引主题词最常见，基本采用短语或句子，主要依据公文标题的关键词当作主题词标引，误认为主题词之间还有语法联系，并按语法规则排列。如：《关于×××同志任职的通知》，主题词为：×××任职通知。该公文的主题内容属于人事任免的通知，查阅《江西省高等学校公文主题词表》后，类别词为“组织”，内容属词为“干部任免”，形式属词（文种）为“通知”，正确的主题词宜修改为：组织干部任免通知。

（二）词目类别不分

这种错误主要有两种情况：

1、类别词判断不准。如：文件《关于成立生产救灾领导小组的通知》，其主题词标为：民政 救灾 领导小组 通知。该文件的主题内容是以通知的形式告知成立了“生产救灾领导小组”这样的临时机构，其类别词使用“民政”不准确，而应该使用“机构”。

2、把区域词（分类词）当作类别词使用，如有一份公文：《关于做好商品流通工作的通知》的主题词为：贸易商品流通通知，该文件把“贸易“这一分类词作为类别词进行了标引，主题词表中的分类词不作为主题词标引，其主要作用是查找类别词和类属词的“索引”，该公文的主题词宜修改为：商业商品流通通知。

（三）随意生造词目

主题词的选用既要全面、真实反映一份公文的主要内容，又不能超出正在执行的主题词表范围，更不能乱选、生造词目。尽管当主题词表中找不到合适的词目时，可自定能反映公文主题的词目代替，但必须在自定词目后加标“Δ”。如：《关于对逻辑开关电路发生批次性质量问题的通报》主题词为：电路芯片高温烘烤批次质量问题通报，该份公文主题词的主要问题是：缺少主题别词；内容属词随意选用；自由词不加特别标记。其主题词应修改为：电子技术电路芯片Δ批次质量问题通报。

（四）格式错误

国家质量技术监督局于1999年发布的《国家行政机关公文格式》中对主题词的格式有相应的规定：“主题词”三个字用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空一字。但在江西各高校实际行文标引主题词时有用仿宋字体的，有和“抄送”、“印发机关和印发时间”一样左空一格的，有词目之间用顿号或分号分开的，也有词目之间空2个字以上的等等，各种错误举不胜举。

四、各高校减少主题词标引错误的主要措施

（一）大力宣传，提高认识。出现公文主题词标引错误的主要原因是江西各高校秘书部门文秘人员对主题词的作用认识不到位，思想上不重视，加上标引主题词不具有强制性，又缺乏检查监督。为此文秘人员首先要正确认识公文主题词标引的重要性，要把公文主题词标注工作的水平作为衡量高校公文制作质量的一条重要标准，并以此评判公文制作者的工作能力。公文制作者要把公文主题词标注工作当作责无旁贷的分内事，不断提高标注水平。

（二）完善《公文主题词表》的编制工作。虽然各行各业大都制定了本行业的《公文主题词表》，如江西省教育厅制定的《江西省高等院校公文主题词表（试行）》。但由于工作的复杂性，在主题词标引过程中往往找不到真正切合公文主题内容的主题词，导致标引错误。为此要做好各级《公文主题词表》的编制、修订和完善工作，各高校也可根据情况制定本校的《公文主题词表》，紧跟时代发展步伐，更好地适应行文需求。

（三）加强学习和培训。高校的公文制作主要由学校秘书部门的文秘人员承担，要提高公文主题词标引的准确性，文秘人员要善于加强对文书知识的学习，能正确使用主题词表，熟悉有关规则和要求；高校还可以举办相关的培训班，组织文秘人员学习公文写作知识，推动主题词标引工作向规范化方向发展。

参考文献

[1]饶士奇.公文写作与处理[M].北京：线装书局，2000：80-83

[2]拜啸霖.公文主题词标引探析[J].秘书,2008，(3)：35-38

[3]胡小清.高校公文主题词标注质量因素[J].湖南经济管理干部学院学报,2005，(1)：127-128

[4]郎昕.公文主题词标引错例分析与解决对策[J].兰台世界,2007，(7)：25

第二篇：公文主题词标引

主题词标引

主题词也称叙词，是一些以概念为基础的，规范化的，具有组配性能，并可显示词间语义关系的词和词组。主题词分正式主题词和非正式主题词。正式主题词用来标引和检索文献，非正式主题词是查找正式主题词的引导词。

主题词表也称叙词表，是指由自然语言中优选出来的语义相关、族性相关的名词术语按字顺排列所组成的一种规范化的动态词典。《公文主题词表》是用于公文主题标引与检索的主题词表。它是适应机关办公自动化，尤其是计算机数据处理的需要，为党政机关公文主题标引与检索而编制的一部术语控制工具。

公文应当按照主题词表规定的标识规则和词目标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。

一、标引规则

1.要直接、准确、客观地反映公文论述的主题。

2.选用的词，一般应是《公文主题词表》中的正式主题词，其书写形式应与词表中的词形一致。

3.选词时，应首先选用切合公文主题概念的、专指性较强的主题词。

4.当没有专指性较强的主题词时，应选用与主题词概念关系较密切的正式主题词进行组配标引。组配标引应遵循下列原则：应优先考虑概念组配，即相组配的主题词之间存在概念相交或概念限定的关系；当词表中没有合适的主题词进行概念组配时，可进行字面组配；组配结果应概念清楚、准确。

5.若词表中无合适主题词进行组配标引时，应选用直接上位主题词标引。

6.若仍无合适的直接上位主题词进行标引时，方可选用主题词表以外的适当词(称自由词)进行标引。自由词标引应遵循下列原则：选用的自由词应符合主题词表的选词原则；标引时，应在自由词后加“△”标记，同时标引出相应的上位主题词；选用人物、年代、组织机构、地区等专用名词作为自由词标引时，人物名称用全称，年代用阿拉伯数字，组织机构、地区名称用全称或规范化简称，不加“△”标记。

7.主题词的标引数量。每件公文所选用的主题词数量一般应在十个以内。

8.主题词的排列次序。一般次序为：反映公文内容的主题在前，反映公文形式的主题词在后。在单主题公文中，反映公文中心内容的主题词在前，反映公文分述内容主题词在后；在多主题公文中，反映公文内容的各主题词按其出现的先后次序排列。

标引的地区名称、组织机构名称、年代和人物名称等，置于反映公文内容的主题词、文种之前。若地区名称、组织机构名称、年代和人物名称等同时出现在同一公文中，则按地区名称、组织机构名称、年代和人物名称的顺序排列。公文的文种置于最末位。在转(印)发类型的公文中，被转(印)发的公文文种不可作为主题词标引；但如果被转(印)发的公文属于企业内法规，其名称(准则、条例、规则、规定、办法、细则等)应作为主题词标引。

二、标引程序

1.主题分析。主题分析的目的，在于确定公文的主题，据此准确地提炼出主题概念。它是通过审读公文、分析公文的主题类型、结构和确定公文主题标引方式来进行的。审读公文。主要是通过审读公文内容，特别是公文的标题、摘要或按语、关键性句子、结论性意见，来了解公文发布的意图，从而确定公文的主题(即中心思想)，并用精练的一句话或几句话表述出来。

分析公文的主题类型。公文的主题类型分为单主题和多主题。单主题是指一件公文只有一个主题。多主题又称并列主题，是指一件公文有两个或两个以上的主题。领导讲话、会议纪要、工作总结等公文大多为多主题公文。

分析公文的主题结构。即分析公文主题的主要成分和次要成分及其相互关系。主要成分是公文主题中最核心、最关键的部分，次要成分是对公文主题主要成分的说明以及主要成分所处的时间、空间、所属文件类型等。

确定公文主题标引方式。公文主题标引方式有概括标引、重点标引和全面标引。不同的标引方式决定公文主题标引的不同深度。标引人员可根据公文的特点和工作需要，确定公文主题词的标引方式。

2.主题概念转换。主题概念转换也叫查表选词。由主题分析而确定的主题概念是自然语言形式的词，须依照公文主题词标引规则，将主题概念一个一个地转换成《公文主题词表》中的正式主题词。主题概念的转换分为直接转换和间接转换。直接转换是指主题概念可以从《公文主题词表》中找到相应的主题词；间接转换是指在《公文主题词表》中没有与主题概念直接相对应的主题词，须进行组配标引，或上位词标引、自由词标引。

3.主题标引结果审核。这是减少标引误差，提高标引质量的一个措施。审核的主要任务：一看公文主题概念的提炼是否全面、准确，有无遗漏隐含的主题概念；二看公文主题概念转换所选用的词是否确切地反映了公文的主题内容，是否符合公文主题词标引规则；三看同类型公文，同类型主题所选用的主要主题词是否一致。

三、主题词标引实例

1．《中共中央国务院关于中央党政机关干部教育工作的决定》

主题概念：干部教育工作党政机关 决定

主 题 词：干部教育 党政机关决定

说 明：①单主题公文；概括标引。

②直接转换。“干部教育工作”、“党政机关”、“决定”分别直接转换为《公文主题词表》中的正式主题词“干部教育”、“党政机关”和“决定”。

③主题词按反映公文内容的主题词在前，反映公文形式(文种)的主题词在后的次序排列。

2．《江泽民同志在中央计划生育和环境保护工作座谈会上的讲话》(1997年3月8日)主题概念：计划生育工作环境保护工作 座谈会 江泽民讲话 1997年

主 题 词：计划生育工作环境保护工作 座谈会 1997年 江泽民 讲话

说 明：①多主题公文；概括标引。

②直接转换。“计划生育工作”、“环境保护工作”、“座谈会”、“讲话”分别直接转换为《公文主题词表中的正式主题词“计划生育工作”、“环境保护工作”、“座谈会”和“讲话”。③人物名称和年代作为自由词标引，不加“△”标记。

3．《中共中央办公厅 国务院办公厅关于做好1998年元旦、春节期间有关工作的通知》主题概念：元旦、春节工作关心群众生活 精简会议 制止铺张浪费

双拥工作 1998年 通知

主 题 词：元旦 春节 工作安排关心群众生活 精简会议 制止

铺张浪费 双拥工作 1998年 通知

说 明：①多主题公文；重点标引。

②直接转换。“元旦、春节工作”、“关心群众生活”、“精简会议”、“双拥工作”、“通知”分别直接转换为《公文主题词表》中的正式主题词“元旦”、“春节”、“工作安排”、“关心群众生活”、“精简会议”、“双拥工作”和“通知”。

③间接转换。“制止铺张浪费”分解转换为《公文主题词表》中的正式主题词“制止”和“铺张浪费”。“制止”和“铺张浪费”为概念限定组配。

④年代作为自由词标引，不加“△”标记。

4．《中共中央国务院关于治理向企业乱收费、乱罚款和各种摊派等问题的决定》主题概念：治理乱收费、乱罚款和各种摊派减轻企业负担 决定

主 题 词：治理 三乱减轻企业负担 决定

说 明：①单主题公文；概括标引。

②直接转换。“减轻企业负担”、“决定”分别直接转换为《公文主题词表》中的正式主题词“减轻企业负担”和“决定”。

③间接转换。“治理乱收费、乱罚款和各种摊派”分解转换为《公文主题词表》中的正式主题词“治理”和“三乱”。“治理”和“三乱”为概念限定组配。

5．《中共中央印发<关于县以上党和国家机关党员领导干部民主生活会的若干规定>的通知》

主题概念：民主生活会 党和国家机关党员领导干部 规定 通知

主 题 词：民主生活会党政机关 党员 领导干部 规定 通知

说 明：①单主题公文；概括标引。

②直接转换。“民主生活会”、“党和国家杭关”分别直接转换为《公文主题词表》中的正式主题词“民主生活会”和“党政机关”。

③间接转换。“党员领导干部”分解转换为《公文主题词表》中的正式主题词“党员”和“领导干部”。“党员”和“领导干部”为概念交叉组配。

④该《通知》印发的公文为党内法规，按照公文主题标引细则的要求，“规定”和“通知”均作为正式主题词直接标引。

6．《全国农村工作会议纪要》(中共中央1982年1月1日批转)

主题概念：农村工作会议农业生产责任制农村商品流通 农村科学技术

提高经济效益 农村基层组织建设会议纪要 1982年

主 题 词：农村工作会议农业生产 责任制 商品流通 农业科技

经济效益 基层组织建设1982年 会议纪要

说 明：①单主题公文；全面标引。

②直接转换。“农村工作会议”、“农村商品流通”“农业科学技术”、“提高经济效益”、“农村基层组乡建设”、“会议纪要”分别直接转换为《公文主题词表》中的正式主题词“农村工作会议”、“商品流通”、“农业科技”、“经济效益”、“基层组织建设”和“会议纪要”。

③间接转换。“农业生产责任制”分解转换为《公文主题词表》中的正式主题词“农业生产”和“责任制”。“农业生产”和“责任制”为概念限定组配。

④年代作为自由词标引，不加“△”标记。

⑤主题词按反映公文中心内容的主题词在前，反映分述内容的主题词在后，并依各级所反映主题出现的先后次序排列。

7．《邓小平同志在省、市、自治区党委书记座谈会上的讲话》(1981年7月2日)主题概念：选拔中青年干部座谈会 1981年 邓小平讲话

主 题 词：干部选拔 中青年干部座谈会 1981年 邓小平讲话

说 明：①单主题公文；全面标引。

②直接转换。“座谈会”、“讲话”分别直接转换为《公文主题词表》中的正式主题词“座谈会”和“讲话”。

③间接转换。“选拔中青年干部”分解转换为《公文主题词表》中的正式主题词“干部选拔”和“中青年干部”。“干部选拔”和“中青年干部”为概念限定组配。

④任务名称和年代作为自由词标引，不加“△”标记。

⑤主题标引要反映公文主题——选拔中青年干部，不能简单地将标题分解。

8．《中共中央 国务院关于转发(中央宣传部、司法部关于在公民中开展法制宣传教育的第三个五年规划)的通知》

主题概念：开展法制宣传教育的第三个五年规划通知

主 题 词：普法规划 通知

说 明：①单主题公文；概括标引。

②间接转换。鉴于《公文主题词表》中没有与“开展法制宣传教育的第三个五年规划”直接对应的专指性正式主题词，而上位词“普法规划”比“法制宣传”和“规划”的组配更能准确、全面地反映主题概念，因此选用上位词标引。

③文种“通知”为正式主题词，直接标引。

9．《中共中央办公厅国务院办公厅关于转发(中央宣传部、国家教委、民政部、文化部、国家文物局、共青团中央关于加强革命文物工作的意见)的通如》

主题概念：革命文物工作通知

主 题 词：文物工作 通知

说 明：①单主题公文；概念标引。

②间接转换。“革命文物工作”用上位词“文物工作”进行标引。

③按照公文主题词标引细则的要求，该《通知》转发的公文文种“意见”不标引；“通知”可直接标引。

10．《中共中央关于坚持“少宣传个人”几个问题的指示》

主题概念：少宣传个人 纪念设施建设

个人文集、传记的出版 治丧活动指示

主 题 词：宣传方针 少宣传个人△ 纪念设施 文集

传记出版发行 治丧活动 指示

说 明：①单主题公文；重点标引。

②直接转换。“纪念设施建设”、“治丧活动”、“指示”分别直接转换为《公文主题词表》中正式主题词“纪念设施”、“治丧活动”和“指示”。

③间接转换。“个人文集、传记的出版”分解转换为《公文主题词表》中的正式主题词“文集”、“传记”和“出版发行”。“文集”、“传记”和“出版发行”为概念限定组配。鉴于“少宣传个人”是党的一项重要宣传方针，因此作为自由词标引，并在词后加“△”标记，同时标出其上位词“宣传方针”。

④鉴于该方针对当时宣传工作中存在的一些问题，重点对领导人纪念设施的建设和文集、传记的编辑出版及治丧活动的安排等问题作了明确规定，其精神具有长期的指导作用，从利用角度考虑，采用重点标引的方式。

第三篇：公文主题词标引基础知识

一、什么叫主题词、主题词表和检索语言。(一)主题词。主题词也称叙词，是一些以概念为基础的，规范化的，具有组配性能，并可显示词间语义关系的词和词组。。主题词分正式主题词和非正式主题词。。正式主题词用来标引和检索文献，非正式主题词是查找正式主题词的引导词。。(二)主题词表。主题词表也称叙词表，是指由自然语言中优选出来的语义相关、族性相关的名词术语按字顺排列所组成的一种规范化的动态词典。。(三)《公文主题词表》。《公文主题词表》是用于公文主题标引与检索的主题词表。它是适应机关办公自动化，尤其是计算机数据处理的需要，为党政机关公文主题标引与检索而编制的一部术语控制工具。。(四)检索语言。检索语言是根据人们检索工作的需要而创造的一种人工语言，它是存储、查找文献的共同依据，也叫标引语言。。检索语言又分为分类语言和主题语言。。分类语言的概念。是指以阿拉伯数字或以拉丁字母和数字混合作为类目标识符号，以基本类目作为词汇，以类目的从属关系表达复杂概念的一类检索语言。。主题语言的概念。是以直接论述的事物、对象为依据，以自然语言为基本词汇，以概念之间的逻辑关系作为构词法的一类检索语言。。

二、为什么要标引公文主题词。(一)标引公文主题词有利于建立先进的公文检索体系，辅助领导同志决策。。信息量的增加，数据量的增大，单纯的分类检索方法难以满足人们对多主题文件查找的要求。。主题检索方法弥补了分类检索方法的不足，检索更自由，查找跨度更大。。(二)标引公文主题词是建立机关办公自动化检索系统的前提条件。。办公自动化系统通过文件上标注的主题词将文件纳入检索系统。。办文人员在办公自动化系统上通过主题词来查找有关主题的文件。。(三)标引主题词是实现公文管理现代化的基础。。档案工作人员可以根据公文主题词编制档案、文件主题索引或主题目录、专题目录等手工检索工具。办文人员可直接利用根据公文主题词而建立的档案编目计算机检索系统查找文件。。(四)对提高秘书工作人员业务素质有重要作用。。

三、《公文主题词表》的体系结构。《公文主题词表》由范畴表、字顺表、附表三大部分组成。。

1、范畴表。范畴表又称分类表，它根据公文的主要内容和职能部门的分工划分若干范畴，将字顺表中所列款目词按词义归入有关类目，满足按类查词和按族性检索的要求。。范畴表设两级类目，一级类目19个，用一个汉语拼音字母标识。二级类目70个，用两个拼音字母标识。。

2、字顺表。字顺表由正式主题词与非正式主题词款目(词单元)、款目词的汉语拼音、范畴号和词的参照关系四部分组成，个别词还有注释。。。①汉语拼音。注上汉语拼音主要是便于按音排序和按音查词。。②款目词。款目词单元按汉语拼音字顺规定的同音同调同形排列，起排列和查找作用。。③范畴号。范畴号即每个款目词所属的分类范畴编号。这是字顺表与范畴表联系的渠道，通过范畴号可以在范畴表中查找与该主题词同属一个类别的相关主题词。。④参照关系。参照关系有等同关系、属分关系和相关关系三种。。等同关系指两个以上概念相同或相近的主题词之间的关系，也叫用代关系，用“Y”表示正式主题词，用“D”表示非正式主题词。属分关系指概念上具有隶属关系的主题词之间的关系。不同隶属关系主题词分别用“F”、“S”、“．”、“．．”和“Z”表示。“F”是下位词指引符，该词之后的主题词为下位词，用“．”、“．．”表示，黑点多少表示词的等级，黑点越多表示该词越专指；“S”是上位词指引符；“Z”是族首词指引符，同时带有“*”号。。相关关系指主题词之间具有的交叉、对立、矛盾、对应等相互参照的关系，用C表示。。

3、附表。附表有三个，内容为：组织机构名称表；中国地区名称表；世界各国和地区名称表。附表中的主题词与字顺表中的主题词具有同等效力。。

四、怎样标引公文主题词。(一)公文主题分析。。

1、审读文件，了解主题。审读文件的重点。。

2、分析主题类型，确定主题概念。。主题类型分为单主题和多主题两种。。单主题是指一份公文所研究和论述的只有一个对象或问题。多主题是指一份公文所研究和论述的主题对象不只一个，而是两个或者更多，而且都是并列的独立主题。。

3、分析主题结构，确定主题因素。主题因素分为主体因素、通用因素、位置因素、时间因素和文献类型因素五部分。。

第四篇：公文主题词标引基础知识

公文主题词标引基础知识

2007年01月23日 星期二 15:59

一、什么叫主题词、主题词表和检索语言

(一)主题词。主题词也称叙词，是一些以概念为基础的，规范化的，具有组配性能，并可显示词间语义关系的词和词组。

主题词分正式主题词和非正式主题词。

正式主题词用来标引和检索文献，非正式主题词是查找正式主题词的引导词。

(二)主题词表。主题词表也称叙词表，是指由自然语言中优选出来的语义相关、族性相关的名词术语按字顺排列所组成的一种规范化的动态词典。(三)《公文主题词表》。《公文主题词表》是用于公文主题标引与检索的主题词表。它是适应机关办公自动化，尤其是计算机数据处理的需要，为党政机关公文主题标引与检索而编制的一部术语控制工具。

(四)检索语言。检索语言是根据人们检索工作的需要而创造的一种人工语言，它是存储、查找文献的共同依据，也叫标引语言。

检索语言又分为分类语言和主题语言。

分类语言的概念。是指以阿拉伯数字或以拉丁字母和数字混合作为类目标识符号，以基本类目作为词汇，以类目的从属关系表达复杂概念的一类检索语言。

主题语言的概念。是以直接论述的事物、对象为依据，以自然语言为基本词汇，以概念之间的逻辑关系作为构词法的一类检索语言。

二、为什么要标引公文主题词

(一)标引公文主题词有利于建立先进的公文检索体系，辅助领导同志决策。

信息量的增加，数据量的增大，单纯的分类检索方法难以满足人们对多主题文件查找的要求。

主题检索方法弥补了分类检索方法的不足，检索更自由，查找跨度更大。(二)标引公文主题词是建立机关办公自动化检索系统的前提条件。

办公自动化系统通过文件上标注的主题词将文件纳入检索系统。

办文人员在办公自动化系统上通过主题词来查找有关主题的文件。(三)标引主题词是实现公文管理现代化的基础。

档案工作人员可以根据公文主题词编制档案、文件主题索引或主题目录、专题目录等手工检索工具。

办文人员可直接利用根据公文主题词而建立的档案编目计算机检索系统查找文件。

(四)对提高秘书工作人员业务素质有重要作用。

三、《公文主题词表》的体系结构

《公文主题词表》由范畴表、字顺表、附表三大部分组成。

1、范畴表。范畴表又称分类表，它根据公文的主要内容和职能部门的分工划分若干范畴，将字顺表中所列款目词按词义归入有关类目，满足按类查词和按族性检索的要求。

范畴表设两级类目，一级类目19个，用一个汉语拼音字母标识。二级类目70个，用两个拼音字母标识。

2、字顺表。字顺表由正式主题词与非正式主题词款目(词单元)、款目词的汉语拼音、范畴号和词的参照关系四部分组成，个别词还有注释。

例如，第121页：

财政政策

款目词汉语拼音→cai zheng zheng ce

①汉语拼音。注上汉语拼音主要是便于按音排序和按音查词。

②款目词。款目词单元按汉语拼音字顺规定的同音同调同形排列，起排列和查找作用。

③范畴号。范畴号即每个款目词所属的分类范畴编号。这是字顺表与范畴表联系的渠道，通过范畴号可以在范畴表中查找与该主题词同属一个类别的相关主题词。

④参照关系。参照关系有等同关系、属分关系和相关关系三种。

等同关系指两个以上概念相同或相近的主题词之间的关系，也叫用代关系，用“Y”表示正式主题词，用“D”表示非正式主题词； 属分关系指概念上具有隶属关系的主题词之间的关系。不同隶属关系主题词分别用 “F”、“S”、“．”、“．．”和“Z”表示。“F”是下位词指引符，该词之后的主题词为下位词，用“．”、“．．”表示，黑点多少表示词的等级，黑点越多表示该词越专指；“S”是上位词指引符；“Z”是族首词指引符，同时带有“*”号。

相关关系指主题词之间具有的交叉、对立、矛盾、对应等相互参照的关系，用C表示。

3、附表。附表有三个，内容为：组织机构名称表；中国地区名称表；世界各国和地区名称表。附表中的主题词与字顺表中的主题词具有同等效力。

四、怎样标引公文主题词(一)公文主题分析。

1、审读文件，了解主题。审读文件的重点。

2、分析主题类型，确定主题概念。

主题类型分为单主题和多主题两种。

单主题是指一份公文所研究和论述的只有一个对象或问题。多主题是指一份公文所研究和论述的主题对象不只一个，而是两个或者更多，而且都是并列的独立主题。

3、分析主题结构，确定主题因素。主题因素分为主体因素、通用因素、位置因素、时间因素和文献类型因素五部分。

主体因素是指公文论述的主题中的关键性概念，它是公文主题的主要成分，其他主题因素都附属于这个主体因素；通用因素是构成主题的一些通用概念，它说明主体因素的动态和趋势。通用概念没有专指性也没有独立检索价值，不宜单独使用；位置因素是表明主体因素所处的位置和范围，文件规定适用的地区、位置和对象。位置因素包括国家名称、地区名称和组织机构名称； 时间因素是从时间上对主体因素进行限定，把主题对象放在特定的时间范围之内。时间因素包括年代、时代、朝代、期限等；文献类型因素包括文献种类、公文文种、文件名称编号等。

(二)查表选词，转换主题概念。

通过查找主题词表进行主题概念转换时，必须采用词表上规范化的主题词。转换主题概念主要有两种形式：一是直接转换。二是间接转换。(三)主题词组配标引。组配，就是用两个或两个以上主题词构成逻辑关系组合以表达一个专指概念的一种方式。它以词间语法关系和逻辑关系为基础，只有相容关系的概念词才可以组配，而且，不是字面上的组配，决定的因素是逻辑关系。组配标引有概念交叉组配、概念限定组配、上位词或下位词组配。应优先考虑交叉组配和限定组配。

交叉组配是指两个组配的概念之间具有交叉关系，两个概念的外延有一部分重合。

限定组配是以概念的限定为基础，由属概念过渡到种概念的组配。(四)直接上位词标引和靠词标引。

上位词标引要求两个概念之间具有属分关系。靠词标引要求两个概念必须是同一范畴、同一属性。无论是直接上位词标引或是靠词标引，都不能越级标引。(五)自由词标引。

自由词标引是用未经规范化处理的自然语言表述公文主题概念，并作为表达公文主题概念的检索标识。

自由词标引范围：一是某些主题概念虽然可以采用组配标引或上位词标引，但使用频率较高；二是新出现的主题概念，包括新科技、新政策、新理论、新名词术语等；三是人物、时间和年代称号；四是地区、组织机构名称。

自由词标引应遵守的规则：一是应认真地查找词表，确实没有合适的专指的主题词，才进行自由词标引。二是可选用其他词表以及权威性参考书、工具书上的词。三是所选的词必须具有较强的检索功能和组配功能，具有实用性，能检索，能组配。四是应尽可能做到词形简单、概念明确。五是在标出自由词的同时相应标出它的上位主题词(或类别词)。六是在自由词后标上“△”符号，并适时将新词登记在主题词表上。选用《词表》以外的地名(组织机构名)、时间、人名、文献名称等专用名词作自由词标引时，不作“△”标记。

五、标引工作中一些具体问题(一)主题词的排列。

反映公文整体(概述)内容的主题词在前，反映公文部分(分述)内容的主题词在后。

在单主题公文中，反映中心内容的主题词在前，反映其他方面的主题词在后；在多主题公文中，反映公文整体(概述)内容的主题词在前，反映公文其他内容的各主题词按出现的先后次序排列。作为自由词标引的地名(组织机构名)、时间、人名等，应置于表现公文内容的主题词后面，置于表现公文形式的主题词前面。同时出现在同一公文中，则按地名(组织机构名)、时间、人名的顺序排列。(二)文种的标引。

文种作为正式主题词，标在所有主题词的最末位。在转(印)发类型通知中，被转(印)发的公文的文种可不作为主题词标引。但如果被转(印)发的公文属法规性质，其名称为条例、规定、办法等，则应作为主题词标引。(三)标点符号的标引。

公文主题词一般不应出现标点符号。

在《公文主题词表》中带有标点符号的正式主题词，应予保留。因为这些标点符号有特殊功能，删去后容易引发歧义。

自由词标引时一般不要带标点符号。

1876年克特提出标题法的基本原则后直至上个世纪四十年代末，标题法一直在主题法系统中占有主导地位。单元词法是在改进叙词法的基础之上发展起来的，1951年美国的陶布和古尔等人正式提出了单元词组配索引法。1947年美国的穆尔斯提出了叙词法的概念，1960年美国国防部军事技术情报局编制了第一部正式的叙词表《ASTIA叙词表》,至此，叙词表得到了广泛运用。

1964年我国国防科委情报所采用《NASA叙词表》建立外文文献主题目录。1964年原第三机械工业部628所编制了《航空科技资料主题表》，是一部先组式标题表。1971年该表出版了第二版，改为叙词表，这是我国第一部叙词表。1978年国防科委情报所编辑出版了《国防科学技术主题词典》，这是我国第一部英文叙词表。

主题词在我国党政机关中的应用最早可以追溯到1985年。90年代初出版发行了最初的公文主题词表。

1993年9月和1994年1月，中办、国办先后规定：凡报送中办、国办的正式文件，均需标注主题词。

1997年12月和1998年8月，国办（国务院办公厅秘书局）和中办（中共中央办公厅）先后修订了各自的《公文主题词表》，通常说的是国办98版主题词表。随后中央部分部门、部分地方政府根据地方实际，在此基础上制定了部门、地方的公文主题词表。（文秘培训以国办文件为准，主题词表是和国办的《国家行政机关公文处理办法》配套的）。

随着无纸办公的普及，2002年国家研制了《电子政务主题词表》（软件，应用于大型办公系统）。2002年8月，“国家电子政务主题词表编制组”在“电子政务标准化总体组”的指导下，在中办、国办公文主题词表基础上，吸收各大部委专业主题词表的优点，组织力量重新编制了《电子政务主题词表编制规则》（征求意见稿）及《电子政务主题词表》（征求意见稿），并将作为首批启动的中国电子政务的六大基础标准之一。

参考：

综合电子政务主题词表：试用本（字顺表）2005年 科学技术文献出版社 作者：赵新力主编；《电子政务主题词表》编制与应用系

1993年9月和1994年1月，中办、国办先后规定：凡报送中办、国办的正式文件，均需标注主题词。

1997年12月和1998年8月，国办（国务院办公厅秘书局）和中办（中共中央办公厅）先后修订了各自的《公文主题词表》，通常说的是国办98版主题词表。随后中央部分部门、部分地方政府根据地方实际，在此基础上制定了部门、地方的公文主题词表。

（中办、国办的主题词表大致差不多。文秘培训以国办文件为准

如何做好公文处理中的主题词标引 2007年01月23日 星期二 16:11 公文的主题词是适应机关办公自动化、公文处理规范化的需要，从公文标题选取转换出来的，能反映公文主题概念的词或词组。公文主题词的标引主要依据是由国务院办公厅秘书局制定的《国务院公文主题词表》。此外，各地区和各行业都结合自身公文处理实际，制订了各自的主题词表。我们水利部黄河水利委员会公文处理的主题词标引，使用《黄河水利委员会公文主题词表》。

一、主题词标引程序“三步”走

第一步：审读文件，分析主题。

首先通读公文，了解公文的主要内容和发文意图。一般来说，审读文件标题，进行主题词标引是文秘人员常用的方法。如文件标题能概括公文的主要内容，就从标题入手分析主题。否则，就要从公文的内容入手进行主题分析。

其次分析主题。首先看一篇公文标题是单一型的主题还是多个主题，单主题标引时用多个表达同一概念主题词，多主题用分组的多个主题词分别表达各自的主题概念。

分析主题重点是主题结构分析。即分析主题里面的主要成分和次要成分，以及它们之间的关系。《黄河水利委员会公文主题词表》将主题结构次序分为主体因素、通用因素、空间因素、文种因素五类。

第二步：提炼、转换主题概念。

经过分析主题类型和主题结构后，就掌握了一份文件的全部主题概念。对这些主题概念，并不完全需要标引出来，而应当去粗取精，有所取舍。要提炼标引那些最重要的、专指性最强的主题概念，舍弃一般的主题概念。

对提炼出的公文真正具有检索意义的主题概念，查公文主题词表将其准确、规范、科学地转换成主题词。查表取词的主要途径：（1）直接查字顺表，适用于析出的主题概念与主题词表的词一致或接近。可以用拼音、也可用部首来查。（2）查范畴索引。主要适用两种情况，一是公文主要内容集中于某一范畴，为提高标引效率，可先查范畴索引；二是主题概念一时找不到合适的词，但范畴比较明确，也可查范畴索引。（3）查词族索引。适用于查比较复杂的主题概念时，从复合主题的某一词素入手，克服复杂主题查找时词汇形式难以确定的困难。

第三步：标引记录，审核校验。主题词成功转换后，根据《国家机关公文格式》规定，将主题词标注在公文末页下部抄送栏目左上侧。词目之间空一字，不用标点符号，按主体、通用、空间、时间、文种等要素，依次进行著录。

在结束主题词标引之前，必须对标引结果进行审核。审核的主要内容有：（1）主题概念提炼是否准确、全面，有无漏项；（2）主题词的转换是否符合标强规则和组配规则；（3）同类型公文所选用的主题词是否一致；（4）标引记录有无遗漏等。如发现问题，及时纠正补救。

二、主题词标引“三要”

一要准，即主题词的标引对公文的内容揭示要准确，包括两个方面的内容：（1）在主题分析过程中对公文主要内容的分析和提炼是否准确；（2）对分析出来的主题概念转换成主题词准确。二要全，标引主题尽量能全面反映公文的主题内容，不能漏标。黄委系统公文主题词最大标引深度不超过7个。三要专，即标引的主题词与公文主要内容的相符程度，一般说来，对于一个公文主题概念只有一个专指的主题词。这是衡量主题词揭示主题概念精度的一个重要因素。

三、主题词标引“三不”

一是不能使用表外词。有很多人在标引主题词时，往往都是从标题中抽取几个关键词进行标引，根本没有使用主题词表转换，致使标引的主题词出现了表外词，这是主题词标引的大忌。

二是不能颠倒顺序。主题词的标引按照主体、通用、空间、时间、文种五大因素的顺序排列。但是有很多人都是依据公文的标题，从前向后依次标引。

三是不能字面组配。主题词标引时经常遇到待标的主题概念没有现成的主题词可供直接标引，必须先将该主题概念分解成二个以上的简单的主题概念，然后再分别用相应的主题词进行转换。分解时应将主题概念分解成两个或多个有交叉关系的子概念，或者是有限定关系的子概念，切忌避免字面拆分。主题词标引是一项基础性工作，也是技术性很强的工作。做好这项工作，不仅需要从业人员熟悉使用的标引工具，熟练掌握标引规则和方法，而且还要掌握相应的专业知识，更需要从业人员严谨、认真、踏实的作风。限于篇幅，不再一一赘述。

第五篇：如何标引公文主题词

主题词是指能表达文件基本内容并经过规范化处理的名词术语。制定统一的词汇和规则，是为了方便标引文件主题词和利用主题词检索文件。

一、主题词的选词原则

主题词的选词是编制主题词表的基础；主题词以名词为主，概念必须清楚、确切，具有实际检索意义。形容词、数词、量词一般不选作主题词，动词和虚词不能作为主题词。编写省公安厅公文主题词的原则是：

1，着重选用公安工作范围内的基本名词术语。

2．选用各项业务工作中经常出现的具有检索意义和使用频率较多的名词术语。

3．在过去文件中经常出现的，但现在不常用的名词术语不选用。

二、主题词标引规则

1、主题词要能够直接地、客观地反映文件的主题。如“公共娱乐场所消防安全管理”这一中心意思，主题词可标引为消防安全管理　公共娱乐场所

2、主题词标引一般应按照《公安主题词表》中的词标引，如果主题词表中确实没有专指的词来标引时，按照主题词的选词原则，可自由选用适当的词来标引，但第一个主题词必须选用主题词表中的词。如：《关于大中城市公安局普遍建立110报警服务台的通知》主题词：“治安　报警服务台”其中的报警服务台为自由标引。

3、一个文件涉及几个业务部门，主题词的标引以主办部门为主。如省厅一处起草的《关于台胞来大陆探亲旅游几个问题的通知》，主题词：“政保　出入境管理　治安　台湾同胞”。

4、一个业务部门的文件涉及本部门的几项业务工作，主题词应按文件内容的主次排列。

5、人名、地名和组织机构的名称一律自由标引。人名标用全称。省(含自治区、直辖市)、市、县只标引名称，如：广东、深圳、增城，不写“省”、“市”、“县”字样。机构名称标引标准简称。

三、主题词的应用范围

凡是以省公安厅或省厅办公室名义行文的公文，除明传电报、密码电报外，都必须标引主题词。由本厅主办与其他厅局联合发出的公文也必须标引主题词。

四、主题词标引程序和其他注意事项

1、公文主题词由文件拟稿人在起草文件时标引，并把这项工作列为办文的必要程序之一，要求根据文件的基本内容，直接地、全面地、客观地揭示出文件的主题概念，切忌只按文件的标题进行标引。各业务部门的负责人在审核文件时必须同时审核主题词。

2、主题词标引在文件、函件末尾、抄送单位之上，两个主题词之间空一格。

3、一个文件的主题词一般可以有2个至4个主题词，最多不得超过7个。

4．有些词是几个部门共用的，如：“敌情”、“社情，“涉外案件”、“警容风纪”、“装备”等，只编在一个部门里，其他部门在标引时，均可参照使用。