情况介绍会议

第一篇：情况介绍会议

一、情况介绍会议的基本特点

１。会议的规模多是中小型会议。

２。会议形式多采取座谈会的形式。

３。一般由一个或几个（属于一个部门或系统）主要发言者进行情况介绍，他们是信息的发出者，会前要对发言的内容做充分的准备。其他与会者则主要是信息的接收者，一般是针对主要发言者的介绍来提问或发言，会前不必准备好固定的发言稿。

４。情况介绍会议一般不形成决议或结论。

二、情况介绍会议的类型

１。为了扩大受众范围，做宣传.它在活动或项目还没有全部进行完时召开，目的是在会后使其活动或项目可以引起社会更多的支持或关注。

２。向上级进行汇报，为上级领导安排部署下一步工作提供依据。

不管是上述哪种情况介绍会议，都会有记者的参加，有媒体的参与。因此，在进行会议准备时应注意以下几点：

１。发言稿的准备

由于会议的目的是为了扩大受众范围，使之对情况有所了解，所以发言要从历史背景、意义、原有情况、现有情况、发展水平、特点、性能、功用等多方面详细介绍。

另外，考虑到受众之间的文化水平和专业知识水平会有差异，发言稿尽量少用专业术语或使用专业术语后用较易于理解的语言进行解释。

２。对记者的提问事先有所准备

一般记者的提问多与所介绍的情况有关，所以要对所介绍的内容了如指掌。另外，还要有心理上的准备，不要面对记者时不知所措。

３。会议材料的准备

会前最好把准备好的情况介绍做成书面材料并打印出来，在开会时发给与会者。

三、会场布置

鉴于情况介绍会议一般多由一方做主要发言，同时多有媒体记者参加等特点，在会场布置上应不同于上述的几种会议。

一般应把主要介绍者置于突出位置，使每一位参会者或大部分参会者都能直接看到主要介绍者。

会场最好布置成台上台下的形式，使主要介绍者与其他与会者对面而坐，这样便于沟通。

第二篇：会议管理模块介绍

会议管理介绍

模块共分为“会议申请”、“会议查询”、“会议管理”、“会议室设置”、“管理员设置”、“会议纪要”及“会议室设备管理”七个部分。

1.会议室设置

会议室设置用来新建会议室的基本信息，此模块用户同时拥有管理会议室 的权限，可以进行新建、修改和删除等操作。

新建会议室如下图：

2.会议室设备管理

对某会议室的会议设备进行新建登记和管理。

3.管理员设置

指定会议的管理员，以及公司的会议室管理制度。在设定好管理员后，用户申请会议时可以选择向其中一位管理员提交，并等待该管理员的审批结果。

4.会议申请

会议申请模块可以申请会议，并将自己已申请的会议按照待批会议、已准会议、进行中会议和未准会议分类列出，方便用户查询和管理自己的申请。被批准的申请具有短信提醒功能。

用户可以在此界面查看到会议室的预约情况，选择好时间后提交，开始申请。

在会议申请界面把参加会议人员，查看部门的领导、会议内容、会议的议题文件上传，发起申请。

待批会议由列表可以看到，等待会议管理员的审批。审批通过后会有短信提醒。至于已经批准的会议、正在进行的会议和未获批准的会议，以列表形式罗列出来，供用户查询。

在用户申请会议后，会议管理员未进行审批操作时，该会议处于“待批会议”中。如果会议审批人已经批准会议申请，该会议进入“已准会议”，不批准则是“未批准会议”。“进行中的会议”模块中所罗列的是已经通过审批并且到达会议开始时间的会议。

在会议进行中，相关领导可以对上传的会议文件进行查看阅读，可以进行在线编辑，正在进行编辑的文件，其它人只能查看不能编辑，编辑结束保存后另外一个人才能编辑，编辑过的文件有痕迹保留，每个人编辑过的文件都自动保存有历史版本。

5.会议管理

会议管理模块是会议管理员用来管理所有用户已提交的申请，按照待批会议、已准会议、进行中会议和未准会议分类列出。

管理人员可以修改申请的会议信息，并且可以批准或者不批准申请的会议，对于已经申请的或者进行中的各个会议都有修改和批准的权限。

6.会议纪要

会议纪要主要实现了对已经进行或者已经结束的“会议内容”的查看。管理员和会议申请者，可以进行修改会议纪要的操作。只有进行中会议，才可以进行会议纪要的撰写和修改。

会议进行中，会议纪要可以指定为相关人员可读，申请人和会议管理员可以对会议纪要进行修改。

7.会议查询

可以根据会议的状态、申请人，开始时间等内容查询到相应的会议记录，查看会议的详细信息，查看和添加会议纪要等。有会议查询菜单权限的人员可查询到全部的会议信息。

第三篇：关于会议全面介绍

一、会议的意义

1．会议是一个集思广益的渠道。

会议是一个集合的载体。通过会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂，相互碰撞，从而产生“金点子”。许多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物。

2．会议显示一个组织或一个部门的存在。

会议总是在大于一人的情况下发生的，即使是只有两个人的会议，这两个人也是一种小型组织。没有不开会的组织或部门，一个组织或部门不召开会议，它的存在价值就会受到质疑。因此，会议能够充分显示一个组织或部门的存在价值。

3．会议是一种群体沟通的方式

开会很少是一对一的沟通，绝大多数情况下都是一种群体沟通。随着科技的迅猛发展，人们的沟通方式越来越多，现在人们可以通过Ｅ-mail、多媒体等种种形式进行沟通，但是，群体沟通，即会议这种方式，是任何其他沟通方式都无法替代的。因为这种方式最直接、最直观，这种方式最符合人类原本的沟通习惯。

二、会议的目的1.开展有效的沟通

会议是一种多项交流，可以集思广益，实现有效沟通是会议的一个主要目的。

2.传达资讯

通过会议可以向员工通报一些决定及新决策，也就是说向员工传达来自上级或其他部门的相关资讯。

3.监督员工、协调矛盾

许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检查员工对工作任务的执行情况，了解员工的工作进度；同时，借助会议这种“集合”的、“面对面”的形式，来有效协调上下级以及员工之间的矛盾。

4.达成协议与解决问题

达成协议与解决问题一般要经历以下6个步骤，通过这6个步骤，最终实现协议的产生和问题的解决。

◆ 资源共享

利用开会汇集资源，以期相互帮助，共同进步。

◆ 开发创意

开发创意的会议目的突出反映在广告公司、媒体公司中。通过举行会议，形成新的构思，并且论证新构思，使其具有可行性。

◆ 激励士气

年初或年底的会议通常具有这一目的性。这种会议是为了使整体团结一心，朝着一个方向共同努力。

◆ 巩固领导地位

领导为了体现自身的存在价值，更为了巩固自己的地位，经常会召开一些上下协调会议，以此来强化自己的地位。

三、会议的种类

会议可以按照人数、开会方式和开会目的进行分类，每一种分类都从一个方面反映了会议的作用，每一种分类都与人们的实际需要、社会的不断发展密切相关。

按人数分类按开会方式分类按开会目的分类

● 团体会议● 一对一会议 ● 面对面会议● 电话会议● 视频会议● 宣布人事安排、讲解政策的会议● 当众表扬或批评别人的会议● 临时处理突发事件的会议● 固定的团队会议● 集思广益的会议

四、会议的频率

每种会议都有其合理的发生频率，只有掌握了合理的会议发生频率，才能更高效地利用各种会议解决问题、达到目的。

1.固定的部门会议：至少每月一次。不能多于每周一次，否则容易形成拖沓的习惯；将会议的时间记录在笔记本上，以防因一时疏忽造成工作上的被动。

2.全体会议：至少每两月一次。利用全体大会通报政策，但不能频繁，否则会造成沉重负担。

3.处理突发事件的会议：随时。切忌太频繁，否则会使员工感觉日日有危机，会让公司陷入做事无条理的可怕境地。

4.一对一会议：按需要。可以按需要天天发生，但是最好不要超过一小时。

五、会议成本

会议成本分为时间成本、直接会议成本和效率损失成本3种。会议成本是非常可观的一笔数目，它关系到一家公司的得失成败，因此万万不可等闲视之。

1.会议的时间成本：参加会议的人数乘(与会者的准备时间加与会者的旅行时间加会议秘书工作时间加会议服务人员工作时间)

2.直接的会议成本：会议设施租用费；会议场地费；旅费食宿费；文件准备费。

3.效率损失成本（开会时，主管人员必须离开自己的工作岗位，这有可能造成公司整体管理效率的下降。由于管理效率下降而造成的损失，就是效率损失成本。）

六、召开会议必须要考虑的一些要素

（1）会议的必要性。

会议不是万能的，有的问题不一定只有开会才能解决，可以的话考虑用文件传达或电子邮件的形式来代替一些会议，有的问题靠开一次会议也解决不了，所以我们就必须去考虑其它的方法。

（2）会议要会而有议，议而有决。

这是会议的基本原则，没有主题或没有目的的会议就不必召开，开会仅是开会而已，没有任何有建设性的意义和决定或构思，这个会议等于没开，是在浪费时间、浪费金钱。

（3）会议的内容形式

既然决定召开会议了，就应该明确几个事项：

ＷＨＹ，为什么要开这个会，会议的目的。

ＷＨＡＴ，会议的内容，讨论决定什么内容。

ＨＯＷ，会议的形式，用什么方法来检查。

ＷＨＯ，参加的人选。

会议人选一般都是五到十个人比较适合，人太多就要考虑到会议的效果。

ＷＨＥＮ，会议的时间。

会议的时间一般尽可能在两小时之内，因为长时间的会议会让人感觉到疲惫。

ＷＨＥＲＥ，会议的地点，要明确会议的地点，并提前预订确认。

明确了这些事项，并将会议议程散发给列席的人员，这是一个会议能否成功的前提，当然还必须有会议召开的注意事项。

七、会议效率不高的原因及预防性管理

1．会议的通病——效率不高

会议常在毫无章法的状况下进行，甚至毫无意义地延长时间，即使有决议，质量也很低。

2．会议效率不高的原因

主要原因：主持人的技能、会议的地点以及会议的准备工作。

次原因：

（1）时间会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。

（2）地点会议地点设在领导办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行。

（3）开会对象的选择必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。

（4）主持人的技能会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。

（5）参会者的技能参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，致使会议失败。

（6）会议的准备工作开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。

（7）开会的原因、目的和结果开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。

八、高效会议的特征

会议规范包括：会议时间安排的规范、固定的会议流程规范以及会议规范本身。

1．会议时间安排的规范

◆上午8-9点之间，正是员工从家到公司，准备开始一天工作的时候。这个时候的员工，心绪尚且混乱，还需一段时间才能进入工作状态。因此，试图在这一时间段举行会议、试图让员工回应会议提议或进行业务分析，从人的生理和心理角度来看，是不现实的。

◆上午9-10点之间，员工已经开始进入工作状态。在这个时间段最适合进行一对一的会谈，同样也是进行业务会谈的最佳时机。

◆上午10-12点或下午1-3点之间，最适合调动员工集思广益。大家利用头脑风暴，不断想出新点子、新方法。

◆下午3-5点之间，最好不要安排会议。这个时段的员工开始进入一天当中的倦怠期，人人希望马上回家，在这个时段举行会议往往会事倍功半。

2．会议过程规范

◆所有与会者将每周工作安排时间表交给会议安排人，以找出最适宜所有参会人的开会时间。

◆超过1小时的会议应有书面通知、议程表及相关资料。

◆所有与会者都要准备在会上发言。

◆准时开始，准时结束。

◆各业务单位负责人对决议能否达成负直接责任。

◆所有与会者应知道维护别人的尊严，不在会中羞辱别人，这条规则最重要，需特别注意。

九、具体的会议管理流程和各环节管理细节规定

（四）固定的会议流程规范

■ 会议的开始，具体包括：致欢迎词；阐明会议目的；交流会议议程；介绍时间安排、相关规章制度；指定会议记录人。

■ 进行会议讨论，可以分为不同的议程，比如议程

一、议程

二、议程三等。具体包括：分享话题和目标；交流信息；产生主意、做决定、确认行动；总结。

■ 结束会议，具体包括：总结；安排下次会议。

（一）宣布人事安排，讲解政策的会议

1.会前准备：时间、地点、主持人、参加人员、目的、议题、材料、要求、回复等。.做好会前的具体准备：

（1）要制定完善的会议计划，包括明确会议目标，确定参加会议的人员，确定会议的方式，确定会议的时间和地点，会场座位安排等。

（2）会议的时间：会议最好的时间安排是早上上班后1小时开始，午餐前结束，这个时间段大家基本已经处理好个人信箱等事情，处于全身心投入工作的心理状态，效率较高。在座位安排上有一点很重要，就是主持人能看得见所有与会者。还有一个小技巧就是，将持有不同意见的两个好辩者分开坐，或不面对面坐，并刻意将好辩者安排在沉默者的旁边。

（3）会议场所的地点：如果是信息传达会场，选用教室型的会场；如果是专题研讨会场，选用U型会场；如果是讨论会场，选用圆桌型会场。最后一定要提前下发会议日程，告诉与会者此次会议的主题、会议时间和地点、会议的四个角色、会议目标及背景材料、会议内容，这样可以尽快的进入会议主题，避免不必要的时间浪费。

（4）通知：时间、地点、议题、主持人、与会人。

2.会中管理：设立主持人和控制人、议程、纪要。控制好会议过程

（1）一个好的会议开端。所谓好的开端就是准时开会、集中注意力在目标上、良好的会议气氛、制定会议规则、明确的分工职责。一般运用表扬、激励的方法营造好的气氛容易取得好的效果。

（2）会议主持起到一个主线的作用，其职责是负责会议的准备、宣布会议开始、提出会议议题、总结会议、跟踪会议结果。

（3）空中调度，起到把握整个会议主题，以防跑题的作用。一般由资深人士担任，负责控制会场秩序、紧扣议题议论、指定发言人、总结会议优劣

（4）记录人，详细记录会议的要点和细节，准备会议纪要，以便于会后做出客观的会议评估。记录人起到一个支持的作用，负责准确记录会议的要点并发放会议纪要，最后确认执行人及完成时间。

（5）时间控制，起到准确把握会议开始和结束的时间，以及有效控制每个人的发言时间，通盘调整整个会议进度，使整个会议能够充分有效地利用时间。

（6）会议扩展需要激发每个参会人员发言的积极性，脑力激荡产生多种观点。会议过程中不要随意打断别人的发言，但要注意防止发言跑题，并适时回收。遇到意见分歧时，不要回避对立，但要避免情绪对立，可安排休息来调节气氛。最后，会议要进行总结，达成一致结论。

3.会后总结：会议决定、问题、下次开会时间。

做好会后追踪和执行

在结束会议以后，一定要做好会议评估和会议纪要，并且在一定的时间进行会议追踪获得反馈，保证会议成果不会付诸东流。这样会议才能有一个完整的流程，并且使会议的结束，真正有效地成为我们新工作的起点。

4.会议召开的注意事项

（1）议题明确，把握气氛。

主持人一开始就应该向参与会者声明会议的议题，介绍背景及概况，与会议无关的话题应当避免。

掌握气氛，主持人要用大家关注或感兴趣的话题引起共鸣，活跃会议的气氛。

（2）主持人学会及时总结，三到五人发言后要做一次总结，以提高讨论的深度和广度，且要正中主题的要义，参与会议的人，一定要耐心地聆听，不管谁的发言都要耐心地聆听，中

途打断或面带不理解的表情，都是对他人的一种不尊重。

（3）会议要做好记录。

对于发言人提出的情报也好，意见也好，想法也好，应该做一个简要的记录，并且要有所肯定和回应。

（4）发言要简短明确。

一次发言最好控制在三分钟之内，不可以同时讲几个主题，更不可以滔滔不绝，或偏离主题，发言后要进行讨论，讨论一定要针对主题，而不要与主题无关，这样才能够让大家有兴趣。

（5）会议结束时主持人应进行会议总结，重申会议讨论的结果，并把决定的事项落实到人，并明确完成的期限。

（6）将做好的会议记录向相关人员发放，必要时转换成公告形式，向全体职工公布，主持人对于会议内容必须定期地跟进检查，对于那些没有讨论或研究的项目也要采取对策。

第四篇：会议介绍报告

会议介绍报告

一,晨会经营策划会:

目的:为了使晨会充实精彩,使业务人员能够积极参加

时

间:每周六上午9点

主 持 人:组训经理

参 与 者:晨会主持人及全体组训

主要流程:1,组训组长针对晨会工作发言.2,各主持人或组训分别发言.3,提出晨会中的一些弊病和问题.4,研讨,解决问题

5,组训经理总结一周以来的晨会工作.6,组训经理布置,安排下一周的具体工作.晨会经营策划会,通过对全体组训和主持人的意见收集,可以更全面的审视一周以来的晨会工作,更容易发现问题和解决问题,从而避免出现工作在下一周的晨会工作中重复以前的错误.各个组训和主持人在一起通过交流,互相学习,在晨会工作中主持能力得到进一步的提高.对下一周的晨会工作作进一步的安排和落实.可以使各个组训和主持人在晨会工作中有条不紊,预定晨会主题,为晨会内容作充实的准备.避免晨会出现程序混乱,内容空洞,枯燥等病象.二,主管例会:

目的:又各个团队主管反映情况,进而对每个团队有目标,有方向的制定工作.时间:每星期的二,四,六下午5点

主持人:部门经理

参与者:副经理

组训经理

各团队主管

主要流程:1,副经理发言.2,组训经理发言.3,各团队主管分别发言，4,交流,研讨,解决问题

5,总经理总结近两天来工作状况，6,总经理安排,布置各团队后两天的工作方向及注意事项.主管例会,通过副经理,组训经理和各团队主管的意见收集,可以更全面的审视近两天来的业务工作,使部门经理可以更清晰的了解各团队甚至个人状况,从而有针对性的解决问题,有方向的安排后两天以来的工作.经理,组训,各团队主管在一起通过交流,互相学习,业务能力及管理能力都可以得到进一步提高,经理在了解情况后对后两天的工作进行安排,有助于主管对团队更理智的进行管理,有助于各团队业务的顺利进行.三,业务经营策划会:

目的:阶段工作总结,使各基层管理者及时掌握工作进度,调整工作方向,跟踪目标.时间:每月月底召开.主持人:经理

协助人:副经理

组训经理

参与者:全体主管及管理人

主要流程:1,副经理:出勤检查

2,组训经理:阶段绩效分析

3,各主管:工作汇报.4,经理总结工作并调整工作部署.业务经营策划会,通过出勤检查和阶段绩效分析,凭数字说话,分析结果可观,公正,有助于各管理人对本月工作状况的了解.掌握各团队或个别业务人员的工作状况,把握各业务员的思想动态,从而有针对性的解决问题.同时,审时度势,找出业务发展过程中的亮点及存在的不足,对业务发展问题预先做好调研,对下月业务工作做好分析,对业务主题反复进行研讨,结合团队月目标,及队伍发展情况进展,对次月工作作出一个恰当,合理的部署.对于“问题业务员”不要放弃,应对其深入研究,帮助其解决思想或工作中的问题,并对其进行追踪,增进个人情感,提高团队整体素质,塑造团队企业文化.

第五篇：常见会议形式介绍

常见会议形式介绍

一、办公会议

办公会议是行政机关、企事业单位为商讨问题、决策事项或布置任务而召开的会议。一般有两种形式：一种是参加人员职位较高，以讨论、决定重要工作为主，可进行常规性决策，具有一定权威性，如山西煤业股份公司安全生产办公会议、青奥会知识产权保护办公会议等等。另一种是部门召开的讨论日常工作的会议，以执行为主，常常定期召开，又称为“业务会”或“例会”。

办公会议的时间、地点、人物相对稳定，文秘人员可从容地、有计划地安排，但需注意以下事项：

1．会议安排需报主管领导审批。

2．会场布置以简洁为主，注意整洁、安静，用品齐全，无须过多点缀。3．扩充与会人员时，应事先拟出名单，报主管领导同意后及早通知，以便做好准备。

4．办公会议的议题宜集中、具体，每次会议的议题不应不多，但力求解决。5．对会议讨论和决议事项要及时以会议纪要的形式印发，加强督促检查，及时向领导反馈信息，保证会议精神落到实处。

二、代表会议

代表会议是指由各级各类组织的广大成员推选产生出的代表所召开的会议。代表会是国家机关、企事业单位、社会团体实行民主管理的基本形式，它有权做出重大决策，通过或批准法规、章程等。代表大会的正式代表必须在会前依法选举产生，根据会议需要，经主席团提议，常务代表通过；列席代表只有发言权，没有选举权和表决权；应邀出席的来宾和记者只有旁听的资格。

召开代表会议需注意以下事项：

1．代表会议依法定期召开，与会代表必须达到法定人数方为有效。文秘人员应准确核对人数，保证大会决议的合法性。

2．代表会议的议题往往来自有关部门的议案和代表的提案，文秘人员要认真做好收集、登记、分类、整理和送审、立案的工作。会议结束后，应根据会议领导者的批示或意见，做好交办、转办、承办、催办和答复的工作。

3．会场布置必须庄严、隆重，有些会议还应采取严格的保卫措施。

4．做好选举、表决工作的准备，如选票、票箱的制作，工作人员的选派，划定投票区域、路线等。

5．跨地区的代表大会，应安排好代表的接送、食宿、交通、保健等事宜。

三、联席会议

联席会议是指没有隶属关系但有工作联系的单位或部门，为了解决某一问题，由一方或多方牵头，定期或不定期召开的会议。它是在充分发扬民主的基础上，由会议各方达成共识，形成具有约束力的会议意见，用以解决矛盾，或是协调关系、沟通信息。

召开联席会议需注意以下事项：

1．联席会议至少由一方主动牵头召开，牵头方往往为工作主要方，因而要承担更多的组织、协调、会务、经费等义务，但不能因此而享受更多的权利。2．联席会议的时间、地点、议题、与会人员等，应由牵头方和与会各方在平等、协作和互相尊重的基础上协商确定，任何一方都不能把自己的意愿强加于其他各方。会议召开时，应由各方轮流或联合主持。

3．参加会议的各方代表，应由有决定权的、能充分表达组织意见和态度的负责人或由负责人授权的代表出席，以免会议议而不决、决而不行。

4．联席会的最低效果是各抒己见、互通信息、相互了解；最高效果是达成共识。如果能达成共识，可以“意向书”、“协议书”、“会议纪要”或“会议公报”等书面形式确定并巩固。

四、座谈会

座谈会是政府机关、企事业单位和社会团体为收集信息、征求意见、调查研究而邀请有关人员进行的访谈。它侧重于与会者之间的交流讨论，气氛较为轻松、亲切。座谈会的成功与否，很大程度上取决于主持人的水平、引导和组织艺术。

召开座谈会需注意以下事项：

1．座谈会以小型为主，人数以七八人至二三十人为宜。人数过少，缺乏代表性，影响讨论；人数过多，影响发言面和发言质量。

2．要根据座谈会的主题，有针对性地、有目的地邀请有关人士参加座谈。被邀请参加座谈的人要有代表性，能独立思考、敢于发表意见。

3．座谈会的时间不必严格规定，话多则可适当延长，话少或无话可说即可结束。

4．会场可准备一些茶点、饮料，可边吃边谈，使气氛轻松活跃，以达到与会者畅所欲言。

五、新闻发布会

新闻发布会又称记者招待会，它是政府、企业、社会团体或个人把各新闻机构的记者召集在一起，宣布某一消息，并就这一消息让记者提问，由专人回答问题的一种活动。新闻发布会是组织与公众沟通的例行方式，也是一种传播信息，以求新闻界客观报道的行之有效的手段。其主要特点，一是互动性强，即会议主持人与记者相互问答，沟通活跃；二是信息传播迅速，扩散面广，社会影响大。

（一）新闻发布会的类型

根据新闻发布会发布的内容大致可以分为发布消息，说明活动（如企业推出新产品、企业经营方针的改变），解释事件（如企业产品质量出现了问题，企业出现了重大事故等）三种类型。

（二）新闻发布会的程序

1．签到。在接待处签到，接待处最好有组织的某位主要人物出面迎宾，以显示出组织对活动的重视，给来宾及记者们留下好印象。

2．分发会议资料。应发给每位来宾一个事先准备好的资料袋，其中有：新闻发布稿、技术性说明资料（必要时发放）、发言稿以及会上要展示的产品或模型的照片。

3．宣布会议开始。会议开始时，主持人应先简要说明召集会议的目的，所要发布信息或事件发生的背景和经过等。

4．发言人讲话。发言人要就某些内容做重点、详细的讲述。5．回答记者提问。6．宣布会议结束。

（三）举行新闻发布会需注意如下事项： 1．确定被邀请记者的范围

该邀请哪些记者得根据公布事件发生的范围、影响来决定。如事件涉及全国，则要邀请全国性新闻单位的记者出席；如事件的影响只限于本地，则邀请当地新闻单位的记者；如事件涉及专门业务，就需邀请专业新闻单位的记者。一般说来，邀请记者的覆盖面要广，各方新闻机构都应照顾到，不仅要有报纸、杂志 记者，还要有电台、电视台及网站的记者；不仅要有文字记者，还应有摄影记者。

2．选定适宜的时机

适宜举办新闻发布会的时机包括：

（1）公司及产品（服务）已成为公众关注问题的一部分。（2）公司或其成员已成为众矢之的。（3）新产品上市。

（4）开始聘用某大腕明星做自己产品或形象的广告模特或代言人。（5）公司人员重大调整。（6）公司扩大生产规模。

（7）公司取得最新记录的销售业绩，等等。3．确定时间和场所

确定记者招待会的日期，一是要及时，当新产品、新政策出台前夕及时举行，或组织单位受到指责、误解时及时举行，以便澄清真相，挽回影响；二是日期应当避开重大会议、社会活动，以免影响记者们的出席率。会议具体时间最好安排在上午9:00—10:00，总时间60分钟左右为佳。因为这个时间对记者最方便。

会场的选择即要考虑交通方便、设施完善，又要能引起社会各界注意，扩大影响。最好利用大型会务中心、专业新闻中心或大饭店、大宾馆会议室。

4．确定主持人和发言人

出于记者的职业要求和习惯，他们往往会提出一些尖锐深刻甚至让人下不了台的问题，这对主持人和发言人都提出了很高的要求。记者招待会一般由公关部门负责人或办公室主任、秘书长等主持。主持人负责介绍主题及基本情况，其措辞讲究典雅有力，风趣而不失庄重。发言人由单位决策层人物担任，要求熟悉全面情况、头脑机敏、有较高文化修养和风度、语言表达能力较强者担任。

5．准备发言材料和布置会场

为了使参加会议的记者们对举办单位所传递的信息或所解决的问题能够理解深刻，并给予充分的肯定，负责招待会的文秘人员一定要准备好必要的资料。资料应包括：

（1）发言人的发言稿。发言稿既要紧扣主题又要全面、准确、真实、生动。（2）回答提纲。为使发言人在现场回答问题时表现自如，可事先预测一下记者将要问到的问题，并准备好答案。

（3）报道提纲。可事先将报道重点、有关的数据、资料编印出来，作为记者采访报道的参考资料。

（4）其他辅助材料。如图片、实物、模型、录像、光碟等，目的是增强发言人的讲话效果，加深与会者对会议主题的认识和理解。

会场要选择交通便利、安静而无噪音，有电话等电讯设备的地方。会议桌可以围成圆形，使气氛显得和谐，宾主平等。如果是大中型的记者招待会，可使用长方形的桌子，并分别标明“记者席”、“主持人席”、“工作人员席”，主持人和工作人员应佩带写明姓名的胸牌。主持人、发言人座位前还应设置标明职务的姓名牌，以便记者识别。如邀请的记者多，还可排定座次顺序，分清主次，注意照顾有代表性的新闻单位的记者，避免出现混乱和不愉快。准备好录音、录像设备、文具用品、饮料茶水等。

6．编制经费预算

根据所举行记者招待会的规格和规模做出可行的经费预算。其费用项目一般有租场费、印刷费、会场布置费、茶点费、礼品费、文具费、邮费、电话费、交通费等。

7．安排参观活动 如有条件，记者招待会前后可以配合招待会主题组织记者进行参观活动，如观看设施、实物、成果展览、模型、图片等给记者创造实地采访、摄影、录像的机会，增加记者对会议主题的感性认识。

8．收集有关新闻报道

记者招待会举行后的一段日子里，文秘人员要注意搜集到会记者采写、刊发的各类新闻稿件，分门别类地登记、分析，以便检验会议的效果。对参加会议而未发布新闻的记者，也应礼貌地询问原因，便于日后改进工作。

六、会展

会展是会议和展览的统称，两者有时联合举办，有时分开举行。会展从广义的角度说不仅包括会议和展览，还包括奖励旅游和大型活动以及与之相关的运输、广告、交通等行为，是会议、旅游、大型活动和展览的概称。

文秘人员在会展工作中的主要职责：

1．人力资源调配。积极配合领导或上司制定会展人力资源战略和人才工作计划，为实现会展活动的目标提供智力和人力保障。

2．广告宣传。主动协助领导或上司做好会展活动本身的广告宣传和参展单位、客商和赞助商的广告管理。

3．物流管理。协调处理好向参展单位提供包装、运输、通关、搬运、仓储、布展、撤展等一系列的物流服务，以最低物流成本达到参展单位所满意的服务水平，同时保证会展活动按时顺利进行。

4．综合服务。为与会者、参展单位、观众和记者提供旅游、文书、通信、采访、接待、礼仪、交通、后勤、金融、展台设计与展具制作等各方面服务。

5．信息服务。积极开展信息的收集、加工、传递、存贮、检索，为主办单位领导、与会者、参展单位、客商和记者等各方面提供及时、准确、系统和有效的信息。

6．场馆工作。配合做好会场布置、报到与签到等工作，安排好参展单位工作人员的作息时间，履行好布展、撤展以及办理展品进、出馆手续，负责场馆的安全、卫生和噪声控制等方面的管理。

7．保密工作。采取积极的措施做好保密工作，凡涉及有关商业秘密的展品、项目，展出和洽谈时应注意保密，防止失密、泄密事件的发生。

七、国际会议

国际会议是指来自两个及两个以上国家（不是指地区）的政府、政党、社会组织或民间团体为解决互相关心的国际问题、协调彼此利益，在共同讨论的基础上寻求或采取共同行动（如通过决议、达成协议、签订条约等）而举行的双边或多边集会。

（一）召开国际会议的工作程序 1．会议筹备 国际会议通常是围绕着特定的国际问题而进行的，而周密的准备工作可为会议的成功举办奠定良好的基础。会议的准备工作一般包括会议的发起、会议召开的时间和地点的选择、会议的邀请，以及会议议程的拟定、会议文件的准备和有关的技术性问题（如与会各国代表团的座次安排、名称的使用等）。

（1）会议发起

国际会议可由一国发起，也可由数国联合发起，或一国倡议、数国发起。不论发起的形式如何，国际会议总是与一定的国际局势发展相关。

从某种意义上说，会议的发起就是会议的酝酿过程。有关发起国家常常通过适当的外交途径，事先同其他国家、特别是有关主要国家就拟议中的会议交换意见、听取建议，以便对会议的召开达成一致或谅解。会议的议程、开会的地点、时间、参加的国家等常常是各方讨论、磋商的主要问题。

（2）会议地点

国际会议的开会地点往往对会议的结果、特别是会议的气氛有相当的影响，故常为各方所关注。19世纪，国际会议大都在主要有关的大国之一的首都举行。20世纪以来，重大国际会议时常在中立地点（如瑞士的日内瓦、奥地利的维也纳等）举行。有时也在发起国的首都或某一城市举行，也有在对解决所讨论之问题最为关心的国家举行的情况。近年来，一些定期召开的国际会议往往轮流在各参加国举行或在有影响的国家举行。

（3）会议邀请

一旦会议的准备工作完成，有关方面便着手邀请工作。邀请一般由会议主办国发出。在发出邀请信之时，应附有一份拟议中的程序规则草案，并说明参加会议的要求。邀请信往往要阐明举行会议的目的和希望取得的结果。会议邀请的对象，即会议的参加国，一般应包括与会议讨论问题有关的所有国家，有时也包括对所讨论的问题有兴趣的或对问题的解决可能发挥重大作用的国家。为了确保会议的圆满成功，保证结果的公正、合理，并能得到普遍承认和遵行，一切直接有关的国家应该都被邀请参加会议。

2．会议举行

国际会议的主席，即会议的主持人，一般由与会国共同推举产生。推举多是一种形式，常常在会前各国即有谅解或已达成协商一致。按照惯例，会议的主席往往由东道国的首席代表担任，有时则由会议的发起国出任。为了保证会议的公正进行，国际会议有时也采取几国轮流担任的方式。

（1）会议位次

双边会议位次按惯例应遵循一般的外交礼节。多边会议通常以与会国国名的英文（或法文）字母次序确定各国的位次。按传统，各国代表的席位依次交替地安排在主席的右左两方。现在，一般是按国名字母顺序，从主席右边开始排列位次。但主席右边第一个席位通常由抽签或协商决定。在有些情况下，与会国之间的关系，各国代表团的人数，也影响到席位的安排。

（2）会议组织

国际会议因其举行规模及讨论问题的不同，往往有不同的组织形式。有些会议只有全体会议（即大会），许多会议则分为全体会议和小组会议（即各委员会），有时还设立特别委员会。从理论上讲，全体会议为国际会议的最高机构。

（3）会议记录

许多国际会议都有会议记录。一般有三种类型，即逐字记录、摘要记录、决议文本。会议记录的内容一般需载明会议的日期、时间、地点、各国全权代表及工作人员的姓名，叙述讨论的经过、获得的结果及会议结束的时间。会议记录应得到与会各国的确认。会议记录有助于弄清哪些问题已经解决、哪些尚待努力，它也可以帮助后人了解会议的进程。

（4）会议结果

国际会议结束后总有一定的结果，其具体形式往往表现为会议最后形成的文件，如决议、协议、声明、宣言、条约、和约或公报等等。除秘密性会议之外，这些最后文件都要公之于世。会议消息的发布依会议性质而定，公开会议可由记者直接报道，半公开会议可在会后举行新闻发布会或记者招待会予以适当发布，不公开会议则不发布任何消息。

（二）安排国际会议应注意：

1．国际会议由东道国发起、组织、邀请。在发出邀请信时，必须写明议题、时间、地点、人数（包括职务）以及差旅、食宿、会务等费用承担情况。

2．国际会议往往存在语言障碍，一般使用英语，也可商定采用联合国规定的其他正式工作语言，如汉语、法语、俄语等。不管采用何种语言，东道国必须准备足够的同声翻译，文件也应该准备不同文字的文本。

3．地方政府、企事业单位、民间团体要召开国际会议，应向上级主管部门申报、获准，以便办理出入境手续。

八、电视电话会议

电视电话会议是指用通信线路把两地或多个地点的会议室连接起来，以电视方式召开会议的一种图像通信方式。两地间的电视电话会议，称为点对点电视电话会议；多个地点间的电视电话会议，称为多点电视电话会议。电视电话会议的优势是能跨越空间，实时传送与会者的形象、声音以及会议资料、图表和相关实物的图像等，因而适宜于重大、紧急情况下，布置重要工作、宣布重大决定或传达重要精神。

电视电话会议节省了与会者会议时间和差旅费用，降低了会议成本，而且能与会者面对面共同商讨事宜，与真实的会议无异。系统还可以同时提供文件传真、图片传递等一系列辅助服务项目，因而也被广泛应用与教学、办公、商务谈判等多个领域。

但是由于电视电话会议具有高速数据传递、时效性、高保真等高要求，因此对环境要求很高，一般都是专线传输，并配备足够的设备，还要求有良好的通信服务提供商。而与会者通过电视、网络等媒体进行交流、讨论，也会影响会议的气氛与效果。

召开电视电话会议应注意以下事项：

1．成功召开电视电话会议的基本保障是及时、切实做好通知工作。会议时间一旦决定不易更改，任何一方的耽误都会延长通信线路的占用时间，造成浪费。

2．保密性电视电话会议要专门布线。文秘人员要督促此项工作，保证线路畅通，使通话无障碍。

3．用电子音像设备记录会议，会议结束后应整理成书面记录。记录音像的载体，如录音带、录像带、光盘等也应归档保存，以备日后查考。