如何做好办公室管理工作

第一篇：如何做好办公室管理工作

如何做好办公室管理工作

办公室工作是企业决策的参谋部、工作督查部、形象展示部、后勤保障部，是企业的“中枢”、“耳目”和“窗口”，因此，做好办公室工作，对于提高企业工作效率具有十分重要的意义。如何才能做到既让上级领导认可又让各级部门员工满意，为单位提供优质的服务和后勤保障，给大家创造良好的工作环境和条件，进而搞好办公室工作，的确值得办公室管理者深思。

想搞好办公室管理工作，就应当弄清办公室的工作特点。办公室承担着人事劳资、文秘、新闻宣传、会议筹备、接待、文件收发、档案室管理、办公用品采购、物业管理、车辆管理、电脑网站维护等工作内容。工作内容复杂繁琐，原则性却又极强，必须不偏不倚地执行领导的管理意图，从单位的实际出发，把握住大的原则和方向。所以我为办公室工作提出以下几点意见：

一、完善和管理制度

（一）要求办公室不断完善各项管理制度，将大的原则落实到各项具体规定中，凡事做到有章可循，实行静态化管理；

（二）要在加强制度化管理上下功夫，好的制度要靠执行才能收到实效，才不会出现以权谋私、看人脸色、欺上瞒下的现象。

二、要有服务意识

（一）员工服务：办公室的工作往往事关全局，办公室不做决策但服务决策，各种综合性、协调性、服务性工作贯穿始终，任务艰巨，责任重大。办公室在处理好日常事务的同时，应将更大的精力放到综合协调、服务决策、服务管理上来，不断创新服务的内容和方式，提高服务效率；否则，办公室工作就不能说是全面的、成功的和有效的。做好服务，就是要认真做好为领导决策服务，为各部门服务，为员工服务。

（二）领导服务：全面、准确、及时地掌握企业实际情况，广泛收集信息，深入调查研究，增强认识问题的前瞻性、科学性，更好地为领导决策提供有价值的意见、建议；真实反映基层情况，使基层的合理要求在领导决策中得到充分体现；准确体现领导意图，认真学习有关文件和领导讲话精神，不折不扣地完成领导交办的任务。

三、注重效率和质量，不断提升自身素质

（一）要加强机关办事效率。一定要养成今日事今日毕，急事急办，特事特办的习惯，不管在什么情况下都不能拖拖拉拉。

（二）要提高工作质量与标准。办公室工作从内部来说面对的是领导、部门和员工，从外部来说面对的是省体育局各处室，其工作和服务质量的好坏不仅影响领导、部门、基层工作的运转，而且影响到企业的形象乃至企业整体的正常运转。因此，我们努力把办公室的每项工作做到又好又快。

（三）要提升自身素质，办公室工作十分繁杂、辛苦，也十分敏感，容易让人误解。因此，在办公室工作中要严格按各项管理制度、按规矩和程序办事，不能自作主张，自行其事。

四、营造舒畅和谐的工作氛围

办公室由于任务多、压力大，工作比较繁重，长期如此，必然会身心俱疲 , 不仅损害身体健康，工作效率也会下降。因此，坚持劳逸结合，工作时全身心投入，休息时尽情放松，营造一种舒畅和谐的工作氛围，也是做好办公室工作的重要因素。定期组织部门职工举行交心谈心、学习交流等活动，通过活动增进了彼此沟通，融洽了彼此关系，促进了和谐部门的建设。实践证明，职工在这样一种和谐氛围中工作，更利于调动工作的积极性，激发创造性，增强团队协作意识 , 工作效率会更高。

总之，办公室管理人员只有加强学习，进一步提高对办公室工作特点和规律的认识，自觉围绕中心工作努力创新管理机制，拓展服务领域，提高工作效率，才能真正做好办公室工作，才能为企业的生产和经营多做贡献。

第二篇：浅谈如何做好办公室管理工作

浅谈如何做好办公室管理工作

办公室是公司决策参谋部、工作督查部、形象展示部和后勤保障部，是公司的“中枢”、“耳目”和“窗口”，具有上传下达、管理服务、综合协调、监督指导、参谋咨询等多项职能。办公室工作的好坏直接关系到公司工作效能的高低、管理水平的优劣和全年目标任务的完成与否，直接影响到公司的对外形象。办公室工作既有规律性，也需要不断优化、创新，追求进步。在公司快速发展的今天，办公室工作也应该顺应变化，不断完善和提升。

一、更新观念，不断实现办公室工作的新转变 办公室工作的管理创新不仅仅是管理方式的创新，更重要是管理理念和管理过程的创新，是办公室工作管理创新的核心，也是提高执行力的有效途径。

一是要把工作重心由管理事务为主导向参与政务为主导转变。办公室是公司的综合协调部门，是领导指挥全局的中枢，是联系上下、沟通左右的纽带，是贯彻落实领导决策、意图的核心力量。办公室的这一性质决定着政务服务是主导的，事务管理是从属的。必须创新工作思路，把工作的重心转变到为领导决策参谋服务上，把大量的精力、精干的力量 放在贯彻落实领导决策和意图上，即协助领导的决策，包括协助领导调查研究、综合分析、参谋决策、落实意图、督察督办等，逐步实现从一个传统的事务管理部门向一个以辅助决策为主的参谋机构演变。

二是要把工作方式由被动承担任务向主动思考转变。规定完成的任务就去做，领导交办的工作就去完成的被动承担任务式的服务，远远跟不上时代的步伐、达不到领导的要求。在公司加快发展的时期，办公室工作必须彻底抛弃事情等待领导布臵、工作等待领导安排的被动服务理念，树立主动作为的服务理念，积极调查研究，揣摩领导意图，对事关全局性的问题和领导关注的事情要超前思考、提前介入、预先谋划，做到比领导想在先、做在前、“快半拍”，时刻把握工作的主动权，主动为领导排忧解难。

三是要把工作方法由墨守成规向开拓创新转变。要在当前快节奏的工作环境中高效率、高质量地完成领导和公司交办的任务，必须破除条条框框的束缚和定势思维的影响及单凭经验和惯例办事的做法，定期对办公室工作进行总结，在优化提高、积极创新的基础上，重点抓好工作机制、制度建设、服务方式等方面的创新，主动探索和研究办公室工作的新规律、新经验、新方法。

二、强化细节管理，提高办公室执行力和工作效能 细节管理就是落实管理责任，将管理责任具体化、明确化。办公室工作要走上科学化精细化管理的道路，首先，要在细节上下功夫，忽略细节，可能招致严重后果，甚至造成 无法补救的损失。通过抓细节以提升执行力，平时养成严密细致的工作习惯，不能不求甚解、粗枝大叶，尽量把每一项工作、每一个细节做得尽善尽美。其次，善于抓小事，平常说“办公室无小事”就说明办公室抓小事的重要性。办公室的每项工作，如打一个电话、发一份传真、出一个通知等都可能对领导工作、全局工作产生至关重要的作用和影响，这些看似平常的小事其实就是大事。办公室人员一方面要帮助领导谋大事、谋全局，另一方面又要统筹兼顾，脚踏实地干小事，干琐事，从小事做起，把小事做好。第三，办公室工作涉及办文、办会、办事、信息、督查、电话、文印、收发、接待、信访、行政、后勤保障等多种事务，人尽其才、合理分工是提升办公室工作效能、加速工作目标实现的保证。加强细节管理，把工作的责任落实到具体的人，使得人人都有责任、个个都有任务。

三、加强制度建设，促进办公室工作规范化管理 办公室日常工作多而具体、碎而繁杂，但又必须慎之又慎、细而又细。建立健全各项工作制度，靠制度管人，靠制度管事，才能使办公室工作走上规范化、科学化的轨道。

一是加强制度建设。根据公司发展需要，不断完善每项工作、每个环节、每个岗位的制度和办文、办事、办会、决策、督查、考勤、管理、保密、接待等工作制度，制定细致严明的标准和程序，对各个岗位和人员提出具体要求，使工作开展有章可循、有规可依。二是规范工作流程。按照精简程序、清理环节、明确标准的要求，依据办公室职能逐项建 立和优化办公室各项工作流程，如不断完善信息调研、公文运转、新闻宣传、督促检查、会议管理、安全保密、信访处理、网站管理等各方面工作的具体流程。通过制定办公室各项工作的标准、程序和要求，对各个岗位做什么、怎么做、程度如何进行明确规定，促进工作程序化、规范化。三是狠抓制度落实。光有制度，没有执行，犹如“一纸空文”。制度能否产生成效，产生多大成效，关键要看抓落实的程度和力度。办公室要牢固树立抓落实的意识，落实人员，狠抓各项制度的落实，推进办公室管理的规范化，促进办公室工作效能和服务水平的提升。

四、制定目标，落实责任，确保每项工作落到实处 办公室岗位众多，大部分是具体的事务性工作，加之目前办公室人员多数是身兼多职，如果没有明确的工作目标和岗位职责，容易造成工作交叉重叠，或者出现互相推诿，某些工作出现空白，无人过问落实的情况。首先，工作要有目标和计划，要做到年有工作要点，季有工作计划，月有情况通报，周有工作安排。对公司确定的任务和领导关心的热点、焦点、重点问题和工作，要严格督办督查，确保在规定时间完成。其次，要合理分工，根据办公室的工作职责，制定各个岗位人员的工作职责，落实指标，各施其职，各尽其责。同时，应坚持权责一致的原则加强对各个岗位的考核，依据考核结果兑现奖惩，使办公室每个成员都各司其职，优质高效地完成各自承担的工作任务。实现人人有事做，事事有人管的管理目标。

五、人本管理，调动办公室人员的积极性和创造性 一是重视人文关怀。让办公室人员充分感受到他们是被重视的，让大家充分参与决策，积极采纳大家提出的合理化的意见和建议，推进决策的公开化、民主化和科学化，努力创造团结、和睦、奋进、活泼的工作氛围，让办公室人员在轻松、愉悦的环境下工作。抛弃只关心工作，不关心生活的思想的做法，例如通过设立意见箱、开展谈心活动、召开民主生活会等方式，深入了解办公室人员想什么、要什么，关注办公室人员的思想动态，积极引导办公室人员保持积极、乐观、向上的心态，引导他们正确对待领导的批评、正确面对困难和挫折。

二是善于激发人的潜能。让办公室人员对工作目标有个清晰的认识，对发展的前景和蓝图有个清晰的概念，激发大家工作的热情和愿望。通过不断创新工作方法和管理理念，制定明确的奖惩措施，及时捕捉和发现办公室人员的闪光点，对他们取得的成绩和每一个新的进步及时给予表扬和肯定，对他们遇到的困难和挫折给予鼓励和支持。

三是齐心协力搞好合作。“三个臭皮匠赛过一个诸葛亮”、“众人拾柴火焰高”。办公室是一个小团体，办公室工作既要通过细密的分工，各司其职，各负其责，来提高工作效率；又要围绕同一个目标、任务，互相沟通，加强合作，形成强大合力，形成互相帮助、互助合作的工作氛围，避免出现“各自为政”、“一盘散沙”的现象。

办公室管理工作无小事，只有在工作实践中不断总结、提炼、创新，才能实现办公室管理工作的逐步提升，才能使部门职能得以充分发挥，才能为公司加快发展提供坚强支撑。

第三篇：如何做好办公室管理工作

如何做好办公室管理工作

多年的行政工作经历告诉我，办公室主任并不是个轻松的岗位,它担负着公司内外关系协调、行政事务、后勤保障、环境卫生、治安保卫、员工及车辆管理等诸多事物。除了要求具有丰富的管理经验外，还要有扎实肯干、任劳任怨的工作态度，聪慧博学、思维敏捷的头脑，二者缺一不可。要想把办公室工作做好,我个人认为应该在一下几个方面加以努力:

一、加强办公室的日常管理工作

作为办公室的负责人，应该清醒地认识到，办公室是总经理直接领导下的综合管理机构，是承上启下、沟通内外、协调左右、联系四面八方的枢纽，是推动各项工作朝着既定目标前进的中心。办公室的工作千头万绪，事物督办、文件起草、资料调研、文书处理、档案管理、考勤管理、文件批转、会议安排、迎来送往及用车管理等等。面对繁杂琐碎的大量事务性工作，应自我强化工作意识，加快工作节奏，提高工作效率，冷静处理各项事务，力求快速、周全、准确、适度，避免疏漏和差错.二、认真做好公司的文字性工作

草拟和管理公司综合性文件，是办公室的重要工作之一，作为办公室负责人，平时就要组织好办公会议的记录、整理和会议纪要提炼等工作，认真做好公司有关文件的收发、登记、分递、文印和督办工作.公司所有的文件、审批表、协议书、图纸、图集等要整理归档入册，要设专人负责，并定期检查。配合公司领导在制订各项规章制度的基础上要不断的加以补充和完善。及时传达贯彻公司有关会议、文件、批示精神，确保公司各项工作的顺利进行。

三、加强自身学习，提高业务水平

作为办公室负责人，在加强自身学习方面不能掉以轻心，要不断的向书本学习、向周围的领导和同事们学习。房地产行业有句老话：“不怕你不懂，就怕你不学。”只要平时不间断的学习，每天进步一点点，经验才会不断的积累，业务素质才会不断提高。要在组织管理能力、综合分析能力、协调办事能力和文字言语表达能力等方面不断提升自己，这样才能从容地处理日常工作中出现的各类问题，才能保证本岗位各项工作的正常运行。

四、把公司人事、福利、劳资管理制度落到实处

认真组织落实公司的劳动、人事、工资管理和员工的考勤控制、及监督工作，根据人事管理制度，认真与聘用员工签订劳动合同，按照有关规定，到劳动管理部门办好缴纳社保（养老保险、失业保险、医疗保险）的各项手续。切实抓好公司的福利工作，按照预算审批制度，组织落实公司办公设施、劳保福利等商品的采购、调配和实物管理工作。体现公司的人性化和规范性，解决好员工的后顾之忧，使他们都能在各自的岗位上安心工作。

五、立足本职、求真务实、当好公司“内管家”。

办公室工作头绪多、婆婆多、服务对象多、方方面面应酬多、事情多而繁杂，而且哪方面做的稍有不慎不周，就会产生不良影响。好比老牛进磨坊一年忙到头，还出力不讨好，没有业绩。虽然工作难度大，但每一项工作都与全局有着密切联系，要做好办公室工作就要理清思路，分清轻重缓急，统筹兼顾，合理安排，忙而不乱，紧张有序。对工作中的矛盾要善于思考，要有强烈的事业心和责任感，增强工作效率。工作要脚踏实地，真抓实干，力减浮夸，不计较个人得失,在工作任务较重较多时要冷静思考，一一落实，工作要讲实话，向领导报实情，不能投其所好,报喜不报忧。另外办公室工作要以事业为重，不能掺杂个人感情，凭个人意志办事，要互帮互助,共同进步,带动办公室整体工作向前发展。要堂堂正正做人，踏踏实实做事，办公室要建立健全严格规范的工作制度和办事程序，这是做好办公室工作的基础和保证，要让办公室纳入制度化、规范化、科学化的管理轨道，提高办公室的整体工作效率。工作要有亲和力，要与员工建立良好的工作关系，要善于发现其各自的优缺点，尺有所短、寸有所长，要善于利用其长处，并将其充分运用到工作当中。我们的企业才刚刚起步，许多工作还有待于进一步完善，在今后的工作当中，要积极的促进企业制度建设、员工队伍建设以及企业文化建设，当好企业的“内管家”，为公司大踏步的向前发展做出自己应有的贡献。

以上是我对办公室工作的一点浮浅的理解,不到之处,望领导多多指正!

第四篇：如何做好办公室管理工作

如何做好办公室工作

一、办公室工作的主要职责、地位和作用 首先办公室担负着上情下达、下情上报、对外交往 和后勤服务等繁重工作，处于协调机关各部门、连接领 导和基层的枢纽地位，是机关的信息中心、服务中心、参谋中心、运转中心和指挥中心。具有参谋、助手、协 调、服务、把关、督办等六大职能，这就要求办公室工 作人员具有较高的政治敏锐性、较准确的预见性，工作 具有超前性和丰富经验。不论是办文、办事、办会，还 是管理、服务、协调，任何一个环节出了问题，都会产 生很大的影响，甚至给整个地税工作带来被动或造成损 失，也就是说，办公室工作开展得如何，直接制约和影 响着全局各项工作的开展和各项税收任务的完成。其次办公室工作能不能得到加强，关键在于领导，在于领导对办公室工作的认识和重视，如果把办公室单 纯地作为后勤服务单位而忽视其参谋、助手作用来认 识，办公室就变成了勤杂室，办公室工作人员每天就会 沉浸于纷繁零碎的琐事之中，就没有时间去抓信息工作 和搞调查研究。下情不了解，谈不上给领导提供决策的 依据。如果领导重视、关心、支持办公室工作，从政治 上关心他们，给他们提供尽可能多的学习提高机会，尽 可能地改善他们的工作环境和条件，从工作上支持他 们，从生活上关心他们，从心灵上理解他们，肯定会使 办公室不仅能够稳定住队伍，而且还会有很大的吸引 力，达到其充分调动他们努力工作的积极性。

二、具备担当办公室主任的条件

（一）办公室工作有利于提高自己的综合素质，全 面发展自己。能否有效发挥办公室的整体作用，关键在 于办公室主任，因为办公室主任的职责是主持办公室的 全面工作，既要参与领导班子对重大问题的讨论与决 策，又要组织参与日常的琐碎事务，要带领和组织办公 室人员努力完成承担的各项工作任务，一个称职的办公 室主任必须具备与相适应的政治理论水平、文化知识、专业知识和管理水平。

（二）从我从事众多工作岗位来看，越是杂务事情 多，工作烦琐的工作岗位和工作环境越富有吸引力和挑 战性，越是能够学到新知识、新经验，增长新才干，开 拓新视野，挖掘新潜力，办公室岗位就是用武之地和锻 炼的最好场地。对人生阅历的增长和能力的培养都是一 次难得的锻炼机遇。但是，挑战与机遇同在，压力与动 力并存，在办公室工作将会尝到更多的酸甜苦辣。但是 办公室主任岗位能够锻炼自己，获取多方面知识和实践

经验，提高自身综合素质。

（三）要具备担当办公室主任所必须的政治素质和 个人品

质。

1、敬业精神要强，工作要认真负责，勤勤恳恳、任 劳任怨、干一行、爱一行、专一行。特别是要有严明的 组织纪律性，吃苦耐劳的优良品质、雷厉风行的工作作 风，这是干好办公室工作的前提条件。

2、思想要活跃，要有解放思想，实事求是的优良作 用，接受新生事物要快，爱学习，爱出点子，改革和超 前意识要强，在工作中要充分发挥主观能动性，才能不 断开拓新局面。

3、办事要稳妥，处事要严谨，在廉洁自律上要求严 格，严于律已，要起模范带头作用，这是做好各项工作 的保证。

4、要信奉诚实、正派的做人要诚实、正派，要有高 尚的道德品质，朴实的工作作风，公正的处事原则。所 谓 “高尚” 就是要树立正确的世界观、人生观和价值观，做到堂堂正正做人，认认真真做事；所谓“朴实”就是 人的能力有大小，水平有高低，只要把劲全使出来，就 是一个好同志；所谓“公正”就是在原则问题上不能糊 涂,不能像墙头芦苇随风倒,看领导眼色行事； 要谦虚谨 慎，慎用权力，知人善任,能够与人团结共事,而且具有 良好的协调能力和工作方法。有了成绩归功于大家,出 了问题要主动承担责任,关心下属要一视同仁,始终发 挥整体合力的战斗作用。

（四）要具有担当办公室主任必须的知识能力 从办公室的职能来看，综合性强，职能繁杂，担负 着机关内务、文秘、协调、后勤服务和机关管理等多项 工作。办公室主任必须具备一定的政治理论水平、文字 综合能力、组织协调能力和管理经验。

作者：124.132.87.* 2008-1-8 20:47 回复此发言

2 如何做好办公室工作

1、具备一定的政治理论水平。在办公室岗位工作，加之办公室岗位的要求，必须要一定的政治理论水平，才能适应办公室工作的需要。因此，平时注重学习，理 解掌握有关国家的大政方针政策，保持清醒的政治头 脑，才能够在工作中始终把握正确的政治方向，保持较 高的政治敏锐性。

2、要具备一定的文字综合能力。本身要具有一定的 文字基础，同时，要熟悉业务知识，包括税收知识、财 会知识和科学文化知识，文字功底和语言表达能力以及 工作方法，如果不具备这一点，那么不论起草文件还是 开会发言答复问题等方面都是糊里糊涂，抓不住要害，提不出问题，只能是和“稀泥”。

3、要有一定的组织协调能力和管理经验。办公室的 所有工作，本人在办公室 12 年工作中不同程度地实践 过。我认为办公室工作不单是要对办公室岗位本身熟 悉，而且要对本部门整个工作有所了解。只有对税收工 作的全面熟悉和了解，才能打下综合管理能力的基础。

三、办公室主任

任应具备良好的精神状态 办公室是综合部门，既要协调方方面面，又要服务 上下左右，具有整体性强、影响大的特点，要使办公室 具有战斗力，发挥窗口树好形象，办公室工作人员必须 具备良好的精神状态。一是忠诚可靠，洁身端正。在思 想上忠于税收事业，不折不扣地理解党的路线、方针、政策，特别是税收政策，树立全心全意为人民服务的思 想，在行动上要服从领导，对领导和各项决定应认真地 贯彻执行，不得自行其事，一旦遇到领导作出的决定不 妥或明显失误时，应该出以公心，予以提醒，切不可为 博得领导欢心而盲目服从，曲意迎逢。警惕各种腐朽思 想的侵蚀，抵制各种不正之风，堂堂正正做人，清清白 白从政，勤勤恳恳办事。二是任劳任怨，勤奋好学，不 论是撰写材料、文件收发、打印装订，还是协调办事、接待来访、车辆管理、安全保卫，甚至添茶倒水、打扫 卫生等都要有强烈的服务意识，以高度负责的态度，一 丝不苟地做好，这些成绩和效果往往不是显而易见的，但常常是融入其他工作之中或为他人“做嫁衣”的，并 且常因撰写材料、接待来访而不分上下班、节假日，这 就要求我们具有不为名、不为利、任劳任怨、甘当无名 英雄的思想品德，经受得起各种误解、委曲和挫折，胸 怀要宽，肚量要大，要运用自己的智慧，既化解矛盾，又综合协调，努力为领导分忧解难，把工作搞好。三是 团结同志，宽以待人。一个单位的同志，由于生活阅历、工作经历、文化层次、兴趣爱好、职责任务等诸多方面 存在差异，作为办公室主任就必须大事讲原则，小事讲 风格，对人必须宽厚诚恳，对事必须严谨认真，只有这 样，才有协调各科室之间的矛盾、职工与领导之间的矛 盾，以及本单位与外单位，特别是与纳税人之间的矛盾，让同志之间、科室之间、上下级之间，团结一心，促进 机关工作的高效运转。

第五篇：浅论如何做好办公室行政管理工作

浅论如何做好办公室行政管理工作

摘要：对于一个单位来说，办公室的设置相当于维持机器运转的零部件。单独零部件的运行情况、各个零部件之间的磨合情况，决定了企业这部机器的最终运转情况。为了更好的维持企业的运转，就必须加强对办公室的管理，这时如何做好办公室的行政管理工作就显得尤为重要。常人眼中的行政文员看似只是每天整理整理文件和做一些繁杂的琐事，看起来是一份既体面又容易的工作。但事实并非常人所想、常人所见那样轻松那样完美。行政文员在工作中也有遇到挫折的时候，如何去面对和以什么样的一种态度去面对它显得至关重要。本文结合我在中水七局红星路项目担任办公室行政文员一职的工作经历，来阐述对如何做好办公室行政管理工作的一些看法。

关键词：如何做好；行政管理；工作

一、办公室行政管理工作的内容

办公室行政管理在单位中，由于所处的特殊位置和它的工作性质，决定了众多职能，其中办公室行政管理和服务是它最基本的职能，也是办公室工作的立身之本，是保证一个单位日常工作正常运行的基础。因此，办公室务必明确办公室行政管理和服务的职能要求，优化办公室行政管理体系和工作运行机制，提高管理和服务的能力和水平。企业行政管理人员的主要工作内容包括：

1、做好办公用品及日常用品的采购、发放管理。月末办公室要根据其他部门的请购计划及库存情况，并要根据相关规定作适当储备以备不时之需，收集好各部门的请购计划并根据相关规定核算好价格后，及时保质保量地采购办公用品和日常用品，采购物品应当定价定点，保证质优价廉。要作好物品出入库登记，确保帐物相符。

2、做好各部门基础设备、设施维修管理。办公室负责根据维修要求协调或外请技术人员维修、对维修全过程进行控制；各部门对维修质量监督、确认。所有维修要求做好记录、跟踪维护结果及完成状态；对未按要求完成的维修事项、及时了解情况并报告负责人。、做好文件档案的归档管理。据不同种类档案的特点，做好系统编目、使用、传阅控制、分类存放、排列有序，定期收集各类文件资料，并整理立卷归档。各部门往来的备忘录、文档、资料等按类别、内容、时间顺序等存档管理。、做好文件资料收发、报送管理。文件资料收发、报送均需在登记薄上作好详细登记、记录，及时将各类信息（通知、文件）进行上传下达，特别是各类上级单位信息应登记后及时传递给相关部门。

5、做好会议管理。会议管理包括会前准备、会中服务、会后工作。

6、做好公章管理。公章管理必须严格审批手续，应坚持“先批准、后用章”的原则，使用公章事宜须报单位一把手批准后用章；用章登记，要求用章人员认真填写《用印登记表》，登记内容包括：编号、时间、用章单位或人员、用章事由（或文件名）、文件字号、用章数量等；严格控制将公章带出单位外使用，确因工作需要带出使用时，须经主要领导批准，并由印章专管人员携带外出使用。

二、如何做好办公室行政管理工作

（一）明确办公室行政管理和服务的职能要求，奠定开展办公室工作的基础

1.全面熟悉和了解本单位的情况。

做好办公室行政管理和服务工作的前提是要全面熟悉和了解本单位的情况，对本单位的组织机构、部门职责、人员构成、分工等基本情况要了解。我从2012年7月份开始在项目部工作，当初什么都不懂的我，就脚踏实地的向同事了解项目各个部门的信息，对各个部门的工作职责、工作重点、所需支持有一个充分的了解，才更有利于我后期工作的开展。

2.保证工作落实。

办公室要将后勤服务保障列入日常工作中，要加强对工作环境、安保、食堂的管理进行监督，收集员工建议，通过有效途径进行改善；为员工提供较为良好的生活、工作环境，提高保障质量。日常事务处理，办公室的工作杂而乱，涉及面广，大小事情多，并且很多事务具有不可确定性，临时出现的工作，会给当日计划工作带来很大的冲突，这时就要择其轻重而处理。也要及时执行上级交办事务，优先完成领导交办各类事务，规定时限内完成不了的，应向领导说明其原因，并尽力尽快完成，最终将完成结果向领导汇报。

总体来讲，办公室属于服务保障部门，是为其他部门服务的，所以也要协助他们处理不涉及本部门的日常事务。以服务为理念，细心为指导，才会使得各项工作做到实处。否则会影响正常工作秩序，甚至会影响经营活动。

（二）规范办公室行政管理和服务的方式，建立科学的管理体系

俗话说无规矩不成方圆，在办公室的行政管理工作中明确的工作标准、规范的工作程序、优化的管理体系是提高工作效率、加强办公室效能建设的必然要求。而办公室行政管理中科学管理体系的建立又可以从以下三点进行开展。

1、确立工作标准，推进管理和服务的标准化。

办公室作为一个单位的龙头机构，应大力推进管理服务工作的标准化建设，既要把办公室的工作梳理出来，如文件处理、会议安排、档案管理等，对每项工作建立标准、规定要求，明确分工。

对于工作周期比较长、收效比较慢的工作，无法短时间内对其工作成果进行测量，但是制定详细的工作计划，将长远的计划分解成各个阶段的小计划，制定小的工作目标，对每个阶段的成果进行测量，一步一个脚印才能确保最后的工作计划得以实施，才会实现最终的工作目标。

2、建立管理流程，推进管理和服务体系的科学化。

第一要结合部门实际，设立岗位责任制，进一步明确岗位的责权利；第二要对每个事项确定工作流程，坚持按流程办事；第三要严格按照实效、动态等原则要求，对岗位目标进行分解、优化；第四要结合实际，制定不同岗位人员工作的考核内容、标准，不断完善考核的程序和办法。

以单位文件呈报制度为例，各部门接收的文件统一先交给办公室人员，办公室人员交至部门负责人处，由部门负责人给予处理意见；再由办公室上报总经理处，并根据批示下发各部门。该制度的实行，避免了文件处理的混乱，大大提高了工作的效率。

3、发挥协调和督办作用，保证整体工作务实高效运转。协调和督办贯穿于办公室工作的各个方面，把各方面的情况综合好、关系协调好、工作协调督办好，会促进单位工作务实高效的运转。

要做好协调和督办作用要做到以下几点：一要牢固树立大局意识和服务意识，从高处着眼，于细节着手；二要注意原则性与灵活性的有机统一，要有原则而不呆板，要灵活而不散漫；三要加强对内、对外的协调，努力做到寓沟通、协调于联系之中，确保信息的畅通；四要增强督办工作的主动性，及时督促按规定要求和时限贯彻落实情况，并注意发现落实过程中出现的新情况、新问题，提出解决问题和完善决策的建议。

（三）增强办公室人员综合素质，提升管理和服务的能力和水平 在办公室的行政管理工作中，有了科学的管理体系这项“规矩”，当然就需要执行“规矩”人，这就到了办公室的职工发挥作用的时刻。办公室在提高部门单位行政工作质量和效率等方面担负着重要责任，这就要求办公室人员必须具有更高的政治觉悟、更强的奉献精神、更精的业务本领和更严的纪律观念。为此，办公室的职工要不断加强自身建设，提高综合素质。

1.加强学习。

加强学习除了依靠自我学习以外，还要充分的利用公司给提供的各种学习机会。有些公司会为员工提供各项提升职业技能的培训。

2.强化服务理念。

明确办公室的服务立场，树立良好的工作态度，摆正工作位置，把管理寓于服务之中，把提供优质服务作为管理工作的首要任务；

3.弘扬协作精神。

办公室人员虽然各有分工，但对外是一个整体，一定要加强协作，强化团队意识，做到“人人有事管，事事有人管”，互相帮助，齐心合力，提高办公室的整体管理能力。协作精神的培养是一个循序渐进的过程，要明确每一份工作的正常开展都离不开各个部门、各个工作人员的积极协作，做1+1＞2的事。

（四）争取领导支持，为发挥办公室管理和服务职能作用创造条件

充分发挥办公室行政管理和服务的职能作用，不仅要靠办公室人员的努力，还要有单位领导的关心和支持。公司内各项工作的开展，需要公司各个部门的支持与协调，获取领导对于办公室工作的肯定，可以获取直接的支持，也更有利于工作的开展。

1.善于沟通

沟通是各级间解决问题的桥梁。要具备良好的沟通能力，准确的传递信息，准确的吸收信息，能够跟领导进行无障碍的交流，让领导充分了解工作的内容、工作开展的进度及工作成效等。

2.学会信息反馈

让领导了解工作进度及工作中所需支持，但切记不能滥用这项权利，一定要对问题进行分析后进行呈报，不要事无巨细，会降低工作开展的效率。3.知人善任

这是对领导基本素质的要求。既要对办公室人员严格要求，又要理解和体谅办公室人员，为他们创造良好的工作环境，使员工从工作中获取肯定和成就感，由于员工结构的稳定，也利于员工潜能的开发。

三、小结

工作已经2年多了，我从一名初出校门不谙社会规则的天真大学生逐渐成长为一名能立足于社会的工作人员，在这段时间里让我学会了很多东西，也学会了站在一名行政文员的角度分析和看待问题。在办公室的行政管理中，贯彻明确办公室行政管理和服务的职能要求；规范办公室行政管理和服务的方式方法，建立科学的管理体系；增强办公室人员综合素质，提升管理和服务的能力和水平；争取领导重视支持，为发挥办公室管理和服务职能作用创造条件的宗旨，才能将办公室的行政管理工作做到最好。

二〇一四年十月十八日

作者简介：

xxx，19xx年出生，女，一分局，xxx项目部综合部文员，从事行政文员、后勤管理以及团支部相关工作，联系地址：xxx，邮编：xxxx，电话：xxxxxxx，邮箱：xxxxxxxxx