秘书学论文

第一篇：秘书学论文

浅析会后工作内容及其重要性

张XX①

（XX大学XX学院 XXXX XXXXXX）

摘要：会议结束后需要秘书人员做好会场清理与资料清退、交通工具的安排与送客、工作评估与总结、文件的立卷与归档等各项工作。在会后工作中，秘书人员还要正确处理好三对关系，保证会后工作有序、顺利地进行。

关键词：会后工作； 秘书； 会议

会议结束之后，秘书人员有很多事情需要解决与处理，而且这些事情看似简单，但是其重要性不亚于会议的其他环节。其工作不仅是处理好内部的工作，而且还要处理好外部公关活动，是组织形象的代表，因此，会议结束之后，秘书人员需要按照预定好的方案有序地处理好各种事情，是会议圆满结束的最后标志。

一、会后工作的内容

（一）清理会场与资料清退

会议结束后，会务人员要引导与会人员有秩序地离开会场，与会人员离开会场之后，秘书要组织相关人员有条理地清理会场。首先，清点与会人员借用的物品，检查有无遗漏物品和文件，认真检查联络、保管遗忘物品。借用的物品核实后需安排人员尽快还回去，遗漏的物品和文件，通过联络与询问，确认遗失物品与文件的主人或组织，在需要和有条件的情况下安排人员送过去。其次，收拾整理临时放置在会场、会议室的茶杯、桌椅、烟灰缸和其他用品，清理并取走所有剩余的与会议有关的文件。在整理会场时，首先确认各种会议文件是否还有用，如果是重要文件需要做好保管与清退工作。大中型会议在会议结束前应开具清退文件目录，发给与会人员，会议一结束，即按清单全部将文件收回，而小型会议可直接在会后由秘书收取。最后，揭去会场、会议室标示物，将会议室设备整理恢复到备用状态。会场是公共场所，被用之后，就有责任维护好，因此，会后必须把这些物品取下，保证会场的整洁。

（二）交通工具的安排与送客

秘书人员必须对当地的交通状况有充分的了解，以便为与会者的离场，甚至提供或安排最便捷的交通工具。这需要会议秘书在会前就做出细致周到的安排，会中根据会议进程要根据与会者的要求做好随时调整的准备，而且还要考虑到各种客观因素对交通的影响，保证会后与会者能够安全、及时返回。其中的各项返程细节，需充分安排人员去护送与执行，避免会后由于返回造成的混乱局面。而对于一些有伤残或者生病中的与会人员，要对其特别关照，有必要需安排人员全程护送其返回，最大限度地提供方便。对于大中型会议，还需要帮助与会者提前做好返程准备，例如提醒与会者及时归还向主办方或会议驻地单位借用的各种物品，帮助与会者检查、清退房间，避免遗忘各种物品，帮助部分与会者托运大件物品等。

中国人常说：“迎人迎三步，送人送七步”，可见中国人是非常注重送客礼节的。在送客时，秘书人员需要做到这三个要素：安全、及时、舒适。无论是什么交通工具，还是租赁车① 作者简介：张XX（1990—），男，XX人，XX大学XX学院，行政管理09级本科生。

辆，秘书人员都有责任保证其安全，尽可能避免不良事故的发生。与会者需要赶往下一个目的地，还要提前备好机票、火车票，尽量安排专人转车送往机场或火车站。而在安排交通工具时，还要考虑当地的气候条件、旅途长短等因素。例如，如果当地气候潮湿闷热，就应该安排有空调设备的车，如果旅途较长，可以安排有配备移动电视的车等。

（三）工作评估与总结

开会的本身并不是目的，而是在会议中是否达成共识，形成决议，或是否相关工作得到落实等。会后，秘书人员需要对会议的效度进行评估和会议内容进行总结，是衡量这次会议相对价值的标准。

工作评估通常有秘书人员的评估、与会者的个人评估和会议成本评估。首先，秘书人员评估要以会议目标是否实现、会议成本效益如何、与会者是否感到满意、在以后的会议中需要进行哪些改进等为评估目的。评估一般有定量与定性的研究方法，不过，两个方法都有各自的优势和局限，在进行会议评估策划的时候应充分考虑到。会议的进行阶段是整项会务工作的重点阶段，所以这个阶段是评估的是整个评估工作的重点，而评估要根据会议主持人、会议发言人的表现情况，以及会议议程进行的情况来进行的。其次，评估与会者自己在会上的表现，这是测评会议效果一个很好的评估途径。我们可以对与会人员在每一次会议结束后填写 “测评自己与会的表现”和“如何处理测评的结果”的表格，填写其优点表现和需要改进的地方，然后以一名与会代表的身份制定一个发展计划等，通过这种方式，不仅能够很好的、实事求是的得到评估参考数据，而且对与会者今后的参加会议有较大的帮助。最后，成功组织一定规模的会议，需要投入一定的经费，有些重要会议的成本是非常可观的。因此，需要我们对会议的成本进行评估。会议的成本评估主要是通过时间成本、直接成本和效率损失作为参考依据，这是对会议组织者必须要掌握的一项工作责任。

总结的目的是通过对自身工作中的优点与缺点的回顾分析，吸取经验教训，并把感性认识上升到理论认识的高度，以便做好今后的工作，因此，总结在整个工作流程中具有承上启下的作用。会议总结要以事实为依据，准确可靠，必须把过去一段时间内所做工作的材料全面地搜集起来，包括面上的材料与点上的材料、正面的材料与反面的材料、事件材料与数字材料以及背景资料等。事件材料必须真实可信、数字要准确可靠、背景材料要有辅助性，能与事实形成鲜明的对比或者烘托。而不能闭门造车，随意编造事实或数据，欺上瞒下，或者走过场。同时，还要分析事实，找出规律，要从自己掌握的事实与材料中提炼出现律性的理论认识。

（四）立卷与归档

文书的立卷工作，是文件运转处理的最后终点与归宿，也是文书处理工作的最后一个环节。而做好文书立卷工作，是对秘书人员的基本要求。

1.文书立卷的条件

首先，必须是办理完毕的文件。所谓办理完毕的文件，一是指文件在文书处理程序上，已经通过了所有的程序，不论其在实际工作中是否还继续发挥作用，二是指需要上级批示的或需要答复下级的往来文书都已齐全，也就算办理完毕。对办理完毕的文书，根据其重要性分门别类地立卷，最后进行归档。其次，必须是有一定参考价值和使用价值的文件。在工作中形成的文件材料很多，并不是所有材料都要立卷归档，只有对日后工作有一定参考价值和使用价值的文件，才有必要进行归档，使之转化为档案。

2.文书立卷的基本原则

首先，遵循文件材料形成的自然规律。文件材料形成的自然规律，是由机关和企事业单位工作活动的规律所决定的。机关和事业单位工作活动的规律，直接决定了文件材料形成的自然规律，因此，在立卷时，必须遵循文件形成的自然规律，不能忽视它们形成的起因和根据，更不能随心所欲，打乱它们之间的承接顺序。其次，保持文件材料之间的历史联系。只

有做到保持文件之间的历史联系，才能够反映工作活动的真实面貌，才能够便于以后利用。文件之间的历史联系主要表现在文件的内容、来源、时间和形式等几个方面，坚持好这一原则，是文书立卷的要求。最后，反映工作活动的真实情况。文书立卷工作，必须真实地反映机关工作活动的情况，否则，就是去了立卷的意义。机关活动中产生和使用的文件材料，是机关工作活动的真实记录，并反映着机关工作的基本面貌。保持机关工作活动的真实性，必须保持文件的本来面貌，不能随便把已经形成的历史文件卷案加以改变。

3.文书立卷的作用

立卷是文书处理过程的一个重要环节，也是现行文件转为档案的必经步骤。立卷的作用主要有：第一，保持文件之间的历史联系，便于查找利用。在工作活动中，文件是一分一分形成的，但在同一个单位或同一项工作、同一个问题的处理过程中形成的许多份文件，它们相互之间又有着密切的联系。立卷工作就是通过对它们进行整理、鉴定、区分工作后，组成案卷，保持这种历史的联系。从而便于在需要时能够查找。第二，保证文件的完整与安全，便于保管。单份文件不仅零散杂乱，而且容易磨损和丢失，特别是有些文件如果长期分散在各个部门或个人手里，极易造成遗失、泄密。将它们按一定规格装订成册，就可以避免文件的破损和散失，便于管理与保存。第三，为档案工作奠定基础。秘书部门把办理完毕的文件成立案卷，才算是最后完成了文书处理工作。案卷是档案部门的工作对象，立卷质量如何，直接影响和决定档案的质量，所以，立卷工作是档案工作的基础。

4.案卷的整理与归档

案件的整理与归档，是秘书人员根据归档制度的要求，对该次会议处理完毕的文件材料，做进一步系统的整理，全部成立案卷后向档案室移交。

在立卷之前要进行检查，发现与立卷要求不相符合的文件，要及时进行调整，然后才能确定文件的组合而立卷成案，以保证立卷的质量。在检查过后，需要对卷内文件进行排列与编号工作，固定文件的排列顺序，然后为案卷拟写案卷标题，其作用在于准确揭示案卷内容，提供可以检索的渠道。最后，要对案卷进行目录编写和封皮，才能够把案卷移交与档案室。

二、如何做好会后工作

在实际运作当中，会后工作并未必像事先预定的那样顺利进行，因此作为秘书人员，就要对会后工作做好工作，保证会后各项工作顺利进展。而要确保会后能够做好，需要处理好三对关系：

（一）处理好分工与合作的关系

做好会后工作既要明确分工，各负其责，又要彼此协作，密切配合。明确分工，各负其责能够提高会后工作的效率，使得会后工作的每一个环节、每一个方面都有人员负责，避免工作时出现相互推诿、相互扯皮的现象，而且在工作中出现疏漏和差错时可以有责可究，使会后工作有可靠地保证。同时，会后工作优势相互联系、相互依存的，需要各个环节的工作人员相互协作，密切配合，才能使工作顺利进行。

（二）处理好服从领导与发挥主动性的关系

会议结束后由主管会后的秘书统一领导，统一安排，统一部署。会议工作人员要协调一致，严格遵守规定和纪律，对于重大问题需要请示，不能擅自决定。如果事态严重，也必须一边请示一边处理。在工作中，工作人员在遵守规定和纪律的情况下，可以发挥主动性，合理安排工作，保证工作更顺利地进行。

（三）处理好讲究效率与周到细致的关系

会后工作具有较强的时间性，不能拖延。因此会议人员在会议结束后要有紧迫感，提高工作效率，及时地、保质保量地完成会后各项工作，以免影响会议功效。在讲究效率的同时，还必须要有周到细致的工作态度，认真对待每一件事，考虑好会后工作的方方面面，严谨、细致、快速、高质量地做好会后工作。

三、结论

会后的工作还有会议财务结算、会议精神传达、会议新闻报道、印发会议纪要等多项工作，这些都需要秘书人员在会议结束之后做具体安排。秘书工作是一个涉及范围广泛的工作，需要秘书人员懂得的东西也是很多的，所以，做好一名秘书不仅要有一流的工作技能，还需要有优秀的沟通能力、良好的素质、严谨的工作作风、细致的工作态度等，只有具备这些良好的素质，才能够胜任秘书工作，办好会议中各项工作，特别是会后的一系列琐碎的事情。参考文献：

[1]钟辉.现代秘书学概论[M].贵州人民出版社,1990.[2]蒋蔚.做好会后工作发挥会后功效[J].秘书工作,2002(1).[3]天虹.会议管理实务[M].中国纺织出版社,2005.[4]陈合宜.秘书学[M].暨南大学出版社,2005.[5]刘志伟.秘书专业培训手册[M].中国纺织出版社,2006.

第二篇：秘书学论文

秘书学论文

sun1988.1215@qq.com

主题 秘书的含义以及社会定义与要求

秘书英语翻译是secretary是领导者、主事者身边的综合辅助者和公务服务者，是以辅助

决策、综合协调、沟通信息、办文办会办事等为主要职能活动的领导者、决策者的参谋助手。

秘书学就是以秘书工作为研究对象，研究其主体与客体及其相互关系的一门学科。它研究秘书工作的产生与发展、职能与环境、性质与作用、规律与特征、原则与要求、程序与环节、方法与艺术、机构与人员，以及秘书工作规范化、科学化、现代化的发展趋势等问题，以促进秘书工作适应社会发展的需要。

一 秘书的含义和发展

秘书的综合含义归纳有三点。

①协助联系接待，办理和交办事项的工作人员。

②指秘书职务。

③使馆中职位低于参赞高于随员的外交官。有一等秘书、二等秘书、三等秘书之分，在大使馆馆长领导下进行工作。享有外交特权和豁免。

其实有些职业在某些时候有着与秘书相同的职业性质，例如经纪人，他们同样是协从者、接待者、调从者。不过两者有着很大的区别，前者有着官职以及豁免权，这恰恰是后者没有的，这也从侧面反映出秘书这一职业的工作特性。

有的时候同样的工作却不一定都被叫做秘书，如打字员、文秘、内勤、文书、文员、办公室主任、XX主管（培训主管、业务主管）、XX助理（人事助理、执行助理）、初级秘书、高级秘书等等，秘书称谓的不统一给界定秘书职务带来了困难，不利于对秘书人员进行科学的管理也更容易造成秘书角色认知的差异，一个单位中同时存在秘书、文书等称谓，使得非秘书称谓的人员不能以秘书的角色规范来要求自己同时也不利于秘书学科基本术语的准确表达。

而我们从秘书职位的角度来看 “秘书”概念的在发展变化。

其实秘书一词以及饰演‘秘书’的人早在中国古时就已存在和出现。中国的文字很有意思，‘秘书’二字某种程度已经表达出‘秘书’的性质。

‘秘’有着保密、隐秘的意思，说白了也就是不能在大众眼皮子底下出现，‘书’则指书本、书画，‘秘’‘书’合起来就是隐秘的书画，用通俗的话来说就是不能公开的带着私密性的书画。

而这也从侧面讲述了秘书的工作。

在我国，“秘书”一词最早出现于汉代。最初的含义是指物而非指人。即带有神秘色彩的图书，因此也非常符合当初的‘秘书’二字。根据古籍记载，这些图书主要有两类：宫禁里的秘籍，因为是宫禁内收藏的各种经典文献，因而一般不予公开，故称为“秘书”。如《晋书·荀勖传》：“及得汲郡冢中古文竹书，诏勖撰之，以为中经，列在'秘书'。” 除此也泛指谶纬图箓，这是一种在汉代流行的宗教迷信，是巫师或方士制作的一种预算吉凶的隐语。至东汉后期：“秘书”不仅指物，也指机构和人员。古代的秘书工作者，被称为“史官”、“御史大夫”、“尚书”、“长史”、“主簿”

高权重的皇帝身边的秘书机构--尚书台的势力，曾设秘书令，以“典尚书事”，这样，秘书令

不仅具有原先掌管图书典籍的职能，而且还具有收发奏章、草拟和上传下达的职责。到这里

秘书已被赋予官职及某些豁免权。至清末，我国的秘书工作真正名实相符。

其一：秘书一词已完全摆脱了“图书”的含义，从原先指物转变为特指从事秘书工作的人

或职位。

其二，对秘书人员所有的旧式称谓全部退出了历史舞台，对各级政府部门中从事秘书工

作的人员或相关职位均以“秘书”相称。

这也说明‘秘书’迅速的走向社会化、大众化、多元化。

而在国际更有职业秘书组织（英文全称：professional secretaries international）

国外 “秘书”这个词来源于保密者，指那些被国王和王后雇佣来保守国家和私人秘密的人.。这里就与中国‘秘书’最早开始的来源有很大不同，虽然他们同样称为‘秘书’

今天Secretary第一个字母S大写的时候，意为部长或大臣，这是政府部门的高级人员Secretary of State

The Secretary of State for Foreign and Commonwealth Affairs意为外相

The Secretary of State for Home Affairs 则是内政大臣

Chief Cabinet Secretary 日本的“内阁官房长官”

与此同时私人秘书也随之发展，贵族成员多喜欢雇佣私人秘书为他们处理信笺、账目和

“办事员”

翰·洛克就曾长期担任著名领袖人物的私人秘书。16世纪英国的著名诗人约翰·与此同时秘书的特殊工作性质对于构饰秘书本身有着很大的要求

秘书工作的要求

因社会全速发展对于秘书的需求日益较大随之而来的就是对秘书的严格要求，主要可概

括为“四个转变”和“六个要求

”

秘书工作的“四个转变”

秘书工作“三服务”服务）秘书工作应该发挥“四个作用”（参谋作用、助手作用、提供信息作用、协调作用）实

现“四个转变”

1.从单纯地办文办事转变为既办文办事又出谋划策；

2.从单纯地传递信息转变为综合处理信息；

3.从被动服务转变为主动服务：

4.从凭老经验办事转变为科学化管理。这四个转变其实是对秘书人员提出了更高的要

求，即秘书工作应该向着综合处理信息、主动服务与科学化管理的方向发展，而这也是发达

国家秘书工作的特点。

秘书工作的六个强调

强调调查研究工作

强调信息工作

强调信访工作

强调协调工作

强调督察工作

强调党务、政务服务工作

秘书的职业道德

因秘书的工作特殊性质使得秘书工作也有很大要求，在大众眼里什么是秘书？他们第一时间浮现在脑海的就是电视剧中的女秘书，而女秘书也往往会使得人们想到小三、二奶等等词，一方面是介于电视剧的普遍性使得普通人民对于秘书的表面性理解，一方面也是因为中国人民的老心里，古时对于男女的要求很严，私下见面会对二者的名节有损，尤其是女子，这一观念到现在也在大部分人的心中，尤其是老人，当一个男性老板身边带着女秘书时就会遭人遐想，而对于女秘书的某些不看好也说明秘书这一职业也是受到社会的舆论与要求，这也要求秘书必须有着严格的职业道德。

－、忠于职守，自觉履行各项职责 【各行各业的工作人员，都要忠于职守，热爱本职。这是职业道德的一条主要规范。作为秘书人员忠于职守就是要忠于秘书这个特定的工作岗位，自觉履行秘书的各项职责，认真辅助领导做好各项工作。要有强烈的事业心和责任感，不擅权越位，不掺杂私念，不渎职。】（括弧里的你自己看着要不要抄）

二、服从领导，当好参谋 跟从领导，这是秘书人员职业性质所决定的。【作为领导工作的参谋和助手，应当严格按照领导的指示和意图办事，离开领导自行其是，别出心裁，都是职业道德所不允许的。个人的积极性、创造性只能在服从领导的前提下发挥（更多地限于建议、献策等方面）

。其中特别要注意，不能用个人不成熟的想法甚至情绪化的意见，去影响和干扰领导的工作及决策。

参谋意识和能力，明确不能出谋献策者就不是好的秘书人员的新观念。】

三、兢兢业业，甘当无名英雄 兢兢业业，甘当无名英雄，就是要求秘书人员埋头苦干，任劳任怨。【秘书工作性质，决定其工作主要是实干。要围绕领导的工作来展开活动，要求招之即来，来之能干，在具体而紧张的工作中，脚踏实地，密切联系实际和群众，不计个人得失，有着吃苦耐劳甚至委曲求全的精神。】

四、谦虚谨慎，办事公道，热情服务 【谦虚谨慎，应是秘书人员应具有的美德。秘书人员不能因为在领导身边工作而自命不凡、自以为是，要平等地同各职能部门商量工作，虚心听取他们的意见，在工作中要善于协调矛盾，搞好合作。办事要公道正派。秘书人员对领导对群众都要一视同仁，秉公办事，平等相待。切忌因人而异，亲疏有别，更不能看来头办事情。只有公道正派的秘书人员，才能做到胸襟宽阔，在工作中充满朝气和活力。热情服务。秘书人员要把为领导服务，为本单位各职能部门服务，为群众服务当作自己的神圣职责，要充分认识自己所从事的工作所具有的重要作用。】

五、遵纪守法，廉洁奉公，不假借领导名义以权谋私遵纪守法、廉洁奉公，是秘书人员职业活动能够正常进行的重要保证。【遵纪守法指的是秘书人员要遵守职业纪律和与职业活动相关的法律、法规。廉洁奉公是高尚道德情操在职业活动中的重要体现，是秘书人员应有的思想道德品质和行为准则。它要求秘书人员在职业活动中要坚持原则，不利用职务之便假借领导名义以权谋取私利，不搞你给我一点“好处”，我回报你一点“实惠〃的所谓“等价交换”。要以国家、人民和本单位整体利益为重，自觉奉献，不为名利所动，以自己的实际行动抵制和反对不正之风。】

六、恪守信用，严守机密 秘书人员恪守信用，就是要遵守信用、遵守时间、遵守诺言，【遵守时间，领导找秘书人员汇报工作，秘书人员不准迟到。秘书人员自己安排的会议或会谈，自己要事先到场，并做好一切准备工作。秘书人员要严格遵守诺言，一经允诺的事情就要尽力办到，遇到曲折变化，要事先说明原因，使人信服。严守机密。秘书人员一个显著的特点，是掌握的机密较多，因此，要求秘书人员必须具备严守机密的职业道德，自觉加强保密观念。】

七、实事求是，勇于创新 实事求是。【秘书人员要坚持实事求是的工作作风，一切从实

确、如实地反映客观实际，从客观存在的事实出发。秘书人员无论是搜集信息、汇报情况、提供意见、拟写文件，都必须端正思想，坚持实事求是的原则。在工作中，切忌主观臆断、捕风捉影，分析问题必须从客观实际出发，既不惟领导是听，也不惟“本本”是从。勇于创新。现在各行各业的劳动者，都在破除旧的观念，勇于开创新的工作局面。作为领导的助手——秘书人员更应具有强烈的创新意识和精神。勇于创新，要求不空谈、重实干，在思想上是先行者，在实践上是实干家，不断提出新问题，研究新方法，走出新路子。】

八、刻苦学习，努力提高思想、科学文化素质 各种不同的工作岗位对其工作人员都有相应的素质要求。【尤其是作为新时期的秘书人员，这种素质要求显得更严格、更全面，甚至更苛刻一些。是否具有良好的素质，对于做好领导秘书工作是一个非常重要的问题，也是评价一位秘书人员是否称职的基本依据。因此，秘书人员必须刻苦学习，努力提高自身的思想素质。秘书工作头绪繁多、涉及面广，要求秘书人员有尽可能广博的知识，做一个“通才”和“杂家”。现代社会科学技术的发展突飞猛进，知识更新速度加快，因此，秘书人员应该具

】

九、钻研业务，掌握秘书工作各项技能 【从发展的角度看，新时期的秘书人员，必须了解和懂得与秘书工作有直接或间接关系的各项技能。】

事实证明社会的急速发展使得秘书对于人才市场需求更大，一个好的秘书不仅需要丰富的文学涵养也需要好的品格跟好的职业操守，这不仅是对于秘书这个职业的尊重亦也是对于你这个人的尊重。

第三篇：《秘书学概论》论文

接待之道

我们知道——秘书职能，包括基本职能、日常事务职能、专项职能、特别授权职能、深层职能等，日常事务职能又包括办公用品管理、接待、安排领导活动、值班、通讯工作、印章管理、机要保密等。其中接待职能这一节课让我受益匪浅。因为在2010年12月份广州亚残运动会上我作为一名志愿者，我的工作是在白云机场接待贵宾，这节课正好让我能出色地完成这项任务。因此，在此我吸收方尤瑜老师课堂所讲的接待之道，结合自己的工作实践，跟大家分享我对于作为一名秘书要做好接待工作的心得体会。

接待宾客是秘书的一项重要日常工作。在市场经济快速发展的今天，各社会组织之间的联系日趋紧密，各部门之间的相互依赖性更强，日常的接来送往日益频繁，接待事务越来越繁重，其作用也越来越重要。接待工作的质量将直接关系到组织的声誉和领导者的形象，也直接关系到工作的效率。因此，必须加强对接待工作的规范化管理，切实把接待工作做好。

我在机场做接待贵宾工作的时候，会遇到很多情况，比如说会遇到不同国籍的宾客；某位宾客飞机误点了；刚好接待这一天的贵宾人数突然增多了；贵宾突然不来了；贵宾不期而至等等，正如同秘书面对的宾客有的是内宾，有的是外宾；有的是上级安排的，有的是本单位邀请的，有的是对方主动联系的；有的是事先约定的，有的是不期而至的；有的是需要一个完整接待过程的，有的是只要一时半刻的；有的是为了一定目的而来的，有的只是顺路探访的；有的是一个团体，有的只是个人，如此种种，不一而足，而且在接待中也会出现种种情况，有的是预料之中的，有的是始料未及的，有的是临时变化的，有的是有意改变的，这都给秘书的接待工作造成难度，但只要做好准备工作，又有机动灵活的头脑，热情好客的态度，就能做好这项工作了。

在课堂上，方老师一再强调我们要树立严格的礼仪意识。她说：“接待工作，将使本社会组织的形象和接待者个体素养得到充分展示；是否讲究接待礼仪，直接关系着接待工作的质量和效果。为切实加强接待工作的管理，必须是每一位接待工作者树立严格的礼仪意识，并细致入微地付诸于接待工作实践。”因此，在这次亚残盛会里，我作为一名机场贵宾接待工作人员，我深深地认识到自己必须要做好这份接待工作，因为自己的行为代表的不仅仅是个人形象，更是我们展示亚运的形象，甚至是我们这座城市乃至中国的形象。这些对于每一个志愿者本身来说是一份光荣，但同时更是一份责任。

每一次完成一项机场接待任务，我都认为做好事前准备是很重要的。干任何事情都要事前做好准备，因为有备才能无患，秘书接待宾客也该如此。其中不管是接待事先约定的宾客，还是接待突然而至的不速之客；不管是接待熟悉的老朋友，还是接待陌生的新客人；不管是接待团队，还是接待个人；不管是需要完整的接待过程的，还是只要一时半刻的，都要认真对待，充分准备。

我认为准备有物质准备和精神准备两方面——

第一、物质准备要根据具体情况而定。如果接待的是事先约定的，又是一个团队，那么准备的方面比较多。首先要弄清团队成员的基本情况，包括人数、姓名、年龄、性别、职务、基本观点、倾向、所谈问题、具体要求，有的还要准备好照片和简历，又是对团队主要负责人的基本情况更要了如指掌。在掌握基本情况的基础上，要拟订好接待方案，其中接待规格、活动内容、时间安排、陪同人员、食宿及交通工具安排，主谈人员以及所谈问题的主要观点及其主要对策，甚至欢迎词、讲话稿、接待场所、茶水饮料、赠送礼品等都要精心组织、细致安排，在征得上司同意的情况下要形成文字，或列出表格。对于团队的接待，尤其是级别较高团队的接待还需有关方面协助，因此要及早向上级汇报，请示上级意见，要与公安、交通、外事、新闻等部门联系，要求这些部门给予协助。比如有一次，我接待的是马来西亚的总理，就需要加强安全方面的准备工作，我及时向我们的经理汇报情况，请示上级意见，并与公安部门联系，得到了他们的协助，他们派出一定车辆跟随我们这位贵宾进入亚运村休息，让我们这次工作得到了贵宾的赞赏。

对于个人的接待虽然没有这么复杂，但如果是需要一个完整接待过程的，也要做好食宿、交通、活动等各项物质准备。

如果接待的只是临时宾客，不管其是事先约定的，还是突然而至的，不管是熟悉的，还是陌生的，在办公室或接待室都要备有坐椅、沙发以及烟茶饮料等。

第二、接待的精神准备则是接待意识和接待态度的必要准备。一个秘书担当接待任务必须有角色意识，必须明确自己是东道主，又是一个助手，既要为本单位、本部门及上司装点“门面”，又要为领导和宾客服务好，因此要尽心竭力，真诚热情，与人为善，友好相处，彬彬有礼，不卑不亢，有了这种精神准备，才能搞好接待工作。

以上仅是个人的心得体会，毕竟我还不是处于一个真正的秘书职务去执行任务。因为作为一名真正的秘书所遇到的状况会更多，更让自己意料不及，因此，为了能使自己将来成为一名出色的秘书，我要不断地锻炼，完善自己各方面的能力，灵活多变，热情有礼，不要冷落了客人，不要令客人失望，即使客人未能办成事情，没有达到目的，也要让客人高兴而去，因此也要特别讲究语言艺术，要把话说得通情达理，又很得体，让人感到温暖，如在家里。

第四篇：秘书学现象研究论文

文章

来源 莲山课

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在秘书学的研究与教学中，常有人为秘书学的研究领域难以界定，以及秘书学与相关学科的重复现象而困惑。如何解除这一困惑呢?笔者曾作过较长时间的思索，现将其结果整理成文，以就教于行家。

一、重复现象岂容忽视

在秘书学的建设中，重复研究的现象较为普遍，且迄今未能引起秘书学界的重视。如果此种现象继续存在与蔓延下去，不仅会影响秘书学的发展和成熟，而且也不利于秘书学的教学及秘书专业的课程建设。

秘书学研究的重复现象，是指秘书学与文书学、公文写作、档案学和行政管理学等相关学科在研究上出现的某些相同或相似之处。其具体表现如下：

其一，秘书学与文书学重复。现有的劝书学著作(教材)，几乎无一例外地都有文书学的内容，但大多是照搬文书学的研究成果，如文书的一般知识，文书工作的任务和原则，文书处理的程序和要求，乃至文书立卷业务，等等。笔者案头的一部秘书学著作，以全书近六分之一的篇幅，详细论述文书和文书工作,包括文书立卷业务。①

其二，秘书学与公文写作重复。多数秘书学著作(教材)，都把公文写作的部分内容作研究对象，而且多从微观操作上进行研究。其中有各种通用公文的写作，也有机关应用文的写作，还有经济文书、涉外文书和交际文书的写作，甚至学术论文的写作。如笔者所藏的一部企业秘书著作，有近一半的篇幅是论述企业公文的写

作。②另有一部秘书学著作，则以超过三分之二的篇幅论述各种应用文体的写作，酷似一部应用写作教科书。③

其三，秘书学与档案学重复。

有相当多的秘书学著作(教材)，均以独立的章节和较长的篇幅论述档案和档案工作，主要是机关档案工作，其内容与档案学的的某些部分并无二致。如笔者备用的一部秘书学著作，系统地论述了档案工作的性质，档案工作的原则和档案工作的作用，以及档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用等业务知识，此外还介绍了档案室的类型、任务和制度。“这些内容，显然与档案学特别是档案管理学的有关部分一模一样。由笔者主编的一部秘书教材，亦将机关档案工作划归秘书学的研究领域。⑤

其四，秘书学与行政管理学重复。

有一部分秘书学著作(教材)，或多或少地撷取了属于行政管理学的内容。如笔者手头的一部秘书著作，在“行政与行政管理”的标题下，分六节论述了行政管理与行政原理，行政领导与行政决策，行政组织与行政机关，行政法与行政方法，人事行政与财务行政，行政改革与行政效率等与秘书学关系不大的内容。“另有一部秘书学著作，则以相当的篇幅论述了诸如基建、房产、物资、财务、车辆、食堂、宾馆、招待所和机关环境等后勤工作。⑦

不难看出，秘书学研究的重复现象是普遍的，也是严重的。难怪有人怀疑秘书学能否成为一门科学，也难怪有人认为秘书学不过是多学科的拼凑，尽管看法失之偏颇，但问题确实存在，其症结何在呢?以笔者之见，大体有以下几种原因：

第一，由于秘书学发展迅猛，致使许多研究者忽视了对秘书学自身理论的研究，如秘书学的学科对象、学科分类、研究内容、研究领域、知识体系和相关学科等。从一定意义上讲，秘书学的兴起是在理论准备不足的背景下开始的，带有某些先天不足的成分。

第二，由于秘书工作与文书工作、文字工作和档案工作密不可分，而且秘书工作迄今包含文书工作和文字工作，因此秘书学与文书学、公文写作和档案学的交叉或重复，有着历史的必然性。加之秘书学的研究没有处理好借鉴与创造的关系，又助长了重复现象的发生。

第三，由于秘书学评论落后于秘书学研究，学术上的是非缺乏必要的争鸣与批评,象秘书学研究领域如此重大的理论课题，迄今未能开展认真的讨论。因此，使出现了秘书学著作虽然纷纷问世，而重复现象却依然如故的态势。

二、研究领域能否划定

任何一门科学及其分支学科，因受学科对象的规定，都有其特定的研究领域。那么，如何给秘书学的领域划分界限呢?笔者认为，这需要明确以下三个问题：

首先，是认识问题。在划分研究界限的认识上，必须坚持两点论：一方面要承认，给秘书学划定研究领域，到头来可能只是一种姿态而已，甚至有失败的危险。这是因为，不同的研究者有着不同的研究兴趣、研究重点、研究层次、研究视角和研究方法。再说，任何一种划分，哪怕是最权威的划分，也缺乏约束的力量。另一方面也要承认，如果不大体上划分其研究领域，那就会出现两种后果：一是漫无边际地研究，致使秘书学无所不包；二是研究领域过窄，致使秘书学的研究难以拓展。不论是哪一种后果，都有碍于秘书学的建设与发展。正确的认识，应象美国社学家亚历克斯·英克尔斯所言：“那些界限应当象一件能勾画出形体的宽大的斗篷，而不应当象一套僵硬的盔甲，盔甲固然能防御别的学科的人对同一领地提出要求，但它毕竟太约束人⑧

其次，是观点问题。秘书学作为一门科学，即使研究内容再庞大，研究领域再广泛，也总是要有个界限的。要给秘书学划分研究领域，首先必须坚持发展的观点，即从秘书学自身发展演变的过程，去划分其研究领域。秘书学原来的研究领域是十分广泛的，如清代的幕学著作，就包括刑名、钱谷、挂号、书启、征比等知识。民国时期，由于政治制度的变革，秘书工作开始侧重于文稿撰拟、文书处理和档案管理等业务，因此研究文书与档案的著作相继问世。在五六十年代，档案工作逐步独立，档案自成体系；文书工作日趋完善，文书学开始兴起。自八十年代以来，写作学另立门户，行政学走向成熟。这就是说，用发展的观点来看，有不少研究内容不断从秘书学中分化出去，不再属于秘书学的研究领域。诚然，也有些研究内容不断进入秘书学的研究领域，如秘书人才学、秘书教育学、秘书心理学和秘书美学等边缘学科。如果将已经分化出去的研究内容继续留在秘书学之中，或者将已经进入秘书学之中的研究内容继续拒之门外，都不利于科学地划分秘书学的研究领域。

再次，是途径问题。要给秘书学划分研究领域，还必须解决途径问题。笔者借鉴社会学的研究成果，认为有三条途径可供采用：一是历史的途径，即通过对早期秘书学著作的研究，寻找开创者们最为关心和感兴趣的是什么内容。从八十年代初期问世的几部秘书学著作来看，当时秘书学研究者共同关心和感兴趣的内容是秘书史、秘书组织、秘书实务和秘书人员。其中的秘书实务，就包括了公文处理、公文写作和档案工作等相关学科的研究内容。“受其影响，在其后的秘书学著作中，大多沿袭了上述研究内容，且成一种传统。不难发现，历史的途径可使秘书学的研究领域保持相对的稳定，保证秘书学发展的连续性。但它也有僵化的危险，因为传统具有保守的天性。二是现实的途径，即通过对近期秘书学著作的研究，探讨研究者们最关心的是什

么问题，以确定秘书学的研究领域。从九十年代初期间世的十余部秘书学著作来看，除了继续保留秘书史、秘书组织、秘书实务和秘书人员等传统领域外，又新增加了辅助决策、沟通信息、督促检查、公共关系和办公自动化等内容。⑩这种变化，不是研究者心血来潮，而是社会经济和科学技术发展的必然产物。但是，秘书学研究的重复现象依然存在，且有不断扩大之势，除了沿袭公文处理、公文写作和档案管理等内容外，行政管理学的某些知识成为秘书学的研究领域之一。显然，这是某种程度上的倒退。三是比较的途径，即通过对秘书学与相关学科的对比分析，从总体上区分各自的研究范围，将不属于秘书学的内容归还给相关学科。

三、秘书学领地知多少

划分秘书学的研究领域，应本着宜宽不宜窄的原则，从而勾画出一件形体宽大的“斗篷”来。笔者根据现有的秘书学著作(教材)，拟将秘书学的研究领域界定为四个区域、25项内容：

(一)秘书史

秘书史主要研究秘书活动起源、形成和发展演变的过程，其任务有三：一是描述秘书活动的演进过程；二是总结秘书活动的历史经验；三是探讨秘书活动的发展规律。秘书史的研究应包括以下内容：(1)中国秘书史，即综合研究中国秘书活动起源、形成和发展演变的过程；(2)外国秘书史，即综合研究外国秘书活动起源、形成和发展演变的过程；(3)国别秘书史，即研究某一国家或地区秘书活动发展演变的过程；(4)断代秘书史，即研究某一朝代或某一历史阶段秘书活动发展演变的过程；(5)专题秘书史，即专门研究某项秘书活动发展演变的过程；(6)秘书思想史，即研究历史上不同阶级、阶层和人物关于秘书活动的理论和主张。

(二)秘书理论

秘书理论是泛指关于秘书现象、秘书活动和秘书学自身的理性认识成果。其基本职能有三：一是描述；二是预言；三是解释。①秘书理论研究应包括如下内容：(1)基础秘书理论，即研究秘书学自身的理论，如秘书学的学科对象、逻辑起点、知识体系、相关学科、学科性质、研究方法和历史演进等。(2)应用秘书理论，即研究秘书活动及其构成要素的理论，如秘书活动的性质和特点，秘书活动的职能和效率，以及秘书活动的主体、秘书活动的对象、秘书活动的空间和秘书活动的媒介等。此外，还有行业或部门的秘书活动。(3)交叉秘书理论，即研究秘书学与其他学科相互渗透而形成的边缘学科的理论。

(三)秘书业务

秘书业务是指秘书人员或秘书部门的专业工作，由于秘书工作的范围较为广泛，且有扩大之势，秘书业务也随之不断增加。其主要内容有：(1)文字工作，即文稿的撰拟和审核工作；(2)文书工作，即文书的制发、传递、办理和保管工作；(3)信息工作，即信息的收集、加工、提供、存贮和检索工作；(4)协调工作，即组织之间、工作之间和人与人之间关系的调整与改善工作；(5)督查工作，即对重大决策、中心工作、重要行

动和领导交办事项的督促检查工作；(6)信访工作，即人民群众的来信处理和来访接待工作；

(7)提案工作，即对人大、政协、职代会等所提意见、建议、批评、提案和议案的办理工作；(8)会

议工作，即对会议和会谈的准备、组织和善后工作；(9)接待工作，即对客人的迎送、招待和服务工作；(10)值班工作，即在值班室固定或轮流担任工作；(11)保密工作，即保守和保护秘密，使之不泄露的工作；(12)其他工作，即领导临时交办或突发性工作。

(四)秘书技术

秘书技术是指秘书人员用于处理事务的方法、手段和技能。它与秘书业务相比，具有更强的实践性和动态性，其功能主要是培养秘书的操作能力。秘书技术应包括如下内容：(1)秘书工作方法，即秘书人员或秘书部门处理事务工作所运用的方式、程序、途径和技巧；(2)秘书办公场所，即秘书人员按照一定的制度，并借助于一定的手段处理公务的处所5(3)秘书办公手段，即秘书人员为达到某种办公目的而采用的办公设备，操作技术和操作程序等；(4)公关艺术，即秘书人员为达到“内求团结，外求发展”而采用的一系列的公关措施、方法和技巧。

以上四个区域、25项内容，是就秘书学目前的主要研究领域而言。可以预言，随着秘书学研究的深入及相关学科的发展，秘书学的研究领域还会不断发生变化。

注释：

①王熙梅、王景清主编：《现代秘书学通论》，海洋出版社，1993年版，第90至167页。②钱祺喻，刘开文：《企业秘书学》，四川民族出版社，1987年版，第1，99至381页。

②张金安、常崇宜编著：《秘书学概论》，云南人民出版社，1984年版，第89至305页。

④张希林、吴长有主编：《文秘学》，辽宁大学出版社，1989年版，第185至203页。

⑤董继超主编：《秘书学教程》，中央广播电视大学出版社，1993年版，第184至202页。

⑥袁维国编著：《秘书学》，广东高等教育出版社，1987年版，第111至142页。

⑦搂宇生编著：《通用秘书学》，同济大学出版社，1991年版，第257至278页。

⑧[美]亚历克斯·英克尔斯著：《社会学是什么?》，中国社会科学出版社，l 981年版，第l页。

⑨八十年代初期问世的秘书学著作有翁世荣等编著的《秘书学概论》(1984年9月)、王千弓等编著的《秘书学与秘书工作》(1984年10月)、张金安和常崇宜编著的《秘书学概论》(1984年10月)、孙云洁和王慎先编著的《实用秘书学》(1985年9月)。

⑩九十年代初期问世的秘书学著作有钟辉编著的《现代秘书学概论》(1990年7月)、袁维国主编的《秘书学》(1990年9月)、楼宇生编著的《通用秘书学》(1991年2月)、程明华等编著的《秘书学教程》(1991年5月)、饶士奇、曾斌主编的《秘书学概论》(1991年5月)、娄山关等著的《秘书学教程》(1991年10月)、任群主编的《秘书理论与实践》(1991年12月)、吕发成和方国雄编著的《秘书学基本原理》(1992年8月)、王熙梅和王景清主编的《现代秘书学通论》(1993年1月)、董继超主编的《秘书学教程》(1993年2月)、张岫莹主编的《当代秘书学》(1993年9月)、黄桐华和陆宏辉主编的《新编秘书学》(1994年2月)，等等。

⑩[美]乔·A，比彻姆著：《课程理论》，人民教育出版社，1989年版，第29页。

文章

来源 莲山课

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第五篇：秘书学论文 女秘书的社会地位

现代女秘书社会地位之分析

【摘要】前沿论坛随着信息化社会的逐步形成和市场经济体制的建立,秘书行业已经成为我国从业人数最多的行业之一。目前有一部分人对女秘书抱有种种偏见和误解,如“小蜜”一词被许多人用来指代年轻的女秘书,本文通过分析当今社会大众对女秘书的看法和女秘书的社会地位，剖析其原因，提出了一些做好现代女秘书的建议。

【关键字】女秘书 偏见 工作建议

一、女秘书的社会地位

随着信息化社会的逐步形成和市场经济体制的建立,秘书行业已经成为我国从业人数最多的行业之一。随着我国市场经济的发展,在就业压力越来越大的情况下,秘书职业将会得到越来越多的年轻人,尤其是年轻女性的青睐。但目前有一部分人对秘书抱有种种偏见和误解,如“小蜜”一词被许多人用来指代年轻的女秘书。“女秘书”的设置并非近几年的事，但女秘书比比皆是乃至如此让人津津乐道，却不能不说是改革开狡后的产物。令人遗憾的是它没有象其它新生事物那样逐渐成熟起来，却被人为地弄错了位:“女秘书”由侧重“秘书”角色渐渐衍化为侧重“女性”角色。“小蜜”已不是本义上的秘书工作人员，而是不太光彩的“小情人”角色，女秘书总是和炒不尽的风流韵事联在一起。

本来，女秘书和女教师、女护士一样，从事的是严肃高尚的职业，理应受到全社会的尊重。可在我国，女秘书总是成为人们茶余饭后的谈笑材料，这些年,有一些领导与身边的女秘书关系暧昧,将女秘书变成自己的“小蜜”,“二奶”.这种“先色后财”的生活腐化行为很容易走上“权色交易”的腐败之路.还有人将局部的女秘书腐败现象夸大为社会普遍现象,更有甚者将个别秘书行为不端视为官员腐败的重要原因。这些偏见和误解,不仅影响了秘书队伍的建设,而且影响了秘书专业高等教育的健康发展。有的家长宁肯让子女复读,也不让子女去读秘书专业本科。都认为女孩子干秘书名声不好”。

二、女秘书被人们误解的原因

国人都有 “探奇”心理，一看到一男(领导)一女(秘书)出双入对，频繁接触，口舌便按捺不住寂寞，总想捕风捉影地大做一通文章。而有的女秘书自己不争气，给人们留下了说三道四的把柄。许多女秘书自身素质不高，缺乏做秘书的基本能力，对秘书职业的理解仅仅是上司的陪衬，工作仅仅是浓壮艳抹、招人眼目.根本充当不起参谋助手的角色。间或有能力过人者.却义袍着个人的目的而机关算尽。为了巴结权贵不惜栖牡色相或肉体，闹出些颇具轰动效应的花边新闻来。

“权色交易”的腐败行为,主要有两种情况.其一是领导干部对“女秘书”主动出击.这些领导干部本身就是道德低下。他们往往为了满足自身欲望,将身边的“女秘书”纳入“捕猎”,“俘虏”的目标.而那些“女秘书”或是迫於权势压力,或是为利益所动,制造出“腐败弄权”之亊来.其二是领导干部被“女秘书”勾引拉拢,成为“女秘书”腐蚀对象.这种情况多是因为那些“女秘书”为了希望从领导干部这一“权力的活载体”获得好处,而领导干部又经不住“色诱”,最终走上腐化堕落道路的.这是女性的悲剧，也是秘书界的悲剧。

除了腐败的女秘书外,还有其他几种负面的女秘书形象。一是缺少主见的女秘书。她们只会机械地服从上级和领导,实际上对上级政策和领导意见并不真正理解,不能灵活、主动地开展工作。这种女秘书思想水平不高,又缺少自知之明,还常常以领导自居,典型的口头禅“是领导要你们如何如何”,因此常被群众讥“为领导的传声筒”。二是专拍马屁的女秘书。这种女秘书不一定有腐败行为,但是在行为习惯上表现出比较典型的奴性。她们对待领导的态度和行为,与对待群众的态度和行为存在极大的反差。有人描述他们:在领导面前是点头哈腰,在群众面前则是趾高气扬。在一些官僚主义严重、领导与群众关系处理得不好的地区和单位,这种专拍领导马屁的女秘书也为群众所鄙弃。三“是花瓶”式秘书。这种女秘书既缺真才实 1

学,也无一技之长,仅凭娇媚的长相或窈窕的身材获得秘书职位。由此女秘书也被某些人误解为是一种只能吃“青春饭”的职业。

三、女秘书如何做好工作的建议

首先要有平常心，强化工作能力，口风要严。女秘书的职位很特殊，她虽然不属于公司的高级管理层，但因为工作直接对经理负责，所以常常给人一人之下的错觉。正因如此，女秘书才要保持一颗平常心：我只是公司的一名普通职员，我服务于我的工作。其他的我什么也不是。要淡化自己的性别和身份，时刻牢记秘书的天职只是做好经理的后勤。女秘书要爱岗敬业，工作脚踏实地，在工作中不断提升自己的素质，对自己负责的事情拿得起放得下。要淡化自己的性别和身份，时刻牢记秘书的天职只是做好经理的后勤。还有不该问的事不问，不该说的话不说。因为工作性质的关系，秘书的资讯会比较灵通一些，对老总的公事私事会知道很多，有时候知道的越少越安全，当女秘书不得不知道时，应该金人三缄其口以明哲保身。不要向同事买弄自己消息灵通，也不要不小心把同事的秘密说给上司听。

其次要端庄大方，举止得体，有亲和力，善于人际沟通。无论做什么工作都得为自己的职业做出一定的牺牲，女秘书也是。服装应该素雅清爽，工作日要穿职业装，不可以穿超短裙，化淡妆，不要打扮得很妖娆。形象要自己树立，人缘要自己去结交。要大家接受你、喜欢你，首先要有一颗亲善别人的心。成功的女秘书要给人如沐春风的感觉：开朗乐观，笑靥如花，严于律己、宽以待人，善解人意，乐于助人。人性基本上是相通的，喜欢别人怎样待自己，自己就怎样待人；己所不欲，勿施于人。秘书最重要的职能是上传下达。因为各种条件和因素的限制，老板和员工之间往往不能很好的沟通和了解，有时候一点点小误会也会严重影响团队之间的关系甚至公司的运作。这时候秘书应该及时沟通，把事情说清楚。

最后要有外交家的平衡术，处理好个人情感。两头受气是秘书们经常面临的处境。在公司的各种势力格局中，若把握不好分寸，上司会怀疑秘书耍滑头，与员工串通一气蒙骗他，同事会认为秘书为了个人的利益置他们与水深火热之中。所以工作中女秘书应仔细揣摩各种利害关系，找到一个最佳平衡点。有的女秘书爱上自己上司，这种爱情的未来必然不被看好。女秘书与男上司相触时，要鼓起男女交往的勇气，要保持一定的交往距离，确立交往的目标与原则，创造良好的交往情势，具有健全合理的期待，做到尊重他人，尊重自己。

四、结语

国内目前对女秘书存在诸多偏见，事实上秘书这个职业对人的专业素养要求很高，它不仅需要具备办公室文秘等一系列基本办公技能，更需要具备一定的社会经验、社会阅历和很高的内在修养。秘书这个行业要求从业者有很强的综合素养，对沟通、协调、平衡能力要求非常高。就像任何社会群体都存在负面典型一样,女秘书群体中存在一些负面形象并不影响整个秘书群体总的社会地位。只要女秘书人员具备良好操守、独立人格和真才实学,就能得到社会的尊重。女秘书应该用自己良好的品行和勤奋的工作来珍惜、维护、提升自己的社会地位。

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