秘书职业调查报告专题

第一篇：秘书职业调查报告专题

秘 书职业指导老师：调查人：班级： 学号： 调查报告

秘书在企业中属于最基础，也是最重要的岗位之一，其岗位职责描述也是最模糊和最广泛的。作为一种全球性的职业，文秘工作越来越趋于现代化、科学化和专业化。它在辅助各级领导进行综合管理、树立企业形象、沟通内外关系、处理信息交流等方面发挥着越来越重要的作用。文秘专业人才的就业前景应该不错，但企业还在抱怨能选到“像样”的文秘人员不容易。

一、调查人员（附调查表）

（一）xx，男，如家快捷酒店助理，本科学历，在公司工作近一年

来主要负责客服方面的助理工作与做出公司财务报告，在大学所学专业与助理无关，认为能胜任这个职位主要是因为自己较强的学习意识和学习能力，在大学所学习的专业知识与工作并没有直接的联系，并且，作为男生而言，对助理这一职务并没有太大的兴趣，完全只是为了生存才从事这个职业，正因为兴趣不够，在工作中最大的困难是管理知识匮乏,知识面不够宽，希望大学生最重要的是要有一颗坚持的心。

（二）xx，男，本科学历，山东省潍坊市政府某机关秘书，在本单

位工作已经5年，是专业相关工作，在熟练掌握财务相关专业技能与熟练office办公软件的前提下，在工作中主要面临的困难是人脉不够充足，所在岗位的职责是相关财务审计工作与办理领导交待的很多事务，同样，作为男生，他并不喜欢他的职业，觉得当代大学生学习的相关专业课程用之则有效，并且他认为，当代大学生最需要的不仅仅是一颗坚持的心与积累经验，还要专业知识以外的其它许多能力需要学习和领悟。

（三）xx，女，西门子（中国）有限公司办公助理，专科学历，在公司主要负责财务报销、文档管理、上传服务器数据、仓库管理、会议安排、客户接待、办公管理。重庆工业职业技术学院09物流专业应届毕业生，在大学期间任院两委会办公室主任、流通管理系社实部部长，由于在大学期间在办公室事务的处理方面有了较强的实践经验，公文写作能力较强，身为社实部部长也经历了很多场校园招聘，有了大量的经验，所以在大三实习的时候就已经有了较好的工作，一年的工作下来，唯一让她不顺心的就是专科毕业生的通病——英语差，西门子有限公司作为一家外企，英语口语是一个人发展的基础，所以，她仍在不懈的学习英语，以期提高自己的英语读写能力。

（四）xx，女，重庆美每家俱有限公司办公室文员，高中学历，在公司主要负责订单处理、财务报销、文档管理、仓库管理、客户接待、办公管理，是一个小公司标准的全方位秘书。虽只有高中文凭，但是四十来岁的她有丰富的工作经验，曾在私立学校担任老师，大型高级护理院主管，有多年家俱公司文员工作经验，她把这份工作仅仅当做当下最适合她的职业来做，在工作中，由于要大量接触数据管理方面的事务，办公室的事务处理在不能熟练掌握office一系列软件的前提下

变得不顺心。

二、秘书职业分析

（一）性别差异导致对待态度不同

其实从上面的情况可以看出，男性在对待秘书行业时，并没有太大的兴趣，只是为了生存而从事这个职业，男性偏向于有挑战性、待遇丰厚的工作，而女性较之而言偏向于安稳，在处理办公室事务方面也各有千秋，但是在传统企业来讲，秘书职业主要还是以女性居多。

（二）学历并不是工作好坏的决定因素

对于秘书这个职业而言，很多人认为每个人都能做好秘书这个工作，并且，很多人忽视秘书的存在的重要性。首先，在当今社会，确实有很多非文秘专业的人在从事秘书工作，但是，随着时代的发展与进步，企业越来越重视秘书的专业化，所以，就长远来讲，秘书行业是一个很有发展潜力的。其次，秘书行业最重视的还是个人的学习态度，即使是文秘专业的学生，在办公室事务的处理方面有一定的技巧，但是在实践中还是会有一定的距离，并且，不同的行业会有不同的境遇，这一切的好坏决定于你个人的工作态度，认真踏实的学习，你会更能适应这个竟争激烈的社会。

（三）好的职业生涯与规划能更好的引导你的一生

有人说：秘书是一个吃青春饭的行业，秘书行业确实是要求形象气质佳，但是不完全是长相好、面貌年轻就是好的，重点还是在于气质好，所以修炼气质是每个文秘专业学生的必修课。不过想想也不是

完全荒谬，在当下的中国，注重外貌的这种风气以及养成，为了适应当代现实，必须做好自己的职业生涯规划，在适当的时间实现工作的提升，也更明确自己想要什么想追求的是什么，才找准自己的方向付出努力也能达到事半功倍的效果。

三、（一）秘书人员应具备的素质

1.基本素质：身体素质，心理素质，思想素质

2.业务素质：理论知识，实践经验，办事能力（公文写作以及office软件等）

3.文化素质：社会科学，自然科学，外语

4.文艺特长

（二）秘书人员应具备的能力

1.高效的工作能力

2.善于人际沟通

3.有外交家的平衡术

4.能担当重要责任

5.学习意识和学习能力

四、此次活动小结

在寻找调查对象应该是最难的方面，但是任何不会的事情只要你努力的想方法去解决它，就会有办法使你做的更好。所以，任何时候都不要放弃学习，也许这是秘书人员，或者是任何一个职业的人都必须认识到的、最重要的一点。

调查问卷

您好！我是重庆市工业职业技术学院文秘专业的学生。此次调查问卷的目的旨在调查了解相关职业需要的职业技能，素质，经验等。使广大在校大学生和即将涉足社会的大学生能明确自身定位，明确本专业社会工作的专业技能。

郑重承诺，绝不泄露任何关于参与调查者的讯息。感谢您的支持！

1、基本信息

姓名：性别：职位：学历：

公司名称：如家快捷

2、您从事本职业的时间有多长了？（）A：0——2年B：3——5年C：6——8年D：8年以上

3、您现在所就职岗位是您专业相关的么？（）A：是本专业工作B：专业相关工作C：与专业无关D：无法判断

4、您所就职岗位需要哪些职业技能？（）A

B：熟练office办公软件

CD：

5、该岗位需要多少工作经验？（）

A：0—2年B：2—4年C：4—6年D：6年以上

6、您的工作中需要哪些人接触？（）

A：客户B：公司员工、同事C：政府工作人员D：其他：

7、您在工作中主要面临的困难是什么？

ABC：

8、您的工作主要职责是什么？

A：管理公司财务

B

C

D：

9、您是否热爱您的工作？（）A：我把工作当做兴趣B：这仅仅是职业C：为了生存而为之D：没感觉

10、您觉得当代大学生学习的相关专业课程是否有用？()A：非常有用B：用之则有效C：不一定D：无用

11、您觉得当代大学生最需要什么？

AB：努力学习

C

D：

感谢您的参与！祝您工作顺利！

第二篇：秘书职业幸福感调查报告

秘书职业幸福感调查

当今的社会，传播媒介是广泛的、发达的，同时也是无处不在的。所以说，对人们的影响具有高度的普遍性。

随着传媒技术以及高科技技术的日益发展，与时俱进，他们给予人类的信息自然也是丰富多彩的，这就非常有利与改变人们的生活方式和思想观念，那么这里面就蕴含着一个非常重要的问题：那就是这个影响是双方面的，像一把双刃剑一样，有积极的一面，理所当然的就会有消极的一面。比如说近期热播的电视连续剧《我是特种兵》、《火蓝刀锋》等这些青春励志的电视剧，就会有很大的反响，激励了一批又一批积极向上的年轻人，想自己的理想进军，这些昂扬向上的剧情可以让人回味，让人激动，让人热血澎湃，这种有利的影响不是三分钟的热血，这些力量是可以激发我们一起女里前进的不竭动力可是在另一方面，各类篡改历史的宫廷大戏也在潜移默化的影响着别人，让人们学会了为了自己的利益，不择手段、勾心斗角。在社会交往中也产生了不良的风气，甚是让人感觉到心寒。可能是由于我所学的专业中文文秘的原因吧，我在电视节目上来说还是比较关注秘书这个社会不可缺少的角色。电视中秘书的角色和老师们在课堂上所传授的还是有很大的差别。电视中所塑造的秘书这种角色过于简单化，好像什么样的人都可以去从事这个职业，而且秘书的外表是那么的光鲜亮丽，受人尊重。这在无形之中给人们产生了一种错觉，让人们误认为秘书工作会是高级白领，整天跟在老板的身边，升官的机会有很多。这种现象在当今来说是非常可悲的；对于秘书来说也是非常的不公平的。为了赚取更多的利润，设计与现实严重偏离的故事情节，过分的夸大了秘书这个职业的实况，给人以视觉上的混淆，对人产生不必要的误导。那么我们就来谈一谈秘书工作的状况吧！“秘书”但从这一个词来看，不难看出秘书是非常不简单的。“秘”就是要做好工作上的保密工作，什么事情该说，什么事情不该做，这些都要有自己的原则。“书”就不用详细的说了，秘书还要有基本的书写能力，一定要有写作能力，这样不仅可以帮助到老板，也可以提升自己的写作业能力。

现在的秘书分为好多种，有私人秘书、机关秘书、企业秘书、事业秘书。秘书有时会代表着一个单位的团体，有时也会是一个个体。总之，秘书就是一个高素质的综合型高素质人才。如果在一个比较大的公司，秘书会是一个庞大的团体，每个人各取所长，分工不同而已。有专门负责接待的，有专门负责处理日常事务的，还有专门负责写作的······通过大家的同心协力，公司的实力才会越来越强，所以说秘书起到了关键性的作用。但是在一些规模比较小的公司，秘书的工作量就会多一些，忙着接待，忙着写作，忙着处理日常琐碎的事务，但是这样才能锻炼出认得能力，挖掘出人的潜能。人的发展空间就会得到较大的提升。秘书这个职业看似简单，其实并不是每一个人都可以做好的。就算你成为了一名秘书，可是你能坚持多久，在这个圈子里，是因人而异的。但是在工作当中，秘书同时也会存在一些问题，如经验不足，无法将上司与职员间形成良好的沟通桥梁。所以说，这就是考验秘书的时候了，秘书人员要做好本职的工作，必须具有高尚的职业道德。所谓职业道德，是指担负不同社会责任和服务的人员应当遵循的道德准则。它通过人们的信念、习惯和社会舆论而起作用，成为人们评判是非、辨别好坏的标准和尺度。作为秘书人员，如果不能把“德”放在首位，即使有“满腹经纶”、“张良之才”，也不能算是一个合格的秘书。提高秘书人员自身的职业道德素质，应该注意以下几点：首先，我们秘书人员应该踏踏实实，做好本职工作。做秘书，最根本的一条就是实事求是、尽心尽责的工作。邓颖超同志曾为《秘书工作》杂志写过一篇文章，说秘书的高尚可贵之处，恰恰在于他的献身精神、埋头苦干精神、热爱事业的精神、不计报酬待遇的精神。秘书不为名，不为利，任劳任怨，甘当无名英雄。经常拟稿，但自己不署名，也不拿稿费；经常组织会议，但自己从不上主席台；经常熬夜，但白天还得正常工作；节假日他人可以逛公园、溜马路、与家人共享天伦之乐，但自己还得值班，不能休息；其他人员受了委屈还可以说几句，而秘书必须像军人一样以绝对服从为天职，等等。秘书人员责任重大，要求秘书人员在工作中要诚实，不能弄虚作假，不能越权或滥用职权。再者，辅助领导，当好参谋。但是要值得注意的就是，秘书人员要有明确的认识——领导才是最终的决策者。秘书无权强要领导者采纳自己的意见。邓小平同志说过：“我们的组织原则中有一条，就是下级服从上级，”“对于上级的决定、指示，下级必须执行”。不自以为是是秘书人员职业品德的一个重要因素。还有秘书人员要做到为人正直，人格高尚。秘书在领导人身边工作，随时随地需要向领导人汇报情况，提供对事物的看法。这种工作条件要求秘书必须公正、客观、超脱。涉及人事，决不可借工作之便假公济私说别人的坏话，这是一条美德，也是一条纪律。最后秘书还应具备谦虚谨慎，平易近人。秘书的工作性质决定秘书人员应服从领导和上司，关心体贴下属。如果秘书人员自恃有才干而不服从领导或因为自己有地位而不尊重下属，那就缺乏了最起码的职业品德修养。更重要的是要实事求是，恪尽职守。秘书人员工作态度和工作质量的好坏，在一定程度上直接影响着一个单位的作风建设。只有树立较强的责任意识，秘书人员才能随时随地注意维护单位的形象和声誉，才能做到工作认真、态度端正、处事果断，在任何人面前、在处理任何事上，都表现出良好的思想文化和职业道德素养，才能真正提高秘书工作的质量和水平。如果秘书人员在工作中不负责任，办事拖拉，得过且过，势必会给工作带来损失，给单位带来影响，同时也是缺乏道德素养的具体体现 对于这些存在的问题，我们应该想到一些应对之策。除了秘书人员自己注意到这些问题以外，企业领导者也应该重视这样的问题。可以组织一些活动，来促进员工之间的沟通，可以专门的去培训秘书人员，促进他们的职业道德更进一步，同时也可以加强他们的办事能力。

据有关的资料显示，在现如今的社会中，对于秘书人员来说，一般秘书中的首领大多数为男性，而基层的秘书，一般来说女性比较多。因为秘书的这个工作有一定的规律，日常琐事繁琐，日复一日，比较适合女性工作。而且女性更适合做，男性主要比较喜欢动脑来分配工作，所以才会产生这种状况。对他们进行调查时，她们大多数都会埋怨工作的琐碎繁忙，有时会应付不来。极少数的秘书人员充满自信，能够更好的、更快的完成上司给出的任务，男性还是表现的比较自信的。秘书的职业幸福感调查来看，还是很不理想的。其实职业的幸福感来源于和谐温馨的团队，个人职业幸福感的好坏，最主要的是处在一个什么样的团队当中，并且在团队中的融入程度。一个和谐温馨的团队能让人产生一种凝聚力，发挥团队成员的爱好特长，将个人的能力发挥尽致，达到1+1﹥2的效果，达到“圆满完成任务，高度实践过程”的目的。同时好的团队，不但有融洽的同事之间的关系，干群关系的和谐，也就是管理者的融入程度是至关重要的，好的管理者能积极参与团队的建设，能调动团队成员的积极性，能发挥模范带头作用，以自己的人格魅力影响着和谐的团队，影响着团队成员之间的和谐相处，影响着每一位职工的职业幸福感。

通过这次职业幸福感的调查，我的收获还是蛮多的，进一步、深层次的了解到秘书这个职业，虽有困难，还是坚持自己所选的，相信自己可以做得很好！

第三篇：关于秘书职业的社会调查报告

关于秘书职业的社会调查报告

秘书，在我过是政府机关、企事业单位普遍设置的一种行政职位，是从事信息性，事务性，技术性工作，近距离辅助领导决策与管理的人员，在世界范围内也是最广泛的社会职业之一，对社会的发展起着不可缺少的作用。秘书这一职业，从古发展至今，已有不同的类别和层次，如行政秘书，公司秘书，通讯秘书，初级秘书，高级秘书等等，那么，秘书在我的家乡——陕西省延安市的发展状况又是怎样的呢？什么样的人正在从事这一职业？他们的地位如何？未来他们在这片革命的土地上有会有什么的发展呢？围绕着这些问题，我与二零一一年二月二十日至二十三日分别在延安市宝塔区区委组织部，延安市公安局，延安市杨家岭油品销售中心，延安中学四个单位进行了调查，并采访了部分人民群众，从他们那里了解到群众对于秘书这一职业的看法，下面，我就具体调查情况做总结。

一、秘书主体的特点。

（一）多为年轻女性

在调查的四个单位中，秘书的从业人员只有一位是男性，其他的都为女性，且年龄都在23岁至30岁之间。这是因为，从主观上说，这部分人认为秘书待遇较高，工作环境、条件好，接触人多，工作内容复杂，是年轻人锻炼培养能力的好职业，而且秘书岗位是由操作层通向管理层的最好阶梯。另外，女性相较于男性而言，温柔体贴，善于管理，善于形象思维，乐于做程序性，重复性工作，食欲做体力较轻而技术要求规范，单纯的工作。从客观上讲，秘书工作繁忙，对记忆力，灵敏度，准确度等要求高。这些方面都是秘书的从业人员呈现出年轻化合女性化的特点。

（二）秘书人员的素养较低

秘书人员要胜任工作，必须具备相当的基础知识，专业知识和适应各种工作的不同能力；必须具有一定的马克思主义理论修养、政策修养、良好的思想和作风，还必须遵守本行业的职业道德。

但在我的调查中，我发现延安地区的秘书人员大都是大专生，有些

甚至是初中或高中毕业生，很少有秘书专业的本科生，所以他们大多在专业知识上欠缺，能力也都是在实际工作中慢慢形成，没有系统的培训提高，思想作风上更是缺少对人民全心全意的服务，对党和人民的忠诚负责，这些都体现在他们平日的工作中，如不能正确的使用各种公文，对于办公自动化的设备不能熟练操作，不能得心应手低处理工作中的各种问题等等，对秘书工作的顺利进行产生了巨大的障碍。

二、秘书人员的地位。

秘书作为一种职业或一种职位，它不构成阶级或阶层，但它却占有性质、大小不一的空间，拥有大小不同的权利，也承担着相应的任务。人们在评价秘书的地位时，总会以秘书所依附的某个机关、单位、人来评价，所以，从某种程度上来说，秘书是没有独立的社会地位的，他们的地位具有很明显的“依附性”，不能一概而论。在此次调查中，我也认识到，在群众对秘书的评价中，一方面还是会受到“依附性”的影响，另一方面也能够从秘书人员自身的素质修养出发，对秘书人员有客观的评价，尊敬那些有德才学识的秘书。

三、秘书的发展。

在对几家单位的调查中，管理人员都表明秘书职业的门槛正在提高，大

多数单位现在都通过正式的招聘渠道招聘合格的秘书人才，而且，在新的形势下，我们也可以看到秘书工作的职能正在发生新的变化。

（一）支持决策，由提供信息转变为既提供信息，又拟制方案；

秘书人员不仅仅要收集、筛选、整理、提供信息，还要能分析、研究信息，准确把握社会动态、市场形势，提出和拟制多种方案，帮助上司选择目标，确定任务，制定出达到目标、完成任务的具体步骤和方法。

（二）辅助管理，由重在组织、指挥、实施、督查转变为重在服务、协调、控制；

市场经济时代，尤其是入世后我国进入了全球经济的大环境中，自上而下的垂直领导，指挥仍不可少，但只限于政府的“公共管理”职能，而不适用于拥有充分自主权的企事业单位。政府对企业只能是以信息、政策进行宏观指导，加强横向的协调、平衡，做好各项具体的服务工作，为企业提供扶持和方便，以法规、条例实施最低限度的控制，即侧重于管理职能的后者。作为领导的助手，秘书辅助管理的重心也必然随之转变。秘书应多了解、研究下情，多跑基层，多协商、沟通、建议、调节，多做为企业、为消费者、为公众服务的具体工作。

（三）计划工作，由重在层层传达计划转变为重在独立企划。

秘书首要的职能是要根据决策目标辅助上司制定计划。这种计划不仅

仅是把上一级的计划做简单的演绎或细化，而必须是让企业占有尽可能大的空间，在此前提下充分施展自己的才华，作出有独特个性的计划。要主动地、广泛地去收集信息，尤其是研究信息，有自己的分析，有自己的独立见解，然后提供给上司，经采纳后写成计划。

经过调查，我们看到了秘书这一职业发展的优点，也看到了不足之处，调查中的秘书人员也都表示从单位来讲，现在经常为他们进行专业培训，提高他们的技能，从自身来讲，为了适应现在激烈的竞争，他们也都努力学习，在实践中综合提高自己的素养，使自己成为优秀的秘书人才，相信双方共同的努力下，秘书这一职业会有着更加光辉的发展道路。

第四篇：秘书调查报告

秘书调查报告

随着管理模式的不断进步，专业秘书的的角色扮演也在不断转换，他们早已不同于传统意义上的秘书，只做些抄写传达的工作。她一定要有气质与智慧；会安排老板的日常工作；会处理常规性的事物，心思要细腻，深谙什么是企业和老板所关注的重点；做事要有条不紊，善于辨别事情的轻重缓急；待人接物要不卑不亢，对待来访、来电处理得当。所以专业秘书的必备条件，与传统秘书截然不同，20世纪的秘书的职责，是消极地等待主管的命令，配合周围的工作环境；而新世纪来临之际，由于网络的四通八达，企业全球化的发展，促使秘书积极顺应时局，创新思维。因此，21世纪的秘书，除了外形利落出色、学识涵养丰富、个性成熟稳重等传统的标准之外，还应具备现代条件：

第一，处理事务能自己找答案。主管的参谋人员，应设想出合理的方法，要主管做选择题而不是是非题。

第二，个人情绪问题，能自行排解。世界上大多数秘书都是女性，专业秘书必须克服自身的情绪问题，力求成熟稳重。第三，不断给自己找机会，化被动为主动，要有“危机就是转机”的意识。

第四，随时准备。许多秘书抱怨加班，比老总还忙，这就违反了秘书工作的要求，主管随传随到这是必须的。

第五，话不多但中听。多数主管都很忙碌，没有时间听闲话，所以秘书在回答前必须思考，做到能言不繁。

第六，做事有分寸。做秘书最难的一件事，是揣度主管的心意，许多反应及作风都是在日积月累的沟通和协调中了解的。所以过度反应是需要避免的。

第七，凡事多观察。秘书就像气象局一样，主管及办公室的风吹草动都唯你是问。要适应环境，而非要环境适应自己；要改变自己而非改变

别人。

第八，能设身处地的考虑。秘书是未来办公室资讯的整合者，在这个前提下，秘书所拥有的资源最多也最完整，所以秘书的思维应该不是单一的，而是整合的。

第九，能扮黑白脸。许多会议和谈判的场合可能需要秘书适当的出现，配合主管完成工作。所以秘书的沟通协调能力是相当重要的。

第十，有公关能力。秘书工作会涉及更多的顾客服务，也就是对外涉及联络的能力。秘书也将逐步迈向公关经理人或甚至发言人的角色。

这些基本的条件更能体现出专业秘书的现代性，尤其是近年来，凭借流利的英语，得体的谈吐，优雅的着装，甚至是优厚的待遇，秘书一职的吸引力大增，因而也抬高了入行门槛。

优厚的物质待遇吸引大家的眼球，因此近几年来该专业的竞争力也是相当大的，但是具有真正实力的秘书人才却是相当的紧缺。

据相关人士的分析，从总体供需来看，秘书的储备和实际需求状况是供大于求，但是对于专业秘书的需求来说，却存在储备

严重不足、市场符合率低的情况。这主要存在两个方面的问题：一是认识不够，社会对秘书岗位存在认知偏见，应聘秘书的水平和企业对秘书的要求存在很大的差异。二是缺少职业化培训，专业化人才储备不足。

所以在未来专业秘书的发展前景中海是有很大的空间的，而且秘书这一职业并不是单一性的，它涉及的范围也是比较的广。作为行政秘书可以直接过渡到行政管理、办公室主任等职位，常见于政府部门、大型企业等；助理秘书可以进一步发展为总经理秘书、总经理特别助理等；人事类秘书可以发展为人力资源主管。这些职业都是有延展性的。

在对这一职业有所了解后，对自己未来所从事的工作还是相当的乐观的，但是如果要有一份真正好的工作，自身的能力还是不容忽视的，不然就是专业不对口，无法施展自身的才华。

第五篇：职业秘书论文

全球化与职业秘书的创新

摘要：世纪之初,随着社会主义市场经济的日益深入发展、科学技术突飞猛进,一个全新的信息时代扑面而来;日趋激烈的全球经济一体化,更有被某些人称之为“狼来了”的WTO;生产力的高速发展,信息的骤增。这些对秘书队伍的服务质量有了更高的要求,另一方面秘书队伍社会化服务的特征也逐步呈现。在全球化和信息化社会里,怎样才能将秘书工作做得更好呢?怎样使秘书工作得到不断的创新以适应全球化呢?这就是我们需要思索和探讨的。

关键词：全球化创新 正文：

秘书是领导下属,这是不变的模式。任何组织中,领导与秘书的关系都是上下级关系;领导是上级,是主角,是决策者、管理者;秘书是下级,是配角,是辅助者与服务者。入世后的企业秘书,应从知识结构和层次上提高自己的素养,了解世贸组织原则及其相关法律法规,使自己的工作模式与国际接轨。但在地位上,仍是服务于领导的下属。入世后,中国各行业都将受到一定程度的冲击,秘书这一行业也不例外,在经济全球化、信息日益膨胀的今天,秘书,作为领导的贴身助手和企业信息流通的枢纽,必须深化角色意识,使自已的角色跳出“打杂”的传统模式,真正起到参谋辅助的作用。

一、我国秘书人员存在的问题

随着我国秘书工作职业化的推进，对秘书人员自身的素质也提出了更高的要求。我国现有秘书人员的素质普遍不高，尤其缺乏具备国际眼光、熟悉国际游戏规则、适应国际竞争需要的高级秘书人才。

（一）理论水平不高。秘书工作的内容多以操作性为主，这样必然导致秘书人员重实务而轻理论。

（二）秘书界还未形成理论研究的大气候，客观上也影响了他们的理论水平的提高。

（三）工作能力不强。从事秘书工作的人员，多为新手，由于缺乏必要的积累，他们的工作能力受到了限制，而有了积累且工作能力较强者，又往往会被提升为管理人员，所以，在秘书队伍中始终是以生手、新手为主力军，整体工作能力很难提高。

（四）个人修养不够。我国多数秘书人员的知识结构、能力结构不合理，这与他们所学的专业、年龄、阅历及思想观念有关。从课堂上或书本上了解的有效信息量不多，一旦走上社会，便发觉实际情况与自己所学相去甚远，而且外部环境的变化既迅速又复杂，使他们更有无所适从之感，最终必然降低工作效率。

二、解决我国现有秘书人员存在的问题

要想改变这一现状，就必须进行改革。顺应当前以经济的网络化、知识化和全球化等为主要特征的“新经济”时代的需要，适应加入WTO对我国整个社会人力资源开发和管理的全新要求。在全球化和WTO下,对于秘书工作创新以及秘书的素质的终极要求,就是要求秘书人才应该是创造型、复合型与协作型。高素质秘书人才就其知识层面和技术层面而言,主要表现在以下两点:

(一)知识层面上看:

1、复合性知识

“入世”之后,我国的企业特别是私营企业从提高效率、节省开支出发,往往要求秘书要一专多能:既能撰写文稿又能处理文书,既会使用电脑又懂外语,既能管理好内部事务又能胜任公关、洽谈业务。也就是说,秘书人员要有“十八般武艺”,成为领导的得力助手。这实际上要求秘书必须是复合型人才,只有这种复合型人才才能适应经理、老板开拓经营的需要。

2、外向性知识

“入世”后,随着世贸组织各国与我国贸易交往的增多,我国文秘工作者迫切希望拓宽自己的知识领域,增强对外沟通能力。企业秘书只有对不同国家间的文化差异有所了解并尊重各国的文化传统,才便于在双方或多方间进行沟通,从而为贸易合作奠定基础。由于企业秘书了解各国文化差异的目的在于协助企业拓展市场,因此企业秘书必须注重目标市场的文化背景,这样才能找准机会,迅速占领市场。

3、实务性知识

“入世”后,我国秘书工作将加快由“虚”到“实”的转变。特别是在私营企业中,秘书工作务“实”的特点更为突出在大的私营企业或集团公司,由于有外贸业务、海外经营业务,因而这些企业的秘书不但要制订工作计划、决策方案,还要撰写市场预测、各种调查报告和论证等文字材料,知识性服务的内容比重更大。无论是私企、国企、外企还是党政部门,“入世”后其秘书工作的实务性只会愈来愈强,而决不会愈来愈弱。因此,秘书注重实务性知识的积累是非常重要的。

4、艺术性知识

“入世”之后,企业对秘书独创能力的要求会愈来愈高:要求秘书在判断企业的发展方向和目标以及为企业领导提供超前服务时,必须发挥思维创造力。秘书思维的创造力除了从工作实践中锻炼而来、从业务学习中积累而来之外,还可以从学习艺术、热爱艺术和积极参加艺术活动中获得。也就是说,秘书从艺术中获得智慧、受到启迪有助于其参与政务、出谋献策、当好领导的参谋助手。一般来说,艺术修养较高、形象思维能力较强的企业秘书,往往在思维活动中更富有活力和独创性,在业务工作中更富有开拓创新意识。

5、法律方面的知识

要知道从事国际贸易中所必须恪守的游戏规则。这些规则主要是:（1）贸易自由化原则。（2）非歧视原则。（3）贸易政策法规透明度原则。（4）公平贸易原则。（5）要了解国际贸易中通用知识及其国际惯例。

(二)技术层面上看:

1、交际能力的提高

过去,秘书人员接触的主要是国内各个方面各个阶层的人员,全球化和入世后,要接触各个国家、各个民族、各个人种的人,对他们知之很少,加上语言上的障碍,这样交际起来就不容易了。但是,我们既是同他们交朋友、做生意,就不得不交际、应酬,不得不相互交往和沟通,增进彼此间的了解和友谊。人家走进来,我们也走出去,面向全世界。这就要求秘书人员重新学习,除语言外,要学习各个国家的礼仪和文化,了解他们的国家情况、民族情况、风俗习惯,这样才有利于开展交际活动,做好涉外的公关工作。

2、秘书角色意识的变化能力的提高

秘书的角色意识是指秘书人员以自己所担任角色的社会地位、身份及行为模式、规范的整体认识和判断。入世后,企业秘书应深化角色意识,努力使其工作与国际接轨。经过多方努力，最终实现我国秘书人员的专业化，规范化、国际化。

3、微机处理和办公自动化能力秘书人员的微机处理和办公自动化能力,至少需要达到以下目标:（1）进一步掌握网络技术。（2）是掌握基本的软件操作。目前普遍使用的软件大致可以分为三类:第一类是数据库软件。第二类是通用的办公自动化软件。第三类是通讯软件。（3）掌握电子商务知识及其操作技巧,提高迅速反应能力。秘书工作者特别是企业秘书迫切需要掌握电子商务知识及其操作技巧,帮助企业更快更多获取利润。

4、应掌握信息处理的能力和技巧企业秘书面对数量庞大、形式多样的各种信息,要做到去粗取精,去伪存真,就必须掌握好信息处理的技巧。要有一定的判断能力，要有敏感度和预见性把握好苗头性、倾向性、动态性的信息,对事物的发展做出预测,对市场经济活动、市场变化形态、市场发展趋势作出超前判断,使企业运营顺应政策和市场的变化趋势。要讲求时效,特别是企业秘书面对公开的网络信息,在其出现复制品或竞争产品之前,要做出精明的判断和快捷地反馈,在时间上抢占先机,为企业在竞争中争一份胜算。