广告业登记、审核、档案管理制度[推荐5篇]

第一篇：广告业登记、审核、档案管理制度

登记、审核、档案管理制度

一、广告业务承接登记

公司对外承接广告业务时，应依据广告法规的有关要求，签订书面合同。由客户提供资料，经办人清点好资料送初审，初审好后转制作部制作，制作完成后交客户确认，收费、登记、然后归档。

二、广告业务的内容审核

广告审查员在审查广告内容时，除查验相关证明文件，核查广告内容是否符合国家有关规定，还应对一下内容进行审核：

1、广告是否符合国家有关广告法规的要求和真实；

2、广告内容是否存在对公众或消费者有欺诈、误导行为；

3、广告业务登记信息的内容是否真实、完整；

4、广告客户提供的手术是否齐全、合法及真实，有证明文件应查验原件或查询合法性；

5、如有关广告内容应经相关主管部门审批或备案，还应查验相关审批或备案文件。

三、档案管理制度

1、根据广告法规的相关规定，公司对发生的广告业务应建立详细的档案材料分类编号管理。

2、广告业务归档资料应符合：文件材料齐全完整；根据档案内容合并整理、立卷；根据档案内容的历史关系，区别保存价值、分类、整理、立卷。案卷标题简明确切、便于保管。

3、公司所有广告业务的档案资料管理应严格执行相关档案保密安全制度，确保大难材料安全、不缺失。

4、如需要须调阅(或借阅)归档后的广告业务档案资料，应履行登记、批准手续。

第二篇：广告业务承接登记、审核、档案

广告业务承接登记、审核、档案

管 理 制 度

依据《中华人民共和国广告法》和公司有关规定，为加强《建材与装饰》广告业务的管理，保证业务工作健康、有序地开展，特制定本管理制度。

一、基本原则

（一）遵守国家法律、法规的原则。

（二）公平、诚实、信用的原则。

（三）“客户至上”的原则。

（四）广告收费公开、公平、合理的原则。

（五）建立健全广告承接、登记、审查、发布、档案、财会、考核制度的原则。

二、广告客户承接登记制度

1、广告客户归公司所有，由公司统一分配。为保证客户资源的有效利用，应保持客户的正常流动，一般3个月流动一次。对客户分配产生的分歧，由公司统一协调，业务代表应自觉配合。

2、业务代表应具备独立开发新客户，发展长约客户和维护老客户的能力。对于新开发的客户在正式联系以前，应在业务部内进行核对，避免交叉。

3、业务代表不论因何原因离职后，即停止对客户的联系，如有其他原因联系的，不得私自代表本公司立场，同时不再享受相应的报酬。其原有客户由公司统一分配。

4、客户登记使用统一格式的“客户登记表”（见样表），由业务代表、公司各掌握一份。每名业务代表掌握各自的客户，公司通过电脑存储全部客户资料。客户资料如发生变化，应由业务代表会同电脑操作人员及时进行修改补充完善。

5、武汉市客户采用送达制，即出刊后及时登门拜访，完成相应后续工作。外地客户以电话联系为主。无论登门拜访还是电话联系，均应及时仔细填写“客户拜访记录”（见样表）

6、二级代理单位负责各自辖区内的客户市场。

三、广告发布合同制

1、为客户发布广告前，均应与客户单位签定正式广告发布合同。

2、合同书中的各个事项应详细填写，对合同中的权利义务如需依据具体情-1-

况进行修改，也应将双方确认的修改内容在原条款旁标明，同时双方代表签字。如需对原合同条款做较大改动，可另行起草合同文本。

3、合同条款内容应本着公平、诚实、信用的原则，保证客户、业务代表和公司三方的利益。

4、正式签定的广告发布合同一式两份。双方各执一份，我方合同原件交主编（财务室保管）

四、广告承接审查制

1、坚持预防为主，充分认识广告审查工作是广告业务合法、顺利开展的保证。坚持依法办事，不因人情、合同额、口头许诺等原因违反原则。

2、广告审查的范围及应提供的文件：

⑴广告客户主体资格的审查。对委托承办或代理广告业务的客户能否做广告和做某项广告的合法资格进行审查，需查验企业法人营业执照，并将企业法人营业执照的复印件存档备案。

⑵审查证明文件。必须要求客户提供证明其广告内容真实、合法的证明文件，包括生产许可证、技术合格证、销售许可证、代理委托书、专利证明、商标证明等（上述证明复印件即可）。对不能出示证明或证明文件不全、不真实的，在未征得业务部经理的同意前，不能与客户签订合同。

⑶审查广告内容是否符合《广告法》规定，特别是广告表现形式、诉求对象、广告语等有无引起消费者误解，引发企业间不正当竞争、损害国家主权及其他不符合社会主义精神文明建设要求的内容。

⑷业务代表应同广告审查员一起，了解、审查广告客户的声誉及履约能力，避免与有可能影响合作双方企业形象、信誉或不能履约的客户签约。

3、由广告审查员在广告制作、发布前进行广告审查，在定稿后的样搞上签署审查意见，并监督审查意见的执行。

五、广告资料档案管理制度

1、广告业务档案包括：

①设计完成的广告样张，含图片、照片、文字等资料；

②收取和查验的广告证明和查验记录。对不能存档的要记录内容。

③广告审查情况记录材料；

④广告合同；

⑤其它应当保存的材料。

2、档案内保存的文件资料应当完整，真实地反映广告承办的全过程。

3、分类保存须利于查找、使用。存档资料应及时更新。

4、档案资料不得外借。因特殊原因需借出的，应进行详细的登记，注明用途及归还时间，借出人必须签名。

5、广告档案的保存时间为自合同签定之日起二年。

六、广告费管理制度

1、以广告合同为依据，按照其中“广告费支付”方法的约定对客户的广告费支付、回款情况进行统一登记（附表），以便使公司掌握客户每月及全年广告费的回款情况，便于公司对业务的运作准确掌握，同时合理安排公司的各项开支，减少欠费或缩短回款周期，保障公司及业务代表的利益。此表一式二份，由业务员，财务室各执一份。

2、与客户签订广告发布合同时，双方应就广告费支付方法进行协商并严格执行。业务代表有义务督促客户按时支付广告费。

3、广告费支付方法：

（1）武汉地区的客户广告费以转帐支票支付。

（2）外地客户通过银行电汇支付广告费。业务代表向客户提供准确的公司银行资料，同时向客户确认付款结果。二级代理机构辖区内客户的广告费由公司统一收回后按规定时间集中划拨。

（3）公司为客户支付的广告费开具正式发票。开发票前，应由业务代表负责提供准确的金额、时间及付款单位名称后再开发票，避免错开重开。

（4）因错开而发生的作废发票，应及时退还财务部门，以免遗失。

（5）如需将发票寄至外地，必须采用挂号信或具挂号功能的邮寄方式，以保证发票不会丢失或以备查找。如需寄EMS邮件的，应提前获得业务经理的签字批准，否则费用自理。

（6）业务代表应对自己客户广告费的支付情况、合同履行进度全面了解并定期汇报。

4、对欠付广告费的处理办法：

(1)通过仔细登记，及时督促，尽量避免出现广告费长期欠付。

(2)对于可能出现的欠付情况，业务代表应心中有数，了解其欠款金额、欠付原因及付款时间，并通知财务部门。

(3)催款方式及操作要求：见“应收广告费的管理暂行规定”

七、广告业务代表业绩考核制度

（一）基本素质要求

1、遵守国家法律、法规；

2、开拓进取、勤奋敬业、尽心尽力为客户服务。

3、具有相应的专业知识和特长，并能不断地丰富自己、提高自己工作能力。

4、熟悉广告管理法规和有关经济法规，根据所从事的业务继续学习，提高工作应具备的不同领域的专业知识，了解广告经营的基本程序，主动钻研提高业务能力的办法，寻找更有效的途径扩大业绩。

5、具有强烈的公关意识、成功意识，注重自己的形象、口才、口音及知识水平的发挥。

6、心理素质要求胜不骄，败不馁，保持沉稳、大方的心态，不胆怯，不怕困难，自我批评，不断总结经验，保持良好乐观的情绪面对客户和工作。

（二）经营业绩考核实行最低定额制，以各人当月实际到帐的广告费总额为准。

1、编辑部人员的试用期为1-3个月。试用期内应积极掌握业务知识，采集新信息、开发新客户，锻炼提高自身业务水平，争取早日出经营业绩。

2、试用期内工资按600/700/800递增上涨（其中基本工资300，200元的回款定额考核工资，其余部分为日常客户开发、维护、信息采编等岗位和职务工作考核），每月2000元回款定额（定额每差1000元扣考核工资100元）；

3、采编人员每月需开发30个新客户，500份报纸的发行，150个老客户的维护，本部分以书面记载为考核基础；

3、试用期满后，经本人提出书面申请，由同事及主编会同公司人力资源考核结果提出对该员工的转正意见。经多方意见统一后方可转正。转正后，每月的回款定额为4000元/月。

4、公司根据业务发展情况及策略，对上述定额进行适当调整及作出必要的解释。

（三）员工提成办法

广告业绩提成办法按当月回款总数的40%返回编辑部统一分配，活动提成按毛收入的40%返回编辑部统一分配（公司提留10%在年终时再一次性发到个人，如未到年终而离开公司的则不再享有余下的10%提成）；部门分配时参与员工业绩考核进行分配。

八、特殊广告业务的管理

为吸引更多处于发展中的企业与我公司建立长期、稳定的合作关系，鼓励业务代表积极开发客户，提高客户签单率，加快广告费的回收，结合目前我公司所代理的专业媒体——《建材与装饰》报广告业务开展过程中出现的新现象，制定“公司特殊广告经营管理办法”。

（一）公布媒体广告最低限价

《建材与装饰》报广告版位价格规定最低限价。在此基础上，为进一步做好客户服务工作，最大限度地保证公司和业务代表的共同利益，在广告采取最低限价的同时，以最低限价签定广告合同且要赠送版面的，必须经主编批准。赠送时，文字版或广告版选择其一，不能同时赠送。赠送文字版时，字数应为500——2000字版面。文章内容由企业提供，并按照媒体的编辑要求进行修改。

（二）关于赠送广告版面的规定

为进一步提高媒体在行业内的知名度和美誉度，有利于广告合同的签定，公司同意在一定条件下适当赠送广告版位。具体要求如下：

（1）不以赠送广告版位作为签合同的主要手段。

（2）要求业务员必须努力提高个人谈判水平，提高个人修养，加深对媒体的理解，对行业的认识，对客户的把握，以积极维护公司和媒体的利益为原则，在公开、公平、公正的前提下开展业务联系。

（3）版面赠送要求：

对签定12期及以上或合同金额超过20000元并为预付（含分期预付）的客户，公司同意在客户提出赠送版位要求的前提下，在合同之外赠送其相应广告版位2个。赠送版位的原则为：

①如需赠送版位，业务员应在广告方案中列明并在呈送客户前报业务经理批准；如同意赠送，业务经理应在广告方案正本以及广告合同上签字，广告合同同时报财务部备案；

②没有提前报批即擅自赠送广告版面而签定的广告合同，其广告费收入不列入各项业绩提成（奖励）核算范围；

（四）含咨询费的业务管理

1、为促进业务的广泛开展，公司同意在经过广告业务经理批准后支付客户方广告经办人一定金额的咨询费，则合同总额为广告版面成交价+咨询费。

2、需支付咨询费的合同，其广告版面成交价格应高于最低限价签定，且单次广告的咨询费不应高于版位的成交价。

3、咨询费的支付时间及金额与客户公司实际的付款时间、付款方式相关，即：按付款频率将全部应付咨询费平分计算每次应付的咨询费金额。我方收到一笔广告费即支付一次咨询费。咨询费也可累计支付。

4、支付广告费时，客户应将咨询费随广告版面费（即合同总额）一起支付，待足额广告费到帐后，由公司财务部门会同业务员统一办理咨询费支付手续。

5、实际支付的咨询费金额为扣除税额（6%）后的金额；咨询费由财务部统一汇款到指定帐户中，特殊情况业务员可提前申请现金支付。

6、计算业务奖励、提成时，应从回款额中扣除咨询费金额后，按剩余金额即净回款额及相应提成比例提成。

7、咨询费金额不计入全年业绩总额。

九、合同管理规定

1、合同领用实行登记制。业务员领用合同时，应按照登记表（本）的登记内容的要求详细登记。业务员每次最多同时领取2份（4页）合同。

2、合同内容的填写：

1）合同应一式两份，由客户、公司各存一份正本，业务员存留合同复印件。

2）填写合同一律使用黑色签字笔或兰色圆珠笔，不能用铅笔填写。

3）填写合同时，应作到字迹清晰、工整，涉及到版位、广告尺寸、广告价格、付款方式等内容时更应准确、明了，不能有任何涂改现象。如有特殊条款需要修改或补充，可另外用纸注明并作为合同附件一并归档。合同附件也应由签约双方签字、盖章。

4)业务员个人不得随便答应客户方工作人员提出的未经我公司领导批准的任何条件。如有合同正常内容以外的要求需要我司配合，业务员须及时通过业务部负责人向广告部经理和总经理汇报，批准后方可执行。

5)填写合同时应深思熟滤，避免出错。一旦填写错误，则合同作废，应由合同领取人将作废的合同全部退回，并在登记表（本）上注明“作废”字样。该合同不再使用。

3、各类合同属公司的保密文件，持有或保管合同的人员，不得将合同交给任何无关人员查阅或提供任何形式的合同文本。如发现违反此规定的行为，立即给予有关责任人严肃批评并扣除其当月职务工资的50%作为处罚；如由此给公司造成广告发布错误、广告费无法收回、客户流失、合同失效等损失，对直接责任人进行扣除全部当月职务工资的处罚，直至辞退。

4、合同的登记与保管：

1)已签定的广告合同，由财务部门统一保管；财务部也可委托其他有关负责人暂时代为保管；

2）登记合同时，可按刊期、广告版位、广告色别、客户行业、业务员、姓名等分类标注，以利查找；

3）已执行完毕的合同、正在执行的合同以及未执行合同应分开保管。

4)广告合同作为广告客户档案的一部分，保存时间为2年。

5、到期合同的处理：到期合同由财务部统一存档。业务员于合同有效期结束前2个月，开始从事合同的续订工作并及时签定新的合同。

第三篇：失业登记审核档案及办理失业证程序

失业登记审核档案及办理失业证程序

1、送审档案材料包括：

《职工档案》（须包括招工表或分配表）；

《劳动合同》；

《单位终止（解除）职工劳动合同的文件》一份；

《失业人员登记申请表》一份；

《终止（解除）劳动合同证明》一份。

注：《终止（解除）劳动合同证明》填写一式二份，其中一份随档案一起送审，另一份的（存根）部分由企业留存，证明部分交失业职工办理失业登记。

2、送审时限

参保单位与单位职工终止、解除劳动合同后，须在七个工作日日内将档案材料送失业保险科审核。

3、办证程序

失业职工在与单位终止（解除）劳动合同后，须在60天内到失业保险科办理失业登记手续。

失业职工办理失业登记手续须带材料：

《失业保险缴费手册》；

《终止（解除）劳动合同证明》；

《身份证》或《户口本》原件；

一寸免冠相片两张。

失业职工办理失业登记时须填写《失业保险金申领登记表》。

第四篇：房地产登记档案

房地产登记档案

重点围绕三个问题：什么是房地产登记档案？如何管理房地产登记档案？如何做好房地产登记档案的利用工作？

第一部分 什么是登记档案

☞掌握登记档案、登记簿、登记材料的定义

☞掌握登记档案、登记簿、登记材料三者之间的关系 ☞熟悉登记档案的作用 ☞了解登记档案的特点

一、登记档案、登记簿、登记材料的定义

（一）登记档案的定义

１、登记档案定义的表述

（１）房地产登记档案（以下简称登记档案）是房地产档案中的一种。是指登记机构在房地产物权登记活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的各种形式的历史记录。它反映了房地产物权设立、变更、转让、消灭的情况，是城市房地产物权登记工作的真实记载和重要依据。

（２）登记档案的定义有广义和狭义之分。

广义的登记档案，指登记资料归档后成为登记档案。登记资料由房屋登记簿（以下简称登记簿）和房屋登记材料（以下简称登记材料）两部分内容组成。

狭义的登记档案，特指原始登记材料，也就是传统意义上的以卷宗为外在表现形式的登记档案，包括了登记过程中产生的申请、审核、发证等原始资料。

（３）本教材所称登记档案，是指广义的登记档案。

２、登记档案定义的内涵

说明了登记档案的来源、指出了登记档案的形成条件、明确了登记档案的形式、显现了登记档案的本质。

（三）房屋登记簿的定义

房屋登记簿是房屋权利归属和内容的根据，可以采用电子介质，也可以采用纸介

（六）法律性：登记档案记载了房地产权利归属并拥有详实的凭证材料，是房地产登记部门和司法部门确认房屋权利归属、处理房地产纠纷的主要依据。

第二部分 如何管理登记档案

☞了解登记档案管理的内容

☞了解登记档案管理的职责

☞掌握登记簿的管理

☞掌握登记材料的管理

一、登记档案管理的内容

（一）登记档案生成：登记档案生成由登记受理开始，并贯穿于登记确认的每一个环节。受理、审核、登簿、发证各环节，要按照归档范围和要求收集、制作登记资料，并做好向下一环节移交的工作，以保证登记档案生成的规范。

（二）立卷整理：登记档案立卷整理工作是将接收的登记资料排序、编目，使之科学化、规范化、标准化的过程。

（三）归档：登记档案的归档是指将立卷后形成的登记档案移交档案管理人员入库保存的过程。

（四）鉴定：是登记档案管理的基础工作之一，是按照有关规定对登记馆藏档案不断优化，推动登记档案利用工作顺利进行的一个重要环节。

（五）保管：是登记档案管理的重要工作内容，是实现维护档案完整和安全的重点环节和主要手段。

（六）异动管理：是指房地产状况发生变化后，及时对登记档案进行异动整理和统计，建立与实际一致的档案。

（七）利用：管理登记档案的目的，是为各项工作及社会提供利用。为满足利用者的需求，采取各种形式和方法，对登记档案进行利用，就形成了登记档案的利用工作。

二、登记档案管理的职责

１、电子登记簿的异动：在办理相关登记事项时登记审核完毕后的记载登记簿环节，由系统自动生成。

２、纸质登记簿的异动：是按登簿内容用增页等方式记载，注明目录和页码，并将增页归并到已建立的纸质簿册中。

（五）登记簿的归档： １、电子登记簿归档

（１）逻辑归档：登记官记载完毕，一经确认，即为电子登记簿逻辑归档。（２）物理归档：指定期把电子登记簿备份到可脱机保存的载体上，编制目录向登记机构的档案管理部门移交。

２、纸质登记簿归档：纸质登记簿入册即为归档。

（六）登记簿的保管：登记机构永久保存

四、登记材料的管理

（一）登记材料管理工作的步骤：接收、整理、扫描、立卷、入加、鉴定、保管、异动管理

各步骤的定义

１、接收是登记部门在登记过程结束后将登记材料移交登记档案管理部门的过程。

２、整理是将登记材料排序、编目使之科学化、规范化、标准化的过程。３、扫描是根据档案数字化的要求对登记材料进行数字化处理，形成完整清晰、便于利用的登记档案图像数据库的过程。

４、立卷是将登记材料编号，填写卷内文件目录和备考表，案卷封面编目与案卷装订的过程

５、入库是将登记材料形成的案卷，依丘号大小按厨柜从上到下、从左到右的顺序排列的过程。

６、鉴定是对登记材料进行去粗取精，不断优化登记材料质量的过程。７、保管是登记材料管理的重要工作内容，是实现维护档案完整和安全的过程。８、异动管理是动态管理登记材料，对登记材料进行异动整理和统计，建立与实际一致的登记档案的过程。

（１）按所有权在前、他项权在后排列。

（２）按权利客体在前、权利主体证明文件在后排列。（３）按权利变动证明文件在前、其他证明文件在后排列。（４）按房屋登记材料形成时间的先后排列。（５）按房屋登记材料之间的逻辑关系排列。

（三）立卷：

１、立卷原则 ：立卷范围应符合相关规定原则、即时立卷原则 ２、立卷要求：

（１）立卷内容完整：种类齐全、材料完整（２）立卷内容准确：

、登记材料记载的内容要与实际状况相符，绝不能有差错。、立卷的登记材料，不能张冠李戴，误入别人或别处的档案之中。、不准确的材料要退回上道工序。（３）形式标准规范：

、文件材料标准：书写用纸标准化、各种表格标准化、文字书写标准化

、变动管理规范：按簿、图、档案、房屋四相符的要求，分别核查所接收的资料与变动情况是否一致，核对归档清册，确认无误后方可作为原始登记材料。

、验收标准规范：数量充分，质量优化；内容翔实，结构合理。

３、立卷责任人的确立：登记材料立卷责任人为完成对登记材料整理、装订，制作登记卷盒及将登记材料装盒等工作的作业人员。

（四）入库：

１、档案架(柜)的排放与编号要求：

（１）档案架(柜)的排放应一致，做到横竖成行，尽可能达到整齐美观。（２）档案架(柜)的排列应与窗户垂直，以免阳光直射，并便于通风。（３）档案架(柜)的排列不宜太紧或太松，既要注意最大限度地利用库房面积，又要便于平时档案的取放。

（４）档案库房中的档案架(柜)应进行统一的编号。２、档案排列要求：

（２）鉴定工作的组织领导（３）鉴定工作的步骤 ３、登记材料的销毁

（１）销毁登记材料应编制档案销毁清册，办理审批手续，执行监销制度。（２）销毁时要注意安全保密，一般要有二人以上进行监销，销毁后监销人员应在销毁清册上签字盖章，并注明销毁方式(焚毁或打浆)和日期，以示负责。

第三部分 如何做好登记档案的利用工作？

☞熟悉登记档案利用的法律依据 ☞了解登记档案利用的意义 ☞掌握登记簿的利用形式和要求 ☞掌握登记材料的利用方式和要求

一、登记档案利用的法律依据

１、《物权法》第十八条

２、《房屋登记办法》第二十八条

３、《城市房地产权属档案管理办法》第二十四条

４、《房屋权属登记信息查询暂行办法》第六条

５、《房屋登记簿管理试行办法》第十四条

二、登记档案利用的意义

１、保护人民群众财产利益

２、保证房地产行政管理工作正常开展

３、促进城市建设发展

４、协助公检法部门办案，维护社会稳定

三、登记簿的利用

（一）登记簿利用的形式

１、提供利用电子登记簿触摸屏查询。

３、登记簿利用的方法要求

（１）房屋登记簿的利用，应当在登记机关设定的场所内进行。

（２）对符合规定的查询申请，申请人可通过查询编号自行在电子触摸屏上查询。（３）对于需要出具有关查询证明的，应当由登记机关指定专人负责接待，并根据查询需求摘录或打印查询结果。

四、登记材料的利用

（一）登记材料利用的方式

１、出具物权证明。

２、提供利用登记材料原件。

３、提供利用登记材料复制本。

４、根据登记材料内容编写参考资料提供利用。

（二）登记材料利用的要求 １、登记材料利用者的范围要求（１）房屋权利人及其配偶。

（２）房屋继承人、受赠人和受遗赠人。

（３）国家安全机关、公安机关、检察机关、审判机关、纪检监察部门和证券监管部门。

（４）公证机构、仲裁机构。

（５）仲裁事项、诉讼案件的当事人。２、登记材料利用的手续要求

（１）房屋权利人的配偶，应出示夫妻关系证明。

（２）继承人、受赠人和受遗赠人应当提交发生继承、赠与和受遗赠事实的证明材料。

（３）国家安全机关、公安机关、检察机关、审判机关、纪检监察部门、证券监管部门应当提交本单位出具的查询证明以及执行查询任务的工作人员的工作证件。

（４）公证机构、仲裁机构应当提交本单位出具的查询证明、当事人申请公证或仲裁的证明，以及执行查询任务的工作人员的工作证件。

（５）仲裁、诉讼案件的当事人应当提交仲裁机构或者审判机关受理案件的证明，1

第五篇：013-1 磐石市不动产登记中心档案管理制度

磐石市不动产登记中心档案管理制度

为保证磐石市不动产登记中心档案资料的完整，依据《不动产登记暂行条例》、《不动产登记暂行条例实施细则》和《不动产登记操作规范》（试行），特制定本制度。

一、登记资料的管理

（一）登记资料的范围 不动产登记资料包括：

1、不动产登记簿等不动产登记结果；

2、不动产登记原始资料，包括不动产登记申请书、申请人身份证明、不动产权属来源材料、登记原因文件、不动产权籍调查表等申请材料；不动产登记机构查验、询问、实地查看或调查、公告等形成的审核材料；其他有关机关出具的复函、意见以及不动产登记过程中产生的其他依法应当保存的材料等。不动产登记资料由不动产登记中心统一管理。

（二）登记资料管理

不动产登记资料由档案科管理。档案科按照以下要求确保不动产登记信息的绝对安全：

1、不动产登记簿等不动产登记结果及权籍图应当永久保存；不动产权籍图包括宗地图、宗海图（宗海位置图、界址图）和房屋平面图等；

2、不动产登记原始资料应当按照规定整理后归档保存和管理；

3、不动产登记资料应当逐步电子化，不动产登记电子登记资料应当通过统一的不动产登记信息管理基础平台进行管理、开发和利用；

4、任何单位和个人不得随意损毁登记资料、不得泄露登记信息；

5、中心应当建立符合防火、防盗、防渍、防有害生物等安全保护要求的专门场所，存放不动产登记簿和权籍图等；

6、除法律、行政法规另有规定或者因紧急情况为避免不动产登记簿毁损、灭失外，任何单位或个人不得将不动产登记簿携出不动产登记机构。

二、纸质资料管理

（一）保管

档案科应妥善保管登记资料，防止登记资料污损、遗失，确保登记资料齐全、完整。

（二）移交

登记事项登簿后，不动产登记人员应整理登记资料，填写统一制式的移交清单，将不动产登记原始资料和具有保存价值的其他材料收集、整理，并及时、完整地移交至档案科。

（三）接收

档案科应比对移交清单对移交材料进行检查验收，对符合要求的，档案科应予接收。

（四）立卷 资料立卷宜采用1件1卷的原则，即每办理1件登记所形成的材料立1个卷。资料的立卷应包括：卷内材料的排列与编号、卷内目录和备考表的编制、卷皮和资料盒或资料袋的编写工作，并应符合下列规定：

1、卷内材料应按下列顺序排列：（1）目录；

（2）结论性审核材料；（3）过程性审核材料；

（4）当事人提供的登记申请材料；（5）图纸；（6）其他；（7）备考表。

2、卷内材料应每1页材料编写1个页号。单面书写的材料应在右上角编写页号；双面书写的材料，应在正面右上角、背面左上角编写页号。图表、照片可编在与此相应位置的空白处或其背面；卷内目录、备考表可不编页号。编写页号应使用阿拉伯数字，起始号码从“1”开始。

3、卷内目录编制应符合下列规定:（1）顺序号应按卷内材料的排列顺序，每份材料应编1个顺序号，不得重复、遗漏；

（2）材料题名应为材料自身的标题，不得随意更改和省略。如材料没有标题，应根据材料内容拟写一个标题；（3）页次应填写该材料所在的起始页，最后页应填起止页号；

（4）备注应填写需注明的内容。

4、备考表的编制应符合下列规定：

（1）立卷人应为负责归档材料立卷装订的人员；

（2）检查人应为负责检查归档材料立卷装订质量的人员；（3）日期应为归档材料立卷装订完毕的日期。

5、卷皮与资料盒或资料袋项目的填写可采用计算机打印或手工填写。手工填写时应使用黑色墨水或墨汁填写，字体工整，不得涂改。

（五）编号

资料编号可采用归档流水号统一制定编号规则。

（六）装订

资料装订应符合下列规定:

1、材料上的金属物应全部剔除干净，操作时不得损坏材料，不得对材料进行剪裁；

2、破损的或幅面过小的材料应采用A4白衬纸托裱，1页白衬纸应托裱1张材料，不得托裱2张及以上材料；字迹扩散的应复制并与原件一起存档，原件在前，复制件在后；

3、幅面大于A4的材料，应按A4大小折叠整齐，并预留出装订边际；

4、卷内目录题名与卷内材料题名、卷皮姓名或名称与卷内材料姓名或名称应保持一致。姓名或名称不得用同音字或随意简化字代替；

5、卷内材料应向左下角对齐，装订孔中心线距材料左边际应为12.5mm；

6、应在材料左侧采用线绳装订；

7、材料折叠后过厚的，应在装订线位置加入垫片保持其平整；

8、卷内材料与卷皮装订在一起的，应整齐美观，不得压字、掉页，不得妨碍翻阅。

（七）入库

纸质资料整理装订完毕，宜消毒除尘后入库。

（八）上架

纸质资料入库后，宜及时上架，以备查验和利用。

（九）保管

不动产登记资料保管，应符合下列规定：

1、资料库房应安装温湿度记录仪、配备空调及去湿、增湿设备，并应定期进行检修、保养；库房的温度应控制在14℃～24℃,相对湿度应控制在45%～60%；

2、资料库房应配备消防器材，并应按要求定期进行检查和更换；应安全使用电器设备，并应定期检查电器线路；库房内严禁明火装置和使用电炉及存放易燃易爆物品；库房内应安装防火及防盗自动报警装置，并应定期检查；

3、资料库房人工照明光源宜选用白炽灯，照度不宜超过100Lx；当采用荧光灯时，应对紫外线进行过滤；不宜采用自然光源，当有外窗时应采取遮阳措施，资料在任何情况下均应避免阳光直射；

4、资料密集架应与地面保持80mm以上距离，其排列应便于通风降湿；

5、应检查虫霉、鼠害。当发现虫霉、鼠害时，应及时投放药剂，灭菌杀虫；

6、应配备吸尘器，加装密封门。有条件的可设置空气过滤装置。

三、电子资料管理

（一）一般规定

电子资料的范围应包括电子资料目录、电子登记簿和纸质资料的数字化加工处理成果。

1、电子资料应以1次登记为1件，按件建立电子资料目录；

2、电子登记簿应按宗地为单位建立并应与电子资料目录形成关联；

3、不动产登记纸质资料宜进行数字化处理。

（二）纸质资料数字化处理

数字化处理基本流程应包括案卷整理、资料扫描、图像处理、图像存储、数据挂接、数据关联、数据验收、数据备份与异地保存。

数字化扫描处理应符合下列规定：

1、扫描应根据资料幅面的大小选择相应规格的扫描设备，大幅面资料可采用大幅面扫描仪，也可采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理；

2、对页面为黑白二色且字迹清晰、不带插图的资料，可采用黑白二值模式进行扫描；对页面为黑白二色，但字迹清晰度差或带有插图的资料，以及页面为多色文字的资料，可采用灰度模式扫描；对页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的资料，可采用彩色模式进行扫描；

3、当采用黑白二值、灰度、彩色等模式对资料进行扫描时，其分辨率宜选择大于或等于100dpi；在文字偏小、密集、清晰度较差等特殊情况下，可适当提高分辨率；

4、对粘贴折页，可采用大幅面扫描仪扫描，或先分部扫描后拼接；对部分字体很小、字迹密集的情况，可适当提高扫描分辨率，选择灰度扫描或彩色扫描，采用局部深化技术解决；对字迹与表格颜色深度不同的，采用局部淡化技术解决；对页面中有黑白或彩色照片的材料，可采用JPEG、TIF等格式储存，应确保照片清晰度。

数字化图像处理应符合下列规定：

1、对出现偏斜的图像应进行纠偏处理；对方向不正确的图像应进行旋转还原；

2、对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现资料原貌的原则；

3、对大幅面资料进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像；

4、彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边。数字化图像存储应符合下列规定：

1、采用黑白二值模式扫描的图像材料，宜采用TIF格式存储；采用灰度模式和彩色模式扫描的材料，宜采用JPEG格式存储。存储时的压缩率的选择，应以保证扫描的图像清晰可读为前提。提供网络查询的扫描图像，也可存储为CEB、PDF或其他格式；

2、图像材料的命名应确保其唯一性，并应与电子资料目录形成对应。

数字化成果汇总应当符合下列规定：

资料数字化转换过程中形成的电子资料目录与数字化图像，应通过网络及时加载到数据服务器端汇总、验收，并应实现目录数据对相关联的数字图像的自动搜索，数字图像的排列顺序与纸质资料相符。

（三）电子资料数据验收

电子资料数据验收应符合下列规定：

1、对录入的目录数据和不动产登记簿数据应进行抽查，抽查率不得低于10%，错误率不得高于3%；

2、对纸质材料扫描后形成的图像材料应进行清晰度、污渍、黑边、偏斜等图像质量问题的控制；

3、对图像和目录数据挂接应进行抽查，抽查率不得低于10%，错误率不得高于3%。

（四）电子资料备份和异地保存

电子资料备份和异地保存应符合下列规定：

1、电子资料目录、电子登记簿以及纸质资料的数字化加工处理成果均应进行备份；

2、可选择在线增量备份、定时完全备份以及异地容灾备份的备份方式；

3、应至少每天1次做好增量数据和材料备份；

4、应至少每周1次定时做好完全备份，并应根据自身条件，应至少每年1次离线存放。存放地点应符合防火、防盗、防高温、防尘、防光、防潮、防有害气体和防有害生物的要求，还应采用专用的防磁柜存放；

5、应建立异地容灾体系，应对可能的灾害事故。异地容灾的数据存放地点与源数据存放地点距离不得小于20km，在地震灾害频发地区，间隔距离不宜小于800km；

6、备份数据应定期进行检验。备份数据检验的主要内容宜包括备份数据正常打开、数据信息完整、材料数量准确等；

7、数据与灾备机房的设计应符合现行国家标准《电子信息系统机房设计规范》GB50174的规定。

磐石市不动产登记中心

二〇一七年十二月二十日