应用写作概说大全

第一篇：应用写作概说大全

应用写作概说

广东省韶关农业学校邓旺林

第一节应用文的性质

一、什么是应用文什么是应用文？对此，不少应用写作教材作了不同的解释。我们的理解是：应用文是机关单位、团体或个人在工作、学习和日常生活中用于处理事务、沟通关系的具有一定惯用格式的书面材料的总称。

关于应用文的这一定义，包含了以下几个命题：

1．应用文的作者包括机关单位、团体或个人。机关团体、单位一般说来不可能作为文艺作品的作者，但却常常是应用文的作者。这一命题反映了应用文作者的广泛性。

2．应用文是人们在工作、学习和日常生活中形成和使用的。这说明了应用文使用上的广泛性，也将应用文与文学作品、学术论著和一般性的记叙文（如冰心的《笑》）、说明文（如林斌、陶定光的《笑》）、议论文（如苏洵的《六国论》）等区别开来。

3、应用文是用以处理事务、沟通关系的。这是应用文实用性这一重要特点的反映。“处理事务、沟通关系”这一点说明了写作应用文的目的意图及应用文内容方面的性质特点，也反映了应用文的基本作用。

所谓事务，指的是与人们的日常工作、学习、生活等需要紧密相关的，具有很强的现实需求的各种具体事情（它包含了现实的时空因素，不同于想象等活动可不受时空限制）。

有的应用文教材在“处理事务、沟通关系”之外还提到“传播信息”。其实，应用写作作为一种语言交际活动，从信息论的角度看，实际上就是一种信息传输活动。似无必要在“处理事务、沟通关系”之外特别提出“传播信息”。同时，只提“处理事务、沟通关系”也有利于将应用文中的信息传输与一般的信息传输区别开来，以免把应用文的范围搞得太大。

4、应用文往往具有一定的惯用格式。这是应用文程式性的主要表现。

5、应用文是语言交际的书面材料。这里实际上是要说明，应用文并不都具有文章的面貌。不说“文章”而说“书面材料”，是因为应用文中有不成文（即不同于一般的文章形式）者，如简单的电文、会议记录等（“会议记录，用流水账方法实录会议的进程颓榭觥Ｋ媸怠⑷妗⒆匀唬怀晌模怯泄鼗嵋榍榭龅?/Agt;最原始材料”）(1)

我们将要看到，应用文的几个重要特点（下面将具体谈到）都是从应用文的这一定义中引出来的。

二、关于“应用文”这一概念是否科学的讨论

“应用文”这一概念或提法是否科学，对此，人们的认识并不一致。

有人持否定态度,认为“就广义说，所有文章都是应用的，都是实用的”，“没有单独分出‘应用文’或‘实用文’一类的理由。”（1950年出版的初中语文教材的“编辑大意”）叶圣陶先生也“反对‘应用文’这个提法，因为既然是文体，没有不可应用的。”(2)而对应用文这一概念持肯定态度的人则认为，就狭义而言，并非所有的文章都是应用的、实用的。如那些抒情写志的散文（如陶渊明《桃花源记》）、描摹景物的散文（如碧野《天山景物记》），那些评论历史人物或事件的史论（如欧阳修《桐叶封地辩》、《伶官传序》，王安石《读孟尝君传》）。

这两种意见的分歧，主要是集中在对“应用”、“实用”的不同理解上。前者是从广义上理解的。后者则是从狭义上理解的。其实，对所谓“应用”、“实用”应结合主旨（用来做什么）、情境、场合（什么时间、什么地点，什么情况等）来看。花瓶与饭盆就各有用场，各有应用、实用之处。我们所讲的“应用”、“实用”，指的是在现实生活中处理事务、沟通关系等方面的应用、实用。这方面的应用、实用显然不是所有的文章都具有的。因此，提出应用文这个概念并不是没有道理的。

另外，还有人从表达方式的运用上着眼，对应用文这一提法提出异议。他们认为，所谓应用文，所用的表达方式仍是叙述、描写、说明、议论等几种。如写家信，用记叙方式来讲述自己的近况；用说明的方式来讲述事物的形状特征；用议论的方式来发表个人的意见；用抒情的方式来表达自己的情感。林觉民的《与妻书》就是放在记叙文里讲的。记叙文、说明文、议论文等文体已经包括了应用文在内，无需再提出应用文这一概念。此外，记叙文、说明文、议论文等文体是从表达方式的不同去分类的，而应用文则不然。现在将应用文与记叙文、说明文、议论文并举，是违背了分类的基本要求即每一次分类必须用同一标准。

我们认为，说“将应用文与记叙文、说明文、议论文并举，是违背了分类的基本要求即每一次分类必须用同一标准”这是对的，而说“记叙文、说明文、议论文等文体已经包括了应用文在内”则是值得商榷的。尽管应用文所用的表达方式主要也就是叙述、描写、抒情、说明、议论等几种，许多应用文，从表达方式上看，是可以分别归属于记叙文、说明文、议论文等文体中，但也确有不少应用文是无法划归记叙文、说明文、议论文等文体的。例如一些简单的便条、启事、三言两语的商品广告等。此外，许多应用文，如合同、电报、公文，都有其特定的惯用的格式。这同一般的记叙文、说明文或议论文是不同的。我们所讲的应用文，无论在内容还是在形式上，在写作还是在接受上都有同一般记叙文、说明文、议论文等文体不同的要求。此外，一般的记叙文、说明文或议论文写得好的人，不一定就能写出好的应用文。《文心雕龙·书记》曾指出“才冠鸿笔，多疏尺牍”的现象。三国时有一谚语：“

汝无自誉，观汝作家书”。可见，在记叙文、说明文、议论文等文体之外强调学习应用文，是现实的需要，决不是多此一举。当然，我们要注意到应用文与记叙文、说明文、议论文之间并非并列关系。

有人认为，应用文这一名称在科学性方面不够周严，因而提出“实用文”或“程式文”来取代“应用文”。但“实用”与“应用”并无多大差别。如1955年中国青年出版社出版的《怎样写应用文·序》就说过：“一切文章，就广义说，都是实用的。”可见，对“实用”两字也存在着广义与狭义两种不同理解（如果从广义来说，一切文章都是实用的，那么文学作品也是实用的。而狭义的实用性主要是与文学作品等的非实用性相对而言的。）而用“程式文”来取代“应用文”，许多程式上要求并不严格的应用文就会被排除出去，例如调查报告。我们认为，“应用文”这一名称既然沿用已久，形成习惯的提法，还是有其存在的必要，有使用的价值。

此外，有人虽也提出应用文这个概念，但把文学作品以外的书面材料均归入应用文中。例如，吕叔湘认为“文艺作品以外的文字都是应用文”。陈独秀也曾认为：“文之大别有二，一曰应用之文，一曰文学之文”（1917年5月1日《新青年》第三卷第三号，附于刘半农《我之文学改良观》之后）。这种说法与“所有文章都是应用的，都是实用的”可说是大同小异。他们所说的应用文与我们所说的应用文显然也不是同一概念。

三、应用文与记叙文、说明文、议论文的关系

记叙文、说明文、议论文是普通写作学上根据写作主旨（从文体的角度而不是从单篇文章的角度来说的）、表达方式的运用（指主要运用什么表达方式）对一般文章划分出来的文体名称，而所谓应用文则是根据其具有“处理事务、沟通关系”方面的实用性和一定的惯用格式等方面的特点而提出来的。可见，记叙文、说明文、议论文这三大文体与应用文并不是从同一角度、根据同一标准去划分出来的，因此，它们之间不存在并列关系。从划分的要求上说（每一次划分只能依据同一个标准），可将所有文章分为应用文与非应用文两类，而记叙文、说明文、议论文都与应用文或非应用文具有交叉关系。如下面的图表所示:

应用文非应用文

记叙文、说明文、议论文

记叙文

（冰心《笑》）

（林觉民

《与妻书》）

应用文

（电文、会议记录、广告词、请假条、借条等）

说明文

（林斌等《笑》）

产品说明书

议论文

（苏洵《六国论》）

（李斯

《谏逐客书》）

第二节应用文的基本特点

应用文的特点可概括为下面几点：

一、使用上的广泛性这反映在以下几方面：

1.使用者（作者和读者）广泛：包括一切组织与个人。任何组织与个人都要用到应用文。

2.时间方面：就整个社会而言是“自有文字以来”就有应用文；就个体而言则是“终其一生”都与应用文相关（出生时有出生证，死亡时有死亡证）。

3.空间方面：从地理空间上说，中外、四方，凡有人群的地方，只要有文字的使用就会有应用文；从社会空间上说，社会生活的方方面面（工作、学习、生活、娱乐等方面）都会用到应用文。

4.使用频率高：无论是从整个社会看，还是从个体看，应用文的使用频率都是最高的。

二、内容上的实用性

“实用”常与“美观”相对而言。人们说到虽美观但不实用的东西时就往往说是“中看不中用”。“实用”体现出一定的功利性、适用性。

应用文的实用性指的是为处理事务、沟通关系的实际需要而写作，讲求现实效用。应用文的实用性集中表现在与具体的工作、事务（包括沟通关系等）相联系的事务性上面。应用文写作总是直接地与工作、学习、生活中的某些具体问题、具体事项相联系，旨在解决现实存在的某些问题，满足客观实际需要，因而最讲究现实的效益。也就是说应用文的写作旨在应用、有用，能解决问题，满足客观实际需要。其生命在于应用、实用而不在于欣赏，不在于给人以美的享受，不在于个人情感的宣泄。

应用文，皇墙灿杏茫蛘咚凳紫冉灿杏茫钦飧觥坝杏谩敝傅氖锹闶挛裥苑矫嫘枰挠杏枚皇亲饔糜诿栏校饔糜谥魈迩楦械挠杏谩Ｒ虼怂煌谀切┮话愕氖闱樾粗尽⒚枘【拔锏氖摹?ANlang=EN-Ugt;

应用文的实用性还反映在下面三点：

1．时效性强。主要体现在成文、收发与办理方面。如会议通知，不及时发出就影响会议的召开；不及时办理也会影响应用文的现实效用。应用文由于时效性强，因此，对应用文的收发、处理也往往有严格的要求，这在法定公文中表现尤其突出。例如：

《广东省人民政府办公厅行文规则》中规定：“

二、公文收发时间：1.通过交换发出的文件、信函，每天上午九时前送到通信班的,当天上午发出,九时后送到的,第二天上午发出。2.通过邮寄和机要邮局发出的文件、信函，每天上午下班前送到通信班的，当天下午发出；下午上班后送到的，第二天下午发出。3.急件、电报当天送出；要求限时送到的，必须在限定时间二小时前送到通信班。”(3)

《广东省人民政府办公厅办理公文的时限要求》：“

一、机要室收到的各类公文（含需要办理的电报，下同），应在半个工作日内分送到各业务处室。

二、业务处室处理公文的时限要求：

（一）请示性文件和代拟稿1.可以直接送领导审批的请示性文件，应在一个工作日内呈批，可以修改后送领导审批的发文代拟稿，一般应在三个工作日内改好呈批。……

（二）会议纪要工作会议和省府常务会议后，经办人应在两个工作日内拟好纪要文稿呈批。”（摘自粤府办[1993]62号文。）(4)

应用文具有现时接受性。从写作方面说，应用文写作要保证读者能快捷、准确地理解文中的内容。其它文体尤其是文艺作品则往往允许读者接受的滞后（作者的认识超前，读者的接受滞后于作者的认识）。如荒诞派戏剧《秃头歌女》(5)。这是没有完整的剧情，没有明显的冲突，也没有具有个性的人物的一出戏。这出戏刚上演时剧场里走得只剩下三个观众，而若干年后却风靡欧洲。

2．非自主性强。写不写、写什么、如何写甚至看不看、执行与否等均由所写内容涉及的具体事情的客观实际需要决定，往往由不得作者或读者的主观意志。如邀请书不能不写明出席的时间、地点；不按邀请书规定的时间、地点赴约，不按缴费通知书规定的时间、数额缴费，就会误事或为此会出代价。又如，要召开会议，就得写会议通知。

3．指向性明确。指交际对象、交际领域较明确。

“一般的书刊谁都可以看，并无定向表述，而公文除公报、公告等之外，大都有致发对象。对象不同，内容、语气也不同。”(6)

有些应用文体其收文对象是有关方面明文规定的。例如行政机关制作的议案只能发往同级人民代表大会及其常务委员会。

三、形式上的程式性

主要指具有一定的惯用格式。就一般的文章写作而言，格式大致包括以下三方面内容：

1、行文款式（文面格式、书写格式），简称行款。指文字、标点符号等的书写或排印方面的规定（如横书横排、从左至右、转段空两格，旧式书信、公文中的抬头制度等；标点符号中的”、）、》等标号不能顶格书写等），标题、署名等位置的规定等。

2、内容表达的书面形式。如分条列项式、篇段合一式、表格式等。条列式中有的分章又分条（如《国家行政机关公文处理办法》），有的分条不分章（如《中华人民共和国中外合资经营企业法》）。

3、正文的组织结构方式（文章内部的组织结构方式）。包括行文顺序、段落层次的安排、开头结尾的安排等等。

非应用文的一般文章及文学作品，对于文章内部的组织结构不求固定的格式，文学作品更是要求“文无定法”。应用文则不然，在行文顺序、开头结尾的安排等方面都要求有较固定的安排。

对于应用文来说，除了上述三个方面以外，还有一个重要的方面，即“结构要素”（或称“结构项”）方面。所谓“结构要素”指的是一种应用文体的基本构件，即一种应用文结构方面的各个部分和项目（或者说是组合单元、部件）。例如，经济业务工作中使用的原始凭证，就有凭证名称、编制日期、凭证编号、接受单位名称、经济业务内容、实物数量和金额、编制单位和有关人员签章等“凭证要素”。

程式有不少是约定俗成的，有的则是由有关部门制定出来并强制遵守执行的，旨在便俗致用。如信封的写法，在英语地区就有不同于我们的习惯。他们在信封的左上角写寄信人的姓名、地址，右下角写收信人的姓名、地址。据1984年2月6日《羊城晚报》载，中山大学一学生写信到国外，就因为不懂寄往国外的信封的写法，结果信被退了回来。

程式的积极作用主要表现在有利于迅捷、准确地传递、接收、处理信息等方面。如法定公文有较严格的体式，就是为了便于公文的运转处理（如登记、分送、存档等）而制定的。应用文作为传输信息的载体，要考虑体式的规范。如果发讯者不注意这一点，往往会影响接收者对信息的及时接收、处理、贮存和反馈，甚至失去控制，贻误大事。

叶圣陶先生还说过：“程式不是客套。程式之中实在包含着情分和礼貌，不注意程式，在情分上礼貌上若有欠缺，就将使对方不快。”（《中学国文学习法》）

还应指出的是，一种应用文体的程式并不是一成不变的。内容决定形式，社会生活的变化必然引起文章内容的变化，也必然引起文章形式上的变化。但在一定时期,任何一种应用文体的程式还是有其相对的稳定性的。

四、主体上的确定性

主体此指交际主体，包括作者与读者两方面。应用文作者的身份、角色明确，读者对象也较明确，并形成一定的关系。公文的上行、下行、平行均体现了作者与读者间特定的关系；非普发性公文对象明确，普发性公文也有一定的对象与范围，广告亦有一定的指向（广告原则之一就是对象原则）。

辨别一篇文章是否应用文，应着重将实用性与程式性这两方面结合起来考虑，不可偏废。如书信体小说，虽有书信的形式特点，其内容却无实用性特点，就不能算是应用文。

第三节应用文的分类

一、种种不同的分类

由于所用分类标准不同或出于其他方面的考虑，不少应用写作教材对应用文所作的分类有所不同，甚至有很大差异。例如：

（一）陈子典、李硕豪主编的《应用写作教程》（修订本）（暨南大学出版社1993年8月第二版）将应用文分为五大类：

1．通用公文（国务院办公厅规定的十类十五种行政公文，公报、条例、规定、办法、章程）

2．事务文书（计划、总结、调查报告、工作研究、讲话稿、汇报提纲、会议记录、大事记、提案、简报）

3、专用文书（财经调查、经济活动分析报告、经济预测报告、经济合同、商品说明书、广告词、科技文摘、学术论文、民用诉状）

4、涉外文书（涉外会议纪要、涉外意向书、涉外合同、合营企业章程、涉外公证书、外贸商业信函等等）

5、生活文书（介绍信和证明信、感谢信与慰问信、建议书与倡议书、聘书与请柬、启事与海报、介绍材料、贺词、申请书、讣告与悼词）

（二）诸孝正、陈妙云编著的《应用写作》（广东省自学考试委员会组编本，广东高等教育出版社1998年4月第一版）将应用文分为四大类：

1、行政公文（国务院办公厅规定的十二类十三种）

2、事务文书（计划、总结、调查报告、综述、简报、会议记录、章程、启事、海报、条据）

3、信函文书（介绍信、证明信、邀请信、感谢信、慰问信、求职信、申请书、倡议书、建议书、涉外书信等）

4、经济文书（经济合同、经济预测报告、经济活动分析报告、经济司法文书﹤起诉状、答辩状﹥、商品说明书）

由于应用文范围甚广，种类丰富复杂，因而在某些应用文体的归属上，人们的认识也并不一致。

二、我们对应用文的分类

根据分类的基本原则（1、要包举，即一个事物内部所包含的各小类的总和，应等于该事物的全体；

2、对等，即事物的各小类之间，要互相排斥，既不能重迭也不能越级；

3、正确，指要用统一的标准）和应用文的实际，我们认为把应用文分为以下四大类较为合适：

1.法定公文

属狭义的公文，包括党政军各自规定的公文。法定公文是有法定的作者、特定的体式、一定的办理程序、严格的阅读范围的用于处理公务的文书。包括党、政、军等方面的法定公文。属狭义的公文。一般应用文教材中讲的主要是国家行政机关公文。

2.通用的机关事务文书

属广义的公文，各种机关单位都要用到或经常使用的。包括计划、总结、调查报告、会议记录、规章制度等。

3.专用的部门业务应用文

它有一定的专业性。如司法文书中的诉状、辩护书等（判决书有法定作者，是法院专用的，应属法定公文中的司法公文），外事部门的照会、备忘录等外交文书；文教部门的教学大纲、教案等，科技领域的科技报告等。

4.日常生活应用文

是轻便型的。主要供个人处理学习、工作和生活中的日常事务。包括书信、条据、一般告启（如启事、声明）等，品类最杂。

这里所作的分类，有人称之为“名目上的分类”，此外还有所谓“等级上的分类”，例如把公文分为上行文、下行文和平行文三种。

第四节应用写作的基本要求

应用写作属指向性明确、非自主性强的书面交际。应用写作的基本要求从实际运用方面来说，可以概括为六条：

一、对象要适宜指正确地确定收文对象，做到指向正确、合适。

搞错收文对象，应用文的现实效用将会受到很大的影响。例如，用公函向有关部门请求批准，哪一个是有关的主管部门，这要弄清楚。不然，很可能问题得不到及时的解决。

搞错收文对象，有时还会损害所用应用文的合法性。这在行政公文和司法文书中表现得最为突出。例如，各级人民政府的“议案”的主送机关只能是同级人大及其常委会，不能向上一级人大及其常务委员会。又如，法律文书如起诉状在书写法院名称时应严格遵守诉讼法中关于级别管辖、地域管辖、移送管辖和指定管辖的有关规定，正确选择受理法院。

就公文写作而言，“对象要适宜”指的是主送、抄送机关的确定要正确、适宜。

《国家行政机关公文处理办法》（国务院办公厅1987年2月18日发布，1993年11月21日修订，下同）第18条规定，“‘请示’一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级机关。除领导直接交办的事项外，请示不得直接送领导者个人”。

《中共广东省委办公厅、广东省人民政府办公厅关于向省委、省政府报送文件有关事项的通知》（粤委办[1995]85号）也明文规定：“文件的主送机关要定得准确。各市党委和人民政府、省直各单位应根据隶属关系、职权范围和文件的内容行文。属于党委职权范围内的工作，以党委（党组）名义报省委；属政府职权范围内的工作，以政府或部门的名义报省政府。报省委的文件如果同时需要省政府知道的，主送单位应当写‘省委、省政府’；报省政府的文件如果同时需要省委知道的，主送单位应当写‘省政府并报省委’”；“不要越级上报请示件”。

在公文写作中，明确收文对象不仅是行文规则的要求，也是保证公文的现实效用的需要。政府机关实行分工负责制，各司其职。这就要求做到谁主管请示谁。

明确受文对象，并不仅仅是语文写作方面的问题。

二、文体要恰当指根据行文的目的、范围、内容等正确使用文体。

应用文的文体与一般文章的文体涵义略有区别。应用文的文体往往表现为文体的名称。因此，应用文写作中文体要恰当，也往往是指使用的文体名称要恰当。

一般文章可淡化文体观念，而应用文则不然。各种应用文体都有一定的使用范围，适用的场合，具有一定的功能。

“文体要恰当”这在法定公文中尤为重要。因为“不同的公文名称，反映着不同的目的和要求，也反映着行文机关之间的关系和发文机关的权限范围。划清各种公文名称的使用界限，正确地使用公文名称，对于做好文书处理工作，具有重要意义。”（1957年11月国务院秘书厅《关于对公文名称和体式问题的几点意见（稿）》）

《中共广东省委办公厅、广东省人民政府办公厅关于向省委、省政府报送文件有关事项的通知》中曾明确要求：“正确使用文种。要求省委、省政府批复的事项，应当用请示上报，并一文一事。”“在一般情况下，各级党委的职能部门不能对下级党委发布指示性文件。”

文体要恰当，就文体名称的使用上来说，须注意以下几点：

1．忌张冠李戴。这就要求在选用文体名称时，应当在以下“四看”方面下功夫：

（1）看对象，看行文关系。例如，在行政公文中，同是请求批准，给上级机关的应用“请示”，而给“有关主管部门”的则应当用“函”。

（2）看内容性质、主旨要求。例如，在行政公文中，同是给上级机关发文，如果只是汇报工作、反映情况或提出建议，就应当用“报告”，如果是请求指示或批准，则应当用“请示”。

（3）看作者的地位、权限。仍以行政公文为例，象“命令”、“公告”就不是一般的机关单位有资格使用的。

（4）看交际领域、使用场合等。例如，“海报”一般用于传播有关文艺体育、集会等的信息，推销猪苗就不宜用海报。

2．不生造文种（包括不用已废弃的文种）如“启示”、“速报”、“请示报告”。

3．留意文种方面的变化。

国家行政机关公文文种自1981年以来已有3次较大的变化：

9类15种（1981年2月27日起）→10类15种（1987年2月28日起）→12类13种（1994年1月1日起）

文种方面的变化与现实生活紧密联系，也从一个侧面反映了应用文的实用性。文种方面的变化主要有以下几种情况：

a．增减b．改换（名称的变换）c．功能上的变化。如公函，1987年以后增设了一项功能：“向有关主管部门请求批准”。

三、主旨要明确（这主要是与文艺作品相比较）

主旨：行文的目的、意图、基本观点、意见、要求等。文艺作品允许而且往往追求主题的含蓄性、多义性、模糊性。恩格斯《致玛·哈克耐斯》：“作者的见解愈隐蔽，对艺术作品就愈好”。文艺作品允许“作者未必然，而读者未必不然”。而应用文则强调主旨明确，不求含蓄，切忌模糊。“诗多义”、“诗无达诂”在应用文写作中是没有市场的。

写应用文，不但自己要明确主旨，而且要让读者也能迅捷而准确地了解作者发文的主旨。否则就会损害应用文的实用性。如某校团委给党委写的一份《关于组织登山比赛活动的请示》，旨在申请活动经费，由于文中虽然详细地说明了组织该项活动的目的意图、比赛的时间、地点、经费开支的安排等，却没有提及经费困难，没有明确提出请求拨款的要求，加上标题又没有反映出申请经费的意思，结果使学校党委发生别解，以为发文者只是申请

批准组织该项活动。像这样的应用文其主旨就是不明确的。

行文要实现主旨明确，首先要求作者对发文的目的、意图等有清醒的认识；其次要求作者对行文的中心、内容的基本方面、问题的主次轻重等做到心中有数；（以上都是在下笔前要做到的），再次，要求作者在行文时还要做到“立主脑，去枝蔓”，在确定主旨、中心后，应紧紧围绕中心、主旨来选择有关的材料，组织有关的内容。如上面提及的某团委的《请示》就宜围绕“申请经费”这一点来选择、组织材料，要说明自己缺少该经费的情况，要明确提出“请予拨睢钡囊蟆４送猓晏庖沧詈酶奈豆赜谏昵氩钭橹巧奖热疃那胧尽贰?ANlang=EN-Ugt;

四、内容要务实、完整

1．务实

务实，指做扎实具体的工作，在这里指不尚空言藻饰，讲求实效；反映情况，提出要求、措施等要切合实际，具体不笼统，具有可操作性，能解决实际问题；材料要真实、准确，不能想当然、虚构、夸大或缩小。

例如：申请经费、补助不能狮子大开口；订计划定任务、目标不能脱离实际，乱放“卫星”。“在×月×日前交货”与“在×月×日交货”是不同的，要根据合同的实际情况来进行约定，否则就会影响该合同的实用性。

2．完整。这包括两方面：

（1）不要遗漏了必要的内容，即“不少”。

如有一份会议通知，其正文：“现定于星期一在县里召开经济研讨会，时间一天半，请依时出席”。具体的时间、地点没有交代，与会者如何“依时出席”?又如一则寻物启事，不写自己或联系人的姓名、地址等，叫拾获者如何将拾获物交回你的手中?这都是遗漏了必要的内容。

应用文中这种不可缺少的内容，我们把它称为“内容要素”。它是应用文处理事务、沟通关系上必不可少的内容。一篇应用文所以缺少实用价值，一个很重要的原因就是内容要素不齐全。内容要素有所欠缺，有时还会造成主旨不明，从而影响应用文的实用性。如上述某学校团委的那份请示，其所以让学校党委对发文者的发文意图产生误解，就是由于文中缺少了有关经费困难、请求拨款等方面的内容。

应用文的内容要素可以分为一般内容要素与特殊内容要素两类。

一般内容要素是从文体的角度来看的，是一种应用文体的所有篇章都必须具备的。它往往成为一种应用文体与另一种应用文体相区别的重要依据（它是应用文正文部分相对比较固定、稳定的构成成分，属于正文中的结构项，我们可以把它放到应用文惯用格式中去把握）。而所谓特殊内容要素则是从应用文的具体篇章的角度来说的。由于所处理的具体事务的不同，写作的目的不同，交际对象的不同等原因，即使是同一应用文体，其具体篇章的内容要素也会有所不同。

例如，《中华人民共和国经济合同法》（1981年12月13日第五届全国人民代表大会第四次会议通过）第十二条规定，经济合同应具备以下主要条款：（１）标的，（2）数量和质量，（3）价款或酬金，（4）履行的期限、地点和方式，（5）违约责任，（6）根据法律规定或根据经济合同性质必须具备的条款，（7）当事人一方要求必须规定的条款。其中，“标的”、“数量与质量”、“价款或酬金”、“履行的期限、地点与方式”、“违约责任”便是经济合同的一般内容要素；而“依法律规定或按合同性质必须具备的条款”和“当事人一方要求必须规定的条款”便可以说是经济合同的特殊内容要素。

有些应用文，如社交书信，因其涉及的具体事务与关系千差万别，很难从文体的角度去把握其内容要素，因而基本上只有特殊的内容要素。

相对说来，应用文的特殊内容要素比起一般内容要素来更难把握。因其并不固定，千差万别，完全决定于所要处理的具体事务及所要沟通的具体关系的特定需要。

（2）不要有多余的内容。这是“完整”的另一方面。所谓“过犹不及”，画蛇添足是内容不完整的另一种表现。

一篇应用文，出现不必要的内容，不仅有碍行文的简约，也往往会损害应用文的实用价值。倘若出现不该有的内容，其后果就更为严重。如招领启事，倘若把普通拾获物的特征、数量等交代得一清二楚，在无需凭证件领取的情况下就很有可能造成被人冒领。

有时，画蛇添足除损害应用文的实用价值外，也会造成文体使用不当。

《国家行政机关公文处理办法》中规定：“‘请示’应当一文一事”，“‘报告’中不得夹带请示事项”。《中共广东省委办公厅、广东省人民政府办公厅关于向省委、省政府报送文件有关事项的通知》（粤委办[1995]85号）也明确指出：“不要在工作报告中夹带请示事项，以免误事。省委、省政府对工作报告原则上不予批复。但重要的报告可予以批转。”这实际上也是对“不多”的要求。

因此，对应用文的内容，应做到不溢不缺、不多不少。也就是说，要从实际（包括事情本身的要求，读者对有关事项的了解程度，收发双方对于有关事项有无事先约定等等）出发，既要考虑该篇应用文有何非写不可、必不可少的内容，也要顾及有哪些不必写、不该写的内容。

五、拟制要合式指拟稿制作要合乎应用文一定的惯用格式。

应用文具有形式上的程式性，这主要就是表现为具有一定的惯用格式。这一点，法定的行政公文、规章文书、司法文书、电报等表现得尤为突出。拿公文来说，标题、发文字号、主送及抄送机关名称、正文、附件标注、发文时间、主题词等的写法及书面位置等都有特定的要求，甚至对文字的书写排印、用纸的规格及装订方式等都有严格的规定。有些应用文虽无明确规定其书面形式、书写体例，但一般都有其较常用的结构形式，例如调查报告。

应用文惯用格式主要表现在以下几大方面：

1．载体方面：包括其所用材料的质地（绢、纸等）、颜色、尺寸大小、装饰等，如：

太平天国时，“公文书写材料，诏旨用黄纸或黄绸。长三尺，横幅，硃格。王谕，用黄纸，分别饰龙、凤、狮、虎，下托云水。侯谕和布告，用红纸或红布，无定式刊饰”。(7)

《国家行政机关公文处理办法》第十一条规定，我国现行行政公文用纸“一般为16开型，长260毫米，宽184毫米”，“张贴的公文用纸大小根据实际需要确定”。

2．语文方面：

1）文面（版面）安排方面：这主要不属于写作，更多地表现为装饰。包括：

(1)文面上版块的划分，空白的留置等。

如文件式公文，文面上明显分为文头、内文、文尾三大部分。文头部分占全页的2/5。空白的留置方面：如广东省省府、省府办公厅的公文印刷件，天白45毫米（文件式）或35毫米（函件式），地白30毫米，左右侧各20毫米。

(2)文字等书写符号系统的书写排印格式，包括字体、字号、字色的选择，字序、行序的安排，“抬头制度”等的规定。这是行款格式的主要内容。

例如，《广东省人民政府办公厅行文规则》就对广东省府、省府办公厅文件、函件在字体、字号等方面的格式作了明文规定。请看下表：

项目

文件式

函件式

字体字号

版头

大号老宋

标题

2号老宋

内文

3号仿宋

发文字号

4号仿宋

抄送、印发单位，印发日期、份数

签发人姓名

紧急程度、密级

3号黑体

主题词

颜

色

版头

套红印刷

公文序号

红色

标题等

黑色

空

白

天白

45毫米

35毫米

地白

30毫米

左右两侧空白

20毫米

（根据《广东省人民政府办公厅行文规则》整理，详见广东省人民政府办公厅1999年编《秘书工作手册》）

字序方面：国务院办公厅1993.11.21颁布的《国家行政机关公文处理办法》规定：“公文的文字从左至右横写横排，少数民族文字按其习惯书写、排版。”台湾台北市1996年2月也明确规定公文中的中文书写格式为由左至右横写。(8)

2）结构项（结构要素）安排方面

主要包括以下内容：

(1)有何结构项

一种应用文体在一定时期内设置了哪些结构项，这是首先要搞清楚的。每一种应用文体都是一个结构系统，它由若干结构项按照一定的方式构成。不同类型的应用文体固然有其不同的结构项（如普通书信就没有行政公文那样的标题、发文字号等项），就是同属一类的不同应用文体，它们所设置的结构项也往往有所不同。例如，同属书信类的应用文，普通书信无标题这一项，而专用书信则有用于标明文种（也叫文体名称。指各种应用文体所用的名称，如专用书信中的“介绍信”、“证明信”，行政公文中的“通知”、“请示”）的标题。甚至同一种应用文体当其在不同的场合、情况下使用而具有不同的性质、特点、要求时，也往往会有不同的结构项。例如，同一种公文，当其内容需要保密时则有“秘密等级”一项，而当其内容无需保密时便无“秘密等级”一项。

对一种应用文体在各种情况下都要具备的结构项（或者说是一种应用文体中的所有篇章都必须具备的），我们不妨称之为结构常项或一般结构要素。例如行政公文中的标题、发文字号、主送机关、正文、印章、发文时间等；而对一种应用文体只是在特定的场合、情况下才有的结构项则称之为结构变项或特殊结构要素。结构变项不是一种应用文体中的所有篇章都必须具备的，它是适应某些特殊需要而设置的，或者说是某种应用文体中某一类型的篇章所要求的。如秘密公文要标明秘密等级，紧急公文要标明紧急程度。这秘密等级、紧急程度便属行政公文的结构变项。我们在掌握一种应用文体其结构项设置方面的情况时，应当对该文体在一定时期内设置了哪些结构项，哪些属结构常项，哪些属结构变项，各种结构变项是在怎样的情况下出现，如此等等，都要作具体的了解。

结构要素不同于内容要素。内容要素是针对正文部分的内容来说的，而结构要素则是对于全文的结构来说的（当然，在正文部分的一般内容要素与应用文的结构要素确有相通之处，正文部分的一般内容要素如有较直观的表现的话，也不妨视作正文部分的结构要素）。相对于内容要素来说，结构要素具有一定的直观性

与外部性。一篇应用文的内容要素是否完备，往往一眼看不出来，必须结合处理事务的现实需要，深入到文章内部，通过对正文的内容作认真分析后才能了解。而一篇应用文的结构要素是否完备，则一般可从文章的外部形式上把握，往往可以一目了然。

应用文的结构要素有如一部机器的零部件，少了一个零部件，往往会影响机器的组装与正常运转，一篇应用文，如果其结构要素残缺不全，也会影响结构的完整，影响到应用文正常的运转处理，会损害其现实的效用。例如，借条、收条、领条一类条据应在书面上写明“今借（收、领）到”或“借（收、领）条”等标明该条据的性质、种类的字样。否则，很可能会造成日后的争执、纠纷。尤其是借条。

(2)各结构项的内部构成情况

一种应用文体是由若干个结构项构成的，而一个结构项又是由一定的成分构成的。一个结构项由哪些成分构成，这也是需要了解清楚的。

不同的结构项（包括名称相同而实际上属于不同文体的结构项，如各种应用文中的正文、标题等项）其构成情况是不同的。从量的方面来说，有的结构项只有一个构成成分，如专用书信的标题，一般就是文体名称一项（例如介绍信的标题通常就是“介绍信”三字）；而不少结构项则是由几个构成成分按一定顺序组合而成的，如行政公文的发文字号一般由发文机关代字、年度、顺序号三者构成。再从质的方面来说，不同的结构项有不同的构成成分（如行政公文中的标题与发文字号二者的构成成分就很不相同）。就是同一结构项在不同的情况下也往往会有不同的构成成分。例如，同为转发文件的通知的标题，当通知用于批转下级机关的公文时，它由发文机关名称＋“批转”＋被批转公文的标题＋“的通知”四项构成；而当通知用于转发上级机关的“通知”时，则由发文机关名称＋“转发”＋被转发通知的标题三项构成。（在“批转”或“转发”前可酌情加上“关于”二字）。

有些结构项其某些构成成分可根据实际情况省略。如公文的标题一般由发文机关名称、事由与文种三部分构成，但在有版头（即“××××文件”）时则往往省去发文机关名称。而有些结构项如法院判决书的案号其各个构成成分则缺一不可。因此，我们在掌握应用文结构项的构成情况时，对每一结构项有何构成分，其中哪些是必不可少的，有哪些在怎样的情况下可以省略，等等，都应作全面而具体的了解。

(3)结构项的书面位置安排

正如一部机器的各个零部件在整部机器中各有其一定的位置一样，各种应用文体其结构项（包括其内部构成成分）也有其一定的书面位置。应用文结构项的书面位置安排，有些是由有关的主管部门明文规定的，更多的则是人们在长期的书面交际中约定俗成的。

结构项的书面位置安排是应用文行款格式、文面格式的一个重要内容。它对于信息的及时、准确的传输、接收都有着重要意义。结构项错位往往会妨碍信息流通渠道的畅通，甚至造成贻误时机。例如收信人与寄信人的姓名、地址等项，在信封上的位置安排，国内与国外有不同习惯。有人去信国外，按国内的习惯去写信封，结果信给退了回来。可见结构项的书面位置安排问题，也是应用文惯用格式的一个重要方面，值得我们高度重视。中共中央办公厅一九九六年五月三日发布的《中国共产党机关公文处理条例》的第三章“公文格式”第八条一共17项，其中就有15项谈及各种结构项的书面位置安排，分别对版头、份号、密级等15个结构项的书面位置安排作出明确规定。

要特别指出的是，在一种应用文体中，不同的结构项的书面位置固然不同，就是同一结构项，在不同的情况下其书面位置也有可能不同。例如行政公文中的发文字号，其书面位置就随公文有无版头而有所不同。此外，一个结构项内部不同的构成成分其书面位置也可能大不相同。例如，书信中的祝颂致敬语就往往要分行书写：“此致”一类词语放在正文下一行空两格写起，而“敬礼”之类词语则转行顶格书写以示郑重、尊敬。

(4)各结构项的书面表现形式

主要包括以下两个方面：

A．文字等书写符号和句式等的使用与书写、排印等。

前面讲应用文文面格式时已谈及这一问题。这里是从结构项的书面表现形式方面来说的。

例如，法院判决书的案号一般写作“（××××）×法刑（或‘民’）×字第××号”，依次标明年份（年份用阿拉伯数码书写，外加小括号）、法院代字、案件性质（分别用“刑”或“民”字代表刑事或民事案件）、审级（分别用“一”、“二”或“终”、“申”字表明属一审、二审、复审判决）及文书编号（也用阿拉伯数码书写）。

又如，不同的应用文体的正文在文字等书面符号的书写排印方面有其一定的习惯，从而在文面上显示出其不同的外观形式。如规章制度一般用条文式，调查报告、总结多用段落式。

B．行文中特定的语言表达模式。

有些应用文体常常在正文起承转合的关键处使用一些专门用语（也叫做事务性词语，如公文中的“为、为了、遵照、鉴于”等开端用语，“当否，请核批”等征询期复用语。事务性词语的具体运用可放在“语言要得体”中去谈）。这些专门用语的使用已成为应用文建构文章的一种手段与模式。它有利于显示正文的内部结构，也往往可以反映出文体的性质。这在行政公文、法律文书中表现尤为突出。例如，请示中常在请示理由与请示事项之间用“特请示如下”等承启用语来过渡，又用“当否，请批示”等征询期复用语来结尾。又如判决书在“案由”等项与“案件事实”之间常用“现查明”来过渡，又在“理由”与“判决主文”之间用“判决如下”来承启。这些专门用语有时还通过提行书写来加以突出与强调。

有些应用文体习惯于在其正文的某些构成成分之前使用提要性词语（或居于段首，或提行书写）用来提示（或者说规定）所要反映的内容项目。这些词语也就成为正文构成成分的语言标志。这在法律文书中较为常见。如刑事诉状正文部分就分别在“原告人基本情况”、“被告人基本情况”、“请求事项”、“所诉事实与理由”这几个构成成分之前分别写上“原告人：”、“被告人：”、“请求事项：”、“事实与理由：”等字样。这类提要性词语的运用，能使读者对该文体正文表层的基本构成情况及总体的行文过程一目了然。

有些应用文体甚至还对正文的某些部分规定了特定的语言表达模式，形成一些规范化语句。写作这一部分时，象填表、填空一样写出相应的具体内容就行了。例如，在刑事判决书中，在反映案由、案件来源、审判组织和审理方式等项内容时，就要求写作：“被告人×××（姓名）××××××（案由）一案由××××人民检察院公诉来院。本院依法组成合议庭，由××××人民检察院检察长（或‘员’）×××出庭支持公诉，经本院公开（或‘依法不公开’）审理”。

上面我们只是着重从共时性角度谈到了应用文结构项的几个有关问题。应该看到，任何一种应用文体的结构项的诸方面都不是一成不变的，它们在不同的时期往往会发生一定的变化。例如行政公文中的“主题词”一项就是近几年来为适应电脑检索文件的需要而增设的。在结构项的内部构成方面，也同样不是一成不变的。例如书信中的“称呼”一项，在旧式书信中多由姓名、称谓、提称语（如“雅鉴”之类）三者构成，而现在一般不用提称语。此外，同一结构项的名称在不同的时期也可能不同。如行政公文的“发文字号”过去叫“编号”，而现在称“编号”的实际上是过去所谓“顺序号”（即同一篇公文的印制顺序号）。因此，我们不能把对应用文结构项的了解视为一劳永逸之事，而应以发展的眼光经常注意其变化。当然，任何一种应用文体，其结构项的诸方面在一定时期内还是有其相对的稳定性的。不然也就无所谓“惯用格式”了，对应用文结构项的了解也就失去现实意义了。应该说，我们对应用文结构项的了解，从学习应用文写作的角度说，主要还是要着眼于其在一定时期内（尤其是当前）具有稳定性的方面。

（3）正文部分的内在结构安排

包括行文的顺序、开头结尾及详略轻重的安排、常用的结构方式等。不少应用文体在长期的使用过程中往往形成了一定的结构方式。如计划在反映任务要求（Ａ）与方法步骤（Ｂ）方面的内容时，就常采用以下两种结构方式：

１．（Ａ1＋Ｂ1/Ａ2＋Ｂ2/Ａ3＋Ｂ3/……），它适用于工作任务较多而各项任务间又没什么共同措施的计划；

２．（Ａ1＋Ａ2＋Ａ3＋……/Ｂ1＋Ｂ2＋Ｂ3＋……），它适用于各项任务较单纯且各项任务间又多有共同措施的计划。

六、表达要得体

得体，即语言、行动等得当、恰当。俗话说“站有站相，坐有坐相”，说的就是人们日常生活中举止得体的问题。得体，对于应用文来说显得十分重要，因其往往直接影响到应用文处理事务、沟通关系的现实效益。得体的要求是多方面的，就应用文写作而言，主要反映在表达方式的运用和语言运用两方面。

1．表达方式的运用要得体

这主要是指要根据文体的特点来正确运用表达方式。在一般文章写作中，不同文体对表达方式的运用各有一定的要求。如记叙文主要运用叙述、描写，有的还有较多的抒情，但不能过多使用议论。一般文章中的三大文体（记叙文、说明文、议论文）的区分，一个重要的根据便是看其主要运用什么表达方式。不同应用文体对表达方式的运用同样有自身的要求。例如，会议通知具有告知性、规定性，就表达方式而言，主要是运用叙述说明，而不用或少用抒情、描写。

2．语言运用要得体

严格说来，表达方式的运用，实际上也属语言的运用。但这里所谓语言运用，主要是指语言材料的选择与组织，具体说来就是遣词造句、运用修辞等方面。

语言是社会交际的重要工具，语言运用要求符合交际的现实需要。语言运用不当，不得体，会影响交际的效果，甚至造成严重的恶果。因此我们要十分注意语言运用要得体的要求，要结合一定语境来适切地选择和运用语言材料。

日常的语言交际，一般说来，表达者总是希望自己所表达的情、意能为对方准确、快捷地接受（理解），从而收到预期的效果，达到一定的目的。因此，在语言的运用上就要考虑到让对方易于接受（理解）的问题。（当然也有特殊的情况，这就是或有难言之隐，不便明说、直说或有意要让人发生误解）若非旨在向对方挑衅、挑战，与对方决裂、绝交等，则还要考虑到让对方乐于接受的问题。（按：易于接受本可以包括两个方面，一是从理解的角度说的易于接受，即容易理解；二是从情感的角度说的易于接受，即乐于接受。当易于接受与乐于接受并举时，易于接受就只是从理解的角度而言。）一般说来，语言运用要得体的要求也就主要体现在让语言交际中的接受者易于接受和乐于接受这两个方面。在应用写作中要收到这种效果，要重视以下几点：

第一是要看对象说话。这里的“看对象”包括看对象的身份、地位，年龄、性别，学历、专业、职业、经历，个性特征、习惯，身体状况，情感、态度，认知水平、原来的态度强度，等等；还要看彼此间的亲疏关系，对方的信任程度，与对方的利害关系；自身的吸引力、影响力等。具体说来有以下几点：

（1）要正确体现出收发双方之间一定的关系。如亲疏关系，上下级关系，师生关系，朋友关系等等。一个人在社会生活中，总是要与他人建立某种关系，从而使自己处于一定的社会地位，具有一定的身份，扮演着一定的角色。同时，每个人随着各种主客观条件的变化（如年龄、学历、职务、政治面貌，工作、生活的环境，交往的对象等等），他所处的社会地位、所具有的身份、所扮演的社会角色也会有所不同。应用写作作为一种指向性明确的语言表达，写作时就要注意做到符合自己在特定的交际对象面前的身份、地位，做到正确体现出收发双方之间一定的关系。《文心雕龙·书记》称“祢衡代书，亲疏得宜”。这“亲疏得宜”就是指正确体现了收发双方间一定的关系。注意这种亲疏的关系，在与异性的书信来往中尤需注意。如“亲爱的”、“心爱的”、“你的……”等就不可滥用。

公文中的事务性用语要视尊卑关系，上下级关系来使用。例如“上报”、“呈报”用于上行；“印发”、“颁发”用于下行。上行文用“拟办”而不用“决定办”。复函的结束锒嘤谩按烁础薄ⅰ疤?ANlang=EN-Ugt;

此函复”，其中“此复”只用于下行的函。社交书信中具名专用语也往往要根据这种关系来选用。如“手泐”是长辈对晚辈的用语；“谨禀”、“敬禀”用于晚辈对长辈；“谨启”、“鞠启”则是在平辈中使用。这些专用语倘用错了便不符合作者在社会关系中的特定位置。又如，上行文宜多陈述事实，少讲道理；下行文应有明确的指示、要求，平行文要体现出平等相待、尊重对方等等。这都是为了体现与妥善处理好双方的关系，以利于问题的妥善解决。《文心雕龙》所谓“若夫尊长差序，则肃以节文”（至于尊贵有差别有等级，便根据礼节条文来表示尊敬）不能仅仅视为维护封建等级观念，从处理事务求得实效方面而言，这还是很有必要的。

（2）要了解对方的个性、习惯、情绪、忌讳等等，采用对方乐于接受、易于接受的言语。这也是“看对象说话”的问题。

同一个意思往往有不同的说法（属语言中的同义异形现象），其中有的说法人家乐于接受，有的说法则令人反感。这就要求在遣词造句以表情达意时要十分慎重，尽量做到让对方乐于接受。在这方面可以说只有一个例外，那就是你是有意要激怒对方。

（3）语言表达要注意适合对方的年龄特点、文化程度、专业水平等，使对方易于理解、易于接受。例如，对文化程度不高的人，应多用通俗平易的词语句式而不用古奥生僻的词语（包括用字）和较难接受的句式（如欧化句式）。不要闹秀才买柴的笑话(9)。对不熟悉某一专业的人，不能过多的使用该专业的术语，否则，对牛弹琴，于己于人都无益处。

第二是要注意特定的场合与氛围，做到和谐协调，避免矛盾冲突。这是看场合说话的问题。

不同的交际对象、交际目的、交际方式、交际的时间、地点、环境等会形成不同的交际场合，如会议讨论的场合、正式外交谈判的场合、朋友聚会的场合、娱乐的场合等，也会形成不同的氛围：或肃穆，或轻松愉快，或沉闷紧张，或热烈友好等等。语言的运用就要与特定的场合与氛围相适应。看场合的问题固然与口头交际的联系特别紧密（因口头交际有很强的临场性），但在写应用文时也要十分注意。如写请柬，用于商店开张，会议开幕的可以写“敬请光临指导”，而用于结婚宴请的则不宜写“指导”之类字眼。又如，讣告上写“欢迎光临”，就失去了讣告应有的严肃性，显得很不合适。

第三，语言色彩要符合特定的行文目的及内容性质的要求。这既是根据交际的主旨来运用语言的问题，也是看场合说话的一种表现。如颁布政令的要庄重严肃，通报错误的要显得说理严正，义正词严；申请要求的要平和委婉；报喜祝捷的要热烈欢快，等等。

不同的文体往往有不同的内容性质，因而，不同的文体亦往往有其相应的语言色彩：“政府文告、法律条文、外交文书要求庄重明确，科学论文要求冷静谨严，小品文、随笔要求亲切幽默”。

语言色彩固然是一篇文章情感因素的综合反映，但个别词句的运用对形成或破坏一定的语言色彩也起着不可忽视的作用。如一篇《寻物启事》，其中写道：“有拾到者，请速交回本人，切切勿误”。寻物启事，本是请求他人给予自己帮助、支持，理应写得委婉恳切，而“速交回本人，切切勿误”等语则是使用命令、训诫口吻，给文章涂抹上一种很不协调的色彩。

第四，要符合应用文体的语体要求，体现所用语体的个性。应用文主要使用事务语体。事务语体最根本的特点就是“平实”。所谓“平，即通俗易懂，平易；所谓“实”，就是质朴实在，朴实、不夸饰，不做作。孔子说：“辞达而已矣”（《论语·卫灵公》）、沈约《评〈颜氏家训〉》说：“文章当从三易：易见事，一也；易识字，二也；易读诵，三也。”刘勰说：“文质相符，语无旁溢”（《文心雕龙·议对》），都谈到了语言平实的问题。

平实是对应用文语言的总的要求。在这个总的要求下，不同的应用文体对语言的运用还有其具体的要求。如公文、法律文书等，其语言除了要求平实以外就还要求简明、庄重。因此，在写作应用文时，语言的运用要注意符合不同文体的要求，也就是要体现出所用语体的个性。

【附注】

1．陈子典李硕豪主编《应用写作教程》（修订本）暨南大学出版社1993年8月第二版P90

2．方渭泉（《中学语文教学参考》记者）：《章熊同志谈八五年高考语文命题》，《中学语文教学参考》1986年第一期P8

3．广东省人民政府办公厅编《秘书工作手册》1995年版P45

4．同3，Ｐ13

5．1912年出生于罗马尼亚，后移居巴黎的剧作家尤金·尤内斯库于1950年创作。

6．同1，P17

7.张清明《文书学及实用公文》，武汉大学出版社1983年7月第一版Ｐ25

8.1996年2月17日《南方日报》第三版：《台北统一中文书写格式》

9.明代赵南星《笑赞·秀才买柴》：“一秀才买柴，曰：‘荷薪者过来。’卖柴者因‘过来’二字明白，担到面前。问曰：‘其价几何？’因‘价’字明白，说了价钱。秀才曰：‘外实而内虚，烟多而焰少，请损之。’卖柴者不知说甚，荷担去了。”（见周启明校订《明清笑话四种》，人民文学出版社1983年11月第二版，P20）

附记：

本文原计划作为“应用写作讲座”的材料分三期在校刊上连载，后根据校刊编辑部的意见全文一次发表。

——2001年11月发表于《韶农学刊》（韶关农业学校主办）总第三期

第二篇：应用写作概说（精选）

应用写作概说

应用写作概说

广东省韶关农业学校邓旺林 第一节应用文的性质

一、什么是应用文什么是应用文？对此，不少应用写作教材作了不同的解释。我们的理解是：应用文是机关单位、团体或个人在工作、学习和日常生活中用于处理事务、沟通关系的具有一定惯用格式的书面材料的总称。

关于应用文的这一定义，包含了以下几个命题： 1．

应用文的作者包括机关单位、团体或个人。机关团体、单位一般说来不可能作为文艺作品的作者，•但却常常是应用文的作者。这一命题反映了应用文作者的广泛性。

2．应用文是人们在工作、学习和日常生活中形成和使用的。这说明了应用文使用上的广泛性，也将应用文与文学作品、学术论著和一般性的记叙文（如冰心的《笑》）、说明文（如林斌、陶定光的《笑》）、议论文（如苏洵的《六国论》）等区别开来。

3、应用文是用以处理事务、沟通关系的。这是应用文实用性这一重要特点的反映。“处理事务、沟通关系”这一点说明了写作应用文的目的意图及应用文内容方面的性质特点，也反映了应用文的基本作用。

所谓事务，指的是与人们的日常工作、学习、生活等需要紧密相关的，具有很强的现实需求的各种具体事情（它包含了现实的时空因素，不同于想象等活动可不受时空限制）。

有的应用文教材在“处理事务、沟通关系”之外还提到“传播信息”。其实，应用写作作为一种语言交际活动，从信息论的角度看，实际上就是一种信息传输活动。似无必要在“处理事务、沟通关系”之外特别提出“传播信息”。同时，只提“处理事务、沟通关系”也有利于将应用文中的信息传输与一般的信息传输区别开来，以免把应用文的范围搞得太大。

4、应用文往往具有一定的惯用格式。这是应用文程式性的主要表现。

5、应用文是语言交际的书面材料。这里实际上是要说明，应用文并不都具有文章的面貌。不说“文章”而说“书面材料”，是因为应用文中有不成文（即不同于一般的文章形式）者，如简单的电文、会议记录等（“会议记录，用流水账方法实录会议的进程颓榭觥Ｋ媸怠⑷妗⒆匀唬怀晌模怯泄鼗嵋榍榭龅?/Agt;最原始材料”）(1)我们将要看到，应用文的几个重要特点（下面将具体谈到）都是从应用文的这一定义中引出来的。

二、关于“应用文”这一概念是否科学的讨论

“应用文”这一概念或提法是否科学，对此，人们的认识并不一致。

有人持否定态度,认为“就广义说，所有文章都是应用的，都是实用的”，“没有单独分出‘应用文’或‘实用文’一类的理由。”（1950年出版的初中语文教材的“编辑大意”）叶圣陶先生也“反对‘应用文’这个提法，因为既然是文体，没有不可应用的。”(2)而对应用文这一概念持肯定态度的人则认为，就狭义而言，并非所有的文章都是应用的、实用的。如那些抒情写志的散文（如陶渊明《桃花源记》）、描摹景物的散文（如碧野《天山景物记》），那些评论历史人物或事件的史论（如欧阳修《桐叶封地辩》、《伶官传序》，王安石《读孟尝君传》）。这两种意见的分歧，主要是集中在对“应用”、“实用”的不同理解上。前者是从广义上理解的。后者则是从狭义上理解的。其实，对所谓“应用”、“实用”应结合主旨（用来做什么）、情境、场合（什么时间、什么地点，什么情况等）来看。花瓶与饭盆就各有用场，各有应用、实用之处。我们所讲的“应用”、“实用”，指的是在现实生活中处理事务、沟通关系等方面的应用、实用。这方面的应用、实用显然不是所有的文章都具有的。因此，提出应用文这个概念并不是没有道理的。

另外，还有人从表达方式的运用上着眼，对应用文这一提法提出异议。他们认为，所谓应用文，所用的表达方式仍是叙述、描写、说明、议论等几种。如写家信，用记叙方式来讲述自己的近况；用说明的方式来讲述事物的形状特征；用议论的方式来发表个人的意见；用抒情的方式来表达自己的情感。林觉民的《与妻书》就是放在记叙文里讲的。记叙文、说明文、议论文等文体已经包括了应用文在内，无需再提出应用文这一概念。此外，记叙文、说明文、议论文等文体是从表达方式的不同去分类的，而应用文则不然。现在将应用文与记叙文、说明文、议论文并举，是违背了分类的基本要求即每一次分类必须用同一标准。

我们认为，说“将应用文与记叙文、说明文、议论文并举，是违背了分类的基本要求即每一次分类必须用同一标准”这是对的，而说“记叙文、说明文、议论文等文体已经包括了应用文在内”则是值得商榷的。尽管应用文所用的表达方式主要也就是叙述、描写、抒情、说明、议论等几种，许多应用文，从表达方式上看，是可以分别归属于记叙文、说明文、议论文等文体中，但也确有不少应用文是无法划归记叙文、说明文、议论文等文体的。例如一些简单的便条、启事、三言两语的商品广告等。此外，许多应用文，如合同、12全文查看

第三篇：第一章 应用文写作概说

第一章 应用文写作概说（1课时）

教学目的：了解应用文的历史，理解应用写作的特点了解应用文的主旨、材料、结构，掌握应用文语言的特点和运用要求，了解应用文的表达与撰改。

重点和难点：

⒈理解应用写作的特点。

⒉应用写作基本能力及提高的掌握。⒊应用文主旨确立的原则。⒋应用文语言的特点和运用要求。

第一节 应用文的性质和特点

教学设计 ：通过具体的实例讲解，导入应用文写作基础知识：“博士”寻驴

从前，有一位老先生，号称学富五车、才高八斗，方圆百十里地享有很高的声望，人称“博士”，他也因此得意洋洋、自视很高。这一天，家人来向他报告：家里一头最精壮的黑驴莫名其妙地丢失了，而眼下正是田里、家里活儿最多、最需要牲口的时候，请老爷赶紧想办法或者找回黑驴、或者重买一头新驴。当时一头正值壮年的驴也还很值几个钱，于是有好事者提醒博士说，还是先写个寻驴启事，也许还能找回来呢！博士连连点头称是。于是磨墨铺纸，提笔运腕，一张寻驴启事一气呵成，墨迹未干就赶紧让家人拿出去，张贴在闹市口了。

可是，转眼几天过去了，一点黑驴的消息也没有，博士决定亲自到街头去看一看、听一听，了解了解关于黑驴的消息。来到闹市口，自己写的启事还在，还真有不少人在围观，博士混入人群，心下得意，想听听大家的说法。只听得有好事者正摇头晃脑地给大家念着：“……，我中华古国、历史悠久，文化灿烂、民风淳朴、文明教化，……盘古开天……，唐宗……，宋祖……”“什么嘛！什么嘛！”“什么意思！瞎耽误工夫！”围观的人没等好事者念完，就已连连唾弃着地四下散去。原来，“博士”真不愧为博士，一个寻驴启事洋洋洒洒上万字下去，还没提到一个驴字，难怪他等了好几天没有任何消息呢！原来大家还没等他讲到驴就早已不耐烦读下去了！

那么，到底什么是应用文呢？

一、应用文的概念

1979 年上海辞书出版社出版的《辞海》的解释是：应用文是人们在日常生活、工作和学习中所应用的简易通俗文字，包括书信、公文、契约、启事、条据等。定义很简单，但没能概括出应用文的本质特征，仅仅指出应用文的“简易通俗”，这才只是应用文的一些方面，而不是全部特征。

根据国务院办公厅颁布的《国家行政机关公文处理办法》中对公文的定义，推广开来，应用文的定义应为：应用文是机关团体、企事业单位以及人民群众在日常工作、生产和生活中办理公务以及个人事务时，交流情况、沟通信息，具有直接实用价值和惯用格式的一种书面交际工具。这个定义规定了应用文的本质特征，使它明显区别于其他文体，又涵盖了应用文的基本特性。

二、应用文的特点

1.实用性是应用文最本质的特点。是为应用而写的文章。大都是从本部门、本行业或本人的实际情况出发，为解决某一实际问题或达到某一目的而写。应用文的使用非常广泛，几乎涉及各个领域、各个部门、各个阶层、每个个人。比如，科研单位的人员，需要用学术论文；政府机关指导工作，需要用公文；工商企业经营，需要用合同；打官司，需要用诉状；即使个人今天生病了、不能上课，也需要用到请假条；„„。相对于其它文体来说，应用文的使用频率要高得多：许多人可以一辈子不写小说、剧本、诗歌、散文，但他在工作、生活、学习中却免不了要写应用文，小到写张请假条，大到计划、总结、论文等。正如 叶圣陶 先生所说的那样：“大学毕业生不一定能写小说诗歌，但是一定要能写工作和学习中实用的文章，而且非写得既通顺又扎实不可。”

可以这么说，应用文使用的广泛，已经到了无所不在的程度。应用文是任何企事业单位和个人日常工作、生活中不可缺少的一个重要工具。

实用性也是区别于其他文体的主要标志。诗歌、散文、小说、剧本等为主的文学写作，是为了陶冶情操、愉悦性情，以满足人们的审美需求的，关注的是人的精神和灵魂，重创新，形式不拘一格，超越功利性与实用性。

应用文实用是它的目的，文章只是工具。凡应用文都是工具，公文是处理党政机关事务的工具，行业文书是处理行业事务的工具，日常事务文书是处理日常事务的工具，私务文书是处理私人事务的工具。正因为应用文只是工具，而不是目的，所以应用写作必须重视文外工夫。应用文的文外工夫主要指具体写作前的准备和写作后的落实。比如要想写好一份法庭辩护词，就要对整个案件进行调查取证、询问当事人，还要查阅有关法律条文等。

2.（材料的）真实性

真实是应用文的生命。应用文的真实性是指内容完全真实和确凿，其材料不允许有丝毫的虚构和夸张，凡是文章中使用的材料。涉及的人物、事件、地点、时间、数字等部必须是真实的、准确的、可靠的。如法律文书中有虚假的材料，就会影响办案的公正性和严肃性；经济合同中有虚假的材料，就会产生经济纠纷。因此，应用文要求的真实是“绝对的真实”，也就是说所有材料要确凿无误、持之有据。不仅对搜集到的材料要反复核实，在材料的解释上，也要有科学的态度，实事求是。善于从材料出发，注意让材料说话，才能言之有据，言之有物，写出准确无误、内容充实、有较强说服力的文章。

3.针对性

应用文的针对性有两方面的含义：其一是内容的针对性。文章都是针对生产生活中实际遇到的问题而写作的，有的针对党政机关、企事业团体等组织的政务、业务或事务，所谓公务；有的针对组织或个人的交往礼仪事务，有的针对指个人的事务。现代应用文以公文为主，包括公、私及交际性应用文。

其二，应用文总是针对一定的读者而写的。阅读村象有范围的限制，文章的读者是明确的、特定的。如公文有明确的收文单位，其读者是某个机关、团体；事务应用文有明确的阅读对象；打些私函的阅读对象只是个人。

4.规范性

应用文的规范性主要包括四方面：一是文种规范。不同文种其功用差别极大，不同的传播语境制约着文种的使用。二是格式规范。应用文的格式是人们在长期使用过程中逐渐总结或约定的惯用程序，不能随意变更。应用文的规范，一部分是国家统一规定的(如公文)，必须严格遵守；还有一部分应用文的格式是在长期的实际使用过程中约定俗成的，原则上也应遵守。能使人们在传播信息，处理事务和解决问题中节约时间成本、提高效率。三是行文规范。行政公文的规范要求严格，《国家行政机关公文处理办法》第四章第十二条到第二十一条对公文的行文规范作了明确的规定，任何机关在行文时，都必须严格执行。四是语言规范，不同的文种对语言要求不同。各类应用文大多有特定的格式。

5.时效性

应用文之所以要有固定的格式，不让作者在篇章结构之类的问题上耗费工夫，还有一个重要原因，就是它们都有较强的时效性，耽误不得。所谓时效性，是指应用文必须在约定的时间内完成并交流，才发生效力，否则就无效。一篇法庭辩护，等到审判结束才写出来，就等于白写。现代社会，生活节奏加快，应用文的实效性就更加重要。所以有人呼吁：新时代要有崭新的写作观，没有速度就不算会写。

三、应用文的产生与发展

1.商代甲骨文是我国最早的应用文。钟鼎铭文也是应用文。《尚书》是我国古代应用文形成的标志。从秦汉到明、清，是我国应用文不断发展并走向成熟、稳定的时期。

应用文的起源至迟可以追溯到殷商社会晚期，也就是距今 3000 多年前，可以说我国有初步定型文字的最初年代也就伴随着有了应用文的使用。殷墟出土的甲骨卜辞，商周时期的钟鼎文，《周易》中的卦、爻辞等，都是应用文的原始形态。所以，如果说，神话是中国文学的“祖先”，那么甲骨文则是应用文的“祖先”了。

《尚书》是我国上古的历史文件和部分追述古代事迹的著作汇编，也可以说是我国古代以应用文为主体的文章总集，其中多是虞、夏、商、周四代帝王所发的文告、誓词等，有的是当时史官的记录，有些是根据史料追述而成。唐人刘知己在《史通》中，把《尚书》的文章分为典、谟、训、诰、誓、命六种，六种文章是上古时期的应用文。

2.1911年辛亥革命至1949年新中国成立，是应用文由古体到新体的巨大变革时期。废除了与君主专制统治相适应的封建官府公文，统一了公文程式，将公文简化为令、咨、呈、示、状五种。

3.新中国成立至今，应用文发展迅猛。

1951年，中央人民政府政务院发布了《公文处理暂行办法》，明确了公文的性质、地位、任务、价值，规定了新的公文文种及其用途、格式、行文关系等，标志着社会主义新公文的诞生。

十一届三中全会以后，国家行政机关的公文处理愈加规范化、制度化、科学化，1994年实施《国家行政机关公文处理办法》，国务院办公厅关于《国家行政机关公文处理办法》涉及的几个具体问题的处理意见，修改完善。

80年代以来，一门新兴的应用学科发展起来，理论与实践结合。社会实践、日常生活、科学技术、经济活动等在不断发展、变化，为适应这些发展变化的需要，应用文也不断发展、变化，其范围、新文种也不断扩大、更新。向专业化的纵深发展，财经写作、司法写作、新闻、广告、科技，文种迅速增多，200多种，繁荣，勃勃生机。

四、应用文写作的类型

应用文种类繁多，不同的分类标准常常导致划分的种类也不尽相同。我们从应用文写作实际出发，按作者的性质，将应用文写作首先分为组织性应用文写作、公关性应用文写作、个体性应用文写作，然后再分类。

组织性应用文写作：(1)行政公文写作 包括命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、请示、批复、意见、涵、会议纪要等。业务管理文书写作 包括规章、调查报告、计划、总结、可行性研究报告、招标书、投标书、经济合同等。

公关性应用文写作：包括贺信、慰问信、倡议书、欢迎词、欢送词、贺词、悼词等。个体性应用文写作：包括自叙性应用文写作、论说性应用文写作、需求性应用文写作。按教材体例：行政公文、公关文书、事务文书、法律文书、财经文书、会议文书、科研文书、申论。

第二节 应用文的写作要求

应用文的性质主要是应用性。以应用的实际为内容，以应用的效果为目的。应用性决定应用文写作的格式、语言、方法，决定应用文写作的思维与题材。应用性决定应用文写作的独立地位与其他写作的区别。应用文写作的四大要素——主题、材料、结构、语言。

一、应用文的主题

应用文写作基础知识既有与一般文体写作的共通之处，更多的是其在写作知识运用上的独特性，只有掌握其独特性，才能正确、规范地写好应用文体。

（一）主题的特点 ：主题先行性、主题单一性、主题显露性

应用文的主题就是解决问题的方法、建议。其主题是十分明确直接的，主题的确立大多不是写作者有感而发，而是应客观实际的需要，为解决实际问题而产生的，由此可以说应用文主题就是解决问题的具体方法。

文学作品的主题是从生活中、从已获取的材料中提炼出来的，往往反对主题先行。而应用文主题的确立与文学作品主题的确立不同，其主题确立在全文写作之前，所谓“意在笔先”。因为应用文总是先产生了具体问题而后产生写作的需求，而解决这一问题的方法、结论往往也产生在文章写作之前；同时执笔者的写作行为往往也是被动的，是应解决问题而动笔，写作的过程更是确切地体现主题。如《国务院关于同意黑龙江省调整哈尔滨市部分行政区划的批复》一文就是为答复《调整哈尔滨市部分行政区划的请示》而写的文章，表示同意请示提出的请求事项而作，主题一定是确立在写作之前。

相当于文学作品的主题来说，应用文的主题必须单

一、明确，坚持“一文一事”的原则。读者对主题的理解不允许多元，而要求理解上的同一性，这样才利于统一认识，更有利于问题的解决。如：《关于当代青年消费问题的调查报告》一文就消费观念、消费现状、消费趋势和消费结构等四个方面，展开调查，尽管涉及面广，材料较丰富，但文章紧紧围绕“当代青年消费”这一中心，内容集中，一题一议，主题单

一、明确。

文学作品的主题要求含蓄、曲折，令人回味。而应用文写作就不同，要求直截了当地点明主题，表明态度，提出解决问题的措施和办法，对文章所涉及的各类问题，必须有明确的观点立场，应该怎么做，解决什么问题，达到什么目的，都要明确地表达出来。

（二）主题的表现方法：标题显旨、开头点旨、结尾点旨

应用文主题的表达要做到明确、显露。那么怎么才能做到主题从文章中显露出来呢？下面就给大家介绍几种表现方法：

标题显旨，就是在文章的标题中直接点明主题。如《三季度物价水平再次转降，出口增速趋于稳定》，这篇经济活动分析报告的标题就直接点明了主题，让人一看就大致明白了文章的主要内容，主题十分显露。这不失为是一种使主题显现的好方法。

这种方式是在文章的开头或每一段落的开头用简短的语句陈述主题，使主题凸现出来。如《 2010 年经济形势展望》一开头就指出： “展望 2010 年，经济回升的势头还比较微弱，促进经济的持续向好仍然需要克服许多困难。” 开宗明义，点明主题。再如《靠名牌赢得市场——关于深圳市飞亚达（集团）股份有限公司的调查》一文在 “启示：现代企业必须重视实施名牌战略” 的小标题下，分三段来阐述这一问题，在每段开头用段首句点明主旨：第一段的段 首句： 实施名牌战略是提高产品质量、提升企业品味的内在要求。第二段的段首句： 实施名牌战略是企业参与市场竞争尤其是国际市场竞争的客观需要。第三段的段首句： 实施名牌战略是增强国家经济实力的重要手段。在这三句主题句的提示下，每段的中心就十分明了。

这种方式是在文章的的结尾之处点明文章主题。如李政道的论文《基础、应用科学与生产三者关系》一文就是采用这一方法结尾。文章的结尾指出： “我再重复一下，没有基础学科就没有应用学科，没有应用学科就没有生产学科，三者是紧密结合在一起的。” 非常清晰地显示了主题。

（三）主题的作用：主题决定文种的选用主题决定材料的选取，主题决定结构的安排，主题决定表达方式的选用。

实训：

根据下面材料概括出主题，并用主题句表现出来。．目前，全世界的年教育经费已超过 2000 亿美元，在公共资金的支出中仅次于军事经费，占第二位。世界工业化国家人口只占世界人口约三分之一，其教育经费比发展中国家多十倍以上。中国人口占世界总数超过五分之一，但教育经费仅占约三十分之一。按 1982 年的数字算，人均教育费为 11.2 元人民币，属世界 14 个人均教育经费不足 5 美元的国家之一。．国外有两家鞋厂，各派一位推销员到太平洋某岛国去推销本厂的鞋子。上岛后不久，他们各发回一份电报。一位的电文是：“此岛上的人都不穿鞋，明天我就回去。”另一位的电文是：“太好了！这个岛上的人都没穿上鞋子，我打算长驻此岛。”

二、应用文的材料

材料选取的基本原则：材料的真实性、材料的现实和新颖性、材料的典型性 应用文写作对材料是十分依赖的，常言道“巧妇难为无米之炊”，为了表现主题我们需要收集一系列材料，或综合或舍取运用到文章的写作之中，使主题真实立体地表现出来。应用文材料的使用除了与文学作品有共通之处外，更多地体现自身特点：

应用文写作是为了解决现实问题而作的即时之作，其主要的材料需选取能反映现实的新颖材料。所谓现实是指，围绕文章要解决的问题所存在的事实（数据）材料而非通过联想和推论得到的材料。如在《新的消费热点：出门旅游过年》一文中，为了陈述出门旅游过年的现状，就采用了大量的事实（数据）材料： “根据国家旅游局对江苏、广东、云南、海南、北京、福建、广西、四川、黑龙江、湖南、山东、山西等 13 个省、自治区、直辖市的调查，„„今年春节期间，这些地区直接由旅行社接待的国内旅游人次比往年至少有 15 ％的增长„„以上 13 个省、区、市的旅行社，春节期间共接待旅游者 124 万人次，旅行社营业收入 14 亿元。” 文中采用的材料都是新近现实发生的，这是大多数应用文材料的特点。所谓新颖是指，材料本身是新近产生的，如新事实、新政策、新的统计数据、新发现的问题等和用新的角度重新审视其新意。

所谓典型性是指那些最能支持主题和说明问题的材料。典型材料可以是一个具体的事例，一些有说服力的数据和一些带有普遍性的现象。如题为《“小解放”为何俏销湖北》的市场调查报告中，在说明“优质服务获得良好口碑”这一经验时，采用了这样一则事实材料： “去年 10 月的一天傍晚，河南省郑州市某单位的一辆小解放牌车在去广州途径武汉时，在武汉黄鹤楼处出现问题，求助电话打到了该销售中心，中心经理立即亲自带队迅速赶到现场，发现该车是用户对后驱动桥端面螺丝没拧紧而发生齿轮油漏尽，导致差速器锥齿烧损。当维修人员在后半夜将修好的车交给用户时，用户激动地说虽然我们不属于该省管辖，又没带保用手册，并且问题又是因我们使用不当所致，你们还这样及时周到地服务，太让我们感动了！‘小解放'走到哪服务到哪，此言不虚，以后再买车，还买‘小解放'。” 这一材料就是一则很能表现主题的材料，是典型的材料。

三、应用文的结构

（一）应用文结构的特点：固定性、条理性

文种不同结构不同

应用文是经过长期写作实践，逐渐形成较固定的写作结构，以适应实际工作需要，使写作更快速，阅读更便捷，提高办事效率。特别是公文写作，其格式更规范，结构更固定。这是应用文在外在格式上的显著特点。这种规范性在公文写作中表现为“法定使成”——是由《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》等法规规章作了明确规定的制作格式。各类事务文书、专用文书的外在结构，则体现为“约定俗成”，采用的是一些相对固定的惯用格式。

应用文写作要求有严密的思路，表现在结构上以求清晰有条理。条理性是应用文内在结构要素的主要特点，指的是其段落层次、过渡照应、开头与结尾都必须严谨有序，充分反映出作者的理性思路和客观事物的逻辑规律。

在写作中要根据主题的需要安排好结构。如写事件，就应按“开端——发展——结果”的顺序安排结构；写问题就应按“发现问题——分析问题——解决问题”的顺序安排结构。

凡文种都有相对稳定的结构样式，应用文写作结构安排需适应不同文体的要求。如写合同就需要将合同的条款按标的、数量、质量、价款等内容分条列项地写清楚；写通知要按目的依据、事项、执行要求的顺序安排结构。

（二）常见的应用文结构模式 1.单段式

正文内容用一个自然段来表达。用于内容少而单一，不便分开，往往采用一段文字来表达。如写在商品外包装上的说明文；公文中的函、批复，也常用一段文字来进行写作。“玉兰油”写在外包装上的说明： “经实验证明能帮助减少细纹。四星期内，肌肤重现青春光泽。请不要涂抹在眼睛及眼睑周围。如不慎入眼，即用清水彻底洗清。如有持续眼睛刺激，请向医生咨询。如有持续皮肤刺激，请停止使用。请置于儿童接触不到的地方。” 这就是单段式。2.两段式

正文内容用两个自然段来表达。用于内容简单，不需每层内容都分段。这种结构模式，一般用于以下几种情况：

把结语部分内容和主体内容分开写，单列一个自然段，成为两段式。即行文的缘由和行文事项为一段，希望、要求等结语为一段。

写作目的缘由、行文事项各为一段。

在转发、发布性公文中，将发布或转发的文件名和发文意见列为一段，执行要求另为一段。

在答复性公文中，将表示收到对方文件为一段，而答复事项为另一段。没有开头、结语部分，将主体内容列为两段。3.三段式

这是短篇应用文比较规范的常用模式。正文把写作目的缘由、写作事项、结尾分为三段来写。

4.多段式

它用于内容较多，篇幅较长的应用文书，总共有四个自然段以上。一般是开头概述基本情况、说明原因、目的、依据，结尾单独成段或省略结尾，主体部分内容分为若干个段，各部分不分条列项。如短文式的说明书、简单的市场预测报告等。内容多、篇幅长的应用文书，一般不宜采用多段式，宜采用将主体内容分成几部分，用小标题或总分条文式。

5.条款式

用分条列项的形式安排结构。规章制度、计划、合同和职能部门的一些文书，较多使用这种形式。全文从头到尾都用条款组织内容，给人以眉目清楚、排列有序的印象。

6.表格式

这是应用文不同于其他文体所特有的一种结构形式。表格式通常有以下两种形式： 由职能部门或企事业管理部门或企业如银行、厂矿、公司等单位，事先印制好表格式的规范文本，将有关内容分项列出，各项之后留下空白，让使用或合作单位和个人按规定填写。表格文书一般要注明填写要求和注意事项。如申请专利、商标的文书、合同、税务征管文书、财务会计文书，大都采用这种形式。

作者单位临时制作的表格式文书。根据写作目的，将有关统计数据编制成表格。

（三）应用文结构的基本内容及写法 第一、标题

应用文写作的标题，要求充分体现主题，有的标题还有规范要求。这与文学作品形式多样、灵活多变的标题有着明显的不同。应用文的标题通常有三种形式： ．公文式标题。这类标题程式性强，表达直接而少变化，主要用于公文。．新闻式标题。新闻式标题通常又称文章式标题，又可分为单标题和双标题两种形式。单标题有的直接提出文章主题，如 “小商品也要高质量”、“做好纪检信息工作实践与体会” ；有的概述主要内容，如 “积极财政政策仍将持续至少两到三年的时间” ；有的在标题中提出问题，如 “日本经济何时走出低谷”。

双标题是有正题和副题的双行标题，其中正题符合单标题的要求，更多地突出文章主题，副题则对正题起补充作用，常常说明应用文的内容范围和文种，如 “靠名牌赢得市场——关于深圳市飞亚达（集团）股份有限公司的调查”、“繁重 · 活跃 · 稳定 · 上升—— 2002 年国内市场发展趋势”。．论文式标题。这类标题或表达文章的观点和内容或点明所论述范围。如 “核心竞争力——企业制胜的根本”、“双峰县农村劳动力转移的调查与思考”。

第二，开头

应用文写作开头担负着统领全文，揭示主题或全文的作用。开头要求开门见山，直接显露，常见的开头方式有： ．概述式。这种方式要求用简明扼要的语言，围绕主题介绍有关情况或背景。如一篇题为《加强民族团结 繁荣民族事业》的总结开头： “山东省青州市是少数民族居住比较集中的地区之一，有回、满、蒙古、朝鲜、土家等 27 个民族，2.6 万余人，占全市人口的 2.5 ％。近年来，青州市积极加强 民族团结，繁荣民族事业，有力地推动了全市经济和社会各项事业全面发展。” 就是用了这一开头方式。报告、会议纪要、调查报告等文种也常用此开头方式。．说明依据式。开头引用上级指示精神或有关法律，常以“根据”、“按照”、“遵照”等词语领起下文。如《关于粮食政策性财务挂帐停息的意见》一文的开头： “根据中共中央、国务院关于妥善解决粮食财务挂帐问题的一系列文件精神，结合各地清理粮食财务挂帐的实际情况，经过反复研究，对粮食财务挂帐实行停息的有关政策提出如下意见”。这种方式常在通知、批复、通告、规章等文种的开头使用。．陈述目的式。开头以简明的语言，直接说明写作的目的和意义，常用介词“为”、“为了”领起下文。如《国务院关于成立经济贸易办公室的通知》一文开头写道： “为适应加快改革开放和经济建设的新形势，加强宏观调控和协调日常经济工作，国务院第 100 次常务会议决定，„„”。． 说明原因式。开头常用“由于”、“鉴于”、“因为”等词领起下文，也可以简述发文原因，再引出写作目的。如《广州市建设用地起坟通告》的开头 “因建设的需要，经核准，市公安局天河区分局征用天河区东圃镇堂下乡（村）土地。为便利建设工程顺利进行，„„”。．议论式。开头用议论的表达方法，表达作者的看法，提出观点。如《现代化企业需要什么样的复合型会计人才》的开头： “随着社会主义市场经济的不断深入发展，会计工作也不断拓宽，过去那种单一的会计知识结构已远远不能适应会计管理工作的需要，会计人员作为企业经济管理的重要的专门人才，必须相应地提高自身的专业素质，改变原来那种单一的知识结构，以适应市场经济发展的需要。因此，培养造就一批复合型会计人才是当前会计工作的一项重要任务，也是企业发展向现代化迈进的关键所在。” ．提问式。先提出问题，然后引出下文。这种开头方式能引起读者的注意和思考。这种开头方式常见于调查报告、学术论文的写作。如《核心竞争力——企业制胜的根本》的开头： “在激烈的市场竞争中，一个企业制胜的根本是什么？为什么有的企业能长盛不衰，有的企业只能成功一时，而有的企业却连一点成功的机会都没有？笔者一直为这些问题所困惑。” 这篇论文就是采用了提问式开头。第三，结尾

应用文的结尾讲究言尽意尽，不留“余味”，不添“蛇足，更不能草率。常用的结尾方法有： ．强调式。对文中提出的问题作强调说明，以引起重视。．结论式。对文中的主要观点或问题，加以归纳总结或略作重申，以加深印象。3 ．说明式。对与主体内容有关但性质不同的问题或事项作补充交代、说明，以保证内容的完整性，如公文结尾交待施行日期、执行范围、传达对象、与该文规定不符的原有规定如何处置等；论文结尾处说明尚未解决而应另作讨论的问题。．号召式。提出希望，发出号召，展望未来。如公文的通报、市场预测、计划等常用这种结尾形式。如《关于成都矿产综合利用研究所值班人员勇斗歹徒先进事件的通报》一文结尾就是采用这一方法。．建议式。针对设定的施行目标、产生的问题提出意见和建议。

除了上述几种结尾方式，还有请求式、责令式、表态式等不一一列举，有的则没有结尾，自然收尾。

实训：

指出下列开头所使用的方式。． 20 世纪 90 年代后，我国计算机市场随着信息化建设的启动和发展，进入前所未有的高速发展阶段，1991 年至 1997 年间的平均增长速度高达 56.9 ％。1998 年由于受到亚洲金融危机的和我国经济出现通货紧缩等国内外宏观经济环境的影响，增长速度下降。此后，经过调整和转型，我国计算机产业和市场在发展速度、结构升级、市场拓展、出口贸易、企业转制等多方面均出现了飞跃性的进步。．教育在社会发展中处于什么地位？它与科技、经济的关系如何？不久前，河南教委组织 17 个地区、34 个县教育部门的同志对 100 多个村进行调查。．根据《国务院关于建立职工医疗保险制度的决定》、《 ×× 省推进城镇职工基本医疗保险制度改革的意见》和《国务院办公厅转发劳动保障部财政部关于实行国家公务员医疗补助意见的通知》精神，结合我省公务员医疗保障的实际，制定本实施意见。

四、应用文的表达方式及语言

（一）表达方式

应用文写作中常用的表达方式只有叙述、说明、议论三种，而描写、抒情一般在广告、调查报告、经济新闻等文体中偶尔使用。我们现在只谈叙述、说明、议论这三种方式在应用文体中的使用。

第一，关于叙述

叙述这种表达方式是应用文体写作常用的一种方法。有的以叙述事实作立论的依据，如通报、经济活动分析报告、市场调查、总结等；有的以叙述事实为依据进行决策和预测；有的对事实作如实反映和记载，如会议纪要、合同、诉讼公文等。叙述在应用文写作中有如下几个特点： ．以记事为主

应用文写作反映现实，解决问题，与记叙文以写人为主不同，而是多以记事为主，如反映经济活动状况、市场情况、经济信息、介绍典型经验、阐述事情原委、总结工作等，采用叙述来记事。．叙述客观真实

文学作品的叙述可作艺术加工，所述事件不必是客观存在的事实。但应用文不同，其所述事实，必须客观真实，不允许对事实夸大或缩小，更不能歪曲事实或主观臆造，否则就会导致决策失误，使经济活动混乱，使企业和消费者蒙受损失。如市场预测所依据的市场事实失真，那么预测结果必定出现很大的偏差，从而导致决策的失误。．以概括叙述为主

文学作品需通过叙述细节来塑造人物形象，展开故事情节。而应用文写作则是通过叙述为文章得出正确结论作依据。如通报的叙述是为后面阐述事实的性质，达到对这一事件学习，鉴戒或引起注意的目的而服务的。叙述本身不是全文的核心（主题）所在，因而应用文写作的叙述大多用简明扼要的概括叙述。．多用顺叙

为使应用文条理清晰，让读者掌握理解所述的客观事实，在文章中常常使用顺叙。在叙述时有的按照时间顺序，有的以事件发展的顺序，有的按人们认识事物的客观过程来叙述，这样叙述能使较复杂的事实头绪清晰，一目了然。．语言较平实

应用文的语言要求平铺直叙，较少使用修饰性词语，笔法较朴实。因为应用文语言是需把握问题实质，直接表现主题，为主题服务，而不像文学作品那样文笔的曲折，主题的含蓄 , 讲究语言的修饰性、词语的色彩，常用修辞手法，应用文的实用性决定了其语言的简洁朴实。

第二，关于说明

说明这一表达方式在应用文中是与叙述相结合的，起到对客观事物真实介绍说明的作用，有很多文种都依赖这一表达方式。如说明书、报告、请示、经济活动分析、合同、自荐书等，都离不开说明。说明在应用文写作中表现出以下几个特征： ．说明客观、科学

通过说明真实客观地反映事物的真实面貌，本质特征，这就要求说明需客观、科学、严肃。

２．多用数字进行说明

说明不但要客观真实，而且要做到准确无误，用数字进行说明就能起到这样的作用。因此在应用文写作中就少不了数字进行说明，特别是需要反映量的变化时，数字的作用就尤为突出。

３．综合使用多种说明方法

在说明方法使用的过程中，常常是多种方法结合同时使用。如数字说明和比较说明、定义说明和分类说明等说明方法结合运用，这样可以把事物说得更具体、准确。

第三，关于议论

应用文写作常常用议论的方式进行评论、分析，探寻事物发展的规律，阐述主题。其议论有以下几个特点： ．重数据、重材料 与议论文的议论不同，应用文中议论不是靠言论的雄辩，而是需要无可辩驳的事实材料和数据为依据，正可谓“事实胜于雄辩”。应用文反对不切实际的议论。如在一篇《三季度物价水平》的经济活动报告中，对该季度的物价水平转降的情况分析是这样议论的：“ 三季度，居民消费价格总水平同比上涨 0.8 ％，涨幅比二季度缩小 0.8 个百分比，其中 9 月份已转为下降，同比下降 0.1 ％；社会商品零售价格总水平同比下降 0.9 ％，已连续 4 个月处于下降之中，并且降幅在不断增大；工业品出厂价格指标同比下降 1.7 ％，降幅比二季度增大 1.4 个百分点。各种物价总水平再次全面转降在很大程度上是外生性涨价因素所致，但这也清晰地表明困扰我国经济的紧缩和总需求不足问题并未真正消除，而只是被外生性涨价因素掩盖起来了。一旦政策支持力度减弱，经济就会再次下降。” 这段文字在议论时采用了大量的数据材料，材料充分，议论切合实际，得出的结论有说服力。．常与说明、叙述等方式结合使用

夹叙夹议、说议结合，是应用文中的议论特点。应用文写作往往不单独进行完整的议论，议论依赖于所叙述的事实和说明的现象，是在事实和现象的基础上进行议论。如在一篇《靠名牌赢得市场》的调查报告中，文章是这样写的：“ 90 年代初，瑞士、日本各种品牌的钟表开始大规模进入中国市场。面对严峻的市场形势，公司决策层认真研究数量和质量的辩证关系，决定借鉴国外钟表工业发展的成功经验，走‘少而精'的道路，即以提高‘单位面积'的产出取胜，生产高技术含量、高附加值的产品，在工艺上精益求精，把人、财、物集中用到刀刃上，争取在最短的时间里后来居上。”这段文字采用夹叙夹议方法，材料具体，剖析深入，语言生动活泼。

（二）语言运用

应用文的语言与文学创作的语言有较大的差别，其主要特点是： 首先，程式化

程式化的语言是写作实践的产物，是应用写作实践中常用的习惯用语，这种语言已经约定成俗，得到广泛的认可和共识。学习掌握这种语言的关键是表达要简明合乎规范。程式化的语言根据功用不同，可大致分为下列几方面内容：

举例：称谓语，本人、我、你、贵、该；起始用语，兹因、据核实、关于、鉴于、为了；结尾用语，为荷、为盼；表态用语，照办、可行、同意；谦敬用语，请、承蒙、惠示、惠允；时限用语，当即、立即、从速；期望用语，务希、务请、如蒙、勿误；列举概括用语，各类、多起、数事、上项、如下 ；特殊含义的用语，签发、核查、归口、取缔、缺口、责成、任命、复议、追加。

其次，书面化

应用文的写作性质决定其语言风格表现为简明、规范、严肃，而书面语能较好达到这一语言要求，因而应用文语言大多采用书面语进行书写。如《中共中央关于接受宋庆龄同志为中国共产党正式党员的决定》中写道： “她一贯是共产党最亲密的战友，是中国各族人民包括台湾同胞和海外侨胞衷心敬爱的领袖之一，是爱国主义、民主主义、国际主义和共产主义的伟大战士，是保卫世界和平事业久经考验的前驱，是全体中国少年儿童的慈爱的祖母„„。” 中的“同胞”、“战士”、“祖母”等用的都是书面语，改为口语就不合适了。

第三，常用数词 应用文写作常用数字来说明问题，因此经常大量使用数字。在分析问题、说明问题时，运用数字，可以比较明确地表达事物的状态，从而加深对该事物的认识。如一个企业管理是否先进，只有运用同行业国内外的对比数字才能说明。邓小平同志在《关于科学和教育工作的几点意见》中，讲到我国科研人员少、队伍小时用了三个数字：美国科研队伍有 120 万人；前苏联是 90 万人；我们是 20 多万人。这三个数字勾勒出三个国家科研队伍的基本状况，十分清晰地说明了我国科研人员少、队伍小的现状。应用文常用的数字有以下几种：

举例：绝对数和概数，乐山大佛身高 71 米，头高 14 ﹒ 7 米，宽 10 米。平均数，力争五年内人口年平均增长率控制在千分之十二点五左右。

百分数，2003 年，我国粮食增长 16 ％，棉花增长 66 ％，糖料增长 83 ％。对比数，甲比乙多生产了两倍。第四，运用应用文语言的要求 1 ．叙述语言需简洁、概括。

在进行叙述时要用最简短的语言陈述特定时空的信息，通过概述事实的主干，而不应纠缠于耗时费事的具体情节之中。如有一篇表彰通报是这样写的： “ ××× 在科学研究上走的是一条不平凡的路，他全心扑在科研上，而忘记了个人的事。有一次孩子病了，他妻子在家里忙着护理，打电话到 ××× 单位叫他赶回家把孩子送医院治疗。××× 接了电话答应后，电话筒一放他又埋进了实验。他妻子在家中左等右等等不到他回家，急得像热锅上的蚂蚁，又往 ××× 单位打电话，这时 ××× 正潜心做实验，电话铃声都没听见了。他妻子又急又气只好打 120 急救中心的电话，才把孩子送往医院治疗。他的小孩高烧退后，还在问他妈妈：‘爸爸又出差了吗？或者还没下班„„'” 该公文将 ××× 先进事迹作为表彰决定的理由时，不懂得以最简洁的文字陈述特定时空的信息，通过快叙概述事实的主干，而仍用记叙文慢叙写话的方法表述公文事实，结果摆脱不了耗时费字的情节纠缠，公文内容冗长，不简明扼要，失去了公文的品味，违背了文约事丰的要求。．语言表达要严谨、有分寸。

应用文语言表达是否严谨有分寸，关系到对问题的判断、处理是否合理、准确。如一份处理决定，其中这样写道： “李××在 1998 年 9 月间收受×××工程公司的 50 万元的巨款。案发后李××还和×××工程公司经理及会计订立攻守同盟，妄图掩盖其过错”。文中“过错”一词有失严谨，表述与事实不符，李××的行为不是过失而是严重犯罪。．数据语言书写要规范、清晰、准确。

具体要做到以下几点：（1）在同一篇文章中序数数字的体例要统一，不能体例混杂。如 “农历初一至初 7 放假” 一句，前后数字体例书写不规范，需统一书写。同时分数与小数的体例也必须统一。如 “该县企业所得税收入完成 95.6 万元，比去年增长百分之十三 ” 也出现了混写的错误。（2）表示公元世纪、年代、年、月、日、时刻均需使用阿拉伯数字 , 而星期则用汉字。如” 21 世纪 ”、“ 90 年代 '，“星期五”。（3）邻近两个数字并列表示概数时，应该用汉字书写，数字与数字之间不能用顿号将其隔开。如“ 3、4 天 ” 应写成”“三四天”，“

七、八种”的“七”和“八”之间不能用顿号隔开。．朴实、简洁。

应用文的语言要求准确无误，朴实无华，简洁有力，不像有些文学作品用华丽多彩的语言去描摹事物，呈现事物的形象，而是提倡朴素美，简洁美。如一篇公文是这样写的： “ 2000 年某天深夜，乌云密布，雷声隆隆，大雨倾盆而下，刹那间，美丽富饶的鱼米之乡被一片汪洋吞没。接连几天如注的暴雨，淹没了田野、冲毁了村庄和工厂，交通、电力、通讯一度中断。这百年不遇的特大洪涝灾害，给我乡造成了不可估量的损失。„„” 这段语言就违反了应用文语言的写作要求，带有浓厚的文学色彩，不够朴实、简洁，也有失真实。

实训：

指出下面语段中语言表达的错误。

（1）××× 收受包工头的贿赂几十万元，造成国家直接或间接经济损失二千多万元。

（2）××× 自 1998 年以来用五年的时间，先后完成了省部级的科研成果十多项，多次获得国家省部级的奖励。

（3）国际化的经济浪潮汹涌澎湃，怀有强国之梦的国家就是以能加入 WTO 为最高梦境的。随着入关的脚步一天天逼迫，我市的乡镇企业局深入学习“三个代表”重要思想，真抓实干，使我市乡镇企业的局面生机盎然，发展蒸蒸日上，千帆竞发，波澜壮阔，入关前的我市乡镇企业的形势十分喜人„„

第三节 学习应用文的主要方法

应用写作的特点之一就是实用性，学习应用文写作，必须讲求实用，能够学了就会写，才算是达到学习效果。应用文传统的学习模式是“概念——类型——写作步骤——写作内容——注意事项”。虽然这种模式在理论上比较系统，但显得很死板、枯燥。采用从点评某个文种中的一篇或多篇例文讲起的案例学习应是目前适用的学习方法。这样能使文章的结构一目了然，将概念释义、类型及某些理论的内容份量减轻，并融入到具体的例文分析中去，这既提高的学习积极性和热情，又能通过分析例文，轻松地理解和掌握抽象的理论概念，通过分析例文的结构、语言特色、层次、内容等，了解该文种的写作特点。这样既便于理解运用，也便于对这一文种的写作结构加深记忆，更便于尽快掌握其写作方法，能体现注重课堂训练，培养实践能力的学科特质。案例学习应是当代应用写作学习模式的最佳选择。

一、提高应用写作能力的一般性要求

⒈在情感需求中激发写作兴趣。

写作是生活的一部分，是应生活的需求而有感而发的。应用写作情感是在充分认识应用写作的使用价值前提下萌发的。只要我们关注社会，关注生活，就能在其中发现应用写作的真实广泛的存在和鲜活饱满的生命力。做生意要签“合同”，推销产品要做“广告”，选拔干部要进行“竞聘报告”，要有“公示”，求职应聘要写好“求职信”，经营者要用“招标书”、“投标书”来公平竞争„„。激发具体可感的应用写作的学习需求是学习应用写作的前提。只有建立起这种情感需求并在今后的学习中不断刺激这种情感需求状态，应用写作方能有一个良好的写作环境和学习氛围。

⒉在比较分析中认识写作特色。

首先，应用文章在人类社会生活的各个方面都有看得见、摸得着的直接应用价值。实用文即应用文章可以直接用于处理和解决生产、学习、工作、生活中的各种事务和实际问题。其次，应用写作面对社会，面对具体事件，同样要面对具体的人，即这篇文章是写给谁看的，要达到什么目的。因此，社会实践中人与人交往的实际经验，即人的实践运用影响并决定了应用文写作的态度和用语。另外，应用文由于功能、效率、严肃性和易识别、易接受、易操作等需求，在历史发展和社会应用中形成了一大半的格式和规范。从大量的写作实践来看，人们在写作过程中形成约定俗成的规范，其规矩和标准始终存在。最后，应用写作活动是一种书面的交际活动，总是离不开特定的语境。应用文写作要求结合语境，恰当地遣辞造句以准确而得体地表达话语的用意同时又要考虑应用文的效率。⒊在阅读文案中学习写作方法。

学生学习应用写作，不仅要学习理论知识，而且要结合理论，加强例文、案例的阅读分析。通过对具体文案的阅读与分析，获得最直接的感性认识，获得最有效的写作指导。而且例文将抽象的理论落实于具体的材料中，便于接受、消化理论，将之转化为实际的方法。在学习中，应注重对案例的选择。选取的类型要尽量具有全面性，理论覆盖的知识尽量用相应的例文来表现。选取规范的典型的例文，从中找出代表性的规律。选取有瑕疵的文案，提供反面素材，以供借鉴。在阅读教学中，更应注重分析的指导性。分析应有针对性。对认识上的难点、文体写作的特点、写作中的错点及理解上的模糊点进行重点分析。分析讲究精当。分析应切中写作要害。从文体的选择、例文的主题、材料的应用、结构的组织、语言的斟酌方面进行分析。

⒋在训练实践中提高写作能力

应用写作是一门实践性很强的学科，同时也是一门较枯燥的课程。在学习中遇到的难点就是缺少实际训练背景，材料缺乏来源和储备。这需要一要有针对性地进行写作实践。应用文有些文体专业性很强，要结合社会的实践需要与学生的知识结构及实践运用，针对性地选择文种进行训练。那些普遍应用的常规的文种应当练习，同时选择与学生专业联系较强的文体进行训练。如贸易经济的同学可多练习市场调查报告、合同、可行性研究报告等。二要将写作训练与社会实践结合起来。可以创立一个特定的实践情景练习写作。如模拟下级对上级写一份“请示”，同时模拟上级对下级写一份相应的“批复”。还可以走出课堂，走进社会，在社会实践中进行写作训练。如进行社会调查，写作一份调查报告。这种实践中的写作尝试真正将写作与应用结合起来，会使学生获得更深刻的写作动力与写作能力。三要运用现代化教学技术作为辅助手段，较为熟练地掌握多媒体教学技术，在筛选信息、剪辑材料、合成组合的手段上更先进更快捷更高效，为学习提供最佳辅助手段。

二、快速写作应用文应注意的几个问题

培养写作主体的应用文快速成文能力，是社会时代的迫切需要，也是应用写作迅猛发展的需要。结合应用写作的作用和特点，快速成文大致可以从以下五个方面入手。

⒈明确行文目的。应用写作的目的就是为了解决人们公务活动或私人事务中的实际问题。这一强烈的目的性也正是拟制应用文稿的依据，是写作的前提条件。所谓明确行文目的，应包含两层意思：一是为何行文。二是向谁行文。因此，“为何行文，向谁行文”，即明确行文目的，是应用文稿具体内容及主旨确立的基础，是文章快速生成的第一要素。

⒉了解文种类型。应用文涉及范围广泛，种类繁多，不同文种功能又各异，因此，确定文种是应用写作过程中的一个重要问题。一般来说，一个应用写作的目的只能选择一个文种作为载体，文种使用不当，便不能实现写作目的。作者只有具备相应的文体常识，熟悉不同文种的功用特点，才能根据行文需要正确选择。了解不同文种，进而掌握其中常用文种的功用特点及写法，这是实现快速成文所必须的知识储备。

⒊遵循思维规律。解决生活工作中的实际问题这一行文目的是应用文生成的根本缘由，这种鲜明的实用性特点，决定了应用文的基本思路应该是：发现问题、分析问题、解决问题（或是什么、为什么、怎么办），有人称之为“三段思维法”。应用写作的思维方式以逻辑思维为主，多数文章是以具体的事件、问题为中心，应用写作中作者如果能遵循“三段思维”的规律去思考，并注重思维的条理性、精确性、全面性和深刻性，就往往能迅速理清思路，迅速落笔成文。

⒋掌握结构模式。文章的结构是作者思路的外化形式，应用文的基本思路及思维方式反映到文章结构中，就形成了“情况、原因、意见”的层次安排。在形式上则一般由“开头、主体、结尾”三大部分构成，且每部分都有一定的模式。如常见的开头方式有：⑴目的式，标志性词语是“为„„”等。⑵根据式，常用“根据”、“按照”等词语引出正文。⑶概述式，即概括陈述基本情况、主要观点或结论等。主体部分则根据内容表达的需要常用：⑴并列式，如总结中的“成绩经验”、“存在问题”的组合安排就属次类。⑵递进式，就是逐层阐述、逐层推进的方法。⑶条款式，如工作计划等具体事项的规定安排，通常会使用此类方法加以处理。结尾常见方式则有：⑴祈请式，即使用相对固定的结束语，如“妥否，请批复”。⑵总结式，即再次点明、深化主题，使读者加深印象，加深理解。⑶希望号召式。⑷补充说明式等。应用文的模式化结构，既合乎法定或约定的体式规范，又适应实用、便于交流的实际需要，按“体”去写，按“式”去作，是人们快速表达不可或缺的方法技巧。

⒌学会惯用语句。应用文是解决实际问题的工具，其语言表达既要求准确严谨，又要求简洁明了，一般使用社会普遍认知的语言。为便于阅读、实施，应用文写作中经常会使用一些要素提示语，学会应用这些语言，既有助于形成应用文的特点语感，又能发边快捷地加以表达。这些惯用语句一般用在文章的开头、过渡和结尾处。开头的常用语如前所述，包括“为了„„”、“根据„„”、“„„收悉”、“经„„研究”、“据查„„”等。过渡语如“„„现通知如下”、“„„特作如下决定”、“„„现总结如下”、“为此„„”、“据此„„”、“首先„„；其次„„；再次„„；最后„„”等。结尾的惯用语如“特此通告”、“特此函复”、“特此立据”、“以上报告，请审阅”、“妥否，请批复”、“请认真贯彻执行”等等。

第四篇：应用写作

文秘管理与应用写作

分 章 辅 导

第一编 行政文体

第一章 行政机关公文

这是全书的重点章之一。

一、要了解法定公文的广义和狭义概念：

广义的公文是指机关中所有的可称为“文件”的东西，包括计划、总结等。

狭义的公文指的是法定公文，凡行政机关公文，指按《国务院办公厅关于国家行政机关公文处理办法》（本复习中简称为“办法”）列出的公文文种；凡党的机关公文，又指按《中国共产党党的各级领导机关文件处理条例》中规定的文件。

教材中提到的是2000年修订的《国家行政机关公文处理办法》，共有十三种公文，现在使用的是国务院修订的新《办法》，又增加了新文种“意见”，同时废止了“指示”。

二、*要牢牢掌握公文的特点：

法定性、政策性、实用性、时效性、规范性

三、公文的基本功用： 颁布法规、传达指示，反映情况、请示工作，联系工作、商洽公务，宣传教育，依据凭证。

四、*公文的分类：

1.按行文方向和行文关系划分：上行文、平行文和下行文；

2.按有无紧急程度分：紧急公文和普通公文。

3.其中紧急公文：特急件和急件。

4.按有无保密要求分为：普通文件和保密文件。

其中保密文件可分为：绝密、机密、秘密三种。

五、*公文的格式：

要求会画出正式文件的规范格式，包括每种公文的格式项目及位置都要准确（如有无签发人，如有，位置在哪里等）。

（一）文头部分有：

版头、文号、签发人、秘密等级、紧急程度等；

行政下行文不应有签发人；

文号的组成包括机关代字、年份和文件顺序号。

（二）行文部分（也叫中间部分）：

包括标题、主送机关、正文、习惯用语、发文机关、年月日、印章、主题词、附件等。

标题示例：

北京市人民政府

关于撤销大兴县设立大兴区的通知

北京市人民政府办公厅

关于《北京市加快城市危旧房改造实施办法（试行）》 执行中有关问题的通知

不同的公文有不同的习惯用语，熟知常用公文的习惯用语，可以帮助我们正确地判断文种。

发文机关要写全称，一般不能简称为“厂部办公室”。

年月日要用汉字书写，并且用全称。

正式公文的主题词设计，要查国务院的《主题词手册》。一般地说，主题词是能够概括文件内容的几个词（或词组），最后一个词一定是文种，如“绿化、美化、通知”或“加强、思想政治工作、通知”等。

（三）文尾部分：

有抄报、抄送、抄发和发文机关的办文机构、印文年月日等。国家质量技术监督局1999年发布《国家机关公文格式》，在实际工作中办理 3 文件的同志请注意新要求。

本次考试以教材为准。

六 *公文写作的基本要求：

熟悉党和国家的方针政策及有关法规和规定，要了解实际情况，要遵循行文的各项规则。

七、公文写作示例：

对下述重点文种说明不同的要求：

1.命令（令）：

主要掌握行政令、发布令的区别。

发布令是用以发布各种法规范和规章的。

行政令是用于采取重大强制性行政措施时使用的。

2*议案：

关键是掌握概念：它适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人大常委会提请审议事项。

3.*公告与通告：

要掌握两个文种在认识和使用上的区别，主要表现为：公告是“向国内外”宣布重要事项和法定事项的，而通告则是用在“在一定范围”。

* 4.通知：

这是本章中最重要的文种。除掌握相关知识和写作技巧外，主要是要求会起草正式文件通知。

“因锅炉坏了，洗澡堂停用二天”不在此列。

（1）、要研究通知的类别：

第一种类型的通知________关于颁布法规和规章的：

如《北京广播电视大学大学生守则》，通知是以学校的名义发给“各区、县电大分校，各工作站”的，将《守则》随文下发，《守则》成为附件。

例文：

北京市人民政府

关于发布《北京市实施“国家行政机关公文处理办法”细则》 的 通 知

各区、县人民政府，市政府各委、办、局，各市属机构：

现发布《北京市实施“国家行政机关公文处理办法”细则》，自2001年5月1日起施行。1994年9月28日市政府办公厅发布，1994年10月1日起施行的《北京市实施“国家行政机关公文处理办法”细则》同时废止。

北京市人民政府

二OO一年三月二十七日

第二类通知_________批转下级耒文的：

“批转”中的“批”字可见是上对下，并且是先有下级对上报文。

例：

北京广播电视大学贯彻“改革人才培养模式”，以学生学习为中心的经验很好，学校就有关问题的创新和实践工作，给市教委的有关部门写了一份报告。

市教委认为很有创意，很具典型性，于是拟定一份通知，将北京电大的报告随文下发，这就是批转下级来文的通知。

北京电大的报告在这里成为“附件”。

第三种通知_______转发上级来文的。

按照我国的行政管理层级，最高的是国务院，下边是各级政府及同级机构。

每一份上级政府的下发文如“通知”，都要逐级转发，这也叫“上边一根针，底下千条线。”

“上边”一级的通知总是被做为附件下发的，因为这是工作的根本依据。

例：

《海南省人民政府办公厅转发“国务院办公厅关于严格控制新闻发布会和周年纪念活动的通知”的通知》

第四种类型通知________是不带附件的：

相对带有附件的通知而言，它更带有一定的“主动”色彩。

（2）、通知的内容：

A、带有附件的通知：

一是不加按语，即“照批照转”。只明确要求下级执行。

写法上多为“现将《„„》发给你们，希遵照执行。”

二是加按语的。

所谓“按语”，是发文机关对所发附件的相关说明，如结合本地区、本行业、本部门的实际情况，做一些补充说明或提出其他要求，有的还可对附件尤其是上级来文做出评价。注意三个问题：

在什么情况下加按语？

加什么按语？

按语写作要注意什么？

·吃透“附件”精神

·强调的是针对性

·“附件”内容和要求，让下级理解得更充分和准确

按语的类别：评价、要求、说明等，一般要具体情况具体分析。

如教材中，“海南省政府办公厅的通知”按语部分分为：

第一个自然段：强调海南的特殊现状

第二自然段：结合海南本地区的情况制定了更为具体的规定。

* 加什么做为按语？

不是重复附件内容而是必须要写出特色

检验的是发文机关办文人员的政策、业务素质和写作水平。

有责任心、有水平的干部要研究问题，写出有针对性、有特色的“按语”，说到底还是干部素质问题。

B没有附件的通知：

在正文中要写好缘由和事项两部分

a 缘由：目的、意义、现状等（为什么通知）

b事项：工作原则、组织安排、活动布置、检查评比等（通知什么）

教材中“没有附件”的通知：

《关于开展国家公务员普通话培训的通知》、《国务院关于成立国务院三峡工程建设委员会的通知》、《关于召开全国高新技术产业开发区工作会议的通知》

根据当前的形势、任务，我们确定以下内容为思考重点：

a关于加强社会主义精神文明建设工作的；

b关于贯彻落实“科教兴国”战略，加强思想政治工作的； c关于全面提高北京电大学生素质，改革人才培养模式的； d以北京电大名义发文抗击“非典”的。

5、通报：

通报是适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况的常用公文。

无论是表彰性的还是批评性的通报，都要明确表扬或批评的对象，不论是单位还是个人，都要首先明确指出。其次是说明事由，这也是表彰或批评的直接理由。

* 写表彰通报：

A说明对象、光荣事迹、精神品质、号召学习和表彰办法等。

B写好这种时代精神非常强的文件，关键是我们要站在时代的高度，用发展的眼光来审视人或组织的行为。

*

6报告：《国家行政机关公文处理办法》规定：报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。

A 按其性质不同，可将其分为综合报告和专题报告；

B 按其具体内容和用途，又可分为情况报告、建议报告等。

C 一般地说，一份报告都会同时分别隶属于至少两种类型，如一份“北京电大关于加强对大学生进行思想政治工作的报告”，既可能是专题报告，又可能同时隶属于建议报告。

7请示：

掌握请示的写法和注意事项；

特别要注意请示与报告的区别，因为现在工作中仍有一些单位在写

“关于„„的请示报告”。

对办文人员来说，如果我们的请求理由不符合实际政策允许的范围，例如，现实政策还未发展到某种程度，那么上级就会“驳回”我们的请示。

“编织” 请示文件框架：

“关于积极探索人才培养模式”的请示 内容提示：

A、为什么要在当前提出改革和探索人才培养模式？

“科教兴国”战略的提出，要求我们对“人才”应有哪些新认识

教育将因“人才战略””而受到前所未有的挑战

北京电大在复校二十多年的实践中，认识到了探索和改革人才培养模式的极其重 要性

北京电大在人才培养模式的探索上，已具备二十几年的实践经验

北京电大这项工作得到了市教委有关方面的一贯支持

北京电大具有开拓创新、与时俱进的条件（软、硬件）分析

B、具体请示的事项

北京电大目前人才培养新模式的基本内涵

目前学校准备在哪些方面进行这项工作的改革与探索：

教师队伍的提高

教学和教务管理方面

建立新的管理体制和机制

建立“以学习为中心”和“以学生需要为中心”的新模式

请求市教委的支持项目

函：

函的概念

来函与复函的不同写法 函的写作注意事项。

尤其要注意：

*其他公文一般只有一个行文方向，而函却除去平行文，在同级和不相隶属的机关之间行文外，还可以在上、下级机关之间使用，但要注意它与请示的区别。

9会议纪要：掌握概念及一般写法，注意与会议记录的区别。

*10意见：

适用于对重要问题提出见解和处理方法；明确要求下级机关贯彻执行；报请上级机关予以批转或者转发。

第五篇：应用写作[范文]

网络学院复习提纲

一、简答题

1、应用文为什么经常使用序数？序数的层次？

序数的使用，既使应用文各部分内容的连接、转折显得简单、明确，又使应用文的层次、段落的划分安排变得更加清楚和有条理。这有利于受文者理解和把握应用文的内容。

依照《国家行政机关应用文处理办法》第五章第二十五条的规定，序数的层次顺序如下：

第一层：用汉字一、二、三、四……每个序数后用顿号，顿号一般要占一格。有时也不用顿号，特别是序号作为小标题时，在序号与小标题之间空一格即可；

第二层：用半圆括号的汉字

（一）（二）

（三）（四）……括号外不加标点符号； 第三层：用阿拉伯数字1、2、3、4……用法同第一层；

第四层：用半圆括号阿拉伯数字（1）（2）（3）（4）……用法同第二层。四层序号顺序不能颠倒，在同一层里不同层次的数字不能混用。

2、什么是请示？简述请示与报告的区别。

请示是下级机关向上级机关请求对某项工作、问题作出指示，对某项政策界限给予明确，对某事予以审核批准时使用的一种请求性公文，是应用写作实践中的一种常用文体。

请示用于向上级机关请求指导、批准，上级接文后一定要给予批复；报告则用于向上级机关汇报工作，反映情况、提出建议，供上级了解情况。为上级提供信息和经验，上级机关接文后，不一定给予批复。

3、什么是经济合同？简述经济合同的主要条款？

经济合同是指平等民事主体的法人、其他经济组织，个体工商户、农村承包经营户相互之间，为实现一定的经济目的，明确相互权利义务关系而订立的合同。主要条款有：标的（指货物、劳务、工程项目等）；数量和质量；价款或酬金；

经济合同

履行的期限、地点和方式；违约责任；根据法律规定的或按经济合同性质必须具备的条款以及当事人一方要求必须规定的条款。

4、什么是主旨？为什么撰写公文前要先确立主旨？

主旨是主要的旨意;中心意思。公文的主旨，是社会生活的客观反映和作者主观思想结合的产物，即文章中通过个部材料所表达的中心思想（或主要内容）和作者写作意图的统一。

5、什么是通告？简述公告与通告的区别。

通行是公开地通知发出全民通告。《国家行政公文处理办法》明确规定，“公告”适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项，“通告”适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。从上述定义和实际运用的情况来看，公告和通告有两个共同的特点：一是它们都属于公开性文件，在有效的范围，了解其内容的人愈多愈好。二是在写法上要求篇幅简短，语言通俗易懂、质朴庄重。

当然，这两个文种的区别也是比较明显的：

第一，内容属性不同。公告用于“向国内外宣布重要事项或者法定事项”，兼有消息性和知照性的特点；与公告相比，通告的内容是“在一定范围内应当遵守或周知的事项”，具有鲜明的执行性、知照性。

第二，告启的范围不同。公告面向国内外的广大读者、听众，告启面广；通告的告启面则相对较窄，只是面向“一定范围内的”的有关单位和人员。

第三，使用权限不同。公告通常是党和国家高级领导机关宣布某些重大事项时才用，新华社、司法机关以及其他一些政府部门也可以根据授权使用公告。而通告则适用于各级行政机关和企事业单位。目前，公告和通告这两个文种在实际运用中存在着比较严重的混乱现象。在报纸杂志中，在公共场所的招贴栏上，常常可以看到某某企业开业的《鸣谢公告》，宣传产品质量的《公告》，补交电话费的《公告》，《桥牌大赛通告》，老干部体检的《通告》，等等。无论从哪个角度来看，这些作法都是不规范、不妥当的，“鱼目混珠”的后果，使得这样两种具有法定效力的文件失去了其对公众应有权威性和约束力。这种现象应该引起各级政府和企事业单位的注意。

6、什么是经济合同？经济合同的合法性表现在那几个方面？

7、应用文的语言要求？如何达到这些要求？

应用文是一种处理公私事务的工具，是用来说明事实、解决实际问题的，侧重于“以事告人”。所以语言要求朴实无华、开门见山。例如在述职报告中就写“该干什么、干了什么、干得怎么样”，直陈直述，不展开论述，不夸张、不掩饰、更不能虚构。

8、什么是批复？简述批复与指示的区别。

批复是上级机关答复下级机关请示事项的答复性公文，具有权威性、针对性和指示性等特点。而指示则是喝批复相反的。

9、什么是总结？简述总结与报告的区别？

总结是对前一阶段工作或学习进行回顾、检查和分析研究，从中找出经验和教训，获得规律性的认识，以便指导今后实践的一种事务文书，是应用写作实践中的一种常用文体。报告是机关向上级机关或业务主管部门反映情况、汇报工作、报送文件、报告查询事宜时所写的汇报性文件。

10、什么是材料？材料的作用？

应用文的材料是指撰写者为表现应用文主旨时所搜集、摄取或写入文之中的一系列事实、数据或论据。材料是应用文写作的基础。如果说主旨是应用文写作的灵魂，那么材料就是应用文的血肉。没有材料，主旨就不能确定。应用文的材料主要分为理论材料和事实材料两大部分。理论材料主要有方针、政策、各种法律法规及科学原理、定律、学说等；事实材料主要有事件与情况、实物与现象等。材料与写作休戚相关，应用文从搜集材料到文章定稿，实质上是一个搜集、分析、综合、选择、排列、组合材料的过程。

11、应用文的安排原则？

应用文结构安排的原则与文学作品类似。1.服从表现主题的需要。2.要适应不同文体的特点。

12、什么是行政公文？国务院重新颁布的13种行政公文是何年何月何日颁布的？何时实施？简述公文的特点。

行政公文，是公务文书的简称，是人类在治理社会、管理国家的公务实践中使用的具有法定权威和规范格式的应用文。国务院重新分布的第13种行政公文于2000年8月4日分布，于2001年1月1日起施行。行政公文的特点有：

一、有法定作者制发。法定作者指依法成立并能以自己名义享有权利承担义务的社会组织及其领导人。

二、具有法定的权威性和现行效用。法定权威性是指公文在法定时间和空间范围内能够对受文者的行为产生一定程度的强制性影响。现行校用指公文在其内容所针对的现行公务活动中直接发挥实际效力具有依据和凭证功能。

三、公文具有规范的体式和特定的处理程序。公文的规范体式是指公文的文体和格式必须符合国家的统一规定。收文和发文均有一定的处理程序各环节皆有顺序性和规范性不得自行其是。

13、命令的概念、特点。命令的发文字号与其他公文有什么不同？

适用于依据法律、行政法规，并经中国人民银行授权，发布部门规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。

14、通告的概念、特点、种类、与公告相比较，通告有什么特点？通告与公告的区别。通行的发布者通常是国家机关中的业务（职能）部门，也可以是基层单位、群众团体。

通告主要有三个特点。1.内容的业务性。通告发布的内容多是局部性的、业务性的，针对性强。2.行文对象的有限性。通行千知事项的范围是辖区内的单位和人们。3.发文单位的广泛性。通告的内容属一般事项，所以发文单位比较广泛。党政机关、企事业单位、人民团体都可以发布通告。种类有1.知照性通告。2.办理性通告。3.禁止性通告。

15、调查报告的特点、种类？调查报告与工作总结的区别？

调查报告是反映实际、探索真理的有力武器，是体现唯物主义的主要手段。其特点有：1.针对性。2.典型性。3.真实性。4.时效性。调查报告的总类有：1.社会现状调查报告。2.典型经验调查报告。3.揭露问题调查报告。4.新生事物调查报告。调查报告与工作总结的区别：1.它们的写作人称不同。2.它们的写作目的不同。3.它们的写作对象不同。4，它们的写作手法不同。

二、选择题

1、国家机关、社会团体、企事业单位使用最广泛的公文是（C）。Ａ、请示 Ｂ、报告 Ｃ、通知

Ｄ、通报

2、公文的标题一般是不能省略文种的，只有（B）通知可以省略 A、会议通知 B、批转性通知 C、任免通知 D、事项性通知

3、应用文的根本性特征是（A）。

A.实用性 B.简约性 C.规范性 D.时效性

4、下行文可有多个主送机关，下面只有一个主送机关的下行文是（）。A.通知 B.通报 C.指示 D.批复

5、下面哪一种函的发文字号写法正确（）。

A.粤府函〔2004〕1号 B.粤府 [2004]1号 C.粤府函（2004）1号 D.粤府函（04）1号

6、负责处理和执行公文的机关是（）。

A.发文机关 B.主送机关 C.抄送机关 D.上级机关

7、某大学要把教育部“关于加强大学生思想政治工作意见”发给下面，用（）方式行文。A.、批转 B、转发 C、印发

8、下列各项，不属于主体部分的是（）。A.主送机关 B.附件

C.主题词 D、标题

Ｂ、二号宋体字

Ｄ、三号黑体字

9、公文的发文机关标识必须使用（）字。Ａ、红色大号宋体字

Ｃ、三号宋体字

D、翻印

10、省政府对全省的发展，从宏观角度展示出发展蓝图用（）行文。Ａ、计划 Ｂ、设想 Ｃ、方案 Ｄ、规划。

1、公文眉首部分必须具备的项目是（）。A、发文机关的标识和发文字号

B、文件名称和标题

C、发文机关的标识和签发人 D、发文字号和序数

2、现行的《国家行政机关公文处理办法》是何时颁布的？（）A、2001年8月24日 B、2000年1月1日 C、2001年1月1日 D、2000年8月24日

3、地方人民政府撤消下级机关不适当的决定事项用（）行文。A、命令 B、决定 C、通告 D、通知

4、受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明（）。

Ａ、上级机关

Ｂ、发文机关 Ｃ、抄送机关

Ｄ、主送机关和抄送机关 ５、广东省人民政府2009年发的第一号文，发文字号正确的写法是（）。Ａ、粤[2009]1号 Ｂ、粤字[2009]第1号 Ｃ、粤府〔2009〕1号 Ｄ、粤府（09年）1号

６、ХХ大学对学校的发展作了粗线条的、大体的安排，用（）行文。Ａ、计划 Ｂ、设想 Ｃ、方案

Ｄ、打算 ７、某省政府把某市政府文件加通知发给下属单位，这种形式叫（）。Ａ、批转

Ｂ、转发

Ｃ、翻印

Ｄ、印发 ８、省财政厅答复市财政局部请求拨款的来文时应用（）。Ａ、指示

Ｂ、通知

Ｃ、批复

Ｄ、复函 ９、公文标题，必须使用（）字。Ａ、红色大号宋体字

Ｃ、三号宋体字

Ｂ、二号宋体字

Ｄ、三号黑体字

10、下列各项，不属于主文部分的是（）。

A、标题 B、主送机关 C、附件 D、主题词

1、下列文种中党的机关一般不用（）。

A.报告 B.请示 C.议案 D.通报

2、标列主题词的顺序，应该是（）。

A.先标类别词，再标类属词 B.先标类属词，再标类别词 C.先标反映文件内容的词 D.先标反映文件形式的词

3、ХХ大学对学校的发展作了粗线条的、大体的安排，用（）行文。Ａ、计划 Ｂ、设想 Ｃ、方案

Ｄ、打算

4、嘉奖有突出成就和重大贡献的单位和个人用（）行文。A.命令 B.决定 C.通报 D.通知

5、联合行文需盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空（）个字。A、2 B 4 C、5 D、7

6、下列各项，不属于主文部分的是（）。A.主送机关 B.附件

C.主题词 D、标题

7、以下是一份函的发文字号，哪一个写法是正确()。A．穗府函〔2004〕6号 B．穗府(2004)16号 C．穗府函(2004)16号 D．穗府[2004]16号

8、某省人民政府对耕地保护目标责任制执行情况进行了全面考核验收，为传达情况、沟通信息，拟以书面形式下发，应选用的文种是（）

Ａ、总结

Ｂ、报告

Ｃ、通告

Ｄ、通报

9、某市政府把省政府文件加通知印发给下属单位，这种情况叫（）A.批转 B.转发

C.印发 D.翻印

10、通常从内容上要回答“做了什么”；“怎么样做的”和“为什么这样做”三个问题应用（）行文？ Ａ、报告

Ｂ、计划

Ｃ、总结

Ｄ、通报

三、判断题

1、应用文的根本特征是“实用性”。

2、某地发生一起突发性重要事故，要将此事故的发生过程、结果和处理情况反映给上级，用报告行文。

3、公文用纸必须采用A4型纸，天头要留出28mm，左边要留出37 mm。

4、某省教育厅请求省财政厅增拨教育经费5000万、用请示行文。

5、下级机关对一些重大问题提出自己的建议和解决办法，这个意见一经领导批转就具有指导性。

6、为了启发读者思考，应用文可使用一些朦胧含蓄、模凌两可的语言。

7、为使下级机关及时了解向上级请示的问题，请示应同时抄送下级机关。

8、计划正文部分必须写明“做什么”、“怎么做”、“先做什么后做什么”。

9、某市人事局向其市属各单位下发年终考核工作通知，同时抄报市人民政府。

10、为打击“黄、赌、毒”，某省人民政府决定与省公安厅联合扫黄。报。

12、主旨是构成文章诸要素中最具决定意义的要素。没有主旨，其他要素就难以甚至不可能发挥作用。

13、为避免文件满天飞的现象，下级机关可一份公文向上级机关请示几件事。

14、为使文章思路清晰、结构严谨，应用文中常使用序数过渡。

15、撰写工作总结，要把感性认识上升到理性认识上来，总结出具有典型意义的经验教训来。

16、中共××省委与××市委就学习贯彻中共第十七次代表大会精神，联合向下发出通知。

17、公文用纸必须采用16开型纸，天头要留出30mm，左边的要留出25mm装订线。

18、简报是党政机关、群众团体简要报道工作情况的文书，所以简报是一种行政公文。

19、计划正文部分必须写明目标、措施、步骤这三要素：

20、商品说明书与商品广告都是为了推销商品，写法上虽有不同，但其目的和作用是相同的。

21、正文部分的结束语，在其他文种里可以省略，但在请示中不能省略。

22、某地发生一起突发性重要事故，要将此事故的发生过程、结果和处理情况反映给上级，用报告行文。

23、印章是公文生效的标识，所有的公文都应加盖章。

24、某大学向省教育厅写例行报告，一汇报2005年工作，二请求增拨教育经费5000万。

25、市教育局请求市财政局增拨希望工程资金用“函”行文。

26、调查报告是“报告”的一种，所以调查报告也属行政公文。

27、撰写会议纪要可以根据工作需要，进行各种调查研究，广泛选取材料。

28、下级机关对一些重大问题提出自己的建议和解决办法，这个意见一经领导批转就具有指导性。

29、根据国家保密法规定，国家秘密的标志为“★”。“★”前标保密期限，“★”后标密级。

30、合同是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。所以，经济合同就是协议书。

四、改错题

关于县政府购买冷冻机的请示报告

县财政局：

县政府机关职工食堂现有两千多人就餐。因无制冷设备，春、夏、秋季副食品不易保管。特别是到了夏季，副食品经常腐烂变质，不但造成浪费，影响食堂卫生，而且也直接影响职工的身体健康，广大职工意见纷纷。为了解决这一问题，经县政府办公会议研究，决定购买两台GH-2型冷冻机，所需资金伍万元，以上资金必须于今年夏天前到位，勿误。

特此请示，请审批。

××县政府办公室（公章）

一九九九年9月9日

11、在机关工作中，有“事前请示，事后报告”之说，所以，所有报告一定是工作做完之后才能向上级汇

××市电信局（文件）×局字（08）第5号

关于建造职工宿舍的请示

市财政局、土地局：

我局下属单位多，职工多、老职工更多。过去因无资金从未建过一间职工宿舍。职工住房非常非常困难，再不解决就会影响职工的工作积极性。为改善我局职工住房条件，经研究，决定建造职工宿舍3000余平方米，须拨款500万左右，征地四亩许。特此报告。

关于提请有关部门解决我单位粮油供应的请示报告

市商业局领导：

我单位是新建的大厂。近几年来发展很快，最近又新盖了15栋职工宿舍，搬进职工近千户。由于工厂离市区很远很远，附近又没有粮店，干部职工吃粮困难，直接影响了生产与工作，为此，群众意见很大。为解决我单位粮油短缺的困难，经厂领导研究决定：撤消我厂的小百货商店，腾出房子建大型超市，望商业局领导明大体，识大局，给予明示和支持。以上请示报告，请批复。

××厂敬上

五、作文题

根据下面提供的材料，请代省政府草拟一份公文。

郝爱民是广州东方出租汽车公司司机，参加工作十年，日常营运，主动为乘客着想，坚持“先请上车，后问去向”。多次被评为“最佳司机”和市公用系统先进生产者。

2003年12月12日凌晨1时30分，郝爱民驾车途径滨江路时，正遇歹徒拦路抢劫。他奋不顾身冲上前去与歹徒进行殊死搏斗，终将歹徒扭送公安机关。最近又被省政府授于优秀共产党员称号，奖励奖金5000元。

要求：

1、格式规范，写出眉首部分和版记部分必备的项目；

2、写出完整的内文，可做合理想象。

请根据下列材料，代高教厅起草一份条项清晰的公文。

广东省高教厅决定在广州市某高校召开学习、传达、贯彻十七大精神工作会议。会期3天，11月20日到××大学招待所报到。会议主要是传达十七大精神、研究贯彻措施、交流学习经验，要求各校准备经验材料，各校一名主管有关这方面工作的负责人出席。需要订购回程车、机票的同志，请报到时一并告知

2005.1.20

2008年5月30日

市电信局 会务组。

要求：（1）格式规范，写出眉首部分和版记部分必备的项目；（2）写出`完整的内文，可做合理想象；

根据下面提供的材料，请代××大学给上级写份公文。

因教学工作需要，××大学要筹建印刷厂，办厂条件基本具备。（1）、有技术力量：有三名教师的家属是印刷厂的退休工人；

（2）、产品有销路：不仅本校有98个班，5000多学生，周边还有四五所高校，（3）、办厂经费经核算需150万元，学校已自筹100万元，尚缺50万元。不足部分恳请领导核拨。

要求：

1、格式规范，写出眉首部分和版记部分必备的项目；

2、写出完整的内文，可做合理想象。