宴会、会议接待跟进工作要领[本站推荐]

第一篇：宴会、会议接待跟进工作要领[本站推荐]

宴会、会议接待跟进工作要领

1、宴会、会议跟进人员应将客户的每个细节要求，清楚列明在宴会备忘录或宴会通知单上，以便上司查核或必要时其它工作人员能随时参加跟进工作，而无误、遗漏之处。

2、宴会、会议跟进人员的责任是确保宴会、会议的每个细节能够符合客户要求，故而在宴会开始前必须不断与有关部门联系，确实各部门已清晰各项宴会要求。

3、宴会、会议跟进人员在宴会前需仔细检查各项安排的落实情况，如发现遗漏、有误之处，需及时通知宴会负责人，处理解决。

4、每个客户对宴会的要求各不相同，但大致上以下几点，都是宴会跟进人员在每个宴会前必须跟进的。

A、宴会开始前一小时，检查指示牌、横幅、席珍是否已经放好，文字有无错误；

B、在宴会、会议开始前一小时，检查各种设备、谢谢是否运转正常，如照明设备、空调电话、背景音乐、麦克风、接待台、席号的位置是否摆放正确；

C、在宴会、会议开始前一小时，检查各种设备、设施是否运转正常，如照明设备、空调电话、背景音乐、麦克风、接待台、席号的位置是否摆放正确；

D、在宴会、会议开始前一小时，检查地毯、门、墙壁、洗手间及装饰物是否干净；E、协助餐饮部在宴会、会议开始前一小时，召集相关部门跟进人员开会，讲解宴会的内容和注意事项，包括人数、宴会形式、服务方式、食品和饮料、参加宴会的重要客人，以及客人提出的特殊要求，分配具体工作，指定各工作环节的检查人；

F、若需要演出公司、礼仪小姐，事先应审核演出节目有无破坏酒店形象之内容，并安排他们提前到达；

G、检查餐台上杯具是否与酒水相对应，如白酒摆烈酒杯，红酒摆红酒杯，汽水、啤酒摆水杯；

H、检查宴会、会议期间专用洗手间是否有PA值守，宴会空调是否已提前找开，温度是否适合；

I、宴会前半小时安排保安协助客人泊车；

J、若是重要宴会、会议，提前安排美工到场拍摄；

K、请客户宴会、会议负责人提前到达检查场地，若有不甚满意之处，可即协商更正；L、告诉宴会、会议负责人你会一直留在宴会中，若有需要之处，请他随时找你

宴会、会议的追踪服务

宴会、会议结束后，由负责的销售人员亲自拜访或打电话给客户表达感谢之意，并追踪客户对此次宴会的满意度以及酒店所需改进之处，表示对客户的一种售后服务。如果顾客反面反映居多，产生误解之处便应及时解释清楚，但若情况属实，则可借以得知改进方向。如果客人反映是正面的，即可作日后推广宴会销售的卖点。所有追踪的结果均应列入记录并存档，作为将来评核改善成果的参考，同时也可作为此客户下次光临时应特别注意的服务咨询，以提供较高的服务品质。

宴会、会议的预订及确认

假使顾客有意预约宴会，销售人员需问清楚宴会的日期、时间、宴会名称、性质及联络人员姓名、电话、并书面记录下来。另外，菜单内容、饮料种类、与宴会人数、宴会预算、摆设方式、顾客的付款方面也应如实记录。当然，在预约步骤中，销售人员要提供报价单给顾客，因为大多数顾客在签订合约后可能还会与其他饭店进行比价。无论如何，销售人员应详细记录每次跟顾客洽谈的结果，除存档备查外，也需正确无误地将资料转达给其他相关人员。只有如此，方能确保宴会的成功。

为方便记录起见，预订宴会所需的资料都已经包括在宴会洽谈表中。有了宴会洽谈表，销售人员与客人洽谈时便可以马上将所有资料填妥，并将客人的要求选出，等到将宴会通知单发给各部门时，所有宴会需求都一目了然。如果顾客只是暂订宴席，酒店则必须对其保持追踪，直到客人下订单为止。若顾客取消订席，也要询问取消宴会的原因，并予以记录，作为日后改进的参考。

通常，除熟客不收预订金外，其他所有宴会及会议确认时，都必须先交30%的订金，付完订金才表示该宴会场地确实被订下。否则一个宴会如果临时取消，对酒店势必造成重大损失，因此预收订金酒店是另一种自保方式，诚属必要。除此之外，若在原来预订宴席的顾客未付之前另有其他顾客欲订同一场地，销售人员应打电话给先预订的顾客，询问其意愿。如果顾客表示确定要使用该场地，就必须请其先缴付订金，否则将让给下一位想预订的顾客。假使客户看中的宴会厅已被预订，销售人员仍然不可轻易放弃任何生意机会，而应积极推荐其他可替代的宴会厅，或尝试说服客人更改宴会日期。只要销售人员永保一颗热诚的心，往往能成功促每笔宴会生意。

虽然在预订时销售人员已记下顾客所有的要求，但是客人日后可能变卦却仍是个潜在的问题。所有销售人员必须将双方同意的事项记录在合约书上并请客人签字，以保障客人与饭店自身的权利。倘若客人没时间亲自到酒店进行签约手续，销售人员可能通过书面传真或邮寄的方式，将文件送至顾客手中，请顾客在确认书上签字，签妥后再传真或邮寄回饭店以示慎生。在签订确认书时，酒店通常会要求收取30%作为订金。有时销售人员忘记与客人签确认书而平白蒙受许多损失。所以为了确保宴会的正常营运，与客人签约是不可忽略的。

宴会、会议的洽谈

举办宴会，顾客所采取的第一个步骤便是向中意的酒店咨询相关的信息，采取的方式大约可分为3种----来电、来传真、亲自前来洽谈。一般客人的问题不外乎场是否有空、宴会、会议的费用、宴会厅规模、宴会厅能提供的相关仪器设备、菜单的内容、最低消费额、现场平面图、订金以及宴会活动相关厂商资料的获得等。面对诸如此类的疑问，销售人员中须一一为顾客说明，努力掌握每一个可能的生意机会。

首先，一旦获悉顾客有举办宴会的意愿，销售人员最好能邀请顾客新自到宴会厅现场看场地。毕竟光通过电话进行解说，无实物可供参照，往往无法让顾客真正了解宴会场的实际情况，反而使其对场地的认识模糊不清，不论销售人员如何详尽介绍场地的完善，客人也很难体会。因此尽量邀请客人亲临宴会厅面对面解说，由销售人员就现场设备清楚地为其解答问题，不但可以增加说服力，让顾客不愿前往，销售人员要考虑登门拜访。一般来说，宴会生意大概只有75%是自己找上门来的，其他25%必须依靠销售人员进行促销活动，主动争取客源。

在洽谈的过程中，负责接洽的销售人员必须备妥足够的资料供顾客参考，例场地的平面图、各式菜单的价格表、客人的容量表、租金一览表、器材租金表。接受咨询时，首先要让客户了解场地大小和形状，即使顾客已亲临现场，销售人员仍需准备场地平面图，为其解说。由于不同桌数与不同形态的宴会所适合的场地类型不尽相同，所以宴会厅要设多种平面摆设图，满足顾客需求。

宴会销售

一、宴会的基本概念：

何谓宴会？简而言之，宴会指以餐饮为中心的聚会，其特色为通过一件特殊的事件使许多人共聚一堂，采用同一款菜单或自助餐形式，进行聚会活动。

二、宴会厅所能举办的会议形式：

目前使用宴会厅所举办的会议并非仅限于餐会，如下所述的10类活动都是宴会厅的服务对象，由此可知宴会形式的多样性。

1、订喜宴、婚宴；

2、满月宴、寿宴；

3、团拜会、春茗会、尾牙宴（限于每年12月—2月新年前后）；

4、同学聚会、谢师会、毕业餐会、庆功宴；

5、记者招待会；

6、座谈会、培训会、会员或职工大会、说明会、新产品发布会、产品展示会；

7、鸡尾酒会（如：开幕酒会、周年酒会、结婚酒会等）；

8、服装表演、歌友签名会；

9、官方宴会；

10、其他（如：选美大赛、各种棋类赛事、签约仪式等）。

三、宴会的经营形式：

因为宴会形式不一，有些宴会需要豪华的装饰与布置，例如：婚宴、庆功宴、发表会、各类展示会等。有些只需要一般桌椅陈设及视听器材即可，如：说明会、培训会等。因此，一般宴会厅的基本装饰通常较为简单，若遇特殊需求，例如婚礼、寿宴等场合则需根据顾客需要，增设舞台、红地毯、花卉、气球、灯光、特效、乐团、背景等，以便营造出宴会的华丽气氛。

宴会营销人员的基本职责与任务

宴会营销人员的基本职责：

对内负责与相关部门的沟通协调，对外代表酒店接洽会议、宴会及相关业务，并负责与老客户保持良好关系的同时拓展、开发新客户，并通过业务活动和了解市场信息，协助上级制定策略一求达到酒店年度计划和预算收入目标。

职责与任务；

1、与酒店的客户群体保持联系、满足其合理需求；

2、与现有客户维持良好的关系，同时开发新客户；

3、促销酒店现有的宴会产品、设施、场地及各项服务；

4、将客户资料整理存档，并保持完整的性及准确性；

5、服从部门主管指派，到酒店外拜访客户、接洽业务或戡察外大会场地；

6、在当班时间内及其他餐厅尚未营业前，负责接洽并协助各餐厅的订席的事宜；

7、负责带邻来访宾客参观、介绍酒店宴会厅设施必要时交由上级处理，争取生意；

8、参加部门定期举行的业务沟通会议，提交每天的业务简报以及任何指定出席的会议；

9、追踪任何有潜力的生意来源，对市场信息保持高度警觉性，及时报告上级，以制定对应策略；

10、将客户意见及同行评语予以记录，并报告上级以求改进；

11、随时保持积极主动的态度招呼客人，注意个人的仪容，保持端庄；

12、每周上交工作重点报告，包括确定及待追踪的生意，每月上交业绩报告；

13、按值班表所排定的时间上、下班，遇业务繁忙及人手不足时，应机动调整予以协助；

14、负责填写宴会预订本，并与客人进行跟进；

15、对洒店宴会厅、餐厅、服务设施、设备了如指掌，以便对顾客作全面的介绍。

影响销售人员的26个弱点

销售人员有许多积极的态度需要学习，同时也有许多不良的习惯应该避免，以免影响个性及专业能力。仔细看看这些缺点，反省你自己，还需要改善的画×，直到你给自己一百分为止。找一位深知你的好友，让他诚实地给你分数。举出实际的例子，让别人参与你改善的过程，你会得到更大的鼓舞和勇气。

１．拖延的习惯——不能立即且坚定的行动。

２．六项基本的恐惧——心里充满恐惧的人不会成功。六种基本的恐惧是：

Ａ贫穷；

Ｂ批评；

Ｃ病痛；

Ｄ失去所爱的人；

Ｅ年老；

Ｆ死亡

这些基本的恐惧应该再加上一项：担心目标客户不买的恐惧。

３．花太多时间“聊天”而不是销售。

４．把责任推给业务经理。业务经理没有义务陪推销员拜访客户。他的工作是教推销员怎么做，而不是替他做。

５．找藉口。不要找藉口，找订单才有用。

６．花太多时间耗在旅馆大厅或咖啡馆。旅馆大厅或咖啡馆是休息的好去处，但是“休息”太多的推销员，迟早会被炒鱿鱼。

７．景气。景气是常见的商谈话题，但是不要让目标客户以此转移你的销售重点。８．昨天的宴会很好玩，但对隔天的生意却没有帮助。

９．依赖业务经理替你寻找客户。

１０．等待景气复苏。守株待兔是没有用的，订单不会自动从推销员的门里溜进来。１１．听到别人说“不”。这个字对一个真正的推销员而言，只是努力的开始。如果每个客户都说“好”，推销员就失业了，因为根本就不需要推销员。

１２．害怕竞争。亨利·福特有很多竞争对手，但他一点也不担心，因为他有勇气和能力推出超低价位的八汽缸汽车，其他厂牌在短期内望尘莫及。

１３．未能事先安排一天的工作计划。事先规划的人能够合理、有效地完成当天的工作，如果没有组织，推销员自然“不知该如何着手”。

１４．疏于拜访客户。目标客户对于没有在一定时间内拜访的推销员，很快就会疏远。客户需要产品，马上就要！

１５．怠惰。业务会议、约客户见面迟到，早早回到办公室的推销员将一事无成，很快就要再找新的工作。

１６．使用破旧或不合时宜的推销材料。污损、破旧、散乱的推销材料，显示推销员的散漫不用心。

１７．未随身带笔。书写工具是推销员有效的利器，销售大师随身带着合用的笔。目标客户会很快厌恶老是借笔写字的推销员，尤其是借了不还的人。

１８．因为眼镜或饰物而分心。不安地看手表、转动戒指、推镜框或咬眼镜架，故作思考状，会使目标客户紧张，失去成交的机会。

１９．无精打采的解说。仔细听你自己的解说，如果连你自己都不想听——自言自语、枯燥无味——客户一定也是同样的感觉。

２０．提及私人的问题。你的问题是你自己的问题，每个人都有自己的困扰，并不想听你的问题。

２１．没有看或听完在职训练的材料。公司的文宣材料不是用来摺纸飞机或空投垃圾桶，而是有话要告诉你，所以应该仔细研读，随时应用。

２２．任意停车。把车停在客户的私人车位，占住别人的车道，造成塞车，激怒客户，势必断绝将来成交的可能。把车停在稍远的地方，走路并不麻烦。

２３．承诺公司做不到的事。推销员承诺的东西，客户就会有所期待，若无法实现，徒然造成客户和公司的尴尬和不愉快。

２４．雨天毫无防备。下雨淋成落汤鸡，明知道会下雨又不带伞，在客户面前狼狈不堪。随时准备轻便的雨衣及雨伞，以备不时之需。

２５．文具用品耗尽。合约、说明书、空白订单没有准备充裕，往往丧及成交的机会。２６．悲观，结果正如预期一样黯淡。

第二篇：广交会经验分享：如何接待及跟进客户

对于外贸行业来说，展会无疑是最直接、最有效接触和开发客户的方法。如何利用好展会这个宝贵的机会推荐产品，跟进客户，达成订单，这是所有参展企业和业务人员所关心的。广交会无疑是个巨大的舞台，激动、紧张、期待，但同时还夹杂着迷茫和无措。怎么开始、怎么准备、怎么吸引客户、怎么跟客户打招呼、怎么介绍产品……千头万绪，无论是对老业务或者新业务来说，这些永远都是一个不断学习和积累经验的过程。

对于老业务来说，展会期间主要是跟老客户联络感情，了解客户当地行情，推荐新品以及促进后续订单达成，毕竟客户千里迢迢赶来中国，一年也就那么一两次，所以抓住展会期间这个机会是最重要的。对于新业务来说，开发客户是最重要的，同时参展的经验积累也是为自己外贸生涯打下坚实基础的一个宝贵机会。以下是本人参加多次展会的经验和展会后客户开发技巧分享：

一、展会前准备工作：

熟悉自己公司和产品的相关知识，如公司规模，优势所在等，对于贸易公司来说，同事之间必须统一口径，如工厂所在地，工厂规模等；同时要多了解自己的产品，特别是新品，对于部分重要参数，新品价格等要熟记；同时对于一些常规问题如MOQ、包装信息、出货港、公司在某个市场有哪些热销品项等都需要做好准备，以免客户问到而产生尴尬局面。

二、展会布置：

一般来说，广交会期间参展企业都会展示公司新品和一些热销品项，展品陈列效果如何对于吸引客流量和推荐新品以及后续订单达成起到非常重要的作用。摆放经验总结如下：

1、新品热销品优先摆放，陈列高度位于舒适的视线范围内，拿取方便；

2、产品系列化摆放，同一款产品有多个颜色，那么陈列在一起，一般按照从浅至深；

3、其余单款产品不成系列化的，则可按照形状、款式的类似度进行摆放；

4、老品项一般来说摆放于展架下方比较合适，特别是看起来笨重的款式；

5、比较便宜或者用于促销的款式可摆放于展架最上方，因为可能观看和拿取的次数较少；

不过以上摆放都仅仅属于个人观点和看法，大家也可以根据自己的经验多总结。

三、展会期间接待工作：

展会期间的接待是最有可能影响订单达成和给客户留下良好印象，同时为后续客户开拓起到重要作用。如果说做好展会前期的准备是为了有备无患，那么展会期间的临场发挥则能锦上添花。展会接待要注意的方面，个人总结如下：

1、有效客户的识别广交会期间一般来说都会非常忙碌，特别是展会中间2天，所以效率是非常重要的。对于有效客户的识别则成为提高效率的有效手段。在此我将观展客户分为以下几类：重要客人：当客人从很远就看到我们某款产品，并且愿意拿到手上观摩、询价，跟你谈到他有采购计划，这种客户无疑就是我们最想要追求的，所以对于这类客户，业务员要认真记录客户谈到的每个细节，同时也尽可能等级从客户口中打探一些他们公司的信息，如公司销售渠道、主要产品等。同时，在跟客户交谈过程中可以看看客户名片信息，如是否有公司网站、邮箱、客户职位和商标等，这些都可以成为判断客户实力规模的一个重要依据。一般性客人：一般客户来展会，都会带着一定的目的性，比如需要寻找一些什么产品，需要找到匹配的供应商等等。此类客户来到展位会泛泛地观看产品，然后选取一些自己感兴趣的品项，但是仅仅是询价而已，并无详细的采购计划，这类客人一般询问产品款式可能较多，因为需要拿去跟其他供应商做比较，或者将我们的产品放入他们后续供应商开发范围之内，这种客户可能需要后续较长时间开发，但是也属于质量不错的客户了。

常规客人：有时候有些产品即使不在客人目标范围内，也能让他们产生一定的兴趣。这类客人通常会对某类产品或者某个很有兴趣，然后详细询问并记录，此类客户也需要我们认真对待，后续跟进也很必要，因为这类客户一定是觉得这类产品或单个产品会适合于他某个生意想法。

打酱油：此类客户给人感觉漫无目的，走马观花，东问西问。对于此类客户，业务员不需要花费太多时间在他们身上，因为下一个来摊位的客人可能就是极为有意向的。

交换名片类型：纯粹出于收集产品或供应商需要，很容易判断……

2、展会期间和展会后的客户开发

名片的分类：广交会期间来的客人五花八门，上面已经将观展客人大概分类，所以在展会结束后，为了提高客户开发和订单达成的效率，我们可以将客户分类，具体可分为：老客户、重要客户、一般性客户、其他，客户分类请按照上段中提到的客户识别来区分。客户跟进与开发：前面提到，广交会是维护老客户与开发新客户的最有效渠道，所以必须抓住展会期间客户的动态。做到及时，高效，有的放矢。跟进与开发可按照客户重要程度做以下划分。老客户返单：有些老客户在展会期间会跟你谈到某些很有兴趣的产品，并且提到具体下单品项、数量等，那么展会期间最好将PI做给客户。因为客户的供应商肯定不止一家，展会期间观看的供应商越多，就越有可能将订单下给其他厂家，所以我们一定要及时做好PI/PO发给客户，这样客户可能就对某个品项的采购计划确定下来而不在考虑其他供应商此类产品。

重要客人：上文有提到如何判断此类客户。在我看来，对于这部分客人，业务员给他们的邮件和报价比老客户还重要，应该优先处理。因为此类客户极大可能就是近期会有订单的客户，因为此类客户也同样会找其他供应商要报价，所以能够成为他的第一个发报价的，就很有可能抢占先机，让客户优先考虑我们。当然，此类客户应该也会在展会期间观看其他家供应商，所以后续跟进过程中如果客户提到某款或几款产品价格偏高并且给出目标价，那么我们应该最短时间内给客户回复是否能降价或者达到目标价，否则机会可能就会丢失。此类客户在报价后如果没有回复，可以立即追发邮件，一天追发两封都不为过，超过2天没回复，一定要电话跟进，这样才能清楚知道客户的想法，以免潜在订单的丢失。有同事可能觉得追的太紧不好，但是考虑到展会期间客户收到的邮件报价极多，我们重复发或者多发几次邮件，客户看到你邮件的机会就大大提高，也会让客户更重视你。

对于其他客户名片，则在处理完以上2类客户名片后再做跟进。在客户的开发跟进过程当中，对客户进行分析同样重要，在给客户发邮件之前，查看客户网站是必不可少的动作，切忌拿着名片直接发邮件，这样不仅可以了解客户大致的经营范围、历史、规模等等，而且对于后续推荐产品和维护有着很大的作用。

对于所有有回复的客人，我们都应该予以同等重视，特别是客户跟进开发过程中客户提单需要某些款式，谈到目标价，采购数量等等，我们都应该在最短时间内回复处理。以上仅仅是个人一些大致的总结和经验分享，也希望大家在展会期间和展会后能够多多总结，有总结才有提升，才能更有效率。抓住广交会，加油！

第三篇：主题宴会接待方案设计

主

题

商

务

宴

会

策

划

书

选手编号：

2016年X月X日

上篇

主题宴会接待方案设计

企业文化是一个企业在长期生产经营中倡导、积累，经过筛选提炼成的，是企业的灵魂和潜在的生产力，是打造企业核心竞争力的战略举措。XX石油集团到XX大饭店举行年终总结大会，公司高层领导宴请集团先进个人和销售能手。具体接待方案如下：

一、主题宴会概况

时间：2019年X月X日

地点：XX大酒店

主题：

主办单位：XX石油领导

人物：XX石油集团先进个人和销售能手

主题风格：中式

赴宴人数：30人左右

二、主题宴会目标

鼓励和奖励先进个人和销售能手，提高对工作的积极性。

体现XX石油集团团队合作。

庆祝XX石油成立20周年。

三、主题宴会宾客分析

（一）宾客类型

主方嘉宾和受邀嘉宾年龄为中、青年为主，对用餐的环境、餐具、食品及卫生等有较高的要求。

（二）宾客特点及需求

1、产品的需求：客人饮食习惯是以植物性食料为主。主食是五谷，辅食是蔬菜，外加少量肉食。烹调多采用煎、炒、烹、炸等方法。此外客人对用餐环境和氛围有较高要求，可通过灯光、物品装饰、鲜花等创造出优雅、浪漫的用餐氛围。

2、心理需求：宾客关注安全问题，酒店要有完整的安保措施保障宾客的人身、财产及心理安全。

3、服务的需求：客人喜爱红色，不喜欢4和13。服务员须穿着整洁，服务主动、周到、热情，做到优质服务始终如一。

四、接待计划要求

服务设计应做到以人为本；台面设计要主题明确，主题创意要新颖独特，菜单设计要考虑宾客需要与营养搭配；突出“石油·新星”主题宴会特色。

五、宴会的人员分工

表1

宴会人员分工表

工作地点

岗位名称

人员配备

人数

备注

主桌

服务员

每桌1人负责服务，1人负责拉椅、倒酒等

传菜员

配1名

副桌

服务员

每桌配1名

传菜员

每桌配1名

宴会

迎宾员

整场宴会配2名

机动

服务员

现场指挥

经理/主管

六、宴会接待服务流程设计

表2

宴会接待服务流程表

项目

第四篇：会议接待

会议接待

一次会议的成功开始最关键的就在会议接待的环节。必须安排好会议接待的人员、会议接待的场所、会议接待时所需要的各种物品。

会前工作

1、与会议主办者洽谈。

2、向会议主办方提供会议接待策划方案和报价。

3、邀请会议主办者实地考察会议举办场所。

4、与会议主办者确认会议接待方案。

5、与会议主办者签订会议接待标准合同。

6、确认会议主办者预付会议订金事宜。

7、在会议举办前制定会议工作人员服务标准条例及会议接待手册。

8、准备会议资料。含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务。

会中工作

9、机场、码头、车站专人、专车分批分时段按要求接站。

10、会议酒店现场会议秘书分发会议资料来客接待。

11、会议秘书协助会场布置及会场的会务服务。

12、会议秘书在会议接待报到处协助会务组确认和分发房间确认VIP用房及整理记录有关信息。协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。

13、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。

14、提前确认会议代表客户的娱乐项目、娱乐场所及消费和付费的方式。

15、确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、游、购、娱安排事宜日程安排、房餐车导游等安排。

16、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作

18、协调会议期间的交通工具的安排。

19、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。

会后工作

20、会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。

21、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总结书工作及印刷代表通讯录。

22、与会议主办者的费用结算工作。

23、欢送代表工作。

会议接待方案



一会议接待方案的含义

会议接待方案是指安排与会者的迎送和吃、住、行、游、乐等接待活动及具体事务的文案属于会议专题策划方案可以包含在会议总体方案中也可以单独拟写作为会议总体方案的附件。

二会议接待方案的基本内容

1接待对象和接待缘由。会议的接待对象的种类众多包括上级领导、政府官员、协办支持单位、特邀嘉宾、会议成员正式和列席、参展单位、客商、普通观众以及媒体记者等等有以政府代表团名义来访的也有联合组团参加的还有的是以个人身份参会、参展、参观。每一种接待方案一定要写清楚具体的对象。同时还要简要说明为何接待即接待的缘由、目的和意义。

2接待方针。接待方针即会议接待工作的总原则和指导思想。接待方针应当根据会议目标和会议领导机构对接待工作的要求以及参加对象的具体情况确定。

3接待规格。包括迎接、宴请、看望、陪同、送别参加对象时主办方出面的人员的身份以及主办方安排的食宿标准等。

4接待内容。包括接站、食宿安排、欢迎仪式、宴请、看望、翻译服务、文艺招待、参观游览、联欢娱乐、票务、返离送别等方面。

5接待日程。写明各项接待活动的日程安排。

6接待责任。写明各项接待工作的责任部门及人员的具体职责。如大型会议活动可设置报到组、观光组、票务组等工作小组分别负责与会者的接站、报到、签到、观光旅游、返离时的票务联系等工作。

7接待经费。写明与会者的食宿和交通的费用安排有时也包含安排参观、游览、观看文艺演出等的支出涉外会议活动还包括一定数量的礼品费。对外公布的接待方案一般不写这一部分的内容。

会议接待范围

一、【会议接待类别】各科研机构、机关、学校各培训中心的学术研讨会、笔会、论文发布会、各类培训班企业业务洽谈会、订货会、新产品推广会、集团公司董事会、奖评会、客户联谊会、行业研讨会等各类型会议等

二、【会议接待人数】不限。

三、【会议接待标准参考】

1会议酒店范围二星级酒店★★ 三星级酒店★★★四星级酒店★ ★★★,五星级酒店★★★★★

2会议室范围根据需要可提供5人至1000人的会议室或报告大厅。

3会议用餐范围25元/人/天--180元/人/天多种标准供选择。

4会议用车范围丰田面包车、依维柯、金龙中巴大巴、瑞典沃尔沃、韩国现代等进口豪华大巴及各种品牌的中高档轿车任你们选择。

5会议接站及用车优惠价格提供会议期间用车服务。

6会议票务免费代订往返程飞机票代订返程火车卧铺票。

7旅游考察安排提供多条考察线路优惠价格安排参会代表的会后考察活动。8会议娱乐及活动协助会议期间的各项娱乐活动回答客户的咨询并提供实惠选择的建议

9会议礼品向开会客户调配优秀国语导游或优秀外语导游、翻译等做好会议礼品的解说与建议工作。

以上为一般性的会议范围具体的会议、会展、活动具体建议具体策划、具体协商。

会议接待礼仪

根据参加会议的人数不同、会议接待的准备工作的内容不同以及会议接待的方式不同 对会议的组织方法礼仪要求也不同。

首先是会议的筹备工作。

●根据会议规模确定接待规格。

●发放会议通知和会议日程。

会议通知必须写明召集人的姓名或组织、单位名称会议的时间、地点、会议主题以及会议参加者、会务费、应带的材料、联系方式等内容。通知后面要注意附回执这样可以确定受邀请的人是否参加会议准备参加会议的是否有其他要求等。对于外地的会议参加者还要附上到达会议地点和住宿宾馆的路线图。这个路线图避免了外地人问路的许多麻烦。

会议日程是会议活动在会期以内每一天的具体安排它是人们了解会议情况的重要依据。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以随会议通知一起发放。●选择会场。

选择会场要根据参加会议的人数和会议的内容来综合考虑。最好是达到一下标准

第一大小要适中。会场太大人数太少空下的座位太多松松散散给与会者一种不景气的感觉会场太小人数过多挤在一起像乡下人赶集不仅显得小气而且也根

本无法把会开好。所以英国的首相丘吉尔曾说“绝对不用太大的房间而只要一个大小正好的房间。”

第二地点要合理。历史召集的会议一两个小时就散的可以把会场定在与会人员较集中的地方。超过一天的会议应尽量把地点定的离与会者住所较近一些免得与会者来回奔波。

第三附属设施要齐全。会务人员一定要对会场的照明、通风、卫生、服务、电话、扩音、录音等进行检查不能够因为“上次会议是从这里开的没出什么问题”就草率地认为 “这回也会同样顺利”。否则可能会造成损失。

第四要有停车场。现代社会召集会议“一双草鞋一把伞”赶来开会的人已经不多了。轿车、摩托车都要有停放处会才能开得成。

●会场的布置。

会场的布置包括会场四周的装饰和坐席的配置。

一般大型的会议根据会议内容在场内悬挂横幅。门口张贴欢迎和庆祝标语。可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花为使会场更加庄严主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。桌面上如需摆放茶杯、饮料应擦洗干净摆放美观、统一。

坐席的配置要是和会议的风格和气氛讲究礼宾次序主要有以下几种配置方法

①圆桌型。如果是使用圆桌或椭圆形桌子。这种布置使与会者同领导一起围桌而坐从而消除不平等的感觉。另外与会者能清楚地看到其他人的面容因而有利于互相交换意见。这种形式适于10—20人左右的会议。座次安排应注意来宾或上级领导与企业领导及陪同面对面做来宾的最高领导应坐在朝南或朝门的正中位置企业最高领导与上级领导相对而坐。

同级别的对角线相对而坐。

②口字型。如果使用长形方桌。这种形式比圆桌型更适用于较多人数的会议。

③教室型。这是采用得最多的一种形式它适用于以传达情况、指示为目的的会议这时与会者人数比较多、而且与会者之间不需要讨论、交流意见。这种形式主席台与听众席相对而坐。主席台的座次按人员的职务、社会的地位排列。主席的座位以第一排正中间的席位为上其余按左为下右为上的原则依次排列。

●准备会议资料。会务组应该准备有关会议议题的必要资料这些资料在整理后放在文件夹中发放给与会

者方便于与会者的阅读和做好发言准备。

会议前的接待礼仪。

●会前检查。

这是对在准备工作阶段考虑不周或不落实的地方进行的补救。比如检查音像、文件、锦旗等是否准备齐全。

●提前进入接待岗位。

接待人员应该在与会者到来之前提前进入各自的岗位、并进入工作状态。一般的接待工作分以下几个岗位。

① 到。设一张签字台配上1-2名工作人员如果是要求接待档次比较高可以派礼仪小姐承担。签字台北有毛笔、钢笔和签到本。向客人递钢笔时应脱下笔套笔尖对自己发放资料应礼貌地双手递上。接待人员应经常向会议组织者汇报到会人数。

②引座。签到后。会议接待人员应有礼貌地将与会者引入会场就座。对重要领导应先引入休息室由企业领导亲自作陪会议开始前几分钟再到主席台就座。

③接待。与会者坐下后接待人员应递茶或递上毛巾、水果热情向与会者解答各种问题满足各种要求提供尽可能周到的服务。

会议中的服务礼仪

会议进行中的服务要做到稳重、大方、敏捷、及时。

●倒茶服务人员注意观察每一位与会者以便及时为期天茶水。到谁是动作轻盈、快捷、规范。杯盖的内口不能接触桌面手指不能因在北口上不能发生杯盖碰撞的声音。一般是左手拿开背盖右手吃水户将热开水准确倒入杯里不能让茶水见到桌面上或与会者身上。

杯子放在与会者桌上的右上面。如果操作不慎出了差错应不动声色地尽快处理不能惊动其他人不能慌慌张张来回奔跑将与会者的注意力引到自己身上否则这将是极大的工作失误。

●其他服务会议按拟定的程序进行应紧凑不要出现冷场的局面。这就要求各个工作人员“严阵以待”做好各项准备工作。如会议进行第一项全体起立、奏国歌。这是音响

应立即播放出国歌。又如大会宣布办法荣誉证书组织人员应迅速将受奖人员排好队礼仪小姐把领导从主席坐席上引出来另有礼仪小姐将证书一一递上由领导颁发给受奖者。为使会场上的活动有条不紊必要时应将有关人员组织起来进行模拟训练避免会场上出现

混乱。

如果与会者有电话或有人要相告特别重要的事服务人员应走到他身边轻声转告他。如果要通知主席台上的领导最好用字条传递通知避免无关人员在台上频繁走动和耳语 分散与会者注意力。

●做好会后服务的准备。会议进行之中就应为会后服务做好准备。如会后要照相 就应提前将场地、椅子等布置好摄影师做好摄影的准备。另外会后的用车也应在会议结束前妥善安排。

会后服务

会议结束后全部接待人员应分工明确地做好善后处理工作。

●组织活动会议结束后有时还会安排一些活动。如联欢会、会餐、参观、照相等这些工作很繁琐应有一位领导统一指挥和协调而且这位领导要有很强的组织能力才能胜任同时其他接待人员要积极配合各负其责做好自己分担的工作以保证活动计划的顺利实施。

●送别根据情况安排好与会者的交通工具使其愉快、及时地踏上归程。

●清理会议文件 ①根据保密原则回收有关文件资料。②整理会议纪要。③新闻报道。④主卷归档。⑤会议总结

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公司重大会议接待人员礼仪要点

在参加重大会议接待的时候一般着装、仪容和举止是外在表现它既反映了员工个人修养

又代表企业的形象。只有规范的仪表、举止才能给现场会与会人员留下良好的印象。现结合现场会议接待需要拟订以下会议接待礼仪要点请各所参与会议接待有关人员遵照执行。

1、所有员工统一外着公司西服套装工作服男士内穿蓝色衬衣工作服女士内穿白色衬衣工作服,服装应完好、无污渍扣子齐全不漏扣、错扣。打好领带配穿皮鞋上衣袋不装东西裤袋少装东西并做到不挽袖口和裤脚。

2、上岗期间员工必须佩带工作证牌公司领导使用佩带在左胸的证牌公司其他员工使用挂在胸前的证牌

3、男职工胡须应修剪整洁头发长不覆额、侧不掩耳、后不触领。女职工淡妆上岗、修饰文雅且与年龄、身份相符。工作时间不能当众化装。注意讲究公共卫(165范文网)生上班前不应吃带有刺激性气味的食物避免口腔异味。

4、接待时注意力集中展现良好的精神状态无疲劳状、忧郁状和不满状。立姿端正抬头、挺胸、收腹、双手自然下垂。行走步伐有力步幅适当节奏适宜。

5、避免在客户面前打哈欠、伸懒腰、打喷嚏、挖耳朵等实在难以控制时应侧面回避。与领导、客人交谈时要神态专注表情自然表达得体不得背手、袖手、抱手或抄手不要左右晃动和抓耳挠腮。

第五篇：会议接待

1.会议接待

会务组工作由公司会务人员配合主办方联合组成会务组，负责代表报到、食宿安排、分发资料、会场布置、作息日程、代定返程机票及会后旅游等相关事宜。配合主办方会务组协调会务组与代表之间、酒店之间的相关事宜，妥善解决各类问题。代定会议酒店按主办单位的要求，提供各类标准的酒店，争取最优惠的价格，并协调与酒店的各项事宜。会议厅会前准备好会议所需的所有培训设备，精选安静、舒适、明亮的会议室，特别是在音响效果上的质感要求，我们将尽善尽美的为您安排，充分让会代表感觉到与会所值。根据需要可提供数十人至数百人的会议室，目前江西拥有星级酒店数百家，商务会议室近百个，多功能会议厅数十个；提供电子商务及会议接待服务。

根据我们此次会议300人的参与人数和国家会议中心这种大型的会议场所以及“电子商务会议”这个主题，我们决定采取鸡尾酒会式桌形摆设。因为鸡尾酒会式桌形摆设是以酒会式摆桌，只摆放供应酒水、饮料、餐点的桌子及此次会议展示品的展示柜，不摆设椅子，突出了“电子商务”的自由交流和轻松氛围，自由的活动空间可以让参会者自由交流。

在车辆交通服务上但凡在一个地区举办会议，肯定需要协调交通的问题，无论是从机场到酒店的接送机服务、会间旅游期间需要的旅游用车服务，还是外出用餐的用车安排，都离不开车辆的运输需求，特别在北京，酒店和会场之间的交通就是一大难题，所以就更加突出了会间用车的重要性。由于北京酒店业较为发达，我们将参会人员安排在距离国家会议中心较近的酒店下榻，所以车程较近。又根据我们300人的参会人数。所以我们安排了三十三座大巴车12辆，每辆大巴车乘坐25人的方式用于会间用车。

会议票务我公司有专业订票员，免费代订各大航空公司及相应各大航线优惠折扣机票；和代订全国各地返程火车硬（座）卧铺车票。

而在物品运输方面，会议中若是需要很多相应物品和设备的，我们愿意为客户解决这些物品的运输、搬运问题。资料运输：宣传资料，印刷品，纪念礼品的运送；小件运输：展柜，展桌，椅子，小型设备，小件货物的运送；大件运输：大型器械，大件物品的运送；特种运输：化学用品，医药用品以及复杂物品的运送；远程运输：远距离的展品运送；贵重展品运输：电脑、服务器、钢琴等贵重物品的运送。2.会议视觉设计

由于我们此次会议的主题为“电子商务”会议，所以我们采用了立体设计的视觉设计方案来体现、传达此次会议的主题。例如：LED灯光、冷烟火等不同灯光对会场进行照明。

背影墙我们采用大红色为主，因为这样显得很高档，很大气。背影墙能烘托会场气氛。投影仪要避开背影墙，背影墙是展现公司形象的一方面，如果投影仪挡住了背影墙，就有点喧宾夺主的感觉。所以要根据领导讲话的习惯，关在领导的左侧或右侧，不与背影墙重叠。

而条幅一定要挂在人们一眼就能看到的正对着门的位置，因为人一进门，首先看到的就是正对着门的那个位置。让参加会议的客人一走进会场就有一个好心情，有一种被尊重的感觉。3.会议材料

在会议材料方面我们将为此次会议准备横幅、绶带、迎宾牌、代表证、台卡、宣传资料、奖杯、证书等。

在印刷设计方面很多文字性的宣传资料，由于量大不便携带，我们愿意在当地为客户解决这些资料的制作工作。

其他方面我们将为参会人员准备充足的单色和多色名片。意见调查表格；相关资料的打字、复印、印刷；彩旗的制作；

最后背景牌我们将采用进口材料做夹板和进口萤光纸。

4.会议礼品

首先我们为每位参会人员准备了马到成功蓝牙USB轻巧方便携带音箱一个。因为我们此次会议主题为“电子商务”会议，所以参会人群以年轻人为主，所以便携音箱这种礼品非常适合此次的参会人群。

5.会议物资

背景版、投影布、易拉宝、音频线15M电脑连功放、横幅、投影仪20*投影视频线、POP美工笔（多色）粗、音频线转换头、白板（120CM*150CM）、笔记本电脑（会议音乐专用）、白板纸、数据线、夹子、音乐硬盘、白板笔、白板擦、麦克风专用电池、.麦克风—无线、胸麦、讲台（附公司logo）、插线板、X架/配套喷绘、会议指示牌、会议宣传海报、讲师桌、横幅、投影桌、调音板、展示柜、音控台、座位牌、碟机及控制器、闹钟、音响

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